Đề tài Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hàn Việt

ợng hàng hoá khi có nghi ngờ đặc biệt về chất lượng của số hàng giao. Riêng với những loại vật tư mới được mua lần đầu nhất thiết phải kiểm tra chất lượng hàng được chuyển đến xem có đạt yêu cầu như mẫu đã gửi hay không. Biên bản kiểm nghiệm vật tư Đơn vị: Hàn Việt Bộ phận BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Ngày 12 tháng 12 năm 2006 - Căn cứ vào Quyết Định số 12031 ngày 03 tháng 12 năm 2006 của Giám Đốc Công ty TNHH Hàn Việt về việc kiểm nghiệm nhập kho lô hàng vải CVC theo hợp đồng số 151563 Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông: Phạm Văn Hải- Chức vụ: Giám đốc sản xuất- Đại diện cty Hàn Việt. Trưởng ban + Ông : Trần Quốc Toản - Chức vụ: Thủ kho - Đại diện cty Hàn Việt . Uỷ viên + Ông: Lê Thái Minh - Chức vụ: Trưởng phòng KHVT-XNK Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo ctừ Kết quả Ghi chú Số lượng đúng quy cách, p/c Số lg không đúng p/c A B C D E 1 2 3 F Vải CVC Kiểm tra toàn bộ số lượng và chất lượng mét 5105 5105 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Vải không đạt yêu cầu như mẫu đã giao, mật độ vải là110*86 thấp hơn so với mẫu 110*91, độ co 14 cm cao hơn so qui định 5 cm Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Lê Thái Minh Trần Quốc Toản Phạm Văn Hải Nhập kho: Sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng, căn cứ Biên bản kiểm nhận vật tư thủ kho tiến hành nhập kho. Quá trình nhập kho nhất thiết phải có sự hiện diện của cán bộ cung ứng vật tư và nhân viên kế toán vật liệu. Công việc này sẽ kết thúc khi kế toán vật liệu lập phiếu nhập kho với đầy đủ chữ ký của thủ kho, cán bộ cung ứng, kế toán vật liệu. Phiếu nhập kho được kế toán NVL viết bằng tay thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) trong đó liên 1lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhập hàng (phòng VT – XNK), liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ. Trên phiếu nhập trách nhiệm ghi các chỉ tiêu được qui định như sau: + Chỉ tiêu số lượng, chủng loại, hàng nhập theo yêu cầu do nhân viên phòng KHVT - XNK ghi + Chỉ tiêu chủng loại, số lượng hàng nhập thực tế do thủ kho ghi + Chỉ tiêu đơn giá và thành tiền do kế toán ghi Biểu 2: Phiếu nhập kho Đơn vị: Hàn Việt Địa chỉ: Mã DDVSDNS: Mẫu số C20 – H Theo QĐ: 19/2006/QĐ – BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày 12 tháng 12 năm 2006 Nợ: TK 1521 Số: 121268 Có: TK 3311_Cty Dệt may Hà Nội Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Dệt may Hà Nội Theo hoá đơn GTGT số 0087967 ngày 12 tháng 12 năm 2006 Nhập tại kho: NVL Hanvico. Địa điểm Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập 1 Vải DK single 40 PC trắng (Theo mẫu) kg 2.270 2.270 50.000 113.500.000 Cộng: 2.270 2.270 50.000 113.500.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): một trăm mười ba triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 12 tháng 12 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Quy trình luân chuyển của phiếu nhập Sơ đồ 13: Qui trình luân chuyển phiếu nhập Trách nhiệm l/c Bước công việc Người có nhu cầu nhập hàng Ban kiểm nghiệm Phụ trách phòng VT-XNK Kế toán NVL Thủ kho 1. Đề nghị nhập hàng  2. Lập bbản kiểm nghiệm ‚ 3. Viết phiếu nhập ƒ 4. Ký phiếu nhập „ 5. Nhập kho 6. Ghi sổ † 7. Bảo quản lưu trữ ‡ Đối với NVL nhập khẩu ngoài đơn đặt hàng (packing lits), hợp đồng thương mại (Sales Contract), hóa đơn (Commercial invoice), giấy báo chứng từ hàng nhập theo L/C còn phải sử dụng các chứng từ khác để có được NVL như:Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Chứng từ ghi số thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu phải thu. 3.3.2. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ xuất NVL Đối với NVL xuất kho dùng cho sản xuất Các chứng từ sử dụng bao gồm: Kế hoạch sản xuất sản phẩm (tương đương với lệnh xuất kho), phiếu xuất kho. Dựa trên các đơn hàng và nhu cầu tiêu thụ, phòng KHVT - XNK lập kế hoạch sản xuất hàng ngày đưa giám đốc ký duyệt sau đó sao thành 5 bản, 1 bản chuyển xuống kho, 3 bản chuyển xuống xưởng và 1 bản chuyển cho kế toán vật tư. Căn cứ trên kế hoạch sản xuất, định mức NVL phòng KHVT - XNK viết phiếu xuất và chuyển cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào kế hoạch sản xuất và phiếu xuất kho tiến hành kiểm giao vật tư xuất, ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho, cùng với người nhận NVL ký vào phiếu xuất kho, ghi thẻ kho và chuyển chứng từ xuất kho cho kế toán. Kế toán vật tư phân loại và định khoản trên chứng từ sau đó cuối tháng trên cơ sở giá xuất tính được theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ ghi vào cột đơn giá và thành tiền trên phiếu xuất. Trên cơ sở phiếu xuất kế toán ghi sổ chi tiết và tổng hợp. Biểu 3: Phiếu xuất kho Mẫu số C20 – vt Theo QĐ: 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Đơn vị: Hàn Việt Địa chỉ: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 02 tháng 12 năm 2006 Nợ :TK 6211 Số: 021264 Có:TK 152 Họ tên người giao hàng: Đinh Thị Hồng Cẩm. Địạ chỉ (bộ phận): Kho Lý do xuất kho: Xuất cho sản xuất STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực xuất Vải dệt kim single (DK) kg 592 592 49.632,08 29.392.189 Cộng: 592 49.632,08 29.392.189 Xuất tại kho: NVL Hanvico. Tổng số tiền (viết bằng chữ): Xuất, Ngày 02 tháng 12 năm 2006 Giám đốc Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người nhận hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Qui trình luân chuyển chứng từ xuất kho Sơ đồ 14: Qui trình luân chuyển phiếu xuất Người có nhu cầu NVL Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng CB phòng VT-XNK Kế toán NVL Thủ kho Đề nghị xuất NVL  Duyệt lệnh xuất ‚ ‚ Viết phiếu xuất ƒ Xuất kho „ Ghi sổ Bảo quản lưu trữ † Đối với NVL xuất bán: Khi một doanh nghiệp nào đó có nhu cầu mua lại NVL của công ty, trên cơ sở hợp đồng ký kết, lệnh xuất kho được phê duyệt bởi giám đốc và kế toán trưởng, kế toán NVL lập phiếu xuất kho; thủ kho tiến hành giao hàng cho đối tác và ghi số thực xuất, cùng với người nhận hàng ký vào phiếu xuất rồi chuyển cho kế toán NVL. Ngoài ra kế toán NVL còn lập hoá đơn GTGT (3 liên. đặt giấy than viết một lần, giao liên đỏ cho khách hàng) HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG LV/2006B Liên 3: Nội bộ 0016434 Ngày 2 tháng 12 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hàn Việt Địa chỉ: Km 14, Quốc lộ 1A – Thanh Trì – Hà Nội Điện thoại: 04.8617879 MS: 0100955275 -1 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty cổ phần May Sông Hồng Địa chỉ: 105 Đ - Nguyễn Đức Thuận – Nam Định Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM, CK MS: 0600333307 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Lõi bông Kg 1490 43.513,13 64.834.560 Cộng tiền hàng: 64.834.560 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 6.483.456 Tổng cộng tiền thanh toán 71.318.016 Số tiền viết bằng chữ: bảy mươi mốt triệu, ba trăm mười tám nghìn, không trăm mười sáu đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký , ghi rõ họ tên ) (Ký , ghi rõ họ tên ) (Ký , ghi rõ họ tên ) Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến Dựa trên kế hoạch sản xuất (kế hoạch sản xuất đồng thời là lệnh xuất NVL) phòng KHVT - XNK lập phiếu xuất có sự phê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc chuyển cho thủ kho; thủ kho tiến hành xuất kho và ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho sau đó cùng với người nhận hàng ký vào phiếu xuất kho và chuyển cho kế toán NVL định khoản, ghi các chỉ tiêu giá trị và ghi sổ. 3.3.3. Phương pháp hạch toán chi tiết NVL Việc phản ánh chi tiết tình hình biến động NVL tại công ty được tổ chức kết hợp cả ở kho và ở phòng kế toán. Để đạt được hiệu quả tốt trong công tác quản lý NVL và phù hợp với những đặc điểm của công ty, công ty TNHH Hàn Việt đã tiến hành tổ chức hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Sơ đồ 15: Sơ đồ tổ chức hạch toán chi tiết NVL Phiếu nhập Phiếu xuất; Định mức Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn Kế toán tổng hợp Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL về mặt số lượng của từng loại NVL. Hằng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất NVL đã kiểm tra, phân loại để tiến hành ghi chép tình hình biến động của từng loại NVL theo đúng số thực nhập, xuất. Mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên thẻ. Cuối tháng thủ kho tính ra số lượng tồn trên từng thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng để đối chiếu với kế toán chi tiết. Thẻ kho được mở vào ngày 01 tháng 01 năm dương lịch. Đối với NVL chính, số lượng nhập xuất nhiều, mỗi loại được mở 1 thẻ kho. Còn các NVL khác được mở chung 1 thẻ kho trong đó mỗi loại vật tư được theo dõi trên một số lượng trang nhất định liền nhau. Số lượng trang này nhiều hay ít là tùy thuộc vào số lượng nghiệp vụ phát sinh trong kỳ liên quan tới vật tư đó là nhiều hay ít. Biểu 4: Thẻ kho Đơn vị: Hàn Việt Địa chỉ: THẺ KHO (SỔ KHO) Ngày lập thẻ:01/01/2006 - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải DK single - Đơn vị tính: kg - Mã số: Số TT Ngày tháng Số hiệu ctừ Diễn giải Ngày N - X Số lượng Ký xnhận của ktoán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G 1 1/12 Tồn đầu 1000 2/12 021264 Xuất cho sx 2/12 592 408 12/12 121268 Nhập kho 12/12 2.270 2.678 . . 31/12 Tồn kho 800 Cộng x 4.300 4.500 800 x Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Cuối tháng, căn cứ vào số lượng nhập, xuất, tồn kho NVL thủ kho lập báo cáo kho để gửi lên phòng kế toán, giúp thuận tiện trong việc đối chiếu và ghi sổ giữa thủ kho và kế toán vật tư. Riêng bộ phận lò xo, thì phải lập báo cáo kho (về số lượng) hằng ngày Biểu 5: Báo cáo kho Công ty Hàn Việt (Hanvico) Km 14, Quốc lộ 1A, Thanh trì, Hà Nội BÁO CÁO NHẬP XUẤT KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Bộ phận: Lò xo Stt Diễn giải Số dư đkỳ Nhập kho Xuất kho Số dư cuối kỳ Ghi chú 1 Thép f1.5 3211 30 3181 Thép f2.4 16711 182 16529 Thép f5.0 1505 28 1477 Đạn 108 50 6 152 Ghim T1222 119 1 56 Lõi mút 190 0 190 Người lập biểu Thủ kho Tổ trưởng Tại phòng kế toán:Hằng ngày, sau khi nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán phân loại chứng từ nhập - xuất, sau đó định khoản và nhập dữ liệu vào máy tính cả số lượng và giá trị của từng loại vật tư. Trên cơ sở số liệu đầu vào này, cuối tháng máy sẽ lên sổ chi tiết cho từng loại vật tư Biểu 6 :Màn hình giao diện nhập phiếu nhập - phiếu xuất NVL Biểu 7 : Mẫu sổ chi tiết NVL Đơn vị: Hàn Việt Địa chỉ: SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Năm 2006 Tài khoản: 1521 Tên kho: Kho vải – Hanvico Tên, quy cách NVL: Vải DK single 40 PC trắng Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH Ngày Slg T.Tiền Slg T.Tiền Slg (kg) T.Tiền A B C D 1 2 3=1x2 4 5=1x4 6 7=1x6 8 1/12 Dư đkỳ 50200 1000 50.200.000 121268 12/12 Nhập kho 331 50000 2270 113500000 . 021264 02/12 Xuất kho 621 49.632,08 592 29.382.189 . Cộng 4.300 212.850.000 4.500 223.344.339,62 800 39.705.660,38 31/12 Tồn ckỳ - Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang - Ngày mở sổ Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Trịnh Thị Hồng Gấm Trần Thị Tuyết Phạm Văn Tuần Cuối tháng, kế toán NVL và thủ kho tiến hành đối chiếu về mặt số lượng giữa sổ chi tiết và thẻ kho cho từng danh điểm vật tư. Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Ngoài ra kế toán NVL cũng phải theo dõi chi tiết việc thanh toán với nhà cung cấp trong trường hợp mua hàng trả chậm hoặc đặt trước tiền hàng. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán nhập dữ liệu vào máy và máy sẽ tự động lập Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Mặt khác, kế toán cũng mở sổ chi tiết thanh toán với người bán bằng phương pháp thủ công (ghi chép bằng tay) để tiện đối chiếu. Kế toán phân loại theo nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài. Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở theo năm, mỗi nhà cung cấp thường xuyên được mở trên một số lượng trang nhất định của quyển sổ; các nhà cung cấp vãng lai thường được thanh toán ngay nên không theo dõi. Cuối năm, kế toán lập bảng tổng hợp thanh toán với người bán và Sổ Cái TK 331.  