Đề tài Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phẩn Bao bì và In Nông Nghiệp

nhập SL xuất SL tồn kho Ngày Số 1 PX 559 Máy Đức 1 PSX số 455,465,467 6211 4,060 297,090 2 PX 572 Máy Đức 5 PSX số 612 6211 26,900 270,190 7 PX 613 Máy Đức 1 PSX số 512 6211 17,120 253,070 9 PX 645 Máy Đức 5 PSX số 539 6211 17,285 235,785 14 PX 736 Máy Đức 2 PSX số 630 6211 11,250 224,535 19 PX 792 Máy Đức 2 PSX số 639 6211 8,560 215,975 27 PN 42 Nhà cung cấp NUNCELL Hđ UNISG 20998 ngày 09/02/07 3311 66,900 282,875 31 PX 865 Máy Đức 2 PSX số 704,705, 706, 707, 708, 709 6211 26,910 255,965 Tổng cộng 66,900 112,085 255,920 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Biểu số 2.16 : Thẻ kho (1) THẺ KHO Kho: KVLCHINH – Kho vật liệu chính Vật tư: CX20G79X109 - Giấy Cutxe 200g/m2_79*109, Đvt: tờ Từ ngày: 01/03/2007 đến ngày 31/03/2007 Tồn đầu: 19 770.00 Chứng từ Bộ phận/ phân xưởng/NCC Diễn giải Mã NX SL nhập SL xuất SL tồn kho Ngày Số 1 PX 227 Máy Đức 2 PSX số 500,501 6211 5,180 14,590 4 PN 522 XN vật tư trắc địa bản đồ Hoá đơn số 34551 ngày 04/03/07 1111 2,750 17,340 12 PX 296 Máy Đức 1 PSX số 556 6211 1,780 15,560 20 PX 302 Máy Đức 2 PSX số 627 6211 3,450 12,110 22 PX 315 Máy Đức 3 PSX số 693 6211 5,500 6,610 Tổng cộng 2,750 15,910 6,610 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Biểu số 2.17: Thẻ kho (2) THẺ KHO Kho: GB – Kho giấy băng Vật tư: IV210GMM41.5X50.2 - Giấy Ivory 210g/m2_ 41.5*50.2 , Đvt: tờ Từ ngày: 01/03/2007 đến ngày 31/03/2007 Tồn đầu: 5,900 Chứng từ Bộ phận/ phân xưởng/NCC Diễn giải Mã NX SL nhập SL xuất SL tồn kho Ngày Số 1 12 Kho NVL chính Cắt giấy cuộn 1521 3508 9,408 2 78 Máy Đức 3 PSX số 216 6211 4,970 4,438 11 135 Kho NVL chính Cắt giấy cuộn 1521 1548 5,986 12 154 Máy Đức 1 PSX số 386 6211 2,450 3,536 31 315 Máy Đức 5 PSX số 983 6211 1,260 2,276 Tổng cộng 5,056 8,680 2,276 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Biểu số 2.18 : Thẻ kho (3) 2.2.2.3.2. Tại phòng tài chính - kế toán Khi nhận được các chứng từ liên quan đến vật tư nhập, xuất, tồn kế toán vật tư tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Fast Accounting 2005, phần mềm sẽ tự động chiết xuất ra sổ chi tiết vật tư với từng mã vật tư trong danh mục vật tư. Cuối kỳ chiết xuất ra báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn. Phiếu nhập kho thường đính kèm với hoá đơn GTGT, hoá đơn mua hàng, tờ khai hải quan. Phiếu xuất kho thường đính kèm theo Phiếu sản xuất , sổ cấp vật tư. Để cập nhập phiếu nhập kho, xuất kho kế toán vật tư vào menu: Hàng tồn kho/cập nhật số liệu/ Phiếu nhập kho Hàng tồn kho/cập nhật số liệu/ Phiếu xuất kho Hàng tồn kho/ cập nhật số liệu/ Phiếu xuất điều chuyển nội bộ Sau khi dữ liệu đã được cập nhập vào phần mềm kế toán có thể xem và in ra sổ chi tiết vật tư và báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư. Ngoài ra phần mềm cũng tự động đưa ra dữ liệu của các sổ sách liên quan đến kế toán nguyên vật liệu như sổ công nợ chi tiết cho từng người bán chủ yếu, sổ quỹ tiền mặt, sổ kê tiền gửi Để xem sổ chi tiết vật tư ta vào menu: Hàng tồn kho/ báo cáo tồn kho/ sổ chi tiết vật tư SỔ CHI TIẾT NHẬP XUẤT TỒN VẬT TƯ Tài khoản: 1521 Kho: KVLCHINH – Kho vật liệu chính Vật tư: DL35G79X109 - Giấy Duplex 350g/m2_71*119, Đvt: tờ Từ ngày: 01/03/2007 đến ngày 31/03/2007 Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn SH NT SL ĐG T. Tiền SL ĐG T.Tiền SL T.Tiền Dư đầu kỳ 301,150 661,626,550 559 1 Máy Đức 1 4,060 2,198 8,924,986 572 2 Máy Đức 5 26,900 2,198 59,133,527 613 7 Máy Đức 1 17,120 2,198 37,634,423 645 9 Máy Đức 5 17,285 2,198 37,997,138 736 14 Máy Đức 2 11,250 2,198 24,730,564 792 19 Máy Đức 2 8,560 2,198 18,817,212 42 27 Nhà cung cấp NUNCELL 66,900 2,204 147,447,600 865 31 Máy Đức 2 26,910 2,198 59,155,510 Cộng phát sinh 66,900 147,447,600 112,085 246,393,360 Tồn cuối tháng 255,965 562,680,790 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Kế toán trưởng Người lập Biểu số 2.19: Sổ chi tiết nhập xuất tồn (1) SỔ CHI TIẾT NHẬP XUẤT TỒN VẬT TƯ Tài khoản: 1521 Kho: KVLCHINH – Kho vật liệu chính Vật tư:CX20G79X109 - Giấy Cutxe 200g/m2_79*109 , Đvt: tờ Từ ngày: 01/03/2007 đến ngày 31/03/2007 Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn SH NT SL ĐG T. Tiền SL ĐG T.Tiền SL T.Tiền Dư đầu kỳ 19,770 44,245,260 227 1 Máy Đức 2 5,180 2,280 11,811,069 522 4 XN vật tư trắc địa bản đồ 2,750 2,583 7,103,250 296 12 Máy Đức 1 1,780 2,280 4,058,630 302 20 Máy Đức 2 3,450 2,280 7,866,446 315 22 Máy Đức 3 5,500 2,280 12,540,711 Cộng phát sinh 2,750 7,103,250 15,910 36,276,856 Tồn cuối tháng 6,610 15,071,654 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Kế toán trưởng Người lập Biểu số 2.20: Sổ chi tiết nhập xuất tồn vật tư (2) SỔ CHI TIẾT NHẬP XUẤT TỒN VẬT TƯ Tài khoản: 1523 Kho: KGB – Kho giấy băng Vật tư: IV210GMM41.5X50.2 - Đvt: tờ Từ ngày: 01/03/2007 đến ngày 31/03/2007 Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn SH NT SL ĐG T. Tiền SL ĐG T.Tiền SL T.Tiền Dư đầu kỳ 5,900 21,830,000 12 1 Kho NVL chính 3508 3759.25 13187449 78 2 Máy Đức 3 4,970 3,758 18,679,710 135 11 Kho NVL chính 1548 3759.25 5819319 154 12 Máy Đức 1 2,450 3,758 9,208,308 315 31 Máy Đức 5 1,260 3,758 4,735,701 Cộng phát sinh 5,056 19,006,768 8,680 32,623,718 Tồn cuối tháng 2,276 21,830,000 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Kế toán trưởng Người lập Biểu số 2.21 : Sổ chi tiết nhập xuất tồn vật tư (3) CÔNG TY CP BAO BÌ VÀ IN NÔNG NGHIỆP TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN VẬT LIỆU Kho: KVLC – Kho vật liệu chính Từ ngày: 01/03/2007 đến ngày 31/03/2007 Đvt: tờ, kg, đồng Mã APP Tên vật tư Tồn kho đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn kho cuối kỳ SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị A- Nhóm giấy GBB 1- Giấy Bãi Bằng BB58 * Bãi Bằng 58 BB58GMM84X123 Giấy Bãi Bằng 90/58g/m2_84*123 0 0 8,700 10,005,000 2,910 3,346,500 5,790 6,658,500 BB70 *Bãi Bằng 70 GC 2 - Nhóm giấy cuộn IC * Ivory cuộn IC210GMMK416 Giấy Ivory cuộn 210g/m2, khổ 416 2,778 42,503,400 126 1,946,700 1,264 19,348,048 1,640 25,102,052 NHOM * Nhôm GNVC230GK39.5 Nhôm vàng cuộn 230g - khổ 39.5 309 8,865,143 309 8,865,143 NEV 3- Nhôm ép vỉ NEVST107MM Nhôm ép vỉ sáng trắng 107 mm 78 2,297,589 78 2,297,589 