Đề tài Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty than Hồng Thái

tháng hoá đơn về thì ghi số bình thường, còn cuối tháng hóa đơn vẫn chưa về thì ghi giá tạm tình bằng bút toán. Nợ TK 152 Có TK 331 Sang tháng sau khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh giá thực tế bằng một trong 3 cách sau: - Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thông thường. - Cách 2: Ghi sổ chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ ( nếu tạm tính > giá thực tế ) hoặc bằng bút toán thông thường ( nếu giá thực tế > giá tạm tính ) - Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như giá bình thường. Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về: Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ " Hàng mua đang đi đường". nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo giá hoá đơn ( không có thuế VAT ) Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ có tài khoản liên quan ( 331; 111; 112; 1141). Sang tháng sau khi hàng về thì ghi: Nợ TK 152: nếu nhập kho Nợ TK 621; 627: Xuất cho sản xuất ở phân xưởng Có tài khoản 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về * Trường hợp NVL tự chế tạo nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 152: Giá thành thực tế sản xuất Có TK 154: Thuê ngoài gia công hoặc tự sản xuất nhập kho * Các trường hợp tăng NVL: Nợ TK 152: Giá thực tế NVL tăng thêm Có TK 411: Nhận cấp phát, tăng, thưởng, viện trợ, góp vốn. Có TK 412: Đánh giá tăng NVL Có TK 336: vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 642: Thừa trong định mức Có TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621; 627; 641; 642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu Có TK 222; 128: Nhận lại vốn góp liên doanh Có TK 241: Nhập kho thiết bị xây dựng cơ bản hoặc thu hồi phế liệu từ xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn TXCĐ Sơ đồ hoạch toán NVL mua ngoài 111; 112; 331; 141… 152 331 Mua NLVL Chiết khấu hàng về nhập kho mua được hưởng 133 Thuế GTGT đầu vào 3331 Thuế GTGT phải nộp Số tiền giảm giá do của hàng nhập khẩu hàng kém phẩm chất 151 NVL đang đi đường tháng trước về nhập kho 3333 Thuế nhập khẩu phải nộp của hàng nhập khẩu 111; 112; 331 Chi phí vận chuyển bốc dỡ tính vào giá thực tế NVL - Hạch toán tình hình biến động NVL đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp biến động trực tiếp. Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ( do thực hiện đầy đủ các điều kiện đầy đủ về sổ sách kế toán, chứng từ hoặc với các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc) về phần thuế VAT được xác định bằng giá thực tế NVL nên khi mua ngoài, kế toán ghi vào TH 152 theo tổng giá thanh toán: Nợ TK 152: Giá thực tế NVL mua ngoài ( kể cả thuế VAT ) Có TK liên quan ( 331; 111; 112….) Số chiết khấu mua hàng: Nợ TK liên quan ( 331,111,112,1388…) Có TK 711 Số giảm giá hàng mua, hàng bị trả lại: Nợ TK liên quan ( 331,111,112,1388…) Có TK 152 - Hạch toán tình hình biến động giảm NVL: Nguyễn vật liệu giảm chủ yếu do sản xuất cho sản xuất kinh doanh, phần òcn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh… Mọi trường hợp giảm NVL đều ghi theo giá thực tế bên có của TK 152. Hạch toán tổng hợp giảm NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp giảm NVL theo P. pháp kê khai thường xuyên TK 152,153 Xuất cho chế tạo sản phẩm, chi phí TK621,627,641,241 sản xuất chung, bán hàng, quản lý TK 142 CCDC phân bổ xuất dùng dần TK 222,128 Xuất góp vốn liên doanh TK 338,334,111,152 Bồi thường phế liệu thu hồi TK 154 Xuất ngoài gia công chế biến TK 1381,642 Thiếu phát hiện qua kiểm kê cho vạy tạm thời TK 142 Đánh giá giảm Đánh giá tăng - Hạch toán kết quả kiểm kê kho NVL: Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể kiểm kê NVL tại kho của doanh nghiệp. Trong quá trình kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê NVL hiện có đối chiếu với tài liệu kế toán xác định số thừa, thiếu, hư hỏng, kém phẩm chất…Biên bản kiểm kê là chứng từ chủ yếu để hoạch toán kết quả kiểm kê. Trong trường hợp kiểm kê phát hiện NVL hoặc kém phẩm chất doanh nghiệp, truy tìm nguyễn nhân và người phạm tội để có biện pháp xử lý kịp thời, tuỳ từng nguyên nhân cụ thể hoặc quyết định của cấp có phẩm quyền: Chờ sử lý: Nợ TK 138 ( 1381) Có TK 152 Nếu giá trị NVL thiếu nằm trong phạm vi hao hụt cho phép hoặc quyết định xử lý số hao hụt tính vào chi phí sản xuất kinh doanh kế toán ghi. Nợ TK 627 Có TK 152 Nếu quyết định người có lỗi bồi thường. Nợ TK 111, 334, 138 ( 1388) Có TK 152 Khi kiểm kê phát hiện thừa doanh nghiệp phải xác định NVL thừa là của mình hay trả lại cho đơn vị cá nhân khác. Nếu NVL thừa xác định là doanh nghiệp : Nợ TK 152: Giá thực tế NVL thừa Có TK 338 ( 3388 ): số phải trả Nếu NVL thừa xác định sẽ trả lại cho đơn vị cá nhân khác: Nợ TK 002 Khi trả ghi có TK 002 Sơ đồ hạch toán kết quả kiểm kê kho VNL: TK 3381 TK 152.153 TK 1381 TK 042 NLVL thừa là của Thiếu chờ Tính vào chi doanh nghiệp xử lý phí XSKD Hao hụt cho phép TK 111,334, 338 Quyết định cá nhân phải bồi thường b. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: * Khái niệm: Là phương pháp hạch toán hàng tồn kho không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập - xuất là số lượng theo dõi số tồn cuối kỳ thông qua kiểm kê cuối kỳ và xác địng tồn kho cuối kỳ. Từ đó tính ra giá trị xuất trong kỳ: Giá trị vật liệu hàng hoá, thành phẩm xuất trong kỳ = Giá trị vật liệu hàng hoá, mua vào trong kỳ + Giá trị vật liệu hàng hoá, tồn đầu kỳ - Giá trị vật liệu hàng hoá, tồn cuối kỳ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( KKĐK ) những tài khoản tồn kho chỉ ghi giá trị tồn cuối kỳ mà không ghi giá trị nhập - xuất. Do đó giá trị nhập xuất được ghi trên các tài khoản trung gian, các Tk này chỉ dùng cho phép KKĐK: TK 611: mua hàng TK 631: giá thành sản xuất TK 632: giá vốn hàng bán Phương pháp KKĐK thường áp dụng ở những doanh nghiệp có số lượng chủng loại vật liệu hàng hoá lớn đơn giá thấp. * Phương pháp hạch toán: + TK sử dụng - TK 152 " nguyên lêịu - vật liệu " phản ánh giá thực tế NLV tồn kho: TK 152 Kết chuyển giá thực tế tồn kho Kết chuyển giá thực tế NVL cuối kỳ NVL tồn kho đầu kỳ Số