Biểu 9: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Đơn vị: Hàn Việt Địa chỉ: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 1311_ TNHH Dệt may Hà Nội Đối tượng: nhà cung cấp trong nước Loại tiền: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Thời hạn đc ckhấu Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đkỳ 9.794.381 12/12 0087967 12/12 Mua vải DK 152,133 124.850.000 10.134.081 1212610 12/12 Chi trả tiền hàng 111 87.395.000 47.589.081 . .. Cộng 469.526.300 500.321.000 40.589.081 Sổ này có 2 trang, đánh số từ trang 01 đến 02 Ngày mở sổ 02/1/2006 Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 10: Bảng tổng hợp thanh toán với người bán BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TRONG NƯỚC Năm 2006 ĐVT: VNĐ Tên người bán Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Cty dệt may Hà Nội 9.794.381 469.526.300 500.321.000 40.589.081 Cty Cp Sông Hồng 15.321.000 452.726.500 444.755.500 7.350.000 Cộng 218.221.206 18.584.491.581 18.500.000.000 302.712.787 Biểu : Sổ cái TK 331 Mẫu số S02c1 – DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC Đơn vị: Hàn Việt Địa chỉ: SỔ CÁI Từ ngày 01/01/2006 đến 31/12/2006 Tài khoản: 3311– Thanh toán với người bán trong nước Dư nợ đầu : 0 Dư có đầu: : 218.221.206 Dư có cuối kỳ : 302.712.78 Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đư Số tiền SH NT PS nợ PS có Số dư đầu năm 218.221.206 12061 31/12 Mua NVL của cty Dệt may HN 152 113.500.000 12064 31/12 Thuế GTGT hoá đơn 0087967 133 11.350.000 12065 31/12 Trả tiền cty Dệt may HN 111 87.395.000 . Cộng số phát sinh x 18.584.491.581 18.500.000.000 Số dư cuối kỳ 302.712.78 Lập ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc 3.4. Hạch toán tổng hợp NVL tại công ty Công ty TNHH Hàn Việt áp dụng kế toán máy vào hạch toán kế toán và hình thức sổ kế toán mà công ty đang áp dụng là chứng từ ghi sổ; phương pháp hạch toán hàng tồn kho áp dụng ở công TNHH Hàn Việt là phương pháp kê khai thường xuyên. 3.4.1. Trình tự ghi sổ kế toán NVL Sơ đồ 16 : Sơ đồ tổ chức hạch toán tổng hợp NVL Phiếu nhập, xuất; định mức NVL, bảng phân bổ vật tư Chứng từ ghi sổ nhập, xuất Sổ cái các TK 152, 331, 133, 621 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết (Ở công ty không lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) Sổ kế toán tổng hợp mà kế toán sử dụng để hạch toán NVL là các chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 152. Mặc dù Doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nhưng kế toán lại không mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập – xuất vật tư, kế toán tiến hành nhập vào máy tính. Các phiếu nhập, xuất này là căn cứ để lập chứng từ ghi sổ. Kế toán mở chứng từ ghi sổ theo kỳ kết hợp với nội dung kinh tế nghiệp vụ. Sau khi nhập các chứng từ gốc, do cài sẵn phần mềm kế toán sẽ tự động lập chứng từ ghi sổ. Các nghiệp vụ xuất NVL do phương pháp tính giá xuất ở đây là “giá bình quân cả kỳ dự trữ” nên chứng từ ghi sổ được máy tự động lập mỗi tháng 1 lần vào ngày cuối cùng của tháng, sau khi giá vật tư xuất kho đã được xác định. Số liệu từ chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi sổ cái TK 152 và các TK liên quan khác (máy tính tự động lập). Số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, dư cuối kỳ của các tài khoản được sử dụng để lập bảng cân đối số phát sinh. Bảng này cũng được máy tự động lập sau khi kế toán gõ lệnh. Bảng này thường được lập vào cuối năm, cùng với các báo cáo tài chính vì kỳ kế toán của Doanh nghiệp là theo năm tài chính, tuy nhiên khi có yêu cầu của nhà quản lý thì kế toán cũng có thể lập ngay được. Biểu 11: Chứng từ ghi sổ Mẫu số: S02a – DNN Ban hành theo QĐ số : 48 QĐ – BTC (Ngày 14/9/20066 của Bộ Tài chính) CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày ghi sổ: Từ 1/12/2006 –31/12/2006 Số CTGS: 12061 (ghi các NV nhập NVL) ĐVT: VNĐ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua NVL trả ngay tiền mặt 152 111 1.617.600.450 Nhập NVL đã đem gia công 152 1545 7.320.000 Mua NVL của cty Dệt may HN 152 3311 113.500.000 Nhập khẩu NVL Nantong 152 3312 228.664.214 Thuế nhập khẩu NVL Nantong 152 3333 91.465.685 Mua NVL của cty Sông Hồng 152 1122 6.990.500 . . Cộng x x 16.778.768.050 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày ghi sổ: Từ 1/12/2006 –31/12/2006 Số CTGS: 12062(ghi các NV xuất NVL) ĐVT: VNĐ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Phiếu xuất vật tư, công cụ (Gvtđ) 6211 152 25.537.275 Phiếu xuất vật tư đi gia công 1545 152 6.720.000 (Gvtđ) bán hàng - Hạ Long Dream 632 152 9.941.084 (Gvtd) bán hàng – Hoàng Hải 632 152 2.205.884 Giảm giá hàng mua 111 152 2.342.550 . . Cộng x x 13.239.848.628 Biểu 12: Sổ Cái TK 152 Mẫu số S02c1 – DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC Đơn vị: Hàn Việt Địa chỉ: SỔ CÁI Từ ngày 01/01/2006 đến 31/12/2006 Tài khoản: 152 – Nguyên liệu, vật liệu Dư nợ đầu : 13.441.032.549 Dư có đầu: 0 Dư nợ cuối kỳ : 33.374.851.310 Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đư Số tiền SH NT PS Nợ PS Có Số dư đầu năm 13.441.032.549 12061 31/12 Mua NVL của cty Dệt May 3311 113.500.000 Nhập vỏ đệm đã gia công 1545 7.320.000 Nhập khẩu NVL Nantong 3312 228.664.214 Thuế NK NVL Nantong 3333 91.465.685 .. 12062 31/12 Phiếu xuất vật tư (gvtđ) 6211 25.537.275 Phiếu xuất vật tư đi gia công 1545 6.720.000 ..(Gvtđ) bán hàng - Hoàng Hải 632 2.205.884 . Cộng số phát sinh x 46.778.768.050 26.844.949.289 Số dư cuối kỳ 33.374.851.310 Lập ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 13: Bảng cân đối tài khoản CÔNG TY TNHH HÀN VIỆT Km 14, Quốc lộ 1A, Thanh Trì, Hà Nội MST: 01 00 55 275 1 BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN NĂM 2006 ĐVT: VNĐ Tài khoản Số dư đầu năm Số phát sinh trong năm Số dư cuối năm Nợ Có Nợ Có Nợ Có 111 Tiền mặt 60.343.647 36.190.871.834 36.219.353.768 31.861.713 112 Tiền gửi ngân hàng NN 221.748.017 25.710.816.485 25.802.080.198 130.484.304 133 Thuế GTGT được ktrừ 1.873.468 4.371.230.128 4.339.962.335 29.394.325 152 Vật liệu 13.441.032.549 46.778.768.050 26.844.949.289 33.374.851.310 154 Chi phí SXKDD 1.292.686.066 34.054.718.226 35.066.951.688 280.452.604 331 Phải trả cho người bán 3.475.423.913 18.334.991.976 48.034.012.391 49.914.860.520 657.131.862 15.397.548.690 3312 Thuế GTGT hàng NK 147.679.837 2.521.190.506 2.922.524.025 594.013.356 3333 Thuế nhập khẩu 103.724.231 2.514.146.351 2.707.686.640 297.264.520 621 Chi phí NVL trực tiếp 23.123.478.156 23.123.478.156 632 Giá vốn hàng bán 33.393.429.609 33.393.429.609 . . . .. Cộng 85.558.881.660 85.558.881.660 199.990.158.186 199.990.158.186 113.448.137.740 113.448.137.740 Ngày 31 tháng 12 năm 2006 3.4.2. Tài khoản sử dụng Để phục vụ cho việc hạch toán tổng hợp NVL, công ty đã sử dụng các tài khoản sau: TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản: + Bên Nợ: Trị giá thực tế của NVL nhập kho mua ngoài, thuê ngoài ra công, chế biến Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê + Bên Có: Trị giá thực tế của NVL xuất kho dùng cho sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến Trị giá NVL trả lại người bán hoặc giảm giá hàng mua Chiết khấu thương mại NVL khi mua được hưởng Trị giá NVL hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê + Số dư bên Nợ: Trị giá NVL tồn kho cuối kỳ 3.4.2 Phương pháp hạch toán kế toán 3.4.2.1 Kế toán tăng NVL NVL mua ngoài Khi mua NVL thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc trả chậm Ngày 12 tháng 12 năm 2006 nhập mua vải DK single 40PC trắng của công ty TNHH Dệt Hà Nội theo Hóa đơn GTGT số 0087967 ngày 12 tháng 12 năm 2006 với giá trị tiền hàng là 113.500.000, thuế suất thuế GTGT là 10%. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi tiền mặt và các chứng từ có liên quan kế toán ghi 2 bút toán: + Phản ánh giá trị NVL nhập kho: Nợ TK 152: 113.500.000 Nợ TK 133: 11.350.000 Có TK3311_cty Dệt: 124.850.000 Bút toán này được định khoản căn cứ vào hóa đơn GTGT và được cập nhật vào phần mềm trên phiếu nhập kho. + Thanh toán với khách hàng: Nợ TK 3311_cty Dệt :87.395.000 Có TK 111 :87.395.000 Bút toán này được định khoản căn cứ vào phiếu chi và được cập nhật vào phần mềm trên phiếu chi trong hệ nhập dữ liệu. Khi mua NVL thanh toán bằng TGNH cho nhà cung cấp Ngày 26/12/2006 nhập mua bông AC 67”3OZ (902y) của công ty cổ phần may Sông Hồng, tổng trị giá 6.990.500; thuế suất thuế GTGT 10%; thanh toán bằng tiền VNĐ gửi tại ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Thanh Trì số tiền là 7.689.550 Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, giấy báo nợ của ngân hàng, ủy nhiệm chi kế toán ghi vào sổ quỹ TGNH đồng thời ghi 2 bút toán: Nợ TK 152: 6.990.500 Nợ TK 133: 699.050 Có TK 3311_Sông Hồng: 7.689.550 Bút toán này được định khoản căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho và được cập nhật vào phần mềm trên phiếu nhập kho trong hệ nhập dữ liệu Nợ TK 3311_Sông Hồng: 7.689.550 Có TK 1121: 7.689.550 Đối với NVL nhập khẩu về dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh vào giá gốc NVL nhập khẩu theo giá có thuế nhập khẩu. Kế toán phản ánh giá mua hàng nhập khẩu: Nợ TK 152:14.213,34*16,088= 228.664.214 Có TK 3311_Nantong: 228.664.214 Định khoản này căn cứ vào hóa đơn thương mại (Commercial invoice) và được thực hiện tại màn hình cập nhật phiếu nhập khẩu Đồng thời căn cứ vào tờ khai hải quan (tờ khai hàng hóa nhập khẩu), chứng từ ghi số thuế phải thu, kế toán phản ánh thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ, ghi: + Phản ánh thuế nhập khẩu Nợ TK 1521: 228.664.214*40%=91.465.685 Có TK 3333: 91.465.685 + Phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu Nợ TK 1331: 32.222.989,9 Có TK 33312: 32.222.989,9 Trường hợp vật liệu tự gia công chế biến hay thuê ngoài gia công chế biến nhập kho Với những vật liệu phụ nhỏ lẻ, công ty không trực tiếp gia công chế biến mà thuê ngoài làm (do chi phí tự làm lớn hơn chi phí thuê ngoài). Đối với vật liệu này khi mua về sẽ được sắp xếp riêng và khi gia công trị giá vật liệu xuất gia công chính là giá thực tế vật liệu đó nhập (Xuất theo phương pháp giá đích danh) Để theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu từ nguồn này kế toán sử dụng TK 154 “chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Kết cấu của TK này như sau: Bên Nợ: Phản ánh trị giá NVL xuất gia công, chế biến, chi phí trả cho bên gia công (trường hợp thuê ngoài). Bên Có: Trị giá NVL hoàn thành nhập kho Dư nợ: Trị giá NVL xuất gia công chưa hoàn thành Trường hợp tự gia công chế biến nhập kho: Đối với loại vật liệu này kế toán chỉ phản ánh trên sổ nhập, xuất vật tư. Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến: Căn cứ vào lượng xuất kho và đơn giá kế toán tính ra tính ra trị giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán cho bên gia công. Ví dụ: Ngày 08 tháng 12 năm 2006, theo phiếu xuất kho 081263 xuất 600m vải XD24 đi gia công chế biến vỏ đệm, đơn giá xuất kho là 11200 vnđ/m, chi phí gia công là 600.000 Nợ TK 1545: 600*11200 = 6.720.000 Có TK 152: 6.720.000 - Mọi chi phí phải trả cho bên thuê gia công, kế toán tập hợp trên tài khoản 1545 Nợ TK 1545: 600.000 Có TK 331: 600.000 - Ngày 10/12/2006 khi vật liệu về nhập kho, căn cứ vào lượng vật liệu xuất gia công chế biến, số tiền ghi trên hóa đơn kế toán tính được giá trị của hàng nhập và định khoản: Nợ TK 152: 7.320.000 Có TK 154: 7.320.000 Đối với NVL thừa phát hiện khi kiểm kê nếu chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý thì căn cứ vào giá trị NVL thừa, ghi: Nợ TK 152: NVL Có TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết Khi có quyết định xử lý NVL thừa phát hiện trong kiểm kê, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi: Nợ TK 3381 Có các tài khoản có liên quan Kế toán giảm NVL Xuất kho NVL sử dụng vào sản xuất, kinh doanh Ngày 02/12/2006 xuất 592 kg vải DK cho sản xuất ruột chăn, phiếu xuất số 021264, kế toán định khoản và nhập dữ liệu vào máy, cuối tháng máy tự động tính giá xuất kho NVL Nợ TK 6211: 29.382.189 Có TK 152: 29.382.189 Trường hợp mua NVL được hưởng chiết khấu thương mại thì phải ghi giảm giá gốc NVL đối với khoản chiết khấu thương mại thực tế được hưởng, ghi: Nợ các TK 111, 112, 331 Có Tk 152: NVL (Phần chiết khấu thương mại được hưởng) Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Trường hợp NVL mua về nhập kho nhưng đơn vị phát hiện không đúng qui cách, phẩm chất theo hợp đồng kí kết phải trả lại người bán hoặc được giảm giá, kế toán phản ánh giá trị hàng xuất kho trả lại hoặc giảm giá. Ngày 15/12, Được công ty Dệt Hà Nam giảm giá 15% 1000 m vải CVC do vải không đúng quy cách phẩm chất mà công ty yêu cầu, đơn giá mua là 15.617, thuế GTGT 10%, số tiền giảm giá này được Công ty Dệt Hà Nam thanh toán bằng tiền mặt Nợ các TK 111 :2.576.805 Có TK 152 :2.342.550 Có TK 133 :234.255 Khi xuất NVL đưa đi gia công, chế biến, kế toán phản ánh giá trị NVL xuất kho đem đi gia công vào TK 154 theo giá xuất kho NVL Theo phiếu xuất kho 081263, kế toán định khoản Nợ TK 154 :6.720 Có TK 152 :6.720 3.5. Kiểm kê NVL và đánh giá lại NVL Việc kiểm tra đối chiếu số liệu NVL trên sổ kế toán với chứng từ và so sánh với tình hình thực tế luôn là một yêu cầu quan trọng trong công tác quản lý và hạch toán NVL. Kiểm kê để phát hiện chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách với tình hình thực tế phải được tiến hành một cách khoa học và chặt chẽ. Tùy theo điều kiện và yêu cầu quản lý có thể kiểm kê toàn bộ, kiểm kê từng phần, kiểm kê chọn mẫu. Để tiến hành tốt việc kiểm kê, tránh trùng lắp hoặc bỏ sót, cần chuẩn bị và tổ chức chu đáo việc kiểm kê. Trước khi kiểm kê cần phải hoàn thành việc ghi sổ kế toán, thủ kho cần sắp xếp NVL theo từng loại để việc kiểm kê được thuận lợi Tuy nhiên tại công ty TNHH Hàn Việt công tác kiểm kê NVL chưa được tổ chức một cách thường xuyên. Cuối kỳ kế toán (31/12) hằng năm rất ít khi tổ chức kiểm kê NVL, việc kiểm kê thường rất bất thường tùy theo yêu cầu của Giám đốc. 3.6. Dự phòng giảm giá NVL Trong điều kiện kinh tế thị trường, giá cả thường xuyên biến động, do đó hàng hóa nói chung hay NVL nói riêng nếu mua ngoài về chưa dùng ngay sẽ mang giá trị lạc hậu so với giá thị trường hiện tại. Việc lập dự phòng nhằm chủ động bù đắp phần giá trị bị tổn thất do giảm giá vật tư tồn kho có thể xảy ra trong kỳ kế hoạch. Việc trích lập dự phòng giảm giá NVL là phù hợp với nguyên tắc thận trọng của kế toán – một trong các chuẩn mực kế toán quốc tế được thừa nhận. Tuy nhiên trên thực tế công ty TNHH Hàn Việt kế toán không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cũng như dự phòng giảm giá các khoản khác. PHẦN II PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HÀN VIỆT I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NVL TẠI CÔNG TY Đối với doanh nghiệp sản xuất chăn, ga, gối, đệm như công ty TNHH Hàn Việt thì NVL là một yếu tố hết sức quan trọng. NVL thiếu hay không đảm bảo các yêu cầu về chất lượng đều làm ảnh hưởng đến sản xuất, chất lượng sản phẩm và uy tín của công ty. Do dó tổ chức quản lý và hạch toán NVL tốt góp phần ngăn ngừa các hiện tượng sử dụng lãng phí, tham ô hoặc làm thất thoát vật liệu trong quá trình sử dụng đồng thời cũng góp phần giúp doanh nghiệp huy động và sử dụng vốn có hiệu quả do tổ chức hợp lý việc việc cung cấp và dự trữ NVL. Mặt khác, chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho, thông tư số 89/2002/TT – BTC ngày 09/10/2002 của Bộ Tài Chính về việc “Hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết Định 149/2001/QĐ – BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính”và gần đây là chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính đã đáp ứng được yêu cầu quản lý kế toán đặc biệt là kế toán NVL trong tình hình mới, phù hợp với thông lệ và chuẩn mực kế toán quốc tế. Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng vào tình hình thực tế Doanh nghiệp không tránh khỏi những vướng mắc. Do vậy hoàn thiện hạch toán kế toán NVL là vô cùng cần thiết đối với mọi doanh nghiệp sản xuất đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ và vừa như công ty TNHH Hàn Việt khi Việt Nam gia nhập WTO. II. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ HẠCH TOÁN NVL 2.1.Về công tác hạch toán NVL 2.1.1 Ưu điểm: Về tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung góp phần đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của kế toán trưởng về nhiệm vụ cũng như đảm bảo được sự chỉ đạo kịp thời của ban lãnh đạo công ty. Mặc dù nhân viên trong công ty được tổ chức theo các phòng ban, được chuyên môn hoá và được phân công, phân nhiệm cụ thể nhưng phòng kế toán luôn luôn có sự liên hệ chặt chẽ với các phòng ban khác giúp cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty được liên tục, thống nhất, tăng hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý đặc biệt là trong phần hành kế toán NVL Mặt khác, cán bộ phòng kế toán đặc biệt là kế toán NVL là người có trình độ chuyên sâu, hầu hết đều tốt nghiệp đại học. Trong quá trình hoạt động, các nhân viên trong phòng kế toán luôn cập nhật và áp dụng theo những văn bản, quyết định mới nhất về chế độ kế toán. Nhờ đó, công tác hạch toán kế toán của công ty luôn theo kịp với những thay đổi của thị trường, không bị lạc hậu so với các doanh nghiệp khác. Về phương pháp hạch toán: Với khối lượng NVL phong phú, mật độ nhập xuấ NVL nhiều việc áp dụng hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên là hoàn toàn phù hợp đáp ứng được yêu cầu quản lý cũng như cung cấp thông tin về NVL cho ban giám đốc. Về hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ kế toán của công ty được lập theo đúng chế độ;quy trình luân chuyển chứng từ theo một trình tự hợp lý, đảm bảo tính kịp thời của số liệu phục vụ cho quản lý và đảm bảo tính kiểm tra chặt chẽ. Về hệ thống Tài khoản: Hệ thống tài khoản được vận dụng một cách linh hoạt, các TK tổng hợp và chi tiết được mở phù hợp với yêu cầu quản lý và hạch toán NVL tại công ty. Về hình thức sổ kế toán: Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Doanh nghiệp là hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức sổ này phù hợp với qui mô và trình độ kế toán của doanh nghiệp đặc biệt thuận lợi khi doanh nghiệp sử dụng kế toán bằng máy vi tính. Công ty đã xây dựng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết với kết cấu đơn giản, phù hợp với việc tổng hợp số liệu và nhập dữ liệu vào máy. Điều này đã tạo điều kiện cho các hành được thực hiện hiệu quả đặc biệt là phần hành kế toán NVL. 2.1.2. Nhược điểm: Về phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho áp dụng tại công ty: Phương pháp thẻ song song có nhiều ưu điểm như: đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu, cung cấp thông tin nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật tư kịp thời, chính xác, tuy nhiên phương pháp này thích hợp hơn với những doanh nghiệp có ít loại NVL, mật độ nhập xuất ít. Thực tê hoạt động sản xuất của công ty TNHH Hàn Việt sử dụng rất nhiều loại NVL khác nhau (hơn 1000 loại) với số lượng nhập, xuất lớn. Áp dụng phương pháp thẻ song song thường dồn công việc vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến việc theo dõi, hạch toán hàng tồn kho Thứ hai: Nguyên vật liệu của công ty có đặc điểm là rất phong phú về chủng loại. Từ thực tế đó đơn vị đã tiến hành phân loại dựa trên vai trò, công dụng của vật liệu nhưng lại chưa hoàn thiện việc xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu” điều đó ít nhiều gây khó khăn cho việc quản lý và theo dõi vật liệu. Thứ 3: Về phương pháp tính giá vật liệu xuất kho: Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ giúp giảm nhẹ công việc tính toán so với nhiều phương pháp khác. Tuy nhiên một nhược điểm là cuối tháng mới tính được giá xuất NVL vì thế không thể biết được giá trị vật tư tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng ảnh hưởng đến tính cung cấp thông tin kịp thời của kế toán Thứ 4: Việc lập dự phòng giảm giá NVL:Công ty sử dụng rất nhiều loại NVL, có một số loại có giá cả không thật ổn định qua các năm, do vây vào cuối mỗi năm cần phải lập dự phòng giảm giá vật liệu cho từng loại vật liệu giảm giá so với giá trị thị trường nhằm chủ động bù đắp giá trị tổn thất do giảm giá vật tư tồn kho có thể xảy ra. Tuy nhiên tại công ty TNHH Hàn Việt, kế toán đã không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Thứ 5: Cách xử lý của kế toán đối với các trường hợp kiểm kê phát hiện thừa, thiếu NVL là chưa sát với quy định của Bộ Tài Chính. Thứ 6: Về tài khoản sử dụng: Công ty không đăng ký sử dụng TK 151 – “Hàng mua đang đi đường”. Do vậy cuối kỳ hạch toán, nếu công ty đã nhận được hóa đơn mua hàng (tức là vật tư thuộc quyền sở hữu của công ty) nhưng hàng còn đang trên đường vận chuyển thì kế toán chỉ lưu chứng từ vào tập hồ sơ mà không hề hạch toán nghiệp vụ này cho đến khi vật tư về nhập kho công ty. Thứ 7: Hiện nay công ty không thực hiện lập dự toán ngân sách hoạt động kinh doanh nói chung và dự toán ngân sách chi phí NVL nói riêng. Mặc dù, phòng kế hoạch vật tư – xuất nhập khẩu có đưa ra định mức dự trữ NVL tối đa và tối thiểu song vẫn bị động trong việc quyết định lượng vật tư cần thu mua và nguồn tài chính cần đảm bảo cho quá trình thu mua trong kỳ. Thứ 8: NVL của công ty phải nhập khẩu 60%, mặc dù hiện nay Việt Nam đã gia nhập WTO nên doanh nghiệp thuận lợi hơn rất nhiều trong quá trình nhập khẩu NVL song công ty vẫn phải chịu những biến động bất thường về giá cả, rủi ro trong quá trình vận chuyển, tiền bảo hiểm, các loại thuế Các yếu tố này khiến chi phí NVL của công ty khá cao. Công ty cần có biện pháp hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực này. III. KIẾN NGHỊ Xuất phát từ tính cấp thiết của hoàn thiện hạch toán NVL, và qua những đánh giá về hạn chế, nhược điểm còn tồn tại ở công ty TNHH Hàn Việt, em xin được đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán NVL tại công ty như sau: 3.1. Nguyên tắc hoàn thiện Hoàn thiện hạch toán NVL phải xuất phát từ đặc điểm của đơn vị, mỗi đơn vị có đặc điểm sản xuất kinh doanh khác nhau, tổ chức quản lý khác nhau, đặc thù các loại NVL được sử dụng khác nhau do đó thực trạng công tác hạch toán kế toán ở mỗi đơn vị cũng khác nhau. Hoàn thiện hạch toán kế toán phải phù hợp với đặc điểm riêng có của mỗi doanh nghiệp cũng như nhu cầu quản lý và sử dụng thông tin của ban giám đốc doanh nghiệp đó. Hoàn thiện hạch toán NVL nhằm mục đích tổ chức công tác kế toán NVL hiệu quả hơn. Do đó hoàn thiện hạch toán NVL phải đặt trong mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu về nhằm đảm bảo nâng cao hiệu quả quản lý NVL, hạn chế tối đa hao hụt, lãng phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động cho công ty. Hoàn thiện hạch toán NVL phải dựa trên các qui định ban hành của Bộ Tài Chính về các phương pháp thực hiện, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng và tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam ngoài ra phải đảm bảo yêu cầu hội nhập với các thông lệ và chuẩn mực kế toán quốc tế. 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty 3.2.1. Hoàn thiện việc trích lập dự phòng giảm giá NVL Việc trích lập dự phòng là cần thiết đối với công ty TNHH Hàn Việt vì NVL chính của công ty chủ yếu là nhập khẩu từ nước ngoài do đó rất dễ bị tác động bởi các yếu tố kinh tế, chính trị trong và ngoài nước nhất là hiện nay Việt Nam đã là thành viên của WTO. Mặt khác, sản phẩm của công ty là những sản phẩm vừa mang tính thời trang lại vừa mang tính thời vụ nên NVL cũng thay đổi thường xuyên theo các đơn đặt hàng cũng như thị hiếu của người tiêu dùng. Vì vậy, trong một chu kỳ sản xuất, NVL của công ty có rất nhiều khả năng thay đổi về giá cả theo sự biến động của giá thị trường.Thực tế, trong kho NVL của công ty hiện nay còn rất nhiều vải đã lỗi mốt không còn phù hợp với sở thích của khách hàng do đó không được xuất cho sản xuất và vẫn để “chết” như vậy trong kho. Việc trích lập dự phòng sẽ đem lại cho công ty những lợi ích như sau: Xét về phương diện kinh tế thì nhờ các khoản dự phòng này mà bảng cân đối kế toán của công ty phản ánh chính xác hơn giá trị thực của tài sản. Xét về mặt tài chính: Giảm bớt rủi ro, thiệt hại có thể xảy ra trong tương lai do có sự giảm giá hàng tồn kho. Mặt khác các khoản dự phòng là những chi phí hợp lý làm giảm lợi nhuận của công ty, do đó thuế thu nhập phải nộp sẽ thấp hơn Xét về mặt kế toán: Việc ghi giảm giá giá gốc hàng tồn kho cho bằng giá trị thuần có thể thực hiện được là phù hợp với nguyên tắc thận trọng Về nguyên tắc, khi kết thúc niên độ kế toán, nếu nhận thấy giá trị thị trường của NVL nhỏ hơn giá trị NVL đang được theo dõi trên sổ kế toán thì kế toán cần tiến hành lập dự phòng giảm giá đối với loại vật tư đó. Số lập dự phòng được tính theo công thức sau: Mức dự phòng giảm giá vật tư cần lập Số lượng vật tư (Giá vật tư trên sổ kế toán – giá vật tư trên thị trường ngày 31/12) = * Việc dự phòng giảm giá NVL phải tính theo từng loại vật liệu cụ thể. Cuối năm tài chính, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 1593: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo: + Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 1593- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi: Nợ TK 1593: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giảm giá hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) 3.2.2. Hoàn thiện phương pháp tính giá vật tư xuất kho Giá vật tư xuất kho ở công ty TNHH Hàn Việt hiện nay đang sử dụng là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên đến cuối tháng mới tính được giá xuất NVL. Mặc dù vậy, trong quá trình xuất kho NVL trên các chứng từ, sổ sách thì cột đơn giá và thành tiền đều bị bỏ trống do đó mà không cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời và chính xác. Chỉ đến cuối tháng mới định khoản được nghiệp vụ xuất vật liệu sau khi đã tiến hành phân bổ NVL. Mặt khác hình thức sổ kế toán mà Doanh nghiệp đang áp dụng là chứng từ ghi sổ dẫn đến việc lập chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ xuất kho NVL chỉ có thể thực hiện một lần vào cuối tháng, làm giảm ý nghĩa của việc lập chứng từ ghi sổ. Vì vậy, theo em thay vì sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ doanh nghiệp nên tính giá vật tư xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Việc tính giá này có thể cài đặt cho máy hoàn toàn tự động tính. Áp dụng phương pháp này sẽ tận dụng được ưu điểm là giá vật tư xuất kho được tính cập nhật với những thay đổi mới nhất của giá vật tư nhập kho. Đây là ưu điểm lớn nhất của phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập so với các phương pháp tính giá vật tư xuất kho khác. Hơn nữa phương pháp này có thể cung cấp thông tin về NVL Theo phương pháp này, giá vật tư xuất kho được tính theo công thức sau: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Số lượng từng loại xuất kho Giá đơn vị bình quân = * Giá đơn vị bình sau mỗi lần nhập Giá thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập = Lượng thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập 3.2.3. Hoàn thiện việc lập dự toán ngân sách chi phí NVL Ngân sách là một bản kế hoạch thu, chi dưới dạng tiền tệ của một Doanh nghiệp, tổ chức trong một niên độ tài chính. Để đạt được mức lợi nhuận mong muốn trong tình trạng tài chính chủ động và lành mạnh, Doanh nghiệp phải dự toán được toàn bộ ngân sách sản xuất kinh doanh. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì việc lập dự toán ngân sách chi phí NVL là một phần quan trọng trong quá trình lập ngân sách sản xuất. Dự toán được chi phí NVL, Doanh nghiệp sẽ chủ động trong việc tìm nguồn cung ứng cũng như có kế hoạch cụ thể trong việc thu mua và dự trữ NVL đảm bảo cho việc cung cấp đủ và đúng chất lượng NVL, giúp quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng và liên tục. Trên thực tế, công ty TNHH Hàn Việt có dự toán ngân sách chi phí NVL tuy nhiên chỉ dựa trên kinh nghiệm quản lý và ước tính từ kết quả các năm trước mà chưa có sự tính toán một cách khoa học và chính xác. Trên cơ sở nhu cầu sản lượng cần sản xuất đã tính toán (kế hoạch sản xuất), Doanh nghiệp cần lập bản dự toán cung ứng NVL cần cho quá trình sản xuất Soạn thảo ngân sác cung ứng NVL trước hết được xác định dưới dạng vật chất: số lượng, loại NVL với chất lượng đảm bảo yêu cầu sử dụng và tính kịp thời cho sử dụng, sau đó được tính thành nhu cầu tiền tệ cho cung ứng. Công thức tính dự toán ngân sách cung ứng NVL được xác lập như sau: Dự tính nhu cầu NVL cho sản xuất cần mua vào NVL thỏa mãn yêu cầu sản xuất NVL còn tồn cuối kỳ Tồn đầu kỳ NVL = = - Công ty TNHH Hàn Việt có thể lập dự toán ngân sách chi phí NVL cho cả năm theo từng danh điểm vật liệu chính và theo từng quý như sau: Biểu 14: Bảng dự toán chi phí NVL Bảng dự toán chi phí NVL – DK single Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm 1.Số lượng sản phẩm cần sản xuất 2.400 350 530 4000 7.280 2. Định mức tiêu hao NVL (kg) 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 3. Tổng lượng NVL cần cho sản xuất (kg) 3.600 525 795 6000 10.920 4. Nhu cầu NVL dự trữ cuối kỳ 500 500 2000 1000 1000 5. Vật liệu tồn đầu kỳ 900 500 500 2000 900 6. Lượng NVL cần mua vào 3.200 525 2.295 5000 11.020 7. Đơn giá mua (nghìn đồng) 50 50 50 50 50 8. Chi phí NVL (nghìn đông) 160.000 26.250 114.750 250.000 551.000 3.2.4. Về nguồn cung ứng nguyên vật liệu Hiện nay, hầu hết các NVL chính của công ty được nhập khẩu từ các nước Hàn Quốc, Trung Quốc, Thái Lan. Mặc dù Việt Nam gia nhập WTO, việc nhập khẩu của công ty có nhiều thuận lợi hơn song vẫn không tránh khỏi tình trạng phụ thuộc quá nhiều vào các nhà cung cấp nước ngoài ảnh hưởng đến tiến độ sản xuât. Vì vậy công ty cần có kế hoạch tìm thêm các nguồn cung ứng mới, đáng tin cậy trong nước, vừa giảm được chi phí NVL lại vừa đảm bảo tính ổn định, nhanh chóng và kịp thời cho sản xuất. 3.2.5. Hoàn thiện công tác kiểm kê, đánh giá NVL Để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán, Doanh nghiệp nên tiến hành kiểm kê thường xuyên. Cụ thể công ty nên tiến hành kiểm kê NVL 6 tháng 1 lần vì số lượng vật tư nhiều, việc thực hiện kiểm kê tốn rất nhiều thời gian và công sức. Đồng thời khi kiểm kê doanh nghiệp cũng cần nên đánh giá lại giá trị NVL so với giá thị trường cũng như đánh giá lại chất lượng của NVL để có những biện pháp xử lý kịp thời. 3.2.6. Hoàn thiện hệ thống sổ sách Hiện nay Doanh nghiệp đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nhưng lại không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ dẫn đến việc kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán gặp nhiều khó khăn. Theo đúng qui định của Bộ Tài Chính doanh nghiệp nên mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo mẫu sau: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày tháng Số tiền A B 1 A B 1 Cộng tháng Cộng lũy kế từ đầu quý Cộng tháng Cộng lũy kế từ đầu quý Sổ này có trang, đánh số từ trang số 01 đến trang Ngày mở sổ: Ngày thángnăm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.2.7 Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán Đối với NVL mua ngoài trong trường hợp hàng về, hóa đơn chưa về, kế toán lưu các giấy tờ liên quan đến lô hàng đó vào một tệp hồ sơ riêng mà không ghi sổ nghiệp vụ đó. Điều này gây khó khăn rất nhiều cho việc tổ chức hạch toán được chính xác, kip thời và cập nhật làm ảnh hưởng đến tính chính xác của các thông tin trên bảng cân đối kế toán. Đồng thời khi thực hiện công tác kiểm kê phát hiện sự chênh lệch giữa thực tế với sổ sách rất khó khăn để tìm ra nguyên nhân. Theo em khi hàng về đơn vị vẫn tiến hành làm thủ tục nhập kho bình thường, nếu cuối tháng hóa đơn chưa về thì kế toán ghi sổ theo giá tạm tính Nợ TK 152_ chi tiết NVL: giá tạm tính Có TK 331_chi tiết nhà cung cấp: Giá tạm tính Khi nhận được hóa đơn, kế toán ghi số chênh lệch giá tạm tính và giá thực tế bằng bút toán đỏ nếu giá tạm tính > giá thực tế; ghi tăng NVL nếu giá tạm tính < giá thực tế KẾT LUẬN Nguyên vật liệu là một trong 3 yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh; chi phí NVL có tác động lớn đến chi phí sản xuất, giá vốn hàng bán và lợi nhuận của Doanh nghiệp. Vì vậy, kế toán NVL chiếm một vị trí rất quan trọng trong công tác kế toán nói chung, nhất là đối với một Doanh nghiệp sản xuất như Hanvico thì việc hoàn thiện hạch toán kế toán NVL luôn là yêu cầu bức thiết. Nó sẽ giúp cho công ty theo dõi một cách chặt chẽ, chính xác cả về số lượng, chất lượng và chủng loại từng NVL nhập, xuất, tồn kho. Từ đó tạo điều kiện cho các nhà quản lý đề ra được những phương án kinh doanh hiệu quả. Nhận thấy được tầm quan trọng của vấn đề này cùng với những kiến thức thực tế đã thu nhận được trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Hàn Việt, em đã nghiên cứu thực hiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài “ Hoàn thiện hạch toán NVL tại công ty TNHH Hàn Việt”. Do kiến thức còn hạn chế nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý của các thầy cô và các bạn.Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới thầy Trần Đức Vinh cùng các anh chị trong công ty TNHH Hàn Việt đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. PGS.TS Đặng Thị Loan (chủ biên) Giáo trình kế toán tài chính, Hà Nội 2005 PGS.TS Nguyễn Minh Phương (chủ biên) Giáo trình kế toán quản trị - ĐHKTQD Hà Nội 2005 Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa – Vụ chế độ kế toán và kiểm toán – Bộ Tài Chính, NXB Thống kê Hà Nội 2006 Hướng dẫn lập chứng từ kế toán và ghi sổ kế toán Hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán đợt 1- Bộ Tài Chính- NXB Tài Chính, Hà Nội T10/2002 Bài giảng môn kế toán tài chính, kế toán quản trị, tổ chức hạch toán kế toán Một số tài liệu khác Các Tư liệu về quá trình hình thành và phát triển của công ty Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán của công ty TNHH Hàn Việt Các báo cáo liên quan đến NVL công ty TNHH Hàn Việt PHỤ LỤC Cộng hòa xá hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc HỢP ĐỒNG MUA BÁN Số : 01 – 2006 – HV/DMHN Căn cứ Luật Thương mại của Quốc hội Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 36/2005/QH 11 thông qua ngày 14 tháng 6 năm 2005 có hiệu lực thi hành từ ngày 1 tháng 1 năm 2006; Căn cứ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và khả năng của hai đơn vị Hai bên ký kết hợp đồng gồm có: Hà Nội, ngày 3 tháng 11 năm 2006 Bên bán: CÔNG TY TNHH DỆT MAY HÀ NỘI (gọi tắt là bên A) Địa chỉ: Số 14 ngõ 144 Quan Nhân – Nhân Chính – Thanh Xuân – Hà Nội Điện thoại: 04.688 0789 – fax: 04.6882424 Tài khoản số: 1011.31708.6300 CN Ngân hàng TMCP Quân Đội Mã số thuế: 01 00 92 58 98 Do ông: TRỊNH VĂN HÀO Chức vụ: Giám đốc – Làm đại diện Bên mua: CÔNG TY TNHH HÀN VIỆT (HANVICO) (gọi tắt là bên B) Địa chỉ: km 14 quốc lộ 1A – Thanh Trì – Hà Nội Điện thoại: 04.8617978 Fax: 04.8618040 Mã số thuế: 01 00 95 52 75 – 1 Do ông: PHẠM VĂN TUẦN Chức vụ: Giám đốc – Làm đại diện Hai bên thoả thuận, thống nhất ký hợp đồng mua bán với các điều khoản sau: Điều 1: TÊN HÀNG - SỐ LƯỢNG – GIÁ CẢ + Bên bán đồng ý bán, bên mua đồng ý mua những loại hàng hoá sau: STT Tên hàng hoá Số lượng (kg) Đơn giá (VND) Thành tiền 1 Vải DK single 40PC trắng (Theo mẫu) 2.270 (±2%) 50.000 113.500.000 Cộng 2.270 113.500.000 Thuế GTGT (10%) 11.350.000 Tổng cộng 124.850.000 Bằng chữ: Một trăm hai mươi tư triệu tám trăm năm mươi ngàn đồng chẵn. Điều 2: TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT – BAO GÓI Chất lượng: Các lỗi trong phạm vi 60 cm theo chiều dọc cây vải được tính là một lỗi, bình quân trên một cây vải không quá 06 lỗi Hàng được sản xuất theo mẫu của bên mua và đã được hai bên ký xác nhận. Mỗi cuộn vải thành phẩm được đóng gói trong 1 túi PE đảm bảo vệ sinh trong quá trình vận chuyển trên mỗi cuộn vải ghi rõ trọng lượng của cuộn vải đó Điều 3: GIAO NHẬN HÀNG VÀ THANH TOÁN 1/ Thời gian giao hàng: Giữa tháng 12/2006 2/ Địa điểm giao hàng: Giao hàng tại bên B 3/ Thanh toán Bên mua sẽ thanh toán 70% tổng giá trị hợp đồng, số còn lại trả chậm 1 tháng sau khi đã nhận toàn bộ sản phẩm và chứng từ thanh toán: - Biên bản giao nhận hàng - Hoá đơn GTGT (do Bộ Tài Chính phát hành) Điều 4: TRÁCH NHIỆM CỦA MỖI BÊN Bên mua: - Tổ chức nhận hàng, kiểm tra chất lượng và nếu thấy chất lượng không đạt phải thông báo bằng văn bản trong vòng 5 ngày sau khi nhận hàng với bên bán. Những khiếu nại về chất lượng hàng ngoài thời gian này bên bán không chịu trách nhiệm nhận lại hàng - Thanh toán đầy đủ tiền hàng theo số lượng giao nhận Bên bán: - Giao hàng đạt chất lượng, đúng thời hạn cho bên B - Giải quyết những khiếu nại về chất lượng hàng trong thời hạn của bên bán - Nhận đủ tiền hàng Điều 5: CÁC ĐIỀU KHOẢN KHÁC Mọi thay đổi bổ sung của hợp đồng này chỉ có giá trị bằng văn bản sau khi đã được hai bên chấp nhận. Mọi tranh chấp xảy ra (nếu có) sẽ được giải quyết bằng thương lượng hoà giải, nếu không giải quyết bằng thương lượng thì vấn đề sẽ được đưa ra giải quyết tại toà án kinh tế Hà Nội, mọi chi phí cho toà án do bên thua kiện chịu. Hợp đồng này được lập thành 02 bản , mỗi bên giữ một bản có giá trị pháp lý như nhau kể từ ngày ký đến khi thanh quyết toán xong hợp đồng DANH MỤC BẢNG BIỂU Biểu 1: Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh của công ty 8 Biểu 2: Phiếu nhập kho 36 Biểu 3: Phiếu xuất kho 38 Biểu 4: Thẻ kho 41 Biểu 5: Báo cáo kho 42 Biểu 6 :Màn hình giao diện nhập phiếu nhập - phiếu xuất NVL 42 Biểu 7 : Mẫu sổ chi tiết NVL 43 Biểu 8: Mẫu hóa đơn GTGT 45 Biểu 9: Sổ chi tiết thanh toán với người bán 46 Biểu 10: Bảng tổng hợp thanh toán với người bán 47 Biểu 11: Chứng từ ghi sổ 49 Biểu 12: Sổ Cái TK 152 50 Biểu 13: Bảng cân đối tài khoản 51 Biểu 14: Bảng dự toán chi phí NVL 65 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ : Tài sản cố định NVL : Nguyên vật liệu TGNH : Tiền gửi ngân hàng KHVT - XNK : Kế hoạch vật tư – xuất nhập khẩu GTGT : Giá trị gia tăng TK : Tài khoản