Để phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh, Công ty tổ chức hình thức kế toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ.
Tại phòng kế toán Công ty thực hiện việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở tất cả các đơn vị, bộ phận công ty. Cuối mỗi tháng, quí, năm kế toán trưởng tiến hành lập báo cáo tài chính toàn công ty.
Để thực hiện đầy đủ, toàn diện các nhiệm vụ và để đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất, tập trung của kế toán trưởng, đồng thời đảm bảo sự chuyên môn hoá của cán bộ kế toán và căn cứ và đặc điểm tổ chức kinh doanh, quản lý của Công ty mà bộ máy kế toán gồm 4 người, đều có trình độ đại học, được phân công công việc như sau:
59 trang |
Chia sẻ: Dung Lona | Lượt xem: 991 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Đề tài Hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu Nam Đô, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
i chiếu
CHƯƠNG II
HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU NAM ĐÔ
Phân loại lao động tại Công ty
Theo cách phân loại dựa vào chức năng lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh thì lao động trong Công ty được chia làm 2 loại:
Lao động thực hiện chức năng bán hàng: là những lao động tham gia hoạt động tiêu thụ hàng hoá. Nhóm lao động này chiếm 55% tổng số lao động toàn Công ty và chiếm tỷ trọng 50% tổng quỹ tiền lương.
Lao động thực hiện chức năng quản lý: là những lao động tham gia hoạt động quản trị kinh doanh, quản lý hành chính của công ty.
Hình thức trả lương và chế độ tiền lương đang áp dụng tại Công ty TNHH XNK Nam Đô
1. Các hình thức trả lương
Do lao động của Công ty bao gồm nhiều loại nên việc trả lương cho công nhân viên cũng được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau. Hiện nay Công ty đang áp dụng 2 hình thức trả lương: trả lương theo sản phẩm và trả lương theo thời gian.
* Trả lương theo sản phẩm.
Hình thức trả lương theo sản phẩm áp dụng cho nhân viên thời vụ. Lương sẽ được tính cho từng sản phẩm dựa vào số lượng sản phẩm được sản xuất ra hàng tháng sau đó căn cứ vào cấp bậc và số ngày làm việc thực tế của từng công nhân tính ra số tiền lương trả cho từng nhân viên.
TL = DL x ĐG
CBCV x 1000 x Ctt
DL =
22
TLSP1máy
ĐG =
TDL1máy
TLSP1máy = DGL1sp x S SP x HS
SMTLCB
DGL1sp =
Mw
TL: Tiền lương một công nhân
DL: Điểm lương
ĐG: Đơn giá một điểm lương
CBCV: cấp bậc công việc (CBCV = Bậc lương x 210)
Ctt: Công thực tế
TLSP1 máy :Tiền lương sản phẩm một máy
TDL1 máy :Tổng điểm lương một máy
DGL1sp : Đơn giá lương một sản phẩm
Ssp : Số sản phẩm thực tế sản xuất được trong tháng của một máy.
HS : Hệ số Công ty
S MTLCB : Tổng lương cấp bậc của lao động định biên một ngày.
Mw : Năng suất định biên.
- Tổng số tiền lương cấp bậc của lao động định một ngày là tổng số tiền lương một ngày công của toàn bộ công nhân phụ trách một máy.
- Năng suất định biên là số sản phẩm định mức của một máy.
- Tổng điểm lương của một máy là số điểm lương cấp bậc của toàn bộ số công nhân phụ trách 1 máy.
* Trả lương theo thời gian.
Căn cứ vào mức lương cơ bản là 290.000/ người/ tháng số ngày làm việc thực tế trong tháng vào hệ số lương của từng người được thể hiện trên bảng tính công để làm cơ sở cho việc tính lương tháng
Ngoài việc chi trả lương chính để khuyến khích cán bộ công nhân viên hăng say làm việc công ty cho thêm phụ cấp tiền ăn trưa đối với Ban giám đốc là 3.000 đồng/ người, đối với các phòng ban khác và công nhân viên trong công ty là 2.500 đồng/ người
VD. Bảng chấm công và thanh toán tiền lương tháng 5/2006 của Ban giám đốc.
Ông Nguyễn Ngọc Riệc - giám đốc
Số công : 23 ngày
Hệ số lương: 5,26
Phụ cấp ăn trưa: 3.000 đ/bữa
Như vậy lương tháng 05/2006 của ông Riệc sẽ được thanh toán như sau:
Lương tháng = 290.000 x 5 x 23 = 1.594.736
26
Tổng thu nhập tiền lương được nhận.
1.594.736 + 69.000 = 1.663.736
Tiền lương còn lại được lĩnh trong tháng là tiền lương sau khi đã trừ các khoản phải nộp theo quy định như BHXH, BHYT.
BHXH, BHYT được công ty trích theo lương chính theo tỷ lệ quy định
Ví dụ: ở ví dụ trên tiền lương còn lại được lĩnh của ông Riệc
1.663.736 - (1.663.736 x 5%) - (1.663.736 x 1%) = 1.563.912
2. Chế độ tiền lương và một số chế độ khác khi tính lương
Phụ cấp trách nhiệm:
Được áp dụng cho cán bộ quản lý các phòng ban hoặc một số cá nhân có công việc đòi hỏi trách nhiệm cao.
Phụ cấp trách nhiệm = Hệ số trách nhiệm x 290.000 x Hệ số Công ty
Phụ cấp độc hại:
Được áp dụng tại phòng thí nghiệm của phòng kỹ thuật, kho hàng.
Phụ cấp ca đêm:
BLCV x 290.000 x Ca
PC = x 40%
22
Ca: Tổng số ca trong 1 tháng.
Tiền lương phép
Đối với nghỉ phép, số ngày được nghỉ của nhân viên được tính tăng dần cùng với số năm công tác tại Công ty.
Thời gian làm việc thấp hơn 5 năm: Được nghỉ theo tiêu chuẩn 12 ngày/năm.
Thời gian làm việc 5 năm đến 10 năm: Được nghỉ thêm 1 ngày.
Thời gian làm việc từ 10 năm đến 15 năm: Được nghỉ thêm 2 ngày.
Thời gian làm việc từ 15 năm đến 20 năm: Được nghỉ thêm 3 ngày.
Thời gian làm việc từ 20 đến 25 năm: Được nghỉ thêm 4 ngày.
Thời gian làm việc từ 25 đến 30 năm: Được nghỉ thêm 5 ngày.
Thời gian làm việc từ 30 đến 35 năm: Được nghỉ thêm 6 ngày.
BLx290.000xSNNP
Lương phép =
22
BL: Bậc lương
SNNP: Số ngày nghỉ phép
Tiền lễ - Tết: Được tính trả cho công nhân bằng tiền lương thực tế 1 ngày công.
Thưởng: Thưởng được chia làm 2 loại; thưởng thường xuyên và thưởng không thường xuyên. Công ty không áp dụng; thưởng không thường xuyên bao gồm thưởng nhân dịp lễ, Tết, thưởng thi đua Công ty xếp hạng để thưởng, tuy nhiên việc thưởng này Công ty chỉ thực hiện mang tính chất tượng trưng, bởi lẽ Công ty xác định là doanh nghiệp tự hạch toán kinh doanh làm nhiều lương cao, mức thưởng không lớn.
Phạt: Cán bộ vi phạm quy trình công nghệ, quy trình vận hành máy, nội quy an toàn công nhân gây ra tai nạn lao động, vi phạm nội quy của Công ty thì bị phạt.
Để đảm bảo cho việc trả lương trên, Công ty hình thành quỹ tiền lương, Quỹ tiền lương của Công ty được xác định để chi cho toàn bộ tiền lương cán bộ, công nhân viên của Công ty có tiền lương trả theo thời gian, tiền lương trả theo sản phẩm, tiền lương nghỉ phép, đi học Các loại phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp làm thêm giờ, phụ cấp độc hại
Quỹ lương = Hệ số quy đổi x Số lượng x Đơn giá sản phẩm + Qbs
thực hiện sản phẩm tiêu thụ
Đơn giá sản phẩm quy đổi được quy định tuỳ theo đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại, kích thước.
Qbs Quỹ lương bổ sung bao gồm: tiền lương nghỉ phép, họp, nghỉ lễ, nghỉ theo chế độ lao động nữ.
Công ty còn có quỹ lương cơ bản, là tổng số tiền lương cấp bậc chức vụ của toàn bộ cán bộ công nhân của Công ty. Đây sẽ là căn cứ để tính ra các khoản BHXH, BHYT.
Quỹ BHXH: Được hình thành từ 2 nguồn.
Công ty trích vào chi phí 15% tiền lương cơ bản của người lao động.
Người lao động đóng góp 5% tiền lương cơ bản của mình.
Nếu công nhân viên có số năm công tác tại Công ty nhỏ hơn 15 năm thì số ngày nghỉ hưởng BHXH là 40 ngày/năm.
Nếu số năm công tác lớn hơn 30 năm được hưởng 60 ngày/năm.
BL x 290.000 x NN
Mức BHXH = x 75%
22
BL: Bậc lương
NN: Số ngày nghỉ
Ngày lễ tết không tính BHXH, công nhân mắc bệnh hiểm nghèo (một trong 13 bệnh do Bộ Y tế quy định) được nghỉ 180 ngày/năm với mức lương trợ cấp 75%. Ngoài 180 ngày công nhân được hưởng 65%.
Quỹ BHYT:
Công ty trích 2% tiền lương cơ bản của người lao động, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Người lao động nộp 1% tiền lương cơ bản của mình.
Quỹ KPCĐ.
Công ty trích 2% tiền lương thực chi của toàn Công ty.
Phương pháp tính trả BHXH tại Công ty TNHH XNK Nam Đô
Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ bảo hiểm như sau:
* Đối với trường hợp nghỉ ốm:
Khi cán bộ công nhân viên của Công ty bị ốm thì được đi khám bệnh theo chế độ BHYT và khi nằm viện thì được thanh toán BHXH.
Thời gian tối đa được hưởng chế độ trợ cấp ốm đau như sau:
30 ngày trong 1 năm nếu đã đóng BHXH dưới 15 năm
40 ngày trong 1 năm nếu đã đóng BHXH từ 15 năm đến dưới 30 năm.
50 ngày trong 1 năm nếu đã đóng BHXH trên 30 năm
Nếu cán bộ công nhân viên có con nhỏ bị ốm thì được nghỉ để chăm sóc con ốm. Thời gian tối đa được hưởng chế độ trợ cấp chăm sóc con ốm như sau:
20 ngày trong 1 năm đối với con dưới 2 tuổi
15 ngày trong 1 năm đối với con từ 2 tuổi đến dưới 3 tuổi
Mức trợ cấp ốm đau, nghỉ việc để chăm sóc con ốm hoặc thực hiện các biện pháp thực hiện kế hoạch hoá gia đình bằng 75% mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH trước khi nghỉ việc.
* Đối với trường hợp nghỉ thai sản
Cán bộ công nhân viên nữ có thai khi sinh con thứ nhất, thứ hai khi nghỉ việc được hưởng chế độ trợ cấp thai sản. Thời gian nghỉ việc trước và sau khi sinh là 4 tháng. Mức trợ cấp thai sản trong thời gian nghỉ theo quy định bằng 100% mức tiền lương đóng BHXH trước khi nghỉ. Ngoài ra, khi sinh con được hưởng trợ cấp một lần bằng một tháng đóng BHXH.
* Đối với trường hợp bị tai nạn lao động
Cán bộ công nhân viên bị tai nạn lao động được hưởng trợ cấp tuỳ thuộc vào mức độ suy giảm khả năng lao động và được tính theo mức tiền lương tối thiểu chung do chính phủ công bố.
IV. Thực tế tổ chức hạch toán tiền lương tại công ty TNHH xuất nhập khẩu Nam Đô
Hạch toán chi tiết
Tại các phòng ban, các cán bộ có trách nhiệm theo dõi ghi chép số lượng lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép, nghỉ ốm vào bảng chấm công. Bảng chấm công được lập theo mẫu do Bộ Tài chính quy định và được treo tại Phòng Kế toán, kế toán tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, công nghỉ phép của từng người trong các phòng ban. Dựa vào số công tổng hợp được trừ vào số công tổng hợp được từ bảng chấm công, kế toán và thống kê phân xưởng tính lương cho từng người, từ đó lập bảng thanh toán lương.
Hình thức trả lương theo sản phẩm.
Ngoài việc dựa vào bảng chấm công để tính lương, thống kê còn phải dựa vào tập hợp phiếu giao việc. Số sản phẩm làm được của từng tổ được lập riêng cho từng tổ và có chữ ký của người phụ trách.
Từ số liệu trong số sản lượng thống kê tính tiền lương sản phẩm từng tổ. Từ bảng chấm công thống kê tính điểm lương từng tổ, sau đó chia lương cho từng lao động.
Trong thực tế, một công nhân không phải chỉ luôn luôn làm việc tại một tổ mà có thể do yêu cầu của tổ khác nên người công nhân đó đến máy khác làm việc. Người công nhân này sẽ được trả lương theo đơn giá điểm lương tại tổ vay công người đó và được tính theo số công cho vay. Thống kê tổng hợp công ở tổ và công cho vay (công khác) của từng công nhân hình thành nên bảng chia lương cho từng tổ.
Do việc thanh toán lương được chia làm 2 kỳ, nên giữa tháng thường tiến hành thanh toán lương kỳ I. Sau khi lập bảng lương kỳ I các phân xưởng gửi lên Phòng Kế toán để thanh toán. Cuối tháng dựa vào bảng thanh toán lương kỳ I và bảng chia lương theo sản phẩm thống kê tính ra số lương kỳ II rồi lập bảng thanh toán lương cho từng tổ, sau đó gửi lên Phòng Kế toán để thanh toán.
Đối với hình thức trả lương theo thời gian.
Từ số công ghi nhận được trong bảng chấm công phiếu giao việc, kế toán tính ra số lương mà người lao động nhận được trong tháng sau đó căn cứ vào bảng thanh toán lương kỳ I, kế toán lập bảng thanh toán lương cho từng phòng.
Bảng thanh toán lương cho các phân xưởng, phòng ban phải có xác nhận của trưởng phòng. Sau khi đưa lên phòng tổ chức duyệt, Bảng thanh toán lương được đưa về phòng kế toán để thực hiện.
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm xã hội được quản lý theo chế độ thực chi, thực thanh, sau khi trích 20% BHXH Công ty nộp cho cơ quan Bảo hiểm, trong quý Công ty chỉ làm nhiệm vụ chi hộ. Cuối quý tổng hợp phần chi BHXH, Công ty quyết toán với cơ quan BHXH.
Chứng từ để thanh toán bảo hiểm:
Từ 1 đến 5 chứng từ do y tế Công ty cấp, đó là giấy chứng nhận để thanh toán bảo hiểm.
Nếu nghỉ hơn 5 ngày phải có giấy chứng nhận của bệnh viện.
Chứng từ phải có xác nhận của phụ trách đơn vị, chữ ký của y bác sĩ khám chữa bệnh sau đó được đưa lên Phòng Kế toán để thanh toán.
Việc nghỉ hưởng BHXH phải là lý do chính đáng, Phòng Kế toán sẽ dựa vào các chứng từ nghỉ hưởng BHXH xem xét giải quyết thanh toán ổn thoả cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Kế toán sẽ viết phiếu chi, người được hưởng BHXH cầm phiếu chi đến thủ quỹ nhận tiền
Tên sở Y tế
Y tế Công ty
Ban hành theo mẫu tại CV.
Số 93 TC/CĐKT ngày 20/7/1995
Quyển sổ: 3
GIẤY CHỨNG NHẬN Số: 3
Nghỉ ốm hưởng BHXH
Họ và tên : Nguyễn Văn Ninh, tuổi 22
Đơn vị công tác: Phòng kinh doanh
Lý do nghỉ việc: Cảm sốt
Số ngày cho nghỉ: 01
(Từ ngày 20/5/2006 đến ngày 21/5/2006)
Xác nhận của phụ trách đơn vị Ngày 20/5/2006
Số ngày thực nghỉ 01 ngày Y bác sỹ khám
Phần BHXH
Số sổ BHXH 1210
1. Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH: 01 ngày
2. Lương tháng đóng BHXH 270.000 đồng
3. Lương bình quân ngày 10.384,62 đồng
4. Tỷ lệ % hưởng BHXH 7.700 đồng
5. Số tiền BHXH Ngày 21 tháng 5 năm 2006
Cán bộ cơ quan BHXH Phụ trách BHXH đơn vị
Công ty TNHH XNK Nam Đô Ban hành theo QĐ số 1141 TC/ CĐKT
Quyển sổ 37
Số: 24
PHIẾU CHI Nợ 3383
Số 60 Có 1111
Họ tên người lĩnh: Nguyễn Văn Ninh
Đơn vị: Phòng kinh doanh
Lý do chi: Thanh toán BHXH
Sổ tiền: 7.700 đ
(Viết bằng chữ) Bảy nghìn bảy trăm đồng
kèm 01 chứng từ gốc
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập
Đã nhận đủ số tiền (viếtbằng chữ) Bảy nghìn bảy trăm đồng.
Thủ quỹ Ngày 22 tháng 05 năm 2006
Người nhận tiền
Từ phiếu chi Kế toán vào sổ chi tiết BHXH
SỔ CHI TIẾT BHXH
Từ phiếu chi Kế toán vào sổ chi tiết BHXH
SỔ CHI TIẾT BHXH
Tháng 05 năm 2006
Số phiếu chi
Ngày phát sinh
Số tiền
(đ)
Tên người nhận
Nội dung
..
.
..
..
..
60
85
86
26/02/2004
28/02/2004
28/02/2004
7.700
102.000
200.000
Nguyễn Văn Ninh
Tô Như Hiệu
Nguyễn Đình Vũ
Thanh toán BHXH
Thanh toán BHXH
Thanh toán BHXH
..
.
..
Tổng
7.678.500
Các chứng từ thanh toán BHXH của từng người được kế toán tập hợp riêng. Cuối quý kế toán dựa vào số chứng từ đó lập bảng tổng hợp bảo hiểm xã hội và báo cáo chi chế độ trợ cấp ốm đau.
3. Kinh phí công đoàn
Kinh phí công đoàn được trích theo 2% lương thực chi cho người lao động. Với số kinh phí công đoàn đã trích đó Công ty nộp:
0,8% cho công đoàn ngành (Nộp KPCĐ ngành)
0,2% cho công đoàn quận (Nộp KPCĐ quận)
0,3% cho cấp trên. (Nộp công đoàn phí)
Còn lại 0,7% để lại cơ sở để chi tiêu
Sau mỗi quý, thống kê của từng phân xưởng thu công đoàn phí (1% trên tổng số lương thực lĩnh) trong đó nộp đoàn phí 0,35%, còn lại để phân xưởng chi tiêu (thăm hỏi ốm đau) Phụ trách phân xưởng đem bảng thu đoàn phí phân xưởng cùng số tiền thu được nộp lên phòng kế toán .
Công ty TNHH XNK Nam Đô M16/CĐ
PHIẾU THU
Số 13
Kèm theo 01 chứng từ:
Họ tên người nộp: Quốc Bình – Phòng kế toán
Lý do thu: Thu công đoàn phí quý 1/2006
Số tiền: 2.074.000đ
Số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu bảy mươi tư nghìn đồng
Kế toán trưởng Thủ quỹ
Người nộp Ngày 30 tháng 03 năm 2006
T M Ban thường vụ
Khi trong Công ty có hoạt động liên quan đến công tác công đoàn cần đến kinh phí. Người lĩnh tiền phải làm giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghị phải có chữ ký của Ban thường vụ công đoàn, và người làm đơn, sau đó đưa lên Phòng Kế toán, kế toán tiền mặt viết phiếu chi.
Công ty TNHH XNK Nam Đô M16/CĐ
PHIẾU CHI
Số 26
Kèm theo 01 chứng từ
Họ tên người lĩnh: Nguyễn Văn Trọng
Đơn vị: Phòng XNK
Lý do chi: Mua đồ thăm hỏi người ốm
Số tiền: 360.000đ
Số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm sáu mươi nghìn đồng
Ngày 20 tháng 05 năm 2006
Kế toán Thủ quỹ TM ban thường vụ
Hạch toán tổng hợp
Phiếu thu và phiếu chi KPCĐ được tập hợp riêng làm căn cứ ghi sổ chi tiết KPCĐ (sổ chi tiết KPCĐ được mở tương tự sổ Bảo hiểm xã hội )
4. Bảo hiểm y tế.
Bảo hiểm y tế (BHYT ) thuộc quyền quản lý của cơ quan BHYT. Việc trợ cấp BHYT được thông qua hệ thống y tế theo ngành dọc. Số tiền trích BHYT sau khi để lại một phần mua thuốc men, dụng cụ y tế, số còn lại Công ty nộp cho cơ quan BHYT Hà Nội.
Công ty sử dụng các hoá đơn, thẻ BHYT để mua thuốc men, dụng cụ y tế, mua BHYT, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu chi liên quan đến công tác BHYT để mở sổ chi tiết (việc mở sổ chi tiết BHXH theo dõi tình hình chi BHYT).
Bảng thanh toán lương là chứng từ để kế toán ghi sổ. Sau khi thanh toán xong kế toán tập hợp các bảng thanh toán lương của từng bộ phận trong mỗi phòng ban, tính tổng các số liệu ở các bảng thanh toán lương đó, lập bảng quyết toán lương cho từng phòng ban. Nói cách khác, kế toán phải tính được tổng số tiền phụ cấp của nhân viên thống kê, số còn lại là phần lương của nhân viên.
Qua số liệu bảng thanh toán lương từng phòng ban, bảng tổng hợp tiền thưởng, kế toán ghi sổ chi lương. Sổ chi lương được mở từng tháng trên một tờ sổ nhằm theo dõi số tiền lương, thưởng, phụ cấp, các khoản trích nộp của các phòng ban, toàn Công ty.
Ở bảng quyết toán lương, kế toán đã không đưa tiền chi ăn ca, độc hại vào bảng quyết toán lương mà chỉ trực tiếp bồi dưỡng ngay cho người lao động nhằm tái sản xuất sức lao động và tính vào chi phí sản xuất chung.
Việc hạch toán lương liên quan đến nhiều kế toán phần hành như kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán tiền mặt, kế toán tập hợp chi phí, giá thành Do vậy các kế toán phần hành phải thường xuyên đối chiếu, so sánh với nhau trong việc hạch toán. Kế toán dựa vào bảng chi lương, lập các sổ cái liên quan và lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ. Công ty TNHH XNK Nam Đô áp dụng chia việc ghi sổ sách, chứng từ làm 3 kỳ; kỳ 1 từ ngày 1 đến ngày 10, kỳ 2 từ 11 đến 20, kỳ 3 từ 21 đến hết tháng.
Đơn vị: Công ty TNHH XNK Nam Đô
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 20
Ngày 2 tháng 5 năm 2006
Đơn vị: 1.000đ.
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Số hiệu TK
Số tiền
Số hiệu
Ngày tháng
Nợ
Có
Nợ
Có
.
04/05
..
15
.
04/05
.
Chi trả lương kỳ 2 T4 2006
.
334
.
111
.
237.588
.
237.588
Cộng
3.427.622
3.427.622
Kèm 29 chứng từ gốc Ngày 2 tháng 5 năm 2006
Người lập Kế toán trưởng
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Đơn vị: 1.000đ.
Chứng từ ghi sổ
Số tiền
Số hiệu
Ngày tháng
20
30
04/04
15/04
Cộng
3.427.622
2.742.673
75.672.642
Sau khi kế toán lập chứng từ ghi sổ, và vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tiếp tục lập sổ cái là tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán nhằm kiểm tra sự biến động của từng loại vốn, nguồn vốn, nguồn kinh phí trong đơn vị.
PHẦN II
QUY TRÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG
VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
I. Tổ chức hạch toán tiền lương
1. Hạch toán số lượng lao động
Số lượng lao động hiện có của doanh nghiệp được phản ánh trên sổ sách bao gồm số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, theo công việc và theo trình độ tay nghề, cấp bậc kỹ thuật, số lao động dài hạn, số lao động tạm thời, lao động trực tiếp, gián tiếp và lao động thuộc lĩnh vực khác ngoài sản xuất.
Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời, chính xác tình hình biến động, tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động, trên cơ sở đó làm căn cứ tính lương cho người lao động. Hạch toán số lượng lao động được phản ánh trên sổ “Danh sách lao động ” của doanh nghiệp, và của từng bộ phận. Sổ do phòng tổ chức lập theo mẫu quy định và được lập 2 bản: một bản do phòng kế toán quản lý, một bản do phòng lao động quản lý và ghi chép.
Căn cứ để ghi chép sổ lao động là các hợp đồng lao động, các quyết định cho thôi việc, chuyển công tác của các cấp thẩm quyền.
Khi nhận được chứng từ trên phòng lao động, phòng kế toán phải ghi chép kịp thời đầy đủ vào sổ sách lao động toàn doanh nghiệp và chi tiết các bộ phận. Việc ghi chép này là cơ sở đầu tiên để lập báo cáo lao động, phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp theo yêu cầu quản lý cấp trên.
2. Hạch toán thời gian lao động
Hạch toán thời gian lao động là việc ghi chép kịp thời, chính xác thời gian lao động của từng người lao động, trên cơ sở đó tính tiền lương phải trả cho người lao động được chính xác. Chứng từ hạch toán thời gian lao động bao gồm “Bảng chấm công”, “Phiếu làm thêm giờ”, “Phiếu nghỉ hưởng BHXH ”.
Phiếu nghỉ hưởng BHXH dùng cho trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Chứng từ này do y tế cơ quan (nếu được phép) hoặc do bệnh viện và được ghi vào bảng chấm công.
Bảng chấm công được lập hàng tháng làm việc, được theo dõi từng ngày làm việc trong tháng của từng cá nhân, từng tổ sản xuất, từng bộ phận. Tổ trưởng sản xuất, tổ công tác hoặc những người được uỷ quyền ghi hàng ngày theo quy định. Cuối tháng căn cứ theo thời gian lao động thực tế (số ngày công, số ngày nghỉ) để tính lương, thưởng và tổng hợp thời gian lao động của từng người lao động theo số giờ được hạch toán chi tiết cho từng người.
Dưới đây là Bảng chấm công của Ban giám đốc (Biểu số 1) và Bảng chấm công của Phòng kinh doanh (Biểu số 2) tháng 05 năm 2006:
Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô
Bộ phận: Ban giám đốc
Biểu số 1: BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng 5 năm 2006
STT
Họ và tên
Cấp bậc
Số ngày trong tháng
Tổng cộng
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
1
Nguyễn Ngọc Riệc
5,26
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
X
X
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
23
2
Trần Quang Vinh
4,95
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
X
X
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
23
3
Phạm Bá Hải
4,95
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
X
X
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
23
Người duyệt
(đã ký )
Người phụ trách
(đã ký)
Người chấm công
(đã ký)
Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô
Bộ phận: Phòng kinh doanh
Biểu số 2: BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng 5 năm 2006
Stt
Họ và tên
Cấp bậc
Số ngày trong tháng
Tổng cộng
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
23
1
Nguyễn Thị Huệ
4,32
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
X
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
23
2
Đào Thuỷ Nga
3,6
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
X
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
23
3
Đồng Thị Thơm
3,3
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
X
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
23
4
Đoàn Văn Đúc
3,3
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
X
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
23
5
Nguyễn Thị Nga
3,1
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
X
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
23
6
Cao Thanh Bình
3,1
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
X
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
23
7
Thanh Thảo
3,1
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
X
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
23
8
Văn Minh
3,1
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
X
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
23
Người duyệt
(đã ký )
Người phụ trách
(đã ký)
Người chấm công
(đã ký)
3. Hạch toán kết quả lao động
Ghi chép kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng sản phẩm của từng công nhân hoặc từng tập thể công nhân để từ đó tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán xác định năng suất lao động của từng người, từng bộ phận và cả doanh nghiệp.
Các chứng từ có thể sử dụng: “Bảng kê khối lượng hoàn thành”, “Bảng giao nhận sản phẩm ”, “Giấy giao ca”. Chứng từ kết quả lao động phải do người lập ký, cán bộ kế toán kiểm tra xác nhận, lãnh đạo duyệt y. Sau đó chứng từ được chuyển cho kế toán tiền lương phân xưởng tổng hợp kết quả lao động của toàn đơn vị, rồi chuyển lên phòng lao động tiền lương xác nhận. Cuối cùng chuyển về phòng kế toán của doanh nghiệp làm căn cứ tính lương, thưởng. Việc mở sổ tổng hợp kết quả lao động phải dựa trên các chứng từ do các tổ gửi đến từng ngày hoặc định kỳ.
4. Hạch toán tiền lương cho người lao động
Hàng tháng kế toán lập “Bảng thanh toán tiền lương ” cho từng đội, từng tổ sản xuất, từng bộ phận sản xuất, dựa trên kết quả tính lương.
Lương trả theo thời gian: phải có “Bảng chấm công”.
Lương hưởng theo sản phẩm: phải có “Bảng kê khai lương hưởng theo sản phẩm”, “Bảng giao nhận sản phẩm ”
Các bảng thanh toán lương, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng các chứng từ khác về thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kế toán ghi sổ.
Thường doanh nghiệp áp dụng việc trích trước chi phí nhân công trực tiếp sản xuất coi như một loại chi phí phải trả.
Mức trích tiền Tiền lương chính thực tế Tỷ lệ
lương tháng = phải trả CNV trực tiếp x trích trong tháng
S số lương kế hoạch năm CNV trực tiếp sản xuất
Tỷ lệ trích trước =
S số lương chính kế hoạch năm của công nhân
Cuối mỗi tháng Kế toán lập Bảng thanh toán tiền lương của từng bộ phận (Biểu mẫu số 3 và Biểu mẫu số 4).
Từ các Bảng thanh toán tiền lương, Kế toán lập Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương toàn Công ty (Biểu mẫu số 5)
Bộ phận: Ban GĐ
BIỂU SỐ 3: BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG
Tháng 05/2006
ĐVT: VNĐ
TT
Họ và tên
Chức danh
Hệ số
Lương 1 ngày
Tổng tiền lương và thu nhập thực nhận
Các khoản phải nộp theo quy định
Tiền lương và các khoản thu nhập được lĩnh
NC
Lương thời gian
Tiền ăn
Tổng cộng
BHXH
BHYT
Tổng cộng
Số tiền
Ký nhận
1
Nguyễn Ngọc Riệc
GĐ
5,26
69.336
23
1.549.736
69.000
1.663.736
83.187
16.637
99.824
1.563.912
2
Trần Quang Vinh
PGĐ
4,49
56.613
23
1.302.100
69.000
1.371.100
68.555
13.711
82.266
1.288.834
3
Phạm Bá Hải
PGĐ
4,49
56.313
23
1.302.100
69.000
1.371.100
68.555
13.711
82.266
1.288.834
Cộng
69
4.153.936
207.000
4.405.936
220.937
44.059
264.356
4.141.580
Nguời lập biểu
Đã ký
Kế toán tiền lương
Đã ký
Kế toán trường
Đã ký
Thủ trưởng đơn vị
Đã ký
Bộ phận: Phòng Kinh doanh
BIỂU SỐ 4: BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG
Tháng 05/2006
ĐVT: VNĐ
STT
Họ và tên
Chức danh
Hệ số
Lương một ngày
Tổng tiền lương và thu nhập
Các khoản phải nộp theo quy định
Tiền lương và các khoản thu nhập thực lĩnh
Ngày công
Lương thời gian
Tiền ăn
Tổng cộng
BHXH
BHYT
Tổng cộng
Số tiền
Ký
1
Nguyễn Thị Huệ
TP
4,32
54.470
23
1.252.800
57.500
1.310.300
65.515
13.103
78.618
1.231.682
2
Đào Thuý Nga
PP
3,6
45.391
23
1.044.000
57.500
1.104.500
55.075
11.015
66.090
1.035.410
3
Đồng Thị Thơm
NV
3,3
41.609
23
957.000
57.500
1.104.500
50.725
10.145
60.870
953.630
4
Đoàn Văn Đức
NV
3,3
41.609
23
957.000
57.500
1.104.500
50.725
10.145
60.870
935.630
5
Nguyễn Thị Nga
NV
3,3
41.609
23
957.000
57.500
1.104.500
50.725
10.145
60.870
935.630
6
Cao Thanh Bình
NV
3,1
39.087
23
899.000
57.500
956.500
47.825
9.565
57.390
899.110
7
Thanh Thảo
NV
3,1
39.087
23
899.000
57.500
956.500
47.825
9.565
57.390
899.110
8
Văn Minh
NV
3,1
39.087
23
899.000
57.500
956.500
47.825
9.565
57.390
899.110
Cộng
7.864.800
460.000
8.324.800
416.240
83.248
499.488
7.825.312
Nguời lập biểu
Đã ký
Kế toán tiền lương
Đã ký
Kế toán trường
Đã ký
Thủ trưởng đơn vị
Đã ký
- 36 -
Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô
Biểu số 5: BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
Tháng 05/2006
ĐVT: VNĐ
STT
Tên bộ phận
Tổng tiền lương và thu nhập được nhận
Các khoản phải nộp theo quy định
Tiền lương và các khoản thu nhập thực lĩnh
Lương chính
Tiền ăn
Tổng cộng
BHXH
BHYT
Tổng cộng
Số tiền
Ký
1
Ban giám đốc
4.141.580
345.000
4.486.580
224.329
44.865
269.194
4.141.580
2
Phòng TC-KT
7.200.000
575.000
775.000
388.750
77.750
466.500
7.308.500
3
Phòng kỹ thuật
3.500.000
287.500
3.788.140
189.407
37.811
227.288
3.560.852
4
Phòng kinh doanh
152.775.300
15.352.500
168.127.800
8.406.390
1.681.279
10.084668
158.040.132
5
Phòng xuất nhập khẩu
7.650.000
862.500
8.512.500
425.625
85.125
510.750
8.001.750
6
Phòng Dự án 1
4.900.000
575.000
5.475.000
273.750
54.750
328.500
5.146.500
7
Cửa hàng GTSP
5.760.000
460.000
6.220.000
311.000
62.200
373.200
5.846.800
8
Phòng Marketing
2.550.000
287.500
2.837500
141.875
28.375
170.250
2.667.250
9
VP đại diện TP HCM
2.940.000
345.000
3.285.000
164.250
32.850
197.100
3.087.900
10
VP đại diện Đà Nẵng
4.980.000
690.000
5.670.000
283.500
56.700
340.200
5.329.800
11
VP đại diện Miền Tây
5.173.600
402.500
5.576.100
278.805
55.761
334.566
5.241.534
Cộng
201.660.576
20.182.500
221.753.617
11.087.321
2.217.535
13.305.216
208.372.598
II. Tổ chức hệ thống sổ sách
1. Áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ
Căn cứ vào chứng từ gốc về tiền lương và các khoản trích theo lương để lập chứng từ ghi sổ Kế toán.
Sơ đồ ghi sổ
Bảng cân đối phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 334, 338
Sổ thẻ Kế toán chi tiết TK 334, 338
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính và các báo cáo về lao động, lương
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Công ty TNHH XNK Nam Đô áp dụng Chứng từ ghi sổ theo Biểu mẫu số 6, 7, 8, 9, 10, 11.
Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô
Biểu số 6: CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 35
Ngày 31/ 05/2006
Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền
Nợ
Có
Nợ
Có
Trích 2% kinh phí công đoàn
622
149.226.733
Công nhân viên
627
16.152.367
642
59.128.876
334
224.509.976
Tiền thưởng phải trả
431
5.555.000
Công nhân viên
334
5.555.000
BHXH
3383
2.248.587
Công nhân viên
334
2.248.587
Số lượng chứng từ gốc đính kèm
Kế toán tiền lương
(đã ký)
Kế toán trưởng
(đã ký)
Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô
Biểu số 7: CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 36
Ngày31/ 05/2006
Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền
Nợ
Có
Nợ
Có
Tiền lương phải trả
622
2.984.535
Vào CPSXKD
627
323.047
642
1.182.578
334
4.490.160
Công nhân viên
334
4.490.160
4.490.160
Số lượng chứng từ gốc đính kèm
Kế toán tiền lương
(đã ký)
Kế toán trưởng
(đã ký)
Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô
Biểu số 8 : CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 37
Ngày 31/ 05 /2006
Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền
Nợ
Có
Nợ
Có
Trích 15% BHXH
Vào CPSXKD
622
22.384.009
627
2.422.856
642
8.969.331
3383
33.776.196
Trích 5% BHXH vào lương của công nhân viên
334
3383
11.225.409
11.225.409
Cộng
45.001.605
45.001.605
Số lượng chứng từ gốc đính kèm
Kế toán tiền lương
(đã ký)
Kế toán trưởng
đã ký
Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô
Số 38
Biểu số 9 : CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 31/ 05/2006
Đơn vị tính: đồng
Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền
Nợ
Có
Nợ
Có
Trích 15% BHXH
Vào CPSXKD
622
2.984.535
627
323.047
642
182.578
3383
4.490.160
Trích 5% BHXH vào lương của công nhân viên
334
3383
2.245.080
2.245.080
Cộng
6.735.240
Số lượng chứng từ gốc đính kèm
Kế toán tiền lương
(đã ký)
Kế toán trưởng
đã ký
Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô
Số 40
Biểu số 10 : CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày31/ 05/2006
Đơn vị tính: đồng
Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền
Nợ
Có
Nợ
Có
Chuyển tiền nộp 20% BHXH, 3% BHYT, 1% KPCĐ cho cơ quan quản lý
3382
2.245.080
3383
45.001.605
3384
6.735.240
112
53.981.928
Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ TM để trả lương cho công nhân viên
112
229.724.355
229.724.355
Cộng
283.706.280
283.706.280
Số lượng chứng từ gốc đính kèm
Kế toán tiền lương
(đã ký)
Kế toán trưởng
đã ký
Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô
Số 41
Biểu số 11 : CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 31/ 05/2006
Đơn vị tính: đồng
Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền
Nợ
Có
Nợ
Có
Tra lương công nhân viên trích 1% KPCĐ
334
229.724.355
3382
2.245.080
111
231.969.435
Cộng
231.969.435
231.969.435
Số lượng chứng từ gốc đính kèm
Kế toán tiền lương
(đã ký)
Kế toán trưởng
đã ký
2. Áp dụng hình thức nhật ký sổ cái
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiền lương và các khoản trích theo lương được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ Kế toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên hai hệ thống sổ khác nhau. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký-sổ cái theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ, mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên trang nhật ký – sổ cái
Sơ đồ trình tự ghi sổBáo cáo tài chính và báo cáo về lao động tiền lương
Sổ thẻ Kế toán chi tiết
TK 334, 338
Nhật ký sổ cái
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Công ty áp dụng Sổ cái 338 theo Biểu mẫu số 12, 13, 14
Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô
Biểu số 12 : SỔ CÁI TK 338
Ngày 31/ 05/2006
Đơn vị tính: đồng
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
TK đối ứng
Số tiền
Sổ
NT
Nợ
Có
Dư đầu tháng
31/5
35
31/5
BHXH phải trả cho CNV
334
3.209.112
31/5
36
31/5
Trích 2% KPCĐ vào SXKD
622
2.984.353
31/5
627
323.047
31/5
642
1.182.578
31/5
37
31/5
Trích 15% BHXH vào chi phí
622
22.384.009
31/5
Sản xuất kinh doanh
627
2.422.856
31/5
Trích 5% BHXH vào rả lương
642
8.969.331
Công nhân viên
334
11.225.409
31/5
38
31/5
Trích 2% BHYT vào SXKD
622
2.984.535
31/5
Trích 1% BHYT vào tiền
642
1.182.578
Lương của công nhân viên
334
2.245.080
48
31/5
Nộp 24% (BHXH, BHYT, KPCĐ)
112
53.981.925
39
31/5
BH thành phố Hà Nội chuyển trả lương ốm
112
3.209.112
41
31/5
Trích 1% KPCĐ để lại cho công đoàn cơ sở
111
2.245.080
Cộng
59.436.117
59.436.117
Dư cuối tháng
Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô
Biểu số 13 : SỔ CÁI TK 338
Ngày31/ 05/2006
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ
Diễn giải
TK đối ứng
Số tiền
Sổ
NT
Nợ
Có
Dư đầu tháng
35
31/5
Lương tháng 7 phải trả CNV
Tiền lương phải trả công nhân
BHXH phải trả công nhân
622
627
642
431
3383
149.226.733
16.152.367
59.128.876
5.555.000
3.209.112
37
31/5
Trích 5% BHXH vào lương của công nhân viên
3383
11.255.409
38
31/5
Trích 1% BHYT vào lương của công nhân viên
3384
2.245.086
41
31/5
Thanh toán lương tháng 5 cho công nhân viên
111
229.724.355
Cộng
243.194.844
233.272.088
Dư cuối tháng
9.922.756
Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô
Biểu số 14 : SỔ CÁI TK 338
Ngày31/ 05/2006
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ
Diễn giải
TK đối ứng
Số tiền
Sổ
NT
Nợ
Có
Dư đầu tháng
xxx
40
31/5
Rút TGNH Về quỹ thương mại để trả lương cho công nhân viên
112
283.706.280
41
31/5
Thanh toán tiền lương thưởng và BHXH
334
283.705.280
Chi Công đoàn cơ sở
3382
2.245.080
Cộng
283.706.280
231.969.435
Dư cuối tháng
xxx
PHẦN III
HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH XNK NAM ĐÔ
I. ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG
VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH XNK NAM ĐÔ
Những thành tựu đạt được
Nhìn chung công tác hạch toán kế toán tại Công ty TNHH XNK Nam Đô đã thực hiện nghiêm chỉnh các qui định của điều lệ tổ chức kế toán của Nhà nước ban hành. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phòng Tài vụ đều lập chứng từ: trình tự lập, luân chuyển, bảo quản lưu trữ chứng từ theo đúng qui định. Tổ chức ghi sổ kế toán theo đúng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Phòng tài vụ đã phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, công tác kế toán giữa các bộ phận có sự kết hợp chặt chẽ, áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là phù hợp với tình hình thực tế của công ty, có sự sáng tạo trong công tác kế toán.
Bộ máy quản lý: Công ty đã xây dựng và đào tạo bộ máy quản lý rất khoa học và chặt chẽ, lựa chọn những cán bộ có nghiệp vụ vững vàng và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Các cấp lãnh đạo, quản lý của Công ty đã đưa ra những giải pháp kinh tế phù hợp, có hiệu quả nên doanh thu của Công ty đã tăng dần qua các năm. Thu nhập bình quân của mỗi cán bộ công nhân viên ở Công ty hiện nay là trên 1.000.000 đ/tháng, các quyền lợi của người lao động được thực hiện đầy đủ.
Bộ máy kế toán: Tương đối gọn nhẹ, về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán, phản ánh tình hình tài chính của Công ty về sử dụng tiền vốn, lao động, đã thu thập xử lí và cung cấp các thông tin về quá trình kinh tế diễn ra trong Công ty một cách kịp thời. Giám đốc, kế toán trưởng của Công ty đã phân công từng khâu phù hợp với trình độ năng lực của từng người. Đội ngũ kế toán được đào tạo cơ bản, nắm chắc chuyên môn, nghiệp vụ, có ý thức trách nhiệm cao, nhiệt tình trong công việc đồng thời giữ đúng nguyên tắc tài chính kế toán do đó công tác quyết toán được hoàn thành nhanh, gọn chính xác. Các phần hành kế toán đều được thực hiện khoa học trong đó có phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Tiền lương của cán bộ công nhân viên được thanh toán đầy đủ, đúng kỳ, các chế độ phúc lợi cho người lao động được quan tâm chu đáo, hàng năm Công ty đều tổ chức cho cán bộ công nhân viên đi tham quan, nghỉ mát.
Hạch toán chi tiết tiền lương với việc ghi các bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán BHXH giúp cho việc tính lương và hạch toán được chính xác và hiệu quả hơn.
Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương được ghi vào các sổ có liên quan kết hợp với hệ thống máy vi tính do vậy thông tin đưa ra nhanh và tính toán chính xác.
Những hạn chế:
Quy trình hạch toán kế toán nói chung và hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng tại Công ty TNHH XNK Nam Đô bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên còn có những hạn chế cần được khắc phục:
Hình thức trả lương:
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian tháng mang tính chất bình quân do vậy chưa khuyến khích được nhân viên trong công ty.
Công ty chưa có chính sách khoán doanh thu nên việc bán hàng còn trông chờ vào lượng khách hàng đến mua hàng chứ chưa có biện pháp chủ động thu hút khách hàng.
Chế độ tiền thưởng ở Công ty còn rất hạn chế, chủ yếu chỉ thưởng cuối năm, các ngày lễ lớn còn chưa có chế độ thưởng hoàn chỉnh đối với các cá nhân có thành tích tốt trong công việc
Đối với hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương:
Hạch toán tiền lương, thưởng, phụ cấp và các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty được phản ánh vào Tài khoản 641- chi phí bán hàng mà không sử dụng tài khoản 642-chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc hạch toán này đã gây khó khăn trong việc xác định cơ cấu quỹ lương, hiệu quả hoạt động của từng bộ phận bán hàng và quản lý.
II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH XNK NAM ĐÔ
Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty, tôi xin đưa ra một số ý kiến đề xuất để phần nào khắc phục những hạn chế của công tác này.
Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
Trong quá trình lưu thông, tiêu thụ hàng hoá, Công ty phải bỏ ra các chi phí như lương nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí vận chuyển, quảng cáo... gọi chung là chi phí bán hàng. Còn những chi phí liên quan đến việc tổ chức hành chính và các hoạt động văn phòng làm việc chung của doanh nghiệp gọi là chi phí quản lý. Cả hai loại chi phí này đều có nhiều điều khoản chi tiết cụ thể với nội dung khác nhau được phân loại theo quy định hiện hành. Hiện nay Công ty vẫn sử dụng ghép tài khoản phản ánh chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp làm một và phản ánh trên Tài khoản 641. Tất cả tiền lương và các khoản trích theo lương của cán bộ công nhân viên trong Công ty được hạch toán vào Tài khoản 641. Việc hạch toán như vậy là không đúng với chế độ kế toán. Theo tôi nên tách riêng hai loại tài khoản này thay vì sử dụng một loại Tài khoản 641.
Các chi phí được phản ánh trên Tài khoản 641 bao gồm : chi phí nhân viên ở bộ phận bán hàng, chi phí vật liệu bao bì, chi phí bảo hành sản phẩm hàng hoá, chi phí công cụ, đồ dùng, khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận bán hàng, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu tiêu thụ hàng hoá.
Các khoản chi phí được phản ánh trên Tài khoản 642 bao gồm chi phí nhân viên quản lý, đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng, vật kiến trúc, thuế, phí và lệ phí, chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác phục vụ cho công tác quản lý.
Việc sử dụng tách biệt Tài khoản 641 và Tài khoản 642 trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ giúp Công ty xác định được cơ cấu tiền lương của từng nhóm loại lao động từ đó đánh giá, mức độ, hiệu quả sử dụng quỹ lương để có những biện pháp điều chỉnh cho phù hợp. Nội dung và trình tự hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến Tài khoản 642 có thể được khái quát qua sơ đồ sau:
TK 334 TK 642 TK111, 152,138
Trích lương, thưởng, phụ Giá trị ghi giảm chi phí QLDN
cấp của NV quản lý
TK 338 TK 911
Kết
Chuyển
Chi
Phí
QLDN
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ TK 1422
của nhân viên quản lý Chờ kết Kết chuyển
chuyển vào kỳ sau
TK 152, 153
Chi phí vật liệu, dụng cụ
(dùng cho bộ phận quản lý) Trừ vào kết quả kinh
doanh
TK 214
Chi phí khấu hao
TK 335, 1421
Chi phí dự toán
TK 333
Thuế, phí, lệ phí phải nộp
TK 139, 159
Trích lập dự phòng phải thu khó
đòi& dự phòng giảm giá hàng
tồn kho
TK 331, 111, 112
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Và chi phí bằng tiền khác
Chi các quỹ cho hoạt động công đoàn:
Ở Công ty TNHH XNK Nam Đô có một số nguồn kinh phí để chi cho phong trào công nhân viên chức lao động và quyền lợi của đoàn viên như quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ công đoàn. Việc sử dụng các quỹ này thường xuyên chồng chéo lẫn nhau gây lãng phí.
Theo tôi, cần phân biệt nội dung sử dụng các quỹ này theo đúng như tinh thần của thông tư liên tịch số 76/1999 TTLT/TC-TLĐ ngày 16/6/1999 của Bộ Tài chính và Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, cụ thể là:
Các phương tiện hoạt động của công đoàn như trụ sở làm việc, phòng họp, bàn ghế, tủ đựng tài liệu, máy điện thoại, máy vi tính, phương tiện giao thông do chuyên môn cung cấp theo luật công đoàn.
Các công trình văn hoá như nhà văn hoá, câu lạc bộ, thư viện, phòng truyền thống (kể cả việc xây dựng, trang bị, sửa chữa lớn) do chuyên môn hoặc quỹ phúc lợi chi.
Hoạt động của Đoàn thanh niên CSHCM ngoài quỹ đoàn thanh niên, quỹ công đoàn có thể chi bổ xung cho những phong trào do thanh niên tổ chức hoặc cùng phối hợp với công đoàn tổ chức.
Để sử dụng kinh phí hợp lý, chính quyền, công đoàn, đoàn thanh niên cần thống nhất chương trình, kế hoạch hoạt động, phân công cụ thể và lập dự trù chi tiết sát với yêu cầu chi, phù hợp với khả năng của từng loại quỹ.
Cán bộ chuyên trách công đoàn do quỹ công đoàn trả tiền lương cơ bản và phụ cấp lương theo chế độ chung còn phần lương ở cong ty trả theo kết quả sản xuất kinh doanh và các quyền lợp khác như trợ cấp khó khăn, tiền thưởng,.. do chuyên môn chi trả như mọi cán bộ công nhân viên trong công ty.
Hình thức trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian tháng để tính và trả lương cho mọi cán bộ công nhân viên trong công ty. Hình thức trả lương này nói chung chưa đảm bảo nguyên tắc tiền lương được trả dựa trên số lượng công việc, mang tính chất bình quân nên đã không khuyến khích người lao động. Bên cạnh đó Công ty cũng chưa có chế độ thưởng cho những cá nhân có thành tích bán hàng tốt nên các nhân viên bán hàng chưa nhiệt tình trong việc mời chào, giới thiệu hàng với khách. Để khắc phục những nhược điểm này Công ty nên đưa ra các hình thức thưởng phạt thích hợp kết hợp với hình thức trả lương như hiện nay.
Thưởng là một công cụ, cùng với tiền lương, kích thích người lao động làm việc tốt hơn. Ngày nay, trong các doanh nghiệp, đặc biệt là Công ty nước ngoài hay các Công ty TNHH các hình thức thưởng được sử dụng rộng rãi. Tuỳ từng mục tiêu doanh nghiệp đặt ra mà lựa chọn hình thức thưởng cho phù hợp. Trong điều kiện kinh doanh của Công ty TNHH XNK Nam Đô theo tôi nên xây dựng chế độ thưởng đối với từng bộ phận quản lý và bộ phận bán hàng.
Chất lượng công việc của lao động quản lý chính là mức độ hoàn thành công việc được giao, kết quả, thành tích mà Công ty đạt được hoặc biểu hiện gián tiếp qua kết quả bán hàng. Muốn xác định rõ mức độ hoàn thành công việc thì phải xác định rõ, cụ thể trách nhiệm công việc cho từng phòng ban, cá nhân. Dựa trên mức độ hoàn thành công việc của từng người, từng bộ phận để đưa ra các hình thức thưởng và mức thưởng.
Đối với lao động bán hàng, chất lượng công việc chính là doanh số, lợi nhuận thu được. Công ty cần quy định mức doanh thu tối thiểu, kế hoạch thưởng đối với từng mức doanh thu. Chia các mức độ hoàn thành công việc thành 3 mức: hoàn thành tốt công việc, hoàn thành công việc ở mức bình thường và hoàn thành công việc ở mức thấp. Ở mức tốt có nghĩa là vượt yêu cầu sẽ được hưởng 100% lương ngoài ra sẽ được thưởng từ quỹ thưởng của bộ phận. Nếu đáp ứng yêu cầu sẽ được hưởng nguyên lương, nếu dưới yêu cầu sẽ hưởng lương dưới 100% lương từ đầu quỹ lương.
4. Phương hướng, mục tiêu
4.1 Công ty nên trang bị thêm hệ thống máy vi tính hiện đại ở các phòng, ban đặc biệt là tại các bộ phận liên quan chuyên môn kế toán thống kê tài chính.
Khi Công ty trang bị hệ thống máy vi tính cho họ sẽ tạo ra cho họ khả năng giải quyết công việc nhanh, chính xác, báo cáo tài chính sẽ không bị chậm trễ. Bên cạnh đó Ban lãnh đạo Công ty sẽ sớm có được những thông tin về Công ty và sớm nhận được những kế hoạch, phương hướng sản xuất kinh doanh từ đội ngũ kế toán, lãnh đạo sẽ đưa ra được những quyết định đúng đắn nhất. Có thêm hệ thống máy vi tính mọi công việc kế toán được giải quyết nhanh chóng, người lao động sẽ sớm nhận được tiền lương của mình và tạo tâm lý yên tâm cống hiến lao động cho Công ty.
4.2 Công ty cần giám sát chặt chẽ và sát sao hơn nữa việc chấm công hạch toán lương từng phòng tạo cho người lao động tâm lý thoải mái, yên tâm lao động sản xuất trong công việc
Việc kiểm tra, giám sát quá trình triển khai nghiệp vụ kế toán từ khâu chấm công tại các xưởng sẽ góp phần làm cho việc chi trả lương đúng, thực và chính xác cho người lao động. Việc này sẽ giúp cho Công ty tránh được những tổn thất, khó khăn trong việc mở rộng sản xuất kinh doanh, bởi lẽ mọi thông tin, nghiệp vụ phát sinh đều được kiểm tra giám sát chặt chẽ.
Việc chấm công cần phải quan tâm chặt chẽ tới đội ngũ lao động gián tiếp hưởng lương theo ngày công, nêu rõ trường hợp đi muộn về sớm, thậm chí làm việc nửa ngày để đảm bảo sự công bằng cho những ngươì thực hiện nghiêm chỉnh giờ hành chính tại cơ quan.
4.3. Công ty cần chú ý tăng lương thoả đáng cho cán bộ công nhân viên, đặc biệt là đưa ra những chính sách đãi ngộ kịp thời đối với những lao động lành nghề lâu năm, có kinh nghiệm, đây chính là biện pháp khuyến khích vật chất tinh thần với người lao động
Hình thức trả lương hợp lý là đòn bẩy kinh tế quan trọng có tác dụng khuyến khích công nhân không ngừng tăng năng suất lao động, sử dụng đầy đủ và hợp lý thời gian lao động, nâng cao chất lượng sản xuất. Việc tăng lương thoả đáng, chính sách đãi ngộ kịp thời sẽ là động lực trong cuộc sống đối với người lao động họ sẽ gắn trách nhiệm hết mình vì Công ty, ngoài ra việc đảm bảo độ tin cậy đối với các bạn hàng, chiếm lĩnh mở rộng thị trường, có nhiều bạn hàng mới.
4.4. Công ty nên có hình thức thưởng phạt rõ ràng và có tính chất thường xuyên trong các quyết toán lương Công ty, mặc dù đã có thưởng cho cán bộ công nhân viên song chỉ mang tính chất tượng trưng hoặc theo lượng đơn đặt hàng thời gian phải hoàn thành công việc
Công ty cần có khung thưởng rõ ràng theo tháng, tuần, thậm chí ngày, giờ công sản xuất kinh doanh, sản phẩm mang tính chất thường xuyên hơn nữa. Việc thưởng thường xuyên tạo điều kiện cho người lao động hăng hái làm việc hơn nữa, gắn trách nhiệm của mình với Công ty hơn nữa.
KẾT LUẬN
Quản lý lao động tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý kinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Tổ chức tốt công tác tiền lương sẽ đưa hoạt động kinh doanh của Công ty vào nề nếp, tạo động lực cho người lao động.
Công ty TNHH XNK Nam Đô đã có nhiều cố gắng trong việc cải thiện, nâng cao dần thu nhập của cán bộ công nhân viên, quan tâm đầy đủ đến nhu cầu phúc lợi và quyền lợi của người lao động.
Thời gian thực tập tại Công ty TNHH XNK Nam Đô đã giúp em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, tạo cho em kinh nghiệm khi làm kế toán phù hợp với điều kiện thực tế mà trong lý luận không đặt ra. Dựa trên cơ sở lý luận đã học được tại trường và thời gian thực tập kế toán, em đã tập trung vào nghiên cứu phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH XNK Nam Đô và đã hoàn thành chuyên đề này.
Những ý kiến đề xuất ở phần III không phải là những phát hiện mới mà chỉ là những nội dung nhằm bổ xung cho công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng và công tác kế toán nói chung ở Công ty hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS Chu Thành, Giám đốc công ty, các cán bộ, nhân viên phòng kế toán Công ty TNHH XNK Nam Đô đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này.
MỤC LỤC
Trang
LỜI MỞ ĐẦU
1
PHẦN I: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU NAM ĐÔ
3
Chương I: Giới thiệu chung về Công ty
3
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
3
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh.
4
a. Tổ chức bộ máy quản lý
4
b. Chức năng của giám đốc và các phòng chức năng
5
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Nam Đô
6
a. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
6
b. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán và các vấn đề khác về công tác kế toán
8
Chương II. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH XNK Nam đô
10
I. Phân loại lao động tại Công ty
10
II. Hình thức trả lương và chế độ tiền lương đang áp dụng tại Công ty TNHH XNK Nam Đô
10
1. Các hình thức trả lương
10
2. Chế độ tiền lương và một số chế độ khác khi tính lương
12
III. Phương pháp tính trả BHXH tại Công ty TNHH XNK Nam Đô
15
IV. Thực tế tổ chức hạch toán tiền lương tại công ty TNHH xuất nhập khẩu Nam Đô
16
1. Hạch toán chi tiết
16
2. Bảo hiểm xã hội
17
3. Kinh phí công đoàn
20
4. Bảo hiểm y tế.
22
PHẦN II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
25
I. Quy trình tổ chức hạch toán tiền lương
25
1. Hạch toán số lượng lao động
25
2. Hạch toán thời gian lao động
25
3. Hạch toán kết quả lao động
29
4. Hạch toán tiền lương cho người lao động
29
II. Tổ chức hệ thống sổ sách
34
1. Áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ
34
2. Áp dụng hình thức nhật ký sổ cái
41
PHẦN III. HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH XNK NAM ĐÔ
45
I. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH XNK Nam Đô
45
1. Những thành tựu đạt được
45
2. Những hạn chế
46
II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH XNK Nam Đô
47
1. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
47
2. Chi các quỹ cho hoạt động công đoàn
50
3.Hình thức trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên
51
4. Phương hướng, mục tiêu
52
Kết luận
54
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Những văn bản pháp quy
NXB Tài chính - 1995
2. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Sơ đồ hướng dẫn hạch toán, hướng dẫn chuyển sổ
Chủ biên : PTS. Đặng Văn Thanh
NXB Tài chính - 1995
3. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính
Chủ biên: TS Nguyễn Văn Công
NXB Tài chính
4. Tạp chí Tài chính
6. Tạp chí Kế toán
7. Hệ thống số liệu, sổ sách kế toán của Công ty TNHH XNK Nam Đô
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- 5238.doc