Đề tài Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Granite Tiên Sơn - Viglacera

lai. Mở rộng và phát triển thị trường tiếp cận và quảng bá sản phẩm tới người tiêu dùng. - Phòng tài chính kế toán: có chức năng ghi sổ và hạch toán tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty, lập và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính theo tháng, quý, năm lập các báo cáo tài chính theo quy định chung của Nhà nước và điều lệ hoạt động của tổng công ty. 1.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán a. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Để tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ, có hiệu quả đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung phù hợp với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty. Hình thức tổ chức này giúp cho việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung công tác kế toán nói riêng. Đặc biệt mô hình này cho phép việc trang bị các phương tiện, thiết bị xử lý thông tin tiên tiến, hiện đại đồng thời giúp cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán dễ dàng. Hiện nay công việc kế toán của công ty được xử lý trên máy vi tính với phần mềm kế toán Accouting của công ty có đội ngũ kế toán hiểu biết sâu về nghiệp vụ kế toán mà còn sử dụng thành thạo phần mềm kế toán này. Để giúp cho việc lập các bảng biểu, báo cáo kế toán công ty còn sử dụng các phần mềm khác như: Microsoft word, Microft Exel. Bộ máy kế toán của công ty bao gồm: kế toán trưởng, nhân viên kế toán ngân hàng, nhân viên kế toán tổng hợp,nhân viên kế toán vật tư, nguyên liệu, nhân viên kế toán tiền mặt, thanh toán nội bộ nhân viên kế toán tiêu thụ, thành phẩm và bán hàng. Bộ máy kế toán có thể khái quát qua sơ đồ sau đây: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Granite Tiên Sơn Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư nguyên liệu Kế toán tiền mặt và thanh toán nội bộ Kế toán tiêu thụ, thành phẩm và bán hàng Kế toán thanh toán với ngân hàng - Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận như sau + Trưởng phòng: - Giúp giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kinh tế tài chính công tác kế toán, làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế tài chính của Nhà nước tại đơn vị. * Kế toán tổng hợp: - Có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các tài khoản liên quan đến hoạt động sổ sách của công ty. - Tập hợp các số liệu kế toán từ các bộ phận kế toán trong công ty, kiểm tra tính chính xác từ đó vào sổ Nhật ký chung , Sổ cái và lên báo cáo tài chính. - Thực hiện quản lý tài liệu, hồ sơ và các văn bản được giao theo đúng quy định . -Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất về các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty lên giám đốc. - Tham gia xây dựng và thực hiện đúng các quy trình quy phạm, quy định của hệ thống quản lý. - Thực hiện các nhiệm vụ khi được giao. * Kế toán vật tư nguyên vật liệu - Theo dõi và hạch toán toàn bộ quá trình nhập vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu, công cụ lao động trên các nội dung số lượng, chất lượng, giá trị. - Nhận quản lý chứng từ mua hàng (hóa đơn hợp đồng…) cập nhật theo dõi. -Kết hợp cùng kế toán công nợ phải thu, thành phẩm giúp trưởng phòng ban hành các cơ chế chính sách bán hàng trình giám đốc công ty. -Làm công tác ghi chép, quyết toán lập báo cáo thuế GTGT. - Quản lý kho vật tư nguyên liệu theo chức năng kế toán vật tư. - Lập báo cáo quản trị của phần công việc được giao. * Kế toán tiền mặt và thanh toán nội bộ. - Nhận quản lý hóa đơn liên quan đến phần thanh toán tiền mặt - Tiếp nhận các chứng từ liên quan đến thanh toán các khoản phải thu, phải trả nội bộ, chứng từ thu chi tiền mặt… - Kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý, chính xác của chứng từ, phản ánh nghiệp vụ kế toán phát sinh trên thực tế. - Theo dõi và kiểm tra về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. - Đối chiếu với thủ quỹ và kiểm soát quỹ theo chức năng của kế toán tiền mặt. * Kế toán tiêu thụ thành phẩm và kế toán bán hàng - Theo dõi và hạch toán toàn bộ quá trình nhập xuất thành phẩm và bán thành phẩm quản lý hóa đơn bán hàng - Theo dõi và quản lý, đôn đốc công nợ phải thu. - Tham gia kiểm soát việc tuân thủ quy chế tiêu thụ sản phẩm và các quy định của tổng công ty, của Nhà nước. - Quản lý kho thành phẩm theo chức năng kế toán kho thành phẩm. - Thực hiện việc hạch toán kế toán bán hàng, phiếu nhập sản phẩm sản xuất, điều chuyển sản phẩm theo nội dung chứng từ phản ánh. - Cuối tháng thực hiện việc thống kê kết quả kinh doanh doanh thu sản lượng , giá bán, công nợ, thu tiền, đối chiếu số liệu với bộ phận kinh doanh bán hàng sản phẩm để đảm bảo số liệu bán hàng phát sinh trong kỳ chính xác, đúng thực tế làm cơ sở để báo cáo tình hình kinh doanh với ban lãnh đạo công ty. - Cuối tháng thực hiện đối chiếu số liệu sổ sách tồn kho thành phẩm với số liệu trên thẻ kho đảm bảo số lượng tồn kho thực tế khớp với số liệu trên sổ sách. - Lập báo cáo quản trị theo phần việc của mình phụ trách. * Kế toán theo dõi tiền gửi ngân hàng Theo dõi toàn bộ các khoản vay ngân hàng. Lập kế hoạch vay, trả nợ vốn ngắn, trung dài hạn. Tính lãi vay định kỳ để hạch toán chi phí. Trực tiếp quan hệ với ngân hàng để vay vốn, trả nợ vay phục vụ sản xuất kinh doanh. b) Chế độ kế toán áp dụng * Vì bộ máy kế toán ở công ty Granite Tiên Sơn được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung nên mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được gửi về phòng tài chính kế toán để kiểm tra xử lý và ghi sổ kế toán. - Niên độ kế toán của công ty áp dụng cho năm tài chính 12 tháng bắt đầu từ ngày 11 đến 31/12 năm tài chính. - Phương pháp khấu hao mà công ty chọn là phương pháp khấu hao theo sản lượng. - Tỷ giá sử dụng trong quy đổi ngoại tệ là áp dụng theo phương pháp tính giá bình quân gia quyền. - Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo hệ thống tài khoản kế toán của QĐ 1144/QĐ/TC/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản của công ty được xây dựng dựa trên nhu cầu quản trị nội bộ tại đơn vị. Hệ thống tài khoản được chi tiết há thành các tài khoản cho tiện việc theo dõi và lập báo cáo quản trị phục vụ cho nhu cầu quản lý tại đơn vị. c. Hệ thống chứng từ kế toán Bên cạnh hệ thống sổ sách công ty còn sử dụng nhiều loại chứng từ để giúp cho việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời, chính xác để tránh xảy ra sai phạm thất thoát. Hệ thống chứng từ của công ty gồm các loại như hoá đơn bán hàng , phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất điều chuyển, liên bản kiểm nghiệm, bảng chấm công, các bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ chi phí, phiếu xin tạm ứng, biến bản đánh giá lại tài sản cố định, giấy báo có, giấy báo nợ của ngân hàng, giấy xin cấp vật tư nguyên liệu cho sản xuất, hợp đồng mua bán hàng. d. Hệ thống sổ kế toán Cùng với sự phát triển của công ty, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều, đa dạng. Để phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất kinh doanh và điều kiện sử dụng máy tính của mình, công ty đã lựa chọn hình thức sổ Nhật ký chung. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào các thông tin ban đầu trên hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi… để ghi sổ tổng hợp và chi tiết. Do công ty áp dụng hình thức ghi sổ theo Nhật ký chung nên đơn vị sử dụng các loại sổ như: Sổ Nhật Ký chung , Sổ cái các tài khoản có liên quan, các bảng phân bổ, (như chi phí, tiền lương và các khoản trích theo lương…). Ngoài hệ thống sổ sách tổng hợp công ty còn sử dụng nhiều sổ chi tiết theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị phù hợp với yêu cầu quản trị nôi bộ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung áp dụng tại công ty Granite Tiên Sơn có thể khái quát qua sơ đồ sau. Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức Nhật ký chung * Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ (phụ lục số 3). Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ Nhật ký đặc biệt Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Điếu chiếu, kiểm tra: Hàng ngày. Căn cứ vào các chứng từ gốc, các đối tượng cần theo dõi chi tiết kế toán ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan. Đồng thời ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó chuyển ghi vào các sổ có liên quan. Cũng có trường hợp đơn vị mở sổ nhật ký mua hàng, thì căn cứ vào các chứng từ gốc ghi vào sổ Nhật ký chung đặc biệt định kỳ hoặc cuối tháng lấy số liệu liên quan chuyển ghi vào sổ cái. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh, đồng thời lập bảng tổng hợp chi tiết, sau khi đối chiếu số liệu tổng hợp trên sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết sẽ lập báo cáo tài chính. Việc sử dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung vào hình thức kế toán Nhật ký chúng từ đã tạo thuận lợi cho phòng tài chính chỉ đạo nghiệp vụ, phát sinh đầy đủ vai trò chức năng của kế toán tạo điều kiện chuyên môn hoá, nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán đảm bảo sự giám sát tập trung của kế toán trưởng đối với việc quản lý các hoạt động kế toán trong việc phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong toàn bộ công ty. - Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ tại công ty Granite Tiên Sơn trên phần mềm kế toán past. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế toán fast Chứng từ gốc Kế toán kiểm tra và phân loại chứng từ Kế toán nhập chứng từ vào máy Cung cấp thông tin đầu ra Máy xử lý thông tin và đưa ra các sản phẩm Sổ (thẻ chi tiết) Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán e. Hệ thống báo cáo kế toán - Hệ thống báo cáo kế toán của công ty gồm có 2 loại: hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước, hệ thống báo cáo quản trị phục vụ cho mục đích quản trị theo nội bộ tại đơn vị. - Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm các loại: Bảng cân đối kế toán hệ thống báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thuyết minh báo cáo tài chính. - Hệ thống báo cáo quản trị bao gồm các loại báo cáo: Bảng kê nhập xuất tồn vật tư nguyên liệu, bản đối chiếu công nợ với khách hàng, bảng cân đối phát sinh các tiểu khoản, bảng kê các loại chi phí, báo cáo tồn kho, báo cáo kết quả tiêu thụ, báo cáo về tình hình bán hàng bị trả lại, báo cáo về tình hình chiết khấu cho khách hàng, báo cáo về chính sách bán hàng, chinhs ách giá cả của công ty, báo cáo về tình hình xuất khẩu hàng hoá của công ty, bảng kê tình hình tạm ứng cho công nhân viên, báo cáo về tình hình hao phí nguyên vật liệu trong sản xuất. 1.2. Tình hình thực hiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Granite Tiên Sơn 1.2.1. Đặc điểm, tình hình quản lý và phân loại nguyên vật liệu tại công ty Granite Tiên Sơn 1.2.1.1. Đặc điểm phân loại nguyên vật liệu Công ty Granite Tiên Sơn là một công ty kinh doanh và sử dụng rất nhiều loại vật liệu với khối lượng lớn. Những nguyên vật liệu có tính chất hóa học và sử dụng trong các quy trình và công dụng khác nhau cho nên vấn đề quản lý nguyên vật liệu sao cho khoa học, chặt chẽ vế số lượng, giá trị cũng như việc theo dõi và phân loại. Để việc theo dõi hiệu quả tình hình sử dụng nguyên vật liệu thì công ty tiến hành mã hóa trên máy tính như sau: Mã vật tư Tên Vật tư NL Nhóm Nguyên liệu chính ME Nhóm men MA Nhóm màu DG Nhóm nhiên liệu (gồm dầu và gas) VLP Nhóm vật liệu phụ PT Nhóm phụ tùng khác Để thuận tiện cho việc quản lý, công ty còn phân loại nguyên vật liệu như sau: - Nguyên liệu chính: cao lanh, đất sét - Nguyên liệu phụ: men, màu - Nhiên liệu: điện, dầu, gas - Phụ tùng: Môdun, ống kẽm, bi sứ Để quản lý vật tư vừa đảm bảo cho yêu cầu tiếp nhận vật tư nhanh chóng, chính xác, đảm bảo cho việc xuất dùng đầy đủ, kịp thời. Nhà máy đã tổ chức bộ phận tiếp nhận vật tư theo đúng quy định, đảm bảo nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, giảm chi phí. Hơn thế nữa việc bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu cũng rất chú trọng. Về việc hạch toán nguyên vật liệu nhà máy thực hiện đầy đủ các quy định về chứng từ, sổ sách thủ tục nhập xuất. Về chi phí nguyên vật liệu nhà máy quản lý theo định mức tiêu hao phòng vật tư, phòng kế hoạch căn cứ vào nhu cầu sản xuất để xây dựng định mức về vật tư cho từng sản phẩm. 1.2.2. Đặc điểm tính giá nguyên vật liệu Việc tính giá nguyên vật liệu, công ty thực hiện theo nguyên tắc giá vốn thực tế vì vậy công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế của nguyên vật liệu ngoài là giá không bao gồm thuế GTGT> Việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho thì công ty tính theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Việc tính toán thì được thực hiện trên máy tính như sau: Đến cuối tháng dựa trên số lượng và giá trị tồn đầu tháng, số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập trong tháng đó, từ đó máy tính sẽ tự động tính ra đơn giá bình quân của nguyên vật liệu xuất ra trong tháng. Tính theo phương pháp này cho phép xác định chính xác giá trị vật liệu xuất kho. 1.2.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào cho các quá trình sản xuất kinh doanh. Cho nên vấn đề bảo quản tốt nguyên vật liệu, giảm thiểu hao hụt, mất mát thì công ty xây dựng hệ thống kho và bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật.Có sự sắp xếp, bố trí nhân viên thủ kho và thực hiện các nghiệp vụ xuất kho. 1.2.2.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tại công ty được áp dụng hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. 1.2.2.1. Chứng từ sử dụng Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng phương pháp ghi thẻ song song. Theo phương pháp này các chứng từ mà công ty đang áp dụng để hạch toán chi tiết. - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Thẻ kho - Phiều xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Biên bản kiểm kê vật tư - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Hóa đơn giá trị gia tăng Căn cứ vào các chứng từ kế toán lập bảng kê, các sổ sách 1.2.2.2. Nội dung hạch toán a) Tại kho Hiện nay, nguyên vật liệu mua về được bảo quản trong các kho khác nhau tùy theo từng loại. Tại mỗi kho thủ kho dùng các thẻ kho để theo dõi tình hình, nhập, xuất tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng doanh điểm vật tư ở từng kho. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ xảy ra thì thủ kho kiểm tra số lượng thực nhập, thực xuất với số lượng ghi trên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Căn cứ vào các chứng từ này thủ kho ghi thẻ kho vật liệu liên quan, cuối ngày tính ra số tồn và ghi vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Cuối tháng, thủ kho cộng tổng nhập, tổng xuất vật liệu trong tháng và số tồn cuối tháng của từng doanh điểm vật liệu để đôn đốc đối chiếu với bảng tổng hợp nhập xuất tồn do kế toán lập. Ta có thẻ kho vào tháng 1 năm 2006 như sau: Biểu 01: Thẻ kho Ngày lập thẻ: Tháng 1 năm 2006 Tờ số: Tên, nhãn, quy cách vật tư: Bột xương cao lanh Đơn vị tính: kg Mã số: NL 1001 STT Chứng từ Trích yếu Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận KT SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 30.000 03 4/1 Nhập vật tư 5/1 40.000 70.000 04 4/1 Xuất vật tư cho PXSX 6/1 20.000 50.000 05 7/1 Xuất vật tư cho PXSX 7/1 20.000 30.000 08 8/1 Nhập vật tư của công ty KYSB 10/1 100.000 130.000 12 13/1 Xuất vật tư cho PXSX 13/1 10.000 120.000 25 17/1 Xuất vật tư cho PXSX 10.000 110.000 29 27/1 Xuất vật tư cho PXSX 27/1 25.000 85.000 Tổng cộng 140.000 85.000 85.000 Tại phòng Nguyên vật liệu được hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song và mở sổ kế toán theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Khi có các nghiệp vụ nhập xuất kho tì kế toán nguyên vật liệu nhập các phiếu xuất kho, nhập kho và ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm. Kế toán nguyên vật liệu dựa trên các phiếu nhập kho, xuất kho làm nên các bảng kê phiếu nhập kho, xuất kho. Các bảng kê được lập theo trình tự thời gian và riêng cho từng loại nguyên vật liệu.Từ các bảng kê này kế toán có thể tổng hợp được giá trị vật liệu xuất để đối chiếu so sánh với bảng kê tổng hợp nhập xuất tốn, đối chiếu với sổ cái tài khoản 152. Từ các phiếu nhập kho, xuất kho ta có bảng kê phiếu nhập kho, xuất kho trong Tháng 1/2006 như sau: Biểu 02: Bảng kê phiếu nhập Từ ngày 01/01/2006 đến 31/01/2006 Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 01/01 01 Nhập men màu 1) Fsit FAT 2161 Kg 50.000 11.000 550.000.000 2) Fsit SBT 0003 Kg 3.000 2.700 8.100.000 Cộng 558.100.000 03/1 05 Nhập Modun PSKD 1432 Modun-C200HSCPV21E Bộ 1 34.000.000 34.000 PSKD 1487 Modun CMV3-2350T Bộ 1 67.000.000 67.000.000 Cộng 101.000.000 10/1 12 Nhập bột cao lanh Xương của công ty KSYB NL 1001-Bột cao lanh xương Kg 1.00.000 605 605.000.000 Cộng 605.000.000 Tổng cộng 1.264.000.000 Biểu 03: Bảng kê phiếu xuất Từ ngày 1/01/2006 đến 31/01/2006 Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 02/01 PX01 Xuất dầu cho xe nâng KOMATSU DG1001-Dầu Diezen lít 200 7.500 1.500.000 Cộng 1.500.000 03/1 PX02 Xuất vật liệu cho sản xuất NL 1003-Đất sét Trúc Trộn NL 1005-Feld par Văn Bàn kg kg 20.000 5.000 500 525 10.000.000 2.625.000 Cộng 12.625.000 10/1 PX15 Xuất vật liệu cho sản xuất NL 1001 - Bột cao lanh Xưởng Kg 15000 605 9.075.000 Cộng 9.075.000 Tổng cộng 23.200.000 Ngoài hai bảng kê trên, thì cuối kỳ kế toán lập bảng kê tổng hợp nhập xuất tốn. Việc lập bảng kê được tiến hành như sau: Tháng đầu tiên của năm, kế toán vật liệu vào các số dư đầu kỳ với tất cả các loại vật liệu,tháng sau máy sẽ tự chuyển từ số dư tháng trước sang. Khi có các nghiệp vụ nhập xuất phát sinh thì số lượng và giá trị nhập kho, xuất kho của từng danh điểm vật tư sẽ được lưu vào máy tính: Cuối kỳ, thì nhập mã vật liệu ta sẽ có số liệu về tổng số lượng và giá trị nhập kho, xuất kho trong kỳ của loại vật liệu đó. Từ các nhập kho, phiếu xuất kho phát sinh ta có bảng tổng hợp nhập xuất tồn cuối tháng như sau: Bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn STT Mã VT Tên vật tư Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Nhóm NL chính 9450857520 4120456000 4689457000 8881856520 1 NL1001 Cao lanh xương Kg 31.00 18.755.000 100.000 60500000 70000 42350000 6.1000 36905000 2 NL1002 Đolomt Thanh Hóa Kg 9.800 5.233.200 12.000 6408000 15.000 8.010.000 6800 3631200 3 NL1003 Đất sét Trúc Thôn Kg 120.000 57.120.00 500.000 238000000 400.000 1.90400000 220000 104720000 4 NL1004 Bi sứ nội Kg 10.929 551.530 110.032 52781500 116748 55012300 4213 3284580 ME Nhóm men Kg 1 ME 1001 Nhóm Men 302/243 Kg 98.270 1.235.869.000 98270 1235869000 2 ME 1003 Men 391/7/Co Kg 48.900 26003000 10000 4317600 2.000 10635170 38900 20689030 3 ME 1004 Fsit I603 Kg 53.808 4280070 42760 3399420 11048 880650 4 ME 1037 Fsit G1229 Kg 8700 2319379 10000 2760000 18700 5079379 Cộng tháng 18426379149 9120789000 11926721000 15620447149 Như vậy việc hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song tại Công ty Granite Tiên Sơn được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty gạch Granite Tiên Sơn Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp Nhập, xuất, tồn Phiếu xuất kho Thẻ kho Kế toán tổng hợp Bảng kê phiếu nhập kho Bảng kê phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán công ty còn sử dụng chi tiết để theo dõi nguyên vật liệu xuất trong kỳ. Việc lập sổ chi tiết nguyên vật liệu này như sau: Tháng đầu tiên của năm kế toán vật liệu phải vào số dư đầu kỳ của tất cả các loại vật liệu, việc này chỉ thực hiện 1 lần, còn số liệu của tháng sau sẽ do kế toán máy làm. Biểu số 05: Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tháng 1/2006 Tên tài khoản: 152 C1521 Tên kho: K01 Tên vật liệu: Bột cao lanh xương Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải TK Đư Đơn giá Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT Số dư đầu tháng 605 31.000 18.755.000 08 08/1 Nhập vật tư 331 605 100.000 60.500.000 131.000 79.255.000 15 08/1 Xuất vật tư PXSX 621 605 15.000 9075.000 116.000 70.180.000 25 09/1 Xuất PXSX 621 605 20.000 12.100.000 96.000 58.080.000 27/1 10/1 Xuất PXSX 621 605 35.000 21.175.000 61.000 36905.000 Tổng cộng 100.000 60.500.000 70.000 42350000 61.000 36905.000 1.2.3. Hạch toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu Việc lập kế hoạch sản xuất thì công ty tiến hành lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu dựa trên khả năng và nhu cầu sản xuất của công ty. Công ty thu mua những nguyên vật liệu chính để phối liệu sản xuất: xưởng gạch ốp lát như: đất sét, cao lanh, Feldspar, Đolimít. Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất chủ yếu là mua ở trong nước và một số vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài. 1.2.3.1. Nguyên vật liệu mua trong nước - Nguyên vật liệu được mua từ các nguồn như: đất sét được cung cấp từ mỏ sét Trúc Thôn - Chí Linh - Hải Dương, Fedls par được cung cấp ở Lào Cai, Yên Bái, Đôlêmit thì ở Thanh Hóa. - Các nguyên vật liệu được mua dưới dạng ký hợp đồng với công ty khoáng sản. Một số mẫu hợp đồng, hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu nguyên vật liệu, phiếu giao nhận vật tư, phiếu nhập kho như sau: Biểu 06: hợp đồng mua bán Ngày 3 tháng 1 năm 2006 (Số 01 năm 2006) Bên bán: Công ty khoáng sản Yên Bái Địa chỉ: 393 đường Điện Biên - phường Minh Tâm - thị xã Yên Bái Bên mua: Công ty gạch Granite Tiên Sơn Địa chỉ: Khu công nghiệp Tiên Sơn - Bắc Ninh Hai bên ký hợp đồng mua bán với những điều khoản sau: Điều 1: Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền Tên hàng: Bột cao lanh xương, số lượng 100.000 kg Đơn giá gốc 605đ/kg Thuế GTGT: 10%; tổng giá trị thanh toán: 66.550.000đ Điều 2: Quy cách, chất lượng Cỡ hạt = 35%; độ ẩm < 5% SiO2 53% Độ trắng: 74% Điều 3: Bao bì, đóng gói Đóng gói trong bao, trọng lượng 50 kg Điều 4: Hàng được giao tại Công ty gạch Granite Tiên Sơn từ ngày 8/1/2006 đến ngày 13/1/2006 Điều 5: Thanh toán muộn nhất là ngày 25/2/2006 Điều 6: Hai bên thực hiện đúng hợp đồng Đại diện bên bán Đại diện bên mua Hợp đồng được thực hiện ngày 7/1/2006, công ty nhận được hóa đơn của công ty khoáng sản Yên Bái như sau: Hóa đơn (GTGT) Liên 2: (giao cho khách hàng) N: 1289 Ngày 7 tháng 1 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty khoáng sản Yên Bái Địa chỉ: 393 Điện Biên - Yên Bái Điện thoại: MST: 52001175191 Họ và tên người mua hàng: Công ty Granite Tiên Sơn Địa chỉ: Khu Công nghiệp Tiên Sơn - Bắc Ninh Hạn thanh toán : Thanh toán sau STT Tên hàng hóa Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột cao lanh xương Kg 100.000 605 60.500.000 Cộng tiền hàng 60.500.000 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 6.050.000 Tổng cộng tiền thanh toán 66.550.000 Số tiền bằng chữ: Sáu mươi triệu ba trăm năm mươi ba ngàn đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi nhận hóa đơn GTGT thì nhân viên thu mua vật liệu mang về phòng kế hoạch để kiểm tra đối chiếu với hợp đồng và kế hoạch thu mua để có quyết định nhận hàng hay không. Đối với các loại nguyên vật liệu chính này, trước khi nhập kho phòng kỹ thuật lập biên bản kiểm nghiệm và tiến hành kiểm tra quy cách, chất lượng. Sau khi kiểm tra thì kết quả được ghi vào biên bản nghiệm thu nguyên vật liệu nhập kho. Biểu 08: Biên bản nghiệm thu nguyên vật liệu nhập kho Bắc Ninh, ngày 8 tháng 1 năm 2006 Tại Công ty Granite Tiên Sơn, gồm có: 1, Ông Nguyễn Văn Chiến - Quản đốc phân xưởng sản xuất 2, Ông Nguyễn Văn Thuận - Thủ kho nguyên vật liệu 3, Ông Trịnh Ngọc Bảo - Trưởng phòng kỹ thuật 4, Bà Nguyễn Thị Hồng - Phòng kế hoạch Sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng nguyên vật liệu nhập kho do công ty khoáng sản Yên Bái cung cấp trong tháng 1 năm 2006. Theo các chứng từ kèm theo sau: Hóa đơn GTGT số 1289 ngày 7/1/ 2006 Bản kết quả phân tích thành phần hóa học Bản theo dõi kết quả về độ ẩm nguyên vật liệu nhập kho. Kết luận: đủ số lượng, chất lượng tốt Phòng Kế hoạch Thủ kho Phòng kỹ thuật Quản đốc PX Đối với một số nguyên vật liệu công ty mua trên thị trường mà không phải ký hợp đồng cung cấp thì khi vật liệu về kho thì nhân viên phòng kỹ thuật sẽ lập phiếu giao nhận vật tư dựa trên hoá đơn của người bán. Ngày 8/1/2006 công ty mua Môdun của công ty Thương mại và dịch vụ kinh doanh xuất khẩu tổng hợp theo hóa đơn GTGT số 50 Trước khi nhập kho nguyên vật liệu thì công ty lập phiếu giao nhận vật tư như sau: Biểu 09: phiếu giao nhận vật tư Bắc Ninh, ngày 8 tháng 1 năm 2006 Tại Công ty Granite Tiên Sơn, gồm có: 1, Ông Nguyễn Ngọc Cần: đại diện công ty Thương mại và dịch vụ kinh doanh XNK tổng hợp 2, Ông Nguyễn Văn Thuận: Thủ kho Cùng giao nhận số vật tư như sau: STT Tên, quy cách sản phẩm Mã ký hiệu Đơn vị Số lượng Ghi chú 1 Bộ Modun C3000-HX PT124 Bộ 1 2 Modun CHB1-NA200 PT104 Bộ 1 Người giao Thủ kho bên nhận Vật liệu sau khi được kiểm nghiệm thì phòng kế toán lập phiếu nhập kho vật liệu. Sau đó thì các phiếu nhập kho được cập nhật vào máy tính để xử lý dữ liệu. Biểu 10: phiếu nhập kho Bắc Ninh, ngày 8 tháng 1 năm 2006 Chứng từ số 08 Liên 2 Người giao dịch: Anh Phương Địa chỉ phòng kế hoạch Diễn giải: Nhập vật tư theo hợp đồng số 1289 ngày 7/1/2006 Nhập kho tại: K01 Dạng nhập: phải trả người bán (331) STT Tên vật tư TK vật tư Mã vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột cao lanh xương 1521 NL1001 kg 100.000 605 60.500.000 Tổng tiền hàng: 60.500.000 Thuế GTGT: 6.050.000 Tổng tiền thanh toán: 66.550.000 Viết bằng chữ: sáu mươi sáu triệu năm trăm, năm mươi nghìn Người giao hàng Thủ kho Phụ trách KT trưởng TT đơn vị Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên. Người giao hàng mang phiếu nhập kho xưởng kho vật liệu… Thủ kho kiểm tra vật liệu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho, còn 2 liên còn lại chuyển về phòng kế toán. Dựa trên các phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT và các chứng từ khác có liên quan, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung sau đó ghi sổ cái tài khoản 152 và các sổ chi tiết có liên quan tùy hình thức thanh toán. Việc thanh toán tiền mua nguyên vật liệu chính nhập kho thì công ty mua trả chậm hoặc trả bằng tiền gửi ngân hàng. Việc thanh toán với người bán được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Số này được lập riêng cho từng người bán. Với nghiệp vụ nhập bột xương cao lanh của công ty khoáng sản Yên Bái, căn cứ vào hóa đơn GTGT số 1289 ngày 7 tháng 1 năm 2006, phiếu nhập kho số 08 ngày 8/1/2006, kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản sau: Nợ TK 1521: 60.500.000 Nợ TK 133: 6.050.000 Có TK 331 - KSYB 66.550.000 Kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán như sau: Biểu 011: sổ chi tiết thanh toán với người bán Từ ngày 1/1/2006 đến ngày 31/1/2006 Mã khách hàng: KH - 03 công ty khoáng sản Yên Bái Loại tiền: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1289 Nhập bột cao lanh xương 1521 6.050.000 1331 605.000 6.655.000 1482 15/1 Nhập Feldpar 1521 190.000.000 275550000 1331 19.000.000 20.900.000 1123 25/2 Thanh toán cho người bán (HD 1289) 112 66.550.000 31/1 Dư cuối kỳ 209.000.000 Trong trường hợp mua nguyên vật liệu trả bằng tiền gửi ngân hàng thì kế toán căn cứ vào giấy báo nợ, hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho kế toán hạch toán. Ngày 15/1/2006 công ty nhập bột đá theo hóa đơn 400 của Công ty hóa chất Việt Trì, thanh toán bằng chuyển khoản theo giấy báo nợ số 459 vật liệu nhập kho theo phiếu nhập kho số 17 kế toán định khoản và ghi sổ như sau: Biểu 12: Giấy đề nghị thanh toán Kính gửi: Giám đốc công ty Granite Tiên Sơn Tên tôi là: Nguyễn Sỹ Hà Công tác tại: Phòng kế hoạch Được giám đốc giao nhiệm vụ mua vật tư phục vụ cho sản xuất Tôi có chi các khoản sau: Thanh toán tiền mua Modun QN12 và Môdun CXN23 đã nhập kho theo các chứng từ sau: Phiếu nhập kho số 03 ngày 4/1/2006: 35.750.000 Tổng cộng: 35.750.000 Bằng chữ: Ba mươi năm triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Tôi xin cam đoan các khoản chi trên là đúng sự thật, nếu có sai xót tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. Bắc Ninh, ngày 7 tháng 1 năm 2006 Người đề nghị Phụ trách bộ phận Giám đốc duyệt Kế toán kiểm tra giấy đề nghị trên và lập giấy thanh toán tạm ứng như sau: Biểu 13: giấy thanh toán tiền tạm ứng Ngày 7 tháng 1 năm 2006 Họ và tên người thanh toán: Nguyễn Sỹ Hà Địa chỉ: Phòng kế hoạch Diễn giải Số tiền I. Số tiền tạm ứng 40.000.000 II. Số tiền đã chi 1. Chứng từ số 03 ngày 4/1/2006 35.750.000 III. Số chênh lệch 1. Số tạm ứng chi không hết 2. Chi quá số tạm ứng 4.250.000 4.250.000 0 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng KT thanh toán Người thanh toán Nghiệp vụ này được kế toán vào sổ như sau: Nợ TK 1524 32.500.000 Nợ TK 133 3.250.000 Có TK 141 35.750.000 Số tiền tạm ứng để mua nguyên vật liệu được vào sổ chi tiết thanh toán tạm ứng, số này được mở theo dõi từng đối tượng và ghi chép tương tự sổ chi tiết thanh toán với người bán. Ngoài các hình thức thanh toán trên, chỉ có một số ít vật liệu được công ty mua bằng tiền mặt, thường là các loại vật liệu phục vụ việc giao dịch, sử dụng ở các phòng ban. Các nghiệp vụ thu chi tiền đều được xem xét trên các chứng từ hợp lý. 1.2.3.2. Vật liệu nhập khẩu Công ty Granite Tiên Sơn hiện nay đang phải nhập khẩu một số loại men dùng trong sản xuất. Công ty hiện nay đang sử dụng hai phương thức chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác. Nhập khẩu trực tiếp hình thức thanh toán chủ yếu là giá thực tế hoặc ngoại tệ luân chuyển khoản. Công ty dùng tỷ giá thực tế để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá này được cấp nhập theo tỷ giá thực tế tại thời điểm xảy ra nghiệp vụ … Căn cứ vào giấy thông báo nhận hàng và các chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu kế toán ghi vào sổ nhật ký chung và các sổ có liên quan theo định khoản sau. Nợ TK 152: giá thực tế vật liệu nhập kho Có TK 112, 331: tính theo tỷ giá thực tế Có Tk 3333: thuế nhập khẩu Thuế GTGT hàng nhập khẩu được hạch toán như sau: Nợ TK: 1332 Có TK 3331 (33312): Thuế GTGT hàng nhập khẩu Trong đó: Giá thực tế vật liệu bằng giá mua ghi trên hóa đơn thanh toán của người bán + thuế nhập khẩu + các chi phí phát sinh… Nếu như mua nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau thì chi phí mua hàng nhập khẩu được đơn vị phân bổ cho từng loại theo tiêu thức số lượng. Ví dụ: Ngày 3/2/2006 công ty nhập khẩu men Fht theo số hóa đơn 1078 của hãng Carmadi chưa trả tiền Biểu 14: COmmercial inxoice (Hóa đơn thương mại) No (số) 1078 Date (ngày): 3 tháng 2 năm 2006 For account and sisle of messrs (khách hàng): Granite Tiên Sơn Company - Việt Nam Add (địa chỉ): Tiên Son - Bac Ninh Cmmodity (hàng hóa): Leaven for brick prodution (men dùng sản xuất) No (số) Commodity (hàng hóa) Quantity (số lượng) (g) Unit price (đủ giá USD/kg) Amount (thành tiền) (USD) 1 Ceramic 40.000 0,705 28.200 Tổng cộng 28.200 Kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho. Tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ là: 1 USD = 15.880 Chi phí vận chuyển tính vào giá thực tế của vật liệu nhập kho của số hàng trên là: 800.000 VNĐ Giá thực tế nhập kho = 15.880 x 28.200 = 447816.000 VNĐ Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 1522: 48.566.000 Có TK 331: 47.816.000 Có TK 111: 750.000 Thuế GTGT hàng nhập khẩu được hạch toán như sau: Nợ TK 1332: 44.781. 600 Có TK 33312: 44.781.600 1.2.4.1. Hạch toán giảm nguyên vật liệu Việc xuất vật liệu tại công ty Granite Tiên Sơn chủ yếu là xuất cho nhu cầu sản xuất sản phẩm ở phân xưởng sản xuất. Ngoài ra vật liệu còn được xuất kho cho phân xưởng cơ điện, xuất cho bộ phận quản lý, bán hàng, các phòng ban và có thể bán ra ngoài. Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu thì nhân viên bộ phận sử dụng vật liệu sẽ viết yêu cầu xuất vật tư, phụ tùng trong đó cần phải trình bày rõ những danh mục vật tư cần lĩnh cụ thể với yêu cầu chất lượng, số lượng. Khi có nhu cầu men Fsit để sản xuất sản phẩm thì nhân viên phân xưởng sản xuất viết phiếu yêu cầu cấp vật tư như sau: Biểu 15: Phiếu yêu cầu cấp vật liệu Tên tôi là: Bùi Quang Huy Thuộc bộ phận: Phân xưởng sản xuất Đề nghị cấp vật liệu sau: Người nhận: Anh Long STT Tên, ký hiệu Đơn vị tính Số lượng Đề nghị Thực xuất 1 Men Frít kg 15.000 Duyệt Phụ trách bộ phận Người đề nghị Những người có liên quan ký vào phiếu yêu cầu rồi chuyển lệnh do giám đốc duyệt sau đó phiếu yêu cầu được chuyển về phòng kế toán. Để tính giá nguyên vật liệu xuất kho kế toán nguyên vật liệu sẽ nhập số dư đầu tháng và các nghiệp vụ trong tháng thì đến cuối tháng máy tính sẽ tự tính giá trung bình. Dựa trên những số liệu trên kế toán viết phiếu xuất kho, lập ba liên. Ba liên phiếu xuất kho chuyển cho người phụ trách vật tư và thủ trưởng đơn vị ký, rồi giao cho người lĩnh mang xuống kho để lĩnh vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu. Sau khi đã có đủ chữ kỹ, thủ kho gửi lại một liệu, liên còn lại dùng để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu. Căn cứ vào phiếu yêu cầu trên, kế oán lập phiếu xuất kho Biểu 16: Phiếu xuất kho Ngày 08/1/2006 Người giao dịch: Bùi Quang Huy Đơn vị: Phân xưởng sản xuất Địa chỉ: Công ty Granite Tiên Sơn Xuất kho: K01 Dạng xuất: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 (6212, 6213) STT Tên vật tư KT vật tư Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột cao lanh xương 1521 NL1001 Kg 15.000 605 9045000 Tổng cộng: 9.045.000 Người nhận Thủ kho Phụ trách VT Kê toán trưởng TT đơn vị Phiếu xuất khi có xác nhận của thủ kho về số lượng thực xuất là căn cứ để kế toán hạch toán và ghi sổ. Trình tự hạch toán tổng hợp và ghi sổ với các trường hợp sau. 1. Xuất vật liệu sản xuất sản phẩm Đối tượng là các loại sản phẩm: Gạch 200 x 200; 300 x 3000, 400 x 400, 500 x 500. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán xác định giá trị vật liệu xuất cho loại sản phẩm và tập hợp vào bảng xuất vật liệu sản xuất sản phẩm. Căn cứ bảng kê này và các phiếu xuất kho, kế toán tập hợp thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng loại sản phẩm vào sổ sách kế toán chi tiết TK 621 - chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi tiết thành các tài khoản TK 6211, TK 6212, TK 6213, TK 6214 và ghi sổ như sau Nợ TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho S/P 200 x 200 Nợ TK 6212: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho S/P 400 x 400 Nợ TK 6214: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho S/P 500 x 500 Có TK 152: (Chi tiết vật liệu); Giá trị vật liệu xuất kho 1.2.4.2. Xuất vật liệu cho sản xuất chung Vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất chung chủ yếu là các loại vật liệu phụ như: xăng, dầu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu xuất cho sản xuất chung không chi tiết cho từng loại sản phẩm mà được tập hợp chung và phân bổ cho từng loại sản phẩm theo những tiêu thức thích hợp: Định khoản như sau: Nợ TK 6272: chi phí vật liệu cho sản xuất chung Có TK 152 (chi phí vật liệu): giá trị vật liệu xuất kho 1.2.4.3. Xuất vật liệu cho nhu cầu quản lý Ngoài phục vụ cho sản xuất, vật liệu còn được xuất kho sử dụng cho nhu cầu quản lý, khi đó kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 6422: chi phí vật liệu cho quản lý doanh nghiệp Có TK 152: (chi phí vật liệu) giá trị vật liệu xuất kho Theo phiếu xuất kho số 31 ngày 17/1/2006 xuất vật liệu khác phục vụ cho nhu cầu quản lý, kế toán ghi như sau: Nợ TK 6422 15.320.000 Có TK 1528 15.320.000 1.2.4.4. Xuất vật liệu phục vụ bán hàng Khi bộ phận bán hàng mà có nhu cầu sử dụng vật liệu thì phải viết phiếu yêu cầu như nghiệp vụ này được ghi sổ như sau: Nợ TK 6412: Chi phí vật liệu cho bán hàng Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 49: ta có định khoản sau: Nợ TK: 6412 10.050.100 Có TK 152 10.050.100 1.2.4.5. Xuất vật liệu bán ra bên ngoài Khi các đơn vị khác mà có nhu cầu mua nguyên vật liệu của công ty thì lúc đó phòng kinh doanh viết phiếu yêu cầu đưa lên giám sát duyệt, sau đó chuyển qua phòng kế toán để viết hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho. Ví dụ: Ngày 10/01/2006 Công ty xuất vật liệu bán cho công ty gạch Thạch Bàn Kế toán viết hóa đơn GTGT: Biểu 20: Hóa đơn (GTGT) Liên 2 (dùng để thanh toán) Ngày 10/01/2006 Nợ: 246 Đơn vị bán: Công ty Granite Tiên Sơn Họ và tên người mua: Bùi Ngọc Doanh Đơn vị: Công ty Gạch Thạch Bàn Địa chỉ: Gia Lâm - Hà Nội Mã số: 10.00806127 STT Tên hàng hóa Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Đất sét Trúc Thôn kg 20.000 510 10200.000 2 Bột xương cao lanh kg 10.000 620 6.200.000 Cộng tiền hàng: 16.400.000 Thuế xuất GTGT 10% 1.640.000 Tổng cộng thanh toán 18.040.000 Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hóa đơn GTGT phải có đủ chữ ký, kế toán viết phiếu xuất kho Biểu 21: phiếu xuất kho Ngày 10/1/2006 Chứng từ số: 24 Người giao dịch: Anh Doanh Đơn vị: Phòng kỹ thuật công ty gạch Thạch Bàn Địa chỉ: Gia Lâm -Hà Nội STT Tên hàng hóa Mã vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Đất sét Trúc Thôn NL1005 kg 20.000 505 10.100.000 2 Cao lanh xương NL1001 kg 10.000 605 6.500.000 Cộng: 16.600.000 Kế toán tiến hành ghi sổ như sau: Nợ TK 632: 16.600.000 Có TK 1521: 16.600.000 Doanh thu bán vật liệu: Nợ TK 131: 19.844.000 Có TK 511 18.040.000 Có TK 3331: 1.804.000 Vật liệu nếu dùng không hết thì theo quy định tại công ty bộ phận sử dụng phải lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ phiếu này sau khi lập được chuyển lên phòng kế toán, kế toán ghi giảm chi phí nguyên vật liệu ở bộ phận tương ứng. Phiếu báo vật liệu còn lại cuối kỳ có mẫu như sau: Biểu 22: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Ngày 31/1/2006 Bộ phận sử dụng: Phân xưởng sản xuất STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng Lý do sử dụng 1 Đất sét Trúc Thôn NL1003 kg 12.0300 2 Cao lanh xương NL1001 kg 1.370 1.2.5. Kiểm kê nguyên liệu Theo quy định của công ty tiến hành kiểm kê hai lần trong năm vào các ngày 30/6 và 31/12… Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả các kho nguyên vật liệu nhằm phát hiện và xử lý chênh lệch giữa tồn tại kho thực tế và số tồn trên sổ sách. Nhưng để đảm bảo hạch toán chính xác vật liệu công ty phải tiến hành kiểm kê và ghi lại kết quả cuộc kiểm kê đó. Biểu 23: Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu Ngày 31/12/2005 Kho: Tất cả các kho Ban kiểm kê gồm: 1, Ông Nguyễn Trung Kiên - Thủ kho 2, Ông Đào Văn Tuấn- Thủ kho 3, Bà Dường Ngọc Lan - Phòng kế hoạch STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Chênh lệch Sổ sách Thực tế Sổ sách Thực tế 1) Đất sét Trúc Thôn kg 115.000 115.000 ….. ….. 7) Cao lanh xương kg 99.700 98.900 Tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật liệu đều được ghi vào sổ Nhật ký chung. Sổ nhật ký chung có mẫu như sau: Sổ nhật ký chung Từ ngày 1/1/2006 đến ngày 31/3/2006 Chứng từ Diễn giải Phát sinh nợ Phát sinh có SH NT 03 02/01 Nhật vật liệu theo hóa đơn 05 ngày 2/1 TK 521: Vật liệu chính 1.200.475.000 TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ 120.475.000 TK 331: phải trả người bán 1.320.950.000 … … … 1289 7/1 Mua vật liệu theo hóa đơn 1289 (công ty KSYB) TK 1521: Vật liệu chính 60.500.000 TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ 6.050.000 TK 331: Phải trả người bán 66.550.000 … … …. 15 8/1 Xuất vật liệu cho sản xuất TK 6212: Chi phí NVL 6.050.000 (300 x 300) 3.015.000 TK 6213: Chi phí NVL 9.045.000 (400 x 400) … … … Cộng: 180.225.456.000 Việc tổng hợp là do kế toán tổng hợp sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất kho vật liệu là ghi vào sổ cái TK 152. Tài khoản. Sổ cái TK 152 được mở theo từng quý và chi tiết cho từng tài khoản. Ta có mẫu sổ cái như sau: Biểu 25: sổ cái Từ ngày 1/1/2006 đến ngày 31/3/2006 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: 152 Dư nợ đầu kỳ: 19.140.200.000 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số Phát sinh Ngày Số Nợ Có 8/1 08 Nhập cao lanh xương theo hóa đơn: 1289 331 6.050.000 8/1 15 Xuất vật liệu cho sản xuất 621 9.045.000 15/1 28 Nhập cao lanh xương theo hóa đơn 1310 331 6.050.000 20/1 20 Xuất vật liệu cho sản xuất 621 7.080.000 26/1 30 Nhập NL theo hóa đơn 1320 331 70.080.000 Phát sinh nợ: 40.758.600.000 Phát sinh có: 42.858.500.000 Dư nợ cuối kỳ: 17.040.300.000 Biểu 26: sổ cái Từ ngày 1/1/2006 đến ngày 31/3/2006 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: 1521 Dư nợ đầu kỳ: 15.343.000.000 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số Phát sinh Ngày Số Nợ Có 3/1 02 Nhập cao lanh xương theo HĐ: 1235 331 60.500.000 6/1 115 Xuất cho sản xuất 621 40.500.000 8/1 08 Nhập cao lanh xương theo HĐ: 1289 331 60.500.000 15/1 20 Nhập cao lan xương theo HĐ: 1300 331 12.100.000 …. Phát sinh nợ: 15.475.000.000 Phát sinh có: 10.025.000.000 Dư nợ cuối kỳ: 20.793.000.000 Biểu 27: sổ cái Từ ngày 1/1/2006 đến ngày 31/3/2006 Tên tài khoản: Vật liệu phụ Số hiệu: 1522 Dư nợ đầu kỳ: 1.590.000.000 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số Phát sinh Ngày Số Nợ Có 01 11 Nhập men màu Fsit 07 18 Xuất dùng cho PXSX 331 5.490.000.000 … ….. 621 4.780.000.000 16 20 Nhập men màu Fsit 331 6.270.800.000 27 25 Xuất dùng cho PXSX 621 5.010.230.000 … Phát sinh nợ: 20.070.184. 000 Phát sinh có: 16.275.495.000 Dư nợ cuối kỳ: 5.384.689.700 Quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Granite Tiên Sơn được khái quát như sau: Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 152 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán Bảng kê tổng hợp N - X - T Chứng từ gốc (hoá đơn GTGT biên bản kiểm nghiệm phiếu yêu cầu cấp vật tư, phiếu nhập kho, xuất kho… Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày hay định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu Chương 2 một số ý kiến về công tác hạch toán vật liệu tại công ty Granite Tiên sơn 2.1. Đánh giá chung Cùng với sự đổi mới của nền kinh tế đất nước, công ty Granite Tiên Sơn đã tăng cường sản xuất kinh doanh để đạt được kế hoạch đề ra, bên cạnh đó công ty cũng luôn coi trọng chất lượng sản phẩm đã đầu tư mua sắm thiết bị, dây truyền công nghệ tiên tiến hiện đại để đưa vào sản xuất cho năng suất lao động cao và chất lượng sản phẩm tốt. Có được kết quả như hiện nay một phần là nhờ công ty đã có cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, công ty đã bố trí các phòng ban đảm nhiệm phù hợp. - Công ty có một đội ngũ cán bộ quản lý nhiều kinh nghiệm năng động, sáng tạo, có đội ngũ công nhân lành nghề 2.1.1. Ưu điểm Kế toán với vai trò là một công cụ quản lý kinh tế tài chính sắc bén được đầu tư đúng mức đã và đang góp một phần không nhỏ trong việc tăng cường năng lực và hiệu quả quản lý ở công ty Granite Tiên Sơn. Công ty Granite Tiên Sơn lựa chọn hình thức Nhật ký chung rất phù hợp cho việc phân công lao động kế toán, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống chứng từ công ty sử dụng tương đối đầy đủ và hoàn thiện bao gồm những chứng từ bắt buộc và những chứng từ hướng dẫn của Bộ Tài chính. Chính vì sự chặt chẽ này nên có thể nói hệ thống chứng từ của công ty đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý. Về hệ thống tài khoản của công ty sử dụng hầu hết các tài khoản phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Về hệ thống báo cáo, công ty sử dụng hầu hết các loại báo cáo điều này đã giúp cung cấp thông tin tương đối đầy đủ. Về hệ thống sổ sách: Từ khi hình thức sổ kế toán mới được áp dụng đền nay phòng kế toán đã có một hệ thống sổ sách kế toán chặt chẽ, liên quan với nhau. 2.1.2. Ưu điểm về kế toán nguyên vật liệu - Thứ nhất: Về quản lý với việc tổ chức công tác kế toán khá chặt chẽ ở các khâu. Em nhận thấy việc hạch toán nguyên vật liệu ở công ty đã đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như yêu cầu của Bộ Tài chính. Kế toán vật tư đã có sự phối hợp chặt chẽ đồng bộ với các phần hành kế toán khác và các phòng ban như vật tư, thủ kho, từ việc nhập chứng từ đến việc phản ánh lên sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác về tình hình sử dụng, dự trữ cho người quản lý. - Thứ hai: Về tình hình cung cấp vật liệu của công ty gồm nhiều loại, các hoạt động nhập xuất lại diễn ra thường xuyên đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ. Để đảm bảo đáp ứng yêu cầu này công ty đã tổ chức khá tốt đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ, chính xác về mẫu mã, chất lượng… - Thứ ba: Việc hạch toán tổng hợp công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với doanh nghiệp lớn. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song đảm bảo thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán số liệu, thuận tiện cho việc sử dụng kế toán máy. - Thứ tư: phân loại và tính giá nguyên liệu: Nguyên vật liệu tại công ty được phân loại một cách rõ ràng và được mã hóa tương ứng trên máy tính. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu là theo phương pháp tính giá thực tế, mọi trường hợp nhập kho vật liệu được tính toán đầy đủ các yếu tố liên quan đến giá thực tế vật liệu nhập kho. Giá xuất kho là giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, tuy việc sử dụng phương pháp này sẽ làm khối lượng công tác kế toán tập trung vào cuối kỳ nhưng do được thực hiện trên máy nên đã khắc phục được nhược điểm này. 2.1.3. Nhược điểm - Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, do quy mô của công ty khá lớn và ngày càng được mở rộng nên nguyên vật liệu được công ty sử dụng ngày càng đa dạng phong phú về số lượng, chủng loại do đó hạch toán nguyên vật liệu tại công ty còn một số tồn tại cần tiếp tục được hoàn thiện. -Tài khoản 152 cần được mở chi tiết chưa tương ứng với cách phân loại vật liệu. - Vật liệu được phân loại chưa thống nhất trong toàn công ty - Việc ghi chép một số chứng từ, sổ kế toán của công ty chưa hợp lý, sổ nhật ký chung, giấy thanh toán tạm ứng… - Một số chứng từ thuận tiện cho công tác hạch toán, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty nhưng chưa được sử dụng. 2.2. Một số ý kiến 2.2.1. Thống nhất việc phân loại vật liệu và sử dụng tài khoản hạch toán Hiện nay tại phòng tài chính kế toán của công ty vật liệu được phân loại và mã hóa trên máy vi tính thành 6 nhóm như sau: Mã vật tư Tên vật tư NL Nhóm nguyên vật liệu chính ME Nhóm men MA Nhóm màu DOANH NGHIệP Nhòm nhiên liệu (gồm dầu và gas) VLP Nhóm vật liệu phụ PT Phụ tùng khác Trong khi đó tài khoản 152 lại được mở thành 6 tài khoản cấp hai như sau: TK 1521: Nguyên vật liệu chính TK 1522: Vật liệu phụ (gồm có nhóm men, nhóm màu) TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng TK 1526: Thiết bị xây dựng TK 1528: Vật liệu khác Theo đó sổ cái TK 152 được thành lập thành 6 sổ cái chi tiết TK 1521, TK 1522, TK 1523, TK 1524, TK 1526, TK 1528. Trong khi đó bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn lại được lập thành nhóm như sau, cách phân loại vật liệu. Vì vậy rất khí có thể đối chiếu giữa bảng hệ tổng hợp nhập xuất tồn với sổ cái TK 152 theo từng nhóm vật liệu Theo em nên chi tiết TK 152 như sau: TK 1521: Nguyên liệu chính TK 1522: Nhóm men TK 1523: Nhóm màu TK 1524: Nhóm nhiên liệu TK 1526: Nhóm vật liệu phụ TK 1528: Nhóm phụ tùng khác 2.2.2. Lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức Khi có nhu cầu xuất vật tư cho sản xuất phân xưởng phải viết phiếu yêu cầu lĩnh vật tư. Phiếu này được mang xuống phòng kế toán viết phiếu xuất kho. Như vậy phiếu xuất kho không được luân chuyển qua phòng kế hoạch hơn nữa nếu sự phê duyệt phiếu yêu cầu xuất vật liệu chỉ mang tính hình thức mang lại sự rườm rà phức tạp không cần thiết, điều đó đôi khi làm chậm tiến độ sản xuất. Để khắc phục điều này công ty có thể lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho từng phân xưởng và theo đó các phân xưởng xuống lĩnh vật tư. Phiếu này do phòng kế hoạch lập và nêu quy định sẽ mỗi lần xuất vật tư không nên quá một số lượng nào đó, để tránh tình trạng tồn ở phân xưởng quá nhiều. Phương pháp ghi phụ liệu Phiếu này có thể dùng cho một hay nhiều loại vật tư: Hạn mức được duyệt cho một hay nhiều loại vật tư: Hạn mức được duyệt trong tháng là số lượng vật liệu được duyệt trên cơ sở khối lượng sản xuất sản phẩm trong tháng theo kế hoạch và định mức tiêu hao vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm. Số lượng thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần, số lượng thực xuất từng lần. Phiếu này được lập làm hai liên đến kho, người nhận vật tư giữ 1 liên, một liên giao cho thủ kho. Cuối tháng dù hạn mức còn hay hết, thủ kho cả 2 phiếu cộng số thực xuất trong tháng để ghi thẻ kho và ký tên vào phiếu xuất. Sau đó chuyển cho phòng kế hoạch 1 liên, còn lại gửi về phòng kế toán. Phiều này có mẫu như sau: Phiếu 26: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức Ngày tháng năm Bộ phận sử dụng: Lý do xuất Xuất tại kho STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị Hạn mức được duyệt Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Ngày … Cộng Phụ trách bộ phận Phòng kế hoạch Thủ kho 2.2.4. Lập sổ Nhật ký đặc biệt Hiện nay công ty đang hạch toán theo hình thức nhật ký chung nhưng không mở các sổ Nhật ký đặc biệt, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ đều vào sổ nhật ký chung, trong khi đó lượng nghiệp vụ phát sinh tại công ty là rất lớn. Công ty nên mở sổ nhật ký mua hàng vì sổ này dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau. Cuối kỳ sổ nhật ký mua hàng kế toán ghi vào sổ cái TK 152. Nhật ký mua hàng có mẫu sau: Biểu 27: nhật ký mua hàng Năm 2006 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ghi nợ Phải trả người bán SH NT Hàng hóa Nguyên vật liệu Tài khoản khác SH ST Sổ trang trước chuyển sang Cộng chuyển trang sau Ngày……tháng…..năm…… Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị kết luận Nguyên vật liệu với vai trò là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh nó ảnh hưởng lớn đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy mà công tác hạch toán nguyên vật liệu có tốt thì mới cung cấp cho nhà quản lý những thông tin chính xác giúp cho họ ra quyết định đúng đắn trong việc xây dựng định mức. Trong nền kinh tế hiện nay những sản phẩm cạnh tranh rất nhiều; doanh nghiệp nào có sản phẩm chất lượng tốt, giá thành hạ, mẫu mã đẹp thì sẽ tồn tại và phát triển . Để có thể có được những sản phẩm đáp ứng điều đó một trong các yếu tố đầu vào trên và quan trọng nhất đó là nguyên vật liệu. Vì thế mà kế toán nói chung, kế toán nguyên vật liệu nói riêng có vai trò là công cụ quản lý quan trọng phải không ngừng được hoàn thiện đáp ứng yêu cầu của thực tế. Trong thời gian thực tập ở đây, được sự hướng dẫn tận tình của TS. Nguyễn Ngọc Quang và sự giúp đỡ của các anh chị phòng Kế toán đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Sinh viên thực tập Nguyễn Xuân Phương Mục lục