Đề tài Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng Việt Nam

lượng cao phục vụ cho công cuộc xây dựng đất nước, ngày 7/9/1979 hội đồng chính phủ đã ban hành quyết định số 308/ CP, về việc thành lập liên hiệp các xí nghiệp xi măng Việt Nam. Ngày 1/4/1980, LHCXN xi măng bắt đầu đi vào hoạt động trong phạm vi cả nước. Ngày 28/12/1981, với sự giúp đỡ kỹ thuật của chuyên gia Liên Xô, lò nung số 1 nhà máy xi măng Bỉm Sơn đã hoạt động và đến ngày 6/11/1983, dây chuyền số 2 nhà máy xi măng Bỉm Sơn chính thức đI vào hoạt động. Dưới sự giúp đỡ của các chuyên gia Đan Mạch ngày 3/12/1983 những tấn xi măng Hoàng Thạch cũng được xuất xưởng. Với kết quả đầu tư đúng hướng, kịp thời của đảng, chính phủ và bộ xây dựng, hai nhà máy này đã nâng công suất thiết kế của toàn LHCXN xi măng từ 0,67 triệu tấn/năm lên gần 3 triệu tấn/năm. Đến năm 1990, LHCXN xi măng đã đát sản lượng 2,406 triệu tấn xi măng, nộp ngân sách 189,957 tỷ đồng.Năm 1990 công trình mở rộng nhà máy xi măng Hà Tiên được hoàn thành và ngày 19/12/1990 những tấn clinker đầu tiên ra là, không cần đội ngũ chuyên gia nước ngoài như trước đây. Năm 1991, công ty xuất nhập khẩu xi măng được thành lập theo quyết định của bộ xây dựng. Năm 1993, bộ xây dựng đã có quyết định đổi tên LHCXN xi măng thành tổng công ty xi măng Việt Nam và đến ngày 14/11/1994, thủ tướng chính phủ đã có quyết định số 670/TTg của chính phủ về việc thành lập tổng công ty xi măng Việt Nam theo quyết định 91/TTg của chính phủ ngày 07/03/1994. Tổng công ty xi măng Việt Nam có ban cán sự đảng, có HĐQT và được chính phủ xếp hạng doanh nghiệp đặc biệt. Kết thúc năm 1995, tổng công ty xi măng Việt Nam đã hoàn thành kế hoạch sản xuất – tiêu thụ 4,8 triệu tấn xi. Từ năm 1996 – 2000 tổng công ty xi măng đã đưa vào hoạt động nhà máy xi măng Bút Sơn, góp vốn liên doanh đầu tư nhà máy xi măng chin Fon (Hải Phòng), nhà máy xi măng Sao Mai (Hòn Chông), nhà máy bê tông tưới, nhà máy xi năng Nghi Sơn (Thanh Hoá), một số trạm nghiền với các địa phương và nâng công suất nhà máy xi măng Bỉm Sơn. Kết thúc kế hoạch 5 năm 1996 – 2000 tổng công ty xi măng đạt tổng doanh thu 30.935 tỷ đồng, nộp ngân sách nhà nước là 3.900 tỷ đồng. Hiện nay sản lượng xi măng sản xuất tiêu thụ của tổng công ty xi măng tương đối ổn định ở mức 18 triệu tấn/năm và đang trong quá trình xây dựng nhà máy xi măng Tam Điệp. Một số kết quả hoạt động kinh doanh của tổng công ty xi măng trong những năm gần đây. chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Doanh thu 7076641 7628000 9575000 Lợi nhuận 614000 620600 598000 Nộp ngân sách 674000 913700 899091 Đặc điểm bộ máy kế toán Bộ máy kế toán ở tổng công ty xi măng Việt Nam được tổ chức theo hình thức kế toán nửa tập chung, nửa phân tán và tiến hành công tác hạch toán kế toán theo hình thức sổ nhật ký chung. Sự lựa chọn này phù hợp với quy mô sản của tổng công ty, với trình độ của các nhân viên kế toán vì kết cấu sổ đơn giản, dễ ghi chép và có thể đưa các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào sử dụng trong côn gtác kế toán như máy vi tính. Bộ máy kế toán của tổng công ty có nhiệm vụ tổ chức hướng đãn, kiểm tra đôn đốc thực hiện toàn bộ công tác thu thập và xử lý thông tin kế toán, công tác thống kê trong phạm vi toàn tổng công ty, hướng dẫn và kiểm tra các phòng ban trong tổng công ty thực hiện đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu. Thực hiện chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính, giúp đỡ cơ quan tổng giám đốc tổ chức thông tin kinh tế và phân tích các hoạt động kinh tế. Bộ máy kế toán của tổng công ty xi măng gồm 8 người và được chia thành 2 phòng gồm: trưởng phòng kế toán (kế toán trưởng), 2 phó phòng kế toán và 5 nhân viên kế toán được tổ chức theo mô hình sau: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán. Trưởng phòng kế toán Phó phòng kế toán Phó phòng kế toán Kế toán viên Kế toán viên Kế toán viên Kế toán viên Kế toán viên Trong đó: - Trưởng phòng kế toán: là người quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động, kiểm tra toàn bộ công tác tài chính kế toán của tổng công ty, tham mưu giúp tổng giám đốc về các vấn đề liên quan đến tài chính kế toán, đánh giá các phương án kinh doanh. Trưởng phòng kế toán duyệt các báo cáo quyết toán của các đơn vị thành viên. - Hai phó phòng kế toán: giúp trưởng phòng chỉ đạo hoạt động khi trưởng phòng đi công tác, trong đó: phó phòng 1 quản lý việc tổ chức công tác kế toán tại tổng công ty còn phó phòng 2 quản lý theo dõi việc tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị thành viên. - 5 nhân viên kế toán: trong đó 2 nhân viên thuộc sự quản lý của phó phòng 1 thực hiên công tác kế toán tại tổng công ty, còn 3 nhân viên thuộc sự quản lý của phó phòng 2 thực hiện công việc quản lý công tác kế toán tại các đơn vị thành viên. các yếu tố có tính môi trường ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ. Tổ chức bộ máy quản lý. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi xác lập cơ cấu tổ chức của tổng công ty cũng là lúc hình thành một biện pháp kiểm tra, kiểm soát tự động giữa các bộ phận. Bộ máy quản lý của tổng công ty xi măng được mô tả như sau: Hội đồng quản trị Cơ quan tổng giám đốc Phòng kinh tế kế hoạch Phòng thị trường xi măng Phòng thông tin điều độ Phòng kế toán thống kê tàI chính Phòng kỹ thuật Phòng tổ chức lao động Phòng hợp tác quốc tế Phòng đầu tư xây dựng Văn phòng Ban thanh tra Bộ máy quản lý tại tổng công ty xi măng gồm hội đồng quản trị, cơ quan tổng giám đốc và mười phòng ban có chức năng nhiệm vụ như sau: - Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị là hội đồng đại diện pháp nhân của tổng công ty, đứng đầu là chủ tịch hội đồng quản trị, là người đứng đầu chị trách nhiệm toàn bộ về quá trình hoạt động của tổng công ty. - Cơ quan tổng giám đốc. Cơ quan tổng giám đốc gồm 1 tổng giám đốc và 3 phó tổng giám đốc. Tổng giám đốc là người được hội đồng quản trị bổ nhiệm, tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm trước cập trên về toàn bộ hoạt động của tổng công ty mình, đồng thời có quyền quyết định cao nhất trong tổng công ty. Các phó tổng giám đốc vừa có nhiệm vụ là người đứng sau và thừa lệnh giám đốc đồng thời mỗi phó tổng giám đốc đều chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về các nhiệm vụ được giao. - Phòng kinh tế kế hoạch Phòng kinh tế kế hoạch có các nhiệm vụ sau: xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngăn hạn, trung han và dài hạn cho toàn tổng công ty. Theo dõi điều độ kế