Đề tài Hoàn thiện kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây

hững thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, dầuThực chất là một loại vật liệu phụ, nhưng được tách ra vì trong quá trình sản xuất xi măng, nhiên liệu đóng vai trò cũng rất quan trọng và cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý riêng khác với các nguyên vật liệu phụ khác. Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Tuy nhiên, để đảm bảo thuận tiện trong công tác quản lý, Công ty cần mã hoá tên gọi các nguyên vật liệu, phân chia nhóm rõ ràng. Hiện nay, bộ phận kho của công ty vẫn còn quản lý theo kiểu cũ, chưa được khoa học chưa có sổ danh điểm nguyên vật liệu, sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán từng danh điểmDẫn đến quản lý kho nguyên vật liệu tại Công ty có phần khó khăn, thô sơ, chưa được trang bị máy vi tính nên các thông số không được cập nhật nhanh nhất có thể. 2.2 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho - xuất kho 2.2.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho của Công ty Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu. Việc tính giá nguyên vật liệu của Công Ty hiện nay tuân thủ theo Chuẩn mực kế toán số 02 ( Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính). Theo đó, hàng tồn kho được tính theo giá gốc.Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua hàng tồn kho gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm. Chi phí sản xuất chung cố định là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường không thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất như chi phí khấu hao máy móc thiết bị, nhà xưởng chi phí quản lý hành chính ở các phân xưởng sản xuất. Chi phí sản xuất chung cố định phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm được dựa trên công suất bình thường của là số lượng sản phẩm đạt được ở mức trung bình trong các điều kiện sản xuất bình thường Như vậy, trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của Công ty CP Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây để tạo ra nguyên vật liệu, giá gốc – giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho tuỳ theo từng nguồn nhập: Giá hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu ( nếu có) Là doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên thuế GTGT không được tính vào giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. Chi phí mua : Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức Đối với nguyên vật liệu gia công chế biến xong nhập kho như Clinker thì giá thực tế bao gồm giá xuất các nguyên vật liệu khác dùng để chế biến Clinker và chi phí gia công chế biến Clinker , chi phí vận chuyển, bốc dỡ Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất – kinh doanh của Công ty như đá mạt, quặng sắt thì giá thực tế được tính theo giá thực tế hoặc giá bán trên thị trường. 2.2.2 Tính giá vật liệu xuất kho của Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Việc lựa chọn phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho hiện nay tuân thủ nguyên tắc nhất quán, tức là phải ổn định phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho ít nhất trong vòng một niên độ kế toán. Phương pháp tính giá được sử dụng tại Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây là phương pháp nhập trước- xuất trước. Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nguyên vật liệu nào nhập vào kho trước thì sẽ được xuất dùng trước, vì vậy lượng nguyên vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Ví dụ: Ngày 16 tháng 9 năm 2008 Công ty nhập kho 350 tấn đá vôi giá thực tế nhập kho là 452.000 đồng/ tấn Ngày 20 tháng 9 năm 2008 Công ty nhập kho 300 tấn đá vôi giá thực tế nhập kho 450.000 đồng/ tấn . Ngày 22 tháng 9 năm 2008 xuất kho 450 tấn nguyên vật liệu đá vôi để sản xuất xi măng Theo phương pháp nhập trước xuất trước, thì giá thành đá vôi xuất dùng cho sản xuất ngày 22 tháng 9 năm 2008 sẽ là: 350 tấn x 452.000đ + 100 tấn x 450.000đ = 203.200.000đ Phương pháp này có ưu điểm là cho phép kế toán có thể tính giá thành nguyên vật liệu xuất kho kịp thời, tuy nhiên là phải hạch toán theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của Công ty không phản ánh kịp thời với giá cả thị trường nguyên vật liệu. Những năm trước, khi số lần nhập xuất nguyên vật liệu không nhiều, sản xuất chưa được công nghệ hoá thì số lượng nguyên vật liệu không lớn, không đa dạng chủng loại, hạch toán theo phương pháp này cũng tương đối phù hợp nhưng đến nay, số lần nhập xuất tăng lên kèm theo số lượng cũng tăng, giá cả thị trường nhiều biến động, trước thách thức cạnh tranh cũng như cơ hội tham gia thị trường lớn trong nước và quốc tế, phương pháp này dần trở nên không còn phù hợp nữa. Chuyên đề xin được trình bày cụ thể vấn đề trên ở chương sau, phần giải pháp khắc phục những nhược điểm trong kế toán hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây. 2.3 Kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây 2.3.1 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Hiện tại, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song, đó cũng là phương pháp phổ biến nhất tại các doanh nghiệp hiện nay. Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu để ghi thẻ kho được mở riêng cho từng loại nguyên vật liệu. Kế toán vật tư cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu để ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển đến, lấy số liệu để ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu theo từng loại vật liệu để đối chiếu với sổ tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu. SƠ ĐỒ 5: Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.3.2 Kế toán chi tiết vật liệu nhập kho Kế toán vật tư ghi sổ tính toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế và các chứng từ cần thiết sau: Hoá đơn mua hàng ( thường là hoá đơn GTGT liên 2 bản gốc) Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho Đến nay, Công ty chưa từng nhận được vốn góp kinh doanh bằng nguyên vật liệu, không vay mượn, phế liệu thu hồi từ các hoạt động sản xuất khác là không có, nguồn nhập chủ yếu đến nay là mua từ các nhà cung cấp, tự chế để nhập kho. Sau đây là ví dụ cụ thể về phần hành kế toán nhập kho nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây, do điều kiện hạn chế nên chuyên đề chỉ được trình bày hai nghiệp vụ tiêu biểu trong phần hành kế toán trên. Nghiệp vụ phát sinh nhập nguyên vật liệu Thạch cao ngày 02/10/2008 theo phiếu nhập kho số 541/08 + Nội dung hợp đồng như sau: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự Do - Hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ Căn cứ vào luật Doanh nghiệp Căn cứ vào khả năng và quyền hạn, nhu cầu mua bán của hai bên Hôm nay, ngày 27 tháng 09 năm 2008, tại Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây, chúng tôi gồm: Bên A : Công Ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Đại Diện Ông : Nguyễn Thế Nhậm Chức Vụ : Giám Đốc Địa chỉ : Hồng Quang - Ứng Hoà – Hà Nội Điện thoại : 0343775130 Số tài khoản : 01000011388 tại ngân hàng Thương Mại Hà Tây Bên B : Công ty TNHH Hoàng Sơn Đại Diện Ông : Lê Tiến Hưng Chức vụ : Trưởng Phòng Kinh Doanh Địa chỉ : Mỹ Đức – Hà Nội Điện thoại : 03431559461 Số tài khoản : 011124235345 tại ngân hàng Vietcom Bank Hai bên thoả thuận, thống nhất ký kết hợp đồng mua bán theo các điều khoản sau: Điều 1: Bên B cam kết cung cấp cho Bên A hàng hoá, số lượng, giá cả như sau: STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn Giá Thành tiền 1 Thạch Cao Tấn 458 420.400 192.543.200 Cộng 192.543.200 Điều 2 : Quy cách phẩm chất Bên B cam kết, đảm bảo về chất lượng Thạch Cao, đảm bảo đúng chủng loại. Điều 3: Giao nhận vận chuyển, đóng gói Bên B nhận giao hàng tại kho của bên A vào ngày 02/10/2008, tại Hồng Quang, Ứng Hoà, Hà Tây. Các chi phí vận chuyển, đóng gói do Bên B chịu. Điều 4 : Thời gian và phương thức thanh toán Bên A cam kết thanh toán cho Bên B số tiền 192.543.200đ ( một trăm chín mươi hai triệu năm trăm bốn mươi ba nghìn hai trăm đồng) ngay và toàn bộ khi nhận được số hàng trên. Phương thức thanh toán là tiền mặt hoặc chuyển khoản. Điều 5 : Cam kết chung Hai bên tôn trọng và thực hiện nghiêm túc các điều khoản trên. Điều 6 : Bồi thường, phạt và thời gian chấm dứt hợp đồng Nếu một trong hai bên không thực hiện đầy đủ các điều khoản trên, vi phạm hợp đồng thì phải hoàn trả cho bên bị thiệt hại một khoản tiền bồi thường, hai bên sẽ cùng bàn bạc và thống nhất về khoản tiền phạt, đền bù này. Trong trường hợp hai bên không tự thống nhât, bên bị thiệt hại có quyền gửi đơn khiếu nại tới cơ quan chức năng để giải quyết tranh chấp. Hợp đồng sẽ được chấm dứt trong trường hợp hai bên thống nhất huỷ bỏ hoặc khi hai bên đã hoàn thành các điều khoản trên mà không có tranh chấp phát sinh. Hợp đồng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau. Hợp đồng có giá trị từ ngày 27 tháng 9 năm 2008. Hà Nội ngày 27 tháng 9 năm 2008 Chữ ký, đóng dấu, họ tên đầy đủ của đại diện các bên liên quan. + Hoá đơn GTGT nhận được cùng lô hàng Thạch Cao nhập ngày 02/10/2008 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT- 3LL LN/2008B Liên 2 : Giao cho khách hàng 0084161 Ngày 02 tháng 10 năm 2008 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Hoàng Sơn Địa chỉ : Mỹ Đức – Hà Nội Số tài khoản MST: 0102112400 Điện thoại Họ tên người mua hàng : Ngô Thế Nhậm Tên đơn vị : Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Địa chỉ : Hồng Quang- Ứng Hoà – Hà Nội Số tài khoản : 100011388 tại Ngân hàng thương mại tỉnh Hà Tây Hình thức thanh toán : TM/CK MST : 0500237920 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Thạch cao Tấn 458 420.400 192.543.200 (một khoản) Cộng tiền hàng: 192.543.200 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 19.254.320 Tổng tiền thanh toán 211.797.520 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm mười một triệu, bảy trăm chín mươi bảy nghìn, năm trăm hai mươi đồng./. Người mua hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) + Biên bản kiểm nghiệm chất lượng thạch cao nhập kho theo phiếu nhập 541/08 Công Ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Địa chỉ: Hồng Quang - Ứng Hoà – Hà Nội Biên Bản Kiểm Nghiệm Ngày 2/10/2008 Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ngày 27/09/2008 giữa Công Ty TNHH Hoàng Sơn và Công Ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây. Ban kiểm nghiệm gồm : Ông Nguyễn Hữu Hải - trưởng phòng kĩ thuật công nghệ - Giữ chức vụ Trưởng Ban Bà Phạm Hồng Hạnh - kế toán vật tư công ty - Giữ chức vụ uỷ viên Bà Nguyễn Mai Hoa - thủ kho vật tư – Giữ chức vụ uỷ viên Đã kiểm nghiệm lô hàng sau: STT Tên vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng quy cách SL sai quy cách 1 Thạch cao Toàn diện Tấn 458 458 0 Cộng 458 458 Đánh giá của Ban kiểm nghiệm: Hàng đảm bảo chất lượng tốt, đúng chủng loại, và đủ số lượng như đã cam kết trong hợp đồng. Trưởng Ban Nguyễn Hữu Hải Uỷ Viên Phạm Hồng Hạnh Uỷ Viên Nguyễn Mai Hoa + Phiếu nhập kho số 541/08 Đơn vị: Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Địa chỉ : Hồng Quang- Ứng Hoà – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Ngày 02/10/2008 Số 541/08 Họ tên người giao hàng : Mai Huyền Trang Theo HĐ GTGT số 0084161, ngày 02/10/2008 của Công ty TNHH Hoàng Sơn Nhập tại kho: Vật tư Địa điểm : Hồng Quang - Ứng Hoà – Hà Nội STT Tên Hàng Mã số ĐVT Số Lượng Đơn Giá Thành Tiền Theo CT Thực nhập 1 Thạch Cao Tấn 458 458 420.400 192.543.200 Cộng 458 458 192.543.200 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm chín mươi hai triệu năm trăm bốn mươi ba nghìn hai trăm đồng./. Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cùng ngày 02/10/2008, căn cứ vào hợp đồng lập ngày 27/09/2008, phiếu nhập kho 541/08, hoá đơn GTGT số 0084161 kế toán thanh toán lập phiếu chi tiền mặt số 1027/08, sau khi được thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng ký duyệt, thủ quỹ ký xuất tiền thanh toán cho người đại diện thanh toán của Công Ty TNHH Hoàng Sơn. Căn cứ đó kế toán thanh toán - vật tư ghi sổ như sau: + Định khoản: Nợ TK 152: 192.543.200 Nợ TK 1331: 19.254.320 Có TK 111: 211.797.520 Nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu tự chế Clinker theo phiếu nhập kho số 603/08 ngày 16/10/2008 + Biên bản kiểm nghiệm chất lượng Clinker nhập kho theo phiếu nhập 603/08 ngày 16/10/2008 Công Ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Địa chỉ: Hồng Quang - Ứng Hoà – Hà Nội Biên Bản Kiểm Nghiệm Ngày 16/10/2008 Căn cứ vào kế hoạch sản xuất xi măng trong kỳ. Ban kiểm nghiệm gồm : Ông Nguyễn Hữu Hải nguyên trưởng phòng kĩ thuật công nghệ - Giữ chức vụ Trưởng Ban Bà Phạm Hồng Hạnh nguyên kế toán vật tư công ty-Giữ chức vụ uỷ viên Bà Nguyễn Thu Hạnh nguyên phó phòng kế hoạch sản xuất – Giữ chức vụ uỷ viên Đã kiểm nghiệm lô hàng sau: STT Tên vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng quy cách SL sai quy cách 1 Clinker Toàn diện Tấn 450 450 0 Cộng 450 450 Đánh giá của Ban kiểm nghiệm: Số lượng Clinker đảm bảo chất lượng tốt, đủ điều kiện nhập kho bán trực tiếp cho khách hàng hoặc chờ dây chuyền sản xuất tiếp theo. Trưởng Ban Nguyễn Hữu Hải Uỷ Viên Phạm Hồng Hạnh Uỷ Viên Nguyễn Thu Hạnh + Phiếu nhập kho số 603/08 Đơn vị: Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Địa chỉ : Hồng Quang- Ứng Hoà – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Ngày 16/10/2008 Số 603/08 Họ tên người giao hàng : Nguyễn Bình An Theo biên bản kiểm nghiệm, ngày 16/10/2008 Nhập tại kho: Vật tư Địa điểm : Hồng Quang - Ứng Hoà – Hà Nội STT Tên Hàng Mã số ĐVT Số Lượng Đơn Giá Thành Tiền Theo CT Thực nhập 1 Clinker Tấn 450 450 490.000 220.500.000 Cộng 450 450 220.500.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm hai mươi triệu năm trăm nghìn đồng chẵn./. Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty CP Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Địa chỉ: Hồng Quang - Ứng Hoà – Hà Nội SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Năm: 2008 Tài Khoản: 152 Kho : Vật tư Tên, quy cách nguyên vật liệu: Clinker Đơn vị tính: Tấn Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH Ngày tháng SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền - - - 492.000 - - 115 56.580.000 603/08 16/10/08 Nhập Klinker 490.000 450 220.500.000 565 227.080.000 - - - - - - - - Cộng x x Đơn vị: Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Địa chỉ: Hồng Quang- Ứng Hoà – Hà Tây THẺ KHO Ngày lập thẻ : 25/8/2008 Số 08 Tên vật tư: Clinker Đơn vị tính: Tấn Ngày Chứng Từ Diễn Giải Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày - - - - - - 115 16/10/08 PN 603 16/10/08 Nhập kho 450 565 - - - - - - - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu xuất kho Trong Công ty thường phát sinh các nghiệp vụ làm giảm NVL như Công ty xuất NVL để sản xuất hoặc có thể xuất ra để bán. Mỗi nghiệp vụ xuất kho thì kế toán sẽ xác định trị giá NVL xuất kho, phản ánh vào chứng từ liên quan. Chứng từ kế toán sử dụng là phiếu xuất kho. Thủ kho và người nhận nguyên vật liệu phải làm thủ tục kiểm nhận lượng nguyên vật liệu xuất kho theo phiếu xuất. Trường hợp doanh nghiệp xuất kho nguyên vật liệu để bán thì ngoài hợp đồng bán nguyên vật liệu kế toán căn cứ vào giá thực tế, phiếu xuất kho để ghi sổ và lập hoá đơn GTGT cho khách hàng mua theo giá đã thoả thuận trong hợp đồng. Trường hợp nguyên vật liệu đã nhập kho nhưng do chất lượng không đủ tiêu chuẩn, lúc kiểm nghiệm do không phát hiện kịp thời, bên bán nhất trí nhập lại số hàng kém tiêu chuẩn thì Công ty làm thủ tục xuất kho. Trường hợp Công ty được nhà cung cấp cho hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua thì kế toán ghi giảm giá nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Hiện tại, Công ty không góp vốn đầu tư cho đầu từ dài hạn hay công ty liên kết nào khác bằng bất cứ tài sản nào. Do vậy, đến nay hạch toán nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu vẫn là xuất dùng cho sản xuất, bán nguyên vật liệu hay trả lại người bán khi chất lượng không đảm bảo yêu cầu. Nghiệp vụ xuất kho Thạch Cao dùng cho sản xuất xi măng theo phiếu xuất kho 778/08 ngày 04/10/2008, trình tự xuất kho như sau: Phòng điều độ kế hoạch sản xuất gửi giấy đề nghị xuất vật tư đến phòng vật tư,phòng kế toán sau khi có đầy đủ các chữ ký cần thiết, xác nhận đúng tính chất cần thiết và đáp ứng được của nghiệp vụ xuất kho, phiếu đề nghị có nội dung như sau: PHIẾU ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ Số 620/08 Ngày 04/10/2008 Bộ phận đề nghị: Bộ phận sản xuất Lý do sử dụng : Xuất dùng cho sản xuất Xi Măng STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú 1 Thạch Cao Tấn 350 Cộng 350 Trưởng phòng KHSX Trưởng phòng VT Kế toán vật tư P.GĐ phụ trách SX Thủ kho căn cứ vào phiếu đề nghị trên để xuất kho: Đơn vị: Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Địa chỉ : Hồng Quang- Ứng Hoà – Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 04/10/2008 Số 778/08 Họ tên người nhận hàng : Lê Thị Thu Theo phiếu đề nghị cấp vật tư, ngày 04/10/2008 của Phòng kế hoạch sản xuất Xuất tại kho: Vật tư Địa điểm : Hồng Quang - Ứng Hoà – Hà Nội STT Tên Hàng Mã số ĐVT Số Lượng Đơn Giá Thành Tiền Theo CT Thực Xuất 1 Thạch Cao Tấn 350 350 420.400 147.140.000 Cộng 350 174.140.000 Và ghi nghiệp vụ vào thẻ kho như sau: Đơn vị: Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Địa chỉ: Hồng Quang- Ứng Hoà – Hà Tây THẺ KHO Ngày lập thẻ : 26/6/2008 Số 12 Tên vật tư: Thạch Cao Đơn vị tính: Tấn Ngày Chứng Từ Diễn Giải Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày - - - - - - 312 2/10/08 PN 541 2/10/08 Nhập kho 548 860 4/10/08 PX 778 4/10/08 Xuất kho 350 510 - - - - - - - Căn cứ đó kế toán thanh toán - vật tư ghi sổ Để theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu và giá trị của từng thứ nguyên vật liệu, kế toán ghi “sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu” làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho. Công ty CP Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Địa chỉ: Hồng Quang - Ứng Hoà – Hà Nội SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Năm: 2008 Tài Khoản: 152 Kho : Vật tư Tên, quy cách nguyên vật liệu: Thạch cao Đơn vị tính: Tấn Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH Ngày tháng SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền - - - 420.400 - - 312 131.164.800 541/08 2/10/08 Nhập thạch cao 420.400 548 192.543.200 860 361.544.000 778/08 4/10/08 Xuất 420.400 350 147.140.000 510 214.404.000 - - - - - - - - Cộng x x Nghiệp vụ xuất bán nguyên vật liệu Clinker theo phiếu xuất ngày 835/08 ngày 24/10/2008. + Nội dung hợp đồng CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự Do - Hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ Căn cứ vào luật Doanh nghiệp Căn cứ vào khả năng và quyền hạn, nhu cầu mua bán của hai bên Hôm nay, ngày 20 tháng 10 năm 2008, tại Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây, chúng tôi gồm: Bên A : Công Ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Đại Diện Ông : Nguyễn Thế Nhậm Chức Vụ : Giám Đốc Địa chỉ : Hồng Quang - Ứng Hoà – Hà Nội Điện thoại : 0343775130 Số tài khoản : 01000011388 tại ngân hàng Thương Mại Hà Tây Bên B : Công ty Cổ Phần Xi Măng Hải Phòng Đại Diện Ông : Bùi Việt Dũng Chức vụ : Giám Đốc Địa chỉ : Thị Trấn Minh Đức - Huyện Thuỷ Nguyên - Hải Phòng Số tài khoản : 3211000000294 tại ngân hàng TM Hải Phòng Hai bên thoả thuận, thống nhất ký kết hợp đồng mua bán theo các điều khoản sau: Điều 1 : Bên A cam kết cung cấp cho Bên B hàng hoá, số lượng, giá cả như sau: STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn Giá Thành tiền 1 Clinker Tấn 262 535.000 140.170.000 Cộng 140.170.000 Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT 10% Điều 2 : Quy cách phẩm chất Bên A cam kết, đảm bảo về chất lượng Clinker, đảm bảo đúng chủng loại. Điều 3: Giao nhận vận chuyển, đóng gói Bên A nhận giao hàng tại kho của bên B vào ngày 24/10/2008, tại thị trấn Minh Đức, Huyện Thuỷ Nguyên, Hà Nội. Các chi phí vận chuyển, đóng gói do Bên A chịu. Điều 4 : Thời gian và phương thức thanh toán Bên B cam kết thanh toán cho Bên A ngay khi nhận được số hàng trên. Phương thức thanh toán là tiền mặt hoặc chuyển khoản. Điều 5 : Cam kết chung Hai bên tôn trọng và thực hiện nghiêm túc các điều khoản trên. Điều 6 : Bồi thường, phạt và thời gian chấm dứt hợp đồng Nếu một trong hai bên không thực hiện đầy đủ các điều khoản trên, vi phạm hợp đồng thì phải hoàn trả cho bên bị thiệt hại một khoản tiền bồi thường, hai bên sẽ cùng bàn bạc và thống nhất về khoản tiền phạt, đền bù này. Trong trường hợp hai bên không tự thống nhât, bên bị thiệt hại có quyền gửi đơn khiếu nại tới cơ quan chức năng để giải quyết tranh chấp. Hợp đồng sẽ được chấm dứt trong trường hợp hai bên thống nhất huỷ bỏ hoặc khi hai bên đã hoàn thành các điều khoản trên mà không có tranh chấp phát sinh. Hợp đồng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau. Hợp đồng có giá trị từ ngày 20 tháng 10 năm 2008. Hà Nội ngày 20 tháng 10 năm 2008 Chữ ký, đóng dấu, họ tên đầy đủ của đại diện các bên liên quan. + Hoá đơn GTGT xuất kèm cùng lô hàng xuất ngày 24/10/2008 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT- 3LL LH/2008B- 0045787 Liên 2 : Giao cho khách hàng Ngày 24 tháng 10 năm 2008 Đơn vị bán hàng : Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Địa chỉ : Hồng Quang- Ứng Hoà- Hà Nội Số tài khoản MST: 0500237920 Điện thoại : Họ tên người mua hàng Tên đơn vị : Công ty Cổ Phần Xi Măng Hải Phòng Địa chỉ : Thị trấn Minh Đức - Thuỷ Nguyên - Hải Phòng Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM/CK MST : 0200155339 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Clinker Tấn 262 535.000 140.170.000 (một khoản) Cộng tiền hàng: 140.170.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 14.017.000 Tổng tiền thanh toán 154.187.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm năm mươi tư triệu một trăm tám mươi bảy nghìn đồng chẵn./. Người mua hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đơn vị: Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Địa chỉ : Hồng Quang- Ứng Hoà – Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 24/10/2008 Số 881/08 Họ tên người nhận hàng : Trần Mạnh Dũng Theo hoá đơn GTGT số 0045787, ngày 24/10/2008 của Công ty Xuất tại kho: Vật tư Địa điểm : Hồng Quang - Ứng Hoà – Hà Nội STT Tên Hàng Mã số ĐVT Số Lượng Đơn Giá Thành Tiền Theo CT Thực Xuất 1 Clinker Tấn 262 115 492.000 56.580.000 2 Clinker Tấn 147 490.000 72.030.000 Cộng 262 262 128.610.000 Trong ngày cũng nhận được giấy báo có số 0743-HT của ngân hàng, Công ty Cổ Phần Xi Măng Hải Phòng đã chuyển khoản số tiền thanh toán. Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán ghi sổ ghi nhận doanh thu: Nợ TK 112: 154.187.000 Có TK 511: 140.170.000 Có TK 333.1 : 14.017.000 Đồng thời ghi sổ bút toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 128.610.000 Có TK 152: 128.610.000 Công ty CP Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Địa chỉ: Hồng Quang - Ứng Hoà – Hà Nội SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Năm: 2008 Tài Khoản: 152 Kho : Vật tư Tên, quy cách nguyên vật liệu: Clinker Đơn vị tính: Tấn Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH Ngày tháng SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền - - - 492.000 - - 115 56.580.000 603/08 16/10/08 Nhập Klinker 490.000 450 220.500.000 565 227.080.000 881/08 24/10/08 Xuất Clinker 492.000 115 56.580.000 450 220.500.000 881/08 24/10/08 Xuất Clinker 490.000 147 72.030.000 303 148.470.000 - - - - - - - - Cộng x x Cùng ngày, thủ kho vật tư cũng ghi thẻ kho xác nhận nghiệp vụ xuất Clinker Đơn vị: Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Địa chỉ: Hồng Quang- Ứng Hoà – Hà Tây THẺ KHO Ngày lập thẻ : 25/8/2008 Số 08 Tên vật tư: Clinker Đơn vị tính: Tấn Ngày Chứng Từ Diễn Giải Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày - - - - - - 115 16/10/08 PN 603 16/10/08 Nhập kho 450 565 24/10/08 PX881 24/10/08 Xuất kho 262 303 - - - - - - - Hàng ngày, kế