dự: Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ TK cấp 2: Từ TK 1521 - 1528 - TK 151" hàng mua đang đi đường" : phản ánh giá trị thực tế hàng đang đi đường tồn cuối kỳ. TK 151 Kết chuyển giá thực tế hàng đang Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường tồn cuối kỳ đi đường tồn kho đầu kỳ Số dự: Giá thực tế hàng đang đi đường tồn cuối kỳ - TK 611" mua hàng" : phản ánh biến động nhập - xuất NVL và kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ. TK 611 Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và giá thực tế hàng đang đi đường tồn đầu kỳ. Giá thực tế NVL nhập trong kỳ. Kết chuyển giá thực tế NVL tồn cuối kỳ và hàng đang đi đường tồn cuối kỳ. Giá thực tế NVL xuất sử dụng trong kỳ. Không có số dư + Trình tự hạch toán: - Đầu kỳ kế toán chuyển giá thực tế vật liệu tồn khi đầu kỳ: Nợ TK 611 Có TK 152 Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường tồn đầu kỳ. Nợ TK 611 Có TK 151 - Trong kỳ NVL được ghi sổ theo từng trường hợp: * Doanh nghiệp mua NVL nhập kho: Nợ TK 611 Có TK 133 Có TK 111, 112, 331,311 * Cá nhân sổ đóng góp vốn, các bên góp vốn, liên doanh, cấp bằng vật liệu : Nợ TK 611 Có TK 411 + Nhận lại NVL trước đây đã góp vốn liên doanh: Nợ TK 115 Có TK 222, 228, 128 + Cuối kỳ kiểm kê vật liệu xác định giá trị NVL tồn kho theo giá mua thực tế lần cuối cùng: Nợ TK 152 Có TK 611 + Cuối kỳ xác định NVL đã mua có hoá đơn chưa về nhập kho đang đi trên đường. Nợ TK 151 Có TK 611 - Xác định số vật liệu xuất sử dụng trong kỳ: Giá trị vật liệu hàng hoá, thành phẩm xuất trong kỳ = Giá trị vật liệu hàng hoá, mua vào trong kỳ + Giá trị vật liệu hàng hoá, tồn đầu kỳ - Giá trị vật liệu hàng hoá, tồn cuối kỳ TK sử dụng để ghi sổ: Nợ TK 621 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 611 TK 152 TK 611 TK 331 Đầu kỳ kết chuyển giá trị NVL tồn kho đầu kỳ Chiết khấu hàng mua được hưởng TK 151 Đầu kỳ kết chuyển NVL đang đi trên đường đầu kỳ Giảm giá mua hàng TK 111, 112, 141 331, 311… Mua NVL nhập kho 133 Thuế GTGT đầu vào TK 3333 Thuế nhập kho, bốc dỡ tính vào TK 111, 112, 331.. Chi phí vận chuyển bốc dỡ tính vào giá trị thực tế NVL 4. Tổ chức sổ sách kế toán nguyên vật liệu: Sổ sách kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Công tác kế toán trong một đơn vị hạch toán, đặc biệt là trong các doanh nghiệp , thường nhiều và phức tạp không chỉ thể hiện ở số lượng các thành phần, mà còn có mỗi thành phần kế toán cần thực hiện. Do vậy đơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ sách khác nhau về kết cấu, nội dung phương pháp hạch toán tạo thành một hệ thống sổ sách kế toán . Các loại sổ kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành. Mỗi hệ thống sổ kế toán được xây dựng là một hình thức sổ nhất định mà doanh nghiệp cần phải có để thực hiện công tác kế toán . Như vậy hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng ghi chép, kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc. Các doanh nghiệp cần đưa vào đặc điểm kinh doanh của đơn vị, tổ chức hoạt động kinh tế tài chính quy mô của đơn vị, khối lượng nghiệp vụ phát sinh. Đồng thời phải căn cứ vào yêu cầu trình độ quản lý, trình độ kế toán cũng như căn cứ vào điều kiện, phương tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán để xác định hình thức tổ chức phù hợp. Tổ chức sổ kế toán phù hợp có ý nghĩa rất lớn với doanh nghiệp . Khối lượng công tác kế toán trên sẽ chiếm 80% tổng khối lượng công tác kế toán trong kỳ hạch toán. Vì vậy hệ thống kế toán hợp lý sẽ tiết kiệm lao động góp phần quản lý giám sát. Kiểm tra trực tiếp đối tượng hạch toán. Tạo điều kiện cung cấp thông tin được nhanh chóng, kịp thời, chính xác và tiết kiệm. Đặc trung cơ bản để phân biệt và định nghĩa các hình thức tổ chức kế toán khác nhau là ở số lượng cần dùng loại sổ sử dụng, ở nguyên tắc kết cấu các chữ trên dòng, cột của sổ cũng như trình tự hạch toán. Trên thực tế doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức tổ chức kế toán sau đây: a. Hình thức nhật ký sổ cái: Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một sổ gọi là nhật ký sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên nợ - có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào nhật ký - sổ cái. Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký - sổ cái - Chứng từ gốc - Hoá đơn bán hàng - Phiếu mua hàng - Hoá đơn cước vận chuyển - Phiếu nhập, phiếu xuất Sổ kế toán chi tiết NVL - Bảng tổng hợp chứng từ - Bảng tổng hợp chứng từ nhập - Bảng tổng hợp chứng từ xuất Báo cáo kế toán Nhật ký sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu  Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu b. Hình thức chứng từ ghi sổ: Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng vi tính. Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ, nhất là trong điều kiện thủ công. Sổ sách trong hình thức này gồm: Sổ cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: - Chứng từ gốc - Hoá đơn bán hàng - Phiếu mua hàng - Hoá đơn cước vận chuyển - Phiếu nhập, phiếu xuất Sổ chi tiết NLVL Chứng từ ghi sổ Báo cáo kế toán Sổ cái 152, 153, 611 Bảng tổng hợp chi tiết nguêyn liệu vật liệu Sổ đăng ký CT - GS Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu c. Hình thức nhật ký chung: Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, khối lượng công việc kế toán không lớn quá trình độ quản lý và kế toán không cao, có nhu cầu phân công lao động. Tuy nhiên trong điều kiện làm kế toán bằng máy thì hình thức nhật ký chung phù hợp với cả loại hình kinh doanh với quy mô lớn. Hình thức nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào sổ cái cho 2 tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu phát sinh nhiều nghiệp vụ có thể mở các nhật ký phụ. Cuối háng hoặc định kỳ cộng các nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái. Sổ nhật ký chung gồm có các mẫu sau: NHẬT KÝ CHUNG Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh SH NT Nợ Có TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG - Chứng từ gốc - Hoá đơn bán hàng - Phiếu mua hàng - Hoá đơn cước vận chuyển - Phiếu nhập, phiếu xuất Sổ chi tiết NLVL Nhật ký chung Báo cáo kế toán Sổ cái TK 152, 153, 611 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu vật liệu Nhật ký Sổ cái trong hình thức nhật ký chung có thể mở theo nhiều kiểu ( kiểu một bên hoặc kiểu hai bên) và ,ở cho cả hai bên nợ, có của tài khoản. Mỗi tài khoản mở trên một vài trang sổ riêng. Với những tài khoản có khối lượng nghiệp vụ nhiều có thể mở thêm sổ cái phụ. Cuối tháng cộng sổ phụ để đưa vào sổ cái. Sổ cái Tài khoản: Nguyên vật liệu Năm: 200… Số hiệu: 152 Ngày vào sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC Trang đối ứng Sổ phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ Cộng mang sang Sổ dư cuối kỳ d. Hình thức nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ là hình thức sổ kế toán dùng để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. Theo hình thức này đã kết hợp chặt chẽ với việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, kết hợp rộng rãi việc hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép trên cơ sở mẫu sổ sách in lẫn. Thuận tiện cho việc lập báo cáo các tài chính và các chỉ tiêu quản lý. Hình thức sổ sách kế toán nhật ký chứng từ thích hợp với loại hình kinh doanh phức tạp, quy mô lớn, số lượng tài khoản sử dụng là rất nhiều ( kể cả tổng hợp và chi tiết ) do đó cần phải có sổ phức tạp. Những đơn vị có trình độ về quản lý và kế toán cao, lao động kế toán mang tính chất chuyên môn hoá sâu. TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHỨNG TỪSơ đồ kế toán chi tiết NVL Sổ cái TK 151,152,153 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 3 tính giá trị NLVL NKCT số 5 - Nợ TK 152,153 - Có TK 331 - Chứng từ gốc - Hoá đơn bán hàng - Phiếu mua hàng - Hoá đơn cước vận chuyển - Phiếu nhập, phiếu xuất NKCT khác - Nợ TK 151, 152, 153 - Có TK khác NKCT số 6 - Nợ TK 152,153 - Có TK 151 NKCT số 22 - Nợ TK151, 152,153 - Có TK 111,112 Sổ chi tiết thanh toán với người cung cấp NCKT số 7 - Nợ TK ……………… - Có TK 152, 153 II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THAN HỒNG THÁI 1. Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty: Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái có phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh nằm trên địa bàn thị xã Uông Bí, là vùng có nhiều tài nguyên và tập trung nhiều. Công ty khai thác chế biến và tiêu thụ - do đó thị trường cung ứng dịch vụ nguyên vật liệu, tiêu thụ than có sự cạnh tranh khá gay gắt theo quy luật của thị trường. Hiện nay hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty còn phụ thuộc nhiều vào các chỉ tiêu kế hoạch do Công ty than Uông Bí giao, các chỉ tiêu kế hoạch về định mức vật tư dự trữ vật tư đều được thông qua Công ty than Uông Bí phê duyệt. Xuất phát từ nhu cầu sản xuất, để tháo gỡ khó khăn, tránh tình trạng ứ đọng vốn ngoài một số mặt hàng đầu tư phải lấy theo hợp đồng của Công ty với nhà cung cấp. Công ty đã chủ động tự tìm nguồn cung cấp vật tư thích hợp, thoả thuận giá cả với nguồn tự chủ về tài chính, đáp ứng đủ NVL đúng chủng loại và đảm bảo cho quá trình sản xuất, để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường, việc nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm lại mang ý nghĩa sống còn của mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh đó NVL phải hạch toán đầy đủ để từ đó góp phần nâng cao hiệu quả, đẩy nhanh quá trình luân chuyển vật tư, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động là cả một vấn đề lớn đang được Công ty quan tâm. Mỗi doanh nghiệp có một quy trình công nghệ phù hợp với tình hình đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Do đó NVL dùng cho sản xuất cũng phù hợp với mỗi quy trình của doanh nghiệp đó. Công ty TNHH một thành viên Than Hồng Thái là một đơn vị khai thác than hầm lò, do đó NVL chính của Công ty là gỗ chống lò, vì sắt chống lò, thuốc nổ mìn và kíp mìn. Do đặc điểm của vật liệu nổ lại là NVL chính không thể thiếu cho quá trình sản xuất của Công ty, từ đó Công ty phải có hệ thống kho chứa và chế độ bảo quản riêng. Phòng kế toán có nhiệm vụ quản lý vật tư, thiết bị và đáp ứng kịp thời về các nhu cầu về NVL theo kịp tiến độ sản xuất. Tiến hành nhập - xuất NVL trong tháng, kiểm kê định để có phát hiện và có biện pháp xử lý các vật tư kém phẩm chất, còn tồn đọng nhiều hay bổ xung những loại còn thiếu. Tránh không để xảy ra tình trạng ứ đọng vốn. Đặc biệt những vật tư còn thiếu cần bổ xung ngay hạn chế đến mức tối đa tình trạng thiếu NVL làm giảm tiến độ sản xuất. Bên cạnh đó cán bộ phòng kế toán, thủ kho là người trực thuộc quản lý của phòng kế toán có trách nhiệm nhập - xuất vật tư theo phiếu nhập, phiếu xuất đủ thủ tục mà Công ty quy định. 2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu: a. Phân loại: Căn cứ vào đặc điểm cuả NNVL đối với quá trình sản xuất để phản ánh NVL có hiệu quả. Công ty TNHH một thành viên Than Hồng Thái tiến hành phân loại NVL theo từng nhóm, trong từng nhóm này NVL lại được chi tiết tương ứng với từng danh điểm. Việc phân loại NVL thành các loại ( nhóm ) sau: - Nhóm 1: TK - 152: 1 - Vật liệu chính gồm có: Gỗ chống lò, thép vì lò, thuốc nổ và kíp nổ. - Nhóm 2: TK - 152 : 2 - Vật liệu phụ gồm có: Đồ điện, NVL xây dựng, bảo hộ lao động, văn phòng phẩm. - Nhóm 3: TK - 152: 3- Nhiên liệu, gồm có: Xăng, dầu Điezen, dầu mỡ phụ. - Nhóm 4: TK - 152: 4 - Phụ tùng thay thế gồm có: Trang thiết bị, phụ tùng ô tô, xe máy các loại. - Nhóm 5: TK - 153 - Công cụ, dụng cụ gồm có: Các CCDC phục vụ quá trình sản xuất. Bên cạnh việc phân loại đó Xí nghiệp mở các sổ danh điểm để theo dõi cho từng loại nguyên liệu vật liệu. DANH MỤC VẬT TƯ KHO 152 - 1 Thuốc nổ ( Trích ) Danh mục Tên vật tư Quy cách ĐVT Ghi chú 01 Thuốc nổ AH1 kg 02 Thuốc nổ AH1 kg 03 Kíp điện K8 cái 04 Dây mìn điện m DANH MỤC VẬT TƯ KHO 152 – 4 Kho phụ tùng (Trích) Danh mục Tên vật tư Quy cách ĐVT Ghi chú 01 Lốp ô tô 100020 bộ 02 Vòng bi 302 cái 03 Phin lọc dầu kpag chiếc b. Tính giá trị nguyên vật liệu: Công ty TNHH một thành viên Than Hồng Thái áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Xuất - nhập tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. * Tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Nguồn NVL của Công ty nhập về để sử dụng trong quá trình sản xuất được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, song