hoạch sản xuất, đề xuất các phương án phân giao nhiệm vụ cho các đơn vị thành viên. Tổng hợp, thống kê, phân tích số liệu trong công tác sản xuất kinh doanh, phục vụ cho các quyết đinh của các nhà lãnh đạo và đáp ứng nhu cầu của bộ, nghành, chính phủ. Xây dựng giá nội bộ đảm bảo mục tiêu hạ giá thành sản phẩm, cạnh tranh được với cơ chế thị trường, nâng cao hiệu quả kinh tế, tăng tích luỹ cho tổng công ty. - Phòng thị trường xi măng Phòng thị trường xi măng có nhiệm vụ thu thập, phân tích và xử lý các thông tin kinh tế nhằm mục đích khai thác thị trường xi măng trong nước và ngoài nước. - Phòng thông tin điều độ Phòng thông tin điều độ có nhiệm vụ thu thập và cung cấp thông tin giữa các đơn vị thành và tổng công ty đáp ứng nhu cầu của các đơn vị thành viên - Phòng kế toán – thống kê tài chính Phòng kế toán - thống kê tài chính có các nhiệm vụ sau: Quản lý hệ thống tài chính kế toán đối với mọi hoạt động của tổng công ty đảm bảo cân đối chung trong công tác kinh doanh sao cho hiệu quả, dúng pháp luật. Hướng dẫn phân câp quản lý các chứng từ hạch toán kinh doanh theo luật định với các đơn vị thành viên và các phòng nghiệp vụ tổng công ty đáp ứng công tác thanh tra kiểm tra. Tham mưu cho tổng giám đốc về các vấn đề liên quan đến tài chính Thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo hoạch định. - Ban thanh tra Ban thanh tra có nhiệm vụ kiểm tra việc thực thi pháp luật, thi hành các quyết định của tổng công ty đối với các đơn vị thành viên - Phòng kỹ thuật Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ xem xét lập kế hoạch mua sắm thiết bị máy móc. Thực hiên định kỳ công tác kiểm tra máy móc thiết bị, hướng dẫn các đơn vị thành viên trong công tác trùng tu, bảo dưỡng, vận hành theo quy định - phòng tổ chức cán bộ và lao động phòng này có nhiệm vụ tuyển dụng, quản lý và lên kế hoạch sử dụng đội ngũ cán bộ, công nhân trong phạm vi tổng công ty. Hướng dãn phân cấp quản lý cán bộ từ tổng công ty đến các công ty. Theo dõi công tác chế độ trả lương, bảo hiểm, chế độ hưu trí và các công tác nhân sự khác. Thực hiên công tác thống kê, báo cáo diễn biến nhân sự theo ngành dọc và các cơ quan quản lý cấp trên. - Phòng hợp tác quốc tế Có nhiệm vụ giao dịch với các đối tác nước ngoài trong việc liên doanh liên kết - Phòng đầu tư xây dựng. Phòng đầu tư xây dựng có nhiệm vụ nắm bắt tình hình kho tàng và cơ sở vật chất của toàn tổng công ty, tham mưu cho ban giám đốc, trình lên chi phí xây dựng các công trình xây dựng cơ bản. - văn phòng Văn phòng có nhiệm vụ giải quyết công tác hậu cần của tổng công ty, lập sổ sách theo dõi sự luân chuyển của thiết bị văn phòng, thiết bị sinh hoạt văn phòng. Phụ trách nhân sự và xe cộ, điều động giải quyết phương tiện đi lại cho cán bộ tổng công ty, các phòng ban tại tổng công ty theo nhu cầu công việc. Trực tiếp quản lý văn phòng làm việc, kể cả việc trùng tu, sửa chữa hàng năm theo chế độ. Phụ trách công tác giao dịch, tiếp đón khách ra vào, tổ chức các hội nghị, hội thảo, các cuộc họp theo kế hoạch chung của tổng công ty. Chính sách nhân sự. Nhân sự luân là một nhân tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Hiện tại ở tổng công ty có 15 đơn vị thành viên, lực lượng lao động của tổng công ty gồm: - Số lượng lao động: 15832 - Số lượng cán bộ quản lý có trình độ đại học: 573 - Số lượng cán bộ quản lý có trình độ trên đại học: 427 - Số lượng các bộ quản lý có trình độ ngoại ngữ; 312 Tổng công ty có những chính sách rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, bố trí đề bạt khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Đồng thời, tổng công ty đã bố trí các nhân viên phù hợp với năng lực quản lý, năng lực chuyên môn của mỗi người. Hàng năm tổng công ty tiếp tục tuyển chọn những cán bộ có đủ trình độ đáp ứng được yêu cầu của đơn vị. Tổng công ty luôn có những hình thức khen thưởng kịp thời đối với những đơn vị, cá nhân có thành tích hoặc đóng góp tích cực cho tổng công ty. Tuy nhiên tổng công ty cũng có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với các đơn vị cá nhân không tuân theo những quy đinh của tổng công ty. Những chính sách trên đã khuyến khích các bộ công nhân của tổng công ty hăng hái thu đua sản xuất, cùng với mức thu nhập ổn định đã tăng cường ý thức tự giác, ý thức bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp, tăng cường vai trò giám sát của nhân viên… kế hoạch và dự toán. Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ , thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa lớn tàI sản cố định… đặc biệt là kế hoạch tài chính ở tổng công ty được giao cho phòng kinh tế kế hoạch thực hiện. Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch của tổng công ty phòng này sẽ lập và thực hiện các kế hoạch và dự toán đó một cách chi tiết. Vì vậy, nó đã trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Quá trình thực hiện kế hoạch được theo dõi sát sao hàng tháng, quý căn cứ vào số liệu do bộ phận thống kê cung cấp, so sánh với kế hoạch để điều chỉnh sao cho phù hợp. Do đó công việc luôn được giám sát chặt chẽ và có thể hoàn thành kế hoạch năm. Tòm lại, công tác kế hoạch được thực hiện một cách chặt chẽ, cả kế hoạch tổng thể và kế hoạch riêng cho từng lĩnh vực, từng bộ phận, từ khâu thu thập thông tin, lập ra kế hoạch và dự toán đến khâu kiểm soát thực hiện. Kiểm toán nội bộ. Tại tổng công ty xi măng chưa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ do vậy nó đã làm ảnh hưởng đáng kể tới hệ thống kiểm soát nội bộ của tổng công ty. Kiểm toán nội bộ là một nhân tố cơ bản trong môI trường kiểm soát, bộ phận này thực hiện công việc giám sát, đánh giá về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ giúp tổng công ty có những thông tin kip thời chính xác về hoạt động nói chung và hể thống kiểm soát nói riêng để điều chỉnh, bổ sung, để có được một hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp và có hiệu quả. Ngoài ra kiểm toán nội bộ còn góp phần làm giảm chi phí kiểm toán thuê ngoài. Vì vậy vấn đề quan trọng hiện nay của tổng công ty đó là thiết lập một bộ phận kiểm toán nội bộ. Ban thanh tra. Tổng công ty đã xây dựng được một ban thanh tra, có nhiệm vụ kiểm tra các hoạt động của bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên của tổng công ty trong hoạt động chấp hành pháp luật và điều lệ của tổng công ty. Định kỳ ban thanh tra xuống các đơn vị thành viên để kiểm tra công tác quản lý cũng như việc thực thi pháp luật và điều lệ hoạt động của các đơn vị thành viên nhằm phát hiện các mặt yếu