Đề tài Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco

(Ký, ghi rõ họ tên) Bảng 02: Phiếu kiểm nghiệm nguyên vật liệu Tên mẫu: Mg Stearat Số phiếu: 23 Số kiểm soát: 35 Hạn dùng Số lượng: Người lấy mẫu: Nơi sản xuất: Hàn Quốc Nhà cung cấp: Công ty dược phẩm TW II Ngày lấy mẫu: 9/12/2004 Ngày kiểm nghiệm: 9/12/2004 Tiêu chuẩn kiểm nghiệm: Ngày trả lời kết quả: STT Yêu cầu Kết quả 1 Tính chất: Bột kết tinh trắng hay gần như tắng hoặc tinh thể nhỏ không màu. Hơi tan trong nước, dễ tan trong nước sôi, khó tan trong ethanol 96% và methanol Đúng 2 Định tính: Đúng 3 Độ trong và màu sắc của dung dịch Đạt 4 PH: Dung dịch 2% có pH từ 6,8 đến 7,6 Đạt (7,2) 5 Kim loại nặng không quá 20 phần triệu Đạt 6 Clorid: Không được quá 0,03% Đạt 7 Mất khối lượng do làm khô: không được quá 1% Đạt 8 Tro sulfat: không quá 0,1% Đạt 9 Định lượng: Chế phẩm làm khô phải chứa từ 98,0 đến 102% thành phần hoá học 99,32% Kết luận: Mẫu nguyên vật liệu Mg Stearat có số kiểm soát trên đạt các yêu cầu theo tiêu chuẩn DĐVNIII. Kiểm nghiệm viên TP. Kiểm nghiệm Bảng số 03: Traphaco Số 2023 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _________________ Quyết định nhập vật tư Tên vật tư: Mg Stearat Nhập kho: DL HC 75 Yên Ninh - Nhà sản xuất: Hàn Quốc - Quy cách: - Số lô: Hạn sử dụng: - Tên nhà cung cấp: Công ty dược phẩm Trung ương II - Đơn vị tính: Kg Đơn giá: 26.000 - Số lượng trên hoá đơn: 510 Số lượng thực tế: 510 Căn cứ: - Vào biên bản vật tư số.. ngày .. tháng .. năm . - Kết quả kiểm tra chất lượng phiếu kiểm nghiệm số 23 Đạt Không đạt x Tiêu chí Yêu cầu Kết quả kiểm tra Quyết định x x - Nhập - Không nhập - Yêu cầu thực hiện trước khi nhập: . Ngày.. tháng .. năm Trưởng phòng ĐBCL DSCKL Nguyễn Tất Văn Ngày tháng . năm . Phó giám đốc DSCKL Phạm Thị Lượng Biểu số 04: Công ty cp Traphaco 75 Yên Ninh- Hà Nội Mẫu số: 01-VT Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ-CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính phiếu nhập kho Ngày 11/12/2004 Số Nợ TK 152 Có TK 331 Họ, tên người giao hàng: Trần Thị Yến Theo HĐ GTGT số 15351 ngày 09/12/2004 của Công ty Dược phẩm Trung ương II Nhập tại kho: KHO08 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 1 MGST - Mg Stearat Kg 510 510 26.000 13.260.000 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) T/L KTT (Ký, họ tên) T/L GĐ Công ty (Ký, họ tên) Khi kế toán vật tư nhận được phiếu nhập kho do thủ kho chuyển lên, thì kế toán sẽ tiến hành nhập liệu trên máy. Sau khi kết thúc nhập liệu, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào "sổ nhật ký chung", "sổ chi tiết vật liệu" (của vật liệu: Mg Stearat), "Sổ chi tiết thanh toán với người bán" mở cho công ty dược phẩm Trung ương II, bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào, đồng thời số liệu cũng được đưa vào sổ cái TK331, TK 1521. * Sổ chi tiết thanh toán với người bán: Là sổ phản ánh thông tin chi tiết về tình hình thanh toán với các nhà cung cấp vật tư. Tại Công ty "Sổ chi tiết thanh toán với người bán", kế toán công nợ lập trên cơ sở các "phiếu nhập kho" về vật liệu, các hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp và được quản lý theo mã đối tượng thanh toán cho từng đối tượng thanh toán. * Sổ Cái TK331: Là sổ kế toán tổng hợp mở cho TK "phải trả người bán" được dùng để phản ánh tình hình thanh toán với người bán và các nhà cung cấp. Căn cứ để ghi "Sổ Cái TK331" là số liệu trên "Sổ nhật ký chung". * Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào: Hàng tháng trên cơ sở hoá đơn, các chứng từ có liên quan đến việc nhập liệu, kế toán tiến hành lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào. Biểu 05: Sổ chi tiết công nợ Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán Khách hàng: Công ty dược phẩm Trung ương II (KDT14) Từ ngày" 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Số dư đầu kỳ: 5.725.000 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có 03/12 PC 16 Tiền hàng bột tỏi + cao lục vị ẩm HĐ 15120 (27/11) 11111 5.725.000 11/12 PN 15 Nhập 510 Kg Mg Stearat HĐ 15351 (09/12) 1521 13.260.000 11/12 PN 15 Nhập 510 Kg Mg Stearat HĐ 15351 (09/12) 13311 1.326.000 27/12 PC 72 Tiền Mg Stearat 15351 (09/12) 11111 Tổng phát sinh nợ: 20.311.000 Tổng phát sinh có: 14.586.000 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày ..... tháng ..... năm .... Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 06 Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào Mẫu số: 03/GTGT (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) Tháng 12/2004 Mã số: 0100108656 Tên đơn vị kinh doanh: Công ty cổ phần Traphaco Địa chỉ: 75 Yên Ninh - Hà Nội Hoá đơn chứng từ mua Tên người bán Mã số thuế của người bán Mặt hàng Doanh số mua vào chưa có thuế Thuế suất (%) Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Ký hiệu hoá đơn Số hoá đơn Ngày, tháng năm phát hành hoá đơn AA2004T 15351 Công ty dược phẩm TW II (60B Nguyễn Huy Tưởng- Thanh Xuân - Hà Nội 0300483319 Mua 510 Kg Mg Stearat HĐ 15351 13.260.000 10 1.326.000 PN15 EC2004T 41766 DNTN SXBB Hùng Cương (Đông Thiên Vĩnh Hưng HM HN) 0101313898 Mua 192 Kg hạt chống ẩm Hđ 41766 90.204.000 10 902.400 PN24 AA2004T 15226 01/11/2004 Công ty SXKD XNK giấy in và bao bì LIKSIN- (701 Hùng Vương - quận 6 - TP HCM) 0301441600 Túi nhóm hoạt huyết dưỡng não 100 viên 23.284.000 10 2.328.400 PN40 HY2004B 67424 03/11/2004 Công ty TNHH Đúc Tấn - Sài Gòn (307 Tam Trinh - Hai Bà Trưng) 010095670 Cốc Trajocdan, slaska, lục vị ấm 11.280.000 10 1.128.000 PN57 Tổng cộng 4.621.985.563 402.212.699 Người lập biểu (Ký, họ tên) Ngày. tháng . năm . Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 07 Sổ Cái Tài khoản Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán Từ ngày: 01/12/2004 đến ngày 31/12/2004 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/12 PC21 Xí nghiệp hoá dược - MDH06 Thanh toán tiền Canxi Cabonat PN29 (25/10/2004) 1111 36.949.500 11/12 PN15 Công ty dược phẩm TW II- KDT14 Nhập 510 Kg Mg Stearat HĐ 15351 (09/12/2004) 1521 13.260.000 11/12 PN15 Công ty dược phẩm TW II- KDT14 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 1.326.000 27/12 PC72 Công ty dược phẩm TW II Thanh toán tiền hàng theo HĐ 15351 (09/12/2004) 1111 14.586.000 Tổng số phát sinh Nợ: 11.156.875.592 Tổng số phát sinh Có: 11.444.893.643 Số dư có cuối kỳ: 13.689.132.366 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày.... tháng ..... năm .... Người ghi sổ (Ký, họ tên) b) Kế toán nhập vật liệu do mua ở nước ngoài Trong ngành để sản xuất ra thuốc thì phải cần rất nhiều thứ nguyên vật liệu, mà không phải loại nào trong nước cũng có thể sản xuất được. Vì thế để đáp ứng yêu cầu sản xuất thì có nhiều loại nguyên vật liệu, công ty phải nhập khẩu nguyên vật liệu. Đối với nhập vật liệu do mua ở nước ngoài thì kế toán sử dụng chứng từ, tài khoản, thủ tục nhập kho cũng tương tự như phần kế toán nhập vật liệu do mua ở trong nước. Ngoài ra kế toán còn sử dụng thêm TK3333 "Thuế xuất, nhập khẩu". 2.2.3.2. Kế toán nhập vật liệu do tự sản xuất thành nhập kho Theo quy định của công ty, thì để sản xuất ra một số sản phẩm như Boganic, Cao Hà thủ ô thì công ty phải tự nấu ra các loại cao tại các phân xưởng sơ chế mà không được phép mua ngoài. Tại đây, những sản phẩm tạo ra không được xem là thành phẩm mà chúng được xem là các nguyên vật liệu được nhập kho để tiếp tục sản xuất thành sản phẩm hoàn chỉnh. * TK sử dụng: - TK 154 "Chi phí SXKD dở dang" - TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu" * Chứng từ sử dụng: - Phiếu kiểm nghiệm - Quyết định nhập vật tư - Phiếu nhập kho (Mẫu sổ 01-VT) * Quy trình luân chuyển chứng từ Loại nguyên vật liệu này trước khi tiến hành nhập kho phải có phiếu kiểm nghiệm, quyết định nhập vật tư của phòng đảm bảo chất lượng và phó giám đốc sản xuất, phòng kế hoạch cung tiêu tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần: Liên 1: Lưu tại quyển Liên 2: Chuyển cho phân xưởng sơ chế Liên 3: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ. Trong trường hợp này các biểu mẫu phiếu kiểm nghiệm, quyết định nhập vật tư, phiếu nhập kho tương tự trường hợp nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài. Biểu 08: Sổ Cái tài khoản Tài khoản: 154C27 - Cao Slaska Từ ngày: 01/12/2004 đến ngày 31/12/2004 Số dư nợ đầu kỳ: 111772506 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 03/12 PN 13 Cao Slaska - SCSLA Nhập cao slaska SKS 325 1521 26035000 31/12 PKT Phân bổ chi phí tiền lương 6222đ154C27 6222 1831574 31/12 PKT Phân bổ chi phí sản xuất chung 6277 đ154C27 6277 4037786 Tổng số phát sinh Nợ: 5.869.360 Tổng số phát sinh Có: 26.035.000 Số dư nợ cuối kỳ: 91.606.866 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày.... tháng ..... năm .... Người ghi sổ (Ký, họ tên) 2.2.3.3. Kế toán nhập vật liệu do sản xuất dùng không hết, nhập lại kho Trong quá trình sản xuất để phòng ngừa có nhiều loại nguyên vật liệu bị hư hỏng không dùng được phải loại ra, công ty đã tiến hành sản xuất nguyên vật liệu nhiều hơn (trong định mức cho phép) so với kế hoạch sản xuất. Do đó khi nguyên vật liệu không bị hư, hỏng hoặc hư, hỏng ít hơn so với định mức dẫn đến bị thừa thì công ty phải tiến hành nhập lại kho nguyên vật liệu sản xuất thừa. * TK sử dụng: TK 152, TK 621 * Chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT) 2.2.4. Kế toán xuất nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần Traphaco thì nguyên vật liệu được xuất kho là do dùng để sản xuất, xuất bán, xuất điều chuyển giữa các kho khác nhau hoặc xuất huỷ, hư hao. Khi xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất thì kế toán phải theo dõi tình hình xuất kho của từng thứ vật tư theo số lượng, kho xuất, theo sổ kiểm soát (SKS) nào, lệnh nào của công ty. Mỗi loại sản phẩm sản xuất ra đều được công ty kiểm nghiệm theo số kiểm soát theo SKS nhất định, còn lệnh sản xuất thì được đánh số thứ tự theo mỗi loại vật tư, ví dụ như: Tên sản phẩm SKS Philatop 48+49 Boganic 51-54 Trà gừng 20+24 Haloperidol 04+05 Còn đối với TK 154, 621 lại được mở chi tiết cho từng thứ sản phẩm, tổ chức mã hoá theo hình thức lấy chữ cái đầu tiên của sản phẩm, đối với những sản phẩm có chữ cái đầu tiên giống nhau thì chúng lại được sắp xếp trùng hợp với số 1,2,3 theo thứ tự trong bảng chữ cái, ví dụ như: Tên sản phẩm TK 154 TK621 Cao quy bản 154C01 621C01 Cao hoa hoè 154C02 621C02 Cao đinh lăng 154C03 621C03 Cao Slaska 154C27 621C27 2.2.4.1. Kế toán xuất nguyên vật liệu cho sản xuất * Tài khoản sử dụng: - TK 152 "nguyên liệu, vật liệu" Và các tài khoản liên quan khác như: TK621, 154, 627, 641, 642,... * Chứng từ sử dụng: - Lệnh xuất - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) * Quy trình luân chuyển chứng từ: Kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Traphaco trong từng tháng ít có biến động lớn. Vì vậy để sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, có hiệu quả, hàng tháng phòng kế hoạch cung tiêu căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch sản xuất trong tháng và định mức sử dụng vật liệu cho một đơn vị sản xuất để lập phiếu xuất kho. Số lượng xuất kho = Số lượng trong kế hoạch + Số lượng dự trù hư hao Sau khi lập phiếu xong phụ trách các bộ phận sử dụng, phụ trách cung ứng ký và giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột số lượng xuất, ngày tháng năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán. Liên 3: Người nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng. Phiếu xuất kho được lập nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng vật liệu xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kiểm tra việc sử dụng và thực hiện định mức tiêu hao vật liệu. Biểu số 09: Công ty cp Traphaco 75 Yên Ninh- Hà Nội Mẫu số: 02-VT Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ-CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính phiếu xuất kho Ngày 02/12/2004 Số 83 Nợ TK 621 H02 Có TK 1521 Họ, tên người nhận hàng: Chị Duyên Địa chỉ: Quản đốc phân xưởng Tây y Lý do xuất: Sản xuất Haloperidol Nội dung: sản xuất 600.000 x 2 viên Haloperidol SKS HL04+05 Xuất tại kho: Kho hoá chất 75 Yên Ninh STT Tên hàng Mã VT ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Aspartan 1ASPA Kg 25 2 Camphor 1CAMP Kg 71 3 Carnauba 1CARN Kg 6 4 Mg Stearat 1MGST Kg 3,4 P. Giám đốc (Ký, họ tên) TP.KH-CôNG TY (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Biểu số 10: Công ty cp Traphaco 75 Yên Ninh- Hà Nội Mẫu số: 02-VT Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ-CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính phiếu xuất kho Ngày 02/12/2004 Số 83 Nợ TK 621 H02 Có TK 1521 Họ, tên người nhận hàng: Chị Duyên Địa chỉ: Quản đốc phân xưởng Tây y Lý do xuất: Sản xuất Haloperidol Nội dung: sản xuất 600.000 x 2 viên Haloperidol SKS HL04+05 Xuất tại kho: Kho hoá chất 75 Yên Ninh STT Tên hàng Mã VT ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Aspartan 1ASPA Kg 25 25 691.888,31 17.297.208 2 Camphor 1CAMP Kg 71 71 50.000,00 3.550.000 3 Carnauba 1CARN Kg 6 6 177.892,09 1.067.353 4 Mg Stearat 1MGST Kg 3,4 3,4 25.971,70 88.304 Cộng 22.002.865 P. Giám đốc (Ký, họ tên) TP.KH-CôNG TY (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Biểu 11: Sổ Cái tài khoản Tài khoản: 621H02 - Haloperidol Từ ngày: 01/12/2004 đến ngày 31/12/2004 Số dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 02/12 PX 83 Haloperidol - SHALO SX 600.000x2 viên Haloperidol SKS 04+05 1521 22.002.865 02/12 PX85 Haloperidol - SHALO SX 600.000x2 viên Haloperidol SKS 04+05 6222 7.725.136 31/12 PKT KC621đ 154621 H02 đ 154H02 29.726.001 Tổng số phát sinh Nợ: 29.728.001 Tổng số phát sinh Có: 29.728.000 Số dư nợ cuối kỳ: 0 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày.... tháng ..... năm .... Người ghi sổ (Ký, họ tên) 2.2.4.2. Kế toán xuất nguyên vật liệu bán ra ngoài * Tài khoản sử dụng - Tài khoản 152 "Nguyên liệu, vật liệu". - Tài khoản 131 "Phải thu của khách hàng" - Tài khoản 111, 112, 632, 5111,3331, * Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng kinh tế - Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT - 3LL) Khi xuất bán nguyên vật liệu, bộ phận cung ứng phòng kế hoạch cung tiêu căn cứ những thoả thuận đã ký với khách hàng để viết hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được ghi thành 3 liên, phải được Giám đốc công ty ký duyệt, phụ trách bộ phận cung tiêu ký, sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt thanh toán và giao cho khách hàng. * Quy trình luân chuyển chứng từ: Quy trình luân chuyển chứng từ khi bán ra ngoài như sau: Phòng Kế hoạch Hoá đơn GTGT Phòng Kế toán Khách hàng Viết Lưu liên 1 Liên 3 Liên 2 Ví dụ: Ngày 16/12/2004, Công ty cổ phần Traphaco xuất bán nguyên vật liệu cho công ty cổ phần dược - thiết bị y tế Hà Tĩnh theo hoá đơn GTGT số 002887 như sau: Biểu số 12 Công ty cổ phần Traphaco Trụ sở: 73-75 Yên Ninh Hoá đơn GTGT Liên 1 (Lưu) Ngày 16 tháng 12 năm 2004 Mẫu số 01 GTKT-3LL-01 Ban hành theo DV số 979 TCT/AC ngày 13/3/2000 của Tổng cục Thuế Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Traphaco Địa chỉ: 75 Yên Ninh - Ba đình - Hà Nội Số tài khoản: 10201 - 0000004158 Ngân hàng Công thương Ba Đình Mã số thuế: 0100108656 Họ tên người mua hàng: Công ty cổ phần dược - Thiết bị y tế Hà Tĩnh Địa chỉ: 143 Hà Huy Tập - Hà Tĩnh Hình thức thanh toán: Thanh toán sau bằng tiền mặt MST: 010094137 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Amidon Kg 650 10.200 6.630.000 02 Bột tale Kg 325 3.900 1.267.500 Cộng tiền hàng 7.897.500 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 789.750 Tổng cộng tiền thanh toán: 8.687.250 Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu, sáu trăm tám sáu nghìn, bảy trăm đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) 2.2.4.3. Kế toán xuất nguyên vật liệu điều chuyển giữa các kho Vì ở Công ty cổ phần Traphaco có địa điểm hoạt động phân tán, ở mỗi địa điểm lại tiến hành tổ chức sản xuất sản phẩm khác nhau, do đó nhiều khi công ty phải tiến hành điều chuyển nguyên vật liệu giữa các kho * Tài khoản sử dụng: TK152 * Chứng từ sử dụng: - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 PXK-3LL) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ dùng để theo dõi số lượng vật liệu di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ của đơn vị, là căn cứ để thủ ko ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển khi đi đường. * Quy trình luân chuyển chứng từ Khi có lệnh điều dộng xuất kho thì đại diện phòng kế hoạch cung tiêu lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 3 liên, liên 1 dùng để lưu, liên 2 dùng để vận chuyển hàng, liên 3: nội bộ giữ. Sau đó đưa cho người vận chuyển xuống kho để lấy vật liệu. Thủ kho căn cứ vào quyết định của cấp trên tiến hành xuất vật tư và ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Ví dụ: Ngày 23/12 Công ty tiến hành điều chuyển nguyên vật liệu từ kho dược liệu 75 Yên Ninh đến kho hoá chất phụ liệu Phú Thượng theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ HĐ0005051, bao gồm các loại sau: - 45 Kg Mg Stearat - 215 Kg Propylen Glycol - 250 Lít Glicerin Biểu số 13: Công ty cp Traphaco 75 Yên Ninh- Hà Nội Mẫu số: 02-VT Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ-CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính phiếu xuất kho Kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 23/12/2004 Số Nợ TK 621 Có TK 1521 - Căn cứ Lệnh điều động số ngày . tháng .. năm 2004 của Công ty cổ phần Traphaco về việc vận chuyển nguyên vật liệu. Họ, tên người nhận hàng: Anh Cường Hợp đồng số: Phương tiện vận chuyển: Ô tô 29U 291H Xuất tại kho: Kho dược liệu hoá chất 75 Yên Ninh Nhập tại kho: Kho HC phụ liệu GMP Phú Thượng STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Mg Stearat Kg 45 2 Propylen Glycol Kg 215 3 Glicerin Lít 250 Cộng Xuất ngày 23 tháng 12 năm 2004 Nhập ngày ... tháng năm 2004 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho xuất (Ký, họ tên) Người vận chuyển (Ký, họ tên) Thủ kho nhập (Ký, họ tên) Căn cứ vào số lượng xuất mà thủ kho ghi, kế toán tiến hành nhập liệu: Biểu số 14: Công ty cp Traphaco 75 Yên Ninh- Hà Nội Mẫu số: 02-VT Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ-CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính phiếu xuất kho Kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 23/12/2004 Số Nợ TK 621 Có TK 1521 - Căn cứ Lệnh điều động số ngày . tháng .. năm 2004 của Công ty cổ phần Traphaco về việc vận chuyển nguyên vật liệu. Họ, tên người nhận hàng: Anh Cường Hợp đồng số: Phương tiện vận chuyển: Ô tô 29U 291H Xuất tại kho: Kho dược liệu hoá chất 75 Yên Ninh Nhập tại kho: Kho HC phụ liệu GMP Phú Thượng STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Mg Stearat Kg 45 25.971,700 1.168.727 2 Propylen Glycol Kg 215 24889.582 5.351.260 3 Glicerin Lít 250 15741.32 3.935328 Cộng 10455315 Xuất ngày 23 tháng 12 năm 2004 Nhập ngày ... tháng năm 2004 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho xuất (Ký, họ tên) Người vận chuyển (Ký, họ tên) Thủ kho nhập (Ký, họ tên) 2.2.5. Tổ chức kế toán kiểm kê NVL tại doanh nghiệp Tại Công ty cổ phần Traphaco tiến hành kiểm kê 2 lần trong một năm (vào ngày 30/5 và 31/12 hàng năm). Mục đích kiểm kê là nhằm xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư có tại kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật liệu thừa, thiếu, hư hao và ghi sổ kế toán. Trước khi tiến hành kiểm kê, công ty có thành lập hội đồng kiểm kê, bao gồm: + Phó giám đốc phụ trách kinh doanh + Kế toán trưởng + Đại diện phòng đảm bảo chất lượng + Thủ kho + Các nhân viên giúp việc cho việc kiểm kê Sau khi kiểm kê xong, hội đồng kiểm kê lập báo cáo tổng hợp kiểm kê. Báo cáo tổng hợp kiểm kê được lập thành 2 bản: - Một bản giao cho phòng kế toán - Một bản giao cho thủ kho - Sau khi lập xong biên bản, trưởng ban kiểm kê và các uỷ viên cùng ký vào biên bản. * TK Sử dụng: - TK 152 - TK 6422 * Chứng từ sử dụng: - Tổng hợp kiểm kê kho vật tư (Mẫu 08-VT) - Biên bản xử lý Ví dụ: Ngày 3/12, trong khi kiểm kê tại kho 08, hội đồng kiểm kê đã phát hiẹn có những nguyên vật liệu bị thừa, hư, hao và lập biên bản kiểm kê. Căn cứ vào biên bản kiểm kê, Hội đồng kiểm kê quyết định xử lý như sau: Biểu 15 Công ty cổ phần Traphaco 75 Yên Ninh - Hà Nội Tổng hợp kiểm kê kho dược liệu hoá chất 75 yên Ninh Ngày 31/12/2004 STT Mã VT Tên vật tư ĐVT Đơn giá Sổ sách Thực tế Chênh lệch Hư hỏng SL GT SL GT SL GT SL GT 1 1ABEN Axit benzoric Kg 0,41 0,41 2 1ABOR Axit boric Kg 422,00 422,00 3 1DGAN Dầu gan cá Kg 56,00 31,00 25,00 4 1K2SO K2SO4 Kg 20,00 19,75 0,25 5 1VTMA VTMA Kg 1,59 1,69 0,1 6 1XANT Xanthagum 171,45 172,47 1,02 Tổng cộng Đại diện ban kiểm kê DS. Nguyễn Duy Vinh Thủ kho DS. Hoàng Thị Cẩn Kế toán trưởng CN. Nguyễn Thị Mùi Giám đốc ThS. Vũ Thị Thuận Biểu 16 Công ty cổ phần Traphaco 75 Yên Ninh, Hà Nội Biên bản xử lý NVL sau kiểm kê Diễn giải Mã vật liệu ĐVT Số lượng Nguyên nhân Xử lý Kiểm kê phát hiện thừa 1VTMA 1XANT VTMA Xanthagum 0,2 1,02 - Không xác định - Không xác định - Ghi giảm chi phí - Ghi giảm chi phí Kiểm kê phát hiện thiếu 1K2SO K2SO4 0,25 - Không xác định - Ghi tăng chi phí Kiểm kê phát hiện hư hao 1DGAN Dầu gan cá 2,5 - Hết hạn sử dụng - Ghi giảm chi phí Ngày.. tháng . năm .. Đại diện Ban kiểm kê DS. Nguyễn Duy Vinh 2.2.5.1. Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa Khi nhận được bản kiểm kê kho, căn cứ vào số lượng và trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu thừa, kế toán vào phân hệ vật tư, chọn phiếu nhập kho. Sau khi nhập liệu xong, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết nguyên vật liệu mở cho VTMA, Xanthagum, sổ cái TK 1521. 2.2.5.2. Trường hợp kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thiếu, hư hao Vì sản phẩm của công ty là các loại thuốc sản xuất ra để chữa bệnh cho con người, nó đòi hỏi phải đạt chất lượng, an toàn. Do đó ngoài việc sản xuất đạt tiêu chuẩn kỹ thuật thì nguyên vật liệu đầu vào cũng phải đảm bảo an toàn, không bị hư hỏng. Bởi vậy, trong quá trình kiểm kê kho, công ty có thành lập hội đồng huỷ để tiến hành kiểm tra xem các nguyên vật liệu đó đã hết thời hạn sử dụng chưa, trong điều kiện môi trường không thuận lợi chúng có bị ẩm mốc, hư hỏng không. Nếu có hiện tượng hư hỏng thì phải xuất huỷ ngay. Khi có quyết định xuất huỷ của Hội đồng huỷ, kế toán tiến hành nhập liệu. Sau khi nhập liệu xong, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ cái TK 1521. Khi khóa sổ để tính trị giá vốn xuất kho, thì đơn giá, thành tiền của chứng từ thứ nguyên vật liệu sẽ được ghi vào các sổ liên quan, chẳng hạn như bảng tổng hợp kiểm kê kho dược liệu, hóa chất. Từ những nghiệp vụ nhập - xuất nguyên vật liệu như trên thì chương trình sẽ tự động điền các số liệu đó vào các báo cáo kế toán, sổ tổng hợp, sổ chi tiết liên quan, ví dụ một số loại sổ như: "sổ cái TK 1521", "Sổ cái TK 1522", "sổ nhật ký chung" Sổ nhật ký chung: Là sổ tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu theo thứ tự thời gian. Bên cạnh đó sổ "Nhật ký chung" cũng thực hiện việc phản ánh quan hệ đối ứng tài khoản. Căn cứ để ghi sổ "Nhật ký chung" là các hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Số liệu ghi trên sổ "Nhật ký chung" là cơ sở để ghi "sổ cái TK152", "sổ cái TK 331". Sổ cái TK 1521: Là sổ kế toán tổng hợp mở cho tài khoản "Nguyên liệu, vật liệu chính" để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL chính trong một kỳ kế toán. Căn cứ để ghi sổ cái TK 1521 là các nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu trên sổ "Nhật ký chung". Sổ cái TK 1522: Cũng là sổ kế toán tổng hợp mở cho tài khoản "nguyên liệu, vật liệu phụ" để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL trong một kỳ kế toán. Căn cứ để ghi sổ cái TK 1522 cũng dựa trên các nghiệp vụ nhập - xuất NVL trên sổ "Nhật ký chung". Trình bày trên báo cáo tài hcính. Từ các nghiệp vụ nhập - xuất nguyên vật liệu như trên, thì số liệu cũng được chương trình tự động chuyển vào các báo cáo tài chính. Biểu 17: Công ty CP Traphaco 75 yên ninh, Hà Nội Tổng hợp kiểm kê kho dược liệu hóa chất 75 yên ninh Ngày 31 tháng 12 năm 2004 TT Mã VT Tên vật tư ĐVT Đơn giá Sổ sách Thực tế Chênh lệch Hư hỏng SL GT SL GT Thừa Thiếu SL GT SL GT SL GT 1 1ABEN Axit benzoric Kg 24.022,90 0,41 9.849 0,41 9.849 2 1ABOR Axit boric Kg 8.264,72 422,00 3.487.712 3.487.712 3 1DGAN Dầu gan cá Kg 150.000 56,00 8.400.000 31,00 4.650.00 25,00 3.750.00 4 1K2SO K2SO Kg 69.419,23 20,00 1.388.385 19,75 1.371,030 0,25 17.355 5 1VTMA VTMA Kg 971.420,36 1,59 1.544.558 1,69 1.641.700 0,1 97,142 6 1XANT Xanhthagum 224.170,84 171,45 38.434.091 172,47 39.662.745 1,02 228.654 .. . . . . .. .. .. Tổng cộng 440.565.312 437.123.753 325.796 17.355 3.750.00 Đại diện ban kiểm kê DS. Nguyễn Duy Vinh Thủ Kho DS. Hoàng Thị Cẩn Kế toán trưởng CN. Nguyễn Thị Mùi Giám đốc ThS. Vũ Thị Thuận Biểu 17: Công ty CP Traphaco 75 yên ninh, Hà Nội Tổng hợp kiểm kê kho dược liệu hóa chất 75 yên ninh Ngày 31 tháng 12 năm 2004 TT Mã VT Tên vật tư ĐVT Đơn giá Sổ sách Thực tế Chênh lệch Hư hỏng SL GT SL GT Thừa Thiếu SL GT SL GT SL GT 1 1ABEN Axit benzoric Kg 24.022,90 0,41 9.849 0,41 9.849 2 1ABOR Axit boric Kg 8.264,72 422,00 3.487.712 3.487.712 3 1DGAN Dầu gan cá Kg 150.000 56,00 8.400.000 31,00 4.650.00 25,00 3.750.00 4 1K2SO K2SO Kg 69.419,23 20,00 1.388.385 19,75 1.371,030 0,25 17.355 5 1VTMA VTMA Kg 971.420,36 1,59 1.544.558 1,69 1.641.700 0,1 97,142 6 1XANT Xanhthagum 224.170,84 171,45 38.434.091 172,47 39.662.745 1,02 228.654 .. . . . . .. .. .. Tổng cộng 440.565.312 437.123.753 325.796 17.355 3.750.00 Đại diện ban kiểm kê DS. Nguyễn Duy Vinh Thủ Kho DS. Hoàng Thị Cẩn Kế toán trưởng CN. Nguyễn Thị Mùi Giám đốc ThS. Vũ Thị Thuận Biểu 19 Công ty CP Traphaco Sổ nhật ký chung Từ ngày: 01/12/2004 đến ngày: 31/12/2004 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh Ngày Sổ Nợ Có 01/12 PN 12 N1, SX độc hoạt tăng ký sinh. Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 70 207 Độc hoạt tăng ký sinh 621 D05 70 207 02/12 PX 83 SX 600 000 x 2 viên Haloperidol SKS HL05 +06 Haloperidol 621 H02 22 002 865 Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 22 002 865 03/12 PN 13 Nhập Cao Slaska SKS 325 Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 26 035 000 Cao Slaska 154 C27 26 035 000 11/12 PN 15 Nhập mua hàng 510 Kg Mg Stearat Hd 15351 Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 13 260 000 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 1 326 000 Phải trả cho người bán 331 14 586 000 16/12 HĐ Xuất bán NVL HĐ 0002887 0002887 Giá vốn hàng bán 6321 7 251 585,5 Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 7 251 588, 5 Phải thu của khách hàng 131 8 687 250 Thuế GTGT đầu ra 33311 789 750 Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ 5111 7897 500 23/12 PX 7286 Xuất điều chuyển 11D 0005051 Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 10 455 315 Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 10 455 315 31/12 PX 408 Xuất huỷ, hư hao sau kiểm kê 31/12/2004 Xuất quản lý 6422 3 767 355 Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 3 767 355 Tổng cộng: 167 421 633 750 167 421 633 750 Ngày. tháng. năm. Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.6. Kế toán chi tiết NVL Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại phòng kế toán - Tại phòng kế toán, sau khi nhập liệu cho từng chứng từ nhập, xuất NVL, máy tự động chạy theo chương trình và cho phép kết xuất in ra sổ chi tiết vật tư với từng mã vật tư trong danh mục vật tư đã cài đặt, ví dụ như "sổ chi tiết vật tư", "bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn". Sổ chi tiết vật liệu: Là sổ phản ánh thông tin chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. "Sổ chi tiết vật liệu do kế toán vật liệu mở để ghi chép hàng ngày trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Đồng thời số liệu trên sổ chi tiết vật liệu là cơ sở để lập "Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn". Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn: Phản ánh các thông tin chi tiết về tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại nguyên vật liệu cũng như tổng hợp tình hình vật liệu của toàn công ty. Căn cứ để lập bảng này là bảng tổng hợp nhập - tồn tháng trước và sổ chi tiết vật tư. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được dùng làm căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK 152. Biểu 20 Sổ chi tiết vật tư Kho: KH008 - Kho dược liệu hóa chất 75 Yên Ninh Vật tư: 1MGST - Mg Stearat, Đvt: Kg, TK: 1521 Từ ngày: 01/12/2004 đến ngày 31/12/2004 Tồn đầu 560, 600 16 818 000 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã nx Đơn giá Nhập Xuất Ngày Số Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 01/12 PX332 Astemizol - Saste Sx 1.000.000 viên astemizol SKS HL 09 621A04 25.971.7 2.100 54.541 02/12 PX 83 Haioperidol - SHALO Sx 600.000 x 2 viên Haloperidol SKS HL 04 +05 621H02 25.971,7 3,400 88.304 03/12 PX 97 Bisacodyl - BSIA Sx 1.000.000 x 2 viên Bisacodyl SKS HL 05+06 621B02 25.971,7 3, 200 83.109 11/12 PN 15 Công ty dược phẩm TWII Nhập 510 kg Mg Stearat HĐ 15351 331 26 000 510 13260000 23/12 PX 7286 Kho hóa chất phụ liệu Phú Thượng Xuất điều chuyển HĐ 0005051 1521 25.971,7 45,00 1.168.727 . . . .. .. .. .. .. 29/12 PN 2314 KWANG DAH ENTERPRISE CO., LTD - MCK 104 NK 8000kg MGST x 1,4679 = 11743$x tỷ giá 15780 IVN.IB04120lex 331 3333 1111 23.163,46 2.084,70 437,5 8000,000 185307680 16677566 3.500.000 30/12 HĐ 40249 Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư Hải Hoàng Xuất Magnesium 6321 25,971,7 8000,000 207.773.600 Tổng cộng: 8510,000 218745246 8085,070 209 983 013 Tồn cuối 985,53 25 595 890 Ngày.. tháng.. năm Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 21: Tổng hợp nhập xuất tồn Kho: KHO08 - Kho dược liệu hóa chất 75 Yên Ninh Từ ngày: 01/12/2004 đến ngày 31/12/2004 TT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 1 1AMIC Amidon Kg 700 6.584.403 350,000 6.114.089 50,000 470.315 2 1BTAL Bộ Tale Kg 400 1.400.000 325,000 1.137.500 75,000 262.500 3 1DGAN Dầu gan cá Kg 25 3.625.000 31,000 4.775.000 25,000 3.750.000 31,00. 4.650.000 4 K2SO K2SO4 Kg 20 1.383.385 0,25 17.355 19,750 1.371.030 5 1GLYC Glycerin glycol Kg 400 6.296.525 250,000 3935330 150,000 2.361.197 6 1MGST Mg Stearat Kg 560,600 16.818.000 8.510,000 218.745.246 8.085,070 209.983.013 895,530 25.595.890 7 1PROP Proplylen glycol Kg 300 7.466875 215,000 5351260 85,000 2.115.615 8 VTMA VTMA Kg 1,59 1.545.530 0,1 97.142 1,690 1.641.700 .. .. . . . .. . .. Tổng cộng 538.580.483 318.742.000 420.198.730 437.123.753 Ngày. tháng. năm.. Kế toán trưởng (Ký, họ tên Người lập biểu (Ký, họ tên) Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại kho: Tại công ty Cổ phần Traphaco thực hiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi the song song. Theo phương pháp này thủ kho dùng "thẻ kho" để ghi chép tình hình nhập khẩ, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho về vật liệu, thủ kho tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng vào thẻ kho. Mỗi loại chứng từ nhập, xuất được ghi một dòng trên thẻ kho và thẻ kho được mở chi tiết cho từng thứ nguyên vật liệ, cuối ngày tính ra số tồn kho để tính ra cột tồn trên thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số liệu tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Biểu 22: Thẻ kho Kho: KHO08 - Kho dược liệu hóa chất 75 Yên Ninh Vật tư: IMGST - Mg Stearat, ĐVT: KG Từ ngày: 01/12/2004 đến ngày: 31/12/2004 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã NX SL nhập SL xuất SL tồn kho Ngày Số 01/12 PX 332 Astemizol SX 1.000.0000 viên astemizol SKS HL09 621A04 2,100 558,500 02/12 PX 83 Haloperidol SX 600.000 x 2 viên Haloperidol SKS HL 04405 621H02 3,400 555,100 03/12 PX 97 Bisacodil SX 1000 000 x 2 viên Bisacodil SKS HL 05+06 621B02 3,2 551.900 11/12 PN 15 Công ty dược phẩm TW II Nhập 510 Kg stearat 331 510 1.061,900 23/12 PX 7286 Kho hóa chất phụ liệu GMP Phú Thượng Xuất điều chuyển 1521 45,000 1.016,900 . .. .. . .. . 29/12 PN 2314 KWANG DAH ENTERPRISE NK 8000g MGST x 1,6 x 12 800$ x tỷ giá 15780 IVNE041201ex 331 8000,000 8.985.530 30/12 HĐ 40249 C.ty XNK thiết bị vật tư Hải Hoàng Xuất Magnesium 6321 8000,000 985,530 Tổng cộng: 510,000 8085,057 985,530 Ngày tháng. năm.. Người lập biểu (Ký, họ tên) Vậy ta có thể khái quát sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Traphaco như sau: Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết Tổng hợp nhập - xuất - tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL tại công ty Chương III Một số nhận xét và ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần traphaco 3.1. Những nhận xét chung về hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Traphaco. Trong những năm gần đây, cùng với xu hướng đi lên của đất nước, các doanh nghiệp sản xuất nói chung và các doanh nghiệp trong ngành y dược ở nước ta nói riêng ngày càng phát triển, khẳng định được vị trí của mình trên thị trường trong nước cũng như trên thị trường quốc tế. Đó là nhờ sự chỉ đạo đúng đắn của Đảng và Nhà nước, sự cố gắng nỗ lực vươn lên của chính bản thân mỗi doanh nghiệp. Song song với quá trình phát triển đó, Công ty Cổ phần TRAPHACO ngày nay đã không ngừng lớn mạnh trở thành một trong những doanh nghiệp dẫn đầu của ngành y dược Việt Nam. Công ty luôn cố gắng nỗ lực phát huy những thế mạnh sẵn có, khắc phục những mặt còn hạn chế để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Trong đó Công ty đặc biệt chú trọng đến việc hoàn thiện công tác kế toán và có những cải thiện thiết thực để đáp ứng nhu cầu trong tình hình mới. Hiện nay, bộ máy kế toán tại Công ty hoạt động tương đối có hiệu quả, là cánh tay phải đắc lực góp phần tạo nên những thắng lợi cho Công ty. 3.1.1. Những ưu điểm: 3.1.1.1. Về bộ máy kế toán: Với đội ngũ nhân viên kế toán còn trẻ, có năng lực, có trình độ chuyên môn, nhiệt tình công tác, được sự giám sát chỉ đạo kịp thời của kế toán trưởng nên công tác kế toán tại Công ty được tổ chức một cách khoa học, có hiệu quả, tránh được sự chống chéo giữa các bộ phận. Công việc kế toán được phân công đều và hợp lý cho từng người trong phòng đã tạo ra sự phối hợp có hiệu quả giữa kế toán các phần hành, giúp cho kế toán tại Công ty trở thành công cụ quản lý hữu hiệu, cung cấp những thông tin chính xác, kịp thời cho ban lãnh đạo và những người quan tâm. Tại Công ty, bộ máy kế toán được tổ chức giản đơn, gọn nhẹ, theo mô hình tập trung. Mô hình này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của Công ty, đồng thời tạo điều kiện cho ban lãnh đạo theo dõi tốt hơn mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty mình, từ đó có thể đưa ra những quyết định chỉ đạo kịp thời và có hiệu quả. 3.1.1.2. Việc vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Cổ phần TRAPHACO: Công ty thường tổ chức các buổi tập huấn, phổ biến những văn bản mới ban hành cho các nhân viên kế toán, do đó công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty nói riêng và công tác kế toán tại Công ty nói chung luôn được cập nhật, tuân thủ các quy định, chế độ kế toán mới nhất do Bộ Tài chính ban hành. * Về sử dụng và tổ chức luân chuyển chứng từ: Công ty sử dụng hợp lý hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, ngoài ra còn tổ chức thêm một số chứng từ phù hợp với đặc điểm của Công ty. Quá trình luân chuyển chứng từ được tổ chức khoa học, chặt chẽ từ việc lập, phê duyệt đến lưu trữ và bảo quản, giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty được thuận lợi, rõ ràng. * Về sử dụng hệ thống sổ sách kế toán: Nhìn chung, Công ty đã sử dụng khá đầy đủ các loại sổ về kế toán nguyên vật liệu nói riêng và kế toán các phần hành khác nói chung. Điều này giúp cho kế toán phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ chi tiết đến tổng hợp, tiện cho việc theo dõi, kiểm tra đối chiếu, đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty. * Về hình thức ghi sổ kế toán áp dụng: Tại Công ty hiện nay tổ chức hệ thống sổ theo dõi hình thức nhật ký chung, hình thức này phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp có quy mô vừa như Công ty và nhất là khi công tác kế toán tại Công ty hầu hết đã có sự trợ giúp của máy vi tính. Hình thức này dễ kiểm tra đối chiếu, tránh được sự bỏ sót các nghiệp vụ. * Về phương pháp hạch toán tại Công ty Công ty cổ phần TRAPHACO là một doanh nghiệp sản xuất, vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung chiếm một vị trí rất quan trọng, do đó để đảm bảo độ chính xác cao và cung cấp thông tin một cách kịp thời, cập nhật công ty đã lựa chọn hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đây là sự lựa chọn hợp lý, thể hiện sự vận dụng đúng đắn chế độ kế toán. 3.1.1.3. Về công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty: Ngoài những ưu điểm trên, công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty còn có thêm một số ưu điểm sau: * Về xây dựng danh điểm vật tư tại Công ty: Tại Công ty nguyên vật liệu đa dạng về số lượng, quy cách, chủng loại, mỗi nguyên vật liệu lại mang một tên gọi hóa học rất khó nhớ. Vì vậy, việc Công ty tiến hành mã hóa các nguyên vật liệu theo phương pháp gợi nhớ và cách phân loại nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ trong việc mã hóa đã đóng góp một phần thành công quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu Công ty. Giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu tại Công ty có hiệu quả, tăng độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ khi nhập các dữ liệu vào máy vi tính. Ngoài ra, việc mã hóa theo cách trên sẽ rất thuận lợi trong việc mã hóa cho các nguyên vật liệu tiếp theo khi Công ty sử dụng thêm một số loại nguyên vật liệu mới. * Công tác kiểm tra nguyên vật liệu nhập kho: Do sản phẩm Công ty làm ra nhằm chăm sóc sức khoẻ cho cộng đồng, ý thức rõ điều đó vì vậy việc kiểm tra nguyên vật liệu trước khi đưa vào nhập kho được công ty đặc biệt chú trọng. Việc kiểm tra này được Công ty tiến hành xem xét trên cả hai mặt số lượng lẫn chất lượng. Nguyên vật liệu tại Công ty không phân biệt do nguồn vào cung cấp, trước khi đưa vào nhập kho đều phải trải qua quá trình kiểm tra chặt chẽ thông qua các thông số kỹ thuật do phòng Kiểm tra chất lượng thực hiện. Khi đảm bảo đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật và có xác nhận của trưởng phòng Kiểm tra chất lượng và phó giám đốc sản xuất thì mới được nhập kho. Việc kiểm tra chặt chẽ quá trình nhập kho nguyên vật liệu tại Công ty giúp cho chất lượng nguyên vật liệu nhập kho luôn được đảm bảo. Từ đó hạn chế tối đa vật liệu bị hư hỏng trong quá trình lưu trữ và bảo quản, tránh được hiện tướng gián đoạn trong quá trình sản xuất do nguyên vật liệu gây ra. * Về các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu: Như đã trình bày ở mục 1.1 chương 1, ta có thể thấy các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty được tổ chức khá tốt. Điều này có ý nghĩa rất lớn đối với các doanh nghiệp sản xuất nói chung và đối với công ty nói riêng. Trong khâu thu mua Công ty đã có sự thu mua hợp lý về thời gian cũng như số lượng từng loại nguyên vật liệu, Công ty tìm kiếm được nguồn cung cấp nguyên vật liệu có chất lượng đảm bảo, giá cả hợp lý điều này có ý nghĩa lớn trong việc hạ giá thành sản phẩm của công ty. ở khâu bảo quản, công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo yêu cầu bảo quản của từng loại nguyên vật liệu để xếp chúng vào những nơi thích hợp vì thế sẽ giảm thiểu được việc hư hỏng nguyên vật liệu trong quá trình bảo quản, nên tiết kiệm được chi phí cho Công ty, lợi nhuận của Công ty nhờ đó sẽ tăng lên. Ngoài ra để quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục và sử dụng vốn có hiệu quả thì Công ty đã dự trữ nguyên vật liệu ở mức độ hợp lý thông qua định mức tồn kho tối đa cho mỗi loại nguyên vật liệu. Đối với khâu sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cũng được giám sát chặt chẽ, dựa trên định mức kế hoạch sản xuất cho từng loại sản phẩm, ngoài ra nguyên nhân vật liệu khi đưa vào sử dụng phải đảm bảo về chất lượng đề ra, giúp cho quá trình sản xuất được liên tục, đảm bảo được chất lượng sản phẩm đồng thời tránh được tình trạng lãng phí nguyên vật liệu trong khi sử dụng. Từ sự phân tích trên ta thấy việc tổ chức tốt các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng tại Công ty đã nâng cao được hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, góp phần nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh của sản phẩm công ty trên thị trường. * Công tác kiểm kê nguyên vật liệu: Tuy nguyên vật liệu tại Công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại cũng như số lượng, nhưng công tác kiểm kê nguyên vật liệu được Công ty tiến hành một cách cụ thể, chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu tại từng kho. Việc kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty được tiến hành một năm hai lần vào ngày 30 tháng 6 và ngày 31 tháng 12. Dựa vào kết quả kiểm kê Công ty có biện pháp xử lý với những nguyên vật liệu thừa, thiếu còn đối với những nguyên vật liệu có dấu hiệu hư hỏng Công ty lập Hội đồng huỷ và xuất huỷ nguyên vật liệu. Điều này giúp cho số liệu trên sổ sách kế toán được sát thực với số liệu thực tế có tại kho và chất lượng của các sản phẩm làm ra tại Công ty được đảm bảo, vì thế các nhà quản lý sẽ có được các thông tin chính xác dựa vào số liệu mà kế toán cung cấp. 3.1.2. Những vấn đề cần hoàn thiện: Bên cạnh những ưu điểm đã nêu ở trên, công ty kế toán nguyên vật liệu tại Công ty nói riêng và công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty nói chung còn có một số tồn tại sau: 3.1.2.1. Về phân loại nguyên vật liệu: Tại Công ty việc phân loại nguyên vật liệu chưa được thật chính xác và hợp lý. Nguyên vật liệu trong Công ty được chia thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ, trong đó có những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất như các loại phẩm màu: phẩm đỏ, phẩm chocolate, chỉ nhằm tăng thêm màu sắc cho ccs sản phẩm chứ không phải là yếu tố chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng công ty vẫn xếp chúng vào nguyên vật liệu chính. Điều này không đúng với bản chất của nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ. Ngoài ra, tại Công ty nhiên liệu cũng chiếm một phần không nhỏ trong tổng chi phí sản xuất ra sản phẩm của Công ty, đó là các loại: than đá, củi, xăng, gas, nhưng Công ty chưa theo dõi riêng các khoản này mà xếp chúng vào nguyên vật liệu phụ, gây bất tiện trong việc quản lý nguyên vật liệu ở Công ty. 3.1.2.2. Tính giá vật liệu xuất kho: Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân cả dự trữ. Theo phương pháp này đến cuối tháng sau khi tổng hợp được toàn bộ giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập kho trong kỳ, kế toán mới tính được đơn giá nguyên vật liệu thực xuất trong kỳ. Do đó, trong quá trình xuất kho nguyên vật liệu trên các chứng từ sổ sách các cột đơn giá thành tiền đều bị bỏ trống nên không cung cấp các thông tin kế toán một cách kịp thời và chính xác. Ngoài ra, tại Công ty sản phẩm được sản xuất hàng ngày lưu chuyển qua kho nhanh vì vậy khi áp dụng phương pháp tính giá này sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán chi phí giá thành, cụ thể là tính giá thành sản phẩm nhập kho và công tác quyết toán nói chung. 3.1.2.3. Việc xử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu, hư hỏng trong quá trình bảo quản: Tại Công ty đã xác định định mức hư hỏng nguyên vật liệu trong quá trình bảo quản. Tuy nhiên trong quá trình hạch toán các định mức này lại chưa được sử dụng. Khi phát hiện nguyên vật liệu thừa, thiếu hụt, hư hỏng trong quá trình bảo quản tại kho, không dựa vào việc thừa, thiếu hụt, hư hỏng nguyên vật liệu nằm trong định mức hay ngoài định mức, kế toán đều ghi giảm hoặc tăng chi phí quản lý doanh nghiệp thông qua tài khoản 6422 - "Chi phí vật liệu quản lý". Điều này thực ra không hợp lý và gây khó khăn trong công tác quản lý nguyên vật liệu tại kho, không nâng cao được trách nhiệm của những người có liên quan trong quá trình bảo quản nguyên vật liệu. 3.2. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần TRAPHACO. Để hoàn thiện hơn nữa hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần TRAPHACO em xin đưa ra một số kiến nghị sau: 3.2.1. Về việc phân loại nguyên vật liệu: Theo như đã trình bày ở trên, việc phân loại nguyên vật liệu tại Công ty chưa thật hợp lý và chưa hoàn toàn phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty. Để việc phân loại nguyên vật liệu tại Công ty được thật chính xác và hợp lý, Công ty nên chi tiết nguyên vật liệu thành: Nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu khi đó tài khoản 152 gồm 3 tiểu khoản sau: - Tài khoản 1521: Nguyên vật liệu chính. - Tài khoản 1522: Nguyên vật liệu phụ. - Tài khoản 1523: Nhiên liệu. Việc tách nguyên vật liệu ra thành 3 nội dung như trên sẽ giúp cho công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty được tốt hơn, giúp việc quản lý nhiên liệu sử dụng tại Công ty được chính xác hơn, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp có sử dụng nhiều nhiên liệu phục vụ cho sản xuất trong kỳ như Công ty. Ngoài ra, Công ty nên điều chỉnh cách sắp xếp nguyên vật liệu vào từng phần nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ và nhiên liệu cho thật chính xác. Những nguyên liệu chỉ có tác dụng tăng thêm màu sắc cho sản phẩm như phẩm đỏ, phẩm chocolate, thì Công ty không được xếp chúng vào nguyên vật liệu chính như hiện nay, mà phải xếp chúng vào nguyên vật liệu phụ. 3.2.2. Về tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Từ sự phân tích ở trên ta thấy phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho mà Công ty áp dụng hiện nay sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán tại Công ty. Mặt khác, do công tác kế toán tại Công ty đã có sự hỗ trợ của máy vi tính trong việc tính toán về thế để khắc phục nhược điểm trên Công ty nên áp dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân sau mỗi lần tập. Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập nguyên vật liệu vào kho ta sẽ xác định được giá cho nguyên vật liệu xuất kho vì thế thông tin kế toán cung cấp có tính kịp thời, chính xác và không gây khó khăn cho công tác kế toán tại Công ty. Cụ thể phương pháp này như sau: = x Trong đó đơn giá bình quân được xác định theo công thức sau: = 3.2.3. Về xử lý nguyên vật liệu hư hỏng, thừa, thiếu trong quá trình bảo quản: Như đã trình bày ở trên, Công ty đã xác định mức hư hỏng, thiếu nguyên vật liệu trong quá trình bảo quản tại kho nhưng Công ty chưa sử dụng định mức này để xử lý. Theo em, khi phát hiện thừa, thiếu, hư hỏng nguyên vật liệu tại kho công ty cần đối chiếu với định mức thừa, thiếu, hư hỏng nguyên vật liệu mà Công ty đã xác định. Với những nguyên vật liệu thừa thiếu trong định mức Công ty nên hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, còn đối với những nguyên vật liệu thừa thiếu ngoài định mức Công ty cần xác định nguyên nhân cụ thể để có biện pháp xử lý đúng đắn, có như vậy mới nâng cao được hiệu quả trong công tác bảo quản nguyên vật liệu, nâng cao được trách nhiệm của những người có liên quan trong quá trình bảo quản nguyên vật liệu. 3.2.4. Công ty nên mở thêm sổ nhật ký mua hàng: Tại Công ty cổ phần TRAPHACO nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài vì thế các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu trong tháng diễn ra với số lượng lớn. Do đó để giản đơn và tiện theo dõi, Công ty nên mở thêm sổ nhật ký mua hàng để ghi chép các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu trong tháng. Sổ này chỉ dùng để theo dõi các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau hoặc trả tiền trước cho người bán. Sổ này là một phần của sổ nhật ký chung nên phương pháp ghi vào sổ tương tự như cách ghi vào sổ nhật ký chung, và các nghiệp vụ đã được ghi vào sổ nhật ký mua hàng thì không được ghi vào sổ nhật ký chung và ngược lại. Cuối tháng kế otán cộng số liệu trên sổ nhật ký mua hàng chuyển sang sổ cái. Sau này là mẫu số nhật ký mua hầng mà Công ty nên áp dụng: Sổ nhật ký mua hàng Từ ngày. đến tháng..... Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi nợ Phải trả người bán (ghi có) Số hiệu Ngày tháng Nguyên vật liệu Tài khoản khác Số hiệu Số tiền Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang Kết luận Trải qua 34 năm xây dựng và phát triển, Công ty cổ phần TRAPHACO ngày nay đã thực sự lớn mạnh, trở thành một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành y dược Việt Nam. Công ty có bộ máy hoạt động phối hợp nhịp nhàng, kết hợp chặt chẽ với nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của Công ty. Trong bộ máy đó, công tác kế toán ngày càng phát huy được vai trò của mình, trở thành một công cụ quản lý hữu hiệu. Tại đó công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng được tổ chức hợp lý, không chỉ đảm bảo tuân thủ đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành mà còn có sự vận dụng sáng tạo phù hợp với đặc điểm của Công ty. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần TRAPHACO, qua nghiên cứu tìm hiểu đã giúp em có thêm nhiều hiểu biết về công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Do hiểu biết và trình độ lý luận còn hạn chế nên chuyên đề thực tập tốt nghiệp không tránh khỏi những thiết sót. Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo cùng các anh chị trong phòng kế toán công ty cổ phần TRAPHACO để bản chuyên đề này có ý nghĩa hơn nữa về phương diện lý luận và thực tiễn. Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty cùng các anh chị trong phòng kế toán Công ty cổ phần TRAPHACO và đặc biệt là thầy giáo hướng dẫn Nguyễn Quốc Trung đã giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Hà Nội, ngày 4 tháng 5 năm 2004 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thu Hằng