Đề tài Hoàn thiện hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty In và Văn hoá phẩm

mở sổ chi tiết theo dõi tình hình công nợ phải trả với nhà cung cấp. SƠ ĐỒ 4: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY Kế toán trưởng Trưởng phòng Kế toán (kiêm kế toán tổng hợp) Thủ quỹ kiêm KT tiền lương K. toán NVL.CCDC và công nợ phải trả Kế toán tiền mặt, TT tạm ứng và công nợ phải thu Kế toán ngân hàng, thuế *Kế toán tiền mặt, thanh tóan tạm ứng và công nợ phải thu: Có nhiệm vụ căn cứ các chứng từ hợp lệ để lập phiếu thu chi, lập bảng kê chứng từ thu chi tiền mặt, lập bảng kê theo dõi tạm ứng của cán bộ công nhân viên. Theo dõi đôn đốc tình hình thanh quyết toán công nợ *Kế toán ngân hàng và thuế. Có nhiệm vụ lập chứng từ thanh tóan với ngân hàng: vay, trả và tiền gửi, theo dõi số dư tài khỏan VND và ngoại tệ. Đồng thời kiêm kế tóan thuế GTGT. Hàng tháng lập bảng kê khai thuế đầu ra, đầu vào, theo dõi các khoản phải nộp ngân sách nhà nước. *Thủ quỹ kiêm kế toán tiền lương: Quản lý trực tiếp tình hình thu chi toàn bộ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ của Công ty vào sổ quỹ, hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công, bảng tính phụ cấp trợ cấp, phiếu xác nhân thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành, các chứng từ liên quan khác do các bộ phận khác gửi đến, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương, BHXH, BHYT, tiền thưởng cho bộ phận các phòng ban sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương. Trong nội bộ phòng kế toán các thành viên đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau để cùng hoàn thành chức năng nhiệm vụ của mình. Ngoài ra phòng kế toán còn có mối liên hệ mật thiết với các bộ phận khác trong Công ty như: cung cấp thông tin kế toán cho ban giám đốc phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh; cung cấp số liệu cho các phòng ban khác để các phòng ban này thực hiện nhiệm vụ của mình. Ngược lại, các số liệu kinh tế tài chính phát sinh từ các phòng ban, phân xưởng đều phải tập trung về phòng kế toán để kế toán xử lý, lập báo cáo tài chính, phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. 1.5.2. Đặc điểm chung về tổ chức công tác kế toán - Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/1 và kết thúc vào 31/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi chép sổ kế toán: đồng Việt Nam. - Các phương pháp kế toán áp dụng: * Phương pháp kế toán TSCĐ: + Nguyên tắc đánh giá TSCĐ Giá trị còn lại = Nguyên giá – Giá trị hao mòn luỹ kế + Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp khấu hao theo đường thẳng * Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Phương pháp tính giá vật tư hàng hoá nhập kho: theo giá vốn thực tế Trị giá vốn thực tế hàng nhập kho = giá mua + chi phí thu mua + Phương pháp tính giá vật tư , hàng hoá xuất kho: theo phương pháp thực tế đích danh. + Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu : phương pháp ghi thẻ song song. * Kế toán thuế: Công ty nộp thuế GTGT theo phuơng pháp khấu trừ. - Hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng bao gồm: DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN STT Tên chứng từ Số hiệu A. Chứng từ ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính I. Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 01a-LĐTL 2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL 3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL 4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL 5 Giấy đi đường 04-LĐTL 6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL 7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL 8 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL 9 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL II. Hàng tồn kho 1 Phiếu nhập kho 01-VT 2 Phiếu xuất kho 02-VT 3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 03-VT 4 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT 5 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng c ụ 07-VT III. Tiền tệ 1 Phiếu thu 01-TT 2 Phiếu chi 02-TT 3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT 4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT 5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT 6 Biên lai thu tiền 06-TT 7 Bảng kiểm kê quỹ( dùng cho VND) 08a-TT IV.Tài sản cố định 1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ 2 Biên bản thanh lý tài sản cố định 02-TSCĐ 3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ 4 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ B. Chứng từ ban hành theo các văn bản khác 1 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH 2 Hoá đơn giá trị gia tăng 01-GTGT 3 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03PXK-3LL Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đang áp dụng : HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Tài khoản Tên Tài khoản 111 Tiền mặt 112 Tiền gửi ngân hàng 1121 Tiền gửi ngân hàng Công thương Ba Đình 1122 Tiền gửi ngân hàng Đầu tư phát triển Hà Nội 131 Phải thu khách hàng 133 Thuế GTGT được khấu trừ 136 Phải thu nội bộ 138 Phải thu khác 141 Tạm ứng 142 Chi phí trả trước 151 Hàng mua đang đi trên đường 152 Nguyên liệu, vật liệu 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính 1522 Vật liệu phụ 1523 Nhiên liệu 1524 Phụ tùng 1528 Vật liệu khác 153 Công cụ, dụng cụ 1531 Công cụ, dụng cụ 1532 Bao bì luân chuyển 154 Chi phí sản xuât kinh doanh dở dang 155 Thành phẩm 1551 Thành phẩm sản xuất 1552 Bán thành phẩm gia công 156 Hàng hoá 211 Tài sản cố định hữu hình 2111 Nhà cửa vật kiến trúc 2112 Máy móc, thiết bị 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2118 Tài sản cố định khác 213 Tài sản cố định vô hình 214 Hao mòn TSCĐ 311 Vay ngắn hạn 3111 Vay ngắn hạn ngân hàng Công thương Ba Đình 3112 Vay ngắn hạn ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội 331 Phải trả cho người bán 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế GTGT phải nộp 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất 3338 Các loại thuế khác 334 Phải trả người lao động 335 Chi phí phải trả 336 Phải trả nội bộ 338 Phải trả, phải nộp khác 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3388 Phải trả, phải nộp khác 341 Vay dài hạn 3411 Vay dài hạn Ngân hàng