Đề tài Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu tại Tổng công ty chè Việt Nam

hợp đồng thu mua số 14 ngày 12/10/2002 Tổng công ty chè việt Nam đã mua của công ty TM Hồng Trà 15700 KG chè FOB, tổng giá mua là 279,460,000 VND, thuế GTGT là 27,946,000 VND, CP vận chyển bốc dỡ là 3,098,000 VND. Như vậy giá thực tế hàng hoá thu mua chè FOB là: 279,460,000+3,098,000 =282,558,000VND. 3. Các phương thức thanh toán cho người bán Tổng công ty thường mua hàng xuất khẩu của các công ty trực thuộc hạch toán độc lập như công ty chè Kim Anh, công ty Hương Trà Chính vì vậy để cho thuận tiện và đơn giản Tổng công ty sử dụng phần lớn là phương thức thanh toán trực tiếp, chỉ một số trường hợp là sử dụng phương thức uỷ nhiệm chi. 4. Tổ chức chứng từ ban đầu hạch toán thu mua hàng hoá xuất khẩu Các chứng từ sử dụng trong Tổng công ty chè việt Nam bao gồm: hợp đồng kinh tế, phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu chi, chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ mua hàng xuất khẩu, căn cứ vào các hợp đồng kinh tế mà Tổng công ty đã ký với các đối tác nước ngoài, Tổng công ty sẽ lập kế hoạch thu mua hàng hoá, sau đó cử cán bộ phụ trách thu mua xuống các công ty trực thuộc hạch toán độc lập để tìm hiểu tình hình và ký hợp đồng thu mua hàng xuất khẩu. Khi hàng hoá thu mua được chuyển về theo thời hạn hợp đồng, Tổng công ty tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng,theo đúng hợp đồng và lập biên bản kiểm nghiệm. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT, hợp đồng thu mua và biên bản kiểm nghiệm để lập phiếu nhập kho. Kế toán thanh toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT để lập phiếu chi thanh toán tiền với nhà cung cấp. Ví dụ: Căn cứ vào hợp đồng xuất khẩu số 126/ KHALID, ngày 25/10/2002 Tổng công ty ký hợp đồng thu mua chè số 20/CVN-XNK-QC/02 (phụ lục số 1) với công ty TM Hương Trà. Tên hàng: Chè đen P Số lượng: 19,800 KG Giá bán: 16,000 đ/KG Tổng trị giá: 348,480,000 Trong đó: Tiền hàng: 316,800,000 đ Thuế GTGT 10%: 31,680,000 đ Thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt. Thời hạn giao hàng đến hết ngày 30/11/2002 Sau khi hàng hoá được chuyển đến kho của Tổng công ty chè việt Nam, cán bộ thu mua tiến hành kiểm nghiệm theo đúng hợp đồng thu mua đã ký, căn cứ vào hoá đơn GTGT số 056 (biểu số 1) thủ kho lập phiếu nhập kho số 011 (biểu số 2) như sau: Biểu số 3: Hoá đơn( gtgt ) Liên 2( giao cho KH) Ngày 5 tháng 11 năm 2002 Số: 056 Đơn vị bán: Công ty TM Hương Trà. Địa chỉ: 46 Tăng Bạt Hổ- HBT-HN. Số tài khoản: 0011000388149 Hình thức thanh toán: Bằng tiền mặt Mã số thuế: 0100103915- 008 Đơn vị mua: Tổng công ty chè việt Nam Địa chỉ 46 Tăng Bạt Hổ- HBT- HN Số tài khoản: 361111004020 Mã số thuế: 0100103915- 1 TT Tên hàng hoá ĐVT Khối lượng Đơn giá Thành tiền 1 Chè đen P kg 19,800 16,000 316,800,000 Cộng tiền hàng: 316,800,000 Thuế suất 10% Tiền thuế GTGT 31,680,000 Tổng cộng tiền hàng 348,480,000 Số tiền bằng chữ: Ba trăm bốn tám triệu bốn trăm tám mươi nghìn đồng chẵn Người mua hàng ( ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng ( ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 4: Phiếu nhập kho Số: 011 Mẫu 01- VT Ngày 5 tháng 11 năm 2002. Họ tên người giao hàng: Công ty TM Hương Trà. Theo hoá đơn GTGT số; 056 của công ty TM Hương Trà. Nhập tại kho Tổng công ty chè việt Nam. TT Tên hàng MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực Nhập 1 Chè đen P KG 19,800 19,800 16,000 316,800,000 Cộng 19,800 19,800 316,800,000 Nhập ngày 5 tháng 11 năm 2002 Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Kế toán thanh toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho và các chứng từ khác tiến hành lập phiếu chi số 15 (biểu số 3)như sau: Biểu số 5: Phiếu chi Ngày 5 tháng 11 năm 2002 Quyển số: 031 Số: 15 Nợ: TK156 Nợ:TK 133 Có TK 111 Họ tên người nhận tiền: Công ty TM Hương Trà Địa chỉ: 46 Tăng Bạt Hổ - HBT- HN Lý do chi: Mua chè đen P để xuất khẩu. Số tiền: 348,480,000 Viết bằng chữ: ba trăm bốn tám triệu bốn trăm tám mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo 02 chứng từ gốc: Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Người lập phiếu (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền: (viết bằng chữ): ba trăm bốn tám triệu bốn trăm tám mươi nghìn đồng chẵn. Ngày 5 tháng 11 năm 2002 Thủ quỹ (ký, họ tên) Người nhận tiền (ký, họ tên) 2.5 Trình tự hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ mua hàng xuất khẩu tại Tổng công ty chè Việt Nam. 2.5.1 Tài khoản và sổ sách sử dụng. Tài khoản 156 " hàng hoá" TK 1561 "hàng hoá " TK 1562 "chi phí thu mua " Ngoài ra Tổng công ty chè Việt Nam còn sử dụng một số các tài khoản khác như TK 112, TK 111,Tk 331 Tổng công ty chè việt Nam sử dụng các sổ sách sau để hạch toán: chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 156,TK 111, TK 133,(Sơ đồ 13) 2.5.2 Trình tự hạch toán (Sơ đồ 13): TK 156 TK 111,112,331 Sơ đồ 5: trình tự hạch toán quá trình mua hàng xuất khẩu Giá mua+ CP thu mua hàng nhập kho TK 133 Thuế GTGT TK 157 TK 151 Thuế GTGT Nếu đưa đi XK Hàng mua đang đi đường Trị giá bao bì nhập kho TK 153 Hàng mua trả lại TK 515 Chiết khấu được hưởng TK 138 Hàng thiếu chờ xử lý Sau khi hạch toán song các nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu kế toán phụ trách XNK sẽ tiến hành ghi sổ các ngiệp vụ thu mua này như sau (sơ đồ 13): Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu Hợp đồng thu mua, Phiếu chi, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, báo nợ, báo có Sổ quỹ Sổ chi tiết TK 111, TK112, TK156 Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 156,111, 112 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối TK 156 Ghi 10 ngày một lần Ghi cuối tháng Đối chiếu Đối với hợp đồng thu mua chè đen P số 20/CVN- XNK- QC/02 ngày 25/10/2002 (phụ lục1) sau khi kế toán thanh toán lập phiếu chi số 031 thì kế toán phụ trách XNK tiến hành hạch toán như sau: Sơ đồ 7: hạch toán nghiệp vụ thu mua chè đen P 316,800,000 TK 133 31,680,000 TK 156 TK 111 Cùng với việc định khoản nghiệp vụ thu mua chè đen P thì việc ghi sổ kế toán cũng được tiến hành như sau: Ngày 10 tháng 11 năm 2002 kế toán kho hàng xuất khẩu căn cứ vào hợp đồng thu mua chè đen P xuất khẩu số 20 ngày 25/10/2002, phiếu chi, hoá đơn GTGT để ghi các chứng từ ghi sổ như sau: Biểu số 6: Chứng từ ghi sổ Số: 0702 Ngày 10 tháng 11 năm 2002 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền 1. chi mua chè OP của Hồng Trà 156 112 250,000,000 2. Thu mua chè P của công ty TM Hương Trà 156 111 316,800,000 4. Thuế GTGT đầu vào 133 111 31,680,000 5. Chi mua thiết bị văn phòng 156 111 20,000,000 6. thuế GTGT đầu vào 133 111 2,000,000 Cộng 620,480,000 Kèm theo 02 chứng từ gốc Người lập ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Sau khi lập chứng từ ghi sổ kế toán sẽ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để quản lý các chứng từ ghi sổ và để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. Biểu số 7: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Từ ngày 01/11/2002 đến ngày30/11/2002 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số tiền Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 10/11 0702 10/11 620,480,000 10/11 0802 10/11 965,000,000 20/11 0902 20/11 75,625,000 20/11 1002 20/11 32,750,000 30/11 1102 30/11 137,250,000 30/11 1202 30/11 69,112,000 Cộng 833,355,000 1,066,862,000 Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( ký tên, đóng dấu) Ngay sau khi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để lên sổ cái các tài khoản: TK 156, TK 111, TK133. Biểu số 8: Sổ cái Từ ngày 01/11/2002 đến ngày 30/11/2002 Tên tài khoản:hàng hoá Số hiệu: 156 Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số N T Nợ Có Dư đầu tháng 883,200,530 10/11 0702 10/11 Thu mua chè đen P Mua TB văn phòng Thu mua chè OP 111 111 112 316,800,000 20,000,000 250,000,000 10/11 0802 10/11 Xuất bán chè S Trả lại chè F 632 111 311,251,320 57,000,210 20/11 0902 20/11 Mua chè đen OTD 112 11,251,000 30/11 1202 30/11 Xuất bán chè OP 632 250,000,000 Cộng phát sinh 598,051,000 681,251,530 Dư cuối tháng 800,000,000 Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Người ghi sổ ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên, đóng dấu) Tương tự kế toán cũng vào sổ cái tài khoản 111, TK 133 cụ thể như sau: Biểu số 9: Sổ cái Từ ngày 01/11/2002 đến ngày 30/11/2002 Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu : 111 Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu kỳ 276,010,200 10/11 0702 10/11 Thu mua chè đen P Thuế GTGT Mua TB văn phòng Thuế GTGT 156 133 156 133 316,800,000 31,680,000 20,000,000 2,000,000 10/11 0802 10/11 Trả lại chè F thiếu CL 156 57,000,210 30/11 1202 30/11 Hoa hồng UTXK 511 46,101,210 Cộng phát sinh 103,101,420 370,480,000 Dư cuối tháng 8,631,620 Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, họ tên) Biểu số 10: Sổ cái Từ ngày 01/11/2002 đến ngày 30/11/2002 Tài khoản: Thuế GTGT Số hiệu : 133 Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu kỳ 10/11 0802 10/11 Thuế GTGT Thuế GTGT Thuế GTGT 111 31,680,000 2,000,000 25,000,000 20/11 0902 20/11 Thuế GTGT 112 1,125,100 Cộng phát sinh 59,805,100 Ngày 30 tháng 11 năm 2002 Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, họ tên) Biẻu số 11: Bảng cân đối số phát sinh Tháng 11 năm 2002 Số hiệu TK Tên TK Số phát sinh Dư cuối tháng Nợ Có Nợ Có 111 Tiền mặt 103,101,420 370,480,000 8,631,620 1121 Tiền gửi ngân hàng 54,610,387 37,890,000 210,100,300 133 Thuế GTGT 59,805,100 156 Hàng hoá 598,051,000 681,251,530 800,000,000 511 46,101,210 1122 Nguyên tệ 320,154,833 320,154,833 Cộng 1,135,722,740 1,135,722,740 1,338,886,753 Song song với việc lập các chứng từ ghi sổ, kế toán kho hàng xuất khẩu cũng phải vào sổ chi tiết các tài khoản; TK156, TK 111, TK133 Biểu số 112: Sổ chi tiết tài khoản Từ ngày 01/11/2002 đến ngày 30/11/2002 Tài khoản: 111 Loại tiền: VND Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 276,010,200 10/11 PC 15 5/11 Mua chè P 156 133 316,800,000 31,680,000 Pc16 10/11 Mua TB 156 133 20,000,000 2,000,000 10/11 PT 09 7/11 Trả lại hàng 156 57,000,210 30/11 PT10 22/11 Hoa hồng xk 511 46,101,210 Cộng PS 103,101,420 