Đề tài Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ô tô V75 – Bộ Ngoại giao

2500 2500 2500 10000 Bưu phí 10000 10500 11000 10500 42000 Kế hoạch công cụ nhỏ 4500 4500 4500 4500 18000 Sách báo, chứng từ 2700 2700 2700 2700 10800 Văn phòng phẩm 2700 2700 2800 2800 11000 Chi phí tiếp thị quảng cáo 18700 19000 18700 18600 75000 Chi phí hội nghị, thị trường 13000 10000 11000 16000 50000 Tàu xe, nghỉ phép 2000 2000 2000 2000 8000 Công tác phí 2500 2500 2500 2500 10000 Cầu phà, đăng kiểm y tế cơ quan, BHYT 1550 1550 1550 1550 6200 Kinh phí công đoàn 1075 1075 1075 1075 4300 Chi phí khác 1500 1500 1500 1500 6000 5. Sửa chữa nhà cửa, kho tàng, TBMM 4000 4000 4000 4100 16100 6. Khấu hao tài sản cố định 47846 47845 47845 47846 191382 7. Chi phí thí nghiệm 3500 3200 3500 4800 15000 8. Chi phí bảo hộ lao động 25291 25291 9. Chi phí tự vệ, phòng hoả, bão lụt, an ninh 2400 2200 2400 2500 9500 10.Đào tạo bồi dưỡng thực tập sản xuất 5000 5000 10000 11. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 12. Vật tư hao hụt trong định mức 2500 2500 2500 2500 10000 13. Chi phí khác 2500 2500 2500 2500 10000 14. Thuế và chi phí bắt buộc Môn bài 750 750 750 750 3000 Nhà đất 14750 14750 14750 14750 59000 Vốn Các khoản đóng góp khác 2500 2500 2500 2500 10000 Tổng 278762 257410 253195 263867 1053234 Nguồn: Người viết tập hợp trên cơ sở số liệu tại Xí nghiệp ( Ngân sách này được tính dựa trên phương pháp cộng thêm vào năm ngoái ) Các ngân sách khác được xem như là đầy đủ, chi tiết, người viết chuyên đề coi như đã hoàn chỉnh và ở đây chỉ muốn giới thiệu việc lập báo cáo ngân sách tài chính dựa trên việc thiết lập mô hình như ở chương I với những dữ kiện đã có trong các dự báo ngân sách tại xí nghiệp và một số ngân sách được trình bày chi tiết lại ở trong bài phục vụ cho việc chạy mô hình. Sau đây là một số chỉ tiêu được tổng hợp lại qua các năm Bảng 15: Một số chỉ tiêu qua các năm Chỉ tiêu Kí hiệu 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Giá vốn hàng bán/ doanh thu a1 0.926 0.918 0.922 0.912 0.913 0.918 Chi phí bán hàng / doanh thu a2 0.001 0.002 0.001 0.001 0.002 0.001 Tỉ lệ thuế thu nhập doanh nghiệp a3 0.32 Tỉ lệ các khoản phải thu / doanh thu a4 0.394 0.421 0.325 0.376 0.326 0.368 Tỉ lệ hàng tồn kho / doanh thu a5 0.102 0.098 0.122 0.095 0.112 0.106 Tỉ lệ tài sản lu động khác / doanh thu a6 0.159 0.123 0.142 0.145 0.126 0.139 Tỉ lệ các khoản phải trả / doanh thu a7 0.123 0.222 0.131 0.122 0.143 0.148 Đây là các chỉ tiêu mà qua thực tế không thay đổi nhiều nên ta có thể lấy mức trung bình làm cơ sở cho những dự báo năm tới và kì tới. Sau đây là số liệu dự báo báo cáo ngân sách tài chính cho năm ngân sách 2005, được chia thành các kì báo cáo theo quí. Mô hình được tính toán và giải thích ở bên cạnh Các công thức được thiết lập như trong chương I ( phụ lục 1) Sau đó người sử dụng sẽ điền số liệu và kết quả được dự báo như sau( kết quả dự báo chính xác hay không đòi hỏi thông tin thu thập được về các số liệu phải chính xác): Bảng 16: Báo cáo ngân sách tài chính dự báo cho năm 2005 Chỉ tiêu Quí I Quí II Quí III Quí IV Cả năm Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo 1. DT bán hàng và CCDV 2342676560 2464776560 2493376560 2419676560 9720506240 2. Giá vốn hàng bán 2083411032 2263157837 2289418357 2221747017 8857734244 3. Lợi nhuận gộp 185140528 201618723 203958203 197929543 862771996 4. Doanh thu hđ tài chính 25000000 1000000 0 10000000 36000000 5. Chi phí tài chính 1000000 1500000 1000000 1000000 4500000 6. Chi phí bán hàng 2925105 3450687 3490727 3387547 13254067 7. Chi phí quản lí 278762000 257410000 253195000 263867000 1053234000 8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD -77546577 -59741965 -53727525 -60325005 -172216071 9. Thu nhập khác 440000000 300000000 250000000 300000000 1290000000 10. Chi phí khác 250000000 156000000 200000000 200000000 806000000 11. Lợi nhuận khác 150000000 144000000 50000000 100000000 484000000 12. Tổng lợi nhuận trớc thuế 72453423 84258035 -3727525 39674995 311783929 13. ThuếTN DN phải nộp 23185095 26962571 12695999 61650857 14. Lợi nhuận sau thuế 49268328 57295464 -3727525 26978997 130008072 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo 1. Lưu chuyển từ hoạt động sản xuất kinh doanh Lợi nhuận trớc thuế 72453423 84258035 -3727525 39674995 311783929 Khấu hao TSCĐ(KH) 400000000 400000000 400000000 400000000 1600000000 Thu nhập đánh giá lại TS và CLTG 500000 500000 500000 500000 2000000 Lãi lỗ trước khi thay đổi TSLD và nnh 1672953423 484758035 396772475 440174995 1913783929 Tăng các khoản phải thu 787068711 44981640 10536240 -27151080 2689625654 Tăng các khoản phải trả 94373547 18095220 4238520 -10922340 1081982959 L chuyển tiền thuần từ hđkd 791511165 421681175 381997715 478248415 -1857824683 2. L chuyển tiền thuần từ hđ ĐT Tiền thu do bán tài sản cố đinh 500000000 0 100000000 0 600000000 Tiền mua tài sản cố định(MTSCĐ) 0 0 L chuyển tiền thuần từ hđ ĐT 500000000 0 100000000 0 600000000 3. L chuyển tiền từ hđ tài chính Tiền thu từ lãi tiền gửi(LTG) 20000000 20000000 20000000 20000000 80000000 Lu chuyển tiền thuần từ HDTC 20000000 20000000 20000000 20000000 80000000 L chuyển tiền thuần trong kì(L) 1311511165 441681175 501997715 498248415 -1177824683 Tiền tồn đầu kì(Lk-1) 3027578752 4339089917 4780771093 5282768808 5781017223 Tiền tồn cuối kì(Lk) 4339089917 4780771093 5282768808 5781017223 4603192540 Bảng cân đối kế toán dự báo Kì trước A. Tài sản(TS) 16206468562 17179993652 17296546547 17416081783 17469137358 19168181434 1. TSLD và đầu tư ngắn hạn 4402094066 5775619184 6292172079 6811707315 7264762890 10563806966 1.1. Tiền (Ti) 3027578752 4339089917 4780771093 5282768808 5781017223 4603192540 1.2. Các khoản phải thu(PT) 75973334 863042045 908023685 918559925 891408845 3581034499 1.3. Hàng tồn kho(tk) 1140492030 247855180 260773360 263799240 256001780 1028429560 1.4. Tài sản lưu động khác 158049950 325632041.8 342603941.8 346579341.8 336335041.8 1351150367 2. Tài sản cố định và ĐTdài hạn 11804374496 11404374468 11004374468 10604374468 10204374468 8604374468 2.1. Tài sản cố định(TSCD) 11804374496 11404374468 11004374468 10604374468 10204374468 8604374468 Nguyên gia(NG) 41357799258 41357799258 