Công thương Ba đình 3412 Vay dài hạn Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội 411 Nguồn vốn kinh doanh 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 413 Chênh lệch tỷ giá 421 Lãi chưa phân phối 4211 Lãi năm trước 4212 Lãi năm nay 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 441 Nguồn vốn đầu tư XDCB 511 Doanh thu bán hàng 515 Doanh thu hoạt động tài chính 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 622 Chi phí nhân công trực tiếp 627 Chi phí sản xuất chung 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 6272 Chi phí vật liệu 6273 Chi phí công cụ dụng cụ 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 6278 Chi phí bằng tiền khác 632 Giá vốn hàng bán 635 Chi phí tài chính 641 Chi phí bán hàng 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 711 Thu nhập khác 811 Chi phí khác 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 911 Xác định kết quả - Hình thức sổ kế toán đang áp dụng tại Công ty In và văn hoá phẩm là hình thức“ Nhật ký chung”. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên chứng từ gốc, sau đó được ghi vào nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt đồng thời ghi vào Sổ cái các tài khoản có liên quan. - Hệ thống sổ kế toán sử dụng tại Công ty In và văn hoá phẩm gồm: HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN STT Tên sổ Ký hiệu A. Sổ tổng hợp 1 Sổ Nhật ký chung S03a-DN 2 Sổ nhật ký thu tiền S03a1-DN 3 Sổ nhật ký chi tiền S03a2-DN 4 Sổ nhật ký mua hàng S03a3-DN 5 Sổ nhật ký bán hàng S03a4-DN 6 Sổ cái( Loại dùng cho hình thức Nhật ký chung) S03b-DN A. Sổ chi tiết 1 Sổ quỹ tiền mặt S07-DN 2 Sổ kế toán chi tiết tiền mặt S07a-DN 3 Sổ tiền gửi ngân hàng S08-DN 4 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hang hoá S10-DN 5 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu - dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. S11-DN 6 Thẻ kho S12-DN 7 Sổ tài sản cố định S21-DN 8 Thẻ tài sản cố định S23-DN 9 Sổ chi tiết thanh toán với người mua S31-DN 10 Sổ chi tiết thanh toán với người bán S31-DN 11 Sổ chi tiết tiền vay S34-DN 12 Sổ chi tiết bán hàng S35-DN 13 Sổ chi tiết các tài khoản S38-DN 14 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh S36-DN Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty bao gồm: + Do Nhà nước ban hành Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01-DN Báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu số B02-DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03-DN Bản thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09-DN + Do Công ty quy định: Báo cáo doanh thu theo từng hợp đồng đặt hàng Báo cáo danh sách những người tạm ứng Báo cáo tình hình công nợ phải thu khách hàng theo thời hạn nợ. SƠ ĐỒ 5: TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ THEO HÌNH THỨC “NHẬT KÝ CHUNG” Ở CÔNG TY IN VÀ VĂN HOÁ PHẨM Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ(thẻ) chi tiết NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Sổ tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Nhật ký đặc biệt BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chương II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN VÀ VĂN HOÁ PHẨM 2.1: Đặc điểm nguyên vật liệu, phân loại, tính giá, quản lý nguyên vật liệu tại Công ty In và Văn hoá phẩm 2.1.1. Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu Như đã giới thiệu ở phần trước, sản phẩm của Công ty rất đa dạng về chủng loại, mẫu mã nên để phục vụ cho quá trình sản xuất Công ty phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Chúng có công dụng, vai trò, tính chất lý hoá khác nhau và biến động thường xuyên, liên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vì thế vấn đề tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu sẽ đảm bảo cho việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu theo từng thứ, loại. Nhờ có sự phân loại này mà kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi được tình hình biến động của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu từ đó cung cấp thông tin được chính xác, kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua dự trữ nguyên vật liệu, đồng thời tính toán chính xác số chi phí về nguyên vật liệu chiếm trong tổng giá thành sản phẩm. Để đáp ứng nhu cầu này, kế toán nguyên vật liệu của Công ty chia vật liệu thành các loại như sau: - Nguyên vật liệu chính bao gồm: + Các loại giấy: Bãi bằng, Couche, Việt Trì, Tân Mai, Đuplex, giấy cuộn Hoàng Hải + Các loại mực: Trung quốc, Nhật, Malaysia - Vật liệu phụ: Gồm các loại giấy bao gói, dây bao gói, hoá chất, keo cán màng, ny lon màng chít... - Nhiên liệu bao gồm: Xăng Mogas, dầu điêgien, dầu nhờn... - Phụ tùng thay thế: Gồm các loại cà lê, ốc vít, vòng bi, dây cu roa, lô mực, cao su máy in. - Phế liệu: Các vật liệu được nhập lại từ sản phẩm cắt giấy: lề, đầu sách 2.1.2. Tính giá nguyên vật liệu * Nguyên vật liệu nhập kho Tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho và xuất kho là một nhiệm vụ quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu. Công ty In và Văn hoá phẩm đã áp dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế: - Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Do nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu mua trên thị trường nên thường mua theo giá thoả thuận trong hợp đồng cộng với chi phí thu mua (nếu có) Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua (nếu có) + Các loại thuế không được hoàn lại (nếu có) _ Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng VD: Ngày 02 tháng 10 năm 2007 nhập kho giấy in bãi bằng định lượng 58g/m2 - khổ 84 và định lượng 60g/m2 - khổ 79 của Trung tâm dịch vụ và kinh doanh giấy tại Hà Nội chưa trả tiền theo hoá đơn số 66149( Biểu số 2.1) Giá mua ghi trên hoá đơn 66149 là giá đã bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp tại kho của công ty và không được hưởng chiết khấu, giảm giá, vì vậy giá thực tế giấy bãi bằng nhập kho ngày 02/10/2007 là giá ghi trên hoá đơn: Giá thực tế nhập kho giấy in định lượng = 13 600 đồng/Kg 58g/m2-khổ 84 Giá thực tế nhập kho giấy in định lượng = 13 705 đồng/Kg 60g/m2- khổ 79 - Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Xuất phát từ việc Công ty luôn sản xuất theo đơn đặt hàng, đồng thời nhằm phục vụ cho công tác quản lý, do đó chủng loại, mẫu mã, số lượng vật tư được theo dõi chi tiết cho từng hợp đồng, đơn đặt hàng. Vì vậy Công ty In và Văn hoá phẩm đã áp dụng phương pháp tính giá vật liệu xuất kho theo giá thực tế đích danh. VD: Căn cứ vào giấy đề nghị xuất kho vật tư ngày 02/10/2007 của phân xưởng in để in sách giáo khoa toán lớp 1- tập 1: chủng loại giấy in bãi bằng định lượng 58g/m2 - khổ 84, số lượng 1 500 Kg ( Biểu số 2.4), bộ phận vật tư viết phiếu xuất kho giấy in bãi bằng định lượng 58g/m2 - khổ 84 số lượng 1 500 Kg, kế toán vật tư vào cột đơn giá xuất theo giá thực tế nhập kho của giấy in bãi bằng định lượng 58g/m2 - khổ 84 nhập của Trung tâm dịch vụ và kinh doanh giấy tại Hà Nội hoá đơn 66149 là 13 600đồng/Kg ( Biểu số 2.5). 2.2. Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty In và Văn hoá phẩm. Với hình thức sổ Nhật ký chung thì hạch toán tổng hợp và chi tiết nguyên vật liệu được thể hiện qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc về vật liệu SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Sổ( thẻ) kế toán chi tiết vật liệu theo PP thẻ song song Nhật ký chung Nhật ký đặc biệt Sổ cái TK 152, 331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Tài chính và báo cáo kế toán khác Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.2.1. Thực trạng hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty In và văn hoá phẩm 2.2.1.1. Các chứng từ ban đầu: Hiện nay Công ty đang sử dụng các chứng từ hạch toán vật tư lưu chuyển qua kho để theo dõi tình hình biến động tăng giảm của nguyên vật liệu là: + Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) + Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) + Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu số 03 – VT) + Giấy đề nghị xuất vật tư + Hoá đơn mua hàng , bảng kê mua, các loại hợp đồng + Thẻ kho (mẫu số 06 – VT) 2.2.1.2. Phương pháp và trình tự hạch toán Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về số lượng, giá trị, chất lượng từng loại, từng thứ vật liệu theo từng kho, từng người phụ trách vật chất làm sao cho dễ nhìn, dễ tìm, dễ thấy và dễ lấy. Công ty In và văn hoá phẩm áp dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này vừa đơn giản, dễ làm, vừa phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất kho phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của Công ty. * Thủ tục nhập nguyên vật liệu Căn cứ vào các hợp đồng, đơn đặt hàng của khách hàng, phòng Kế hoạch lập kế hoạch về số lượng, chủng loại nguyên vật liệu chuyển phòng Vật tư để lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. Phòng vật tư có trách nhiệm thăm dò thị trường và tham khảo giá cả. Khi chọn được nhà cung cấp phù hợp, Phòng vật tư lập kế hoạch mua vật tư trình Giám đốc duyệt theo hợp đồng kinh tế. Nguyên vật liệu mua về được qua KCS kiểm nhận nếu đạt tiêu chuẩn chất lượng sẽ tiến hành lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư và làm thủ tục nhập kho. Từ hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư để nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào cột thực nhập trên phiếu nhập kho do kế toán vật tư lập và thẻ kho sau đó chuyển toàn bộ chứng từ dùng để nhập kho cho kế toán nguyên vật liệu để vào sổ chi tiết vật tư, tính ra giá trị nguyên vật liệu để ghi đơn giá và tính ra số tiền theo từng loại nguyên vật liệu. HOÁ ĐƠN GÍA TRỊ GIA TĂNG Liên 2:Giao cho khách hàng Ngày 02 tháng 10 năm 2007 Mẫu số 01 GTKT-3LL EE/2007B 0066149 Đơn vị bán hàng: Trung tâm dịch vụ và kinh doanh giấy tại Hà Nội Địa chỉ: 142 - Đội Cấn – Hà Nội Số tài khoản: ... Điện thoại:.............. Mã số thuế 2600357502-006 Họ tên người mua hàng: Trần Quang Tiến Tên đơn vị: Công ty In và văn hoá phẩm Địa chỉ: 83 Hào Nam – Hà nội. Số tài khoản: 4311.0021.0000.1864 Hình thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản MST: 01 00110574-1 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Gíây in định lượng 58g/m2 – khổ 84 Gíây in định lượng 60g/m2 – khổ 79 Kg Kg 46 435 33 750 13 600 13 705 631 516 000 462 543 750 Thuế suất GTGT: 10 % Cộng tiền hàng: Tiền thuế GTGT: Tổng tiền thanh toán 1 094 059 750 109 405 975 1 203 465 725 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ hai trăm linh ba triệu bốn trăm sáu lăm ngàn bẩy trăm hai lăm đồng. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu số 2.1 Biểu số 2.2 Công ty In và Văn hoá phẩm Mẫu số: 03-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM NGUYÊN VẬT LIỆU Ngày 02 tháng 10 năm 2007 Số: 735 Căn cứ vào hoá đơn số: 066149 ngày 02 tháng 10 năm 2007 của Trung tâm dịch vụ và kinh doanh giấy tại Hà Nội. Ban kiểm nghiệm gồm: Ông (Bà) : Hà Việt Châu - Kế toán nguyên vật liệu - Trưởng ban Ông (Bà) : Trần Quang Tiến - Cán bộ vật tư - Uỷ viên Ông (Bà) : Nguyễn Thị Phích- Thủ kho - Uỷ viên STT Tên vật tư Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Theo chứng từ Theo kiểm nghiệm Đúng quy cách Không đúng quy cách Ghi chú 1 2 Gíây in định lượng 58g/m2 – khổ 840 Gíây in định lượng 60g/m2 – khổ 790 Kg Kg 46 435 33 750 46 435 33 750 46 435 33 750 0 0 Kết luận của Ban kiểm nghiệm: Số lượng đủ, chất lượng đảm bảo. Uỷ viên (Ký, ghi rõ họ tên) Uỷ viên (Ký, ghi rõ họ tên) Trưởng ban (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 2.3 Đơn vị: Công ty In và Văn hoá phẩm Địa chỉ: Mẫu số: 01-VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU NHẬP KHO Số: 1034 Ngày 02 tháng 10 năm 2007 Nợ TK 1521 Có TK 331. - Họ tên người giao hàng: Trần Quang Tiến - Theo hoá đơn số 0066149 ngày 02 tháng 10 năm 2007 của Trung tâm dịch vụ và kinh doanh giấy tại Hà Nội. - Biên bản kiểm nghiệm số 735 ngày 02 tháng 10 năm 2007. - Nhập tại kho nguyên vật liệu chính. TT Tên vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 Gíây in định lượng 58g/m2 – khổ 84 Gíây in định lượng 60g/m2 – khổ 79 Kg Kg 46 435 33 750 46 435 33 750 13 600 13 705 631 516 000 462 543 750 Cộng x x x x 1 094 059 750 Tổng số tiền( Viết bằng chữ): Một tỷ không trăm chín tư triệu không trăm năm chín ngàn bẩy trăm năm mươi đồng. Ngày 02 tháng 10 năm 2007 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Nguời giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) * Thủ tục xuất nguyên vật liệu Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư (Phân xưởng in, Phân xưởng sách, phân xưởng chế bản ) làm giấy đề nghị xuất kho. Bộ phận điều hành sản xuất căn cứ vào kế hoạch sản xuất sẽ chuyển giấy đề nghị xuất kho lên Phòng kế toán để kế toán nguyên vật liệu lập phiếu xuất kho, mỗi phiếu được lập thành 03 liên : 01 liên lưu tại cuống tại phòng kế toán 01 liên giao cho bộ phận lĩnh vật tư 01 liên giao cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho tiến hành xuất vật tư theo đúng chủng loại, ghi số lượng xuất kho vào cột thực xuất trên phiếu xuất kho sau đó chuyển cho kế toán nguyên vật liệu ghi phần giá trị đồng thời vào sổ chi tiết vật tư cột xuất. Dự trù vật tư cần sử dụng Giấy đề nghị xuất vật tư Phiếu xuất kho Thủ kho Kế toán nguyên vật liệu Lưu chứng từ kế toán Sơ đồ: Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Biểu số 2.4 Đơn vị: Công ty In và Văn hoá phẩm GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO VẬT TƯ Ngày 02 tháng 10 năm 2007 Bộ phận đề nghị xuất vật tư: Phân xưởng in Lý do lĩnh: In sách giáo khoa toán lớp 1- tập 1 ĐVT:1 000 đồng TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất Mã số ĐVT Số lượng 1 2 3 4 5 1 Gíây in định lượng 58g/m2 – khổ 84 kg 1.500 Cộng x x 1 500 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Người đề nghị (Ký, họ tên) Căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư, bộ phận vật tư viết phiếu xuất kho Biểu số 2.5 Đơn vị: Công ty In và Văn hoá phẩm Địa chỉ: Mẫu số : 02-VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO Số: 1131 Ngày 10 tháng 10 năm 2007 Nợ TK 621 Có TK 1521 - Họ tên người nhận hàng: Anh Thắng - Phân xưởng in - Lý do xuất kho: In sách giáo khoa toán lớp 1- tập 1 - Xuất tại kho: nguyên vật liệu chính. TT Tên vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Gíây in định lượng 58g/m2 – khổ 84 Kg 1.500 13 600 20 400 000 Cộng x x x x 20 400 000 Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu bốn trăm ngàn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 01giấy đề nghị. Xuất, ngày 10 tháng 10 năm 2007 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Nguời nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) * Quá trình ghi chép ở kho Mỗi lần nhập, xuất vật tư, sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng số lượng nguyên vật liệu trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và tính lại số tồn kho sau mỗi ngày về mặt số lượng. Mỗi thẻ kho mở riêng cho một chủng loại vật liệu. Để đảm bảo chính xác số liệu giữa sổ sách và thực tế, thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn ghi trên thẻ kho với số nguyên vật liệu còn lại thực tế trong kho. Cuối tháng, Thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ xuất, nhập kho đã được phân loại về phòng kế toán, đồng thời sẽ đối chiếu với số liệu nguyên vật liệu trên sổ chi tiết vật tư của kế toán nguyên vật liệu. Biểu số 2.6 Đơn vị: Công ty In và Văn hoá phẩm THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01 /10/ 2007 Tờ số 15 - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Giấy Bãi Bằng ĐL 58g/m2 – Khổ 840 - Đơn vị tính: kg. - Mã số : NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 02/10 10/10 12/10 . ... 1034 1131 1135 ...... 02/10 10/10 12/10 Tồn đầu kỳ Tháng 10/2007 Nhập mua Xuất cho phân xưởng in để in sách giáo khoa toán lớp 1- tập 1 Xuất cho phân xưởng in để in tạp chí mua sắm .. 02/10 10/10 12/10 46 435 - - .. - 1 500 4 500 15 420 61 855 60 355 55 855 . x x x Cộng tháng 10 x 56 535 53 134 18 821 x *Quá trình ghi chép tại phòng kế toán Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào các chứng từ mua nguyên vật liệu để tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho. Căn cứ vào từng chủng loại nguyên vật liệu xuất dùng thực tế kế toán căn cứ theo giá nhập thực tế để xuất kho nguyên vật liệu đúng theo giá đó để ghi vào phiếu xuất kho. Kế toán nguyên vật liệu mở sổ chi tiết vật tư và căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho, các chứng từ kèm theo để theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn trên sổ chi tiết, mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu tiến hành cộng sổ chi tiết từng loại nguyên vật liệu tính ra tổng số nhập – xuất – tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu cùng với thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu về mặt số lượng và có những điều chỉnh (nếu có những sai lệch) nhằm theo dõi chính xác tình hình biến động của nguyên vật liệu. Số lượng nguyên vật liệu tồn kho trên sổ chi tiết vật tư phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho của củng loại vật tư tương ứng. Cuối tháng, kế toán nguyên vật liệu tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết vào bảng tổng hợp NHẬP- XUẤT – TỒN nguyên vật liệu. Sổ này được mở cho từng tài khoản kho, cột giá trị nhập, xuất, tồn trên sổ tổng hợp chi tiết phải khớp với sổ cái TK 152. Biểu số 2.7 SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU (Trích) Tháng 10 năm 2007 - Tên nguyên vật liệu : Giấy Bãi Bằng ĐL 58g/m2 – K84 Đơn vị tính: kg NT ghi sổ Chứng từ Trích yếu Đơn giá 1.000đ Nhập Xuất Tồn SH NT Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 3 5 6 7 8 9 10 11 02/10 10/10 12/10 1034 1131 1135 02/10 10/10 12/10 Tháng 10 năm 2007 Tồn đầu kỳ Nhập mua Xuất cho phân xưởng in để in sách giáo khoa tóan lớp 1 tập 1. Xuất cho phân xưởng in để in Tạp chí mua sắm .. 13,60 13,60 13,60 13,60 - 46 435 - - - 631 516 - - . - - 1 500 4 500 - - 20 400 61 200 .. 14 966 61 855 59 901 55 401 . 203 544 835 060 814 660 753 460 .. Tổng cộng x 56 535 768 876 52 680 716 454,4 18 821 255 965,6 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 2.8 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU (Trích) Tháng 10 năm 2007 ĐVT: 1.000đ Tên vật tư Đ. vị hiện vật Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 - Giấy Bãi Bằng ĐL 58g/m2 – K84 - Giấy Việt Trì khổ(79x109). - Giấy offset - Giấy Bãi Bằng ĐL 60g/m2 – 790 - Mực in Nhật đen ......... Kg Tờ Kg Kg Kg ..... 14 966 150.000 5 470 23 157 1 680 .......... 203 544 165 472 79 315 319 450,8 54 625 ............ 56 535 400 000 25 000 15 478 12 090 ............. 768 876 448 539 368 750 213 519 393 125 ............ 52 680 535 000 27 419 38 635 8 603,3 ........... 716 454,4 597 057 399 221,67 532 969,8 279 737,5 ............. 18 821 15 000 3 051 0 5 166,7 .............. 255 965,60. 16 954 48 843,320 0 168 012,5 .... ......... Cộng x x 2 872 530,93 x 9 488 818,45 x 8 147 365,14 x 4 213 984,24 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Số liệu trên bảng tổng hợp NHẬP- XUẤT- TỒN nguyên vật liệu dùng để đối chiếu với sổ cái TK 152. Số liệu của cột giá trị dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ trên Bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu phải khớp với số dư đầu kỳ, phát sinh Nợ, phát sinh Có, số dư cuối kỳ trên sổ cái của TK 152. 2.2.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty In và văn hoá phẩm hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ 2.2.2.1. Tài khoản sử dụng Để hạch toán tình hình biến động tăng giảm nguyên vật liệu kế toán sử dụng tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu + TK 1521: Nguyên vật liệu chính + TK 1522: Vật liệu phụ + TK 1523: Nhiên liệu + TK 1524: Phụ tùng thay thế Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 331, 111, 112, 133, 141, 311... 2.2.2.2. Phương pháp hạch toán 2.2.2.2.1. Hạch toán tăng nguyên vật liệu * Đối với nguyên vật liệu mua ngoài, sau khi đã qua kiểm nghiệm làm thủ tục nhập kho, kế toán căn cứ vào các hoá đơn và phiếu nhập kho để ghi sổ kế toán. + Đối với nguyên vật liệu mua về nhập kho thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng được kế toán ghi chép trên sổ Nhật ký chi tiền, Kế toán ghi: Nợ TK 152- Giá mua chưa thuế ( Chi tiết từng loại vật liệu) Nợ TK 133- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112 - Tổng giá thanh toán VD: - Ngày 01/10/2007 mua giấy cuộn Hoàng Hải theo hoá đơn 47589 thanh toán ngay bằng tiền mặt, giá trị 115 200 000 đồng, thuế GTGT 10 %, đã nhập kho. Kế toán định khoản: Nợ TK 1521: 115 200 000 ( Chi tiết : giấy cuộn Hoàng Hải) Nợ TK 133: 11 520 000 Có TK 111: 126 720 000 Đồng thời vào sổ Nhật ký chi tiền mặt tháng 10/2007 (Biểu số 2.9) - Ngày 01/10/2007 mua bản kẽm của Công ty cổ phần SIC theo hoá đơn 001287 thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng số tiền chưa thuế: 98 752 000 đồng, thuế GTGT 10 %, đã nhập kho. Kế toán định khoản: Nợ TK 1521: 98 752 000 ( Chi tiết : Bản kẽm) Nợ TK 133: 9 875 200 Có TK 1121: 108 627 200 Đồng thời vào sổ Nhật ký chi tiền gửi tháng 10/2007 (Biểu số 2.10) + Đối với nguyên vật liệu mua về nhập kho nhưng chưa thanh toán với người bán, kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng, hợp đồng và phiếu nhập kho để ghi vào sổ Nhật ký mua hàng đồng thời vào sổ chi tiết Tài khoản 331- “Phải trả người bán”. Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở theo dõi chi tiết công nợ phải trả cho người bán theo từng đối tượng công nợ (từng người bán) đồng thời được ghi vào Nhật ký mua hàng. Kế tóan ghi: Nợ TK 152 - Giá mua chưa thuế ( Chi tiết từng loại vật liệu) Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có) Có TK 331 - Tổng giá thanh toán (Chi tiết từng đối tượng) VD: Ngày 02/10 mua giấy in bãi bằng định lượng 58g/m2 - khổ 84 và 60 g/m2- khổ 79 của Trung tâm dịch vụ và kinh doanh giấy tại Hà Nội theo hoá đơn 66149 số tiền chưa thuế: 1 094 059 750 đồng, thuế GTGT 10 %, đã nhập kho. Kế tóan định khoản: Nợ TK 1521: 1 094 059 750 ( Chi tiết: giấy in ĐL 58, khổ 84 : 631 516 000 giấy in ĐL 60, khổ 79 : 462 543 750) Nợ TK 133: 109 405 975 Có TK 331: 1 203 465 725 ( Chi tiết người bán: Trung tâm DV và KD giấy Bãi bằng tại HN) Kế toán vào sổ nhật ký mua hàng( Biểu số 2.11) đồng thời vào sổ theo dõi chi tiết thanh toán với người bán: Trung tâm dịch vụ và kinh doanh giấy bãi bằng tại Hà Nội.( Biểu số 2.12). + Trường hợp nguyên vật liệu về nhập kho nhưng cuối tháng hoá đơn chưa về, kế toán ghi: Nợ TK 151 Giá mua chưa thuế ( Chi tiết từng loại vật liệu) Có TK 331- Giá thanh toán chưa thuế (Chi tiết từng đối tượng) - Tháng sau khi hoá đơn về, sau khi kiểm tra số lượng nguyên vật liệu nhập kho tháng trước đúng bằng số lượng ghi trên hoá đơn thì căn cứ vào hoá đơn, kế toán ghi: Nợ TK 133- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có) Có TK 331- Số tiền thuế phải thanh toán cho người bán (Chi tiết từng đối tượng) + Trường hợp nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn. Nếu nhập kho toàn bộ số hàng kể cả hàng thừa , kế toán ghi : Nợ TK 152- Giá mua chưa thuế ( Chi tiết từng loại vật liệu) Nợ TK 133- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tính theo hoá đơn Có TK 331- Trị giá thanh toán theo hoá đơn (Chi tiết từng đối tượng) Có TK 338 (3381) Trị giá hàng thừa chưa có thuế GTGT + Trường hợp nguyên vật liệu thiếu so với hoá đơn, kế toán ghi: Nợ TK 152- Số thực nhập ( Chi tiết từng loại vật liệu) Nợ TK 1381- Trị giá hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 133- Thuế GTGT tính theo hoá đơn Có TK 331- Trị giá thanh toán theo hoá đơn (Chi tiết từng đối tượng) + Kiểm kê đột xuất phát hiện thừa, kế toán ghi: Nợ TK 152 - Trị giá nguyên vật liệu thừa Có TK 3381- Trị giá nguyên vật liệu thừa Trong th áng 10/2007 kh ông c ó ph át sinh nghi ệp v ụ h àng đii đ ư ờng. Tại công ty định kỳ 6 tháng mới tiến hàng kiểm kê vật tư hàng hoá tồn kho vào 31/6/2007 và 31/12/2007. Vì vậy trong tháng 10/2007 không có nghiệp vụ kiểm kê vật tư. Biểu số 2.9 Công ty In và văn hoá phẩm Mẫu số S03a2-DN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN MẶT Trang 58 Tháng 10 Năm 2007 ĐVT:1.000 đồng NT ghi sổ Chứng từ Diến giải Ghi có TK 111 Ghi Nợ các TK Số hiệu Ngày tháng 133 141 151 152 153 331 641 A B C D 1 2 3 4 5 6 7 7 Số trang trước chuyển sang 01/10 985 01/10 Mua giấy cuộn Hoàng Hải 126 720 11 520 - - 115 200 - - - - 02/10 989 02/10 Thanh toán tiền vận chuyển giấy Hoàng hải 4 725 225 - - 4 500 - - - - 03/10 990 03/10 Chi tạm ứng cho Trần Quang Tiến mua mực in 5 000 - 5 000 - - - - - - 03/10 991 03/10 Thanh toán tiền nợ bản kẽm cho Cty cổ phần SIC 67 500 67 500 . . .. .. . . .. .. . . Cộng tháng 10/07 3 289 415 18 000 - 652 431 154 271 2 107 480 15 324 xxx Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Biểu số 2.10 Công ty In và văn hoá phẩm Mẫu số S03a2-DN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN GỬI Trang 35 Tháng 10 Năm 2007 ĐVT:1.000 đồng NT ghi sổ Chứng từ Diến giải Ghi có TK 112 Ghi Nợ các TK Số hiệu Ngày tháng 133 141 151 152 153 331 641 A B C D 1 2 3 4 5 6 7 7 Số trang trước chuyển sang 01/10 159 01/10 Thanh toán tiền bản kẽm hđ 001287 Cty CP SIC 108 627,2 9 875,2 - - 98 752 - - - - 02/10 160 02/10 Thanh toán tiền mực in hđ 008875 Cty CP An Thịnh 61 952 5 632 - - 56 320 - - - - . . .. .. . . .. .. . . 