Đề tài Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty công nghệ phẩm Hà Tây

nghiệp trên thị trường, là cơ sở để xác định các chỉ tiêu kinh tế tài chính, đánh giá trình độ tổ chức quản lý của doanh nghiệp, trình độ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, là cở sở để thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước. Mặt khác nó còn phản ánh gián tiếp việc tổ chức nghiệp vụ mua hàng, lựa chọn mặt hàng kinh doanh cũng như công tác dự trữ, bảo quản hàng hoá. Việc tiêu thụ hàng hoá là cở sở, là tiền đề cho sự tồn tại hoạt động và phát triển không chỉ đối với các doanh nghiệp thương mại mà còn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào tiến hành sản xuất kinh doanh. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể tự đánh giá được hàng hoá của mình kinh doanh hay sản xuất được chấp nhận ở mức độ nào. Có thể nói bán hàng vừa là công việc hàng ngày vừa là mối quan tâm hàng đầu của nhà kinh doanh. Do đó, thực hiện tốt công tác tiêu thụ hàng hoá thực sự có ý nghĩa đối với việc phấn đấu tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Như vậy, tìm ra phương thức bán hợp lý là công việc hàng ngày, là mối quan tâm hàng đầu của nhà kinh doanh, đặc biệt trong sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay. Xuất phát từ vị trí quan trọng như vậy, kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ cũng là phần hành kế toán được đặc biệt quan tâm trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp. Do vậy, nhận thức đúng đắn và đầy đủ vị trí của công tác tiêu thụ hàng hoá là rất cần thiết cho mỗi cán bộ kế toán trong công việc phát triển và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. 2. Các phương thức tiêu thụ: Doanh ngiệp tiêu thụ sản phẩm hay nói cách khác là bán hàng có nghĩa doanh nghiệp mất quyền sở hưũ về hàng hoá đồng thời được quyền sở hữu về tiền tệ. Đó chính là hoạt động trao đổi giữa doanh nghiệp ( người bán ) với khách hàng. Có rất nhiều phương thức bán hàng khác nhau. Tuy nhiên trong nền kinh tế thị trường, việc sử dụng phương thức bán hàng nào và thanh toán tiền hàng là do thoả thuận giữa người bán và người mua sao cho cả hai bên đều cólợi. Sau đây là các hình thức bán hàng và thanh toán tiền hàng chủ yếu: Các phương thức bán hàng: a. Phương thức bán buôn: Là quá trình bán hàng cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thương mại để tiếp tục chuyển bán đưa vào quá trình sản xuất, chế biến tạo ra sản phẩm để bán. Hàng hoá bán buôn bao gồm chủ yếu là tư liệu sản xuất và một phần là vật phẩm tiêu dùng. Kết thúc quá trình bán hàng, hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông ( được tiếp tục đem bán hoặc gia công chế biễn để bán ra ). Bán hàng theo phương thức này thường được áp dụng với những lô hàng có khối lượng lớn. Như vậy, đối tượng bán buôn rất đa dạng, nó có thể là bán cho sản xuất, thương mại trong nước, ngoại thương... Có 2 hình thức bán buôn đó là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng: - Bán buôn qua kho: Là hình thức bán hàng mà hàng hóa được đưa về kho của đơn vị bán rồi mới tiếp tục chuyển bán. Phương thức bán buôn qua kho được tiến hành dưới 2 hình thức: + Bán hàng theo phương thức gửi hàng: Theo hình thức này, công ty bán buôn căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với người mua hàng để gửi hàng cho người mua bằng phương tiện vận chuyển tự có hoặc thuê ngoài. Hàng hoá được giao cho bên mua tại kho của bên mua hoặc tại địa điểm bên mua đã thoả thuận trước trong hợp đồng. Hàng hoá gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị bán buôn, chỉ khi nào thu được tiền bán hàng hoặc bên mua xác nhận đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì mới được coi là tiêu thụ. + Bán hàng theo hình thức trực tiếp giao hàng tại kho: Theo hình thức này, bên mua căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, giao cho cán bộ nghiệp vụ của mình trực tiếp đến tận kho của đơn vị bán buôn để nhận hàng hoặc đến một địa điểm được quy định trong hợp đồng để lấy hàng. Cán bộ nghiệp vụ phải chịu trách nhiệm áp tải hàng đã nhận về đơn vị mình bằng phương tiện vận tải hiện có hoặc thuê ngoài. Số hàng hoá bên bán giao cho đại diện bên mua được coi là tiêu thụ khi người mua nhận hàng xong, thanh toán hoặc nhận nợ. Đối với phương thức bán buôn qua kho: Việc bán hàng được thực hiện là bên bán giao hàng cho bên mua tại kho thì người mua nhận hàng xong thanh toán tiền hoặc ký nợ thì được ghi chép là hàng bán. Nếu đưa hàng đến kho của người mua hoặc gửi hàng qua cơ quan vận chuyển thì thời điểm ghi chép là khi nhận được giấy báo có của ngân hàng hay được giấy chấp nhận thanh toán của người mua. - Bán buôn vận chuyển thẳng: Là phương thức bán hàng mà hàng hoá bán cho bên mua được giao thẳng từ kho của bên cung cấp ( đơn vị bán cho công ty bán buôn ) hoặc giao thẳng từ trên bến cảng, nhà ga chứ không qua kho của công ty bán buôn. Bán buôn vận chuyển thẳng là phương thức bán hàng hợp lý nhất, nó cho phép tiết kiệm được chi phí lưu thông đến mức tối đa đồng thời tạo điều kiện tăng nhanh sự vận động của hàng hoá. Song phương thức này chỉ được áp dụng trong điều kiện cung ứng hàng hoá có kế hoạch, khối lượng hàng hoá lớn, hàng hoá không cần qua công tác tổ chức lại như phân loại, chọn lọc, đóng gói của đơn vị bán buôn. Bán buôn vận chuyển thẳng được thực hiện bằng hai hình thức bán: Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán và bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán. Theo hình thức 1, Công ty bán buôn vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp về hàng mua đồng thời vừa tiến hành thanh toán với bên mua hàng về hàng bán, nghĩa là ở công ty bán buôn vừa phát sinh nghiệp vụ mua hàng vừa phát sinh nghiệp vụ bán hàng. Theo hình thức 2, Công ty bán buôn là đơn vị trung gian trong mối quan hệ giữa bên cung cấp với bên mua. Công ty bán buôn uỷ nhiệm cho bên mua trực tiếp nhận hàng và thanh toán tiền hàng với bên cung cấp số hàng thuộc hợp đồng mà Công ty đã ký với bên cung cấp. Trong trường hợp này, công ty không phát sinh nghiệp vụ mua hàng , bán hàng. Tuỳ theo điều kiện ký kết hợp đồng mà công ty được hưởng một khoản tiền hoa hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả. Đối với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng, thì thời điểm ghi chép hàng bán được xác định khi nhận được tiền của người mua hoặc người mua ký nhận nợ. b. Phương thức bán lẻ: Bán lẻ hàng hoá là việc bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng có thể là cá nhân hoặc tập thể. Khác với bán buôn, bán lẻ nhằm phục vụ nhu cầu sinh hoạt của người tiêu dùng mà không mang tính chất sản xuất. Đặc trưng của phương thức bán là sau khi kết thúc quá trình bán, hàng hoá rời khỏi lĩnh vực lưu thông chuyển sang lĩnh vực tiêu dùng. Khối lượng hàng hoá mỗi lần bán thường là nhỏ vì đối tượng của bán lẻ là tầng lớp dân cư, cá nhân hoặc tập thể với mục đích tiêu dùng, thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt ngay sau khi mua hàng. Trong bán lẻ hiện nay áp dụng hai hình thức chủ yếu sau: - Bán hàng thu tiền tập trung: Là phương thức bán hàng mà nghiệp vụ thu tiền và giao hàng tách rời nhau. Mỗi quầy bán hàng có nhân viên thu ngân làm nhiệm vụ viết hoá đơn và thu tiền của khách hàng. Khách hàng sẽ cầm hoá đơn đến nhận hàng ở quầy do mậu dịch viên giao và trả hoá đơn cho mậu dịch viên. Cuối ca, cuối ngày, nhân viên thu ngân kiểm tiền, làm giấy nộp tiền bán hàng còn mậu dịch viên thì căn cứ vào số hàng đã giao theo các hoá đơn và thu lại hoặc kiểm kê số hàng hoá còn lại cuối ca, cuối ngày để xác định số hàng đã giao, lập báo cáo bán hàng trong ca ( ngày). Đối chiếu với số tiền nộp theo giấy nộp tiền với doanh thu bán hàng theo báo cáo bán hàng để xác định thừa thiếu tiền và hàng. Do đó việc tách rời giữa người bán và người thu tiền như vậy sẽ tránh được những sai sót, mất mát hàng hoá hoặc nếu xảy ra trường hợp sai sót, mất mát hàng hoá có thể quy trách nhiệm chính xác cho nhân viên thu ngân. Nếu doanh thu đúng thì số chênh lệch thừa thiếu là thiếu về tiền bán hàng thuộc trách nhiệm của nhân viên thu ngân. Nếu tiền hàng nộp đủ mà kiểm kê hàng ở quầy sai lệch không phù hợp với số thực bán trong hoá đơn thì số sai lệch thừa thiếu là thừa thiếu ở quầy hàng thuộc trách nhiệm của mậu dịch viên. Việc tách rời, phân rõ trách nhiệm vật chất của nhân viên người thu ngân và mậu dịch viên tạo điều kiện cho việc quản lý tiền hàng. Ưu điểm của hình thức bán hàng này là tách rời giữa người giữ hàng với người giữ tiền do đó tránh được những nhầm lẫn sai sót, mất mát về tiền và hàng. Người bán hàng không phải chịu trách nhiệm do sự nhầm lẫn về tiền trong quá trình bán, hơn nữa họ sẽ có nhiều thời gian hơn để chuẩn bị hàng hoá phục vụ khách hàng tốt hơn. Tuy nhiên hình thức bán này có nhược điểm gây sự phiền hà cho khách hàng. Do vậy nó ít được áp dụng và chỉ được áp dụng trong việc bán những mặt hàng có giá trị cao. - Bán hàng thu tiền trực tiếp: Đây là phương thức được áp dụng rộng rãi trong các cửa hàng, siêu thị hiện nay. Theo phương thức này, người mua sẽ được toàn quyền lựa chọn hàng hoá mà mình cần trong các cửa hàng, siêu thị. Tức là trong các cửa hàng, siêu thị không còn các nhân viên bán hàng giao hàng cho khách mà chỉ có các nhân viên thu ngân có nhiệm vụ lập hoá đơn bán hàng giao cho khách và thu tiền của khách. Nhưng bán hàng theo hình thức này, việc quản lý phải thật chặt chẽ vì dễ xảy ra mất mát nếu quầy thu ngân quá đông khách do nhân viên thu ngân vừa thu tiền vừa giao hàng do vậy họ sẽ không có thời gian chuẩn bị hàng phục vụ người mua. Đó là nhược điểm của hình thức này. Phương thức bán này đòi hỏi nhân viên là người có nghiệp vụ chuyên môn giỏi. Như vậy, đối với phương thức bán lẻ thì thời điểm hàng được coi là bán khi người mua nhận hàng và trả tiền, ở nghiệp vụ này thường không cần lập chứng từ cho từng nghiệp vụ bán hàng và cuối ca, cuối ngày tiến hành lập một chứng từ chung đó là báo cáo bán hàng. Trường hợp doanh nghiệp có lập hoá đơn bán lẻ hàng như phương thức tự phục vụ thì cuối mỗi ca, mỗi ngày nhân viên bán hàng sẽ lập bảng kê hoá đơn bán hàng và lập báo cáo bán hàng còn tiền hàng ghi theo giấy nộp tiền hàng. Đối chiếu doanh thu trên báo cáo với số tiền thực nộp sẽ xác định được số tiền thừa ( thiếu ) khi bán hàng. c. Gửi hàng đại lý bán và nhận bán hàng đại lý: Gửi hàng đại lý là hình thức mà đơn vị bỏ vốn ra mua hàng hoá và gửi đi tiêu thụ mà đơn vị không trực tiếp tham gia tiêu thụ hàng hoá đó. Nhận bán hàng đại lý, ký gửi là hình thức mà đơn vị bán không phải dùng vốn kinh doanh của mình mà chỉ làm nhiệm vụ tiêu thụ hộ đơn vị đại lý và nhận tiền hoa hồng do việc bán đại lý đó. Việc thanh toán tiền hàng có thể được áp dụng theo hình thức: bán hàng xong, giao tiền cho đơn vị giữ đại lý và được hưởng tỷ lệ hoa hồng theo thoả thuận, giá cả hàng hoá bán ra do bên gửi đại lý quy định. Đơn vị nhận đại lý không có quyền sở hữu về hàng hoá, nhưng lại có quyền sử dụng hàng hoá. Ngược lại đơn vị gửi đại lý có quyền sở hữu hàng hoá nhưng không có quyền sử dụng. 3. Yêu cầu và nhiệm vụ tiêu thụ và kết quả tiêu thụ. Như trên đã khẳng định, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ cũng là phần hành kế toán giữ vai trò hết sức quan trọng vì nó là công cụ không thể thiếu để thu nhận, xử lý cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý nói chung và công tác quản lý tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói trên của doanh nghiệp. Quản lý tiêu thụ là quản lý kế hoạch bán hàng và việc thực hiện kế hoạch đối với từng thời kỳ, từng khách hàng, từng hợp đồng kinh tế. Yêu cầu đối với việc quản lý là phải giám sát chặt chẽ thường xuyên hàng hoá bán ra trên tất cả các phương diện: Số lượng, chất lượng, chủng loại, mẫu mã.. Tránh hiện tượng mất mát hư hỏng hoặc tham ô, lãng phí. Giám sát chặt chẽ chi phi lưu thông, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các khoản chi phí đồng thời phân bổ cho hàng tiêu thụ để xác định chính xác kết quả bán hàng. Phải quản lý chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng, lựa chọn hình thức bán hàng cho hợp lý với từng khách hàng, từng thời kỳ trên thị trường. Để đáp ứng kịp thời những yêu cầu đó hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Thứ nhất: Ghi chép phản ảnh đúng, chính xác, đầy đủ kịp thời sự vận động của hàng hoá, khối lượng hàng hoá bán ra, đã giao cho cửa hàng tiêu thụ đối với các mặt hàng đó. Và xác định chính xác, đầy đủ doanh thu bán hàng thu đủ và kịp thời tiền bán hàng. Tổ chức tốt công tác kế toán chi tiết hàng hoá ở khâu bán, đảm bảo phản ánh hàng cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Thứ hai: Cung cấp thông tin kịp thời về tình hình tiêu thụ phục vụ cho việc điều hành hoạt động kinh doanh thương mại cụ thể: Phải báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình tiêu thụ, tình hình thanh toán với khách hàng theo từng loại hàng, từng loại hợp đồng kinh tế. Thứ ba: Phản ánh, kiểm tra tiến độ tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, kỷ luật thanh toán và quản lý chặt chẽ tiền bán hàng, kỷ luật thu nộp ngân sách về thuế doanh thu. Kế toán phải ghi chép, phản ảnh kịp thời và đầy đủ kết hợp với việc kiểm tra thường xuyên các chi tiết kế hoạch đó. Thứ tư: Xác định chính xác trị giá vốn của hàng bán ra nhằm xác định đúng kết quả tiêu thụ, cung cấp thông tin cho việc lập quyết toán đầy đủ, kịp thời , đúng chế độ. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ cần thực hiện tốt một số nội dung chủ yếu sau: - Phải xác định đúng đắn thời điểm hàng được coi là tiêu thụ, việc xác định đúng đắn thời điểm hàng được coi là tiêu thụ thì sẽ xác định được thời điểm kết thúc quản lý chung, tạo điều kiện cho công tác kế toán sử dụng đúng đắn tài khoản kế toán và phản ánh chính xác doanh thu thu của quá trình tiêu thụ. Trên cơ sở đó phản ánh chính xác thuế doanh thu và kết quả tiêu thụ trong kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. - Tổ chức hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý nhằm phản ánh được các số liệu phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh, tránh ghi chép trùng lặp, nâng cao hiệu quả công tác kế toán của doanh nghiệp. - Báo cáo kịp thời tình hình bán hàng. - Xác định chính xác chi phí lưu thông và phân bổ hợp lý chi phí lưu thông cho hàng còn lại và hàng bán ra, xác định đúng đắn trị giá vốn của hàng bán ra, từ đó sẽ xác định đúng đắn kết quả bán hàng. III. Hạch toán tổng hợp tiêu thụ theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng: - Phương pháp kê khai thường xuyên: là phương pháp theo dõi thường tình hình hiện có và phản ánh một cách thường xuyên và liên tục tình hình nhập xuất- tồn kho của từng loại vật liệu, sản phẩm hàng hoá trên sổ kế toán sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ mua bán hoặc nhập xuất xảy ra. - Để phản ánh tình hình tiêu thụ kế toán sử dụng một số tài khoản sau: +Tài khoản 156 “ Hàng hóa”: Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại hàng hoá của doanh nghiệp thương mại bao gồm hàng hoá tại kho hàng, quầy hàng của doanh nghiệp, chi tiết từng kho, từng quầy, từng nhóm hàng hoá... Kết cấu của tài khoản 156: Bên Nợ: - Trị giá mua của hàng hoá tăng - Chi phí thu mua hàng hoá Bên Có: - Trị giá mua của hàng hoá của hàng hoá giảm - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ Dư Nợ: Phản ánh trị giá mua hàng tồn kho và chi phí thu mua phân bổ cho hàng chưa tiêu thụ. TK 156 có 2 tiểu khoản cấp 2: TK 1561: Giá mua hàng hoá TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá + Tài khoản 157( hàng gửi bán ): dùng để phán ánh giá trị sản phẩm hàng hoá đã gửi bán theo kế hoạch hợp đồng, gửi bán cho đại lý nhưng chưa được người mua chấp nhận thanh toán, kế toán phải theo dõi chi tiết từng lần gửi hàng và từng loại hàng gửi bán cho đến khi xác nhận là tiêu thụ. Kết cấu của tài khoản 157: Bên nợ : Giá thực tế hàng gửi bán chưa thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Bên có: - Giá thực tế của sản phẩm hàng hoá gửi đi đã được thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. - Phản ánh trị giá hàng hoá gửi đi bị khách hàng từ chối, trả lại. Dư Nợ: Giá hạch toán chưa được chấp nhận. + Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: dùng để theo dõi giá thành thực tế của hàng hoá dịch vụ xuất bán trong kỳ. Kết cấu của tài khoản 632: Bên nợ: - Phản ánh giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ Bên có:- Phản ánh giá vốn của hàng hoá bị trả lại trong kỳ. - Kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ để xác định kết quả bán hàng. Cuối kỳ tài khoản này không có số dư. 2. Phương pháp hạch toán tiêu thụ theo phương pháp KKTX: 2.1. Phương pháp hạch toán nghiệp vụ bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp. -Khi xuất hàng hoá giao cho bên mua, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng và đã thanh toán tiền mua hàng hoặc chấp nhận nợ, kế toán ghi: + Doanh thu bán hàng: Nợ TK111, 112, 131: Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng + Phản ánh trị giá mua thực tế( trị giá vốn) của hàng xuất bán. Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156(1561): Hàng hoá 2.2. Phương pháp hạch toán nghiệp vụ bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng. - Khi xuất kho hàng hoá chuyển hàng đến cho bên mua: Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán Có TK 156(1561): Hàng hoá - Khi hàng hoá được xác định là tiêu thụ( nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo có của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán). + Phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111,112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng + Kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng đã tiêu thụ Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157: Hàng gửi đi bán - Trường hợp có bao bì tính giá riêng, chi phí vận chuyển, bốc dỡ doanh nghiệp thương mại chi hộ bên mua: Nợ TK 138(1388): Phải thu khác Có TK 153: Công cụ- dụng cụ(1532) Có TK 111,112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 141: Tạm ứng - Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền bao bì, chi phí vận chuyển bốc dỡ: Nợ TK 111,112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 138: Phải thu khác( 1388) 2.3 Phương pháp kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng. * Nếu bên bán có tham gia thanh toán: -Khi hàng về và chuyển thẳng đến cho bên mua kế toán ghi: Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán Có TK 111,112,331: Tổng giá thanh toán - Khi hàng chuyển bán thẳng được xác định là tiêu thụ( khi thu được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo có của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán) + Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 111,112,131: Tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng * Trường hợp bán hàng vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: - Nếu không tham gia thanh toán, kế toán chỉ theo dõi số hoa hồng được hưởng từ nghiệp vụ môi giới hàng cho nhà cung cấp, hoặc cho khách hàng. Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 - Nếu có phát sinh chi phí môi giới: Nợ TK 641 Có TK 111, 112, 141.. 2.4 Phương pháp hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá: Căn cứ vào hoá đơn bán hàng và giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng kế toán ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 113: Tiền đang chuyển Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng (5111) 2.5 Phương pháp hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phương thức bán hàng đại lý: - Khi xuất kho gửi bán đại lý kế toán ghi: Nợ TK 157 Có TK 156 - Trường hợp mua hàng gửi bán đại lý ghi: Nợ TK157 Có TK 111, 112, 331... - Khi hàng gửi đại lý được xác định là đã tiêu thụ: + Doanh thu hàng gửi bán đại lý: Nợ TK 111, 112, 131 Nợ TK 641: Hoa hồng cho bên nhận đại lý Nợ TK 138(8): Số tiền thuế nhờ nộp hộ (nếu có) Có TK 511: Doanh thu + Kết chuyển trị giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 157 IV. Đặc điểm hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ 1. Khái niệm và tài khoản hạch toán - Phương pháp kiểm kê định kỳ: là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hoá, vật tư đã xuất bán trong kỳ . - Để phản ánh tình hình tiêu thụ kế toán sử dụng tài khoản sau: + TK 611(6112)- Mua hàng: Được sử dụng để theo dõi giá trị hàng hoá mua vào bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn và các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 611(6112) Bên Nợ: - Trị giá hàng hóa còn lại đầu kỳ( tồn kho, tồn quầy, đang đi trên đường, đang gửi bán) - Trị giá hàng hoá phát sinh trong kỳ Bên Có: - Chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua - Trị giá hàng hoá tăng thêm trong kỳ - Trị giá hàng còn lại cuối kỳ( tồn kho, quầy, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi bán) - Trị giá thực tế hàng hoá tiêu thụ trong kỳ 2. Phương pháp hạch toán: - Đầu kỳ: + Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ: Nợ TK 6112 Có TK 156(1561) + Kết chuyển trị giá hàng đi đường đầu kỳ: Nợ TK 6112(61121) Có TK 151 + Kết chuyển trị giá mua hàng xuất kho gửi bán chưa xác định tiêu thụ đầu kỳ: Nợ TK 6112 Có TK 157 + Kết chuyển chi phí thu mua liên quan đến kỳ tồn kho và gửi bán chưa xác định tiêu thụ đầu kỳ: Nợ TK 6112 Có TK 1562 - Trong kỳ kế toán căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ mua hàng ghi: + Khi mua hàng: Nợ TK 611 Có TK 111, 112, 331... - Cuối kỳ, kiểm kê số lượng hàng hoá tồn kho thực tế, xác định giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ, trị giá hàng tiêu thụ. + Căn cứ vào kết quả xác định được cửa hàng hiện còn cuối kỳ để kết chuyển giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ sang TK 156(1561) Nợ TK 156(1561) Có TK 6112 + Kết chuyển giá trị hàng hoá gửi bán chưa xác định tiêu thụ cuối kỳ: Nợ TK 157 Có TK 6112 + Tính trị giá mua hàng hoá xuất bán đã xác định tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 632 Có Tk 6112 * Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức nhận hàng: Trong kỳ khi tiêu thụ hàng hoá kế toán chỉ phản ánh bút toán doanh thu bán hàng: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Bút toán kết chuyển trị giá vốn không được thực hiện đồng thời như phương pháp kê khai thường xuyên mà nó chỉ được phản ánh một lần vào cuối kỳ sau khi đã xác định tổng trị giá vốn của hàng đã bán: Nợ TK 632: Kết chuyển giá vốn Có TK 611(ghi một lần vào cuối kỳ) * Kế toán nghiệp vụ bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng: Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng gửi bán chưa tiêu thụ lúc đầu kỳ: Nợ TK 611 Có TK 157 Trong kỳ khi xuất kho hàng gửi bán kế toán không ghi sổ mà chỉ lưu bộ chứng từ vào tập hồ sơ riêng hàng gửi bán. Trong kỳ nếu hàng gửi bán đã xác định là tiêu thụ thì căn cứ vào bộ chứng từ kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Cuối kỳ: căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng trong kỳ chưa được xác định là tiêu thụ vào cuối kỳ kế toán kết chuyển sang TK 157: Nợ TK 157 Có TK 611 V. Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và kết quả tiêu thụ. 1. Hạch toán chi phí bán hàng a. Chi phí bán hàng: Là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí quảng cáo... * Tài khoản hạch toán: TK 641 “ Chi phí bán hàng” Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có: -Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng Kết chuyển chi phí bán hàng TK 641 cuối kỳ không có số dư. b. Hạch toán chi phí bán hàng: -Tính ra tiền lương và phụ cấp phải trả cho nhân viên: Nợ Tk 641(6411) Có TK 334 - Trích BHXH, KPCĐ và BHYT theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương phát sinh trong kỳ tính vào chi phí: Nợ TK 641(6411) Có Tk 338(3382, 3383, 3384) - Giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ cho bán hàng: Nợ TK 641(6412) Có TK 152 - Các chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá: Nợ TK 641(6413) Có TK 153: Xuất dùng với giá trị nhỏ - Trích khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng: Nợ TK 641(6414) Có TK 214 -Chi phí bảo hành thực tế phát sinh: Nợ TK 641(6415) Có TK 111, 112: Chi phí bằng tiền Có TK 152: Chi vật liệu sửa chữa Có TK 155: Chi sản phẩm đổi cho khách hàng Có TK 334, 338...Các chi phí khác - Giá trị dịch vụ mua ngoài liên quan đến bán hàng Nợ TK 641(6417): Trị giá dịch vụ mua ngoài Có TK 331: Tổng giá thanh toán - Chi phí theo dự toán tính vào chi phí bán hàng kỳ này: Nợ TK 641: Có TK 142(1421): Phân bổ dần chi phí trả trước Có TK 335: Trích trước chi phí phải trả theo kế hoạch - Các chi phí khác bằng tiền phát sinh trong kỳ: Nợ TK 641(6418) : Có TK liên quan(111, 112...): - Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 142(1422): Đưa vào chi phí chờ kết chuyển. Nợ TK 911: Trừ vào kết quả trong kỳ. Có TK 641: Hạch toán chi phí quản lý: a. Chi phí quản lý doanh nghiệp: là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. * Tài khoản hạch toán: TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” Bên Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: -Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 642 cuối kỳ không có số dư. b. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: - Tổng số tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642(6421) Có TK 334 - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương phát sinh: Nợ TK 642(6421) Có TK 338(3382, 3383, 3384) - Chi phí vật liệu dùng cho công tác quản lý: Nợ TK 642(6422) Có TK 152 - Giá trị công cụ nhỏ, dụng cụ, đồ dùng văn phòng: Nợ TK 642(6423) Có TK 153: Xuất dùng một lần với giá trị nhỏ - Trích khấu hao TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp: Nợ TK 642(6424) Có TK 214 - Các khoản thuế nhà, đất, thuế môn bài...phải nộp Nợ TK 642(6425) Có TK 333(3337,3338) - Số lệ phí giao thông, cầu, đường, phà, bến bãi... Nợ TK 642(6425) Có TK 333(3339): Số phải nộp Có TK 111, 112: Số đã nộp - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi tính vào chi phí Nợ TK 642(6425) Có TK 333(3339): Số phải nộp Có TK 111, 112: Số đã nộp - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi tính vào chi phí Nợ TK 642(6426) Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Chi phí dịch vụ mua ngoài Nợ TK 642(6427) Có TK 331: Phải trả người cung cấp - Trích trước các khoản phải trả tính vào chi phí kỳ này: Nợ TK 642(6421, 6423, 6427) Có TK 335 - Phân bổ dần các chi phí trả trước vào chi phí kỳ này: Nợ TK 642(6423, 6427, 6428) Có TK 142(1421) - Các khoản chi phí tiếp khách, hội nghị, công tác phí, phí đào tạo... Nợ TK 642(6428) Có TK liên quan(111, 112...) - Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả: Nợ TK 911: Trừ vào kết quả kinh doanh( DN có chu kỳ ngắn) Nợ TK 142(1422): Đưa vào chi phí chờ kết chuyển( DN có chu kỳ dài) Có TK 642. 3.Hạch toán kết quả tiêu thụ: Công việc này được thực hiện trên TK 911- Xác định kết quả. Đây là TK dùng để xác định toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp. - Phương pháp hạch toán quả tiêu thụ: + Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ: Nợ TK 511: Doanh thu thuần về tiêu thụ bên ngoài Nợ TK 512: Doanh thu thuần về tiêu thụ nội bộ Có TK 911: + Kết chuyển giá vốn sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ: Nợ TK 911 Có TK 632 + Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911 Có TK 641, 1422: Chi tiết chi phí bán hàng + Kết chuyển chi phí quản lý: Nợ TK 911 Có TK 642, 1422: Chi tiết CPQLDN + Kết chuyển kết quả tiêu thụ: Nếu lãi: Nợ TK 911 Có TK 421 Nếu lỗ: Nợ TK 421 Có TK 91 Phần thứ hai Thực trạng hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Công nghệ phẩm Hà tây. I. Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Công nghệ phẩm Hà tây đến hạch toán tiêu thụ và kết quả. 1. Lịch sử hình thành và phát triển. Công ty công nghệ phẩm Hà Tây thành lập năm 1959. Đến ngày 1/3/1993 được thành lập lại doanh nghiệp nhà nước theo nghị định 338 HĐBT mang tên Công ty Công nghệ phẩm Hà Tây. Công ty là loại hình bán buôn, bán lẻ hạch toán kinh tế độc lập trực thuộc sở thương mại Hà Tây. Công ty có những nhiệm vụ sau: Tổ chức công tác mua hàng từ các nguồn hàng khác nhau đảm bảo đủ lượng hàng cho các nghiệp vụ khác. Tổ chức bảo quản tốt hàng hoá đảm bảo cho lưu thông hàng hóa được thường xuyên liên tục và ổn định thị trường . Tổ chức bán buôn, bán lẻ hàng hoá cho các cơ sở thương nghiệp đơn vị sản xuất và chủ yếu phục vụ người tiêu dùng trên phạm vi toàn tỉnh. Tổ chức liên kết kinh tế, làm đại lý cho các cơ sở sản xuất kinh doanh và cá nhân. Làm nghĩa vụ kinh tế đối với nhà nước thông qua các chỉ tiêu giao nộp ngân sách hàng năm. Trong suốt thời gian từ năm 1959 đến năm 1989 việc mua bán hàng hoá của công ty đều theo cấp trên giao một cách chủ quan cứng nhắc, tách rời nhu cầu thực tế đó là : mua theo kế hoạch, bán theo tiêu chuẩn. Vì vậy nhiệm vụ chủ yếu của công ty là đảm bảo quản lý và phân phối hàng hoá. Từ năm 1989 theo quyết định 217- HĐBT công ty chuyển sang hạch toán kinh tế độc lập. Có thể nói đây là những năm đầy khó khăn đối với công ty do hậu quả nhiều năm hoạt động theo cơ chế bao cấp đồng thời phải tiếp cận ngay một thị trường thương nghiệp hết sức sôi động, sự cạch tranh diễn ra với đủ mọi hình thức với các thành phần kinh tế. Mặc dù gặp không ít khó khăn trong những năm chuyển đổi này, trước tình hình đó công ty Công ty Công nghệ phẩm Hà Tây đã mạnh dạn sáng tạo vận dụng ưu thế của cơ chế vào thị trường qua từng thời điểm để tháo gỡ khó khăn chuyển dần sang hạch toán kinh doanh độc lập, lấy hiệu quả làm mục tiêu cụ thể. Công ty Công nghệ phẩm Hà Tây kinh doanh rất nhiều mặt hàng thuộc các ngành hàng phục vụ và nhu cầu tiêu dùng của nhân dân như: - Ngành hàng thực phẩm công nghệ. - Ngành may mặc- vải sợi. - Ngành đồ dùng gia đình. Cơ chế thị trường là cơ chế cạnh tranh những thương nghiệp tư nhân còn nhiều cơ sở chốn lậu thuế kinh doanh hàng kém chất lượng, các doanh nghiệp nhà nước khác không có chức năng kinh doanh cũng tham gia kinh doanh làm cho thị trường phức tạp và cạnh tranh không cân sức. Trong khi đó cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty cũ kỹ lạc hậu. Những năm trước giá cả thị trường bất ổn định cũng làm cho thương nghiệp quốc doanh trong đó có Công ty Công nghệ thực phẩm Hà Tây gặp phải nhiều khó khăn. Trước hoàn cảnh đó để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, công ty mở rộng quan hệ với mọi thành phần kinh tế bao gồm: Các doanh nghiệp nhà nước, tư nhân, các cơ sở sản xuất gia công chế biến. Ngoài ra công ty còn nhận đại lý ký gửi hàng cho các đơn vị khác. Đối với hàng uỷ thác gửi bán xong công ty mới thanh toán tiền. Cuối kỳ số tồn kho lớn, nhưng do nhận bán uỷ thác là chủ yếu nên vốn không bị ứ đọng. Công ty đã không ngừng nghiên cứu thị trường, đẩy mạnh bán ra, giảm chi phí kinh doanh, liên doanh liên kết với đơn vị kinh tế khác. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh. 2.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty: - Công ty Công nghệ phẩm Hà Tây là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Sở thương mại Hà Tây. Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty có chức năng: Quản lý vật tư, hàng hoá, tiền vốn, tổ chức chỉ đạo thu mua, khai thác phát huy vai trò chỉ đạo của thương nghiệp quốc doanh. - Bộ máy quản lý của Công ty có nhiệm vụ chủ yếu sau: + Sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn do Sở thương mại Hà Tây giao. Nhận và sử dụng có hiệu quả tài nguyên đất đai và các nguồn lực khác được giao. + Chịu trách nhiệm trước Nhà nước, Sở thương mại Hà Tây và cấp trên về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Chịu trách nhiệm trước khách hàng về sản phẩm và dịch vụ do Công ty cung cấp +Xây dựng kế hoạch chiến lược phát triển kinh doanh phù hợp với yêu cầu của cấp trên, nhu cầu của thị trường. + Đổi mới hiện đại hoá công nghệ và phương thức quản lý. + Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động. + Quản lý và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện đúng quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty. + Thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp Ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật. 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty: Bộ máy của công ty luôn được ban lãnh đạo quan tâm xây dựng củng cố đổi mới và từng bước hoàn thiện cho phù hợp với đặc điểm quản lý và hạch toán kinh doanh của công ty nhằm khai thác có hiệu quả mọi tiềm năng và thế mạnh của mình. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức như sau: * Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm về hoạt động của công ty trước cơ quan quản lý cấp trên, có quyền quyết định cao nhất trong việc đề ra chính sách phương thức quản lý và sử dụng các nguồn vốn. Có quyền ra quyết định trực tiếp chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban có liên quan trong công ty. * Phòng kế toán tài vụ: Theo dõi thường xuyên liên tục về sự biến động về tài sản và nguồn vốn bằng hệ thống sổ sách theo chế độ hiện hành, lập kế hoạch tài chính, báo cáo kế toán, kiểm tra thực hiện quy chế quản lýtài chính của công ty. Theo dõi chặt chẽ quá trình bán hàng và xác định chính xác lợi nhuận của công ty trong quá trình kinh doanh. Ngoài ra phòng kế toán còn cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định và chịu trách nhiệm về độ tin cậy, tính chính xác về các thông tin đó. * Phòng kinh doanh: Thực hiện chức năng tổ chức nguồn hàng, nghiên cứu thị trường, giá cả, chỉ đạo các khâu nghiệp vụ về kinh doanh hàng hoá, đề xuất phương hướng kinh doanh và thiết lập mạng lưới kinh doanh. * Phòng tổ chức hành chính: Làm công tác tham mưu cho giám đốc về việc tổ chức cán bộ, quản lý lao động tiền lương, văn thư hành chính, tiếp tân hàng ngày, tổ chức các phong trào thi đua, đề ra chính sách khen thưởng, kỷ luật...đối với người lao động. Sơ đồ tổ chức bộ máy kinh doanh của công ty : Giám đốc Phòng KTTV Phòng TCHC Phòng NVKD Các cửa hàng trực thuộc II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Công nghệ phẩm Hà tây. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. - Nhiệm vụ của bộ máy kế toán: Do sự phân cấp hạch toán gồm Công ty và các cửa hàng trực thuộc hạch toán kế toán mà công ty áp dụng là hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán. Phòng kế toán của công ty thực hiện các phần hàng công việc kế toán phát sinh ở công ty và công tác tài chính của công ty, hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán phụ thuộc, thu nhận và kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị phụ thuộc gửi lên cùng với báo cáo kế toán các phần hành công việc kế toán ở công ty để lập báo cáo tổng hợp toàn công ty. Kế toán ở các cửa hàng thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị mình; tổ chức thu thập, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán ở đơnvị mình để lập báo cáo kế toán định kỳ gửi về phòng kế toán công ty. Từng đơn vị trực thuộc phải căn cứ vào khối lượng công việc kế toán ở đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán ở đơn vị cho thích hợp - Chức năng của từng bộ phận: * Kế toán trưởng hướng dẫn và kiểm tra về mặt nghiệp vụ đối với các cửa hàng và đơn vị trực thuộc. Đồng thời kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp về mặt chuyên môn và nghiệp vụ kế toán ở khối văn phòng công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về tính trung thực của số liệu tài liệu kế toán và thay mặt cho ban giám đốc quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản, nguồn vốn của công ty, báo cáo thông tin lên ban giám đốc và cơ quan có thẩm quyền. Ngoài ra kế toán trưởng còn phụ trách điều hành kế toán tài sản cố định của công ty. Giúp việc cho kế toán trưởng là kế toán tổng hợp thu nhận kiểm tra báo cáo kế toán của đơn vị trực thuộc gửi lên để lập báo cáo kế toán tổng hợp toàn công ty. Chịu sự điều hành trực tiếp của kể toán trưởng và kế toán tổng hợp là kế toán thanh toán, kế toán ngân hàng, kế toán chi phí, kế toán quỹ và kế toán hàng hoá. * Kế toán thanh toán: Theo dõi toàn bộ tình hình thanh toán của công ty và khách hàng trong kỳ. Tuy nhiên, một phần công việc thanh toán qua ngân hàng đã do kế toán ngân hàng đảm nhiệm nên chỉ theo dõi tình hình thanh toán bằng tiền mặt và công nợ của khách hàng. * Kế toán ngân hàng: Theo dõi đối chiếu số dư với ngân hàng, các khoản tiền gửi, tiền vay ở ngân hàng, theo dõi việc trích lập và sử dụng các quỹ của công ty. * Kế toán chi phí: Theo dõi bộ phận chi phí lưu thông, chi phí quản lý của công ty và các chi phí khác phát sinh. * Kế toán quỹ: Có nhiệm vụ thường xuyên kiểm tra quỹ để đảm bảo sự phù hợp giữa tiền mặt và tồn quỹ với số dư trên sổ quỹ. * Kế toán hàng hoá: Theo dõi vấn đề tiêu thụ hàng hoá ở các phòng kinh doanh sao cho tiền và hàng vận động khớp nhau, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn... theo dõi hàng hoá nhập xuất kho công ty, xác định doanh số, giá vốn, thuế, theo dõi công nợ nội bộ. Còn ở các đơn vị kế toán trực thuộc, các bộ phận kế toán cũng thực hiện chức năng, nhiệm vụ như các bộ phận kế toán tương ứng ở phòng kế toán công ty, nhưng chỉ khác là chỉ phản ánh hoạt động kinh tế phát sinh ở đơn vị trực thuộc. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng (Kiêm kế toán TSCĐ) Kế toán tổng hợp Kế toán chi phí Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán Kế toán hàng hoá Kế toán quỹ Kế toán các đơn vị trực thuộc 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán . Công ty Công nghệ phẩm Hà tây áp dụng hình thức “ Nhật ký- chứng từ”. Trình tự ghi sổ kế toán bán hàng theo hình thức Nhật ký- Chứng từ tại công ty Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ số 8 Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ khác có liên quan Sổ chi tiết doanh thu, TTNS... Bảng kê số 8, 10, 11 Sổ cái TK 632, 511, 156, 157,111... Báo cáo tài chính III. Hạch toán tổng hợp tiêu thụ tại Công ty Công nghệ phẩm Hà tây. 1. Các phương thức bán hàng của Công ty: Công ty Công nghệ phẩm Hà Tây với chức năng là lưu thông hàng hóa nhằm phục vụ nhu cầu tiêu dùng của nhân dân. Vì vậy nghiệp vụ bán hàng là nghiệp vụ chủ yếu đem lại lợi nhuận cho công ty nên công ty rất chú trọng đến việc đưa hàng hoá tới tận tay người tiêu dùng với chi phí thấp và lợi nhuận cao. ở Công ty Công nghệ phẩm Hà Tây việc bán hàng hóa được thực hiện chủ yếu là hình thức bán buôn. Cụ thể là: - Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp - Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng. Ngoài ra ở các đơn vị trực thuộc công ty chủ yếu là tổ chức bán lẻ. Tuỳ thuộc vào mức độ tín nhiệm trong quan hệ mua bán, sự thoả thuận giữa hai bên và khả năng thanh toán của khách hàng mà việc thanh toán có thể là thanh toán ngay hoặc thanh toán trả chậm, có thế bằng chuyển tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ngân phiếu, séc chuyển khoản... 2. Trình tự hạch toán. 2.1 Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp. Đây là phương thức bán buôn chủ yếu của Công ty: Trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết với khách hàng, phòng kinh doanh lập Phiếu xuất kho(Biếu 3), viết Hoá đơn (GTGT)(Biểu 1): Hoá đơn(GTGT). Phiếu xuất kho sau khi đã có đầy đủ các chữ ký, đóng dấu được giao cho khách hàng mang xuống kho nhận hàng.Thủ kho kiểm tra nếu thấy có đầy đủ các yếu tố hợp lệ sẽ xuất hàng cho người mua. BT1: Phản ánh doanh thu. Nợ TK 111: Nếu thanh toán bằng tiền mặt. Nợ TK 112: Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Có TK 511(5111): Doanh thu ghi trên hoá đơn. Có TK 333(3331):Thuế GTGT đầu ra. Nếu khách hàng chấp nhận nợ, kê toán ghi: Nợ TK 131: Tổng số tiền ghi trên hoá đơn. Có TK 511(5111):Doanh thu ghi trên hoá đơn. Có TK 333(3331): Thuế GTGT đầu ra. Khi khách hàng thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112... Có TK 131: Ghi giảm công nợ cho khách hàng. BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: Trị giá mua thực tế của hàng xuất bán. Có TK 156 Cụ thể: Căn cứ vào- Hoá đơn (GTGT) số 78058 ngày 8/01/2002 Công ty bán qua kho cho Công ty CNP Hoà Bình thanh toán sau 15 ngày. Kế toán hạch toán như sau: BT1: Khi phản ánh doanh thu tiêu thụ hàng hoá, kế toán ghi: Nợ TK 131: 231.650.000 Có TK 511(5111): 211.500.000 Có TK 333(3331): 21.150.000 Phản ánh doanh thu bán hàng kế toán ghi vào Sổ chi tiết TK 3331( Biểu 8), Sổ chi tiết thanh toán khách hàng ( Biểu 9), Sổ chi tiết doanh thu TK 511( Biểu 11). Công ty CNP Hoà Bình thanh toán tiền hàng , căn cứ vào phiếu thu số 8421 ngày 13/1/2002, kế toán ghi giảm công nợ cho khách hàng. Nợ TK 111: 232.650.000 Có TK 131: 232.650.000 Kế toán viên ghi vào Bảng kê số 1( Biểu 5) BT2: Đồng thời kết chuyển trị giá vốn căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 632: 219.700.000 Có TK 156: 219.700.000 Trong đó giá thực tế xuất kho của quạt cây Vinamin: 340.000đ/chiếc và quạt trần Vinamin: 330.000đ/ chiếc. Đối với mỗi mặt hàng bán ra, công ty đều xác định giá vốn hàng bán theo phương pháp Nhập trước- xuất trước. Sau khi xác định giá vốn của hàng bán kế toán vào Bảng kê số 8(Biểu 6) Phương thức bán hàng này có các chứng từ sử dụng cho việc hạnh toán taị Công ty bao gồm: Biểu 1: Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá đơn giá trị gia tưng sử dụng theo mẫu do Bộ Tài Chính ban hành được lập thành 3 liên - Liên 1: Được lưu tại quyển hoá đơn - Liên 2: Giao cho khách hàng. - Liên 3: Dùng để luân chuyển chứng từ trong nội bộ công ty và là cơ sở để ghi sổ doanh thu. Trên hoá đơn GTGT ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế giá trị gia tăng, tổng giá thanh toán. Hoá đơn(GTGT) Mẫu số 01GTGT-3LL Liên 1: Lưu DM/01-B Ngày 8 tháng 1 năm 2002 N0 0078058 Đơn vị bán hàng: Công nghệ phẩm Hà tây. Địa chỉ:12 Trần phú-Hà đông: Số tài khoản:710A- 00049 Điện thoại: 034.824236 Mã số: 0100108529-1 Họ tên người mua: Chí Minh. Đơn vị: Công ty Công nghệ phẩm Hoà Bình. Địa chỉ:Hoà Bình. Hình thức thanh toán: sau 15 ngày Mã số: 0400394366 Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Quạt trần VinaMin C 600 350.000 105.000.000 2 Quạt cây VinaMin C 450 355.000 106.500.000 Cộng tiền hàng 211.500.000 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 21.150.000 Tổng cộng tiền thanh toán 232.650.000 Số tiền viết bằng chữ:(Hai trăm ba hai triệu sáu trăm năm mươi nghìn đồng ) Người mua hàng (Ký ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) Biểu 2: Phiếu thu Khi khách hàng nhận hàng và thanh toán tiền hàng ngay bằng tiền mặt, ngân phiếu thì chứng từ hạch toán ban đầu là phiếu thu. Phiếu thu do kế toán thanh toán lập và được lập thành 3 liên. Sau đó chuyển cho thủ qũy làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ đối chiếu số tiền thu thực tế với số tiền ghi trên phiếu trước khi ký tên. - 1 liên lưu tại quyển phiếu thu của công ty. - 1 liên giao cho khách hàng. - 1 liên giao cho thủ quỹ. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Đơn vị: Công ty công nghệ phẩm hà tây Địa chỉ: 12 Trần Phú- Hà Đông Mã số thuế: 0100108529-1 Điện thoại: 034.824236 Mẫu số 01-TT Ban hành theo quyết định Số 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của BTC Phiếu thu Số CT 8421 Ngày 23 tháng 01 năm 2002 TK Nợ 111 Tk Có 131 Người nộp tiền: Công ty Công nghệ phẩm Hoà Bình. Địa chỉ : 216-Lê Duẩn- Hoà Bình Lý do : Thanh toán tiền hàng. Số tiền : 232.650.000 đồng. Bằng chữ : Hai trăm ba mươi hai triệu sáu trăm năm mươi nghìn đồng. Kèm theo:............. Chứng từ gốc:...................................................................................................... Đã nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ): Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngày .... tháng..... năm..... Người nộp tiền Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 3: Phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho dùng để theo dõi số lượng hàng hoá xuất kho bán cho các đơn vị khác. Ngoài ra phiếu xuất kho còn dùng để theo dõi số lượng công cụ, dụng cụ, bao bì xuất kho làm căn cứ để hạch toán chi phí. Đơn vị: Công ty Công nghệ phẩm Hà Tây Địa chỉ: 12 Trần Phú- Hà Đông Mẫu số 02-VT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01 tháng 11 năm 1995 của BTC Phiếu xuất kho Ngày 8 tháng 01 năm 2001 Số: 9a Họ tên người nhận hàng: Công ty CNP Hoà Bình Địa chỉ: Hoà Bình Lý do xuất kho: Bán cho khách Xuất tại kho: Hữu STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất VT MS Đv tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Quạt trần Vinamin Cái 300 300 350.000 105.000.000 2 Quạt cây Vinamin Cái 300 300 355.000 106.500.000 Cộng 232.650.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai ba mươi hai triệu sáu trăm năm mươi nghìn đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2 Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng. Kế toán công ty không sử dụng tài khoản 157 mà phản ánh luôn nghiệp vụ bán hàng và ghi như kế toán nghiệp vụ bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp. BT 1: Phản ánh doanh thu. Nợ TK 111, 112: Thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc TGNH Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán của hàng bán được người mua chấp nhận nợ. Có TK 511( 5111): Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Có TK 333(3331): Thuế GTGT phải nộp. BT 2: Phản ánh giá mua thực tế của hàng gửi bán. Nợ TK 632: Tập hợp trị giá mua thực tế của hàng bán. Có TK 156: Hàng hoá . Cụ thể: Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 78072 ngày 23/01 Công ty bán cho Cửa hàng CNP Sơn La: 1000 bao thuốc lá Vinataba với đơn giá bán chưa thuế là 5800đ/ bao và 5000 bao thuốc lá du lịch với đơn giá chưa thuế là 1600 đ/bao. Thuế suất thuế GTGT là 5%, giá vốn là 5700đ/bao vinataba và 1500đ/bao du lịch BT 1 :Khi phản ánh doanh thu tiêu thụ hàng hoá, kế toán ghi: Nợ TK 131: 13.800.000 Có TK 511(5111): 13.110.000 Có TK 333(3331): 690.000 Phản ánh doanh thu bán hàng kế toán ghi vào Sổ chi tiết TK 3331(Biểu 8 ), Sổ chi tiết thanh toán khách hàng( Biểu 9), Sổ chi tiết doanh thu TK 511( Biểu 11). BT 2: Đồng thời kết chuyển trị giá vốn căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 632: 13.200.000 Có TK 156: 13.200.000 Sau đó kế toán ghi vào Bảng kê số 8(Biểu 6) 2.3 Bán buôn cho các đơn vị trực thuộc. Kế toán công ty không sử dụng TK 521 để phán ánh doanh thu nội bộ mà hạch toán chung vào TK 511 như các đơn vị mua ngoài khác. Công ty coi các đơn vị trực thuộc như một khách hàng của mình. Khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán định khoản như sau: BT 1: Khi phản ánh doanh thu tiêu thụ nội bộ, kế toán ghi: Nợ TK 136, 111, 112: Tổng giá thanh toán. Có TK 511(5111): Giá bán chưa thuế. Có TK 333(331): Thuế GTGT đầu ra. BT 2: Đồng thời phản ánh trị giá vốn hàng bán nội bộ, kế toán ghi: Nợ TK 632: Tập hợp trị giá mua thực tế của hàng bán. Có TK 156: Trị giá mua thực tế của hàng bán được chấp nhận. Cụ thể: Căn cứ vào Hoá đơn(GTGT) số 78054 ngày 2/01 Công ty bán cho cửa hàng CNP số 1 Quang Trung 1000 tập giấy viết. Đơn giá chưa có thuế GTGT là 1100đ/ tập, thuế suất thuế GTGT là 10% với giá vốn là 980đ/tập. Kế toán định khoản như sau: BT 1: Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 136: 1.100.000 Có TK 511(5111): 990.000 Có TK 333(3331): 110.000 Phản ánh doanh thu bán hàng kế toán ghi vào Sổ chi tiết TK 3331( Biểu 8, Sổ chi tiết thanh toán với đơn vị nội bộ (Biểu 10), Sổ chi tiết doanh thu( Biểu 11). BT 2: Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nôi bộ, kế toán kết chuyển trị giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 980.000 Có TK 156: 980.000 Sau đó, kế toán viên ghi vào Bảng kê số 8 Trong phương thức bán hàng này các chứng từ sử dụng cho việc hạch toán bao gồm: - Hoá đơn GTGT - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Biểu 4: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu này dùng để theo dõi số lượng vật tư, hàng hoá di chuyển từ kho này đến kho trong nội bộ đơn vị, là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi rõ chi tiết, làm chứng tử vận chuyển trên đường. Thủ kho nhập( thường là cửa hàng trưởng, tổ trưởng quầy hàng) nhận hàng và ghi số thực nhập. Thủ kho nhập giữ lại liên 2 còn liên 1 chuyển cho thủ kho xuất để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi vào sổ kế toán. Đơn vị: Công ty Công nghệ phẩm Hà Tây Địa chỉ: Hà Đông Mẫu số:03- VT Ban hành theo QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT của BTC AM/99- B Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 2 tháng 1 năm 2002 (Liên 2: dùng để vận chuyển hàng) Số 1a Căn cứ lệnh điều động số 32 ___________________ ngày 02 tháng 01 năm 2002 Của Công ty Công nghệ phẩm Hà Tây- Về việc : Họ tên người vận chuyển: Nguyễn Mạnh Hùng- Xe-5835 Xuất tại kho: Hữu Nhập tại kho: Cửa hàng CNP Hà Đông. STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất VT Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Giấy viết Tập 1000 1000 980 980.000 Cộng 980.000 Cộng thành tiền(bằng chữ): Chín trăm tám mươi nghìn đồng Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3. Hệ thống sổ kế toán công ty sử dụng cho công tác nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá bao gồm hai loại: - Sổ kế toán tổng hợp. - Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Bên cạnh những sổ mở theo mẫu quy định chung của Bộ Tài Chính, cán bộ kế toán trong công ty còn tự thiết kế một số mẫu sổ phục vụ cho công tác hạch toán trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty đòi hỏi. Kết luận Chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, kinh doanh trong một môi trường mới, các doanh nghiệp không thể tránh khỏi những bỡ ngỡ đôI khi là sự không thích ứng được. Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý kinh tế, quyết định tới sự sống còn của mỗi đơn vị kinh doanh thương mại Vì vậy đòi hỏi mỗi doanh nghiệp đều phải quan tâm chú trọng. Trước những biến động lớn về kinh tế, xã hội của đất nước, công ty Công nghệ phẩm Hà tây đã biết rõ được tầm quan trọng của công tác này và ngày càng chú trọng đến nó hơn, công ty đã đổi mới cách nghĩ, cách làm để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của công ty. Qua nghiên cứu kết hợp với những lý luận và thực tế em nhận thấy công tác tổ chức bộ máy kế toán nói chung, công tác tổ chức kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ nói riêng vừa mang tính lý luận, tính thực tiễn. Nếu làm tốt công tác này nó sẽ trở thành công cụ sắc bén giúp cho Ban lãnh đạo Công ty kịp thời nắm bắt được các thông tin cần thiết để điều hành kinh doanh có hiệu quả nhất. TàI liệu tham khảo. - Hệ thống kế toán doanh nghiệp- vụ chế độ kế toán. - Lý thuyết và thực kế toán tài chính. Chủ biên tiến sĩ Nguyễn Văn Công-Nhà xuất bản tài chính - Giáo trình thương mại doanh nghiệp Chủ biên PGS,PTS Đặng Đình Đào Nhà xuất bản thống kê - Hệ thống kế toán doanh nghiệp- nhà xuất bản tài chính.