370,480,000 Dư cuối kỳ 8,631,620 Ngày 10 tháng11 năm 2002 Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Biểu số 13: Sổ chi tiết tài khoản Từ ngày 01/11/2002 đến ngày 30/11/2002 Tài khoản: 156- Chè đen P Loại tiền: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 27,500,000 10/11 PNK 03 5/11 Mua nhập kho 111 316,800,000 Cộngphát sinh 316,800,000 344,300,000 Dư cuối kỳ Ngày 10 tháng 11 năm 2002 Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Như vậy Tổng công ty chè việt Nam đã không sử dụng sổ chi tiết hàng hoá mà chỉ sử dụng sổ chi tiết tài khoản 156 đơn thuần , do đó kế toán không thể nào biết được chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá một cách chính xác từng thời điểm. Đây chính là một nhược điểm mà Tổng công ty cần khắc phục. III. Kế toán xuất khẩu hàng hoá tại Tổng công ty chè việt Nam. 1. Các hình thức xuất khẩu hàng hoá ở Tổng công ty chè việt Nam. Tổng công ty chè việt Nam sử dụng cả hai hình thức xuất khẩu: Xuất khẩu trực tiếp: Tổng công ty trực tiếp đàm phán, kí kết hợp đồng xuất khẩu với nước ngoài và tự chịu trách nhiệmvề hoạt động ấy. Xuất khẩu uủy thác: Tổng công ty chỉ là người nhận uỷ tháccủa các công ty có hàng xuất khẩu nhưng lại không có giấy phép xuất khẩu. Khi thực hện hợp đồng uỷ thác xuất khẩu Tổng công ty sẽ được hưởng hoa hồng uỷ thác xuất khẩu. 2. Xác định giá vốn hàng xuất khẩu. Mặt hàng xuất khẩu là các loại chè và một số dược liệu vì vậy Tổng công ty áp dụng phương pháp tính giá vốn hàng xuất khẩu là phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ. Cuối kỳ sau khi tính đơn giá bình quân, căn cứ vào lượng hàng hoá xuất trong kỳ thì tính giá hàng tồn kho theo công thức. Trị iá thực tế Hàng xuất kho = Sốlượng hàng xuất * Đơn giá thực tế bình quân cả kỳ Trong đó: Giá thực tế BQ cả kỳ = (Giá Tổng công ty hàng hoá tồn ĐKvà nhập trong kỳ)/ (Lượng hàng hoá tồn ĐK và nhập trong kỳ) Ví dụ: Tháng 10 Tổng công ty tồn kho đầu kỳ 600 KG chè S, đơn giá 17500/kg.Trong tháng nhập 1200 KG với đơn giá 18000/kg, sau đó xuất kho 1000 Kg . Giá đv bình quân cả kỳ =(600*17500+1200*18000)/(600+1200) =17833.33 Giá trị hàng xuất = 17833.33*1000 = 17833330 3. Hạch toán ngoại tệ Ngoại tệ thu được do bán hàng xuất khẩu được tính theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Nếu doanh nghiệp thanh toán chậm thì khi đối tác trả ngoại tệ cho Tổng công ty, kế toán sẽ tính ra tiền việt Nam theo tỷ giá ngoại tệ hôm nhận được ngoại tệ, khoản chênh lệch so với tỷ giá trước đây được cho vào tài khoản 413" chênh lệch tỷ giá". 4. Kế toán xuất khẩu hàng hoá trực tiếp ở Tổng công ty chè việt Nam 4.1 Tổ chức chứng từ ban đầu: Các chứng từ sử dụng trong xuất khẩu trực tiếp bao gồm: hợp đồng xuất khẩu, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, bộ chứng từ xuất (giấy chứng nhận bảo hiểm, bảng kê đóng gói, tờ khai hải quan, vận đơn), chứng từ thanh toán: giấy báo có, báo nợ, phiếu chuyển khoản. Tổng công ty chè việt Nam thường thực hiện xuất khẩu theo giá FOB do đó quy trình thực hiện việc xuất khẩu như sau: Căn cứ vào hợp đồng xuất khẩu đã ký kết với khách hàng, Tổng công ty sẽ chuyển hàng xuất khẩu cho khách hàng theo hạn trên hợp đồng. Khi xuất hàng, Tổng công ty sẽ lập phiếu xuất kho và bộ chứng từ xuất (hoá đơn thương mại, bảng kê đóng gói, vận đơn) để làm thủ tục xuất khẩu. Như chúng ta đã biết lô hàng thu mua theo hợp đồng số 20 ngày 25/10/2002 thực tế đã nhập kho do vậy khi xuất hàng đi xuất khẩu kế toán phải lập phiếu xuất kho lô hàng này như sau: Biểu số 14: Phiếu xuất kho Ngày 8/12/2002 Số: 012 Nợ TK 632 Có TK 156 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Ngọc Toàn- phòng XNK Lý do xuất: Xuất hàng đi xuất khẩu Xuất tại kho: Tổng công ty chè Việt Nam TT Tên hàng MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Chè đen P KG 19,800 19,800 316,000,000 Tổng 19,800 19,800 316,000,000 Trưởng phòng XNK (ký, họ tên) Kế toán hàng hoá (ký, họ tên) Cán bộ xuất hàng (ký, họ tên) Cùng với việc lập phiếu xuất kho kế toán phụ trách XNK cũng lập hoá đơn GTGT làm 3 liên như sau: Biểu số 15: Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (giao cho khách hàng) Ngày 5 tháng 12 năm 2002 No 90 Đơn vị bán hàng: Tổng công ty chè việt Nam Địa chỉ: 46 Tăng Bạt Hổ Số tài khoản: 0011000388149 Điện thoại: 04.9715378 MS: 0100103915-008 Họ tên người mua: M. TANVEERKHALID Co. LTD Địa chỉ: Pakistan STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Chè đen P KG 19800 1.28*15300 387,763,200 Cộng tiền hàng 387,763,200 Thuế suất 0% Tiền thuế GTGT 0 Tổng cộng tiền thanh toán 387,763,200 Số tiền viếy bằng chữ: ba trăm tám bảy triệu bảy trăm sáu mươi ba nghìn hai trăm đồng chẵn Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, họ tên) Hoá đơn GTGT này được lập thành 3 liên, trong đó 2 liên giao cho khách nhưng thực tế không giao cho khách hàng mà được lưu cùng hoá đơn thương mại Sau đó kế toán tiếp tục vào các chứng từ xuất: (phụ lục 2) 4.2. Tài khoản và sổ sách sử dụng. Ngoài những tài khoản sử dụng trong quá trình thu mua hàng hoá Tổng công ty chè việt Nam còn sử dụng một số tài khoản sau: TK 1112, TK 1122, TK 131, TK3333, TK 511 Các loại sổ sách được sử dụng trong quá trình xuất khẩu bao gồm: sổ cái TK 511, TK 632, TK 131, TK 156, sổ chi tiết các tài khoản tương ứng, bảng cân đối các TK 511, TK 156, TK 131 (sơ đồ 16). 