Đề tài Hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương với việc nâng cao hiệu quả sử dụng người lao động

, tuỳ tình hình cụ thể của từng đơn vị mà Giám đốc và chủ tịch công đoàn có thoả thuận mức lương cho những ngày nghỉ phép cho từng năm, trả cao nhất bằng 70% mức lương như thời gian làm việc bình thường, thấp nhất bằng hai lần lương cấp bậc, chức vụ cộng phụ cấp (nếu có). - Nếu đi thăm bố mẹ hoặc vợ chồng, con cái trong địa bàn Việt nam được thanh toán tiền tàu xe như đi công tác. Ngày đi đường được quy định tại điểm 3 điều 9 Nghị định 195 /CP. - Nếu CNVC không nghỉ phép trong năm thì phép năm trước được tính gộp vào năm sau (nhưng không quá 2 năm) hoặc phải thanh toán tiền lương cho CNVC như đi nghỉ phép. * Nghỉ việc riêng: - CNVC được nghỉ về việc riêng và hưởng lương ít nhất bằng hai lần lương cấp bậc trong những trường hợp sau: + Kết hôn nghỉ 3 ngày. + Con kết hôn nghỉ 01 ngày. + Bố, mẹ, vợ, chồng, con chết nghỉ 3 ngày. + Thực hiện đình sản theo quy định của Bộ Y tế. - Trường hợp CNVC nghỉ việc riêng không quá 01 tháng trong 1 năm, CNVC được công ty đóng BHYT và BHXH phần thuộc trách nhiệm của công ty như thời gian làm việc. * Về tiền lương: - Về nâng bậc lương cho CNVC (lương cấp bậc) thực hiện theo quy định của nhà nước. Với công nhân do tính chất công tác lưu động nên trước khi nâng bậc được Tổng công ty tập trung ôn luyện tay nghề tối đa một tháng. Thời gian dự thi và ôn luyện tay nghề, công nhân được trả lương ít nhất bằng hai lần lương cấp bậc. - Về trả lương: + Đảm bảo tiền lương tối thiểu cho CNVC làm việc, thực hiện tốt nội quy và thoả ước lao động tập thể bằng hai lần lương cấp bậc (hai lần lương cơ bản và phụ cấp chức vụ) với điều kiện CNVC phải làm việc đủ ngày công và hoàn thành nội dung công việc do thủ trưởng đơn vị giao. + Thực hiện trả lương cho CNVC căn cứ vào khối lượng, chất lượng và hiệu quả công việc theo quy định trả lương của Tổng công ty đã ban hành và Công văn hướng dẫn số 4320/LĐTBXH-TL của Bộ Lao động thương binh xã hội ngày 29/12/1998. ứng trước tiền lương ít nhất một tháng hai lần cho CNVC. + Người lao động trong thời gian thử việc được trả lương bằng 85% của bậc 1, sau thời gian thử việc nếu đạt yêu cầu được tiếp nhận chính thức, ký HĐLĐ và xếp bậc lương theo quy định ở điều 32 Bộ luật lao động. + Giám đốc công ty được trích 5% quỹ lương thực hiện để điều tiết tiền lương, trả lương bổ sung cho cá nhân và đơn vị có thành tích trong sản xuất và quản lý, phục vụ phần tiền lương này được quyết toán vào cuối năm. + Ngoài tiền lương trả hàng tháng, người lao động được trả thêm lương theo hình thức tặng quà nhân dịp các ngày lễ, tết, thành lập Tổng công ty... Mức quà căn cứ thu nhập từng năm của Tổng công ty do Tổng giám đốc công ty quyết định sau khi trao đổi nhất trí với chủ tịch công đoàn Tổng công ty. + Hình thức tặng quà không phân biệt lương cấp bậc( lương cao, lương thấp). + Khi về hưu, CNVC được trợ giúp một lần một khoản tiền lấy từ quỹ phúc lợi của Tổng công ty theo cách tính: cứ một năm công tác nói chung được giúp 100.000đ. * Phân phối lợi nhuận và tiền thưởng : - Lợi nhuận sau thuế của công ty theo biên bản duyệt quyết toán hàng năm được phân phối vào các quỹ theo quy chế tài chính của Tổng công ty. - Quỹ phúc lợi của công ty được dành một phần để : + Cho việc “hiếu” theo đối tượng quy định với mức 200.000đ/người. Riêng CNVC của công ty hiện đang còn làm việc mà chết thì được trợ giúp một lần khoản tiền theo cách tính cứ 1 năm công tác nói chung của CNVC đó được trợ giúp 150.000đ ( nhưng tối thiểu không dưới 2.000.000đ). + Trợ cấp khó khăn cho CNVC với mức 200.000đ/ 1lần, mỗi năm không quá 2 lần cho một CNVC. Trường hợp CNVC quá khó khăn được xét cấp mức cao hơn. - Quỹ khen thưởng của Tổng công ty được dùng để: Thưởng thi đua định kỳ hằng năm, thưởng đột xuất cho những đơn vị, cá nhân có thành tích suất sắc... II.3. Đặc điểm về quỹ lương và quản lý quỹ lương ở công ty Tư vấn thiết kế- kiểm định công trình và địa kỹ thuật. Để thực hiện quản lý và điều hành công ty ngày một tốt hơn, ngoài việc thực hiện Thoả ước lao động tập thể, Giám đốc công ty Tư vấn thiết kế- kiểm định công trình và địa kỹ thuật đã ban hành các quy chế: • Quy chế tạm thời phân phối tiền lương đối với khối quản lý và bộ phận phục vụ. • Quy chế khoán sản phẩm khảo sát thiết kế. Trong quy chế thực hiện quyền và nghĩa vụ giữa Công ty và các đơn vị trực thuộc theo từng lĩnh vực công tác chuyên môn, tuỳ theo quy mô và năng lực sản xuất, tính đặc thù mà các quyền và nghĩa vụ cũng được quy định khác nhau. Sự ra đời của văn bản pháp lý này đánh dấu một bước đột phá, nó tạo ra một môi trường thuận lợi cho phép tất cả các đơn vị thành viên, các cá nhân có thể phát huy tối đa năng lực của mình. Nó gắn chặt được các mặt lợi ích lại với nhau đặc biệt là về lợi ích kinh tế. Đặc điểm của công tác quản lý tiền lương và sự phân cấp trong quản lý cũng được xây dựng phù hợp theo mô hình tổ chức sản xuất và sự phát triển của nền sản xuất hiện nay. Sự chuyển đổi cơ bản đó là từ hình thức Công ty quản lý trực tiếp các chi phí sang hình thức giao khoán chi phí công trình cho các đơn vị, các đơn vị đóng góp một khoản chi phí quản lý đối với Công ty cho quá trình tiếp thị công việc, quá trình làm thầu và các chi phí quản lý khác. Các mức giao khoán chi phí được quy định cho từng loại chương trình được quy định trong quy chế của công ty. Đơn vị chủ động kế hoạch thực hiện trên cơ sở nguồn vốn tạm ứng của công ty. Công ty thực hiện chỉ đạo vĩ mô và kiểm tra giám sát. Do đó kết quả của lao động của mọi cá nhân có tác dụng đối với hiệu quả của sản xuất của đơn vị và sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới đồng lương thu nhập của bản thân họ. Hiện nay Cômg ty tạm chấp nhận biên chế của các đơn vị và các phòng ban để làm căn cứ xác định quỹ lương. - Tổng quỹ lương của đơn vị được xác định bằng : V = T x D Trong đó: V: Tổng quỹ lương dự kiến chi hàng quý đã trừ nguồn quỹ giám đốcvà các khoản chi phí khác có tính chất lương T: Tỷ suất tiền lương do giám đốc quyết định hàng quý, có dự phòng các chi phí khác có tính chất lương và không vượt quá tỷ suất do Tổng công ty giao D: Doanh thu do thủ trưởng đơn vị xác định trên cơ sở kết quả SXKD Từ (V) và tổng lương cấp bậc, chức vụ của đơn vị để xác định hệ số lương kinh doanh:KD KD = CB CB : Tổng lương cấp bậc có trong danh sách tham gia BHXH của đơn vị Cụ thể: Tổng hợp quỹ tiền lương Quý I / 2004 như sau: * Tổng quỹ lương = Doanh thu trong kỳ x Tỷ suất lương được Tổng công ty cho phép ( Tỷ suất lương năm 2003 Tổng công ty giao là: - Các dự án trong nước: 380đ tiền lương / 1000đ doanh thu - Các dự án nước ngoài: 650 đ tiền lương / 1000đ doanh thu + Giá trị sản lượng theo doanh thu : 3.000.000.000 đ Trong đó: Doanh thu các dự án trong nước : 2.800.000.000 đ Doanh thu các dự án tư vấn : 200.000.000 đ + Tiền lương được phếp sử dụng theo doanh thu( Tỷ suất tiền lương theo tỷ suất năm 2003): Tiền lương theo doanh thu các dự án trong nước: 2.800.000.000 x 380/1.000 = 1.064.000.000 đ Tiền lương theo các dự án tư vấn: 200.000.000 x 650/1000 = 130.000.000 đ Cộng tiền lương được phép sử dụng: . 194.000.000 đ - Từ Tổng quỹ lương dự kiến chi hàng quý đã trừ nguồn quỹ Giám đốc và các khoản chi phí khác có tính chất lương và tổng lương cấp bậc ,chức vụ của đơn vị để xác định hệ số lương bình quân của công ty. Ví dụ: Hệ số lương bình quân quý I của công ty như sau: *Các khoản trích nộp: Quỹ khen thưởng của Giám đốc(5%): 59.700.000đ Nộp BHXH,BHYT (6%): 28.000.000đ Trích trả phụ cấp chính quyền và các đoàn thể (tạm tính):20.000.000đ Cộng = 107.700.000đ * Tiền lương còn lại phân phối cho các đơn vị: - 107.700.000 = 1.086.300.000đ * Tiền lương cơ bản cả quý của công ty: 460.000.000đ * Hệ số lương bình quân của công ty (KD): 1.086.300.000 = 2,36 460.000.000 Sau khi xác định doanh thu, tổng quỹ lương, hệ số lương, xác định công các loại, Phòng QLKD có trách nhiệm lập phương án phân phối tiền lương trình Giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển cho phòng TCKT để tính toán tạm ứng, thanh toán lương theo phương án đã được duyệt. Mặt khác phòng TCKT căn cứ vào các hợp đồng khoán nội bộ, biên bản nghiệm thu thanh toán các công trình để thanh toán từng công trình cho từng đơn vị sản xuất. Có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 6: Trình tự hạch toán tiền lương tại công ty - Bảng chấm công - Bảng xác định công các loại - Báo cáo sản lượng - Biên bản nghiệm thu... - ứng lương Thanh toán lương. Vào các loại sổ kế toán Báo cáo quyết toán Xác định quỹ lương Tính hệ số lương Phương án phân phối lương Ký duyệt Phòng Quản lý kinh doanh Giám đốc Phòng TCKT III. Các hình thức hạch toán tiền lương tại Công ty Tư vấn thiết kế-kiểm định công trình và địa kỹ thuật. III.1. Hình thức trả lương thời gian theo sản phẩm.(áp dụng cho khối quản lý và bộ phận phục vụ) 1. Xác định hệ số lương quản lý: - Theo quy chế phân phối tiền lương khối quản lý và bộ phận phục vụ, ngoài hệ số bậc lương của mỗi người còn phụ thuộc vào kết quả lao động của từng người (Mức độ phức tạp trong công tác quản lý, điều hành K1...; kết quả đóng góp trong công tácK2). - Các phòng, ban có trách nhiệm xác định hệ số K2 cùng với hệ số K1 cho từng người gửi về phòng làm công tác tiền lương, phòng quản lý kinh doanh) mỗi quý một lần, theo quy định của thời điểm quyết toán lương quý của đơn vị. - Giám đốc có sự tham gia của chủ tịch công đoàn ký quyết định về hệ số K1 vào cuối tháng 12 và tháng 6 hàng năm để làm cơ sở tạm ứng lương 6 tháng tiếp sau đó. Bảng số 3: Thông báo xét duyệt hệ số K1, K2 quý I/2004. TT Họ và tên Hệ số K1 Hệ số K2 Hệ số chung Ban giám đốc 1 Nguyễn Văn Đông 1,2 1,2 1,44 2 Đặng Văn Cao 1,2 1,1 1,32 3 Nguyễn Phúc Nguyên 1,2 1,1 1,32 Phòng QLKD 4 Nguyễn Tất Kính 1,2 1,1 1,32 5 Nguyễn Mạnh Hùng 1,2 1,1 1,32 6 Nguyễn huy Quốc 1,0 1,0 1,0 7 Hoàng Minh Tuấn 1,1 1,1 1,21 8 Lê Tất Thuấn 1,0 1,0 1,0 Phòng TCKT 9 Vũ Bá Tô 1,2 1,1 1,32 10 Nguyễn Thị Thái Trân 1,2 1,1 1,32 11 Lê Thị Lệ 1,1 1,1 1,21 12 Nguyễn thị Vân 1,0 1,0 1,0 Phòng quản lý kỹ thuật 13 Nguyễn Quang Hỷ 1,2 1,1 1,32 14 Quách Thị Thu 1,2 1,1 1,32 ....... 2. Xác định quỹ lương quản lý: Thực hiện theo quy chế tạm thời phân phối tiền lương khối quản lý và bộ phận phục vụ ban hành kèm theo quyết định số 459/HĐQT ngày 06/11/2001 của Tổng công ty Tư vấn thiết kế Giao thông vận tải, có vận dụng cân đối với quy chế khoán lương trước đây của Tổng công ty. Quỹ lương khoán cho khối quản lý và phục vụ đựơc tính bằng 9% doanh thu hàng quý của Công ty. Cụ thể: Quỹ lương quý I năm 2004 là: x 9% = 270.000.000 đ Trừ các khoản trích nộp: quỹ khen thưởng của Giám đốc(5%): 13.500.000 đ Nộp BHXH, BHYT (6%): 4.275.000 đ cộng: 17.775.000 đ Quỹ lương còn lại để phân phối: 270.000.000 - 17.775.000 = 252.225.000 đ Phụ cấp chức vụ lãnh đạo chính quyền và đoàn thể: 11.700.000đ cộng: 263.925.000 đ 3. Trình tự hạch toán : Như đã giới thiệu sơ qua về hình thức trả lương thời gian theo sản phẩm ở Công ty (phần II), hàng tuần ứng tiền lương cho CBCNVC khối quản lý: ứng 1 tuần 01 lần bằng 1/2tháng lương cấp bậc. Ví dụ: Chi lương kỳ 1 tháng 1 năm 2004 , số tiền 20.000.000đ giao cho bà Vân- Phòng kế toán để ứng lương cho khối quản lý. Chứng từ là Phiếu chi (PC) số 11. Đơn vị :Phòng kế toán Quyển số: Mẫu số 02-TT Phiếu chi Số: 11 Ngày 9 tháng 1 năm 2004 Nợ: 334 Có:1111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Kim Vân Địa chỉ: Phòng kế toán Lý do chi: Chi lương kỳ 1/1/2004 Số tiền: 23.690.000đ............