0 0 GCX 4- Giấy Cutxe CX200 * Cutxe 200 CX200GMM79X109 Giấy Cutxe 200g/m2_ 79*109 19,770 44,245,260 2,750 7,103,250 15,910 36,276,856 6,610 15,071,654 GDL 5- Giấy Duplex DL350 *Duplex 350 DL350GMM71X119 Duplex 350g/m2_71*119 301,150 661,626,550 66,900 147,447,600 112,085 246,393,360 255,965 562,680,790 B - Nhóm mực MODO * Mực đỏ MODOEHQ Mực in đỏ Emprice, Hàn Quốc 674 53,414,500 50 3,975,000 59 4,676,769 665 52,712,731 MON * Mực nhũ MONSHQ Mực nhũ vàng Spark, Hàn Quốc 317 27,293,700 45 3,901,500 48 4,136,380 314 27,058,820 MOV * Mực vàng MOVBSHQ Mực vàng bền sáng Hàn Quốc 19 1,634,000 12 1,026,000 11 943,871 20 1,716,129 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Kế toán trưởng Người lập Biểu số 2.22 : Bảng tổng hợp nhập – xuất tồn vật tư tháng 3/2007 Ngoài các sổ chi tiết trên máy tính còn đưa ra dữ liệu mà kế toán nhập đế các sổ chi tiết khác có liên quan như sổ công nợ với người bán. SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 03/2007 TK 3311 - Phải trả nhà cung cấp hoạt động SXKD Chi tiết: Xí nghiệp vật tư trắc địa bản đồ Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 03 - 46,279,426 522 4 Mua giấy Cutxe & giấy Offset 1521 10,621,250 VAT được khấu trừ 133 1,062,125 Cộng phát sinh 34,688,427 27,544,685 Dư cuối tháng 03 39,135,684 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Kế toán trưởng Người lập Biểu số 2.23 : Sổ công nợ với người bán 2.2.3. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Bao bì và In Nông Nghiệp. 2.2.3.1 Khái quát chung về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty CP bao bìi & In Nông Nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi biến động của nguyên vật liệu và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hình thức ghi sổ công ty sử dụng là hình thức chứng từ ghi sổ. Tài khoản sử dụng trong phần hành kế toán nguyên vật liệu tại công ty như sau: TK 152: Nguyên vật liệu Được chi tiết thành 3 tài khoản cấp hai: TK 1521: Nguyên vật liệu chính Tk 1522 : Nguyên vật liệu phụ TK 1523 : Nguyên vật liệu gia công TK 1523 chuyên sử dụng để định khoản loại vật liệu giấy cuộn được gia công cắt thành tấm, bản sau đó mới chuyển tới các phân xưởng sản xuất. Ngoài ra, còn có một số tài khoản liên quan khác như: TK 3311 - Phải trả nhà cung cấp hoạt động kinh doanh, TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ, TK 1111 - tiền mặt tại quỹ, TK 112, TK 621, TK 6242. Công ty không sử dụng tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường vì hoá đơn vật tư và vật tư thường về cùng nhau. Nhờ sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 2005 nên sau khi đã nhập hết các chứng từ gốc về nhập, xuất, tồn vật liệu thì phần mềm sẽ tự động chiết xuất ra các chứng từ ghi sổ. Quy trình ghi sổ kế toán nguyên vật liệu được thể hiện qua sơ đồ sau: (Sơ đồ 7) 2.2.3.2 Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập kho nguyên vật liệu, kế toán vật tư nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Việc nhập kho nguyên vật liệu chủ yếu là mua ngoài không có trường hợp nhận viện trợ, biếu tặng, nhận gia công Do sự kiểm soát khá chặt chẽ và khuyến khích tiết kiệm vật liệu nên phế liệu thu hồi của các phân xưởng sản xuất thường ít nên các phân xưởng sẽ tự xử lý mà không làm thủ tục nhập kho. Chứng từ ghi sổ nguyên vật liệu được ghi theo trình tự thời gian và chia làm hai chứng từ ghi sổ: Ghi Nợ TK 152 và ghi có Tk 152 Các nhà cung cấp nguyên vật liệu trong và ngoài nước _ Đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng _ Hoá đơn GTGT, Hóa đơn mua hàng, vận đơn _ Phiếu tạm ứng Kho nguyên vật liệu. Quản lý kho _Phiếu nhập kho mua hàng. _ Phiếu nhập hàng nhập khẩu. _ Biên bản kiểm tra nguyên vật liệu. Phiếu xuất kho Phiếu sản xuất Kế toán nguyên vật liệu _ Chứng từ ghi sổ Nợ TK 152*, 153; Có TK 152*, 153 _ Sổ cái TK 1521, 1522, 1523, 153 Hạch toán nguyên vật liệu Xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất Sơ đồ 2.7: Trình tự luân chuyển chứng từ phần hành nguyên vật liệu CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 11 Từ ngày 01/03/2007 đến ngày 31/03/2007 Ghi Nợ TK 152 Đơn vị: Đồng NT ghi sổ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ có Nhập kho NVL tháng 03/2007 01/03 Nhập kho giấy gia công 1523 1521 13,187,449 04/03 Nhập kho giấy Cutxe 200g/m2_79*109 và giấy Offset 120g/m2_ 84*120 1521 3311 10,621,250 . 11/03 Nhập kho giấy gia công 1523 1521 2316483 24/03 Nhập kho mực in 1521 1111 8,902,500 27/03 Nhập kho giấy Duplex 1521 3111 294,970,400 Thuế nhập khẩu giấy Duplex 1521 3333 29,614,753 . Tổng cộng 3,144,701,759 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Biểu số 2.24: Chứng từ ghi sổ ghi Nợ TK 152 2.2.3.3 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Nguyên vật liệu xuất chủ yếu phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm , ngoài ra còn phục vụ cho các phòng ban khối văn phòng. Các chứng từ xuất nguyên vật liệu như phiếu sản xuất, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sẽ được kế toán vật tư nhập vào phần mềm và phần mềm sẽ tự động chiết xuất ra chứng từ sô 12 – Ghi Nợ TK 152. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 12 Từ ngày 01/03/2007 đến ngày 31/03/2007 (Ghi Có TK 152) Đơn vị: Đồng NT GS Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ có Xuất kho NVL tháng 03/2007 01/03 Xuất kho giấy Ivory cuộn chuyển sang kho giấy băng 1523 1521 13,187,449 01/03 Xuất kho giấy Cutxe_ Máy Đức 2 6211 1521 11,811,069 02/03 Xuât kho giấy Ivory _ Máy Đức 3 6211 1523 18,679,710 02/03 Xuất kho giấy Duplex _ Máy Đức 5 6211 1521 59,133,527 07/03 Xuất kho mực in đỏ _ Máy Đức 1 6211 1521 4,676,769 09/03 Xuất kho giấy Duplex _Máy Đức 5 6211 1521 37,997,138 .. 12/03 Xuất kho nhôm ép vỉ sáng trắng 107 mm_ Máy Đức 3 6211 1521 2,297,589 12/03 Xuât kho giấy Ivory _ Máy Đức 1 6211 1523 9,208,308 . 16/03 Xuất kho mực nhũ vàng Spark_ Máy Đức 1 6211 1521 4,136,380 20/03 Chi vật liệu các phòng ban quản lý 6422 1521 426,500 22/03 Xuất kho giấy Cutxe _ Máy Đức 3 6211 1521 12,540,711 31/03 Xuât kho giấy Ivory _ Máy Đức 5 6211 1523 4,735,701 31/03 Xuất kho giấy Ivory _ Máy Đức 2 6211 1521 20,238,600 . Tổng cộng 3,191,034,876 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Biểu số 2.25: Chứng từ ghi sổ ghi Có Tk 152 Vào cuối kỳ, phần mềm sẽ chiết xuất sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các TK 152 và TK 621 CÔNG TY CP BAO BÌ VÀ IN NÔNG NGHIỆP SỔ ĐĂNG KÍ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 03/2007 Đơn vị tính: Đồng ctu nvli dg 2005 ne Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 .. 