Đề tài Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hà Tây

lên báo cáo, tạo điều kiện cung cấp thông tin kinh tế chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp. + Phòng kế hoạch kinh doanh: Với nhiệm vụ tiến hành các hoạt động nghiên cứu, đánh giá nhu cầu mong muốn chưa được thỏa mãn của người tiêu dùng để xác định chiến lược marketing hỗn hợp cho thị trường của Công ty, tổ chức hợp lý việc quản lý nguồn hàng, thực hiện ký kết hợp đồng với các bạn hàng. Tăng cường các mối quan hệ, tìm kiếm thị trường, đối tác + Phòng tổ chức hành chính: Với nhiệm vụ quản lý bộ máy hành chính, phân bổ mạng lưới kinh doanh, hợp lý hóa việc sử dụng lao động. - Các đơn vị trực thuộc: Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hà Tây có hệ thống cửa hàng trực thuộc được phân bổ đều trong Quận Hà Đông và một số huyện lân cận. Tại các cửa hàng đều có cán bộ lãnh đạo, quản lý hoạt động kinh doanh của cửa hàng và đội ngũ nhân viên đảm nhiệm công việc cụ thể. Các cửa hàng chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh nhằm đẩy mạnh khả năng tiêu thụ, định kỳ phải báo cáo về tình hình kinh doanh của mình lên Ban lãnh đạo công ty. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HÀ TÂY 2.1. Kế toán doanh thu bán hàng. 2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán doanh thu bán hàng. 2.1.1.1.Chứng từ sử dụng: Như đã trình bày ở Chương 1, Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hà Tây áp dụng 2 phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ. Để xác định doanh thu bán hàng thì phòng kinh doanh và kế toán tai các cửa hàng thường sử dụng các chứng từ sau: Hóa đơn GTGT gồm 3 liên Liên 1 (màu đen): dùng để lưu lại cùng với cuống sổ Liên 2 (màu đỏ): dùng để giao cho kháh hàng Liên 3 (màu xanh): dùng để thanh toán Thẻ kho Bảng kê chứng từ hàng hóa Bảng kê bán lẻ hàng hóa Tờ khai thuế GTGT Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Báo cáo bán hàng hàng ngày Phiếu thu 2.1.1.2. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán nghiệp vụ doanh thu bán hàng kế toán công ty sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản sử dụng chủ yếu: TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Các TK cấp 2: TK5111: Doanh thu bán hàng hoá TK5112: Doanh thu bán thành phẩm TK5113: Doanh thu dịch vụ Các tài khoản có liên quan: TK 3331: Thuế GTGT phải nộp TK 111: Tiền mặt TK 131: Phải thu khách hàng TK 521: Chiết khấu thương mại TK 531: Hàng bán bị trả lại TK 532: Giảm giá hàng bán … 2.1.1.3 Quy trình luân chuyển theo từng phương thức bán hàng của Công ty: Nghiệp vụ bán buôn: - Qui trình tiêu thụ sản phẩm: + Bước 1: Người mua đề nghj mua hàng + Bước 2: Kế toán tiêu thụ lập hóa đơn GTGT Trên mỗi hóa đơn bán hàng có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng đơn giá của từng loại mặt hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán. + Bước 3: Thủ trưởng và người bán ký hóa đơn GTGT. + Bước 4: Trường hợp thanh toán ngay thì kế toán thanh toántiến hành lập phiếu thu tiền. + Bước 5: Căn cứ hóa đơn GTGT thủ kho xuất hàng. + Bước 6: Kế toán căn cứ hóa đơn GTGT kế toán định khoản và ghi vào sổ sách kế toán. + Bước 7: Cuối tháng lên biểu tổng hợp chi tiết bán hàng. + Bước 8: Căn cứ vào bảng tổng hợp và Nhật ký chung Khi bán hàng căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ và tiến hành định khoản, xác định doanh thu đồng thời xác định giá vốn của hàng hoá bán ra. Nghiệp vụ bán lẻ: Đối với hình thức này, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng nhân viên bán hàng không lập hóa đơn bán hàng mà chỉ ghi loại hàng, số lượng giá vốn của hàng hóa bán ra. Các khoản giảm trừ doanh thu: Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Hà Tây áp dụng các phương pháp thanh toán linh hoạt, giá cả chính sách hợp lý, hàng hóa lại không có hình thức tiêu thụ xuất khẩu nên chỉ có các khoản hàng bán bị trả lại, mới làm giảm trừ doanh thu của công ty. Khi bán hàng cho khách hàng nếu kém phẩm chất, không đúng quy cách, chủng loại hàng hóa…Như đã ghi trên hợp đồng thì công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hay toàn bộ số hàng đã mua tùy theo mức độ vi phạm. Trị giá hàng bán bị trả lại được tính đúng trên giá trị ghi trên hóa đơn và kế toán sử dụng TK 531 “ Hàng bán bị trả lại ” để theo dõi. Khi phát sinh nghiệp vụ này, người bán sẽ lập phiếu nhập kho số hàng bán bị trả lại. 2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu - Theo phương thức bán buôn: Khi khách có nhu cầu đến phòng nghiệp vụ của Công ty làm thủ tục mua hàng. Bộ phận kế toán căn cứ vào nhu cầu của khách hàng viết hóa đơn GTGT. Sau khi khách hàng nhận hàng và ký nhận vào phiếu xuất kho để thủ kho lập thẻ kho chi tiết cho từng mặt hàng. Sau đây em xin lấy một vài ví dụ về quá trình bán hàng của công ty và của Cửa hàng kinh doanh tổng hợp chợ Hà Đông Ví dụ1: Ngày 26/02/2009 theo hóa đơn số 0022869, công ty bán buôn số hàng rượu sâm banh Nga cho Chị Hòa - cửa hàng Công nghệ thực phẩm, số lượng : 120 chai dơn giá bán: 52.727 đ/chai, thuế suất 10%, tiền thuế: 632.724 đ, tổng giá thanh toán 6.959.964đ Ví dụ2: Ngày 27/02/2009 theo hóa đơn số 0022873, công ty mua hàng bán chuyển thẳng cho Anh Quân số thuốc lá Du Lịch số lượng 50.000 bao giá mua: 1536,36 (đ/bao), giá bán 1567,26 (đ/bao), thuế suất 10%. Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, kế toán vật tư, hàng hoá lập hoá đơn GTGT(Biểu 01), đồng thời lập phiếu xuất kho (Biểu 02) cho số hàng này và vào thẻ kho (Biểu 03). Sau khi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT cùng với phiếu xuất kho cho số hàng vừa xuất cho phòng kế toán. Căn cứ vào đó, kế toán lập bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra ( Biếu 04). Lập phiếu thu đối với hàng hóa thanh toán ngay bằng tiền mặt (Biểu 05) Biểu 01 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT-3LL Liên1: Lưu Ký hiệu : EH/2009B Ngày 26 tháng 02 năm 2009 Số : 0022869 Nhân viên bán hàng : Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ : 157 Trần Phú – Quận Hà Đông – TP Hà Nội Điện thoại: 04- 33827413 MST : 0400101764003 Họ và tên người mua hàng: Chị Hòa Đơn vị : Cửa hàng Công nghệ thực phẩm Địa chỉ: Tô Hiệu – Hà Đông – Hà Nội Hình thức thanh toán : Thanh toán ngay STT Tên hàng hoá , dịch vụ Đơn vị tính Sản lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Sâm banh Nga Chai 120 52.727 6.327.240 Cộng tiền hàng : 6.327.240 Thuế suất GTGT :10% Tiền thuế GTGT: 632.724 Tổng cộng tiền thanh toán : 6.959.964 Số tiền bằng chữ : Sáu triệu chín trăm năm mươi chín nghìn chín trăm sáu mươi tư đồng. Ngày 26 tháng 02 năm 2009 Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) Biểu 02 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT-3LL Liên1: Lưu Ký hiệu : EH/2009B Ngày 26 tháng 02 năm 2009 Số : 0022873 Nhân viên bán hàng: Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ : 157 Trần Phú – Quận Hà Đông – TP Hà Nội Điện thoại: 04- 33827413 MST : 0400101764003 Họ và tên người mua hàng: Anh Quân Đơn vị : Cửa hàng đại lý rượu bia – thuốc lá Địa chỉ: Lê Lợi – Hà Đông – Hà Nội Hình thức thanh toán : Thanh toán chậm STT Tên hàng hoá , dịch vụ Đơn vị tính Sản lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Thuốc lá Du Lịch A Bao 50.000 1567,26 78.363.000 Cộng tiền hàng : 78.363.000 Thuế suất GTGT :10% Tiền thuế GTGT: 7.836.300 Tổng cộng tiền thanh toán: 86.199.300 Số tiền bằng chữ : Tám sáu triệu một trăm chín chín nghìn ba trăm đồng chẵn. Ngày 27 tháng 02 năm 2009 Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) Biểu 03 Đơn vị: Công ty CPTM-DV Hà Tây Mẫu sổ: 02-VT Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông (Ban hành theo QĐ số 15/2006/Q Đ-BTC Ngày 20/02/2006 của Bộ trưởng BTC) Quyển số: 357 Số: 015202 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 26 tháng 02 năm 2009 Họ tên người mua hàng: Chị Hòa Lý do xuÊt kho: Xuất bán Rượu Sâmbanh Nga Xuất kho tại: kho hàng công ty - 157 Trần Phú – Hà Đông STT Tên, nhãn hiệu , quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá ) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Rượu Sâm banh Nga chai 120 120 Cộng Tổng số tiền(viết bằng chữ) : ………………………….. Số chứng từ gốc kèm theo:01 Xuất, ngày 26 tháng 02 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký , họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) Biểu 04 Đơn vị: Công ty CPTM-DV Hà Tây Mẫu sổ: 02-VT Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông (Ban hành theo QĐ số 15/2006/Q Đ-BTC Ngày 20/02/2006 của Bộ trưởng BTC) Quyển số: 357 Số: 015203 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 27 tháng 02 năm 2009 Họ tên người mua hàng: Anh Quân Lý do xuất kho : Xuất bán Thuốc Lá Du Lịch A Xuất kho tại: kho hàng công ty - 157 Trần Phú – Hà Đông STT Tên, nhãn hiệu , quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá ) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yªu cÇu Thùc xuÊt A B C D 1 2 3 4 1 Thuốc lá Du lịch A Bao 50.000 50.000 Céng Tổng số tiền(viết bằng chữ) : ………………………….. Số chứng từ gốc kèm theo:01 Xuất, ngày 27 tháng 02 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký , họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) Sau khi có hoá đơn bán và phiếu xuất kho nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm 2 chứng từ này làm thủ tục xuất kho. Thủ kho khi nhận được hoá đơn và phiếu xuất sẽ căn cứ vào đó để ghi vào thẻ kho. Biểu 05 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/02/2009 Tờ số 02 Tên hàng : Thuốc lá Du Lịch A Mã số: DLA Chứng từ Diễn giải Ngày N-X ĐVT Số lượng Chữ ký của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tháng 02 Tồn đầu 12.500 22873 27/02 Anh Quân 27/02 Bao 50.000 50.000 ... Cộng số phát sinh 50.000 50.000 12.500 Tồn cuối tháng 2 12.500 Biểu 06 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/02/2009 Tờ số 02 Tên hàng : Sâm banh Nga Mã số: SBN Chứng từ Diễn giải Ngày N-X ĐVT Số lượng Chữ ký của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tháng 02 Tồn đầu 35 22869 26/02 Chị Hòa 26/02 chai 85 120 ... Cộng số phát sinh 85 120 35 Tồn cuối tháng 2 0 Sau khi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Kế toán lập bảng kê hóa đơn, chứng từ, hàng hóa dịch vụ bán ra (Biểu 07) Biểu 07 BẢNG KÊ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ, HÀNG HÓA, DỊCH VỤ BÁN RA (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) Tháng 02/2009 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty CP Thương mại Dịch vụ Hà Tây Mã số: 0400101764003 Địa chỉ: Số 157 Trần Phú – Quận Hà Đông – TP Hà Nội Hóa đơn chứng từ bán Họ tên người mua Mã số thuế người mua Mặt hàng Doanh số bán chưa thuế Thuế suất Thế GTGT Ghi chú Ký hiệu hóa đơn Số hóa đơn Ngày tháng năm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 022869 26/02 Chị Hòa Sâm banh Nga 6.327.240 10% 6.959.964 022873 27/02 Anh Quân Thuốc lá DL A 78.363.000 10% 7.837.000 … … … … Cộng 246.780.000 271.458.800 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập Thủ trưởng đơn vị Phiếu thu đối với hàng hóa thanh toán ngay bằng tiền.(Biểu 08) Biểu 08 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Quyển số:…. Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông Số: PT56 PHIẾU THU Ngày 26 tháng 02 năm 2009 Nợ TK 111: 6.959.964đ Có TK 333.1: 632.724đ Có TK 511: 6.327.240đ Họ tên người nộp tiền: Chị Hòa Địa chỉ: Cửa hàng công nghệ thực phẩm Lý do nộp: Tiền bán hàng Số tiền: 6.959.964đ (Số tiền bằng chữ: Sáu triệu chín trăm năm mươi chín nghìn chín trăm sáu mươi tư đồng.) Kèm theo hóa đơn bán hàng , chừng từ gốc số: 022869 Ngày 26 tháng 02 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ Quỹ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) Đã nhận đủ số tiền: Sáu triệu chín trăm năm mươi chín nghìn chín trăm sáu mươi tư đồng.) - Phương thức bán lẻ: Nếu khách hàng mua có nhu cầu viết hóa đơn GTGT thì kế toán viên viết hóa đơn GTGT và giao cho khách hàng. Nếu khách hàng không cần viết hóa đơn GTGT kế toán viết hóa đơn GTGT và giao cho khách hàng. Nếu khách hàng không yêu cầu viết hóa đơn GTGT, kế toán viết hóa đơn bán hàng thông thường và ghi vào bảng kê bán lẻ theo mẫu quy định, để cuối ngày tập hợp lên báo cáo bán hàng hàng ngày. Ví dụ: Ngày 28/02/2009 theo hóa đơn bán lẻ số 0022954 bán lẻ quạt trần Trung Quốc số lượng 10 cái. Đơn giá: 167.000đ thành tiền: 1.670.000đ. ( Khách hàng không yêu cầu viết hóa đơn GTGT ) Kế toán viên bán hàng viết hóa đơn bán hàng thông thường sau đó lập: “Bảng kê bán lẻ hàng hóa” Biểu 09 Đơn vị: Công ty CPTM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Họ tên người mua hàng: Anh Hải Địa chỉ (bộ phận): Lý do xuất: Bán hàng Xuất kho tại: Cửa hàng kinh doanh tổng hợp chợ Hà Đông ĐVT: đồng STT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Quạt trần Trung Quốc Chiếc 10 167.000 1.670.000 Cộng 1.670.000 Xuất, ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người bán hàng Kế toán bán hàng (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) Biểu 10 Mẫu số 06/GTGT Mã số:… BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HÓA Cửa hàng: Kinh doanh tổng hợp chợ Hà Đông Địa chỉ: Hà Đông - Hà Nội ĐVT: đồng STT Tên sản phẩm hàng hóa, vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá vốn Giá bán Thành tiền 4=1*3 A B C 1 2 3 4 1 Quạt trần TQ cái 10 128.200 167.000 1.670.000 ……… Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập Thủ trưởng đơn vị (Ký , họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào hóa đơn GTGT (Biểu 01,02), phiếu xuất kho (Biểu 03,04), thẻ kho (Biểu 05,06), bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra ( Biếu 07). phiếu thu (Biểu 08), hóa đơn bán hàng (Biểu 09), bảng kê bán lẻ hàng hóa ( Biểu 10) kế toán tập hợp và tiến hành ghi vào sổ nhật ký Chung (Biểu 11). Từ sổ nhật ký chung(Biểu 11) và các sổ chi tiết khác như sổ chi tiết TK 131 (Biểu 12), TK 333.1 (Biểu 13), sổ chi tiết TK 156 (Biểu 14) Biểu 11 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông SỔ NHẬT KÝ CHUNG Quý I/ Năm 2009 Trang số : ĐVT: đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn Giải Đã ghi sổ cái Số TT dòng TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số trang trước chuyển sang 26/2 022869 26/2 Xuất bán rượu Sâm banh Nga x 15 16 632 156 6.120.000 6.120.000 27/2 022873 26/2 Xuất bỏn Thuốc lá Du Lịch A x 17 18 632 156 76.818.000 76.818.000 28/2 022954 26/2 Xuất bán Quạt Trần TQ x 19 20 632 156 1.282.000 1.282.000 …. … …….. … … … Tổng cộng … … … 254.680.000 254.680.000 254.680.000 Người ghi sổ Kế toán (Ký , họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 12 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 131 Tháng 02 năm 2009 Tên khách hàng: Anh Quân Địa chỉ: Lê Lợi – Hà Đông – Hà Nội ĐVT: đồng STT Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 131 Ghi có các TK Ghi có TK 131 Ghi nợ các TK SDCK Số Ngày 511 333.1 Cộng nợ 111 … Cộng có 0022873 26/02 Bán thuốc lá Du Lịch A 78.363.000 7.836.300 86.199.300 ………….. ………….. ………… …………. Cộng 246.780.000 24.678.000 271.458.800 Người ghi sổ Kế toán (Ký , họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 13 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 333.1 Tháng 02 năm 2009 ĐVT: đồng STT Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 333.1 Ghi có các TK Ghi có TK 333.1 Ghi nợ các TK SDCK Số Ngày 111 … Cộng nợ 111 131 Cộng nợ 1 0022869 26/02 Sâmbanh Nga 632.724 632.724 2 0022873 27/02 Bán thuốc lá Du Lịch A 7.836.300 7.836.300 3 022954 28/02 Bán lẻ hàng hóa 151.818 151.818 … ……….. …… …… ……….. ……….. ………… ………. Cộng 26.590.000 24.678.800 27.337.800 Người ghi sổ Kế toán (Ký , họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 14 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 156 Tháng 02 năm 2009 ĐVT: đồng STT Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 156 Ghi có các TK Ghi có TK 156 Ghi nợ các TK SDCK Số Ngày 331 … Cộng nợ 632 … Cộng có 1 0022869 26/02 Sâm banh Nga 6.120.000 6.120.000 2 0022873 27/02 Bán thuốc lá Du Lịch A 76.818.000 76.818.000 3 0022954 28/02 Bán lẻ hàng hóa 1.282.000 1.282.000 …. ………. … … .. ……….. … ……….. Cộng 254.680.000 254.680.000 Người ghi sổ Kế toán (Ký , họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 15 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 511 Tháng 02 năm 2009 ĐVT: đồng Ngày Giá vốn Lãi gộp Giá bán chưa thuế Thuế Tổng giá TT Tổng 131 111 Tổng 131 111 26/02 6.120.000 207.240 6.327.240 6.327.240 632.724 632.724 6.959.964 27/02 76.818.000 1.545.000 78.363.000 78.363.000 7.836.300 7.836.300 86.199.300 28/02 1.282.000 236.182 1.518.182 1.518.182 151.818 151.818 1.670.000 ….. …….. ……… ………. ………. …………. ……… …….. ……. Cộng 254.680.000 18.690.000 273.370.000 246.780.000 26.590.000 27.337.800 24.678.000 2.659.800 300.707.800 Người ghi sổ Kế toán (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu 16 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông BẢNG TỔNG HỢP SẢN PHẨM HÀNG HÓA TK 156 Tháng 02 năm 2009 ĐVT: đồng STT Chứng từ Diễn giải Tk Đối Ứng Doanh thu Các khoản giảm trừ Số Ngày SL ĐG TT Thuế Giảm 1 0022869 26/02 Sâmbanh Nga 120 52,727 6.327.240 2 0022873 27/02 Thuốc lá Du Lịch A 50.000 1567,26 78.363.000 3 0022954 28/02 Bán lẻ hàng hóa 10 151.818 1.518.182 …. ………. 273.370.000 Cộng Người ghi sổ Kế toán (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) 2.1.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu và hàng bán bị trả lại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Hà Tây áp dụng các phương pháp thanh toán linh hoạt, giá cả chính sách hợp lý, hàng hóa lại không có hình thức tiêu thụ xuất khẩu nên chỉ có các khoản hàng bán bị trả lại, mới làm giảm trừ doanh thu của công ty. Khi bán hàng cho khách hàng nếu kém phẩm chất, không đúng quy cách, chủng loại hàng hóa…Như đã ghi trên hợp đồng thì công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hay toàn bộ số hàng đã mua tùy theo mức độ vi phạm. Trị giá hàng bán bị trả lại được tính đúng trên giá trị ghi trên hóa đơn và kế toán sử dụng TK 531 “ Hàng bán bị trả lại ” để theo dõi. Khi phát sinh nghiệp vụ này, người bán sẽ lập phiếu nhập kho số hàng bán bị trả lại. Ví dụ: Ngày 28/02 Anh Quân trả lại 350 bao thuốc Du Lịch A ( theo hợp đồng hóa đơn số 002873 mua hàng ngày 27/02/2009)do không đảm bảo chất lượng và thời hạn sử dụng của sản phẩm công ty nhập lại kho và trả tiền hàng cho Anh Quân bằng tiền mặt theo giá bán chưa thuế là 537.726đ thuế suất 10%. Tổng giá vốn của số hàng này là 483.953,400đ Kế toán sử dụng các Tk phản ánh như: TK 156, TK 632,TK 531 TK 333.1,TK 111. Sổ sách kế toán sử dụng: Trình tự vào sổ khi sảy ra các khoản giảm trừ. Kế toán sẽ lập biên bản hàng bán bị trả lai và sau đó sẽ lập phiếu nhập kho số hàng bị trả lại Biểu 17 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông BIÊN BẢN TRẢ LẠI HÀNG BÁN - Thời điểm trả lại : 15 giờ ngày 02 tháng 03 năm 2009 - Ban chịu trách nhiệm gồm: Ông, bà: Vũ Hoàng Huynh Trưởng ban Ông, bà: Tạ Việt Hùng Uỷ viên Đã nhận lại số hàng bị trả lại dưới đây: STT Loại hàng Mã số ĐVT Đơn giá Hàng bán trả lại Số lượng Thành tiền 1 Thuốc lá Du Lịch A 0022873 Bao 1567,26 350 537.726 …………….. ĐVT: Đồng Trưởng đơn vị Kế toán trưởng Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Giám đốc trực tiếp kiểm tra lại hàng hoá, thấy vẫn giữ nguyên trạng thái ban đầu nên đồng ý nhập lại kho. Căn cứ vào biên bản trả lại hàng này kế toán vật tư, hàng hóa lập phiếu nhập kho. Biểu 18 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông PHIẾU NHẬP KHO Ngày 02 tháng 03 năm 2009 Số: 08 Họ tên người trả hàng: Anh Quân Theo hóa đơn GTGT số: 0022873 ngày 26 tháng 02 năm 2009 Lý do nhập: hàng kém chất lượng bị trả lại. ĐVT:đồng STT Loại hàng Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Thuốc lá Du Lịch A 0022873 Bao 350 350 1536,36 537.726 Cộng Ngày 02 tháng 03 năm 2009 Trưởng phòng kỹ thuật Người giao Thủ kho Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau đó chuyển cho thủ kho chuyển phiếu nhập kho lên phòng kế toán để ghi vào sổ chi tiết TK 531 (biểu số 19). Biểu 19 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN TK 531: “ Hàng bán bị trả lại ” ĐVT:đồng Nt ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tk đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ có Số dư đầu tháng 28/02 Thuốc lá Du Lịch A 111 537.726 Cộng 537.726 28/002 K/c giảm trừ doanh thu 511 537.726 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký 2.1.4 Kế toán tổng hợp về doanh thu Cuối tháng kế toán tập hợp các hóa đơn, chứng từ ở bộ phận kế toán chi tiết như hóa đơn GTGT (Biểu 01,02), phiếu xuất kho (Biểu 03,04), thẻ kho (Biểu 05,06), bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra ( Biếu 07). phiếu thu (Biểu 08), hóa đơn bán hàng (Biểu 09), bảng kê bán lẻ hàng hóa ( Biểu 10), Nhật ký Chung (Biểu 11), các sổ chi tiết khác như sổ chi tiết TK 131 (Biểu 12), TK 333.1 (Biểu 13), sổ chi tiết TK 156 (Biểu 14) kế toán mở bảng tổng hợp về doanh thu (Biểu 20) sau đó kế toán sẽ phản ánh vào sổ cái TK 511 (Biểu 21) phản ánh toàn bộ doanh thu bán hàng trong tháng của công ty. Quy trình ghi sổ kế toán doanh thu: Hóa đơn GTGT Phiếu xuất kho Phiếu thu Thẻ kho Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa Bảng kê bán lẻ Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 156 Sổ chi tiết các TK 131, 333.1, 156 Sổ tổng hợp DT Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu: Biểu 20 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông BẢNG TỔNG HỢP DOANH THU Tháng 02 năm 2009 ĐVT: đồng STT Diễn giải Giá Vốn Lãi gộp Doanh số chưa thuế Ghi có TK 511 Ghi nợ các TK 111 112 131 …. 1 Cửa hàng tổng hợp chợ Hà Đông 84.220.000 1.988.422 86.208.422 7.845.422 78.363.000 …………………………... …………… ………….. ……………. ………… …………… Cộng 254.680.000 18.690.000 273.370.000 26.590.000 24.678.000 Người ghi sổ Kế toán (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu 21 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Mẫu sổ S03B-DN Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông (Ban hành theo QĐ số 15/2006/Q Đ-BTC Ngày 20/02/2006 của Bộ trưởng BTC) TRÍCH SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511 Tháng 02 năm 2009 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ĐVT: đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải NK chung TK Đối ứng Số tiền SH NT Trang STT Nợ Có Số dư đầu kỳ 26/02 022869 26/02 Sâmbanh Nga 05 15 111 6.327.240 27/02 022873 27/02 Thuốc lá Du Lịch A 05 19 131 78.363.000 28/02 022954 28/02 Bán lẻ hàng hóa 05 26 111 1.518.182 ............ Cộng số phát sinh 273.370.000 Kết chuyển DT 911 273.370.000 Người ghi sổ Kế toán (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) 2.2. Kế toán giá vốn hàng bán. 2.2.1 Đặc diểm kế toán giá vốn hàng bán tại Công ty Công ty kinh doanh các nhóm hàng về thực phẩm và tiêu dùng nên chủng loại các mặt hàng là khác nhau. Vì vậy Công ty đã sử dụng phương pháp thực tế đích danh đẻ tính giá vốn hàng bán khi xuất ra. Do đó Công ty quản lý hàng hóa theo từng lô hàng, từng chủng loại hàng. Khi xuất chủng loại hàng, lô hàng, mặt hàng nào thì kế toán sẽ lấy giá thực tế mua vào đó đẻ xác định giá vốn hàng bán ra. 2.2.2 Chứng từ và thủ tục kế toán. Để phản ánh giá vốn hàng bán Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Hà Tây thường sử dụng các chứng từ sau: Phiếu nhập kho: khi thành phẩm được kiểm tra chất lượng đủ tiêu chuẩn, khi đó kế toán viết phiếu nhập kho thành phẩm. Phiếu xuất kho: Khi hàng được xuất kho cho từng đối tượng khách hàng thì kế toán viết phiếu xuất kho. Dựa trên phiếu xuất kho cuối tháng kế toán viết hóa đơn cho từng khách hàng nhận hàng Thẻ kho : Kế toán mở thẻ theo dõi chi tiết từng loại mặt hàng. Tài khoản sử dụng TK 632: Giá vốn hàng bán 2.2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ để xác định giá vốn hàng bán. Để hoạch toán giá vốn hàng bán, kế toán Công ty thực hiện quy trình ghi sổ theo sơ đồ sau: Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Bảng kê N-X-T hàng hóa Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 632 Sổ chi tiết giá vốn Sổ tổng chi tiết giá vốn Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu: Đối với kế toán chi tiết giá vốn hàng bán: Sau khi nhận được phiếu xuất kho kế toán căn cứ vào số lượng hàng hóa xuất bán và đơn giá hàng hóa mua xuất kho, kế toán xác định trị giá vốn hàng bán thực tế xuất kho và lập bảng kê Nhập - Xuất - Tồn hàng hóa sau đó từ các bảng kê Nhập - Xuất - Tồn hàng hóa của từng loại hàng kế toán vào Sổ chi tiết giá vốn cho từng loại hàng hóa. Đến cuối tháng kế toán lập Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn trong tháng. Từ các ví dụ về nghiệp vụ bán hàng đã trình ở trên bao gồm các mặt hàng như: Thuốc lá Du Lịch A Rượu sâm banh Nga Quạt trần Trung Quốc Căn cứa vào các hóa đơn, phiếu xuất kho, các loại sổ…ta có các bảng kê, sổ chi tiết, tổng hợp và sổ cái TK 632 Giá vốn hàng bán. Biểu 22 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông BẢNG KÊ NHẬP-XUẤT-TỒN HÀNG HÓA Tháng 02/2009 Tài khoản:156 Tên cửa hàng: Cửa hàng tổng hợp Hà Đông Tên sản phẩm: Sâm banh Nga ĐVT: đồng Chứng từ Diễn giải Tồn đầu kì Nhập trong kì Xuất trong kì Tồn cuối kì Số Ngày SL (chai) ĐG TT SL (chai) ĐG TT SL (chai) ĐG TT SL (chai) ĐG TT Tồn đầu kì 35 51.000 1.785.000 85 51.000 4.335.000 0 … …. … … … … … … … … … … … … … 022869 26/02 Sâm banh Nga 120 51.000 6.120.000 … … ………… … … … … …. …. … … …. … … … Tổng 120 51.000 6.120.000 Người ghi sổ Kế toán (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu 23 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông BẢNG KÊ NHẬP-XUẤT-TỒN HÀNG HÓA Tháng 02/2009 Tài khoản:156 Tên cửa hàng: Cửa hàng tổng hợp Hà Đông Tên sản phẩm: Thuốc lá Du lịch A ĐVT: đồng Chứng từ Diễn giải Tồn đầu kì Nhập trong kì Xuất trong kì Tồn cuối kì Số Ngày SL (bao) ĐG TT SL (bao) ĐG TT SL (bao) ĐG TT SL (bao) ĐG TT Tồn đầu kì 12.500 1.536,36 19.204.500 50.000 1.536,36 76.818.000 12.500 1.536,36 19.204.500 … …. … … … … … … … … … … … … … 022873 26/02 Thuốc lá DL A 50.000 1.536,36 76.818.000 … … ………… … … … … …. …. … … …. … … … Tổng 50.000 1.536,36 76.818.000 Người ghi sổ Kế toán (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu 24 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông BẢNG KÊ NHẬP-XUẤT-TỒN HÀNG HÓA Tháng 02/2009 Tài khoản:156 Tên cửa hàng: Cửa hàng tổng hợp Hà Đông Tên sản phẩm: Quạt trần Trung Quốc ĐVT: đồng Chứng từ Diễn giải Tồn đầu kì Nhập trong kì Xuất trong kì Tồn cuối kì Số Ngày SL (chiếc) ĐG TT SL (chiếc) ĐG TT SL (chiếc) ĐG TT SL (chiếc) ĐG TT 1/02 Tồn đầu kì 10 128.200 1.282.000 0 0 … …. … … … … … … … … … … … … … 022954 26/02 Quạt trần TQ 10 128.200 1.282.000 … … ………… … … … … …. …. … … …. … … … Tổng 10 128.200 1.282.000 Người ghi sổ Kế toán (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu 25 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 632 Tháng 02 năm 2009 ĐVT: đồng STT Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 632 Ghi có các TK Ghi có TK 632 Ghi nợ các TK Số Ngày 156 … Cộng nợ 156 911 Cộng có 1 0022869 26/02 Sâmbanh Nga 6.120.000 6.120.000 2 0022873 27/02 Bán thuốc lá Du Lịch A 76.818.000 76.818.000 3 0022954 28/02 Bán lẻ hàng hóa 1.282.000 1.282.000 …. ………. … … .. …… … …… 28/02 Kết chuyển giá vốn 84.220.000 84.220.000 Cộng 254.680.000 254.680.000 254.680.000 254.680.000 Người ghi sổ Kế toán (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu 26 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông BẢNG TỔNG HỢP GIÁ VỐN HÀNG BÁN TK 632 Quý I/ Năm 2009 ĐVT: đồng STT Tên sản phẩm hàng hóa TK Đối Ứng Số tiền 1 Xuất bán Sâmbanh Nga 156 6.120.000 2 Xuất bán Thuốc lá Du Lịch A 156 76.818.000 3 Bán lẻ hàng hóa 156 1.282.000 ... ... ………. Cộng 254.680.000 Người ghi sổ Kế toán (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu 27 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Mẫu sổ S03B-DN Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông (Ban hành theo QĐ số 15/2006/Q Đ-BTC Ngày 20/02/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Quý I/ Năm 2009 Trang số : ĐVT: đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn Giải Đã ghi sổ cái Số TT dòng TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nî Cã Số trang trước chuyển sang 26/2 022869 26/2 Xuất bán rượu Sâm banh Nga x 15 16 632 156 6.120.000 6.120.000 27/2 022873 26/2 Xuất bán Thuốc lá Du Lịch A x 17 18 632 156 76.818.000 76.818.000 28/2 022954 26/2 Xuất bán Quạt Trần TQ x 19 20 632 156 1.282.000 1.282.000 …. … …….. … … … …… …… Người ghi sổ Kế toán (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu 28 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Mẫu sổ S03B-DN Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông (Ban hành theo QĐ số 15/2006/Q Đ-BTC Ngày 20/02/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 632 Năm 2009 ĐVT: đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải NK chung TK Đối ứng Số tiền SH NT Trang STT Nợ Có Số dư đầu kỳ 26/02 022869 26/02 Sâmbanh Nga 05 15 111 6.120.000 27/02 022873 27/02 Thuốc lá Du Lịch A 05 19 131 76.818.000 28/02 022954 28/02 Bán lẻ hàng hóa 05 26 111 1.282.000 .......... ……… Cộng số phát sinh 254.680.000 Kết chuyển DT 911 254.680.000 Người ghi sổ Kế toán (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) 2.3. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là những chi phí mà công ty phải bỏ ra trong quá trình tiêu thụ hàng hóa. Những chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng thường gặp là: + Chi phí nhân viên bán hàng. + Các chi phí dịch vụ mua ngoài như : Tiền điện, tiền nước + Các chi phí bằng tiền khác. …. Chi phí nhân viên bán hàng: Chi phí này gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng. Chi phí tiền lương công ty đều sử dụng bảng chấm công và “ Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội ” làm căn cứ ghi sổ. Công ty áp dụng trả lương theo số ngày làm việc thực tế và theo hợp đồng.Cụ thể: Tiền lương ngày = Tiền lương tháng chế độ/Số ngày làm việc theo chế độ Tiền lương ngày = Tiền lương ngày x Số ngày làm việc thực tế Đối với những người hưởng lương theo hợp đồng thì căn cứ vào hợp đồng đã ký kết để trả lương. 2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán 2.3.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng Để theo dõi chi phí bán hàng trong kỳ, kế toán sử dụng các chứng từ sau: Phiếu chi ( mẫu số 01- VT) Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán lẻ Giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán... Và các chứng từ có liên quan khác. 2.3.1.2. Quy trình luân chuyển Tài khoản sử dụng: TK 641 Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh đến chi phí bán hàng kế toán tiến hàng ghi vào sổ chi tiết bán hàng sau đó ghi vào sổ Nhật ký chung và sổ cái 2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng Ví dụ: Ngày 28/02, kế toán nhận được đề nghị thanh toán tiền xăng xe, vé cầu đường của bộ phận lái xe gửi lên. Sau khi đối chiếu kiểm tra kế toán viết phiếu chi thanh toán. Biểu 29 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Quyển số:…. Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông Số: 88 PHIẾU CHI Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Nợ TK 334: Có TK 111: Họ tên người nhận tiền: Phạm khánh Hùng Địa chỉ: Bộ phận lái xa Lý do chi: Thanh toán tiền xăng xe, phí cầu đường Số tiền: 667.000 đ ( Số tiền bằng chữ: Sáu trăm sáu mươi bảy nghìn đồng ) Đã nhận đủ số tiền: 667.000 đ Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận Thủ Quỹ (Ký , họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) Cuối tháng kế toán nhận được hóa đơn tiền điện thoại và hóa đơn tiền điện nước của cửa hàng kinh doanh tổng hợp Hà Đông. Kế toán lập phiếu chi thanh toán trả cho nhà cung cấp. Biểu 30 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Quyển số:…. Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông Số: 89 PHIẾU CHI Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Nợ TK 331: Có TK 111: Họ tên người nhận tiền: Công ty điện lực Hà Đông Địa chỉ: Lê Lợi - Hà Đông Lý do chi: Thanh toán tiền điện cửa hàng tổng hợp Hà Đông Số tiền: 1.262.000 đ ( Số tiền bằng chữ: Một triệu hai trăm sáu mươi hai nghìn đồng ) Kèm theo : 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền: 1.262.000 đ Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận Thủ Quỹ (Ký , họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) Cuối tháng kế toán tập hợp các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng bao gồm “ Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội ” và các phiếu chi khác để tổng hợp lên các sổ kế toán phản ánh chi phí bán hàng. Biểu 31 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH Tháng 02/2009 ĐVT: đồng TT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 334 –Phải trả CNV TK 338 – Phải trả, phải nộp khác Tổng cộng Lương Các khoản khác Cộng KPCĐ (3382) (2%) BHXH (3383) (15%) BHYT (3384) (2%) A B 1 2 3 4 5 6 7 1 2 TK 641: Chi phí bán hàng 4.800.000 0 4.800.000 96.000 720.000 96.000 5.712.000 3 4 Cộng 4.800.000 4.800.000 96.000 720.000 96.000 5.712.000 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu 32 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Mẫu sổ S03B-DN Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông (Ban hành theo QĐ số 15/2006/Q Đ-BTC Ngày 20/02/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Quý I/ Năm 2009 Trang số : ĐVT: đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn Giải Đã ghi sổ cái Số TT dòng TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số trang trước chuyển sang 28/2 PC88 28/2 Thanh toán tiền xăng xe x 22 23 641 111 667.000 667.000 28/2 PC89 28/2 Thanh toán tiền điện thoại cửa hàng TH Hà Đông x 24 25 641 111 308.500 308.500 28/2 PC90 28/2 Thanh toán tiền điện cửa hàng chợ Hà Đông x 26 27 641 111 1.262.000 1.262.000 28/02 PBTL 28/02 Tiền lương nhân viên bán hàng x 28 29 641 334 4.800.000 4.800.000 Cộng 7.037.500 7.037.500 Người ghi sổ Kế toán Biểu 33 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 641 Tháng 02 năm 2009 ĐVT: đồng STT Chứng từ Diễn giải Tk Đối Ứng Số Tiền Số Ngày Nợ Có 1 06 28/02 Thanh toán tiền xăng xe 111 667.000 2 07 28/02 Thanh toán tiền điện thoại cửa hàng TH Hà Đông 111 308.500 3 08 28/02 Thanh toán tiền điện cửa hàng chợ Hà Đông 131 1.262.000 4 09 28/02 Tiền lương nhân viên bán hàng 334 4.800.000 Cộng 7.037.500 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) 2.3.2 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng Tổng hợp các sổ chi tiết chi phí bán hàng kế toán vào sổ cái tổng hợp chi phí bán hàng trong tháng. Biểu 34 Công ty Cổ phần TM-DV Hà Tây Địa chỉ: 157 Trần Phú – Hà Đông SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641 (Trích)Tháng 02 Năm 2009 ĐVT: đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải NK chung TK Đối ứng Số tiền SH NT Trang STT Nợ Có Số dư đầu kỳ 28/02 06 28/02 Thanh toán tiền xăng xe 06 10 111 667.350 28/02 07 28/02 Thanh toán tiền điện thoại cửa hàng chợ Hà Đông 06 11 111 308.450 28/02 08 28/02 Thanh toán tiền quảng cáo 06 12 131 1.262.000 28/02 09 28/02 Tiền lương nhân viên bán hàng 06 13 334 4.800.000 Cộng số phát sinh 7.037.500 Kết chuyển DT 911 7.037.500 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HÀ TÂY 3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Hà Tây. 3.1.1. Ưu điểm của công tác kế toán tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Hà Tây. Qua thực tế cho thấy công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng đã đáp ứng được yêu cầu quản lý kinh tế của công ty trong giai đoạn hiện nay. Với đội ngũ cán bộ kế toán có năng lực và chuyên môn cao nên hiệu quả làm việc, thong tin kế toán tài chính được sử lý kịp thời, đầy đủ chính xác giúp cho ban lãnh đạo công ty đưa ra những quyết định đúng đắn để hoạt đọng kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao. Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung, hình thức tổ chức kế toán này đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất tập trung cao đối với công tác kế toán, việc tổng hợp số liệu một cách nhanh chóng, kịp thời thuận tiện cho việc áp dụng các phương pháp tính toán hiên đại vào trong công tác kế toán, đồng thời làm cho bộ máy kế toán gọn nhẹ tiết kiệm được chi phí hạch toán. Hình thức kế toán công ty đang áp dụng là hình thức kế toán nhật ký chung, hình thức này phù hợp với quy mô kinh doanh của công ty và chức năng của nó đảm nhiệm là hạch toán riêng từng cửa hàng trực thuộc để từ đó hạch toán tổng hợp toàn công ty. Hình thức này kết hợp chặt chẽ giữa công tác ghi chép thứ tự theo thời gian với ghi chép hệ thống các tài khoản, giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu và việc tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên nợ, bên có tài khoản kế toán từ đó tránh được việc ghi chép trùng lặp. Kế toán bán hàng ở công ty đã ghi chép đầy đủ chính xác tình hình tiêu thụ hàng hóa cũng như tiền hàng thanh toán của khách hàng, cung cấp kịp thời đầy đủ số liệu giúp cho công tac quản lý giá vốn và công tác kinh doanh đạt kết quả nhất định. Sự phối hợp kịp thời giữa các bộ phận kế toán ở cửa hàng cũng như ở phòng kế toán công ty hợp lý ăn khớp giúp cho việc tiêu thụ hàng hóa được thuận tiện nhịp nhàng. Công tác tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ bán hàng được thực hiện tốt về việc kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp, việc bảo quản chứng từ đúng yêu cầu quy định của Bộ tài chính. 3.1.2. Nhược điểm của công tác kế toán tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Hà Tây. Bên cạnh những ưu điểm trên công ty còn tồn tại những hạn chế đòi hỏi phải đưa ra những giải pháp cụ thể, có tính khả thi cao, có tính khắc phục và hoàn thiện hơn để kế toán ngày càng thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ vốn có của mình, nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý trong điều kiện hiện nay. Do số lượng kế toán của Công ty còn hạn chế nên khối lượng công việc của mỗi cán bộ kế toán rất nhiều, hơn nữa kế toán trưởng của Công ty phải kiêm nhiệm cả kế toán tổng hợp. Do đó làm giảm tính hiệu quả chung của Công ty. Công tác kế toán còn mang tính thủ công, nhiều sổ sách kế toán còn sử dụng kẻ bằng tay, khối lượng ghi chép nhiều, chi phí cho bảo quản lưu trữ lớn. Hiện nay, Công ty chưa sử dụng thành thạo kế toán máy trong khi sự thành công trong kinh doanh phụ thuộc ngày càng nhiều vào công nghệ thông tin, vào khả năng ứng dụng của các thành tựu tin học vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, vào sự vận dụng triển khai một cách nhanh chóng những khả năng mới mà tin học mang lại. Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác tập trung nên kế toán không bám sát được đối với các đơn vị phụ thuộc về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý tài sản. Do vậy, không kịp thời phục vụ thông tin cho lãnh đạo đơn vị phụ thuộc. Công ty áp dụng phương pháp bán buôn chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng nhưng kế toán đơn vị vẫn hạch toán nhập kho và xuất kho theo phương thức bán buôn qua kho sử dụng tài khoản 156. Việc hạch toán này là không đúng vì tài khoản chỉ phản ánh khi mua hàng đã được nhập vào kho. Công ty chưa thực hiện việc bán hàng có tính đến chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán mà đây là một trong những phương pháp đẩy mạnh việc bán hàng, nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh. 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện Trong điều kiện cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng trở nên gay gắt. Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán. Thông qua việc kiểm tra tính toán, ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống phương pháp khoa học của kế toán như: Chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối có thể biết được thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và toàn diện về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản. Ngoài ra các báo cáo tài chính còn cung cấp những thông tin cho các đối tượng quan tâm về tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết đầu tư đúng đắn trong từng thời kỳ. Vì vậy phải hoàn thiện và đổi mới không ngừng công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Trong hoạt động kinh doanh thương mại, quá trình tiêu thụ hàng hóa là khâu cuối cùng và quan trọng nhất trong việc luân chuyển vốn kinh doanh của doanh nghiệp từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ. Hoàn thiện hạch toán quá trình này là một vấn đề rất cần thiết trong các doanh nghiệp thương mại. Sau quá trình thực tập, nghiên cứu công tác kế toán bán hàng tại Công ty cần hoàn thiện theo những phương hướng sau: Thứ nhất, hoàn thiện công tác hạch toán kế toán phù hợp với các quy định của pháp luật. Công tác kế toán phải dựa trên nền tảng các quy định pháp luật có liên quan đến công tác kế toán nhà nước bao gồm: các quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi, đối tượng kế toán,... được quy định trong Luật kế toán, Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam. Thứ hai, hoàn thiện công tác hạch toán kế toán theo hướng chi tiết từng loại hình, từng hoạt động. Đồng thời, xây dựng văn bản hướng dẫn cụ thể cho kế toán tại các cửa hàng. Thứ ba, hoàn thiện công tác hạch toán kế toán theo lộ trình phù hợp với sự phát triển của hạch toán kế toán Nhà nước, phù hợp với sự phát triển của công ty; đảm bảo sự phù hợp về trình độ của kế toán Công ty với trình độ công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngày nay. Khi quá trình này được hoàn thiện sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra giám sát công tác kế toán toàn công ty. Đối với cơ quan quản lý cấp trên, việc hoàn thiện còn tạo cho họ có những thông tin số liệu chính xác, phản ánh đúng tình hình tiêu thụ cũng như kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hà Tây. 3.2.1. Hoàn thiện việc vận dụng hệ thống tài khoản trong việc hạch toán tổng hợp: * Chiết khấu thương mại: Để tăng lượng hàng bán, giảm chi phí bảo quản, khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh, Công ty cần áp dụng hình thức chiết khấu thương mại: + Trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thương mại này được ghi giảm trừ vào giá bán trên “hoá đơn GTGT” hoặc “hoá đơn bán hàng” lần cuối cùng. + Trường hợp khách hàng không tiếp tục mua hàng, hoặc khi số chiết khấu thương mại trong trường hợp này được hạch toán vào TK 521. * Giảm giá hàng bán: Cũng như chiết khấu thương mại, trường hợp giảm giá hàng bán là hình thức không thể thiếu khi muốn tiêu thụ được nhiều hàng. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 532: giảm giá hàng bán Nợ TK 333.1: thuế GTGT của hàng giảm giá Có TK 111, 112: Giá thanh toán của hàng giảm giá * Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trong thực tế để giảm bớt những thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra do tác nhân khách quan như sự sụt giảm giá hàng hoá trên thị trường, Nhà nước cho phép các doanh nghiệp lập dự phòng để phần nào giảm bớt những rủi ro. Do đó, thực chất việc lập dự phòng là quyền lợi về mặt tài chính của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có nguồn vốn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch. Ở công ty, kế toán không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nếu như có sự giảm giá trên thị trường thì lại trực tiếp giảm giá cho lượng hàng tồn kho. Điều này dẫn đến việc phản ánh không chính xác giá trị thực tế của hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán. Do vậy, Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Xét về phương diện tài chính, dự phòng có tác dụng làm giảm lãi của niên độ nên doanh nghiệp tích luỹ được một số vốn mà đáng lẽ ra đã được phân chia. Số vốn này dùng để bù đắp các khoảng giảm giá thực sự phát sinh và tài trợ các khoản chi phí hay lỗ đã được dự phòng trước khi các chi phí này phát sinh ở niên độ sau này. Về phương diện thuế, dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm lợi tức phát sinh để tinh toán ra số lợi tức thực tế, do đó mà khoản thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ giảm. Phương pháp hạch toán như sau: Cuối niên độ kế toán tính ra số dự phòng cần phải lập cho kỳ sau.Nếu số dự phòng cần lập bằng số dự phòng đã lập thì không cần bổ sung nữa. Nếu số dự phòng cần lập mà lớn hơn số dự phòng đã lập thì kế toán lập dự phòng cho kỳ sau theo số chênh lệch. Nợ TK 632: phần chênh lệch Có TK 159: phần chênh lệch Nếu mức dự phòng cần lập nhỏ hơn mức dự phòng đã lập thì kế toán hoàn nhập mức chênh lệch. Nợ TK 159: ghi theo số chênh lệch Có TK 632: ghi theo số chênh lệch Đây là một quy định mới so với trước đây. Điều này làm cho việc hạch toán kế toán đơn giản hơn, đảm bảo cho Công ty phản ánh giá trị vật tư hàng hoá không cao hơn giá cả thị trường tại thời điểm lập báo cáo, làm cho việc xác định kết quả tiêu thụ được chính xác hơn. 3.2.2. Hoàn thiện hạch toán ban đầu Việc hoàn thiện các chứng từ gốc ban đầu sử dụng trong kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định chi phí kết quả tiêu thụ là rất cần thiết và quan trọng để được coi là chi phí hợp lệ, hợp pháp khi xác định thu nhập chịu thuế. Trong các chứng từ liên quan đến chi phí thu mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp còn tồn tại một số chứng từ gốc không hợp lệ, hợp pháp theo quy định như nhiều khoản mục đồ dùng, dụng cụ, bao bì có giá trị trên 100 000 VND nhưng không có hoá đơn GTGT mà chỉ là hoá đơn bán lẻ, một số hoá đơn GTGT thiếu chữ ký, địa chỉ mà dẫn đến có thể bị loại ra khỏi chi phí hợp lý, hợp pháp khi quyết toán thuế. Bên cạnh đó, là việc luân chuyển chứng từ gốc từ các cửa hàng về phòng kế toán còn chậm làm ảnh hưởng đến công tác tập hợp, phản ánh nghiệp vụ kinh tế một cách chính xác, kịp thời. Do đó, hướng hoàn thiện trong thời gian tới Phòng Tài chính - kế toán phải ra hướng dẫn quy định chặt chẽ đối với các chứng từ gốc như nếu chi phí phát sinh có giá trị trên 100.000 VND phải có hoá đơn GTGT mới thanh toán, phải có đầy đủ chữ ký, địa chỉ, mã số thuế. Đồng thời, phải đôn đốc kế toán các cửa hàng gửi hoá đơn chứng từ đúng thời hạn đảm bảm cung cấp số liệu kịp thời cho việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. 3.2.3. Hoàn thiện sổ kế toán Hiện tại Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Sổ nhật ký chung là phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động của Công ty. Tuy nhiên sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Công ty còn viết, kẻ thủ công chưa được thống nhất giữa văn phòng Công ty và các cửa hàng trực thuộc. Do vậy, công ty nên thiết lập sẵn các biểu mẫu kế toán cho các đơn vị áp dụng để dễ dàng trong việc ghi chép, cũng như kiểm tra, đối chiếu số liệu. 3.2.4. Ứng dụng tin học vào công tác kế toán Hiện tại, Công ty sử dụng khối lượng kế toán lớn, cấu tạo sổ phức tạp nên việc cung cấp thông tin nhiều khi không kịp thời, không chính xác. Việc áp dụng máy vi tính giúp bộ phận quản lý có thể khai thác số liệu kế toán khi làm việc ở bất kỳ máy vi tính nào và nắm được thông tin từ khâu cập nhật chứng từ đến khâu xác định kết quả kinh doanh. Đồng thời, khi lập phiếu thu trên máy số tiền hiện lên chi tiết cho từng khách hàng nên việc xác định các khoản phải thu của khách hàng được dễ dàng. Máy vi tính sẽ giúp cho việc khai thác số liệu của từng kế toán viên được thuận lỡi, mỗi kế toán nhận phần công việc riêng nhưng máy vi tính sẽ giúp tất cả nhân viên kế toán khai thác số liệu ở tất cả các khâu. Máy tính cuãng đảm bảo việc lưu trữ thông tin, khả năng mất mát hạn chế đến mức thấp nhất, tìm kiếm thông tin nhanh, tiết kiệm thời gian… Tuy nhiên để thực hiện việc chuyển đổi này, cần tổ chức tốt cho các nội dung sau: + Mua sắm các trang thiết bị, phần cứng phần mềm phù hợp với khả năng, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, quy mô của công ty và khối lượng, tính chất phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. + Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu biết sâu về kế toán và sử dụng thành thạo vi tính. Hiệu quả của việc thực hiện tốt các ý kiến đề xuất: + Hệ thống các chứng từ được hoàn thiện sẽ nâng cao được tính pháp lý, tính chính xác tạo điều kiện tốt cho việc kiểm tra công tác hạch toán kế toán. + Hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng ngoài hiệu quả mang lại đối với nghiệp vụ bán hàng, nó còn góp phần nâng cao công tác tổ chức kế toán toàn Công ty. + Đối với cơ quan quản lý cấp trên, việc hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng đem lại những thông tin chính xác, phán ánh đúng tình hình tiêu thụ hàng hoá, giúp cho công tác kiểm toán hiệu quả hơn. KẾT LUẬN Cơ chế quản lý kinh tế đã và đang đặt ra hàng loạt vấn đề và nhiều yêu cầu cho công tác hạch toán nói chung và công tác tiêu thụ nói riêng. Việc hoàn thiện hệ thống kế toán doanh nghiệp là một tất yếu để quản lý kinh tế mới phù hợp với hoạt động của nền kinh tế thị trường, hoà nhập với thông lệ kế toán quốc tế. Các số liệu, tài liệu kế toán, đặc biệt là thông tin về hoạt động tiêu thụ, kết quả kinh doanh phải đảm bảo độ tin cậy để đánh giá thực trạng tài chính, thực trạng kinh doanh của doanh nghiệp. Với vai trò chức năng của mình, kế toán là công cụ sắc bén cho việc điều hành quản lý và ra các quyết định của chủ doanh nghiệp, các khách hàng và các nhà đầu tư. Kế toán doanh nghiệp đặc biệt là kế toán trong khâu tiêu thụ phải hết sức chặt chẽ, áp dụng một cách linh hoạt tuỳ theo đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, song vẫn đảm bảo nguyên tắc thống nhất, hiệu quả, đúng chế độ kế toán Việt Nam, đảm bảo nội dung và mục đích của công tác kế toán. Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ Hà Tây, em đã bước đầu làm quen với công tác kế toán, tìm hiểu các hình thức tổ chức cùng như phương pháp hạch toán của công ty. Để làm cho kế toán thực sự phát huy tác dụng của mình và trở thành công cụ sắc bén có hiệu lực phục vụ cho quản lý kinh tế, công ty cần hoàn thiện công tác kế toán tiêu thu hàng hoá một cách khoa học hợp lý. Những đề xuất trên đây là ý kiến của bản thân em, song những biện pháp đặt ra là có cơ sở và căn cứ. Do thời gian nghiên cứu và trình độ còn hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được sự hướng dẫn của cô giáo tiến sỹ Lê Kim Ngọc và các cô chú trong phòng kế toán để chuyên đề của em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo tiến sỹ Lê Kim Ngọc và các cô chú trong phòng kế toán đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực tập Bùi Khánh Linh