Đề tài Hoàn thiện hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương với việc nâng cao hiệu quả sử dụng quỹ lương tại xí nghiệp dược phẩm trung ương 2

chất lượng sản phẩm tăng tỷ lệ sản phẩm chất lượng cao, thưởng tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu ... Theo cách tính này, ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế người lao động còn được hưởng một khoản tiền thưởng theo quy định đơn vị. Cách tính lương này có tác dụng kích thích người lao động không phải chỉ quan tâm đến số lượng sản phẩm mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động , tiết kiệm nguyên vật liệu ... khoản tiền thưởng này trích từ lợi ích kinh tế mang lại do việc tăng tỷ lệ sản phẩm có chất lượng cao, giá trị nguyên vật liệu tiết kiệm được. - Tiền lương tính theo sản phẩm luỹ tiến : Là tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp kết hợp với suất tiền thưởng luỹ tiến theo mức độ hoàn thành vượt mức sản phẩm. Suất tiền thưởng luỹ tiến theo mức độ hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất sản phẩm do doanh nghiệp quy định. Ví dụ cứ vượt 10% định mức thì tiền thưởng tăng thêm cho phần vượt là 20%, vượt từ 11% đến 20% định mức thì tiền thưởng tăng thêm cho phần vượt là 40% vượt từ 50 % trở lên thì tiền thưởng tăng lên cho phần vượt là 100%. Tiền lương theo sản phẩm luỹ tiến cũnh được tính cho từng người lao động hay tập thể người lao động ở những bộ phận sản xuất cần thiết phải đẩy mạnh tốc độ sản xuất. Nó khuyến khích người lao động phải luôn phát huy sáng tạo cải tiến kỹ thuật nâng cao năng suất lao động đảm bảo cho đợn vị thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm một cách đồng bộ và toàn diện. Tuy nhiên khi áp dụng tính lương theo sản phẩm luỹ tiến doanh nghiệp cần chú ý khi xây dựng tiền lương luỹ tiến nhằm hai trường hợp xảy ra đó là người lao động phải tăng cường độ lao động không đảm bảo sức khoẻ cho lao động sản xuất . - Tiền lương khoán theo khối lượng công việc theo từng công việc tính cho từng người lao động hay một tập thể người lao động nhận khoán. Khi thực hiện cách tính lương theo tiền lương khoán cần chú ý kiểm tra tiến độ và chất lượng công việc khi hoàn thành nhiệm thu nhất là đối với các công trình xây dựng cơ bản vì có phần công việc khuất khi nghiệm thu khối lượng công trình hoàn thành sẽ khó phát hiện. Tiền lương tính theo sản phẩm cuối cùng: Theo cách này, tiền lương đối với các doanh nghiệp sản xuất sẽ dựa trên cơ sở giá trị sản lượng đạt được sau khi trừ các khoản tiêu hao vật chất,nộp thuế, trích nộp các quỹ theo quy định và tỷ lệ thích đáng phân phối cho người lao động đối với các doanh nghiệp có tính chất chế biến, doanh nghiệp cấu tạo các điều kiện ổn định sản xuất, tổ chức tại từng dây chuyền sản xuất và xác định rõ giai đoạn cuối cùng của từng nửa thành phẩm hoặc thành phẩm. trên cơ sở xác định giai đoạn cuối cùng của thành phẩm để xác định tiền lương tính theo sản phẩm cuối cùng, cho từng người lao động hay một tập thể người lao động. Cách tính lương này là tiến bộ nhất vì nó gắn trách nhiệm của người lao động hoặc tập thể người lao động với chính sản phẩm mà họ làm ra. như vậy trong trường hợp tính lương theo sản phẩm cuối cùng, tiền lương phải trả cho người lao động không thuộc chi phí sản xuất mà nằm trong thu nhập còn lại sau khi trừ đi các khoản chi phí hợp lý và các khoản phân phối lợi nhuận theo quy định. Tiền lương tính theo sản phẩm nếu tính cho tập thể người lao động thì doanh nghiệp cần vận dụng những phương án chia lương thích hợp để tính chia lương thích hợp cho từng lao động trong tập thể, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động và khuyến khích người lao động có trách nhiệm với tập thể. Hình thức tiền lương tính theo sản phẩm là hình thức có nhiều ưu điểm, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động làm cho người lao động quan tâm đến số lượng và chất lượng lao động của mình. Tiền lương tính theo sản phẩm phát huy đầy đủ vai trò đòn bẩy kinh tế kích thích sản xuất phát triển, thúc đẩy tăng năng suất lao động, tăng sản phẩm cho xã hội. Tuy nhiên để hình thức tính lương theo sản phẩm có thể áp dụng một cách thuận lợi và phát huy đầy đủ những ưu điểm của hình thức này doanh nghiệp phải xây dựng được đơn giá tiền lương trả cho từng loại sản phẩm, từng loại công việc, lao vụ một cách khoa học hợp lý. Việc nhiệm thu sản phẩm, công việc lao vụ hoàn thành cũng phải được tổ chức một cách chặt chẽ, đảm bảo đủ, đúng số lượng, chất lượng theo quy định. Các điều kiện cần thiết cho quá trình sản xuất cũng phải được đảm bảo như cung cấp vật tư, thiết bị, điện, các điều kiện về an toàn, vệ sinh công cộng ... 6. Nội dung hạch toán tiền lương 6.1 . Nhiệm vụ hạch toán tiền lương : Tổ chức ghi chép phản ánh , tổng hợp một cách trung thực kịp thời , đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng, chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Tính toán chính xác kịp thời, đúng chính sách chế độ các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. phản ánh kịp thời đầy đủ chính xác tình hình thanh toán các khoản tiền cho người lao động. Thực hiện việc kiểm tra tình hình phát huy và sử dụng lao động, tình hình thực hiện các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, tình hình sử dụng quỹ lương. Tính toán và phân bố chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, tiền thưởng ... vào chi phí sản xuất kinh doanh. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ, đúng chế độ về ghi chép ban đầu về lao động tiền lương. Lập các báo cáo về lao động tiền lương thuộc phạm vi trách nhiệm cả kế toán . phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, đề suất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động. 6.2. Hạch toán lao động : Hoạch toán lao động bao gồm việc hạch toán tình hình sử dụng số lượng lao động và thời gian lao động, hoạch toán kết quả lao động tổ chức tốt hoạch toán lao động giúp cho doanh nghiệp có những tài liệu đúng đắn, chính xác để kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động, tình hình năng suất lao động, tình hình hiệu suất công tác . Hoạch toán lao động sẽ cung cấp cho doanh nghiệp tài liệu đúng đắn để tính lương, trợ cấp, bảo hiểm xẵ hội cho công nhân viên đúng chính sách chế độ nhà nước ban hành cũng như những quy định của doanh nghiệp đề ra. 6.2.1.Hạch toán tình hình sử dụng số lượng lao động và thời gían lao động. 1/ Hạch toán số lượng lao động : Số lượng lao động trong doanh nghiệp thường có sự biến động tăng giảm trong từng đơn vị, bộ phận cũng như trong phạm vi toàn doanh nghiệp có ảnh hưởng đến cơ cấu lao động, chất lượng lao động, và do đó ảnh hưởng đến việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2/ Hạch toán thời gian lao động của nhân viên : Có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để hạch toán thời gian lao động, kế toán sử dụng một số chứng từ. _ Bảng chấm công : Nhằm phản ánh kịp thời, chính xác tình hình sử dụng thời gian lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động của công nhân viên trong doanh nghiệp. Bảng chấm công là tài liệu quan trọng để tổng hợp, đánh giá phân tích tình hình sử dụng thời gian lao động, là cơ sở để kế toán tính toán kế quả lao động và tiền lương cho công nhân viên. 6.2.2 Hạch toán kết quả lao động . Kết quả lao động của công nhân viên trong doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố : thời gian lao động, trình độ thành thạo,tinh thần thái độ ,phương tiện sử dụng ... Khi đánh giá, phân tích kết quả lao động của công nhân viên phải xem xét một cách đầy đủ các nhân tố trên. Tuỳ theo loại hình, đặc điểm sản xuất, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp sẽ chọn sử dụng chứng từ thích hợp để phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác kế quả lao động. Mối chứng từ sử dụng đều phải phản ánh được những nội dung cơ bản. Tên công nhân viên hoặc bộ phận công tác loại sản phẩm, công việc đã hoàn thành được nhiệm thu. Căn cứ các chứng từ hạch toán hạch hạch toán kết quả lao động của từng cá nhân, bộ phận và toàn đơn vị làm cơ sở cho việc tính toán năng suất lao động và tính tiền lương theo sản phẩm cho công nhân viên. 6.2.3. Tính lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội : Tính lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội trong doanh nghiệp được tiến hành hàng tháng trên cơ sở các chứng từ hạch toán lao động và chính sách chế độ về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, mà nhà nước đã ban hành và các chế độ khácthuộc quy định của doanh nghiệp trong khuôn khổ cho phép. Công việc tính lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội có thể được giao cho nhân viên hạch toán ở các phân xưởng tiến hành, phòng kế toán phải kiểm tra lại trước khi thanh toán hoặc cũng có thể tập chung thực hiện tại phòng kế toán toàn bộ công việc tính lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội cho toàn doanh nghiệp. Căn cứ vào các bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng. Kế tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương, thưởng cho toàn doanh nghiệp trong đó, mỗi bộ phận, đơn vị được ghi một dòng _ Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương, thưởng là căn cứ để tổng hợp quỹ tiền thực tế, tổng hợp tiền lương, thưởng tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của từng bộ phận trong doanh nghiệp. 6.3. Hạch toán tổng hợp tiền lương . 6.3 1 . Tài khoản sử dụng . Để phản ánh tình hình thanh toán tiền lương, kế toán sử dụng các tài khoản kế toán chủ yếu như sau : Tài khoản 334 “ Phải trả công nhân viên “ Bên Nợ : _ Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã ứng cho công nhân viên. _ Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên . _ Các khoản tiền công đã ứng trước, hoặc đã trả với lao động đã thuê ngoài ( đối với doanh nghiệp xây lắp ). Bên Có : Các khoản tiền lương, tiền thưởng, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên. _ Các khoản tiền công phải trả cho lao động thuê ngoài. Số dư bên Có : _ Các khoản tiền lương, tiền thưởng, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên _ C ác khoản tiền công còn phải trả cho người lao động. TK 334 có thể có số dư Nợ, số dư Nợ TK 334 phản ánh số tiền đã trả quá số phải trả về tiền lương, tiền công và các khoản khác cho công nhân việc. TK 334 phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung : Thanh toán lương và thanh toán các khoản khác. Đối với doanh nghiệp xây lắp TK 334 có 2 TK cấp 2 . TK 3341 : Phải trả công nhân viên TK 3342 : Phải trả lao động thuê ngoài . Ngoài TK 334 kế toán tiền lương còn sử dụng một số TK liên quan khác : 622, 642 , 431 ( 4311) , 335, 338, 6.3.2. Trình tự và phương pháp hạch toán : Trình tự và phương pháp hạch toán tiền lương thể hiện qua sơ đồ sau : (Sơ đồ 1) TK141, 138 TK334 TK 622 , 623, 627, 641, 642.. (4)Các khoản khấu (1)Tiền lương, tiền công trừ vào lương phụ cấp ăn giữa ca TK111 TK338 (5)ứng trước và thanh (2) BHXH phải trả toán các khoản choCNV thay lương TK333 TK 431 (6) Tính thuế thu nhập (3) Tiền thưởng phải trả CNV phải trả Nhà Từ quỹ khen thưởng nước *Kế toán khoản trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất (trường hợp công nhân nghỉ phép không đều giữa các tháng trong năm ) có trình tự và phương pháp hạch toán thể hiện qua sơ đồ sau : (Sơ đồ 2) TK338 TK627 Đối với CN xây lắp , CN (3) Trích BHYT, BHXH điều khiển máy thi công KPCĐ tính trên lương nghỉ trong DNXL phép phải trả TK622,TK623 TK334 TK335 (2) Tiền lương nghỉ phép (1)Số trích trước tiền lương phải trả cho CN sản xuất nghỉ phép của CN sản xuất hàng tháng TK711 (5) Hoàn nhập chênh lệch (4) Điều chỉnh số chênh lệch CPtrích trước tiền lương tiền lương nghỉ phép thực tế nghỉ phép > Tiền lương PS > chi phí đã tính trước nghỉ phép thực tế PS ii.CáC KHOảN TRíCH THEO LƯƠNG Sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, QDPTCMVL 1.1. Sử dụng quỹ BHXH . Khoản chi trợ cấp BHXH cho người lao động khi ốm đau , thai sản tai nạn lao động, hưu trí và tự tuất được tính trên cơ sở số lượng chất lượng lao động mà thời gian người lao động đã cống hiến cho xã hội trước đó. Tỷ lệ tính BHXH tính vào chi phí sản xuất được quy định 10% doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan quản lý để chi cho 2 nội dung hưu trí và tự tuất, còn 5% được dùng để chi cho 3 nội dung : ốm đau, thai sản và tai nạn lao động. Khoản chi này có thể cho phép doanh nghiệp để lại để chi trả ( thay lương ) cho người lao động, khi có phát sinh thực Từ, số thừa, số thiếu sẽ được thanh toán với cơ quan quản lý : nếu chi thiếu sẽ được cấp bù, chi không hết sẽ phải nộp lên. Hoặc có thể nộp hết 4% quỹ này cho cơ quan quản lý. 1.2.Sử dụng quỹ BHYT Quỹ BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế vì vậy khi tính mức trích BHYT, các nhà doanh nghiệp phải nộp toàn bộ cho cơ quan quản lý. 1.3. Sử dụng quỹ KPCĐ Khoản chi hoạt động công đoàn cơ sở có thể được thể hiện trên sổ sách kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoặc khộng nếu khoản này khộng thể hiện trên sổ sách kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh thì sau trích vào chi phí. Doanh nghiệp sẽ chuyển nộp toàn bộ khoản kinh phí này. Mọi khoản chi tiêu tại cơ sở sẽ do tổ chức công đoàn quản lý và quyết toán với công đoàn cấp trên 1. 