11 31/03 3,144,701,759 12 31/03 3,191,034,876 . Cộng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Biểu số 2.26 : Chứng từ ghi sổ tháng 3 năm 2007 Để xem sổ cái chiết xuất từ phần mềm kế toán vào Menu Báo cáo/Sổ cái tài khoản. Chọn mã tài khoản 152. Chọn ngày tháng từ 01/03/2007 đến ngày 31/03/2007. SỔ CÁI TK: 152 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Từ ngày 01/03/2007 đếng ngày 31/03/2007 Đvt: đồng Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng NỢ CÓ SỐ DƯ ĐẦU KỲ 6,249,788,495 . 11 31/03 Nhập kho giấy Cutxe và giấy Offset 3311 10,621,250 .. 11 31/03 Nhập kho mực in 1111 8,902,500 11 31/03 Nhập kho giấy Duplex 3311 294,970,400 Thuế nhập khẩu giấy Duplex 3333 29,614,753 12 31/03 Xuất kho giấy Ivory cuộn chuyển sang kho giấy băng 6211 13,187,449 .. 12 31/03 Xuất kho giấy Duplex _ Máy Đức 5 6211 59,133,527 12 31/03 Xuất kho mực in đỏ _ Máy Đức 1 6211 4,676,769 .. 12 31/03 Chi vật liệu các phòng ban quản lý 6422 426,500 12 31/03 Xuất kho giấy Cutxe _ Máy Đức 3 6211 12,540,711 . 12 31/03 Xuất kho giấy Ivory _ Máy Đức 2 6211 20,238,600 . Cộng phát sinh 3,144,701,759 3,191,034,876 Số dư cuối tháng 03 6,203,455,378 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Biểu số 2.27 : Sổ cái tài khoản 152 tháng 3/2007 SỔ CÁI TK: 6211(Chg07 Tên tài khoản: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Từ ngày 01/03/2007 đếng ngày 31/03/2007 Đvt: đồng Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT NỢ CÓ . 12 31/03 Xuất kho giấy Ivory cuộn chuyển sang kho giấy băng 1521 13,187,449 .. 12 31/03 Xuất kho giấy Duplex _ Máy Đức 5 1521 59,133,527 .. 12 31/03 Xuất kho mực in đỏ _ Máy Đức 1 1521 4,676,769 .. 14 31/03 Xuất kho giấy Ivory _Máy Đức 3 1523 18,679,710 12 31/03 Xuất kho giấy Cutxe _ Máy Đức 3 1521 12,540,711 . 12 31/03 Xuất kho giấy Ivory _ Máy Đức 2 1521 20,238,600 . 31/03 Kết chuyển 154 154 3,190,608,376 Cộng phát sinh 3,190,608,376 3,190,608,376 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Biểu số 2.28: Sổ cái TK 621 – tháng 3/2007 2.2.3.4 Tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu và kế toán kết quả kiểm kê Việc tổ chức kiểm kê cho thấy kế toán không chỉ quản lý về mặt sổ sách mà còn quản lý về mặt hiện vật. Theo dõi thường xuyên về mặt số lượng, chất lượng vật liệu là hết sức cần thiết để theo dõi sự thiếu hụt, hư hỏng và xác định nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời giúp công ty quản lý chặt chẽ và luôn chủ động về vật tư. Tại công ty CP bao bì & in Nông Nghiệp được tiến hành vào cuối quý. Trước khi kiểm kê, phòn Tài chính – kế toán và thủ kho tiến hành khoá sổ tất cả các sổ sách để xác định tồn kho theo sổ sách về mặt số lượng và giá trị. Ban kiểm kê bao gồm ba thành viên là thủ kho, kế toán vật tư, thành viên tổ bảo vệ. Vì trường hợp thừa thiếu vật liệu nguyên vật liệu ít xảy ra nên mọi trường hợp thừa thiếu nguyên vật liệu kế toán đều ghi giảm hoặc tăng chi phí quản lý. Hạch toán như sau: Thừa: Nợ Tk 152 Có TK 642 Thiếu: Nợ TK 642 Có TK 152 Hỏng: Nợ TK 642 Có TK 152 . CHƯƠNG III : PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP BAO BÌ & IN NÔNG NGHIỆP 3.1. NHẬN XÉT VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ VÀ IN NÔNG NGHIỆP Ngay khi có Quyết định Số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ngày 20 tháng 3 năm 2006 công ty đã áp dụng phù hợp với quyết định ban hành của bộ tài chính. Các phần hành kế toán đều tuân thủ hầu hết các quy định của chế độ tài chính, chuẩn mực hiên hành. Bộ máy kế toán được thiết kế tương đối gọn nhẹ lại được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán Fast Accounting luôn được cập nhật. Phần mềm không được thiết kế phù hợp với các phần hành kế toán trong công ty mà còn tổng hợp số liệu vào các sổ tổng hợp theo hình thức chứng từ ghi sổ. Cuối kỳ, phần mềm cũng tự động chiết xuất ra các báo cáo tài chính đảm bảo tính nhanh chóng và kịp thời khi đưa ra các quyết định quản lý. Việc sử dụng phần mềm Fast Accounting mà công tác kế toán trong công ty đã giảm thiểu đáng kể đồng thời còn đảm bảo tính bảo mật và chính xác của số liệu kế toán và các chỉ tiêu tài chính của đơn vị. Tuy nhiên phần mềm Fast Accountin có một điểm yếu là không tự động nhận dạng được các chứng từ trùng nhau nếu hai chứng từ được cập nhật tại hai thời điểm khác nhau. Việc xuất hiện hiện tượng chứng từ trùng thường xảy ra khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán khi mua vật tư và thanh toán với ngân hàng. Ví dụ, tại hai thời điểm khác nhau , kế toán tiền gửi ngân hàng và công nợ phải thu và kế toán vật tư và công nợ phải trả cùng cập nhật một hoá đơn mua vật tư bằng tiền gửi ngân hàng. Vì phần mềm không nhận dạng được hai chứng từ giống nhau được hạch toán vào hai thời điểm khác nhau nên khả năng hạch toán hai lần của một nghiệp vụ sẽ xảy ra. Công tác tính tiền lương do phòng Tổ chức hành chính thực hiện, phòng kế toán chỉ hạch toán chi phí tiền lương bằng bảng phân bổ tiền lương. Việc phân công này là hợp lý vì phòng tổ chức có chức năng quản lý nhân sự và điều động nhân viên. Đối với các phần hành CPSX và tính giá thành kế toán đã áp dụng các phương pháp tính giá đem lại hiệu quả kinh doanh cao. Trong kế toán tiền lương phương pháp tính lương theo sản phẩm đối với bộ phận sản xuất, dựa trên kết quả của bộ phận sản xuất đối với khối văn phòng và đều dựa trên kết quả kinh doanh của công ty đã khích lệ người lao động làm việc hiệu quả để đem lại thu nhập cao cho mình. Phương pháp tính lương đã thể hiện hiệu quả qua năng suất lao động không ngừng tăng, làm việc hiệu quả và gắn bó với công ty, quỹ lương liên tục tăng trưởng qua các năm. Đối với công ty bao bì và in Nông nghiệp cơ sở chủ yếu để tính toán chi phí sản xuất dựa trên phiếu sản xuất. Tuy nhiên, việc viết phiếu sản xuất hiện nay vẫn thực hiện bằng tay để chuyển đến các phân xưởng sản xuất. Do việc ước lượng vật tư khá phức tạp nên nếu được hỗ trợ bằng phần mềm chuyên dụng thì công việc sẽ giảm đi rất nhiều. Hiện nay, công ty hiện nay đang xây dựng một phần mềm chuyên biệt phù hợp với các sản phẩm in của công ty. Với sự trợ giúp của phần mềm này, chắc chắn trong thời gian tời, hiệu quả của công tác tính giá thành sẽ tăng lên đáng kể giúp công tác kế toán tiến hành thuận lợi hơn. 3.2. NHẬN XÉT VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY BAO BÌ & IN NÔNG NGHIỆP Sau hơn 3 năm cổ phần hóa Công ty luôn nỗ lực phát triển hoạt đông kinh doanh, trong môi trường kinh tế thị trường cạnh tranh và trong môi trường hội nhập hiện nay. Kết quả kinh doanh những năm vừa qua đã thể hiện nỗ lực đó của công ty. Lợi nhuận liên tục gia tăng hơn 110% so với năm trước. Đóng góp vào thành công đó là công tác quản lý chặt chẽ, và hiệu quả trong đó có công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Là công ty chuyên sản xuất bao bì nên nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành gần 60% tổng giá thành, nên việc tăng cường quản lý cũng như hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất , hạ giá thành sản phẩm nâng cao hiệu quả quản lý chung của công ty. 3.2.1. Ưu điểm * Về công tác quản lý nguyên vật liệu _ Đối với khâu thu mua NVL: Công ty có bề dày rất lâu năm trong nghành sản xuất bao bì và in nên công ty có lượng nhà cung cấp lâu đời và ổn định. Đặc biệt nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm công ty đã tiến hành thu mua rất nhiều loại giấy cũng như mực ngoại nhập. Nguồn cung cấp nguyên vật liệu đảm bảo và ổn định nên nguyên vât liệu luôn được cung cấp kịp thời và không làm gián đoạn sản xuất đồng thời luôn đảm bảo chất lượng tốt nhất. Tất cả các nguyên vật liệu đều được thu mua dưới dạng hợp đồng và được giao tại kho nên tránh được tình trạng thất thoát và chi phí khi cử cán bộ thu mua. Đối với nguyên vật liệu ngoại nhập công ty đã có kho bảo quản đảm bảo tại Hải Phòng trước khi được chuyển về tại kho sản xuất tại công ty. Có thể nhận xét rằng khâu thu mua nguyên vật liệu của công ty được thực hiện rât tốt. _ Đối với khâu dự trữ, bảo quản NVL : công ty có hệ thống kho bãi đạt tiêu chuẩn phù hợp với đặc điểm lý hoá của nguyên vật liệu. Công ty còn có thêm kho ở Hải Phòng nhằm bảo quản và quản lý kịp thời đối với hàng ngoại nhập vừa cập cảng. Bên cạnh đó cán bộ quản lý kho của công ty có trình độ và kinh nghiệm trong quản lý kho luôn đảm bảo cung cấp kịp thời biến động và hiện trạng nguyên vật liệu. _ Đối với tình hình sử dụng: Lượng vật tư xuất kho được theo dõi khá chặt chẽ trên phiếu sản xuất, khi đưa ra hạn mức xuất vật liệu tương ứng cho mỗi phiếu sản xuất được đối chiếu với đơn đặt hàng. Nếu xảy ra tình trạng thiếu vật tư thì phân xưởng đó phải tự chịu trách nhiệm về số vật tư hao hụt đó. Việc cấp phát vật tư cũng được theo dõi chặt chẽ về tính hợp lý của việc cấp phát. * Về công tác hạch toán nguyên vật liệu a. Chế độ chứng từ và sổ sách taị công ty: Công ty đã thực hiện đúng theo Quyết định Số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ngày 20 tháng 3 năm 2006 về chế độ chứng từ và sổ sách kế toán. _ Về hệ thống chứng từ hạch toán NVL: Hệ thống chứng từ đảm bảo đầy đủ theo quy định của chế độ kế toán hiên hành về Nguyên vật liệu. Trong đó chứng từ đóng vai trò quan trọng nhất trong quá trình sản xuất là Phiếu sản xuất được công ty thiết kế phù hợp có thể đáp ứng rất tốt yêu cầu quản lý chặt chẽ đối với lượng vật tư xuất kho. _ Về áp dụng phần mềm kế toán : Công ty sử dụng phần mềm kế toán trong kế toán nguyên vật liệu: Công ty đã sử dụng phần mềm Fast Accounting 2005 để làm giảm bớt khối lượng công tác kế toán đồng thời tăng sự chính xác kịp thời trong báo cáo kế toán. Mọi biến động về nhập xuất nguyên vật liệu được kế toán cập nhật ngay vào phần mềm do đó bất cứ lúc nào kế toán cũng theo dõi được số lượng, giá trị hiện có trên sổ sách của nguyên vật liệu nhập xuất tồn. _ Về hệ thống tài khoản : Kế toán xây dựng hệ thống tài khoản phù hợp với quy định và công tác hạch toán tại công ty. Đặc biệt trong đó kế toán đã sử dụng tài khoản 1523 để ghi chép vật liệu giấy cuộn được gia công cắt xén thành tờ sau đó mới chuyển xuống bộ phận sản xuất. Việc sử dụng tài khoản này giúp cho công tác kế toán được thực hiện thuận lợi hơn. b. Về hạch toán nguyên vật liệu: _ Về hạch toán chi tiết: Kế toán sử dụng phương pháp thẻ song song giúp cho việc theo dõi và đối chiếu giữa sổ sách tại kho và sổ sách tại phòng kế toán cũng như công tác kiểm kê thuận lợi. _ Về hạch toán tổng hợp: Hình thức ghi sổ hiện được áp dụng tại công ty là chứng từ ghi sổ. Hình thức sổ này tạo thuận lợi cho công tác kế toán sử dụng phần mềm kế toán tại công ty. Phương pháp hạch toán Nguyên vật liệu áp dụng tại công ty là kê khai thường xuyên giúp cho công ty quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ và nắm được tình hình nhập, xuất, tồn của Nguyên vật liệu một cách thường xuyên và kịp thời. 3.2.2. Nhược điểm * Về tổ chức quản lý Công tác kiểm nghiệm vật tư nhập kho chưa được thực hiện chặt chẽ. Vật liệu nhập kho chỉ thông qua kiểm tra và số lượng và những hư hỏng có thể nhìn thấy ngay được. Bên cạnh đó, bộ phận quản lý kho cũng không lập biên bản kiểm nghiệm cho những vật liệu được nhập kho nên khi xảy ra trường hợp vật liệu hư hỏng khó quy được trách nhiệm. Trong quá trình sản xuất thường có các phế liệu thu hồi như giấy in hỏng, giấy in thử, lõi giấy cuộn... công ty chưa quản lý chặt chẽ những phế liệu thu hồi này. Phế liệu thu hồi được xử lý ngay tại phân xưởng sản xuất. Trên sổ danh điểm vật tư không có mã cho phế liệu thu hồi. Về công tác kiểm kê vật liệu tồn kho cuối kỳ trên sổ sách và trên thực tế. Công ty chưa thực hiện chặt chẽ mà chủ yếu dựa trên sự chính xác của công tác kế toán và quản lý kho. Công ty cũng không có các chứng từ liên quan đến công tác kiểm kê nguyên vật liệu. Về công tác dự trữ đảm bảo quá trình sản xuất: Công ty dữ trữ nguyên vật liệu cho cho 6 tháng sản xuất trong năm, việc dữ trữ đó luôn đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn và đáp ứng kịp thời cho những đơn đặt hàng lớn. Tuy nhiên, việc dữ trữ trước sáu tháng nhu cầu nguyên vật gây ra tình trạng dư thừa nguyên vật liệu và làm tăng chi phí lưu kho bãi và bảo quản nguyên vật liệu đồng thời cần theo dõi để không dẫn đến tình trạng không sử dụng hết những nguyên vật liệu gần hết hạn sử dụng. Việc dữ trữ quá nhiều nguyên vật liệu cũng làm giảm hiệu quả sử dụng tài sản lưu động của công ty. * Về công tác hạch toán _ Tài khoản sử dụng : Công ty không sử dụng tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”. Mặc dù vật liệu mua được giao tại kho của công ty nhưng trong quá trình sản xuất đôi khi vẫn xảy ra trường hợp hoá đơn về nhưng hàng vẫn chưa về. Ví dụ như đối với những vật liệu nhập khẩu rất dễ xảy ra tình trạng này công ty thanh toán qua ngân hàng đã nhận được giấy báo Nợ nhưng hàng vẫn chưa cập cảng, hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của công ty nhưng chưa về kho. Do đó nếu không sử dụng tài khoản này sẽ dẫn đến tình trạng chờ lên sổ sách khiến cho phản ánh không chính xác vào thời điểm cuối tháng vi phạm nguyên tắc ghi chép đầy đủ kịp thời trong kế toán. _ Hach toán phế liệu thu hồi Công ty không tiến hành nhập kho phế liệu thu hồi mà do các phân xưởng tự xử lý nên trong hệ thống tài khoản không có tài khoản về phế liệu thu hồi và không kế toán phần phế liệu thu hồi được. _ Hạch toán kiểm kê vật liệu tồn kho Do việc kiểm kê tại công ty ít xảy ra trường hợp thừa thiếu vật tư nên Công ty không sử dụng các chứng từ phản ánh công tác kiểm kê và xử lý đối với vật tư thừa, thiếu, hỏng . Việc này khiến cho công tác quản lý nguyên vật liệu giảm đi tính chặt chẽ về xác định nguyên nhân hư hỏng thừa thiếu vật liệu rõ ràng và chính xác đồng thời hạch toán nghiệp vụ thiếu những chứng từ gốc phù hợp. Bên cạnh đó kế toán lại phản ánh giá trị nguyên vật liệu thừa thiếu bằng cách ghi giảm chi phí quản lý việc hạch toán này không phù hợp vì nguyên vật liệu chủ yếu dùng trong sản xuất sản phẩm. _ Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” không có trong hệ thống tài khoản của công ty. Trong khi những vật liệu có giá trị lớn và đóng góp phần lớn tổng giá thành sản phẩm như giấy ngoại nhập, mực ngoại nhập, giấy nhôm là những vật liệu rất dễ hư hỏng, khó bảo quản. Đồng thời việc không tiến hành ghi chép đánh giá sự biến động giá cả thị trường sẽ khiến cho công ty bị động đối với sự lên xuống thất thường của giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. Trong khi đó lượng tồn kho của công ty là rất cao, sự tăng giảm giá trị thực của nguyên vật liệu tạo ra khoản chi phí rất lớn. 3.3. MỘT SỐ Ý KIẾN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP BAO BÌ & IN NÔNG NGHIỆP. 3.3.1. Sự cần thiết hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phẩn Bao bì và in Nông Nghiệp. Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất chiếm phần lớn tổng giá thành sản phẩm cho nên công tác kế toán nguyên vật liệu cần khoa học, hợp lý đảm bảo đem lại hiệu quả cao nhất quá trình sản xuất, góp phần tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm nhờ đó nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường. Hoàn thiện công tác hach toán nguyên vật liệu là cần thiết và rất quan trọng. Tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu hanghanaađối với công ty sản xuất mang tính chất chiến lược nhằm cung cấp thông tin chính xác hiệu quả kịp thời cho nhà quản lý. Cụ thể nhà quản lý có thể quản lý tốt quá trình sử dụng nguyên vật liệu, nắm bắt rõ tình hình về hiệu quả sản xuất, xác định được những ưu nhược điểm trong việc thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu của từng bộ phận nhờ đó đưa ra các quyết định sáng suốt. Hơn nữa nhờ nắm bắt rõ thông tin về nguyên vật liệu nhà quản lý sẽ tính toán, phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động liên quan đến tối thiểu hóa chi phí trong các khâu thu mua, dữ trữ và sử dụng nguyên vật liệu và thu hồi nguyên vật liệu thừa, phế liệu đảm bảo quá trình sản xuất, không gây tình trạng dư thừa và ứ đọng vốn. Việc thống kê quá trình thanh toán nguyên vật liệu cũng sẽ giúp nhà quản lý tính toán và phân tích chu kỳ kinh doanh đưa ra các biện pháp giảm thời gian chu kỳ quay vòng hàng tồn kho nhờ đó làm giảm thời gian chu kỳ kinh doanh một cách phù hợp làm tăng hiệu quả kinh doanh của công ty. 3.3.2 Nguyên tắc của việc hoàn thiện Hoàn thiện công tác kế toán là điều tất yếu tuy nhiên việc hoàn thiện đó phải đảm bảo những nguyên tắc cơ bản. Thực hiện việc hoàn thiện không trái với quy định của chế độ tài chính, kế toán hiện hành đồng thời phù hợp với xu hướng biến đổi của cơ chế quản lý kinh tế tài chính trong tương lai. Do mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm về tổ chức quản lý và nghành nghề sản xuất khác nhau nên việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu đảm bảo được sự phù hợp, tính khoa học và có tính khả thi cao, phù hợp với trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán trong Công ty. 3.3.3 Những giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần bao bì và In Nông Nghiệp. g ty. Co phucn: hieYE 3.3.3.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu 3.3.3.1.1. Về tổ chức kiểm nghiệm vật tư mua về nhập kho Công ty nên tổ chức công tác kiểm nghiệm vật liệu trước khi nhập kho để tránh trường hợp sau đó mới phát hiện ra vật liệu thừa, thiếu, hỏng, sai quy cách thì khó quy trách nhiệm và gây thiệt hại cho công ty. Việc kiểm nghiệm do cán bộ vật tư phụ trách và tiến hành lập “biên bản kiểm nghiệm”. Trong trường hợp phát hiện ra vật tư thừa thiếu sai hỏng quy cách Công ty tiến hành lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư làm căn cứ pháp lý khi có tranh chấp tránh được nhiều thiệt hại cho công ty. Trong trường hợp vật tư đảm bảo thì cũng nên lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư để đảm bảo cho bên bán đã giao hàng đúng theo hợp đồng “Biên bản kiểm nghiệm” có thể theo mẫu sau: CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ & IN NÔNG NGHIỆP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 72 Trường Chinh, Ba Đình, Hà Nội Độc lập - tự do - hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ NHẬP KHO Số: Ngày.. Tháng . Năm Căn cứ vào hợp đồng số: Bên bán: Địa chỉ: Điện thoại: Bên mua: Công ty cổ phần bao bì và in Nông Nghiệp Địa chỉ: Số 72 Trường Chinh, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 8637890 Về việc: Ban kiểm nghiệm bao gồm: Ông Nguyễn Văn A: Đại diện bên mua - Trưởng ban Ông Nguyễn Văn B: Đại diện bên bán - Ủy viên Hai bên cùng kiểm nghiệm số vật liệu mà chi nhánh công ty .. giao cho Công ty Cổ phần bao bì và In Nông Nghiệp, kết quả kiểm nghiệm như sau: đơn vị: STT Tên, quy cách, phẩm chất vật tư ĐVT Số lượng theo hóa đơn Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách, phẩm chất SL sai quy cách, phẩm chất 1 2 Công ty đã tiến hành nhập kho số vật liệu trên ngày tháng .năm Đại diện bên bán Đại diện bên mua Biểu số 3.1: Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho 3.3.3.1.2. Công tác kiểm kê vật liệu tồn kho Công ty nên tổ chức công tác kiểm kê vật liệu tồn kho cuối kỳ chặt chẽ hơn. Ban kiểm kê nên có 5 người bao gồm: _ Thủ kho _ Kế toán vật tư _ Cán bộ phòng kinh doanh ( phụ trách thu mua) _ Cán bộ phòng điều độ sản xuất và KCS ( phụ trách sử dụng vật liệu) _ Một thành viên tổ bảo vệ. Như vậy, quá trình kiểm nghiệm chặt chẽ hơn và dễ dàng tìm ra nguyên nhân thiếu thừa, hỏng vật liệu. Về chứng từ bao gồm Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá thành phẩm, biên bản xử lý vật tư thiếu, thừa, hỏng. BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ, THÀNH PHẨM đơn vị: STT Mã APP Tên vật tư Đvt SL sổ sách SL kiểm kê Chênh lệch Thừa Thiếu Hỏng 1 Biểu số 3.2: Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá, thành phẩm 3.3.3.2. Hạch toán nguyên vật liệu 3.3.3.2.1. Haạch toán vật tư trước nhập kho Sau khi tiến hành kiểm nghiệm và lập “Biên bản kiểm nghiệm” vật tư, cán bộ phòng vật tư tiến hành nhập kho và chuyển chứng từ lên phòng kế toán. Trong trường hợp có vật tư thiếu thừa, hư hỏng bên bán đền bù vào lần mua hàng sau. Công ty không hạch toán số thiếu đó vào tài khoản 152 mà nên hạch toán vào tài khoản 1381 “ Tài sản thiếu chờ xử lý” Ghi nhận như sau: Nợ Tk 152: Số vật tư nhận đúng quy cách, phẩm chất Nợ TK 1831: Số vật tư thiếu, hỏng Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331: Nếu thanh toán sau Có TK 111: Nếu thanh toán ngay Đến lần sau khi nhận được số vật tư đền bù Công ty sẽ ghi nhận: Nợ TK 152: Số được bù Có Tk 1381: Số được bù 3.3.3.2.2. Hạch toán hàng mua đang đi đường Hiện nay, công ty nên sử dụng TK 151 “hàng mua đang đi đường” trong hạch toán NVL để phản ánh kịp thời, chính xác thông tin NVL trong báo cáo cuối tháng, cuối kỳ. Kết cấu của TK 151 như sau: Bên Nợ: Phản ánh nguyên vật liệu đang đi đường cuối tháng chưa về hoặc đã về Bên Có: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường kỳ trước về nhập kho. Dư Nợ: Giá trị hàng mua đang đi đường cuối kỳ Trình tự hạch toán như sau: _ Trong tháng, nếu hóa đơn đã về nhưng hàng chưa về thì kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường. Nhưng nếu cuối tháng mà hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 151: Giá trị hàng mua đang đi đường Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán _ Sang tháng sau, khi hàng về kho, căn cứ vào Phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 Việc hạch toán hàng mua đang đi đường được theo dõi trên Chứng từ ghi sổ. Cuối tháng, kế toán cộng sổ, lấy số liệu ghi vào sổ cái TK 151. 3.3.3.2.3. Hạch toán vật tư thừa thiếu, hỏng sau kiểm kê cuối kỳ: Do vật liệu của ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm nên giá trị vật tư thừa thiếu hỏng không nên phản ánh vào TK 642 mà phải phản ánh vào tài khoản 632 “giá vốn hàng bán” thì sẽ chính xác hơn. Khi xác định được nguyên nhân và có biện pháp xử lý đối với những vật tư thừa, thiếu, hỏng. Kế toán hạch toán như sau: _ Vật tư thừa: Nợ TK 152 : Giá trị vật tư thừa sau kiểm kê Có TK 632: Giá trị vật tư thừa sau kiểm kê _ Vật tư thiếu, hư hỏng Nợ TK 111, 334: Xác định nguyên nhân và quy trách nhiệm Nợ TK 632: Giá trị nguyên vật liệu thiếu hỏng không xác định được nguyên nhân Có TK 152 : Giá trị vật tư thiếu, hư hỏng phải huỷ 3.3.3.3. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Theo nguyên tắc thận trọng kế toán, Kế toán ghi nhận tài sản không cao hơn giá thị trường. Mặt khác công ty có lượng dữ trữ vật liệu rất lớn đủ đáp ứng sản xuất trong sáu tháng do đó hàng hoá rất dễ dẫn đến tình trạng kém phẩm chất do quá hạn sử dụng và trong khoảng thời gian dài như vậy rất dễ bị ảnh hưởng biến động giá cả so với thị trường. Để chủ động bù đắp những tổn thất do sự giảm giá hàng tồn kho Công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Cuối kỳ ( sau 6 tháng hoặc cuối năm) Công ty thành lập một ban thẩm định mức giảm giá nguyên vật liệu. Mức giảm giá sẽ là mức chênh lệch giữa giá trị ghi sổ của nguyên vật liệu cao hơn giá trị thị trường tại thời điểm lập báo cáo. Mức chênh lệch có tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu tại kho so với giá trị gốc của nguyên vật liệu. Từ đó xác định số dự phòng cần lập. Công ty phải lập dự phòng giảm giá riêng cho từng loại vật tư sau đó tổng hợp thành tổng mức dự phòng cần lập: Phương pháp hạch toán như sau: _ Sau khi xác định số dự phòng cần lập, kế toán ghi: Số dự phòng cần lập Nợ TK 632 Có TK 159 _ Đến kỳ sau, xác định mức dự phòng mới cần lập, nếu lớn hơn mức dự phòng cũ đã lập thì tiến hành lập dự phòng bổ sung: Số dự phòng bổ sung thêm Nợ TK 632 Có TK 159 Nếu mức dự phòng mới nhỏ hơn mức dự phòng cần lập, công ty phải tiến hành hoàn nhập: Số dự phòng hoàn nhập Nợ TK 159 Có TK 632 Giá trị của nguyên vật liệu thể hiện trên báo cáo tài chính theo giá gốc nếu giá trị nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, theo giá trị thuần có thể thực hiện được đã điều chỉnh nếu giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được) 3.3.3.4. Phân tích tình hình quản lý nguyên vật liệu và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng rất cao gần 70% tổng giá thành sản phẩm tại công ty nên việc quản lý tốt nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ đến khâu sử dụng là điều kiện cần thiết góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Việc hạ giá thành mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm và thu hút khách hàng thì cần đòi hỏi công ty phải có kế hoạch dự trữ hợp lý để không gây ứ đọng vốn. Do đặc thù là ngành kinh doanh bao bì và in nên vốn lưu động của công ty chiếm tỷ trọng khá cao trên 50%iechuta, dt vli iEO BI. Nên việc phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động cũng góp phần giúp công ty đánh giá hiệu quả kinh doanh ra quyết định kinh doanh tốt hơn. Hiện tại, công ty chưa tổ chức phân tích quá trình thu mua, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu cũng như hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu góp phần vào hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty. Do đó, em xin đưa ra một số giải pháp về phân tích quản lý và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu như sau. 3.3.3.4.1 Phân tích tình hình quản lý nguyên vật liệu Việc theo dõi và phân tích tình hình quản lý nguyên vật liệu dựa trên số lượng, giá trị và chủng loại nguyên vật liệu. Hàng tháng, dựa trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu kế toán lập bảng phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu. _ Phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu về mặt số lượng. Để phân tích được tình hình cung ứng, kế toán lập kế hoạch cung ứng dựa trên những đơn đặt hàng dài hạn và ước tính trong kỳ đối với những sản phẩm chủ yếu, sản phẩm không thay thế được. Cuối tháng dựa trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu kế toán tính ra tỉ lệ phần trăm hoàn thành kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu. Đặc biệt, cần chú ý đến nguyên vật liệu không thay thế được để đưa ra kết luận về tình hình cung ứng. _ Phân tích tình hình dự trữ. Đối với công ty cổ phần bao bì và in Nông Nghiệp, nguyên vật liệu được dự trữ cho nhu cầu sử dụng ước tính từ 3 – 6 tháng. Dựa trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kế toán tính toán và lập bảng phân tích tình hình dự trữ. BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH DỰ TRỮ STT Chỉ tiêu Giấy (tờ) Mực (kg) Giấy (kg) 1 Dự trữ đầu kỳ (1) 2,560,320 6,524.9 91,802.63 2 Nhập trong kỳ (2) 1,897,806 1,909.5 81,310.7 3 Sử dụng trong kỳ (3) 967,664 1,253.5 50,753.09 4 Hệ số đảm bảo NVL (4) = (1+2)/3 4.61 6.73 3.41 5 Tồn kho bình quân (5) 2,790,230 6,638.7 114,522.4 6 Hệ số quay kho (6) = 3/5 0.347 0.189 0.443 Biểu số 3.3: Bảng phân tích tình hình dự trữ Qua bảng phân tích ta thấy công ty đã dữ trữ quá dư do với lượng cần thiết cho sản xuất khiến cho hệ số quay kho khá chậm, gây ra tình trạng ứ đọng vốn lưu động ở mức cao và gây tốn kém chi phí lưu kho bãi, và bảo quản nguyên vật liệu. _ Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu Dựa trên giá trị sản lượng sản xuất trong kỳ và chi phí nguyên vật liệu trong kỳ kế toán so sánh tỷ lệ hoàn thành thực tế so với kế hoạch. Tỷ lệ % hoàn thành KH sử dụng NVL = Tổng mức NVL sử dụng thực tế Giá trị tổng sản lượng thực tế Tổng mức NVL sử dụng KH Giá trị tổng sản lượng KH * Nếu tỷ lệ này lớn hơn 100% và lơn hơn so với tỷ lệ tổng sản lượng thực tế so với kế hoạch chứng tỏ nguyên vật liệu đã bị sử dụng lãng phí, kế toán cần tìm hiểu nguyên do và khắc phục. Phân tích hiệu quả dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu Việc phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu cho biết tình hình sử dụng nguyên vật liệu ảnh hưởng và góp phần vào hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp như thế nào. Dưới đây là bảng phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động và nguyên vật liệu tồn kho trong 2 năm 2005 và 2006 dựa trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh ba năm 2004, 2005, 2006. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TỔNG TSLĐ STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 1 Doanh thu thuần (1) 51279 97685.9 2 Lợi nhuận trước thuế (2) 6465 7728.6 3 VLĐ bình quân (3) =( (3.1)+(3.2) )/2 20324.65 21328.10 3.1 VLĐ đầu năm (3.1) 21598.4 19050.89 3.2 VLĐ cuối năm (3.2) 19050.89 23605.3 4 Sức sinh lợi của VLĐ (4) = (2)/(3) 0.32 0.36 5 Suất hao phí của VLĐ (5) = (3)/(2) 3.14 2.76 6 Số vòng quay của VLĐ (6) = (1) / (3) 2.52 4.58 7 Hệ số đảm nhiệm VLĐ (7) = (3) / (1) 0.21 0.21 8 Thời gian 1 vòng quay (8) = 360 / (6) 142.69 78.60 Biều số 3.4: Bảng phân tích hiệu quả sử dụng tổng TSLĐ BẢNG PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 1 Giá trị vật tư sử dụng trong kỳ (1) 25754.68 47999.077 2 Nguyên vật liệu tồn kho bình quân trong kỳ (2) = (2.1)+ (2.2)/2 7485.4 9296.9 2.1 NVL tồn kho đầu năm (2.1) 8445.3 6525.5 2.2 NVL tồn kho cuối năm (2.2) 6525.5 12068.3 3 Số vòng quay vật tư dự trữ (3) = (1)/(2) 3.44 5.16 4 Thời gian 1 vòng quay dự trữ (4)=360/3 104.63 69.73 Biếu số 3.5: Bảng phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu Từ số liệu ở hai bảng trên ta nhận xét thấy rằng sức sinh lợi của tổng tài sản lưu động không cao 0.32 và 0.36 tuy nhiên sức sinh lợi của tài sản cũng có chiều hướng tăng lên như vậy có thể kết luận rằng quy mô lợi nhuận mang lại là nhờ sự tăng lên của khối lượng sản phẩm bán ra. Bên cạnh đó, số vòng quay của tài sản lưu động cũng chưa cao năm 2005 2.52 còn năm 2006 lại tăng lên 4.58. Để tìm hiểu nguyên nhân, thì cần rà soát lại toàn bộ các yếu tố tạo ra vòng quay của tài sản lưu động đó là số vòng quay thành phẩm, số vòng quay sản phẩm dở dang, số vòng quay vật tư dự trữ. Trên là bảng phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Số liệu của bảng cho thấy công ty đã có lượng nguyên vật liệu tồn kho rất lớn chiếm hơn 90% giá trị hàng tồn kho. Đây cũng chính là yếu tố khiến cho số vòng quay và thời gian một vòng quay của hàng tồn kho thấp và làm cho chu kỳ kinh doanh dài hơn. + Thời gian thu tiền Thời gian 1 vòng quay thành phẩm Chu kỳ hoạt động + oc dntingtp ao chahanh Ct Như vậy, do giá trị tồn kho của công ty đủ đáp ứng cho nhu cầu sáu tháng nên số vòng quay vật tư dự trữ trong một năm của công ty rất thấp làm cho thời gian một vòng quay lớn làm tăng chu kỳ hoạt động. Do đó công ty cần điều chỉnh giảm lượng tồn kho bình quân sao cho đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất mà vẫn không gây tồn đọng vốn không cần thiết và giảm chi phí bảo quản, lưu kho đối với lượng vật tư thừa này. Như vậy, việc phân tích dựa trên các số liệu kế toán về quá trình quản lý và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu nói riêng và tài sản lưu động nói chung giúp cho công ty có thể nắm bắt và nhận biết rõ ràng về những nguyên nhân làm ảnh hưởng không tốt đến quá trình kinh doanh và