Đề tài Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí

i khoản Hình thức thanh toán: MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Thép chế tạo cacbon F34 (Bổ xung thiếu hoá đơn 44081) Kg 108 3905 421740 Cộng tiền hàng: 421740 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 21087 Tổng cộng tiền thanh toán: 442827 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm bốn hai nghìn tám trăm hai bảy Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ, tên) (Ký ghi rõ họ, tên) (Đóng dấu, Ký ghi rõ họ, tên) Biểu mẫu số 2 BIÊN BảN KIểM NGHIệM VậT TƯ Số: Ngày 20/10/2001 Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu và quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Nhận xét Theo chứng từ Theo kiểm định Đúng quy cách phẩm chất Không đúng quy cách phẩm chất Thép chế tạo cacbon F34 Kg 108 108 108 0 Uỷ viên Uỷ viên Uỷ viên Trưỏng ban Ký tên-Họ tên Ký tên-Họ tên Ký tên-Họ tên Ký tên-Họ tên Biểu mẫu số 3 Đơn vị ..... PHIếU NHậP KHO mẫu số:01/vt Ngày 20 tháng 10 năm 2001 QĐ số: 1141:TC/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Họ tên người giao hàng: Anh trúc Số : Theo số ... ngày ....tháng ....năm .... của ..... Nợ TK: 1521 Nhập tại kho: Kim khí Có TK: 331 Số thứ tự Tên nhãn hiệu,quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Thép chế tạo cacbon F34 Khách hàng 108 108 3905 421740 Cộng: 421740 Viết bằng chữ: Bốn trăm hai mốt nghìn bảy trăm bốn mươi đồng chẵn. Nhập ngày 20 tháng 10 năm 2001 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đv 3.2./ Thủ tục xuất kho Vật liệu trong kho được xuất dùng cho nhiều mục đích khác nhau như xuất cho sản xuất, cho quản lý và xuất bán Do vật liêụ của công ty bao gồm nhiều chủng loại và được sử dụng để sản xuất các loại sản phẩm khác nhau nên để sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hiệu quả nhất thì hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất phòng kế hoạch sẽ lập định mức vật liệu cho từng phòng ban, phân xưởng Đối với các vật tư xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, phòng kế hoạch sẽ lập “ Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức “ (mẫu biểu số 4) làm 2 bản và ghi số hạn mức vật tư được lĩnh vào 2 bản đó, kí nhận sau đó chuyển cho thủ kho 1 bản, nơi sử dụng 1 bản. Khi vật tư đơn vị lĩnh đem phiếu này xuống kho, thủ kho ghi số lượng xuất vào 2 bản, ký tên.Sau mỗi lần xuất vật tư, thủ kho ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho Cuối tháng,thủ kho thu lại phiếu lĩnh của đơn vị, tính ra tổng số vật liệu đã xuất dùng và hạn mức còn lại cuối tháng. Sau đó thủ kho trả lại 1 bản cho đơn vị lĩnh để lập báo cáo sử dụng NVL trong tháng, 1 bản chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ Đối với vật tư xuất dùng cho gia công chế biến hoặc xuất cho các kho phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm ( xuất không có hạn mức ) thì không lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức mà khi có nhu cầu bộ phận lĩnh sẽ lập phiếu xuất kho (mẫu biểu số 5) làm 2 bản, căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi số lượng thực xuất vào phiếu, người nhận và thủ kho cùng kí tên vào 2 bản, 1 bản giao cho bộ phận lĩnh, 1 bản thủ kho giữ lại làm căn cứ ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán vật liệu ghi sổ kế toán Nếu vật tư xuất để bán thì phòng vật tư căn cứ vào thoả thuận với khách hàng để lập hoá đơn GTGT làm 3 bản. Công ty kiểm tra kí duyệt rồi giao cho khách hàng liên 2.Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất kho rồi cùng khách hàng kí nhận vào3 bản, liên 1 lưu ở phòng vật tư, liên 3 thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu ghi sổ Biểu số 4 PHIếU LĩNH VậT TƯ THEO HạN MứC Mẫu số 31 ct/xl QĐ Số:215/QĐ Ngày 23 tháng 9/ 74của TCTK Số 10 Ngày 28 tháng 10 năm 2001 Tên vật tư : Thép chế tạo cacbon F34 Công trình hạng mục công trình:Đuôi giao phay Tên đơn vị lĩnh:PXCK1 Lĩnh tại kho:Kim khí Danh điểm vật tư Nhãn hiệu quy cách vật tư Hạn mức được lĩnh trong tháng Số lượng tháng trước chuyển sang Xuất trong tháng Trả lại Tổng số trừ phần trả lại Hạn mức còn lại cối tháng Ngày 1/1 Ngày Ngày Ngày Ngày Cộng Số lượng Đơn giá Thành A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Thép Các bon F34 148 140 140 8 140 3905 546700 0 Cộng thành tiền : (viết bằng chữ ) Năm trăm bốn sáu nghìn bảy trăm đồng Thủ kho Kế hoạch Cung tiêu Thủ trưởng đơn vị Biểu số 5 PHIếU XUấT KHO Mẫu số:02-vt Đơn vị QĐ số:1141 TC/CDKT Ngày 1-11-1995 của BT Ngày 20 tháng 10 năm 2001 Họ, tên người nhận hàng:Anh Đức Địa chỉ: Phân xưởng khởi phẩm Số: Lý do xuất kho:Tạo phôi Nợ TK: 154 Xuất tại kho:Kim khí Có TK:152 STT Tên nhãn hiệu quy cách sản phẩm vậttư Mã số Đơnvị Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Thép chế tạo các bon F34 Kg 20 20 3905 79400 Cộng 20 20 79400 Cộng thành tiền (bằng chữ ): Bẩy mươi chín nghìn bốn trăm đồng Xuất ngày 20 tháng 10 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận thủ kho 3.3/Hạch toán chi tiết NVL Theo phương pháp sổ số dư trình tự hạch toán được tiến hành như sau *Taị kho: Thủ kho tiến hành mở thẻ kho để theo dõi biến động nhập xuất tồn vật liệu hàng ngày (mẫu biểu số 6) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho, thủ kho tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất voà thẻ kho. Sau mỗi nghiệp vụ thủ kho tính ra số tiền tồn trên thẻ kho. Khi lĩnh vật tư theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số lượng thực xuất mà không đợi đến kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Định kì tuần một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất vào phòng kế toán để kế toán voà sổ chi tiết vật liệu. Ngoài ra để đảm bảo sự trùng khớp giữa số lượng vật liệu ghi trên thẻ kho với thực tế có trong kho, hàng tháng đều có sự đối chiếu giữa sổ sách và hiện vật. Cuối tháng, kế toán tiến hành kí xác nhận vào thẻ kho căn cứ vào các thẻ kho thủ kho tiến hành ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư ( mẫu biểu số 7) Biểu số 6 Đơn vị: Phòng vật tư Mẫu số:06-vận tải Tên kho:Kim khí QĐsố:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 Của bộ tài chí THẻ KHO Ngày lập thẻ:28 tháng 10 năm 2001 Tờ số : -Tên nhãn hiệu, quycách vật tư : Thép chế tạo các bon F34 -Đơn vị tính: kg -Mã số STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 3 4 Tồn đầu