Đề tài Hoàn thiện công tác về hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I

các khoản giảm giá hàng bán chấp thuận cho người mua trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển khoản giảm giá sang Tài khoản 532 cuối kỳ không có số dư. - Trình tự hạch toán: TK 111,112,131 TK 532 TK 511 Khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận trong kỳ Kết chuyển số giảm trừ doanh thu IV. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. a. Hạch toán chi phí bán hàng. - Khái niệm: Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, quảng cáo... - Tài khoản sử dụng. Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng. Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển chi phí bán hàng. Tài khoản 641 cuối kỳ không có số dư và chi tiết thành 7 tiểu khoản. TK 6411 - Chi phí nhân viên. TK 6412 - Chi phí vật liệu bao bì. TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng. TK 6414 - Chi phí khấu hao tài sản cố định. TK 6415 - Chi phí bảo hành. TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác. Trình tự hạch toán. TK 334,338 TK 641 TK 911 (1) TK 152 (611) (2) (8) TK 142 (10) (9) TK 214 (3) TK 153 (611) (4a) TK 153 (4b) TK 142 (5) TK 133 TK 111,112,331 TK 142 (6b) (6a) TK 335 (7b) (7a) Chi phí tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên bán hàng. Xuất kho vật liệu phục vụ bán hàng. Trích khấu hao tài sản cố định bộ phận bán hàng. (4a) Giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng 1 lần. (4b) Giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng phân bổ nhiều lần. (5) Chi phí dịch vụ mua ngoài. (6a) Chi phí bằng tiền thực tế phát sinh. (6b) Phân bổ chi phí trước. (7a) Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ. (7b) Chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế. (8) Cuối kỳ kết chuyển chi phí tính vào chi phí bán hàng trong kỳ. (9) Kết chuyển chi phí bán hàng tính vào kỳ sau. (10) Thực hiện kết chuyển vào kỳ sau. b. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. - Khái niệm: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. - Tài khoản sử dụng. Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Bên Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 8 tiểu khoản: TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý. TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý. TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng. TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí. TK 6426 - Chi phí dự phòng. TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác. - Trình tự hạch toán TK 334,338 Chi phí vật liệu dụng cụ TK 152,153 Chi phí nhân viên TK 642 Giá trị ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp TK 111,152,1388 TK 214 Chi phí khấu hao Chi phí theo dự toán TK 335,1421 TK 333 Thuế, phí, lệ phí TK 139,159 Trích lập dự phòng, phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn TK 111,112,331 Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác TK 333 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp TK 1422 Chờ kết chuyển Kết chuyển vào kỳ sau TK 911 Trừ vào kết quả 2. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ a. Tài khoản sử dụng. - Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh: Tài khoản này dùng để xác định kết quả của toàn bộ các hoạt động kinh doanh.Tài khoản 911 cuối kỳ không có số dư và mở chi tiết theo từng hoạt động. Kết cấu tài khoản 911 như sau: Bên Nợ: - Chi phí sản xuất kinh doanh liên quan đến hàng tiêu thụ (Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp) - Chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thường. - Kết chuyển lợi nhuận từ các hoạt động kinh doanh. Bên Có: - Tổng số doanh thu thuần về tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá dịch vụ và doanh thu thuần hoạt động tài chính trong kỳ. - Tổng số thu nhập thuần hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. - Kết chuyển lỗ từ các hoạt động kinh doanh. Tài khoản 421 - Lãi chưa phân phối. Bên Nợ: Phản ánh số lỗ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ và tình hình phân phối lợi nhuận. Bên Có: Phản ánh số thực lãi về hoạt động kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp, số lãi cấp dưới nộp lên, số lỗ được cấp trên bù và việc xử lý các khoản lỗ về kinh doanh. Số dư bên Có: Số lãi chưa phân phối, sử dụng. Tài khoản 421 chia thành 2 tiểu khoản TK 4211 - Lãi năm trước. TK 4212 - Lãi năm nay. b. Trình tự hạch toán Kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ. Kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp còn lại của kỳ trước (đang chờ kết chuyển) trừ vào kết quả kỳ này. Kết chuyển kết quả lãi. Kết chuyển kết quả lỗ. TK 632 (2) TK 911 (1) TK 511,512 TK 641 (3) TK 642 (4) TK 1422 (5) TK 421 (7) (6) Phần II Thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I I. Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại chi nhánh công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I có ảnh hưởng đến hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá. Lịch sử hình thành và phát triển. Chi nhánh công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I được thành lập và hoạt động theo uỷ quyền của công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I có trụ sở tại TP Hồ Chí Minh và được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua với các đặc trưng sau đây : Tên doanh nghiệp : Chi nhánh công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương maị T.C.I Tên giao dịch quốc tế : Chi nhánh công ty T.C.I Co., Ltd. Tên viết tắt : Chi nhánh công ty T.C.I Co., Ltd. Địa chỉ chi nhánh : Số 19 Hàng Phèn, Phường Hàng Bồ, Quận Hoàn Kiếm, TP Hà Nội. Trụ sở giao dịch hiện nay của chi nhánh công ty : Số 125 Trúc Bạch, Phường Trúc Bạch, Quận Ba Đình, TP Hà Nội. Điện thoại: 7161874 Fax: 7161329 Vốn điều lệ hiện nay: 5.000.000.000đ (Năm tỷ đồng chẵn) Giấy phép thành lập chi nhánh công ty số 3440/GP-UB ngày 13 tháng 3 năm 1998 của UBND thành phố Hà Nội. Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh số 308565 ngày 24 tháng 3 năm 1998 của Phòng đăng ký kinh doanh, Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh : Mua, bán buôn, bán lẻ: hàng tư liệu tiêu dùng ,dụng cụ thể thao, hàng lương thực, thực phẩm công nghệ. Đại lý ký gửi hàng hoá cho các doanh nghiệp trong nước. Mua bán máy móc, phụ tùng, nguyên liệu ngành công nông ngư nghiệp, ngành điện, xây dựng. Bách hoá, kim khí điện máy, văn phòng phẩm, hàng thủ công mỹ nghệ, vải giả da, quần áo, simili, vật liệu xây dung và hàng trang trí nội thất, hoá mỹ phẩm. Mua, bán dầu mỡ công nghiệp. Mua, bán các sản phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn. Mua, bán máy móc thiết bị xây dựng. Mua, bán sản phẩm bao cao su kế hoạch hoá gia đình, găng tay cao su dùng trong y tế, và các loại sản phẩm dùng cho trẻ sơ sinh. Mua, bán thuỷ hải sản. Một số sản phẩm mà Công ty đang phân phối: Nhà sản xuất Tên sản phẩm Reckitt& Colman Shieldtox, Haze Nestle Candy Nabisco international Inc Nabisco biscuit Kumho international Inc Chocolate – pie Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh. Chi nhánh công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I là một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được phép mở tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng theo quy định của Nhà Nước sau khi đã đăng ký kinh doanh hợp lệ. Hiện nay chi nhánh của công ty có một đội ngũ cán bộ, nhân viên có tri thức, giàu kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm cao và nhiệt tình trong công tác chuyên môn. Chính nguồn nhân lực này đã nói lên được thế mạnh của chi nhánh công ty. Giám đốc chi nhánh Phòng kế toán Tài chính Phòng Hành Chính Phòng Kinh Doanh Bộ máy tổ chức của chi nhánh công ty được thực hiện theo phương pháp quản lý trực tiếp, giám đốc chi nhánh công ty có thể nắm được tình hình kinh doanh một cách kịp thời, tạo điều kiện cho Giám đốc chi nhánh Công ty thấy rõ được thực trạng của chi nhánh công ty để ra các quyết định đúng đắn, hợp lý. Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức bộ máy của chi nhánh công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I Giám đốc chi nhánh: Do hội đồng thành viên bầu ra và là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của chi nhánh công ty. Giám đốc chi nhánh còn phải chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Phòng kế toán-tài chính: Theo dõi toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, công nợ, các khoản đầu tư và phản ánh kết quả kinh doanh của chi nhánh công ty thông qua việc ghi chép bằng sổ sách, bằng các phần mềm chuyên dụng, những con số về tài sản, hàng hoá, các nghiệp vụ kinh doanh trong nước và quốc tế. Các thông tin từ phòng kế toán-tài chính giúp giám đốc chi nhánh nắm được tình hình kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn và báo cáo lên hội đồng thành viên để từ đó có kế hoạch quản lý vốn, đảm bảo nhu cầu về vốn cho các hoạt động kinh doanh và thực hiện các nghĩa vụ với ngân sách Nhà Nước. Phòng kế toán-tài chính phải hạch toán được cụ thể từng mặt hàng, từng loại sản phẩm, trên cơ sở đó giúp Giám đốc chi nhánh phân tích hoạt động kinh tế nên làm cái gì? làm cho ai? Và làm như thế nào? Phòng kế toán tài chính luôn luôn là người giải thích rõ các câu hỏi trong nền kinh tế thị trường hiện nay là hình thích thanh toán nào là thuận tiện nhất. Phòng hành chính: Giúp cho giám đốc chi nhánh về công tác hành chính, xây dựng các phương án bố trí, sắp xếp nhân viên của chi nhánh.Bên cạnh đó, phòng hành chính còn làm công tác quản lý hồ sơ nhân viên của chi nhánh, làm các thủ tục về tiếp nhận nghỉ hưu, thôi việc, thuyên chuyển, khen thưởng và kỷ luật nhân viên.Thiết lập ban bảo vệ đảm bảo công tác an ninh trật tự toàn cơ quan, đảm bảo các yêu cầu về vật chất cho công tác điều hành hàng ngày.Tổ chức chăm lo đời sống, tinh thần, sức khoẻ cho nhân viên, chịu trách nhiệm tiếp khách và hội nghị trong chi nhánh công ty. Phòng kinh doanh: Là một bộ phận của chi nhánh công ty. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ lên kế hoạch phân phối tiêu thụ các sản phẩm. Ngoài ra, bộ phận này còn phải giám sát việc bán hàng của các nhân viên tại Hà Nội cũng như các tỉnh phía Bắc. Phòng còn có chức năng quản lý hệ thống kho hàng, thường xuyên nắm được hàng tồn kho giúp Giám đốc chi nhánh điều chỉnh các kế hoạch mua và bán. Đặc biệt là phòng kinh doanh phải lên kế hoạch để phân phối sản phẩm của mình tới các hệ thống siêu thị phía Bắc. Tích cực quan hệ với các bạn hàng để không ngừng phát triển mạng lưới tiêu thụ, đẩy mạnh công tác tiếp thị, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm để nâng cao hiệu quả kinh doanh.Bộ phận này cũng rất quan trọng vì bộ phận này có làm tốt nhiệm vụ của mình thì chi nhánh công ty mới có thể tăng doanh thu của mình.Trưởng phòng kinh doanh la người phải chịu trách nhiệm về tình hình bán hàng cũng như phải thể hiên được qua doanh số bán hàng tăng dần qua các tháng. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của chi nhánh công ty. Hiện nay, chi nhánh công ty đang áp dụng các hình thức phân phối chủ yếu sau: + Phân phối trực tiếp (Bán buôn): Là hình thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho của chi nhánh công ty. Hàng hoá khi bàn giao cho khách hàng được khách hàng trả tiền ngay hoặc chấp nhận thanh toán. + Phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận (tới các hệ thống siêu thị và các tỉnh phía Bắc): Căn cứ vào hợp đồng đã ký, đến ngày giao hàng, chi nhánh công ty sẽ xuất kho để chuyển hàng cho bên mua bằng phương tiện của mình hoặc đi thuê ngoài đến địa điểm đã ghi trong hợp đồng, chi phí vận chuyển này do bên nào chịu tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên và được ghi trong hợp đồng kinh tế. Hàng gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của chi nhánh công ty, khi người mua thông báo đã được nhận hàng và chấp nhận thanh toán thì số hàng đó được coi là tiêu thụ, chi nhánh công ty sẽ hạch toán vào doanh thu. Để khẳng định vai trò của một doanh nghiệp thương mại trong nền kinh tế thị trường, cho đến nay chi nhánh Công ty đã thay đổi đáng kể về con người, về cơ cấu tổ chức, về mạng lưới kinh doanh, tiêu thụ hàng hoá của mình. Các mặt hàng kinh doanh của chi nhánh Công ty rất đa dạng, phong phú.Ngoài ra chi nhánh công ty còn đang cố gắng kinh doanh thêm một số mặt hàng đang có nhu cầu lớn, đang khan hiếm trên thị trường hoặc chưa có mặt trên thị trường nhằm mở rộng thị trường tiêu thụ nâng cao uy tín của chi nhánh công ty giúp chi nhánh công ty phát triển hơn nữa trong tương lai. Với sự năng động đó, doanh thu tiêu thụ hàng hoá của chi nhánh Công ty vào các năm 2002, 2003 tăng lên rõ rệt. Đây là những tín hiệu đáng mừng đối với một chi nhánh công ty TNHH giữa nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt. Một số chỉ tiêu thể hiện năng lực kinh doanh của chi nhánh Công ty: ĐVT: đồng Chỉ tiờu Năm2002 Năm 2003 Tổng doanh thu 5,968,755,092 6,640,804,509 Trong đú : Doanh thu hàng xuất khẩu Cỏc khoản giảm trừ doanh thu 6,753,533 7,513,947 + Chiết khấu 5,845,051 6,503,174 +Giảm giỏ +Giỏ trị hàng bỏn trả lại 908,482 1,010,773 +Thuế tiờu thụ đặc biệt,thuế XK phải nộp 1. Doanh thu thuần 5,962,001,559 6,633,290,562 2. Giỏ vốn hàng bỏn 4,849,499,535 5,395,526,852 3. Lợi tức gộp 1,112,502,024 1,237,763,710 4. Chi phớ bỏn hàng 623,786,198 694,021,139 5. Chi phớ quản lý doanh nghiệp 381,537,978 424,497,097 6. Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD 107,177,848 119,245,474 - Thu nhập hoạt động tài chớnh 2,477,991 2,757,000 -Chi phớ hoạt động tài chớnh 7. Lợi nhuận hoạt động tài chớnh 2,477,991 2,757,000 -Cỏc khoản thu nhập bất thưũng - Chi phớ bất thường 8. Lợi nhuận bất thường 9. Tổng lợi nhuận trước thuế 109,655,839 122,002,474 10. Thuế thu nhập DN phải nộp (35,089,868) (39,040,792) 11. Lợi nhuận sau thuế 74,565,971 82,961,682 Qua những chỉ tiêu cụ thể trên ta thấy những kết quả mà chi nhánh Công ty đã đạt được qua các năm thể hiện mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh Công ty là có hiệu quả. Chi nhánh Công ty đã không ngừng phát triển mở rộng mạng lưới kinh doanh, thiết lập các kênh bán hàng trong nước, khai thác triệt để khả năng hiện có của chi nhánh Công ty đó là tạo dựng các mạng lưới tiêu thụ hàng hoá ở các tỉnh và các hệ thống siêu thị, giải quyết việc làm cho nhân viên để phục vụ nhu cầu phát triển kinh doanh của chi nhánh Công ty. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại chi nhánh công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. * Sơ đồ tổ chức công tác kế toán của chi nhánh Công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán viên Thủ quỹ * Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên trong phòng - Kế toán trưởng- Trưởng phòng: Làm chức năng kế toán trưởng phụ trách công việc chung của phòng dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc chi nhánh Công ty. Trưởng phòng bao quát công việc chung của phòng và kỹ thuật tính toán thanh toán, chỉ đạo hướng dẫn nhân viên sử dụng máy vi tính vào công việc hạch toán. -Kế toán tổng hợp- Phó phòng: Làm chức năng kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ tổng hợp từ các bảng kê, nhật ký, sổ cái... hàng quý, nâng lên báo, biểu quyết toán. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn làm nhiệm vụ của trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng. -Kế toán viên: Có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, theo dõi tình hình công nợ, tình hình thanh toán với ngân hàng(căn cứ vào các uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản,các sổ chi tiết của ngân hàng...) đồng thời chịu trách nhiệm tính giá đối với từng loại hàng hoá... -Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu, chi tiền mặt khi có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ. Ngoài ra, còn có nhiệm vụ đi ngân hàng nộp tiền, rút tiền...Thủ quỹ quản lý trực tiếp số tiền có trong quỹ, két của chi nhánh Công ty, phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm các loại quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vốn bằng tiền khác. 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán a. Hệ thống chứng từ mà kế toán chi nhánh công ty đang sử dụng - Hoá đơn GTGT. - Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Giấy thanh toán tạm ứng. - Phiếu thu, chi tiền mặt. - Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế... Từ các chứng từ trên đây, kế toán viên của chi nhánh Công ty có thể sử dụng và theo dõi tình hình công nợ, tình hình thanh toán và tình hình tiêu thụ hàng hoá của chi nhánh Công ty.Và cũng có thể theo dõi số thuế GTGT phải nộp cũng như thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ. b. Hệ thống tài khoản và hệ thống sổ tổng hợp về hạch toán kế toán mà chi nhánh công ty đang sử dụng. - Hệ thống tài khoản áp dụng của chi nhánh Công ty: + TK 111: Tiền mặt. + TK 112:TGNH. + TK 113: Tiền đang chuyển. + TK 131: Phải thu khách hàng. + TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. + TK 138: Phải thu khác. + TK 141: Tạm ứng. + TK 142: Chi phí trả trước ngắn hạn. + TK 144: Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn. + TK 151: Hàng mua đang đi trên đường. + TK 156: Hàng hóa. + TK 211: TSCĐ hữu hình. + TK 213: TSCĐ vô hình. + TK 242: Chi phí trả trước dài hạn. + TK 244: Ký quỹ, ký cược dài hạn. + TK 311: Vay ngắn hạn. + TK 331: Phải trả người bán. + TK 3333: Thuế nhập khẩu. + TK 33312: VAT hàng nhập khẩu. + TK 33311: VAT đầu ra. + TK 334: Phải trả CNV. + TK 341: Vay dài hạn. + TK 338: Phải trả phải nộp khác. + TK 411: Nguồn vốn KD. + TK 413: Chênh lệch tỷ giá. + TK 4211: Lãi chưa phân phối năm trước. + TK 4212: Lãi chưa phân phối năm nay. + TK 511: Doanh thu bán hàng. + TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính. + TK 521: Chiết khấu thương mại. + TK 531: Hàng bán bị trả lại. + TK 632: Giá vốn hàng bán. + TK 635: Chi phí tài chính. + TK 641: Chi phí bán hàng. +TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. + TK911: Xác định kết quả kinh doanh. - Hệ thống sổ tổng hợp về hạch toán kế toán mà chi nhánh Công ty đang áp dụng: Có nhiều loại sổ sách do Bộ tài chính ban hành nhưng căn cứ vào hình thức kế toán mà chi nhánh Công ty đang áp dụng thì sổ sách đang dùng cho chi nhánh Công ty gồm các loại sau: + Sổ Cái các loại + Sổ quỹ tiền mặt + Sổ chi tiết tiền mặt + Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng + Sổ chi tiết tạm ứng + Sổ chi tiết phải thu của người mua + Sổ chi tiết phải trả người bán + Sổ chi tiết doanh thu bán hàng + Sổ chi tiết chi phí bán hàng + Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp + Sổ theo dõi thuế VAT c. Các loại báo cáo mà chi nhánh Công ty đang áp dụng. - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Phần I: Lãi, lỗ Phần II: Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước Phần III: Thuế GTGT được khấu trừ, được hoàn lại, được miễn giảm. - Bảng cân đối phát sinh các tài khoản - Quyết toán VAT - Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. - Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập - Thuyết minh báo cáo tài chính. III. Thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I Quản lý tiêu thụ hàng hoá tại chi nhánh Công ty. - Đặc điểm tiêu thụ: + Về khối lượng hàng hoá xuất bán: Hạch toán chi tiết hàng hoá đảm bảo cho phòng kinh doanh nắm chắc được tình hình hiện còn của từng loại hàng hoá, làm cơ sở cho việc ký kết các hợp đồng mua và bán hàng dễ dàng. + Về quy cách, phẩm chất hàng xuất bán: Trước khi nhập kho, hàng hoá được kiểm tra một cách nghiêm ngặt về chất lượng và quy cách, kiên quyết không cho nhập kho những hàng hoá không đạt yêu cầu (quá hạn sử dụng). + Về giá bán: Để thu hút được khách hàng, Công ty có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt. Giá bán được xác định trên 3 căn cứ: Giá mua hàng hoá nhập kho, giá cả thị trường và mối quan hệ giữa khách hàng với chi nhánh Công ty. Chi nhánh Công ty thực hiện giảm giá với khách hàng mua thường xuyên, mua với khối lượng lớn, với khách hàng ở tỉnh xa về hoặc với khách hàng mua thanh toán ngay. Phần giảm giá này chi nhánh Công ty có thể thực hiện trên hoá đơn hoặc cuối mỗi chu kỳ kinh doanh, sau khi xem xét toàn bộ số khách hàng mua trong kỳ để quyết định giảm giá cho những khách hàng mua nhiều với tỷ lệ từ 1% đến 2% trên tổng số doanh số bán cả năm cho khách hàng đó. Qua giảm giá chiết khấu, hồi khấu về thái độ phục vụ khách hàng của nhân viên mà uy tín của chi nhánh Công ty với các bạn hàng ngày càng được nâng cao. - Phương thức thanh toán: Công ty thực hiện phương thức thanh toán rất đa dạng, phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khách hàng có thể trả chậm từ 10 đến 15 ngày hoặc có thể thanh toán ngay, có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi... Việc thanh toán có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian nhất định sau khi nhận được hàng. Chi nhánh Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng thanh toán, đồng thời đảm bảo không gây thiệt hại kinh tế cho bản thân chi nhánh Công ty mình. Phương thức thanh toán trả chậm hiện nay đang được áp dụng phổ biến đối với hình thức bán buôn. Do đó để quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, nếu thanh toán vượt quá thời hạn thanh toán ghi trên hợp đồng thì chi nhánh Công ty tính lãi suất 1,5%/tháng trên tổng giá trị chưa thanh toán. Vì vậy, trong các năm gần đây không có hiện tượng khách hàng không đủ khả năng thanh toán hay bị chiếm dụng vốn trong thời gian dài. Đồng thời việc thanh toán trả chậm chỉ được thực hiện đối với khách hàng có quan hệ lâu dài với chi nhánh Công ty, hoặc khách hàng có tài sản thế chấp được ngân hàng bảo lãnh. Các hình thức tiêu thụ doanh nghiệp đang áp dụng. Chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, do vậy các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá được ghi hàng ngày khi có phát sinh. Bán trực tiếp. + Bán buôn qua kho của chi nhánh Công ty. Đã là hình thức bán buôn thì tổng giá trị thanh toán thường lớn, để tránh những sai sót có thể xảy ra, chi nhánh Công ty thường yêu cầu trong hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điều khoản sau: Tên đơn vị mua hàng,mã số thuế đơn vị mua, số lượng, đơn giá, quy cách phẩm chất của hàng hoá, thời gian, địa điểm giao nhận hàng, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, các chế độ ưu đãi (nếu có). Nếu có tranh chấp xảy ra thì được giải quyết ở trọng tài kinh tế nào? toà án kinh tế nào? Bán buôn qua kho của Công ty dưới hình thức xuất bán trực tiếp cho các cửa hàng lớn... Theo phương thức tiêu thụ này khách hàng có thể được hưởng chiết khấu từ 1% đến 1,5% trong hoá đơn hoặc ngoài hoá đơn tuỳ theo yêu cầu của khách hàng. Chi nhánh Công ty thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, do đó chứng từ mà kế toán sử dụng là hoá đơn GTGT theo mẫu 01/GTKT bán hàng theo quyết định số 885 ngày 16 - 7 -1998 của Bộ tài chính. Hoá đơn này được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu ở sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng để làm chứng từ nhận hàng, liên 3 giao cho bộ phận kho lưu lại làm thủ tục xuất hàng, khi nhận hàng xong khách hàng đã ký nhận đủ hàng, cuối ngày nộp lên phòng kế toán và bảng kê để kế toán hạch toán. +Phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận (tới các hệ thống siêu thị và các tỉnh phía Bắc): Căn cứ vào hợp đồng đã ký, đến ngày giao hàng, chi nhánh công ty sẽ xuất kho để chuyển hàng cho bên mua bằng phương tiện của mình hoặc đi thuê ngoài đến địa điểm đã ghi trong hợp đồng, chi phí vận chuyển này do bên nào chịu tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên và được ghi trong hợp đồng kinh tế. Hàng gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của chi nhánh công ty, khi người mua thông báo đã được nhận hàng và chấp nhận thanh toán thì số hàng đó được coi là tiêu thụ, chi nhánh công ty sẽ hạch toán vào doanh thu. Theo phương thức này thì đơn vị mua cũng có thể được hưởng chiết khấu từ 1% đến 1,5% trong hoá đơn hoặc ngoài hoá đơn tuỳ theo yêu cầu của đơn vị mua. Khi chi nhánh Công ty đi giao hàng, chi nhánh Công ty sử dụng: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại chi nhánh Công ty. Phương pháp hạch toán sẽ được minh hoạ bởi một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 2năm 2004 tại chi nhánh Công ty như sau: * Tài khoản kế toán sử dụng: - Tài khoản 157 - Hàng gửi bán Bên Nợ: Giá trị hàng hoá đã gửi cho khách hàng hoặc chờ bán đại lý, ký gửi. Bên Có: + Giá trị hàng hoá đã bán bị trả lại + Giá trị hàng hoá đã được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Số dư: Giá trị hàng hoá đã gửi đi nhưng chưa được thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. - TK 156-Hàng hoá Bên Nợ: Giá trị hàng hoá nhập kho trong kỳ. Bên Có: Giá trị hàng hoá được xuất bán trong kỳ. Số dư: Giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ. Tài khoản này được chi nhánh Công ty mở chi tiết cho từng mặt hàng. +TK 156: Bánh + TK 156: Sữa tắm trẻ em + TK 156: Kẹo - TK 511 - Doanh thu bán hàng Bên Nợ: + Giá trị hàng bán bị trả lại. + Khoản chiết khấu thực tế phát sinh trong kỳ. + Khoản giảm giá hàng bán. + Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911. Bên Có: Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ. Cuối kỳ TK 511 không có số dư. TK 511 được mở chi tiết cho từng mặt hàng: + TK 51111: Doanh thu bán hàng bánh. + TK 51112: Doanh thu bán hàng sữa tắm trẻ em. + TK 51113: Doanh thu bán hàng kẹo - TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. - TK 521 - Chiết khấu hàng bán. - TK 531 - Hàng bán bị trả lại. Ngoài ra kế toán của Công ty còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 111, TK 112, TK 131... * Tổ chức hạch toán kế toán chi tiết nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở chi nhánh Công ty. Ví dụ: Ngày 06 tháng 02 năm 2004, Công ty Komatsu Việt Nam mua hàng của chi nhánh công ty, chi nhánh Công ty xuất hàng tại kho như sau: -Bánh Ritz 300g: 20 thùng với giá vốn: 19.000đ/hộp và giá bán: 24.000đ/hộp -Sữa tắm trẻ em: 30 thùng với giá vốn: 26.000đ/hộp và giá bán: 34.000đ/hộp -Kẹo Fox’s: 10 thùng với giá vốn: 16.000đ/hộp và giá bán: 21.000đ/hộp Công ty Komatsu thanh toán chậm sau 10 ngày bằng tiền mặt. Trình tự tổ chức hạch toán như sau: Kế toán viên lập “Phiếu xuất kho”, phiếu này phản ánh số hàng xuất kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá vốn hàng bán. Phiếu này được lập thành 2 liên: Liên 1: Thủ kho giữ. Liên 2: Lưu phòng kế toán làm căn cứ hạch toán. Phiếu này có mẫu như sau: Phiếu xuất kho Ngày 06 tháng 02 năm 2004 Họ và tên người nhận hàng: Công ty Komatsu Việt Nam Lý do xuất kho: Xuất bán trực tiếp TT Tên, nhẫn hiệu, quy cách phẩm chất sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B 1 2 3 1 Bánh Ritz 300g Hộp 240 19.000 4.560.000 2 3 Sữa tắm trẻ em Kẹo Fox’s Hộp Hộp 720 120 26.000 16.000 18.720.000 1.920.000 Tổng cộng 25.200.000 Cộng thành tiền: Hai mươi lăm triệu hai trăm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán viên của chi nhánh Công ty lập Hoá đơn GTGT thành 3 liên. Liên 1(màu tím) lưu sổ gốc, liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (màu xanh) giao cho bộ phận kho làm thủ tục cấp hàng và đến cuối ngày, bộ phận kho nộp lên phòng kế toán để kế toán bán hàng làm cơ sở để hạch toán. Hoá đơn GTGT có mẫu sau: Hoá đơn (GTGT) Liên 3 (dùng để thanh toán) GQ/2003B Ngày 06 tháng 02 năm 2004 000675 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua: Nguyễn Bích Loan Đơn vị: Công ty Komatsu Việt Nam Địa chỉ: 14 Thuỵ Khuê-Tây Hồ- Hà Nội Hình thức thanh toán: TM MS STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B 1 2 3 1 Bánh Ritz 300g Hộp 240 21.818 5.236.364 2 3 Sữa tắm trẻ em Kẹo Fox’s Hộp Hộp 720 120 30.909 19.091 22.254.480 2.290.909 Cộng tiền hàng: 29.781.753 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.978.175 Tổng cộng tiền thanh toán: 32.759.928 VND Số tiền bằng chữ: Ba mươi hai triệu, bảy trăm năm chín nghìn, chín trăm hai mươi tám đồng Người mua hàng (Ký, họ tên) Người bán hàng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) ở kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá. Mỗi thẻ kho được mở cho một loại mặt hàng theo dõi về mặt hiện vật. Phương pháp thẻ kho: Căn cứ vào các chứng từ nhập, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành lập thẻ kho. Cuối tháng thủ kho kiểm kê đối chiếu với kế toán. Thẻ kho có mẫu như sau: Thẻ kho Tờ số: - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bánh Ritz 300g - Đơn vị tính: Hộp - Mã số: Ngày tháng Số hiệu CT Diễn giải Số lượng N X Nhập Xuất Tồn Tồn cuối tháng 01/2004 2.500 Tháng 02/2004 02/02/04 Siêu thị Intimex 2.000 04/02/04 Cty nabisco 20.000 05/02/04 Cửa hàng Ngọc Khánh 4.990 06/02/04 Công ty Komatsu 240 ........... .... ...... .... Tồn cuối tháng 02/2004 20.000 9.230 13.270 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) ở phòng kế toán, kế toán sử dụng các loại sổ chứng từ và các loại sổ chi tiết, bảng kê sau để theo dõi hàng hoá cả về mặt hiện vật lẫn mặt giá trị. + Sổ chứng từ kế toán xuất hàng hoá. Căn cứ lập: Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT Phương pháp lập: Sổ này mở theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng + Bảng kê tiêu thụ: Căn cứ: Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành ghi số lượng xuất từng mặt hàng vào các cột tên mặt hàng tương ứng và tổng số tiền khách hành phải thanh toán theo hoá đơn đó vào cột thành tiền. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hay chuyển khoản thì sẽ được ghi tương ứng vào cột TK 111, TK 112. Nếu khách hàng trả chậm thì ghi số tiền phải thu được ghi ở cột TK 131. Số lượng hàng xuất trên Bảng kê tiêu thụ được tổng hợp theo từng mục đích xuất để cuối tháng ghi vào "Sổ chi tiết hàng hoá", số tiền ghi trên "Bảng kê tiêu thụ" được dùng để ghi vào "Sổ chi tiết công nợ" theo từng hoá đơn, từng khách hàng. + Sổ chi tiết hàng hoá. Căn cứ lập: Các chứng từ liên quan đến nhập kho hàng hoá, bảng giá thành thực hiện và bảng kê tiêu thụ (Chỉ lấy phần số lượng). Nội dung: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn từng mặt hàng. Mỗi loại hàng hoá được lập trên một trang sổ. Phương pháp lập: Hàng ngày, kế toán ghi sổ chi tiết hàng hoá nhập kho theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng, kế toán tính giá thành chuyển bảng giá thành thực hiện đã tính xong và tiến hành ghi vào sổ chi tiết phần nhập kho theo chỉ tiêu giá trị. Đồng thời kế toán tập hợp số lượng trên "Bảng kê tiêu thụ" (Xuất bán trực tiếp, xuất cho các cửa hàng) để ghi phần xuất theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị (giá vốn). Từ số lượng, giá trị nhập xuất kế toán tính ra số lượng hàng tồn kho. + Bảng kê nhập xuất hàng hoá. Căn cứ lập: "Sổ chi tiết hàng hoá" Nội dung: Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng mặt hàng theo chỉ tiêu giá vốn. Phương pháp lập: Hàng hoá được tổng hợp và theo dõi trên một bảng kê nhập, xuất. Mỗi mặt hàng được ghi trên 1 dòng của bảng này. Cột dư đầu kỳ: căn cứ vào số dư cuối kỳ trước của "Bảng kê nhập xuất" Cột phát sinh Nợ: căn cứ vào "Sổ chi tiết hàng hoá" từ đó rút ra giá trị tồn kho cuối kỳ. "Bảng kê nhập xuất hàng hoá" ở chi nhánh Công ty đang sử dụng thực chất là theo dõi hàng hoá nhập, xuất theo giá trị thực tế. + Bảng tổng hợp nhập xuất: Là bảng tổng hợp cácchỉ tiêu "Bảng kê nhập xuất hàng hoá. Đến ngày 16-02-2004, Công ty Komatsu Việt Nam thanh toán tiền hàng, kế toán lập phiếu thu rồi chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển sang cho thủ quỹ làm thủ tục nhận tiền Phiếu thu có mẫu sau:  Phiếu thu Số: Đơn vị : Công ty Komatsu Việt Nam Ngày: 16-03-2004 Địa chỉ : 14 Thuỵ Khuê -Tây Hồ Tài khoản Nợ: 111 Nhận của : Nguyễn Bích Loan Tài khoản Có: 131 Bộ phận công tác : Về khoản : Thanh toán tiền hàng kỳ trước Tổng số tiền : Viết bằng chữ : Ngày 16 tháng 02 năm 2004 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, Người lập phiếu(Ký, họ tên, Người nộp(Ký, họ tên, Thủ quỹ (Ký, họ tên, Phiếu thu này được lập thành 3 liên: 1 liên lưu sổ quỹ, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên dùng để chuyển cho kế toán (theo dõi hạch toán với khách). Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 1111: 12.939.150 Có TK 131 - Công ty Komatsu Việt Nam: 12.939.150 Bảng kê số 1 Ghi Nợ TK 111, 112 Tháng 03 năm 2000 Chứng từ Diễn giải Nợ TK 111 Nợ TK 112 SH NT TK ĐƯ Số tiền TKĐƯ Số tiền 02/03/00 Thu tiền vận chuyển 641 150.000 05/03/00 Thu tiền bán lẻ cửa hàng 8 Ngọc Khánh 5112 403.000 10/03/00 Thu tiền của khách 131 3.000.000 07/03/00 Thu tiền hàng của Công ty Komatsu 131 12.939.150 .............. Cộng 603.757.000 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán tiền mặt (Ký, họ tên) Cùng với việc phản ánh các khoản thu, kế toán phải mở "Sổ chi tiết công nợ" theo dõi riêng cho từng khách hàng. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT để ghi sổ. Cuối tháng căn cứ vào các "Sổ chi tiết công nợ" kế toán vào "Sổ tổng hợp công nợ" Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Ví dụ: Ngày 29 tháng 02 năm 2004, Giám đốc chi nhánh Công ty xét thấy Công ty Komatsu Việt Nam đã mua hàng hoá của chi nhánh Công ty với khối lượng lớn trong tháng, tương đương 120.000.000 /tháng. Chi nhánh Công ty quyết định giảm giá 2% trên tổng doanh số bán cả tháng cho Công ty Komatsu. Căn cứ biên bản xác định thực hiện giảm giá, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 521: 120.000.000 x 2% = 2.400.000 Có TK 131: 2.400.000 Nghiệp vụ này được phản ánh trên "Sổ chi tiết công nợ" cuối kỳ được tập hợp vào "Sổ tổng hợp công nợ" Với nghiệp vụ hàng bán bị trả lại: Ngày 25 tháng 02 năm 2004 công ty TNHH thương mại Tiến Dũng có trả lại 20 hộp bánh Ritz 150g do bánh bị bẹp . Số hàng mà công ty TNHH thương mại Tiến Dũng mua trước đã thanh toán hết tiền cho chi nhánh công ty bằng tiền mặt. Vì vậy, kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 531:220.000 Có TK 111:220.000 Riêng trường hợp giảm giá hàng bán thì trong vòng 3 năm trở lại đây chi nhánh công ty hầu như không có nghiệp vụ phát sinh. 5. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá. Cuối tháng căn cứ vào Bảng kê và Sổ chi tiết đã trình bày ở trên, kế toán vào các Nhật ký - Chứng từ sau: - Nhật ký - Chứng từ TK 511 Cuối tháng, lấy số liệu tổng hợp trên Sổ tổng hợp công nợ (Cột TK 521, 531, 532), kế toán kết chuyển điều chỉnh giảm doanh thu theo bút toán sau: Nợ TK 5112: Có TK 521: Có TK 531: Đồng thời căn cứ vào sổ chứng từ kế toán mở riêng cho từng mặt hàng và từng phương thức xuất, phản ánh tổng hợp doanh thu vào Nhật ký - Chứng từ này. - Nhật ký chứng từ ghi Có TK 156 Căn cứ vào số liệu tổng hợp trên sổ chứng từ, kế toán phản ánh giá vốn tổng cộng vào Nhật ký - Chứng từ. IV. Hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I Hạch toán các khoản chi phí cho kinh doanh a. Chi phí bán hàng: - Chi phí bán hàng bao gồm: + Chi phí nhân viên . + Chi phí vật liệu bao bì . + Chi phí dụng cụ, đồ dùng. + Chi phí khấu hao tài sản cố định. + Chi phí bảo hành + Chi phí dịch vụ mua ngoài. + Chi phí khác bằng tiền. Các khoản chi phí bán hàng này được tập hợp ghi vào " Sổ chi tiết chi phí bán hàng". Sổ chi tiết chi phí bán hàng Tài khoản 641 Từ ngày 01/02/2004 đến ngày 29/02/2004 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT 05/02/04 0062 04/03/04 Thuê phương tiện vận tải 1111 100.000 15/02/04 0081 12/04/04 Chi quảng cáo 1111 5.000.000 ............... Cộng: 9.985.062 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) b. Chi phí quản lý doanh nghiệp. - Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các khoản: + Chi phí nhân viên quản lý. + Chi phí vật liệu quản lý. + Chi phí đồ dùng văn phòng. + Chi phí khấu hao tài sản cố định. + Thuế, phí, lệ phí. + Chi phí dự phòng. + Chi phí dịch vụ mua ngoài. + Chi phí khác bằng tiền. Kế toán chi phí ở chi nhánh Công ty sử dụng TK 642 để phản ánh các chi phí phát sinh trong kỳ và được tập hợp trong "Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp". Mẫu sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản 642 Từ ngày 01/02/2004 đến ngày 29/02/2004 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT 02/03/04 0056 01/03/04 Chi tiếp khách 1111 250.000 13/03/04 0072 10/03/04 Công tác phí 1111 150.000 13/03/04 0073 10/03/04 Vé cầu xe đi công tác 1111 70.600 ........... Cộng: 6.993.518 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Hạch toán các nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh. Hàng tháng kế toán Công ty xác định kết quả kinh doanh bằng các bút toán sau: Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511: 650.000.000 Có TK 911: 650.000.000 - Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911: 350.000.000 Có TK 632: 350.000.000 - Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911: 115.000.000 Có TK 641: 80.000.000 Có TK 642: 35.000.000 - Kết chuyển lãi: Nợ TK 911: 185.000.000 Có TK 4212: 185.000.000 Trên cơ sở này kế toán vào "Sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh" Mẫu sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh . Trên cơ sở này cuối tháng kế toán lập "Báo cáo kết quả kinh doanh" Sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh Tài khoản 911 Từ ngày 01/02/2004 đến ngày 29/02/2000 Số TT Diễn giải Ghi Nợ TK 911 Ghi Có TK 911 TK 632 TK 641 TK 642 TK 421 TK 511 TK 421 1 Kết chuyển giá vốn 350.000.000 2 Kết chuyển chi phí bán hàng 80.000.000 3 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 35.000.000 4 Kết chuyển doanh thu thuần 650.000.000 5 Xác định kết quả và kết chuyển ............. 185.000.000 Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định tiêu thụ tại chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I I. Một số nhận xét về công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I 1. Nhận xét chung. Chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I là một đơn vị kinh doanh thương mại, hoạt động trong nền kinh tế thị trường với những cạnh tranh khốc liệt mang cả tính chất tích cực lẫn tiêu cực. Vì vậy, chi nhánh Công ty có điều kiện tiếp cận với những quy luật của nền kinh tế thị trường và vận dụng nó một cách linh hoạt vào sự vận động, kinh doanh, tồn tại và phát triển của chi nhánh Công ty mình. Bên cạnh đó thì sự phát triển của những công ty TNHH kinh doanh thương mại đang mọc lên như nấm đã khiến cho hoạt động kinh doanh thương mại ngày càng trở nên khó khăn hơn và cuộc cạnh tranh để đứng vững, giữ uy tín trên thương trường cũng ngày một cam go. Nhưng chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I vẫn tồn tại và phát triển không ngừng trong những năm qua. Từ một chi nhánh Công ty chỉ chuyên kinh doanh một số mặt hàng tiêu dùng, đến nay chi nhánh Công ty đã kinh doanh thêm cả những mặt hàng thực phẩm và một số mặt hàng đang có nhu cầu lớn trên thị trường.Và các mặt hàng mà chi nhánh Công ty kinh doanh sẽ rất đa dạng, phong phú và phát triển không ngừng trong những năm tới. Nhờ đó mà đời sống của nhân viên chi nhánh Công ty ngày càng được cải thiện và ổn định. Trong nền kinh tế thị trường, nhiều Công ty TNHH không tồn tại được vì phải tự chủ về kinh doanh, tự chủ về tài chính. Nhìn nhận được vấn đề này, Ban lãnh đạo Công ty đã đưa ra nhiều giải pháp kinh tế có hiệu quả cao nhằm khắc phục mọi khó khăn để hoà nhịp với nền kinh tế thị trường. Hiện nay chi nhánh Công ty quan tâm hàng đầu đến chất lượng sản phẩm, đảm bảo an toàn hiệu quả đến người tiêu dùng, từng bước nâng cao uy tín trên thị trường. Để đạt được hiệu quả như trên, nhất là trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt thì phải nói đến sự quản lý tài tình của Ban lãnh đạo chi nhánh Công ty cùng với sự đoàn kết phối hợp ăn ý giữa các phòng ban trong chi nhánh Công ty. Trong đó có sự đóng góp không nhỏ của tập thể Phòng kế toán - tài chính, mặc dù không có nhiều người nhưng việc tổ chức kế toán được chuyên môn hoá khoa học hợp lý. Chi nhánh Công ty đã sử dụng hệ thống kế toán trên máy vi tính và được nối mạng với các phòng ban có liên quan. Với cách bố trí công việc kế toán như hiện nay không những làm giảm khối lượng cho kế toán viên mà lại đạt được hiệu quả cao. Ưu điểm và một số tồn tại cần khắc phục. a. Ưu điểm. Trước hết, Ban lãnh đạo chi nhánh Công ty đã có sự quan tâm đúng mức tới chế độ quản lý hàng hoá và chế độ hạch toán tiêu thụ hàng hoá. Hệ thống kho hàng cũng được bố trí khoa học, hợp lý đảm bảo quản lý theo từng mặt hàng, từng chủng loại thuận tiện cho việc nhập, xuất hàng hoá, cũng như thuận tiện cho việc bảo quản hàng hoá không để tình trạng hàng bị giảm chất lượng khi ở trong kho. Bên cạnh đó, công tác quản lý tiêu thụ hàng hoá, theo dõi, thanh toán công nợ với từng khách hàng cũng được tiến hành đều đặn. Với khối lượng hàng bán tương đối lớn lại phong phú về chủng loại, quy cách kế toán tiêu thụ hàng hoá ở chi nhánh Công ty cũng rất nỗ lực để hoàn thành một khối lượng công việc lớn như hiện nay. Kế toán ở chi nhánh Công ty đã phản ánh và giám sát chặt chẽ toàn bộ tài sản và nguồn vốn của chi nhánh Công ty, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, phục vụ tốt cho công tác quản lý giúp Ban lãnh đạo chi nhánh Công ty ra được các quyết định đúng đắn, kịp thời. Tuy nhiên, trên thực tế công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá ở chi nhánh Công ty vẫn còn một số tồn tại cần được xem xét để hoàn thiện hơn. Việc chi nhánh Công ty sử dụng hệ thống kế toán trên máy vi tính và được nối mạng với các phòng ban có liên quan là cải tiến rất đáng kể trong công tác hạch toán kế toán hiện nay. b. Một số tồn tại cần khắc phục. Thứ nhất: Giá trị thực tế hàng xuất giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, tiếp thị... chưa được tập hợp vào chi phí bán hàng. Khi xuất hàng phục vụ công tác này, kế toán vẫn phải phản ánh giá vốn hàng xuất tương tự như hàng xuất thông thường. Nợ TK 632 Có TK 156 Như vậy là chưa hợp lý bởi xuất hàng trong trường hợp này không mang lại doanh thu cho doanh nghiệp. Thứ hai: Về phương thức thanh toán. Hiện nay các khách hàng của chi nhánh Công ty đều thanh toán theo phương thức trả chậm, thanh toán sau 10-15 ngày nhưng thực tế khách hàng đều thanh tiền hàng sau 20 ngày có khi đến 1 tháng. Điều này dẫn đến chi nhánh Công ty bị chiếm dụng vốn hợp pháp. Chi nhánh Công ty phải trả lãi tiền vay ngân hàng, khách hàng chiếm dụng vốn của chi nhánh Công ty không phải trả phần lãi tiền vay này, dẫn đến lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty bị giảm đi. Thứ ba: Thời gian báo cáo bán hàng của các nhân viên bán hàng không theo một quy định thống nhất nào mà ai làm xong trước thì nộp trước, ai làm xong sau thì nộp sau dẫn đến kế toán hạch toán đôi khi bị thiếu hụt thông tin làm chậm tiến độ xác định kết quả kinh doanh của phòng kế toán - tài chính. Thứ tư: Về chi phí bán hàng của chi nhánh Công ty. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh Công ty, chi phí này chiếm khoảng 70% trong tổng chi phí kinh doanh toàn Công ty tương ứng với khoảng 80 triệu đồng. Đây là một con số không nhỏ. Chi nhnánh Công ty nên nghiên cứu cần tìm ra phương thức mới để tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận. Tóm lại: Để nâng cao hiệu quả công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ, cần phải kết hợp nhịp nhàng giữa lý luận và thực tiễn sao cho vừa giảm bớt khối lượng công việc mà vẫn đem lại hiệu quả kinh tế cao, vừa chấp hành đúng chế độ kế toán thống kê của Nhà nước đang hiện hành. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I. Qua phần nhận xét ở trên, ta có thể nhận thấy được thực trạng công tác quản lý hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở chi nhánh Công ty, bên cạnh những mặt tích cực còn có những tồn tại không tránh khỏi của công tác hạch toán, để hoàn thiện công tác kế toán này trước hết cần phải đát ứng các yêu cầu sau: - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính trong chế độ kế toán, kế toán không chỉ là công cụ quản lý tài chính của các đơn vị mà còn là công cụ quản lý kinh tế của Nhà nước, việc tổ chức công tác kế toán ở đơn vị cụ thể được vận dụng và cải tiến nhưng phải tuân theo khuôn khổ của chế độ kế toán tài chính do Nhà nước ban hành. - Hoàn thiện công tác kế toán này phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, đặc điểm tổ chức kinh doanh của đơn vị nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, đem lại hiệu quả cao, tăng lợi nhuận cho chi nhánh Công ty. - Hoàn thiện phải đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý. Qua thời gian thực tập tại chi nhánh Công ty, em đã đi sâu tìm hiểu công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. Bằng vốn hiểu biết ở lý thuyết đã học cộng với công việc thực mà phòng kế toán - tài chính của chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I đang thực hiện, đồng thời được sự hướng dẫn của cô giáo, thạc sỹ Phạm Thị Bích Chi và các nhân viên phòng kế toán đặc biệt là cô kế toán trưởng Nguyễn Thị Thanh Hương. Em đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ như sau: ý kiến 1: Kế toán cần hạch toán rõ ràng. Kế toán chi nhánh Công ty cần có sự phân biệt rõ ràng giữa hàng xuất bán cho khách, thu tiền và hàng xuất sử dụng cho việc chào hàng, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm. Việc xuất hàng để chào hàng, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm chính là một phần chi phí để đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng hoá, mở rộng thị trường nên kế toán phải tính vào chi phí bán hàng và nên hạch toán như sau: Nợ TK 641 Có TK 156 ý kiến 2: Đẩy mạnh biện pháp hạch toán. Về phương thức thanh toán. Trong cơ chế thị trường như hiện nay, vốn là một vấn đề hết sức quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đều quan tâm đến việc bảo toàn vốn, quay vòng vốn nhanh để sử dụng tối đa hiệu quả của đồng vốn. Đối với chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I số vốn vay chiếm tới 60% vốn kinh doanh, hàng năm Công ty phải trả lãi tương đối lớn, do đó dẫn tới chi phí tăng lên đáng kể. Với phương thức thanh toán của khách hàng với Công ty như hiện nay hầu hết là trả chậm thường là 15 ngày nhưng có khi đến 20 á 30 ngày khách hàng mới thanh toán. Như vậy Công ty bị lỗ khoản lãi tiền vay trả cho ngân hàng do bị khách hàng chiếm dụng vốn. Do vậy, chi nhánh Công ty cần đẩy mạnh công tác thu hồi nhanh số tiền nợ. Đối với khách hàng gần đến hạn phải trả tiền, chi nhánh Công ty nên gửi giấy báo yêu cầu trả tiền trước khi đến hạn 2-3 ngày để nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn, hoặc có thể gửi thông báo yêu cầu thanh toán có tính lãi suất tiền vay trên số tiền trả chậm quá hạn trả theo lãi suất quá hạn do ngân hàng quy định (Điều này có thể ghi rõ trong hợp đồng kinh tế). ý kiến 3: Thống nhất thời gian nộp báo cáo của các nhân viên bán hàng. Chi nhánh Công ty cần có thời gian quy định thống nhất việc nộp báo cáo về phòng kế toán. Theo em có thể là 1 tuần nộp báo cáo 1 lần để giúp cho kế toán có được những thông tin chính xác giúp cho Ban lãnh đạo chi nhánh Công ty đưa ra những quyết định sáng suốt trong thời gian ngắn và không bị bỏ lỡ những cơ hội kinh doanh cũng như tránh được những rủi ro không đáng có. ý kiến 4: Cần phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng tồn kho. Chi nhánh Công ty cần phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng hoá còn tồn trong kho của chi nhánh Công ty. Theo chế độ kế toán hiện hành quy định thì khi số lượng hàng tồn kho giữa các kỳ có số lượng biến động lớn, liên quan đến những hàng tồn kho, các khoản chi phí phát sinh lớn cần phải được phân bổ cho lượng hàng tồn kho và hàng bán ra nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp khi so sánh giữa thu nhập và chi phí kinh doanh để xác định chính xác kết quả tiêu thụ trong kỳ. Kết luận Qua thời gian thực tập ở chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I, bước đầu em đã làm quen với công việc của một nhân viên kế toán, em đã tìm hiểu tổ chức bộ máy kế toán cũng như phương pháp hạch toán của chi nhánh Công ty. Có thể nói rằng những thành tựu mà chi nhánh Công ty đã đạt được là không nhỏ. Chi nhánh Công ty đã có uy tín và chỗ đứng trên thị trường. Tuy nhiên, sự phát triển về quy mô hoạt động cũng như khối lượng tiêu thụ hàng hoá ngày càng tăng, đòi hỏi tính chính xác và kịp thời trong việc tổ chức công tác kế toán của chi nhánh Công ty. Qua bài viết có thể thấy rằng việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp vì nó giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn hoạt động tiêu thụ hàng hoá của mình, đảm bảo các chu kỳ kinh doanh diễn ra đều đặn, không bị ứ đọng vốn, sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống cho người lao động. Nhằm mục đích thực hiện được nhiệm vụ kinh doanh trong điều kiện cơ chế hiện nay, chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại cần phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, tổ chức hợp lý công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá, lưu chuyển chứng từ, tài liệu từ đó làm tăng hiệu quả sử dụng nhân lực, tăng cường tính kịp thời của các thông tin. Điều này còn phụ thuộc nhiều vào thời gian, đòi hỏi phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng về mặt xây dựng chế độ và khảo sát tình hình thực tế trên thị trường. Sau cùng em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của cô giáo, thạc sỹ Phạm Thị Bích Chi và các nhân viên phòng kế toán – tài chính của chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn! Mục lục Nhận xét của cơ quan thực tập Ngày tháng năm 2003 Kế toán trưởng Giám đốc chi nhánh