Đề tài Hoàn thiện hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty may Thăng Long

tư: Có nhiệm vụ quản lý phác thảo, tạo mẫu các mã hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng và nhu cầu Công ty, Phòng KCS: Có nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm trước khi đưa vào nhập kho thành phẩm. Phòng kế hoạch: Có nhiệm vụ đưa đơn hàng vào sản xuất và lập kế hoạch sản xuất cho kịp thời. Phòng thị trường: Có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm kiếm thị trường tham mưu cho BGĐ về phương hướng sản xuất và chiến lược thị trường. Phòng kế toán tài vụ: Chịu trách nhiệm trong quản lý sản xuất kinh doanh về mặt số lượng và giá trị phân tích tổng hợp để đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh. Cửa hàng dịch vụ ( 250 Minh Khai) : Làm công tác dịch vụ phục vụ thêm cho đời sống CBCNV trong Công ty và tiêu thụ hàng tồn. Trung tâm thương mại và giới thiệu sản phẩm: (39 Ngô Quyền) : Giới thiệu và bán sản phẩm, làm công tác tiếp thị, đồng thời là nơi tiếp thu ý kiến đóng góp của người tiêu dùng, Cửa hàng thời trang: Các mẫu ở đây được thiết kế riêng mang tích chất giới thiệu sản phẩm. Phòng kho: Bao gồm kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm, nơi bảo quản đầu vào và đầu ra của quá trình sản xuất. Các phòng chức năng không trực tiếp chỉ đạo đến các xí nghiệp, nhưng có nhiệm vụ theo dõi hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện tiến độ sản xuất. Cấp xí nghiệp: Đứng đầu là giám đốc xí nghiệp. Ngoài ra còn có các tổ chức sản xuất, nhân viên tiền lương, thống kê, cấp phát nguyên liệu. Ngoài xí nghiệp may chính công ty còn tổ chức bộ phận sản xuất kinh doanh phụ như: Xí nghiệp phụ trợ và cửa hàng kinh doanh. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty may thăng long 3. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh: Công ty may Thăng Long là một doanh nghiệp lớn chuyên sản xuất v à gia công các mặt hàng may mặc theo quy trình công nghệ liên tục( gồm cắt, may, là, đóng gói, nhập kho) với các loại máy móc chuyên dụng và số lượng sản phẩm tương đối lớn được chế biến từ nguyên liệu chính là vải. Tính chất sản xuất của các loại hàng trong Công ty là sản xuất phức tạp kiểu liên tục, loại hàng sản xuất hàng loạt, chu kỳ sản xuất ngắn, quy mô lớn. Công ty tổ chức thành 8 xí nghiệp chính. Mỗi xí nghiệp lại chia thành nhiều bộ phận phù hợp với yêu cầu quy trình công nghệ: Văn phòng xí nghiệp, Tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm, tổ cắt, tổ may, tổ hoàn thành, tổ bảo quản. Trong 8 xí nghiệp có xí nghiệp 6 mới được thành lập năm 1999. Ngoài xưởng may chính công ty còn tổ chức bộ phận sản xuất kinh doanh như: xí nghiệp phụ trợ và cửa hàng thời trang. Nguyên liệu chính là vải tại bộ phận cắt: được trải, đánh số cắt thành các chi tiết, bộ phận sản phẩm. Theo yêu cầu thiết kế có thể thêu, sau đó chuyển cho bộ phận may sử dụng phụ liệu như khóa, cúc, chỉ ráp thành phẩm. Chuyển giặt, mài tẩy( nếu cần thiết), sản phẩm hoàn thành qua giai đoạn là được đóng gói nhập kho thành phẩm. Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Nguyên vật liệu Cắt Thêu May Nhập kho Đóng gói Là Giặt, mài, tẩy công ty XN V XN IV XN VI Tổ Hoàn thiện PX Mài PX Thêu Tổ May Tổ Cắt VĂN PHòNG XN May HP CH TT XN III xn II xn I May NH XN PT Tổ Đóng gói Tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm Kho * Sơ đồ mô hình tổ chức sản xuất của công ty Tương ứng với quy trình công nghệ, mỗi tổ chịu trách nhiệm về công đoạn của mình dưới sự kiểm tra của tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm, tổ này lại chịu trách nhiệm trước phòng KCS của công ty. 4. Tổ chức hạch toán kế toán tại công ty 4.1.Tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán ở Công ty may Thăng Long được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Phòng kế toán của Công ty thực hiện toàn bộ các công tác kế toán, tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra công tác thu nhập và xử lý các thông tin kế toán, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán ở công ty may Thăng Long là thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán, ghi chép các kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Lập báo cáo tài chính, cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ , chính xác, giúp BGĐ ra quyết định đúng đắn. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của công ty. Theo dõi quản lý và tổ chức điều hành công tác kế toán. Kế toán tổng hợp : Là người tập hợp số liệu để ghi vào sổ tổng hợp. Sau đó lập các báo cáo tài chính, đồng thời là người giúp việc chính cho kế toán trưởng. Kế toán nguyên vật liệu, CCDC: Phụ trách TK152,153 hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Cuối tháng cộng số liệu, lập báo cáo vật liệu tồn kho. Cuối quý lên bảng kê “ Nhập – Xuất - Tồn” Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả trong Công ty và giữa Công ty với khách hàng. Phụ trách các TK 131, 136, 138, 141, 331, 333, 336, 338 ghi sổ chi tiết cho từng đối tượng. Cuối tháng lập Nhật ký- Chứng từ số 5,10 và bảng kê số 11. Kế toán TSCĐ và nguồn vốn: Phụ trách các TK211, 214, 411, 414, 415, 416, 441. Phân loại TSCĐ hiện có của Công ty và tính khấu hao theo phương pháp tuyến tính. Cuối tháng lập bảng phân bổ số 3, Nhật ký chứng từ số 9. Kế toán tiền lương và các khoản phí: Phụ trách các tài khoản 334, 338 (3382, 3383, 3384), 627, 641, 642. Hàng tháng căn cứ vào sản lượng của mỗi xí nghiệp và đơn giá tiền lương được hưởng để tính ra quỹ lương của từng xí nghiệp. Căn cứ vào tổng sản lượng của các xí nghiệp và hệ số lương gián tiếp để tính ra quỹ lương của bộ phận gián tiếp. Cuối tháng lập bảng thanh toán tiền lương, lập bảng phân bổ số 1 và bảng tổng hợp chi phí. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Hàng tháng tổng hợp số liệu từ báo cáo của các xí nghiệp gửi lên, lập báo cáo nguyên vật liệu vào sổ chi tiết TK621, tổng hợp phần chế biến thành phẩm vào báo cáo tổng hợp chế biến. Nhận số liệu từ các bộ phận kế toán khác đưa vào giá thành, tính gía thành sản phẩm theo phương pháp hệ số. Lập bảng kê số 4 và NKCT số 7. Kế toán tiêu thụ thành phẩm: Theo dõi tình hình nhập xuất thành phẩm, ghi sổ chi tiết TK155, cuối tháng lập bảng kê 11,bảng kê số 8, ghi sổ các TK có liên quan. Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Công ty hàng ngày căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ. Ghi sổ quỹ thu- chi cuối ngày đối chiếu với kế toán tiền mặt. Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Viết phiếu thu, chi phát hành séc, uỷ nhiệm chi. Hàng tháng lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho ngân hàng có quan hệ giao dịch. Quản lý các TK 111,112,413 và các sổ chi tiết của nó. Cuối tháng lập NKCT số 1,2 và bảng kê 1,2, NKCT số 4. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Nhân viên hạch toán tại các xí nghiệp Kế toán giá thành Kế toán tổng hợp Kế toán tiêu thụ Kế toán công nợ Kế toán tiền lương Kế toán TSCĐ Kế toán NVL Kế toán thanh toán Các nhân viên hạch toán thống kê tại các xí nghiệp thành viên và các bộ phận trực thuộc, hàng tháng thực hiện nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ, ghi chép vào sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (vật liệu, chủng loại, số lượng, số lượng thành phẩm cắt ra), định kỳ chuyển các chứng từ cùng các báo cáo đó về phòng kế toán của công ty. 4.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ: Với đặc điểm tổ chức sản xuất và kinh doanh của Công ty may Thăng Long, để công tác kế toán được hoàn tất các chức năng và giám sát đựơc quá trình hình thành và vận động của Tài sản. Các chứng từ phát sinh của Công ty được thực hiện song song trên hai hướng là ghi sổ và nhập vào máy vi tính Công ty đã đăng ký sử dụng các chứng từ sau trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành. * Lao động tiền lương: Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương. Bảng thanh toán BHXH. Phiếu nghỉ lương BHXH Bảng thanh toán tiền thưởng Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. * Hàng tồn kho. Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức Phiếu báo vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Thẻ kho * Bán hàng. Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Hóa đơn kiêm vận chuyển nội bộ, Hoá đơn GTGT Hoá đơn dịch vụ Hóa đơn khối lượng XDCB hoàn thành Hoá đơn cho thuê nhà, phiếu mua hàng Bảng thanh toán hàng gửi đại lý, thẻ quầy hàng. * Tiền tệ Phiếu thu- chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ * Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản đánh giá TSCĐ Thẻ TSCĐ Biên bản giao nhận sửa chữa lớn hoàn thành Những chứng từ trên là căn cứ để ghi sổ kế toán của công ty. 4.3. Tổ chức tài khoản kế toán: Công ty đã đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất của Bộ tài chính ban hành theo quyết định 1141 QĐ/TC/CĐKT ngày 1/11/1995. Một số tài khoản mà Công ty mở chi tiết nhằm theo dõi phần hạch toán cụ thể: TK112: Tiền gửi ngân hàng - TK1121: Tiền gửi ngân hàng- VNĐ - TK1122: Tiền gửi ngân hàng- USD TK131: Phải thu của khách hàng - TK 1311: Phải thu của khách hàng( xuất khẩu) - TK 1312: Phải thu của khách hàng( nội địa đấu thầu) - TK 1313: Phải thu của khách hàng(nhựa) TK133: Thuế GTGT được khấu trừ. - TK 1331.11: Thuế GTGT được khấu trừ của NLC( hàng may) - TK 1331.12: Thuế GTGT được khấu trừ của NLC( hàng nhựa) - TK 1331.2: Thuế GTGT được khấu trừ của VLP( hàng may) - TK 1331.3: Thuế GTGT được khấu trừ của VLP( hàng nhựa) - TK 1331.4: Thuế GTGT được khấu trừ của VLP( xăng dầu) - TK 1331.5: Thuế GTGT được khấu trừ của VLP( phụ tùng) - TK 1331.6: Thuế GTGT được khấu trừ của VLP( văn phòng) - TK 1331.7: Thuế GTGT được khấu trừ của VLP( bao bì) - TK 1331.8: Thuế GTGT được khấu trừ của VLP( phế liệu hoá chất) - TK 1331.9: Thuế GTGT được khấu trừ của VLP( công cụ dụng cụ) - TK1332: Thuế GTGT được khấu trừ VLP( tài sản cố định) TK 136 : Phải thu nội bộ - TK1361: Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc( trung tâm) - TK1362: Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc( cửa hàng) TK152: Nguyên liệu, vật liệu. - TK1521.1: Nguyên liệu chính( hàng may) - TK1521.1: Nguyên liệu chính( hàng nhựa) - TK1522.1: vật liệu phụ( hàng may) - TK1522.2: vật liệu phụ( hàng nhựa) - TK 1523: xăng dầu - TK 1524: Phụ tùng - TK 1525: Văn phòng phẩm - TK 1526: Bao bì - TK 1527: Phế liệu - TK 1528: Hoá chất TK154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - TK1542: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang( trung tâm + cửa hàng) TK155: Thành phẩm - TK1551: Thành phẩm xuất khẩu - TK1552: Thành phẩm nội địa - TK1553: Thành phẩm nhựa - TK 3111: Vay ngắn hạn – ngoại tệ - TK 3113: Huy động vốn TK331: Phải trả người bán. - TK3311: Phải trả người bán - TK3312: Phải trả người bán ( gia công) - TK3313: Phải trả người bán ( khác) - TK4212: Lợi nhuận năm nay. 4.4. Hình thức sổ kế toán: Hệ thống sổ kế toán Công ty áp dụng hình thức Nhật ký- Chứng từ, niên độ từ 1/1 đến 31/12 hàng năm, kỳ hạch toán của Công ty là một quý. Hệ thống sổ kế toán gồm: + Sổ kế toán chi tiết Sổ TSCĐ Sổ chi tiết vật liệu Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán Sổ chi tiết doanh thu, Sổ chi tiêt tiền vay Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm Bảng phân bổ nguyên vật liệu công cụ dụng cụ Bảng tính và phân bổ khấu hao + Sổ kế toán tổng hợp. Sổ nhật ký chứng từ số 1,2,4,5,8,10,7 Bảng kê số 1,2,4,5,8,10,11 Công ty mở tất cả các sổ cái cho các tài khoản đã đăng ký sử dụng. 4.5. Tổ chức báo cáo kế toán + Báo cáo tài chính Bảng cân đối kế toán Bảng báo cáo kết quả kinh doanh Bảng thuyết minh báo cáo tài chính + Báo cáo quản trị; Báo cáo chi tiết công nợ Báo cáo chi tiết kết quả kinh doanh. 4.6. Khái quát một số phần hành kế toán Theo hình thức sổ Nhật ký - chứng từ, kế toán vật liệu theo dõi tài khoản 152, 153 hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song, cuối tháng, cuối quỹ lập báo cáo tình hình vật liệu nhập - xuất - tồn kho. Có thể khái quá phần hành của kế toán vật liệu qua sơ đồ sau: Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ Sổ chi tiết số 2 Nhật ký chứng từ số 5 Số cái TK 152 TK 153 Bảng kê 4,5,6 NKCT số 7 Bảng phân bổ NVL, CCDC (Số 2) Báo cáo kế toán Bảng kê số 3 NKCT liên quan (Số 1,2,4) Chứng từ gốc Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kế toán tiền lương Chứng từ thanh toán NKCT số 1, 2 Sổ cái TK 334,338 NKCT số 7 NKCT số 10 Bảng phân bổ số 1 Chứng từ gốc Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán BHXH Bảng thanh toán tiền thưởng Chứng từ thanh toán Bảng kê số 4 Kế toán chi phí sản xuất Nhật ký chứng từ số 1,2,5,6 Bảng kê số 3 Sổ cái Nhật ký chứng từ 7 Bảng kê số 4,5,6 Bảng phân bố vật liệu, công cụ, tiền lương, bảo hiểm, khấu hao Chứng từ gốc II. Tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty: 1. Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty may Thăng Long: *Thực tế ở công ty vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau về công dụng, tính năng lý hoá học, phẩm cấp, chất lượng. Mặt khác giá vật liệu thường xuyên biến đổi, do đó để quản lý và hạch toán tốt nguyên vật liệu cần thiết phải phân loại trên cơ sở đó mà có biện pháp quản lý và hạch toán phù hợp. Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu của công ty được phân loại như sau: -Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu, là sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm như : vải ngoài, vải lót, mex, bông... -Vật liệu phụ: gồm các loại chỉ, khuy, nhãn mác, chun -Nhiên liệu: là loại nguyên vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu được dùng trực tiếp cho quá trình sản xuất kỹ thuật sản phẩm như điện để là, dầu, mỡ... -Phụ tùng thay thế sửa chữa: là những chi tiết, phụ tùng, máy móc, thiết bị mà công ty mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa các phương tiện máy móc thiết bị cho từng loại máy như bàn đạp, dây curoa... -Văn phòng phẩm: phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. -Bao bì: là loại nguyên vật liệu dùng để đóng gói, làm đẹp, bảo quản sản phẩm hoàn thành như nilông, bìa cứng -Phế liệu thu hồi: là những loại nguyên vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất của công ty và được thu hồi lại để sử dụng vào công việc khác như các loại vải vụn, vải thừa -Hoá chất: là loại vật liệu phục vụ cho sản xuất ở các xí nghiệp tẩy, mài như nước giaven, thuốc tẩy *Cũng như vật liệu, công cụ dụng cụ cũng được phân loại như sau: -Công cụ dụng cụ dùng trực tiếp cho sản xuất: các bao vì dùng để đựng vật liệu hàng hoá trong quá trình thu mua bảo quản và tiêu thụ hàng hoá như thùng đựng hàng, bàn cắt, máy đánh chỉ, ghế thợ máy -Công cụ dụng cụ dùng cho việc quản lý các phân xưởng bao gồm: điện thoại, máy fax, điều hoà, bàn làm việc Ngoài việc phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ như trên để phục vụ cho việc mở sổ sách kế toán chi tiết nhằm kiểm tra, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Công ty còn tiến hành phân loại một cách tỉ mỉ với từng thứ mà vật liệu giúp cho việc hạch toán chi tiết được chính xác. 2. Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty May Thăng Long: 2.1. Nhận xét chung Do đặc điểm nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là do khách hàng đem đến, nên công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo đơn đặt hàng, còn giá trị nguyên vật liệu công ty không thực hiện tính giá và theo dõi. Khi nhập kho nguyên vật liệu, kế toán chỉ phản ánh số lượng nguyên vật liệu nhập kho và khi xuất chỉ phản ánh nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Doanh nghiệp không tính giá đối với nguyên vật liệu của người đặt gia công chuyển giao, chi phí vận chuyển của lô hàng này do bên đặt gia công chịu. Trong các hợp đồng ký kết gia công hàng xuất khẩu, thoả thuận giữa công ty và khách hàng nước ngoài đặt gia công là toàn bộ chi phí vận chuyển từ cảng Hải Phòng về kho của công ty phải chịu, đó là số tiền mà công ty phải thực tế chi ra. Hiện tại, công ty hạch toán khoản chi đó là giá trị của nguyên vật liệu của người đặt gia công, khoản chi này sẽ được người đặt gia công thanh toán lại cùng với tiền thuê gia công khi trao trả sản phẩm. 2.2. Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho: Do nguyên vật liệu được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau nên giá thu mua, chi phí thu mua sẽ khác nhau dẫn đến giá trị nguyên vật liệu nhập kho sẽ khác nhau. Nguyên vật liệu là tài sản lưu động, đòi hỏi phải được tính theo giá thực tế tại công ty, kế toán chỉ sử dụng giá trị thực tế để hạch toán vật liệu. Khi nhập kho, giá trị nguyên vật liệu là giá thực tế thị trường bên ngoài tính bằng đồng Việt Nam. Giá thực tế NVL mua ngoài nhập kho Giá mua theo hoá đơn Chi phí thu mua (chứng từ) Thuế nhập khẩu (nếu có) = + + - Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền công tác phí của cán bộ thu mua, giá trị nguyên vật liệu hao hụt trong định mức. Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên giá mua trên hoá đơn là thuế chưa có giá trị gia tăng đầu vào. 2.3. Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho: Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho cũng ghi theo giá thực tế. Toàn bộ chi phí vận chuyển cũng do bên cung cấp chịu. Công ty chỉ gia công tiền may sản phẩm. Giá thực tế xuất kho vật tư mà kế toán sử dụng là giá bình quân gia quyền. -Xuất kho hàng mua: Hàng ngày, khi xuất kho vật liệu,kế toán chỉ theo dõi chi tiêu số lượng không xác định giá trị vật liệu xuất kho. Cuối kỳ tổng hợp giá trị thực tế vật liệu nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ, tính giá trị thực tế bình quân của từng thứ từng loại vật liệu theo công thức: Giá thực tế bình quân một đơn vị VL, CCDC Giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ Giá thực tế VL, CCDC nhập kho trong kỳ = + Số lượng VL, CCDC tồn kho đầu kỳ + Số lượng VL, CCDC nhập kho trong kỳ Giá thực tế VL, CCDC xuất kho trong kỳ Số lương VL, CCDC xuất kho trong kỳ Giá thực tế bình quân đơn vị VL, CCDC = ´ 3. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty May Thăng Long: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán, nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại giá trị. Để hạch toán chính xác kế toán phải dựa vào các chứng từ kế toán, là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Chứng từ bao gồm: -Phiếu nhập kho vật tư. -Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Trình tự hạch toán kế toán quá trình thu mua nhập kho nguyên vật liệu tại công ty được tiến hành như sau: Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư ( nếu có), phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho vật tư thành 3 liên: phụ trách phòng kế hoạch ký tên vào phiếu và chuyển 3 liên xuống kho làm căn cứ kiểm nhận vật tư. Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận được của phòng kế hoạch, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào phiếu và cùng người giao hàng ký tên vào cả 3 liên. Trong trường hợp kiểm nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, mất phẩm chất, không đúng qui cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo cho phòng kế hoạch biết, đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ ghi sổ. Phiếu nhập kho sau khi đã có chữ ký của người giao hàng, nhận hàng, thủ kho phải gửi 1 liên kèm theo cả biên bản thừa, thiếu ( nếu có ) về phòng kế hoạch, thủ kho giữ lại một liên ghi vào thẻ kho số thực nhập sau đó chuyển lên cho kế toán vật liệu. Một liên có chứng từ gốc là hoá đơn bán hàng gửi về phòng kế toán làm căn cứ thanh toán cho người bán. Mỗi loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua về được nhập vào đúng kho như đã qui định. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý khoa học, vừa thuận tiện cho việc xuất kho vừa thuận lợi cho công tác quản lý.  Mẫu hoá đơn bán hàng Bảng 2.1 Mẫu 01 - GTKT- 3LL Hoá đơn (GTGT) Liên 2 ( Giao cho khách hàng ) Ngày 23 tháng 03 năm 2001. Đơn vị bán: Công ty vật liệu may Nha Trang. Địa chỉ: 02 Nguyễn Thiện Thuật, Nha Trang, số TK 73010056 NHĐT và PT Khánh Hoà. Điện thoại: (058)822105-915156 Mã số thuế:4200238695. Họ tên người mua hàng : Nguyễn Thị Lê. Đơn vị: Công ty may Thăng Long. Địa chỉ: 250 Minh Khai - Hà Nội, số TK Hình thức thanh toán: Mã số thuế:0100101107. Đơn vị: Đồng. Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vải sơ mi 4J2E6 m 7000 9500 66.500.000 Cộng tiền hàng 66.500.000 Thuế xuất giá trị gia tăng:10% 6.650.000 Tổng tiền thanh toán 73.150.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi ba triệu một trăm năm mươi ngàn đồng. Thủ trưởng đơn vị (Ký, Họ tên) Người mua hàng (Ký, Họ tên) Kế toán trưởng (Ký, Họ tên)  Bảng 2..2 Phiếu nhập vật tư Công ty May Thăng Long Mẫu 02 - VT Ngày 23 tháng 03 năm 2001 Ban hành theo QĐ số 114 TC/QĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1999 của Bộ Tài Chính Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Thị Lê. Theo số : Ngày tháng năm 2001 của Biên bản kiểm nghiệm: Nợ: Có: Nhập tại kho: Nguyên vật liệu. Danh điểm vật liệu Tên qui cách, nhãn hiệu Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập Vải sơmi 4J2E6 M 7000 7000 9500 66.500.000 Cộng 66.500.000 Nhập ngày 23 tháng 3 năm 2001 Phụ trách cung tiêu (Ký, Họ tên) Người nhập (Ký, Họ tên) Thủ kho (Ký, Họ tên) Đây là phiếu nhập kho đối với hàng doanh nghiệp mua về để tiến hành sản xuất, nên trên phiếu phản ánh cả giá trị thực tế vật liệu nhập kho. Còn đối với hàng nhận gia công cho khách thì phiếu nhập kho không phản ánh giá trị nguyên vật liệu mà chỉ phản ánh số lượng. *Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Khi có yêu cầu, phòng kế hoạch căn cứ vào sản lượng định mức và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phòng kế hoạch ra lệnh xuất nguyên vật liệu. Phòng kế hoạch lập phiếu xuất kho thành 3 liên sau đó chuyển cho thủ kho 2 liên, đơn vị lĩnh 1 liên. Khi lĩnh vật tư đơn vị lĩnh phải đem phiếu này xuống kho, thủ kho ghi lại số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho thu lại phiếu của đơn vị tính ra tổng số vật tư đã xuất đối chiếu với thủ kho rồi ký vào 3 liên: 1 liên thủ kho gửi lên phòng kế hoạch, 1 liên đơn vị lĩnh giữ lại để vào sổ kế toán đơn vị, 1 liên gửi phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.  Bảng 2.3 Phiếu xuất kho Công ty May Thăng Long Mẫu 02-VT Ngày 27 tháng 3 năm 2001 Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1999 của Bộ Tài Chính Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Minh. Lý do xuất kho: xuất cho sản xuất. Nợ: Có: Xuất tại kho: Nguyên vật liệu. TT Tên qui cách, nhãn hiệu Mã số Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập 1 Vải sơmi 4J2E6 m 5000 5000 9500 47.500.000 Cộng 47.500.000 Xuất ngày 27 tháng 3 năm 2001. Phụ trách bộ phận (Ký, Họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, Họ tên) Người nhận (Ký, Họ tên) Thủ kho (Ký, Họ tên) * Phương pháp ghi sổ: Theo phương pháp thẻ song song việc ghi chép chi tiết nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được thực hiện ở cả kho và phòng kế toán. Tại kho: Do chỉ theo dõi chỉ tiêu về số lượng nên vật liệu nhập gia công hay vật liệu do doanh nghiệp mua về đều được theo dõi quản lý như nhau. Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về mặt số lượng. Mỗi loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được ghi chép, theo dõi trên một thẻ kho, mỗi chứng từ được ghi một dòng ở thẻ kho. Bảng 2.4 Thẻ kho Công ty May Thăng Long Mẫu 02 -VT Tháng 3 năm 2001 Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1999 của Bộ Tài Chính Ngày lập thẻ: Tờ số Tên vật tư: Vải sơmi 4J2E6. Đơn vị tính: Mét. Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn 1 Tồn đầu tháng 3000 2 03129 1/3 Nhập trong tháng 23/3 7000 10000 3 064254 23/3 Xuất cho XN 1 27/3 5000 5000 4 067321 27/3 Xuất cho sản xuất XN 2 .......... 28/3 ......... ...... 2000 ...... 3000 ....... 28/3 Cộng tháng 3 9718 10140 Tồn cuối tháng 2578 Cuối ngày, thủ kho phải ra số tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ 5-7 ngày kế toán theo dõi vật liệu xuống kho lấy chứng từ. Tại phòng kế toán: kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty mở sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại. Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được mở cho từng thứ, từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Định kỳ 3-5 ngày kế toán xuống kho lấy chứng từ hoặc thủ kho gửi lên kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ tiến hành sắp xếp, phân loại theo số thứ tự của phiếu nhập, phiếu xuất của từng kho và tổng hợp số liệu ở các chứng từ này để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tiến hành báo cáo nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mỗi sổ chi tiết được đóng thành quyển và được mở phù hợp với từng loại nguyên vật liệu của từng kho. Sản phẩm của công ty May Thăng Long 80% là hàng gia công loại này doanh nghiệp chỉ hạch toán phần chi phí sản xuất mà doanh nghiệp bỏ ra, không thực hiện việc kế toán giá trị nguyên vật liệu của khách hàng gửi đến. Vì vậy, đối với phiếu nhập kho hàng gia công chỉ phản ánh số lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho, kế toán ghi sổ chi tiết chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra, công ty còn tổ chức sản xuất hàng nội địa, công ty mua nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất. Với loại này kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị vì vậy nó được ghi đầy đủ trên phiếu chỉ tiêu. Sau khi tính ra số lượng vật tư tồn kho của từng loại nguyên vật liệu, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên báo cáo nguyên vật liệu tồn kho và báo cáo nhập, xuất, tồn kho của thủ kho gửi lên, số liệu 2 bảng này phải khớp nhau. Ngoài ra để kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu xuất được chính xác kế toán còn phải đối chiếu sổ sách của đơn vị. Bảng 2.5 Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tháng 3 năm 2001. Tên vật liệu: Vải sơmi 4J2E6. Đơn vị tính: mét. Mã hàng: STT Chứng từ Trích yếu TK đối xứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT 1 1/3 Tồn đầu tháng 3 8500 3000 255000000 2 03129 23/3 Nhập trong tháng 9500 7000 66.500.00 10000 92000000 3 064254 27/3 Xuất cho XN I 621 9500 5000 47.5000.000 5000 44500000 4 28/3 Xuất cho sản xuất XN II 621 9500 2000 19.000.000 3000 25500000 Cộng tháng 3 9718 103.750.000 10140 94.650.000 Tồn cuối tháng 3 2578 34600000 Bảng 2.6 Báo cáo nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu Tháng 3 năm 2001 STT Loại hàng Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL T.T SL T.T SL T.T SL T.T 1 Vải lót M 120 276.000 13.464 9.424.800 11.250 7.875.000 2.334 1.825.800 2 Vải sơmi 4J2E6 M 3000 25.500.000 9.718 103.750.000 10.140 94.650.000 2.578 34.600.000 3 Vải bò 10Z M 500 7.750. 000 12.000 204.470.000 11.000 177.100.000 2.200 35.120.000 4 Vải bò nhật M 9500 77.900.000 25.000 222.500.000 16.000 142.400.000 18.500 158.000.000 5 Vải ngoài M 1.530 7.650.000 11.000 60.500.000 8.000 44.000.000 4.530 24.150.000 Tổng cộng M 14.650 119.076.000 71.882 660.644.800 56.390 466.025.000 30.142 253.695.800 4. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty May Thăng Long. 4.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: - Nhập hàng gia công: Do sản phẩm của công ty 80% là hàng gia công loại hàng này doanh nghiệp chỉ hạch toán phần chi phí sản xuất doanh nghiệp thực tế bỏ ra. - Đối với hàng mua đứt bán đoạn: Đây là loại nguyên vật liệu doanh nghiệp mua về để sản xuất theo yêu cầu của khách hàng. Có nghĩa là khách hàng đặt sản xuất nhưng không đưa nguyên liệu đến, doanh nghiệp mua nguyên vật liệu về sản xuất sau đó bán sản phẩm cho họ. Với loại này kế toán phảu theo dõi cả số lượng và giá trị nguyên vật liệu. Chi phí vận chuyển nguyên vật liệu này công ty phải chịu và tính vào giá thực tế của nguyên vật liệu nhập. 4.1.1. Kế toán nhập kho vật liệu mua ngoài: - Nếu mua nguyên vật liệu nhập kho chưa thanh toán với người bán: kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho để ghi vào sổ chi tiết TK 331 "Phải trả người bán" theo định khoản sau: Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 331 Ví dụ: Ngày 23/3/2001 công ty mua vải sơmi 4J2E6 của công ty may Nha Trang chưa thanh toán. Tổng số tiền ghi trong hoá đơn: 66.500.000 đồng. Thuế suất 10%: 6.650.000. Tổng thanh toán 73.150.000 đồng, kế toán định khoản: Nợ TK 152: 66.500.000 đồng Nợ TK 1331: 6.650.000 đồng Có TK 331: 73.150.000 đồng Sổ chi tiết TK 331 là một loại sổ kế toán chi tiết, được mở để theo dõi chi tiết đối với từng người bán bao gồm cả số phát sinh có và số phát sinh nợ. Sổ chi tiết TK 331 được đóng thành từng quyển, tất cả người bán được ghi trên một sổ, mỗi người được ghi trên một phần trang sổ. Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết TK 331 theo từng người bán. Toàn bộ số liệu ở dòng cột của NKCT số 5 sau khi đối chiếu với các bảng kế toán và các NKCT khác liên quan được dùng để ghi sổ các TK 331. Căn cứ vào NKCT số 5 là sổ chi tiết TK 331. * Phương pháp lập: Mỗi người bán được ghi trên một dòng. Cột dư đầu tháng, căn cứ vào cột số dư trên sổ chi tiết TK 331. Căn cứ vào số tổng cộng bên ghi có TK 331 ghi vào bên cột ghi có TK 331 trên NKCT số 5. Căn cứ số tổng cộng phần theo dõi thành toán nợ TK 331 và các TK tương ứng tính ra số dư cuối tháng. Số dư cuối tháng Số dư có đầu tháng Cộng có TK 331 Công nợ TK 331 Dự nợ đầu tháng = + - - Nếu số dư cuối tháng > 0 ghi dư có. Nếu số dư cuối tháng < 0 ghi dư nợ. Khi mua nguyên vật liệu của nước ngoài, doanh nghiệp phải chịu thuế nhập khẩu. Căn cứ vào giấy thông báo thuế, tờ khai XNK của cục Hải quan Hà Nội gửi đến, kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ và ghi bút toán: Nợ TK 152 ( chi tiết). Có TK 333 (3333): Số tiền trên thông báo thuế. Đối với thuế GTGT: Căn cứ vào chứng từ, hoá đơn dịch vụ mua vào, kế toán phụ trách về thuế lập bản kê hàng hoá, dịch vụ mua vào từng tháng làm căn cứ xác định số thuế GTGT đầu vào. + Nếu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: Hàng ngày, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn phiếu chi tiền mặt, kế toán ghi vào NKCT số 1 theo định khoản: Nợ TK 152. Có TK 111. Bảng 2.7 Nhật ký chứng từ số 1 Tháng 3 năm 2001 STT Ngày tháng Ghi có TK 111, ghi nợ các TK Cộng có TK 111 1521 . 153 1 13/3/2001 9.242.800 88.344.631 2 25/3/2001 60.500.000 117.357.000 Cộng 69.924.800 205.701.631 + Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi sổ NKCT số 2 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 112 + Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn: Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán vào NKCT số 4 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Cuối quý sau khi kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết số 2 theo từng người cung cấp đối chiếu, kiểm tra, rồi chuyển số tổng cộng vào NKCT số 5 số liệu tổng cộng của NKCT số 5 sau khi đối chiếu với bảng kê và các NKCT khác liên quan được dùng để ghi sổ cái TK 331. Bảng 2.8 Bảng 2.9 4.1.1. Kế toán nhập nguyên vật liệu: Khi phát sinh nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu của các xí nghiệp, kế toán căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu nhập kho, đơn giá từng loại nguyên vật liệu đó trên thị trường, tính ra giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho. Trên kết quả tính toán, kế toán viết phiếu chi tiền mặt trả cho xí nghiệp với nội dung thu mua nguyên vật liệu tiết kiệm. Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt, phiếu nhập kho kế toán ghi số NKCT số 1 theo định khoản: Nợ TK 152 Có TK 111 4.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ : Khi xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo nhu cầu của đối tượng sử dụng. Căn cứ vào những chứng từ xuất vật liệu nhận được, kế toán tiến hành phân loại chứng từ xuất vật liệu theo từng loại, từng nhóm vật liệu và từng đối tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí tính toán giá thực tế vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng theo từng loại vật liệu. Để phản ánh kịp thời giá thực tế vật liệu xuất dùng trong tháng, kế toán tiến hành lập bảng kê xuất vật liệu, bảng kê xuất vật liệu được lập vào cuối tháng cho từng xí nghiệp may. Khi xuất kho nguyên vật liệu cho từng xí nghiệp, tại các xí nghiệp nhân viên thống kê lập báo cáo chế biến, báo cáo thành phẩm, báo cáo nhập xuất, tồn nguyên vật liệu và gửi lên phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán nguyên vật liệu sẽ lập báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Tại công ty giá thực tế vật liệu xuất dùng tính theo giá thực tế bình quân gia quyền. Đối với vật liệu không có đơn giá xuất là những vật liệu gia công, cả khi nhập lẫn khi xuất kế toán chỉ theo dõi phần số lượng. Đối với hàng gia công: Phân bổ chi phí vận chuyển của hàng gia công chi phí vận chuyển do bên đặt hàng chịu hoặc cũng có thể do điều kiện áp dụng theo hợp đồng, số lượng nguyên vật liệu được chuyển cho công ty trích trên cơ sở sản lượng sản phẩm đặt hàng và định mức tiêu hao này do công ty và khách hàng cùng thoả thuận. Ngoài phần nguyên vật liệu được tính theo định mức nêu trên, khách hàng còn có trách nhiệm chuyển cho công ty 3% số nguyên vật liệu để bù vào số vật liệu hao hụt trong quá trình sản xuất. Bảng kê xuất nguyên vật liệu lập theo trình tự nhất định của số phiếu xuất kho. Sau khi lập xong bảng kê xuất vật liệu cho từng xí nghiệp, kế toán tiến hàng cộng cột tổng cộng trên bảng kê xuất vật liệu tất cả các xí nghiệp ghi vào bảng kê số 4 theo định khoản: Nợ TK 621 Có TK 152 Sau đó mở NKCT số 7 để ghi số liệu của các bảng kê 4,5,6 và từ các NKCT số 1,2,4,5,7 vào sổ cái TK 152. Tại các XN nhân viên thống kê sẽ lập báo cáo nhập vật liệu của XN trong tháng, xác định số lượng từng loại vật liệu thực nhập trong tháng lập báo cáo lên phòng kế toán công ty, sau khi nhận được báo cáo nhập nguyên vật liệu ở các XN gửi lên, kế toán đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu trên bảng xuất, số lượng từng loại nguyên vật liệu xuất kho ở công ty phải khớp với báo cáo nhập vật liệu tại các XN, nếu không khớp phải điều chỉnh ngay. Riêng đối với CCDC thì việc hạch toán và nhập kho, xuất kho CCDC cũng như vật liệu. Sau khi viết phiếu xuất kho thì cũng lập bảng kê như nguyên vật liệu. Khi xuất kho CCDC: thường thì được tính toán phân bổ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Giá trị thực tế của hầu hết CCDC là nhỏ nên việc áp dụg phân bổ một lần là phù hợp. Tuy nhiên bên cạnh đó còn có những CCDC có giá trị lớn như : dao, ghế, may thì kế toán dùng phương pháp phân bổ hai lần. Việc phân bổ CCDC không giống như vật liệu là khi phân bổ vật liệu thì không chuyển vào chi phí luôn mà chuyển hết qua TK 142. Sau đó từ TK 142 mới chuyển qua các TK chi phí tuỳ theo yêu cầu và mục đích sản xuất. Căn cứ vào bảng kê chi tiết số dư TK 142, kế toán vào sổ cái TK 153. Bảng 2.10 Báo cáo nhập vật liệu tháng 3 / 2001 Xí nghiệp may 1 Đơn vị : mét STT Chứng từ Khách hàng Loại vật liệu Mã hàng Lượng nhập Ghi chú 1 OFFO Vải bò 10Z J02 3.000 2 Irarent Vải bò Nhật K04 4.000 3 Pháp Vải sơmi 4J2E6 WT09 5.000 4 OFFO Vải lót J02 8.000 5 Nhật Vải ngoài WT07 5.000 Cộng 25.000 Bảng 2.11 Bảng kê xuất vật liệu Tháng 3 năm 2001 Đơn vị: Đồng Stt Phiếu xuất Khách hàng Mã hàng Loại vật liệu Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng cộng Xn I 15/3 OFFO J02 Vải bò 10 Z 3.000 16.100 48.300.000 48.300.000 21/3 Irarent K04 Vải bò Nhật 4.000 8.900 35.600.000 35.600.000 27/3 Pháp WT09 Vải sơmi 4J2E6 2.000 9.500 19.000.000 19.000.000 29/3 OFFO J02 Vải lót 8.000 700 5.600.000 5.600.000 30/3 Nhật WT07 Vải ngoài 5.000 5.500 27.500.000 27.500.000 ..... ..... ..... ..... XN IV Cộng 56.390 466.025.000 466.025.000 Bảng 2.12 Bảng 2.13 Bảng 2.14 Sổ cáI TK 152 " nguyên vật liệu " Năm 2001 Số dư đầu năm Đơn vị: Đồng Nợ Có Các tháng Ghi nợ 152- Ghi có các TK khác T1 T2 T3 . T 12 1. Ghi có TK 111- NKCT 1 69.924.800 2. Ghi có TK 112- NKCT 2 204.470.000 3. Ghi có TK 311- NKCT 4 153.012.362 4. Ghi có TK 311- NKCT 5 173.237.638 Tổng số PS nợ 600.644.800 Tổng số PS có - NKCT số 7 466.025.000 Số dư cuối kỳ Nợ 199.076.000 253.695.800 Có Bảng 2.15 Sổ cái tài khoản 153 "Công cụ, dụng cụ" Năm 2001 Số dư đầu năm Đơn vị: Đồng Nợ Có Tháng Ghi nợ 153- Ghi có các TK đối ứng T1 T2 T3 . T 12 1. NKCT số 1-Ghi có 111 90.960.000 2. Ghi có TK 112-NKCT số 2 0 3. Ghi có TK 311-NKT số 4 0 4. Ghi có TK 311- NKCT 5 060.120.000 Tổng số PS nợ 151.080.000 Tổng số PS có - NKCT số 7 186.375.500 Số dư cuối kỳ Nợ 81.120.000 45.824.500 Có Phần III Kiến nghị đề xuất hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty may Thăng Long I. Những nhận xét tổng quát về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty may Thăng Long Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp đều hướng tới mục tiêu lợi nhuận. Để đạt được mục đích này mỗi doanh nghiệp có một cách thức và hướng đi khác nhau. Biện pháp cơ bản được các doanh nghiệp quan tâm áp dụng là không ngừng tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó các phương pháp quản lý cũng góp phần quan trọng trong quá trình sản xuất và điều hành doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Trải qua hơn 40 năm thành lập và phát triển, công ty may Thăng Long đã không ngừng đổi mới và phát triển vững mạnh. Cùng với sự phát triển của công ty, công tác kế toán cũng không ngừng hoàn thiện, đóng góp những thành tựu đáng kể vào việc hạch toán và góp phần quản lý sản xuất. Bộ máy kế toán của công ty, sự phân cấp quản lý phù hợp với trình độ chuyên môn kế toán. Công tác hạc toán từ khâu lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ đều được công ty quy định một cách rõ ràng và theo đúng chế độ ban hành. Công ty áp dụng hình thức tính lương theo sản phẩm sản xuất. Đây là hình thức trả lương phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt với số lượng lao động và chất lượng. Do vậy, khuyến khích người lao động có trách nhiệm và nhiệt tình sản xuất, tăng sản phẩm cho công ty. Kế toán chi tiết NVL, CCDC sử dụng phương pháp thẻ song song, đây là phương pháp phù hợp với loại hình sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty luôn chú trọng việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho vì điều này ảnh hưởng tới giá trị nguyên vật liệu xuất kho cũng như chi phí nguyên vật liệu hạ giá thành sản phẩm. Công ty đã đầu tư áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán, kết hợp với làm bằng tay nhưng vẫn chưa đáp ứng được kịp thời. Công ty đang cố gắng nghiên cứu tiến tới vi tính hoá hoàn toàn các phần hành kế toán. Công tác dự trữ bảo quản: Công ty đã xác định được mức dự trữ NVL, CCDC cần thiết, hợp lý, đảm bảo cho quả trình sản xuất kinh doanh không bị ngừng trê, không lãng phí vốn, giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể cho số dự trữ NVL tồn kho không cần thiết. Hệ thống kho được công ty tổ chức rất hợp lý, phù hợp với cách phân loại nguyên vật liệu mà công ty áp dụng. Hệ thống kho tàng cao phù hợp cho việc nhập, xuất NVL, CCDC. Việc tổ chức kho tàng đã giúp đỡ cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán, giúp cho việc kiểm tra quá trình thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng dễ dàng hơn. Từ đó giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình NVL cụ thể, kịp thời. Về việc sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức tiêu dùng. Khi có nhu cầu về NVL, CCDC thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh NVL, CCDC lên phòng kinh doanh, sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu về NVL, CCDC đó, bộ phận quản lý sẽ xét duyệt. Như vậy NVL, CCDC được đáp ứng kịp thời, tránh lãng phí. Mặc dù, hoạt động sản xuất kinh doanh với quy mô lớn, sử dụng khối lượng NVL nhiều nhưng việc quản lý và sử dụng NVL đem lại hiệu quả cao. Điều đó chứng tỏ công ty đã làm tốt công tác quản lý và sử dụng NVL đem lại lợi nhuận cao, góp phần nâng cao đời sống người lao động. Đạt được những thành tựu trên là do cố gắng nỗ lực của mỗi thành viên trong phòng kế toán, đặc biệt là có sự lãnh đạo đúng đắn, nghiêm túc và nắm vững chuyên môn mà cụ thể là kế toán trưởng. Bên cạnh đó, công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán NVL, CCDC của công ty còn có những hạn chế nhất định cần được cải tiến hoàn thiện. Với góc độ là sinh viên thực tập, tôi mạnh dạn nêu ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán vật liệu, CCDC của công ty. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty may Thăng Long 1. Bảng kê xuất nguyên vật liệu: Như đã nói ở trên, nguyên vật liệu của công ty gồm có phần do khách hàng mang tới và phần tự mua để sản xuất. Hai loại nguyên vật liệu này có phương pháp quản lý và hạch toán khác nhau. Công ty lập bảng kê NVL chung cho cả hai loại NVL đó. Theo tôi nên tách riêng từng loại để việc hạch toán được đơn giản, có thể trên cùng một bảng kê như hiện nay, nhưng bảng kê hàng gia công trước, xong kê tới NVL mua. Và khi lập nên lập hết mã hàng này mới sang mã hàng khác, sau mỗi mã nên có dòng tổng cộng để tiện cho việc cung cấp số liệu cho bên tính giá thành sản phẩm. 2. Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Hiện nay tại công ty chưa thực hiện lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ. Theo tôi cần phải lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ để phục vụ cho công tác tập hợp chi phí sản xuất. Đối với vật liệu, kế toán vật liệu chỉ ghi theo mã chi tiết vật liệu vào một quyển sổ. Còn đối với CCDC thì việc phân bổ không giống với vật liệu, và toàn bộ giá trị trên TK153 được chuyển sang TK142 mà không cho luôn vào chi phí. Sau đó chuyển từ TK142 vào TK chi phí. Việc phân bổ cũng được thực hiện cho từng loại công cụ, dụng cụ với giá trị khác nhau: phân bổ một lần, 2 lần hoặc nhiều lần. Căn cứ vào bảng kê xuất vật liệu chính, vật liệu phụ, công cụ dụng cụ để lập bảng phân bổ từ các dòng cộng của từng mã hàng trên bảng kê xuất của từng xí nghiệp may. Từ dòng cộng trên bảng kê vật liệu phục vụ cho sản xuất chung, kế toán tiến hành lập bảng phân bổ NVL, CCDC theo mẫu sau: Bảng phân bổ NVL, CCDC Tháng 3 năm 2001 STT TK ghi có TK ghi nợ TK 152 TK 153 1521 1522 1531 1532 1. TK621: CPNVL thị trường - XN i 13.600.000 10.050.000 ... ... - XN VI 2. TK641: CPBH - XN I ... ... XN VI Cộng ... ... ... ... 3. Tổ chức hạch toán tổng hợp NVL, CCDC: Công ty may Thăng Long sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Việc tính giá thành NVL, CCDC nhập, xuất trong quý ở công ty theo nguyên tắc: Giá NVL, CCDC nhập trong quý là giá thực tế nhập kho của lô hàng (gồm giá mua trên hoá đơn (không kể thuế GTGT đầu vào) và chi phí thu mua). Giá của vật liệu xuất kho trong kỳ là giá bình quân gia quyền của kỳ hạch toán. Trong kỳ kế toán, kế toán chỉ ghi số lượng không ghi giá trị của NVL, CCDC xuất trong kỳ, mà đến cuối mỗi quý căn cứ vào giá thực tế xuất kho, kế toán mới tiến hành ghi chép giá trị NVL, CCDC xuất dùng. Điều này dẫn tới các thông tin kế toán không được ghi chép kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp. Các thông tin về tình hình nhập-xuất-tồn NVL, CCDC chỉ có được vào thời điểm cuối quý. Để cung cấp thông tin kịp thời khi cần thiết thì công ty nên sử dụng giá hạch toán để ghi chép giá trị NVL, CCDC xuất kho trong kỳ. Đến cuối mỗi kỳ, sau khi tính giá thực tế xuất kho NVL, CCDC kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế xuất kho Hệ số chênh lệch = -------------------------- Giá hạch toán ´ = Giá thực tế Giá VL, CCDC xuất kho Hệ số VL, CCDC xuất kho tính theo giá hạch toán chênh lệch 4. Việc nhập xuất NVL, CCDC ở công ty còn thực hiện