Đề tài Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty cơ khí Hà Nội

phẩm giá trị vừa và nhỏ, Công ty sản xuất hàng loạt nhưng bị khách hàng từ chối do không đúng chủng loại, hàng kém phẩm chất. Khi đó căn cứ vào biên bản nghiệm thu chất lượng sản phẩm do khách hàng lập và hoá đơn giá trị gia tăng mà Công ty lập cho khối lượng thành phẩm bán cho khách hàng để lập phiếu nhập kho, làm căn cứ cho thủ kho nhập kho thành phẩm bị trả lại, đồng thời kế toán tiêu thụ hạch toán doanh thu và giá vốn của hàng bán bị trả lại. Công ty có hai hình thức thanh toán cho khách hàng là trả lại bằng tiền mặt hoặc trừ vào số nợ còn phải thu của khách hàng. Tuy nhiên trong nhiều năm trở lại đây, tại Công ty cơ khí Hà Nội không xảy ra trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại. Do đó mục hàng bán bị trả lại ghi trên báo cáo tiêu thụ tổng quát phản ánh số hàng bán bị trả lại từ nhiều kỳ trước đã nhập kho. Việc phản ánh mục này trên báo cáo tiêu thụ tổng quát là để thuận tiện cho việc theo dõi của kế toán và phục vụ cho công tác quản lý trong việc giám đốc tình hình tiêu thụ. 2. Hạch toán giá vốn hàng bán Tại Công ty Cơ khí Hà Nội, kế toán tiêu thụ thành phẩm không theo dõi, ghi chép chi tiết giá vốn hàng bán của từng hoá đơn GTGT do cuối tháng mới tính ra được trị giá vốn của thành phẩm xuất bán trong tháng cho từng loại sản phẩm trên Bảng kê chi tiết tiêu thụ. Căn cứ vào giá thành sản xuất thực tế( giá thành công xưởng thực tế) của thành phẩm nhập kho trên sổ thương phẩm do kế toán giá thành tính và chuyển sang, kế toán tiêu thụ xác định được giá thành thực tế của từng loại thành phẩm nhập kho trong kỳ, việc xác định giá vốn của thành phẩm xuất bán trong kỳ căn cứ vào bảng kê chi tiết tiêu thụ tháng trước cột tồn cuối tháng và số thương phẩm, theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, công thức tính như sau: Tổng giá thnàh thực tế thành phẩm nhập kho trong tháng Trị giá thành phẩm tồn đầu tháng Giá đơn vị thành phẩm xuất kho trong tháng + Số lượng thành phẩm nhập kho trong tháng Số lượng thành phẩm tồn đầu tháng = + Số lượng thành phẩm xuất kho trong tháng Giá đơn vị thành phẩm xuất kho trong tháng Giá thực tế thành phẩm xuất trong tháng(trị giá vốn thành phẩm xuất kho trong tháng) = x Trên cột Giá vốn (xuất trong kỳ) của Bảng kê chi tiết tiêu thụ, kế toán tổng cộng giá vốn hàng bán cho từng hạng mục sản phẩm tương ứng để vào Báo cáo tiêu thụ tổng quát và tính ra tổng giá vốn hàng bán trong tháng. Dựa trên “Báo cáo tiêu thụ tổng quát tháng 10”, kế toán định khoản phản ánh giá vốn hàng bán như sau: Phản ánh trị giá vốn của thành phẩm xuất kho tiêu thụ theo phương thức trực tiếp: Nợ TK 632: 5.356.114.791 Có TK155: 5.356.114.791 Phản ánh trị giá vốn thành phẩm gửi đại lý tiêu thụ được trong tháng: Nợ TK 632: 261.032.992 Có TK157: 261.032.992 Đây là căn cứ để kế toán vào Nhật ký chứng từ số 8, Sổ cái tài khoản 632, 155, 157, 911 và các tài khoản khác có liên quan. Bảng kê chi tiết tiêu thụ Tháng 10/2001 báo cáo tiêu thụ tổng quát Tháng 10/2001 3. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Là một Công ty quy mô tương đối lớn, sản phẩm sản xuát nhiều chủng loại nên vấn đề quản lý doanh nghiệp và tiêu thụ sản phẩm tương đối phức tạp và đòi hỏi chi phí cao từ đó ảnh hưởng không ít tới kết quả sản xuất kinh doanh. Do đó mà việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp rất được coi trọng. Trong quá trình hạch toán, kế toán sử dụng hai tài khoản: TK 641: Chi phí bán hàng, được chi tiết theo nội dung chi phí, gồm 8 tiểu khoản: + 6411: Chi phí nhân viên. + 6415: Chi phí bảo hành + 6412: Chi phí vật liệu, bao bì. + 6416: Chi phí hoa hồng đại lý. + 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng. + 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. + 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định + 6418: Chi phí bằng tiền khác. - TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp được chi tiết theo nội dung chi phí, gồm 7 tiểu khoản: + 6421: Chi phí nhân viên quản lý. + 6425: Thuế, phí và lệ phí. + 6422: Chi phí vật liệu quản lý. + 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. + 6323: Chi phí đồ dùng văn phòng. + 6428: Chi phí bằng tiền khác. + 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ. Việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty do kế toán tiêu thụ đảm nhiệm. Cuối tháng, căn cứ vào chứng từ gốc và sổ sách do bộ phận kế toán khác chuyển sang như Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, Bảng phân bổ lương, Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, nhật ký chứng từ số 1,2.. kế toán tập hợp các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng để hạch toán vào bảng kê số 5, ghi rõ từng khoản mục tương ứng phát sinh với từng loại chi phí. Bảng kê số 5 là bảng tổng hợp theo dõi cả hai TK 641 và 642 theo các nghiệp vụ phát sinh trong tháng và được lập cho từng tháng. Đối với các khoản ghi giảm chi phí trong kỳ, kế toán tập hợp số liệu trên các NKCT có liên quan như NKCT số 1, NKCT số 2,.. sau đó hạch toán ghi giảm chi phí phản ánh trên Bảng kê số 5 (ghi số âm). Dòng tổng cộng Nợ TK 641, 642 trên Bảng kê số 5 là căn cứ để ghi bút toán kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý trừ vào kết quả sản xuất kinh doanh trong tháng trên NKCT số 8 (ghi Nợ TK 911, ghi Có TK 641, 642). Công ty Cơ khí Hà Nội hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chung cho tất cả các mặt hàng trong từng tháng để trừ vào kết quả sản xuất kinh doanh chung của toàn Công ty trong tháng mà không phân bổ cho từng loại sản phẩm. Trên bảng kê số 5 chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tháng 10 của công ty Cơ khí Hà nội được hạch toán như sau: Nợ TK 641: 21.278.989 Có TK 111: 1.287.998 Có TK 112: 612.002 Có TK 154: 4.080.420 Có TK 214: 2.561.600 Có TK 334: 10.703.335 Có TK 338: 2.033.634 Chi phí quản lý doanh nghiệp tháng 10 của công ty Cơ khí Hà nội được xác định như sau: Nợ TK 642: 297.434.322 Có TK 111: 4.686.420 Có TK 112: 834.658 Có TK 152 : 310.590 Có TK 153: 4.704.544 Có TK 214: 12.678.933 Có TK 331: 1.491.360 Có TK 334: 229.183.039 Có TK 338: 43.544.778 Đây chính là căn cứ để hạch toán vào nhật ký chứng từ số 8 và Sổ Cái tài khoản 641,642,.. Bảng kê số 5 Tháng 10/2001 TK ghi Có TK Ghi nợ 152 153 154VT 214 334 338 331 Các TK phản ánh ở các NKCT khác Cộng CP thực tế trong tháng NKCT số 1 NKCT số 2 6411 10.703.335 2.033.634 12.736.969 6414 2.561.600 2.561.600 6415 4.080.420 4.080.420 6416 612.002 612.002 6418 1.287.998 1.287.998 641 21.278.989 6421 229.183.039 43.544.778 272.727.817 6422 310.590 310.590 6423 4.704.544 4.704.544 6424 12.678.933 12.678.933 6427 4.039.420 834.658 4.874.078 6428 1.491.360 647.000 2.138.360 642 297.434.322 4. Xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm Để xác định kết quả kinh doanh của Công ty, kế toán sử dụng TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Do chủng loại thành phẩm của đa dạng nên việc xác định kết quả tiêu thụ tính chung cho tất cả các sản phẩm. Cuối tháng sau khi đã xác định được doanh thu, giá vốn hàng bán và những chi phí liên quan tới việc tiêu thụ thành phẩm, kế toán xác định kết quả tiêu thụ theo công thức: Kết quả tiêu thụ thành phẩm = Doanh thu bán hàng thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Việc hạch toán kết quả tiêu thụ được thực hiện trên Nhật ký chứng từ số 8 để tính lãi, lỗ trong tháng. Kế toán sử dụng TK 4212 để hạch toán lãi lỗ tiêu thụ trong tháng. Căn cứ vào Báo cáo tiêu thụ tổng quát, bảng kê số 5 kinh tế xác định và hạch toán kết quả tiêu thụ trong tháng 10 năm 2001 của Công ty như sau: Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511: 6.377.081.365 Có TK 911: 6.377.081.365 - Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911: 5.617.147.783 Có TK 632: 5.617.147.783 - Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911: 21.278.989 Có TK 641: 21.278.989 - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911: 297.434.322 Có TK 642: 297.434.322 - Lãi từ hoạt động tiêu thụ thành phẩm: Nợ TK 911: 441.220.271 Có TK 4212: 441.220.271 Cuối tháng, kế toán khoá sổ Nhật ký chứng từ số 8, xác định tổng số phát sinh bên Có đối ứng với tổng số phát sinh bên Nợ các tài khoản liên quan để ghi vào Sổ Cái. Nhật ký chứng từ số 8 Tháng 10/2001 Sổ Cái của Công ty do kế toán tổng hợp ghi theo mẫu quy định cho hình thức sổ Nhật ký chứng từ và được mở cho cả năm. Mỗi tờ sổ mở cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng của tài khoản đó, Số phát sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên Sổ Cái theo tổng số lấy từ nhật ký chứng từ liên quan. Sổ Cái TK 511 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 .... Tháng 10 ..... Cộng TK 911 6.377.081.365 Cộng SPS Nợ 6.377.081.365 Cộng SPS Có 6.377.081.365 Số dư cuối tháng Nợ Có 0 Sổ Cái TK 632 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 .... Tháng 10 ..... Cộng TK 155 5.356.114.791 TK 157 261.032.992 Cộng SPS Nợ 5.617.147.783 Cộng SPS Có 5.617.147.783 Số dư cuối tháng Nợ Có 0 Sổ Cái TK 911 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 .... Tháng 10 ..... Cộng TK 511 6.377.081.365 TK 721 189.622.186 TK 711 765.251 Cộng SPS Nợ 6.567.468.802 Cộng SPS Có 6.567.468.802 Số dư cuối tháng Nợ Có 0 Sổ Cái TK 641 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 .... Tháng 10 ..... Cộng TK 111 1.287.989 TK 112 612.002 TK 154 4.080.420 TK 214 2.516.600 TK 334 10.703.335 TK 338 2.033.634 Cộng SPS Nợ 21.278.989 Cộng SPS Có 21.278.989 Số dư cuối tháng Nợ Có 0 5. Hạch toán thuế GTGT Theo quyết định của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc áp dụng thuế GTGT đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, kế toán tiêu thụ thành phẩm đồng thời là người tiến hành hạch toán thuế GTGT đầu ra. Cơ sở để hạch toán thuế GTGT là các hoá đơn GTGT. Căn cứ vào các Hoá đơn GTGT cứ khoảng 3-5 ngày kế toán tiến hành vào Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra. Kết cấu của bảng này gồm các cột chứng từ, tên khách hàng, doanh số bán ra chưa có thuế, thuế GTGT và tổng doanh thu. Cuối tháng từ các Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra này, kế toán lập Bảng tổng hợp hoá đơn hàng hoá bán ra, mỗi dòng trên bảng Tổng hợp này được lấy từ số tổng cộng của các Bảng kê hoá đơn hàng hoá bán ra. Đối với các loại hàng hoá mua vào, kế toán cũng lập các Bảng kê hoá đơn hàng hoá mua vào và Bảng Tổng hợp hoá đơn hàng hoá mua vào. Căn cứ vào bảng tổng hợp hoá đơn hàng hoá bán ra, bảng tổng hợp hoá đơn hàng hoá mua vào kế toán lập tờ khai thuế giá trị gia tăng để làm cơ sở nộp thuế GTGT cho cơ quan thuế. Để hạch toán thuế GTGT đầu ra, kế toán sử dụng TK 3331, còn hạch toán thuế GTGT đầu vào, kế toán sử dụng TK 1331. Bù trừ số thuế từ hai tài khoản này ra số thuế GTGT còn phải nộp hoặc số thuế GTGT còn được khấu trừ. Tổng hợp hoá đơn hàng hoá bán ra (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) Tháng 10 năm 2001 Mã số thuế: 01 00100174-1 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Cơ khí Hà Nội Địa chỉ: 24 Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội TT Tên khách hàng Trọng lượng Doanh số bán (chưa có thuế) Thuế VAT Cộng 1 Tờ số 1 - Cửa hàng số 1 22.474.779 1.123.521 23.598.300 2 Tờ số 2 - Công ty 4.392.039.334 220.978.480 4.613.017.814 3 Tờ số 3 - Đại lý cán sản xuất 192.334,0 756.734.400 37.836.200 794.570.600 4 Tờ số 4 - Đại lý xưởng cán kinh doanh 249.433,0 979.451.937 48.972.173 1.028.424.110 5 Tờ số 5 - Xí nghiệp vật liệu xây dựng số 5 28.615,0 111.734.800 5.586.700 117.321.500 6 Tờ số 6 - Xí nghiệp cơ khí Việt Anh 7.411,0 28.938.200 1.446.900 30.385.100 8 Tờ số 7 - Nhà máy quy chế Từ Sơn 13.005,0 51.400.800 2.570.000 53.970.800 9 Tờ số 8 - XNSX và cung ứng vật tư Hà nội 23.475,0 95.598.400 4.779.900 100.378.300 ............................... Tổng cộng 6.377.081.365 390.879.295 6.767.960.660 Ngày 5 tháng 11 năm 2001 Lập biểu Kế toán trưởng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc tờ khai thuế giá trị gia tăng Tháng 10 năm 2001 (Dùng cho cơ sở tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) Mã số: 01 00100174-1 Tên cơ sở: Công ty Cơ khí Hà Nội Địa chỉ: 24 đường Nguyễn Trãi - Hà Nội Đơn vị: Đồng TT Chỉ tiêu kê khai Doanh số (Chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT 1 2 3 4 1 Hàng hoá dịch vụ bán ra 6.377.081.365 2 Hàng hoá dịch vụ không chịu thuế GTGT 0 3 Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT 6.377.081.365 390.879.295 a Hàng hoá xuất khẩu (0%) 0 b Hàng hoá dịch vụ thuế xuất 5% 4.936.576.831 246.828.842 c Hàng hoá dịch vụ thuế xuất 10% 1.440.504.534 144.050.453 d Hàng hoá dịch vụ thuế xuất 20% 0 0 4 Hàng hoá dịch vụ mua vào 5.593.260.824 5 Thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào ´ 317.356.742 6 Thuế GTGT được khấu trừ ´ 317.356.742 7 Thuế GTGT phải nộp (+) hoặc được thoái (-) ´ 73.522.553 trong kỳ (Tiền thuế 3-5) ´ 8 Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua ´ a Nộp thiếu ´ b Nộp thừa hoặc chưa được khấu trừ ´ 9 Thuế GTGT đã nộp trong tháng ´ 10 Thuế GTGT đã được hoàn trả trong tháng ´ 11 Thuế GTGT phải nộp tháng này 73.522.553 Bằng chữ: bẩy ba triệu năm trăm hai hai nghìn năm trăm năm ba đồng. Xin cam đoan số liệu trên đây là đúng, nếu sai tôi xin chịu trách nhiệm xử lý theo pháp luật. Hà nội, ngày 8 tháng 11 năm 2001 TM/cơ sở (Ký tên đóng dấu) Nơi gửi tờ khai: - Cơ quan thuế: - Địa chỉ: Cơ quan thuế nhận tờ khai: Ngày nhận:................................................................................................ Người nhận (Ký, ghi rõ họ và tên)............................................................ phần III. hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội I. Đánh giá khái quát tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội 42 năm xây dựng và phát triển, trải qua không ít thăng trầm của lịch sử, Công ty luôn xứng đáng với danh hiệu là con chim đầu đàn của ngành cơ khí Việt Nam. Ngày nay, với cơ sở vật chất hiện đại, ban lãnh đạo năng động và đội ngũ công nhân lành nghề, sản phẩm của Công ty ngày càng được sự tin cậy của khách hàng, trở thành nhãn hiệu có vị thế trên thị trường Việt Nam và bắt đầu vươn ra thị trường nước ngoài. Công ty là một trong những doanh nghiệp Nhà nước được giao trọng trách đi đầu trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước. Về công tác tiêu thụ thành phẩm, Công ty đã đáp ứng được hầu hết các yêu cầu đặt ra: - Hệ thống danh điểm khoa học, thống nhất, thuận lợi cho quản lý. - Hệ thống kho tàng, bến bãi được trang bị đầy đủ. - Thủ kho có phẩm chất tốt, được lựa chọn cẩn thận, 3 chức năng thủ kho, tiếp liệu, kế toán thành phẩm được phân công rõ ràng, bất kiêm nhiệm. - Hệ thống định mức tồn kho được xây dựng hợp lý cho từng danh điểm thành phẩm, dự trữ đủ, vừa đảm bảo quá trình tiêu thụ được liên tục, vừa đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn. - Chất lượng thành phẩm được kiểm tra chặt chẽ, hạn chế hàng bán bị trả lại. - Các hình thức tiêu thụ và các phương thức thanh toán được áp dụng khá linh hoạt, hợp lý tạo điều kiện đẩy nhanh quá trình tiêu thụ sản phẩm. - Công tác thanh quyết toán với khách hàng, nghĩa vụ đối với Nhà nước cũng được quan tâm chặt chẽ, ngày càng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn,... Cùng với sự phát triển và lớn mạnh của toàn Công ty, công tác kế toán nói chung, kế toán tiêu thụ thành phẩm và kết quả tiêu thụ nói riêng cũng không ngừng trưởng thành về mọi mặt để đáp ứng nhu cầu phát triển trong giai đoạn mới. Hệ thống kế toán của Công ty nói chung đã được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của Công ty và có độ tin cậy cao. Việc hạch toán theo hình thức Nhật ký chứng từ, quy định mở và ghi chép trên các bảng kê, các Nhật ký chứng từ, Sổ kế toán tổng hợp được thực hiện tương đối chặt chẽ và khoa học, chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và pháp lý, phù hợp với đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô lớn. Trong quá trình hạch toán đã hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo tính thống nhất các nguồn số liệu ban đầu, giúp cho công tác giám sát tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm được chính xác, thuận tiện, kịp thời cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận kế toán có liên quan. Công ty luôn chấp hành các chính sách, chế độ kế toán, tài chính của Nhà nước, các chính sách giá thuế, tổ chức mở sổ kế toán một cách phù hợp để phản ánh và giám đốc đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nhân viên trong phòng kế toán được bố trí đảm nhiệm từng phần việc kế toán một cách hợp lý, thuận tiện trong mối liên hệ với nhau. Đặc biệt công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đã phần nào đáp ứng được yêu cầu đặt ra: đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi, phương pháp tính toán giữa kế toán và các bộ phận có liên quan cũng như các nội dung của công tác kế toán. Số liệu kế toán phản ánh một cách trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu. Kế toán tổng hợp đã kịp thời theo dõi tình hình biến động thành phẩm, tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ cũng như thực hiện nghiêm túc việc thanh toán với ngân sách về các khoản thuế phải nộp để cuối cùng xác định được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Khối lượng công việc hàng ngày lớn nhưng kế toán tiêu thụ vẫn theo dõi đầy đủ tình hình biến động thành phẩm, doanh thu tiêu thụ của từng loại thành phẩm, tình hình thanh toán của từng khách hàng, tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ cũng như thực hiện nghiêm túc việc thanh toán với ngân sách về các khoản thuế phải nộp để cuối cùng xác định được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhờ đó, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đã góp phần bảo vệ tài sản của Công ty và phục vụ tốt các yêu cầu quản lý. Cụ thể: Về công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm: đây là nội dung quan trọng trong công tác kế toán của Công ty vì nó liên quan tới việc xác định kết quả, các khoản thu nhập thực tế và phần phải nộp cho ngân sách Nhà nước, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của Công ty trong lưu thông. Do đặc điểm kỹ thuật của Công ty, khối lượng thành phẩm lớn, có giá trị cao nên việc tiêu thụ một cách linh hoạt, vừa đơn giản, vừa hợp lý đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty. Công tác tiếp cận khách hàng của Công ty được quan tâm và chú trọng, thủ tục mua hàng và thanh toán tiền hàng được thực hiện một cách hợp lý, thuận tiện và đúng nguyên tắc, đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng. Sự phối hợp giữa phòng kế toán, hội đồng kinh doanh và kho thành phẩm luôn được thực hiện ăn khớp nhịp nhàng, đảm bảo việc tiêu thụ thông suốt. Hệ thống sổ sách kế toán được mở đầy đủ, chi tiết đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh nhất. Đặc biệt Công ty đã mở sổ theo dõi hai tiểu khoản của TK 131 là TK 131.1 - Phải thu của khách hàng và TK 131.2 - Người mua ứng trước tiền hàng là rất hợp lý. Do đặc điểm giá trị thành phẩm của Công ty rất lớn, Công ty sản xuất theo đơn đặt hàng nhiều, vì vậy khi ký hợp đồng mua bán khách hàng phải đặt trước cho Công ty một khoản tiền. Việc theo dõi chi tiết hai tiểu khoản giúp Công ty xác định đúng đắn số tiền Công ty tạm nợ khách hàng và số tiền còn phải thu của khách hàng từ đó có kế hoạch thúc đẩy sản xuất hay đòi nợ một cách hợp lý. Ngoài ra, với sự trợ giúp của kế toán máy, lượng sổ sách phải ghi chép tại Công ty giảm đi rất nhiều, đã hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo tình thống nhất các nguồn số liệu ban đầu, giúp cho công tác giám sát tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm được chính xác, thuận tiện, kịp thời cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận kế toán có liên quan. Trong phòng kế toán, các máy tính đã được nối mạng tạo điều kiện truy cập dữ liệu giữa các phần hành kế toán riêng biệt, thuận tiện cho công việc tính toán đối với các số liệu có liên quan tới nhiều phần hành khác nhau. Đồng thời nhờ mối liên hệ này, các bộ phận có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu số liệu, kịp thời phát hiện và sửa chữa những sai sót trong quá trình hạch toán. Hàng năm các cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán đều có những đoàn xuống thanh tra, kiểm tra công tác hạch toán, kế toán của Công ty. Các hồ sơ kiểm toán cho thấy hệ thống hạch toán kế toán của Công ty luôn chấp hành đúng những quy định trọng yếu của chế độ kế toán Việt Nam cũng như đã dần dần tiếp cận được với các chuẩn mực kế toán quốc tế. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội Bên cạnh những ưu điểm của công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm mà Công ty Cơ khí Hà Nội đạt được còn có những tồn tại mà Công ty có khả năng cải tiến và hoàn thành nhằm đáp ứng được hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty. Hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và kết quả tiêu thụ của Công ty là tổ chức hợp lý trình tự và cách thức ghi chép sổ sao cho việc đối chiếu, kiểm tra đơn giản và nhanh gọn nhất mà vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác. Ngoài ra, để quá trình tiêu thụ diễn ra hiệu quả, sản phẩm tiêu thụ nhanh, đảm bảo Công ty làm ăn có lãi thì không chỉ cần có hệ thống kế toán hoàn chỉnh mà còn đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ của các bộ phận có liên quan trong toàn Công ty. Phòng kinh doanh cần đưa ra các chính sách giá cả, chính sách ưu đãi, thưởng phạt đối với các khách hàng trong chiến lược tiêu thụ sản phẩm, đa dạng hoá các phương thức bán hàng... Các phân xưởng sản xuất, phòng kỹ thuật, phòng KCS cũng cần đưa ra các sáng kiến cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã... Tóm lại, để sản phẩm của Công ty có thể đứng vững trên thị trường, được khách hàng tin cậy đòi hỏi phải có sự kết hợp hài hoà, sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, trong đó có sự giúp sức không nhỏ của bộ phận kế toán. Qua thời gian tiếp cận với thực tế, kết hợp với những kiến thức đã học trong nhà trường, em xin mạnh dạn trình bày một số đề xuất nhằm góp phần không ngừng nâng cao chất lượng của công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng tại Công ty Cơ khí Hà Nội. Hoàn thiện hạch toán TK 157 Hàng gửi bán Tại Công ty Cơ Khí Hà Nội, kế toán sử dụng Bảng kê số 10 để theo dõi, hạch toán số phát sinh Nợ, Có của TK 157, điều này là hợp lý. Tuy nhiên nếu xem xét chi tiết nội dung phản ánh trên Bảng kê số 10 lại có điều bất hợp lý. Để thấy rõ hơn em xin trình bày khái quát nội dung và kết cấu của TK 157 theo quy định hiện hành. Chế độ tài chính - kế toán đã quy định TK 157 – Hàng gửi bán được sử dụng để theo dõi trị giá thành phẩm (theo giá thành thực tế hay giá thành công xưởng) mà doanh nghiệp tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng hoá chờ chấp nhận hay phương thức tiêu thụ qua đại lý, ký gửi. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ: Giá trị thực tế của thành phẩm gửi bán, gửi đại lý. Bên Có: Giá trị thực tế của thành phẩm đã được khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán. Giá trị thực tế của thành phẩm gửi bán, gửi đại lý bị từ chối, trả lại. Dư Nợ: Giá trị thành phẩm gửi bán chưa được chấp nhận. Trong khi đó tại Công ty Cơ Khí Hà Nội, trên Bảng kê số 10. TK 157 – Hàng gửi bán lại được dùng để phản ánh các nội dung như sau: Bên Nợ: Trị giá thành phẩm xuất cho đại lý. Trị giá thành phẩm chờ sử dụng nội bộ. Trị giá thành phẩm xuất ra cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Bên Có: Trị giá thành phẩm tiêu thụ được qua đại lý. Trị giá thành phẩm xuất sử dụng nội bộ. Trị giá thành phẩm tiêu thụ được qua cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Trị giá thành phẩm nhập lại kho do bị từ chối, trả lại hoặc không sử dụng nội bộ. Dư Nợ: Trị giá thành phẩm xuất cho đại lý. Trị giá thành phẩm còn chờ sử dụng. Trị giá thành phẩm xuất ra cửa hàng giới thiệu sản phẩm chưa tiêu thụ được. Rõ ràng việc hạch toán trên TK 157 như trên để chỉ đúng với nội dung thứ nhất, còn hai nội dung sau là hoàn toàn sai. Trường hợp thành phẩm suất kho sử dụng nội bộ phải được coi như tiêu thụ nội bộ, còn trường hợp thành phẩm xuất ra cửa hàng giới thiệu sản phẩm vẫn thuộc TK 155. Trường hợp thành phẩm xuất cho đại lý tuy vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng đã được chuyển đến kho của đại lý, còn trường hợp thành phẩm xuất sử dụng nội bộ hoặc đưa ra cửa hàng cũng vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty và vẫn nằm trong kho hay cửa hàng trong công ty nên không thể hạch toán vào TK 157 – Hàng gửi bán mà vẫn theo dõi trên TK 155. Tuy nhiên để thuận tiện cho việc theo dõi, hạch toán của kế toán cũng như công tác quản lý đối với tình hình tiêu thụ thành phẩm, theo em kế toán công ty nên chi tiết TK 155 – Thành phẩm thành ba tiểu khoản: 155.1: Thành phẩm kho công ty. 155.2: Thành phẩm chờ sử dụng nội bộ. 155.3: Thành phẩm cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Còn TK 157 – Hàng gửi bán chỉ dùng để phản ánh trị giá thành phẩm xuất và tiêu thụ qua đại lý như quy định. Khi đó Bảng kê số 10 chỉ dùng để theo dõi thành phẩm xuất và tiêu thụ qua đại lý, còn Bảng kê hàng xuất nội bộ theo dõi hàng nội bộ và xuất ra cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty. Đồng thời trên Bảng kê chi tiết tiêu thụ cột xuất nội bộ phản ánh số thành phẩm xuất chờ sử dụng nội bộ và xuất ra cửa hàng, còn số thành phẩm xuất cho HTX Quê Hương phản ánh ở cột Nhập trong kỳ. Việc hạch toán như trên vừa thuận tiện cho kế toán cũng như nhà quản lý trong việc theo dõi thành phẩm xuất và tiêu thụ, hơn nữa khối lượng công việc hạch toán của kế toán cũng không bị tăng lên mà vẫn đảm bảo rõ ràng, chính xác đối với từng nghiệp vụ. 2. Hoàn thiện hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm Công ty Cơ khí Hà Nội có nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng cơ khí phục vụ chủ yếu cho các ngành kinh tế, công nghiệp dưới dạng các sản phẩm hoặc phụ tùng thay thế, chủ yếu là các máy công cụ, thiết bị toàn bộ cho các nhà máy đường, ximăng, các trạm bơm cỡ lớn và cho các ngành công nghiệp khác như giao thông, điện lực, thuỷ lợi, hoá chất, dầu khí,... Do thành phẩm tiêu thụ của Công ty thường là tài sản cố định nên công tác bảo hành sản phẩm cho khách hàng là rất quan trọng. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay ngoài việc đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay khách hàng, các dịch vụ sau bán như bảo hành, lắp đặt, hướng dẫn chạy thử càng được đảm bảo bao nhiêu thì càng thu hút khách hàng bấy nhiêu vì nó giúp khách hàng yên tâm, tin tưởng khi sử dụng sản phẩm của Công ty. Để đảm bảo uy tín của mình trên thị trường, Công ty Cơ khí Hà Nội luôn quan tâm đến lợi ích của khách hàng, do đó Công ty đã thực hiện bảo hành sản phẩm cho khách hàng. Việc hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm tại Công ty được thực hiện trên TK 641.5 - Chi phí bảo hành theo đúng chế độ quy định. Tuy nhiên chi phí bảo hành sản phẩm phát sinh trong tháng nào thì được hạch toán vào chi phí bán hàng ngay tháng đó. Qua quá trình thực tập tại Công ty, em thấy chi phí bảo hành phát sinh không ổn định theo từng tháng, vì vậy để tránh tình trạng chi phí bảo hành phát sinh quá nhiều ở tháng này nhưng lại quá ít ở tháng khác làm chi phí bán hàng chênh lệch lớn giữa các tháng, theo em Công ty nên có kế hoạch trích trước chi phí bảo hành sản phẩm hàng tháng. Việc trích trước chi phí bảo hành được thực hiện trên tài khoản 335- Chi phí phải trả. Trình tự hạch toán như sau: - Hàng tháng khi phản ánh số trích trước chi phí bảo hành vào chi phí bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 (6415) Có TK 335 - Khi thực tế phát sinh chi phí bảo hành, kế toán căn cứ chứng từ liên quan ghi: Nợ TK liên quan (621, 622, 627) Có TK liên quan (152, 153, 334...) - Cuối kỳ hạch toán, kế toán kết chuyển các chi phí này vào TK 154: Nợ TK 154 (chi phí bảo hành) Có TK liên quan (621, 622, 627) - Khi sản phẩm bảo hành hoàn thành, kế toán ghi: Nợ TK 335 Nợ TK 133 (133.1) Có TK 154 Có TK khác (111, 112 ) - Khi sản phẩm bảo hành hoàn thành, kế toán phải thực hiện điều chỉnh bên Nợ và bên Có của TK 335. Nếu số trích trước theo kế hoạch lớn hơn số thực chi, khoản chênh lệch được ghi tăng thu nhập bất thường như sau: Nợ TK 335. Có TK 721 Trường hợp chi phí bảo hành trích trước nhỏ hơn số thực chi thì khoản chênh lệch được ghi bổ sung tăng chi phí bán hàng ( nếu vượt không đáng kể) hoặc chờ phân bổ vào chi phí bán hàng kì sau (nếu vượt nhiều), kế toán ghi: Nợ TK 641. Nợ TK 142 Có TK 335. 3. Hoàn thiện việc hạch toán hoa hồng đại lý Hiện nay, với mức hoa hồng đại lý 2% tính trên doanh thu là khá cao, sẽ có tác dụng kích thích đại lý vì quyền lợi của bản thân để đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ, làm tăng doanh thu. Tuy nhiên, việc hoa hồng đại lý chỉ tính một lần khi đại lý thanh toán tiền hàng cho nhiều tháng và được hạch toán luôn vào chi phí bán hàng (TK 6416-chi phí hoa hồng đại lý) trong một tháng mà không phân bổ cho nhiều tháng đã làm cho chi phí không phù hợp với doanh thu trong tháng. Do đó hoa hồng đại lý phải được hạch toán ngay sau khi hạch toán doanh thu bán hàng đại lý, cho dù đại lý chưa thanh toán tiền hàng và được hạch toán như sau: Khi đại lý báo tiêu thụ sản phẩm và kế toán viết hoá đơn giá trị gia tăng cho số thành phẩm tiêu thụ thì ngoài việc hạch toán doanh thu, giá vốn, kế toán cũng phản ánh luôn chi phí hoa hồng phải trả cho đại lý (trừ vào số tiền phải thu của đại lý): Nợ TK 641 (641.6): (Hoa hồng đại lý). Có TK 131.1- HTX Quê Hương (Hoa hồng đại lý). Khi đại lý thanh toán tiền hàng kế toán bù trừ vào số tiền phải thu của đại lý và hạch toán số tiền đại lý còn phải trả như sau: Nợ TK 112,111 Có TK 131.1- HTX Quê Hương Công ty Cơ khí Hà Nội là Công ty đi đầu trong tự động hoá sản phẩm cơ khí. Sản phẩm của Công ty có rất nhiều ưu thế so với những doanh nghiệp cơ khí khác ở Việt Nam. Do đó, Công ty nên thực hiện chiến lược thay thế hàng nhập khẩu ở Việt Nam và mở rộng thị trường tiêu thụ ra nước ngoài. Hướng đi này rất đúng đắn, đặc biệt là trong bối cảnh toàn cầu hoá nền kinh tế như hiện nay, các doanh nghiệp trong nước không những tận dụng được ưu thế của sản phẩm trong nước với giá bán rẻ hơn nhưng vẫn có chất lượng tốt, khả năng tự động hoá ngang bằng với những sản phẩm cơ khí nhập khẩu, mà còn tìm kiếm thị trường xuất khẩu ra nước ngoài, thu ngoại tệ mạnh cho Công ty đồng thời góp phần phát triển kinh tế đất nước. Bên cạnh đó, Công ty cũng nên mở rộng hơn nữa số cửa hàng đại lý, ký gửi của Công ty trên toàn quốc. Hiện nay, Công ty chỉ có một đại lý chính thức là HTX Quê Hương ở trong thành phố HCM. Do đó, những khách hàng ở tỉnh xa Hà Nội rất tốn kém trong việc vận chuyển tiền hàng. Khó khăn này đã hạn chế những khách hàng tiềm năng. Đồng thời việc mở rộng mạng lưới các đại lý giới thiệu sản phẩm trên toàn quốc cũng giúp sản phẩm của Công ty được nhiều người biết đến hơn, đặc biệt là những sản phẩm mới, ứng dụng công nghệ hiện đại. 4. Hoàn thiện việc hạch toán trích lập dự phòng phải thu khó đòi Ba nguyên tắc hạch toán kế toán là: khách quan, giá phí và thận trọng. Hiện nay, Công ty Cơ khí Hà Nội nói riêng cũng như các doanh nghiệp Việt Nam nói chung đã thực hiện được hai nguyên tắc đầu song nguyên tắc thứ ba (thận trọng) vẫn chưa được áp dụng. Nguyên tắc thận trọng trong hạch toán kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm yêu cầu phải lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi cho mỗi kỳ sản xuất kinh doanh. Đặc biệt với đặc điểm doanh nghiệp có quy mô lớn, sản phẩm thường có giá trị lớn và số lượng khách hàng ở xa thường mua chịu tại Công ty Cơ khí Hà Nội tương đối nhiều. Hơn nữa trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, việc bị cạnh tranh, làm ăn kém hiệu quả, tai hoạ hoặc rủi ro bất ngờ hoặc do sự thay đổi trong các chính sách của Nhà nước dẫn tới doanh nghiệp bị thua lỗ, phá sản.. là điều rất có thể xảy ra. Khi đó khả năng thanh toán các khoản nợ cũng khó đảm bảo. Trong khi đó số khách hàng có quan hệ thanh toán chậm với công ty khá nhiều với số nợ phải thu khá lớn như các công ty đường, công ty xi măng.. Như trường hợp Công ty Ximăng Lương Sơn – Hoà Bình đã bị phá sản, vì vậy số nợ cho tới nay vẫn không đòi được. Hay trường hợp Công ty thép Nam Đô do nhà xưởng của công ty này trước kia là một vũng bùn, khi hàng hoá để trên nền nhà xưởng do số lượng nhiều nên trọng tải lớn làm nền nhà bị vỡ làm số hàng này bị chìm, trong đó có cả số thép mà công ty thép Nam Đô mua chịu của Công ty Cơ Khí Hà Nội. Tai hoạ xảy ra không ai lường trước được, nó không chỉ gây thiệt hại cho công ty thép Nam Đô mà còn ảnh hưởng đến số nợ phải thu của Công ty Cơ Khí Hà Nội. Vì vậy, để tránh những rủi ro do biến động của thị trường, giảm thiểu sự tác hại khi khách hàng không có khả năng trả nợ, đồng thời cũng là để phản ánh chính xác hơn nữa thực trạng về giá trị tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp, hàng năm, Công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi dựa trên kết quả nghiên cứu thị trường và đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng do phòng kinh doanh đảm nhiệm. Theo quy định hiện hành, để dự phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, bảo đảm phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, cuối mỗi niên độ, kế toán phải dự tính số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng. Các khoản nợ phải thu khó đòi phải có tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của từng con nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. Đồng thời doanh nghiệp phải so chứng từ gốc hoặc xác nhận của con nợ về số tiền chưa trả (Hợp đồng kinh tế, đối chiếu công nợ, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ ...) Nợ khó đòi là khoản nợ quá hạn 2 năm kể từ ngày đến hạn thu nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn không thu được. Trường hợp đặc biệt, tuy chưa quá hạn 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác như bỏ trốn hoặc đang bị giam giữ, xét hỏi... cũng được coi là nợ khó đòi. Mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm và bảo đảm cho doanh nghiệp không bị lỗ. Các khoản nợ khó đòi được xử lý xoá sổ khi có các bằng chứng sau: Đối với con nợ là pháp nhân phải có quyết định của toà án cho xử lý phá sản hay quyết định của cấp có thẩm quyền về giải thể doanh nghiệp hoặc các quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. - Đối với con nợ là thể nhân: con nợ đang tồn tại nhưng có đủ chứng minh không có khả năng trả nợ hoặc có lệnh truy nã hay xác nhận của cơ quan pháp luật đối với những con nợ đã bỏ trốn hoặc đang thi hành án hoặc con nợ đã chết, không có khả năng trả nợ (kèm theo xác nhận của chính quyền địa phương). Kế toán phải dự tính được số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng vào cuối niên độ kế toán cho niên độ sau. Để xác định được kế toán có thể dựa vào kinh nghiệm nhiều năm để ước tính tỷ lệ các khoản phải thu khó đòi trên doanh thu, từ đó tính ra mức dự kiến phải thu khó đòi. Cũng có thể dựa vào thời gian quá hạn thực tế để tính nhưng số trích lập không vượt quá số lợi nhuận phát sinh của niên độ kế toán. Phương pháp xác định mức dự phòng cần lập ước tính trên doanh thu bán chịu (phương pháp kinh nghiệm): Số dự phòng phải thu khó đòi cần lập năm tới = Tổng số nợ phải thu ´ Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính Theo thời gian quá hạn thực tế khoản nợ phải thu ở từng con nợ cụ thể số dự phòng khoản nợ phải thu khó đòi ước tính ở khách hàng đáng ngờ được xác định dựa vào tổng số nợ phải thu và khả năng tài chính của từng con nợ. Mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập năm tới của khách hàng i = Tổng số nợ phải thu của khách hàng đáng ngờ i ´ Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính ở khách hàng đáng ngờ i Để hoàn thiện việc trích lập theo dõi dự phòng phải thu khó đòi, theo em nên công ty nên bổ sung vào hệ thống tài khoản khoản của mình TK139-Dự phòng phải thu khó đòi và bổ sung thêm tiểu khoản 642.6-Chi phí dự phòng vào TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản 139 -Dự phòng phải thu khó đòi (chi tiết theo từng con nợ) có kết cấu như sau: Bên Nợ: Hoàn nhập số dự phòng phải thu không dùng đến Bên Có: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Dư Có: Dự phòng phải thu khó đòi hiện còn Phương pháp hạch toán dự phòng phải thu khó đòi như sau: Cuối niên độ sau hoàn nhập toàn bộ số dự phòng còn lại của năm cũ chưa dùng đến: Nợ TK 139 : Hoàn nhập số dự phòng phải thu khó đòi. Có TK 721: Ghi tăng thu nhập hoạt động bất thường Đồng thời, trích lập số dự phòng phải thu cho năm tới: Nợ TK 642 (642.6) : Chi phí dự phòng Có TK 139 : Trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Trong niên độ kế toán tiếp theo, khi thu hồi hay quyết định xoá sổ khoản nợ phải thu khó đòi, bên cạnh bút toán phản ánh số tiền thu hồi được hay số tiền đã xoá sổ, kế toán còn phải ghi bút toán hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi đã lập của những đối tượng này (nếu có) Nợ TK 139 (chi tiết đối tượng): Hoàn nhập số dự phòng phải thu khó đòi đã lập của các con nợ đã thu hồi hay quyết định xoá sổ. Có TK 721: Ghi tăng thu nhập hoạt động bất thường Cuối niên độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng phải thu khó đòi như trên. TK 721 TK 139 TK 642 (6426) Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi không dùng đến trong niên độ và cuối niên độ kế toán Trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính Sơ đồ hạch toán dự phòng phải thu khó đòi : 5. Hoàn thiện việc hạch toán trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trong kinh doanh, việc giảm giá hàng hoá là không thể tránh khỏi do những nguyên nhân khách quan và chủ quan như : giá thị trường giảm, công tác bảo quản kém... Do đặc điểm thành phẩm của Công ty cơ khí Hà Nội không những đa dạng, phong phú về chủng loại mà thường có giá trị lớn, do đó gía trị thành phẩm tồn kho tương đối lớn. Trong các mặt hàng của công ty thì thép là mặt hàng hay bị biến động giá cả. Sở dĩ giá thép lên xuống là do nhu cầu của thị trường hoặc do giá thép trên thế giới tăng giảm bất thường. Tại Công ty Cơ Khí Hà Nội lượng thép tiêu thụ hàng năm khá nhiều, giá trị hàng bán tương đối lớn, do đó