tháng 300 1/10 PXCKI 140 160 16/10 PXCKII 60 100 20/10 Nhập sản xuất 108 208 28/10 PXKP 20 188 Tồn cuối tháng 188 Biểu số 7 Sổ Số DƯ Kho: Kim khí Năm 2001 Số danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Định múc dự trữ Dư đầu năm.... Dư cuối tháng 10 Ghi chú SL TT SL TT Thép chế tạo các bon F34 kg 3905 300 1.171.500 188 734.140 Tổng cộng 1.501.955.137 1.440.740.264 *Tại phòng kế toán Định kì, hàng tuần kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, sau đó tiến hành đối chiếu, kiểm tra xem việc vào thẻ kho của các chứng từ đó có đạt yêu cầu hay không rồi kí vào thẻ kho. Sau đó kế toán tính gía các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền nhập xuất tồn kho của từng nhóm vật liệu rồi ghi vào cột số tiền trên “Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho “(mẫu biếu số 8) Biểu số 8 BảNG LUỹ Kế NHậP XUấT TồN KHO VậT LIệU Kho: Kim khí Tháng 10 năm 2001 Nhóm vật liệu Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Từ ngày 1 đến ngày 7 ..... Từ ngày 1 đến ngày7 .... Thép gió 50.100.000 10.500.000 10.546.700 20.540.000 Tổng cộng 1.501.955.137 1.440.740.264 Ta có thể tóm tắt quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư tại công ty DCC & ĐLCK như sau  SƠ Đồ HạCH TOáN CHI TIếT vật liệu theo phưong pháp số số dư tại công ty Dcc &đlck Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ số dư Kế toán tổng hợp Thẻ kho Bảng luỹ kế N-X-T kho vật liệu Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 4/ Hạch toán tổng hợp NVL tại công ty DCC & ĐLCK Do đặc điểm các nghiệp vụ nhập xuất kho NVL diễn ra thường xuyên với số lượng lớn doanh nghiệp đã áp dụng phưong thức kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp NVL.Đây là phương pháp ghi chép phản ánh ảnh hưởng thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật tư hàng hoá trên tài khoản và sổ kế toán Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên thì các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản NVL nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm của vật tư hàng hóa do đó giá trị vật tư hàng hoá trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kì thời điểm nào trong kì hạch toán Cuối kì hạch toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số lượng tồn kho trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư thừa, thiếu tìm nguyên nhân, đưa ra xử lý kịp thời, 4.1 Tài khoản và sổ sách sử dụng Để hạch toán tổng hợp NVL công ty sử dụng một số sổ sách và tài khoản sau đây : *Tài khoản -TK 152:Nguyên vật liệu TK 152 được chi tiết thành các tiểu khoản dựa trên cách phân loại vật liệu theo vai trò và công dụng của nó + TK 1521: Nguyênvật liệu chính + TK 1522: Vật liệu phụ + TK 1523 : Nhiên liệu + TK 1524: Phụ tùng thay thế +TK 1525 :Vật liệu sửa chữa và xây dụng cơ bản + TK1526: Phế liệu thu hồi --TK 331: Phải trả người bán --TKkhác : 111, 112, 141, 133, 311... *Sổ sách: Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công ty sử dụng một số sổ sách chủ yếu sau đây : --Bảng kê số 3, 4, 5, 6 --Bảng phân bổ số 2 --Sổ chi tiết thanh toán với người bán --Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 10 --sổ cái TK 152 4.2 Kế toán tổng hợp NVL Hạch toán tổng hợp NVL là một công việc cần thiết và quan trọng vì bên cạnh việc nắm được chỉ tiêu về mặt số lượng vật liệu thì nhà quản lý cũng cần phải biết được chỉ tiêu giá trị của nó Vật liệu của công ty được nhập từ 3 nguồn là mua ngoài, thuê ngoài gia công chế biến và tự gia công chế biến nhập kho. Tuỳ từng trường hợp nhập cụ thể mà kế toán phản ánh trên các sổ sách khác nhau 4.2.1 Trường hợp vật liệu mua bên ngoài nhập kho Vật liệu mua ngoài chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá trị NVL nhập kho. Trong điều kiện cơ chế thị trường như hiện nay, khi mà thị trường đầu vào rất phong phú đa dạng, việc mua bán diễn ra nhanh chóng thời gian vận chuyển ngắn thì hầu như không có trường hợp hàng về hoá đơn chưa về, chính vì vậy công ty không sử dụng TK 151 : Hàng mua đang đi đường. Trong trường hợp hàng về hoá đơn về xảy ra đẻgiảm tiện cho công tác hạch toán, khi hàng về đến nơi sau khi hoàn tất thủ tục vật liệu được nhập kho, sắp riêng với các vật liệu khác, kế toán chưa hạch toán ngay. Khi có hoá đơn về thì hạch toán như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về. Cách hạch toán này có thể hạn chế là nó không phản ánh kịp thời tình hình nhập kho NVL, tuy nhiên nó có tác dụng kích thích tình hình thanh toán diễn ra nhanh hơn vì nhân viên tiếp liệu phải đôn đốc người bán gửi hoá đơn Việc thanh toán với nhà cung cấp được theo dõi qua nhân viên tiếp liệu nên thông thường trong trường hợp và hoá đơn cùng về, phương thức thanh toán của công ty vẫn là trả chậm theo hợp đồng *Trường hợp mua ngoài, công ty trả chậm theo hợp đồng Vật liệu mua về trong tháng sau khi đã làm đầy đủ thủ tục nhập kho kế toán thanh toán với người bán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 331 - Nguyên tắc mở : Sổ chi tiết TK 331 được mở hàng tháng. Những người bán có quan hệ thường xuyên với công ty thì được mở riêng một sổ còn nhà cung cấp vãn lai thì được theo dõi qua nhân viên tiếp liệu -Cơ sở số liệu : Từ phiếu nhập kho, hoá đơn và các chứng từ thanh toán khác -Phương pháp ghi : +Đầu tháng kế toán ghi số dư đầu tháng vào cột dư đầu tháng với số liệu là số dư cuối tháng trước chuyển sang +Căn cứ vào phiếu nhập, hoá đơn kế toán ghi số liệu, ngày tháng lập phiếu nhập vào hoá đơn đó +Cột tài khoản đối ứng : Ghi các TK phản ánh các loại NVL thuế GTGT và hình thức thanh toán của đơn vị đối vơí nhà cung cấp căn cứ vào hoá đơn mua vật liệu gì thì chi tiết theo TK của vật liệu đó, thanh toán bằng hình thức gì thì phản ánh theo TK tương ứng +Cột phát sinh -Cột phát sinh Có: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập hoá đơn kế toán tiến hành ghi vào các cột phù hợp theo định khoản Nợ TK152( chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu thực tế nhập kho: Nợ TK 133 trị giá thuế GTGT của số vật liệu đó Có TK331: Tổng giá thanh toán --Cột phát sinh Nợ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ thanh toán với người bán tuỳ trường hợp cụ thể kế toán ghi vào các cột phù hợp theo định khoản Nợ TK 331: Tổng giá thanh toán Có TK 111: Thanh toán bằng tiền mặt Có TK 112: Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Có