41357799258 41357799258 41357799258 41357799258 Giá trị hao mòn luỹ kế -29553424790 -29953424790 -30353424790 -30753424790 -31153424790 -32753424790 B.Nguồn vốn(NV) 16206468562 17179993652 17296546547 17416081783 17469137358 19168181434 1. Nợ phải trả(NPT) 252811119 347184666 365279886 369518406 358596066 1440579025 1.1. Nợ ngắn hạn(NNH) 252811119 347184666 365279886 369518406 358596066 1440579025 Các khoản phải trả(PTr) 252811119 347184666 365279886 369518406 358596066 1440579025 2. Nguồn vốn chủ sở hữu 15953657443 16832808986 16931266661 17046563376 17110541292 17727602410 2.1.Nguồn vôn - quĩ 15823763099 15873531427 15931326891 15929292174 15956771171 16089779244 Vốn kinh doanh 16440020013 16440020013 16440020013 16440020013 16440020013 16440020013 Quĩ đầu tư phát triển CL đánh giá lại tài sản và tỉ giá -718229275 -717729275 -717229275 -716729275 -716229275 -714229275 Lợi nhuận chưa chia 101972361 151240689 208536153 206001436 232980433 363988506 2.2.Nguồn kinh phí quĩ khác 129894344 959277559 999939770 1117271202 1153770121 1637823166 Quĩ khen thưởng phúc lợi -10574905 818808310 859470521 976801953 1013300872 1497353917 Nguồn KP đã hình thành Tscđ 140469249 140469249 140469249 140469249 140469249 140469249 Nguồn: Người viết tập hợp trên cơ sở số liệu tại Xí nghiệp Như vậy, việc lập kế hoạch ngân sách đến đây cơ bản là xong. Bởi vì doanh nghiệp không xác định những mục tiêu to lớn nào trong kế hoạch kinh doanh như giảm chi phí hay tăng doanh thu của năm sau so với năm trước nên người viết tạm thời không thiết lập các kế hoạch hành động cho năm ngân sách. Mà chỉ lập khi kiểm soát ngân sách cho mỗi kì ngân sách nếu phát hiện các chênh lệch. III. Nguyên nhân của những tồn tại 1. Nguyên nhân chủ quan Trước những tồn tại tại xí nghiệp, người viết đã cố gắng tìm hiểu và nhận thấy do một số nguyên nhân sau. Các nguyên nhân được sắp xếp theo sự quan trọng giảm dần của nó. 1.1. V75 chưa thực sự thấy hết được tầm quan trọng của công tác xây dựng ngân sách. Đây có thể nói là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc ngân sách được thiết lập tại đây còn nặng về hình thức. Chủ yếu xí nghiệp lập với mục đích báo cáo với Bộ chủ quản. Chính vì thế tiến độ xây dựng kế hoạch ngân sách rất chậm, thường là đã sang đến quí I năm sau mới hoàn thành. Xem xét một số chỉ tiêu của doanh nghiệp cho thấy, hầu như các chỉ tiêu về doanh thu và chi phí đều vượt kế hoạch đề ra, và kế hoạch doanh thu năm sau được lập thấp hơn hẳn so với thực hiện của năm trước. Bảng 17: Một số chỉ tiêu chính trong BCKQKD qua các năm 2002 2003 2004 Kh Th htkh Kh Th htkh Kh Th htkh Tổng doanh thu thuần 9637614857 10153655001 5 .4% 9616612000 10269799000 6.8% 9729717000 11124956600 14.3% Tổng chi phí 9524148000 10057155001 5.6% 9576195000 10221795000 6.7% 9520626000 11008837302 15.6% Lợi tức trước thuế 113466857 96500000 -15.0% 40417000 48004000 18.8% 209091000 116119298 -44.5% Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh qua các năm tại xí nghiệp ôtô V75 Đây chính là minh chứng cho việc thiết lập kế hoạch nặng về tính hình thức. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, ngoài việc phương tiện vận tải của xí nghiệp không được đổi mới, phải chăng còn do việc trình duyệt lên Bộ đã khiến họ mong muốn đạt được thành tích, nên đã thiết lập dự báo ngân sách năm sau thấp hơn hẳn năm trước, để luôn hoàn thành kế hoạch đề ra? Thực sự vai trò của kế hoạch ngân sách đối với doanh nghiệp là rất lớn. Bởi vì doanh nghiệp luôn bị động với những kế hoạch vận chuyển của trên giao. Nếu ngân sách được thiết lập một cách đầy đủ và hệ thống thì công việc sẽ giảm nhẹ rất nhiều. Ngân sách được lập không phải với ý nghĩa thực sự của nó là hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình quản lí dẫn đến các báo cáo ngân sách được trình bày còn thiếu và chưa chi tiết. Khi được hỏi đến công tác kế hoạch, mọi người ở đây đều không mấy thiện cảm vì họ vẫn cho đó là một việc làm tốn nhiều thời gian, và chỉ dùng để báo cáo với Bộ chủ quản. Kế hoạch ngân sách được hiểu nhầm là việc quản lí ngân sách nhà nước cấp. Họ vẫn đang làm kế hoạch ngân sách nhưng lại không biết là mình đang làm. Chính vì chưa thấy hết được vai trò của kế hoạch ngân sách mà công tác kiểm soát ngân sách gần như không được tiến hành. Ngay từ lúc xây dựng các nhà hoạch định ngân sách đã chưa quan tâm đến vấn đề kiểm soát ngân sách nên mới xây dựng ngân sách với kì ngân sách cho cả năm dài. Kì ngân sách kéo dài như vậy không phản ánh được tình hình của doanh nghiệp, vì thế nếu có tiến hành kiểm soát cũng không có ý nghĩa. Kiểm soát ngân sách chỉ được tiến hành khi có chỉ thị trên giao, nhưng thường thì chỉ là việc đánh giá hoàn thành kế hoạch. Các chỉ tiêu sau được trích từ trong báo cáo tổng kết thi đua năm 2004: Sản lượng vận tải; 1.630.553 km đạt 105.19% kế hoạch Sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng: 957.8 BD II đạt 91% kế hoạch Tổng doanh thu: 10.130.000.000 đạt 104.6% kế hoạch Tổng quĩ lương thực hiện: 2.496.000.000 đạt 104% kế hoạch Nộp ngân sách: 273.700.000 đạt 101% kế hoạch Lãi: 150.000.000 đạt 118% kế hoạch Lao động bình quân thực hiện: 154 người đạt 81.05% kế hoạch Các chỉ tiêu được sử dụng để so sánh nhưng không việc giải thích những con số tăng giảm còn chung chung. Kinh nghiệm thu được từ việc đánh giá còn chưa nhiều. 1.2. Các phương tiện kĩ thuật và phương pháp dùng cho việc lập kế hoạch còn thiếu, không đồng bộ và còn nhiều bất cập. Việc lập kế hoạch đòi hỏi phải đầy đủ thông tin và những phương tiện có liên quan như mẫu kế hoạch, mẫu báo cáo, phương pháp tính toán…Tuy nhiên, hiện nay, tại xí nghiệp, các máy móc thiết bị hầu như đã được sử dụng trên 10 năm nên rất hay hỏng và chậm chạp. Các thiết bị dùng cho việc thu thập thông tin, tăng sự trao đổi giữa các nhân viên trong cơ quan: mạng nội bộ, Internet… tuy đã được thiết lập nhưng hiện nay không sử dụng được. Vì thế việc chuẩn bị thông tin cho công tác xây dựng ngân sách được tiến hành chủ yếu bằng văn bản đã làm cho công tác xây dựng ngân sách vốn không phải một sớm một chiều trở nên nặng nề hơn. Mẫu ngân sách của xí nghiệp phải được thiết lập rất chi tiết để đảm bảo tính riêng được phần công ích và kinh doanh. Mặc dù công tác này hiện nay đã xí nghiệp đã làm khá tốt nhưng những biểu mẫu còn chưa được gọn nhẹ, tiện lợi nên công việc điền biểu mẫu đã làm các cán bộ nhân viên khá là vất vả. Xí nghiệp cũng không áp dụng mô hình xây dựng kế hoạch ngân sách trong việc thiết lập các báo cáo ngân sách như các doanh nghiệp khác vì thế các báo cáo ngân sách chỉ được thiết lập ở dạng sơ lược, không có báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo và bảng cân đối kế toán dự báo. Phương pháp dùng để tính toán doanh thu là hợp lí nhưng chỉ tiêu bình quân vận tải không dựa trên cơ sở thực tế và không được thuyết minh cụ thể trong kế hoạch. Hầu hết các chỉ tiêu dự tính đều được thiết lập trên cơ sở năng lực hiện tại đã làm cho ngân sách không có những bước đột phá và cơ sở cho những kế hoạch hành động phát huy ưu thế của nó. 1.3. Các phòng ban kiêm nhiệm quá nhiều chức năng. Điều dễ nhận thấy là các phòng ban tại xí nghiệp có rất nhiều chức năng khác nhau, nhưng cán bộ hoạt động thì rất ít. Phòng kế hoạch điều vận có 4 người, phòng Kế toán-thống kê- tài chính có 4 người…thay nhau làm rất nhiều các công việc khác nhau. Vì thế thường thì những bản kế hoạch ngân sách được giao cho một ai đó trong phòng phụ trách nên chắc rằng không tránh khỏi những ý kiến chủ quan. Kế hoạch ngân sách không thể hiện được đúng yêu cầu của nó là tăng sự tham gia của mọi người. Vì chính họ mới là người trực tiếp chi và thu những ngân sách đó. Đây cũng là nguyên nhân khiến họ không hiểu hết về kế hoạch ngân sách, làm cho kế hoạch ngân sách thực sự xa lạ với phần lớn nhân viên ở đây. Ngân sách là vấn đề liên quan đến mọi mặt của doanh nghiệp nên sự phối hợp giữa các phòng ban là cần thiết. Tuy nhiên, sự trao đổi giữa các phòng ban trong công ty được thực hiện qua Ban kế hoạch vào cuối quí III, đã làm cho công việc dự toán trở nên cập dập nếu cần chỉnh sửa. Bản ngân sách bị mất đi sự chuẩn bị chu đáo… 1.4. Cán bộ còn chưa được trang bị về chuyên môn nghiệp vụ kế hoạch ngân sách Bên cạnh việc xí nghiệp còn chưa đánh giá hết tầm quan trọng của kế hoạch ngân sách thì việc cán bộ không quan tâm và không được đầu tư để nâng cao trình độ lập kế hoạch cũng là điều dễ hiểu. Việc lập kế hoạch phải cần có một sự đầu tư đúng mức. Bao gồm khả năng thu thập thông tin từ các cơ quan chính phủ trong việc tiến hành các hội nghị quan trọng; dự tính được doanh thu của xí nghiệp; khả năng dự toán những thay đổi bởi những tác động bên ngoài… đến việc thiết lập các kế hoạch và đặc biệt là khả năng kiểm soát những chênh lệch để đảm bảo đúng kế hoạch. Cán bộ kế hoạch phải là người am hiểu về mọi vấn đề. Tuy nhiên, hiện tại xí nghiệp chưa thực sự có được những cán bộ được trang bị đầy đủ về công tác hoạch định ngân sách nói riêng và quản lí ngân sách nói chung. Ngoài những nguyên nhân chủ quan trên, những nguyên nhân khách quan cũng ảnh hưởng không nhỏ đến những tồn tại của công tác hoạch định ngân sách tại xí nghiệp 2. Nguyên nhân khách quan 2.1. Chính sách của nhà nước về doanh nghiệp công ích còn nhiều bất cập Có một thực tế rằng, những qui định của nhà nước về các doanh nghiệp hoạt động công ích luôn luôn thay đổi. Nhà nước mới có duy nhất một văn bản( NĐ 56) có ghi rõ những qui định riêng về doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích, nhưng đến nay đã bị thay đổi bởi nghị định 199/TTCP. Và sắp tới sẽ không còn tồn tại hình thức doanh nghiệp công ích, mà chỉ có doanh nghiệp cung cấp dịch vụ công ích. Những qui định đó đã cản trở rất lớn đến quá trình phát triển của xí nghiệp. Doanh nghiệp không thể xây dựng những định hướng lâu dài nếu như doanh nghiệp luôn luôn bị thay đổi như vậy. Chính vì thế hệ thống kế hoạch nói chung và kế hoạch ngân sách nói riêng không có được một mục tiêu lâu dài và rõ ràng để dựa vào đó xây dựng những chỉ tiêu thể hiện đúng năng lực của xí nghiệp. Kế hoạch ngân sách ở xí nghiệp chỉ thể hiện cho những kế hoạch tác nghiệp chứ không thể hiện những kế hoạch mang ý nghĩa chiến lược. Việc tồn tại một doanh nghiệp vừa kinh doanh, vừa hoạt động công ích không những làm cho quá trình thiết kế các biểu mẫu ngân sách khó khăn, không gọn nhẹ,… mà còn làm cho hai hoạt động này không tránh khỏi chồng chéo. Với những con số doanh thu công ích trên 70% đã làm cho kế hoạch ngân sách mất đi tính linh hoạt của nó, buộc các nhà hoạt động phải làm sao cân đối được hai nguồn thu kinh doanh và công ích này. Doanh nghiệp cũng chịu sự quản lí của Bộ Ngoại giao. Bên cạnh những thế mạnh do việc nằm trong Bộ thì doanh nghiệp cũng gặp những khó khăn trong việc không chủ động được kế hoạch đầu tư, đổi mới xe lễ tân nhà nước, giá cả cung cấp dịch vụ. 2.2. Cơ chế phối hợp thông tin giữa Nhà nước và xí nghiệp còn chưa sâu sát. Càng ngày chúng ta càng nhận ra vai trò to lớn của thông tin đối với hoạt động của của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn một cách tổng thể hệ thống cung cấp thông tin của chúng ta còn chưa đồng bộ và thiếu kinh nghiệm. Xí nghiệp ôtô V75 là một doanh nghiệp chịu sự biến động rất lớn từ giá nhiên liệu và mối quan hệ ngoại giao của đất nước nhưng thông tin được đưa đến xí nghiệp thường rất chậm chạp. Bên cạnh việc xí nghiệp chưa thực sự chủ động trong việc tìm kiếm thông tin thì việc phối hợp thông tin giữa các Nhà nước với đơn vị còn chưa sâu sát. Điều này làm cho việc xây dựng các kế hoạch còn chưa với thực tế và bị động. Phương tiện để cung cấp thông tin phục vụ nền kinh tế giá cả còn quá cao. Riêng những chi phí về điện thoại hàng năm đã chiếm tỉ trọng khá lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp… Trên đây là những nét chung nhất về xí nghiệp, thực trạng và nguyên nhân của những tồn tại trong công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại xí nghiệp ôtô V75. Phần tiếp theo và cũng là phần cuối cùng của bài viết sẽ đề ra một số giải pháp để hoàn thiện công việc hoạch định ngân sách tại xí nghiệp. Chương III Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập và kiểm soát thực hiện kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 I. Mục tiêu và định hướng hoàn thiện 1. Mục tiêu. Những giải pháp được đưa ra trong chương này sẽ nhằm mục tiêu hoàn thiện kế hoạch ngân sách năm 2005 và mục tiêu chính là nâng cao chất lượng công tác hoạch định ngân sách. Làm sao để ngân sách không chỉ là việc cụ thể hoá những kế hoạch kinh doanh mà còn là công cụ quản lí thực sự hữu ích với xí nghiệp. 