toán ghi sổ nhật ký chung phản ánh mọi nghiệp vụ tài chính phát sinh trong kỳ, lấy số liệu để vào sổ cái : SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2008 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn Giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số trang trước chuyển sang - - - - - - - - - 2/10/08 541/08 2/10/08 Nhập thạch cao x 9083 152 192.543.200 2/10/08 541/08 2/10/08 Thuế GTGT được khấu trừ x 9084 133 19.254.320 2/10/08 541/08 2/10/08 Trả tiền mua thạch cao x 9085 111 211.797.520 - - - - - - - - - 4/10/08 778/08 4/10/08 Xuất thạch cao dùng sx x 9255 621 147.140.000 4/10/08 778/08 4/10/08 Xuất thạch cao dùng sx x 9255 152 147.140.000 - - - - - - - - - 16/10/08 603/08 16/10/08 Nhập Klinker x 9620 152 220.500.000 16/10/08 603/08 16/10/08 Nhập Klinker x 9621 154 220.500.000 - - - - - - - - - 24/10/08 35687 24/10/08 Xuất bán Clinker x 9821 112 154.187.000 24/10/08 35687 24/10/08 Doanh thu bán hàng x 9822 511 140.170.000 24/10/08 35687 24/10/08 Thuế GTGT phải nộp x 9823 3331 14.017.000 24/10/08 881/08 24/10/08 Giá vốn clinker x 9824 632 128.610.000 24/10/08 881/08 24/10/08 Giá vốn clinker x 9824 152 128.610.000 - - - - - - - - - Cộng chuyển trang SỔ CÁI Năm 2008 Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu : 152 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn Giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số Hiệu Ngày tháng Nợ Có Số phát sinh trong tháng 2/10/08 541/08 2/10/08 Nhập thạch cao 235 9083 111 192.543.200 4/10/08 778/08 4/10/08 Xuất thạch cao dùng sx 237 9255 621 147.140.000 16/10/08 603/08 16/10/08 Nhập clinker 242 9620 154 220.500.000 - - - - - - - - - 24/10/08 881/08 24/10/08 Giá vốn clinker xuất bán 9824 632 128.610.000 - - - - - - - - - Cộng số phát sinh trong tháng Số dư cuối tháng Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu với thẻ kho do thủ kho cung cấp, đồng thời từ số liệu của sổ chi tiết kế toán lấy số liệu ghi vào Bảng Tổng Hợp Xuất- Nhập - Tồn Vật Liệu để đối chiếu với sổ cái tài khoản 152 – nguyên liệu, vật liệu. BẢNG TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT - TỒN KHO VẬT LIỆU Tháng 10 năm 2008 STT Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL TT SL TT SL TT SL TT - - - - - - - - - - 6 Clinker 115 56.580.000 450 220.500.000 262 128.610.000 303 148.470.000 - - - - - - - - - - 112 Thạch Cao 312 131.164.800 548 192.543.200 350 147.140.000 510 214.404.000 - - - - - - - - - - Cộng Hạch toán kiểm kê kho nguyên vật liệu Định kỳ hoặc đột xuất, Công ty có thể tiến hành, kiểm kê kho vật tư Công ty để xác định lượng tồn kho của từng loại vật liệu, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán và xác định số thừa, thiếu. Trường hợp khi kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu hư hỏng, mất mát, căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu thiếu Khi có biên bản xử lý về nguyên vật liệu hư hỏng mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 111,112,1388,334 Phần được bồi thường Nợ TK 632 : Phần thiệt hại mà doanh nghiệp phải chịu Có TK 1381: Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý. Trường hợp khi kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thừa so với sổ sách, doanh nghiệp phải xác định số nguyên vật liệu thừa là của mình hay phải trả cho đơn vị cá nhân khác. Nếu nguyên vật liệu thừa là của doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 152 : giá trị nguyên vật liệu Có TK 711 : thu nhập khác Nếu nguyên vật liệu thừa xác định là của đơn vị khác phải trả lại thì kế toán ghi đơn vào bên nợ TK 002. Nếu Công ty quyết định mua số vật liệu thừa thỉ phaie thông báo cho bên bán viết để họ gửi hoá đơn bổ sung cho Công ty. Căn cứ vào giá mua của nguyên vật liệu cùng loại, kế toán ghi: Nợ TK 152: Có TK 338 CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIÊN SƠN HÀ TÂY 3.1 Đánh giá thực trạng về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây là một trong rất nhiều các doanh nghiệp nhà nước chuyển đổi cổ phần hoá, có ưu thế về mặt hậu thuẫn tài chính của nhà nước những cũng phải đối mặt với những khó khăn thách thức của thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt, con người trong Công ty đã phải thay đổi cách suy nghĩ quan liêu, bảo thủ để mau chóng thích hợp với xu hướng phát triển chung của nền kinh tế thị trường. Trong bối cảnh đó, tổ chức bộ máy công ty trong đó có tổ chức phòng kế toán đã ngày một cố gắng và cơ bản đã hoàn thành nhiệm vụ được yêu cầu. 3.1.1 Những ưu điểm - Trước hết, như đã trình bày ở Chương 1 – chương giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây cho thấy Công ty đã có bề dày phát triển, kinh nghiệm sản xuất. Công ty có uy tín trên thị trường, hiệu quả kinh doanh đạt được khá cao trong những năm gần đây, điều này rất quan trọng vì đây là thời kỳ thực sự khó khăn đối với mọi doanh nghiệp, mọi thành phần. Công ty sở hữu những cán bộ ưu tú từ cấp quản trị lãnh đạo cao cấp cho đến trưởng các bộ phận. Nhiều cán bộ được đào tạo không chỉ trong nước mà ở còn nước ngoài. - Hiện nay, Phòng kế toán Công ty đang hoạt động tốt và sở hữu nhân lực có trình độ cao, 100% nhân lực trong phòng đều có trình độ đại học đúng chuyên ngành. - Các kế toán viên đều trong độ tuổi 25-40 nên rất trẻ trung, năng động, chịu khó tìm tòi, học hỏi. - Tư cách đạo đức kế toán tốt, luôn đặt lợi ích chung của Công ty lên hàng đầu, phòng được biểu dương về tinh thần lao động, và có nhiều ý kiến đóng góp cho ban giám đốc - Ngoài ra kế toán trưởng là người nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, trong ngành, đã gắn bó trên 10 năm với Công ty, chị cũng là người có khả năng lãnh đạo rất tốt, khuyến khích tính sáng tạo, lòng nhiệt tình của các kế toán viên. - Tổ chức kế toán trong công ty cũng được nhiều sự thuận lợi từ sự tin tưởng của các cấp lãnh đạo, sự đầu tư về đào tạo chuyên môn cho phòng kế toán. Định kỳ hàng năm, Công ty tạo điều kiện để phòng kế toán có thể tham gia các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ do Bộ Tài Chính hoặc Tổng Cục Thuế tổ chức. Ngoài ra, phòng kế toán cũng rất được Công ty chăm lo đến điều kiện làm việc, nghỉ ngơi. Phòng kế toán được trang bị đầy đủ các máy tính, kết nối internet, két sắt an toàn, máy đếm tiền, soi tiền, tủ, kệ sắt Với ưu điểm về con người và được sự đầu tư như trên, tổ chức kế toán đã phát huy hiệu quả lao động. Cụ thể trong từng phần hành kế toán như: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, phương pháp tính giá thành, hạch toán tiền lương và các khoản tính theo lương, hạch toán doanh thu và phân phối lợi nhuận, tình hình công nợ đều đúng quy định chế độ và năng động thể hiện tính sáng tạo trong công việc. Trong phần hành kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công Ty, đến nay phần hành kế toán này cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu quản lý. Tổ chức kế toán công ty lựa chọn phương pháp thẻ song song để quản lý nhập xuất hàng tồn kho. Ưu điểm của phương pháp này là dễ ghi chép, dễ đối chiếu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập xuất tồn từng loại nguyên vật liệu kịp thời, chính xác. Tổ chức kế toán công ty lựa chọn phương pháp tính giá thành là phương pháp nhập trước xuất trước. Phương pháp này cũng có những ưu điểm như cho phép kế toán có thể tính giá thành xuất kho kịp thời, dễ tính toán. 3.1.2 Những tồn tại - Trong mấy năm trở lại đây xuất hiện nhiều hơn các hãng sản xuất nguyên vật liệu, đặc biệt là ngành xi măng khiến thị trường trở nên cạnh tranh gay gắt. Là một đơn vị nhà nước chuyển đổi cổ phần, sở hữu vốn phụ thuộc chủ yếu vào nhà nước và các cổ đông nên tình trạng thiếu vốn đầu tư dự án lớn vẫn đang tồn tại. - Để cạnh tranh trong thị trường, sản phẩm của công ty phải cạnh tranh cả chất lượng và giá cả. Đòi hỏi phải xiết chặt khâu quản lý chi phí sản xuất kinh doanh trong đó có chi phí thu mua. Hiện nay, khâu quản lý chi phí này chưa thật chặt chẽ, kế toán chỉ tham gia để thanh toán mà chưa có định mức chi phí thu mua, giao dịch nhiều khi bị động và thiếu chuyên nghiệp. - Hoặc chặt chẽ không đúng lúc đúng chỗ như ở khâu xuất vật tư dùng cho sản xuất phải có đầy đủ các chữ ký của phòng kế hoạch sản xuất, phòng vật tư, phó giám đốc sản xuất khiến mất nhiều công đoạn thời gian. Chính bất cập ấy, dẫn đến phiếu đề nghị xuất vật tư được xin trước và thời gian thực sự cần nguyên vật liệu đưa vào sản xuất không chính xác, vật liệu thì không được bảo đảm an toàn như ở trong kho, cân đối nhập xuất tại phòng vật tư có lúc không phù hợp. - Tổ chức kế toán công ty chú trọng mảng kế toán tài chính trong khi điều kiện sở hữu kiến thức và xu hướng phát triển chung, kế toán công ty phải chú trọng đến mảng kế toán quản trị nhằm đưa ra các ý kiến, tư vấn chiến lược kinh doanh cho Ban Giám Đốc cũng như Hội đồng quản trị. - Tổ chức kế toán công ty chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp thẻ song song, phương pháp có những ưu điểm như đã trình bày ở phần 3.1.1 nhưng cũng bộc lộ những nhược điểm như khối lượng ghi chép nhiều, dễ trùng lặp và chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít loại nguyên vật liệu. Nhiều năm trước, khi chưa mở rộng sản xuất có không nhiều loại nguyên vật liệu chính, phụ như hiện nay, tần suất các số lần nhập xuất không nhiều, kế toán trình độ trung bình khá thì phương pháp này là rất phù hợp. Nhưng hiện nay, Công ty đã phát triển và phương pháp này ngày trở nên cồng kềnh ghi chép, theo em Công ty nên tổ chức quản lý nhập xuất tồn nguyên vật liệu theo cách khác. ( xin được đề cập chi tiết ở phần sau - phần kiến nghị công tác tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu) - Tổ chức kế toán trong công ty chưa đặt danh điểm cho các loại nguyên vật liệu chính và phụ. Quản lý thì phải ghi, chép đầy đủ tên các loại nguyên vật liệu, do vậy làm tăng thời gian cũng như khối lượng công việc cho kế toán vật tư và thủ kho. Quản lý nguyên vật liệu không có danh điểm gây thụ động và thiếu khoa học. - Tổ chức kế toán Công ty chọn phương pháp tính giá thành xuất nguyên vật liệu theo phương pháp nhập trước xuất trước, tuy có một số ưu điểm nhưng không phù hợp với tình hình biến động của giá cả nguyên vật liệu sản xuất xi măng hiện nay. - Phòng kho chưa được trang bị máy tính, thủ kho phải ghi chép thủ công dễ nhầm lẫn và vất vả trong khâu quản lý và cung cấp thẻ kho cho kế toán đối chiếu hàng tháng. - Thiết bị kiểm nghiệm chất lượng nguyên vật liệu còn thô sơ chưa được đầu tư hiện đại, phần lớn dựa vào kinh nghiệm kỹ thuật của ban kiểm nghiệm và uy tín của nhà cung cấp. - Kho chứa nguyên vật liệu cần được đầu tư cơ sở hạ tầng hơn, hiện tại kho vật tư của công ty có một số nơi mái che hỏng, tường ngấm gây hao hụt nguyên vật liệu ngoài định mức. 3.2 Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây Như đã trình bày ở phần 3.1.2 những bất cập còn tồn tại trong tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu, và để giải quyết những bất cập này, em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm góp phần tổ chức kế toán Công ty Cổ Phần Tiên Sơn Hà Tây ngày một chặt chẽ, hiệu quả hơn. 3.2.1 Kiến nghị về chứng từ kế toán Các quy định chung: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh tại đơn vị đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực, khách quan vào chứng từ kế toán. Mẫu chứng từ kế toán gồm: Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị như tiền gồm: Phiếu thu, phiếu chi, séc, biên lai thu tiền, vé thu phí, lệ phí, trái phiếu, tín phiếu, công trái, các loại hoá đơn bán hàng và mẫu chứng từ bắt buộc khác. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định. Đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể. Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn là mẫu chứng từ kế toán được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định; ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp được quy định tại chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006. Chứng từ kế toán ban hành theo chế độ kế toán doanh nghiệp này bao gồm 5 chỉ tiêu sau: Chỉ tiêu lao động tiền lương Chỉ tiêu hàng tồn kho Chỉ tiêu bán hàng Chỉ tiêu tiền tệ Chỉ tiêu TSCĐ Nguyên tắc lập chứng từ kế toán phải tuân thủ các quy định tại Điều 19 Luật Kế toán như sau: Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng , đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán cha có quy định mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa, khi viết phải dùng bút mực, só và vhữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo, chứng ừ bị tẩy xoá , sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. Chứng từ kế toán phải được nhận đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều niên chứng từ kế toán cho một một vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các niên phải giống nhau. Chứng từ kế toán gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán. Như vậy, “phiếu đề nghị cấp vật tư” của Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây là chứng từ nội bộ, có thể theo hướng dẫn của cơ quan Nhà Nước có thẩm quyền, có thể thay đổi cho phù hợp với cơ cấu quản lý của Công ty để tránh xin trước, hoặc mất nhiều thời gian cho việc xin chữ ký trùng lặp bộ phận quản lý. Ví dụ: Chữ ký của trưởng phòng phụ trách sản xuất có thể được loại bỏ vì đã có chữ ký của Phó Giám đốc sản xuất rồi. 3.2.2 Kiến nghị về tài khoản kế toán Với chức năng là phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính riêng biệt, thì việc kiểm tra thực hiện kế hoạch kinh doanh, sự biến đổi vốn và nguồn vốn kinh doanh, kiểm tra tình hình các quan hệ thanh toán với ngân hàng, với các chủ nợ, tất cả các quá trình kinh doanh diễn ra trong doanh nghiệp không thể được giải quyết chỉ bằng việc phản ánh các nghiệp vụ kinh doanh trên chứng từ kế toán. Những nhiệm vụ ngày được thực hiện bằng việc sử dụng tài khoản kế toán phản ánh lần thứ hai, bằng việc phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi trong chứng từ vào tài khoản kế toán, theo bản chất kinh tế của các nghiệp vụ này, và phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch với nhiệm vụ kiểm tra sự vận động của các loại vốn và nguồn vốn kinh doanh, tình hình các quan hệ thanh toán với các chủ nợ. Mỗi tài khoản là một tài liệu kế toán chuyên dụng để phân loại các nghiệp vụ kinh tế theo các loại nghiệp vụ cùng thể hiện sự tác động tăng hoặc giảm đối với tài sản, Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu. Hiện nay, kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây, hạch toán chi tiết sự tăng giảm của giá trị nguyên vật liệu qua tài khoản 152, và một số tài khoản liên quan khác. Tài khoản 152 được hạch toán chi tiết từng loại nguyên vật liệu, nhưng kế toán công ty nên đặt danh điểm cho từng loại nguyên vật liệu đồng thời phân chia nhóm các loại nguyên vật liệu theo chức năng sử dụng trong sản xuất hay đặc tính bản chất nguyên vật liệu để dễ quản lý, và việc trình bày hạch toán chi tiết trên tài khoản 152 được khoa học hơn. 3.2.3 Kiến nghị về sổ kế toán Sổ kế toán là sổ dùng để tập hợp các tài khoản kế toán phản ảnh lần hai các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được lập chứng từ hợp lý, hợp lệ, một cách có hệ thống, theo thứ tự thời gian và theo nội dung kinh tế của chúng. Số liệu trên các sổ kế toán được dùng để lập báo cáo tài chính tương ứng. Trong những bất cập còn tồn tại trong tổ chức kế toán đã nêu trên, tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu còn chưa phù hợp, kế toán công ty chọn phương pháp thẻ song song để quản lý nguyên vật liệu nhập xuất tồn trong kho, mà chưa đặt danh điểm thì phải khắc phục ngay. Hơn nữa, theo phương pháp thẻ song song thì chỉ phù hợp với doanh nghiệp có ít loại nguyên vật liệu, ít danh điểm. Năng lực chuyên môn kế toán trung bình. Các ưu điểm của phương pháp này như tính chính xác, kịp thời sẽ khó có thể phát huy nếu tần suất, khối lượng nguyên vật liệu nhập xuất cao. Em xin được mạnh dạn kiến nghị tổ chức kế toán của Công ty nên thay đổi phương pháp quản lý này bằng phương pháp số dư. Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ, nhưng việc kiểm tra đối chiếu kiểm tra và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn do đó đòi hỏi trình độ quản lý chuyên môn của kế toán và thủ kho là cao. Tuy nhiên, yêu cầu chuyên môn đối với kế toán và thủ kho của Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây là có thể đáp ứng được. Ưu điểm con người là một trong những ưu điểm hàng đầu của phòng kế toán Công ty. Phương pháp số dư được trình bày như sau: Theo phương pháp này thủ kho ngoài việc ghi “ thẻ kho” như phương pháp thẻ song song còn phải ghi lượng vật liệu tồn kho từ “thẻ kho” vào sổ số dư. Kế toán dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3,5-10ngày một lần kèm theo phiếu giao nhận chứng từ và giá hạch toán để trị giá thành tiền nguyên vật liệu nhập xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào “ bảng luỹ kế nhập,xuất, tồn” ( Bảng này được mở theo từng kho). Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm nguyên vật liệu trên “ sổ số dư” với tồn kho trên “ bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn”. Từ bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp vật liệu. 3.2.4 Kiến nghị về báo cáo kế toán Thông tin kế toán được cung cấp từ các sổ kế toán chưa đảm bảo việc phản ánh tổng quát tình hình hoạt động kinh doanh, thực trạng tài chính kết quả kinh doanh mà doanh nghiệp đạt được và cả việc thực hiện kế hoạch tích luỹ như thế nào trong từng kỳ kế toán. Do đó, báo cáo tài chính được hình thành từ nhu cầu để phản ánh tổng quát các vấn đề nêu trên, là một phương pháp nhằm tổng hợp và phản ánh định kỳ các thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp trong từng kỳ kế toán. Như vây, báo cáo tài chính đã được sử dụng như là công cụ truyền đạt thông tin kế toán cho người sử dụng chúng. Từ tính chất nêu trên, có thể hiểu : báo cáo tài chính là công cụ phản ánh và tổng hợp truyền đạt định kỳ các chỉ tiêu hoạt động kinh doanh trong kỳ được báo cáo, và tình trạng tài chính của các doanh nghiệp. Vào một ngày nhất định ( ngày báo cáo) Như vậy, các chỉ tiêu của các báo cáo kế toán thể hiện các kết quả của việc thực hiện kế hoạch và phát triển xã hội trong kỳ được báo cáo, kết quả kinh doanh và tình trạng tài chính của doanh nghiệp vào ngày lập các báo cáo tài chính. Tóm lại, báo cáo tài chính là sản phẩm quan trọng nhất của quy trình kế toán; nó là công cụ cơ bản để công bố thông tin kế toán của doanh nghiệp. Nó tổng hợp và truyền đạt tất cả các số liệu phản ánh trên các tài khoản kế toán, hoặc cả số liệu từ các chứng từ kế toán được lập và trình bày vào báo cáo tài chính để đáp ứng mọi nhu cầu của người sử dụng thông tin kế toán. Hiện nay, các báo cáo kế toán của Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây còn chưa chú trọng đến các báo cáo kế toán quản trị, chỉ chú trọng đến báo cáo tài chính, chuyên đề xin được kiến nghị về vấn đề này, với ưu điểm năng lực chuyên môn cao, tổ chức kế toán công ty còn có thể đóng góp nhiều hơn nữa đến sự phát triển của Công ty. 3.2.5 Các kiến nghị khác Xét những bất cập còn lại đã nêu ở phần 3.1.2 cho thấy: Tổ chức kế toán công ty nên tổ chức giám sát khâu thu mua nguyên vật liệu hơn nữa, không chỉ tham gia khi thanh toán và hạch toán kế toán, tổ chức kế toán nên tính toán và đề ra định mức thu mua tránh tình trạng lãng phí, gian lận, thất thoát của chi phí này. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất cũng chưa phù hợp, nguyên vật liệu để sản xuất xi măng có những thời điểm giá giao động mạnh đặc biệt trong bối cảnh hiện nay, sự khủng hoảng kinh tế đã lan ra toàn cầu và ảnh hưởng đến thị trường xuất nhập khẩu vật liệu ở mọi nơi trên thế giới. Tổ chức kế toán Công ty chọn phương pháp tính giá thành xuất nguyên vật liệu theo phương pháp nhập trước xuất trước, tuy có một số ưu điểm nhưng không phù hợp với tình hình biến động của giá cả nguyên vật liệu sản xuất xi măng hiện nay. Ví dụ như vật liệu Clinker có thời điểm giá thị trường giao động từ 460.000 đ / tấn đến 600.000 đ/ tấn, nếu tính theo phương pháp nhập trước xuất trước sẽ không pản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu. Ngoài ra, phương pháp này cũng chỉ phù hợp với doanh nghiệp có ít loại nguyên vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều, việc tính toán giá thành hàng tồn kho sẽ tốn nhiều công sức kế toán. Theo em, với số loại nguyên vật liệu khá nhiều như ở Công ty và tần suất nhập xuất cao thì nên áp dụng phương pháp giá hạch toán. Phương pháp này đòi hỏi trình độ kế toán cao nhưng điều này lại không gặp khó khăn đối với tổ chức kế toán công ty và có thể đáp ứng được. Theo phương pháp này, giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nguyên vật liệu. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua nguyên vật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực và giá hạch toán. Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế NVL tồn kho đầu kì+ Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn kho đầu kì + Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Ngoài ra, kho chứa vật tư cần được trang bị thêm cơ sở vật chất, tạo điều kiện thuận lợi cho thủ kho làm việc. Sớm sửa chữa nâng cấp hệ thống mái che, thoát nước, phòng cháy cho kho chứa vật liệu cũng như sản phẩm của đơn vị. KẾT LUẬN Hoàn thiện kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất trong các phần hành kế toán của công ty. Không một giai đoạn sản xuất nào được phép thiếu nguyên vật liệu, đòi hỏi kế toán phải cung cấp đầy đủ, chính xác kịp thời các thông tin về nguyên vật liệu trong Công ty. Trong thời điểm hiện nay, các công ty trong đó có Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây đang đứng trước khó khăn, thách thức của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu, chịu ảnh hưởng của nền kinh tế đất nước. Chính phủ đã có một số biện pháp hỗ trợ cho các doanh nghiệp, như khuyến khích ngân hàng giảm lãi vay, giãn nộp thuế, giảm tỉ lệ thuế GTGT của ngành xi măng từ 10% xuống 5% là những giúp đỡ hết sức thiết thực. Qua đi sâu và tìm hiểu về thực tế tại công ty em thấy rằng vẫn còn đó những bất cập về tổ chức bộ máy, tổ chức kế toán, vẫn bị ảnh hưởng của những thói quen xưa cũ, chưa thực sự thay đổi và quyết tâm hội nhập. Công ty vẫn còn hạn chế nhiều so với thực lực thị trường, phần lớn vẫn chỉ phủ khắp miền bắc. Tiềm lực của Công ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn là nhiều hơn thế, trên thực tế hiện nay, tình trạng này phổ biến ở nhiều công ty nhà nước của nước ta. Để thay đổi được, trước hết, con người phải thay đổi, phải chấp nhận bỏ đi lối làm việc xưa cũ, đã lỗi thời và mạnh dạn ở những cách mới, hiệu quả hơn. Chuyên đề với đề tài “ Hoàn thiện kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây” là tất cả những tìm hiểu của em về phân hệ quản lý chi tiết nguyên vật liệu tại công ty. Trong quá trình tìm hiểu đề tài, em đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của Phó giáo sư tiến sĩ Nguyễn Ngọc Quang và các anh chị tại phòng kế toán, phòng vật tư, phòng kho Trong khuôn khổ hạn hẹp của chuyên đề, hạn chế của tài liệu tham khảo và năng lực bản thân, chuyền đề chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót, em rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn sinh viên. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày 12 tháng 6 năm 2009 Sinh Viên Nguyễn Thu Hà DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình phân tích báo cáo tài chính của PGS.TS Nguyễn Năng Phúc- NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân. Hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp ( Ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006) của TS. Nguyễn Phương Liên – NXB Bộ Tài Chính Giáo trình Kế Toán Tài Chính của PGS.TS Đặng Thị Loan- NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân. Giáo trình Kế Toán Quản Trị của PGS.TS Nguyễn Năng Phúc - NXB Tào Chính. Các tài liệu liên quan của Công Ty Cổ Phần Xi Măng Tiên Sơn Hà Tây. MỤC LỤC