TK 311: Vay ngắn hạn để thanh toán + Cột số dư: Cuối tháng, căn cứ vào số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ kế toán tính ra số tiền còn nợ người bán theo công thức: Số dư cuối kỳ = Dư đầu kỳ + phát sinh tăng – phát sinh giảm -Ngày 1/12/2001 Công ty mua của viện công nghệ một lô hàng cáp dự ứng lực Phi 12,7 trị giá chưa thuế là 421740( Thuế suất 5%) Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT của bên bán ghi sổ, Nợ TK 152 (Cáp dự ứng lực F12,7) 421740 Nợ TK 133:21087 Có TK 331: 442827 Ngày 10/12/2001 công ty dùng tiền mặt để thanh toán cho Viện công nghệ số tiền mua lô hàng ngày 10/12/2001. kế toán ghi Nợ Tk 331: 442827 Có TK 111: 442827 Mẫu biểu số 9 Sổ CHI TIếT THANH TOáN VớI NGƯờI BáN Tháng 12/2001 Đối tượng:Viện công nghệ Tên nhânviên tiếpliệu Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số dư SH NT Nợ Có N Có 044082 báo Nợ 1/12 10/12 Số dư đầu tháng Cáp dự ứng lực Trả tiền mua thép 1521 133 111 442.827 421.740 21.087 6.609.100 ... .. ... .... .... ... ... Cộng TK1521 Cộng TK133 Cộng TK111 Số dư cuối tháng 70946000 80273500 4013715 19950315 Số liệu từ sổ chi tiết tài khoản 331 là cơ sở để ghi vào NKCT số năm. NKCT số 5 được mở vào cuối tháng, dùng để theo dõi tình hình thanh toán với người bán, mỗi đối tượng ghi trên một dòng nhật kí + Cơ sở số liệu: Số liệu để ghi vào NKCT số 5 được lấy từ NKCT tháng trước và sổ thanh toán với người bán tháng này +phương pháp ghi: Căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người bán tháng này và NKCT số 5 tháng trước Cột thứ tự; Ghi số thứ tự của người bán. Cột tên đơn vị hoặc người bán: Ghi tên của nhà cung cấp: Viện công nghệ Cột số dư đầu tháng: Căn cứ vào NKCT tháng trước, kế toán ghi vào cột số dư bên Có số tiền: 6609100 Cột phát sinh: Phần ghi có TK 331, Nợ các TK khác kế toán ghi số liệu tổng cộng vật liệu cuối tháng vào cột TK 1521 số tiền 421700. Phần ghi Nợ TK 331 ghi có các TK khác căn cứ vào sổ chi tiết TK 331 kế toán ghi vào cột TK 111 số tiền: 442827 Cột số dư cuối tháng: kế toán ghi vào cột số dư cuối tháng bên Có số tiền: 19950315 + Biểu mẫu Nhật ký Chứng Từ số 5 Biểu mẫu số 10 NHậT Ký CHứNG Từ Số 5 Tháng 12/2001 STT Tên người bán hoặc nhà cung cấp Số dư đầu tháng Có TK 331 Nợ các TK khác Nợ TK 331 Có các TK khác Số dư cuối tháng Nợ có 1521 1522 ... 111 112 ... Nợ có Viện công nghệ 6609100 421740 44282710 7215697 Viện luyện kim đen 2944000 Cty Hoàng Mai 586000 380000 206000 ... .... .... ... ... ... ... .... ... ... Tổng cộng 10622815 80273500 ... 70946000 ... 19950315 *Lưu ý: Chi phí thu mua liên quan đến vật liệu do phát sinh ít ( khoảng 10% giá trị vật liệu ngoàI thuế) nên thường được thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, khi phát sinh chi phí kế toán ghi vào NKCT số 1 (hoặc số2 ) (mẫu biểu số 11) theo định khoản Nợ TK 152: Chi phí thu mua tình vào giá trị thực tế vật liệu nhập Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng của chi phí thu mua Có TK 111: Tổng giá thanh toán Sổ cái TK331- Thanh toán với người bán Số dư đầu năm Nợ Có 10622815 Ghi có các TK đối ứng bên nợ TK này ... Tháng 11 Tháng 12 Cộng 111 78510258 70946000 1121 20790656 ... ... Cộng số phát sinh Nợ 70946000 Cộng số phát sinh Có 80273500 Số dư cuối tháng Nợ Số dư cuối tháng Có 412801100 19950315 Mẫu biểu số 11 Nhật ký chứng từ số 1 Ghi Có TK 111 “Tiền mặt” Tháng 12/2001 STT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK ồ 1521 331 141 ... 1 1/12 216000 ... 50000000 2 4/12 82000 3 9/12 7000 10/12 442827 862000 ... ồ 4682328 7094600 10500000 95872000 *Trường hợp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng Việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng được theo dõi qua sổ chi tiết tạm ứng -Nguyên tắc mở : Sổ tạm ứng được mở hàng năm -Kết cấu : mẫu biểu số 12 -Trình tự hạch toán Người đi mua vật liệu khi viết đơn xin tạm ứng phải ghi rõ là mua loại vật liệu gì, số lượng là bao nhiêu rồi đưa lên phòng kế hoạch cung ứng. Phòng kế hoạch cung ứng sẽ xem xét và chuyển lên phòng kế toán. kế toán trưởng ký duyệt rồi mới viết phiếu chi. Thông thường để tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tiếp liệu căn cứ vào lượng gía trị vật liệu dự định mua phòng kế toán sẽ tạm ứng một số tiền lớn hơn tổng số tiền phải thanh toán cho người bán +Căncứ vào phiếu chi kế toán ghi voà cột ngày tháng, số hiệu của phiếu chi +Cột nội dung : Ghi nội dung các nghiệp vụ tạm ứng +TK ghi Có : Căn cứ vào hình thức tạm ứng kế toán sẽ ghi theo TK phản ánh tương ứng +Số phát sinh Nợ : Căn cứ vào phiếu chi số 10, kế toán ghi số tiền tạm ứng vào cột phát sinh Nợ theo định khoản : Nợ TK141 : (chi tiết người tạm ứng )- Anh Thắng : 10500000 Có TK 111 -Số phát sinh Có : Sau khi hàng về nhập kho,nhân viên tiếp liệu làm chứng từ thanh toán tạm ứng, nếu thiếu thì được công ty thanh toán bổ xung, nếu thừa thì công ty không thu ngay mà cho nợ để triển khai mua lô hàng tiếp theo Cụ thể : Nếu tổng giá thanh toán lớn hơn số tạm ứng căn cứ voà hoá đơn kế toán tiến hành ghi số phát sinh Có theo định khoản : Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): Trị giá thực tế vật liệu nhập kho : 8000000 Nợ TK 133: Trị giá thuế GTGT của vật liệu : 400000 Có TK141: số tạm ứng: 10500000 Có TK 338: Số phải trả nhân viên tiếpliệu : 2100000 Nếu số tạm ứng lớn hơn tổng giá thanh toán : Nợ TK 152 : Trị giá thực tế vật liệu nhập kho Nợ TK133: Trị giá thuế GTGT của vật liệu Có TK 141:Tổng giá thanh toán Biểu số 12 Sổ tạm ứng Tháng 12 năm 2001 NT Phiếu thu Phiếu chi Nội dung TK đối ứng Số FS Nợ Số FS Có 7/12 Mua thépgió 152 4424400 9/12 Mua thép ánh bạc 152 5372349 10/12 10 Chi tiền tạm ứng 111 10500000 Tổng 10500000 9796749 -Cuối tháng từ sổ tạm ứng kế toán vào NKCT số 10.NKCT số 10 được mở hàng tháng ( mẫu biểu số 13) Biểu số 13 Nhật ký chứng từ số 10 Tháng 12 năm 2001 Ghi Có TK 141 STT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK141 Có TK Ghi Có TK141 Nợ TK Dư cuối tháng Nợ có TK111 TK152 Nợ Có 1 Anh Thắng 1578964 4500000 4424400 1654564 2 Anh thiều 807016 5500000 5372349 127651 3 Anh Tuấn 673000 673000 ... ... .... ... ... ... ... ... Cộng 4785980 10500000 9796749 703251 *Trường hợp vật liệu nhập khẩu Việc hạch toán trong trường hợp này được hạch toán tương tự như trên chỉ khác là giá trị vật liệu bao gồm cả thuế nhập khẩu. Kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): Giá trị thực tế vật liệu nhập kho Có TK 331: Số thanh toán cho nhà cung cấp Có TK 3333: Thuế nhập khẩu -Trị giá thuế nhập khẩu thông thường được công ty thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi : Nợ TK 3333: thuế nhập khẩu Có TK 111,112 : thanh toán thuế Do chi phí phản ánh thuế triệt tiêu luôn nên TK phản ánh thuế nhập khẩu TK 3333 không đưa vào phản ánh 4.2.2 Trường hợp vật liệu tự gia công chế biến hay thuê ngoài gia công chế biến nhập kho Một số vật liệu khi mua về sẽ được gia công chế biến trước khi đem vào sản xuất sản phẩm như thép, hợp kim để tạo phôi.Với những vật liệu phụ nhỏ lẻ thì đơn vị không trực tiếp gia côngchế biến mà thuê ngoài làm (do chi phí tự làm lớn hơn chi phí thuê ngoài .