thủ công mất nhiều thời gian. Do vậy, có thể tiến hành làm trên máy, ta thấy thực hiện trên máy giảm bớt từ 40-50% công việc, đỡ mất thời gian và việc kiểm tra đối chiếu giữa số lượng nhập với số lượng xuất thực hiện dễ dàng hơn. 5. Về dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Việc lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho đối với công ty là rất quan trọng vì chi phí về NVL của công ty là lớn nên chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về giá cả NVL trên thị trường cũng ảnh hưởng rất lớn tới quá trình sản xuất. Hiện nay công ty vẫn chưa có khoản lập dự phòng giảm giá NVL. Công ty cần quan tâm hơn nữa đối với công tác này. - Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân thủ các nguyên tắc sau: + Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được lập vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thực hiện đúng các quy định của cơ chế quản lý tài chính hiện hành. + Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính cho tổng thể vật tư, sản phẩm, hàng hoá tồn kho. + Không được lấy phần tăng giá của mặt hàng này để bù đắp cho phần giảm giá của mặt hàng khác. Nếu có chứng từ chắc chắn về giá trị thực tế của hàng tồn kho thấp hơn giá có thể bán trên thị trường thì kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số dự phòng đã lập năm trước và tình hình biến động giá cả để tính số dự phòng cho năm sau: Hoàn nhập dự phòng tới 31/12 Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 721: Thu nhập bất thường Đồng thời xác định mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm sau: Nợ TK 642 Có TK 159 6. Một số kiến nghị khác: Kiến nghị với lãnh đạo công ty: Công ty cần trang bị thêm máy vi tính, hiện nay công ty còn thiếu nhiều máy do vậy công việc thiếu hiệu quả. Tổ chức học kế toán mới do Bộ Tài chính ban hành cho toàn bộ nhân viên kế toán trong phòng để họ có thời gian vận dụng kịp thời, đào sâu nghiên cứu và có thể làm ngay khi công ty áp dụng. Kết luận Một lần nữa ta khẳng định rằng kế toán vật tư có tác dụng và vai trò rất lớn trong quản lý kinh tế. Thông qua công tác hạch toán NVL giúp cho đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản tốt vật tư, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp chi phí NVL trong giá thành, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, ngăn ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phí gây thiệt hại tài sản của doanh nghiệp. Đáp ứng kịp thời thông tin cho ban giám đốc để đưa ra quyết định đúng đắn có lợi cho doanh nghiệp. Sau 3 tháng thực tập tại công ty may Thăng Long, những kết quả nghiên cứu được trong thời gian thực tế đã giúp tôi nắm bắt, vận dụng và biết được thực trạng công tác kế toán ở công ty. Với mong muốn góp một phần nhỏ bé nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán NVL tại công ty. Trong chuyên đề tôi đã nêu ra được một số kiên nghị, đề xuất rút ra từ thực trạng công ty. Do thời gian thực tập có hạn nên tôi không thể tránh được những thiếu sót. Tôi mong được sự giúp đỡ, góp ý kiến bổ sung của các thầy cô, cô chú, anh chị ở phòng kế toán công ty may Thăng Long. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Phạm Đức Cường đã hướng dẫn và giúp em hoàn thành chuyên đề. Cảm ơn các cô chú, anh chị phòng kế toán và ban lãnh đạo công ty may Thăng Long./. Tài liệu tham khảo 1.Lý thuyết hạch toán kế toán Trường đại học Kinh tế quốc dân Nhà xuất bản thống kê 2.Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính TS Nguyễn Văn Công Nhà xuất bản Tài chính 2000 3.Kế toán doanh nghiệp hỏi và đáp Nhà xuất bản Tài chính 1996 4.Hướng dẫn thực hành kế toán doanh nghiệp sản xuất Nhà xuất bản trẻ TP Hồ Chí Minh 5. Kế toán tài chính Trường đại học Tài chính kế toán 6. Chuẩn mực kế toán quốc tế 7. Những quy định về kế toán - kiểm toán 8. Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh TS Nguyễn Năng Phúc 9. Tạp chí kế toán 10. Tạp chí kiểm toán 11. Tạp chí phát triển kinh tế Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Phần I. Cơ sở lý luận của công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất 3 I. Những vấn đề chung về vật liệu, công cụ dụng cụ 3 1. Khái niệm, đặc điểm chung về vật liệu, công cụ dụng cụ 3 2. Nhiệm vụ tổ chức quản lý hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ 3 3. Phân loại, tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ 5 II. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ 10 1. Phương pháp thẻ song song 10 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 13 3. Phương pháp sổ số dư 15 III. Hạch toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ 17 1. Khái niệm phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên và phương pháp hạch toán kiểm kê định kỳ 17 2. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên 18 3. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ 24 4. Kế toán thừa, thiếu vật liệu khi kiểm kê tính giá lại NVL, CCDC 26 IV. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 27 V. Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo các hình thức sổ kế toán 28 1. Hình thức nhật ký - chứng từ 28 2. Hình thức nhật ký - sổ cái 30 3. Hình thức nhật ký chung 30 4. Hình thức chứng từ - ghi sổ 31 Phần II. Thực trạng hạch toán vật liêu, công cụ dụng cụ tại công ty may Thăng Long 32 I. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty may Thăng Long 32 1. Lịch sử hình thành và phát triển 32 2. Tổ chức bộ máy quản lý 35 3. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh 38 4. Tổ chức hạch toán kế toán tại công ty 40 II. Tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty 48 1. Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty may Thăng Long 48 2. Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty May Thăng Long 49 3. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty May Thăng Long 51 4. Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty May Thăng Long 57 Phần III. Kiến nghị đề xuất hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty May Thăng Long 68 I. Những nhận xét tổng quát về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty May Thăng Long 68 II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty May Thăng Long 69 Kết luận 73 Tài liệu tham khảo 74