sự tăng giảm trong giá thép cũng ảnh hưởng đến tình hình lãi, lỗ của Công ty. Vì thế việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là rất cần thiết đối với Công ty Cơ khí Hà Nội. Dự phòng giảm giá được lập cho các loại hàng hoá mà giá bán trên thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. Những loại hàng hoá này thuộc sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp vẫn đang nắm giữ, có chứng cứ chứng minh hàng hoá tồn kho. Các loại thành phẩm tồn kho nếu không có đủ các điều kiện trên thì không được lập dự phòng. Công ty cần căn cứ vào những biến động của giá cả thị trường, dự kiến mức giảm giá để trích lập dự phòng. Theo em kế toán công ty cần bổ sung và theo dõi khoản này trên TK 159 dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào hệ thống tài khoản của Công ty. Tài khoản 159 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá Dư Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn Tài khoản 159 được mở chi tiết theo từng loại hàng tồn kho. Mức dự phòng cần được lập cho từng loại hàng tồn kho được căn cứ vào số lượng từng loại hàng tồn kho thực tế mà mức giảm giá của từng loại hàng tồn kho tại thời điểm cuối niên độ kế toán và chú ý không được lấy phần tăng giá của mặt hàng này để bù cho phần giảm giá của mặt hàng kia. Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho không được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của doanh nghiệp sau khi đã hoàn nhập khoản trích dự phòng năm trước. Mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho bằng số tiền chênh lệch giữa giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán tại thời điểm 31/1 năm báo cáo trừ đi giá thực tế trên thị trường của số hàng tồn kho đó tại thời điểm 31/12. Mức dự phòng cần lập năm tới cho loại thành phẩm tồn kho i = Số lượng loại thành phẩm i tồn kho cuối niên độ ´ Mức giảm giá dự tính của loại thành phẩm i trong năm tới Trong đó: Mức giảm giá của loại thành phẩm tồn kho i = Giá gốc ghi sổ kế toán của loại thành phẩm i - Giá thực tế trên thị trường của loại thành phẩm i Cuối niên độ kế toán, tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước: Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá Có TK 721: Ghi vào thu nhập bất thường Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới: Nợ TK 642 (642.6): Chi phí dự phòng Có TK 159: Dự phòng giảm giá Trong niên độ kế toán tiếp theo, khi xuất dùng, xuất bán các loại thành phẩm tồn kho, bên cạnh bút toán phản ánh giá vốn hàng tồn kho xuất dùng, xuất bán, kế toán còn phải ghi bút toán giá hàng tồn hoàn nhập dự phòng giảm kho đã lập của những loại hàng tồn kho này(nếu có): Nợ TK 159(chi tiết từng loại): Hoàn nhập dự phòng giảm kho đã lập của những loại hàng tồn kho xuất dùng, xuất bán Có TK 721: Ghi tăng thu nhập bất thường Cuối niên độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng như trên. Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho : TK 721 TK 159 TK 642 (6426) Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho không dùng đến trong niên độ và cuối niên độ kế toán Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính 6. Hoàn thiện hạch toán trên Sổ theo dõi công nợ Trong mỗi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh, việc theo dõi các khoản phải thu của khách hàng cũng khá quan trọng. Các khoản nợ của khách hàng đối với doanh nghiệp phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm của doanh nghiệp. Tình hình tiêu thụ thành phẩm của doanh nghiệp có tốt hay không thì không chỉ thể hiện ở số lượng sản phẩm tiêu thụ nhiều, doanh thu tiêu thụ lớn mà còn thể hiện ở tình hình thanh toán của khách hàng. Doanh thu lớn, sản phẩm tiêu thụ nhiều mà khách hàng nợ nhiều thì tình hình tiêu thụ cũng không tốt vì điều này chứng tỏ doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn lớn. Số nợ này càng lớn thì càng làm hạn chế khả năng thanh toán cũng như mức độ rủi ro trong việc được trả nợ của doanh nghiệp tăng lên. Nhận thức được tầm quan trọng trên nên kế toán tại Công ty Cơ Khí Hà Nội đã chi tiết tài khoản 131 thành hai tiểu khoản: 1311 – phải thu khách hàng, 1312 – khách hàng ứng trước và mở hai sổ chi tiết tài khoản 1311 và 1312 để theo dõi. Ngoài ra để thuận tiện cho việc đối chiếu công nợ với khách hàng kế toán còn mở sổ theo dõi công nợ để theo dõi các khách hàng lớn, thường xuyên của công ty. Việc mở sổ để theo dõi các khoản nợ của công ty như vậy là hợp lý. Song để thuận tiện hơn trong việc đối chiếu giữa sổ chi tiết tài khoản 1311, 1312 với sổ theo dõi công nợ, theo em kế toán nên thêm cột tài khoản đối ứng trên sổ theo dõi công nợ như sau: Sổ theo dõi công nợ Công ty Cơ Khí Hồng Nam Tháng 10/2001 NT Hoá đơn Nội dung TK đối ứng Nợ Có Số dư đầu tháng 60.000.000 12/10 6102 Mua máy tiện T18A và giá đỡ T18A VAT 511 3331 46.857.549 2.342.877 Tổng cộng 49.200.426 23/10 Trả nợ bằng tiền gửi NH, đã nhận được giấy báo Có số 18 112 60.000.000 Việc mở thêm cột tài khoản đối ứng như trên sẽ giúp cho việc đối chiếu của kế toán nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc của kế toán. III/ Giải pháp cho công tác quản lý 1. Hoàn thiện phương thức tiêu thụ thành phẩm Hiện nay, Công ty Cơ khí Hà Nội áp dụng hai phương thức bán hàng là phương thức tiêu thụ trực tiếp và bán hàng qua đại lý, trong đó phương thức tiêu thụ trực tiếp gồm hai trường hợp là khách hàng mua có làm hợp đồng (khách hàng lớn) và những khách hàng mua không có hợp đồng là chủ yếu. Còn phương thức bán hàng qua đại lý chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, để hấp dẫn khách hàng, phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm, mở rộng quy mô sản xuất sản phẩm, Công ty nên nới lỏng các chính sách thanh toán, mở rộng hơn nữa các hình thức tiêu thụ. Sản phẩm của Công ty Cơ khí Hà Nội bao gồm các loại máy công cụ, chi tiết máy công cụ, thép các loại... đều là những sản phẩm có giá trị lớn. Do đó đối với những khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm của Công ty nhưng bị hạn chế về vốn, Công ty có thể cho mua chịu dài hạn hơn hoặc cho khách hàng mua trả góp. Đặc biệt là các sản phẩm còn tồn đọng lâu năm hoặc tiêu thụ chậm, Công ty cũng nên áp dụng phương thức bán hàng trả góp để kích thích tiêu thụ, đẩy nhanh quá trình luân chuyển vốn, thúc đẩy bán được nhiều hàng. Như vậy, vừa có tác dụng thu hút khách hàng, lại vừa giải quyết được tình trạng tồn đọng vốn cho Công ty. Bán hàng trả góp là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các lần tiếp theo theo định kỳ đều đặn và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thông thường, số tiền trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau, trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi trả chậm. Trình tự hạch toán theo phương thức tiêu thụ này như sau: - Khi giao hàng cho người mua thì số hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ và ghi nhận doanh thu. Doanh thu ở đây được tính như doanh thu bán hàng thu tiền một lần. Lãi do bán hàng trả góp được xác định là thu nhập hoạt động tài chính và không phải chịu thuế GTGT. Khi đó kế toán phản ánh doanh thu và lãi trả góp của số hàng bán trả góp: Nợ TK 111, 112: Số tiền khách hàng trả lần đầu tại thời điểm giao hàng. Nợ TK 131.1: Tổng số tiền khách hàng còn nợ. Có TK 511: Doanh thu tính theo giá bán hàng thu tiền một lần. Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp theo doanh thu. Có TK 711: Tổng tiền lãi do mua trả góp. - Khi xác định được giá vốn của lô hàng, kế toán ghi hạch toán giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 Có TK 155 - Hàng tháng theo định kỳ mỗi lần khách hàng thanh toán số tiền còn phải trả, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 131.1 Các bút toán khác như các khoản giảm trừ doanh thu, xác định kết quả tiêu thụ... tương tự như phương thức tiêu thụ trực tiếp. Việc theo dõi, quản lý tình hình thanh toán của khách hàng mua chịu hoặc mua trả góp có khả năng hạn hẹp về vốn tưởng chừng sẽ khó khăn và phức tạp do khách hàng của Công ty thường ở các tỉnh xa. Song nếu Công ty chấp nhận cho họ thế chấp bằng hiện vật có giá trị tương đương hoặc các giấy tờ nhà đất... Công ty sẽ vừa đảm bảo không bị tổn thất lớn lại vừa mở rộng được thị trường. 2. Tổ chức hệ thống hoá thông tin trong điều kiện sử dụng máy tính Cùng với sự phát triển của tin học và công nghệ thông tin, máy vi tính đã và sẽ được sử dụng nhiều vào công việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin. Kế toán trong tương lai sẽ xây dựng và hoàn thiện quy trình trên và như vậy sẽ hình thành hình thức kế toán sử dụng máy vi tính. Sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán không những giúp cho việc đưa ra những con số nhanh và chính xác mà còn giảm được lao động kế toán, tiết kiệm được một khoản chi phí cho doanh nghiệp. áp dụng kế toán máy tránh được nhầm lẫn, ghi chép trùng lặp của kế toán thủ công, tiết kiệm thời gian và việc lưu giữ thông tin trở nên nhẹ nhàng và tiện lợi hơn. Hiện nay, tại Công ty Cơ khí Hà Nội, phòng Kế toán được trang bị 4 máy vi tính và 2 máy in nhưng kế toán chỉ sử dụng máy tính là chủ yếu trong việc lập báo cáo quyết toán, lên bảng tổng kết tài sản, bảng kê số 8, báo cáo tiêu thụ, nhật ký chứng từ sô 1, số 2 và các bảng biểu về nguyên vật liệu, bảng thanh toán tiền lương và sử dụng để lưu trữ. Còn bộ phận kế toán tính giá thành mới dựa vào các nhật ký chứng từ để tính giá thành, chưa áp dụng vào máy vi tính để tính được giá thành các sản phẩm. Đây là một hạn chế cần xử lý kịp thời. Do Công ty có rất nhiều xưởng sản xuất, khối lượng công tác kế toán rất nhiều nên việc áp dụng máy tính trong công tác kế toán là rất cần thiết, tiết kiệm được thời gian trong quá trình qhi chép sổ sách hạch toán và do đó tiết kiệm được lao động không cần thiết. Tuy nhiên, để có thể sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán, Công ty cần có kế hoạch bồi dưỡng trình độ tin học cho cán bộ, nhân viên kế toán, tiến hành mã hoá toàn bộ các đối tượng kế toán cụ thể ở Phòng kế toán để có thể sử dụng máy thực hiện cho tất cả các phần hành kế toán. Tóm lại, từ thực tiễn ở Công ty Cơ khí Hà Nội, ta thấy bên cạnh một số ít các thiếu sót còn tồn tại, công tác hạch toán kế toán ở đây được tổ chức rất khoa học, hợp lý và chặt chẽ, góp phần không nhỏ vào sự lớn mạnh của Công ty như ngày hôm nay. Hy vọng rằng một số đóng góp trên đây của em sẽ góp một phần nhỏ giúp công tác hạch toán kế toán ở Công ty ngày càng hoàn thiện hơn. Kết luận Lý luận và thực tiễn cho thấy tổ chức tốt công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và kết quả tiêu thụ có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý. Thông tin mà phần hành kế toán này cung cấp giúp cho các nhà quản lý nắm bắt được tình hình tiêu thụ thành phẩm của doanh nghiệp, từ đó đề ra được các biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, xây dựng các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ trong kỳ tiếp theo đảm bảo cho doanh nghiệp có lãi, nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên. Qua thời gian thực tập tại Công ty Cơ khí Hà Nội em đã đi sâu tìm hiểu tình hình tổ chức công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ, từ đó vận dụng lý luận vào thực tiễn và từ thực tiễn làm rõ lý luận. Có thể nói rằng việc hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ nói riêng và công tác kế toán nói chung tại công ty là tương đối khoa học và hoàn thiện. Tuy nhiên, công tác hạch toán kế toán cũng còn một số vấn đề tồn tại cần được cải tiến kịp thời nhằm hoàn thiện hơn nữa trong Công ty. Với những tồn tại nêu trên, nếu được khắc phục kịp thời thì kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả sẽ tiến hành công việc tốt hơn, đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty và đảm bảo chức năng kế toán phát huy có hiệu quả nhất, giúp cho bộ phận kế toán hoàn thành nhiệm vụ được giao. Ngoài sự cố gắng, năng động và sáng táo của các bộ phận liên quan cũng phải có biện pháp tổ chức tốt phần việc của mình nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ thành phẩm nói riêng. Mặc dù rất cố gắng nhưng do thời gian và trình độ có hạn nên luận văn tốt nghiệp này không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp chỉ bảo của các thầy cô giáo, các cán bộ kế toán ở Công ty Cơ khí Hà Nội để luận văn tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự nhiệt tình giúp đỡ của thầy giáo - TS. Nguyễn Văn Công và các cán bộ trong phòng kế toán của Công ty Cơ khí Hà Nội để em hoàn thành luận văn này. Tài liệu tham khảo Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính. Chủ biên: Tiến sĩ Nguyễn Văn Công. NXB Tài Chính. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - NXB Tài Chính. Hướng dẫn thực hành kế toán, bài tập và lập báo cáo tài chính doanh nghiệp. Tác giả: Nguyễn Văn Nhiệm - NXB Tài Chính.