đưa ra những biện pháp khắc phục tốt hơn. KẾT LUẬN Phần hành kế toán nguyên vật liệu đối với một công ty sản xuất đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán nhằm theo dõi ghi chép và quản lý khoa học, đầy đủ và chính xác hiệu quả yếu tố đầu vào của sản xuất góp phần tiết kiệm chi phí làm giảm giá thành sản phẩm, tính chính xác giá thành sản phẩm hoàn thành, làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ngoài ra còn giúp cho nhà quản lí, lãnh đạo có những quyết định đúng đắn hợp lí trong điều hành sản xuất kinh doanh. Phát huy hiệu quả công cụ kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng thì việc không ngừng hoàn thiện tổ chức quản lý cũng như hạch toán là cần thiết. Công ty cổ phần bao bì & In Nông Nghiệp đã tổ chức, sắp xếp công tác kế toán nguyên vật liệu rất khoa học và gọn nhẹ bằng việc sử dụng phần mềm kế toán và quản lý chặt chẽ. Công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện tốt đã góp phần không nhỏ vào kết quả kinh doanh của công ty. Tuy nhiên cũng có những tồn tại và hạn chế, em xin đưa ra một sô đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán của công ty. Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần Bao bì và In Nông Nghiệp đã giúp em có điều kiện vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế. Tuy nhiên do điều kiện thời gian thực tập và trình độ bản thân có hạn nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và phòng kế toán công ty cổ phần Bao bì và In Nông Nghiệp để chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Em xin trân thành cám ơn sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Thanh Quý và sự giúp đỡ của phòng kế toán công ty Bao bì và In Nông Nghiệp đã giúp em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này! Hà Nội, tháng 6 năm 2007 Sinh viên Cao Thanh Thuỷ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách tham khảo PGS. TS Nguyễn Văn Công ( 2005) - Kế toán tài chính, Nhà xuất bản Tài chính. PGS.TS. Nguyễn Văn Công ( 2005) - Chuyên khảo về báo cáo tài chính và lập, đọc, kiểm tra, phân tích báo cáo tài chính, Nhà xuất bản Tài chính. TS. Phạm Huy Đoàn, CN. Nguyễn Thanh Tùng (2002) - Hệ thống kế toán doanh nghiệp; Hướng dẫn lập chứng từ kế toán; Hướng dẫn ghi sổ kế toán, Nhà xuất bản Tài chính. TS. Nghiêm Văn Lợi (2005) - Kế toán doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán mới, Nhà xuất bản Tài chính. Tài liệu tham khảo khác: Tạp chí kế toán số 41, 49, 52, 54. Tài liệu tại công ty CP bao bì và in Nông nghiệp ( Báo cáo kế toán, Hệ thống sổ sách chứng từ, Kỷ yếu công ty CP bao bì và in Nông nghiệp) CN. Nguyễn Thị Kim Dung (K42/2004) Luận văn “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy in Quân đội” CN. Nguyễn Thị Quỳnh (K44/2005) “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty In tạp chí Cộng sản” Website: www.appprintco.com.vn www. webketoan.vn MỤC LỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Trang 1. Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song 13 2. Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 14 3. Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư 16 4. Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ 23 5. Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung 25 6. Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký-sổ cái 26 7. Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký-chứng từ 28 8. Biểu số 1.1: Đánh giá chung tốc độ luân chuyển 35 9. Biểu số 1.2: Xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến tốc độ luân chuyển của tài sản ngắn hạn 36 10. Biểu số 1.3: So sánh chuẩn mực kế toán Việt Nam với chuẩn mực kế toán quốc tế 40 11.Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình công nghệ in 43 12. Sơ đồ 2.2: Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty 45 13. Biểu số 2.1: Các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán trong 3 năm 47 14. Biểu số 2.2: Các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh trong 3 năm 48 15. Biểu số 2.3: Các chỉ tiêu phân tích tài chính 3 năm 49 16. Sơ đồ 2.3: Mô hình phân công lao động kế toán 52 17. Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hình thức chứng từ ghi sổ 55 18. Biểu số 2.4: Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty cổ phần bao bì & in Nông Nghiệp 57 19. Biểu số 2.5 : Danh mục vật tư – kho vật liệu chính 62 20. Biểu số 2.6 : Bảng giá đơn vị bình quân quý I/2007 64 21. Biếu số 2.7: Hoá đơn giá trị gia tăng (1) 66 22.Biếu số 2.8: Phiếu nhập kho (1) 67 23.Biểu số 2.9 : Hóa đơn giá trị gia tăng (2) 68 24.Biếu số 2.10: Phiếu nhập kho (2) 69 25.Biểu số 2.11: Phiếu nhập mua nhập khẩu 70 26. Sơ đồ 2.5: Sơ đồ quy trình nhập kho vật tư 71 27. Biểu số 2.11: Phiếu sản xuất (1) 74 28. Biểu số 2.12: Phiếu xuất kho (1) 75 29. Biếu số 2.13 : Phiếu sản xuất (2) 77 30. Biểu số 2.14: Phiếu xuất kho (2) 77 31. Biểu số 2.15: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 78 32. Sơ đồ 2.6: Quy trình kế toán chi tiết nguyên vật liệu 79 33. Biểu số 2.16: Thẻ kho (1) 80 34. Biểu số 2.17: Thẻ kho (2) 81 35. Biểu số 2.18: Thẻ kho (3) 81 36. Biếu số 2.19: Sổ chi tiết nhập xuất tồn vật tư (1) 83 37. Biểu số 2.20: Sổ chi tiết nhập xuất tồn vật tư (2) 84 38. Biểu số 2.21 : Sổ chi tiết nhập xuất tồn vật tư (3) 85 39. Biểu số 2.22 : Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư tháng 3/2007 87 40. Biểu số 2.23: Sổ công nợ với người bán 88 41. Sơ đồ 2.7: Trình tự luân chuyển chứng từ phần hành nguyên vật liệu 90 42. Biểu số 2.24: Chứng từ ghi sổ ghi Nợ TK 152 91 43. Biểu số 2.25: Chứng từ ghi sổ ghi Có TK 152 92 44. Biểu số 2.26: Chứng từ ghi sổ tháng 3 năm 207 93 45. Biếu số 2.27: Sổ cái tài khoản 152 tháng 3/2007 94 45. Biểu số 2.28: Sổ cái tài khoản 621 tháng 3/2007 95 46. Biếu số 3.1: Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho 105 47. Biểu số 3.2: Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá, thành phẩm 106 48. Biểu số 3.3: Bảng phân tích tình hình dự trữ 111 49. Biểu số 3.4: Bảng phân tích hiệu quả sử dụng tổng TSLĐ 112 50. Biểu số 3.5: Bảng phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu 112 ĐÁNH GIÁ CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ĐÁNH GIÁ CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN