Đề tài Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty gốm xây dựng Xuân Hòa

ạn khai thác nguyên liệu Các loại đất sét là nguyên liệu sản xuất gạch. Đất sét sau khi được khảo sát, thăm dò thử công nghệ đạt tiêu chuẩn sản xuất mới được tiến hành khai thác bằng cách dùng máy ủi, ủi lớp đất màu từ 20 đến 30cm sau đó dùng máy xúc, xúc lên ô tô chở về bãi chứa. Thông thường việc khai thác được tiến hành theo kiểu cuốn chiếu từ ngoài vào trong và khai thác đến đâu hết đến đó. - Công đoạn chế biến tạo hình Đất sét được khai thác về thường được phơi phong hóa từ 3 đến 6 tháng, sau đó đưa vào nhà chứa đất để tiến hành ngâm ủ tối thiểu phải được 24 giờ độ ẩm đạt từ 14-16%. Các lô đất được ngâm ủ đúng yêu cầu kỹ thuật sau đó dùng máy ủ dồn vào máy cấp lưu thùng. Máy cấp lưu thùng có nhiệm vụ phân phối rải đều đất nên băng tải 1, tại đây đất được pha than cám hình nhỏ, lượng than pha thỏ 80-90% được định mức tiêu hao sản phẩm. Đất và than được đưa lên máy cán thỏ để phá vỡ cấu trúc ban đầu của đất. Từ máy cán thơ đất được chuyển lên máy nghiền xa luân qua băng tải 2. Máy này có nhiệm vụ chà, sát, nghiền vỡ kết cấu của nguyên liệu. Đồng thải đất được pha với nước đạt độ ẩm 20-22% và được ép xuống máy điều phối đất (máy cấp liệu đĩa). Máy cấp liệu đất sẽ điều phối nguyên liệu một cách đều đặn lên máy cán minh qua băng tải 3. Máy cán mịn có các khe hở từ 2-3mm, có nhiệm vụ cán mỏng đất tăng độ dẻo, độ đồng nhất sau đó đẩy xuống máy nhào điện liên hợp có gắn thiết bị hút chân không. Thiết bị sẽ hút hết không khí đất, làm tăng độ đặc chắc của nguyên liệu trước khi tạo hình. Máy điện tạo ra các thỏi mộc qua khuôn tạo hình ở đầu máy. Thỏi mộc được máy cắt tự động cắt thành viên sản phẩm theo yêu cầu. Các sản phẩm mộc chuyển qua băng tải ngang bốc lên xe cải tiến vận chuyển đi phải trong nhà kính. - Công đoạn sấy sản phẩm mộc Các thao tác phơi gạch mộc phải nhẹ nhàng, tránh biến dạng, đồng thời phơi 3-5 ngày cho đến khi độ ẩm mọc còn 14-16% sẽ được xếp lên xe goòng để sấy trong lò Tuynel, độ ẩm của sản phẩm ra khỏi lò đạt từ 2-8%. - Công đoạn nung sản phẩm: Lò nung được bố trí với bộ phận sấy nhằm sử dụng luôn các xe goòng xếp gạch mộc đã sấy khô ở lò thời gian nung ≥72h nhiệt độ trung bình. Nhiên liệu nung chủ yếu là than cám nghiền nhỏ, tùy theo thời gian, tùy lượng gạch mộc cho nâng tốc độ nung, thông thường cứ 45-50 phút cho ra một goòng (mỗi xe khoảng 2.900-3.100 viên gạch xây) cứ một goòng vào thì có một goòng ra. Sản phẩm nung chín được làm nguội, dỡ bốc xuống, qua bộ phận KCS kiểm tra chất lượng. Cuối cùng là phân loại sản phẩm và xếp kiêu, đưa đi tiêu thụ. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty Gốm Xây dựng Xuân Hòa Công ty Gốm Xây dựng Xuân Hòa là một trong những doanh nghiệp Nhà nước hoạt động hạch toán kinh doanh độc lập, chịu sự quản lý về mặt pháp lý và nhân sự của Tổng Công ty, không cùng nằm trên một địa bàn nên cơ cấu tổ chức của phòng ban phải được bố trí hợp lý để đảm bảo tổ chức được ổn định, liên tục trên cơ sở tinh giảm bộ máy gián tiếp mức tối đa. Mô hình quản lý Công ty Giám đốc Phó Giám đốc PT sản xuất kinh doanh Phó Giám đốc PT kỹ thuật Phòng KD tiêu thụ Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức lao động Phòng kế hoạch đầu tư Phòng hành chính Phòng KT XDCB vật tư Các nhà máy Nhà máy gạch Xuân Hòa Nhà máy gạch BH Nhà máy gạch Bình Dương a. Giám đốc: Giám đốc là một người đứng đầu công ty có trách nhiệm quản lý vĩ mô và có quyền đưa ra quyết định chỉ đạo chung để tiến hành toàn bộ máy quản lý của Công ty hoạt động 1 cách thống nhất. b. Phó Giám đốc: Bao gồm có 2 phó giám đốc có trách nhiệm tham mưu cho Phó Giám đốc về công tác quản lý điều hành sản xuất kinh doanh trên các lĩnh vực sản xuất, tiêu thụ, kỹ thuật c. Phòng Kinh doanh tiêu thụ: bao gồm có 8 nhân viên, thứ nhất là có trách nhiệm chào hàng, tiếp thị và tìm phương án tiêu thụ sản phẩm, tìm hiểu nghiên cứu các chiến lược về các mặt hàng kinh doanh, giúp Giám đốc có định hướng sản xuất vào những mặt hàng có nhu cầu tiêu thụ trên thị trường. d. Phòng tài chính kế toán: Bao gồm có 7 nhân viên có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của từng xí nghiệp nhà máy cũng như toàn công ty. e. Phòng tài chính: Bao gồm có 4 nhân viên, đảm nhiệm mọi công việc liên quan đến các công tác hành chính trực tiếp tiếp khách, tiếp nhận và chuyển công văn đi đến nội bộ công ty vào ngoài công ty. f. Phòng kỹ thuật xây dựng cơ bản - vật tư: Bao gồm có 11 nhân viên, có nhiệm vụ nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, cải tiến kỹ thuật rong sản xuất, chịu trách nhiệm về chất lượng nguyên liệu, thiết bị máy móc, thiết bị lập dự trù, dự trữ vật tư và tiếp nhận vật tư. g. Phòng kế hoạch đầu tư: Đối với phòng kế hoạch đầu tư có kế hoạch lập kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, quý, tháng. Nghiên cứu lập dự án khả thi, tham mưu cho Giám đốc ra quyết định sản xuất kinh doanh. h. Phòng tổ chức lao động: Bao gồm có 4 nhân viên đó là phòng tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý tuyển dụng, điều động nhân lực phục vụ cho sản xuất lập và thực hiện kế hoạch nhân lực hàng năm, quý, tháng, tham mưu cho giám đốc trong việc điều hành nhân lực. 4. Cơ cấu bộ máy kế toán và đặc điểm tổ chức kế toán a. Cơ cấu bộ máy kế toán: Để thực hiện được vai trò công cụ hữu hiệu phục vụ cho quản lý thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý. Dựa trên những quy định của Nhà nước và căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh với 3 nhà máy trực thuộc (Nhà máy gạch Xuân Hòa, nhà máy gạch Bá Hiến, Nhà máy gạch Cotto Bình Dương), Công ty gốm Xây dựng Xuân Hòa đã tiến hành tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Với hình thức này, tại phòng kế toán trung tâm của công ty sẽ tiến hành toàn bộ công tác kế toán từ lập chứng từ kế toán đã xử lý, kiểm tra phân loại và nhập dữ liệu vào máy. Tại bộ phận trực thuộc không tổ chức kế toán riêng mà bố trí các nhân viên kinh tế để thu nhận và xử lý hồ sơ bộ, tổng hợp chứng từ phát sinh ở bộ phận của mình, định kỳ sẽ gửi về phòng kế toán trung tâm với công ty xử lý. Với hệ thống máy được trang bị ở Công ty (hiện nay tại phòng kế toán của công ty được trang bị 5 máy tính và 2 máy in Laser) các nhân viên kế toán tiến hành xử lý chứng từ nhận được từ hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán của công ty. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô, trình độ ứng dụng tin học của đơn vị, Công ty Gốm Xây dựng Xuân Hòa đã lựa chọn bộ máy kế toán thích hợp cho mình. Kế toán trưởng Phó phòng kế toán công nợ và thanh toán Thủ quỹ Nhân viên thống kê ở các nhà máy Phòng kế toán thành phẩm và tiêu thụ KT tổng hợp và chi phí giá thành KT vật tư và tài sản cố định KT công nợ và thanh toán KT tiền lương kiêm thống kê + Chức năng và nhiệm vụ - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ công tác kế toán tại công ty, chỉ đạo phối hợp thống nhất trong phòng tài chính kế toán. Giúp giám đốc trong lĩnh vực quản lý kinh tế. Tổ chức quản lý công tác báo cáo thống kê với cấp trên Nhà nước. Công bố công khai kết quả sản xuất kinh doanh hàng quý, 6 tháng và cả năm. - Phó phòng kế toán: Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, ký và giải quyết các việc khi trưởng phòng đi vắng và báo lại. Làm phiếu nhập thành phẩm hàng tháng, tổng hợp hóa đơn bán hàng và các bảng kê tiêu thụ về số lượng doanh thu của hai nhà máy gạch Xuân Hòa và Bá Hiến. Theo dõi các khoản thanh toán các Ngân hàng có quan hệ với doanh nghiệp. Thực hiện giao dịch với ngân hàng và lập kế hoạch vay trả nợ. Chịu trách nhiệm về số dư công nợ TK 112, TK 111, TK 131. - Kế toán tiền lương và thống kê công ty: Thu thập và ghi chép các báo cáo thống kê do nhân viên thống kê của các nhà máy gửi lên. Tính toán và theo dõi các khoản tiền lương. - Kế toán công nợ và thanh toán: Theo dõi công nợ với khách hàng, chi và thanh toán nội bộ, chịu trách nhiệm về số dư công nợ TK 11, TK 331, TK 111, TK 334 lập báo cáo thu chi tiền hàng tuần. - Kế toán vật tư và tài sản cố định: Theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình thu nhập, xuất vật tư, công cụ, dụng cụ. Lập phiếu Xuất vật tư và hàng tháng đối chiếu nhập - xuất - tồn với thủ kho. Theo dõi quản lý tình hình biến động tăng giảm tài sản cố định và tính khấu hao tài sản cố định, lập kế hoạch sửa chữa tài sản cố định. - Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí giá thành: chịu trách nhiệm lập toàn bộ chi phí phát sinh, tính giá thành sản phẩm và phân tích giá thành sản phẩm, cập nhật kế toán Nhật ký chung, lập báo cáo kế toán cho từng nhà máy và báo cáo quyết toán toàn bộ công ty. - Thủ quỹ: Căn cứ vào các phiếu thu, chi tiền mặt để xuất tiền mặt và bảo quản cất dữ, chịu trách nhiệm vật chất đối với tiền mặt của công ty. - Nhân viên thống kê ở các nhà máy: Các nhân viên thống kê ở các xí nghiệp có nhiệm vụ thống kê, thu nhập chứng từ lập báo cáo gửi về phòng tài chính kế toán công ty để xử lý, định kỳ nộp là 5 ngày. + Hình thức kế toán của Công ty: Căn cứ vào đặc điểm riêng của mình dựa trên những quy định do nhà nước ban hành, công ty gốm xây dựng Xuân Hoà áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và hạch toán (Công ty là một đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX). Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ hợp lệ kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng danh điểm nguyên vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho gửi lên ghi vào Nhật ký chung. Từ sổ nhật ký chung kế toán ghi vào sổ tài khoản 152 và các tài khoản có liên quan như TK 111, TK 112, TK 331 Từ sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản kế toán lập các bảng nhập xuất tồn nguyên vật liệu và bảng cân đối phát sinh. Từ số liệu các bảng tổng hợp và bảng cân đối phát sinh kế toán lập được bảng báo cáo có liên quan. Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc, xuất nguyên vật liệu Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm hàng hoá Sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 152, 111, 112, 331 Bảng cân đối Báo cáo kế toán liên quan Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu B. Thực trạng về công tác quản lý nguyên vật liệu công cụ dụng cụ của Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà I. Đặc điểm và phân loại về NVL - CCDC 1. Đặc điểm về NVL - CCDC của Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà là một đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập, sản phẩm của công ty sản xuất ra phục vụ cho ngành xây dựng như gạch xây các loại, các sản phẩm mỏng, một số loại ngói, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá cao trong giá thành sản phẩm của công ty là rất lớn, nên đòi hỏi về vốn đáp ứng cho nhu cầu nguyên vật liệu không phải là nhỏ. Để sản xuất một sản phẩm thì doanh nghiệp cần phải sử dụng khá nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau như đất, than, dầu mỡ Do khối lượng sử dụng khá lớn đa dạng, phong phú nguyên vật liệu có một vai trò quan trọng của quá trình sản xuất của Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà, nó không chỉ ảnh hưởng tới mẫu mã, chất lượng sản phẩm sản xuất ra nó còn ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Với vị trí và vai trò như trên thì việc quản lý, phân loại, đánh giá nguyên vật liệu của Công ty có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Đất, than, dầu, mỡ là những nguyên vật liệu sử dụng thường xuyên trong quá trình sản xuất sản phẩm. Đối với loại VNL này, doanh nghiệp có nhiều thuận lợi trong việc lựa chọn nguồn mua do hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp các mặt hàng này với mẫu mã, giá cả, chủng loại khá phong phú. Đặc biệt đối với nguyên vật liệu chính là đất, ngày từ khi sát nhập 3 nhà máy gạch Xuân Hoà, BH, CX các nhà máy này đã giao cho vùng nguyên liệu sản xuất nên bên cạnh việc nhập và mua ngoài doanh nghiệp có thể tự khai thác với chi phí thấp tiền thuế GTGT đầu vào của nguyên vật liệu này cũng khá thấp (thường là 5%) công ty thường mua nguyên vật liệu này dưới hình thức trọn gói (trong giá mua bao gồm cả chi phí vận chuyển, bên bán có trách nhiệm vận chuyển hàng đúng địa điểm đã thoả thuận, doanh nghiệp chỉ phải kiểm nhận và cho nhập kho) và thông qua việc này ký kết hợp đồng mua hàng quý, trong năm đó có thoả thuận rõ, thời gian, địa điểm của từng đợt hàng. Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, do khối lượng sản phẩm sản xuất hàng năm rất lớn nên đảm bảo cung ứng đủ nguyên vật liệu doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, trở ngại về vấn đề vốn. Ngoài ra, có nhiều loại nguyên vật liệu, trong mỗi loại nguyên liệu lại có nhiều nhóm, thứ vật liệu vớitính năng lý, hoá khác nhau nên công tác quản lý nguyên vật liệu trở nên hết sức phức tạp. Như vậy, có thể nói rằng nguyên vật liệu rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà. 2. Phân loại NVL - CCDC Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chia, sắp xếp nguyên vật liệu thành từng thứ, nhóm, loại dựa trên những tiêu thức nhất định. Mỗi loại nguyên vật liệu có đặc điểm, tính năng hoá, lý và công dụng khác nhau. Do đó để đảm bảo cho công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu được thuận lợi chính xác thì việc phân loại vật liệu rất cần thiết. Căn cứ vào đặc điểm nguyên liệu và yêu cầu quản lý, Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau: Nguyên vật liệu chính: ở đây là đất, than, dầu diezen và các loạ xăng dầu khác phục vụ cho việc chế tạo sản phẩm và chạy máy móc thiết bị. Trong đó: Đất gồm 2 loại đất dùng cho các loại gạch xây, đất sét có chất lượng cao để sản xuất các sản phẩm mỏng. Than gồm than pha trực tiếp và than cám đã kiểm tra chất lượng dùng để nung lò. Nhóm Curoa là tất cả các loại Curoa dùng trong doanh nghiệp phục vụ cho máy móc thiết bị. Nhóm hành chính là các loại phục vụ cho công tác y tế, sổ sách và một số nguyên liệu khác phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. Nhóm máy móc thiết bị, gồm các thiết bị dùng cho việc gia công chế tạo, sửa chữa máy móc, công tác xây dựng cơ bản các loại côn dao, bánh răng. Nhóm thiết bị như điện, bóng điện, đồng hồ áp suất. Nhóm vòng bi là các loại vòng bi đủ các cỡ. Nhóm phế phẩm các loại phế phẩm thu hồi trong quá trình sản xuất như gạch ngói vỡ ra trong quá trình sản xuất. Nhóm vật tư khác: các loại vật tư chưa phân phối nhóm và một số loại vật tư tự gia công. II. Đánh giá NVL - CCDC tại Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà 1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu nhập kho của doanh nghiệp chủ yếu là mua ngoài. Ngoài ra doanh nghiệp còn nhập kho nguyên vật liệu từ gia công, nhập kho sử dụng không hết Tuỳ thuộc vào nguồn nhập NVL nhập được hạch toán. - Nếu nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài: Giá thực tế nhập kho = + Cụ thể như ngày 1/3 theo hoá đơn số 116 doanh nghiệp mua than của công ty than Hà Nội: Số lượng: 488m3 Đơn giá: 396.000 đồng Thành tiền: 193.248.000đ Như vậy, giá vốn thực tế của than nhập kho theo hoá đơn trên là 193.248.000 VNĐ (trường hợp doanh nghiệp mua theo hình thức trọn gói nên giá mua ghi trên hoá đơn chính là giá thực tế của NVL nhập kho). 2. Đối với NVL nhập kho Hiện nay doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá vốn thực tế NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền (cả kỳ). Trong đó để được tính giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho, công tính đơn giá bình quân. = Trị giá TTNVL xuất kho = Đơn giá bình quân xuất kho x SL xuất kho Cụ thể phiếu xuất kho số 62 ngày 30/3/2003. Xuất 1.775,488 tấn than dùng cho sản xuất ta có số liệu. Số lượng tồn đầu kỳ 314.966 (tấn) trị giá 96.866.052 (VNĐ) Số lượng nhập trong kỳ 1.748 (tấn) trị giá 566.575.000 (VNĐ) Đơn giá thực tế bình quân xuất kho được tính = = 321.455,49 VNĐ = 321.455,49 x 1.755,488 = 570.727,506 VNĐ Theo phiếu xuất kho số 61: ngày 30/3/2003 xuất 7.529 kg dầu dùng cho sản xuất, ta có số liệu sau: SL tồn đầu kỳ: 19.459 (kg) trị giá: 309.104.000 VNĐ SL nhập trong kỳ: 5.678 (kg) trị giá: 96.526.000 VNĐ = = 16.136,7 (VNĐ) Trị giá TT dầu xuất kho = 16.136,7 x 7.529 = 121.493,214 VNĐ Phiếu xuất kho số 60: ngày 30/03/2003 xuất 14.686m3 đất, xuất dùng cho sản xuất, ta có số liệu. SL tồn đầu kỳ: 92.122 (m3) trị giá: 3.485.074.261 VNĐ SL nhập trong kỳ: 6.000 (m3) trị giá: 180.950.000 VNĐ = = 37.361,9 (VNĐ) Trị giá TT đất xuất kho = 37.361,9 x 14.686 = 548.696.850 VND Trên những phương diện đó Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà sử dụng những chứng từ sau: Sơ đồ 8: Sổ chi tiết thanh toán với người bán TK 331 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư SH NT 1. Số dư đầu tháng 2. Số PS trong tháng Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ (mẫu biểu số 1) Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết TK331 từng người bán hàng sau khi đã kiểm tra, đối chiếu, đúng số liệu, thì sẽ chuyển số liệu của từng khách hàng đó, mỗi người một dòng vào nhật ký chứng từ số 5. Nhật ký chứng từ số 5 dùng để theo dõi với người bán về các khoản hàng hoá, vật liệu các khoản lao vụ khác. Dựa vào số liệu tổng cộng của từng khách hàng từ sổ chi tiết số 2 để ghi vào cuối tháng nhật ký chứng từ số 5, được cộng lại và sau khi đã kiểm tra số liệu được dùng ghi sổ cái và bảng kê số 3. Biểu số 1: Sổ nhật ký chứng từ số 5 Ghi có TK 331 "Phải trả người bán" Tháng .. năm . Dư đầu kỳ Ghi có TK 331, ghi Nợ các TK Ghi Nợ TK 331, Ghi Có các TK Dư cuối kỳ Nợ Có 152 156 151 211 Cộng Có TK331 111 112 Cộng Nợ TK331 Nợ Có HT TT (Mẫu biểu số 2) Nhật ký chứng từ số 6 ghi có TK 611 "mua hàng" dùng để theo dõi số hàng mua đang đi đường mà trước đó ở Nhật ký chứng từ số 5 đã phản ánh. Nhật ký chứng từ số 6 ghi theo từng hoá đơn và phải theo dõi liên tục và khi đến nhận hàng và khi hàng được nhập vào phiếu nhập kho đã được đối chiếu với khách hàng để ghi số dư đã chuyển sang. Cuối tháng nhật ký chứng từ số 6 lấy số tổng cộng để ghi vào sổ cái và bảng kê. Biểu số 2: Sổ nhật ký chứng từ số 6 Ghi có TK 611 "Mua hàng" Tháng .. năm . TT Diễn giải Dư đầu tháng Phiếu xuất Phiếu nhập Ghi Có TK151 ghi Nợ TK Dư cuối kỳ SH NT SH NT 152 156 157 Cộng có (Mẫu biểu số 3) Căn cứ vào các chứng từ trên kế toán xuất vật liệu đã thu nhận kế toán tiến hành phân loại chứng từ. Kế toán tiến hành phân loại chứng từ kế toán xuất vật liệu theo từng loại, từng nhóm vật liệu. Kế toán tiến hành lập bảng kê số 3, tính giá thực tế vật liệu. Biểu số 3 Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế vật liệu Tháng . năm .. TT Chỉ tiêu TK 152 nguyên vật liệu HT TT 1 I. Số dư đầu tháng 2 II. Số PS trong tháng 3 Từ Nhật ký chứng từ số 1 4 Từ Nhật ký chứng từ số 2 5 Từ Nhật ký chứng từ khác 6 III. Cộng số dư đầu PS trong tháng 7 IV. Hệ số chênh lệch 8 V. Xuất dùng trong tháng 9 VI. Tồn cuối tháng Trong bảng phân bổ số 2 - Phân bổ vật liệu Cơ sở để lập bảng phân bổ số 2 là số liệu từ các chứng từ xuất vật liệu các phiếu nộp vật tư hay phiếu báo vật tư còn lại cuối tháng. Trong bảng phân bổ số 2 còn cùng hệ số giá đã tính được ở bảng kê số 3 để tính số vật liệu xuất dùng theo giá hạch toán, thành giá thực tế. Biểu 4: Bảng phân bổ số 2 Phân bổ vật liệu Tháng. năm .. TT Ghi Có TK Đối ứng sử dụng ghi Nợ TK TK 152 nguyên vật liệu HT TT 1 TK 621 - CP NVLTT - Phân xưởng sản phẩm 2 TK 627 - CP SXC - Phân xưởng 3 TK 154 - CP SXKDDD 4 TK 641 - CP bán hàng Cộng x x (Mẫu biểu số 5) Sau khi lập bảng phân bổ số 2 tiến hành đối chiếu số liệu với các sổ sách có liên quan như bảng kê tổng hợp, Nhật - Xuất - Tồn đối chiếu số liệu trên sổ cái và dùng tổng số tổng cộng của bảng phân bổ số 2 để ghi vào dòng vật liệu xuất dùng trong tháng của bảng kê số 3. Biểu số 5 Nhật ký chung Năm TT Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ Cái Số hiệu TK Số Phát sinh Số Ngày Cộng Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày tháng . năm Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Biểu số 6: Chứng từ ghi sổ Số . Ngày . tháng năm . Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Cộng Kèm theo chứng từ gốc. Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, hoặc bảng tổng hợp để ghi vào chứng từ ghi sổ. Kế toán vật tư gửi cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tính số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào đó để lập bảng cân đối số phát sinh. Biểu số 7 Nhật ký sổ cái Năm .. Tên tài khoản Tháng ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số ngày Số Ngày Nợ Có Cộng số phát sinh x Dư cuối tháng x Cộng luỹ kế x Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày tháng năm Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Khi đối chiếu chứng từ về nhập - xuất vật liệu, công cụ dụng cụ thủ kho phải kiểm tra tình hình hợp lý, hợp pháp của chứng từ tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho theo định kỳ do thủ kho giữ (hoặc kế toán xuống kho nhập) các chứng từ nhập xuất đã được phân theo từng thứ vật liệu công cụ dụng cụ phòng kế toán. Thẻ kho được theo dõi cho từng thứ NVL, mỗi thứ để riêng ở một thủ kho, mỗi thủ kho có thể sử dụng hoặc một số giấy tờ trên theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho đó. Mẫu thẻ kho là: Biểu số 8: Thẻ kho Tháng . năm .. Tên vật liệu Quy cách TT Phiếu nhập Trích yếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Người lập biểu (Ký, họ tên) Ngày tháng năm . Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Thẻ kho do thủ kho lập tại kho để theo dõi, số lượng nguyên vật liệu nhập kho vào, xuất ra và tồn trong kỳ và dùng để đối chiếu với sổ chi tiết về mặt số lượng, thẻ kho được ghi hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 3. Các đối tượng cần quản lý thông tin liên quan đến tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty Các đối tượng cần quản lý thông tin bao gồm: các loại chứng từ các loại tài khoản sử dụng, các loại NVL, sản phẩm hàng hoá danh sách khách hàng, danh sách kho hàng. * Danh mục chứng từ: Để tiến hành hạch toán ban đầu, công ty sử dụng các chứng từ nhập xuất kho theo quy định của BTC. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số loại chứng từ có kết cấu riêng (đã được đăng ký với nhà in thuộc Bộ Tài chính) theo yêu cầu quản lý của công ty. Việc sử dụng TK 152 "nguyên vật liệu" để theo dõi tình hình nhập xuất của NVL - TK này doanh nghiệp không mở sổ chi tiết. Ngoài ra liên quan đến việc kế toán VNL doanh nghiệp còn sử dụng các TK 111, TK 112, TK 331 mở sổ chi tiết theo yêu cầu của mình kế toán sử dụng TK 152 để theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu của Công ty. Ngoài ra kế toán còn sử dụng tài khoản khác như TK 111, TK 112, TK 331, TK 621, TK 627. * Danh mục nhà cung cấp: Nguyên vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau trong đó có nhiều nhà cung cấp có quan hệ quen thuộcvới doanh nghiệp do đó để tạo thuận tiện trong quá trình giao dịch với các đối tượng này, doanh nghiệp đã mã hoá cho từng nhà cung cấp, nhóm cung cấp. Sau đó kế toán sẽ khai thác báo cáo thông tin liên quan đến nhà cung cáp như: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản nợ, tài khoản có * Danh mục hàng hoá vật tư: Doanh nghiệp quản lý các loại NVL theo mã, đơn vị tính, phương pháp tính, TK hàng tồn kho, TK giávốn, TK doanh thu, có tính tồn kho hay không (phế liệu thu hồi thì doanh nghiệp sẽ khai báo không tính). Tương ứng với danh mục nguyên vật liệu đã được phân loại doanh nghiệp mã hoá các loại NVL theo nguyên tắc. Mã cấp 1: sử dụng chữ cái để phản ánh các loại NVL (có tính chất gợi mở) C: nhóm Culoa; D: NVL chính, H: NVL phục vụ công tác hành chính, K: nhóm vật tư khác, N: nhóm phế phẩm, P: nhóm phụ tùng xe ô tô, thiết bị điện các loại, V: nhóm vòng bi. Mã cấp 2: sử dụng các chữ số để phản ánh thử NVL ví dụ P001: đệm đẩy vòi phun, P002: bơm xăng các chữ số này nhiều hay ít tuỳ thuộc vào số lượng thử của nguyên vật liệu. * Danh mục kho hàng: Các kho hàng của công ty hiện bao gồm kho: XH, kho BH (mỗi nhà máy coi như là một kho). III. Kế toán tổng hợp vật liệu - CCDC của Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà 1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu NVL nhập kho của doanh nghiệp chủ yếu là mua ngoài. Đối với những loại NVL có nhu cầu sử dụng thường xuyên, doanh nghiệp thương mại theo hợp đồng dưới hình thức mua trọn gói và những nhà cung cấp các loại NVL này thường có quan hệ quen thuộc với doanh nghiệp, ví dụ như đất nhập của Công ty TNHH Mạnh Cường, than nhập từ công ty than Hà Nội, xăng dầu các loại thường nhập của Công ty xăng dầu Vĩnh Phúc Các loại vật liệu sử dụng không thường xuyên thì công ty thường cử nhân viên đi mua. Ngoài ra doanh nghiệp còn nhập NVL từ gia công chế biến nhập phế liệu thu hồi, nhập điều chuyển giữa các kho. * Chứng từ sử dụng: Doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ sau để kế toán nhập vật liệu mua ngoài. - Phiếu nhập kho (mẫu C11-H - QD 999/CĐKT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05 - VT) - Hoá đơn thuế GTGT (mẫu 01 - GTGT) - Hoá đơn bán hàng (mẫu 02 - GTGT) Đây là những chứng từ phục vụ cho việc hoạch toán, ghi chép ban đầu. Riêng phiếu nhập kho của doanh nghiệp có cả phần thuế GTGT (thuế xuất và tiền thuế) với mẫu thiết kế như vậy sẽ thuận lợi cho kế toán trong việc theo dõi thanh toán và nhập vật liệu sau này. Khi nhập dữ liệu vào mãy, kế toán có thể lựa chọn các mẫu biểu nhập kho sẵn có để nhập như: phiếu nhập mua nội địa: số 4, nhập từ sản xuất số 2, nhập tiền chi phí mua hàng: số 3, nhập khác: số 9 (mẫu biểu và nội dung của các chứng từ này được cài đặt sẵn trong phần mềm kế toán hàng tồn kho). Biểu số 1: Từ ví dụ trên ta có hoá đơn GTGT biên bản kiểm nghiệm vật tư như sau: Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng Xuân Hoà Biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu nhập kho Hà Nội, ngày 8 tháng 1 năm 2003 Tại Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà, chúng tôi gồm: 1. Ông: Nguyễn Văn Sinh - Quản đốc phân xưởng sản xuất 2. Ông: Trịnh Văn Bình - Trưởng phòng kỹ thuật KCS 3. Ông: Nguyễn Công Nghĩa - Thủ kho nguyên vật liệu 4. Ông: Nguyễn Quốc Dũng - Phòng kế hoạch sản xuất Sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng nguyên vật liệu nhập kho do Công ty TNHH Mạnh Cường cung cấp trong 1 tháng năm 2003 theo các chứng từ kèm theo sau: Hoá đơn số 04 ngày 7 tháng 1 năm 2003 Bản kết quả phân tích thành phần hoá Bản theo dõi kết quả về độ ẩm nguyên vật liệu nhập kho Kết luận: số lượng đủ, chất lượng tốt. Phòng KHSX (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) TP KT-KCS (Ký, họ tên) Quản đốc PXSX (Ký, họ tên) Biểu số 9 Công ty gốm Xuân Hoà Phiếu nhập kho Ngày 8 tháng 1 năm 2003 Số chứng từ: 12 Liên 2 Người giao dịch: Anh Hiệu Đơn vị: Nguyễn Đức Hiệu (BCCNH) Địa điểm: Phòng kế hoạch vật tư Diễn giải: Nhập vật tư - hoá đơn số 4 ngày 7 tháng 1 năm 2003 Nhập tại kho: Kho vật tư (nhiên liệu) Dạng nhập: Trả người bán (331) STT Tên vật tư TK vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Dầu Diezen 1521 NL-1004 Lít 200.000 393 118.600.000 Tổng tiền hàng: 118.600.000 Thuế GTGT: 11.860.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 130.460.000 Viết bằng chữ: Một trăm ba mươi triệu bốn trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn. Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Phụ trách VT (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) TT đơn vị (Ký, họ tên) Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. Người giao hàng mang phiếu nhập kho xuống kho nhập vật liệu. Sau khi kiểm nhận vật liệu nhập kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập lên phiếu nhập kho (ghi bằng mực khác màu). Thủ kho giữ lại1 liên ghi vào thẻ kho, 2 liên còn lại chuyển về phòng kế toán: 1 liên lưu, một liên kẹp cùng hoá đơn GTGT chuyển cho kế toán thanh toán. Căn cứ phiếu nhập kho, hoá đơn thuế GTGT và các chứng từ liên quan khác, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, sau đó vào sổ TK 152 và các sổ liên quan tuỳ theo hình thức thanh toán. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu thường gắn liền với hạch toán thanh toán (phải trả tạm ứng nội bộ) hạch toán tiền gửi ngân hàng. Đối với các nguyên vật liệu chính mua nhập kho, hình thức thanh toán chủ yếu là mua trả chậm hoặc trả bằng tiền gửi ngân hàng. Trường hợp vật liệu mua ngoài chưa thanh toán, khi vật liệu nhập kho căn cứ vào hoá đơn thuế GTGT chưa thanh toán của người bán. Phiếu nhập kho kế toán ghi vào các sổ có liên quan theo định khoản Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) giá thực tế vật liệu nhập kho Nợ TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ) Có TK331: Tổng giá thanh toán Như vậy việc thanh toán cho người bán được thanh toán trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ này được lập riêng cho người bán. Với nghiệp vụ nhập dầu Diezen số 4 ngày 7/1/2003 phiếu nhập kho số 12 ngày 8/1/2003 kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản NợTK 1521: 118.600.000 Nợ TK: 11.860.000 Có TK 331 - Cty TNHH MC 130.460.000 Biểu số 10: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 Mã khách: Công ty TNHH - Mạnh Cường Loại tiền: VNĐ Dư có định kỳ: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số Ngày Phát sinh bên nợ 250.000.000 Phát sinh bên có 130.460.000 Dư cuối kỳ 119.540.000 * Thủ tục nhập kho vật liệu Theo quy định của Công ty, tất cả các loại NVL mua về đều được kiểm nghiệm trước khi nhập kho. Khi hàng về đến nơi, nhân viên tiếp nhiên liệu sẽ mang hoá đơn nhận được của bên bán lên bộ phận kỹ thuật. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, bộ phận kỹ thuật sẽ tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, Ban kiểm nghiệm vật tư phải bao gồm 1 người đại diện phòng kỹ thuật, thủ kho, đại diện bên giao hàng và người sử dụng cùng phối hợp để kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư, sau đó xác nhận vào biên bản kiểm nghiệm cho phép nhập kho nếu thấy đủ điều kiện. Biên bản kiểm nghiệm vật tư được lập thành 3 liên. Liên 1 giữ lại tại phòng kỹ thuật - vật tư, liên 2 gửi cho kế toán vật tư, liên 3 giao cho bên bán. Kế toán vật tư sau khi nhận được hoá đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư sẽ tiến hành kiểm tra hợp lý, hợp lệ của chứng từ này, nếu thấy khớp đúng sẽ lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: - Liên 1: giữ ở phòng kế toán để lưu cùng chứng từ thanh toán - Liên 2: giao cho thủ kho giữ - Liên 3: giao cho bộ phận vật tư (phụ trách cung tiêu), phiếu nhập kho phải đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị, thủ kho sẽ cho phép nhập kho và ký xác nhận vào phiếu nhập kho (đảm bảo tính hợp lệ) thủ kho sẽ cho phép nhập kho và khs xác nhận vào phiếu nhập kho theo số thực nhập/ Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng số 012507 của Công ty than Hà Nội và biên bản kiểm nghiệm vật tư số 17/02/2003 kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho vật tư than. * Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK152 "nguyên liệu vật liệu" để phản ánh số liệu có và tình hình nhập xuất, tốn nguyên vật liệu Kết cấu: - Bên nợ: phản ánh trị giá vốn thực tế vật liệu nhập kho các nghiệp vụ khác làm tăng giá trị vật liệu - Bên có: trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng vào sản xuất kinh doanh và trị giá của nguyên vật liệu giảm do nguyên nhân khác. - Dư nợ: trị giá của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Doanh nghiệp không mở sổ chi tiết cho TK152. Ngoài ra kế toán còn sử dụng TK111,112,141,331 để theo dõi tình hình nhập nguyên vật liệu. Các loại TK này sẽ được mở sổ chi tiết theo yêu cầu của xí nghiệp Ví dụ: TK 112 - TK 11211"Tiền gửi VNĐ Ngân hàng Cầu Giấy" - TK 11212: "Tiền gửi VNĐ Ngân hàng Mê Linh" Nguyên vật liệu sử dụng có tính chất thường xuyên, doanh nghiệp thường mua qua ký hợp đồng với nhà cung cấp, việc thanh toán được thực hiện theo thời hạn thoả thuận. Tuỳ theo hình thức thanh toán kế toán tiến hành định khoản. Nếu mua hàng kế toán định khoản Nợ TK152 Nợ TK133 Có TK331 Nếu mua hàng trả ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi Ngân hàng Nợ TK152 Nợ TK133 Đối với những nguyên vật liệu phát sinh không thường xuyên hoặc nguyên vật liệu có nhu cầu sử dụng bất thường, Công ty sẽ cử nhân viên vật tư đi mua. Do đó trong quá trình mua hàng ngoài quan hệ thanh toán với nhà cung cấp, doanh nghiệp còn phải mở sổ để thanh toán với các nhân viên tiệp thị liệu. Nếu mua nguyên vật liệu bằng tiền, tạm ứng kế toán định khoản/ Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 141 Ví dụ: Có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp như sau: Ngày 01 tháng 03 chứng từ số 116 nhập 564 kg dầu Diezin của Công ty xăng Vĩnh Phúc - Cửa hàng số 131, đơn giá chưa có thuế 17.000đ/kg thuế VAT 10% chưa trả cho người bán Nợ TK 152: 9.588.000 Nợ TK 133:958.800 Có TK 331: 10.546.800 - Ngày 2 tháng 3 số 117 nhập 3.460 m3 đất của Công ty TNHH Mạnh Cường - Từ Liêm - Hà Nội, đơn giá chưa có thuế 25.700đ/m3 thuế VAT 5% chưa trả cho người bán. Nợ TK152: 88.922.000 Nợ TK 133: 4.446.100 Có TK 331: 93.368.100 - Ngày 5/3 chứng từ số 119 nhập 245 kg xăng của Công ty xăng dầu Vĩnh Phúc - cửa hàng số 131, đơn giá chưa có thuế 7.200đ/kg thuế VAT 5% chưa trả cho người bán * Thủ tục xuất kho Đối với loại nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất sản phẩm (đã định mức tiêu hao) căn cứ kế hoạch sản xuất vàđịnh mức tiêu hao đã để ra (do phòng kế hoạch và phòng kỹ thuật - vật tư lập) phụ trách nhà máy sẽ lập phiếu lĩnh vật tư cho từng tháng. Phiếu hàng được lập thành 4 liên và phải có chữ ký phê duyệt của đại diện phòng kỹ thuật - VT và Giám đốc Công ty (số lượng, chủng loại phù hợp với kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao quy định). Liên 1 lưu ở nàh máy liên 2 gửi cho phòng vật tư, liên 3: gửi cho thủ kho, liên 4 gửi cho phòng kế toán để giám sát và đối chiếu kiểm tra trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu. Hàng ngày quản đốc phân xưởng sẽ có trách nhiệm giám sát tình hình sử dụng nguên vật liệu của công nhân. Sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ phiếu lĩnh vật tư, hàng ngày thủ kho sẽ cho xuất kho vật tư theo yêu cầu của ừng nhà máy khi xuất kho vật tư theo yêu cầu của từng nhà máy. Khi xuất vật tư, thủ kho sẽ mở sổ theo dõi riêng, số này được đăng ký với phòng TC - KT và phải thể hiện nội dung ngày tháng, thủ kho sẽ lập báo cáo tồn kho gửi phòng kế toán đối chiếu kiểm tra/ Hàng ngày nhân viên thống kê ở các phân xưởng có nhiệm vụ xác định số nguyên vật liệu xuất dùng, lập bảng kê sử dụng nguyên vật liệu sẽ theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu/ Bảng kê này phải ghi rõ ngày tháng sử dụng, chủng loại. Cuối tháng tính tổng cộng và gửi cho kế toán vật tư, số nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất sản phẩm theo công thức. Số nguyên vật liệu xuất dùng = Định mức tiêu hao vật tư x Sản lượng sản phẩm hoàn thành Cụ thể trong tháng 3 nhân viên thống kê nhà máy gạch Xuân Hoà đã xác định số NVL trực tiếp sản xuất dùng để sản xuất 3.000 viên ngói mũi hài, theo bảng định mức vật tư, đất 1,62m3/1000v, than 285/1.000v, dầu: 0,64kg/1000v Đất xuất dùng = = 4,86 (m3) Than xuất dùng = = 855 (tấn) Dầu xuất dùng = = 1,941 (kg) Cuối tháng sau khi nhập được bảng kê sử dụng vật tư, căn cứ vào dòng tổng cộng kế toán vật tư sẽ lập một phiếu xuất kho duy nhất cho cả tháng. Phiếu xuất kho vật tư phải để rõ chi phí NVL này xuất với số lượng bao nhiêu, xuất ở kho nào và cho mục đích gì phiếu này lập thành 2 liên. - Liên 1: Gửi cho phân xưởng sản xuất - Liên 2: Gửi cho thủ kho Căn cứ bảng kê sử dụng NVL tháng 3 năm 2003 do nhân viên thống kê nhà máy gạch Xuân Hoà gửi lên, kế toán vật tư tiến hành lập phiếu xuất kho như sau: Trong phiếu xuất này kế toán vật tư không tính đơn giá vật tư xuất dùng mà sau khi nhập vào máy, máy sẽ tự động tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ. Kế toán phải nhập số lượng NVL xuất dùng của từng nhà máy cho từng loại sản phẩm căn cứ vào phiếu xuất kho. Đối với NVL sử dụng cho các mục đích khác nhau như phục vụ quản lý chung ở phân xương, quản lý doanh nghiệp (không có định mức tiêu hao) Khi phát sinh nhu cầu sử dụng, nguyên vật liệu ở bộ phận nào, bộ phận đấy phải xin giấy lĩnh vật tư. Nếu sau khi xem xét thấy hợp lý, hợp lệ phòng kế toán vật tư sẽ viết lệnh cấp vật tư trình giám đốc ký duyệt, lệnh cấp vật tư phải được đánh số. Và đăng ký với phòng kế toán. Căn cứ vào giấy xin lĩnh vật tư, và giấy cấp vật tư kế toán sẽ lập 3 liên phiếu xuất kho. - Liên 1: giao cho thủ kho - Liên 2: giao cho người lĩnh vật tư - Liên 3: Gửi cho phòng vật tư Căn cứ vào phiếu xuất kho hợp lệ, thủ kho sẽ xuất kho và ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho. Số bộ phận nguyên liệu xuất kho được sử dụng để ghi vào thẻ kho, định kỳ 5 ngày chuyển cho phòng kế toán để nhập sóo liệu máy. * Tài khoản sử dụng Đối với nguyên liệu xuất kho thì khi xuất chủ yếu là sản phẩm, ngoài ta còn phục vụ quản lý doanh nghiệp, sửa chữa thay thế phụ tùng, máy móc suất gia công Để theo dõi tình hình xuất nguyên vật liệu kế toán sử dụng tài khoản "621" nguyên vật liệu trực tiếp. - Nội dung: dùng để tập hợp các khoản chi phí nguyên vật liệu phát sinh và kết chuyển chi phí sản xuất vào các đối tượng tập hợp chi phí: - Bên nợ: Phản ánh các khoản chi phí nguyên vật liệu phát sinh - Bên có: Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu vào đối tượng chịu chi phí ở tài khoản này không có số dư Trong đó "TK 621" mở hai TK cấp II đỡ theo dõi các khoản chi phí phát sinh từng phân xưởng + TK 621.1. Chi phí NVL trực tiếp ở nhà máy gạch XH + TK 621.2. Chi phí NVL trực tiếp ở nhà máy gạch BH Ngoài TK 621.1, TK 621.2 còn được mở chi tiết thành các điều khoản để theo dõi chi phí NVL cho từng sản phẩm TK 621.101: Chi phí NVL trực tiếp sản xuất gạch rỗng 60 (nhà máy gạch XH) TK 621.107: Chi phí NVLTT để sản xuất gạch đặc 60 (nhà máy gạch BH) TK 621.130: Chi phí NVLTT sản xuất gạch ốp lát chân hề (nhà máy gạch XH) Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản như "TK 627" chi phí nguyên liệu, "TK 6422" chi phí vật liệu quản lý "TK 241" ci phí xây dựng cơ bản" để theo dõi các khoản chi phí nguyên vật liệu phục vụ cho công tác phân xưởng, quản lý doanh nghiệp xây dựng cơ bản. Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng NVL mà kế toán tiến hành định khoản - ở trường hợp ta xuất NVL dùng trực tiếp để sản xuất sản phẩm Nợ TK 621 (chi phí NVLTT nhà máy gạch XH) Có TK 152 - Nếu ta xuất NVL dùng cho quản lý Nợ TK 627 Có TK 152 - Nếu xuất NVL quản lý chung cho DN Nợ TK 642 Có TK 152 - Nếu xuất NVL phục vụ cho xây dựng cơ bản Nợ TK 241 Có TK 152 Như vậy ta thành lập quy trình nhập như sau: Khi ta xuất kho thì kế toán chỉ cần nhập số lượng(số xuất không lớn hơn số tồn) ở đây máy sẽ tự động tính giá thành tự xuất kho sau khi tự động thực hiện bút toán cuối kỳ Về mặt chứng từ: thì có phiếu xuất, mã khách hàng, tên khách hàng địa chỉ, người nhận hàng, diễn giải, số phiếu xuất ngày hạch toán, ngày lập phiếu. Chi tiết mặt hàng: thì có mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, mỗi kho, tên kho, số lượng tồn kho hiện thời, số lượng tồn kho hiện thời, số lượng xuất TK nợ.. TK có Phần tính tổng phiếu xuất thì có tổng sản lượng xuất kho, tổng tiền hàng xuất * Số sách, báo cáo Các số sách, báo cao bày chỉ được trình bày từ chi tiết đến tổng hợp nhất như số chi tiết TK 6211, sổ cái và sổ chi tiết 627, 642 Đối với hàng xuất báo cáo sau: bảng kê phiếu xuất, bảng kê phiếu của một vật tư, bảng kê phiếu xuất theo nhóm khách hàng. Phần III: Một số ý kiến nhằm góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong sản xuất KDC của công ty gốm xây dựng Xuân Hoà 1. Nhận xét chung về công tác kế toán tại công ty gốm xây dựng Xuân Hoà Công ty gốm xây dựng Xuân Hoà là một đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập thuộc công ty thủy tinh và gốm xây dựng. Sản phẩm chủ yếu của công ty là các loại gạch xây, gạch men và một số loại ngói phục vụ cho ngành xây dựng. Đặc biệt trong giai đoạn nền kinh tế thị trường, với nền tảng kinh nghiệm và cơ sở vật chất đã có cùng với sự nỗ lực quyết tâm của cán bộ công nhân viên với sự lãnh đạo của bộ máy quản lý, công ty đã mạnh dạn đầu tư đổi mới máy móc thiết bị xây dựng nhà xưởng, nghiên cú sản xuất mặt hàng mới, lựa chọn được đúng hướng đi đúng điểm, đáp ứng được nhu cầu thị trường, giúp công ty ngày càng lớn mạnh đứng vững trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của thị trường. Với hơn 20 năm xây dựng và trưởng thành (từ khi sát nhập hai nhà máy: nhà máy Xuân Hoà và nhà máy Bá Hiến năm 1978 trải qua bao khó khăn và thử thách công ty đã dần lớn mạnh về mọi mặt và khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Để có được kết quả như vậy là nhờ công ty đã thực hiện tốt công tác tổ chức sản xuất nói chung và quản lý NVL nói riêng. Qua thời gian thực tập tìm hiểu được công tác kế toán của công ty gốm xây dựng Xuân Hoà, đi sâu nghiên cứu công tác kế toán NVL em có một số nhận xét công tác kế toán NVL tại công ty như sau: a. Những ưu điểm Cùng với sự lớn mạnh của công ty, công tác kế toán nói chung, công tác kế toán NVL nói riêng đã không ngừng được hoàn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Về cơ bản tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà phù hợp với quy mô sản xuất, đặc điểm tổ chức sản xuất và trình độ kế toán b. Công tác quản lý NVL nói chung của côngty + ở khâu nhập - kế hoạch và thu mua: Công ty đã xây dựng hoà thiện tốt kế hoạch thu mua NVL, nhờ đó mà mặc dù khối lượng vật tư lớn, chủng loại đa dạng công ty vẫn cung cấp đầy đủ cho sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiếp tục, không được gián đoạn, ngừng trệ. Với đội ngũ cán bộ tiếp liệu tương đối linh hoạt, am hiểu thị trường giá cả. Công ty đã thường xuyên ký hợp đồng mua NVL với những đơn vị có những nguồn hàng tốt chất lượng cao giá cả phù hợp. + ở khâu dự trữ bảo quản: Hàng năm công ty đều xây dựng được kế hoạch dự trữ NVL một cách cần thiết hợp lý vừa đảm bảo cho sản xuất liên tục bị gián đoạn, vừa tránh gây ứ đọng vốn. Hệ thống hàng tồn kho của công ty được trạng bị tốt đội ngũ kho có trách nhiệm am hiểu đảm bảo được công tác bảo quản cất dữ NVL tạo điều kiện việc sử dụng và kiểm tra + ở khâu sử dụng: Mọi nhu cầu sử dụng NVL đều được bộ phận kế toán vật tư kiểm tra và có sự phê chuẩn của Giám đốc cũng như bộ phận có liên quan khác để đảm bảo cho nguyên vật liệu xuất ra được sử dụng có mục đích c. Công tác kế toán NVL + Về cơ cấu bọ máy ké toán: Công ty đã có một bộ máy kế toán với đội ngũ cán bộ kế toán, có trình độ chuyên môn cao nhiệt tình nhanh nhẹn và linh hoạt trong việc tiếp cận những thay đổi cơ chế mới, tác phong làm việc khoa học, có tinh thần đoàn kết, giúp đõ hỗ trợ nhau trong công việc. + Việc lập và luân chuyển chứng từ: Việc lập và luân chuyển chứng từ hay nói chung là hợp lý, không gây chồng chéo. Các loại chứng từ của công ty đều được đăng ký ở nhà máy Hà Nội, mẫu biểu các loại chứng từ này nói chung là rất khoa học, đáp ứng cho yêu cầu phản ánh ghi chép thông tin. + Phương pháp kế toán chi tiết: Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song, tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho theo xuất và trang bị máy tính của công ty + Việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, báo cáo kế toán. Công ty đã chấp hành nghiêm chỉnh chế độ kế toán mới áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung theo hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành. Công tác kế toán tổng hợp vật liệu được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với đặc điểm, quy mô sản xuất kinh doanh của công ty, phù hợ với điều kiện máy tính. + Việc sử dụng phần mềm kế toán Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán Fast 2003, mặc dù khối lượng nhập xuất và chủng loại NVL nhập xuất khá thiếu nhưng công ty vẫn đảm bảo cung cấp khá đầy đủ các thông tin về Nhập - Xuất - Tồn của từng thứ, từng nhóm từng loại NVL d. Những hạn chế Trong công tác kế toán NVL của công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, còn có những hạn chế nhất định cần phải xem xét lại nhằm cải thiện cho phù hợp với yêu cầu quản lý trong điều kiện kinh tế hiện nay. + Việc lập danh điểm NVL: Mặc dù công ty có phân loại nguyên vật liệu nhưng trên thực tế việc phân loại như trên là chưa có một tiêu thức cụ thể và chưa thực sự tách bạch, gây nhiều khó khăn trong công tác kế toán. Hầu như công ty chưa có cơ sở danh điểm chính thức, việc sử dụng tên gọi ký hiệu NVL chưa được thống nhất, do đó đôi khi gây khó khăn cho việc đối chiếu kiểm tra, giữa kế toán và thủ kho. Điều này bộc lộ rõ với nguyên vật liệu là các loại máy móc thiết bị có nhiều chủng loại khác nhau, mã hoả, nhận diện rất khó khăn. + Vềc việc đánh giá NVL: NVL của công ty hầu hết được đánh giá theo đúng trị giá vốn thực tế (giá vốn nhập bằng giá mua). Tuy nhiên trong trường hợ nguyên vật liệu mua được vận chuyển bằng xe đội của vận tải. Ví dụ: Trong tháng hai, công ty có nhập mua một bàn tính và một tủ tài liệu phục vụ cho quản lý văn phòng theo hoá đơn số 058116 và 088404 ngày 15/02/2003 công ty đã hạch toán các khoản chi phí vận chuyển như sau: (vận chuyển bằng xe của doanh nghiệp) Nợ TK 642: 80.000đ Có TK 111 (phí cho NV) 50.000 Có TK 152 (xăng chạy xe:30.000) + Về thủ tục nhập kho NVL: Hầu hết các NVL của doanh nghiệp đều làm thủ tục nhập kho theo đúng quy tringh công nghệ nhập. Với phế liệu thu hồi thì công ty làm thủ tục nhập kho khi nào có khách mua, bộ phận vật tư mới thông báo lại cho kế toán nhập theo số lượng và trị giá + Về việc trang bị máy tính: Hiện nay tại phòng được trang bị 5 máy tính và hai máy in. Với tình trạng trên thì có thể chưa giải quyết một khối công việc khá lớn mà bộ máy kế toán của công ty dang đảm nhận. Đặc biệt vào thời điểm cuối tháng do khối lượng nghiệp vụ hạch toán và xử lý phát sinh lớn đã gây không ít khó khăn cho nhân viên kế toán, trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao. Hơn nữa thế với khối lượng máy tính quá ít công ty cũng chưa thực hiện được quyền sử dụng do kế toán phân chia. 2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế tóan NVL tại công ty gốm xây dựng Xuân Hoà Với mong muốn được đóng góp một phần nhỏ ý kiến của mình vào hoàn thiện công tác kế toán của đơn vị, góp phần làm công tác kế toán thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế có hiệu quả cao, phục vụ tốt cho quá trình quản lý nói chung của doanh nghiệp, qua thời gian thực tập tại công ty sau khi em tìm hiểu nắm bắt đối chiếu với lý luận đã được học tập và nghiên cứu em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến như sau: Kiến nghị thứ nhất: Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà là một đơn vị sản xuất có uy tín các mặt hàng trên thị trường nói chung và đảm bảo cho việc xây dựng có uy tín. Nguyên vật liệu là một vấn đề quan trọng, vậy nên khi đánh giá NVL công ty cần phải tuân thủ đúng các nguyên tắc kế toán đã được thừa nhận. Theo em hoạt động của đội vận tải của công ty có thể coi là một xưởng sản xuất phụ trợ, do đó công ty nên tập hợp chi phí giá thành sản xuất cho đội vận tải, trong đó đối tượng tính giá thành có thể là km vận chuyển. Tương ứng với việc tính giá thành ở đội vận tải, khi phát sinh chi phí NVL cho đội vận tải này chuyên chở công ty sẽ hạch toán vào tài khoản: TK 627, TK 642 mà sẽ lựa chọn một tiêu thức phân bổ hợp lý để phân bổ chi phí thu mua NVL, tiêu thức mà công ty có thể lựa chọn giá mua của NVL. Ví dụ: Theo hoá đơn số 058116 và hoá đơn số 008464 ngày 15/2/2003 doanh nghiệp có mua NVL như sau: - Tủ tài liệu, trị giá: 400.000 (VND) - Bàn vi tính, trị giá: 200.000 (VND) Chi phí vận chuyển (giá thành của đội vận tải): 80.000 Chi phí thu mua phân bổ cho số nguyên vật liệu mua về là: - Tủ tài liệu: (80.000 : 1.600.000) x 1.400.000) = 70.000 VND - Bàn vi tính: (80.000 : 1.600.000) x 200.000 = 10.000 VNd Khi đó doanh nghiệp hạch toán tài khoản chi phí NVL như sau: Nợ TK 152 (chi tiết - Tủ tài liệu: 70.000 VND - Bàn vi tính: 10.000 VND Có TK 154 (đơn vị vận tải): 80.000 VND Kiến nghị thứ hai: Kế toán NVL có mối quan hệ chặt chẽ với phân hệ kế toán chi phí sản xuất và giá thành, kế toán tổng hợp. Do đó để thuận tiện việc theo dõi, quản lý các khoản chi phí NVL, doanh nghiệp cần phải xây dựng phân bổ nguyên vật liệu phù hợp với các cách phân loại, nguyên vật liệu. Theo cách phân loại đề xuất, công ty có lập bảng phân bổ nguyên vật liệu theo mẫu sau: Phân bổ nguyên vật liệu tháng 2 năm 2002 TK Có TK Nợ TK 152 Cộng Có TK152 TK1521 TK1522 TK1523 TK 621 (chi phí NVLTT) Xưởng XH + Gạch đặc 60 + Gạch rỗng 60 Xưởng Bá Hiến + Gạch đặc 60 + Gạch rỗng 60 TK 627 (chi phí SXC) + Nhà máy gạch Xuân Hoà + Nhà máy gạch BH + TK 642 (chi phí QLDN) Cộng Kiến nghị thứ ba: Về thủ tục nhập kho NVL Để đảm bảo việc quản lý NVL của doanh nghiệp được chặt chẽ tránh tình trạng thất thoát, mất mát TS của đơn vị, theo em công ty nên thực hiện đúng thủ tục nhập kho phế liệu những nguyên vật liệu khác. Công ty cũng phải xác định cụ thể số lượng phế liệu loại ra trong qúa trình sản xuất đem nhập kho, giao trách nhiệm vật chất cho thủ kho các đối tượng có liên quan. Lệnh cấp vật tư Ngày 25/03/2003 Số 08 Xuất tại kho Mây Cấp cho: Phòng Hành chính Lý do sử dụng: Dùng cho phòng hành chính TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Xác nhận của thủ kho Yêu cầu Thực xuất 1 Tủ tài liệu cái 1 2 Bàn vi tính 1 Thủ kho Phụ trách KT-VT Giám đốc Công ty Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà Giấy xin xuất vật tư Tháng 03 năm 2003 Lý do xuất: Đề nghị ông Giám đốc cho xuất vật tư phục vụ sản xuất Kho xuất: Xuân Hoà TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Kho xuất 1 Đất m3 14.686 2 Than Tấn 1.775.448 3 Dầu Kg 7.529  Kết luận Qua thời gian thực tập tại Công ty gốm xây dựng Xuân Hoà đã giúp em tích luỹ được nhiều kinh nghiệm thực tế bổ ích về hạch toán kế toán đặc biệt là về hạch toán NVL. Đồng thời em cũng nhận thấy vai trò quan trọng của NVL và hạch toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất. Đó chính là lý do em chọn cho mình đề tài chuyên đề thực tập tốt nghiệp hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty gốm xây dựng Xuân Hoà Hà Nội. Với những kiến thức về hiểu biết của bản thân và sự giúp đỡ của các cán bộ trong phòng kế toán - tài chính em đã học hỏi và hiểu được phần nào về thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại công ty. Qua đó em nhận thấy công tác hạch toán nguyên vật liệu của công ty có những điểm nổi bật, góp phần không nhỏ vào sự thành công của công ty, bên cạnh đó vẫn có một số thiếu sót cần được công ty xem xét, khắc phục sao cho hợp lý, đúng theo chế độ. Những kiến nghị em đưa ra là những suy nghĩ của bản thân, với mong muốn góp phần vào hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty. Tuy nhiên do những hạn chế của mình nên những kiến nghị đó có thể có sai sót, không hợp lý. Em mong được sự hướng dẫn chỉ bảo của thầy giáo hướng dẫn, của thầy cô trong khoa và của các cán bộ trong phòng Kế toán - Tài chính của công ty. Em xin chân thành cảm ơncô giáo hướng dẫn, TS Nguyễn Thị Thanh Xuân, các thầy giáo, cô giáo trong khoa Kế toán và các cán bộ nơi thực tập đã hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Hà Nội, tháng 5 năm 200 4 Sinh viên Nguyễn Thị Lan Anh Mục lục