Đề tài Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp với việc tăng cường hiệu quả quản trị chi phí tại xí nghiệp xây lắp điện công ty Điện Lực I

- Đội 10 xí nghiệp Xây lắp Điện Số tiền là: 40.000 đồng (Bốn mươi ngàn đồng chẵn) Lý do: Trả tiền thuê máy hàn sử dụng trong ngày Ngày15 tháng10 năm 2002 Giấy biên nhận này cùng các chứng từ gốc là căn cứ để kế toán thanh toán tạm ứng và ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp chi phí. Chi phí này phát sinh được hạch toán như sau: Nợ TK 154- Chi tiết cho từng công trình Có TK 141, 111 Đối với công trình SCL Quý I/2002 ĐL Bắc Ninh, chi phí sử dụng máy thi công được hạch toán như sau: Nợ TK 154: 40.000 Có TK 141: 40.000 Nhìn chung, khoản mục chi phí này thường ít và ổn định so với dự toán. Việc hạch toán khoản mục chi phí này cũng tương tự như việc hạch toán các khoản mục chi phí khác. 1.2.2.5 Kế toán chi phí sản xuất chung Trong quá trình sản xuất, ngoài các chi phí trực tiếp như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, xí nghiệp còn hạch toán những khoản chi phí gián tiếp nhưng không kém phần quan trọng cấu thành nên thực thể sản phẩm, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra nhịp nhàng và hiệu quả nhất, đó chính là chi phí sản xuất chung. Tại Xí nghiệp Xây lắp điện, chi phí sản xuất chung bao gồm những khoản mục chi phí sau: Chi phí nhân viên quản lý đội, phân xưởng Chi phí khấu hao tài sản cố định Chi phí bằng tiền khác (Chi phí thuê nhà ở cho đội, chi phí tiền điện thoại…) Các khoản mục trên được thể hiện ở các bảng phân bổ và các nhật ký chứng từ (1, 2) cùng các chứng từ có liên quan. Cụ thể như sau: Chi phí nhân viên quản lý đội, phân xưởng Chi phí này bao gồm lương chính, lương phụ, phụ cấp phải trả cho nhân viên quản lý, các khoản trích gồm BHXH, BHYT, KPCĐ được tính theo tỷ lệ % quy định hiện hành trên tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp xây lắp và nhân viên quản lý đội. Hàng tháng, các nhân viên kinh tế ở các đội thi công của XN theo dõi thời gian và xếp loại lao động cho từng nhân viên trong đội trên bảng chấm công. Tiền lương của bộ phận gián tiếp quản lý, bộ phận gián tiếp sản xuất cũng hạch toán vào TK này dựa trên số ngày công làm việc và hệ số lương cơ bản, phụ cấp chức vụ và hệ số năng suất của từng người mà tính mức lương được hưởng. Cụ thể, tại mỗi đội lại quy định một mức hệ số riêng cho bộ phận quản lý, ví dụ tại 10 như sau: Đội trưởng : 1.6 Đội phó : 1.4 ……… Chi phí khấu hao tài sản cố định Trích khấu hao tài sản cố định là tính vào chi phí một phần hao mòn của tài sản cố định để tạo nguồn tái sản xuất cho tài sản cố định đó. Tài sản cố định ở xí nghiệp thường chiếm tỷ trọng nhỏ. Tài sản cố định của xí nghiệp được tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng: Mức khấu hao tài sản cố định = Nguyên giá tài sản cố định Thời gian sử dụng Hàng tháng, kế toán tài sản cố định lập bảng tính và phân bổ khấu hao. Bảng tính và phân bổ khấu hao được lập theo mẫu sau (Trang bên). ở xí nghiệp xây lắp điện khoản mục chi phí sản xuất chung thường chiếm tỷ trọng lớn thứ 2 sau chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Hàng tháng căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao, bảng phân bổ chi phí sản xuất chung kế toán ghi: Nợ TK 627 Có TK 214 Đồng thời kế toán kết chuyển chi phí sản xuất chung cho từng công trình: Nợ TK 154 (Chi tiết cho từng công trình) Có TK 627 (Chi tiết cho từng công trình) Ví dụ: Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao tháng 12 năm 2002 kế toán ghi: Nợ TK 627: 10.391.580 Có TK 214: 10.391.580 Khi ứng tiền khoản mục chi phí sản xuất chung đội thi công được hưởng, nhân viên kinh tế cấp phát theo nhu cầu công việc và tập hợp chứng từ lập bảng kê chi phí chung gửi về phòng kế toán. Bảng kê chi phí sản xuất chung Công trình: SCL Quý I/2002 Điện Lực Bắc Ninh STT Họ và tên Diễn giải Số tiền 1 Vũ Văn Quang Thuê nhà ở cho đội thi công 3.500.000 2 Nguyễn Tiến Đạt Trả tiền cước phí điện thoại 450.000 3 Trần Văn Dũng Chi phí nghiệm thu công trình 1.078.000 … …….. …….. ……. Tổng cộng 12.082.430 Bảng số 2.21: Bảng kê chi phí sản xuất chung Ngoài ra, khoản mục chi phí sản xuất chung còn bao gồm các chi phí được phân bổ từ chi phí sản xuất kinh doanh phụ: Đội vận tải, phân xưởng cơ khí, đội xây dựng. Các đơn vị phụ trợ này một mặt sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh chính, mặt khác còn bán ra ngoài. Chi phí phát sinh của các đơn vị này được tập hợp riêng trên sổ kế toán chi tiết, sau đó phân bổ trực tiếp cho các đối tượng sử dụng. Tuy nhiên, không phải công trình nào cũng sử dụng sản phẩm dịch vụ của đơn vị này. Ví dụ: Trong đội xe, các chi phí bao gồm : luơng nhân viên lái xe, chi phí khấu hao xe, các khoản chi bằng tiền khác (tiền xăng xe, tiền vé qua cầu, phà…) Đội xe thực hiện công việc theo lệnh vân chuyển. Căn cứ vào lệnh vận chuyển kế toán tính ra ca xe phục vụ cho công trình nào thì hạch toán trực tiếp cho công trình đó. Cuối tháng, kế toán tập hợp lệnh vận chuyển để tính tổng số ca xe thực hiện và lập bảng kê hạch toán ca xe phục vụ. Bảng kê hạch toán ca xe có mẫu như sau: Bảng kê hạch toán ca xe phục vụ Tháng 12 năm 2002 Đơn vị : Đồng Đơn vị Tên công trình TK Nợ TK Có Số tiền Đội 1 TBA xí nghiệp gỗ Hải Dương 154 154VT 3.277.250 …. … … … … Đội 10 SCL Quý I/2002 ĐL Bắc Ninh 154 154VT 2.097.204 …. ………. … … … Tổng cộng 23.857.250 Bảng số 2.22: Bảng kê ca xe phục vụ Toàn bộ các chi phí phát sinh của đội xe được hạch toán trên sổ kế toán chi tiết của đội xe. Sổ kế toán chi tiết TK 154VT (Đội xe) Tháng 12 năm 2002 Đơn vị: Đồng Chứng từ SH NT Diễn Giải TKĐƯ Số phát sinh Nợ Có Số Dư NKCT 1 Thanh toán tiền xăng xe 111 1.262.300 BK 1a Thanh toán tiền công tác phí 141 900.000 BPBTL Lương nhân viên lái xe 334 1.937.400 BPBTL Các khoản trích theo lương 338 368.106 BPBKH Khấu hao TSCĐ 214 709.812 …….. …... Cộng 30.774.070 35.785.793 Bảng số 2.23: Sổ kế toán chi tiết Việc hạch toán chi phí cho đội xây dưng và đội cơ khí cũng được thực hiện tương tự như đội vận tải. TK 334 TK154VT TK 154 Chi phí lương cho lái xe Phân bổ chi phí TK 214 cho SXKD chính Chi phí khấu hao TK 111,112 Chi phí bằng tiền khác TK 154 TK 141 Tạm ứng tiền công tác phí Phân bổ chi phí cho SXKD phụ TK 338 Các khoản trích theo lương Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán Chi phí sản xuất kinh doanh phụ Trình tự ghi sổ chi phí sản xuất chung cũng được ghi tương tự như trình tự ghi sổ các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Căn cứ vào bảng kê chi phí chung kế toán vào sổ chi tiết chi phí sản xuất và lập bảng kê số 4. Từ bảng kê số 4 kế toán sẽ tập hợp số liệu để vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh (chính, phụ) và lên nhật ký chứng từ số 7. Nhật ký nhứng từ số 7 chính là cơ sở để kế toán tổng hợp vào Sổ Cái TK 154. 2.2.3. Kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Xây lắp điện 1.2.3.1 Kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang ở xí nghiệp xây lắp điện, sản phẩm dở dang là các công trình hạng mục công trình dở dang chưa hoàn thành. Đánh giá sản phẩm dở dang là tính toán phần chi phí sản xuất mà sản phẩm dở dang cuối kỳ phải chịu để từ đó xác định giá thành sản phẩm xây lắp trong kỳ. Thông thường, để đánh giá sản phẩm dở dang một cách hợp lý, trước hết phải tổ chức kiểm kê chính xác mức độ hoàn thành của khối lượng xây lắp dở dang. Tuy nhiên, đối với xí nghiệp xây lắp đIện, do số lượng của các công trình nhiều, phân tán ở khắp các địa phương, đặc điểm kỹ thuật phức tạp cho nên không thể trực tiếp đánh giá sản phẩm dở dang được. Bên cạnh đó, phương thức thanh toán xây lắp của xí nghiệp là thanh toán sau khi công trình hoàn thành. Như vậy, sản phẩm dở dang là phần chi phí phát sinh từ lúc khởi công đến trước khi công trình kết thúc. Hàng tháng, kế toán chi phí giá thành tiến hành tổng hợp chi phí cho từng công trình và cho từng đội trên sổ chi tiết giá thành. Chi phí DD cuối tháng = CPDD đầu tháng + CP phát sing trong tháng Chi phí dở dang cuối tháng của từng công trình chính là chi phí sản phẩm dở dang. Tại đội 10, Trong tháng 12 Chi phí sản phẩm dở dang là 743.559.368 đồng. 1.2.3.2. Tính giá thành sản phẩm Tính giá cho sản phẩm hoàn thành là công tác cuối cùng của quá trình tập hợp chi phí sản xuất. Để tính được giá thành đầy đủ chính xác cần phải sử dụng phương pháp tính giá thích hợp. Với đối tượng tính giá là từng công trình xí nghiệp đã áp dụng phương pháp trực tiếp và phương pháp tổng cộng chi phí để tính giá thành sản phẩm. Hàng tháng, kế toán giá thành tập hợp toàn bộ chi phí thực tế phát sinh trong kỳ bằng cách cộng toàn bộ số liệu trên sổ chi tiết chi phí cho từng đội từng công trình và đối chiếu với số liệu tổng cộng trên sổ chi phí kinh doanh. Đối với từng công trình thì thời điểm tính giá thành là khi công trình hoàn thành, đã có biên bản nghiệm thu và được quyết toán. Dựa trên điều kiện thực tế của mình, xí nghiệp áp dụng phương pháp tính giá thành là phương pháp tổng cộng chi phí. Việc hạch toán thẳng toàn bộ chi phí vào TK 154 làm cho công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp đơn giản đi rất nhiều. Sau khi tính được giá thành sản phẩm kế toán tiến hành phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng công trình. Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp được lấy từ sổ chi tiết TK 642. Do tổng chi phí quan lý thường là lớn, nhiều công trình kéo dài sang năm sau nên nếu phân bổ toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp vào giá thành sản phẩm trong kỳ là không hợp lý. Xí nghiệp kết chuyển một phần chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 142, trên cơ sở đó phân bổ cho từng công trình hoàn thành theo công thức: Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho công trình X = Doanh thu của công trình X * 6% Ví dụ: Công trình SCL quý I/2002 Điện lực Bắc Ninh có doanh thu là 168.643.485 đồng, CPQLDN được phân bổ cho công trình này như sau: CPQLDN = 168.643.485 * 6% = 10.118.609,1 đồng Sổ chi tiết CPSXKD Bảng kê số 4 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi phí SXKD Chứng từ chi phí Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK 154 Báo cáo tài chính Như vậy, qua toàn bộ quá trình hạch toán tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm như trên, có thể khái quát cách tổ chức sổ hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của xí nghiệp như sau: Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.8: Trình tự ghi sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Xây lắp điện 2.3.4. Phân tích chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nhằm nâng cao hiệu quả quản trị chi phí tại xí nghiệp xây lắp điện Tình hình biến động chi phí sản xuất phản ánh trình độ quản lý, điều hành, khai thác, sử dụng nguyên vật liệu, lao động, máy móc thiết bị của tất cả các doanh nghiệp và chi phí sản xuất là cơ sở cấu tạo nên giá thành, vì vậy, tiết kiệm chi phí chính là cơ sở để hạ giá thành sản phẩm. Chi phí luôn gắn liền với việc sử dụng tài sản, vật tư, lao động trong sản xuất. Quản lý chi phí sản xuất thực chất là quản lý việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm, có hiệu quả các loại tài sản, vật tư, lao động, tiền vốn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Mặt khác, chi phí sản xuất là cơ sở để hạ giá thành sản phẩm. Chính vì vậy hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đồi hỏi phải chính xác nhằm đáp ứng tốt nhu cầu quản lý giúp cho doanh nghiệp có được chỗ đứng vững trong cơ chế thị trường ngày nay. Để theo dõi chi phí sản xuất không thể chỉ dựa vào số liệu tổng cộng toàn xí nghiệp mà người quản lý còn phải nắm bắt được số liệu của từng công trình, hạng mục công trình. Hạch toán chi phí theo khoản mục có tác dụng lớn trong việc so sánh giá thành thực tế và giá thành dự toán của từng công trình. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp xây lắp, việc lâp dự toán chi phí giá thành công trình là vô cùng quan trọng để có thể so sánh giữa giá thành thực tế và giá thành dự toán từ đó đưa ra các biện pháp để tìm ra nguyên nhân của sự chênh lệch chi phí. Phương pháp phân tích giá thành thích hợp nhất với xí nghiệp là phân tích giá thành theo khoản mục chi phí. Các khoản mục được lập dự toán trong giá thành bao gồm: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sử dụng máy thi công - Chi phí sản xuất chung 2.3.4.1. Phân tích các khoản mục chi phí trong giá thành Để đánh giá sự tăng giảm và phân tích ảnh hưởng của từng khoản mục chi phí đến giá thành em lấy ví dụ cụ thể là một công trình. Đó là công trình Sửa chữa lớn quý I/2002 Điện Lực Bắc Ninh, công trình có quy mô loại vừa. Bảng phân tích giá thành Công trình Sửa chữa lớn Quý I/2002 Điện Lực Bắc Ninh Đơn vị: Đồng Khoản mục chi phí Dự toán Thực tế Chênh lệch Số tiền TT (%) Số tiền TT (%) Số tiền TT (%) Chi phí NVLTT 120.356.426 78,47 114.605.218 77,72 -5.751.208 96,94 Chi phí NCTT 19.891.637 12,97 20.724.527 14,06 +832.890 -14,04 Chi phí SDMTC 40.000 0.03 40.000 0.04 0 0 Chi phí SXC 13.096.540 8,53 12.082.430 8,18 -1.014.110 17,1 Cộng 153.384.603 100 147.452.175 100 -5.932.428 100 Bảng số 2.24: Bảng phân tích giá thành Qua bảng số liệu trên ta thấy tổng chi phí thực tế giảm tuyệt đối so với chi phí dự toán là 5.932.428 đồng và giảm tương đối là 3,87%. Như vậy, Xí nghiệp đã tiết kiệm được một khoản chi phí là: 5.932.428 đồng. Để tìm ra nguyên nhân và đánh giá chính xác hơn thực trạng hoạt động xây lắp công trình, em sẽ đi sâu vào phân tích ảnh hưởng của từng khoản mục chi phí sản xuất đến giá thành sản phẩm của công trình này. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu theo giá dự toán là 120.356.426 đồng chiếm 78,47% giá trị dự toán công trình nhưng trên thực tế chi phí vật liệu là 114.605.218 đồng chiếm 77,72% giá trị thực tế công trình. Như vậy, Xí nghiệp đã tiết kiệm được một khoản chi phí là 5.751.208 đồng chiếm 96,94% trong tổng chênh lệch giữa giá dự toán và giá thực tế. Đây là công trình có quy mô vừa cho nên việc tiết kiệm được một khoản chi phí như vậy là rất đáng kể. Khoản mục chi phí này giảm là do ảnh hưởng của nhiều nguyên nhân nhưng nguyên nhân chủ yếu phải kể đến là do công tác quản lý và bảo quản vật liệu của xí nghiệp đã thực hiện tốt nên tránh được tình trạng lãng phí, thất thoát vật liệu. Bên cạnh đó, sự năng động của các cán bộ vật tư cũng nhân viên kinh tế ở các đội thi công đã tìm ra được nguồn cung cấp vật tư ổn định, giá cả phải chăng góp phần làm giảm khoản mục chi phí này so với dự toán. Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công thực tế tăng so với dự toán là 832.890 đồng. Đây là một tỷ trọng cao so với các công trình khác của xí nghiệp do công trình đòi hỏi một lượng lao động lớn. Nhưng do yêu cầu công việc đòi hỏi lao động phải có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao cho nên lao động chủ yếu là lao động trong xí nghiệp. Theo dự toán khoản mục chi phí này là 19.891.637 đồng chiếm 12,97% tổng chi phí dự toán trong khi đó thực tế khoản mục chi phí này phát sinh là 20.724.527 chiếm 14,06% tổng chi phí thực tế. Khoản mục chi phí này tăng một khoản như vậy là khá lớn. Nguyên nhân dẫn đến việc tăng này có thể là do: Địa điểm thi công công trình quá xa, thời gian thi công dài, điều kiện sinh hoạt của công nhân gặp phải một số khó khăn nên xí nghiệp buộc phải tăng thêm một khoản chi phí cho họ. Chi phí sử dụng máy thi công So với ngành sản xuất xây lắp nói chung, hoạt động xây lắp Điện của xí nghiệp có một điểm rất khác, đó là nhu cầu sử dụng máy thi công trong sản xuất là rất ít. Do vậy, khoản mục chi phí thường chiếm tỷ trọng nhỏ trong giá thành ổn định so với dự toán. Đối với công trình SCL Quý I/2002 Điện Lực Bắc Ninh chi phí sử dụng máy thi công chỉ chiếm 0,04% trong tổng chi phí thực tế. Khoản chi phí này phát sinh theo đúng dự toán là 40.000 đồng cho 2 giờ thuê máy hàn chuyên dụng. Chi phí sản xuất chung Khoản mục chi phí này thường chiếm tỷ trọng lớn thứ hai sau chi phí nguyên vật liệu trực tiếp , tuy nhiên ở công trình này khoản mục chi phí này lại chiếm tỷ trọng thấp hơn tỷ trọng của chi phí nhân công trực tiếp. Theo dự toán chi phí sản xuất chung là 13.096.540 đồng chiếm 8,53% tổng chi phí còn trên thực tế khoản mục chi phí này phát sinh là 12.082.430 đồng chiếm 8,18% tổng chi phí. Như vậy, xí nghiệp đã tiết kiệm được một khoản chi phí là 1.014.110 đồng. So với công trình thì khoản tiết kiệm này là đáng khích lệ. Nguyên nhân có thể là do đội đã cắt giảm được một số khoản chi phí hội họp, nghiệm thu công trình… Nhìn chung, công trình CSL Quý I/2002 Điện Lực Bắc Ninh đã tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, chủ yếu là do thực hiện và quản lý tốt khoản mục chi phí sản xuất chung và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tuy nhiên, khoản mục chi phí nhân công trực tiếp lại tăng hơn so với dự toán một khoản khá lớn. Qua đó cho thấy xí nghiệp có thể phát huy việc quản lý sản xuất và sử dụng vật liệu như hiện nay, đối với lao động xí nghiệp có thể huy động lực lượng bên ngoài nếu công trình thi công ở xa và điều kiện kỹ thuật cho phép. 2.3.4.2. Phân tích tổng giá thành của các công trình hoàn thành qua một số năm Trong hoạt động kinh doanh xây lắp, khối lượng công việc không tăng hay giảm theo một xu thế nhất định qua một số năm mà hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu của từng giai đoạn đặc biệt là ngành kinh doanh xây lắp điện. Việc phân tích tổng giá thành qua một số năm không hoàn toàn có thể đánh giá được hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như sự phát triển của xí nghiệp. Tuy nhiên, nó có thể giúp chúng ta xem xét tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, qua đó tìm ra các nguyên nhân dẫn đến tình trạng đó và có các giải pháp kịp thời giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp ngày càng mở rộng. Các khoản mục chi phí và tổng giá thành các công trình hoàn thành trong 3 năm 2000, 2001, 2002 được thể hiện trên bảng sau: Bảng phân tích giá thành toàn xí nghiệp Đơn vị: Đồng Chỉ tiêu Năm 2000 Số tiền % Năm 2001 Số tiền % Năm 2002 Số tiền % Chi phí NVLTT 8.538.974.010 68,2 62.527.291.973 72,6 9.386.461.932 70,1 Chi phí NCTT 1.314.651.424 10,5 10.076.712.343 11,7 473.428.344 9,8 Chi phí SDMTC 250.409.796 2,0 1.980.892.170 2,3 101.448.931 2,1 Chi phí SXC 2.416.454.522 19,3 11.540.850.034 13,4 4.869.562.265 18 Tổng cộng 12.520.489.752 100 86.125.746.519 100 14.830.901.472 100 Bảng số 25: Bảng phân tích giá thành toàn xí nghiệp Qua bảng phân tích giá thành trên ta thấy sự tăng giảm không đồng đều giữa các năm. Năm 2000, tổng giá thành các công trình là 12.520.489.752 đồng trong đó chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn nhất là 68,2%, tiếp đó là chi phí sản xuất chung chiếm 19,3%, chi phí nhân công trực tiếp chiếm 10,5% và chi phí sử dụng máy thi công chiếm tỷ trọng nhỏ nhất là 2%. Sang năm 2001, tổng giá thành tăng đột biến là: 86.125.746.519 đồng, tăng so với năm 2000 là 73.605.256.767 đồng, Về cơ cấu, khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất vẫn là khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm 72,6%, tiếp đó vẫn là khoản mục chi phí sản xuất chung tuy nhiên so với năm 2000 thì khoản mục này lại giảm đi đáng kể. Có thể nói năm 2001 là một năm thành công đối với xí nghiệp. Có được kết quả đó là do sự cố gắng, nỗ lực không ngừng của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Bên cạnh các công trình do Công ty giao, xí nghiệp luôn tìm tòi và nắm bắt những nhu cầu của thị trường để ký kết các hợp đồng kinh tế và mở rộng địa bàn hoạt động kinh doanh của mình. Bên cạnh đó cũng phải kể đến các nhân tố khách quan khác, đậc biệt là từ khi áp dụng luật thuế giá trị gia tăng (1/1/1999) do Bộ tài chính ban hành, xí nghiệp càng phải cố gắng hơn để hoàn thành khối lượng xây công tác xây lắp để giải phóng các chi phí không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Năm 2002, tổng giá thành giảm đột ngột. Tổng giá thành là: 9.830.801.472 đồng, trong đó chi phí nguyên vật liệu vẫn chiếm ưu thế (70,1%), tiếp đó đến chi phí sản xuất chung chiếm 18% và khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng thấp nhất vẫn là chi phí sử dụng máy thi công, chỉ chiếm 2,1%. Tuy nhiên, nhìn vào kết quả này không thể đánh giá rằng xí nghiệp làm ăn kém hiệu quả. Bởi vì sự giảm sút này là do ảnh hưởng của nhiều nguyên nhân khách quan, đó là sự giảm sút về mặt bằng kinh tế nói chung và đặc biệt trong ngành xây lắp điện nói riêng. Sự giảm sút đó còn có thể là do trong năm mặc dù xí nghiệp vẫn nhận được nhiều công trình nhưng do các công trình đều có quy mô nhỏ làm cho tổng giá thành của xí nghiệp cũng nhỏ đi. Nhìn chung, qua 3 năm 2000, 2001, 2002 ta thấy về cơ cấu các khoản mục chi phí biến động không lớn lắm, nhưng trong những năm tiếp theo, Xí nghiệp phải phấn đấu hơn nữa để ngày càng gặt hái được nhiều thành công hơn trong lĩnh vực hoạt động của mình đồng thời ngày càng củng cố được chỗ đứng của mình trên thị trường trong nước và quốc tế. phần 3 hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm với việc tăng cường quản trị chi phí tại Xí nghiệp Xây lắp điện Xí nghiệp xây lắp điện là một doanh nghiệp Nhà Nước với số vốn ban đầu không phải là lớn, trải qua quá trình hoạt động Xí nghiệp đã dần dần phát triển và đạt được uy tín lớn trong lĩnh vực hoạt động của mình. Xí nghiệp không những cố gắng phấn đấu hoàn thành vượt mức nhiệm vụ kế hoạch do Công ty Điện lực I giao mà còn rất năng động trong việc tìm kiếm cách tiếp cận thị trường, mở rộng loại hình kinh doanh, thu hút khách hàng và ký kết thêm các hợp đồng kinh doanh xây lắp tùy thuộc vào quy mô tính chất và điều kiện cụ thể của mỗi công trình. Đối với mỗi dự án, Xí nghiệp đều lập hồ sơ dự thầu, lập ra các dự án tối ưu để giành thầu công trình, tạo công ăn việc làm cho người lao động, mang lại lợi ích cho toàn Xí nghiệp. Có được thành công đó là do sự cố gắng nỗ lực trên mọi mặt của toàn Xí nghiệp. 3.1 sự cần thiết phảI hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp xây lắp điện Một doanh nghiệp muốn đứng vững và tồn tại trong sự cạnh tranh khắc nghiệt của cơ chế thị trường thì phải biết khai thác, phát huy khả năng, thế mạnh của mình phải biết xác định chính xác các khoản chi phí bỏ ra, không ngừng nghiên cứu tìm tòi áp dụng công nghệ tiên tiến nhằm tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm. Để đáp ứng được yêu cầu đó các doanh nghiệp phải chú trọng tới công tác tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm sao cho công tác đó được tiến hành một cách đúng đắn và khoa học nhất. Cũng như các phần hành kế toán khác nói chung để đáp ứng được yêu cầu quản lý của đơn vị, công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cũng cần phải bảo đảm các nguyên tắc kế toán đó là: + Nguyên tắc tính đúng, tính đủ + Nguyên tắc kịp thời Bởi vì, giá thành là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Muốn sử dụng chỉ tiêu giá thành vào quản lý thì cần thiết phải tổ chức tính đúng, tính đủ giá thành của các loại sản phẩm mà doanh nghiệp tạo ra. Tính đúng giá thành là tính toán chính xác và hạch toán đúng nội dung kinh tế của chi phí đã phát sinh để sản xuất ra sản phẩm. Vì vậy, phải xác định đúng đồi tượng tính giá thành, sử dụng đúng phương pháp tính giá thành và giá thành phải được tính trên cơ sở số liệu kế toán tập hợp chi phí sản xuất một cách chính xác. Tính đủ là tính toán đầy đủ mọi hao phí đã bỏ ra trên cơ sở hạch toán kinh doanh, loại bỏ mọi yếu tố bao cấp để tính đầy đủ đầu vào theo đúng chế độ quy định. Tính đủ cũng đòi hỏi loại bỏ những chi phí không liên quan hoặc những khoản chi phí mang tính chất tiêu cực, lãng phí, không hợp lý, những khoản thiệt hại không được quy định trách nhiệm đầy đủ. Trong hai nguyên tắc cơ bản trên thì nguyên tắc tính đúng, tính đủ thường hay bị vi phạm do các nguyên nhân khách quan và chủ quan của doanh nghiệp, điều này dẫn đến rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý chi phí và tính giá thành sản phẩm của các doanh nghiệp đó. Sở dĩ như vậy là do nếu doanh nghiệp không hạch toán đầy đủ và chính xác các khoản mục chi phí thì không thể đánh giá đúng kết quả sản xuất để từ đó đề ra các biện pháp để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và các biện pháp quản lý cần thiết nhằm thúc đẩy hoạt động của doanh nghiệp mình. Nếu doanh nghiệp phát huy được những ưu điểm để hạ giá thành sản phẩm thì không những tăng được lợi nhuận mà còn thực hiện tốt được trách nhiệm của mình đối với Nhà nước cũng như các cán bộ công nhân viên. Chính vì vậy, tính đúng tính đủ chi phí trong giá thành sản phẩm có tầm quan trọng vô cùng to lớn đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn quan tâm tới công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm một cách khoa học nhất dựa trên những căn cứ sau: - Chế độ tài chính kế toán hiện hành. - Tính chất đặc thù của ngành, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. - Quy mô, hình thức sản xuất và trình độ quản lý của doanh nghiệp. - Yêu cầu và tính đặc thù trong quản lý của doanh nghiệp. - Trình độ chung của bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện theo các căn cứ trên để không những nâng cao được vị thế của mình trên thị trường mà còn đóng góp vào sự nghiệp phát triển chung của ngành XDCB và của đất nước. Tuy nhiên, trong tính đa dạng và phức tạp của thực tế hàng ngày, tại mỗi doanh nghiệp có phát sinh các đặc điểm riêng. Nó đòi hỏi phải luôn hoàn thiện công tác kế toán doanh nghiệp cho phù hợp. Do đó, hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là một đòi hỏi khách quan và cần thiết cho các doanh nghiệp. Việc hoàn thiện dựa trên những nguyên tắc nhất định: Thứ nhất: Nắm vững chức năng và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán nói chung và hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành nói riêng. Song song với sự phản ánh là sự giám đốc quá trình kinh doanh một cách có hiệu quả. Do vậy, cần hoàn thiện toàn bộ công tác kế toán nhằm tăng cường mức độ chính xác và tốc độ phản ánh thông tin về tài sản, công nợ, đưa ra các giải pháp tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp. Thứ hai: Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm phải dựa trên các đặc trưng khác biệt giữa hoạt động kinh doanh xây dựng cơ bản và các hoạt động kinh doanh khác. Thứ ba: Kết hợp giữa tính thống nhất và đa dạng về nội dung, phương pháp hạch toán. Nội dung, phương pháp hạch toán đều giựa trên pháp lệnh thống kê, các chế độ về chứng từ kế toán, chế độ tài khoản kế toán, chế độ báo cáo kế toán, song cũng cần phải dựa trên những đặc điểm riêng của hoạt động xây lắp điện mà có sự sửa đổi bổ sung cho phù hợp. Đây là quá trình tác động hai chiều từ sửa chữa những sai sót, thiếu khoa học trong thực tiễn để bổ sung hoàn thiện dần về mặt lý luận sau đó dùng thực tế để chứng minh và kiểm nghiệm tính đúng đắn của lý luận đó. Thư tư: Kết hợp hài hoà, sáng tạo giữa máy móc thiết bị hiện đại với tiềm năng tri thức của con người. Chỉ có như vậy mới đem lại hiệu qủa kinh tế cao nhất cho công tác kế toán nói chung và công tác kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành nói riêng. Thứ năm: Bảo đảm nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của kinh doanh trên cơ sở thực hiện đúng các quy định về pháp luật. Nguyên tắc này đòi hỏi khi hoàn thiện công tác kế toán phải nhạy bén chân thực phù hợp với các quy luật thị trường về kinh doanh đồng thời phải tuân thủ theo đúng các cơ chế, chính sách, luật định, khi có những vấn đề bất cập nảy sinh thì cần thiết phải có đề xuất kiến nghị lên cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để có các biện pháp điếu chỉnh cho phù hợp. 3.2 Đánh giá kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp xây lắp điện 2.2.1 Những ưu điểm - Tổ chức quản lí Mô hình tổ chức của xí nghiệp xây lắp điện phù hợp với các điều kiện kinh tế - kỹ thuật của mình. Các bộ phận quản lý và sản xuất được tổ chức mang tính chuyên môn hoá cao, từng phòng ban chức năng và bộ phận sản xuất đã đi sâu vào thực hiện nhiệm vụ của mình. Chế độ thủ trưởng và trách nhiệm cá nhân được thực hiện nghiêm ngặt. Sự phân cấp chức năng quản trị hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ quản lý có thể độc lập giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng của mình. Đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ cao, được bố trí công việc khá phù hợp với ngành nghề của mình. Về công tác đào tạo: Xí nghiệp rất chú ý và coi trọng công tác đào tạo đặc biệt là công tác bồi dưỡng nghiệp vụ, đào tạo lao động...Đồng thời có tổ chức thii tay nghề giỏi nhằm khuyến khích người lao động có tinh thần học hỏi cao. Mô hình quản lý theo trực tuyến chức năng lại càng giúp cho Xí nghiệp phát huy được khả năng sẵn có của bản thân và khắc phục được nhược điểm tồn tại. - Tổ chức sản xuất Bộ máy sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp gọn nhẹ và năng động, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả đã giúp ban lãnh đạo xí nghiệp rất nhiều trong công tác quản lí kinh tế, tổ chức sản xuất, giám sát thi công và tổ chức kế toán khoa học. Các đội thi công được bố trí theo sự chuyên môn hoá với quy mô thích hợp - Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức chặt chẽ với quy trình làm việc khoa học, cán bộ kế toán có trình độ, năng lực và nhiệt tình, được bố trí hợp lý tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm trong công việc được giao, góp phần đắc lực vào công tác hạch toán kế toán và quản lí kinh tế tài chính của Xí nghiệp. - Công tác kế toán Công tác kế toán tại xí nghiệp đã thực sự thể hiện và phát huy được vai trò trong việc cung cấp thông tin cho quản lý. + Thứ nhất về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán: Xí nghiệp đã tuân thủ đúng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán Việt Nam và theo sự cụ thể hoá của Công ty cho phù hợp với đặc điểm của ngành. Hệ thống tài khoản của xí nghiệp không nhiều, những tài khoản chi tiết còn đơn giản nhưng cũng phản ánh được đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Xí nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán. Phương pháp này tương đối phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, khả năng và yêu cầu quản lý của Xí nghiệp. Nó cho phép phản ánh kịp thời và thường xuyên tình hình sản xuất kinh doanh tại xí nghiệp. + Thứ hai về hệ thống sổ kế toán Xí nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký - Chứng từ theo quy định của công ty. Đây là hình tức sổ phức tạp nhất nhưng nó phù hợp với quy mô, loại hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Đối với hệ thống sổ chi tiết, được lập trên cơ sở các nhu cầu về quản lý của Xí nghiệp đã đảm bảo quan hệ đối chiếu với sổ tổng hợp, cung cấp những thông tin chi tiết cần thiết cho quản lí. Nhìn chung, các sổ sách công ty đang sử dụng đã đáp ứng được yêu cầu quản lý đặt ra, đảm bảo được sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kế toán và các bộ phận có liên quan. + Thứ ba về hệ thống báo cáo tài chính Mặc dù kế toán thủ công vẫn là chủ yếu nhưng Xí nghiệp luôn cố gắng lập các báo cáo định kì theo quy định đủ và đúng hạn. Ngoài ra, Xí nghiệp còn phải lập các báo cáo theo yêu cầu của Công ty (lập hàng tháng) để Công ty nắm được tình hình hoạt động của Xí nghiệp. + Thứ tư là hệ thống chứng từ kế toán Xí nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài Chính và một số chứng từ theo quy định riêng của ngành. Sau quá trình luân chuyển. Các chứng từ được lưu ở hồ sơ từng công trình riêng biệt, rất thuận lợi cho việc kiếm tra sau này. + Thứ năm là việc áp dụng máy tính trong công tác kế toán Xí nghiệp đã đưa việc áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán đã giúp ích rất nhiều trongviệc tổng hợp số liệu và lên báo cáo. Cố được những thành tựu trên đây là do sự cố gắng nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn xí nghiệp, trong đó có một phần đóng góp không nhỏ của phòng tài vụ đã thực hiện tốt vai trò quản lý tài chính của mình. 2.2.2 Những tồn tại Công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí ngiệp đã phát huy được rõ vai trò của mình trong những năm qua. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu đó, việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm vần còn một số tồn tại nhất định. - Việc luân chuyển chứng từ Cũng như các doanh nghiệp xây lắp khác, Xí nghiệp có điạ bàn hoạt động rộng, các công trình của xí nghiệp được tiến hành trên khắp các tỉnh, thành cho nên việc thanh toán chứng từ của các đội lên xí nghiệp thường bị chậm chễ là điều không thể tránh khỏi. Chứng từ thanh toán chậm dẫn đến việc hạch toán không kịp thời, làm cho khối lượng công việc bị dồn vào một thời điểm có thể dẫn đến nhưng sai sót không đáng có trong công tác hạch toán như: ghi thiếu, ghi nhầm làm ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho người quản lí ra quyết định và đồng thời cũng làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. - Việc sử dụng tài khoản để hạch toán Hiện nay, việc tập hợp các chi phí phát sinh như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sử dụng máy thi công tại Xí nghiệp đều không thông qua các tài khoản: TK 621, TK 622, TK 623 mà được tập hợp đưa thẳng vào TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Mặc dù, việc tập hợp như vậy có thể đơn giản hơn trong công tác hạch toán chi phí công trình nhưng lại không đúng theo quy định hiện hành của chế độ kế toán. Hơn nữa, việc tập hợp như vậy làm cho việc theo dõi từng khoản mục chi phí là tương đối khó khăn. Kế toán chi phí không thể có ngay số liệu của từng khoản mục chi phí mà phải tiến hành bóc tách từ những khoản tạm ứng. - Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang ở xí nghiệp, nhìn chung các công trình thường có quy mô vừa và nhỏ nên phương thức hạch toán với chủ đầu tư là thanh toán khi công trình hoàn thành, giá thành công trình là toàn bộ chi phí phát sinh từ lúc khởi công công trình đến khi bàn giao, chi phí dở dang được đánh giá hàng tháng là toàn bộ chi phí phát sinh từ lúc khởi công cho đến cuối tháng đó. Vì vậy, xí nghiệp có giá trị sản phẩm dở dang khá lớn. Đặc biệt đối với nhiều công trình có giá trị lớn, thời gian thi công kéo dài từ năm này qua năm khác như vậy phương thức thanh toán sau khi hoàn thành toàn bộ công trình lớn dẫn đến tình trạng vốn bị ứ đọng trên công trình. - Về công tác kế toán quản trị Kế toán quản trị giữ một vai trò rất quan trọng trong công tác kế toán tại bất kì một công ty nào. Tuy nhiên tại xí nghiệp kế toán quản trị vẫn chưa thực sự được quan tâm. Công tác kế toán mới chỉ thiên về chức năng kế toán tài chính (tính toán, tập hợp số liệu vào các bảng biểu, báo cáo theo quy định) chứ chưa coi trọng việc lập baó cáo mang tính chất nội bộ, chỉ sử dụng trong Xí nghiệp. 3.3 một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp xây lắp điện Công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng muốn được hoàn thiện tốt thì chức năng, nhiệm vụ của hạch toán kế toán phải được nắm vững. Hơn nữa cần xuất phát từ những đặc trưng cơ bản của các đơn vị sản xuất kinh doanh để có hướng hoàn thiện thích hợp. Hoàn thiện chính là việc sửa chữa những cái sai, những cái chưa khoa học để đi đến những cái đúng, những cái theo quy định. Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp Xây lắp điện, được sự chỉ bảo tận tình của các cán bộ tại Phòng Tài vụ xí nghiệp, em đã có điều kiện tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh và thực trạng công tác kế toán tại xí nghiệp. Dưới góc độ là một sinh viên thực tập em xin phép mạnh dạn đưa ra một số ý kiến về những tồn tại trong công tác quản lý và tổ chức hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm cùng phương hướng hoàn thiện những tồn tại đó ở Xí nghiệp xây lắp Điện - Công ty Điện Lực I như sau: 3.3.1. Về việc luân chuyển chứng từ Việc luân chuyển chứng từ tại xí nghiệp nhiều khi bị chậm chễ làm ảnh hưởng đến công tác hạch toán và kết quả hoạt động kinh doanh. Vì vậy, để khắc phục tình trạng này, phòng tài vụ nên có những quy định về thời gian giao nộp chứng từ thanh toán để hạn chế tối thiểu những trường hợp chi phí phát sinh kỳ này nhưng kỳ sau mới được hạch toán hoặc công việc dồn ép vào những ngày cuối tháng. Đối với các công trình, Xí nghiệp nên điều động nhân viên phòng tài vụ xuống tận công trình để giám sát, kiểm tra việc ghi chép, cập nhật chứng từ… đảm bảo công tác hạch toán được kịp thời và chính xác. 3.3.2 Việc sử dụng tài khoản để tập hợp chi phí Việc hạch toán thẳng chi phí sản xuất vào TK 154, mặc dù giúp việc hạch toán chi phí được đơn giản hơn nhưng lại không đúng với chuẩn mực kế toán và khó khăn trong việc theo dõi riêng từng khoản mục chi phí. Vì vậy, theo em xí nghiệp nên sử dụng các tài khoản 621, 622, 623, 627 để tập hợp riêng từng khoản mục chi phí và cuối kỳ mới kết chuyển sang tài khoản 154. Tương ứng với các tài khoản kế toán sẽ lập sổ chi tiết cho từng tài khoản, cụ thể ở từng đội, từng công trình. Như vậy, việc theo dõi và quản lý các khoản mục sẽ thuận lợi và dễ dàng hơn. 3.3.3. Phương pháp quản lý và hạch toán chi phí - Đối với chi phí nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình xây lắp vì vậy việc tiết kiệm chi phí là mối quan tâm hàng đầu của xí nghiệp. Tiết kiệm chi phí không có nghĩa là cắt xén bớt lượng nguyên vật liệu định mức cho thi công công trình mà theo quan điểm là hạn chế những hao hụt trong bảo quản, thi công và vận chuyển. Vì vậy để thực hiện được mục tiêu này xí nghiệp nên: Thiết lập mối quan hệ ổn định với một số nhà cung cấp, giữ uy tín trong quan hệ kinh doanh và nên ký hợp đồng mua vật tư với các nhà cung cấp trong thời gian dài với địa điểm và thời gian giao nhận vật tư được xác định phù hợp với yêu cầu công việc và tiến độ thi công công trình. Hơn nữa, việc giao nhận vật tư thoả thuận theo tiến độ thi công sẽ hạn chế được tình trạng hao hụt vật khi bảo quản trong thời gian dài, giảm được chi phí bảo vệ công trưòng. Do các công trrình ở xa xí nghiệp nên việc giao cho đội thi công tự lo một phần vật liệu cũng góp phần làm giảm bớt chi phí. Tuy nhiên, xí nghiệp mới chỉ sử dụng hoá đơn mua hàng để làm căn cứ ghi sổ chi phí vì vậy để đảm bảo chất luượng vật tư đưa tới công trình, xí nghiệp nên yêu cầu các đội phải lập biên bản giao nhận vật tư giữa bên cung ứng và bên thi công. Biên bản có thể được lập theo mẫu sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Biên bản giao nhận vật tư Ngày tháng năm Chúng tôi gồm: Ông (Bà): Đại diện bên cung ứng Ông (Bà): Đại diện bên nhận Đã tiến hành giao nhận số vật tư sau: STT Tên, quy cách, chủng loại vật tư Đơn vị tính Số lượng Tổng cộng Đại diện bên cung ứng Đại diện bên nhận (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) Biên bản này được lập tại thời gian và địa điểm giao nhận vật tư. sau đó nhân viên kinh tế của đội sẽ gửi biên bản này kèm theo các chứng từ gốc để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Bên cạnh các biện pháp trên xí nghiệp cũng nên cố gắng giảm tới mức tối thiểu hao hụt trong quá trình bảo quản, vận chuyển và đặc biệt là khâu thi công. Để đảm bảo được yêu cầu này trứơc hết xí nghiệp cần phải tổ chức kho bãi đúng yêu cầu kỹ thuật, thường xuyên nâng cao chất lượng kho bãi và kiểm tra tình hình bảo quản vật liệu ở từng công trình thi công. Bên cạnh đó, xí nghiệp nên có chế độ thưởng phạt hợp lý với đội quản lý và bảo vệ kho bãi. Đối với những trường hợp vi phạm phải xử phạt thật nghiêm khắc đồng thời cũng phải có chế độ khen thưởng thích hợp đối với những lao động hoàn thành tốt công việc của mình. - Đối với chi phí nhân công Hiện nay tại xí nghiệp, chi phí nhân công thường được hạch toán vào tháng cuối cùng khi công trình hoàn thành. Như vậy, số liệu chi phí cụ thể theo từng tháng để đối chiếu, xem xét với khối lượng công việc thực hiện là không có. Theo em xí nghiệp nên hạch toán chi phí tiền lương hàng tháng dựa trên các chứng từ chủ yếu là các hợp đồng giao khoán, bảng chấm công và có sự giám sát của xí nghiệp trong việc tính trả lương hay tính tạm ứng ở các công trình. Biện pháp này có tác dụng nâng cao năng suất lao động và nâng cao được ý thức trách nhiệm của người công nhân, đồng thời đẩy nhanh tiến độ thi công đảm bảo thời gian bàn giao công trình. Ngoài ra, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, cung cấp ngay thông tin về khoản mục chi phí nhân công trực tiếp, xí nghiệp có thể lập bảng kê chi phí nhân công cho từng đội như sau: Bảng kê chi phí nhân công Đội…. TT Tên công trình CPNCTT của công nhân xí nghiệp Cpnctt của lao động thuê ngoài Cpnctt của nhân công hợp đồng Cộng Cộng - Chi phí sản xuất chung Hiện nay, việc hạch toán khoản mục chi phí này có một điều đáng nói đó là việc phân bổ chi phí vận chuyển của từng đội xe cho từng công trình. Dựa trên số ca xe từ bảng phân bổ và định mức của từng loại xe, kế toán sẽ có số liệu về khoản chi phí vận chuyển này. Việc tính chi phí dựa trên cơ sở định mức như vậy sẽ phát sinh một khoản chênh lệch so với thực tế, tạo ra khoản tồn vào cuối năm. Vì vậy để việc hạch toán được chính xác hơn, theo em xí nghiệp nên phân bổ chi phí của đội xe theo số chi phí thực tế phát sinh mà không nên phân bổ theo định mức. Cuối tháng, kế toán sẽ tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh của đội xe (Theo từng loại xe) sau đó chia cho tổng số ca xe thực hiện sẽ có đơn giá thực tế của từng ca xe phân bổ cho từng công trình. - Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp Tại xí nghiệp, chi phí QLDN định kỳ hàng năm kết chuyển sang chi phí chờ kết chuyển (TK 142), sau đó khi công trình hoàn thành sẽ phân bổ vào chi phí trong kỳ. Việc phân bổ này dựa trên tiêu thức doanh thu của từng công trình là hợp lý. Tuy nhiên, xí nghiệp nên lấy chi phí cần phân bổ là tổng CPQLDN phát sinh trong năm chứ không nên lấy một tỷ lệ cố định là 6% để phản ánh thực trạng sản xuất kinh doanh hàng năm của xí nghiệp. - Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang Chi phí dở dang được đánh giá hàng tháng bao gồm toàn bộ chi phí từ khi khởi công cho đến cuối tháng đó, đồng thời xí nghiệp cũng áp dụng phương thức thnah toán sau khi công trình hoàn thành toàn bộ nên có thể dẫn đến tình trạng vốn bị ứ động trên công trình.Vì vậy, theo em với những công trình lớn, có điểm dừng kỹ thuật nhất định thì xí nghiệp nên yêu cầu bên chủ đầu tư thanh toán theo điểm dừng kỹ thuật. Như vậy xí nghiệp sẽ thu hồi vốn nhanh, tăng vòng quay của vốn tránh tình trạng phải vay vốn để thi công, góp phần làm tăng lợi nhuận của xí nghiệp. 3.3.4. Về công tác kế toán quản trị Kế toán quản trị giữ một vai trò rất quan trọng trong công tác kế toán tại bất kì một công ty nào. Tuy nhiên, tại xí nghiệp kế toán quản trị vẫn chưa thực sự được quan tâm. Công tác kế toán mới chỉ thiên về chức năng kế toán tài chính (tính toán, tập hợp số liệu vào các bảng biểu, báo cáo theo quy định) chứ chưa coi trọng việc lập báo cáo mang tính chất nội bộ sử dụng trong Xí nghiệp. Để các thông tin chi phí mang lại hiệu quả cao cho quá trình ra quyết định của các nhà lãnh đạo, hàng năm xí nghiệp nên tiến hành phân tích giá thành từ đó giúp cho các nhà quản trị có thể nhận biết được những nhân tố có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến giá thành sản phẩm, đồng thời cũng giúp cho các nhà lãnh đạo biết được tình hình quản lý và sử dụng chi phí sản xuất của các đơn vị thi công. Qua đó có thể đề ra những biện pháp hữu hiệu và kịp thời để có thể hạn chế được các nhân tố tiêu cực và phát huy được những nhân tố tích cực. 3.3.5. Về việc áp dụng máy tính trong công tác kế toán Tại xí nghiệp việc áp dụng máy tính trong công tác kế toán đã giúp ích rất nhiều trong việc xử lý, lưu trữ thông tin kế toán. Thông tin kế toán được cập nhật hàng ngày, xử lý nhanh chóng, chính xác làm giảm đi rất nhiều khối lượng công việc kế toán. Tuy nhiên, để tăng cường hơn nữa khả năng khai thác và sử dụng có hiệu quả máy vi tính trong công tác kế toán xí nghiệp nên tổ chức các khoá bồi dưỡng nghiệp vụ cho các nhân viên kế toán cũng như đầu tư mua sắm chương trình kế toán mới nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu của quản lý trong giai đoạn hiện nay. 3.4 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị chi phí tại xí nghiệp xây lắp điện Đất nước ta đang hòa mình vào sự phát triển chung của thế giới với nhiều kế hoạch và chỉ tiêu kinh tế đặt ra, điều này đòi hỏi phải có sự nỗ lực tham gia của các doanh nghiệp. Chính vì vậy, mỗi doanh nghiệp đều tích cực tối đa hóa lợi nhuận và một trong các phương pháp để đạt được lợi nhuận cao đó là giảm chi phí để hạ giá thành sản phẩm. Sau một thời gian thực tập tại xí nghiệp xây lắp điện, xuất phát từ đặc điểm của xí nghiệp, em xin đưa ra một số biện pháp giảm chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm như sau: 3.4.1. Giảm chi phí nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành xây lắp thường từ 60% đến 80%, do đó việc tiết kiệm chi phí này trong cả hoạt động cung ứng và sử dụng luôn là vấn đề rất đáng quan tâm. Dựa vào khối lượng công việc hiện có, xí nghiệp tiến hành giao việc mua nguyên vật liệu phục vụ thi công cho các đội sản xuất trên cơ sở định mức nguyên vật liệu đã lập. Để tiết kiệm và quản lý chặt chẽ hơn khoản mục chi phí này, xí nghiệp nên thực hiện một số nội dung cơ bản sau: - Thường xuyên đối chiếu giữa giá cả thị trường với hoá đơn do nhân viên cung ứng vật tư cung cấp để phát hiện ra những sai sót bất thường trong quá trình mua vật tư phục vụ sản xuất. Để thực hiện tốt công việc này đòi hỏi xí nghiệp phải thiết lập được một mạng lưới các nhà cung cấp thường xuyên vừa đảm bảo được tiến độ thi công lại vừa giám sát được số lượng cũng như giá cả vật tư. - Giảm tối thiểu hao hụt trong vận chuyển, thi công và bảo quản vật tư. Để làm được điều này xí nghiệp nên thực hiện đồng bộ các biện pháp như: + Luôn theo dõi, đột xuất kiểm tra quá trình vận chuyển, thu mua, nhập, xuất, bảo quản vật tư. + Tích cực duy trì phương thức cung ứng vật tư đến tận chân công trình. - Xây dựng chế độ thưởng phạt thoả đáng, luôn nâng cao ý thức trách nhiệm, phát huy tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên trong sử dụng vật tư. - áp dụng công nghệ mới vào sản xuất nhằm hạn chế hao phí vật tư. 3.4.2. Giảm chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp là một khoản mục chi phí có tỷ trọng không nhỏ trong giá thành sản phẩm. Muốn giảm được chi phí nhân công thì chỉ bằng cách tăng năng suất lao động của các công nhân vì tăng năng suất lao động chính là việc giảm mức hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm hoàn thành. Để tăng được năng suất lao động Xí nghiệp cần phải: - Thường xuyên ứng dụng kỹ thuật mới vào sản xuất nhằm cải tiến điều kiện hoạt động cho công nhân viên. - Tổ chức sắp xếp khối lượng thi công theo một trình tự khoa học, hợp lý để cung cấp kịp thời vật tư và máy móc thiết bị cho thi công. - Xây dựng một chế độ thưởng phạt hợp lý để khuyến khích công nhân tăng năng suất lao động. 3.4.3. Giảm chi phí sử dụng máy thi công Hiện nay, tại xí nghiệp máy thi công hoàn toán là do thuê ngoài vì vậy để giảm khoản mục chi phí này các đội cần tìm và khai thác nhiều nơi cho thuê, xí nghiệp cũng nên quan tâm đến giá cả và chất lượng. Trong tương lai, khi khối lượng công việc nhiều hơn, máy móc thiết bị hiện đại hơn có thể đảm nhiệm nhiều công việc cho người lao động thì xí nghiệp nên đầu tư mua sắm những loại máy mà xí nghiệp sử dụng nhiều nhất để vừa chủ động trong công việc vừa giảm bớt được khoản mục chi phí này. 3.4.4. Giảm chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là một khoản mục chi phí gồm rất nhiều loại và đôi khi không có những chứng từ gốc để xác minh. Vì vậy, xí nghiệp nên có những quy chế cụ thể cho từng loại chi phí và tiến hành so sánh, đánh giá từng loại chi phí ở từng thời kỳ để tìm ra những biến động bất thường và lý do của nó đồng thời các khoản chi phí hợp lý cần phải được giả quyết kịp thời để đảm bảo thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường, cạnh tranh để tồn tại và phát triển giữa các doanh nghiệp là một tất yếu khách quan. Bởi vậy doanh nghiệp một là phải hoàn thiện mình để tiến lên phía trước chiến thắng trong cạnh tranh hoặc là doanh nghiệp sẽ tụt hậu, trượt khỏi quỹ đạo chung của nền kinh tế, làm ăn thua lỗ dẫn đến phá sản nếu không biết phát huy những tiềm năng và nắm bắt kịp thời sự thay đổi trên thương trường. Việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là một trong những vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Để hạ thấp chi phí và hạ giá thành sản phẩm nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường, hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là việc cần thiết của mỗi doanh nghiệp. Là công cụ quản lí quan trọng, kế toán nói chung, kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành nói riêng luôn phải được cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác quản lí ở từng giai đoạn phát triển của nền kinh tế. Ngành xây dựng cơ bản đã tạo nên một cơ sở vật chất cho xã hội, tăng cường tiềm lực kinh tế và quốc phòng cho đất nước. Trải qua một quá trình học tập, nghiên cứu và thời gian thực tập tại Xí nghiệp Xây lắp điện, em nhận thấy rằng đi đôi với việc học tập nghiên cứu lý luận thì việc tìm hiểu thực tế cũng rất quan trọng. Đây là thời gian giúp cho sinh viên áp dụng những kiến thức của mình vào công tác thực tế. Mặt khác, nó còn tạo cho sinh viên hiểu đúng, hiểu sâu hơn những kiến thức mình có và bổ sung thêm những kiến thức mà chỉ thực tế mới có được. Trong quá trình thực tập tại Xí nghiệp xây lắp điện- công ty Điện Lực I, được sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo trong khoa kế toán, đặc biệt là thầy giáo Trần Văn Thuận cùng các cán bộ phòng tài vụ ở xí nghiêp, em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình với đề tài:”Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành với việc tăng cường công tác quản trị tạiXí nghiệp xây lắp Điện - Công Ty Điện Lực I”. Trong bản luận văn này, em đã mạnh dạn trình bày một số kiến nghị của mình với nguyện vọng giúp cho xí nghiệp hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sao cho hợp lí và đúng chế độ tài chính kế toán mới được ban hành để xí nghiệp đạt được những thành tích cao hơn nữa, tự khẳng định mình trên thị trường. Mặc dù em đã rất cố gắng nhưng do trình độ nhận thức còn hạn chế và trong thời gian thực tập ngắn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, của ban giám đốc và các cán bộ phòng tài vụ để chuyên đề được hoàn thiện hơn và nhận thức của em được đầy đủ hơn nữa. Em xin chân trọng cảm ơn thầy giáo Trần Văn Thuận, các thầy cô giáo trong khoa kế toán cùng các cán bộ Phòng tài vụ của xí nghiệp xây lắp Điện đã hướng dẫn em hoàn thành bản luận văn này.