kém trong công tác quản lý, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hạn chế các mặt yếu kém giúp cho công tác quản lý ngày càng hoàn thiện hơn. Những yếu tố có tính môi trường khác. Ngoài những yếu tố trên, công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổng công ty còn chịu ảnh hưởng của những yếu tố bên ngoài doanh nghiệp như pháp luật, các chế độ, chính sách của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ… Mặt khác công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổng công ty còn được tăng cường bởi: kiểm toán của kiểm toán nhà nước, kiểm tra của cục quản lý vốn và tài sản nhà nước, thanh tra bộ tàI chính, bộ xây dựng… Do có ảnh hưởng của một lực lượng kiểm tra dày đặc từ bên ngoài nên những sai phạm hay vi pham các chế độ, chính sách của nhà nước thường được phát hiện và chấn chỉnh kịp thời. Và điều quan tròng là cán bộ công nhân viên trong tổng công ty luôn có ý thức rằng việc làm của mình sẽ bị giám sát chặt chẽ nên họ có trách nhiệm và thận trọng trong công việc, đặc biệt là đội ngũ nhân viên kế toán. VI. Quá trình kiểm soát nội bộ tại tổng công ty đối với một số khoản mục. kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền. Vốn bằng tiền tại tổng công ty bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ có tại két của tổng công ty, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Vốn bằng tiền là khoản mục có ảnh hưởng và chịu ảnh hưởng đến nhiều khoản mục khác như doanh thu, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác trong doanh nghiệp. Đồng thời đây cũng là khoản mục thường xuyên xảy ra các gian lận và sai sót. Do nắm bắt được khả năng xảy ra các sai phạm đối với khoản mục này nên tổng công ty luôn coi trọng công tác kiểm soát đối với khoản mục này, đặc biệt là trong công tác kế toán. Nhìn chung, ở tổng công ty công tác kiểm soát đối với khoản mục vốn bằng tiền tương đối chặt chẽ, khoản mục này được quản lý bởi đội ngũ nhân viên kế toán có năng lực, trình độ, có tinh thần trách nhiệm và có tính liêm chính cao trong công việc. Quá trình luân chuyển chứng từ luôn được kiểm soát thông qua việc kiểm tra các tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, so sánh số liệu trên các phiếu thu, chi, giấy báo nợ, giấy báo có với các chứng từ gốc nên việc kiểm soát đối với khoản mục này diễn ra thường xuyên. Mặt khác, các nghiệp vụ về quỹ luôn được áp dụng triệt để nguyên tắc phê chuẩn uỷ quyền, nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền. Do là một tổng công ty lớn với nhiều đơn vị thành viên do đó nguồn tiền thu tiền của tổng công ty chủ yếu là từ các đơn vị thành viên gửi lên và chủ yếu được thực hiện qua ngân hàng. Nghiệp vụ này được kiểm soát bằng các động tác tự động trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ, đặc biệt là việc kiểm tra của kế toán trưởng trong việc ghi sổ nhật ký thu, sổ quỹ. Khi nghiệp vụ thu tiền phát sinh thì chứng từ gốc luôn được kiểm tra và việc lập phiếu thu được thực hiện dựa trên các chứng từ gốc này. Các phiếu thu được đánh số liên tục và tính liên tục này được kiểm tra một cách kỹ lưỡng nhằm tránh tình trạng gian lận. Các nghiệp vụ thu tiền được ghi vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp một cách hợp lý thông qua hệ thống máy tính được trang bị. Đối với trường hợp thu tiền qua ngân hàng, sau khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc và ghi sổ. Nếu phát hiện chênh lệch sẽ yêu cầu ngân hàng kiểm tra lại để tìm nguyên nhân chênh lệch. Thủ tục thu tiền và luân chuyển chứng từ. Người nộp tiền Kế toán VBT Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán VBT Nghiệp vụ thu tiền Lập phiếu thu Kiểm tra chứng từ, ký Nhập quỹ nghi sổ Kiểm tra phân loại ghi sổ Lưu trữ bảo quản chứng từ Kiểm soát đối với nghiệp vụ chi tiền. Tại tổng công ty, nghiệp vụ chi tiền thương phát sinh trong các trường hợp sau: Chi tiền mua tài sản cố định. Chi tiền tạm ứng. Chi trả lương. Chi trả nợ nhà cung cấp, trả nợ vay. Chi trả tiền điện nước, dịch vụ mua ngoài. Nộp thuế, các khoản phí, lệ phí… Các nghiệp vụ chi được tổng công ty kiểm soát một cách chặt chẽ thông qua các thủ tục: Các nghiệp vụ chi được lập và ký duyệt sau khi được kiểm tra các chứng từ có liên quan. Các chứng từ đượcđánh số liên tục nhằm tránh gian lận phát sinh. Các nghiệp vụ chi thường được thanh toán qua ngân hàng. Khi nghiệp vụ phát sinh, người có nhu cầu chi viết giấy đề nghi cắt séc nêu rõ lý do cắt séc có đầy đủ chữ ký của phụ trách bộ phận, giấy đề nghi cắt séc được chuyển cho kế toán trưởng và tổng giám đốc ký duyệt và chỉ khi thấy thực sự có nhu cầu chi và số tiền phù hợp với nhu cầu thì kế toán trưởng và tổng giám đốc mới ký vào chứng từ. Các nghiệp vụ này được kế toán đối chiếu hàng tháng với ngân hàng. Thủ tục chi quỹ và luân chuyển chứng từ. Ngươì có nhu cầu chi Kế toán VBT TGĐ Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán VBT Nghiệp vụ thu tiền Lập phiếu chi Duyệt phiếu chi Chi tiền tại quỹ Phân loại và ghi sổ Lưu trữ bảo quản chứng từ Như vậy mọi nghiệp vụ chi đều được phê chuẩn hợp lý và chứng từ chi được kiểm tra trong suốt quá trình luân chuyển, hạn chế sai sót phát sinh. Công tác bảo quản, quản lý và kiểm kê tiền. Tiền mặt tại tổng công ty được bảo quản tập trung tại quỹ của tổng công ty. Tổng công ty có một ket duy nhất và được đặt tại một phòng riêng và được quản lý bởi thủ quỹ. Việc thu, chi được thực hiện tại tổng công ty. Khi thu hoặc chi tiền, người nộp tiền hoặc người có nhu cầu chi tiền phải xuất trình đầy đủ giấy tờ cần thiết cho thủ quỹ, sau khi kiểm tra song thủ quỹ mới thực hiện việc thu, chi. Định kỳ công tác kiểm kê được thực hiện để đối chiếu với sổ sách, đánh giá việc quản lý tiền mặt, đảm bảo tiền trong quỹ không được sử dụng đúng mục đích. Công tác kiểm kê được tiến hành sau khi phương án kiểm kê được tổng giám đốc phê duyệt và trước khi kiểm kê thì sổ sách được khoá, két được niêm phong. Khi kiểm kê ban kiểm kê thực hiện việc phân loại tiền, tính toán và đối chiếu với sổ sách, nếu có chênh lệch sẽ tìm hiểu nguyên nhân để quy trách nhiệm và xử lý. Kết thúc cuộc kiểm kê ban kiểm kê lập biên bản kiểm kê. Kiểm soát nội bộ đối với tài sản cố định. Là một trong những ngành công nghiệp được hình thành sớm nhất với số lượng lớn các đơn vị thành viên bao gồm các nhà máy xí nghiệp chuyên sản xuất xi măng và các loại vật liệu xây dựng khác, do đó tổng công ty có một khối lượng tài sản cố định lớn lên đến hàng nghìn tỷ đồng. Vì vậy việc tổ chức quản lý và sử dụng tài sản được tổng giám đốc tổng công ty đặt lên hàng đầu và coi đó là nhiệm vụ thiết yếu tạo điều kiện để tổng công ty hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao. TàI sản cố định của tổng công ty được theo dõi rất chặt chẽ, các tài sản mua về đều được ghi chép đầy đủ và được phản ánh đầy đủ trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp, việc tính và trích khấu hao cũng được tổng công ty chú trọng, vào cuối mỗi năm tổng công ty đánh giá lại tài sản cố định và tính lại tỷ lệ trích khấu hao cho phù hợp. Hàng năm tổng công ty đều thiết lập kế hoạch và lập dự toán ngân sách cho tài sản cổ định. Trong quá trình này đơn vị đã vạch ra những vấn đề có liên quan đến việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán các tài sản và nguồn vốn tài trợ cho kế hoạch đó. Mục tiêu của kiểm soát nộ bộ là nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và đầu tư tàI sản cố định. Ngoài ra, kiểm soát nội bộ còn giúp phân định chính xác các chi phí cấu thành nguyên giá tài sản cố định, chi phí sữa chữa, chi phí khấu hao tài sản cố định. Các chi phí này đều rất quan trọng cho nên rất dễ xảy ra sai sót trọng yếu trên báo cáo tài chính. 2.1. Kiểm soát nội bộ trong công tác đầu tư, mua sắm tài sản cố định. Khi có kế hoạch đâu tư, mua sắm thì phòng đầu tư xây dựng gửi tờ trình lên tổng giám đốc duyệt sau đó được gửi lên hội đông quản trị sẽ quyết định phê duyệt việc đầu tư, mua sắm này. Hội đồng quản trị sau khi xem xet nhu cầu của tổng công ty, nếu đồng ý, chủ tịch hội đồng quản trị ra quyết định phê duyệt kế hoạch. Sau khi có quyết định của tổng công ty, việc đầu tư, mua sắm được giao cho phòng đầu tư xây dựng. Phòng này sẽ thực hiện công việc mua sắm. Các tàI sản mua về sẽ được phòng kỹ thuật kiểm tra các thông số kỹ thuật sau đó mới bàn giao cho bộ phận sử dụng. Quy trình mua sắm, đầu tư tài sản cố định và luân chuyển chứng tư. 2.2. Kiểm soát nội bộ trong công tác thanh lý, nhượng bán tài sản cố định.Phòng đầu tư xây dựng Chủ tịch hội đồng quản trị Phòng đầu tư xây dựng Chủ tịch hội đồng quản trị Kế toán TSCĐ Lập tờ trình Quyết định của TGĐ Mua sắm bàn giao Quyết định tăng tài sản Ghi sổ Lưu trữ bảo quản chứng từ Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, các đơn vị thành viên lập tờ trình xin thanh lý gửi lên tổng giám đốc tổng công ty, sau khi tổng giám xem xét và ký duyệt sẽ gủi lên chủ tịch hội đồng quản trị. Sau khi được chấp nhận cho thanh lý, tổng công ty sẽ thành lập hội đồng thanh lý tài sản cố định. Hội đồng thanh lý sau khi thực hiện việc thanh lý lập biên bản thanh lý tài sản cố định có tổng giám đốc và kế toán trưởng ký. Sau khi việc thanh lý được hoàn tất thì tổng công ty sẽ có công văn gửi hội đồng quản trị quyết định giảm tài sản cố định. Sau khi nhận được quyết định giảm tài sản cố định của hội đồng quản trị thì toàn bộ chứng từ thanh lý, nhượng bán sẽ được chuyển cho phòng kế toán để ghi giảm tài sản cố định và huỷ thẻ tài sản cố định. Thủ tục thanh lý, nhượng bán tài sản cố định và luân chuyển chứng từ. Đơn vị thành viên Tổng giám đốc HĐQT Hội đồng thanh lý HĐQT TGĐ Kế toán TSCĐ Tờ trình xin thanh lý Quyết định thanh lý Biên bản thanh lý Quyết định giảm tài sản Ghi sổ huỷ thẻ TS Lưu trữ bảo quản chứng từ 2.3. Kiểm soát nội bộ đối với công tác kiểm kê và trích khấu hao tài sản cố định. Đối với công tác kiểm kê: ngoài việc theo dõi thường xuyên trong quá trình sử dụng tàI sản cố định, hàng năm tổng công ty đều tiến hành kiểm kê tài sản cố đinh một mặt để so sánh với sổ sách nhưng mặt khác quan trọng hơn là đánh giá thực trạng tài sản nhằm nâng cao hiệu quả tài sản. Trước khi tiến hành kiểm kê thì các bộ phận đều được yêu cầu hoàn thiện sổ sách và tổng giám đốc đưa ra phương án kiểm kê trong đó nêu rõ thành phần của hội đồng kiểm kê, thời gian kiểm kê. Phương an kiểm kê được lập chung cho cả kiểm kê tài sản cố định, vật tư, quỹ, công nợ. Đối với việc trích khấu hao: Tổng công ty sử dụng phương pháp khấu hao thẳng. Hàng năm việc trích khấu hao được tổng công ty giám sát chặt chẽ, đồng thời so sánh mức khấu hao tăng giảm giữa các năm. Phần III. Phương hướng xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng việt nam. Đánh giá về công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng. Mặc dù là một tổng công ty lớn với số lượng lớn các đơn vị thành viên, hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn còn thiếu một số yếu tố căn bản song công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại tổng công ty cũng đã đạt được một số mục tiêu mà cơ bản là bảo vệ tài sản của đơn vị do: Ban tổng giám đốc tổng công ty đặc biệt là tổng giám đốc đã thực sự có những phẩm chất cần thiết của một nhà quản lý, đó là đạo đức cá nhân, năng lực tổ chức và khả năng chuyên môn. Tổng giám đốc năng động quyết đoán, liem chính và coi công tác kiểm tra, kiểm soát như là một nhân tố ảnh hưởng quan trọng của tổng công ty và luôn khuyến khích các hoạt động này. Tổng công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ, có trách nhiệm trong công việc, có phẩm chất đạo đức và liêm chính, có năng lực thực sự. Đặc biệt là đội ngũ nhân viên kế toán, họ có trình độ nghiệp vụ và luôn coi trọng đạo đức nghề nghiệp. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của tổng công ty khá hợp lý, phù hợp với quy mô của tổng công ty, các bộ phận được phân cấp và phân công rõ ràng, mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ kiểm soát các hoạt động liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách. Công tác kế hoạch được thực hiện chặt chẽ, cả kế hoạch tổng thể và kế hoạch riêng cho từng lĩnh vực, từng bộ phận, từng khâu thu thập thông tin để đưa ra kế hoạch đến khâu kiểm soát thực hiện kế hoạch, các dự toán được lập theo đúng quy định của nhà nước. Chính sách nhân sự đã thực sự lôi kéo được cán bộ công nhân viên trong tổng công ty tự giác và nhiệt tình trong công việc, phát huy được khả năng của nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho họ làm việc và huy động được họ vào quá trình kiểm soát. Công tác kế toán ở tổng công ty được tổ chức gọn nhẹ, do áp dụng kế toán máy nên đã giải phóng được lao động kế toán khỏi công việc ghi chép nhan chán do vậy công tác kế toán đạt hiệu quả cao, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho tổng giám đốc và những đối tượng cần thông tin khác. Các nghiệp vụ kế toán được tổ chức chặt chẽ nên công tác kiểm soát được thực hiên tốt, đồng thời với các nghiệp vụ. Thực hiện tốt các nguyên tắc phân công, phân nhiệm và các nguyên