Đề tài Hoàn thiện hạch toán tài sản cố định hữu hình tại công ty xuất – Nhập khẩu tổng hợp ngành muối

triển nông thôn Việt Nam. Trải qua quá trình hình thành và phát triển Công ty Xuất – Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Khi mới thành lập cơ sở vật chất của công ty hầu như không có gì với mấy chục công nhân, máy móc thiết bị lạc hậu... tuy vậy công ty vẫn luôn hoàn thành nhiệm vụ Nhà nước giao, được Đảng và Nhà nước tặng nhiều Bằng khen, Huân huy chương. Cho đến nay, nền kinh tế thị trường ra đời đã đặt công ty trước những thách thức to lớn. Ngoài những khó khăn về công nghệ, vốn, trình độ tay nghề công nhân viên còn là tình hình cạnh tranh găy gắt trên thị trường với không chỉ các đối thủ trong nước mà còn là các đối thủ nước ngoài có bề dày kinh nghiệm và uy tín sản phẩm trên thị trường. Trước tình hình đó được sự chỉ đạo giúp đỡ của các cơ quan cấp trên, sự nỗ lực của ban giám đốc và toàn thể CBCNV công ty đã kịp thời ổn định lại tổ chức, nâng cao hiệu quả các mặt quản lý, mạnh dạn đầu tư công nghệ, đổi mới đa dạng hoá sản phẩm với chủ trương coi thị trường là trung tâm, chất lượng sản phẩm là sống còn, công ty đã đứng vững và đạt được sự tăng trưởng vững mạnh ổn định. Biểu 01: Kết quả kinh doanh trong hai năm 2000 và 2001 của công ty. Đơn vị: 1000 đồng. STT Chỉ tiêu 2000 2001 1 Doanh thu thuần Trong đó D. thu hàng xuất khẩu 25.520.760 180.920 27.072.463 289.050 2 Lợi nhuận 175.893 222.023 3 Nộp ngân sách 2.053.269 2.836.957 4 Thu nhập bình quân người/ tháng. 762.492 804.794 SAGUMEX là doanh nghiệp Nhà Nước nên mục đích hoạt động của công ty là thông qua hoạt động kinh doanh, xuất nhập khẩu một số mặt hàng nhằm góp phần thúc đẩy nền kinh tế của đất nước. Với mục đích như trên thì những đối tượng kinh doanh của công ty như sau: Đối với mặt hàng nhập khẩu bao gồm những mặt hàng: Muối nguyên liệu từ ấn độ; Xe máy Trung Quốc; Dây cáp điện..... Đối với hàng Xuất khẩu bao gồm những mặt hàng: Muối nguyên liệu( xuất khẩu chủ yếu sang Thái Lan). Đối với thị trường trong nước công ty tiêu thụ tất cả những mặt hàng nhập khẩu đã nói ở trên. Thị trường tiêu thụ nội địa của công ty trải dài cả ba miền Bắc- Trung - Nam. Với chất lượng sản phẩm tốt, chính sách giá linh hoạt, phương thức bán hàng hiệu quả sản phẩm của công ty được tiêu thụ rất mạnh. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động SX-KD tại công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp nghành Muối. Hiện nay bộ máy quản lý của công ty bao gồm Ban giám đốc và 4 phòng ban chức năng được tổ chức như sau: (sơ đồ 1) Ban giám đốc: Ban giám đốc của công ty chỉ có một người là giám đốc. Giám đốc là người chịu trách nhiệm điều hành chung, quản lý, giám sát mọi hoạt động của công ty theo luật doanh nghiệp Nhà nước và điều lệ của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên về toàn bộ hoạt động của công ty và là người có quyền quyết định cao nhất tại công ty. Các phòng ban chức năng gồm: Phòng Tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ xây dựng phương án tổ chức mạng lưới và cán bộ cho phù hợp từng thời kỳ, xây dựng các phương án quy hoạch và chuẩn bị các thủ tục đề bạt cán bộ và nâng cao bậc lương, chuẩn bị các thủ tục giải quyết chế độ cho người lao động. Chủ trì các cuộc thanh tra theo chức trách và quyền hạn của mình. Giải quyết đơn thư theo pháp lệnh khiếu tố. Tiếp các đoàn thanh tra( nếu có) và phối hợp với các phòng chuẩn bị các tài liệu cần thiết để đáp ứng yêu cầu cần thiết của các đoàn thanh tra. Xây dựng kế hoạch và mua sắm trang bị làm việc cho công ty hàng tháng và hàng năm. Tổ chức tiếp khách và hướng dẫn khách đến làm việc, quản lý các loại tài sản thuộc văn phòng công ty. Đảm bảo xe đưa đón lãnh đạo, cán bộ đi làm đúng giờ an toàn. Xây dựng kế hoạch, nội dung công tác thi đua , tập hợp đề nghị khen thưởng, đề xuất hình thức khen thưởng. Đồng thời thức hiện chế độ về lao động, bảo hiểm xã hội, sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên theo luật định. Phòng Tài chính Kế toán: Có nhiệm vụ quản lý công tác tài chính kế toán, tổ chức thực hiện các công tác thống kê, thu thập các thông tin kinh tế, thực hiện chế độ hạch toán theo qui định. Có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc trong lĩnh vực điều hành kinh doanh, kiểm tra việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và pháp luật nhà nước qui định. Đề xuất lên giám đốc phương án tổ chức hoạt động của bộ máy kế toán của công ty phù hợp với chế độ kế toán Nhà nước. Định kỳ phân tích các hoạt động kinh tế, hiệu quả kinh doanh, cung cấp các thông tin về hoạt động tài chính cho lãnh đạo công ty để quản lý và điều chỉnh kịp thời hoạt động kinh doanh. Phòng kinh doanh: Tập hợp dự kiến chi phí, giá thành, tìm các biện pháp hạ giá thành. Tổ chức tiếp thi quảng cáo sản phẩm, tham khảo thị trường trong nước, lập các phương án kinh doanh cho năm sau. - Phòng Xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện phương án kinh doanh xuất- nhập khẩu, dịch vụ uỷ thác và các kết quả khác có liên quan cho phù hợp với điều kiẹn hoạt động của công ty trong từng thời kỳ. Tham mưu cho Tổng giám đốc trong quan hệ đối ngoại, chính sách xuất- nhập khẩu pháp luật của Việt Nam và quốc tế về hoạt động kinh doanh này. Giúp Tổng giám đốc chuẩn bị các thủ tục hợp đồng, thanh toán quốc tế và các hoạt động ngoại thương khác. Nghiên cứu đánh giá khảo sát khả năng tiềm lực của các đối tác nước ngoài khi liên kết kinh doanh cùng công ty. Giúp Giám đốc các cuộc tiếp khách, đàm phán, giao dịch ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài. Biểu số 1: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty Xuất – Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng xuất nhập khẩu II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Xuất – Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Để đáp ứng yêu cầu hạch toán kế toán của công ty, phù hợp với phạm vi hoạt động rộng lớn, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập chung. Phòng tài chính kế toán gồm 6 người được tổ chức như sau: ( sơ đồ số 3) Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung, trực tiếp tổ chức công tác kế toán, kí duyệt các chứng từ, báo cáo kế toán và các tài liệu khác có liên quan đồng thời kiêm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định. Kế toán mua hàng, công cụ dụng cụ: Có nhiệm vụ hạch toán tình hình tăng, giảm, tồn kho hàng hoá, công cụ dụng cụ, tham gia kiểm kê, đối chiếu số liệu trên sổ sách với số liệu thực tế. Cung cấp số liêu chính xác, kịp thời đầy đủ cho kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội kiêm kế toán thống kê: có nhiệm vu tính toán, phân bổ tiền lương, tính và nộp BHXH cho người lao động. Thanh toán tiền lương và trợ cấp BHXH cho người lao động. Theo dõi tình hình trích lập và sử dụng quỹ lương. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm : Chịu trách nhiệm tập hợp, tính toán phân bổ hạch toán chi phí và tính giá hành sản phẩm. Cuối tháng xác định kết quả kinh doanh, hạch toán lãi lỗ, hạch toán các khoản phải nộp Nhà nước. Sau đó cùng với kế toán trưởng lập các phương án giá thành, giá bán. Cuối năm tiến hành tính toán số trích lập các quĩ công ty. Kế toán thanh toán: Có trách nhiệm theo dõi hạch toán tình hình thu, chi, tồn quĩ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tình hình thanh toán nội bộ, tình hình vau vốn lưu động và thanh toán tiền vay. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt trên cơ sở các chứng từ hợp lệ và lập báo cáo quỹ để đối chiếu hàng ngày với kế toán thanh toán trên sổ quỹ. Biểu số 2: Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty Xuất – Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ Kế toán vật liệu, CCDC Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán chi phí SX và tính giá thành SP Kế toán thanh toán Thủ quỹ 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. Hiện nay cũng như nhiều doanh nghiệp khác công ty đang áp dụng chế độ kế toán mới theo QĐ 1141/ CĐKT ngày 1/11/1995 và các văn bản, thông tư hứng dẫn bổ sung của Bộ tài chính. Hình thức kế toán được áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ ( Biểu số 4) và toàn bộ công tác kế toán được thực hiện trên máy vi tính nên công việc được giảm nhẹ đi rất nhiều và có hiệu quả thiết thực. Chương trình phần mềm kế toán cho phép xử lý số liệu ngay từ các chứng từ ban đầu, qua quá trình xử lý số liệu máy tính sẽ cung cấp các thông tin như: Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký, sổ cái, bảng kê các tài khoản, bảng cân đối số phát sinh, sổ chi tiết...Cuối kỳ, kế toán xử lý các bút toán kêt chuyển để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ của đơn vị. Hệ thống sổ sách sử dụng là các sổ cái tài khoản, chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết theo dõi nhập- xuất kho, chi tiết công nợ. Chứng từ ghi sổ là sổ kế toán kiểu tờ rơi dùng để định khoản các nghiệp vụ phát sinh. Để phục vụ cho yêu cầu phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính dùng để phản ánh số phát sinh bên Có, một số Chứng từ ghi sổ có bố trí thêm các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ, số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của tài khoản. Số liệu của các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ các tài khoản trong trường hợp này chỉ dùng cho mục đích kiểm tra, phân tích không dùng để ghi Sổ cái. Căn cứ để vào chứng từ ghi sổ là các chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, của bảng kê và bảng phân bổ. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng hoặc cuối quí. Số phát sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên Sổ cái theo tổng số lấy từ Chứng từ ghi sổ ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các Nhật ký chứng tù có liên quan. Cuối quí sau khi đã khoá sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các chứng từ ghi sổ. Công ty áp dụng tất cả các tài khoản theo QĐ 1141/CĐKT. Do đặc thù của mặt hàng muối và để quản lý chặt chẽ lượng hàng tồn kho, công ty hạch toán lượng hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Khi Xuất kho kế toán áp dụng theo phương pháp giá thực tế (bình quân gia quyền). Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp thuế khấu trừ riêng đối với sản phẩm muối theo luật thuế được áp dụng từ ngày 1/1/1999 sản phẩm muối bao gồm: muối sản xuất từ nước biển, muối mỏ tự nhiên, muối tinh, muối i-ôt thuộc diện không chịu thuế GTGT vì thế công ty không phải nộp thuế GTGT đầu ra và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với sản phẩm muối. Chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Kế toán TSCĐ sử dụng các chứng từ kế toán sau: + Biên bản giao nhận TSCĐ + Thể TSCĐ + Biên bản thanh lý TSCĐ + Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn Cuối niên độ kế toán kế toán lập các báo cáo sau: Bảng cân đối kế toán( B01- DN) Bảng kết quả kinh doanh( B02-DN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ( B03- DN) Thuyết minh báo cáo tài chính( B09- DN) Biểu số 3: Trình tự ghi sổ kế toán hình thức chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra. III. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động TSCĐ hữu hình tại Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. Hạch toán tăng TSCĐ Xác định TSCĐ là bộ phận cơ bản nhất của nguồn vốn kinh doanh, kế toán Công ty còn chú ý đến nguyên tắc thận trọng hạch toán, đảm bảo chính xác đối tượng ghi TSCĐ. Việc quản lý và hạch toán luôn dựa trên hệ thống chứng từ gốc chứng minh cho tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. TSCĐ của Công ty tăng chủ yếu do mua sắm, ngoài ra còn có trường hợp tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê. Mọi trường hợp tăng TSCĐ, Công ty đều lập hồ sơ lưu trữ gồm những giấy tờ liên quan đến TSCĐ đó phục vụ cho yêu cầu quản lý và sử dụng như: đơn đề nghị của bộ phận có nhu cầu về tài sản, Quyết định của Giám đốc Công ty, hợp đồng mua TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn bán hàng... Các tài liệu này sẽ là căn cứ để lập thẻ TSCĐ và ghi chép vào sổ Cái. Xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận, kế hoạch đầu tư đổi mới, Công ty tiến hành mua sắm TSCĐ. Mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi và tập hợp đầy đủ theo hoá đơn. Khi hoàn thành, căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan, kế toán xác định NG TSCĐ và tuỳ theo nguồn hình thành để tập hợp. Tất cả thủ tục giấy tờ trước khi hoàn thành TSCĐ được kế toán tập hợp thành bộ cùng với phòng Tổng hợp làm báo cáo gửi lên Giám đốc Công ty. Sau đó chờ quyết định phê duyệt tăng TSCĐ của Giám đốc Công ty và tiến hành vào các sổ sách có liên quan. Cụ thể, năm 2001, Công ty mua một máy vi tính nhãn hiệu COMPAQ tại Công ty FPT. Thủ tục kế toán như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc Kính trình lãnh đạo (v/v mua máy vi tính cho phòng Tổng hợp) Để phục vụ cho công việc, phòng Tổng hợp đề nghị mua một máy vi tính mới loại COMPAQ DESKPRO với giá 11.000.000 triệu đồng (đã tính thuế VAT 10%) Vậy kính trình lãnh đạo duyệt để phòng Tổng hợp được mua máy. Ngày 20/7/2001 Trưởng phòng Tổng hợp Nguyễn Quỳnh Nga Sau khi có đơn trình lên Giám đốc, Giám đốc Công ty căn cứ vào tình hình thực tế để quyết định tăng TSCĐ. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa VN Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Bộ nông nghiệp. Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. Hà Nội, ngày 25 tháng 7 năm 2001. Giám đốc Công ty xuất - nhập khẩu tổng hợp ngành muối - Căn cứ vào Quyết định 141/1999 - QĐ, ngày 25/12/1999 của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam và điều lệ hoạt động của doanh nghiệp quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. -Căn cứ vào đề nghị nua máy vi tính của phòng Tổng hợp. Quyết định Điều 1: Phê duyệt mua máy vi tính COMPAQ của phòng Tổng hợp Điều 2: Giá mua là 11.000.000 đồng, tài sản thuộc nguồn vốn tự bổ sung. Điều 3: Các đồng chí trưởng phòng Kế toán tài vụ, Hành chính và đại diện Đại lý Công ty FPT làm các thủ tục chuyển mua máy vi tính, thanh toán và giao máy đầy đủ, tiến hành hạch toán kế toán tài sản theo đúng chế độ quản lý tài sản hiện hành. Nơi gửi : - Như điều 3 - Lưu KTTV - Bên bán Giám đốc Nhâm Hoà Công ty đã ký hợp đồng với Công ty FPT để mua máy vi tính COMPAQ, hợp đồng được ký kết có nội dung như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc Hợp đồng kinh tế (Số:......../HĐKT) - Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam công bố ngày 25/9/1989. - Căn cứ Nghị định số 17/HĐBT ngày 16/1/1990 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành về chế độ hợp đồng kinh tế. - Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ các bên. Hôm nay, ngày 24/7/2001 Bên A: công ty xuất- nhập khẩu tổng hợp nhành muối Địa chỉ: Số 5, Hàng Gà, Hà Nội. Đại diện: Ông : Đình Sáng Chức vụ: Trưởng phòng kế toán Bên B: Công ty FPT Địa chỉ: 40A Lý Thường Kiệt, Hà Nội. Đại diện: Trương Gia Bình Hai bên thoả thuận ký hợp đồng các điều khoản như sau: Điều 1 : Bên B chịu trách nhiệm cung cấp, lắp đặt cho bên A 01 máy vi tính mới hiệu COMPAQ DESKPRO theo tiêu chuẩn kỹ thuật như sau : - Celeron 600 Mhz ; RAM : 64MB. - ổ đĩa cứng Seagate : 10.2GB; ổ đĩa mềm Compaq: 1,44 MB. - Monitor COMPAQ 15" +Key board + Mouse Điều 2 : Thời hạn giao hàng: Bên B giao cho bên A theo đúng thời hạn như hai bên đã quy định, đảm bảo thiết bị mới 100%. Điều 3: Trách nhiệm các bên - Bên A có trách nhiệm thanh toán đúng giá cả đã thoả thuận và đúng thời hạn đã ký. - Bên B có trách nhiệm : cung cấp đúng chủng loại, đảm bảo chất lượng; lắp đặt, vận hành và chạy thử miễn phí tại cơ quan bên A trước khi bàn giao. Điều 4: Điều kiện bảo hành. - Bên B có trách nhiệm bảo hành tất cả các thiết bị, linh kiện miễn phí 36 tháng theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất kể từ ngày bàn giao thiết bị. - Bên B có quyền từ chối bảo hành nếu hư hỏng do rơi vỡ, cháy. hoặc những hư hỏng do chủ quan gây ra. Điều 5: Thể thức thanh toán - Tổng giá trị hợp đồng: 11.000.000 đồng. - Thanh toán bắng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngay sau khi hoàn tất các thủ tục giao hàng. Điều 6: Cam kết chung. Hai bên cam kết thực hiện theo đúng các điều khoản trên, nến còn gì vướng mắc thì phải thông báo cho nhau cùng giải quyết. Đại diện bên A Đại diện bên B Trên đây là những nội dung cơ bản của hợp đồng. Sau khi hợp đồng ký kết, trong thời gian hiệu lực của hợp đồng, Công ty FPT chịu trách nhiệm lắp đặt máy và kiểm tra về kỹ thuật còn Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối phải thanh toán đầy đủ giá mua theo hoá đơn. Khi công việc hoàn tất, kế toán tập hợp các chứng từ có liên quan và lưu tại phòng Kế toán tài vụ bao gồm: Đơn xin trình mua TSCĐ của bộ phận có nhu cầu sử dụng. Quyết định mua TSCĐ của Giám đốc Công ty. Báo giá của bên bán. Hoá đơn giá trị gia tăng. Giấy đề nghị chi tiền. Phiếu chi. Khi nhận TSCĐ, phòng Tổng hợp lập biên bản giao nhận TSCĐ có mẫu sau: Biểu số 4 Biên bản giao nhận tài sản cố định Hôm nay, ngày .... tháng .... năm 2001. Địa điểm tại : Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. Địa chỉ : Số 5, Hàng Gà, Hà Nội. Ban giao nhận TSCĐ gồm có: 1. Bên giao : Công ty FPT. Do Ông: Lê Thế Sơn Chức vụ: Cán bộ kỹ thuật. Làm đại diện. 2. Bên nhận : Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. Do Bà: Nguyễn Quỳnh Nga Chức vụ: Trưởng phòng Tổng hợp Làm đại diện 3. Hai bên đã tiến hành giao nhận 01 bộ máy vi tính hiệu COMPAQ có các thông số kỹ thuật như sau : - Chip : Intel Celeron 600 Mhz ; RAM : 64MB. - ổ đĩa cứng Seagate : 10.2GB; ổ đĩa mềm Compaq: 1,44 MB. - Monitor COMPAQ 15" +Key board + Mouse - Nước sản xuất : Taiwan Toàn bộ các thiết bị đảm bảo mới 100%, được lắp đặt chạy thử đảm bảo hoạt động tốt. Biên bản này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản để làm căn cứ thực hiện hợp đồng số .../HĐKT giữa Công ty FPT và Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối đã ký ngày .... tháng .... năm 2001. Đại diện bên giao Lê Thế Sơn Hà Nội, ngày... tháng...năm 2001 Đại diện bên nhận Nguyễn Quỳnh Nga Sau khi xác định NG, kế toán tiến hành ghi thẻ TSCĐ. Thẻ TSCĐ được ghi theo mẫu quy định của Bộ Tài chính (mẫu số 02-TSCĐ) như sau: Mẫu số 02-TSCĐ B/h theo Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ Tài chính Số 0178 Đơn vị : Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. Địa chỉ: Số 5-Hàng Gà. Biểu số 5: Thẻ tài sản cố định Ngày 3/8/2001 Kế toán trưởng (ký, họ tên) Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số... ngày... tháng.... năm 2001 Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ: máy tính COMPAQ. Số hiệu TSCĐ:...... Nước sản xuất: TAIWAN. Năm sản xuất : 1999. Bộ phận quản lý sử dụng: phòng Tổng hợp. Năm đưa vào sử dụng: 2001 Công suất (diện tích) thiết kế : Celeron 600/RAM:64/HDD:10.2GB Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày... tháng... năm ... Lý do đình chỉ:... Số hiệu chứng từ NG TSCĐ Giá trị hao mòn Ngày tháng Diễn giải NG Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn 019270 20/7/01 Hoá đơn GTGT mua máy vi tính COMPAQ DESPRO 10.000.000 STT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị 1 Máy vi tính COMPAQ DESPRO Chiếc 1 10.000.000 Thẻ TSCĐ dùng để theo dõi chi tiết diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng TSCĐ. Thẻ này được đăng ký vào sổ TSCĐ. Sổ TSCĐ được lập chung cho toàn Công ty và chi tiết cho từng đơn vị sử dụng. Sau khi vào thẻ TSCĐ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ: Biểu số 6: Chứng từ ghi sổ Ngày 3/8/2001 Số : 2/8 Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua máy vi tính COMPAQ DESPRO 211 133 111 111 10.000.000 1.000.000 01 chiếc Tổng cộng 11.000.000 Kèm theo 03 chứng từ gốc. Định kỳ, hàng quý kế toán vào sổ Cái TK TSCĐ theo các chứng từ ghi sổ đã lập. Biểu số 7: Sổ cái tài khoản 211 Quý III/Năm 2001 NTGS CTGS Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ ... 2/7/01 6/7/01 8/7/01 3/8/01 1 2 3 6 2/7/01 5/7/01 8/7/01 3/8/01 Mua máy in EPSON Mua ổn áp Lioa Mua điều hoà phòngkế toán .... Mua máy vi tính COMPAQ 111 111 112 111 8.445.120 20.600.000 25.091.400 10.000.000 Số dư cuối kỳ .... Hạch toán giảm TSCĐ TSCĐ của Công ty giảm chủ yếu do nguyên nhân thanh lý, nhượng bán. Xuất phát từ nhu cầu của bộ phận trực tiếp sử dụng và căn cứ vào thực trạng của TSCĐ để ra quyết định thanh lý, nhượng bán. Mọi trường hợp giảm TSCĐ đều phải có Quyết định của Giám đốc Công ty, căn cứ vào Quyết định đó để lập các giấy tờ có liên quan tuỳ theo từng trường hợp cụ thể. Trong mọi trường hợp thanh lý TSCĐ, Công ty đều có Quyết định thanh lý, thành lập ban thanh lý gồm lãnh đạo Công ty và đại diện các phòng ban, tổ đội có liên quan. Ban thanh lý có trách nhiệm tổ chức thực hiện thanh lý và lập biên bản thanh lý. Cụ thể, quý III/2001, Công ty đã tiến hành thanh lý một kho để xăng của đội xe NG 15.000.000 đồng, đã khấu hao 12.500.000 đồng. Kho để xăng này được mua sắm năm 1999 bằng nguồn vốn tự bổ sung. Quyết định thanh lý được Giám đốc đưa ra như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc Bộ nông nghiệp Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. Hà Nội, ngày 10 tháng 9 năm 2001. Quyết định thanh lý tài sản cố định -Căn cứ vào Quyết định 141/1999 - QĐ, ngày 25/12/1999 của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Namvề việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước và điều lệ hoạt động của doanh nghiệp quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối. -Căn cứ vào đề nghị thanh lý tài sản của đội xe. Quyết định Điều 1: Bán thanh lý kho để xăng của đội xe. Điều 2: Giá bán là 3.000.000 đồng (ba triệu đồng chẵn). Tài sản trên thuộc nguồn vốn tự bổ sung của đơn vị, NG 15.000.000 đồng, đã khấu hao hết 12.500.000 đồng, Gcl là 2.500.000 đồng. Điều 3: Các đồng chí trưởng phòng Kế toán tài vụ, Hành chính và bên mua tài sản làm các thủ tục chuyển mua bán kho để xăng, thanh toán đầy đủ và hạch toán kế toán tài sản theo đúng chế độ quản lý tài sản hiện hành./ Giám đốc Nhâm Hoà Nơi gửi: -Như điều 3 -Lưu KTTV -Bên mua. Căn cứ vào Quyết định thanh lý này, Công ty tiến hành lập ban thanh lý, ban thanh lý tiến hành thanh lý và lập biên bản thanh lý như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc Cty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối Biên bản thanh lý Căn cứ vào Quyết định số 821 ngày 10/9/2001 của Giám đốc về việc thanh lý TSCĐ. Ban thanh lý chúng tôi gồm: 1. Ông : Nhâm Đình Hoà. - Giám đốc - Trưởng ban. Bà : Nguyễn Quỳnh Nga - Trưởng phòng Hành chính 2. Ông: Nhâm Đình Sáng - Trưởng phòng Kế toán tài vụ 3. Ông: Nguyễn Văn Bình - Trưởng đội xe. Đã tiến hành thanh lý TSCĐ: - Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ : Kho để xăng của đội xe - Nước sản xuất: ..... - NG : 15.000.000 đồng - Hao mòn : 12.500.000 đồng - Gcl : 2.500.000 đồng - Chi phí thanh lý : 110.000 đồng (một trăm mười nghìn đồng chẵn) - Giá trị thu hồi : 3.300.000 đồng (ba triệu ba trăm nghìn đông chẵn) Ngày 12/9/2001 Ban thanh lý Căn cứ vào biên bản thanh lý và hệ thống chứng từ kế toán có liên quan, kế toán định khoản: Nợ TK 821: 2.500.000 Nợ TK 214: 12.500.000 Có TK 211: 15.000.000 Nợ TK 821: 100.000 Nợ TK 133: 10.000 Có TK 111: 110.000 Nợ TK 111: 3.300.000 Có TK 721: 3.000.000 Có TK333: 300.000 Kế toán TSCĐ tiến hành rút thẻ TSCĐ của tài sản đã thanh lý ra khỏi hộp thẻ TSCĐ của Công ty và lập Chứng từ ghi sổ như sau: Biểu số 8: Chứng từ ghi sổ Ngày 12/9/2001 Số : 35 Diễn giải Số hiệu Số tiền Ghi chú Nợ Có 1.Ghi giảm TSCĐ do thanh lý 821 211 2.500.000 01 chiếc 214 211 12.500.000 2.Chi phí thanh lý TSCĐ 821 111 100.000 133 111 10.000 3.Thu từ thanh lý TSCĐ 111 721 3.000.000 111 333 300.000 Tổng cộng 18.410.000 Kèm theo 02 chứng từ gốc Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Từ Chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán vào sổ Cái các TK có liên quan: Biểu số 9: Sổ cái tài khoản 211 QuýIII/Năm 2001 Số : 35 Ngày tháng ghi sổ CTGS Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ ... 2/7/01 1 2/7/01 Mua máy in EPSON 111 8.445.120 6/7/01 2 5/7/01 Mua ổn áp Lioa 111 20.600.000 8/7/01 3 8/7/01 Mua điều hoà phòng kế toán 112 25.091.400 3/8/01 6 3/8/01 Mua máy vi tính COMPAQ DESPRO 111 10.000.000 .............. 12/9/01 35 12/9/01 Bán thanh lý kho xăng 821 214 2.500.000 2.500.000 .............. Số dư cuối kỳ ... Biểu số 10: Sổ cái tài khoản 821 Năm 2001 Ngày tháng ghi sổ CTGS Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH Ngày tháng Nợ Có 10/8/01 18 10/8/01 Chi phí thanh lý máy vi tính IBM 211 111 4.698.250 50.000 .............. 12/9/01 35 12/9/01 Chi phí thanh lý kho để xăng 211 111 2.500.000 100.000 .... .............. Biểu số 11: Sổ cái tài khoản 721 Năm 2001 Ngày tháng ghi sổ CTGS Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 10/8/0 18 10/8/01 Thu từ thanh lý máy vi tính IBM 111 2.745.000 ............. 12/9/01 35 12/9/01 Thu từ thanh lý kho để xăng 111 3.000.000 ............. Có thể khái quát tình hình tăng, giảm TSCĐ qua bảng sau: Biểu số 12: Báo cáo tăng giảm TSCĐ Đơn vị: đồng. Chỉ tiêu Nhà cửa, vật kiến trúc Máy móc thiết bị ... Tổng cộng I.Nguyên giá TSCĐ 439.902.780 1.Số dư đầu kỳ 401.619.000 2. Số tăng trong kỳ 38.283.780 trong đó: Mua sắm mới Xây dựng mới 38.283.780 3.Số giảm trong kỳ Trong đó: Thanh lý Nhượng bán 4. Số cuối kỳ Trong đó:- Chưa sử dụng - Đã khấu hao hết - Chờ thanh lý II.Giá trị đã hao mòn 22.971.074 1.Số dư đầu kỳ 3.652.875 2.Số tăng trong kỳ 19.318.199 3.Số giảm trong kỳ 4.Số cuối kỳ III. Giá trị còn lại 1.Số dư đầu kỳ 2.Số dư cuối kỳ (Nguồn: Báo cáo quyết toán năm 2001) IV. Hạch toán khấu hao TSCĐ hữu hình tại công ty Xuất - nhập khẩu tổng hợp ngành muối Tuân thủ theo Quyết định số 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/99 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về "Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ", Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng khi tiến hành trích khấu hao cơ bản của TSCĐ đối với tất cả các loại TSCĐ trong Công ty. Để tính toán, phân bổ chính xác lượng chi phí khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kỳ kế toán, các nguyên tắc về khấu hao TSCĐ được thực hiện theo tháng. TSCĐ tăng hoặc giảm trong tháng thì tháng sau mới trích hoặc thôi trích khấu hao. Đồng thời để theo dõi giá trị còn lại của từng TSCĐ, Công ty tính và trích khấu hao cho từng TSCĐ, trên cơ sở đó tính tổng khấu hao đơn vị phải trích cho toàn bộ TSCĐ đang sử dụng tại Công ty. Tại Công ty, khi có TSCĐ mua sắm mới, phải lập danh mục TSCĐ mua sắm mới để đăng ký mức trích khấu hao với Cục quản lý vốn. Định kỳ, kế toán TSCĐ tính và trích khấu hao đúng tỷ lệ quy định. Căn cứ vào NG và tỷ lệ khấu hao của từng TSCĐ theo quy định, mức khấu hao TSCĐ xác định theo công thức sau: hoặc : Mức khấu hao năm = Nguyên giá x Tỷ lệ khấu hao năm Mức khấu hao quí = Mức khấu hao tháng x 3 Cụ thể vào ngày 20/04/2001, Công ty mua máy điều hoà National, NG là 12.725.000 đồng, Công ty đăng ký thời gian sử dụng với Cục quản lý vốn là 5 năm. Như vậy, mức trích khấu hao trung bình 1 năm là : Mức trích khấu hao trung bình 1 tháng là : Từ số liệu tính được, hàng tháng kế toán tiến hành định khoản số khấu hao trên Chứng từ ghi sổ là : Nợ TK 642 : 212.083 Có TK 214 : 212.083 Như vậy, mức trích khấu hao TSCĐ tăng thêm 212.083 đồng. Trình tự ghi sổ kế toán như sau : Biểu số 13: Chứng từ ghi sổ Ngày 31/8/01 Số : 57 Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Trích khấu hao điều hoà National 642 214 212.083 01 tháng Tổng cộng 212.083 Kèm theo 03 chứng từ gốc Định kỳ, kế toán TSCĐ ghi mức khấu hao đã trích vào sổ Cái tài khoản 214 như sau : Biểu số14: Sổ cái tài khoản 214 Năm 2001 Ng.tháng ghi sổ CTGS Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ ... .... 31/8/01 57 31/8/01 Trích khấu hao máy điều hoà National 642 212.083 ....... Số dư cuối kỳ V. Hạch toán sửa chữa TSCĐ hữu hình tại công ty xuất - nhập khẩu tổng hợp ngành muối TSCĐ được sử dụng lâu dài và được cấu tạo bởi nhiều bộ phận, chi tiết khác nhau. Khi tham gia vào các quá trình kinh doanh, các bộ phận chi tiết cấu thành TSCĐ bị hao mòn hư hỏng không đều nhau. Do vậy, để khôi phục khả năng hoạt động bình thường của TSCĐ, Công ty cần thiết phải tiến hành sửa chữa, thay thế những bộ phận chi tiết của TSCĐ bị hao mòn, hư hỏng ảnh hưởng đến hoạt động của TSCĐ. Tại Công ty Giao nhận Kho vận ngoại thương, TSCĐ là một bộ phận chủ yếu trong tổng tài sản của Công ty, tham gia trực tiếp và quyết định đến hoạt động kinh doanh. Do vậy, vấn đề sửa chữa TSCĐ luôn được lãnh đạo Công ty quan tâm, lắng nghe đề nghị từ các đơn vị sử dụng để có kế hoạch sửa chữa nhằm nâng cao hiệu suất làm việc của TSCĐ. Trường hợp sửa chữa nhỏ, mang tính bảo dưỡng Do sửa chữa nhỏ TSCĐ mang tính bảo dưỡng nên chi phí sửa chữa phát sinh thường không lớn và được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Cụ thể, vào tháng 6/2000, Công ty sửa chữa máy photocopy RICOH FT5840 do bị hỏng một số bộ phận, chi phí sửa chữa hết 979.000 đồng (bao gồm cả GTGT 10%) đã trả bằng tiền mặt. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 642: 890.000 Nợ TK 133: 89.000 Có TK 111: 979.000 Kế toán phản ánh nghiệp vụ sửa chữa nhỏ vào chứng từ ghi sổ sau: Biểu số 15: Chứng từ ghi sổ Ngày 6/9/01 Số 62 Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ 642 133 111 111 890.000 89.000 Tổng cộng 979.000 Kèm theo...... chứng từ gốc. Trường hợp sửa chữa lớn, mang tính phục hồi hoặc nâng cấp. Sửa chữa lớn TSCĐ nhằm mục đích phục hồi năng lực hoạt động hay tăng năng lực và kéo dài tuổi thọ. Trong nghiệp vụ sửa chữa, kế toán cũng tập hợp chi phí sửa chữa vào TK 241, sau đó kết chuyển sang TK 211 đồng thời kết chuyển nguồn dùng để nâng cấp TSCĐ. Cụ thể, ngày 12/9/2000, Công ty tiến hành nâng cấp khu nhà 3 tầng .Công ty tiến hành thuê ngoài với tổng chi phí phải thanh toán là 62.429.675 đồng ( bao gồm cả thuế GTGT 10%) đã trả bằng chuyển khoản. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 241: 56.754.250 Nợ TK 133: 5.675.425 Có TK 112: 62.429.675 Sau khi hoàn thành đưa vào sử dụng: Nợ TK 211: 56.754.250 Có TK 241: 56.754.250 Đồng thời kế toán kết chuyển nguồn: Nợ TK 414: 56.754.250 Có TK 411: 56.754.250 Sau đó căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ sửa chữa lớn có mẫu như sau: Biểu số 16: Chứng từ ghi sổ Ngày 6/9/01 Số : 120 Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Tập hợp chi phí sửa chữa thuê ngoài 241 133 112 112 56.754.250 5.675.425 Tổng cộng 62.429.675 Biểu số 17: Chứng từ ghi sổ Ngày 18/9/2001 Số : 142 Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có 1.Kết chuyển chi phí nâng cấp nhà 3 tầng 211 241 56.754.250 2.Kết chuyển nguồn 414 411 56.754.250 Tổng cộng 113.508.500 Sau đó, định kỳ kế toán tiến hành vào sổ kế toán các TK có liến quan: TK 211, 241, 112, 414, 411. Biểu số 18: Sổ cái tài khoản 211 Năm 2001 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ .......... ............ 18/9/01 142 18/9/01 Kết chuyển chi phí nâng cấp nhà 3 tầng 241 56.754.250 ............ Số dư cuối kỳ ... Biếu số 19: Sổ cái tài khoản 241 Năm 2001 Ngày tháng ghi sổ C.từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ ...... ................ 18/9/01 120 18/9/01 Tập hợp chi phí sửa chữa thuê ngoài 112 56.754.250 29/9/01 142 29/9/01 Kết chuyển chi phí sửa chữa nâng cấp 211 56.754.250 ................ Số dư cuối kỳ ...... Ngoài ra, trong quá trình kinh doanh, Công ty còn phải sửa chữa lớn ngoài kế hoạch do những nghiệp vụ sửa chữa phát sinh bất thường. Khi đó, nếu chi phí sửa chữa nhỏ, kế toán Công ty sẽ phân bổ thẳng vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Còn nếu chi phí sửa chữa lớn, kế toán sẽ phân bổ dần vào chi phí kinh doanh thông qua TK 1421. Phần iii Hoàn thiện hạch toán TSCĐ hữu hình tại Công ty công ty xuất - nhập khẩu tổng hợp ngành muối I. đánh giá khái quát tình hình hạch toán tscđ hữu hìnhtại Công ty xuất - nhập khẩu tổng hợp ngành muối Có thể nói, cho đến nay Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối đã khẳng định được chỗ đứng và vai trò quan trọng của mình trong tổng công ty. Tuy mới thành lập nhưng Công ty đã tạo cho mình một hướng đi đúng đắn, tạo được niềm tin tưởng trên thương trường và làm ăn có lãi. Sự lớn mạnh của Công ty được thể hiện qua cơ sở vật chất không ngừng được nâng cao cũng như trình độ quản lý đang từng bước được hoàn thiện. Trong nền kinh tế thị trường, Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối đã và đang khẳng định tính độc lập, tự chủ trong kinh doanh, biết khai thác và phát huy, sử dụng có hiệu quả nội lực, tiềm năng sẵn có của mình, mà trong đó TSCĐ hữu hình là yếu tố quan trọng hàng đầu. Nhận thức được tầm quan trọng này, ban lãnh đạo Công ty đã có những biện pháp tích cực, đặc biệt quan tâm tới quản lý và sử dụng TSCĐ hữu hình. Công ty đã không ngừng tăng cường công tác quản lý, sử dụng TSCĐ hữu hình như bảo dưỡng thường xuyên, sử dụng TSCĐ hữu hình đúng công suất, ... cố gắng bảo đảm hiệu quả sử dụng TSCĐ hữu hình đạt mức cao nhất. Công ty đã đưa các ứng dụng Tin học phục vụ cho công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng. Nhờ đó hiệu quả công việc được nâng lên rõ rệt, giảm bớt nhân lực. Công ty đã làm tốt công tác phân công, bố trí nhân lực ở các phòng ban, các kho song song với việc tổ chức gọn nhẹ các bộ phận. Phòng Kế toán làm việc có hiệu quả, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình biến động tài sản; tính toán, tập hợp đầy đủ chi phí phát sinh và kết quả kinh doanh, ... cũng như quản lý các nguồn vốn của Công ty. Sự đóng góp của kế toán TSCĐ hữu hình vào hiệu quả công việc là không nhỏ. Với số lượng TSCĐ hữu hình rất lớn của Công ty, kế toán TSCĐ hữu hình đã phản ánh tương đối đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình biến động tăng giảm TSCĐ hữu hình. Qua quá trình thực tập tại Công ty Xuất - Nhập khẩu tổng hợp ngành muối, bằng những kiến thức đã học, cũng như những điều ghi nhận được trong thời gian thực tập, với sự giúp đỡ của các cô, chú, anh, chị phòng Kế toán, em thấy công tác kế toán TSCĐ của Công ty có những ưu điểm nhất định, đồng thời cũng bộc lộ những nhược điểm cần khắc phục. Ưu điểm Công ty đã tạo ra được tính chủ động trong quản lý và sử dụng TSCĐ hữu hình ở các bộ phận, nâng cao được tinh thần trách nhiệm của mỗi bộ phận sử dụng TSCĐ (thể hiện ở chỗ các bộ phận tự quản lý sử dụng và bảo dưỡng máy móc thiết bị) cũng như thông qua những chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ cho thấy việc quản lý, sử dụng TSCĐ của Công ty trong thời gian qua đã đạt được những kết quả nhất định. Hơn nữa trong công tác hạch toán TSCĐ, Công ty có nhiều ưu điểm nổi bật, cụ thể như sau: Kế toán luôn cập nhật, phản ánh một cách chính xác , kịp thời đầy đủ tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ hữu hình trong năm lên hệ thống sổ sách của Công ty. Kế toán nắm chắc TSCĐ hữu hình hiện có của Công ty cũng như nơi sử dụng và bộ phận quản lý. ở bộ phận sử dụng cũng như theo dõi và quản lý chặt chẽ số lượng TSCĐ hữu hình hiện đang có ở bộ phận mình thông qua sổ chi tiết riêng. Kế toán tiếp thu, nắm vững và vận dụng những Thông tư, Quyết định mới của Bộ Tài chính trong công tác hạch toán TSCĐ hữu hình để có những thay đổi cho phù hợp. Kế toán tiến hành phân loại và đánh giá TSCĐ hữu hình theo đúng chế độ của Bộ Tài chính. Cách phân loại theo đặc trưng kỹ thuật và theo nguồn vốn của TSCĐ hữu hình sẽ giúp cho việc quản lý và sử dụng TSCĐ hữu hình có hiệu quả cao. Kế toán luôn nắm vững tình trạng kỹ thuật, thời gian sử dụng TSCĐ hữu hình thông qua trích khấu hao, từ đó tham mưu với nhà quản trị về các quyết định đầu tư , mua sắm mới TSCĐ hữu hình hay nhượng bán, thanh lý những TSCĐ hữu hình không còn hiệu quả hoặc không sử dụng được nữa. Bộ chứng từ cho mỗi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến TSCĐ hữu hình luôn được lập đầy đủ, theo đúng trình tự và các chứng từ đều hợp lệ, đúng quy định của Bộ Tài chính. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm nêu trên trong công tác kế toán TSCĐ hữu hình của Công ty còn có những tồn tại cần khắc phục nhằm không ngừng củng cố và hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ. Thứ nhất là, kế toán tiến hành phân loại TSCĐ hữu hình theo nguồn vốn và đặc trưng kỹ thuật nhưng không phân loại theo mục đích sử dụng TSCĐ. Việc không phân loại TSCĐ theo mục đích sử dụng sẽ rất khó khăn để xác định chính xác hiệu quả sử dụng TSCĐ. Muốn đánh giá, phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ cũng như tỷ trọng đầu tư TSCĐ vào hoạt động kinh doanh thì phải xem trên sổ chi tiết TSCĐ và cộng từng bộ phận. Tuy nhiên, việc làm này rất mất thời gian và cũng không chính xác vì TSCĐ có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Thứ hai là, hệ thống sổ sách kế toán chưa hoàn chỉnh Hiện nay, Công ty đang dùng hình thức Chứng từ ghi sổ để tổ chức công tác hạch toán kế toán. Việc hạch toán các nghiệp vụ xảy ra của Công ty khá chặt chẽ từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Việc hạch toán TSCĐ tại Công ty được thực hiện theo quy trình sau: Biểu số 18 : Quy trình hạch toán TSCĐ tại Công ty. Chứng từ hạch toán TSCĐ Quyết định chủ sở hữu Lập thẻ TSCĐ Lập chứng từ ghi sổ Sổ cái TK TSCĐ Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài sản Do Công ty tiến hành kế toán nửa thủ công nửa cơ giới trong điều kiện các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên với khối lượng lớn nên có thể đã bỏ qua bước vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ trước khi vào sổ Cái để công tác quản lý được gọn nhẹ. Tuy nhiên ta biết rằng, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng Cân đối số phát sinh. Vì thế, việc không lập Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ không đảm bảo việc quản lý chặt chẽ các chứng từ ghi sổ và không có căn cứ để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. Việc làm này nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán, song lại gây khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu sổ sách. Thứ ba là, Công ty chưa áp dụng triệt để tin học vào kế toán. Trong thời đại ngày nay, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin đang diễn ra từng ngày, từng giờ. Việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán là một xu thế tất yếu trong giai đoạn hiện nay. Trong khi đó, công tác kế toán tại Công ty được thực hiện gần như thủ công nên rất bất lợi khi khối lượng công việc nhiều, giá trị tài sản lớn. ở Công ty mỗi nhân viên kế toán phụ trách một phần hành cụ thể, nên sổ sách, việc vào sổ và tính toán số liệu liên quan đến mỗi phần hành đều do kế toán đó phụ trách. Mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì kế toán lại vào sổ kế toán và định kỳ kế toán tính toán và cộng sổ, lập báo cáo. Tuy nhiên, chỉ đến khâu lập báo cáo kế toán mới sử dụng đến máy vi tính. Như vậy, với đặc điểm và quy mô tổ chức kinh doanh rất lớn, các giao dịch với khách hàng diễn ra với mật độ và giá trị cao nên hàng ngày phòng kế toán của Công ty phải xử lý hàng trăm, hàng nghìn chứng từ, trong số đó, lượng chứng từ liên quan đến hạch toán TSCĐ cũng chiếm một phần đáng kể. Đó là chưa kể đến hệ thống sổ sách kế toán đồ sộ cùng nhiều nghiệp vụ kế toán phức tạp, cần phải hạch toán tỉ mỉ, chính xác đến từng con số nên rất khó khăn cho kế toán TSCĐ. Nên chăng, Công ty áp dụng triệt để tin học vào kế toán vừa giúp cho công tác quản lý được dễ dàng vừa giúp cho công tác kế toán được gọn nhẹ. Thứ tư là, Công ty chưa trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ Thông thường, đối với trường hợp sửa chữa mang tính phục hồi được tiến hành theo kế hoạch thì định kỳ kế toán thường trích trước chi phí sửa chữa phân bổ vào chi phí kinh doanh trong nhiều kỳ như sau: Nợ TK,641,642 Có TK 335 Đến khi tiến hành sửa chữa TSCĐ kế toán định khoản: Nợ TK 335 Có TK 2413 Tuy nhiên tại Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối, khi phát sinh nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ, Công ty không tiến hành trích trước chi phí sửa chữa vào chi phí kinh doanh mà đã tiến hành phân bổ thẳng chi phí sửa chữa vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Điều này làm cho chi phí kinh doanh trong kỳ của Công ty sẽ tăng lên đột ngột, vì thế thông tin do công tác kế toán cung cấp sẽ không mang tính chính xác cao cho những người sử dụng. Thứ năm là, về hệ thống sổ kế toán TSCĐ nội bộ tại Công ty. Hiện nay, một số bảng biểu chưa được thống nhất toàn Công ty. Định kỳ theo quý, theo năm kế toán TSCĐ tại các chi nhánh gửi báo cáo kế toán tới phòng Kế toán tài vụ Công ty với những mẫu bảng biểu khác nhau, không thống nhất làm việc tổng hợp số liệu báo cáo chung rất phức tạp. Công ty cần đưa ra mẫu biểu chung cho toàn đơn vị để phục vụ thêm cho yêu cầu quản lý và kế toán TSCĐ tại Công ty, tránh trường hợp có chi nhánh chỉ phản ánh mức trích khấu hao chi tiết từng loại tài sản (không phản ánh được mức khấu hao theo nguồn vốn) hay có chi nhánh chỉ phản ánh mức trích khấu hao theo nguồn vốn (không chi tiết theo nhóm, loại TSCĐ). Vì giá trị TSCĐ của Công ty rất lớn nên việc quản lý, theo dõi tình hình trích khấu hao theo từng loại, nhóm tài sản cũng như theo nguồn vốn là rất quan trọng. II. một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán TSCĐ hữu hình tại Công ty. Từ những tồn tại và khó khăn hiện nay ở Công ty trong công tác hạch toán và quản lý TSCĐ, căn cứ vào các chế độ quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính trong công tác kế toán thống kê, em xin có một vài kiến nghị sau: Thứ nhất, Công ty cần hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán. Việc bỏ qua khâu lập Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ trước khi vào sổ Cái có ảnh hưởng nhiều đến quá trình đối chiếu kiểm tra và quản lý chứng từ của Công ty. Do đó, trong thời gian tới, Công ty nên đưa thêm Sổ Đăng ký chứng tư ghi sổ vào trong hệ thống sổ sách kế toán. Mẫu Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ như sau: Bộ Nông nghiệp Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp ngành muối Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm ..... Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngàytháng Số hiệu Ngàytháng 1 2 3 1 2 3 .......... ........... ............ .......... ............ ............ Cộng -Cộng tháng -Luỹ kế từ đầu quý Người ghi sổ (Ký, ghi họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) Ngày...tháng...năm .... Giám đốc Công ty (Ký tên, đóng dấu) Thứ hai, Công ty cần áp dụng triệt để tin học vào kế toán. Công ty căn cứ vào điều kiện thực tế về quy mô, trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán để quyết định sử dụng phần mềm ứng dụng và hình thức sổ kế toán cho phù hợp. Trong điều kiện sử dụng máy vi tính thì hình thức Nhật ký chung là thích hợp nhất, vì đây là hình thức dễ làm, đơn giản và phù hợp với thông lệ phổ biến trên thế giới. Công ty có thể áp dụng quy trình sau đây: Bước 1 : Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ: Trong quá trình tổ chức cần phân biệt hai loại chứng từ: Chứng từ được lập trước khi nhập dữ liệu vào máy. Chứng từ được lập sau khi nhập dữ liệu vào máy. Bước 2 : Tổ chức phân loại chứng từ, sắp xếp các chứng từ có liên quan thành một bộ để thuận tiện cho việc xử lý. Đối với chứng từ được lập trước khi nhập dữ liệu vào máy: phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ ghi trên chứng từ, tính chính xác, rõ ràng của số liệu, ghi mã số, định khoản, vào phần thông tin dành cho kế toán. Đối với chứng từ được lập sau khi dữ liệu đã nhập vào máy. Việc xử lý tương tự như loại chứng từ trên, tuy nhiên nếu có sai sót cần phát hiện để điều chỉnh trên máy. Bước 3 : Nhập dữ liệu vào máy dựa trên các chứng từ đã xử lý. Bước 4 : Máy tính toán, phân loại, hệ thống hoá thông tin theo chương trình phần mềm đã lựa chọn để có thông tin tổng hợp trên các TK, báo cáo tài chính và các thông tin chi tiết về từng đối tượng cụ thể. Muốn áp dụng tin học vào kế toán thì Công ty nên thay đổi hình thức sổ kế toán áp dụng, từ hình thức sổ Chứng từ ghi sổ sang hình thức sổ Nhật ký chung bởi vì hình thức sổ Nhật ký chung phù hợp với kế toán máy và khắc phục được nhược điểm của sổ Chứng từ ghi sổ là ghi trùng lắp, khối lượng công việc lớn, công việc kiểm tra, đối chiếu dồn vào cuối tháng nên thông tin và báo cáo kế toán thường bị chậm. Thêm vào đó, Công ty cần nâng cao trình độ tin học cho nhân viên kế toán bằng cách tổ chức lớp học tại Công ty hoặc bố trí thời gian cho nhân viên kế toán học ở bên ngoài. Thứ ba, Công ty nên trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ. Công ty nên trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ đối với nghiệp vụ sửa chữa TSCĐ nhằm làm cho chi phí kinh doanh trong kỳ không bị tăng lên đột ngột và thông tin do kế toán mang lại sẽ chính xác đối với người sử dụng thông tin. Khi có kế hoạch sửa chữa TSCĐ, Công ty cần phân bổ khoản chi phí sửa chữa trong khoảng thời gian từ khi có kế hoạch sửa chữa đến khi tiến hành sửa chữa thành nhiều phần tuỳ theo số tiền kế hoạch nhiều hay ít và tuỳ theo quy mô kinh doanh của Công ty. + Định kỳ kế toán định khoản: Nợ TK 641,642 Có TK 335 + Đến khi tiến hành sửa chữa kế toán định khoản: Nợ TK 335: giá thực tế của việc sửa chữa TSCĐ Có TK 2413: giá thành công trình + Nếu chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế lớn hơn số chi phí kế hoạch thì kế toán phải tiến hành trích kèm Nợ TK 641,642: nếu phần chênh lệch nhỏ Có TK 335: phần trích thêm. + Nếu chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế nhỏ hơn số chi phí kế hoạch thì kế toán phải tiến hành hoàn lại. Nợ TK 335: phần chênh lệch Có TK 721: phần chênh lệch Thứ tư, Công ty cần hoàn thiện hệ thống sổ kế toán TSCĐ nội bộ. Để thống nhất mẫu "Bảng tổng hợp trích khấu hao TSCĐ" trong toàn Công ty, Công ty nên sử dụng các mẫu bảng "Bảng trích khấu hao TSCĐ" cho các chi nhánh và "Bảng phân bổ khấu hao của Công ty" trích theo địa điểm sử dụng do kế toán TSCĐ lập định kỳ như sau: Mẫu số 1: Bảng trích khấu hao TSCĐ Chi nhánh tại : ............... Số TT Nhóm loại TSCĐ Nguồn vốn Cộng Ngân sách Tự bổ sung I II TSCĐ dùng trong kinh doanh .................. TSCĐ dùng trong quản lý .................. Tổng cộng Mẫu số 2 : Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Chỉ tiêu Tỷ lệ khấu hao Toàn Công ty Bộ phận sử dụng NG Tổng khấu hao 1 2 3 ... I. Khấu hao kỳ trước II.Khấu hao tăng trong kỳ 1.TSCĐ dùng trong KD ............... 2. TSCĐ dùng trong quản lý. ............... III.Khấu hao giảm trong kỳ 1. TSCĐ dùng trong KD ................ 2.TSCĐ dùng trong quản lý. ................ IV. Khấu hao kỳ báo cáo Sử dụng thống nhất 2 mẫu “Bảng trích khấu hao TSCĐ” và “Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ” cho các chi nhánh giúp cho kế toán TSCĐ tại Công ty định kỳ không mất nhiều thời gian tổng hợp số liệu để lập báo cáo, tránh được tình trạng các chi nhánh gửi lên Công ty các mẫu bảng biều khác nhau gây khó khăn cho công tác quản lý TSCĐ Kết luận Trong nền kinh tế thị trường dưới sự điều tiết vĩ mô của nhà nước, các doanh nghiệp chịu sự tác động trực tiếp của quy luật cạnh tranh để tồn tại và phát triển, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải làm ăn có lãi. Điều đó buộc các doanh nghiệp phải tự lựa chọn hướng kinh doanh và làm sao đề ra phương án kinh doanh có hiệu quả, đơn vị nào đảm bảo được thu nhập bù chi phí và xác định đúng đắn kết quả kinh doanh, sẽ có điều kiện tồn tại và phát triển. Đơn vị nào xác định không đúng kết quả kinh doanh sẽ dẫn tới tình trạng "lỗ thật lãi giả", dần dần sẽ đưa doanh nghiệp tới tình trạng hoạt động kinh doanh kém hiệu quả và đi tới chỗ phá sản. Đây là vấn đề cần được giải quyết, bởi vì đó là khâu then chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nó quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nghiệp vụ kế toán hạch toán TSCĐ hữu hình là một nghiệp vụ rất quan trọng của tổ chức công tác kế toán. Trong thời gian tìm hiểu tình hình thực tế tại Công ty muối, tôi đã học hỏi được nhiều kiến thức thực tế và thấy được những ưu, nhược điểm của công tác kế toán hạch toán TSCĐ hữu hình trong kỳ. Trên cơ sở những kiến thức đã học ở trường, kết hợp với thực tế công tác kế toán tại Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối, tôi đã đưa ra một số phương hướng nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán hạch toán TSCĐ hữu hình tại công ty. Do thời gian thực tế và kinh nghiệm có hạn nên trong chuyên đề này không thể tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và bạn bè. Em xin bày tỏ lòng biết các thầy giáo - Tiến Sĩ Nguyễn Văn Công và cán bộ Phòng Tài chính kế toán tại Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối đã hết sức nhiệt tình giúp đỡ tôi hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Em xin trân trọng cảm ơn nội dung đề tài Trang Lời nói đầu 01 phần i Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán TSCĐ hữu hình trong các doanh nghiệp 03 I. Vị trí của TSCĐ hữu hình và nhiệm vụ hạch toán 03 1. Khái niệm, Vai trò và đặc điểm của TSCĐ hữu hình 03 2. Phân loại TSCĐ 06 3. Tính giá TSCĐ 09 4. yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán TSCĐ 12 II. Hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình 13 III. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ hữu hình 15 1. tài khoản sử dụng 15 2. Phương pháp hạch toán 17 IV. Hạch toán khấu hao TSCĐ hữu hình 22 1. Tài khoản sử dụng 22 2. Phương pháp hạch toán 27 V. Hạch toán sửa chữa TSCĐ hữu hình 29 Phần II Thực trạng về hạch toán TSCĐ hữu hình tại công ty xuất nhập khẩu tổng hợp ngành muối 32 I. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động SX - KD của Công ty Xuất - Nhập khẩu tổng hợp ngành muối 32 1. lịch sử hình thành và phát triển 32 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh 35 II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối 39 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 39 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán 41 III. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động TSCĐ hữu hình tại Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối 45 IV. Hạch toán khấu hao TSCĐ hữu hình tại Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối 65 V Hạch toán sửa chữanh TSCĐ hữu hình tại Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối 68 Phần III Hoàn thiện hạch toán TSCĐ hữu hình tại Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối 75 I. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán TSCĐ hữu hình tại Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hựop ngành muối 75 II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạchtoán TSCĐ Hữu hình tại Công ty Xuất - Nhập khẩu Tổng hợp ngành muối 80 Kết luận 87