2. Định hướng hoàn thiện Ngân sách của doanh nghiệp trong các năm tiếp theo xí nghiệp cần phải hoàn thiện theo các định hướng sau: Coi trọng công tác xây dựng và kiểm soát thực hiện kế hoạch ngân sách. Tăng cường chất lượng của việc thu thập thông tin để phục vụ cho việc lập kế hoạch Xây dựng đầy đủ và chi tiết các kế hoạch ngân sách theo thời kì ngân sách ngắn hơn. Thực hiện việc kiểm soát ngân sách để tạo điều kiện cho việc dự báo ngân sách kì kế hoạch tiếp theo. II. Giải pháp hoàn thiện 1. Về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách 1.1. Giải pháp về mặt kĩ thuật Để có thể hỗ trợ tốt cho công tác lập kế hoạch đòi hỏi xí nghiệp phải: Thứ nhất, đổi mới và nâng cấp thiết bị máy móc phục vụ công việc hàng ngày và thu thập thông tin. Máy móc xí nghiệp đã sử dụng trên 10 năm nên hay hỏng hóc, nên được đầu tư đổi mới. Đồng thời thiết lập lại hệ thống thông tin nội bộ cũng như hệ thống mạng Internet. Điều này sẽ giúp quá trình thu thập, trao đổi thông tin diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn, tạo điều kiện cho quá trình thu thập thông tin để xây dựng kế hoạch . Thứ hai, thiết lập các biểu mẫu thống nhất cho việc lập các ngân sách, kiểm tra ngân sách. Những biểu mẫu này sẽ bao gồm những chỉ tiêu mà doanh nghiệp hay gặp phải và tổ chức thu thập thông tin thực tế từ những số liệu kế toán trong quá khứ làm cơ sở cho những dự báo trong tương lai. Xí nghiệp cũng nên xây dựng đầy đủ các báo cáo ngân sách: bảng cân đối kế toán dự báo và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Các kế hoạch ngân sách nên được chia thành các kì ngân sách ngắn hơn: có thể theo quí hoặc theo tháng. Thứ ba, phương pháp dùng để dự báo cần phải rõ ràng và thích hợp. Thực tế đã chứng minh rằng phương pháp dự báo rất quan trọng. Lựa chọn được phương pháp thích hợp sẽ tăng độ chính xác của những dự báo và giảm nhẹ rất nhiều việc chỉnh sửa khi kiểm soát sau này. Nếu hệ thống thông tin thu thập tốt thì xí nghiệp nên lập kế hoạch vận tải dựa trên những thông tin về các hội nghị phục vụ để từ đó thiết lập ngân sách cho thích hợp. Để làm được điều này xí nghiệp nên tổ chức một bộ phận chuyên thu thập thông tin và có kế hoạch trước đó càng sớm càng tốt. Các dự toán ngân sách chi phí nhìn chung tại xí nghiệp đều hợp lí, tuy nhiên để nâng cao hoạt động của xí nghiệp thì những dự báo này phải thể hiện được việc khuyến khích, hỗ trợ tăng sản lượng vận tải, tăng doanh thu. Thứ tư, xí nghiệp nên sử dụng mô hình để dự báo cho những báo cáo ngân sách. Mô hình sẽ giảm nhẹ đáng kể việc tính toán và cho kết quả khá chính xác. Việc xây dựng mô hình sẽ giúp ích rất nhiều cho xí nghiệp khi xí nghiệp tiến hành kiểm soát và xây dựng ngân sách cho các kì tiếp theo. Báo cáo ngân sách sẽ được đầy đủ và chi tiết hơn chứ không chỉ bao gồm những chỉ tiêu đơn giản như trước nữa, mà việc xây dựng cũng không tốn quá nhiều thời gian. 1.2. Giải pháp về mặt tổ chức Cần phải tổ chức tốt công tác xây dựng kế hoạch ngân sách. Bởi vì xí nghiệp có nhiều phòng ban và kiêm nhiệm nhiều chức năng mà công tác xây dựng kế hoạch cần sự tham gia của mọi người. Công tác kế hoạch ngân sách không phải công việc của riêng một phòng ban nào. Và hầu như các kế hoạch khác nhau đều bắt đầu từ việc xác định kế hoạch vận tải. Vì thế, việc dự tính sản lượng vận tải phải chính xác ngay từ đầu để làm cơ sở cho các bản kế hoạch ngân sách sau đó. Những cán bộ trong quá trình xây dựng kế hoạch sản lượng vận tải phải hoàn thành việc dự toán một cách nhanh nhất cho việc thực hiện dự tính những kế hoạch khác đảm bảo đúng tiến độ. Cần phải tạo một cơ chế hợp lí để mọi người cùng tham gia vào quá trình xây dựng kế hoạch. Và thật sự cần thiết nếu công ty có những kế hoạch dài hạn hơn, những chiến lược cho một tương lai khi doanh nghiệp công ích bị xoá bỏ. Với những phương tiện cao, những mác xe chất lượng và đặc biệt là thương hiệu Chính phủ, thực sự V75 có thể làm được nhiều điều hơn bây giờ. Tổ chức một định hướng có những đột phá không phải là không làm đúng theo qui định của Nhà nước mà là cùng với Nhà nước phát triển để thể hiện năng lực thực sự của một doanh nghiệp Nhà nước. Việc có được những tổ chức về mặt định hướng là yếu tố làm cho các bản ngân sách thực sự phát huy vai trò của nó và thể hiện được đầy đủ những gì mà người xây dựng muốn với đứa con đẻ của mình. Xí nghiệp cũng nên có một Ban ngân sách riêng. Bởi việc hoạch định ngân sách không chỉ dừng lại ở việc xây dựng và phê duyệt tại Ban kế hoạch vào mỗi kì kế hoạch mà phải tiến hành kiểm soát hàng kì hành động ngân sách. Nên việc có một Ban ngân sách để xem xét việc báo cáo các sai lệch cũng như các phương án điều chỉnh của các cán bộ phòng ban một cách thống nhất và đảm bảo đúng định hướng. Khi xí nghiệp đã tiến hành kiểm soát và đã có kinh nghiệm thì Ban không cần làm việc thường xuyên như lúc đầu. Lúc này các cán bộ phòng ban đã có nhiều kinh nghiệm và không cần thiết phải trình tất cả các báo cáo lên cấp trên như trước nữa. 1.3. Giải pháp về mặt năng lực Bên cạnh đó xí nghiệp cũng nên bồi dưỡng chuyên môn về hoạch định ngân sách cho các cán bộ xây dựng kế hoạch. Phải làm thế nào để mọi người có con mắt khác hẳn về hoạch định ngân sách. Họ không còn nghĩ lập ngân sách chỉ là để đối phó mà quan trọng hơn là họ đang làm cho chính sự phát triển của doanh nghiệp và đồng lương của mình. Để làm được điều này công ty có thể áp dụng một số giải pháp như: thực hiện đào tạo định kì về nghiệp vụ nhằm củng cố trình độ chuyên môn, hoặc khuyến khích nhân viên tham gia các khoá học công tác kế hoạch trong các doanh nghiệp tại các trường đại học lớn trong và ngoài nước; tổ chức cập nhật những thông tin mới, những qui định mới để làm cơ sở cho việc hoạch định; công ty cũng có thể chú trọng đến việc đánh giá trình độ và chất lượng của từng nhân viên, trên cơ sở đó bố trí đúng người đúng việc… 2. Đề xuất tiến hành kiểm soát thực hiện ngân sách Đây chính là giải pháp quan trọng để làm cho kế hoạch ngân sách tại xí nghiệp được xây dựng có ý nghĩa hơn. Thông quan kiểm soát, ngân sách sẽ dần dần bộc lộ những ưu và khuyết điểm của mình