Đối với vật liệu này khi mua về sẽ được sắp xếp riêng và khi gia công trị giá hạch toán vật liệu xuất gia công chính là giá thực tế vật liệu đó nhập (giá hạch toán vật liệu xuất là giá thực tế vật liệu nhập ) Để theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu từ nguồn này kế toán sử dụng tài khoản 1545 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang “.Kết cấu của TK này như sau : Bên Nợ:Phản ánh trị giá nguyên vật liệu xuất gia công, chế biến, chi phí trả cho cho bên gia công ( trường hợp thuê ngoài) Bên có: Trị giá NVL hoàn thành nhập kho Dư nợ: Trị giá NVL xuất gia công chưa hoàn thành y*Trường hợp tự gia công chế biến nhập kho :Đối với loại vật liệu này kế toán chỉ phản ánh trên sổ nhập xuất vật tư *Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến : Căn cứ vào lượng xuất kho và đơn giá hạch toán, kế toán tính ra trị giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán cho bên gia công( người có nhiệm vụ mang vật liệu đI gia công là nhân viên tiếp liệu ). Thông thường, khi thuê ngoài gia công chế biến, nhân viên tiếp liệu được tạm ứng một khoản tiền phải trả cho người bán.Căn cứ vào số tạm ứng, kế toán ghi vào sổ chi tiết tạm ứng theo định khoản : Nợ TK141 ( chi tiết người tạm ứng ) Có TK liên quan Khi vật liệu vè nhập kho, căn cứ vào lượng vật liệu xuất gia công chế biến, số tiền ghi trên hoá đơn kế toán tính đựơc gía trị của hàng nhập theo gia hạch toán vàghi sổ theo định khoản Nợ TK 152 ( Chi tiết vật liệu ): Trị giá vật liệu nhập kho Có TK141: Chi phí gia công chế biến phải trả Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang kết chuyển vào giá trị vật liệu Cuối tháng, kế toán tập hợp chi phí để lên sổ chữ T TK 1545 Từ các sổ sách nêu trên đơn vị tiến hành lập “Bảng kê số3” –Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ, dụng cụ (Mẫu biểu 14) và bảng phân bổ số 2 –Bảng phân bổ NVl, công cụ dụng cụ (xem mẫu biểu số 15). Các bảng này đựơc lập vào cuối tháng Trình tự lập bảng kê số 3 như sau +Kế toán phản ánh số dư đầu tháng chi tiết theo từng loại vật liệu : TK 1521: giá hạch toán :107500 Giá thực tế : 1076075 + Trong kì, căn cứ vào NKCT số 1, 2,5 ,7 và một số NKCT khác có liên quan, kế toán ghi gía thực tế các loại vật liệu nhập kho và tính ra trị giá hạch toán tương ứng vật liệu nhập kho vào các cột phù hợp. Sau đó tiến hành tổng cộng số phát sinh Nợ của từng loại vật liệu theo cả hai giá hạch toán và thực tế Số phát sinh theo giá hạch toán : 100895000 Số phát sinh theo giá thực tế : 100995895 +kế toán thực hiện cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng của từng cột Giá hạch toán : 101970000 Giá thực tế : 102071970 +tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán (theo công thức đã nêu trong phần đánh giá vật liệu ) Hệ số chênh lệch =102071970/101970000 =1,001 +Lấy số liệu phản ánh trị giá vật liệu xuất dùng theo giá hạch toán nhân với hệ số giá để tính ra trị giá thực tế vật liệu xuất dùng cuả từng loại +Cuối cùng, tính ra giá trị vật liệu tồn kho cuối tháng cuả từng cột : trị giá vật liệu tồn kho cuối kì Giá hạch toán : 1500400085+90325114-151388598=1439336601 Giá thực tế : 1501955137+90325114-151537511=1440742739 4.3 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu : Để quản lý tốt vật liệu thì quản lý khâu xuất là một việc làm cần thiết và quan trọng vì đây là công đoạn cuối cùng trong trình tự quản lý vật liệu,mặt khác chi phí vật liệu chiếm tỷ trọnglớn trong cơ cấu giá thành. Do vật liệu xuất sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau: Xuất sản xuất sản phẩm, xuất bán, xuất gia công chế biến và cho nhiều bộ phận phòng ban khác nhau nên để có thể quảnlý tôt kế toán tổng hợp phảI phản ánh một cách kịp thời, chính xác và phân bổ hợp lý chi phí vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng cụ thể Việc hạch toán xuất vật liệu được tiến hành theo trình tự sau : Hàng tuần, kế toán vật liệu xuống kho kiêm tra tính hợp pháp, hợp lý việc vào thẻ kho cuả thủ kho,ký nhận vào đó đồng thời tập hợp các phiếu xuất kho hoặc phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức theo từng bộ phận, phân xưởng và từng nhóm vật liệu (vật liệu chính,vật liệu phụ ) dựa vào đơn giá hạch toán để tính ra mức xuất dùng của nhóm vật liệu của từng bộ phận,phân xưởng rồi ghi vào “Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật liệu “.Cuối tháng tổng cộng để tính ra tổng mức xuất dùng của từng nơI theo gía hạch toán.Sau đó vào “Bảng tổng hợp phiếu xuất (mẫu biểu số 16.Do đơnvị tính gía vật liệu xuất dùng theo giá hạch toán , căn cứ vào hệ số giá vật liệu xuất dùng theo công thức sau : Giá thựctế vật liệu xuất dùng = giá hạch toán x Hệ số giá Các số liệu tính được trên bảng tổng hợp phiếu xuất về trị giá vật liệu xuất dùng theo giá hạch toán và thực tế của từng đối tượng là cơ sở để ghi vào bảng phân bổ NVL, sau đó đựơc ghi vào “Bảng kê số 3” Cuối tháng, trị giá thực tế vật liệu nhập đựơc tính trên NKCT số 1,2, 5,10, trị giá thực tế vật liệu xuất đựơc tính trên bảng phân bổ số 2 là căn cứ để ghi vào sổ cáI tài khoản 152 (mẫu biểu số17) Mẫu biểu số 15 Bảng kê số 3 TK 1521 Tháng 12/2001 Chỉ tiêu Giá hạch toán Giá thực tế I/ Số dư đầu tháng 107500 1076075 II/ Số phát sinh trong tháng 100895000 100995895 - TK 141 9786962 9796749 126 - 3/12 5794205 5800000 125 - 3/12 1499000 1500500 130 - 4/12 569930 570500 131 - 14/12 1923825 1925749 - TK 331 80193306 80273500 129 - 14/12 50849150 50900000 128 - 14/12 20080419 20100500 117 - 2/12 5732673 5790000 132 - 15/12 2997002 3000000 112 - 30/12 482517 483000 ... III/ Tổng số phát sinh + Số dư đầu kỳ 101970000 102071970 IV/ Hệ số 1,001 V/ Trị giá sản xuất 98900500 98999400 VI/ Tồn 3069500 3072569.5 Mẫu biểu số16 Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 12 năm 2001 STT Có các TK Nợ các TK TK 1521 ... Tổng HT TT HT TT 1 621 - CPNVLTT 105406555 105427800 6211 - PXKP 26441950 26447300 6212 - PXCKI 18138150 18141800 6213 - PXCKII 6820696 6822100 6214 - PXBG 17964138 17967800 6215 - PXCĐ 34991621 34997600 6216 - PXM 1051000 1051200 2 627 ... 