( viết bằng chữ): hai ba triệu sáu trăm chín mươi ngàn đồng Kèm theo.................Chứng từ gốc...................... Đã nhận đủ số tiền.............................................. Ngày 9 tháng 1 năm 2004 Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền (ký, họ tên) Các kỳ ứng lương tiếp theo sẽ làm tương tự như trên. Các chứng từ chi, thu ... sẽ được ghi vào các sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết tài khoản 334, sổ cái TK 334. Cuối mỗi quý phòng QLKD hoặc phòng TCKT sẽ lập bảng tính lương tạm ứng các kỳ trong tháng, quý và bảng tính lương quý, bảng thanh toán tiền lương quý cho từng phòng và từng người lao động. Việc tính lương cho CBCNV khối quản lý như sau: * Tiền lương trả cho từng người tính theo công thức sau: (Lương này chưa kể lương nghỉ chế độ) - Phần lương cứng: VC i= N i(Vcbi) Trong đó: NI : Số ngày công làm việc Vcb : Lương cơ bản ngày của người thứ I (Vcbi= Lcbi/ 22) - Phần lương mềm: Trong đó: LT i = Ki x Ni x Vcb i Tổng tiền lương của người thứ im: Ti = Vc i + Vm i Ti : Tiền lương của người thứ i được nhận Vc i : ( Lương cứng) của người thứ i Vm : ( Lương mềm) của người thứ i Nếu Vc i + Vm i< 2 lần lương cơ bản sẽ điều chỉnh riêng. ă Lấy ví dụ nhân viên số thứ tự 13 là Lê Thị Lệ phòng Tài chính kế toán Công ty được kế toán tính lương có các số liệu cơ bản như sau: - Hệ số lương : 2,74 - Hệ số khối lượng, chất lượng công việc : 1,21 - Số ngày công : 64 - Lương tối thiểu : 290.000đ - Lương cơ bản một tháng = 2,74 x 290.000đ = 794.596 đồng - Lương một ngày công: 794.596 : 22= 36.118 đ * Phần lương cứng = Số ngày công làm việc x tiền lương cơ bản một ngày (1 lần lương cơ bản) = 64 x 36.118 đ = 2.312.000đ (1) Lương cơ bản 1 tháng = lương cơ bản 1 quý : 3 tháng = 2.312.000 :3 = 794.596 đ * Phần lương mềm: = Lương cơ bản x Hệ số khối lượng, chất lượng công việc x hệ số lương bình quân quản lý 2.312.000 x 1,21 x 2,04 = 5.706.940 đ (2) Hệ số lương bình quân quản lý = Tổng quỹ lương quản lý Tổng hệ số lương cấp bậc 252.225.000 = = 2,04 132.346.000 *Tiền lương phép,học tập, tết, tham quan: = Ngày công x Tiền lương 2 lần lương cơ bản = 8 x 36.118 x 2 = 578.000 đ (3) *Tổng cộng tiền lương quý I chị Lệ được lĩnh là: (1)+(2)+(3) =8.596.000 đ (BHXH, BHYT bị trừ lương theo quy định công ty đã trừ vào lương của CBCNV trước khi trả lương như đã tính ở trên và không thể hiện trên bảng thanh toán lương) ă Đối với các trưởng phó phòng, có thêm hệ số trách nhiệm: Ví dụ : Ông Nguyễn Tất Kính Trưởng phòng QLKD có số liệu trên bảng thanh toán lương Quý I năm 2004 như sau: - Hệ số lương là : 4.2 - Hệ số khối lượng ,chất lượng công việc : 1,32 - Số ngày công : 65 - Lương tối thiểu : 290.000đ - Lương cơ bản một tháng = 4.2 x 290.000đ = 1.223.794 đ - Lương một ngày công: 1.223.794đ : 22 = 55.627đ * Phần lương cứng = Số ngày công làm việc x tiền lương cơ bản một ngày (1 lần lương cơ bản) 65 x 55.627đ = 3.616.000 đ (1) Lương cơ bản 1 tháng = lương cơ bản 1 quý : 3 tháng =3.616.000 :3 = 1.223.794 đ * Phần lương mềm = Lương cơ bản x Hệ số khối lượng, chất lượng công việc x hệ số lương bình quân quản lý = 3.616.000x 1,32 x 2,0429 = 4.990.000đ x 2,04 = 9.125.000 đ (2) * Tiền lương phép,học tập, tết, tham quan: = Ngày công x Tiền lương 2 lần lương cơ bản = 5 x 55.627 x 2 = 556.000 đ (3) * Tổng cộng tiền lương quý I Ông Kính được lĩnh là: (1)+(2)+(3) 3.616.000 + 9.125.000 +556.000 = 13.297.000 đ Sau khi đã trừ đi phần tạm ứng, CBCNV sẽ được lĩnh phần còn lại và ký nhận vào cột cuối (ký nhận) của bảng thanh toán tiền lương quý. Dựa vào bảng thanh toán lương quý, kế toán sẽ thanh toán lương cho CBCNV theo từng phòng ban hoặc từng người lao động, viết phiếu chi để thủ quỹ phát lương theo sổ lương. Quý 1 năm 2004 bộ phận quản lý Công ty được tính lương trên bảng tính lương quý I năm 2004 như sau: (xem Bảng số 4). Bảng số 4 bảng tính lương quý i /năm 2004 khối quản lý hành chính xác định tổng quỹ lương VL : 263.925.000 VM : 181.048,000 Km : 2,04 VC : 69.000.000 (Một lần lương cơ bản) Vtg : 13.877.000 (Tiền lương nghỉ lễ, phép, việc riêng, tham quan, ) STT Họ và tên Lương cơ bản Lcbi Ngày công thực tế Lương cứng lương mềm Tiền lương phép, học tập, tết, tham quan.. Tổng cộng Ngày lương cơ bản Lương cấp bậc thực lĩnh Hệ số K1 Hệ số K2i Hệ số chung Ki Lương để tính Lương mềm hệ số: 2,04 Phòng QLKD 1 Nguyễn Tất Kính 1.223.974 65 55.627 3.616.000 1,2 1,1 1,32 4.473.120 9.125.164 556.000 13.297.000 2 Nguyễn Văn Hùng 1.194.678 68 54.309 3.693.000 1,2 1,1 1,32 4.874.760 9.945.100 652.000 14.290.000 Phòng TCKT 3 Vũ Bá Tô 1.467.400 69. 69.366 4.784.000 1,2 1,1 1,32 6.314.880 12.882.355 693.000 18.359.000 4 Lê thị Lệ 794.596 64 36.118 2.312.000 1,1 1,1 1,21 2.797.520 5.706.940 578.000 8.596.000 ... Phòng QLKT 10 Võ Duy Phơn 1.357.201 41 61.691 2.529.000 1,1 1,1 1,21 3.060.000 6.242.400 987.000 9.758.000 Hà nội ngày tháng năm Người lập biểu P.QUAN LY KINH DOANH Dựa vào bảng tính lương, kế toán phân bổ tiền lương,tiền phép, tiền các ngày lễ tết... như sau: Nợ TK 6421 : 263.925.000đ Có TK 334 : 263.925.000đ Bảng số 5: Bảng thanh toán tiền lương quý 1 năm 2004 STT Đơn vị Số được T/T Đã ứng Còn nhận Ký nhận 1 Ban Giám đốc 66.940.000 31.200.000 35.740.000 2 Phòng TCKT 46.100.000 26.100.000 20.000.000 3 Phòng QLKD 65.060.000 37.060.000 28.000.000 4 Phòng QLKT 40.825.000 19.900.000 20.925.000 5 Phòng tổ chức HC 45.000.000 26.500.000 18.500.000 Cộng 263.925.000 140.760.000 123.165.000 Bằng chữ: Một trăm hai ba triệu một trăm sáu lăm ngàn đồng ./. Ngày 20 tháng 4 năm 2004 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (ký,họ tên) (ký ,.) Sau khi trừ đi số tiền đã tạm ứng ở các kỳ lương trong quý, kế toán viết phiếu chi (số 134 ngày 25 tháng 4 năm 2004 ), số tiền 123.165.000đ để thủ quỹ phát lương. Từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán, kế toán vào sổ cái. Số liệu trên sổ cái được dùng để đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đối chiếu số liệu với bộ phận kế toán chi tiết và là căn cứ để lập báo cáo kế toán. Kế toán tổng hợp vào sổ cái trên cơ sở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và đã được kế toán trưởng ký duyệt. Tổng Công ty TVTK –GTVT Công ty TVTK-kiểm định CT và địa KT Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2004 Tổng cộng trang trước mang sang: 464.000.000 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày tháng PC11 9/1/04 23.690.000 ....... PC134 25/4/04 123.165.000 Cộng Ngày ... tháng ... năm... Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Giám đốc (ký tên ) (ký tên ) (ký tên) Tổng Công ty TVTK –GTVT Công ty TVTK-kiểm định CT và địa KT Sổ chi tiết tài khoản 334 năm 2004 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số Ngày 334 Phải trả công nhân viên Số dư đầu kỳ 843.000.000 Cộng 334 phát sinh Số dư cuối kỳ 596.771.000 1.001.930.000 1.248.679.000 3341 Tiền lương Số dư đầu kỳ 729.812.500 PC11 9/1/04 Bà Vân- Chi lương kỳ 1/1 1111 23.690.000 btl 4 25/4/04 Lương phải trả quý 1/04 6421 263.925.000 PC 134 25/4/04 Bà Vân- T/T lương quý I / 2004 1111 123.165.000 Tổng phát sinh Số dư cuối kỳ Người lập Kế toán trưởng Hà nội ngày .../04 Giám đốc Tổng Công ty TVTK –GTVT Công ty TVTK- Kiểm định CT và Địa KT Sổ cái tài khoản 334 năm 2004 Đơn vị tính: đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số Ngày 28/3/04 PC11 9/1/04 Bà Vân- Chi lương kỳ 1/1 1111 23.690.000 ..... 27/4/04 btl4 25/4/04 Lương phải trả quý 1/04 6421 263.925.000 27/4/04 PC 134 25/4/04 T/T lương quý 1/04 1111 123.165.000 Tổng phát sinh Số dư cuối kỳ Người ghi sổ Kế toán trưởng Hà nội ngày .../04 Giám đốc III.2. Hạch toán theo hình thức trả lương khoán: 1. Khoán công việc: ở mỗi bộ phận lương trong công ty, căn cứ vào đặc điểm công việc của nhân viên, các việc như bảo vệ, lái xe... được khoán lương theo công cho mỗi công việc. Mức lương khoán được tính toán căn cứ vào công việc và mức lương theo cấp bậc công việc bình quân. VD: ă Đối với các đơn vị phụ trợ (bảo vệ, lái xe...) được tính lương như sau: Ông Đào Văn Đức là bảo vệ tại trụ sở Công ty có số liệu trên bảng thanh toán lương quý I năm 2004 như sau: - Số công: 85 - Khoán tiền lương cho một công là : 68.000 đ - Lương sản phẩm cho một quý là : 68.000 x 85 = 5.780.000đ (1) - Số công nghỉ phép, nghỉ lễ, tết : 6 (hệ số 2) - Lương cơ bản 1 công : 38.491 đ - Tiền lương nghỉ phép , lễ tết, một quý là: 462.000đ (2) - Tổng cộng tiền lương cả quý Ông Đức được lĩnh là : (1)+(2) + 462.000 = 6.242.000 đ Các chứng từ chi lương, thanh toán lương, thanh toán tiền phép... được kế toán định khoản, ghi sổ...tương tự như phần hạch toán lương khối quản lý. 2. Khoán lương sản xuất sản phẩm: Như đã trình bày ở phần Quản lý lao động tiền lương, căn cứ vào Quy chế khoán sản phẩm khảo sát thiết kế, với các phần việc ở các công trình khoan khảo sát, thiết kế, kiểm định, thí nghiệm hiện trường ... của công ty, công ty thường áp dụng hình thức khoán chi phí tiền lương cho các Phòng địa chất, Phòng kiểm định, Phòng thí nghiệm, để nhân viên trong các phòng chia nhau hoàn thành công việc. Mức khoán chi phí tiền lương thường được xây dựng dựa trên cấp công việc, mức lương theo cấp bậc công việc định mức về sản lượng, định mức về thời gian hoàn thành công việc mà Công ty giao cho. VD: Trong hợp đồng làm khoán hạng mục Khoan khảo sát địa chất công trình cầu Trà lý ( tháng 2-năm 2004) có tổng giá trị hợp đồng là 240 triệu đồng, Công ty Tư vấn thiết kế- kiểm định công trình và địa kỹ thuật giao khoán chi phí tiền lương cho Phòng địa chất như sau: 1. Khảo sát hiện trường : 19% --> thành tiền 45.600.000 đồng 2. Lập phương án và lập báo cáo : 2,5%--> Thành tiền 6.000.000 đồng 3. Lập hồ sơ , in ấn,đóng quyển, đóng gói : 0,5% --> Thành tiền 1.200.000 đồng 4. Quản lý đơn vị: 2% --> Thành tiền : 4.800.000 đồng 5. Tổng chi phí tiền lương giao khoán(24%) : 57.600.000 đồng Việc tính lương sản xuất được tính theo từng hợp đồng khoán, có phân phối đến từng người theo ngày công thực tế. Sau khi ký hợp đồng, ứng tiền tạm ứng 40- 50% giá trị hợp đồng. Trong quá trình thực hiện công việc Công ty sẽ tạm ứng tiếp cho đơn vị nhưng không vượt quá 70% giá trị hợp đồng khoán. Ví dụ: Chứng từ tạm ứng tiền mặt: công ty tvtk kiểm định ct và địa kt Đơn vị: Phòng địa chất giấy tạm ứng tiền mặt Hợp đồng khoán nội bộ Căn cứ hợp đồng khoán NB số 16 ngày 12 tháng 2 năm 2004 Giữa Công ty TVTK kiểm định CT và Địa kỹ thuật với Phòng Kiểm định Về việc: Kiểm định công trình cầu Trà Lý- Huế Tôi là: Lê Văn Lương, Đại diện đơn vị nhận khoán Tổng số tiền theo hợp đồng đã ký : 103.200.000đ( lương + chi phí) Tổng số tiền đã ứng đến ngày xin tạm ứng: 40.000.000đ Trong đó: - Lương : 20.000.000đ - Chi phí : 20.000.000đ Đề nghị tạm ứng Giám đốc duyệt 1/ Lương: 10.000.000đ 10.000.000 1/ Chi phí sản xuất - Mua vật tư 7.000.000 7.000.000 - Công tác phí 3.000.000 3.000.000 - Chi phí chuyển quân - Chi đền bù - Chi khác Tổng cộng 20.000.000 20.000.000 Duyệt bằng chữ: Hai mươi triệu đồng. Thời hạn thanh toán : Khi thanh toán công trình Hà nội, ngày 12/2/2004 Người xin tạm ứng Phụ trách bộ phận Giám đốc Công ty (Ký ghi rõ họ tên) nhận khoán Sau khi có Giấy tạm ứng tiền mặt (đã được Giám đốc ký duyệt). Hợp đồng giao khoán nội bộ, kế toán viết phiếu chi ứng tiền theo công trình (tương tự như PC 21) và định khoản: Nợ TK 334(ứng lương) 10.000.000đ Nợ TK 141(ứng chi phí) 10.000.000đ Có TK 1111 20.000.000đ Căn cứ vào các chứng từ trên kế toán vào các sổ kế toán: Sổ đăng ký chứng từ, Sổ chi tiết tài khoản 334; 111..; Sổ Cái...(tương tự phần III.2) Các đơn vị hoàn thành công việc sẽ nhận tiền lương khoán và chia theo thời gian làm việc cho mọi người (theo Bảng chấm công). Sau mỗi quý Công ty thanh toán đợt 1 các công trình thực hiện trong quý đó. Số tiền thânh toán đợt 1 bằng 80% lương trong tổng 24% chi phí tiền lương công ty giao khoán. Số còn lại khi nào Công ty Thanh toán được với bên A hoặc Tổng B sẽ thanh toán nốt. Việc thanh toán lương và chi phí công trình, đơn vị thanh toán với Công ty căn cứ vào hợp đồng khoán, biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, các chứng từ chi phí khác như vé tầu xe, vật tư Để phục vụ công tác thanh toán, các đơn vị nhận khoán sử dụng các chứng từ tiền lương sau đây: Bảng kê chi ứng lương (bảng số6). Bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền ăn ca (Ghi rõ số người, ngày công, ký nhận), giấy tạm ứng tiền mặt, giấy thanh toán tiền lương khoán công trình, bảng kê chứng từ thanh toán. Bảng số 6: Bảng kê chi ứng lương công ty TVTK- kiểm định CT và địa KT Đơn vị: Phòng địa chất bảng kê chi ứng lương Công trình: Khảo sát ĐCCT cầu Trà lý TT Họ và tên Mức lương Tạm ứng Ký nhận Đợt 1 Đợt 2 Đợt3 Đợt 4 1 Nguyễn M Hùng kỹ sư 300.000 300.000 300.000 300.000 2 Lê Văn Lương kỹ sư 300.000 300.000 300.000 300.000 3 Đỗ Thị Phương nhân viên 200.000 200.000 200.000 200.000 4 Nguyễn thế Tuấn kỹ sư 250.000 250.000 250.000 250.000 5 Bùi Văn Lực kỹ sư 150.000 150.000 150.000 150.000 6 Nguyễn Văn Hải Công nhân 200.000 200.000 200.000 200.000 7 Phạm Văn Tiến CN 120.000 0 0 0 8 Vũ Văn Biển CN 150.000 150.000 0 150.000 9 ........ Ngày... tháng.... năm 200... Lương khối hiện trường chia theo ngày công thực tế và bậc thợ (xem Bảng số 7) Ví dụ: Công trình cầu Trà Lý - Huế có giá trị chi phí lương hiện trường là 45.600.000 đ, với 57 ngày công. Giá trị tiền công một ngày là: 45.600.000 : 57 = 80.000đ Anh Nguyễn Văn Hải có số thứ tự 2 là Công nhân bậc 6 (Tổ trưởng tổ khoan) có số liệu trong bảng thanh toán lương công trình Cầu Trà Lý - Thành phố Huế như sau: - Hệ số lương : 1,2 - Ngày công : 15 - Tổng tiền lương được lĩnh là: 1,2 x 15 x 80.000 = 1.440.000 đ - Số tiền đã tạm ứng : 800.000 đ - Số tiền còn được lĩnh : 640.000 đ Lương khối văn phòng hưởng theo chế độ khoán Chủ nhiệm hạng mục: Người làm chủ nhiệm hạng mục được khoán là 2.5% giá trị sản lượng công trình. Số tiền này phân bổ cho chủ nhiệm hạng mục 1,25% còn lại chia đều cho những người cùng tham gia theo ngày công. (xem bảng số 8) Ví dụ : Tại Công trình Cầu Trà Lý –Huế 1. Ông Lê Văn Lương - Kỹ sư - Chủ nhiệm hạng mục sẽ nhận được tổng số tiền lương khoán theo công trình là: 1,25% x 240.000.000 = 3.000.000đ - Đã tạm ứng : 1.200.000đ - Số tiền còn được lĩnh : 1.800.000đ Thủ trưởng đơn vị nhận khoán sẽ tạm ứng tiền lương cho các đội sản xuất khoảng 19% trong 24% của phần lương Công ty ứng. Thông thường ứng 01 tuần bằng 1/2 tháng lương cấp bậc. Bảng số 8: công ty tvtk kiểm định ct và địa kt Đơn vị: Phòng Địa chất bảng thanh toán tiền lương công trình: Cầu Trà lý (Thanh toán tiền lương khối văn phòng) Họ và tên Ngày công Giá trị 1 công Tổng Đã tạm ứng Còn lĩnh Ký nhận Phan Phan Anh Tuấn 15 75.000 1125.000 1000.000 125.000 Phạm Minh Phương 12 75.000 900.000 800.000 100.000 Nguyễn Tiến Lực 13 75.000 975.000 600.000 375.000 Khi thanh toán lương với người lao động, người lao động nhận lương phải có trách nhiệm ký vào cột cuối cùng của bảng thanh toán lương “ký nhận” để xác nhận việc nhận lương của mình. Việc thanh toán lương và chi phí công trình, đơn vị thanh toán với Công ty căn cứ vào hợp đồng khoán, biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, các chứng từ chi phí khác như vé tầu xe, vật tư... Để phục vụ công tác thanh toán, các đơn vị nhận khoán sử dụng các chứng từ tiền lương: Bảng kê chi ứng lương (các bảng tạm ứng lương đợt1,2,.)... Bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền ăn ca (Ghi rõ số người, ngày công, ký nhận), giấy tạm ứng tiền mặt, giấy thanh toán tiền lương khoán công trình, bảng kê chứng từ thanh toán... sao cho khớp với Biên bản nghiệm thu thanh toán. Nếu đơn vị nhận khoán còn được lĩnh thì kế toán ghi: Nợ TK 334(Cầu Trà lý) :27.600.000đ Có TK 1111 :27.600.000đ Sau đó kế toán cũng viết phiếu chi tiền thanh toán lương quý và vào các sổ kế toán liên quan tương tự như trên. công ty tvtk kiểm định ct và địa kt Bảng số 7 Đơn vị: Phòng Địa chất bảng thanh toán tiền lương khối hiện trường công trình: Cầu Trà lý STT Họ và tên Bậc thợ Hệ số ngày công tiền công 1 ngày Tổng Đã tạm ứng còn được lĩnh ký nhận 1 Nguyễn Văn Ba 3 0,8 15 80.000 960.000 400.000 560.000 2 Nguyễn Văn Hải 6 1,2 15 80.000 1.440.000 800.000 640.000 3 Phạm Văn Tiến 5 1 7 80.000 560.000 120.000 460.000 4 Lê Tiến Thịnh 7 1.2 10 80.000 960.000 800.000 160.000 5 Mai Hà Thi 4 1 15 80.000 1.200.000 800.000 400.000 6 Phạm Bá Đạt 5 1 15 80.000 1.200.000 800.000 400.000 ..... ............... 21 Trần Sỹ Kiên 2 0.8 14 80.000 896.000 480.000 416.000 Hà Nội, Ngày thángNăm Khi thanh toán lương với người lao động, người lao động nhận lương phải có trách nhiệm ký vào cột cuối cùng của bảng thanh toán lương “ký nhận” để xác nhận việc nhận lương của mình. Việc thanh toán lương và chi phí công trình, đơn vị thanh toán với Công ty căn cứ vào hợp đồng khoán, biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, các chứng từ chi phí khác như vé tầu xe, vật tư... Để phục vụ công tác thanh toán, các đơn vị nhận khoán sử dụng các chứng từ tiền lương: Bảng kê chi ứng lương( các bảng tạm ứng lương đợt1,2,.)... Bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền ăn ca( Ghi rõ số người, ngày công, ký nhận), giấy tạm ứng tiền mặt, giấy thanh toán tiền lương khoán công trình, bảng kê chứng từ thanh toán...sao cho khớp với Biên bản nghiệm thu thanh toán. Nếu đơn vị nhận khoán còn được lĩnh thì kế toán ghi: Nợ TK 334 (Cầu Trà Lý) :27.600.000đ Có TK 1111 :27.600.000đ Sau đó kế toán cũng viết phiếu chi tiền thanh toán lương quý và vào các sổ kế toán liên quan tương tự như trên. IV. Hạch toán các khoản trích theo lương tại công ty Tư vấn thiết kế, kiểm định công trình và địa kỹ thuật. IV.1. Hạch toán BHYT; BHXH: BHXH; BHYT như đã nêu ở phần quỹ BHXH; BHYT của Công ty. Tuy nhiên, theo cách tính lương, BHXH, BHYT trích bằng cách khấu trừ lương của nhân viên văn phòng công ty hay ở khối sản xuất 5% BHXH, 1% BHYT, thì cũng được trích 15% BHXH, 2% BHYT vào chi phí còn lại. Như đã trình bày ở trên, khi tính ra quỹ lương Công ty được phép sử dụng, bộ phận kế toán đã tính phần trích nộp BHYT; BHXH cho toàn bộ CBCNV trong danh sách đóng bảo hiểm của công ty: VD: Tổng tiền lương cơ bản cả Quý I/2004 là: 460.000.000 đ Trong đó trích từ lương của CBCNV là (6%): 27.600.000 đ Thực tế khi trích BHYT; BHXH quý I phải nộp kế toán ghi :(Bảng phân bổ số 2) Nợ TK 622 (23%) :89.930.000 đ Nợ TK 6421 (23%) :15.870.000 đ Có TK 3383(BHXH) :92.000.000 đ Có TK 3384(BHYT) :13.800.000 đ Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong các trướng hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động...(hưởng lương BHXH) được tính toán trên cơ sở mức lương tháng của họ, thời gian nghỉ (có chứng từ hợp lệ) và tỷ lệ trợ cấp BHXH. Khi người lao động được nghỉ hưởng BHXH, kế toán ở công ty lập phiếu nghỉ lương BHXH cho từng người (mẫu số 03 - LĐTL chế độ chứng từ kế toán) và từ các phiếu nghỉ hưởng BHXH, kế toán lập bảng thanh toán BHXH (mẫu số 04 LĐTL chế độ chứng từ kế toán). Sau đó, nếu nhân viên nghỉ hưởng BHXH ở các đơn vị trực thuộc thì các đơn vị này giử các chứng từ trên lên công ty để kế toán gom lại lập bảng thanh toán BHXH cho toàn Công ty. Các chứng từ này sẽ là chứng từ để công ty thanh toán với cơ quan BHXH vào cuối mỗi năm. Các mẫu sổ thanh toán BHXH cho nhân viên như sau: Ví dụ: Chị Vũ Bích Phượng. Nhân viên phòng thí nghiệm cấp bậc lương 1,94 xin nghỉ đẻ từ 1.4 đến 31.7. Đơn vị: Phòng thí nghiệm Phiếu nghỉ hưởng BHXH Công ty TVTK –KĐCT và địa KT Số:15 Họ tên: Vũ Bích Phượng, tuổi: 29 Tên cơ quan y tế Ngày tháng năm Lý do Số ngày nghỉ Y, bác sĩ ký tên đóng dấu Xác nhận của phụ trách BP Tổng số Từ ngày Đến hết ngày Bệnh viện C 19/3/04 Nghỉ đẻ 4Tháng 1.4 31.7 ... ... Phần thanh toán số ngày nghỉ tính BHXH Lương cơ bản 1 tháng % tính BHXH Số tiền hưởng BHXH 104(4 tháng) 562.600 100% 2.250.400 1 tháng lương BHXH trợ cấp cho trường hợp nghỉ đẻ 562.600 Tổng cộng 2.813.000 Ngày 27 tháng 03 năm 2004 Người lập Kế toán BHXH (tiền lương cơ bản 1 tháng dùng làm cơ sở để tính lương nghĩ hưởng BHXH được tính như sau): Chị Vũ Bích Phượng: LCB 1 tháng = 1,94 x 290.000 = 562.600 đ Đơn vị: Phòng thí nghiệm Bảng thanh toán BHXH Tháng 3 năm 2004 Công ty TVTK-kiểm định CT và địa KT Nợ TK 3383 Có TK 1111 TT Họ tên Nghỉ ốm Nghỉ đẻ Nghỉ sẩy thai SĐKH Nghỉ tai nạn lao động Tổng số tiền Ký nhận số ngày Số tiền 1 Vũ Bính Phượng 104 2.813.000 2.813.000 (Đã ký) Cộng 104 2.813.000 2.813.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): hai triệu tám trăm mười ba ngàn đồng. Kế toán BHXH Kế toán trưởng Chị Vũ Bích Phượng (phòng thí nghiệm) xin lấy trước tiền lương đẻ, số tiền là 2.813.000đ. Kế toán căn cứ vào bảng thanh toán BHXH, phiếu chi (Số 126) ngày 27/3 chi trả trợ cấp BHXH được sự uỷ quyền của công ty BHXH, định khoản như sau: đ Nợ TK 3383:. 2.813.000 đ Có TK 1111: 2.813.000 đ Khoản trích lập các quỹ BHXH; BHYT công ty đã trích lập sau khi trừ đi số đã chi theo uỷ quyền được duyệt, số còn lại công ty nộp hết cho cơ quan quản lý theo phiếu chi số 128 ngày 30/3, số tiền: 102.987.000 đ Nợ TK 3383: 89.187.000 đ Nợ TK 3384: 13.800.000đ Có TK 1111: 102.987.000 đ Từ các chứng từ Phiếu nghỉ BHXH, Bảng thanh toán BHXH, phiếu chi kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết TK 338(3383, 3384) và sổ cái TK 338 liên quan. IV.2. Hạch toán Kinh phí công đoàn: + Trích KPCĐ của toàn công ty kế toán căn cứ vào lương thực trả ở mỗi bộ phận lương trích ra 2% KPCĐ và ghi vào định khoản như sau: Nợ TK 622 (Khối sản xuất): 16.448.000 đ Nợ TK 6421 (Khối quản lý): 5.278.000 đ Có TK 3382: 21.726.000 đ + Công ty nộp kinh phí công đoàn quý 1 năm 2004 lên Tổng công ty theo phiếu chi số 130 ngày 30/3 số tiền là 10.863.000 đ đ Nợ TK 3382: 10.863.000 đ Có TK1111: 10.863.000 đ + Công ty trích 1% kinh phí công đoàn quý I/04 trên tổng quỹ lương thực trả ( phiếu chi số 131 ngày 30/3) sang quỹ công đoàn văn phòng Công ty: đ Nợ TK 3382: 10.863.000đ Có TK 1111: 10.863.000 đ Từ các chứng từ phiếu chi kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết TK 338(3382), sổ cái TK 338 và các sổ liên quan. Các sổ chi tiết TK 3382, TK 3383, TK 3384 được lập và ghi chép tương tự như đã trình bày trong phần giới thiệu các sổ hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp tiền lương. Mẫu sổ như sau: Tổng Công ty TVTK –GTVT Công ty TVTK-kiểm định CT và địa KT Sổ chi tiết tài khoản 338 Quý 1 năm 2004 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số Ngày 338 Phải trả ,phải nộp khác Số dư đầu kỳ Cộng 338 phát sinh Số dư cuối kỳ 3382 Kinh phí côngđoàn Số dư đầu kỳ bpb 2 25/3 Trích 2% KPCĐ cho toàn Công ty 622 6421 16.448.000 5.278.000 PC 130 30/3 Công ty cấp trả 1% KPCĐ cho công đoàn công ty 1111 10.863.000 PC 131 30/3 Trả 1% KPCĐ cho công đoàn công ty 1111 10.863.000 Tổng phát sinh Số dư cuối kỳ 21.726.000 21.726.000 3383 Bảo hiểm xã hội Số dư đầu kỳ bpb 2 25/3 Trích BHXH cho toàn công ty 622 6241 92.000.000 PC126 27/3 Trả BHXH cho CNV 1111 2.813.000 PC 128 30/3 Nộp BHXH cho cơ quan BHXH 1111 89.187.000 Tổng phát sinh Số dư cuối kỳ 92.000.000 92.000.000 3384 Bảo hiểm y tế Số dư đầu kỳ bpb 2 25/3 Trích BHYT cho toàn công ty 622 6421 13.800.000 PC128 30/3 Nộp BHYT cho cơ quan BHYT 1111 13.800.000 Tổng phát sinh Số dư cuối kỳ 13.800.000 13.800.000 Hà nội, Ngày ..tháng ..năm... Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Giám đốc (ký tên) (ký tên) (ký tên) Tổng Công ty TVTK –GTVT Công ty TVTK-kiểm định CT và địa KT Sổ cái tài khoản 338 Quý I năm 2004 Đơn vị tính: đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số Ngày 25/3 bpb2 25/3/04 Trích BHYT, BHXH, KPCĐ cho toàn công ty 622 6421 106.378.000 21.148.000 30/3 PC 126 27/3 Chi BHXH cho CNV 1111 2.813.000 30/3 PC 128 30/3 Nộp BHXH, BHYT 1111 102.987.000 30/3 PC 130 30/3 Nộp KPCĐ cho Tổng công ty 1111 10.863.000 30/3 PC 131 30/3 Trả KPCĐ quý 1 cho công đoàn côngty 1111 10.863.000 Tổng phát sinh Số dư cuối kỳ Người ghi sổ Kế toán trưởng Hà nội, ngày .../04 Giám đốc IV.3. Hạch toán các khoản thu nhập khác. - Chi khen thưởng quý 1/2004 cho CBCNV ( Phiếu chi số 139 ngày 20/4 năm 2004,số tiền là:600.000đ), kế toán ghi: Nợ TK 4311- quỹ khen thưởng : 600.000đ Có TK1111- 600.000đ - Chi tiền ăn ca của CBCNVtheo phiếu chi số 138 ngày 15/4/2004, tính theo số chi thực tế (9000đ/công cho khối quản lý và 7000đ/ công cho khối hiện trường) vào chi phí, kế toán ghi: NợTK 6428 : 15.876.000đ Nợ TK 6278 : 29.690.000đ Có TK 1111 : 55.566.000đ Từ các chứng từ phiếu chi kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết TK 622, 6421 và các sổ liên quan. Các sổ chi tiết TK 622, TK 6421,... được lập và ghi chép tương tự như đã trình bày trong phần hạch toán tiền lương, hạch toán BHYT; BHXH... chương III một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán Tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư vấn thiết kế – Kiểm định công trình và Địa kỹ thuật I. Đánh giá tình hình sử dụng lao động, quản lý hạch toán tiền lương Với quy mô tổ chức bộ máy sản xuất áp dụng nhiều mô hình khác nhau nên công ty đã phân cấp nhiều hơn cho các đơn vị tự chủ trong công tác quản lý và chi trả tiền lương. Qua thời gian áp dụng mô hình quản lý mới cho thấy đã đạt được những thành công ban đầu, chính sách tiền lương đã được"mềm" hoá qua hình thức phân phối theo lao động. Việc thanh toán tiền lương được chủ động hơn, các chế độ phụ cấp được tính đúng và đủ lợi ích vật chất được cụ thể hoá thông qua tiền lương hàng tháng có tác dụng trực tiếp khuyến khích người lao động sản xuất. Báo cáo là kênh thông tin chủ yếu nếu không có sự kiểm tra và giám sát chặt chẽ của công ty tại đơn vị sẽ xảy nảy sinh những tiêu cực hoặc công ty sẽ không nắm bắt được diễn biến cụ thể tại đơn vị, từ đó sẽ cảm nhận thông tin chủ quan theo 1 chiều gây khó khăn bị động trong công tác quản lý. Qua thực tế tình hình tổ chức quản lý tiền lương của công ty trong những năm vừa qua đặc biệt là 2003, có thể thấy rằng mặc dù còn phải đối mặt với nhiều khó khăn nhưng dưới sự lãnh đạo của Đảng Uỷ, Ban giám đốc công ty cùng với sự cố nỗ lực cố gắng của tập thể cán bộ nhân viên toàn công ty trong việc quản lý thực hiện chế độ tiền lương và chính sách đối với người lao động nên công ty đã đạt được kết quả đáng khích lệ, tiền lương thu nhập của cán bộ công nhân viên này một tăng lên, thực hiện hoàn thành việc quyết toán hàng năm với cơ quan cấp trên. Tuy nhiên đi sâu phân tích tình hình thực tế của công ty cho thấy bên cạnh những kết quả đạt được còn bộc lộ nhiều vấn để trong công tác quản lý cũng như hạch toán sử dụng tiền lương. Vì vậy để tiếp tục nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tiền lương công ty cần thực hiện 1 số biện pháp: - Tiếp tục hoàn thiện cơ chế chính sách trong quản lý, thực hiện và gắn kết được quyền lợi giữa công ty, đơn vị và người lao động, đồng thời gắn kết việc phối kết hợp giữa các phòng ban trong công tác. - Công ty tăng cường vai trò kiểm tra và giám sát việc thực hiện theo đúng chế độ của nhà nước và quy định của công ty đối với các đơn vị trực thuộc. Kiểm tra định kỳ đối với công tác chi trả tiền lương tại đơn vị, kiểm tra thường xuyên và đột xuất tại các đơn vị hay công trình nếu thấy có bằng chứng hay dấu hiệu vi phạm, không lành mạnh. - Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ khen thưởng đối với đơn vị, cá nhân hoàn thành tốt công tác tiền lương, kiên quyết xử lý đối với các vi phạm trong công tác quản lý tiền lương. II. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán Tiền lương và các khoản trích theo lương. Công ty Tư vấn thiết kế - Kiểm định công trình và Địa kỹ thuật là Công ty thành viên của Tổng Công ty và các hoạt động đặc biệt là công tác kế toán của Công ty được Tổng Công ty giám sát một cách chặt chẽ. Các mẫu sổ sách, trình tự ghi sổ, các định khoản. Công tác kế toán của Công ty đã được Tổng Công ty kiểm tra phê duyệt và hoàn toàn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Hình thức trả lương của Công ty rất đáng chú ý. Nó thể hiện khả năng phân tích, đánh giá, ứng dụng lý thuyết vào thực tiễn kế toán Tiền lương của đơn vị một cách khoa học, hợp lý. Công ty áp dụng hình thức trả lương thời gian theo sản phẩm (như đã trình bày). Trả lương theo hình thức kết hợp giữa trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm phản ánh chính sách hiệu quả (kết quả) công việc, tính đúng giá trị sức lao động của các nhân viên ở các bộ phận văn phòng Công ty. Tương tự cách trả lương khoán cho các nhân viên các đội sản xuất và nhân viên quản lý công trình ở các công trình (làm việc xa Công ty, không tiện quản lý theo dõi thời gian và hiệu quả lao động), cũng rất phù hợp, khuyến khích người lao động làm việc có trách nhiệm đáp ứng lòng tin của cán bộ lãnh đạo. Kế toán tính Tiền lương cho người lao động đầy đủ, chính xác đảm bảo lợi ích cho nhân viên của Công ty, giúp họ yên tâm làm việc, gắn bó với công việc. Về hạch toán BHXH, BHYT, KBCĐ cũng được Công ty quan tâm một cách thích đáng, cụ thể là: - Công ty luôn hoàn thành nộp các quỹ này đủ, đúng thời hạn. Điều này thể hiện tinh thần trách nhiệm cao của Công ty đối với các quyền lợi của người lao động. - Tuy nhiên, bên cạnh các mặt tích cực trong công tác kế toán nói chung và công tác tổ chức hạch toán Tiền lương nói riêng, Công ty còn nhiều tồn tại cần giải quyết. Sau khi nghiên cứu công tác tổ chức hạch toán Tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty tôi xin nêu ra một số khuyết điểm và cách sửa đổi mà Công ty nên khắc phục như sau: Thứ nhất: Đầu tiên, trong chứng từ hạch toán tiền lương là bảng thanh toán tiền lương quý của Công ty, việc ghi chép không được rõ ràng, thống nhất. Việc không ghi chép bậc lương của CBCNV vào bảng thanh toán tiền lương làm cho việc đối chiếu, so sánh tính ngày nghỉ phép (phụ thuộc vào bậc lương)không được thuận lợi vì phải tính gộp cả quý .Mặt khác vì mỗi quý chỉ thanh toán một lần, nên bản thân người CBCNV khi nhận tiền thanh toán quý cũng thấy chưa rõ ràng.Để góp phần hoàn thiện hơn cho công tác thanh toán lương và giúp cho người lao động dễ hiểu về các phần thu nhập mình được nhận, tôi xin đề xuất một phương án sau đây: - Thêm vào trước cột (lương cơ bản) cột (bậc lương). - Chia cột (Tiền lương phép, học tập, tết, tham quan...) thành hai cột là cột (Công) và cột (Tiền lương 2 lần cơ bản). Cụ thể xem mẫu dưới đây: (bảng số 9) Thứ hai: Để đảm bảo tính thống nhất của kế toán trong toàn Công ty, kế toán lương cần hướng dẫn các phòng ban ở bộ phận quản lý đơn vị phải lập danh sách thi đua( làm căn cứ để xác định việc xếp bậc K1,K2) theo một tiêu chuẩn quy định cụ thể và được chia làm 4 bậc đối với hệ số K1 và 7 bậc đối với hệ số K2. Việc áp dụng hệ số K1 , K2 từ 1 đến 1,2 chưa phản ánh được rõ nét mục tiêu của Quy chế phân phối tiền lương là khuyến khích người làm việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Để khắc phục điều này, nên bổ sung thêm như sau: + Về mức độ phức tạp trong công tác lãnh đạo,quản lý, điều hành (K1)nên xác định từ 1 đến 1,4 và chia thành 5 mức: 1- 1,1 –1,2- 1,3 – 1,4 thay vì 3 mức 1- 1,1 –1,2 như trước. + Về kết quả đóng góp trong công tác, thể hiện ở khối lượng, chất lượng công việc (K2) nên xác định từ 1 đến 1,6 và chia thành 7 mức: 1- 1,1 –1,2 – 1,3 –1,4 –1,5 –1,6 thay vì 3 mức như trước. Không để tình trạng như hiện tại: Các danh sách được lập cùng một nội dung là xếp loại K1, K2 cho nhân viên trong phòng ban nhưng chưa có sự phân cách nhất định giữa những người làm việc tốt và chưa tốt.... Bảng số 9 bảng tính lương quý i /năm 2004 khối quản lý hành chính xác định tổng quỹ lương VL : 263.925.000 VM : 181.048,000 Km : 2,04 VC : 69.000.000 (Một lần lương cơ bản) Vtg : 13.877.000 (Tiền lương nghỉ lễ, phép, việc riêng, tham quan) STT Họ và tên Lương cơ bản (Lcb) Bậc lương Ngày công thực tế Lương cứng lương mềm Phép, học tập, tết, tham quan Tổng cộng Ngày lương cơ bản Lương cấp bậc thực lĩnh Hệ số K1 Hệ số K2i Hệ số chung Ki Lương để tính Lương mềm hệ số: 2,04 Công Tièn lương 2 lần cơ bản Phòng QLKD 1 Nguyễn Tất Kính 1.223.974 4.2 65 55.627 3.616.000 1,2 1,1 1,32 4.473.120 9.125.164 5 556.000 13.297.000 2 Nguyễn Văn Hùng 1.194.678 4.0 68 54.309 3.693.000 1,2 1,1 1,32 4.874.760 9.945.100 6 652.000 14.290.000 Phòng TCKT 3 Vũ Bá Tô 1.467.400 5.0 69. 69.366 4.784.000 1,2 1,1 1,32 6.314.880 12.882.355 5 693.000 18.359.000 4 Lê thị Lệ 794.596 3.0 64 36.118 2.312.000 1,1 1,1 1,21 2.797.520 5.706.940 8 578.000 8.596.000 ... Phòng QLKT 10 Võ Duy Phơn 1.357.201 5.0 41 61.691 2.529.000 1,1 1,1 1,21 3.060.000 6.242.400 8 987.000 9.758.000 Hà nội ngày tháng năm Người lập biểu Thứ ba : Chưa có mẫu biểu cụ thể hướng dẫn về việc thanh toán lương cho khối hiện trường cho nên mặc dù đã có cơ chế khoán nhưng mỗi đơn vị nhận khoán lại thanh toán khác nhau tuỳ theo cách quản lý của mình .Do đó công ty rất khó theo dõi và quản lý ngưòi lao động.Việc này có thể hiện công tác hạch toán chưa hoàn thiện. Cho dù Tổng công ty khi hướng dẫn đã bỏ sót không đưa ra mẫu bảng thanh toán lương cho nhân viên lương khoán nhưng kế toán Công ty phải ý thức được sự thiếu hoàn thiện này chủ động lập, xây dựng 1 mẫu thống nhất áp dụng cho từ Công ty đến các đơn vị sản xuất, từng bước nâng cao chất lượng sổ sách kế toán nói chung, sổ sách kế toán lương nói riêng của Công ty. Ví dụ: hai bảng thanh toán lương quý1 cho nhân viên lương khoán phòng địa chất(bảng số7-bảng thanh toán lương ) và phòng kiểm địnhđã được lập như sau: phòng kiểm định Bảng thanh toán lương quýI năm2004 TT Họ và tên lương CB Thành tiền Phụ cấp Cộng Số còn được lĩnh Ký nhận 1 Phạm Văn Cần 367.200 1.600.000 1.600.000 346.632 2 Phương Đình Nga 266.400 1.400.000 1.400.000 400.000 3 Đỗ Duy Thanh 1.400.000 1.400.000 400.000 Tổng cộng 4.400.000 1.146.632 Công ty có thể nghiên cứu mẫu Bảng thanh toán lương của phòng Địa chất(bảng số7) để áp dụng cho bộ phận nhân viên hưởng lương khoán (thống nhất toàn công ty). Thứ tư : Về hệ thống sổ sách kế toán , công ty sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ do đó để đơn giản gọn nhẹ hơn nên coi các Sổ chi tiết tài khoản cũng chính là Sổ cái vì hai sổ này có nội dung tương tự như nhau, cách ghi chép giống nhau và gần như lặp lại... Thứ năm: ở bộ phận hưởng lương khoán, nhìn vào bảng thanh toán lương quý theo từng công trình ta thấy: nếu cùng số ngày công làm việc thì lương của công nhân cao hơn lương của một số kỹ sư. Do vậy công ty nên xem xét lại cơ chế khoán để điều chỉnh tỷ lệ khoán sao cho hợp lý. Cụ thể nâng tỷ lệ khoán chủ nhiệm hạng mục công trình từ 3% giá trị sản lượng lên 4% giá trị sản lượng công trình. Thứ sáu: Trong điều lệ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế thì mức trích quỹ BHXH; BHYT phải trích theo “tiền lương cấp bậc, chức vụ, hệ số chênh lệch bảo lưu (nếu có) ghi trong hợp đồng lao động và các khoản phụ cấp khu vực, đắt đỏ, chứcvụ, thâm niên”. Như vậy, nếu theo đúng quy định thì tại Công ty BHXH, BHYT phải được tính theo số tiền sau: Tổng tiền làm căn cứ để trích quỹ BHXH, BHYT = Mức tiền lương tháng cơ bản + Phụ cấp lưu động + Phụ cấp trách nhiệm (nếu có) Hiện tại Công ty mới chỉ trích Bảo hiểm trên mức lương cơ bản của nhân viên, như vậy là mức BHXH, BHYT đơn vị trích tính vào chi phí sản xuất kinh doanh vẫn còn ít hơn so với quy định. Đơn vị chưa làm tròn trách nhiệm đối với quyền lợi của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Đây là một vấn đề rất quan trọng mà Công ty cần phải lưu tâm để điều chỉnh kịp thời, để gây tâm lý tốt cho người lao động đối với Công ty. Kết luận Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp hiện nay là vấn đề hết sức nhạy cảm và có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường. Tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động có ảnh hưởng trực tiếp trong cuộc sống. Việc phân phối tiền lương đảm bảo những quy định chung của nhà nước, đảm vảo tính đặc thù của doanh nghiệp và nhất là phải đảm bảo tính công bằng trong sản xuất. Nếu chính sách tiền lương hợp lý sẽ có tác dụng tốt đối với doanh nghiệp, ngược lại một cơ chế chính sách tiền lương bất hợp lý sẽ gây ra sự xáo trộn trong đơn vị, mất đoàn kết và mất ổn định. Trong những năm vừa qua và nhất là năm 2003, Công ty Tư vấn thiết kế- kiểm định công trình và địa kỹ thuật đã có nhiều nỗ lực trong công tác tổ chức quản lý sử dụng quỹ tiền lương và đặc biệt là tạo ra được một cơ chế chính sách hoàn toàn mới so với trước đây, bước đầu thích nghi trong cơ chế mới. Tuy nhiên kết quả đạt được vẫn còn khiêm tốn đòi hỏi Công ty còn phải có những cố gắng hơn nữa trong quá trình hoạt động tiếp theo. Qua ba tháng thực tập tại Công ty Tư vấn thiết kế- kiểm định công trình và địa kỹ thuật và kết hợp với những kiến thức được học trong Trường Đại học Bách Khoa- Hà nội tôi chỉ muốn đưa ra thực trạng công tác tổ chức và quản lý tiền lương cho người lao động hiện nay ở Công ty với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn công tác tiền lương trong Công ty. Bài viết trên chắc chắn còn nhiều thiếu sót, những phương hướng đưa ra chưa thật hoàn hảo, chưa mang tính thực tiễn cao song với khả năng hạn chế tôi rất mong góp một phần nhỏ của mình đóng góp vào việc giải quyết vấn đề này trong Công ty, thúc đẩy sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển mạnh. Với khuôn khổ có hạn của bài viết với kiến thức và kinh nghiệm ít ỏi của bản thân, qua bài viết này tôi mong được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo, bạn bè và những người quan tâm đến vấn đề tiền lương tra cho người lao động trong các doanh nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo Vũ Việt Hùng. Thầy giáo hướng dẫn trực tiếp cho tôi và các thầy cô giáo trong khoa Kinh tế và Quản lý Trường Đại học Bách Khoa đã giúp tôi hoàn thành đồ án tốt nghiệp này. Tài liệu tham khảo Tài liệu hướng dẫn “Quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp” của Trường Đại học Bách Khoa. Sách quản trị nguồn nhân lực. Hệ thống kế toán doanh nghiệp -Vụ chế độ kế toán. Những văn bản hướng dẫn mới về tiền lương – NXB Lao động. Tài liệu về đổi mới quản lý tiền lương, thu nhập trong doanh nghiệp Nhà nước.