tắc phê chuẩn uỷ quyền. Kiểm soát vật chất đối với tài sản được quan tâm thích đáng, do đó bảo vệ an toàn tài sản. Công tác kiểm soát đối với một số nghiệp vụ trọng yếu đã có tác dụng tích cực trong việc bảo vệ tài sản của tổng công ty, đặc biệt là tài sản cố định. Mặc dù có những mặt tích cự như trên trong công tác kiểm soát nội bộ song trong công tác kiểm soát nội bộ tại tổng công ty vẫn còn có những hạn chế: Tổng công ty chưa xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ, đây là một thiếu sót rất lớn bởi điều kiện để nhận biết sự tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ là có sự tồn tại của các quy chế kiểm soát nội bộ. Tổng công ty mặc dù đã xây dựng một ban kiểm soát, đề ra nhiệm vụ chức năng song mới chỉ là một hình thức trong thực tế thì chưa đi vào hoạt động. Vì vậy, các biện pháp, thủ tục kiểm soát độc lập chưa đem lại hiệu quả thiết thực cho tổng công ty. Tổng công ty chưa xây dựng một phòng kiểm toán nội bộ độc lập. Có thể nói đây là một thiếu sót rất lớn bởi kiểm toán nội bộ sẽ giúp các nhà quản lý kiểm tra và đánh giá những hoạt động của tổng công ty và của các đơn vị thành viên. Ngoài ra kiểm toán nội bộ còn giúp tổng công ty tiết kiệm một khoan chi phí thuê kiểm toán độc lập hàng năm. Đối với tàI sản cố định: việc kiểm soát còn nặng về mục đích bảo vệ tàI sản mà ít quan tâm tới phân tich hiệu quả sử dụng tàI sản, ít quan tâm tới biện pháp quản lý và biên pháp sử lý. Đối với vốn bằng tiền tổng công ty không quy định giới hạn tồn quỹ tiền mặt, điều này có thể dẫn đến rủi ro là lượng tiền tồn quỹ quá nhiều và có thể sử dụng cho mục đích khác ngoàI tổng công ty Tóm lại, mặc dù công tác kiểm soát nội bộ của tổng công ty khá tốt do một số nhân tố tích cực như ý thức của nhân viên, thái độ của tổng giám đốc đối với công tác kiểm tra, kiểm soát, do cơ cấu tổ chức khá hợp lý, công tác kế hoạch tốt… nhưng hoạt động kiểm soát nội bộ của tổng công ty còn nhiều thiếu sót và chưa đem lại hiệu quả thực sự. Phương hướng xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng. Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Nguyên tắc hoạt động liên tục: hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng phảI hoạt động liên tục thể hiện ở sự vận hành liên tục của các quy chế kiểm soát trên hoạt động của đơn vị. Nguyên tắc huy động: hệ thống kiểm soát nội bộ phảI huy động được toàn bộ cán bộ công nhân viên trong đơn vị, ở tất cả các cấp vào quá trình kiểm soát, mỗi người, mỗi bộ phận tự kiểm soát là tốt nhất. Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của hệ thống kiểm soat nội. Thông thường để đánh giá hiệu quả hoạt động, người ta quan tâm đến hiệu quả, so sánh chi phí và hiệu quả. Đối với việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, chi phí bỏ ra có thể đo lường rất rõ nhưng kết quả không thể hiện rõ ràng và kịp thời, vì thế mức độ quan tâm đến hoạt động kiểm soát nội bộ và duy trì hoạt động này thường bị hạn chế. Do đo tổng giám đốc tổng công ty cần đánh giá cả hiệu quả trước mắt và lâu dài của hệ thống kiểm soát nội bộ. Xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ. Quy chế kiểm soát nội bộ và sự vận hành liên tục của những quy chế này trên hoạt động của đơn vị là cơ sở để nhận biết sự tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ. Mức độ tuân thủ các quy chế này cho ta biết hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ. Quy chế kiểm soát nội bộ bao gồm: Những quy định chung: nêu lên vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ, các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ và trách nhiệm của các cấp, các bộ phận, các cá nhân đối với hoạt động của kiểm soát nội bộ. Quy chế quản lý tài chính: Căn cứ vào quy chế quản lý tài chính của nhà nước ban hành và những đặc thù riêng của đơn vị để xây dựng quy chế quản lý tài chính cho đơn vị mình, bao gồm quy chế quản lý trên các lĩnh vực: Quy chế quản lý tiền mặt, quy chế quản lý vật tư, quy chế quản lý tài sản cố định và trích khấu hao tài sản cố định, quản lý và sử dụng vốn, tài sản, quản lý công nợ, quy định trong xác đinh doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh… Xây dựn bộ phận kiểm toán nội bộ. Các nguyên tắc xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ. Nguyên tắc tuân thủ pháp luật. Bất kỳ một doanh nghiệp nào hoạt động trong nền kinh tế quốc dân đều phải tuân theo pháp luật và chịu sự cho phối của pháp luật. Chính vì thế mà trong việc xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ tại tổng công ty nhất quyết phải tuân theo pháp luật không chỉ với lý do trên mà còn do tổng công ty là một doanh nghiệp nhà nước nên càng phải thực hiện nguyên tắc này một cách hoàn thiện hơn. Để thực hiện nguyên tắc này, kiểm toán nội bộ tại tổng công ty phải đáp ứng các yêu cầu sau: Hoạt động của kiểm toán nội bộ phải tuân thủ tuyệt đối hiến pháp, pháp luật của nhà nước với tính chấ là một đơn vị cơ sở chịu sự kiểm tra thường xuyên liên tục của các cơ quan chức năng của nhà nước. Trong trường hợp hoạt động của kiểm toán nội bộ phát hiện ra các sai phạm trọng yếu có liên quan tới lợi ích quốc gia thì phải báo cáo ngay cho cơ quan luật pháp có thẩm quyền để ngăn ngừa và xử lý những sai phạm. Là một đơn vị trực thuộc bộ xây dựng, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của bộ và thực thi các chính sách của nhà nước, là công cụ điều tiết kinh tế của nhà nước nên mọi hoạt động của tổng công ty phải tuân thủ theo hiến pháp và pháp luật hiện hành, cũng như việc chấp hành các chính sách của nhà nước về kế hoạch được giao và các hoạt động chung khác. Kiểm toán nội bộ là một bộ phận trong tổng công ty cho nên mọi hoạt động của bộ phận này cũng phải tuân thủ các nguyên tắc chung đó, hơn nữa, kiểm toán nội bộ còn có vai trò quan trọng hơn đó là giúp ban giám đốc trong việc quản trị doanh nghiệp đồng thời là cánh tay giám sát mọi hoạt động của tổng công ty với bộ chủ quản. Nên chăng giữa bộ phận kiểm toán nội bộ và bộ xây dựng có mối liên hệ để phát huy hơn nữa quyền lực của kiểm toán nội bộ và để kiểm toán nội bộ hoạt động hiệu quả hơn? Nguyên tắc hoạt động độc lập. Đây là nguyên tắc cơ bản và phải có đối với bất kỳ một hệ thống kiểm toán nội bộ nào để đảm bảo sự hoạt động có hiệu quả và phát huy hết tác dụng của hệ thống kiểm toán nội bộ. Theo đó, các kiểm toán viên nội bộ phải độc lập với các hoạt động hay bộ phận mà họ kiểm toán và phải thực hiện công việc của mình một cách khách quan. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có một mo hình tổ chức phù hợp để cho phép họ tiến hành kiểm toán mọi hoạt động một cách có hiệu quả và báo cáo kết quả kiểm toán một cách khách quan. Người phụ trách kiểm toán nội bộ phải được sự hỗ trợ cụ thể với chức năng của kiểm toán nội bộ. Tính độc lập còn là cơ sở pháp lý để sau này kiểm toán nhà nước hoặc kiểm toán độc lập quyết định sử dụng kết quả của kiểm toán nội bộ. Vai trò của người phụ trách kiểm toán viên nội bộ có một ý nghĩa rất to lớn, vì vậy họ phải có một địa vị và quyền hạn tương xứng để chứng tỏ sự hỗ trợ và cam kết của cấp lãnh đạo cao nhất đảm bảo cho hoạt động của kiểm toán nội bộ độc lập. Có hai khía cạnh chính đối với tính độc lập của kiểm toán nội bộ ở trong tổng công ty là: Kiểm toan vội bộ không có một quyền lực hoặc bất cứ nột trách nhiệm nào đối với hoạt động mà nó kiểm toán. Kiểm toán nội bộ không được giao bất cư nhiệm vụ nào trái ngược với các trách nhiệm của mình mà có thể ảnh hưởng đến tính khách quan hoặc tạo ra một sự định kiến không tốt đối với các hoạt động được kiểm toán. Kiểm toán nội bộ không bị ảnh hưởng bới các áp lực về mặt tổ chức mà có thể: Làm hạn chế sự lựa chọn các lĩnh vực quan trọng cho việc kiểm toán hoặc giới hạn phạm vi của các cuộc kiểm toán đó. Cản trở việc sử dụng các hồ sơ, các thông tin quan trọng và tiếp xúc với các nhân viên trong đơn vị. Làm hạn chế khả năng lập báo cáo hoặc báo cáo trực tiếp với cấp lãnh đạo cao hơn và người phụ trách kiểm toán nội bộ. Không khuyến khích việc liên lạc và cản trở việc tiếp xúc với người phụ trách kiểm toán nội bộ và cấp lãnh đạo cao hơn. Các hoạt động của kiểm toán nội bộ thường phải được thực hiện hoặc được chỉ đạo bởi một bộ phận duy nhất trong đơn vị với lý do điều này sẽ đem lại một khả năng lớn hơn cho sự độc lập. Điều đó giúp cho các kiểm toán viên duy trì được các kỹ năng chuyên môn cần thiết, việc tập hợp các phát hiện kiểm toán để đánh giá ảnh hưởng của chúng đối với đơn vị cơ sở trên quy mô rộng và việc phối hợp trên nhằm tránh sự trùng lặp và sao chép các hoạt động kiểm tra. Đó là một số khía cạnh đề cập trên tính độc lậpcủa kiểm toán nội bộ và ảnh hưởng của nó tới hệ thống kiểm toán nội bộ trong việc xây dựng hệ thống kiểm toan nội bộ tại tổng công ty, muốn kiểm toán nội bộ hoạt động thực sự có hiệu quả thì nguyên tắc này nhất định phải được tuân thủ. Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của đơn vị. Kiểm toán nội bộ được coi như một dich vụ, được thực hiện cho hoạt động quản lý của đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải phân công công việc một cách tập thể hoặc riêng cho từng nhân viên có kiến thức kĩ năng và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện các trách nhiệm được giao một cách có hiệu quả. Chất lượng thực hiện của hoạt đông kiểm toán nội bộ có liên quan trực tiếp đến chất lượng của phương hướng, trình độ và trách nhiệm của những người được phân công thực hiện kiểm toán. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có được các kỹ năng kiểm toán và kiến thức chuyên môn cho việc hoàn thành các nhiệm vụ kiểm toán được giao. Một vấn đề quan trọng mà kiểm toán nội bộ đang phải đối mặt là khả năng nâng cao kỹ năng nguồn lực của mình để theo kịp sự thay đổi và đem lại một sự đóng góp tích cực và nhiều hơn cho đơn vị. Do cần phảI sử dụng hàng loạt các kỹ năng của chức năng kiểm toán nội bộ hiện đại và do thiếu các tiêu chuẩn cụ thể và các kỹ thuật kiểm toán nên rất khó đưa ra một kết luận về sự thành thạo chuyên môn của các nhân viên nếu chỉ thông qua việc xem xét các dữ liệu về nhân viên. Chính vì lẽ đó, kinh nghiệm làm việc là một nhân tố quan trọng trong việc lựa chọn đội ngũ nhân việ kiểm toán trong việc xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ. Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm tổ chức của việc xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ còn thể hiện ở việc tuyển chọn số lượng nhân viên kiểm toán nội bộ. Đây là vấn đề quan trọng trong việc xây dựng kiểm toán nội bộ, đề cập đến vấn đề này không chỉ liên quan đến đặc điểm tổ chức của tổng công ty mà còn liên quan tới tính chất hoạt động của tổng công ty. Một số lượng nhân viên kiểm toán nội bộ như thế nào được coi là thích hợp và mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động kiểm toán nội bộ? Số lượng phải đủ để thực hiện khối lượng công việc kiểm toán, trình độ của các nhân việ được lựa chọn như thế nào, điều này phụ thuộc nhiều vào trình độ quản lý và tổ chức của ban giám đốc. Bất kỳ một yếu tố nào trong các yếu tố trên bị xem nhẹ hoặc không được thực hiện một cách đúng mức đều được xem là có ảnh hưởng lớn tới hoạt động của hệ thống kiểm toán nội bộ. Về vấn đề này trong thực tế xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ tại tổng công ty thì điều quan trọng là việc tính toán số lượng kiểm toán viên là bao nhiêu cho hợp lý, đồng thời với tính chất hoạt động kinh doanh của tổng công ty cũng như tính chất phân tán về địa lý của các đơn vị thành viên đòi hỏi hệ thống kiểm toan nội bộ phải được phân quyền đúng mức gắn với trách nhiệm về công việc thực hiện và công việc được giao. Nguyên tắc hiệu quả trong tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ. Bất cứ một hệ thống nào được xây dựng đều nhằm hướng tới một mục đích cụ thể. Trong kiểm toán, mục đích đặt ra là tính hiệu quả trong công tác tham vấn giúp các nhà lãnh đạo quản trị doanh nghiệp, mất đi nguyên tắc này thì hệ thống được xây dựng không những không đạt được mục đích đề ra mà còn gây ra sự lãng phí trong kinh phí hoạt động cũng như nhân sự tổ chức. Bàn về vấn đề này trong việc xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ tại tổng công ty xi măng thì nó còn liên quan tới nhiều vấn đề khác nhau như: nhân sự tổ chức kiểm toán nội bộ, trình độ của các nhân viên kiểm toán nội bộ… tất cả đều có một mối liên hệ mật thiết và quyết định lẫn nhau, không một yếu tố nào được coi nhẹ và không một yếu tố nào được bỏ qua. Với một nguồn lực xác định và yêu cầu đặt ra là kiểm toan nội bộ phải đem lại một chất lượng hoạt động cao nhất. Vân đề này đặt ra cho kiểm toán nội bộ khi lập kế hoạch phải chọn được điểm xung yếu nhất, những chỗ dễ có sai phạm nhất, lựa chọn phương pháp kiểm toán phù hợp với đối tượng kiểm toán đồng thời với chi phí hoạt động nhỏ nhất. Nhìn chung, hệ thống kiểm toán nội bộ hoạt động được coi là có hiệu quả nhất khi với một đội ngũ kiểm toán viên hợp lý, công việc kiểm toán được thực hiện đầy đủ và mang lại cái nhìn khách quan đúng đắn về thực trạng hoạt động kinh doanh của các đơn vị kinh tế cơ sở và với chi phí kiểm toán thấp nhất. Đây là mục tiêu mà bộ phận kiểm toán nội bộ phải hướng tới trong quá trình hoạt động cũng như khi xây dựng. Đó là một số nguyên tắc cần hướng tới trong quá trình xây dưng hệ thống kiểm toán nội bộ tại tổng công ty xi măng, bất kỳ một nguyên tắc nào bị xem nhẹ hoặc không đạt được trong quá trình xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ đều được xem là sự thất bại của việc xây dựng này. Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ. Xây dựng mô hình tổ chức. Từ thực tế tìm hiểu đặc điểm tổ chức kiểm toán nội bộ tại một số tổng công ty ở Việt Nam hiện nay, căn cứ vào các quyết định, thông tư của nhà nước và các hướng dẫn thành lập bộ máy kiểm toán nội bộ, từ đặc điểm tổ chức hoạt động của tổng công ty xi măng thì bộ máy kiểm toán nội bộ tại tổng công ty xi măng có thể xây dựng theo quan điểm bộ máy kiểm toán trực thuộc sự chỉ đạo của ban giám đốc. Theo quan điểm này thì tại tổng công ty là phòng kiểm toán nội bộ. Phòng được tổ chức độc lập với các phòng, ban chức năng khác nhau của tổng công ty và chịu sự chỉ đạo, lãnh đạo trực tiếp của tổng giám đốc. Mô hình bộ máy kiểm toán nội bộ tại tổng công ty xi măng. Hội đồng quản trị Cơ quan tổng giám đốc Các phòng (ban) khác Các phòng (ban) đơn vị kinh tế cơ sở Bộ phận kiểm toán Bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức thành phòng kiểm toán nội bộ đứng đầu là trưởng phòng kiểm toán nội bộ do tổng giám đốc bổ nhiệm, trưởng phòng cũng như các kiểm toán viên khác chỉ nhận nhiệm vụ kiểm toán nội bộ, không kiêm nhiệm các công việc quản lý khác trong tổng công ty. Mô hình tổ chức phòng kiểm toán nội bộ tại tổng công ty xi măng. Trưởng phòng kiểm toán nội bộ Kiểm toán viên nội bộ Kiểm toán viên nội bộ Kiểm toán viên nội bộ Kiểm toán viên nội bộ Về số lượng kiểm toán viên nội bộ: hiện nay tổng công ty có 15 đơn vị thành viên hạch toán độc lập, căn cứ vào số lượng công việc ước tính tại tổng công ty và các đơn vị thành viên thì bộ phận kiểm toán nội bộ tại tổng công ty xi măng cần thiết biên chế 5 thành viên trong đó có một trưởng phòng chịu trách nhiệm chung và bốn nhân viên kiểm toán. Ngoài ra, để thực hiện tốt công tác kiểm toán thì bộ phận kiểm toán nội bộ có thể có các cộng tác viên là các chuyên gia, chuyên viên ở một số lĩnh vực khác. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại tổng công ty xi măng. Theo mô hình kiểm toán nội bộ đã xây dựng ở trên thì bộ máy kiểm toán nội bộ của tổng công ty xi măng được tổ chức thành phòng kiểm toán nội bộ trực thuộc tổng giám đốc. Theo đó bộ máy kiểm toán viên gồm: trưởng phòng kiểm toán, các kiểm toán viên và các chuyên gia, chuyên viên ở một số lĩnh cụ thể. Về cụ thể, tổ chức của bộ phận kiểm toán nội bộ tổng công ty xi măng được mô tả như sau: a). Trưởng phòng kiểm toán nội bộ. Đứng đầu bộ phận kiểm toán nội bộ là trưởng phòng kiểm toán do tổng giám đốc tổng công ty bổ nhiệm sau khi có ý kiên bằng văn bản của tổng cục quản lý vốn và tài sản nhà nước tại doanh nghiệp. Trưởng phòng kiểm toán là người ký và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và pháp luật về báo cáo kiểm toán nội bộ. Trưởng phòng kiểm toán có nhiệm vụ và quyền hạn: Chủ động xây dựng kế hoạch và lập chương trình kiểm toán nội bộ hàng năm. Tổ chức các cuộc kiểm toán trong nội bộ tổng công ty, đơn vị thành viên theo nhiệm vụ kế hoạch và chương trình kiểm toán nội bộ đã được tổng giám đốc phê duyệt. Quản lý, bố trí, phân công việc cho các kiểm toán viên, cán bộ làm công tác kiểm toán nội bộ và thực hiện các biện pháp đào tạo, huấn luyện kiểm toán viên, cán bộ làm công tác kiểm toán, đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của kiểm toán viên. Kiến nghị các thay đổi về chính sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu quả trong quản lý và điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổng công ty và các đơn vị thành viên. Khi phát hiện thấy hiện tượng vi phạm pháp luật hoặc những quyết định tráI với chủ trương, chính sách, chế độ phải có trách nhiệm báo với các cấp có thẩm quyền để giải quyết kịp thời… b). Kiểm toán viên nội bộ. * Về tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ: Theo mô hình tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ biên chế 5 thành viên trong đó gồm một trưởng phòng kiểm toán và 4 thành viên. Việc tuyển chọn kiểm toán viên có thể thực hiện việc tuyển chọn từ nội bộ tổng công ty hoặc từ bên ngoài và phải đảm bảo những người được chọn phải là những người có trình độ và năng lực đảm đương công việc này. Việc tuyển chọn có thể được tiến hành thông qua hình thức xét năng lực công tác, chuyên môn công tác và sự phù hợp của chuyên môn với bộ phận kiểm toán nội bộ đối với việc tuyển chọn từ nội bộ hoặc phổ thông thi tuyển dưới sự giúp đỡ của kiểm toán viên nhà nước và các chuyên gia của bộ tài chính đối với việc tuyển chọn từ bên ngoài. * Về tiêu chuẩn đối với các kiểm toán viên: Lựa chọn đội ngũ kiểm toán viên nội bộ có quan hệ mật thiết và tối quan trọng đối với hoạt động của hệ thống kiểm toán nội bộ sau này. Một hệ thống kiểm toán nội bộ tốt phải xuất phát đầu tiên là một hệ thống kiểm toán viên nội bộ có đủ trình độ và năng lực kiểm toán, phảI có đủ các tiêu chuẩn đặt ra về đạo đức nghề nghiệp cũng như về trình độ chuyên môn. Theo đó, những người được chọn cần phải có đủ các tiêu chuẩn sau: Có phẩm chất chung thực, khách quan, chưa có tiền án và chưa bị kỷ luật từ mức cảnh cáo trở lên do sai phạm trong quản lý kinh tế, tàI chính kế toán. Đã tốt nghiệp chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán hoặc quản trị kinh doanh. Đối với việc tuyển chọn kiểm toán viện nội bộ từ bên trong đơn vị thì phải đảm bảo tiêu chí đã công tác trong lĩnh vực quản lý tài chính, kế toán 5 năm trở lên, trong đó có ít nhất 3 năm làm việc tại tổng công ty hoặc tại các đơn vị thành viên trực thuộc tổng công ty. Đã qua huấn luyện về nghiệp vụ kiểm toán, kiểm toán nội bộ theo nội dung chương trình thống nhất của bộ tài chính. Với những tiêu thức trên trong việc tuyển chọn đội ngũ kiểm toán viên nội bộ sẽ đảm bảo được một đội ngũ kiểm toán viên nội bộ có đủ trình độ về chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp để đảm đương các nhiệm vụ kiểm toán được giao. Đồng thời, tiêu thức đặt ra cũng là hợp lý với tình hình tổng công ty xi măng hiện nay, vì việc tuyển chọn bảo gồm cả tuyển chọn trong tổng công ty và cả bên ngoài tổng công ty. Bên trong tổng công ty hoàn toàn có các ứng viên đủ các tiêu chuẩn đề ra, điều quan trọng ở đây là cần thiết trưởng phòng kiểm toán nội bộ phảI là cán bộ có đạo đức, kinh nghiệm, năng lực và trình độ chuyên môn và hiện đang công tác tại tổng công ty. Về trách nhiệm của kiểm toán viên nội bộ. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải thực sự đem lại lợi ích thiết thực, hoạt động của kiểm toán nội bộ phải hiệu quả và hiệu năng. Muốn vậy, trong bộ máy kiểm toán nội bộ cần thiết phảI găn trách nhiệm của các kiểm toán viên nội bộ, có như vậy mới đảm bảo được tính pháp lý cá nhân của các nghiệp vụ cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động chung của công việc kiểm toán. Theo đó, kiểm toán viên nội bộ phải có các trách nhiệm sau: Kiểm toán viên nội bộ phải thực hiện theo kế hoạch kiểm toán đã được tổng giám đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về chất lượng, về tính trung thực, về tính hợp lý của báo cáo kiểm toán và những thông tin tài chính, kế toán đã được kiểm toán. Trong quá trình thực hiện công việc kiểm toán, kiểm toán viên phảI tuân thủ luật pháp, tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp, các chính sách, chế độ hiện hành của nhà nước. Kiểm toán viên nội bộ phải khách quan, đề cao tính độc lập trong hoạt động kiểm toán. Không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn, cập nhật kiến thức, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp. Tuân thủ nguyên tắc bảo mật các số liệu, tài liệu được kiểm toán trừ khi có yêu cầu của các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Về quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ. Do kiểm toán nội bộ là công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn cao và nhiều nhân tố liên quan cho nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm toán của mình, kiểm toán viên nội bộ cần phải có những quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ đề ra. Bên cạnh chính sách đãi ngộ hợp lý về vật chất và tình thần, kiểm toán viên nội bộ cần có các quyền hạn sau để thực hiện nhiệm vụ kiểm toán cuả mình một cách thuận lợi: Độc lập về chuyên môn nghiệp vu. Khôn bị chi phối, không bị can thiệp khi thực hiện hoạt động kiểm toán và trình bày ý kiến của mình trong báo cáo kiểm toán. Có quyền yêu cầu các bộ phận, cá nhân được kiểm toán và các bộ phận có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác kiểm toán. Được ký xác nhận trên báo cáo kiểm toán nội bộ do cá nhân tiến hành, hoặc chịu trách nhiệm thực hiện theo nhiệm vụ kiểm toán được giao. Nêu ý kiến đề xuất, các giảI pháp, kiến nghị, các ý kiên tư vấn cho việc cải tiến, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm ngăn ngừa các sai sót, gian lận, các việc làm sai trái trong đơn vị. Được bảo lưu ý kiến đã trình bày trong báo cáo kiểm toán viên nội bộ. Được quyền đề nghị các cơ quan cấp trên, các cơ quan chức năng của nhà nước xem xet lại quyêt định của tổng giám đốc về việc bãi nhiệm kiểm toán viên nội bộ. Với các quyền hạn trên kiểm toán viên nội bộ hoàn toàn có đủ mọi cơ sở pháp lý và các điều kiện để thực hiện công việc kiểm toán của mình một cách tốt nhất, đồng thời gắn với quyền lợi về kinh tế và vị trí của mình. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. MôI trường kiểm soát. Đặc điểm và phong cách quản lý. Cách quản lý là trung tâm của môi trường kiểm soát, nó ảnh hưởng đến đặc điểm của toàn đơn vị. Như đã trình bày tổng giám đốc của tổng công ty là người có đạo đức có trình độ và năng lực khinh doanh, ông luôn tìm ra những phương thức quản lý thích hợp nhất, luôn gần gũi quan tâm động viên cán bộ công nhân viên chức hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao do đó tạo được không khí thi đua làm việc tại tổng công ty cũng như tại các đơn vị thành viên. Cơ cấu tổ chức. Là một đơn vị hoạt động rộng khắp ba miền, lại kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, tổng giám đốc lại thương xuyên đi công tác do vậy các phó tổng giám đốc cần phải thường xuyên thay thế. Vì vậy, để công tác quản lý hoàn thiện hơn thì các phòng ban nên giao bớt cho các phó tổng giám đốc chuyên môn phụ trách. Đối với một số yếu tố khác như lập kế hoạch hay chính sách nhân sự cần tiếp tục phát huy. Đối với chính sách nhân sự cần chú ý thực hiện những chính sách đưa ra chứ không chỉ đơn thuần là đưa ra các chính sách. Đối với tổ chức công tác kế toán. Phòng kế toán cần chủ động có các kế hoạch thực hiện việc đối chiếu, kiểm tra, nên in sổ hàng tháng, hàng quý để nắm bắt được số liệu từng tháng, quý để đối chiếu phát hiện kịp thời chênh lệch. Trưởng phòng kế toán cũng cần thường xuyên thực hiện việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chính sách, chế độ của nhà nước, kiểm tra việc thực hiện của các nhân viên. Thực hiện những điều kiện trên cùng với việc tổ chức công tác kế toán khá hợp lý hiện nay có thể tăng cường công tác tự kiểm tra, kiểm soát cua hệ thống kế toán. Kết luận. Có thể nói hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ rất quan trọng trong quản lý kinh tế tài chính. Trong nên kinh tế thị trường cạnh tranh hết sức gay gắt như hiện nay thì bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn đứng vững và phát triển thì phải luôn đảm bảo có một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh. Do vậy, việc xây dựng, đổi mới và hoàn thiện công cụ này là nhu cầu thiết yếu của quản lý, là tiền đề quan trọng trong công tác điều hành và sản xuất kinh doanh của đơn vị. Qua quá trình nghiên cứu thực tế tại tổng công ty xi măng về hệ thống kiểm soát nội bộ ta thấy được những mặt tích cực và những mặt còn hạn chế trong hệ thống này. Hy vọng trong thời gian tới tổng công ty sẽ hoàn thiện hơn nữ hệ thống kiểm soát của đơn vị mình. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các phòng ban trong tổng công ty xi măng, sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của cô giáo – thạc sĩ: Nguyễn Thị Hồng Thuý đã giúp em hoàn thành để tài này. Tài liệu tham khảo Giáo trình lý thuyết kiểm toán – trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân. Giáo trình kiểm toán tài chính – trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân. Kiểm toán – AVLINA.ASRENS – nhà xuất bản thống kê. Tạp chí kiểm toán các số năm 2002. Thông tư sô 52/1998 – TT – BTC ngày14/04/1998. Công văn số 287 – TC – TCDN ngày 3/8/1998. Thông tư số 171 – TT – BTC ngày 22/12/1998. Kiểm toán nội bộ – PGS-PTS Đặng Văn Thanh – PTS Lê Thị Hoà - nhà xuất bản tài chính. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam.