Đề tài Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty xây lắp 665 xí nghiệp xây dựng & giao thông 37 Bộ quốc phòng

ả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. + ở khâu thu mua: Việc thu mua muốn có quan hệ đòi hỏi phải quản lý đủ về số lượng, đúng chủng loại, tốt về chất lượng. Giá cả phải hợp lý, đồng thời phải quan tâm đến chi phí thu mua, địa điểm thu mua (phải chọn phương tiện vận tải hợp lý, địa điểm thu mua càng gần nơi sản xuất thì chi phí càng ít). Ngoài ra, cũng phải quan tâm đến hoá đơn chứng từ liên quan đến thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ. Từ đó hạ thấp được chi phí vật liệu, góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. + ở khâu bảo quản: Phải bảo quản theo đúng chế độ quy định,tổ chức hệ thống kho hợp lý để vật liệu không bị thất thoát, hư hỏng, kém chất lượng ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm. + ở khâu dự trữ: Cần bảo quản một lượng dự trữ nhất định để quá trình sản xuất tối đa, không nhỏ hơn mức tối thiểu để sản xuất được liên tục bình thường. + ở khâu sử dụng: Cần sử dụng hợp lý, triệt để tiết kiệm tuỳ theo các định mức tiêu hao đã đề ra. Do công tác quản lý vật tư, có tầm quan trọng như vậy nên việc tăng cường quản lý vật tư là rất cần thiết, cần phải cải tiến hành công tác quản lý vật liệu cho phù hợp với thực tế sản xuất. 4 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán vật tư. 4.1.Vai trò của kế toán vật tư. - Bản chất của hạch toán vật tư là dùng đồng tiền làm thước đo ghi chép, giám sát và cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết về toàn bộ quá trình luân chuyển NVL trong doanh nghiệp. + Có công tác hạch toán NVL, doanh nghiệp sẽ biết được tình hình sử dụng vốn lưu động, từ đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng vốn lưu động của doanh nghiệp. +Mặt khác tính chính xác, kịp thời của công tác hạch toán vật liệu, có ảnh hưởng lớn đến công tác hạch toán giá thành, chọn để đảm bảo hạch toán giá thành chính xác thì khâu đầu tiên cũng phải hạch toán vật liệu, chính xác và khoa học. 4.2. Nhiệm vụ của kế toán vật tư. Để thực hiện tốt chức năng của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp. Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán vật tư như sau: - Thực hiện việc phân loại đánh giá vật tư phù hợp với nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp về tình hình thu mua vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập kho, xuất kho và tồn kho vật tư, tình giá thành thực tế của vật tư đã thu mua và nhập kho doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình thu mua vật tư, về các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, lập chứng từ, luân chuyển chứng từ mở các sổ (thẻ) kế toán chi tiết thực hiện hạch toán vật tư, theo đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán. - Tham gia vào việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu, trong quá trình sản xuất kinh doanh. -Tổ chức kế toán tổng hợp ,kế toán chi tiết vật tư phù hợp với phương pháp kế toấn hàng tồn kho được áp dụng ;cung cấp thông tin phục vụ việc phân tích hoạt động kinh tế và lập báo cáo tài chính. II.Thực trạng công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu công cụ và dụng cụ. 1.Phương pháp tính giá thành nguyên vật liệu công cụ và dụng cụ. 1.1.Khái niệm và nguyên tắc đánh giá vật tư. Đánh giá vật tư “là xác định trị giá thực tế (trị giá vốn ) của các loại vật tư tong các trường hợp nhập kho và xuất kho,theo các chuẩn mực,nguyên tắc và phương pháp kế toán quy định”. Nội dung đánh giá vật tư trong doanh nghiệp gồm: - Xác định trị giá thực tế của các loại vật tư hình thành từ các nguồn khác nhau trong các trường hợp xuất dùng vật tư. -Xác định trị giá thực tế của các loại vật tư trong các trường hợp xuất dùng vật tư . Khi đánh giá vật tư kế toán phải tuân thủ nguyên tắc ” Giá vốn” .” trong mọi trường hợp khi xuất nhập vật tư kế toán phải sử dụng giá trị thực tế(Giá vốn) để tính toán và ghi sổ”.Giá vốn của vật tư là toán bộ những chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra để có được các loại vật tư đó về tới doanh nghiệp. 1.2.Các phương pháp tính giá. Tính giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Tính giá có chính xác thì mới đảm bảo cho biệc quản lý NVL chặt chẽ và có hiệu quả. Về nguyên tắc, NVL là tài sản dự trữ sản xuất thuộc loại tài sản lưu động nên được đánh theo giá thực tế đã được mua sắm, gia công chế biến tức là giá trị của NVL được phản ánh trên sổ kế toán. Tuỳ theo việc áp dụng các phương pháp tính thuế GTGT của từng doanh nghiệp mà trong giá trị thực tế có thể có VAT(nếu tính VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có VAT (nếu tính VAT theo phương pháp khấu trừ). 1.2.1. Tính giá vật tư nhập kho. Trên thực tế, NVL có thể được nhập từ nhiều nguồn khác nhau do đó giá vốn thực tế cũng được đánh giá khác nhau: - Đối với NVL mua ngoài: +Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp: Giá thực tế của hàng nhập kho = Giá trị hàng mua theo hoá đơn (cả VAT) + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ: Giá thực tế của = Giá mua ghi trên hoá + Chi phí thu + Thuế nhập Hàng nhập kho đơn(không có VAT) mua thực tế khẩu(nếu có) -Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế của = Giá thực tế của hàng + Chi phí thuê + Chi phí liên Hàng nhập kho xuất kho chế biến ngoài chế biến Quan khác - Đối với vật tư tự gia côn chế biến Giá thực tế của hàng nhập kho = Giá thực tế của hàng xuất kho chế biến + Chi phí chế biến thực tế - Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế của hàng nhập kho (giá trị vốn) = Giá thoả thuận giữa các bên liên doanh + Chi phí liên quan (nếu có) - Đối với NVL được tặng thưởng viện trợ .. Giá thực tế của hàng nhập kho = Giá mua của vật liệu đang bán trên thị trường - Đối với phế liệu thu hồi từ sản phẩm hỏng, tài sản định thanh lý thì giá nhập kho là giá có thể sử dụng, giá có thể bán được hoặc ước tính. 1.2.2. Đối với vật tư xuất kho. a. Tính theo giá thực tế: Mỗi một doanh nghiệp sản xuất, khi xuất dùng vật tư cũng đều phải tính toán chính xác thực tế hàng xuất kho cho các nhu cầu và đối tượng khác nhau. Tuỳ vào đặc điểm của từng hoạt động, yêu cầu quản lý và trình độ của kế toán mà có thể áp dụng các cách tính khác nhau như sau: -Phương pháp tính giá thực tế đích danh. Trong trường hợp có thể nhận diện được từng thứ, từng nhóm hoặc từng loại vật tư với từng lần nhập kho và giá thực tế của nó thì có thể định giá hàng tồn kho theo giá thực tế đích danh. Nghĩa là, NVL nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá ấy. - Phương pháp nhập trước-xuất trước(FIFO). Phương pháp này vật tư được tính giá thưc tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy vật tư xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó.. Với phương pháp này, việc tính toán đơn giản, dễ làm và tương đối hợp lý. Song khối lượng công việc hạch toán nhiều, phụ thuộc vào xu thế giá cả trên thị trường. Như vậy, phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm vật tư. - Phương pháp nhập sau xuất trước(LIFO). Phương pháp này vật tư được tính giá thưc tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nào nhập kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất của vật tư được làm ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước - Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư nhưng số lần nhập , xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này , căn cứ vào giá thực tế của vật tư tồn đầu kỳvà nhập trong kỳ kế toán xác định được giá bình quân của 1 đơn vị vật tư.Căn cứ vào lượng vật tư xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Giá thực tế NVLxuất dùng = Số lượng NVLxuất dùng X Giá đơn vị bình quân Giá thực tế bình quân = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Như vậy, giá trị thực tế của vật tư phụ thuộc vào số nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ. Chúng ta chỉ tính được giá này ở thời điểm cuối kỳ. Do đó, trong kỳ vật tư sẽ được ghi theo giá tạm tính và cuối kỳ điều chỉnh. Phương pháp này tương đối chính xác. Tuy nhiên, do chỉ tiến hành vào cuối kỳ nên công việc bị dồn dập, ảnh hưởng đến quyết toán cuối kỳ, lại không phản ánh được sự biến động của giá cả. Phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm vật tư, tần suất nhập-xuất lớn. - Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập: Giá bình quân sau mỗi lần nhập = Giá tồn trước khi nhập + Giá thực tế nhập kho Số lượng tồn trước khi nhập + Số lượng nhập kho Với phương pháp này khi xuất kho đã biết giá trị của NVL do vậy cuối kỳ không phải điều chỉnh. Độ chính xác cao, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả. Song lại mất nhiều công sức, thời gian. Phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vật liệu ít. - Phương pháp bình quân cuối kỳ trước. Giá bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế tồn kho cuối kỳ trước ( đầu kỳ này ) Lượng tồn kho cuối kỳ trước (đầu kỳ này ) Đây là phương pháp dễ làm, đơn giản nhưng độ chính xác không cao và không tính đến sự biến động của giá cả kỳ này. -Phương pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối. Với các phương pháp kể trên, để tính được giá NVL thì phải căn cứ vào chứng từ xuất. Tuy nhiên, có nnhững doanh nghiệp do có nnhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau nên không có đièu kiện kiểm tra từng nghiệp vụ xuất kho hoặc với các doanh nghiệp áp dụng kiểm kê định kỳ. Do đó tiến hành tính theo phương pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối. Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ = Số lượng NVL tồn cuối kỳ x Đơn giá NVL nhập lần cuối b. Tính theo giá hạch toán. Thực tế cho thấy rằng, gía cả NVL luôn biến động nên việc tính giá NVL theo giá thực tế là rất phức tạp, khó khăn và mất nhiều công sức. Do vậy, người ta sử dụng giá hạch toán. Đây là loại giá ổn định được xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán dựa trên giá thực tế của kỳ trước hay giá kế hoạch của kỳ này. Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh sang giá thực tế bằng công thức: Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá hạch toán NVL xuất dùng X Hệ số giá NVL Hệ số giá NVL = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại hay nhóm NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý hay trình độ nghiệp vụ kế toán. Mỗi một phương pháp tính giá có ưu, nhược điểm riêng, trên cơ sở đặc điểm hoạt động của mình mà mỗi doanh nghiệp nên chọn cho mình một phương pháp tính giá thích hợp nhất để đem lại hiệu quả kinh tế cao. 2.Công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu công cụ và dụng cụ. 2.1.1. Tổ chức hạch toán chi tiết. Hạch toán chi tiết NVL là một công việc có khối lượng lớn, nó đòi hỏi phải phản ánh tình hình biến động vật tư cả về số lượng, chất lượng và giá trị theo chủng loại và theo từng kho. Công tác kế toán thực tế ở nước ta hiện nay đang áp dụng 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật tư: phương pháp thẻ song song; phương pháp số đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, trình độ kế toán và quản lýmà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp hạch toán cho phù hợp. 2.1.1 Phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp thường được áp dụng với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư và phần lớn được lưu chuyển qua kho, mật độ nhập-xuất dày đặc, có hệ thống kho tàng tập trung, thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm tra. Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL để tiến hành ghi thẻ kho (Mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập xuất vào “ Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập – xuất- tồn vật liệu” theo từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Phương pháp thẻ song song ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn nhiều trùng lặp nên tốn nhiều công sức. Ta có sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song như sau ( Sơ đồ 1.1 ) Sơ đồ 1.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phương pháp thẻ song song. Chứng từ xuất Sổ tổng hợp Tổng hợp chi tiết vật tư Sổ thẻ chi tiết vật tư Thẻ kho Chứng từ nhập kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.1.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Tại kho: Theo phương pháp này, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng loại danh điểm NVL như phương pháp thẻ song song. - Tại phòng kế toán: Để tiện cho việc theo dõi, kế toán sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật tư, mỗi thứ chỉ được ghi một dòng sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Phương pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ công việc hơn so với phương pháp thẻ song song. Tuy thế, việc ghi chép còn trùng lặp, công việc đều dồn về cuối tháng nên việc cung cấp thông tin chậm. Nó thích ứng với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư phong phú, mật độ nhập-xuất lớn, hệ thống kho tàng phân tán, quản lý tổng hợp, không đối chiếu thường xuyên. Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ nhập kho Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.1.3. Phương pháp sổ số dư. Đặc điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép ở phòng kế toán. ở kho chỉ hạch toán về số lượng còn ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị vật tư tạo điều kiện đối chiếu thường xuyên, xoá bỏ sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Công việc được tiến hành cụ thể như sau: - Tại kho: Vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng vật tư nhập kho, xuất kho vvà tồn kho giống như các phương pháp trên. Theo định kỳ, thủ kho tiến hành tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất theo từng nhóm vật tư và lập phiếu giao nhận chứng từ, rồi nộp cho kế toán kèm theo chứng từ gốc. - Tại phòng kế toán:Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá trị, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Từ đó, kế toán tiến hành ghi vào “Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật tư ”. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ và mỗi danh điểm vật tư được ghi một dòng. Cuối tháng, kế toán tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng số tiền của từng loại vật tư trên bảng luỹ kế. Số tồn kho này được dùng để đối chiếu với sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Sơ dồ 1.3 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Theo phương pháp sổ số dư Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Bảng luỹ kế N-X-T Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.2. Tổ chức hạch toán tổng hợp tình hình tăng giảm nguyên vật liệu. Trong hệ thống kế toán hiện hành, NVL thuộc nhóm hàng tồn kho. Do đó, chúng ddược hạch toán theo một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho sau: 2.2.1. Phương pháp kê khai thường xuyên. Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm NVL một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản kế toán. Vì vậy, tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán ta cũng xác định được giá trị NVL.Tuy hạch toán phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép nhiều sổ sách nhưng phương pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Và thường áp dụng phương pháp này cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như: máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao... a. Tài khoản sử dụng. Để theo dõi tổng quát tình hình biến động NVL kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 151 “Hàng mua đi đường”: Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã thu mua hay chấp nhận mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Kết cấu tài khoản : Bên Nợ : Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. Bên Có : Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ : Giá trị hàng đang đi đường chưa về nhập kho ( đầu kỳ và cuối kỳ ). Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”. Kết cấu tài khoản : Tài khoản này sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm trong kho theo giá thực tế. Bên Nợ : + Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận cấp.... + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. +Đánh giá tăng giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho. Bên Có : + Trị giá thực tế của NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, góp vốn liên doanh .... + Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê. +Đánh giá giảm trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho. Số dư bên Nợ : Trị giá thực tế của NVL tồn kho. Tài khoản 152 không quy định các tài khoản cấp 2. Tuy vậy, theo yêu cầu quản lý và phân loại NVL của từng doanh nghiệp, có thể quy định tài khoản chi tiết cho từng tài khoản theo từng nhóm, từng thứ NVL... -Tài khoản 153”Công cụ dụng cụ”. Tài khoản này sử dụng để phản ánh tình hình nhập,xuất và tồn kho của các loại công cụ dụng cụ. Kết cấu tài khoản : Bên Nợ : + Trị giá thực tế của công cụ dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận cấp.... + Trị giá công cụ dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê. + Trị giá công cụ dụng cụ cho thuê nhập lại kho. +Đánh giá tăng trị giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho. Bên Có: + Trị giá thực tế của công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ; + Trị giá công cụ dụng cụ thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. +Đánh giá giảm trị giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho. Số dư bên Nợ:+Trị giá thực tế công cụ dụng cụ hiện có tại kho. -Tài khoản 142 “Chi phí trả trước”dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế đã phát sinh tính vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ này mà phải phân bổ vào chi phí của các kỳ sau và phản ánh các chi phí chờ kết chuyển. -Tài khoản 242 “Chi phí trả trước dài hạn”dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế đã phát sinảntong kỳ nhưng chưa tính vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ này mà phải phân bổ vào chi phí sản xuât kinh doanh của các kỳ sau(thời gian phân bổ lớn hơn một kỳ kế toán năm). Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 142,242: Bên Nợ : + Các khoản chi phí trả trước phát sinh trong kỳ. Bên Có: +Phân bổ chi phí trả trước vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Số dư bên Nợ:+ Chi phí trả trước chưa phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. b. Phương pháp hạch toán. Sự biến động của NVL được tổng hợp thông qua sơ đồ 1.4 và sơ đồ 1.5. Các sơ đồ này phản ánh sự tăng, giảm của NVL và thể hiện rõ nguyên nhân của các sự biến động đó. Sơ đồ hạch toán tăng NVL ( Theo phương pháp KKTX ) TK 111,112 TK 152 Trị giá nhập kho Tổng giá thanh toán TK 133 VAT đầu vào TK 331 TK 151 Trả tiền Hàng mua đang đi đường Hàng đi đường tháng trước về nhập kho TK 154 Chi phí gia công chế biến TK 152 NVL xuất để chế biến NVL chế biến nhập kho TK 411 Nhập kho NVL do nhận góp vốn liên doanh, viện trợ... TK 154,621 NVL không dùng hết nhập lại kho TK 128,222 Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL TK 3381 Phát hiện thừa khi kiểm kê Chênh lệch do đánh giá tăng TK3333 Thuế nhập khẩu tính vào giá trị NVL Sơ đồ 1.5 Sơ đồ hạch toán giảm NVL ( Theo phương pháp KKTX ) TK 152 TK 621 Xuất kho chế tạo sản phẩm TK 627, 641, 642 Xuất dùng cho quản lý PX, BH và QLDN NVL thiếu không xác định rõ nguyên nhân TK 821 TK632 NVL xuất đem đi bán Dùng cho xây dựng cơ bản và sửa chữa TSCĐ TK241 TK154 NVL xuất để gia công chế biến TK154 Đánh giá giảm NVL TK138 Cho vay NVL hay NVL thiếu chờ xử lý TK128,222 Tham gia góp vốn liên doanh, đầu tư... 2.2.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ. Là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các vật tư, hàng hoá trên các tài khoản phản annhs từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị vật tư cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị đã xuất dùng trong kỳ: Giá trị NVL xuất trong kỳ = Tổng giá trị NVL nhập + - Chênh lệch trị giá tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ Theo phương pháp này, mọi biến động vâtạ tư không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho; giá trị vật tư mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng( TK 611- Tài khoản mua hàng ). Do đó, độ chính xác không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép. Và nó chỉ thích hợp với các đơn vịi kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng hay xuất bán. a/ Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 611 “Mua hàng”. Bên Nợ: + Trị giá NVLtồn đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê). + Trị giá NVL mua vào trong kỳ. Bên Có: + Trị giá NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá. + Trị giá NVL tồn cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê). + Trị giá NVL đã gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ. Tài khoản này không có số dư và được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2. TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu... TK 6112: Mua hàng hoá. Theo phương pháp này, NVL được hạch toán như sau (sơ đồ 1.6). Sơ đồ 1.6. Sơ đồ hạch toán NVL theo phương pháp KKĐK TK151,152 TK611 TK151,152 Gía trị NVL tồn đầu kỳ Gía trị NVL tồn cuối kỳ TK111,112,331 TK111,112,331 Giá trị NVL mua trong kỳ Giảm giá được hưởng vàgiá trị hàng trả lại TK133 VAT đầu vào TK411 TK621,627,641,642 Nhận vốn liên doanh được cấp phát,tặng thưởng Giá trị NVL nhỏ xuất dùng TK412 trong kỳ TK1421 Đánh giá tăng NVL Giá trị phân bổ dần xuất dùng lớn 2.3.Kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ. 2.3.1.Kế toán tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ. Sơ đồ kế toán công cụ dụng cụ TK111,112,141, 311,331 TK153 TK627 Giá trị CCDC mua trong Xuất dùng CCDC loại phân bổ một lần TK133 kỳ cho PXSX VATđầu vào TK154 TK641,642 Giá trị CCDC nhập kho Xuất dùng CCDC loại phân bổ một Trong kỳ lần cho bộ phận bán hàng,QLDN. Tính giá trịCCDCphân bổ một lần TK211 TK142,242 TK214 Chuyển TSCĐHH chưa dùng Thành CCDC xuất kho CCDC loại phân bổ nhiều lần Chuyển TSCĐHH đã sử dụng sang CCDC kết chuyển GTHMLK Giá trị một lần phân bổ vào chi phí = Giá trị thực tế CCDC xuất dùng Số lần phân bổ vào chi phí theo kế hoạch -Khi báo hỏng CCDC,kế toán xác định giá trị phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ báo hỏng: Giá trị tính vào Chi phí kỳ báo hỏng = Trị giá thực tế của CCDC -(trị giá đã phân bổ vào chi phí +giá trị thu hồi phế liệu) 2.4. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc ( giá trị thực tế ) nhưng chưa chắc chắn, qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phải lập cho từng thứ, từng nhóm có tính chất như nhau. - Tài khoản sử dụng: Tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Bên Nợ : Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán. Bên Có : Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán. Dư Có : Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. - Trình tự hạch toán: Chỉ ghi vào cuối niên độ kế toán. + Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối niên độ trước. Nợ TK: 159 Có TK: 721 + Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho căn cứ vào thực tế hàng tồn kho của đơn vị. Nợ TK: 642 (6426) Có TK: 159 3.Thực trạng sử dụng NVL,CCDC tại xí nghiệp. 3.1. Đặc điểm bộ sổ kế toán tại xí nghiệp xây dựng và giao thông 37. Để phù hợp với đặc điểm là một doanh nghiệp có quy mô vừa, trình độ của kế toán khá cao, hiện nay xí nghiệp xây dựng và giao thông 37 đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.Theo hình thức Chứng từ ghi sổ, để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.Theo hình thức này, sổ sách dùng để hạch toán tổng hợp tại công ty gồm có : Các chứng từ gốc. Sổ chi tiết tài khoản. Sổ tổng hợp tài khoản. Các báo cáo tài chính. a. Đối với nhập vật liệu : -Sổ chi tiết TK 331:”Phải trả người bán “: Sổ này được mở chi tiết để theo dõi tình hình công nợ và thanh toán đối với người bán, người nhận thầu về cung cấp vật tư, lao vụ và các dịch vụ khác -Sổ tạm ứng - Chứng từ gốc : Ghi có TK331, dùng để hạch toán tổng hợp công nợ của doanh nghiệp đối với người cung cấp vật tư hàng hoá, lao động dịch vụ .Việc ghi chứng từ số 5 được tiến hành vào cuối tháng trên cơ sở số liệu tổng cộng cuối tháng ở sổ chi tiết TK331 - Chứng từ gốc số 10: - Chứng từ gốc số 1 -Chứng từ gốc số 2 ..... b.Đối với xuất vật liệu -Bảng phân bổ số 2: Phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng trong các tháng theo giá thực tế và phân bổ cho các đối tượng sử dụng trong tháng -Bảng kê số 4, 5, 6 Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại xí nghiệp xây dựng và giao thông 37. Chứng từ gốc Phiếukế toán Sổ chi tiết tài khoản Sổ quỹ Sổ tổng hợp tài khoản Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Đối chiếu kiểm tra 3.2. Đặc điểm, phân loại, đánh giá NVL tại xí nghiệp xây dựng và giao thông 37. 3.2.1. Đặc điểm vật liệu và tình hình bảo quản, cung cấp vật tư. Do đặc thù là xí nghiệp xây dựng nên chi phí NVL đặc biệt là NVL chính chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành, hiện nay chi phí này chiếm tới 80% tổng chi phí vật liệu dùng vào cho xây dựng.Để có thể hạ thấp chi phí, sử dụng tiết kiệm vật liệu nhằm giảm giá thành sản phẩm, công ty quản lý chặt chẽ cả một quá trình từ thu mua đến dự trữ vật liệu, tránh hư hao mất mát. Về tình hình thu mua: Vật liệu của công ty được mua chủ yếu từ các đơn vị trong nước.Các nhà cung cấp lớn của công ty là công ty cơ khí Hà Nội, tổng công ty kim khí Hà Nội, viện luyện kim đen ...Đối với các đơn vị này, công ty có kế hoạch mua vật liệu cho cả năm và gửi đến đơn vị cung cấp yêu cầu về số lượng, chủng loại,quy cách, phẩm chất ...bên cạnh một số nguồn hàng trong nước thì một số vật liệu công ty phải nhập nước ngoài , chủ yếu là từ châu Âu và Trung Quốc,Nhật Bản Hiện nay do thị truờng đầu vào rất phong phú, dồi dào nên số luợng vật liệu tồn kho không nhiều, nó được xây dụng dựa trên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm . a. Phân loại, đánh giá vật liệu Để đảm bảo công việc được thực hiện dễ dàng khoa học không tốn nhiều thời gian công sức xí nghiệp đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của nó đối với quá trình ây dựng.Theo cách này vật liệu được chia thành : vật liêụ chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, thiết bị và vật liệu XDCB,phế liệu thu hồi -NVL chính : Cát ,đá ,sỏi,xi măng,săt, thép -Vật liệu phụ : Dầu mỡ, sơn, vòng bi, dây đai ... -Nhiên liệu : gỗ, xăng, dầu ... --Phụ tùng thay thế : thép, vòng bi, phụ tùng điện,phụ tùng máy... -Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản(XDCB) -Phế liệu : Là những vật liệu thu lại được sau quá trình xây dựng để sử dụng lại hay bán ra ngoài:sắt vụn,vỏ bao xi măng *Đánh giá vật liệu Tính giá vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán, nhằm xác định giá trị vật liệu để ghi sổ kế toán.Cũng như các doanh nghiệp khác xí nghiệp xây dựng và giao thông 37-Vật liệu được tính như sau : -Đối với vật liệu nhập trong kì : Nguyên vật liệu của công ty đuợc nhập chủ yếu từ hai nguồn là mua ngoài và vật liệu gia công chế biến. Tuỳ từng trường hợp mà kế toán có cách hạch toán khác nhau +Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho : Vật liệu mua ngoài của công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng gía trị vật liệu nhập kho.Do công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá thực tế vật liệu nhập kho không bao gồm phần thuế GTGT: Giá thực tế vật = Giá ghi trên + chi phí Liệu nhập kho hoá đơn thu mua Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ,bảo quản, thuê kho bãi ... Thông thường chi phí này khoảng 10% giá trị thực tế vật liệu . +Đối với vật liệu nhập ngoài Giá thực tế vật = Giá ghi trên +Chi phí + Thuế Liệu nhập kho hoá đơn thu mua nhập khẩu +Đối với vật tư chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến nhập kho ở doanh nghiệp có một số vật liệu sau khi mua vào sẽ được tiếp tục gia công chế biến rồi mới nhập kho để phục vụ cho xây dựng: Giá thực tế vật =Giá thực tế vật + Chi phí Liệu nhập kho liệu xuất chế biến chế biến -Đối với vật liệu xuất trong kì: Do có nhiều loại vật liệu, giá cả lại thường xuyên biến động,nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên nên doanh nghiệp áp dụng phương pháp gía hạch toán để tính giá đối với vật liệu xuất trong kì Giá hạch toán là loại giá ổn định, xí nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập xuất tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó, phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc được tiến hành nhanh chóng và không phụ thuộc vào số lượng danh điểm vật liệu Tuy vậy vói phương pháp này đòi hỏi kế toán phải tổ chức tỉ mỉ, khối lượng công việc dồn nhiều vào cuối kì kế toán đồng thời phải xác định được giá hạch toán một cách khoa học, đòi hỏi doanh nghiệp có đội ngũ kế toán có trình độ tay nghề cao GTT vật liệu tồn đầu kỳ + GTT vật liệu nhập trong kì Hệ số giá = GHTvật liệu tồn đầu kỳ + GHT vật liệu nhập trong kỳ GTT xuất trong kỳ = Hệ số giá x GHT vật liệu xuất trong kỳ 3.2.2.1Thủ tục nhập và xuất kho a.Thủ tục nhập kho Khi nhận đựơc hoá đơn của người (mẫu biểu số 1) bán gửi tới, phòng kế hoạch cung ứng phải kiểm tra đối chiếu với từng hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định có nhận hàng hay không. Trước khi nhập kho phòng Kế hoạch-kỹ thuật tiến hành kiểm tra vật liệu về mặt chất lượng xem có đáp ứng yêu cầu đật ra hay không, phòng tài vụ kiểm tra về mặt số lượng vật tư. Kết quả được ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư “(mẫu biểu số 2). Nếu vật tư đáp ứng được các yêu cầu đặt ra trong hợp đồng thì căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư lập “Phiếu nhập kho “thành 2 bản và giao ch thủ kho, (mẫu biểu số 3).Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu, ghi số lượng thực nhập rồi cùng người giao hàng kí nhận vào 2 bản. Nếu phát hiện thừa thiếu trước khi nhập kho hoác không đúng quy cách phẩm chất ghi trên hoá đơn chứng từ thì thủ kho phải báo với phòng ké hoạch để giải quyết với người bán Phiếu nhập kho sau khi đã có đầy đủ chữ kí của kế toán trưởng và giám đốc, một bản giao cho kế toán thanh toán, bản còn lại sau khi ghi thẻ kho chuyển cho kế toán vật liệu Biểu mẫu số 1 HOá ĐƠN GTGT Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01.GTKT –3LL Liên 2: Giao khách hàng AD/00 – B Ngày 20/10/2003 Noo 044082 Đơn vị bán hàng: Cty cơ khí Hà Nội Địa chỉ: Hà Nội Số tài khoản Điện thoại MS: Họ tên người mua hàng:Xí nghiệp xây dựng và giao thông 37. Địa chỉ: Số tài khoản Hình thức thanh toán: MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Thép chế tạo cacbon F34 (Bổ xung thiếu hoá đơn 44081) Kg 108 3905 421740 Cộng tiền hàng: 421740 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 21087 Tổng cộng tiền thanh toán: 442827 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm bốn hai nghìn tám trăm hai bảy Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ, tên) (Ký ghi rõ họ, tên) (Đóng dấu, Ký ghi rõ họ, tên) Biểu mẫu số 2 BIÊN BảN KIểM NGHIệM VậT TƯ Số: Ngày 20/10/2003 Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu và quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Nhận xét Theo chứng từ Theo kiểm định Đúng quy cách phẩm chất Không đúng quy cách phẩm chất Thép chế tạo cacbon F34 Kg 108 108 108 0 Uỷ viên Uỷ viên Uỷ viên Trưỏng ban Ký tên-Họ tên Ký tên-Họ tên Ký tên-Họ tên Ký tên-Họ tên Biểu mẫu số 3 Đơn vị ..... PHIếU NHậP KHO mẫu số:01/vt Ngày 20 tháng 10 năm 2003 QĐ số: 1141:TC/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Họ tên người giao hàng: Anh phương Số : Theo số ... ngày ....tháng ....năm .... của ..... Nợ TK: 1521 Nhập tại kho:Kho của công ty. Có TK: 331 Số thứ tự Tên nhãn hiệu,quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Thép chế tạo cacbon F34 Khách hàng 108 108 3905 421740 Cộng: 421740 Viết bằng chữ: Bốn trăm hai mốt nghìn bảy trăm bốn mươi đồng chẵn. Nhập ngày 20 tháng 10 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đv b. Thủ tục xuất kho Vật liệu trong kho được xuất dùng cho nhiều mục đích khác nhau như xuất cho xây dựng, cho quản lý và xuất bán Do vật liệu của công ty bao gồm nhiều chủng loại và được sử dụng để xây dựng các công trình khác nhau nên để sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hiệu quả nhất thì hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất phòng kế hoạch-kỹ thuật sẽ lập định mức vật liệu cho từng phòng ban, phân xưởng Đối với các vật tư xuất dùng cho xây dựng, phòng kế hoạch sẽ lập “ Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức “ (mẫu biểu số 4) làm 2 bản và ghi số hạn mức vật tư được lĩnh vào 2 bản đó, kí nhận sau đó chuyển cho thủ kho 1 bản, nơi sử dụng 1 bản. Khi vật tư đơn vị lĩnh đem phiếu này xuống kho, thủ kho ghi số lượng xuất vào 2 bản, ký tên.Sau mỗi lần xuất vật tư, thủ kho ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho . Cuối tháng,thủ kho thu lại phiếu lĩnh của đơn vị, tính ra tổng số vật liệu đã xuất dùng và hạn mức còn lại cuối tháng. Sau đó thủ kho trả lại 1 bản cho đơn vị lĩnh để lập báo cáo sử dụng NVL trong tháng, 1 bản chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ . Đối với vật tư xuất dùng ( xuất không có hạn mức ) thì không lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, mà khi có nhu cầu bộ phận lĩnh sẽ lập phiếu xuất kho (mẫu biểu số 5) làm 2 bản, căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi số lượng thực xuất vào phiếu, người nhận và thủ kho cùng kí tên vào 2 bản, 1 bản giao cho bộ phận lĩnh, 1 bản thủ kho giữ lại làm căn cứ ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán vật liệu ghi sổ kế toán Nếu vật tư xuất để bán thì phòng vật tư căn cứ vào thoả thuận với khách hàng để lập hoá đơn GTGT làm 3 bản. Công ty kiểm tra kí duyệt rồi giao cho khách hàng liên 2.Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất kho rồi cùng khách hàng kí nhận vào3 bản, liên 1 lưu ở phòng vật tư, liên 3 thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu ghi sổ. Biểu số 4 PHIếU LĩNH VậT TƯ THEO HạN MứC Mẫu số 31 ct/xl QĐ Số:215/QĐ Ngày 23 tháng 9/ 74của TCTK Số 10 Ngày 28 tháng 10 năm 2003 Tên vật tư : Thép chế tạo cacbon F34 Công trình hạng mục công trình: Trung tâm kỹ thuật thông tin công nghệ cao-Bộ tư lệnh thông tin. Tên đơn vị lĩnh:Đội 10 Lĩnh tại kho:Kho của công ty. Danh điểm vật tư Nhãn hiệu quy cách vật tư Hạn mức được lĩnh trong tháng Số lượng tháng trước chuyển sang Xuất trong tháng Trả lại Tổng số trừ phần trả lại Hạn mức còn lại cối tháng Ngày 1/1 Ngày Ngày Ngày Ngày Cộng Số lượng Đơn giá Thành A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Thép Các bon F34 148 140 140 8 140 3905 546700 0 Cộng thành tiền : (viết bằng chữ ) Năm trăm bốn sáu nghìn bảy trăm đồng Thủ kho Kế hoạch Cung tiêu Thủ trưởng đơn vị Biểu số 5 PHIếU XUấT KHO Mẫu số:02-vt Đơn vị QĐ số:1141 TC/CDKT Ngày 1-11-1995 của BT Ngày 20 tháng 10 năm 2003 Họ, tên người nhận hàng:Anh Ngọc Địa chỉ:Đội xây dựng Số: Lý do xuất kho:Xây dựng công trình Nợ TK: 154 Xuất tại kho:Kho của công ty Có TK:152 STT Tên nhãn hiệu quy cách sản phẩm vật tư Mã số Đơnvị Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Thép chế tạo các bon F34 Kg 20 20 3905 79400 Cộng 20 20 79400 Cộng thành tiền (bằng chữ ): Bẩy mươi chín nghìn bốn trăm đồng Xuất ngày 20 tháng 10 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho c.Hạch toán chi tiết NVL Theo phương pháp sổ số dư trình tự hạch toán được tiến hành như sau *Taị kho: Thủ kho tiến hành mở thẻ kho để theo dõi biến động nhập xuất tồn vật liệu hàng ngày (mẫu biểu số 6) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho, thủ kho tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Sau mỗi nghiệp vụ thủ kho tính ra số tiền tồn trên thẻ kho. Khi lĩnh vật tư theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số lượng thực xuất mà không đợi đến kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Định kì tuần một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất vào phòng kế toán để kế toán vào sổ chi tiết vật liệu. Ngoài ra để đảm bảo sự trùng khớp giữa số lượng vật liệu ghi trên thẻ kho với thực tế có trong kho, hàng tháng đều có sự đối chiếu giữa sổ sách và hiện vật. Cuối tháng, kế toán tiến hành kí xác nhận vào thẻ kho căn cứ vào các thẻ kho thủ kho tiến hành ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư ( mẫu biểu số 7) Biểu số 6 Đơn vị: Phòng kinh doanh-kỹ thuật Mẫu số:06-vận tải Tên kho:Kho công ty QĐsố:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 Của bộ tài chính THẻ KHO Ngày lập thẻ:28 tháng 10 năm 2003 Tờ số : -Tên nhãn hiệu, quycách vật tư : Thép chế tạo các bon F34 -Đơn vị tính: kg -Mã số STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 3 4 Tồn đầu tháng 300 1/10 Đội 6 140 160 16/10 Đội 8 60 100 20/10 Nhập sản xuất 108 208 28/10 Đội 10 20 188 Tồn cuối tháng 188 Biểu số 7 Sổ Số DƯ Kho: kho công ty Năm 2003 Số danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Định múc dự trữ Dư đầu năm.... Dư cuối tháng 10 Ghi chú SL TT SL TT Thép chế tạo các bon F34 kg 3905 300 1.171.500 188 734.140 Tổng cộng 1.501.955.137 1.440.740.264 *Tại phòng kế toán Định kì, hàng tuần kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, sau đó tiến hành đối chiếu, kiểm tra xem việc vào thẻ kho của các chứng từ đó có đạt yêu cầu hay không rồi kí vào thẻ kho. Sau đó kế toán tính gía các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền nhập xuất tồn kho của từng nhóm vật liệu rồi ghi vào cột số tiền trên “Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho “(mẫu biếu số 8) Biểu số 8 BảNG LUỹ Kế NHậP XUấT TồN KHO VậT LIệU Kho: Kho công ty Tháng 10 năm 2003 Nhóm vật liệu Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Từ ngày 1 đến ngày 7 ..... Từ ngày 1 đến ngày7 .... Thép gió 50.100.000 10.500.000 10.546.700 20.540.000 Tổng cộng 1.501.955.137 1.440.740.264 Ta có thể tóm tắt quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư tại xí nghiệp xây dựng và giao thông 37 như sau: SƠ Đồ HạCH TOáN CHI TIếT vật liệu theo phưong pháp số số dư tại xí nghiệp xây dựng và giao thông 37 Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ số dư Kế toán tổng hợp Thẻ kho Bảng luỹ kế N-X-T kho vật liệu d. Hạch toán tổng hợp NVL tại xí nghiệp xây dựng và giao thông 37. Do đặc điểm các nghiệp vụ nhập xuất kho NVL diễn ra thường xuyên với số lượng lớn doanh nghiệp đã áp dụng phưong thức kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp NVL.Đây là phương pháp ghi chép phản ánh ảnh hưởng thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật tư hàng hoá trên tài khoản và sổ kế toán . * Tài khoản và sổ sách sử dụng : -TK 152:Nguyên vật liệu TK 152 được chi tiết thành các tiểu khoản dựa trên cách phân loại vật liệu theo vai trò và công dụng của nó + TK 1521: Nguyênvật liệu chính + TK 1522: Vật liệu phụ + TK 1523 : Nhiên liệu + TK 1524: Phụ tùng thay thế +TK 1525 :Vật liệu sửa chữa và xây dụng cơ bản + TK1526: Phế liệu thu hồi --TK 331: Phải trả người bán --TKkhác : 111, 112, 141, 133, 311... --Bảng kê số 3, 4, 5, 6 --Bảng phân bổ số 2 --Sổ chi tiết thanh toán với người bán --sổ cái TK 152 Mẫu biểu số 9 Sổ CHI TIếT THANH TOáN VớI NGƯờI BáN Tháng 12/2003 Đối tượng:Viện công nghệ Tên nhânviên tiếpliệu Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số dư SH NT Nợ Có N Có 044082 báo Nợ 1/12 10/12 Số dư đầu tháng Cáp dự ứng lực Trả tiền mua thép 1521 133 111 442.827 421.740 21.087 6.609.100 ... .. ... .... .... ... ... Cộng TK1521 Cộng TK133 Cộng TK111 Số dư cuối tháng 70946000 80273500 4013715 19950315 Biểu mẫu số 10 CHứNG Từ Số 5 Tháng 12/2003 STT Tên người bán hoặc nhà cung cấp Số dư đầu tháng Có TK 331 Nợ các TK khác Nợ TK 331 Có các TK khác Số dư cuối tháng Nợ có 1521 1522 ... 111 112 ... Nợ có Viện công nghệ 6609100 421740 44282710 7215697 Viện luyện kim đen 2944000 Cty Hoàng Mai 586000 380000 206000 ... .... .... ... ... ... ... .... ... ... Tổng cộng 10622815 80273500 ... 70946000 ... 19950315 Mẫu biểu số 17 Sổ cái Tài khoản 1521 “ Nguyên giá vật liệu chính” Số dư đầu năm: 1501955137 Ghi Có các TK đối ứng với TK này Tháng 1 ... Tháng 12 Cộng TK111 4682382 TK112 0 TK141 9796749 TK331 80273500 TK3333 0 ... Cộng phát sinh Nợ Cộng phát sinh Có Số dư cuối tháng 100995895 98999400.5 3072569.5 Chương III: Hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại xí nghiệp xây dựng và giao thông 37 I.Nhận xét chung về công tác tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ và dụng cụ tại xí nghiệp xây dựng & giao thông 37. 1.Ưu điểm. Từ sau khi thành lập Công ty xây lắp 665 chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện. Có thể thấy rằng đặc điểm của ngành xây dựng là rất khó khăn trong việc quản lý NVL, Là một đơn vị tự chủ về kinh tế, Công ty đã có nhiều nỗ lực về thực hiện huy động và sử dụng vốn có hiệu quả. *Công ty tổ chức hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống TK kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ tài chính phát hành. Hệ thống taì khoản của công ty phản ánh đầy đủ, kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Việc chi tiết các tài khoản phù hợp với cách phân loại vật liệu đang được áp dụng một cách phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất là theo vai trò và công dụng của vật liệu (TK 152) Về hình thức sổ kế toán : Để hạch toán các phần hành kế toán thì phòng kế toán đang áp dụng hình thức sổ Chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức sổ có nhiều ưu điểm nổi bật vì nó đã giảm bớt đáng kể khối lượng công việc ghi chép hàng ngày và nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán, đồng thời nó rất thuận tiện trong việc lập báo cáo tài chính, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán cung cấp kịp thời số liệu cho quản lý cũng như tránh việc ghi chép trùng lặp giữa các nghiệp vụ kế toán và thuận lợi cho phân công kế toán Về tổ chức công tác kế toán vật liệu: Công tác kế toán vật liệu ở công ty được thực hiện một cách khoa học, chính xác thể hiện ở những điểm nổi bật sau đây: -Công tác xây dựng kế hoạch thu mua vật liệu hàng tháng được các phòng ban của công ty thực hiện khá tốt.Với khối lượng vật liệu sử dụng lớn nhiều chủng loại, mà bộ phận cung ứng thu mua vẫn cung cấp một cách kịp thời cho sản xuất, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, công tác xây dựng định mức vật tư, dự trữ hàng tháng được thực hiện rất khoa học. -Cán bộ kế toán là người có trình độ được đào tạo chuyên sâu hầu hết đều tốt nghiệp đại học.Công tác hạch toán được thực hiện có nề nếp , khoa học mang tính chất ổn định. Mặt khác có sự liên hệ chặt chẽ giữa các phòng ban,luân chuyển chúng từ một cách hợp lý đảm bảo tính chính xác kịp thời của chứng từ và hạch toán đúng đắn -Về hạch toán chi tiết vật liệu : Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được áp dụng theo phương pháp sổ số dư. Đây là phương pháp hạch toán khoa học, phù hợp trong điều kiện cụ thể cuả đơn vị là sử dụng nhiều loại vật tư mật độ nhập xuất cao và tổ chức các kho chuyên dùng. Việc áp dụng tin học trong kế toán : Việc ghi chép, hạch toán hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hầu như đều làm trên máy tính, công ty đã thực hiện theo kế toán máy.Điều này làm cho công tác kế toán của công ty rất thuận lợi ,một mặt làm cho khối lượng công việc nhiều rút ngắn được thời gian, mặt khác cung cấp thông tin kịp thời.Trong điều kiện hội nhập như hiện nay, đây là một thuận lợi lớn cho công ty. 2.Nhược điểm. Bên cạnh những thành tích, kết quả đã đạt được thì công tác hạch toán nguyên vật liệu còn một số hạn chế sau - Mặc dù đơn vị đã tiến hành phân loại dựa trên vai trò, công dụng của vật liệu nhưng lại chưa hoàn thiện việc xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu “ điều đó ít nhiều gây khó khăn cho việc quản lý và theo dõi vật liệu . -Chứng từ cập nhật chưa kịp thời do khâu giao nhận giữa nhân viên tiếp liệu, thủ kho và kế toán tiến hành chậm. - Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được tiến hành theo phương pháp sổ số dư.Việc ghi chép này đã kết hợp chặt chẽ đựơc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với hạch toán tại phòng kế toán, tránh đước sự trùng lặp trong công tác kế toán giữa kho và phòng kế toán, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời.Tuy nhiên, trong quá trình hạch toán, kế toán không sử dụng phiếu giao nhận chứng từ để tính giá trị từng nhóm vật liệu nhập, xuất mà tính ngay trên bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu, đâylà điều không hợp lý -Hạch toán chi tiết vật liệu Xuất phát từ đặc điểm vật liệu của Công ty, công tác kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán là phù hợp nhưng chưa thực sự hoàn thiện vì điều kiện để mở sổ số dư là phải có hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất, trong hạch toán chi tiết vật liệu chưa có sự kiểm tra đối chiếu thường xuyên, chặt chẽ giữa kho và phòng kế toán. -Công ty chưa quan tâm đúng mức đến hạch toán vật liệu vượt định mức.Mặt khác,chi phí vật liệu vượt định mức vẫn được Công ty hạch toán vào chi phí vật liệu,đây cũng là nguyên nhân làm tăng giá thành xây dựng của Công ty. II.Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ và dụng cụ tại xí nghiệp xây dựng & giao thông 37. Xuất phát từ những hạn chế của công ty, để công tác hạch toán ngày cành đưộchàn thiện hơn nữa, đápứng yêu cầu quản lý vật liệu em có một số ý kiến đóng góp như sau: -Hoàn thiện việc tổ chức bảo quản, thu mua lưu trữ vật tư -Vật tư phải đước sắp xếp ở vị trí thuận lợi theo nuyêntắc dễ nhình dễ thấy,dễlấy.Vật tư nào hay dùng phảI được sắp xếp ở vị trí thuận lợi đảm bảo khi cần thiết thì lấy dễ dàng.Đồng thời công ty cũng nên cân đối lại kế hoạch thu mua vật liệu tại công ty. - Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu Xây dựng sổ danh điểm thống nhất toàn công ty. Để công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng, dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó. Sổ danh điểm vật liệu được mở theo mẫu sau Sổ danh điểm vật tư Loại: Nguyên vật liệu chính. Ký hiệu Tên vât liệu đơn vị tính Giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm vật tư 1521.01 Thép gió 1521.01.01 Thép F34 1521.01.02 Thép F34 ... -Thực hiện phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu Công ty cần phải quan tâm đến việc phân tích tình hình cung cấp NVL đảm bảo cho quá trình xây dựng từ vật liệu khai thác các nguồn cung cấp đến việc thu mua, bảo quản, sử dụng vật liệu như thế nào.. -Hạch toán giá trị NVL vượt định mức Trong thực tế quá xây dựng, các công nhân đã sử dụng lãng phí NVL vượt tiêu chuẩn định mức cho phép, hoặc bị hỏng, sử dụng các loại NVL, nhiên liệu bất hợp lý ... Công ty nên hạch toán giá trị NVL sử dụng vượt quá định mức cho phép vào chi phí vật liệu tránh làm tăng chi phí xây dựng dẫn đến tăng giá thành sản phẩm. -Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty không lập dự phòng giảm giá cho NVL. Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện tốt, mang laị lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Kết luận Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, cùng với các điều kiện thuận lợi để cho nhiều doanh nghiệp có thể ra đời, tham gia vào nhiều lĩnh vực hoạt động kinh doanh nhằm đưa nền kinh tế nước nhà ngày một đi lên. Để doanh nghiệp mình hoạt động có hiệu quả mang lại lợi nhuận, thì công tác hạch toán nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp. Một cơ chế quản lý chi phí nguyên vật liệu đúng đắn hợp lý là cơ sở, động lực cho sự phát triển của doanh nghiệp. Công tác quản lý chi phí nguyên vật liệu được vận dụng linh hoạt ở mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tính chất công việc của đơn vị. Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay do sự chuyển đổi cơ chế, các chế độ, chính sách của Nhà nước cũng như của mỗi ngành thay đổi, việc sản xuất kinh doanh cũng thay đổi theo từng thời kỳ nên việc thực hiện quản lý chi phí nguyen vật liệu cũng phải có những thay đổi để ngày càng hoàn thiện hơn, phù hợp hơn. Qua thời gian thực tập tại công ty xây lắp 665 xí nghiệp xây dựng & giao thông 37,bộ quốc phòng, được sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn cô Lê Thị Thu Hương bộ môn kế toán và tập thể các cô chú tại phòng tài chính kế toán, em đã hoàn thành đề tài tốt nghiệp này. Nhưng vì điều kiện thời gian có hạn, kiến thức thực tế còn ít nên trong đề tài còn nhiều hạn chế và không tránh khỏi những sai sót nhất định. Do đó em mong thầy cô và bạn đọc thông cảm, giúp đỡ và chỉ bảo thêm để đề tài ngày một hoàn thiện hơn nữa. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Điệp