quy lại chủ yếu từ các nguồn sau: - Mua ngoài: từ các nguồn NVL khác nhau ta có cách tính giá của NVL khác nhau. Giá NVL mua ngoài = Giá chi phí trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Chi phí vận chuyển Ví dụ: Trong tháng 7 năm 2006 Công ty có mua 01 lô hàng thép chống lò do Tập đoàn Công nghiệp than- Khoáng sản Việt Nam cung cấp, cụ thể: Tập đoàn – CN than Khoáng sản Việt Nam Mã số: 57001002561 Đơn vị: TKV HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 15 tháng 7 năm 2006 MS GTKT – 3LL-01 Phát hành theo CV số 4660TCT/AC ngày 7/12/1998 của TCT AA/2005T Số: 0169278 Đơn vị bán hàng: Tập đoàn Công nghiệp than – Khoáng sản Việt Nam Địa chỉ: 226 – Lê Duẩn – Hà Nội Điện thoại: Mã số thuế: 57001002256 Họ tên người mua hàng: Phạm Đức Uyên Đơn vị: Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái Địa chỉ: Phương Đông – Uông Bí – Quảng Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 5700591452 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép chống lò Tấn 96,28 8.315.000 800.568.200 Cộng tiền hàng: 800.568.200 Thuế suất GTGT: 5% Cộng tiền thuế: 40.028.410 Cộng tiền thanh toán: 840.596.610 Số tiền bằng chữ: Tám trăm bốn mươi triệu, năm trăm chín sáu nghìn, sáu trăm mười đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Tập đoàn – CN than Khoáng sản Việt Nam Mã số: 57001002561 Đơn vị: TKV HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 15 tháng 7 năm 2006 MS GTKT – 3LL-01 Phát hành theo CV số 4660TCT/AC ngày 7/12/1998 của TCT AA/2005T Số: 0169278 Đơn vị bán hàng: Tập đoàn Công nghiệp than – Khoáng sản Việt Nam Địa chỉ: 226 – Lê Duẩn – Hà Nội Điện thoại: Mã số thuế: 57001002256 Họ tên người mua hàng: Phạm Đức Uyên Đơn vị: Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái Địa chỉ: Phương Đông – Uông Bí – Quảng Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 5700591452 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Phí tiếp nhận thép chống lò Tấn 96,28 50.000 4.814.000 Cộng tiền hàng: 4.814.000 Thuế suất GTGT: 5% Cộng tiền thuế: 481.400 Cộng tiền thanh toán: 5.295.400 Số tiền bằng chữ: Năm triệu, hai trăm chín năm nghìn, bốn trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Tập đoàn – CN than Khoáng sản Việt Nam Mã số: 57001002561 Đơn vị: Công ty CP ĐT thương mại và dịch vụ – XN vật tư và vận tải HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 15 tháng 7 năm 2006 MS GTKT – 3LL-01 Phát hành theo CV số 4660TCT/AC ngày 7/12/1998 của TCT AA/2005T Số: 0113518 Đơn vị bán hàng: Công ty CP đầu tư TM & DV – XN Vật tư & Vận tải Địa chỉ: Số 4- Cù Chính Lan – Hải Phòng Điện thoại: Mã số thuế: 0200170658001 Họ tên người mua hàng: Phạm Đức Uyên Đơn vị: Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái Địa chỉ: Phương Đông – Uông Bí – Quảng Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 5700591452 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Cước vận chuyển thép chống lò Tấn 96,28 152.380,952 14.671.238 Cộng tiền hàng: 14.671.238 Thuế suất GTGT: 5% Cộng tiền thuế: 733.562 Cộng tiền thanh toán: 15.404.800 Số tiền bằng chữ: Mười năm triệu, bốn trăm linh bốn nghìn, tám trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Như vậy giá nguyên vật liệu nhập kho được hạch toán là: 800.568.200 + 4.814.000 + 14.671.238 = 820.053.438 đồng - Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá NVL = giá thực tế xuất kho + chi phí thuê ngoài Ví dụ: Trong tháng 7 năm 2006 Công ty có thuê gia công uốn vì lò: Công ty ký hợp đồng số 135/-HĐ-KHVT ngày 5/7/2006 với Nhà máy cơ khí ô tô về việc thuê uốn vì lò với đơn giá là 700.000đ/bộ (chưa có thuế VAT). Căn cứ hợp đồng thuê, phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất kho chuyển xuống cho thủ kho. Căn cứ phiếu xuất thủ kho làm thủ tục xuất hàng. Công ty than Uông Bí Công ty TNHH một thành viên Than Hồng Thái PHIẾU XUẤT KHO Liên số: 02 Ngày 8 tháng 7 năm 2006 Mẫu số 02-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Số: 2890 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Soạn Đơn vị: Nhà máy cơ khí ô tô Lý do xuất: Thuê gia công Xuất tại kho: Kho vật liệu (kho sắt thép) STT Tên, quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Thép chống lò SV17 00100.3 Tấn 14,91 14,91 Tổng cộng: 14,91 14,91 Người nhận Thủ kho Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Giám đốc Ngày 10/8/2006 toàn bộ số sắt thép trên đã được gia công xong, được 70 bộ vì lò và giao trả lại cho Công ty vào ngày 12/8/2006. Khi nhận được hàng và hóa đơn chi phí thuê gia công, Hội đồng kiểm nghiệm vật tư tiến hành kiểm nhập, sau đó chuyển biên bản kiểm nhập cho phòng kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho. Công ty than Uông Bí Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái Số: PHIẾU NHẬP VẬT TƯ Liên số : 03 Mẫu số: 01-VT (Ban hành kèm theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Ngày 12 tháng 8 năm 2006 Nợ TK 152.1 Có TK 154.3 Có TK 331 Họ tên người nhập: Phạm Đức Uyên Địa chỉ: Phòng KHVT Theo biên bản kiểm nhập ngày 12/8/2006. Theo hợp đồng số: 135 Đơn vị bán: Nhà máy cơ khí ô tô Nhập tại kho: Nguyên vật liệu sắt thép chống lò TT Tên hàng dịch vụ Mã số ĐVT S.lượng Đơn giá Thành tiền (đồng) 1 Vì chống SV17 00100.3 Tấn 14,91 8.315.000 123.976.650 2 Chi phí gia công 00100.3 Tấn 14,91 700.000 10.437.000 Tổng cộng: 134.413.650 Người nhập Thủ kho Phụ trách cung tiêu Thủ trưởng đơn vị Căn cứ phiếu nhập kho kế toán vật liệu hạch toán giá trị hàng gia công thuê ngoài với giá hạch toán là: Giá 70 bộ vì lò = 123.976.650 + 10.437.000 = 134.413.650 đồng * Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Hiện tại công ty đang áp dụng tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định đơn vị bình quân của từng danh điểm vật liệu. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân của 2 lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của NVL xuất kho. Ví dụ: 3. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty: Do đặc thù của sản xuất, trình độ tổ chức bộ máy kế toán hiện nay Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái áp dụng phương pháp sổ số dư để làm phương pháp hạch toán chi tiết NVL. Trình tự luân chuyển chứng từ về nhập, xuất NVL được Công ty quy định qua sơ đồ sau: Thẻ kho Chứng từ nhập Tờ kê nhập Chứng từ xuất Tờ kê xuất Sổ số dư Sổ tổng hợp Nhập - xuất - tồn Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái là đơn vị thực hiện hình thức kế toán nhật ký chứng từ, hình thức này cần phải kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Việc hạch toán chi tiết NVL tại Công ty bằng phương pháp sổ số dư trên cơ sở các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Hoá đơn kiểm phiếu xuất - Thẻ kho - Biên bản kiểm nghiệm vật tư. a. Thủ tục nhập nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái: Tại Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái tất cả các NVL trước khi nhập kho phải được kiểm kê để xác định đúng số lượng, chất lượng, quy cách của NVL. Việc kiểm nghiệm nhận được dựa trên hoá đơn của nhà cung cấp hoặc hợp đồng mua bán. Ví dụ: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 20 tháng 8 năm 2006 Mẫu số: GTKT – 3LL CM/2006B 0020071 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH tư vấn và đầu tư xây dựng ánh Đông Địa chỉ: 493 Trần Thị Vương – Tiên Lữ - Hưng Yên Số tài khoản: Điện thoại: Mã số thuế: 0900226962 Họ và tên người mua hàng: Phạm Đức Uyên Tên đơn vị: Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái Địa chỉ: Phương Đông - Uông Bí - Quảng Ninh Số tài khoản: 102010000225245 – Ngân hàng công thương Uông Bí Hình thức thanh toán: Chuyển khoản STT Tên hàng - dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền ( đồng ) A B C 1 2 3=2 x 1 1 Gỗ chống lò M3 149,66 470.000 70.340.200 2 Gỗ chèn lò M3 317,85 404.300 128.506.755 Cộng tiền hàng: 198.846.955 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT: 19.884.695 Tổng cộng tiền thanh toán: 218.731.650 Số tiền bằng chữ: ( Hai trăm mười tám triệu bảy trăm ba mốt nghìn sáu trăm năm mươi đồng ). Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ngày 21 tháng 8 năm 2006 Công ty đã kiểm nhận số NVL nhập kho theo hoá đơn số 0020071 ngày 20/8/2006 ) và lập biên bản kiểm nhận số 032 như sau. BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Số 032 KHVT Ngày 21/8/2006 Căn cứ hoá đơn số 0020071 ngày 20/8/2006 của Công ty TNHH tư vấn và đầu tư xây dựng ánh Đông. Thành phần kiểm tra: 1. Ông: Lê Bá Trúc – Trưởng phòng KHVT 2. Ông: Phạm Đức Uyên - CB thu mua 3. Ông: Nguyễn Xuân Phong- Kế toán Vật liệu 4. Ông: Ngô Xuân Đảng – Bảo vệ 5. Bà: Phạm Thị Khanh – Thủ kho Đã tiến hành kiểm tra lô hàng gồm: TT Tên quy cách vật tư Mã số ĐVT Số liệu theo hoá đơn Kết quả kiểm tra Đánh giá chất lượng Hiện có Sai lệch 1 Gỗ chống lò m3 149,66 149,66 0 Đảm bảo chất lượng 2 Gỗ chèn lò m3 317,85 317,85 0 Đảm bảo chất lượng Đoàn kiểm tra kết luận: - Số vật tư theo hoá đơn số 0020071 đã đủ về số lượng, đúng chủng loại và chất lượng. - Đồng ý cho nhập. - Các thành phần đoàn cùng thống nhất ký tên. Căn cứ kết quả kiểm nhận của biên bản kiểm nhận nhân viên thống kê vật tư lập phiếu nhập mẫu 01 - VT phiếu nhập kho. Công ty than Uông Bí Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái Số: 054 PHIẾU NHẬP VẬT TƯ Liên số : 03 Mẫu số: 01-VT (Ban hành kèm theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Ngày 21 tháng 8 năm 2006 Nợ TK 152.1 Có TK 331 Họ tên người nhập: Phạm Đức Uyên Địa chỉ: Phòng KHVT Theo biên bản kiểm nhập ngày 21/8/2006. Theo hợp đồng số: 186 Đơn vị bán: Công ty tư vấn & ĐTXD ánh Đông. Nhập tại kho: Nguyên vật liệu gỗ TT Tên hàng dịch vụ Mã số ĐVT S.lượng Đơn giá Thành tiền (đồng) 1 Gỗ chống lò (L = 2,2 -:- 2,5 m) m3 149,66 470.000 70.340.200 2 Gỗ chèn lò m3 317,85 404.300 128.506.755 … ………………. ….. …… ……… ………. Tổng cộng: 198.846.955 Người nhập Thủ kho Phụ trách cung tiêu Thủ trưởng đơn vị Sau khi có phiếu nhập kho ( Gồm có 3 liên phòng kế hoạch lập ) 1 liên lưu tại phòng, 1 liên trả cho nhân viên thu mua cùng hoá đơn đưa đến phòng kế toán. Liên phiếu còn lại giao lại cho thủ kho để vào thẻ và gửi về phòng kế toán để đối chiếu theo dõi. Hàng ngày thủ kho chuyển phiếu nhập kho về phòng kế toán để theo dõi nguyên liệu vật liệu và theo dõi kịp thời. b. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu trong các kho của XN chủ yếu là để phục vụ sản xuất cho các phân xưởng. Khi phân xưởng có nhu cầu về VNL thì phải lập phiếu xin lĩnh vật tư trình lên người phụ trách cung tiêu và thủ trưởng đơn vị duyệt và phòng kế toán căn cứ vào số vật tư đã được duyệt lập phiếu xuất kho thành 3 liên. Khi xuất NVL thủ kho và người lĩnh ký nhận số lượng thực xuất vào phiếu xuất kho và thủ kho giữ lại một liên làm thủ tục xuất, vào thẻ kho và chuyển về phòng kế toán để theo dõi hạch toán. PHIẾU LĨNH VẬT TƯ Ngày 25 tháng 8 năm 2006 Đơn vị: Phân xưởng khai thác 2 Múc đích sử dụng: Củng cố phục vụ sản xuất STT Tên hàng- dịch vụ ĐVT Xin lĩnh Được duyệt Ghi chú 1 Gỗ chống lò m3 30 30 2 Gỗ chèn lò m3 20 20 Người xin lĩnh Người phụ trách Giám đốc Căn cứ phiếu lĩnh vật tư của phân xưởng đã được duyệt, phòng kế hoạch vật tư nhập phiếu xuất kho. Công ty than Uông Bí Công ty TNHH một thành viên Than Hồng Thái PHIẾU XUẤT KHO Liên số: 02 Ngày 25 tháng 8 năm 2006 Mẫu số 02-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Số: 3004 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Sơn Đơn vị: Phân xưởng khai thác 2 Lý do xuất: Củng cố lò phục vụ sản xuất (Giám đốc Điển duyệt) Xuất tại kho: Kho vật liệu gỗ (01) STT Tên, quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Gỗ chống lò 00201.1 m3 30 30,7 2 Gỗ chèn lò 00201.2 m3 20 20,8 Tổng cộng: 50 51,5 Người nhận Thủ kho Phụ trách cung tiêu KTT Giám đốc Các thủ kho nhập, xuất nguyên liệu vật liệu như trên được đơn vị thực hiện chi tiết, đầy đủ cho từng mặt hàng, chủng loại vật tư phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. c. Hạch toán chi tiết vật liệu: * Tại kho: Hạch toán chi tiết NVL được thực hiện trên thẻ kho. Đơn vị: Công ty than Hồng Thái THẺ KHO Tên quy cách hàng hóa: Gỗ lò Đơn vị tính: M3 Kho: Gỗ Mẫu số: 10VT Số: .......Tờ số: 05 Lập ngày 1/1/2006 Kế toán trưởng STT Chứng từ Trích yếu ĐVT Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 G Số đầu năm 1/1/2006 .............................. 