3 641 ... 4 632 - Nhượng vòng bi cho khách ... Tổng cộng 98900500 98999400.5 Mẫu biểu số 17 Sổ cái Tài khoản 1521 “ Nguyên giá vật liệu chính” Số dư đầu năm: 1501955137 Ghi Có các TK đối ứng với TK này Tháng 1 ... Tháng 12 Cộng TK111 4682382 TK112 0 TK141 9796749 TK331 80273500 TK3333 0 ... Cộng phát sinh Nợ Cộng phát sinh Có Số dư cuối tháng 100995895 98999400.5 3072569.5 4.4 Kế toán kết quả kiểm kê NVL ở công ty DCC & ĐLCK Công tác kiểm kê được tiến hành vào cuối năm. Việc kiểm kê này với mục đích phát hiện NVL thừa, thiếu, hư hỏng, ứ đọng, kém phẩm chất...để từ đó công ty có những biện pháp sử lý kịp thời và đồng bộ nhằm nâng cao trách nhiệm quản lý, sử dụng NVL của các bộ phận có hiệu quả Trường hợp thừa, thiếu NVL khi kiểm kê do việc ghi chép nhầm lẫn kế toán vật tư đIều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán cho phù hợp với số thực tế hiện có Trường hợp phát hiện thừa NVL kế toán vật tư căn cứ vào biên bản kiểm kê vật tư và các chứng từ khác có liên quan để ghi sổ Nợ TK 152: Giá thực tế NVL thừa Có TK 3381: chờ xử lý Trường hợp thiếu khi kiểm kê, chủ yếu là do hao hụt tự nhiên trong định mức quy định và ngoảI định mức kế toán ghi Nợ TK 642: Thiếu trong định mức Nợ TK 1381: Thiếu ngoài định mức Có Tk 152 giá trị NVL thiếu Biểu số 18 BảNG KếT Qủa KIểM KÊ NGàY 31/12/2001 STT Tên nhãn hiệu quy cách sản phẩm đơn vị tính Số lượng kiểm kê thực tế Số lượng sổ sách Chênh lệch Thừa Thiếu I Thép C35 kg 415 420 5 1 C35F10 268 268 2 C35F14 39 39 3 C35F34 108 113 5 II Thép dụng cụ hợp kim kg 158 172,5 4,5 1 F12 43 44,5 1,5 2 F15 98 98 3 F18 17 30 13 Cộng 573 512 19,5 Kết quả kiểm kê NVL cho ta thấy cho ta thấy: Số lượng NVL trên thực tế là thiếu, kế toán xử lý như sau Thép dụng cụ hợp kim thiếu 14,5kg với đơn giá thực tế 9500đ/kg và thép C35 phi 34 thiếu 5kg đơn giá 5500đ/kg,kế toán ghi Nợ TK 642:165250 Có TK 152:165250 Số vật tư này được chuyển sang tháng 1/2002 để xử lývì kế toán đã khoá sổ trước ngày 31/12/2001 Chương III: Hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại công ty DCC & ĐLCK I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác tổ chức kế toán NVL Đất nước ta đang đổi mới từng ngày về mọi mặt nhất là hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính đã và đang không ngừng được hoàn thiện và phát triển. Trong đó hạch toán kế toán góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng quản lý tài chính quốc gia và quản trị doanh ngiệp Việc hoàn thiện tổ chức hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đựoc chi phí sản xuất, hạ thấp giá thành sản phẩm nâng cao lợi nhuận. Bên cạnh đó sự phát triển của nền kinh tế thị trường đòi hỏi kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng một mặt phải thừa nhận các nguyên tắc, chuẩn mực quốc tế đồng thời sớm hình thành một chuẩn mực kế toán theo theo thông lệ Việt Nam. Hệ thống kế toán doanh nghiệp áp dụng từ 1/1/1996 được nghiên cứu xây dụng trên cơ sở tôn trọng và vận dụng có chọn lọc các nguyên tắc và chuẩn mực chung cuả kế toán quốc tế. Trong công tác hạch toán NVL ở nước ta hiện nay,về cơ bản đã phù hợp với thông lệ quốc tế song vẫn phức tạp và nhiều thủ tục lạc hậu.Để có thể hội nhập vào nền kinh tế thế giới bắt buộc chúng ta càng ngày càng hoàn thiện và xây dựng cho mình một mô hình hệ thống kế toán doanh nghiệp phù hợp và có khả năng hội nhập vào hệ thống kế toán thế giới. Đối với từng doanh nghiệp, đứng trước yêu cầu quản lý trong cơ chế thị trường đòi hỏi phải không ngừng hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán để nâng cao hiệu quả kinh tế. Nhận thức được tàm quan trọng của yêu cầu này, các nhà quản lý công ty DCC&ĐLCK đã cùng phòng kế toán nghiên cứu tìm ra các phương pháp hạch toán, cách thức quản lý phù hợp với tình hình sản xuất cuả công ty Phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán ở công ty là phải thay đổi và bổ xung để công tác hạch toán được tiến hành tốt hơn, hiệu quả hơn. Hoàn thiện tổ chức hạch toán NVL cũng như hạch toán kế toán nói chung là việc hoàn thiện những công việc đã được quy định theo nguyên tắc nhất định. Trong quá trình hoàn thiện tổ chức hạch toán, dựa vào chuẩn mực kế toán quốc tế là cơ sở để nước ta xây dựng hệ thống chế độ kế toán phù hợp.Tuy nhiên việc vận dụng chuẩn mực kế toán quốc tế hoàn toàn không mang tính quy tắc ép buộc. Nó phải được áp dụng một cách linh hoạt, phù hợp với điều kiện của mỗi quốc gia. Theo chế độ kế toán Việt Nam là nguyên tắc áp dụng chung cho các doanh nghiệp kế toán Như vậy, hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán NVL ở công ty DCC & ĐLCK là dựa trên các yêu cầu ban hành của bộ tài chính về hệ thống các phương pháp thực hiện, các tài khoản,chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng. Hơn thế nữa việc hoàn thiện tổ chức hạch toán NVL còn nhằm mục đích nâng cao hiệu quả của công tác kế toán bởi vậy các biện pháp đề ra ngoài việc chấp hành đúng chế độ quy định công ty phải biết vận dụng đúng và có hiệu qủa các công cụ quản lý để đáp ứng được yêu cầu của hạch toán và ngày càng hoàn thiện công tác kế toán NVL và kế toán nói chung II. Đánh giá công tác quản lý vật liệu Nguyên vật liệu có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất nói chung và công ty DCC & ĐLCk nói riêng vì đây là đối tượng lao động trực tiếp cấu thành nên sản phẩm và chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành ( ở công ty chi phí này chiếm khoảng 30% giá thành sản phẩm ) .Do vậy quản lý tốt vật liệu phải đặt ra như một nhiệm vụ cần thiết không thể thiếu. Chỉ có quản lý tốt mới đảm bảo vật liệu mua với giá rẻ nhất, chất lượng cao nhất, ít bị hao hụt trong quá trình bảo quản, đồng thời hạ thấp chi phí vật liệu xuống mức thấp nhất trong khi vẫn bảo đảm được chất lượng sản phẩm. Thấy được tầm quan trọng của vật liệu, xuất phát từ đặc điểm của vật liệu của của công ty là đa dạng, phong phú về chủng loại nên công ty đã thực hiện công tác quản lý và hạch toán từ khâu thu mua bảo quản, dự trữ đến đưa vào sản xuất sản phẩm của công ty là tương đối tốt III. Đánh giá công tác kế toán Sau một thời gian thực tập ở phòng tài chính -kế toán của công ty DCC & ĐLCK, em thấy công tác kế toán tại công ty có những điểm nổi bật sau đây 1. Ưu điểm *Công ty tổ chức hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống TK kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ tài chính phát hành. Hệ thống taì khoản của công ty phản ánh đầy đủ, kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Việc chi tiết các tài khoản phù hợp với cách phân loại vật liệu đang được áp dụng một cách phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất là theo vai trò và công dụng của vật liệu (TK 152) Về hình thức sổ kế toán : Để hạch toán các phần hành kế toán thì phòng kế toán đang áp dụng hình thức số Nhật ký chứng từ. Đây là hình thức sổ có nhiều ưu điểm nổi bật vì nó đã giảm bớt đáng kể khối lượng công việc ghi chép hàng ngày và nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán, đồng thời nó rất thuận tiện trong việc lập báo cáo tài chính, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán cung cấp kịp thời số liệu cho quản lý cũng như tránh việc ghi chép trùng lặp giữa các nghiệp vụ kế toán và thuận lợi cho phân công kế toán Về tổ chức công tác kế toán vật liệu: Công tác kế toán vật liệu ở công ty được thực hiện một cách khoa học, chính xác thể hiện ở những điểm nổi bật sau đây -Công tác xây dựng kế hoạch thu mua vật liệu hàng tháng được các phòng ban của công ty thực hiện khá tốt.Với khối lượng vật liệu sử dụng lớn nhiều chủng loại (200loại ) mà bộ phận cung ứng thu mua vẫn cung cấp một cách kịp thời cho sản xuất, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, công tác xây dựng định mức vật tư, dự trữ hàng tháng được thực hiện rất khoa học. -Cán bộ kế toán là người có trình độ được đào tạo chuyên sâu hầu hết đều tốt nghiệp đại học.Công tác hạch toán được thực hiện có nề nếp , khoa học mang tính chất ổn định. Mặt khác có sự liên hệ chặt chẽ giữa các phòng ban,luân chuyển chúng từ một cách hợp lý đảm bảo tính chính xác kịp thời của chứng từ và hạch toán đúng đắn -Về hạch toán chi tiết vật liệu : Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được áp dụng theo phương pháp sổ số dư. Đây là phương pháp hạch toán khoa học, phù hợp trong điều kiện cụ thể cuả đơn vị là sử dụng nhiều loại vật tư mật độ nhập xuất cao và tổ chức các kho chuyên dùng 2 Nhược điểm Bên cạnh những thành tích, kết quả đã đạt được thì công tác hạch toán nguyên vật liệu còn một số hạn chế sau *Thứ nhất : Nguyên vật liệu của công ty có đặc điểm là rất phong phú về chủng loại, ví dụ vật liệu được chia thành vật liệu chính, phụ, nhiên liệu ... trong vật liệu chính lại bao gồm nhiều loại khác nhau như thép, hợp kim..Từ thực tế đó đơn vị đã tiến hành phân loại dựa trên vai trò, công dụng của vật liệu nhưng lại chưa hoàn thiện việc xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu “ điều đó ít nhiều gây khó khăn cho việc quản lý và theo dõi vật liệu Thứ hai : Chứng từ cập nhật chưa kịp thời do khâu giao nhận giữa nhân viên tiếp liệu, thủ kho và kế toán tiến hành chậm. Nhân viên tiếp liệu không gửi chứng từ, hoá đơn một cách kịp thời do vậy việc hạch toán cũng tiến hành không đúng thời điểm. Mặt khác nhiều khi có nhập, xuất vật liệu nhưng hoá đơn thanh toán vật liệu đó chưa có (trường hợp vật liệu về hoá đơn chưa về thì khi xuất cũng không có hoá đơn ghi giá trị hạch toán vật liệu xuất ), trong các trường hợp này kế toán sẽ treo lại không tiến hạch toán ngay mà đợi đến khi nhân viên tíêp liệu trình hoá đơn (do đặc điểm của công ty là không dùng TK 151 để hạch toán ) Thứ ba: Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được tiến hành theo phương pháp sổ số dư.Việc ghi chép này đã kết hợp chặt chẽ đựơc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với hạch toán tại phòng kế toán, tránh đước sự trùng lặp trong công tác kế toán giữa kho và phòng kế toán, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời.Tuy nhiên, trong quá trình hạch toán, kế toán không sử dụng phiếu giao nhận chứng từ để tính giá trị từng nhóm vật liệu nhập, xuất mà tính ngay trên bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu, đâylà điều không hợp lý Thứ tư: Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ là hình thức sổ sách có nhiều ưu điểm, đang được áp dụng rộng rãi, phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất.Tuy nhiên tất cả các bảng biểu vẫn làm bằng phương pháp thủ công, khối lượng công việc nhiều và mất nhiều thời gian Việc áp dụng tin học trong kế toán : Việc ghi chép, hạch toán hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hầu như đều làm theo phương pháp thủ công, công ty vẫn chưa thực hiện theo kế toán máy.Điều này làm cho công tác kế toán của công ty gặp nhiều khó khăn,một mặt nó làm cho khối lượng công việc nhiều mất nhiều thời gian, mặt khác cung cấp thông tin chưa kịp thời.Trong điều kiện cơ chế thị trường như hiện nay, đây là một hạn chế cần thiết phải được xem xét và khắc phục *Thứ năm: Hạch toán chi tiết vật liệu Xuất phát từ đặc điểm vật liệu của Công ty, công tác kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán là phù hợp nhưng chưa thực sự hoàn thiện vì điều kiện để mở sổ số dư là phải có hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất, trong hạch toán chi tiết vật liệu chưa có sự kiểm tra đối chiếu thường xuyên, chặt chẽ giữa kho và phòng kế toán. *Thứ sáu: Công ty không sử dụng phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ đối với những vật liệu đã xuất dùng cho quá trình sản xuất nhưng không dùng hết mà sang tháng sau số vật liệu đó vẫn được sử dụng để sản xuất gây ra khó khăn cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu. *Thứ bảy:Công ty chưa quan tâm đúng mức đến hạch toán vật liệu vượt định mức.Mặt khác,chi phí vật liệu vượt định mức vẫn được Công ty hạch toán vào chi phí vật liệu,đây cũng là nguyên nhân làm tăng giá thành sản phẩm của Công ty. IV. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty DCC&ĐLCK Xuất phát từ những hạn chế của công ty, để công tác hạch toán ngày cành đưộchàn thiện hơn nữa, đápứng yêu cầu quản lý vật liệu em có một số đề xuất sau : 1. Hoàn thiện việc tổ chức bảo quản, thu mua lưu trữ vật tư Mặc dù việc quản lý và hạch toán từ khâu thu mua, bảo quản,dự trữ đến đưa vào sản xuất kinh doanh NVL vẫn đảm bảo cho quá trĩnh diễn ra nhưng thực tế quan sát cho thấy việc sắp xếp,bảo quản vật tư chưa thực sự ngăn nắp, khoa học đIều đó ít nhiều gây khó khăn cho việc bảo đảm cung cấp vật liệu cho sản xuất để khắc phục tình trạng này công ty nên thực hiện một số biện pháp sau: -Vật tư phảI đước sắp xếp ở vị trí thuận lợi theo nuyêntắc dễ nhình dễ thấy,dễlấy.Vật tư nào hay dùng phảI được sắp xếp ở vị trí thuận lợi đảm bảo khi cần thiết thì lấy dễ dàng.Đồng thời công ty cũng nên cân đối lại kế hoạch thu mua vật liệu tại công ty, vì hiện tại việcthu mua vật liệu tại công ty đượctiến hành theo kiếu mua đâu dùng đấy, do vậy nhiều khi có hiên jtượn không đủ vật liệu cung cấpkịp thời cho sản xuất.Để khắc phục tình trạng này,bộ phận kế hoạch phảI cân đối lại việc bảo quản, lưu trữ NLV nên có một khoản dự trữ nhất định để tránh tình trạng gián đoạn trong sản xuất -Bộ phận kế hoạch cũng cần xem xét lại danh mục sản phẩm tiêu thụ để xác định những sản phẩm chủ chốt cần sản xuất từ đó có kế hoạch cung ứng một cách tốt nhất các loại vật liệu 2. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu *Xây dựng sổ danh điểm thống nhất toàn công ty Để công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng, dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, trước hết công ty nên mở “Sổ danh điểm vật liệu “. Sổ danh điểm vật liệu thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, mã hiệu quy cách vật liệu, đơn vị tính và đơn giá hạch toán của vật liệu. Muốn mở sổ này trước hết công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn đơn vị Việc áp dụng sổ danh điểm vật liệu trong công tác quản lý sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc kế toán, xử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý điều hành sản xuất kinh doanh và rất thuận tiện cho việc hạch toán trên máy tính Sổ danh điểm vật liệu được mở theo mẫu sau Sổ doanh điểm vật tư Loại: Nguyên vật liệu chính. Ký hiệu Tên vât liệu đơn vị tính Giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm vật tư 1521.01 Thép gió 1521.01.01 Thép F34 1521.01.02 Thép F34 ... *Lập phiếu giao nhận chứng từ Hiện nay việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được tiến hành theo phương pháp sổ số dư.Đâylà một phương pháp có nhiều ưu điểm, làm cho khối lượng côngviệc làm hàng ngày của kế toán giảm xuống, tránh được sự hạch toán trùng lắp giữa kho và phòng kế toán đặc biệt phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty là nhiều loại vật liệu, tần xuất nhập xuất cao, có các kho chuyên dùng.Tuy nhiên trong quá trình hạch toán kế toán lại không sử dụng “Phiếu giao nhận chứng từ “, mà hàng tuần nhân viên kế toán vật liệu xuống kho kiểm tra tình hình vào thẻ kho của thủ kho, ký tên và tính trực tiếp giá trị từng loại vật liệu nhập xuất trên sổ số dư . Điều này là không hợp lý vì dễ gây sai sót nhầm lẫn trong quá trình tính toán.Chính vì vậy,để nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác hạch toán, đơn vị nên mở “Phiếu giao nhận chứng từ “.Phiếu giao nhận chứng từ được lập cho phiếu nhập một bản, phiếu xuất một bản và được trình bày theo mẫu sau Phiếu giao nhận chứng từ Nhập từ ngày 1 đến ngày 7 tháng 12 năm 2001 Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Thép gió ... 10546700 Ngày 7 tháng 12 năm 2001 Người nhận Người giao Phiếu giao nhận chứng từ Xuất từ ngày 1 đến ngày 7 tháng 12 năm 2001 Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Thép gió ... 10546700 Ngày 7 tháng 12 năm 2001 Người nhận Người giao Khi sử dụng “Phiếu giao nhận chứng từ “, hàng tuần sau khi xuống kho kiểm tra tình hình vào thẻ và thu nhận chứng từ nhập xuất, căn cứ vào đơn giá hạch toán của từng loại vật liệu, kế toán tính ra trị giá hạch toán từng nhóm vật liệu nhập xuất và ghi vào cột số tiền trên phiếu.Các số liệu từ bảng này được ghi vào “Bảng luỹ kế nhập xuất tồn vật liệu “. Làm công việc hạch toán chi tiế vật liệu theo trình tự trên vừa khoa học, vừa hạn chế được sai sót, nhầm lẫn trong tính giá vật liệu nhập xuất. 3. Hoàn thiện việc hạch toán tổng hợp *Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán Như trên ta đã thấy,trong trường hợp vật liệu mua ngoài nhập kho.Sau khi đã làm đầy đủ thủ tục và được nhập kho,kế toán chưa tiến hành hạch toán ngay mà sau khi hoá đơn vè mới tiến hành hạch toán.Điều đó gây khó khăn rất nhiều cho việc tổ chức hạch toán được đảm bảo chính xác,kịp thời và cập nhật,để khắc phục tình trạng này theo em thì khi hàng về đơnvị vẫn tiến hành làm thủ tục nhập kho bình thường,vật tư này nên được sắp xếp riêng.Nếu cuối tháng hoá đơn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính theo định khoản : Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu ):Trị giá vật liệu nhập kho theo giá tạm tính Có TK 331:tổng giá thanh toán Sang tháng sau khi hàng về thì ghi bằng một trong các cách sau: Cách 1:Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi lại bằng bút toán thường : Cách 2: Dùng bút toán đảo để xoá giá tạm tính rồi ghi lại bằng bút toán thường * Nợ TK331 Có TK 152 *Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Cách 3:Ghi số chênh lệch giá tạm tính và giá thực tế bằng bút toán toán đỏ trongtrưòng hợp giá tạm tính > giá thực tế nếu giá tạm tính < giá thực tế thì ghi số chênh lệch bằng bút toán thường *Hoàn thiện việc ghi sổ tạm ứng: ở công ty việc ghi sổ các khoản tạm ứng cho các đối tượng được thực hiện chung ở một quyển sổ. Điều đó gây ra khó khăn trong việc theo dõi tình hình tạm ứng, hoàn trả của các đói tượng cụ thể.Do vậy, để đảm bảo việc hạch toán được chính xác,khoa học không tốn nhiều thời gian về công sức đối với những người thường xuyên nhận tạm ứng ( nhân viên tiếp liệu, bộ phận cung tiêu ) công ty nên mở sổ tạm ứng chi tiết cho từng đối tượng áp dụng tin học trong công tác kế toán Là một đơn vị có quy mô khá lớn, khối lượng công việc kế toán nhiều nhưng việc trang bị máy tính cho phòng kế toán còn rất hạn chế, mặt khác do trình độ của kế toán viên nên việc sử dụng cũng chưa phát huy hết vai trò của máy tính.Thực tế hiện nay công việc kế toán chỉ có một số phần hành được áp dụng trên máy, còn lại vẫn được thực hiện theo phương pháp thủ công nên việc hạch toán tốn rất nhiều thời gian, mặt khác sổ sách ghi chép bằng tay nên hình thức không đẹp, ảnh hưởng đến việc tra cứu, xem xét tàI liệu.Hơn nữa, do công tác kế toán gồm rất nhiều khâu, trảI qua nhiều giai đoạn nên không tránh khỏi nhầm lẫn, sai sót.Từ thực tế trên,để nâng cao hiệu quả của việc hạch toán kế toán công ty nên trang bị thêm máy vi tính cho phòng kế toán, đồng thời lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp nhất vơí đặc điểm của đơnvị cũng như trình độ của kế toán viên để tận dụng được tối đa năng lực, tác dụng của nó.Bên cạnh đó công ty cũng cần đào tạo bồi dưỡng thêm trình độ sử dụng máy vi tính cho các nhân viên kế toán . Nếu những việc làm này được quan tâm,trong tương lai công tác quản lý nói chung và hạch toán nói riêng sẽ đơn giản hơn nhiều, giảm bớt lượng sổ sách ghi chép,tiết kiệm được lao động và một điều rất quan trọng là hạn chế được sai sót,cung cấp kịp thời thông tin cho quản lý 5.Thực hiện phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu Hiện nay tại Công ty, việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu chưa thực sự được coi trọng. Công ty cần phải quan tâm đến việc phân tích tình hình cung cấp NVL đảm bảo cho quá trình sản xuất từ vật liệu khai thác các nguồn cung cấp đến việc thu mua, bảo quản, sử dụng vật liệu như thế nào nhằm xác định xem: Công ty có năng động trong việcthu mua vật liệu hay không, nguồn cung cấp có đảm bảo được tính đầy đủ, kịp thời đúng chủng loại, quy cách phẩm chất hay không. Việc dự trữ vật liệu có đảm bảo đủ cho quá trình sản xuất trong một thời gian định mức nào đó không. Đồng thời xác định xem dự trữ vật liệu ở mức nào đó hợp lý chưa, có bị ứ đọng vốn không ... 6.Hạch toán giá trị NVL vượt định mức Tại Công ty, phòng kỹ thuật và phòng công nghệ nghiên cứu địnhmức tiêu hao từng thứ, loại NVL cho từng sản phẩm thậm chí cho từng chi tiết sản phẩm.Dựa trên định mức tiêu hao những phân xưởng sản xuất sẽ đến từng kho lấy NVL về phục vụ cho sản xuất.Tuy nhiên trong thực tế quá trình sản xuất, các công nhân đã sử dụng lãng phí NVL vượt tiêu chuẩn định mức cho phép, hoặc sản xuất ra sản phẩm hỏng, sử dụng các loại NVL, nhiên liệu bất hợp lý ...Nhưng Công ty vẫn hạch toán giá trị NVL sử dụng vượt quá định mức cho phép vào chi phí vật liệu làm tăng chi phí sản xuất dẫn đến tăng giá thành sản phẩm. Công ty một mặt nên đưa ra những biện pháp quản lý quá trình sản xuất sản phẩm cũng như theo dõi giám sát chặt chẽ quá trình sử dụng NVL ở các công trường, phân xưởng, một mặt thực hiện chế độ quy trách nhiệm, gắn trách nhiệm quản lý và sử dụng cho từng bộ phận cá nhân cũng như phân xưởng, khuyến khích các sáng kiến biện pháp nhằm sử dụng tiết kiệm NV. 7.Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giálà sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng là không chắc chắn. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối mỗi niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc, qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Công ty không lập dự phòng giảm giá cho NVL, điều này là chưa thật hợp lý, vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh. Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện tốt, mang laị lợi nhuận cao cho doanh nghiệp Công ty nên lập dự phòng giảm giá cho NVL. Khi lập dự phòng giảm giá NVL, phải lập cho từng thứ, từng nhóm có tính chất như nhau. Sử dụng TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán Bên Có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán. Dư Có:Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. Trình tự hạch toán: Chỉ ghi vào cuối niên độ kế toán. -Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối niên độ trước. Nợ TK 159 Có TK 721 -Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho căn cứ vào thực tế hàng tồn kho của đơn vị Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 Kết luận Kế toán NVL chiếm một vị trí rất quan trọng trong công tác kế toán ở đơn vị sản xuất kinh doanh, có tác dụng to lớn trong việc quản lý kinh tế Nó giúp các đơn vỉan xuất kinh doanh theo dõi một cách chặt chẽ, chính xác cả về số lượng, chất lượng chủng loại giá trị vật liệu nhập xuất, tồn kho, nắm được tình hình, lập kế hoạch và chỉ đạo sản xuất. Từ đó tạo điêù kiện cho các nhà quản lý đề ra những biện pháp hữu hiệu nhằm giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm . Có làm tốt công tác kế toán NVL thì mới đẩy nhanh được việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp.Mục tiêu này là việc làm cơ bản để một doanh nghiệp tồn tại, phát triển và đứng vững trên thị trường. Công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí với đặc điểm NVL rất đa dạng, nhiều chủng loại nên việc hạch toán vô cùng phức tạp.Với trình độ nghiệp vụ của các nhân viên kế toán nhìn chung công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng đã đáp ứng đựơc yêu cầu của nền kinh tế thị trường ở nước ta.Công tác kế toán ở công ty tương đối hoàn chỉnh, việc hạch toán thực hiện theo đúng chế độ.Tuy nhiên bên cạnh những cố gắng và những điểm đã đạt đựơc trong công tác kế toán vẫn còn một số hạn chế nhỏ cần được khắc phục để hạch toán NVL ngày càng được hoàn thịên hơn. Qua thời gian tìm hiểu và thực tập tại công ty DCC & ĐLCK được sự hướng dẫn của cô giáo -TS- Nguyễn thị Lời cùng với sự giúp đỡ của các cô chú trong phòng kế toán của công ty đề tài của em đã phần nào giải quyết được những yêu cầu cơ bản trong việc hạch toán NVL: Về phần lý luận em đã trình bày một cách khái quát các vấn đề về tổ chức hạch toán NVL đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.Về mặt thực tiễn em đã trình bày thực trạng công tác hạch toán NVL của công ty, đề xuất một số biện pháp cụ thể nhằm đổi mới hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty Tuy vậy do hiểu biết còn hạn hẹp, nên đề tài của em không trách khỏi những thiếu sót,vậy nên em rất mong được sự đóng góp chỉ bảo của các thày cô để công để các đề tài lần sau của em được hoàn thiện hơn Mục lục Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình kế toán tài chính Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh Kế toán doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, NXB Thống Kê 1996 Hệ thống tài khoản và sổ kế toán, NXB Tài Chính Giáo trình kế toán doanh nghiệp sản xuất