4.3. Trình tự hạch toán (sơ đồ 15). Tổng công ty chè việt Nam sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ nếu có chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán vào TK 413" chênh lệch tỷ giá" cuối kỳ sẽ kết chuyển vào TK 515 " thu nhập hoạt động tài chính. TK111,112,331 TK 138 TK 641 Bao bì hàng XK CP giao nhận hàng XK TK 531 TK 333(3333) Thuế XK DT hàng bán XK TK 511 DT hàng bán bị trả lại TK 156 TK 632 Giá vốn hàng XK Giá vốn hàng xuất khẩu bị trả lại TK 532 Giảm giá hàng XK TK 521 Chiết khấu bán hàng XK Sơ đồ 8 : Trình tự hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu tại Tổng công ty chè Việt Nam Sổ chi tiết TK 131, TK632, TK 511, TK 156, TK 3333 Hợp đồng xuất khẩu , hoá đơn GTGT,Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, bộ chứng từ xuất Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 511, TK 632, TK 131, TK 156 Bảng cân đối TK 511, TK 156, TK 131, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sơ đồ 9:trình tự ghi sổ các nghiệp vụ xuất khẩu tại Tổng công ty chè việt Nam. Ghi 10 ngày một lần Ghi cuối tháng Đối chiếu Ví dụ minh hoạ:Tổng công ty chè việt Nam đã xuất khẩu sang Pakistan 19800 kg chè đen P thu mua theo HĐ số 20/ CVN- XNK- QC/02 ngày 25/10/2002 theo giá FOB tại cảng Hải Phòng là 25,344 USD, thuế xuất khẩu phải nộp 3%, nộp bằng tiền mặt Giá vốn lô hàng này là 316.800.000 VNĐ. CP vận chuyển bốc xếp là 4,000,000 đã chi bằng TM do Tổng công ty chịu Thời điểm giao hàng ngày là ngày 5/12/2002. Tỷ giá thực tế ngày 5/12/2002 là 15300 đ/ USD Số hóa đơn thương mại của nghiệp vụ là 90 (phụ lục 2) Ngày 8/12/2002, Tổng công ty nhận được báo có của ngân hàng về việc thanh toán tiền của khách. Tỷ giá thực tế ngày 8/12/2002 là 15000VND/USD Phí giao dịch ngân hàng là 19 USD Các nghiệp vụ phát sinh được hạch toán như sau: Sơ đồ 10: Trình tự hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp chè đen P TK 156 TK 632 TK 511 TK 131 TK 1122 316,800,000 387,763,200 379,875,000 (25,344*15300) (25,344-19)*15,000 TK 111 TK 333(3333) TK 413 11,632,896 11,632,896 7,603,200 (25,344* 15,300)*3% TK 641 TK 133 4,000,000 259,091 25,909 Sau khi định khoản các nghiệp vụ kế toán phụ trách XNK cũng phản ánh các nghiệp vụ trên vào hệ thống sổ sách như sau: Biểu số 16: Chứng từ ghi sổ ngày 10 tháng 12 năm 2002 Số 1302 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có 1. Doanh thu XK 1122 511 387,763,200 2. Thuế XK phải nộp 511 3333 11,632,896 4. Hoa hồng uỷ thác XK 111 511 16,320,000 Cộng 415,716,096 Người lập ( ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Biểu số 17: Chứng từ ghi sổ Ngày 10 tháng12 năm 2002 Số: 1402 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có 1. Chi phí bốc dỡ 2. Nộp Thuế xuất khẩu 641 3333 111 111 4,000,000 11,632,896 3. chi mua chè đen S 156 111 32,654,000 4. Giá vốn Hàng xuất khẩu 632 156 316,800,000 5. Thuế GTGT đầu vào 133 111 3,265,400 Cộng 368,352,296 Người lập (ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Cuối tháng cùng với một số chứng từ khác trong tháng kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tháng 12 như sau: Biểu số18: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 30/12/2002 NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số tiền NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 10/12 1302 10/12 415,716,096 10/12 1402 10/12 368,352,296 20/12 1502 20/12 105,632,000 20/12 1602 20/12 112,980,000 30/12 1702 30/12 24,000,000 30/12 1802 30/12 54,300,000 Cộng 533,715,200 535,632,296 Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký tên, đóng dấu) Biểu số 19: Sổ cái Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 30/12/2002 Tài khoản: 111 NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư ĐK 200,000,000 10/12 1302 10/12 Hoa hồng uỷ thác XK 511 16,320,000 10/12 1402 10/12 Chi bốc dỡ Nộp Thuế XK Chi mua chè S Thuế GTGT đầu vào 641 3333 156 133 4,000,000 11,632,896 32,654,000 3,265,400 20/12 1602 20/12 Mua chè đen OP Thuế GTGT đầu vào 156 133 53,650,000 5,365,000 Cộng phát sinh 16,320,000 110,567,296 Dư cuối kỳ 105,752,704 Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng đấu, họ tên) Biểu số 20: Sổ cái Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 30/12/2002 Tài khoản:511 NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư DK 10/12 1302 10/12 DT bán hàng xuất khẩu Thuế XK phải nộp Hoa hồng uỷ thác XK 1122 111 3333 11,632,896 387,763,200 16,320,000 20/12 1502 20/12 DT bán hàng XK Thuế XK phải nộp 1122 3333 1,618,950 53,965,000 30/12 17/12 30/12 Hoa hồng uỷ thác XK 112 24,000,000 Cộng phát sinh 13,251,846 482,048,200 Dư cuối kỳ Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng đấu, họ tên) Biểu số 21: Sổ cái Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 30/12/2002 Tài khoản :1122 NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Dư ĐK 50,000,000 10/12 1302 10/12 DT bán hàng xuất khẩu 511 379,875,000 20/12 1502 20/12 DT bán hàng xuất khẩu 511 53,965,000 Cộng phát sinh 433,840,000 Dư CK 483,840,000 Người ghi sổ (ký, Họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( ký tên, đóng dấu) Biểu số 22: Sổ cái Từ ngày 01 /12/2002 đến ngày 31/12/2002 Tài khoản: 333(3333) NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu kỳ 10/12 1402 10/12 Thuế XK phải nộp Nộp thuế xuất khẩu 511 111 11,632,896 11,632,896 20/12 1602 20/12 Thuế XK phải nộp Nộp thuế XK 511 112 53,965,000 53,965,000 Cộng phát sinh 65,597,896 65,597,896 Dư CK Người ghi sổ (ký, Họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( ký tên, đóng dấu) Biểu số 23: Sổ cái Từ ngày01/12/2002 đến ngày 30/12/2002 Tài khoản: 641 NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Dư ĐK 10/12 1402 10/12 Chi phí bốc xếp Phí ngân hàng 111 131 4,000,000 259,091 20/12 1602 20/12 Chi phí bốc xếp Phí ngân hàng 111 131 5,630,000 987,000,000 30/12 1802 30/12 Phí ngân hàng 131 1,950,000 Cộng phát sinh 12,826,091 Dư CK Người ghi sổ (ký, Họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( ký tên, đóng dấu) Biểu số 24: Sổ cái Từ ngày01/12/2002 đến ngày 30/12/2002 Tài khoản: 632 NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Dư ĐK 10/12 1402 10/12 Giá vốn 156 316,800,000 20/12 1602 20/12 Giá vốn 156 50,000,000 30/12 1802 30/12 Giá vốn 156 450,000,000 Cộng phát sinh 816,800,000 Dư CK Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng đấu, họ tên) Biểu số 25: Sổ cái Từ ngày01/12/2002 đến ngày 30/12/2002 Tài khoản: 156 NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Dư ĐK 800,000,000 10/12 1402 10/12 Giá vốn Mua chè S 632 111 32,654,000 316,800,000 20/12 1602 20/12 Mua chè OP Giá vốn 111 632 53,650,000 50,000,000 30/12 1802 30/12 Giá vốn 632 450,000,000 Cộng phát sinh 86,304,000 816,800,000 Dư CK 69,504,000 Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng đấu, họ tên) Cuối tháng kế toán XNK sẽ lập bảng cân đối số phát sinh để đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Biểu số 26: Bảng cân đối số phát sinh Tháng 12 năm 2002 Số hiệu TK Tên TK Số phát sinh Dư cuối tháng Nợ Có Nợ Có 111 511 1122 3333 641 Tiền mặt Doanh thu Ngoại tệ Thuế xuất khẩu Chi phí bán hàng 16,320,000 13,251,846 433,840,000 65,597,89 12,826,091 110,567,296 482,048,200 65,597,896 105,752,704 483,840,000 112 TGNH 24,000,000 53,965,000 32,000,000 632 Giá vốn hàng xuất khẩu 816,800,000 131 Phải thu khách hàng 24,000,000 35,000,000 141 Tạm ứng 160,106,159 76,067,600 22,000,000 156 Hàng hoá 86,304,000 816,800,000 69,504,000 Cộng 1,629,045,992 1,629,045,992 748,096,704 Đồng thời kế toán cũng lập sổ chi tiết tài khoản :TK 156 để theo dõi giá trị hàng hoá nhập kho và xuất bán trong tháng 12 tại Tổng công ty chè việt Nam. Biểu số 27: Sổ chi tiết tài khoản Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 30/12/2002 Tài khoản: 156 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư ĐK 800,000,000 10/12 PXK 05 PNK 06 5/12 8/12 Xuất kho XK Mua chè S 632 111 32,654,000 316800,000 20/12 PNK 07 PXK 09 17/12 19/12 Mua che OP Xuất kho hàng hoá 111 632 53,650,000 50,000,000 30/12 PXK 11 25/12 Xuất kho hàng hoá 632 450,000,000 Cộng phát sinh 86,304,000 816,800,000 Dư CK 69,504,000 Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng đấu, họ tên) 5. Kế toán XK uỷ thác 5.1 Chứng từ sử dụng: Tổng công ty chè Việt Nam chỉ đóng vai trò là bên nhận uỷ thác , hàng hoá xuất khẩu uỷ thác thường không lưu chuyển qua kho Tổng công ty mà được chuyển thẳng tới cửa khẩu để tiến hành xuất khẩu, kế toán không lập phiếu xuất kho mà căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của bên giao uỷ thác để làm căn cứ quản lý hàng xuất khẩu uỷ thác. Khi hàng xuất khẩu thì thủ tục giống như trong trường hợp xuất khẩu trực tiếp. Các chứng từ sử dụng trong thủ tục xuất khẩu cũng giống như vậy. Đối với hợp đồng uỷ thác xuất khẩu số 240 thì chứng từ sử dụng là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 05 như sau: Biểu số 28: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 23/12/2002 Số: 05 Căn cứ lệnh điều động số 12 ngày 21/12/2002 của giám đốc về việc chuyển hàng đi xuất khẩu uỷ thác Họ tên người vận chuyển: Nguyễn văn An. Hợp đồng số 240 Phương tiện vận chuyển: Đường biển Xuất tại kho công ty STT Tên hàng Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Chè FOP 03 KG 10,000 16,000 160,000,000 Cộng 10,000 160,000,000 Xuất ngày 23 tháng 12 năm 2002 Người lập phiếu (ký, họ tên) Thủ kho xuất (ký, họ tên) Người vận chuyển (Ký, họ tên) 5.2 Tài khoản sử dụng Ngoài các tài khoản sử dụng trong trường hợp XK trực tiếp kế toán còn sử dụng các tài khoản sau:TK 338( 3388) phải trả khác,TK 333(3331) Thuế GTGT trên hoa hồng uỷ thác XK 5.3 Trình tự hạch toán Sơ đồ 11: trình tự hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác tại Tổng công ty chè việt Nam TK 111, 112 TK 338(3388) TK 111, 112, 131 Số tiền hàng thực phải trả Nhận tiền để nộp thuế XK TK 511 DT dịch vụ uỷ thác XK Thu tiền bán hàng XK TK 333(3331) Thuế GTGT hoa hồng uỷ thác Khoản chênh lệch tỷ giá được hạch toán vào tài khoản 413 "chênh lệch tỷ giá" 5.4 Trình tự ghi sổ Tổng công ty chè việt Nam chỉ là đơn vị nhận uỷ thác XK của các công ty khác. Khi thực hiện xuất khẩu uỷ thác kế toán Tổng công ty không phản ánh vào các sổ tổng hợp mà chỉ mở sổ chi tiết theo dõi từng hợp đồng với từng đơn vị uỷ thác. Ví dụ minh hoạ:(phụ lục 4) theo hợp dồng uỷ thác xuất khẩu số 240/2002. Ngày 25/12/2002 Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây giao hàng cho cán bộ kinh doanh của Tổng công ty chè việt Nam để làm thủ tục xuất hàng. Khi hàng hoá hoàn thành thủ tục XK kế toán sao chứng từ XK hàng hoá gửi cho Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây để họ lập hoá đơn GTGT. Kế toán không hạch toán đối với nghiệp vụ này. Ngày 27/12/2002 Tổng công ty nhận được phiếu chuyển khoản do ngân hàng gửi về số tiền bán hàng XK uỷ thác. Ngân hàng đã trừ đi 15 USD phí ngân hàng.Tỷ giá 14500VNĐ/USD Ngày 28/12/2002 Tổng công ty chè việt Nam thanh toán tiền hàng XK uỷ thác cho Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây 10545 USD sau khi trừ đi hoa hồng uỷ thác XK và phí ngân hàng. Tỷ giá thực tế ngày 28/12 là 15000VND/USD Trình tự hạch toán như sau (sơ đồ 20) Sơ đồ 12: Trình tự hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác TK 111 TK 338(3388) 158,175,000 TK413 TK 511 5,272,500 20,880,000 Trình tự ghi sổ: Biểu số 29: Sổ chi tiết Tài khoản Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 30/12/2002 Tài khoản: 511 hoa hồng uỷ thác xuất khẩu TK 511 - Doanh thu (hoa hồng uỷ thác XK)NT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 30/12 HĐ 240 23/12 Hoa hồng XKUT 3388 20,880,000 30/12 HĐ 239 21/12 Hoa hồng XKUT 111 24,000,000 Cộng phát sinh 44,880,000 Dư cuối kỳ Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng đấu, họ tên) Như vậy việc ghi sổ các nghiệp vụ XK uỷ thác ở Tổng công ty chè việt Nam là chưa phản ánh đầy đủ, chi tiết các vấn đề liên quan đến XK uỷ thác, chẳng hạn như về lượng hàng XK uỷ thác, ảnh hưởng của tỷ giá hạch toán ngoại tệ. Tổng công ty chè việt Nam cần phải đưa ra các biện pháp khắc phục tình trạng này. Phần III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu tại Tổng công ty chè Việt Nam. I. Nhận xét và đánh giá khái quát. 1. Nhận xét về hoạt động xuất khẩu tại Việt Nam. Tuy tốc độ xuất khẩu tăng nhanh trong vài năm gần đây nhưng quy mô còn rất nhỏ bé, chưa đáp ứng được nhu cầu nhập khẩu của nền kinh tế. Cơ cấu xuất khẩu thay đổi rất chậm chạp, xuất khẩu đại bộ phận hàng hoá là ở dạng sơ chế. Khả năng cạnh tranh của hàng hoá xuất khẩu của ta là rất yếu. Hàng xuất khủ còn manh múi, mặt hàng xuất khẩu chủ lực còn quá ít. Kim ngạch xuất khẩu nhỏ, có quá nhiều doanh nghiệp thực hiện kinh doanh xuất khẩu dẫn đến cạnh tranh không lành mạnh giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Mục tiêu của nước ta là xuất khẩu để nhập khẩu, do đó thị trường xuất khẩu phải gắn với thị trường nhập khẩu. Phải xuất phát từ nhu cầu của thị trường đẻ xác định phương hướng và tổ chức nguồn nhập khẩu hàng thích hợp. Chúng ta phải ra sức khai thác hiệu quả mọi nguồn lực của đất nước. Nâng cao năng lực sản xuất hàng xuất khẩu để tăng nhanh khối lượng và kim ngạch xuất khẩu, tạo ra những mặt hàng xuất khẩu chủ lực đáp ứng những đòi hỏi của thị trường thế giới và của khách hàng về số lượng và chất lượng, có sức hấp dẫn khả năng cạnh tranh cao. Để thoát khỏi tình trạng hiện nay Việt Nam phải xây dựng những phương hướng cụ thể và những biện pháp có tính thực tế cao, như chúng ta cần hình thành các vùng xuất khẩu. Chẳng hạn như ở đồng bằng Nam Bộ sản xuất và xuất khẩu lúa gạo còn ở đồng bằng Sông Hồng thì cây công nghiệp ngắn ngày, rau quả, nhà nước cũng cần có những chính sách hỗ trợ xuất khẩu 2. Nhận xét về hoạt động xuất khẩu của Tổng công ty chè Việt Nam. Ngay từ khi mới thành lập xuất khẩu đã đóng vai trò to lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty chè Việt Nam. Hàng năm hoạt động xuất khẩu đã mang lại mức lợi nhuận cao cho Tổng công ty từ 8 đến 10 tỷ đồng. Tổng công ty luôn luôn coi trọng hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu do đó đã đầu tư một khoản kinh phí tương đối lớn cho việc tìm kiếm, mở rộng thị trường và khảo sát nhu cầu người tiêu dùng. Đồng thời cũng thiết lập một bộ phận chuyên phụ trách hoạt động xuất khẩu. Tình hình xuất khẩu tại Tổng công ty không phải lúc nào cũng thuận lợi. Hiện nay thị trường xuất khẩu của Tổng công ty đã bị thu hẹp hơn so với những năm trước đây. Nguyên nhân của sự thay đổi đó một phần là do xu hướng biến động của nền kinh tế thế giới. đặc biệt hiện nay thị trường xuất khẩu lớn nhất của Tổng công ty là IRắc đã gần như mất hoàn toàn khi Mỹ phát động cuộc chiến tranh chống IRắc. Mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng Tổng công ty cũng đang từng bước khắc phục với các giải pháp cụ thể như cố gắng giữ nguyên các thị trường xuất khẩu truyền thống như Nga, Pakistan tăng cường công tác tìm kiếm thị trường mới, đa dạng hoá mặt hàng xuất khẩu , những năm tới hoạt động xuất khẩu của Tổng công ty sẽ có nhiều triển vọng hơn. 3. Nhận xét về