1 054 21/8 Gỗ chống lò m3 149,66 054 21/8 Gỗ chèn lò m3 317,85 2 3004 25/8 Phân xưởng KT 2 3004 25/8 Gỗ chống lò m3 30,7 3004 25/8 Gỗ chèn lò m3 20,8 ............................... Thẻ kho do kế toán lập cho từng thứ NVL ở từng kho và mở cho cả năm. Hàng ngày khi có chứng từ nhập, xuất, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và sắp xếp phân loại cho từng thứ NVL rồi ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu, số lượng định kỳ ( 5 - 7 ngày). Sau khi ghi thẻ kho xong tập hợp toàn bộ chứng từ nhập xuất trong khoảng thời gian đó và phân loại theo từng nhóm NVL đã quy định theo danh điểm vật tư. Thủ kho nhập phiếu giao nhận chứng từ cho từng loại chứng từ nhập, xuất. Định kỳ kế toán NVL xuống kho hướng dẫn, kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Khi nhận chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá cho từng chứng từ. Tổng số tiền sẽ được ghi vào cột thành tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Phiếu giao nhận chứng từ: PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP NVL Kho: Vật liệu STT Tên hàng - dịch vụ Phiếu Số lượng m3 Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Số Ngày 1 Gỗ chống lò 054 21/8 149,66 470.000 70.340.200 2 Gỗ chèn lò 054 21/8 317,85 404.300 128.506.755 3 Gỗ chống lò 3004 25/8 30,7 4 Gỗ chèn lò 3004 25/8 20,8 5 ……………. ……. …….. ……… ……….. …………. Thủ kho thường xuyên đối chiếu số NVL tồn thực tế với số tồn trên thẻ kho cho từng loại NVL. Sau đó phản ánh vào số sổ dư. * Tại phòng kế toán: Để khắc phục nhược điểm của phương pháp kế toán chi tiết theo sổ số dư là chỉ theo dõi về mặt giá trị, kế toán NVL của Công ty đã kết hợp sử dụng sổ chi tiết ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng ( mẫu tương tự kết cấu thẻ kho định kỳ kế toán xuống kho để ghi vào sổ chi tiết NVL, mỗi vật tư được ghi trên một tờ sổ chi tiết vật tư để theo dõi về chi tiết số lượng NVL sẽ làm tăng công việc của kế toán đáp ứng được yêu cầu kiểm tra, đối chiếu, quản lý chặt chẽ cả về số lượng và giá trị của NVL. Kế toán căn cứ chứng từ nhập để vào bảng kê nhập, bảng kê xuất và sổ chi tiết nhập, xuất tồn kho NVL. Ví dụ: Kế toán NVL căn cứ vào hoá đơn 0020071 ngày 20/8/2006, biên bản kiểm nghiệm NVL, phiếu nhập kho ghi. Nợ TK 152: 198.846.955 Nợ TK 133: 19.884.695 Có TK 331: 218.731.650 BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ TK 152 Tháng 8 năm 2006 STT Mã Tên Vật tư ĐVT TK đối ứng Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 Ngày 5 tháng 9 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ TK 152 Tháng 8 năm 2006 STT Mã VT Tên vật tư ĐVT Đối tượng tập hợp Đối tượng tính giá Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày 5 tháng 9 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU TK 152 Tháng 8 năm 2006 TT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Nhập trong kỳ Tồn đầu kỳ L G T L G T L G T L G T I Nhóm NLVLchính II Nhiên liệu lít III Phụ tùng Tổng cộng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG QUÁT TÌNH HÌNH NHẬP XUẤT VẬT LIỆU TK 331, 111, 112, 141 TK 152 TK 621, 641, 642 627 Tăng do mua ngoài Xuất chế tạo SP, CP SX và bộ phận QL, bán hàng TK 151 TK 128, 222 Hàng đi đường kỳ trước Xuất góp vốn liên doanh TK 3381, 642 TK 154 Thừa kiểm kê Xuất thuê ngoài gia công TK 128, 222 TK 138, 642 Nhận góp vốn liên doanh Thiếu kiểm kê TK 412 TK 412 Đánh giá tăng Đánh giá lại 4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, tài khoản sử dụng: TK 152, 153: Nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ TK 331: Phải trả cho người bán TK 111: Tiền mặt TK 112: TGNH TK 141: Tạm ứng TK 311: Vay ngắn hạn TK 142, 242: Chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn TK 621, 627, 641, 642 ... Đối với nguyên liệu vật liệu kế toán sử dụng: - Sổ chi tiết số 2 "Phải trả người bán " - NKCT số 5 ghi có TK 331 - NKCT số 1 ghi có TK 111 - NKCT số 2 ghi có TK 112 - Kế toán tiến hành lập " Bảng kê số 3 " - Tính giá trị thực tế NVL đối với NVL xuất kế toán lập " Bảng phân bổ số 2 ". a. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: Vật tư chủ yếu của Công ty chủ yếu là nhập từ nguồn ngoài vào, đối với nguyên liệu vật liệu thu mua từ bên ngoài yêu cầu phải được phản ánh đầy đủ, chính xác giá thực tế của NVL bao gồm: Giá trên hoá đơn và chi phí thu mua thực tế trong tháng khi mua NVL nhập về kho, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi. Nợ TK 152, 153 Có TK 111, 112,141: Nếu trả tiền ngay. Có TK 331, 311: Chưa trả hoặc trả bằng tiền vay. Các chi phí liên quan đến mua NVL, kế toán ghi nợ TK 152 ( chi tiết liên quan). Có TK 111,112 Khi mà ứng trước tiền cho người bán hàng ghi. Nợ TK 331 Có TK 111, 112 * Nếu trong tháng NVL được mua và nhập khi cùng với hoá đơn mà Công ty chưa trả tiền cho người bán: Kế toán ghi. Nợ TK 111,112 Có TK 331 Số tiền ghi trên hoá đơn Ví dụ: Theo phiếu nhập số 054 ngày 21/8/2006 Kế toán NVL ghi: Nợ TK 152.1: 198.846.955 Có TK 331: 198.846.955 * Trường hợp hoá đơn đã về, Công ty đã trả tiền cho nhà cung cấp mà hàng chưa về nhập kho. Cuối tháng kế toán ghi: Nợ TK 151 Có TK 111, 112 Số tiền ghi trên hoá đơn - Khi hàng về nhập kho vào tháng sau kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 Số tiền ghi trên hoá đơn * Đối với NVL tự gia công chế biến khi nhập kho: Nợ TK 152 Có TK 154 Số tiền thực tế NVL và chi phí chế biến Trường hợp hàng tồn kho thừa hoặc thiếu so với hoá đơn, hàng về nhập kho nhưng cuối tháng hoá đơn chưa về không xảy ra trong quá trình NVL của Công ty. Trong hình thức NKCT, do Công ty thường xuyên mua NVL của nhà cung cấp truyền thống như: Công ty hoá chất Mỏ, Công ty lầm sàng Quảng ninh, Công ty xăng dầu B12,… và thường mua với khối lượng lớn nên các nghiệp vụ phát sinh trong tháng về mua với khối lượng lớn nên các nghiệp vụ phát sinh trong tháng mua NVL ít. Vì vậy để theo dõi sát tình hình thanh toán với nhà cung cấp, Công ty theo dõi thẳng lên NKCT số 5 " Thanh toán với người bán". Cột số dư đầu tháng được căn cứ vào số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước phần ghi có TK 331, ghi nợ các tài khoản. Cuối tháng kế toán hợp phiếu nhập vật tư trong tháng theo từng nhà cung cấp sau đó phân ra theo từng loại vật tư nhập trong tháng. Ở Công ty, việc cung cấp vật tư thường được ký theo hợp đồng cung ứng dài hạn ( thường là 1 năm ) nếu có sự thay đổi giá cả thì nhà cung cấp sẽ báo trước 1 tháng cho Công ty trước khi thực hiện. Ở đây tất cả mọi trường hợp nhập NVL của Công ty dù thanh toán ngay hay chưa cũng phải phản ánh qua TK 331, vì vậy trong tháng có nhập NVL thì kế toán nguyên liệu vật liệu tập hợp phiếu nhập kho để ghi vào cột TK tương ứng. Cộng có của TK 331 căn cứ theo từng dòng trên đơn vị bán, cộng các nghiệp vụ phát sinh ở cột tài khoản đối ứng ( 152,153, 151) để ghi vào cột có của tài khoản 331 tương ứng với dòng của đơn vị bán đó. * Phần theo dõi thanh toán: ( Ghi nợ 331 - có các TK khác ). Trong tháng nếu kế toán nhận được các chứng từ gốc ( phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ ngân hàng ….) Kế toán xác định số tiền thanh toán cho từng nhà cung cấp và từng hoá đơn để ghi vào các cột, dòng phù hợp của phần ghi nợ TK 331 - có các tài khoản khác. Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì ghi bên có TK 111, bằng chuyển khoản thì ghi bên có của TK 112. Cuối thứng kế toán xác định số dư của TK 331 đối với nhà cung cấp để làm căn cứ ghi sổ.Cuối tháng này và đầu tháng sau của NKCT số 5. Cuối tháng căn cứ vào số liệu của các sổ chi tiết, kế toán phản ánh tình hình biến động nguyên vật liệu, vào " Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên liệu vật liệu và lập bảng kê số 3 " Tính giá thực tế của nguyên liệu vật liệu ". BẢNG KÊ SỐ 3: TÍNH GIÁ THỰC TẾ NGUYÊN LIỆU - VẬT LIỆU Tháng 8 năm 2006 ĐVT: đồng (Lấy số liệu vào bảng này) STT Diễn giải TK 152.1 hệ số = 1,1 TK 152.2 Giá hạch toán Giá thực tế Giá hạch toán Giá thực tế 1 Vật tư tồn đầu kỳ 153.950.000 169.345.000 2 Vật tư nhập trong kỳ 464.660.610 511.126.671 Từ NKCT số 1 169.500.000 186.450.000 Từ NKCT số 2 112.606.610 113.867.217 Từ NKCT số ……… …………………….. Đầu kỳ + pháp sinh tăng 618.066.610 679.873.271 3 Xuất trong kỳ 219.066.650 240.937.315 4 Tồn cuối kỳ 399.543.960 439.498.356 Ngày 5 tháng 9 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng b. Kế toán tổng hợp xuất nguyên liệu, vật liệu: Nhiệm vụ của kế toán tổng hợp là phải phản ánh chính xác các giá trị thực tế của nguyên liệu vật liệu xuất dùng. Trong quá trình theo dõi hạch toán Công ty sử dụng các tài khoản sau. TK 152, 153: Nguyên liệu vật liệu TK 621: Sản xuất kinh doanh chính. TK 627: Nguyên liệu, vật liệu xuất cho sản xuất chung TK 642: Nguyên liệu, vật liệu xuất dùng cho quản lý Doanh nghiệp TK 641: Nguyên liệu, vật liệu xuất dùng cho bán hàng - Trường hợp xuất nguyên liệu vật liệu dùng cho sản xuất kế toán ghi: Nợ TK 621,627,642,641 Có TK 152 Ví dụ: Tháng 8/2006 theo bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu là thuốc nổ kế toán ghi: Nợ TK 621: 242.437.629 Có TK 152.1: 242.242.629 Nợ TK 627: 4.963.465 Có TK 152.3: 4.963.465 - Trường hợp xuất nguyên liệu vật liệu để bán: Nợ TK 632: Giá trị của nguyên liệu vật liệu Có TK 152: Giá trị của nguyên liệu vật liệu - Khi kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 138: Giá trị của nguyên liệu vật liệu Có TK 152 Giá trị của nguyên liệu vật liệu xuất kho trong tháng chưa phản ánh trên bảng phân bố số 2 theo từng loại NVL, từng đối tượng sử dụng. Căn cứ vào bảng phân bổ số 2 kế toán tập hợp chi phí ghi vào bảng " Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng. BẢNG PHÂN BỔ SỐ 2 Tháng 8 năm 2006 (lấy số liệu 1 tháng nào đó) ĐVT: Đồng STT Ghi có các TK Ghi nợ các TK ứng 152 153 Giá HT Giá HT Giá TT Giá TT 1 TK 621 cho sản xuất than 2 TK 627 cho sản xuất than 3 TK 641 cho bộ phận quản lý Tổng Ngày 31 tháng 7 năm 2006 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Cuối tháng căn cứ vào bảng ( Bảng kê số 3, bảng phân bổ số 2 ) kế toán tập hợp chi phí vào sổ cái. Đây là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả một liên độ kế toán ( 1 năm ). Trong sổ phản ánh số dư đầu tháng, sổ phát sinh trong tháng và số dư cuối tháng. SỔ CÁI TK 152 " NGUYÊN LIỆU - VẬT LIỆU " Năm 2006 (Lấy số liệu tháng 8 vào bảng này) Đơn vị: Công ty than Hồng Thái Địa chỉ: Phương Đông - Uông Bí – Quảng Ninh Số dư đầu năm Nợ Có 9.149.882.021 Ghi Có các TK, đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 ....... Tháng 8 ...... Tháng 12 Cộng A 1 2 ....... 8 ...... 12 TK 331 TK 141 TK 111 Cộng phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Dư cuối tháng Nợ Có Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc SỔ CÁI TK 152 " NGUYÊN LIỆU - VẬT LIỆU " Năm 2006 (xem lại mẫu sổ này không đúng) N.T ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu năm 111 Nhập NLVL mua ngoài 112 331 Nhập NLVL 200.810.071 240.936.415 Số tiền tạm ứng 240.936.415 Cộng phát sinh 343.127.342 Dư cuối kỳ 439.498.356 Ngày 30 tháng 1năm 2006 Kế toán trưởng PHẦN II HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU - VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THAN HỒNG THÁI I. NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VỀ QUẢN LÝ SỬ DỤNG VÀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay có một doanh nghiệp muốn đứng vững và tồn tại thì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải có hiệu quả. Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh chi phí NVL là một yếu tố chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý nguyên liệu - vật liệu và hàon thiện công tác kế toán NVL là một trong những vấn đề quan trọng góp phần chiến đấu tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm. Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái vận dụng lý luận vào trong thực tiễn công tác kế toán NVL, em có một số nhận xét sau: - Cùng với sự chuyển đổi của nền kinh tế nói chung thì sự biến đổi của Công ty không ngừng phát triển để thích ứng cơ chế cũ sang cơ chế mới. Tuy nhiên gặp không ít khó khăn, nhưng với sự lãnh đạo của Ban giám đốc Công ty với sự cố gắng của toàn CBCNV đến nay Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái đã khắc phục khó khăn và đã thu được những thành quản trong sản xuất kinh doanh . Song với quá trình chuyển đổi ấy, hệ thống công tác tài chính kế toán cũng không ngừng được hoàn thiện, đặc biệt là công tác NVL. Nhìn chung công tác kế toán vật liệu CCDC của Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái đã được tiến hành một cách trình tự có nề nếp, thực hiện đầy đủ các chế độ hiện hành phù hợp với điều kiện của Công ty. đáp ứng được yêu cầu công tác quản lý. Công ty đã quan tâm tới đội ngũ cán bộ kế toán bằng cách tổ chức cho cán bộ CNV đi học để chuyên sâu trình độ chuyên môn nhằm phát huy hết vai trò chức năng của mình. Bên cạnh đó Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái đang từng bước áp dụng công nghệ vi tính vào công tác kế toán nhằm giảm nhẹ công việc cho kế toán và đảm bảo tính chính xác cho số liệu hạch toán . Về hạch toán NVL Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái quy định một cách rõ ràng về chế độ ghi chép ban đầu, trình tự luân chuyển chứng từ ngoài việc thực hiện đầy đủ các thủ tục nhập kho Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái còn sử dụng phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức dựa trên cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật của từng phần hành công việc cụ thể. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp nguyên vật liệu và kịp thời phục vụ cho công tác hạch toán nói chung và công tác quản lý NVL, CCDC nói riêng. Về khâu thu mua Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái đã tôt chức đội ngũ cán bộ cung ứng chuyên đi mua vật tư đảm bảo chất lượng, số lượng đúng như hợp đồng ký để cung cấp kịp thời NVL, CCDC cho sản xuất đúng tiến độ, đúng kế hoạch. Về tổ chức kho: Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái có một hệ thống kho tàng khá rộng và quy mô, bố trí các kho chứa NVL một cách hợp lý như kho vật liệu phụ, khi nhiên liệu, kho phụ tùng… Việc phân chia này giúp kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán, giúp cho kiểm tra và bảo quản NVL rễ ràng. Về khâu sử dụng NVL: Mọi nhu cầu sử dụng NVL đều thông qua phòng kế hoạch vật tư trong cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật từng khối lượng công việc, khối lượng sản phẩm của từng bộ phận sản xuất. Qua đó xem xét tính hợp lệ của nhu cầu khẩn cấp, tiến hành cấp phát một cách hợp lý tiết kiệm NVL trong sản xuất . Về hệ thống sổ sách và tài khoản kế toán Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái đã sử dụng theo đúng chế độ hiện hành. Đối với công tác đánh giá nguyên vật liệu: CCDC Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái đã sử dụng giá hạch toán trong việc kế toán chi tiết NVL. Đây là điểm rất kho học và hợp lý phù hợp với đặc điểm NVL của Mỏ là có nhiều loại, việc nhập - xuất diễn ra thường xuyên, việc áp dụng giá hạch toán đã làm giảm nhẹ công việc tính toán giá NVL nhập - xuất - tồn kho hàng ngày nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác và cung cấp kịp thời số liệu mỗi khi kiểm tra đối chiếu từ đó sử dụng hợp lý tiết kiệm có hiệu quả NVL, CCDC trong sản xuất kinh doanh và hạ giá thành sản phẩm. Đối với kế toán chi tiết NVL: hiện nay Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái đang áp dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết tình hình thu mua NVL. Đây là phương pháp có nhiều ưu điểm phù hợp với Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái có quy mô sản xuất lớn. Sỏ số dư kế toán mở cho từng kho nguyên vật liệu, mỗi kho lại được mở cho từng nhóm, từng thứ NVL, hết loại vật liệu này rồi mới đến vật liệu khác. Tạo cho việc theo dõi được rõ ràng, thuận tiện cho việc quản lý được chặt chẽ. Đối với kế toán tổng hợp NVL, CCDC Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái sử dụng chi tiết tài khoản 311để theo dõi chi tiết tình hình thu mua NVL, CCDC và công nợ với người bán, mỗi đơn vị bán hàng ( NLVL) kế toán mở cho một số trang sổ chi tiết KT331 cho cả năm. Và như vậy kế toán theo dõi chi tiết tình hình thanh toán theo từng số hoá đơn với người bán, từ đó có thể biết rõ được công nợ phải trả đối với từng khách hàng hàng ngày. Bên cạnh những ưu điểm trên, Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái còn những tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện hơn. II. Ý KIẾN ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Qua thời gian thực tập tại Công tyTNHH một thành viên Than Hồng Thái cùng với những kiến thức đã được học ở trường, em xin mạnh dạn nêu một số nhận xét kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NVL tại đơn vị. Thứ nhất: Công ty than Hồng Thái nên quy định thống nhất hệ thống danh điểm vật tư trên toàn Công ty theo từng thứ, từng loại nhằm giúp công tác đối chiếu giữa thủ kho và kế toán được nhanh chóng, thuận lợi cho qua trình quản lý. Đơn vị đã áp dụng hệ thống danh điểm vật tư nhưng chưa được thống nhất trên toàn Công ty. Thứ hai: Công ty than Hồng Thái được Công ty than Uông Bí (Công ty mẹ) giao kế hoạch khoán chi phí chi tiết theo từng công đoạn. Do vậy việc theo dõi và hạch toán giá trị vật tư thu hồi từ các đường lò để sử dụng lại có ý nghĩa hết sức quan trọng, giúp phản ánh đúng giá thành sản xuất sản phẩm theo công đoạn, đồng thời hạn chế thất thoát vật tư trong sản xuất. Thứ ba: Thường xuyên đối chiếu giữa định mức vật tư giao khoán với thực tế sử dụng, nhằm hạn chế chi phí phát sinh ngoài khoán đảm bảo lợi nhuận kế hoạch giao. PHẦN III KẾT LUẬN Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh cấu thành giá thành sản phẩm. Vì vậy việc tổ chức theo dõi và hạch toán nguyên vật liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng giúp cho Giám đốc doanh nghiệp kiểm tra kiểm soát tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả. Nhằm phát huy tốt công cụ kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng thì kế toán nguyên vật liệu phải được cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu phải theo dõi, giám sát, phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Việc phản ánh kịp thời nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm chi phí, không gây ứ đọng về vốn và định mức dự trữ vật tư hợp lý đảm bảo sản xuất kinh doanh được liên tục và hiệu quả. Do thời gian thực tập hạn chế nên chuyên đề này chắc chắn không tránh khỏi sai sót, em mong nhận được những ý kiến của thầy cô giáo và cán bộ kế toán tại đơn vị để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin trân trọng cảm ơn !