4 . Sử dụng quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. Trợ cấp cho người lao động đã làm việc tại doanh nghiệp từ một năm trở lên bị mất việc làm tạm thời theo quy định của nhà nước. Chi đào tạo lại chuyên môn kỹ thuật cho người lao động do thay đổi công nghệ hoặc chuyển sang công việc mới, đặc biệt là đào tạo nghề dự phòng cho lao động nữ của doanh nghiệp. Nộp quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm của tổng công ty . 2. Nội dung hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ, QDPTCMVL . .2. 1 Tài khoản sử dụng Để phản ánh tình hình thanh toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán sử dụng tài khoản 338 ( phải trả , phải nộp khác) Kết cấu của tài khoản này như sau : Bên Có : Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý . _ BHXH phải trả công nhân viên . _ KPCĐ chỉ tại đơn vị . _ số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹBHXH BHYT, KPCĐ _Kết chuyển doanh thu nhận trước sang tài khoản 511, tương ứng với doanh thu của kỳ kế toán. - Trả lại tiền cho khách hàng ( trường hợp chưa chuyển sang doanh thu bán hàng ) Bên Có : _ Gía trị tài sản thừa chờ giải quyết (xác định chưa rõ nguyên nhân ) _ Gía trị tài sản thừa phải trả cho các cá nhân tập thể ( trong và ngoài đơn vị ) theo quyết định ghi trong biên bản sử lý do sác định ngay được _ Trích BHXH , BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh . _ Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện nước ở tập thể. _ Tính BHXH, BHYT, trừ vào lương của công nhân viên. _ BHXH và kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù. _ Doanh thu nhận trước. _ Các khoản phải trả khác. _ Số dư bên Có : _ Số tiền còn phải trả, phải nộp. _ BHXH, BHYT,KPCĐ đã tính chưa nộp đủ cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị chi chưa hết. _Gía trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết . _ Doanh thu nhận trước hiện có cuối kỳ. TK này có thể có số dư bên Nợ phản ánh số đã trả đã nộp nhiều hơn số phải trả , phải nộp hoặc số BHXH, và KPCĐ vượt chi chưa cấp bù. TK 338 có 6 tài khoản cấp 2 . _ TK3381 : TS thừa chờ giải quyết : phản ánh giá trị tài sản thừa chưa xác đinh rõ nguyên nhân, chờ sử lý của của cấp có thẩm quyền. _ TK 3382 : Kinh phí công đoàn : phản ánh tình hình trích và và thanh toán kinh phí công đoàn ở đơn vị. _ TK3383: Bảo hiểm xã hội . phản ánh tình hình trích và thanh toán ở đơn vị . _ TK 3384 : Bảo hiểm y tế : phản ánh tình hình trích và thanh toán theo quy định _ TK 3387 : Doanh thu nhận trước ._ TK 3388 : Phải trả phải nộp khác. Phản ánh các khoản phải trả khác của đơn vị ngoài nội dung các khoản phải trả đã phản ánh trong các TK từ 331 đến 336 và từ 3381 đến 3387. 2.2.Trình tự và phương pháp hạch toán Trình tự và phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương thể hiện qua sơ đồ sau : (Sơ đồ 3 ) TK 334 TK 338 TK 622, 627 , 641 , 642 (1) trích BHXH , BHYT , KPCĐ ( 3) BHYT phảỉ trả tính vào chi phí sản xuất kinh thay lương cho công nhân TK 334 (2) Khấu trừ lượng tiền nộp hộ BHXH , BHYT cho CNV TK 111 , 112 ( 4 ) Nộp ( chi) BHXH ( 5) Nhận khoản phải trả TK 111,112 KPCĐ theo quy định Của cơ quan BHXH về khoản doanh nghiệp đã chi 2.3. Tài khoản sử dụng : TK 3353 tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình trích lập , sử dụng quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm của doanh nghiệp Bên Nợ : + Trợ cấp mất việc làm cho người lao động + Chi đào tạo lại cho người lao động + Nộp quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm cho cấp trên Bên Có : + Trích từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp + Do cấp dưới nộp lên hoặc do cấp trên cấp Số dư bên Có : số quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm hiện có _ Phương pháp hoach toán + Khi trích quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm ghi: Nợ TK 642 ( 6426) : ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 335 ( 3353): ghi tăng quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm + Khi chi trả trợ cấp thôi việc, mất việc làm cho người lao động ghi: Nợ TK 335 ( 3353): ghi tăng quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Có các TK liên quan ( 111, 112..) + Trường hợp quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm không đủ để chi trợ cấp cho người lao động thôi việc, mất việc làm trong năm tài chính, thì phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ khi chi ghi: Nợ TK 642 ( 6426): ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp Có các TK liên quan (111, 112..) + Đối với số dư của quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm đã trích từ lợi nhuận trước đây ( số dư tài khoản 416), kế toán kết chuyển sang TK 3353 bằng bút toán Nợ TK 416: xoá sổ TK 416 Có TK 335( 3353) : ghi tăng quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm III . CáC HìNH THứC Sổ Kế TOáN 1 . Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký chung Căn cứ vào chứng từ gốc là bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng và bảo hiểm xã hội và các chứng từ khác liên quan, kế toán nghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy 1 số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái các tài khoản liên quan ( TK 334, TK 338 ) Sơ đồ ghi sổ được thực hiện trên sơ đồ sau : (Sơ đồ 4) Chứng từ gốc : _ Bảng thanh toán tiền lương , tiền thưởng , BHXH , _ Các chứng từ thanh toán Sổ (thẻ ) chi tiết 334, 338 Nhật ký chung Sổ cái TK 334, TK 338 Bảng tổng hợp chi tiêt TK 334, 338 Báo cáo tài chính và báo cáo về lao động tiền lượng : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Hình thức này đơn giản, dễ làm, công việc làm trong tháng do có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp đặc biệt với các doanh nghiệp có sử dụng máy tính 2. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký _ Sổ cái Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiền lương và các khoản trích theo lương được ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký _ Sổ cái . ( Sơ đồ 5) Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết TK 334, 338 Nhật ký – Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338 Báo cáo tài chính và các báo cáo về lao động , tiền lương 3. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ Căn cứ về chứng từ gốc về tiền lương và các khoản trích theo lương để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi sổ kế toán. Sơ đồ ghi sổ như sau : (Sơ đồ 6) Chứng từ gốc : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ thẻ kế toán chi tiết TK334, 338 Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết TK334, 338 Sổ cái TK 334 , TK 338 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính và các báo cáo về lao động , tiền lương 4.Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký _ Chứng từ Đặc điểm cơ bản của hình thức này là tổ chức sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một vế của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng ( thông thường là tổ chức sổ Nhật ký _ chứng từ theo bên nợ của tài khoản đối ứng ) Cuối cùng, tổng hợp từ các bảng kê và Nhật ký _ chứng từ để ghi sổ các tài khoản 334, 338 . Sơ đồ ghi sổ như sau : ( Sơ đồ 7 ) Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký _ Chứng từ Chứng từ gốc , bảng phân bổ số 1 NKCT Số 1, NKCT Số 7, NKCT Số 10 Sổ cái TK334, TK338 Báo cáo tài chính và các báo cáo về lao động , tiền lương Sổ thẻ kế toán chi tiết TK334, 338 Bảng kê số 1, 2, 4 Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338 sổ và nhập vào máy. Kết quả trên sổ và trên máy được đối chiếu với nhau. Các báo cáo được in ra từ máy. Máy tính trở thành công cụ trợ giúp đắc lực cho công tác kế toán. IIII . Các chỉ tiêu phản ánh quan hệ tiền lương và năng suất lao động: chỉ tiêu số kế hoạch số thực tế Giá trị sản lượng ( 1000 đồng ) Quỹ lương lao động trực tiếp (1000 đồng) Số lượng lao động trực tiếp ( người ) Tiền lương bình quân / người (1000 đồng) 94.000.000 451.200 470 960 95.000.000 456.000 480 950 1/ Đối tượng phân tích : L = l1 – L0 = 456. 000 - 451.200 = + 4800 2/ Tính mức ảnh hưởng của nhân tố a/Nhân tố “ số lượng lao động trực tiếp “ L1 = ( 480 –470 ) x960 = + 9600 b/ Nhân tố “ tiền lương bình quân / người “ L2 = 480 x ( 950 - 960 ) = - 4800 Tổng hợp ảnh hưởng = 9600 + ( - 4800) = + 4800 Nhận xét : Xí nghiệp vượt chỉ tiêu tuyệt đối quỹ lương 4800 là do sử dụng lao động nhiều hơn dự kiến. Tuy nhiên khi so với các chỉ tiêu % thực hiện kế hoạch sản lượng 95.000.000 x 100 = 102% 94.000.000 Vượt kế hoạch 2% và % thực hiện kế hoạch và lượng người lao động là 102% ( 480/470 x 100) vượt kế hoạch 2% thì số vượt kế hoạch về lao động vẫn đảm bảo cho xí nghiệp nâng cao năng suất lao động vì vậy số vượt chi quỹ lương bằng 4.800 đồng là hơp lý. Tiền lương bình quân người giảm làm giảm quỹ lương của xí nghiệp để đánh giá ta so sánh: Tỷ lệ thực hiện kế hoạch 950.000 = x 100 = 99% lương bình quân (%) 960.000 Tỷ lệ thực hiện kế hoạch 102% = x 100 = 100% về năng suất lao động bình quân (%) 102% Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc mà người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, các doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng suất lao động. Đối với các doanh nghiệp, tiền lương tốt thì tương ứng với năng suất lao động cao, như vậy tiền lương tỷ lệ thuận với năng suất lao động, hình thức tiền lương theo sản phẩm phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động gắn chặt năng suất lao động với thù lao lao động ; có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động, góp phần tăng thêm sản phẩm cho xã hội . PHầN 2. THựC TRạNG HạCH TOáN TIềN LƯƠNG TạI Xí NGHIệP DƯợc phẩm trung ương 2 I) KHáI QUáT CHUNG Về Xí NGHIệP DƯợc phẩm trung ương 2 1 . quá trình hình thành và phát triển. XNDFTƯ2 là một doanh nghiệp nhà nước thuộc tổng công Ty dược Việt Nam, trực thuộc Bộ Y Tế ,trụ sở đặt tại số 9 Trấn thánh tông -Hà Nội XNDFTƯ2 tiền thân là môt xưởng bào chế quân dược của cục quân y thuộc Bộ quốc phòng thành lập năm 1947 tại Việt Bắc. Năm 1954 xưởng bào chế quân dược được chuyển về Hà nội tiếp tục được đảng và nhà nước đầu tư, xây dựng thành Xí nghiệp Dược phẩm “ Mùng sáu tháng giêng “. Ngày 1 tháng 6 nãm 1960 chính phủ đã quyết định chuyển giao xí nhiệp 6-1 sang Bộ Y Tế ,đổi tên thành Xí Nghiệp Dược phẩm số 2. Do hoàn thành tốt các chỉ tiêu Nhà nước giao và có nhiều thành tích xuất sắc nên ngày 29/5/1985 xí nghiệp được phong tặng danh hiệu Đơn vị anh hùng. Đây là một mốc lớn, đánh dấu sự trưởng thành của xí nghiệp. Ngày 7-5-1993 theo quyết định số QĐ388/HBT của hội đồng bộ trưởng công nhận Xí nhiệp Dược phẩm số 2 là doanh nghiệp nhà nước đồng thời là một đơn vị hạch toán độc lập tự chủ về tài chính. Với quyết định này xí nghiệp chính thức chuyển sang giai đoạn mới và cũng từ đó mang tên Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2 từ đây, xí nghiệp được phép tự do sản xuất sản phẩm, chủ động tìm kiếm bạn hàng và đối tác làm ăn. Vào những ngày đầu thành lập, xí nghiệp chỉ là một xưởng nhỏ với máy móc thiết bị đơn sơ và số lượng công nhân vài ba chục người .Nhưng đến nay xí nghiệp đã có công nghệ hoàn thiện và quy mô được mở rộng với số lượng công nhân có lúc lên tới gần 600 người. Xí nghiệp luôn chú ý đầu tư thay đổi trang thiết bị nhằm hiện đại hoá dây chuyền sản xuất, tối thiểu hoá chi phí hạ giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm đứng vững và cạnh tranh trong cơ chế thị trường Hiện nay, xí nghiệp đang chuẩn bị đầu tư một dây chuyền JMP cho thuốc viên và tiến tới cũng trang bị một dây chuyền sản xuất thuốc tiêm đạt tiêu chuẩn JMP, với qui trình công nghệ khép kín, sản xuất trong môi trường vô trùng tuyệt đối kỹ thuật xử lý nước tinh khiết các công đoạn sản xuất nhanh, các công đoạn kiểm tra lý hoá với mức độ chính xác cao, đáp ứng được của thị trường và dược điển qui định. Qua hơn 40 năm hoạt động xí nghiệp đã sớm tìm được bước đi đúng đắn và vững chắc trên thương trường tạo dựng được một uy tín trong ngành dược và luôn hoàn thành tốt với các nghĩa vụ Nhà nước như nộp ngân sách ,đầu tư tích luỹ.. +Những hoạt động kinh doanh chủ yếu của Xí nghiệp bao gồm : Sản xuất kinh doanh các loại thuốc tân dược đặc biệt có liên quan tới sức khoẻ và tính mạng của người tiêu dùng:Đó là các loại thuốc dưới dạng tiêm, thuốc viên và hoá chất.Ngoài ra Xí nghiệp còn kinh doanh cho thuê các kiốt. Trong quá trình hình thành và phát triển ,Xí nghiệp đã từng khó khăn ở khâu tiêu phân phối sản phẩm. Nhưng đến nay Xí nghiệp đã xây dựng một hệ thống khá hoàn chỉnh phủ kín khắp các địa phương và các bện viện ở các tỉnh.Như sử dụng kênh phân phối gián tiếp hai cấp : Cấp 1:Công ty dược phẩm TW1,các bệnh viện trung ương, các nhà thuốc ,các cửa hàng bán buôn,các công ty dược phẩm các tỉnh huyện với số lượng tiêu thụ 30%sản phẩm. Cấp 2:Là những khách hàng phân phối sản phẩm của Xí nghiệp và liên hệ trực tiếp với đại lýcấp1 bao gồm: Bệnh viện tỉnh huyện, đại lý tỉnh huyện, hiệu thuốc huyện xã.Các thành viên cấp2 của kênh tiêu thụ là người trực tiếp đưa sản phẩm tới tay người tiêu dùng. Với chất lượng thuốc có uy tín trên thị trườ ng và khả năng cạnh tranh cao dần dần xí nghiệp đứng vững và chiếm được thị phần tiêu thụ rộng lớn trên khắp toàn quốc từ Bắc đến Nam. Trong nền kinh tế thị trường, việc buôn bán giao dịch với nước ngoài càng trở nên cần thiết, khi mà một số nguyên liệu chính để sản xuất thuốc cần phải nhập từ nước ngoài, do vậy xí nghiệp còn mang tên quốc tế là DOPHAMA Một số chỉ tiêu tài chính của Xí nghiệp đã đạt được trong ba năm gần đây Kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp Đơn vị : đồng Chỉ tiêu 2000 2001 2002 1. Giá trị sản xuất 90.000.000.000 84.000.000.000 95.000.000.000 2. Doanh thu sản xuất 69.336.943.791 77.938.797.535 86.385.453.530 3. Nộp ngân sách Nhà nước 2.100.000.000 1.300.000.000 1.040.000.000 4. Lợi nhuận 1.100.000.000 900.000.000 550.000 5. Thu nhập bình quân đầu người/tháng 780.000 850.000 950.000 6. Vốn kinh doanh + Vốn cố định 11.462.857.684 9.774.098.189 8.500.650.563 + Vốn lưu động 40.217.493.403 44.861.307.643 46.390.000 ( Sơ đồ 8) 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại xí nghiệp là một doanh nhiệp nhà nước, xí nghiệp áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến –chức năng, dựa trên chế độ dân chủ tập chung (tập thể lãnh đạo ,cá nhân phụ trách theo chế độ một thủ trưởng ),Xí nghiệp tổ chức quản lý theo hai cấp đứng đầu xí nghiệp là Giám đốc. Giám đốc chỉ đạo trực tiếp thông qua trợ lý và các phòng ban, các phân xưởng thực hiện theo nhiệm vụ chức năng của mình và có mối quan hệ cấp trên với cấp dưới, đồng thời có mối liên hệ ngang giữa các phòng ban phân xưởng. +Giám đốc :Là người chỉ đạo trực tiếp thông qua các trưởng phó phòng mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Là người chịu trách nhiệm trước nhà nước và tập thể người lao động về kết quả hoạt động của xí nghiệp. +Trợ lý giám đốc : là người giúp giám đốc trong việc quản lý xí nghiệp. +Phòng tài chính kế toán : dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc với nhiệm vụ hoạch toán kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ, thống kê, lưu trữ, cung cấp số liệu, thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ về tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp ở mọi thời điểm cho giám đốc và các bộ phận liên quan nhằm phục vụ công tác quản lý kinh tế . +Phòng tổ chức lao động : trực thuộc giám đốc có nhiệm vụ giúp giám đốc trong công tác quản lý, thực hiện các chế độ chính sách về người lao động, xây dựng và tham mưu cho xí nghiệp về tiêu chuẩn lương, thưởng, đảm bảo chế độ lương thưởng cho người lao động, xem xét về bộ máy tổ chức của xí nghiệp . +Phòng kế hoạch cung ứng : có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm và kế hoạch lao động, tiền lương cho các phân xưởng và toàn doanh nghiệp ; thu mua, quản lý phải đảm bảo nguyên liệu, vật tư, bao bì, đủ tiêu chuẩn phục vụ sản xuất kinh doanh ;đối với những thuốc độc phải thường xuyên kiểm tra và đảm bảo nguyên tắc chặt chẽ. +Phòng thị trường : trực thuộc giám đốc, phải có trách nhiệm tiêu thụ các sản phẩm đã nhập kho theo các quyết định tài chính của nhà nước cũng như của xí nghiệp ;có nhiệm vụ quảng cáo sản phẩm, nghiên cứu trên thị trường để nắm bắt mẫu mã ;phòng này có mối hệ gần nhất với phòng tài chính – kế toán và phòng cung ứng. +Nhóm Marketing:Thăm dò thị trường,cố vấn cho sản xuất của xí nghiệp. +Phòng đảm bảo chất lượng:Xây dựng ra các tiêu chuẩn hoá về chất lượng sản phẩm,kiểm tra chất lượng mỹ thuật của sản phẩm hoàn thành từ đó đưa ra các kiến nghị để thay đổi mẫu mã sản phẩm. +Phòng nghiên cứu triển khai:Có 2 nhiệm vụ:Nghiên cứu ra quy trình để sản xuất ra sản phẩm mới;khi sản phẩm mới ra đời rồi thì phải có trách nhiệm thường xuyên xem xét tuổi thọ của nó; phải phối hợp chặt chẽ với nhóm marketing và phòng thị trường để thường xuyên nắm bắt được nhu câù thị hiếu của khách hàng. +Phòng kiểm tra chất lượng(KCS):Kiểm tra về chất lượng,hàm lượng nguyên vật liệu đưa vào pha chế,kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đưa vào kho hoặc tiêu thụ trực tiếp. +Phòng hành chính quản trị :Điều hành bộ máy hành chính,các công việc chung phục vụ cho vấn đề xã hội cũng như đời sống tinh thần của xí nghiệp. +Phòng bảo vệ:Có nhiệm vụ bảo vệ toàn bộ tài sản của xí nghiệp. +Phòng y tế:thực hiện việc khám sức khoẻ định kỳ cho cán bộ công nhân viên chức. +Phòng đầu tư xây dựng cơ bản:Xây dựng theo định hướng,quy định của xí nghiệp,dự án đầu tư dây chuyền,sửa chữa nhỏ và thường xuyên sửa chữa những hư hỏng nhỏ của xí nghiệp. +Các phân xưởng sản xuất:Gồm phân xưởng chính(phân xưởng Tiêm,phân xưởng viên,phân xưởng hoá),phân xưởng phụ (phân xưởng cơ điện) trong đó phân xưởng viên là phân xưởng chuyên sản xuất các loại thuốc như Ampicilin(nén,con nhộng),Penicilin,VitaminB1,B6,B C, thuốc sốt rét,thuốc giảm đau,Tertacilin..;Phân xưởng tiêm chuyên sản xuất các loại thuốc tiêm như Vitamin B1,B6.B12,thuốc trợ tim ,thuốc giảm đau,..Phân xưởng hoá(chế phẩm):sản xuất các hoá chất,tinh dầu,thuốc nhỏ mắt,mũi,các loại cao Ba Đình,các loại thuốc mỡ Tertacilin,Genatreson,..Phân xưởng cơ điện chuyên phục vụ sửa chữa định kỳ,thường xuyên ,phục vụ điện nước và sản xuất hơi cho các phân xưởng sản xuất chính. Sơ đồ 9 : Giám đốc Trợ lý giám đốc Phòng nghiên cứu triển khai Phòng KCS Phòng đảm bảo chất lượng PX thuốc tiêm PX thuốc viên PX chế phẩm PX Phụ cơ điện Phòng tổ chức Phòng thị trường Phòng cung ứng Phòng tài chính - kế toán Phòng hành chính quản trị Phòng đầu tư xây dựng cơ bản Phòng y tế Phòng bảo vệ Sơ đồ tổ chức hệ thống sản xuất và quản lý tại xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2 3. đặc điểm SảN XUất Và Tổ CHứC SảN XUấT TạI XNDPTƯ 2 Xí nghiệp dược phẩm trung ương 2 nằm trên một khu đất với diện tích gần 12000m2, bao gồm các phân xưởng, kho bãi, nhà cửa ..đội ngũ cán bộ công nhân viên gần 500 người trong đó có khoảng 100 người có trình độ đại học. Do tính chất của sản phẩm mà xí nghiệp sản xuất :đó là các loại thuốc uống, thuốc tiêm có tác dụng vào cơ thể nhanh nên có liên quan trực tiếp tới sức khoẻ và tính mạng của con người vì vậy việc bố trí sản xuất của xí nghiệp phải đảm bảo tính khép kín và tuyệt đối vô trùng. Với nhiều loại mặt hàng được sản xuất, dựa trên một số đặc điểm chung xí nghiệp chia ra làm 3 phân xưởng chính : Phân xưởng thuốc tiêm, phân xưởng thuốc viên và phân xưởng chế phẩm .Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất của xí nghiệp là chi tiết theo từng phân xưởng và trong từng phân xưởng chi tiết theo sản phẩm, mục đích là để thích hợp với quy trình công nghệ ,đặc điểm tổ chức sản xuất và đặc chưng của sản phẩm. trước năm 1955, để phục vụ cho nhu cầu tính giá thành sản phẩm, toàn bộ chi phí sản xuất của xí nghiệp được tập hợp theo 9 khoản mục ,bao gồm : - Nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất . - Vật liệu phụ dùng vào sản xuất . - Động lực dùng vào sản xuất . - Nhiên liệu dùng vào sản xuất . - Tiền lương công nhân viên sản xuất . - Trích BHXH, BHYT ,KPCĐ. - Khấu hao máy móc ,thiết bị chuyên dùng . - Chi phí quản lý phân xưởng . - Chi phí quản lý doanh nghiệp . Sau khi có quyết định số 1141-TC/CĐKT ngày 1-1-1995 của Bộ tài chính ,Xí nghiệp đã tiến hành phân chia lại chi phí theo 3 khoản mục : - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp . - Chi phí nhân công trực tiếp. - Chi phí sản xuất chung . Các phân xưởng chính trong xí nghiệp Phân xưởng thuốc tiêm : Có hai dây chuyền sản xuất thuốc tiêm đó là dây chuyền đóng bằng chân không ,và dây chuyền đóng kim nên có hai quy trình khác nhau Sơ đồ 10: Quy trình sản xuất đóng bằng chân không Dây chuyền 1: Chủ yếu cho loại ống 1ml Đóng gói thành phẩm Giao nhận Kiểm tra đóng gói Hàn, soi - in Đóng ống Pha chế Nhiên liệu Cắt ống Rửa ống ống rỗng ơ đồ 11: Quy trình sản xuất đóng bằng châ không . Dây chuyền 2: thường dùng loại ống 2ml và 5ml Đóng gói thành phẩm ống rỗng Rửa ống Pha chế Đóng ống Hàn, soi Kiểm tra đóng gói Giao nhận Chức năng của các tổ sản xuất ở phân xưởng thuốc tiêm : _ Tổ cắt: Định dạng ống tiêm cho phù hợp với yêu cầu,cắt ống phẳng _Tổ rửa ống:làm sạch ống _Tổ pha chế:pha chế thuốc, sau đó đưa vào ống _Tổ soi -in:tiến hành soi các ống thuốc tiêm để loại bỏ các ống thuốc không đạt tiêu chuẩn chất lượng, sau khi đạt yêu cầu thì in nhãn mác _Tổ kiểm tra, đóng gói: kiểm tra lại sản phẩm về hình thức mẫu mã ,đóng gói đủ số lượng vào hộp nhỏ, sau đó đóng thành các kiện để chuyển xuống kho. Phân xưởng thuốc viên Sản xuất các loại thuốc viên dưới dạng viên nén hoặc viên con nhộng Phân xưởng này gồm các tổ như: Tổ xay rây, tổ pha chế, tổ dập viên, 3tổ gói tổ kiểm tra, tổ văn phòng. Đây là phân xưởng sản xuất quan trọng nhất của xí nghiệp, chỉ tiêu về doanh thu hàng tháng là cao nhất. Sơ đồ 12 Nguyên vật liệu Xay rây Pha chế Pha chế Kiểm tra đóng gói Giao nhận Đóng gói thành phẩm Dập viên Kiểm tra đóng gói Giao nhận Đóng gói thành phẩm Quy trình sản xuất tại phân xưởng thuốc viên Tại phân xưởng này gồm các công đoạn sản xuất sau : _Xay dây : từ các nguyên liệu thô ban đầu, tổ xay dây sẽ tiến hành sơ chế để phục vụ cho công đoạn tiếp theo. _Pha chế : đây là công đoạn quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hàm lượng của thuốc được sản xuất. - Vào vỉ, dập viên : sau khi được pha chế, các loại bột dược liệu được dập thành viên nén hoặc viên bao (viên con nhộng ) rồi cho vào lọ hoặc được dập vào vỉ. Các khâu kiểm tra đóng gói, giao nhận, đóng gói thành phẩm được tiến hành như ở phân xưởng tiêm. Phân xưởng chế phẩm Sản xuất các sản phẩm thuốc mỡ, thuốc nhỏ mắt,nhỏ mũi, cao ba đình Sơ đồ Quy trình sản xuất tại phân xưởng chế phẩm. Nguyên vật liệu Xử lý: cạo, rửa, chặt, xay Tinh chế Chiết suất Đóng gói thành phẩm Giao nhận Sấy khô Kiểm tra đóng gói Phân xưởng phụ cơ khí: có nhiệm vụ sửa chữa định kỳ, và sửa chữa các máy móc thiết bị cho các phân xưởng, phòng ban. Phân xưởng này bao gồm các tổ: tiện, gò hàn điện, nồi hơi .. 4. ĐặC ĐIểM Tổ CHứC Hệ THốNG Kế TOáN 4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán . Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung ,đứng đầu là kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình tài chính kế toán của xí nghiệp, dưới kế toán trưởng là một phó phòng phụ trách, và nhân viên kế toán. Mỗi phòng ban, phân xưởng có những chức năng riêng biệt nhưng lại có mối liên hệ với nhau khi thực hiện nhiệm vụ của mình. Các phòng ban phân xưởng được quản lý theo chức năng thông qua các trưởng phòng, quản đốc rồi đến các nhân viên. Phòng tài chính -kế toán có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các mặt liên quan đến tình hình tài chính, kế toán và thống kê trong và ngoài xí nghiệp. Phòng tài chính –kế toán gồm 10 nhân viên dưới sự quản lý của một trưởng phòng và một phó phòng. Ngoài ra còn có 4 nhân viên kinh tế phân xưởng ( ứng với 4 phân xưởng: phân xưởng tiêm, phân xưởng viên, phân xưởng chế phẩm, phân xưởng cơ khí ) Có nhiệm vụ thu thập thông tin tại từng phân xưởng cho kế toán, 4 nhân viên này ngoài chịu sự quản lý của kế toán trưởng còn chịu sự quản lý của các quản đốc phân xưởng. Chức năng nhiệm vụ của từng cán bộ trong phòng : * Kế toán trưởng : có nhiệm vụ phụ trách chung mọi hoạt động trong phòng cũng như các phân xưởng, chủ yếu là phần tài chính, chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính của xí nghiệp .Phụ trách giám sát chung, chỉ đạo thực hiện các phương thức hạch toán, tạo nguồn vốn cho xí nghiệp, tham mưu về tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Ngoài ra kế toán trưởng còn đảm nhiệm phần hành kế toán tài sản cố định vì thiếu nhân viên. * Kế toán tổng hợp (kiêm phó phòng): Có nhiệm vụ tổng hợp thông tin từ các nhân viên kế toán để lên cân đối,báo cáo cuối kỳ.Phó phòng phụ trách điều hành kế toán viên quan đến việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp như các nghiệp vụ kho,thanh toán, giá thành,tiêu thụ sản phẩm ... * Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý quỹ,thu chi theo kế hoạch được duyệt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê quỹ và khoá sổ. * Thu ngân: Hàng ngày có nhiêm vụ thu tiền bán hàng từ dưới cửa hàng của xí nghiệp và nộp tiền cho thủ quỹ. * Kế toán lương : có nhiệm vụ tính toán lương, thưởng cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong xí nghiệp dựa trên các chế độ chính sách và phương pháp tính lương phù hợp với các đối tượng.Kế toán lương có liên quan chặt chẽ với phòng tổ chức lao động về các vấn đề liên quan đến BHXH,BHYT,KPCĐ . * Kế toán giá thành: có nhiệm vụ quản lý toàn bộgiá thành kế hoạch và giá thành thực tế của các mặt hàng và các quy cách.Kế toán giá thành còn có nhiệm vụ tập hợp chi phí để tính giá thành của các loại sản phẩm được sản xuất tại từng phân xưởng trong từng thời kỳ tính giá thành. Định kỳ lập báo cáo giá thành theo khoản mục,yếu tố. * Kế toán tiêu thụ : trong phần này kế toán chia làm hai bộ phận Kế toán thành phẩm: có nhiệm vụ theo dõi,tập hợp các chứng từ có liên quan đến việc thành phẩm nhập xuất kho theo các mục đích khác nhau và kế toán tiêu thụ; có nhiệm vụ tập hợp các loại hoá đơn, chứng từ có liên quan đến việc bán hàng,tiêu thụ sản phẩm để ghi sổ * Kế toán thanh toán ( với người bán ) Kế toán thanh toán với người bán có nhiệm vụ kiểm tra các hoá đơn chứng từ mà phòng kế hoạch cung ứng, dưới kho nộp lên để phản ánh ghi sổ các nhiệp vụ . Xí nghiệp thực hiện việc tính VAT theo phương pháp khấu trừ nên việc kiểm tra xem xét các hoá đơn mua hàng của xí nghiệp là rất quan trọng vì nó liên quan trực tiếp đến lượng VAT được khấu trừ của xí nghiệp. Theo định kỳ,kế toán thanh toán với người bán lập báo cáo tập hợp toàn bộ VAT đầu vào để đưa cho kế toán tiêu thụ để lên báo cáo VAT đầu vào hàng tháng. Ngoài ra, kế toán thanh toán với người bán còn theo dõi tình hình thanh toán các khoản tạm ứng cho khách hàng, cho cán bộ công nhân trong xí nghiệp. * Kế toán kho : Xí nghiệp Dược phẩm TƯ2 có 3 kho : - Kho nguyên liệu chính và hoá chất . - Kho cơ khí ,công cụ dụng cụ . - Kho bao bì . Đối với mỗi kho có một nhân viên kế toán phụ trách theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan. Kế toán phụ trách kho bao bì còn kiêm luôn việc hạch toán xây dựng cơ bản sửa chữa nhỏ. Có kế toán phụ trách kho nguyên liệu chính và hoá chất còn kiêm phụ trách một phần kho bao bì . Kế toán kho có nhiệm vụ hàng ngày,hàng tháng vào sổ các hoá đơn chứng từ liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu,các loại công cụ,dụng cụ phục vụ cho sản xuất tại kho mình quản lý. Cuối tháng,kế toán lên tổng hợp xuất,có đối chiếu kiểm tra với sổ sách của thủ kho. *. Nhân viên kinh tế phân xưởng : Hàng tháng,nhân viên kinh tế phân xưởng phối hợp cùng vơí các kế toán kho,kế toán giá thành để lên tổng hợp nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất tại xí nghiệp. Ngoài ra,nhân viên kinh tế phân xưởng còn có nhiêm vụ quản lý lao động của phân xưởng.Nhân viên kinh tế phân xưởng phải thông tin kịp thời cho kế toán trưởng các tình huống đột xuất ở phân xưởng để có biện pháp kịp thời.Với từng phần hành kế toán cụ thể, mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm từng phần hành không chỉ làm thủ công mà song song với việc kế toán thủ công còn phải làm kế toán máy. Hiện nay xí nghiệp đã áp dụng chương trình kế toán máy Fát nhưng mới chỉ áp đượcmột số phần hành kế toán như : kế toán vốn bắng tiền, mua hàng, công nợ phải thu, phải trả, kế toán tiêu thụ vì vậy chương trình vẫn chưa tự tổng hợp chi tiết để lên tổng hợp mà việc tổng hợp đó kế toán tổng hợp phải làm bằng tay hoặc tính toán để vào máy. Sơ đồ 14: Kế toán trưởng Máy tính KT ngân hàng Thủ quỹ Thu ngân KT tiền lương Phó phòng KT giá thành KT tiêu thụ KT thanh toán KT kho Các nhân viên kinh tế phân xưởng PX thuốc viên PX thuốc tiêm PX chế phẩm PX cơ điện Tổ chức bộ máy kế toán ở Xí nghiệp Dược phẩm TW II 4.2. Tổ chức hệ thống chứng từ ,tài khoản ,sổ sách và các báo cáo tài chính XN sử dụng . + XN sử dụng hệ thống TK kế toán áp dụng cho các doanh nhiệp ban hành theo quyết định số 1141TC/CĐKT ra ngày 1/1/1995 của bộ trưởng tài chính.Tuy nhiên để phục vụ yêu cầu quản lý về thông tin và đặc điểm quá trình sản xuất kinh doanh XN đã đăng ký hệ thống TK cấp hai và cấp ba để phù hợp với việc theo dõi chi tiết và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. + XN sử dụng hầu hết các chứng từ theo quy định bắt buộccủa chế độ chứng từ kế toán bao gồm : - Lao động tiền lương : bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương ,bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội . - Bán hàng : hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn tiền điện hoá đơn tiền nước .. - Hàng tồn kho : phiếu phập kho, phiếu lĩnh vật tư, phiếu xuất kho, phiếu xuất vật tư theo định mức,biên bản kiểm nhiệm vật tư .. - Tiền tệ : phiếu chi, phiếu thu, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng biên lai thu tiền .. - Tài sản cố định : biên bản giao nhận TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ.. + Hình thức sổ kế toán Xí nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Tại xí nghiệp hiện có các loại sổ sau : Sổ,thẻ kế toán chi tiết : - Sổ chi tiết TK155,157,5111,5112. - Sổ (thẻ) tài sản cố định . - Sổ chi tiết tiền gửi , tiền vay . - Sổ chi tiết thanh toán với người mua ,người bán . Sổ kế toán tổng hợp - Bảng kê . - Nhật ký chứng từ . - Sổ cái các tài khoản . + Hệ thống báo cáo kế toán - Báo cáo tài chính : Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. - Báo cáo quản trị Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh Bảng cáo tài chính Bảng kê Sổ chi tiết Sổ cái Nhật ký – chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ SƠ Đồ HạCH TOáN THEO HìNH THứC NHậT Kí CHứNG Từ GHI CHú: Ghi hàng ngày:Kế toán tập hợp các chứng từ gốc, và các bảng phân bổ sau đó tập hợp vào các bảng kê tổng hợp số liệu rồi chuyển về các nhật ký chứng từ liên quan, cuối tháng vào sổ cái mỗi TK xử dụng một trang sổ cho cả năm . Sổ chi tiết cuối tháng tập hợp vào Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh . Hàng quí căn cứ trên sổ cái các tài khoản và các chứng từ liên quan khác kế toán tổng hợp lập: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, và thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính này được dùng cho các cơ quan chủ quản, cơ quan thuế, cơ quan quản lý vốn và các đối tượng liên quan khác. II . CáC HìNH THứC TIềN LƯƠNG Và CáCH TíNH LƯƠNG , THƯởng BHXH . 1 .Hạch toán chi tiết 1 .1 Hạch toán thời gian lao động Tại các phòng ban, xí nghiệp, các tổ trưởng, các cán bộ có trách nghiệm theo dõi và ghi chép số lượng lao động có mặt vắng mặt, nghỉ phép, nghỉ BHXH vào bảng chấm công. B ảng chấm công được lập theo đúng mẫu quy định và được treo tại nơi làm việc để mọi người có thể theo dõi ngày công của mình . Cuối tháng, tại xí nghiệp, cán bộ tổ chức lao động tiền lương tập hợp bảng chấm công của các đơn vị , nhân viên hạch toán tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, nghỉ phép, nghỉ BHXH, nghỉ không lương của tùng người trong xí nghiệp . Đối với các phòng ban và khu vực phục vụ, việc này do kế toán tiền lương thực hiện. Đồng thời cũng là căn cứ để xét thưởng Xem bảng chấm công _ Tổ soi _ phân xưởng Tiêm _ ( tháng 1/2004 ) ( Biểu số 1 ) 1.2. Tính lương của người lao động Trong đó : _ Hcb : Hệ số cấp b _ Ngày công : 22 . _ NC LVTT : ngày công làm việc thực tế . _ Mức lương cơ bản : 290 .000 đ _ NCCĐ : ngày công chế độ . _ H PC : Hệ số phụ cấp . _ Hiện nay hệ số phụ cấp các loại là : _ Giám đốc : 0,4 _ Phó giám đốc : 0,3 _ Trưởng phòng : 0,2 _ Phó phòng : 0,1 _ Phó phòng , phó ban , thủ quỹ : 0,1 T ừ công thức trên ta có thể tính lương của cán bộ công nhân viên hưởng lương theo thời gian của xí nghiệp như + Cán bộ : Nguyễn Ngọc Xuân + Chức vụ : quản đốc phân xưởng Tiêm + Hệ số trách nhiệm : 0,2 + Mức lương cơ bản : 290. 000 đ Lương tạm ứng kỳ I là : VKỳ I = 290. 000 x 3,23 x50% = 468.350 đ 290.000x 3,23 x 94% VkỳII= x Ngày công thực tế x 0,2 –Lương KỳI = 22 588.248đ giả sử là đủ 22 ngày công Vậy số tiền của anh Nguyễn Ngọc Xuân được lĩnh là VKỳ I+ VkỳII = 468. 350 + 588. 248 = 1.056 . 598 đ Từ công thức trên ta có thể tính lương của công nhân tại bộ phận sản xuất + Công nhân : Phạm Kim Thư + Hệ số cấp bậc : 2.18 + Mức lương cơ bản : 290.000đ Lương tạm ứng kỳ I: VkỳI = 290.000x 2.18 x 50% = 316.100đ 2 90.000 x 2,18 x 94% VkỳII = x ngày công thực tế – Lương kỳI=224.144đ Tổng công ty dược VN Xí nghiệp dược phẩm T Ư2 (biểu số 2) BảNG THANH TOáN LƯƠNG Kỳ I tháng : 02 Năm : 04 Bộ phận : phân xưởng tiêm tổ soi in Đơn vị : đồng STT Mã NV Tên nhân viên Lương cơ bản Số ngày công Lương KỳI ký nhận 1 PXT0701 Chu thị Thanh 3.20 464.000 2 PXT0702 Nguyễn thu Hà 2.67 387.150 3 PXT0703 Nguyễn anh Thư 2.18 316.100 4 PXTO704 Lê thị Hương 2.67 387.150 5 PXT0705 Trịnh kim Ngọc 2.18 316.100 6 PXT0706 Đinh hồng Tâm 2.18 316.100 7 PXT0707 phạm kim Thư 2.18 316.100 8 PXT0708 Nguyễn minh Khánh 2.18 316.100 9 PXT0709 Nguyễn thị Liên 2.67 387.150 Tổng cộng : 3.205.950 Kế toán lương Kế toán trưởng Ngày .. tháng .. năm ( ký, họ tên ) ( ký , họ tên ) Giám đốc ( ký , họ tên ) Kết luận Trong hơn 40 năm hoạt động ,xí nghiệp dược phẩm trung ương 2 đã không ngừng phát triển và đứng vững qua những thay đổi trong cơ chế cũng như biến động thị trường. Góp phần trong sự thành công đó là việc hạch toán chính xác kết quả hoạt động kinh doanh. Cùng với sự tiến bộ của xí nghiệp, bộ máy kế toán cũng từng bước được hoàn thiện hơn, phù hợp với tình hình thực tế tại xí nghiệp về qui mô hoạt động ,loại hình sản xuất kinh doanh. Mỗi phần hành là một mắt xích nối kết nhau và liên quan chặt chẽ với nhau nên mỗi nhân viên kế toán phụ trách phần hành kế toán của mình đều phải làm việc cẩn thận, có trình độ nghiệp vụ và tinh thần trách nhiệm cao để tránh ảnh hưởng sang các khâu khác. Hiện nay việc bố trí kế toán nói chung là hợp lý, công việc không bị chồng chéo lên nhau, đảm bảo tính toàn diện kịp thời và đầy đủ của thông tin kế toán tức là đảm bảo thực hiện tốt công tác kế toán. Thêm vào đó bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức theo hình thức tập chung nên đáp ứng được yêu cầu theo dõi chi tiết và tổng hợp công hạch toán kế toán tại đơn vị , giúp cho việc xử lý thông tin kế toán được chặt chặt, chính xác ,kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định quản lý một cách có hiệu quả. Về hệ chứng từ kế toán đầy đủ, được tổ chức khoa học, không chồng chéo ,đáp ứng việc phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong xí nghiệp . Về hệ thống sổ kế toán hiện nay xí nghiệp áp dụng là hình thức sổ kế toán “nhật ký chứng từ “, phòng kế toán đã sử dụng tương đối đầy đủ các mẫu sổ do bộ tài chính quy định . Nhìn chung, xí nghiệp sử dụng và chấp hành nghiêm chỉnh mọi chứng từ ,hệ thống bảng, biểu, sổ sách theo quyết định sổ : 141-TC/QĐ/CĐKT của Bộ tài chính quy định. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được căn cứ trên các hoá đơn ,chứng từ phù hợp cả về số lượng, giá trị để ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán theo nguyên tắc chung cũng như yêu cầu của người quản lý.Công việc ghi chép được tổ chức rất chặt chẽ, trước khi vào sổ phải kiểm tra cả hoá đơn và chứng từ để vào sổ hợp lý, phù hợp.Bên cạnh đó để quản lý công việc tổ chức hạch toán kế toán được chặt chẽ và dễ theo dõi xí nghiệp đã tự quy định một số mẫu sổ như : “Bảng kê thanh toán “ , “giấy xin khất nợ “ do kế toán trưởng quy định ( được duyệt của ban giám đốc ). Về tài khoản kế toán : Xí nghiệp sử dụng các tài khoản trong hệ thống tài khoản theo quy định . Ngoài ra ,nhằm phục vụ yêu cầu quản lý về thông tin và phù hợp quy mô ,đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp đã đăng ký hệ thống TKcấp 2,3 và cấp 4 để phù hợp với việc theo dõi chi tiết và hoạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh . Hệ thống báo cáo tài chính kế toán đă lập bao gồm :Bảng cân đối kế toán ,baó cáo kết quả kinh doanh thuyết minh báo cáo tài chính, được lập theo mẫu quy định của bộ tài chính và được lập đúng thời hạn để nộp cho các cơ quan có thẩm quyền. Bên cạnh đó xí nghiệp còn lập các báo cáo phục vụ cho quản trị như : Báo cáo quản trị .