Đề tài Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại tổng công ty phát triển phát thanh truyền hình thông tin Emico

liên hệ chặt chẽ với nhau. Giải thích sơ đồ: Chức năng nhiệm vụ của từng cá nhân trong phòng kế toán như sau: + Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung và chỉ đạo toàn bộ công tác tài chính của toàn tổng công ty, ký lệnh thu, chi, giấy đề nghị tạm ứng, tổ chức công tác hạch toán kế toán ở văn phòng tổng công ty, chỉ đạo các phương thức hach toán, tạo nguồn vốn cho tổng công ty, tham mưu tình hình tài chính, cung cấp thông tin kịp thời cho tổng giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của tổng công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành các nhân viên kế toán và tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toàn để lên cân đối, báo cáo cuối kỳ. Cuối ký, kế toán trưởng len cân đối phát sinh, tính ra các số dư các tài khoản và vào Sổ cái, lập Báo cáo tài chính phục vụ cho các đối tưọng có nhu cầu thông tin về tài chính của công ty. + Kế toán vốn bằng tiền: chịu trách nhiệm theo dõi các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Theo dõi các khoản thu, chi liên quan đến tiền và sổ ghi kế toán. + Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, khoản phải trả với người mua, người bán và các khoản tạm ứng trong tổng công ty. Kế toán thanh toán kiêm theo dõi doanh thu bán hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. + Kế toán tiền lương: chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu, phải trả cho cán bộ nhân viên trong tổng công ty, tính lương cho cán bộ nhân viên trong tổng công ty dựa trên các chế độ chính sách và phương pháp tính lương phù hợp với từng đối tượng. + Kế toán kho: Chịu trách nhiệm quản lý kho và theo dõi sổ sách chi tiết về hàng hoá, tài sản trong kho, kiểm kê định kỳ. Thông tin từ các phiếu nhập, xuất, các phiếu điều chuyển là đầu vào của kế toán hàng tồn kho. Kế toán hàng tồn kho cung cấp thông tin giá trị hàng hoá luân chuyển các kho, đồng thời đối chiếu với số liệu của thủ kho về số lưong. + Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý lượng tiền mặt có tại két của công ty, trực tiếp thu chi quỹ tiền mặt của tổng công ty. + Kế toán các đơn vị trực thuộc: chịu trách nhiệm về công tác tài chính tại các đơn vị trực thuộc và có nhiệm vụ báo cáo lại tình hình hoạt động theo quý. 1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán: 1.2.2.1. Chứng từ: Để tiến hành công tác kế toán thì yếu tố ban đầu là các chứng từ kế toán. Đây là yếu tố đầu vào của mọi hoạt động kế toán. Thông tin chứng từ sẽ được phân loại, xử lý và đưa vào sổ một cách hợp lý và có hệ thống. Có nhiều loại chứng từ, mỗi loại có tên riêng với nội dung và hình thức riêng. Mỗi loại chứng từ có quá trình luân chuyển phù hợp với nhu cầu quản lý và các biến động tài sản trong doanh nghiệp. Tuỳ nghiệp vụ kinh tế mà kế toán sử dụng chứng từ phù hợp để phản ánh. Hệ thống chứng từ được áp dụng tại tổng ty EMICO. Tiền lương cho công nhân viên: + Bảng chấm công + Bảng thanh toán tiền lương +Bảng kê trích nộp các khoản theo lương + Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH + Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản. Hàng tồn kho + Phiếu nhập/ xuất kho + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá + Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ Hoá đơn GTGT + Phiếu thu + Phiếu chi + Giấy đề nghị tạm ứng + Giấy thanh toán tiền tạm ứng + Bảng kiểm kê quỹ ( dùng cho VND và ngoại tệ, vàng, bạc..) Tài sản cố định + Biên bản giao nhận TSCD + Biên bản thanh lý TSCD + Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành + Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 1.2.2.2. TàI khoản Tổng công ty áp dụng tài khoản kế toán đúng theo chế độ kế toán theo quyết đinh 15/2006/QĐ=BTC. Do đặc điểm của hoạt động ngoại thương, tần suất giao dịch với ngân hàng là rất lớn nên doanh nghiệp đã chi tiết TK 1122 theo ngoại tệ là đồng EURO và USD. Tổng công ty có TK tiền gửi ngân hàng tại duy nhất Ngân hàng ngoại thương Việt Nam nên TK 112 của doanh nghiệp không chi tiết theo ngân hàng. Các TK 131,331 cũng được chi tiết theo các khách hàng và nhà cung cấp lớn. TK 136 được chi tiết theo các đơn vị thành viên. Cụ thể: Số hiệu TK Tên TK 1122 11221 11222 Ngoại tệ USD EURO 131 131-TTAT 131-HPT 131-QT 131-SL 131- KL PTKH Trung tâm âm thanh ĐTNVN Hãng phim truyện Việt Nam Đài phát thanh Quảng Trị Đài phát thanh Sơn La Khách hàng lẻ 331 331-MC 331- REEC 331-JRC 331-KL PTNB Tập đoàn Mitcorp Radio-Electronic equipment Co.,Inc Japan Radio Co Các nhà cung cấp khác 1.2.2.3. Sổ kế toán: Hiện công ty đang sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Do tổng công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh doanh nên hình thức này là hợp lý. Theo hình thức này kế toán sử dụng các loại sổ sau: Nhật ký chứng từ số 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Bảng kê số 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 Các bảng phân bổ số 1, 2, 3. Ngoài các sổ trên, kế toán còn mở sổ chi tiết các tài khoản để ghi chép, lên bảng tổng hợp cuối kỳ và đối chiếu với sổ cái các tài khoản tương ứng, từ đó lấy thông tin lên các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị. Các sổ chi tiết bao gồm: sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết vật tư hàng hoá, sổ tổng hợp nhập-xuất-tồn, sổ chi phí mua hàng, sổ chi tiết TSCĐ. Các nhật ký chứng từ, bảng kê và sổ cái đều được mở cho tất cả các tài khoản sử dụng, kể cả tài khoản tổng hợp và chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán được khái quát như sau: Do doanh nghiệp áp dụng kế toán máy nên kế toán chỉ phải cập nhạt các chứng từ kế toán gốc, sau đó chương trình sẽ tự động cập nhật vào các sổ còn lại theo đúng nguyên tắc, trình tự như trên. 1.2.2.4. Các báo cáo tài chính: Tổng công ty áp dụng kỳ hạch toán theo quý. Định kỳ kế toán các đơn vị trực thuộc gửi báo cáo tài chính về tổng công ty, tổng công ty phải lập các báo cáo tài chính hợp nhất theo đúng quy định của Nhà nước. Hệ thống các báo cáo này bao gồm: Bảng cân đối kế toán hợp nhất Báo cáo kết quả kinh doanh hợp nhất Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất Thuyết minh báo cáo tài chính hợp nhất Ngoài ra, phòng kế toán còn lập các báo cáo quản trị nội bộ. Hệ thống này gồm các báo cáo thường xuyên sau: Bảng lỗ lãi mặt hàng vật tư nhập khẩu Bảng tổng hợp chi phí bán hàng Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ Các báo tài chính quý, năm của tổng công ty được gửi cho các cơ quan Nhà nước gồm; ĐTNVN, cơ quan tài chính, cơ quan thúê, cơ quan đăng ký kinh doanh. Phần 2. Thực trạng kế toán luân chuyển hàng hoá nhập khẩu tại tổng công ty Emico 2.1. Đặc điểm nhập khẩu hàng hoá tại tổng công ty EMICO: 2.1.1. Đặc điểm hàng hoá nhập khẩu: Doanh nghiệp chủ yếu nhập khẩu các thiết bị vật tư thông tin, sau đó bán trực tiếp hoặc lắp đặt chế tạo sản phẩm mới. Các loại máy móc, thiết bị mà công ty nhập khẩu chủ yếu bao gồm: Các loại máy thu, máy phát hình, máy FM, AM, đầu thu chảo tín hiệu vệ tinh, các loại angten thu phát sóng, các thiết bị phụ tùng chuyên dụng dùng cho ngành phát thanh truyền hình. Thiết bị cho các phòng Studio Thiết bị điện ảnh, sân khấu Thiết bị cho triển lãm Thiết bị lưu trữ chương trình Hình thức nhập khẩu của tổng công ty là do Đài TNVN đề ra kế hoạch và công ty tổ chức thực hiện kế hoạch đó. Để có các hợp đồng đặt hàng, công ty phải tham gia dự thầu các dự án. Công ty xem xét các tiêu chuẩn dự thầu, nếu đủ điều kiện thì công ty tiến hành lập hồ sơ dự thầu. Khi trúng thầu, công ty sẽ ký kết các hợp đồng kinh tế. Trước khi nhập khẩu, phòng kinh doanh của công ty tiến hành xác định, dự đoán số lượng, chủng loại các mặt hàng cần nhập khẩu theo chỉ tiêu cấp trên giao phó, theo đơn đặt hàng và theo nhu cầu của thị trường. Sau đó, công ty lựa chọn nhà cung cấp để đặt hàng, ký hợp đồng thương mại. Sau khi hợp đồng được ký kết, công ty tiến hành mở thư tín dụng L/C. Khi nhận được thông báo về việc mở L/C, bên cung cấp tiến hành bàn giao hàng theo thoả thuận trong hợp đồng. Khi hàng về đến nơi giao nhận thì bộ phận kỹ thuật kiểm tra có trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm tra chất lượng hàng hoá và thủ kho làm thủ tục nhập kho, ngoại trừ hàng tiêu thụ thẳng. 2.1.2. Đặc điểm phương thức nhập khẩu Tổng công ty Phát triển Phát thanh Truyền hình Thông tin EMICO chủ yếu tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo 2 phương thức: Phương thức nhập khẩu trực tiếp ( trực tiếp quan hệ, giao dịch, ký kết hợp đồng, thanh toán ). Phương thức nhập khẩu uỷ thác ( uỷ thác cho đơn vị khác ). 2.2. Thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Tổng công ty EMICO: 2.2.1. Kế toán hoạt động nhập khẩu theo phương thức trực tiếp: 2.2.1.1. Chứng từ và tàI khoản sử dụng: Các phương thức thanh toán khác nhau thì có bộ chứng từ khác nhau và phương thức luân chuyển chứng tử cũng khác nhau. Tổng công ty EMICO sử dụng hình thức thanh toán bằng thư tín dụng L/C và thanh toán bằng điện chuyển tiền T/T nhưng hình thức mở L/C là chủ yếu. Vì vậy trong phạm vi chuyên đề này xin tập trung vào hình thức nhập khẩu với hình thức thanh toán bằng thư tín dụng L/C. Để thấy được thủ tục nhập khẩu trực tiếp, xin dẫn chứng một giao dịch kinh tế giữa bên nhập khẩu là tổng công ty EMICO và bên xuất khẩu là tập đoàn Mitcorp. Ngày 3/10/2006, tổng công ty EMICO ký kết hợp đồng kinh tế số 528/06/EMI-TTAT ( phụ lục 6 ) với trung tâm âm thanh, ĐàI tiếng nói VIệt Nam về việc bán cho trung tâm một bộ hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh. Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, Tổng công ty tiến hành nhập khẩu Hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập phương án nhập khẩu chuyển lên phòng tàI chính kế toán xem xét. Kế toán trưởng ký và trình lên tổng giám đốc xem xét ký duyệt. Sau khi phương án được duyệt ngày 6/10/2006, tổng công ty ký hợp đồng nhập khẩu số 529/06/EMI-MC ( phụ lục 4 ) với tập đoàn Mitcorp UK Ltd., ( Anh ) vào ngày 11/10/2006. Ngày 13/10/2006, gửi giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu tới ngân hàng ngoại thương Việt Nam, đồng thời ký quỹ 100% trị giá của hợp đồng là 54150 EUR ( với tỷ giá 20329.43 VND/ EUR ) với kế hoạch thanh toán cụ thể như sau: + 90% giá trị hợp đồng sẽ được thanh toán khi nhận được bộ chứng từ sau: Vận đơn hàng không Phiếu đóng gói chi tiết Hoá đơn thương mại đã ký Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng do Mitcorp phát hành Đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm mọi rủi ro cho 110% trị giá hóa đơn khiếu nại tại Hà Nội. + Thanh toán lần 2: 10% giá trị hợp đồng sẽ được thanh toán sau khi xuất trình biên bản kiểm nghiệm kỹ thuật nhưng không chậm hơn 30 ngày kể từ khi nhận hàng. Ngày 20/10/2006: người bán gửi bộ chứng từ trên cho tổng công ty. Ngân hàng thông báo cho tổng công ty, tổng công ty chấp nhận thanh toán. Ngân hàng thanh toán cho người bán ( 90% giá trị hợp đồng ) và gửi giấy thông báo cho tổng công ty thông qua sổ phụ. Ngày 30/10/2006: hàng về đến sân bay Nội Bài. Tổng công ty cử cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu mang bộ chửng từ ra nhận hàng, làm thủ tục kiểm định hàng hoá. Đồng thời tổng công ty lập tờ khai hàng nhập khẩu giao cho cán bộ hảI quan kiểm tra, xác định số hàng thực nhập, xác định mã hàng, từ đó xác định thuế suất và số thuế phảI nộp. Cơ quan thuế của hảI quan sẽ gửi cho tổng công ty giấy thông báo nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu. Ngày 31/10/2006: hàng về đến kho của tổng công ty. Thủ kho làm thủ tục nhập kho. 2.2.1.2. Trình tự hạch toán: - Ngày 13/10/2006: ký quỹ L/C. Tổng công ty chuyển tiền cho ngân hàng để mua ngoại tệ ký quỹ L/C theo tỷ giá thực tế của ngày 13/10/2006 là 20577 VND/EUR: Nợ TK 144: 54150 X 20577 = 1114244550 Có TK 1121: 1114244550 Số tiền ký quỹ được tổng công ty theo dõi trên sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ mở cho TK 144 Ngày 20/10: thanh toán 90% giá trị hợp đồng cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 3311: 1002820095 Có TK 144: 90% X 54150 X 20577 = 1002820095 Ngày 30/10, hoàn thành các thủ tục hảI quan, kiểm định hàng hoá. Tổng công ty nhận được thông báo của cơ quan thuế hảI quan, thông báo số thuế NK và thuế GTGT phảI nộp: Thuế NK phảI nộp = 54150 X 10% X 20239 = 109594185 ( Tỷ giá 20239 VND/EUR là tỷ giá liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước VN công bố ngày 30/10/2006) Thuế GTGT hàng NK phảI nộp = 10% X ( 54150 + 10% X 54150 ) X 20329 = 121089688 Ngày 31/10: hàng về nhập kho: Nợ TK 1561: 1223838735 Có TK 331: 54150 X 20577 = 1114244550 Có TK 33331: 109594185 Nợ TK 133: 121089688 Có TK 33312: 121089688 Đồng thời thanh toán nốt 10% còn lại cho nhà cung cấp: Nợ TK 3311: 111424455 Có TK 144: 10% X 54150 X 20577 = 11424455 Dựa trên phí mở L/C phảI trả cho ngân hàng ( 0,075% giá trị hợp đồng ), kế toán ghi: Nợ TK 1561: 0,075% X 54150 X 20577 = 835000 Có TK 1121: 835000 Lệ phí hảI quan, lệ phí lưu kho, bến bãI và lệ phí giám định là 5557000 đồng: Nợ TK 1561: 5557000 Có TK 1121: 5557000 Tổng công ty phản ánh toàn bộ chi phí mở L/C, lệ phí lưu kho bến bãi.. Dựa trên vận đơn vận chuyển hàng hoá từ sân bay về kho tổng công ty là 5753.000 ( bao gồm cả VAT 10% ), kế toán ghi: Nợ TK 1562: 5230.000 Có TK 133: 5753.000 2.2.1.3. Trình tự ghi sổ kế toán: * Khi ký quỹ tổng công ty dùng tiền VND mua ngoại tệ ký quỹ. Khi nhận thông báo của ngân hàng thông qua sổ phụ về quá trình thanh toán, tổng công ty sẽ theo dõi trên sổ chi tiết TK 144 ( sổ theo dõi thanh toán ghi bằng ngoại tệ) Sổ này thực chất dùng để theo dõi quá trình thanh toán ngoại tệ cho nhà cung cấp cũng như đối chiếu với sổ chi tiết thanh toán với người bán. Từ thông báo thanh toán của ngân hàng, kế toán cập nhật vào màn hình nhập liệu “Giấy báo nợ của ngân hàng “ ( ghi sổ, TK ghi nợ ( 3311) và TK ghi Có ( TK 144 ) và số phát sinh theo mẫu dưới đây ) trong đó ghi rõ ngoại tệ, tỷ giá. Chương trình sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết TK 144, sổ chi tiết thanh toán với người bán và các sổ chi tiết khác. * Hàng hoá sau khi được chuyển về tổng công ty sẽ được làm thủ tục nhập kho. Phòng kế toán tàI chính ( kế toán kho ) căn cứ vào số lượng hàng hoá thực nhập mà thủ kho báo cáo, căn cứ vào Invoice hàng nhập khẩu, thông báo thuế hảI quan và các chứng từ khác để tính ra giá trị hàng nhập, từ đó lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên: + Người lập phiếu giữ 1 liên tại quyển phiếu nhập ( liên 1 ) + Một liên giao cho cán bộ phòng kinh doanh nhập hàng và phòng kinh doanh sẽ giữ liên này ( liên 2 ) + Một liên dùng để luân chuyển và ghi sổ ( liên 3 ) Thủ kho giữ liên này để ghi vào thẻ kho số lượng nhập. Sau đó chuyển cho kế toán kho. Kế toán kho nhập vào máy tính phiếu nhập ( kế toán kho nhập vào 2 phiếu: “ Phiếu nhập khẩu” đối với phần giá trị tiền phảI trả cho người bán theo Invoice và thuế nhập khẩu theo thông báo của hảI quan và “Giấy báo nợ của ngân hàng” ( chi tiết TK nợ là 1561 ) đối với phí mở L/C, phí hảI quan, lưu kho, bến bãi..) Từ đó, chương trình sẽ tự động vào sổ chi tiết vật tư, hàng hoá và vào bảng kê số 8, vào sổ chi tiết thanh toán với người bán ( bằng ngoại tệ ) và các sổ chi tiết của các TK có liên quan. Cuối kỳ: Từ dòng cộng của sổ chi tiết vật tư hàng hoá, chương trình cập nhật vào sổ tổng hợp N-X-T, vào sổ cáI TK 156 và các TK có liên quan; từ dòng tổng cộng sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở cho các đối tượng ghi vào NKCT số 5 ( mỗi nhà cung cấp 1 dòng ). Dòng tổng cộng của NKCT số 5 dùng để ghi vào sổ cáI TK 331. Phiếu nhập kho Ngày 31/10 tháng 10 năm 2006 Số 718 2.2.2. Kế toán hoạt động nhập khẩu uỷ thác: 2.2.2.1. Chứng từ và tàI khoản sử dụng: * Chứng từ: Do có giấy phép xuất nhập khẩu nên tổng công ty thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu uỷ thác cho đơn vị có nhu cầu về hàng hoá nhập khẩu nhưng không đủ điều kiện thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu. Khi một đơn vị có nhu cầu nhập khẩu uỷ thác thì tổng công ty EMICO ký Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu với đơn vị này. Trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu có ghi rõ tên hàng, quy cách đơn giá, tổng giá trị, xuất xứ, thời gian, địa điểm giao nhận hàng, trách nhiệm mỗi bên, phương thức thanh toán, khiếu nại và trọng tài. Khi đơn vị giao uỷ thác chuyển tiền cho tổng công ty, tổng công ty ký hợp đồng ngoại với nước ngoài. Sau đó tiến hành quy trinh nhập khẩu như đã nêu. Khi hàng về, tổng công ty thông báo cho nhà nhập khẩu uỷ thác biết để nhận hàng. * TK sử dụng: TK 131: PhảI thu Khách hàng TK này được chi tiết theo từng đối tượng khách hàng 1311: Trung tâm âm thanh - ĐàI TNVN 1312: Hãng phim truyện VN 1313: ĐàI phát thanh Quảng Trị 1314: ĐàI phát thanh Sơn La 1315: Khách hàng lẻ 2.2.2.2. Trình tự hạch toán: Trình tự hạch toán được minh hoạ thông qua ví dụ của Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác số 20- 10/2006/HĐUT ngày 11 tháng 10 năm 2006. Đây là hợp đồng ký kết giữa EMICO với ĐàI phát thanh tỉnh Quảng Trị về việc nhập khẩu uỷ thác Phụ tùng cho máy phát thanh AM 10 KW. Tổng giá trị hợp đồng là 28076 USD, tiền phí uỷ thác là 2% trên trị giá hợp đồng ( 561,52 USD ). Tổng công ty nhập khẩu từ hãng Japan Radio Corporation. Sau khi ký hợp đồng ngoại với hãng này vào ngày 18/10/2006, ngày 23/10, tổng công ty tiến hành mở L/C. Ngày 23/10/2006: ĐàI phát thanh tỉnh Quảng Trị theo hợp đồng đã ký kết chuyển tiền bằng chuyển khoản theo tỷ giá thực tế tại thời điểm chuyển tiền là 168080 VND/ USD. kế toán ghi: Nợ TK 1121: 28076 X 16080 = 451.462.080 Có TK 1313: 451.462.080 Ngày 10/11/2006, tổng công ty chấp nhận thanh toán theo bộ chứng từ mà bên xuất khẩu gửi đến. Ngân hàng thanh toán và thông báo cho tổng công ty, kế toán ghi: Nợ TK 3313: 28076 X 16080 = 451.462.080 Có TK 144: 451.462.080 Ngày 12/11/2006 hàng về tới sân bay Nội BàI, cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu làm các thủ tục hảI quan, kiểm định, nhận hàng. Ngày 13/11, theo thông báo của hảI quan về thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu phảI nộp: Số thuế NK phảI nộp = 10% X 28076 X 16052 = 45.067.595 Số thuế GTGT hàng NK = 10% ( 28076 + 10% X 28076 ) X 16052 = 49.574.355 Nợ TK 1313: 94.641.950 Có TK 33331:45.067.595 Có TK 33312: 49.574.355 + Nộp thuế: Nợ TK 33312: 45.067.595 Nợ TK 3333: 49.574.355 Có TK 1121: 94.641.950 Đồng thời phản ánh hàng về tạm nhập kho tại tổng công ty: Nợ TK 1561: 451.462.080 Có TK 3313: 451.462.080 Kế toán phản ánh chi phí mở L/C ( 0.075 % giá trị hợp đồng, tương đương 340,000 đồng ) và lệ phí hảI quan và chi phí giám định ( 2.540.000 đồng ) đã thanh toán bằng chuyển khoản: Nợ TK 1313: 2880.000 Có TK 1121: 28880.000 Đồng thời ghi: Nợ TK 003: 451.462.080 Ngày 15/11/2006, khi giao hàng cho khách hàng, kế toán xuất cho khách hàng 2 hoá đơn GTGT cho hàng xuất khẩu uỷ thác và cho hoa hồng uỷ thác. Dựa trên phiếu xuất kho ( PX 612) kế toán ghi: Nợ TK 1313: 451.462.080 Có TK 1516: 451.462.080 Phản ánh doanh thu hoa hồng uỷ thác ( 2% giá trị hợp đồng, tỷ giá theo tỷ giá ngày mở L/C, đã bao gồm thuế GTGT ): Nợ TK 1313: 2% X 28076 X16080 = 9.029.242 Có TK 511: 8.208.401 Có TK 3331: 820.841 Ngày 30/11/2006, theo thoả thuận trong hợp đồng, ĐàI PT-TH tỉnh Quảng Trị đã thanh toán toàn bộ số tiền còn lại ( tiền thuế, hoa hồng uỷ thác, phí L/C, lệ phí hảI quan) bằng chuyển khoản: Nợ TK 1121: 106.560.191 Có TK 1313: 94.461.950 + 9.029.242 + 2.880.000= 106.551.192 Toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình nhập khẩu uỷ thác tổng công ty phản ánh trên TK 641 ( gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng từ sân bay về kho tổng công ty là 2.310.000 đã gồm VAT 10%) Nợ TK 641: 2.100.000 Nợ TK 133: 210.000 Có TK 111: 2310000 2.2.2.3. Trình tự ghi sổ kế toán: Khi hàng về, tổng công ty cũng làm phiếu nhập kho tương tự như nhập khẩu trực tiếp. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho vào thẻ kho, chương trình sẽ vào sổ chi tiết vật tư hàng hoá, sổ tông hợp N-X-T, bảng kê số 8,9 và sổ cáI TK 156 như nhập khẩu trực tiếp. Khi xuất hàng hoá trả bên uỷ thác, kế toán lập 2 hoá đơn GTGT cho hàng hoá xuất và hoa hồng phí uỷ thác. Từ hoá đơn GTGT của hoa hồng uỷ thác, kế toán hạch toán doanh thu. Phần hạch toán doanh thu này cũng tương tự như phần hạch toán doanh thu hàng nhập khẩu sẽ được trình bày ở phần sau. Đồng thời, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng, số liệu sẽ được cập nhật vào sổ chi tiết thanh toán với người mua. Căn cứ vào dòng số liệu tổng cộng cuối kỳ của sổ thanh toán chi tiết với người mua mở cho từng đối tượng ghi vào bảng kê số 11. Lấy tổng cộng của bảng kê số 11 để ghi vào NKCT số 8 ( ghi Có TK 131) và sổ cáI TK 131. Mẫu hoá đơn GTGT như sau: Từ phần ghi trên của bảng kê số 11, chương trình sẽ cập nhật vào NKCT số 8 ( ghi có TK 131 ) Từ dòng cộng có này của NKCT số 8, chương trình sẽ cập nhật sổ cáI TK 131, còn các phát sinh nợ TK 131 thì căn cứ vào các NKCT có liên quan để ghi vào. Số dư cuối kỳ của sổ cáI TK 131 được lấy từ dòng tổng cộng của bảng kê số 11. Tương tự như sổ cáI TK 331, sổ cáI TK 131 chỉ cung cấp thông tin kháI quát về tình hình thanh toán với khách hàng, còn các số liệu cụ thể được cung cấp ở các sổ chi tiết và bảng kê số 11. Tuy vậy, sổ cáI TK 131 cũng là cơ sở để đối chiếu giữa các sổ với nhau. 2.3. Thực trạng kế toán dự trữ hàng nhập khẩu tại tổng công ty EMICO: Tổng công ty EMICO chủ yếu nhập khẩu các thiết bị khi công ty có nhu cầu sử dụng ngay hoặc khi có đơn vị khác đặt hàng, chính vì vậy việc dự trữ hàng hoá nhập khẩu là không nhiều tại tổng công ty. Tuy nhiên, một số ít các hàng nhập khẩu dự trữ tại tổng công ty sẽ được phản ánh như sau: 2.3.1. Tại kho: Quá trình hàng hoá được đưa về nhập kho tại công ty: Để có các hợp đồng đặt hàng, công ty phảI gia thầu các dự án. Công ty xem xet các tiêu chuẩn dự thầu, nếu đủ điều kiện thì công ty tiến hành lập hồ sơ dự thầu. Khi trúng thầu, công ty sẽ ký kết các hợp đồng kinh tế. Trước khi nhập khẩu, Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành xác định, dự đoán số lượng, chủng loại các mặt hàng cần nhập khẩu theo chỉ tiêu cấp trên giao phó, theo đơn đặt hàng và theo nhu cầu của thị trường, tính toán và lên phương án khẩu, chọn nhà cung cấp nước ngoài. Sau đó, Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đưa phương án nhập khẩu lên phòng tàI chính kế toán để xem xét giá cả hàng hoá nhập khẩu, các chi phí như lãI tiền vay ngân hàng, chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, chi phí quản lý và các loại thuế khác liên quan đến lô hàng định nhập. Phương án này được trình lên tổng giám đốc xem xét và duyệt. Khi đã được phê duyệt, phòng kinh doanh xuất nhập khảu ký hợp đồng ngoại với nhà cung cấp nước ngoàI và chuyển phòng tàI chính kế toán để thực hiện mở thư tín dụng. Sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết, công ty tiến hành mở thư tín dụng L/C. Trước hết, công ty viết “Giấy xin mở thư tín dụng” gửi đến ngân hàng. Đồng thời viết 2 uỷ nhiệm chi: Một để trả phí mở L/C và một để ký quỹ mở L/C. Khi nhận được thông báo về việc mở L/C, bên cung cấp gửi cho ngân hàng một bộ chứng từ trước khi giao hàng. Bộ chứng từ này bao gồm: Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice ) Vận đơn ( Bill of loading ) Giấy chứng nhận bảo hiểm ( Certificate of Insurance ) Giấy chứng nhận phẩm chất ( Certificate of Quality ) Giấy chứng nhận khối lượng ( Certificate ò Quantity ) Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin ) Phiếu đóng gói ( Packing list ) Ngân hàng mở thư tín dụng kiểm tra và thông báo cho tổng công ty biết về bộ chứng từ mà bên bán gửi là hợp lệ hay không. Khi tổng công ty chấp nhận bộ chứng từ thì báo cho ngân hàng mở thư tín dụng biết và Ngân hàng sẽ thanh toán cho bên bán, đồng thời gửi giấy báo Có cho tổng công ty thông qua sổ phụ. Lúc này doanh nghiệp mới nhận được chứng từ để đI nhận hàng. Do hàng nhập từ nước ngoàI nên thường nhập bằng đường không hoặc đường biển. Tuỳ theo điều kiện thoả thuận trong hợp đồng mà tổng công ty có thể phảI tiến hành thuê tàu chở hàng nhập khẩu hay mua bảo hiểm cho hàng hoá trên biển. Khi có giấy báo hàng đã về cảng hoặc sân bay, nhân viên phòng kinh doanh xuất nhập khẩu mang bộ chứng từ nhập khẩu đến địa điểm nhận hàng xuất trình cho người chuyên chở hàng hoá và làm các thủ tục bốc dỡ, kiểm nhận, làm các thủ tục hảI quan. TIến hành kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu: Các cơ quan giao thông ( ga, cảng ) phảI kiểm tra niêm phong cặp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải. Nếu phát hiện có tổn thất thì mời công ty giám định lập biên bản giám định dưới tàu. Trong trường hợp hàng thiếu, thừa hoặc sai quy định, tổng công ty sẽ Fax cho bên bán và hai bên cùng thoả thuận để giảI quyết theo quy định trong hợp đồng. Đối với các khoản phảI nộp liên quan đến hàng nhập khẩu, sau khi nhận được thông báo thuế, biên lai thu lệ phí hảI quan tổng công ty các định thuế nhập khẩu, thuế GTGT của hàng nhập khẩu và thuế TTĐB hàng nhập khẩu ( nếu có ). Trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận thông báo, tổng công ty sẽ tiến hành thanh toán số thuế phảI nộp. Tổng công ty sẽ nhận được sổ phụ thu của ngân hàng, giấy báo nợ, biên lai thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu. Sau khi đã nhận được hàng nhập khẩu thì tuỳ từng trường hợp mà tổng công ty sẽ giao thẳng hàng nhập khẩu cho khách hàng hoặc chuyên chở về kho của tổng công ty. 2.3.2. Tại phòng kế toán: Hàng hoá sau khi được chuyển về tổng công ty sẽ được làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên: + Người lập phiếu giữ 1 liên tại quyển phiếu nhập ( liên 1 ) + Một liên giao cho cán bộ phòng kinh doanh nhập hàng và phòng kinh doanh sẽ giữ liên này ( liên 2 ) + Một liên dùng để luân chuyển và ghi sổ ( liên 3 ) Thủ kho giữ liên này để ghi vào thẻ kho số lượng nhập. Sau đó chuyển cho kế toán kho. Kế toán kho nhập vào máy tính phiếu nhập ( kế toán kho nhập vào 2 phiếu: “ Phiếu nhập khẩu” đối với phần giá trị tiền phảI trả cho người bán theo Invoice và thuế nhập khẩu theo thông báo của hảI quan và “Giấy báo nợ của ngân hàng” ( chi tiết TK nợ là 1561 ) đối với phí mở L/C, phí hảI quan, lưu kho, bến bãi..) Từ đó, chương trình sẽ tự động vào sổ chi tiết vật tư, hàng hoá và vào bảng kê số 8, vào sổ chi tiết thanh toán với người bán ( bằng ngoại tệ ) và các sổ chi tiết của các TK có liên quan. 2.4. Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại tổng công ty EMICO: 2.4.1. Kế toán bán hàng hoá nhập khẩu: Tại tổng công ty EMICO, hàng hoá nhập khẩu được tiêu thụ theo 2 phương thức bán hàng vận chuyển thẳng hoặc bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp, mà không bán lẻ hàng hoá nhập khẩu. Đó là do đặc thù của hàng hoá nhập khẩu của tổng công ty là thiết bị thông tin, là những hàng hoá có giá trị lớn và thời gian khấu hao nhanh. Hàng hoá chủ yếu được nhập khẩu để bán theo hợp đồng hoặc theo đơn đặt hàng. Cũng chính vì vậy mà các khoản giảm trừ doanh thu do hàng bán bị trả lại hầu như không xảy ra. Tổng công ty không có các hình thức chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng bán cho khách hàng. Vì vậy trong phần này sẽ không đề cập tới các khoản giảm trừ doanh thu. 2.4.1.1. Hạch toán giá vốn hàng bán: 2.4.1.1.1. Chứng từ và tàI khoản sử dụng: Với mỗi hình thức tiêu thụ khác nhau thì tổng công ty sử dụng chứng từ khác nhau. * Với hình thức bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp: Dựa trên hợp đồng kinh tế đã ký kết, dựa trên hoá đơn GTGT, kế toán kho viết phiếu xuất kho. Thủ kho tiến hành xuất hàng hoá cho khách hàng, ghi số lượng xuất của hàng hoá lên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng, sau đó chuyển cho kế toán kho. Kế toán kho căn cứ vào phương pháp giá xuất để điền vào cột đơn giá trên phiếu xuất, nhập vào chương trình phiếu xuất, từ đó chương trình sẽ cập nhật vào các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp có liên quan. HIện tại tổng công yt EMICO đang áp dụng phương pháp tính trị giá vốn hàng bán theo phương pháp thực tế bình quân gia quyền. Trị giá thực tế của Giá thực tế bình quân Số lượng thành phẩm Hàng hoá xuất kho = của hàng hoá xuất kho X xuất kho trong kỳ Trongkỳ trong kỳ Giá thực tế Giá thực tế của hàng hoá tồn + Giá thực tế của hàng hoá Bình quân của kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Hàng hoá xuất = ----------------------------------------------------------------- Kho Số lượng hàng hoá tồn kho + Số lượng hàng hoá nhập kho đầu kỳ trong kỳ Tuy nhiên, do đặc điểm hàng hoá của tổng công ty như trên đã phân tích là giá trị hàng hoá lớn, thời gian khấu hao nhanh, hàng hoá được nhập khẩu theo nhu cầu của khách hàng, theo các đơn đặt hàng nên doanh nghiệp hầu như không có hàng hoá nhập tồn kho, do vậy gần như là giá thực tế. Khi xuất hàng, chi phí mua hàng chưa được tính ngay vào GVHB mà đến cuối kỳ kế toán mới tiến hành phân bổ cho hàng bán ra trong quý ( thường là kết chuyển hết ). Chi phí mua hàng khi phát sinh sẽ được tập hợp vào sổ chi phí mua hàng, sổ này được mở theo quý, thoe dõi cho mọi hàng hoá. * Với hình thức bán hàng chuyển thẳng: Khi hàng hoá về đến sân bay, bến cảng, sau khi được nhân viên phòng kinh doanh kiểm tra chất lượng, hàng hoá sẽ được chuyển đến ngay cho khách hàng theo thoả thuận trong hợp đồng. Lúc này hàng hoá vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Chỉ khi khách hàng ký nhận đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán vào ‘hoá đơn GTGT’ do người giao hàng của tổng công ty đưa thì lúc này, căn cứ vào Invoice của hàng nhập khẩu và các hoá đơn ghi nhận cho chi phí trực tiếp khác của hàng nhập khẩu ( phí mở L/C, phí hảI quan, lưu kho.) để ghi nhận giá vốn hàng bán. TK sử dụng: TK 632 – Giá vốn hàng bán 2.4.1.1.2. Trình tự hạch toán: * Với hoạt động bán buôn qua kho: Khi xuất bán hàng hoá, kế toán căn cứ vào số lượng hàng hoá xuất bán ghi trên hoá đơn, giá thực tế bình quân của hàng xuất kho theo phương thức bình quân gia quyền để tính ra giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 Có TK 1561 * Với hoạt động bán hàng chuyển thẳng, căn cứ vào Invoice nhập khẩu, thông báo nộp thuế của hảI quan, lệ phí mở L/C, lệ phí hảI quan, kiểm định, kế toán xác định được giá trị mua thực tế của hàng nhập khẩu, Kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 331 Có TK 1121 Cuối kỳ, kế toán tập hợp và phân bổ chi phí mua hàng cho hàng xuất bán trong kỳ. Với những mặt hàng chuyên dụng mà tổng công ty nhập khẩu thì chi phí mua hàng chủ yếu gồm các khoản sau: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá từ nơI hàng tập kết đến kho tổng công ty, chi phí cho cán bộ mua hàng, chi phí cho công tác giao nhậnTrong đó chi phí vận chuyển hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí mua hàng. Chi phí mua hàng này sẽ được tập hợp vào TK 1562 – chi phí mua hàng ( theo dõi cho mọi loại hàng hoá ) và đến cuối kỳ mới tiến hành phân bổ ( thường là kết chuyển hết ) cho hàng hoá bán ra trong quý và ghi sổ kế toán theo định khoản: Nợ TK 632 Có TK 1562 Ví dụ: ở nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp ở trên, ngày 31/10, 1 bộ hệ thống đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh ( A13 ) đã được nhập kho. Đến ngày 6/11/2006, theo hợp đồng nội đã ký kết với Trung tâm âm thanh ĐàI TNVN, tổng công ty xuất kho bán bộ A13 này cho trung tâm. Dựa vào sổ chi tiết của hàng hoá này, cuối kỳ, kế toán xác định giá vốn hàng xuất bán trong kỳ: Do cả kỳ chỉ có một bộ phận nhập tồn đầu kỳ là 0, do đó đơn giá bình quân của A13 xuất bán trong kỳ = ( 1230230735 + 0 ) : ( 1+ 0 ) = 1230230735 Kế toán ghi chỉ tiêu đơn giá xuất vào phiếu xuất kho, kế toán phản ánh: Nợ TK 632: 1.230.230.735 Có TK 1561: 1.230.230.735 2.4.1.1.3. Trình tự ghi sổ kế toán: * Với hình thức bán buôn qua kho: Khi bán hàng, dựa trên hoá đơn GTGT, kế toán kho lập phiếu xuất. Phiếu này được lập làm 3 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhận hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán. Thủ kho ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho, vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng, sau dó chuyển cho kế toán kho để định khoản. Kế toán kho sẽ cập nhật chứng từ phiếu xuất, khai báo phương pháp tính giá xuất. Từ phiếu xuất, số liệu sẽ được cập nhật vào sổ chi tiết vật tư hàng hoá, bảng kê số 8 chi tiết cho hàng hoá đó. Cuối quý, từ sổ chi tiết của từng hàng hoá, số liệu được tổng hợp vào sổ tổng hợp N-X-T của tất cả các vật tư, hàng hoá trong quý, từ số liệu tổng hợp của bảng kê số 8 để vào NKCT số 8 ( ghi có TK 1561 ) cũng như vào sổ cáI TK 156. Dựa trên các số liệu này cuối kỳ, chương trình sẽ tự động tính ra được đơn giá của hàng hoá xuất bán trong kỳ, từ đó tính được giá vốn hàng hoá xuất bán trong kỳ. Từ đó chương trình cập nhật giá trị của hàng hoá xuất ra ở phiếu xuất, cập nhật vào sổ chi tiết giá vốn và các sổ có liên quan. * Với hình thức bán hàng chuyển thẳng, từ các hóa đơn thương mại, giấy báo Nợ ngân hàngchương trình sẽ cập nhật ngay vào sổ chi tiết giá vốn mà không cần đợi tới cuối kỳ mới xác định được giá vốn hàng bán. * Cuối kỳ, từ số tổng hợp của sổ chi tiết giá vốn kết chuyển vào sổ tổng hợp chi tiết giá vốn của thành phẩm hàng hoá, từ đó vào sổ cai TK 632. Màn hình nhập liệu của phiếu nhập kho có mẫu như sau: Tổng công ty EMICO Số 5A Thi Sách, Hà Nội Sổ chi tiết vật tư hàng hoá TàI khoản 1561 Tên hàng hoá: Hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh Quý IV/2006 Đơn vị tính: Bộ Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn 2.4.1.2. Hạch toán doanh thu bán hàng nhập khẩu: 2.4.1.2.1. Chứng từ và tàI khoản sử dụng: Chứng từ nghiệp vụ bán hàng là hoá đơn GTGT do phòng kế toán lập và lập cho mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hoá đơn GTGT ở tổng công ty được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu tại phòng kế toán, liên 2 và liên 3 giao cho khách hàng mang xuống kho nhận hàng. Sau khi làm xong mọi thủ tục chứng từ, lúc đó thủ kho kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ rồi xuất giao cho khách hàng, đồng thời giữ lại liên 3 để thanh toán và ghi vào thẻ kho. Sau đó nộp lại liên này về Phòng tàI vụ để kế toán ghi sổ kế toán liên quan. Tổng công ty sử dụng TK 511 dể hạch toán doanh thu 2.4.1.2.2. Trình tự hạch toán Với hàng hoá nhập khẩu, bán theo đơn đặt hàng tổng công ty áp dụng các phương thức thanh toán là khách hàng ứng trước hoặc bán hàng trả chậm. Để tiện theo dõi tình hình bán hàng và cũng phù hợp với đặc điểm tiêu thụ của tổng công ty, kế toán mở sổ “theo dõi thanh toán”. Khi khách hàng chấp nhận thanh toán, dựa trên hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 131 – chi tiết khách hàng Có TK 511 Có TK 3331 Phần thanh toán của người mua được theo dõi ở một phần riêng trong sổ “ theo dõi thanh toán”. Trong quá trình bán hàng, trường hợp phát sinh các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu, hàng bán bị trả lại hầu như không xảy ra. Như ví dụ ở trên, ngày 6/11, tổng công ty bán cho trung tâm âm thanh 1 bộ hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh. Kế toán xuất hoá đơn GTGT số 068755. Kế toán ghi: Nợ TK 1311: 1.397.000.000 Có TK 511: 1.270.000.000 Có TK 3331: 1.270.000.000 Trình tự ghi sổ kế toán Ví dụ ở trên, kế toán xuất hoá đơn GTGT số 068155. Hoá đơn này cũng được lập làm 3 liên, liên 1 phòng kế toán, liên 2 và 3 giao cho khách hàng mang xuống kho nhận hàng. Sau khi làm xong mọi thủ tục chứng từ, lúc đó thủ kho kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ rồi xuất giao hàng cho khách, đồng thời giữ lại liên 3 để ghi vào thẻ kho. Sau đó nộp liên này về cho phòng kế toán. Mẫu hoá đơn GTGT của tổng công ty như sau: Hoá đơn GTGT Từ hoá đơn GTGT và sổ chi tiết giá vốn của hàng hoá tương ứng, kế toán vào sổ chi tiết bán hàng. Sổ chi tiết bán hàng được sử dụng để theo dõi doanh thu cho từng loại hàng hoá bán ra trong kỳ và được mở theo năm cho toàn bộ doanh thu. Chương trình cập nhật vào chi tiết bán hàng hàng ngày, cập nhật theo từng hóa đơn bán hàng cho các chỉ tiêu số lượng đơn giá, giá bán chưa có VTA, thuế GTGT và tổng giá thanh toán. Cuối kỳ cộng sổ chi tiết bán hàng để ghi vào sổ tổng hợp chi tiết bán hàng. Số liệu trên sổ tổng hợp chi tiết bán hàng này cuối kỳ sẽ được cập nhật vào NKCT số 8 ( ghi Có TK 511 ). Từ NKCT số 8, phần ghi Có TK 511 vào sổ cáI TK 511 phần phát sinh Có, các phát sinh Nợ được cập nhật từ NKCT số 8 phần ghi Có TK 911. Về hạch toán thanh toán với người mua: Theo những điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng khách hàng tiến hành thanh toán cho tổng công ty. Từ hoá đơn GTGT và các chứng từ thanh toán, số liệu sẽ được cập nhật vào sổ chi tiết thanh toán với người mua. Sổ này theo dõi chi tiết cho từng khách hàng, từng lần thanh toán và số còn phảI trả. ở tổng công ty, sổ này được mở riêng cho khách hàng chính, các khách hàng vãng lai được tập hợp chung trên một sổ. Từ sổ chi tiết TK 131 này, cuối kỳ, chương trình sẽ tự động cập nhật vào bảng kê số 11, NKCT số 8 ( ghi Có TK 131 ) và sổ cáI TK 131. Trích sổ chi tiết bán hàng của hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh quý IV/ 2006. Sổ chi tiết bán hàng phần 3: hoàn thiện kế toán luân chuyển hàng hoá nhập khẩu tại tổng công ty Emico 3.1. đánh giá kháI quát thực trạng kế toán luân chuyển hàng hoá tại tổng công ty EMICO: 3.1.1. ưu điểm: 3.1.1.1. Về tính giá hàng hoá nhập khẩu: Về tính giá hàng nhập khẩu, tổng công ty hạch toán chi phí mở L/C, phí thanh toán, lệ phí hảI quan, thuê kho, bến bãI của lô hàng nhập khẩu voà trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu đó ( tức là hạch toán vào TK 1561 ). Chi phí thu mua của hàng nhập khẩu chỉ gồm chi phí vận chuyển, lắp đặt, bốc dỡ hàng hoá từ bến cảng, sân bay tới kho công ty; chi phí nhân viên đI nhận hàng, và được mở cho mọi loại hàng hoá. Điều này là hợp lý giúp xác định giá vốn hàng bán ra chính xác và đơn giản hơn. Như đã phân tích ở trên, tổng công ty tồn kho hàng hoá nhập khẩu là rất ít. Do đó chi phí thu mua hàng hoá nhập khẩu thường là được kết chuyển hết cho giá vốn hàng bán ra trong kỳ. Vì thế, việc hạch toán chi phí mở L/C, chi phí thanh toán và các lệ phí khác liên quan đến việc nhập khẩu lô hàng vào chi phí thu mua là hoàn toàn không cần thiết, đồng thời cũng không phản ánh đúng thực chất của lô hàng nhập khẩu. 3.1.1.2. Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu: ở tổng công ty không áp dụng các hình thức chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng bán cho khách hàng nên không phảI theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu này. Đó là do đặc thù của hàng hoá của tổng công ty là các thiết bị chuyên dụng, có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài. Khách hàng không mua đại trà và chi mua khi có nhu cầu. Do đó việc không áp dụng các hình thức này cũng là hợp lý. Tuy vậy, tổng công ty cần luôn luôn chú trọng đến chất lượng để đảm bảo giữ vững tính cạnh tranh của đơn vị mình. 3.1.1.3. Về tổ chức bộ máy kế toán: Tổng công ty phát triển phát thanh truyền hình thông tin EMICO là một doanh nghiệp qui mô lớn với nhiều loại hình hoạt động khác nhau. Tuy khối lượng công tác kế toán là rất lớn nhưng tổng công ty có bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, khoa học và hoạt động có hiệu quả, đẩy mạnh công tác tổng hợp kế toán và quản lý doanh nghiệp. Tổng công ty được các cơ quan chức năng đánh giá là đơn vị chấp hành nghiêm chỉnh chế độ hạch toán kế toán theo đúng quy định của Nhà nước. Tổng công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Bộ máy tổ chức kế toán được sắp xếp khoa học thống nhất từ tổng công ty đến các đơn vị trực thuộc. Đặc biệt là sự phân cấp quản lý, đơn vị trực thuộc hàng quý gửi báo cáo kế toán lên tổng công ty. Điều này đảm bảo cho công tác hạch toán được kịp thời, đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát, kiểm tra đối với các kế toán ở các đơn vị trực thuộc cũng như toàn tổng công ty. Bộ máy kế toán của tổng công ty được tổ chức khoa học, hợp lý, thuận lợi cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trong phòng kế toán có sự phân công công tác rõ rang cho từng kế toán viên, mỗi người phụ trách một phần hành kế toán cụ thể. Sự phân công của các bộ phận kế toán này có sự liên hệ chặt chẽ với nhau để tạo sự thống nhất và chặt chẽ trong thông tin kế toán. Đội ngũ kế toán gồm nhiều kế toán trình độ nghiệp vụ chuyên môn tốt, nghiệp vụ cao, hiểu biết về ngoại thương. Điều này giúp đảm bảo công tác kế toán tại doanh nghiệp luôn chính xác, hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của nhà quản lý. Các phần hành kế toán được kiểm tra, đối chiếu thường xuyên nhằm đảm bảo tính chính xác, kịp thời của báo cáo kế toán. Việc áp dụng kế toán máy cũng góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kế toán tại tổng công ty, giúp quá trình tổng hợp nhanh chóng và chính xác. Một điểm nổi bật ở công ty là tổng công ty đã có bộ phận kiểm toán nội bộ từ rất sớm. Công tác này do phòng tổ chức tổng hợp tiến hành, độc lập với phòng tàI chính kế toán. Điều này giúp đảm bảo quá trình tổ chức kinh doanh cũng như hạch toán kế toán tại đơn vị thêm hiệu quả và chính xác, giúp ban lãnh đạo có được thông tin kịp thời, chính xác và về các hoạt dộng trong doanh nghiệp, kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Có thể nói tổ chức kế toán tại tổng công ty là hợp lý và linh hoạt, luôn cập nhật và chấp hành tốt quy định tàI chính kế toán do Nhà nước quy định. 3.1.1.4. Về hệ thống chứng từ, tàI khoản và hình thức ghi sổ: Hệ thống chứng từ mà tổng công ty sử dụng là phù hợp với quy định của Bộ tài chính. Các thông tin, nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh một cách đầy đủ chính xác. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng quy định. Các chứng từ được giám sát, kiểm tra chặt chẽ, được bảo quản lưu trữ cẩn thận. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch trong công tác kế toán, tránh sai sót, gian lận, đồng thời là cơ sở pháp lý phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra. Hệ thống tài khoản của doanh nghiệp luôn được cập nhật theo quy định mới nhất. Là một doanh nghiệp với hoạt động kinh doanh chủ yếu là nhập khẩu, khối lượng giao dịch với ngân hàng lớn nên doanh nghiệp đã chi tiết TK 1122 theo ngoại tệ. Điều này rất phù hợp với hoạt động xuất nhập của tổng công ty. Việc chi tiết TK 131, 331 theo khách hàng và nhà cung cấp cũng rất hợp lý. Với một khối lượng công việc kế toán rất lớn, công ty chọn hình thức Nhật ký-chứng từ là rất phù hợp. Các nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái đều được mở cho tất cả các tài khoản sử dụng, kể cả tổng hợp và chi tiết, phù hợp với hoạt động của tổng công ty giúp quá trình quản lý hiệu quả hơn. 3.1.1.5. Về hoạt động kinh tế: Là một tổng cụng ty nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu nờn cụng ty cú nhiều lợi thế. Với nguồn vốn lớn, lại là một trong những doanh nghiệp tiờn phong trong lĩnh vực phỏt thanh truyền hỡnh thụng tin, tổng cụng ty phỏt huy thế mạnh của mỡnh khụng ngừng phỏt triển. Vốn chủ sở hữu qua cỏc năm đều tăng, quỏ trỡnh huy động và tạo nguồn vốn là ổn định, sử dụng vốn cú hiệu quả. Với việc chuyển sang hoạt động theo mụ hỡnh cụng ty me, cụng ty con, tổng cụng ty đó phỏt triển hoạt động của mỡnh sang nhiều lĩnh vực tiềm năng, vừa tận dụng nguồn vốn, vừa mở ra cỏc cơ hội phỏt triển trong tương lai. Trong hoạt động sản xuất kinh doạnh, tổng cụng ty luụn chỳ trọng nõng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến sản phẩm, chế tạo sản phẩm mới tiến tới thay thế hàng nhập khẩu, tạo cụng ăn việc làm cho cỏn bộ cụng nhõn viờn. Tổng cụng ty là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong hoạt động kinh doanh và phỏt triển cỏc thiết bị vật tư kỹ thuật phục vụ cho phỏt thanh, truyền hỡnh, thụng tin; cú uy tớn lớn với cỏc bạn hàng. Trong sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, tổng cụng ty đó duy trỡ tốt cụng tỏc quản lý kinh tế, kỹ thuật, vật tư, tiền vốn, tài sản. Tổng cụng ty luụn chỳ trọng nhiệm vụ chớnh trị của ngành và cỏc nghĩa vụ nộp ngõn sỏch cho nhà nước, thực hiện đỳng nguyờn tắc chế độ chớnh sỏch của nhà nước, của ngành và địa phương. Về quản lý kỹ thuật, ưu tiờn đầu tư vốn trang bị mới, thiết bị để đảm bảo việc kiểm tra, đo đạc, chất lượng cỏc sản phẩm đó sản xuất, cung cấp, bồi dưỡng, đào tạo, tuyển dụng thờm kỹ sư, cụng nhõn kỹ thuật trẻ nhằm đỏp ứng được nhu cầu đổi mới, nghiờn cứu, ứng dụng, phỏt triển, sỏng chế cỏc sản phẩm mới, kỹ thuật mới của ngành. 3.1.2. Hạn chế: 3.1.2.1. Về hạch toán ngoại tệ: Ngoại tệ của tổng công ty được hạch toán theo tỷ giá thực tế, Khi có hoạt động ký quỹ hay phảI mua ngoại tệ để trả tiền cho người bán, doanh nghiệp làm đơn xin mua ngoại tệ gửi cho ngân hàng. Tỷ giá sẽ lấy vào tỷ giá ngày mua được ngoại tệ do ngân hàng thông báo. Sau đó, khi hạch toán các nghiệp vụ liên quan, doanh nghiệp sẽ hạch toán theo tỷ giá này, có nghĩa là không quan tâm tới chênh lệch, biến động của tỷ giá. Tuy việc làm này giảm nhẹ được nhiều khâu trong công tác kế toán, làm đơn giản quá trình hạch toán kế toán các nghiệp vụ nhung như vậy không theo dõi được những biến động của tỷ giá ngoại tệ, không phản ánh đúng số dư các tàI khoản có gốc ngoại tệ cũng như cho chi phí thực tế của hoạt động có liên quan đến ngoại tệ. Với hoạt động giao dịch ngoại tệ diễn ra khá nhiều, số tiền có giá trị khá lớn, nếu theo dõi biến động tỷ giá, doanh nghiệp sẽ phản ánh đúng hơn chi phí hay giá trị của khối lượng giao dịch. Đặc biệt khi tỷ giá có những biến động liên tục thì việc theo dõi càng cần thiết, phản ánh đúng hơn giá vốn hàng hoá nhập khẩu. NgoàI ra, hiện nay tổng công ty chưa có chính sách dự trữ ngoại tệ. Mỗi khi thực hiện hợp đồng ngoại, tổng công ty viết giấy uỷ nhiệm chi xin mua số ngoại tệ bằng với giá trị hợp đồng. Trong nhiều trường hợp, việc xin mua ngoại tệ có thể sẽ không thể thực hiện ngay mà phảI đợi trong 2,3 ngày, làm ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện hợp đồng. NgoàI ra, tổng công ty không chủ động được giá xuất ngoại tệ. Điều này đặc biệt bất lợi khi có những biến động lớn về ngoại tệ trên thị trường, nhất là khi thị trường ngoại hối của Việt Nam đã gia nhập vào thị trường quốc tế. 3.1.2.2. Về hạch toán hàng mua đI đường: ở tổng công ty không sử dụng TK 151 – Hàng mua đang đI đường. Khi hàng hoá nhập khẩu đã về tới sân bay, bến cảng, làm thủ tục hảI quan, hàng hoá lúc này đã thuộc quyền sở hữu của công ty tuy vậy chỉ đến khi hàng hoá về tới kho của công ty, lúc này tổng công ty mới tiến hành hạch toán. Thông thường, thời gian từ lúc hàng về tới sân bay, bến cảng cho đến khi hàng về tới kho là không lâu. Do vậy việc không sử dụng tài khoản 151 không ảnh hưởng nhiều tới quá trình hạch toán kế toán. Tuy nhiên, nếu cuối kỳ hàng hoá chưa về đến kho, tổng công ty không hạch toán TK 151 thì sẽ không phản ánh đúng tình trạng tài sản cũng như công nợ của tổng công ty trong kỳ, ảnh hưởng tới các báo cáo tài chính. 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện và yêu cầu hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Tổng Công ty EMICO. Cơ chế tỷ giá hiện nay của nước ta là cơ chế tỷ giá thả nổi có quản lý. Cơ chế tỷ giá từng bước được thả nổi đã dần hiện hữu khi từ cuối năm 2005 khi IMF chính thức công nhận Việt Nam thực hiện hoàn toàn việc tự do hóa các giao dịch vãng lai. Tỷ giá phải phản ánh đúng thông điệp của thị trường. Tuy Nhà nước có khống chế tỷ giá USD/VNĐ nhưng do thả nổi tỷ giá các ngoại tệ mạnh khác và không còn kiểm tra chứng từ với các giao dịch mua bán ngoại tệ không sử dụng VND (quyết định 1452 ngày 10/11/2004) nên mặc nhiên thị trường có thể phá trần tỷ giá USD/VND một cách hợp pháp. Nếu không hài lòng ở mức tỷ giá USD/VND do Nhà nước công bố, các doanh nghiệp có thể tự do chuyển đổi từ USD sang EUR theo giá thỏa thuận rồi sau đó lại chuyển từ EUR sang VND, nếu quy lại, tỷ giá USD/VND nhận về theo đường vòng này có thể cao hơn mức tỷ giá do Nhà nước công bố và phản ánh đúng với mức giá thị trường hơn. Từ giờ trở đi có khả năng không còn chuyện Nhà nước bảo hộ rủi ro tỷ giá thay cho các doanh nghiệp nữa. Doanh nghiệp không tính đến các biến động tỷ giá trong các kế hoạch kinh doanh và tài chính có khả năng sẽ phải đương đầu với thảm họa. Với những biến động về tỷ giá này, VAS 10 đã quy định rõ các doanh nghiệp khi hạch toán phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. VAS 10 và Thông tư hướng dẫn được ban hành đã tạo ra khung pháp lý hướng dẫn hạch toán các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh cho hầu hết tất cả các loại hình doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế quốc dân và đã theo kịp với các quy định của Chuẩn mực kế toán quốc tế. 3.3. Một số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Tổng Công ty EMICO 3.3.1. Về theo dõi và hạch toán ngoại tệ Tổng công ty nên theo dõi biến động tỷ giá của các khoản thanh toán với người bán bằng ngoại tệ theo quy định của VAS 10: Khi ký quý, hoặc mua ngoại tệ: Nợ TK 144: tỷ giá thực tế Nợ TK 1122: tỷ giá thực tế Có TK 1121 Khi ghi nhận nợ: Nợ TK 156, 157, 632 Có TK 331: tỷ giá ngày nhậnnợ Khi thanh toán: Nợ TK 331: Tỷ giá ngày nhận nợ Nợ TK 635/Có TK 515: Chênh lệch Có TK 144: Tỷ giá ngày ký quỹ Có TK 1122: tỷ giá xuất * Tổng công ty nên chủ động lưu giữ ngoại tệ, việc này không những giúp Tổng công ty chủ động trong việc thực hiện hợp đồng ngoại đồng thời cũng kiểm soát được tỷ giá xuất ngoại tệ, phản ánh đúng hơn giá trị hàng hoá, chủ động trước những biến động của thị trường. 3.3.2. Về hạch toán hàng mua đang đi đường Khi hàng hoá đã về tới sân bay, cầu cảng mà cuối kỳ vẫn chưa về nhập kho tổng công ty, kế toán ghi: Nợ TK 151 Có TK 331, 1121 Khi hàng về nhập kho: Nợ TK 1561 Có TK 151 3.3.3. Về các vấn đề chung khác: - Đối với cơ cấu vốn của Tổng công ty, việc nguồn vốn của Tổng công ty phần lớn là nợ ngắn hạn tuy cho thấy uy tín của Tổng công ty với khách hàng nhưng cũng chứa đựng rủi ro tài chính lớn. Tổng công ty nên giảm tỷ lệ nợ ngắn hạn trên tổng vốn xuống để mức an toàn tài chính cao hơn. - Là một doanh nghiệp có hoạt động nhập khẩu chiếm ưu thế, thường xuyên giao dịch với bạn hàng nước ngoài, Tổng công ty nên thêm chỉ tiêu thương hiệu (Goodwill) vào mục TSCĐ vô hình của mình. Đây sẽ là một tài sản có giá trị lớn của doanh nghiệp, giúp củng cố thêm lòng tin với bạn hàng quốc tế, đặc biệt là các bạn hàng mới. Kết luận Công ty EMICO là một công ty nhà nước đã thành lập được rất lâu, trong quá trình hoạt động vừa phải tìm kiếm lợi nhuận vừa phải phục vụ lợi ích chung về kinh tế và xã hội. Với chức năng chính là nhập khẩu các thiết bị phát thanh, truyền hình, tổng công ty luôn không ngừng cố gắng để ngày càng mở rộng hoạt động xuất nhập khẩu của mình đáp ứng cho nhu cầu sản xuất trong nước và khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế đất nước. Với bộ máy điều hành tương đối ổn định cùng sự hỗ trợ đắc lực của các bộ phận chức năng đặc biệt là bộ máy kế toán hoạt động có hiệu quả và tổ chức khoa học đã góp một phần không nhỏ vào quá trình quản lý và phản ánh kịp thời những hoạt động kinh tế của công ty. Do trình độ và thời gian có hạn nên bài viết của em không tránh khỏi những sai sót. Kính mong sự đóng góp ý kiến quý báu của các thầy cô, các bạn đọc. Cuối cùng em xin trân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của Thầy giáo – PGS - Tiến sĩ Nguyễn Văn Công và các chị phòng kế toán tài chính tại Công ty EMICO đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này./.