07/10 215 07/10 Thanh toán tiền mua giấy còn nợ tháng 9/07 của TT dịch vụ và KD giấy tại HN 1 051 000 1 051 000 . . .. .. . . .. .. . . Cộng tháng 10/07 6 628 743 187 421 - - 871 632 241 698 5 321 051 6 941 xxx Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Biểu số 2.11 Công ty In và văn hoá phẩm Mẫu số S03a3-DN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ NHẬT KÝ MUA H ÀNG Tháng 10 Năm 2007 ĐVT:1.000 đồng Trang 27 NT ghi sổ Chứng từ Diến giải Tài khoản ghi Nợ Phải trả người bán (Ghi Có) Ghi Có TK 331 Số hiệu Ngày tháng 152 153 133 A B C D 1 2 3 8 Số trang trước chuyển sang 02/10 66149 02/10 Mua giấy in của Trung tâm dịch vụ và kinh doanh giấy tại Hà Nội 1 094 059,75 - 109 405,975 - 1 203 465,725 05/10 66209 05/10 Mua giấy in của Trung tâm dịch vụ và kinh doanh giấy tại Hà Nội 213 519 - 21 351 - 234 870 15/10 44785 15/10 Mua mực in của Công ty Cổ phần SIC 85 985,75 - 8 598,575 - 94 584,325 . . .. .. .. .. . . Cộng tháng 10/07 7 964 755,45 2 298 251 1 026 300,64 - 11 289 307,09 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Biếu số 2.12 Công ty In và văn hoá phẩm SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN (Trích) TK 331- Phải trả người bán Tên người bán: Trung tâm dịch vụ và kinh doanh giấy tại Hà Nội Tháng 10 năm 2007 ĐVT: 1.000 đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK Đ/Ư Thời hạn chiết khấu Số phát sinh Số dư Số Ngày NỢ CÓ NỢ CÓ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 02/10/07 05/10/07 07/10/07 09/10/07 .. 066149 066209 UNC 215 GNN 143 ........ 02/10/07 05/10/07 07/10/07 09/10/07 ............. 1.Số dư đầu kỳ 2.Số phát sinh trong kỳ Mua giấy in định lượng58g/m2 –khổ 840 và 60g/m2- khổ 790 Thuế GTGT được khấu trừ Mua giấy in bãi bằng định lượng 60 g/m2 khổ 790 Thuế GTGT được khấu trừ Thanh tóan tiền mua giấy còn nợ tháng 9/07 bằng tiền gửi NH Vay ngắn hạn ngân hàng thanh tóan tiền mua giấy tháng 9/07 ............ 1521 133 1521 133 112 3111 .. - - - - - - .. - - - - 1 051 000 410 000 1 094 059,75 109 405,975 213 519 21 351 ............. 1 470 326 x x x Cộng số phát sinh x x 2 070 326 2 547 325.2 x x x 3.Số dư cuối kỳ x x x x - 1 947 325.2 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.13 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN (Trích) Tháng 10 năm 2007 ĐVT: 1.000 đ STT Tên người bán Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ NỢ CÓ NỢ CÓ NỢ CÓ 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 .. Trung tâm dịch vụ và KD giấy bãi bằng tại HN Doanh nghiệp tư nhân Mạnh Cường Hoàng Hải Công ty giấy Việt Trì Công ty cổ phần SIC Công ty cổ phần Đức Hùng . Cộng 157 424 ........ 1 478 521 1 470 326 589 476 48 500 1 756 251 ............ 4 547 968 2 070 326 2 785 321 1 400 000 1 478 251 2 000 000 ............. 7 428 531 2 547 325,2 3 148 256 1 557 424 1 578 251 2 987 521 ............ 8 761 231 .............. 498 578 1 947 325,2 952 411 0 148 500 2 743 772 .... ......... 4 900 725 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Số liệu tổng cộng của từng TK trên các sổ nhật ký đặc biệt được dùng để ghi sổ cái các Tk có liên quan: VD: Dòng cộng cuối tháng của phát sinh Nợ TK 152 trên sổ nhật ký chi tiền mặt tháng 10/2007: số tiền là 652 431 nghìn đồng được ghi một dòng trên sổ cái Tk 152 đối ứng với TK 111( Biểu số 2.14) Tương tự như vậy dòng cộng cuối tháng của phát sinh Nợ TK 152 trên sổ nhật ký chi tiền gửi, sổ nhật ký mua hàng cũng lần lượt được ghi vào sổ cái TK 152 dòng đối ứng với Tk 112,331.( Biểu số 2.14) 2.2.2.2.2. Hạch toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu - Chứng từ ban đầu: Các phiếu xuất kho - Trình tự hạch toán: Nguyên vật liệu được xuất dùng cho hai mục đích chính là để phục vụ cho sản xuất và xuất bán (nhượng bán vật tư). Căn cứ vào các phiếu xuất kho kế toán theo dõi tình hình xuất kho nguyên vật liệu cả về mặt số lượng và giá trị. - Căn cứ vào phiếu xuất kho xuất cho từng đối tượng sử dụng nguyên vật liệu cụ thể, kế toán ghi: Nợ TK 621 – Xuất trực tiếp sản xuất sản phẩm Nợ TK 627- Xuất dùng cho phân xưởng Nợ TK 641- Xuất dùng cho bán hàng Nợ TK 642- Xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp Nợ TK 632- Xuất nhượng bán Có TK 152 (Chi tiết nguyên vật liệu) – Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng. VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 1131 ngày 10/10/2007 kế toán định khoản: Nợ TK 621: 20 400 000 ( Chi tiết: Sách giáo khoa toán lớp 1 - tập 1) Có TK 1521: 20 400 000 ( Chi tiết: Giấy in ĐL 58, khổ 84) - Căn cứ vào các phiếu xuất kho nguyên vật liệu kế toán vào sổ Nhật ký chung, sau khi ghi xong Nhật ký chung kế toán đồng thời ghi vào Sổ Cái TK 152 và Sổ cái các TK liên quan. VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 1131 ngày 10/10/2007 kế toán nguyên vật liệu vào sổ Nhật ký chung ( Biểu số 2.14), sau khi ghi vào Nhật ký chung thì đồng thời kế toán ghi vào sổ cái TK 152 ( Biểu số 2.15). Biếu số 2.14 Công ty In và văn hoá phẩm Mẫu số S03a-DN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 10 Năm 2007 ĐVT:1.000 đồng NT ghi sổ Chứng từ Diến giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số trang trước chuyển sang XXX XXX 10/10 PX 1131 10/10 Xuất kho giấy bãi bằng đl 58g/m2- khổ 84 in sách giáo khoa Toán lớp 1- tập 1 621 1521 20 400 20 400 10/10 PX 1131 10/10 Xuất kho mực xanh Trung Quốc để in sách giáo khoa Toán lớp 1- tập 1 621 1521 5 980 5 980 . . .. .. . . . Cộng tháng 10/07 24 584 473 24 584 473 Trang 98 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối tháng sau khi đã kiểm tra đối chiếu, khoá sổ số liệu trên sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký chi tiền kế toán tiến hành ghi vào sổ cái TK 152, TK 331. Biểu số: 2.15 Công ty In và văn hóa phẩm Mẫu số S03b-DN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TK 152- NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU ( Trích Tháng 10/2007) ĐVT:1.000 đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NK đặc biệt Số hiệu TK Đ/Ư Số tiền SH NT NỢ CÓ 1/10 Số dư đầu kỳ 2 872 530,93 10/10 PX 1131 10/10 Xuất kho giấy bãi bằng đl 58-K840 in SGK toán 1-tập1 621 20 400 10/10 PX 1132 10/10 Xuất kho mực xanh Trung Quốc in SGK toán 1-tập1 621 5 980 . . .. .. .. .. 31/10 NK chi TM Mua NVL nhập kho trả ngay bằng tiền mặt 58 111 652 431 31/10 NK chi TG Mua NVL nhập kho trả ngay bằng tiền gửi 35 112 871 632 31/10 NK mua hàng Mua NVL nhập kho chưa thanh toán 27 331 7 964 755,45 Cộng phát sinh 9 488 818,45 8 147 365,14 Số dư cuôi kỳ 4 213 984,24 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số: 2.16 Công ty In và văn hóa phẩm Mẫu số S03b-DN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TK 331 - PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN ( Trích Tháng 10/2007) ĐVT:1.000 đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NK đặc biệt Số hiệu TK Đ/Ư Số tiền SH NT NỢ CÓ 1/10 Số dư đầu kỳ 3 069 447 31/10 NK chi TM Thanh toán nợ phải trả người bán bằng tiền mặt 58 111 2 107 480 31/10 NK chi TG Thanh toán nợ phải trả người bán bằng tiền gửi 35 112 3 668 107 31/10 NK mua hàng Mua NVL nhập kho chưa thanh toán 27 152 133 3 408 484,3 370 673,53 Cộng phát sinh 7 428 531 8 761 231 Số dư cuôi kỳ 4 402 147 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Chương III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN VÀ VĂN HOÁ PHẨM 3.1 Đánh giá thực trạng về quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu 3.1.1 Ưu điểm Công ty In và văn hoá phẩm mặc dù mới thành lập từ tháng 12 năm 1996, nhưng đến nay Công ty đã có những định hướng tích cực nhằm đem lại thuận lợi cho sự phát triển của Công ty cũng như thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Doanh thu của Công ty tăng qua các năm, thu nhập của người lao động từng bước được cải thiện. Có được kết quả như vậy, một phần không nhỏ là nhờ vào việc Công ty đã thực hiện tốt công tác hạch toán kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng. *Về quản lý: Các phòng ban được phân công nhiệm vụ một cách khoa học và rõ ràng. Công ty đã xác định được các mô hình quản lý từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản cho đến khâu sử dụng. Hệ thống kho tàng được tổ chức khoa học, cụ thể với cách phân loại và yêu cầu bảo quản giúp cho quá trình hạch toán được thuận tiện hơn. * Về công tác kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức trên mô hình tập trung, phù hợp với quy mô của Công ty, nó đảm bảo cho việc luân chuyển chứng từ vật liệu từ kho về phòng kế toán một cách khoa học để nhanh chóng đáp ứng được việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu. Về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán, phản ánh được tình hình vật tư, tiền vốn, thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin các nghiệp vụ kinh tế tài chính diễn ra trong công ty. Việc bố trí, xắp xếp nhân sự trong phòng kế toán rất phù hợp với yêu cầu hạch toán và trình độ của đội ngũ nhân viên, cán bộ làm kế toán. Chứng từ, hoá đơn vật tư đầy đủ, chính xác, hợp pháp, hợp lệ, hợp lý. Kế toán vật tư áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật tư ở nhiều kho. Trong hạch toán tổng hợp, công ty đã thực hiện các bút toán khá chính xác, đầy đủ theo quy định của Vụ chế độ kế toán. Việc vận dụng các quy định này khá linh hoạt và phù hợp, nội dung, cơ cấu tài khoản hợp lý, rõ ràng. Hệ thống tài khoản và sổ kế toán sử dụng rõ ràng, đầy đủ, chi tiết theo đúng mẫu biểu của nhà nước quy định. Do vậy thông tin số liệu được quản lý chặt chẽ, giúp cho Ban giám đốc nắm bắt, chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời và hiệu quả nhất. Công ty sử dụng phương pháp tính giá vật tư xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh giúp cho việc xác định lãi, lỗ của từng đơn đặt hàng được cụ thể, chính xác. Báo cáo kế toán được lập theo đúng quy định về thời gian, mẫu biểu, số lượng các loại báo cáo đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đầy đủ cho nội bộ Công ty và đối tác có liên quan. 3.1.2. Một số hạn chế: Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty còn một số hạn chế, thiếu sót nhất định cần hoàn thiện hơn, cụ thể là: Các chứng từ hàng tồn kho như phiếu Nhập kho, Xuất kho đôi khi viết còn thiếu phần định khoản dẫn đến việc khó nắm bắt thông tin về tình hình Nhập - Xuất - Tồn nguyên vật liệu. Phòng kế hoạch lập dự trù và số lượng vật liệu, phòng vật tư có trách nhiệm mua vật tư chịu trách nhiệm nhập vật tư, khi xuất vật tư phiếu xuất được lập tại phòng kế toán do đó việc theo dõi Nhập - Xuất - Tồn vật tư đối với phòng kế hoạch chưa được kịp thời. Công ty có quy mô sản xuất kinh doanh lớn, các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất vật tư diễn ra thường xuyên, chủng loại phong phú, đa dạng nên khối lượng ghi chép các nghiệp vụ nguyên vật liệu phát sinh rất nhiều. Công ty chưa lập sổ danh điểm vật tư do đó việc theo dõi ghi chép gặp nhiều khó khăn trong việc theo dõi vật tư. Xuất phát từ nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu kỳ sau để phục vụ cho sản xuất được liên tục cho nên số lượng hàng tồn kho nguyên vật liệu cuối kỳ là rất lớn, nhưng công ty chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tại các bộ phận sử dụng vật tư không lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ dẫn đến việc theo dõi vật tư sử dụng trong kỳ và còn lại cuối kỳ chưa được theo dõi chặt chẽ. Mặc dù số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở Công ty là rất lớn và điều kiện trang bị máy vi tính tương đối đầy đủ và có chất lượng tốt nhưng việc ứng dụng phần mềm kế toán ở phòng kế toán chưa được triển khai. Kế toán vẫn mang tính thủ công, đặc biệt đối với thủ kho. 3.2. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty in và Văn hoá phẩm. 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện. Trong nền kinh tế thị trường, mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp là làm thế nào thu được lợi nhuận một cách cao nhất. Công tác kế toán nguyên vật liệu cũng đóng góp một phần đáng kể vào lợi ích chung của doanh nghiệp bởi lẽ với những đơn vị sản xuất thì nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào quan trọng , chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó nếu các doanh nghiệp biết quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hiệu quả sẽ đem lại lợi nhuận cao.Từ đó ta có thể thấy công tác kế toán nguyên vật liệu có vai trò hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp nói chung và Công ty In và Văn hoá phẩm nói riêng. Chính vì lẽ đó mà các chế độ kế toán mới trong đó có liên quan đến kế toán nguyên vật liệu liên tục được ban hành, sửa đổi không ngoài mục đích làm cho công tác kế toán được dễ dàng, chính xác và thuận tiện hơn. 3.2.2. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện Là một sinh viên thực tập, với trình độ còn hạn chế, thời gian thực tập ngắn nên em chưa thể nắm bắt sâu sắc hết cấc phần hành trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty In và văn hoá phẩm. Tuy nhiên, em cũng mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất và viêc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty đó là: Một là: Để thuận tiện cho việc hạch toán nguyên vật liệu và giá thành kịp thời, khâu luân chuyển chứng từ cần xúc tiến kịp thời, nhập xuất theo đúng thời điểm thực tế. Có nghĩa là khi nhập kho vào xuất kho vào thời điểm nào thì phải tiến hành lập phiếu xuất kho và nhập kho vào ngay thời điểm ấy. Bên cạnh đó đặc thù của đơn vị, sản phẩm thường sản xuất theo đơn đặt hàng, có những sản phẩm chỉ sản xuất vài ngày đã hoàn thành và chuyển giao cho khách hàng do vậy để đáp ứng cho việc tính giá thành và yêu cầu của kế toán quản trị khâu luân chuyển chứng từ cần phải nhanh chóng, kịp thời, luân chuyển hàng ngày. Hai là: Do phòng kế toán chưa hướng dẫn các bộ phận có sử dụng nguyên vật liệu phải lập phiếu báo kê khai vật tư trong kỳ chưa sử dụng hết vì thế tại các bộ phận chưa lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. Để khắc phục vấn đề này cán bộ phòng kế toán cần hướng dẫn các bộ phận sử dụng nguyên vật liệu lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ theo mẫu để thuận tiện cho việc theo dõi, tránh lãng phí trong qúa trình sử dụng. Ba là: Đã có thời gian Công ty mở sổ danh điểm vật tư nhưng do sổ này được ghi chép bằng tay, còn nhiều lộn xộn, không đáp ứng được yêu cầu của công tác kế toán, vì thế Công ty đã bỏ không dùng sổ này. Để thuận tiện cho việc theo dõi tình hình biến động của vật tư một cách khoa học của từng loại vật tư, tránh nhầm lẫn Công ty cần khôi phục mở lại sổ Danh điểm vật tư. Bốn là: Công ty cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Năm là: Phòng kế toán nên chủ động nghiên cứu và đi vào sử dụng phần mềm kế toán phù hợp để giảm bớt khối lượng công việc ghi chép đồng thời tăng độ chính xác của thông tin. Mặt khác công ty nên trang bị cho thủ kho một máy vi tính để thuận tiện cho việc cập nhật số liệu hàng ngày tránh những sai sót trong khâu tính toán. 3.3. Điều kiện thực hiện Để hoàn thiện được công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty In và Văn hoá phẩm đòi hỏi phải có sự kết hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận đồng thời việc tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với trình độ, khả năng của đội ngũ kế toán và trang bị phương tiện ghi chép với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì thế, Công ty phải thường xuyên đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ kế toán để có thể nắm bắt đựợc chế độ và áp dụng chế độ mới một cách kịp thời. Công ty cần xây dựng mẫu biểu báo cáo thống nhất và quy định ngày nộp báo cáo trong tháng của các bộ phận tạo điều kiện cho kế toán hoàn thành nhiệm vụ. Ngoài ra, để ổn định sản xuất, Công ty cần tìm nhà cung cấp nguyên vật liệu với giá cả hợp lý, ổn định để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, tránh được sự biến động lớn tới giá thành sản phẩm. KẾT LUẬN Như chúng ta đã biết, kế toán nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong quản lý sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất. Thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu giúp cho các đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản được vật liệu, ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí vật liệu làm thiệt hại tài sản của doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao việc sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu. Không ngừng phấn đấu tiết kiệm chi phí hạ gia thành sản phẩm, tăng tích luỹ, tăng tốc độ chu chuyển vốn kinh doanh. Qua thời gian tìm hiểu thực tập tại Công ty In và Văn hoá phẩm em thấy rõ công tác kế toán nguyên vật liệu có một vị trí quan trọng trong công tác quản lý, kế toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình cung cấp, sử dụng và tồn kho nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu có phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình thu mua, dự trữ nguyên vật liệu thì Công ty mới có biện pháp chỉ đạo sản xuất kinh doanh kịp thời. Chính vì vậy công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng và công tác kế toán nói riêng phải không ngừng được nâng cao và hoàn thiện hơn nữa. Với mục tiêu mong muốn góp phần vào việc củng cố, tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu. Trên cơ sở tình hình thực tế của Công ty. Sau một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu trên cơ sở lý luận và thực tiễn, được sự hướng dẫn của Thầy giáo Trần Đức Vinh cùng tập thể cán bộ nhân viên phòng kế toán, em đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp với đề tài “ Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty In và Văn hoá phẩm”. Song với điều kiện thời gian và sự hiểu biết có hạn nên nội dung đựoc trình bày trong chuyên đề có thể chưa mang tính khái quát, việc giải quyết những vấn đề đó chưa được thấu đáo và chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu. Vì vậy, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, các anh chị phòng kế toán để em có thêm kinh nghiệm cũng như kiến thức thực tế sau này. Cuối cùng em xin chân thành cám ơn sự chỉ bảo hướng dẫn tận tình của Thầy giáo Trần Đức Vinh và các thầy cô giáo trong khoa kế toán. Đồng thời em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty và các phòng ban đặc biệt là phòng kế toán Công ty In và Văn hoá phẩm đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn./. Hà nội, tháng 04 năm 2008 Sinh viên Hà Thị Việt Châu Môc lôc