để từ đó có những điều chỉnh hợp lí giúp tăng cường quản lí trong xí nghiệp. Để minh hoạ những công việc cần phải thiết lập, người viết xin phép được tiến hành kiểm soát ngân sách cho Quí I, 2005, trên cơ sở kế hoạch ngân sách được trình bày trong chương II. Công việc kiểm soát sẽ được bắt đầu bằng việc kiểm soát các báo cáo ngân sách bởi vì đây là kết quả cho biết một cách tổng thể của doanh nghiệp và từ đó có thể tìm ra được nguyên nhân qua việc thực hiện kiểm tra các ngân sách khác. Bảng 18: Báo cáo kết quả kinh doanh QuíI/2005 Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Th/kh 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2342676560 2419277997 1.033 2. Giá vốn hàng bán 2083411032 2659848883 1.277 3. Lợi nhuận gộp 185140528 -240570886 -1.299 4. Doanh thu hoạt động tài chính 25000000 20606027 0.824 5. Chi phí tài chính 1000000 6. Chi phí bán hàng 2925105 7. Chi phí quản lí 278762000 311448165 1.117 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh -77546577 -531413024 6.853 9. Thu nhập khác 440000000 592857145 1.347 10. Chi phí khác 250000000 11. Lợi nhuận khác 150000000 592857145 3.952 12. Tổng lợi nhuận trước thuế 72453423 61444121 0.848 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 23185095 17204354 0.742 14. Lợi nhuận sau thuế 49268328 44239767 0.898 Nhận xét một cách tổng quát phần lớn các con số thực hiện đều vượt con số dự toán trừ lợi nhuận. Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận lại giảm. Sự không hoàn thành kế hoạch về lợi nhuận đề ra đã làm cho lợi nhuận của toàn năm bị thay đổi đi rât nhiều( giả thiết kì tiếp theo diễn biến như kế hoạch) chỉ còn lại lợi nhuận là 126 triệu thay vì 130 triệu như kế hoạch đề ra (xem bảng dưới) Bảng 19:Báo cáo KQKD được lập theo số liệu kiểm tra cuối Quí I Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo 1. DT bán hàng và CCDV 2419277997 2464776560 2493376560 2419676560 9720506240 2. Giá vốn hàng bán 2659848883 2263157837 2289418357 2221747017 9434172095 3. Lợi nhuận gộp -240570886 201618723 203958203 197929543 286334145 4. Doanh thu hđ tài chính 20606027 1000000 0 10000000 31606027 5. Chi phí tài chính 1500000 1000000 1000000 3500000 6. Chi phí bán hàng 3450687 3490727 3387547 10328962 7. Chi phí quản lí 311448165 257410000 253195000 263867000 1085920165 8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD -531413024 -59741965 -53727525 -60325005 -781808955 9. Thu nhập khác 592857145 300000000 250000000 300000000 1442857145 10. Chi phí khác 156000000 200000000 200000000 556000000 11. Lợi nhuận khác 592857145 144000000 50000000 100000000 886857145 12. Tổng lợi nhuận trước thuế 61444121 84258035 -3727525 39674995 105048190 13. Thuế TN DN phải nộp 17204354 26962571 0 12695999 55670116 14. Lợi nhuận sau thuế 44239767 57295464 -3727525 26978997 125979511 Nguyên nhân gây ra hiện tượng này là do giá vốn hàng bán đã tăng đột biến 27% và chi phí quản lí cũng tăng:11.7%. Đây là những ngưỡng rất đáng được quan tâm. Vậy nguyên nhân gây ra tình trạng chi phí vượt quá này là do đâu? Câu trả lời có thể có hai phương án: một là do chúng ta đã dự toán sai, hoặc chi tiêu quá đà. Để tìm lời giải đáp này chúng ta phải lần lượt xem lại các chi phí từ chi phí nguyên vật liệu, đến chi phí quản lí. Kế toán sẽ giúp chúng ta kiểm tra lại các con số này. Và nguyên nhân đã được tìm ra là do chúng ta đã không tính đến việc chi tiêu trong quí này. Đó là do quí I là quí có Tết Âm lịch và những chi tiêu quản lí chung đã vượt quá ngưỡng cho phép. Lỗi này thực sự thuộc về người dự toán. Cần phải coi đó là kinh nghiệm cho các lần hoạch định sau. Để trong các quí tiếp theo của kì ngân sách không bị phá hỏng kế hoạch cần phải chi tiêu thật tiết kiệm thì mới có thể hoàn thành kế hoạch đề ra. Sau đó chúng ta tiến hành kiểm soát luồng tiền trong công ty đã được lưu chuyển như thế nào bằng việc kiểm tra báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo: Bảng 20: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Quí I/2005 Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện th/kh 1. Lưu chuyển từ hoạt động sản xuất kinh doanh Lợi nhuận trớc thuế 72453423 61444121 0.848 Khấu hao TSCĐ(KH) 400000000 1090843466 2.727 Thu nhập do đánh giá lại TS và chênh lệch tỉ giá 500000 7636 0.015 Lãi lỗ trớc khi thay đổi trong TSLD và nợ ngắn hạn 1672953423 1152295223 0.689 Tăng các khoản phải thu 787068711 876710069 1.114 tăng các khoản phải trả 94373547 45854637 0.486 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh (L1) 791511165.1 2074859929 2.621 2. Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư Tiền thu do bán tài sản cố đinh (BTSCĐ) 500000000 183190000 0.366 Tiền mua tài sản cố định(MTSCĐ) 0 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư(L2) 500000000 183190000 0.366 3. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính Tiền thu từ lãi tiền gửi(LTG) 20000000 33282033 1.664 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài chính(L3) 20000000 33282033 1.664 Lưu chuyển tiền thuần trong kì(L) 1311511165 228398732 Tiền tồn đầu kì(Lk-1) 3027578752 3305471845 1.092 Tiền tồn cuối kì(Lk) 4339089917 3533870577 0.814 Như vậy việc không hoàn thành kế hoạch về lợi nhuận ở trên đã phần nào ảnh hưởng đến kế hoạch lưu chuyển tiền tệ. ở đây có rất nhiều chỉ tiêu không được hoàn thành. Xem xét chúng ta thấy một số khoản mục thực sự do lỗi dự toán như trích khấu hao. Còn các chỉ tiêu khác như thu nhập do đánh giá lại tài sản và chênh lệch tỉ giá, lưu chuyển tiền do bán TSCĐ cũng quá cao so với thực tế. Lỗi này người sử dụng mô hình cần phải coi đó như là kinh nghiệm để có thể chỉnh sửa tiếp tục với các kì ngân sách sau. Một số chỉ tiêu không đúng với kế hoạch như tăng các khoản phải thu, tăng các khoản phải trả … là nguyên nhân không thuộc lỗi do dự toán tuy nhiên cần phải tiến hành điều chỉnh kịp thời bằng các hành động như thu hồi các khoản phải thu của khách hàng và đặc biệt là với cán bộ công nhân viên. Riêng các khoản phải trả không trả được như đúng kế hoạch cần phải có phương án để có thể nhanh chóng trả cho họ không để tiền tiêu dùng quá nhiều vào việc khác. .. Bảng 21: Bảng cân đối kế toán kế hoạch và thực hiện quí I/2005. Kì trước Kế hoạch Thực hiện th/kh A. Tài sản(TS) 16206468562 17179993652 16596839702 0.966 1. Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn(TSLD) 4402094066 5775619184 5688405040 0.985 1.1. Tiền (Ti) 3027578752 4339089917 3305471845 0.762 1.2. Các khoản phải thu(PT) 75973334 863042045 952683403 1.104 1.3. Hàng tồn kho(tk) 1140492030 247855180 1045854342 4.220 1.4. Tài sản lưu động khác(TSLDK) 158049950 325632041.8 384395450 1.180 2. Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 11804374496 11404374468 10908434662 0.957 2.1. Tài sản cố định(TSCD) 11804374496 11404374468 10908434662 0.957 Nguyên gia(NG) 41357799258 41357799258 40547155570 0.980 Giá trị hao mòn luỹ kế(HMLK) -29553424790 -29953424790 -29638720908 0.989 B.Nguồn vốn(NV) 16206468562 17179993652 16596842702 0.966 1. Nợ phải trả(NPT) 252811119 347184666 298668756 0.860 1.1. Nợ ngắn hạn(NNH) 252811119 347184666 298665756 0.860 Các khoản phải trả(PTr) 252811119 347184666 0.000 2. Nguồn vốn chủ sở hữu 15953657443 16832808986 15998173946 0.950 2.1.Nguồn vôn - quĩ 15823763099 15873531427 15868101502 1.000 Vốn kinh doanh 16440020013 16440020013 16440020013 1.000 Quĩ đầu tư phát triển Chênh lệch đánh giá lại tài sản và tỉ giá -718229275 -717729275 -717721639 1.000 Lợi nhuận chưa chia 101972361 151240689 146212128 0.967 2.2.Nguồn kinh phí quĩ khác 129894344 959277559 130163444 0.136 Quĩ khen thưởng phúc lợi -10574905 818808310 -10305805 -0.013 Nguồn kinh phí đã hình thành Tscđ 140469249 140469249 140469249 1.000 Các chỉ tiêu trong các báo cáo ngân sách ở trên đã làm ảnh hưởng rất lớn đến việc không hoàn thành các chỉ tiêu trong báo cáo này. Tổng tài sản, nguồn vốn thực sự của xí nghiệp đến thời điểm này là thấp hơn so với kế hoạch đã đề ra vì thế cần phải xem xét các nguyên nhân để đề ra biện pháp điều chỉnh kịp thời. Chúng ta sẽ không tiến hành kiểm soát các chỉ tiêu mà chỉ tìm ra những khác biệt cơ bản, những ngưỡng đáng quan tâm để tiến hành phân tích, tìm ra nguyên nhân sửa chữa. ở bảng cân đối này chúng ta có thể nhìn rõ hơn những thay đổi do tăng các khoản phải thu và các khoản phải trả. Việc tiến hành phân tích các tỉ số tài chính sẽ cho chúng ta những cái nhìn sâu sắc hơn. Sau khi đã phân tích xong những nguyên nhân và tìm ra các biện pháp người viết xin phép được tiến hành lên kế hoạch cho các kì còn lại. Bên cạnh những số liệu cần phải có kế hoạch hành động đi kèm. Bởi vì không thể vì không hoàn thành kế hoạch trong quí I mà chúng ta phải hạ thấp những chỉ tiêu chính để phá hỏng kế hoạch ban đầu, quan trọng là tìm ra các giải pháp để thực hiện làm sao cho đạt những chỉ tiêu đó cho kì ngân sách tiếp theo. Ví dụ: Kế hoạch hành động cho việc giảm chi phí quản lí và giảm các khoản phải thu, các khoản phải trả: * Kế hoạch hành động cho việc giảm chi phí quản lí *1: Mục tiêu: Giảm chi phí quản lí trong các quí còn lại để bảo đảm ngân sách quản lí của toàn năm (1053234000 đồng) *2: Kế hoạch hành động + Tăng cường trách nhiệm quản lí chi phí quản lí với kế toán trưởng + Giảm các chi phí quản lí không cần thiết như chi phí hội nghị, chi phí tầu xe, chi phí lưu kho… và cố gắng tiết kiệm các chi phí khác: điện, nước…. + Với những chi phí không thể cắt giảm được và phụ thuộc vào thị trường như chi phí: sách báo, văn phòng phẩm… có thể tìm kiếm nguồn khác rẻ hơn, hoặc cố gắng thương lượng với nhà cung cấp để giảm thiểu chi phí có thể được ( Kế hoạch này được thực hiện trong các quí còn lại. và cần thiết có sự tham gia của mọi nhân viên trong xí nghiệp, đặc biệt là các nhà quản lí) *Kế hoạch hành động cho việc giảm các khoản phải trả *1: Mục tiêu: Tiến hành thanh toán các khoản nợ để đảm bảo hoàn thành kế hoạch thanh toán các khoản nợ của toàn năm *2: Kế hoạch hành động + Liệt kê, sắp xếp các khoản nợ + Với những khoản nợ có thể trì hoãn được, tiến hành thương lượng với chủ nợ để giảm việc chi trả. + Nhanh chóng thanh toán với những khoản phải trả đã đến hạn để đảm bảo uy tín của doanh nghiệp + Tìm kiếm những bạn hàng mới có thể cho xí nghiệp thanh toán chậm hơn đồng thời tăng cường mối quan hệ thật tốt với các bạn hàng truyền thống có quyền lực đàm phán lớn hơn. + Giao trách nhiệm quản lí các khoản phải trả này với phòng kế toán … ( Kế hoạch trên được thực hiện trong các quí còn lại, trong đó trách nhiệm lớn nhất thuộc về phòng kế toán) * Kế hoạch hành động để tăng các khoản phải thu *1: Mục tiêu: Tăng cường thu các khoản phải thu đã không hoàn thành trong quí I, để hoàn thành kế hoạch thu của toàn năm đảm bảo lượng doanh thu như mong muốn. *2: Kế hoạch hành động + Tăng cường trách nhiệm thu với các nhân viên trực tiếp tham gia cung cấp dịch vụ + Tìm hiểu thông tin về khách hàng về thời gian họ thanh toán để dự tính trước những hành động của họ( bằng cách kiểm tra các thông tin về thanh toán trong quá khứ hoặc thu thập thông tin từ bên ngoài qua các nguồn có thể) + áp dụng chiết khấu thanh toán với những khoản thanh toán trị giá trên 2000000 trong tuần đầu tiên. + áp dụng hình thức thưởng với những nhân viên có biện pháp để thu được những nguồn thu lớn còn tồn đọng trong quí I. Mức thưởng theo phần trăm thu là 1% ( các biện pháp này sẽ bắt đầu được thực hiện trong quí tới, và đòi hỏi sự tham gia của tất cả các nhân viên, phương tiện dùng là những phương tiện sẵn có trong xí nghiệp) Tóm lại có rất nhiều cách để tiến hành điều chỉnh cho một bản kế hoạch. Bên cạnh việc chấp nhận việc không hoàn thành kế hoạch đề ra từ quí một, xí nghiệp có thể dự toán lại trên cơ sở làm cả công việc của kì trước không hoàn thành trong kì thứ hai. Sau đây là nội dung của các kế hoạch còn lại trên cơ sở kiểm soát ngân sách của quí I: Các chỉ tiêu do lỗi dự toán sẽ được dự toán lại: Khấu hao, doanh thu bán TSCD, thu nhập do đánh giá lại TS và chênh lệch tỉ giá… Các chỉ tiêu không do lỗi dự toán cùng với kế hoạch hành động ở trên sẽ được dự tính trên cơ sở thực tế có tính đến việc thực hiện đảm bảo hoàn thành kế hoạch. Bảng 22: Các báo cáo ngân sách dự toán sau khi điều chỉnh Quí I Quí II Quí III Quí IV Cả năm Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo 1. DT bán hàng và CCDV 2419277997 2464776560 2493376560 2419676560 9720506240 2. Giá vốn hàng bán 2659848883 2263157837 2289418357 2221747017 9434172095 3. Lợi nhuận gộp -240570886 201618723 203958203 197929543 286334145 4. Doanh thu hđ tài chính 20606027 1000000 0 10000000 31606027 5. Chi phí tài chính 1500000 1000000 1000000 3500000 6. Chi phí bán hàng 3450687 3490727 3387547 10328962 7. Chi phí quản lí 311448165 224723835 253195000 263867000 1053234000 8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD -531413024 -27055800 -53727525 -60325005 -749122790 9. Thu nhập khác 592857145 220000000 250000000 300000000 1362857145 10. Chi phí khác 100000000 200000000 200000000 500000000 11. Lợi nhuận khác 592857145 120000000 50000000 100000000 862857145 12. Tổng lợi nhuận trớc thuế 61444121 92944200 -3727525 39674995 113734355 13. ThuếTN DN phải nộp 17204354 29742144 -1192808 12695999 58449689 14. Lợi nhuận sau thuế 44239767 63202056 -2534717 26978997 131886103 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo 1. Lưu chuyển từ hoạt động sản xuất kinh doanh Lợi nhuận trớc thuế 61444121 92944200 -3727525 39674995 113734355 Khấu hao TSCĐ(KH) 1090843466 400000000 400000000 400000000 1600000000 Thu nhập đánh giá lại TS và CLTG 7636 7636 7636 7636 30544 Lãi lỗ trớc khi thay đổi TSLD và nnh 1152295223 492951836 396280111 439682631 1713764899 Tăng các khoản phải thu 876710069 -44659718 10536240 -27151080 2689625654 tăng các khoản phải trả 45854637 66611130 4238520 -10922340 1081982959 L chuyển tiền thuần từ hđkd 2074859929 471000425 381505351 477756051 -2057843713 2. L chuyển tiền thuần từ hđ ĐT Tiền thu do bán tài sản cố đinh 183190000 0 100000000 0 283190000 Tiền mua tài sản cố định(MTSCĐ) 0 L chuyển tiền thuần từ hđ ĐT 183190000 0 100000000 0 283190000 3. L chuyển tiền từ hđ tài chính Tiền thu từ lãi tiền gửi(LTG) 33282033 20000000 20000000 20000000 93282033 Lưu chuyển tiền thuần từ HDTC 33282033 20000000 20000000 20000000 93282033 L chuyển tiền thuần trong kì(L) 228398732 491000425 501505351 497756051 -1681371680 Tiền tồn đầu kì(Lk-1) 3305471845 3533870577 4024871002 4526376353 5024132404 Tiền tồn cuối kì(Lk) 3533870577 4024871002 4526376353 5024132404 3342760724 Bảng cân đối kế toán dự báo Kì trước A. Tài sản(TS) 16206468562 16596839702 16044706650 16163749522 16216312733 17411809812 1. TSLD và đầu tư ngắn hạn 4402094066 5688405040 5536271988 6055314860 6507878071 9303375150 1.1. Tiền (Ti) 3027578752 3305471845 4024871002 4526376353 5024132404 3342760724 1.2. Các khoản phải thu(PT) 75973334 952683403 908023685 918559925 891408845 3581034499 1.3. Hàng tồn kho(tk) 1140492030 1045854342 260773360 263799240 256001780 1028429560 1.4. Tài sản lu đoọng khác 158049950 384395450 342603941.8 346579341.8 336335041.8 1351150367 2. TSCD và ĐTdài hạn 11804374496 10908434662 10508434662 10108434662 9708434662 8108434662 2.1. Tài sản cố định(TSCD) 11804374496 10908434662 10508434662 10108434662 9708434662 8108434662 Nguyên gia(NG) 41357799258 40547155570 40547155570 40547155570 40547155570 40547155570 Giá trị hao mòn luỹ kế -29553424790 -29638720908 -30038720908 -30438720908 -30838720908 -32438720908 B.Nguồn vốn(NV) 16206468562 16596842702 16044706650 16163749522 16216312733 17411809812 1. Nợ phải trả(NPT) 252811119 298668756 365279886 369518406 358596066 1440579025 1.1. Nợ ngắn hạn(NNH) 252811119 298665756 365279886 369518406 358596066 1440579025 Các khoản phải trả(PTr) 252811119 365279886 369518406 358596066 1440579025 2. Nguồn vốn chủ sở hữu 15953657443 15998173946 15679426764 15794231115 15857716667 15971230788 2.1.Nguồn vôn - quĩ 15823763099 15868101502 15931720194 15929193114 15956179746 16088096394 Vốn kinh doanh 16440020013 16440020013 16440020013 16440020013 16440020013 16440020013 Quĩ đầu t phát triển CL đánh giá lại tài sản và tỉ giá -718229275 -717721639 -717714003 -717706367 -717698731 -717668187 Lợi nhuận cha chia 101972361 146212128 209414184 206879468 233858464 365744568 2.2.Nguồn kinh phí quĩ khác 129894344 130163444 -252293430 -134961998 -98463080 -116865606 Quĩ khen thởn phúc lợi -10574905 -10305805 -392762679 -275431247 -238932329 -257334855 Nguồn KP đã hình thành Tscđ 140469249 140469249 140469249 140469249 140469249 140469249 Qua kiểm soát ở trên cho thấy, sử dụng mô hình rất tiện lợi, dễ dàng cho việc kiểm tra và điều chỉnh để đạt được kế hoạch đề ra ban đầu cùng với những kế hoạch hành động kịp thời. Như vậy, ích lợi từ việc kiểm soát thực hiện ngân sách là rất lớn. Tuy nhiên, để hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75, cần phải kết hợp với các biện pháp nêu ở trên, nhưng cũng không thể không nhắc tới những kiến nghị đối với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. III. Kiến nghị 1. Về chính sách đối với các doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích. Nhà nước nên thống nhất trong việc qui định hình thức kinh doanh của doanh nghiệp trong việc vận tải phục vụ đưa đón ngoại giao nhà nước nói riêng và doanh nghiệp hoạt động công ích nói chung. Dù tồn tại dưới hình thức nào đi chăng nữa thì nhiệm vụ chính của doanh nghiệp vẫn là phục vụ đưa đón các lãnh đạo cấp cao. Tuy nhiên sự ổn định của những văn bản qui định sẽ giúp doanh nghiệp rất nhiều trong việc thể hiện những định hướng kinh doanh lâu dài. Để kế hoạch ngân sách có được một mục tiêu rõ ràng và đột phá hơn. Chất lượng của kế hoạch ngân sách sẽ được cải thiện đáng kể. 2. Về phía Bộ Ngoại Giao Bộ Ngoại Giao là Bộ chủ quản của xí nghiệp. Trong những năm qua xí nghiệp đã có được sự chỉ đạo khá là sát sao của Bộ. Tuy nhiên để công tác kế hoạch ngân sách được hoàn thiện hơn nữa, Bộ nên có định hướng cho doanh nghiệp trong việc thấy được ích lợi thực sự của nó. Đồng thời Bộ cũng là nơi cung cấp những thông tin chính xác nhất về những hội nghị sắp tới diễn ra. Vì thế Bộ nên thông tin nhanh chóng và kịp thời để tiện cho việc lên kế hoạch chuẩn bị điều vận. Giá cước của Bộ phê chuẩn hiện nay so với mức tăng nhanh chóng của giá nhiên liệu, và giá cả thị trường dịch vụ vận tải đường bộ là thấp. Vì thế đề nghị Bộ tính toán lại giá cước để doanh nghiệp có thể bù đắp sự thay đổi của thị trường. Ngoài ra, các phương tiện của xí nghiệp một số có thời gian sử dụng đã lâu nhưng không được thay mới. Nếu được sự phê chuẩn của Bộ sẽ là cơ sở để xí nghiệp hoàn thành kế hoạch ngân sách đề ra. Vì hầu hết các bản kế hoạch đều dựa trên việc xác định hướng đầu tư mới phương tiện thiết bị( ngân sách đầu tư) Trên đây, người viết vừa trình bày xong một số giải pháp để có thể hoàn thiện công tác hoạch định ngân sách tại xí nghiệp ôtô V75. Để các giải pháp phát huy vai trò của nó đòi hỏi sự phối hợp một cách chặt chẽ và sâu sát với nhau. Kết luận Như vậy kế hoạch ngân sách giữ vai trò rất quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ nói chung và với Xí nghiệp ôtô V75 nói riêng. Hoạch định ngân sách phải được tiến hành cùng với kiểm soát ngân sách thì mới tăng việc hữu dụng của kế hoạch. Thực tế tại xí nghiệp cho thấy, kế hoạch ngân sách mới chỉ dừng lại ở việc lập một cách hình thức mà chưa tiến hành kiểm soát. Bài viết đã tiến hành chứng minh, lí giải những cái đã được và chưa được trong công tác hoạch định của xí nghiệp. Qua đó tìm ra nguyên nhân và mạnh dạn đưa ra kế hoạch ngân sách năm 2005, đồng thời tiến hành kiểm soát cho quí đầu. Để có thể hoàn thiện công tác hoạch định ngân sách tại xí nghiệp, những giải pháp đưa ra trong chương III là những giải pháp hợp lí, mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể áp dụng. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất những kiến nghị cũng cần phải được thực hiện. Câu trả lời thuộc về các nhà quản lí nhà nước. Do người viết còn thiếu kinh nghiệm cả lí luận lẫn thực tế nên chuyên đề không tránh khỏi những sai sót và việc diễn giải một số vấn đề còn chưa đầy đủ và cặn kẽ. Vì vậy, rất kính mong thầy giáo hướng dẫn và các anh chị trong Xí nghiệp giúp đỡ sửa chữa để chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Một lần nữa, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầy giáo Th.S Vũ Cương cùng tập thể các bác, các chú, các anh chị trong Xí nghiệp ôtô V75 đã nhiệt tình giúp đỡ để tôi hoàn thành chuyên đề này. Phụ lục Phụ lục 1: Mô hình tính toán báo cáo ngân sách tài chính Chỉ tiêu Phương trình ( tính cho kì kế hoạch ) Diễn giải Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ DT Lây từ ngân sách doanh thu 2. Giá vốn hàng bán GV = a1* DT a1: tỉ lệ giá vốn/doanh thu 3. Lợi nhuận gộp LNG = DT - GV Quan hệ kế toán 4. Doanh thu hoạt động tài chính DTTC Do người sử dụng MH xác định 5. Chi phí tài chính CFTC Do người sử dụng MH xác định 6. Chi phí bán hàng CFBH = a2 * DT a2: tỉ lệ CFBH /DT 7. Chi phí quản lí CFQL = a3 * DT Lấy từ ngân sách chi phí quản lí 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh LNKD = LG +DTTC - CFTC -CFBH -CFQL 9. Thu nhập khác TNK Do người sử dụng MH xác định 10. Chi phí khác CFK Do người sử dụng MH xác định 11. Lợi nhuận khác LNK = TNK - CFK Quan hệ kế toán 12. Tổng lợi nhuận trớc thuế LNTT = LNKD + LNK Quan hệ kế toán 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp TTNDN = a4* LNTT a4: Tỉ lệ thuể thu nhập DN 14. Lợi nhuận sau thuế LNST = LNTT - TTNDN Quan hệ kế toán Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo 1. Lưu chuyển từ hoạt động sản xuất kinh doanh Lợi nhuận trớc thuế LNST lấy từ báo cáo KQKD ở trên Khấu hao TSCĐ(KH) KH = tỉ lệ khấu hao*TSCD Do người sử dụng MH xác định Lãi lỗ do đánh giá lại TS và CL tỉ giá CLTG Do người sử dụng MH xác định Lãi lỗ trớc khi thay đổi trong TSLD và NNH TĐ TSLD = LNST + KH +(-) CLTG Quan hệ kế toán Tăng (giảm)các khoản phải thu TPT = PT (n) - PT (n-1) Quan hệ kế toán Tăng (giảm)các khoản phải trả TTr = PTr (n) - PTr (n-1) Quan hệ kế toán Lu chuyển tiền thuần từ hoạt động KD L1= TĐTSLĐ - TPT - TPTr Quan hệ kế toán 2. Lưu chuyển tiền thuần từ hđ đầu t Tiền thu do bán tài sản cố đinh (BTSCĐ) BTSCĐ Ngân sách thanh lí nhợng bán Tiền mua tài sản cố định(MTSCĐ) MTSCĐ Ngân sách đầu tư Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt độngDT L2 = BTSCĐ - MTSCĐ Quan hệ kế toán 3. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính Tiền thu từ lãi tiền gửi(LTG) LTG Do người sử dụng MH xác định Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt dộng TC L3 = LTG Quan hệ kế toán Lu chuyển tiền thuần trong kì(L) L = L1- L2 + L3 Quan hệ kế toán Tiền tồn đầu kì) L (n-1) Bảng cân đối kế toán Tiền tồn cuối kì Lk =L + L ( n -1) Quan hệ kế toán Bảng cân đối kế toán dự báo A. Tài sản(TS) 1. Tài sản lu động và đầu t ngắn hạn TSLD = Ti + PT + Tk + TSLDK 1.1. Tiền (Ti) Ti = Lk Quan hệ kế toán 1.2. Các khoản phải thu(PT) PT = a6 * DT a6: Tỉ lệ PT / DT 1.3. Hàng tồn kho(tk) Tk = a7* DT a7: Tỉ lệ tồn kho/ DT 1.4. Tài sản lưu động khác TSLDK = a7* Dt a8: tài sản lưu động khác/ DT 2. Tài sản cố định và đầu tư dài hạn Quan hệ kế toán 2.1. Tài sản cố định TSCD = NG - HMLK Quan hệ kế toán Nguyên gia(NG) NG = NG(n-1) + MTSCĐ Quan hệ kế toán Giá trị hao mòn luỹ kế HMLK = HMLK( n-1) + KH Quan hệ kế toán B.Nguồn vốn(NV) NV = NPT + VCSH Quan hệ kế toán 1. Nợ phải trả(NPT) NPT = NNH + NDH + NK Quan hệ kế toán 1.1. Nợ ngắn hạn(NNH) NNH= Vnh + PTr Quan hệ kế toán Vay ngắn hạn Vnh = a5* DT a9: Tỉ lệ vay ngắn han/DT Các khoản phải trả(PTr) Ptr = a6 * DT a10: Tỉ lệ phải trả/ DT 2. Nguồn vốn chủ sở hữu VCSH=NVQ+KP 2.1.Nguồn vôn - quĩ NVQ=VKD+QDTPT+CLTG+LNCC Quan hệ kế toán Vốn kinh doanh VKD Do người sử dụng MH xác định Quĩ đầu tư phát triển QĐTPT Do người sử dụng MH xác định Chênh lệch đánh giá lại tài sản và tỉ giá CLTG Do người sử dụng MH xác định Lợi nhuận chưa chia LNCC = LNCC(n-1)+LNST Quan hệ kế toán 2.2.Nguồn kinh phí quĩ khác KP=QKTPL+PPHTTS Quĩ khen thởng phúc lợi QKTPL Do người sử dụng MH xác định Nguồn kinh phí đã hình thành Tscđ KPHTTS Do người sử dụng MH xác định ( Một số chỉ tiêu trong mô hình được gộp lại cho tiện việc tính toán) Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình: “ Kế hoạch kinh doanh”- Khoa KT & PT - ĐHKTQD Hà Nội. Giáo trình: “ Quản trị tài chính ”- Khoa NH & Tài chính - ĐHKTQD Hà Nội Giáo trình: “ Kế toán cho các ngành dịch vụ” – Khoa Kế toán – Kiểm toán -ĐHKTQD Hà Nội Sách: “ Quản lí ngân sách” – Lý Tuyên ( dịch)- NXB Trẻ- 2004. Sách: “ Phân tích quản trị tài chính” –Nguyễn Tấn Bình- NXB ĐHQG Thành phố Hồ Chí Minh Sách “ Lựa chọn bước đi và giải pháp để Việt Nam mở cửa về dịch vụ – thương mại ”- Nguyễn Thị Mơ - NXB Lí luận chính trị – 2005 Sách: “ Kiểm soát và lựa chọn chiến lược”- Bùi Đức Tuân- NXB Thống kê-2005. Sách: “ Quản trị doanh nghiệp”-Khoa Quản trị kinh doanh- trường ĐHKTQD Hà Nội Tài liệu có liên quan tại Xí nghiệp ôtô V75