công tác kế toán hoạt động xuất khẩu tại Tổng công ty chè Việt Nam. 3.1 Ưu điểm: Là một doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn được tổ chức rộng khắp cả nước vì vậy Tổng công ty sử dụng hình thức nửa tập trung nửa phân tán là rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh và đặc điểm tổ chức, quản lý của Tổng công ty. Hình thức này thúc đẩy chế độ hạch toán nội bộ đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho quản lý ở từng đơn vị cơ sở. Công tác kế toán ở Tổng công ty được tổ chức khá qui củ, hợp lý có tính khoa học và có kế hoạch sắp xếp chỉ đạo từ trên xuống nên đảm bảo cung cấp số liêụ chính xác, đầy đủ và kịp thời. Đội ngũ cán bộ kế toán ở Tổng công ty có trình độ nghiệp vụ cao, có kinh nghiệm thực tế lâu năm trong nghề, nhiệt tình và có trách nhiệm trong công việc Trong khâu tổ chức hạch toán ban đầu các chứng từ được lập ra đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ. Các chứng từ được sử dụng theo đúng mẫu của bộ tài chính ban hành và đều có chữ ký của các bên có liên quan, chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo từng nghiệp vụ kinh tế và được đóng từng tập theo từng tháng của niên độ, kế toán lưu trữ cẩn thận để khi cần kểm tra đối chiếu có thể tìm thấy dễ dàng, thuận tiện cho việc sử dụng lại chứng từ. Tổng công ty sử dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách theo mẫu của bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với đặc điểm và tình hình kinh doanh của Tổng công ty, kế toán Tổng công ty đã mở một số tài khoản cấp 2, cấp 3 và cấp 4 để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán tránh được sự nhầm lẫn, chồng chéo trong ghi chép. Mỗi mẫu sổ được đóng thành từng quyển thuận tiện cho việc bảo quản và tra cứu. Là đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu nên tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ do đó Tổng công ty sử dụng tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh ngoại tệ để hạch toán ngoại tệ là thích hợp, giúp kế toán theo dõi chính xác sự biến động của tỷ giá hối đoái và phản ánh đúng giá trị tiền Việt Nam ghi sổ. Tổng công ty đã sử dụng TK ngoài bảng là TK 007" nguyên tệ" để hạch toán chi tiết nguyên tệ. Hiện nay Tổng công ty đã sử dụng hệ thống báo cáo nhanh nó phản ánh kịp thời trong kinh doanh tại Tổng công ty trong khi chờ đợi quyết toán, Tổng công ty có thể dùng các báo cáo nhanh để nắm bắt tình hình kinh doanh, vạch ra các chiến lược, giải pháp mới. 3.2 Hạn chế: Mặc dù Tổng công ty đã sử dụng TK ngoài bảng là TK 007 để hạch toán chi tiết các loại ngoại tệ nhưng Tổng công ty lại không sử dụng tài khoản " TK 003" để hạch toán số hàng hoá được uỷ thác xuất khẩu. Kế toán Tổng công ty mở quá nhiều tài khoản chi tiết như các TK cấp 4 gây nên tình trạng công việc của kế toán viên nhiều và đôi khi hạch toán phức tạp. Kế toán chưa mở sổ chi tiết theo dõi ngoại tệ nên không quản lý chính xác các loại ngoại tệ thu vào, chi ra tại Tổng công ty. Các chứng từ ghi sổ cứ 10 ngày mới ghi một lần điều này gây nên tình trạng vào dồn dập các chứng từ. Có những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nhiều tài khoản chi tiết, kế toán đôi khi quên không vào hết các sổ liên quan. II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu ở Tổng công ty chè Việt Nam. 1. Sự cần thhiết phải hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các donh nghiệp đều tìm mọi biện pháp sản xuất ra sản phẩm mới với số lượng nhiều nhất, chất lượng cao nhất, chi chí thấp nhất và lợi nhuận thu được cao nhất. Để đạt được mục tiêu này bất kỳ một nhà quản lý nào cũng nhận thức được vai trò của thông tin kế toán. Những thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ra các quyết định đúng đắn để chỉ đạo hoạt động kinh doanh vì chức năng chính của hạch toán kế toán là phản ánh và giám đốc các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. Hơn thế nữa hạch toán kế toán còn phản ánh và giám đốc một cách liên tục, hoàn thiện và có hệ thống tất cả các loại vất tư tiền vốn về mọi mặt hoạt động trong quá trình kinh doanh, đáp ứng tính tích cực và tính cạnh tranh cao của hhoạt động kinh doanh nói chung và của hoạt động kinh doanh xuất khẩu nói riêng. Từ đó, yêu cầu đặt ra cho các doanh nghiệp là cần tổ chức khoa học và hợp lý công tác hạch toán kế toán. Kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu là việc ghi chép, phản ánh và giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khi tiến hành tổ chức nguồn hàng, khâu ký hợp đồng vận chuyển hàng ra nước ngoài cho đến khi thu ngoại tệ. Đồng thời phản ánh, xử lý kịp thời trường hợp thừa, thiếu, tổn thất hàng hoá xuất khẩu. Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu sẽ là nhân tố cơ bản để phát huy đầy đủ tác dụng của kế toán trong việc phản ánh, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế, góp phần giảm nhẹ khối lượng công tác kế toán, tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp và đạt hiệu quả cao với các bộ phận khác. Xét về mặt thực tiễn hiện nay công tác kế toán ở các doanh nghiệp mặc dù đã có cố gắng sửa đổi, bổ sung theo những quy định của bộ tài chính song còn nhiều tồn tại và vướng mắc như tính trung thực, chính xác của số liệu kế toán, quyết toán chậm , hệ thống chứng từ, sổ sách, tài khoản sử dụng chưa đáp ứng được yêu cầu phân cấp quản lý chưa cung cấp kịp thời thông tin cho các nhà quản trị Từ thực tiễn và lý luận ta thấy việc hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nói chung, công tác hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu nói riêng là một đòi hỏi tất yếu nhằm phát huy những ưu điểm và khắc phục những nhược điểm của công tác kế toán. 2. Nội dung hoàn thiện. Hoàn thiện công tác kế toán là hoàn thiện mô hình kế toán, phương pháp hạch toán kế toán, nâng cao trình độ của kế toán viên đảm bảo độ chính xác, kịp thời của các thông tin kế toán. Việc đổi mới hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu phải đảm bảo theo các nguyên tắc sau. Việc hoàn thiện phải xuất pháTổng công tyừ đăc trưng của hoạt động xuất khẩu. Mục đích kinh doanh cũng là lợi nhuận cao nhất, do đó các cấp quản lý cần phải tổ chức một guồng máy hạch toán hữu hiệu, khách quan không những mang lại lợi ích cho chính doanh nghiệp mà còn cho cả sự tăng trưởng kinh tế của quốc gia. Hoàn thiện công tác kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán: những quy định về ghi chép, luân chuyển chứng từ của bản thân thực thể kinh doanh. Hoàn thiện công tác kế toán là đảm bảo nguyên tắc phục vụ, nâng cao chất lượng kinh doanh. Do đó đòi hỏi kế toán phải bám sát và cung cấp thông tin kế toán phải nhạy bén, sát thực phù hợp với xu hướng chung. Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải bảo đảm phù hợp với khả năng và trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ của cán bộ kế toán và những điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật và có thể áp dụng khoa học công nghệ tin học trong kế toán. 3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu ở Tổng công ty chè Việt Nam. Kiến nghị thứ nhất: Về việc sử dụng chứng từ hàng hoá Hiện nay việc sử dụng các chứng từ về hàng hoá cụ thể đối với hàng hoá xuất khẩu tại Tổng công ty chè việt Nam còn một số điểm hạn chế - Đó là việc hàng hoá trong trường hợp xuất khẩu uỷ thác không được ghi nhận cụ thể tại Tổng công ty . - Trường hợp thu mua hàng hoá chuyển thẳng tới cửa khẩu không lưu chuyển qua kho của công ty, Tổng công ty vẫn lập phiếu nhập kho và xuất kho lô hàng hoá đó. Giúp cho việc sử dụng chứng từ đúng với tính chất của nghiệp vụ kinh tế và của từng loại chứng từ em xin kiến nghị như sau: Đối với trường hợp hàng mua được chuyển thẳng tới cửa khẩu, không lưu chuyển qua kho của công ty cán bộ thu mua không cần lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho như hiện nay vì những hàng hoá này thực tế không thực nhập hay xuất kho của Tổng công ty.Trong trường hợp này liên hai của hoá đơn GTGT hay hoá đơn bán hàng do bên bán lập và giao cho cán bộ cung tiêu khi nhận hàng chính là chứng từ nhận hàng, chữ ký của cán bộ cung tiêu trên hoá đơn của người bán chứng nhận việc người bán đã giao hàng cho công ty, việc lập phiếu xuất kho, nhập kho là không cần thiết. Đối với trường hợp tiếp nhận hàng của đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu, cùng với việc tiếp nhận phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của đơn vị giao uỷ thác, thay cho việc lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Tổng công ty có thể lập một chứng từ nhận hàng( khi nhận hàng ở kho hay cửa khẩu), chứng từ xuất hàng(khi xuất hàng ở kho). Chứng từ này có thể do Tổng công ty tự thiết kế để sử dụng riêng cho trường hợp này song phải đảm bảo đủ chữ ký của những bên liên quan. Các chứng từ này có thể được thiết kế như sau: Tổng công ty chè việt Nam Chứng từ nhận hàng uỷ thác xuất khẩu Số: Ngày tháng năm Căn cứ hợp đồng uỷ thác xuất khẩu số ngày giữa và Tổng công ty chè Việt Nam về Chúng tôi gồm: Ông( bà).. chức vụ đại diện bên giao hàng Ông( bà) .. chức vụ. đại diện bên nhận hàng Địa điểm giao nhận: Xác nhận việc giao hàng như sau: STT Tên, quy cách hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng Đại diện bên giao ( ký, họ tên) Đại diện bên nhận ( ký, họ tên) Thủ kho ( ký, họ tên) Cũng như vậy nếu số hàng uỷ thác xuất khẩu này mà được nhập kho sau đó được xuất khẩu , thì kế toán lập phiếu xuất kho hàng uỷ thác xuất khẩu nhưng không phải như mẫu phiếu xuất kho thông thường mà theo một mẫu thiết kế riêng cho trường hợp xuất khẩu uỷ thác chẳng hạn như mẫu sau: Tổng công ty chè việt Nam Chứng từ xuất kho hàng uỷ thác xuất khẩu Số: Ngày tháng năm Căn cứ hợp đồng uỷ thác xuất khẩu số ngày giữa và Tổng công ty chè việt Nam về Họ tên cán bộ nhận hàng: . Đơn vị: Xác nhận việc giao hàng như sau: STT Tên, quy cách hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng Xuất ngày tháng năm Người nhận hàng ( ký, họ tên) Thủ kho ( ký, họ tên) Kiến nghị thứ hai: về việc sử dụng tài khoản 003" Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi, đại lý" Mặc dù Tổng công ty chè Việt nam đã sử dụng tài khoản 007" nguyên tệ " nhưng Tổng công ty lại chưa sử dụng TK 003 ' hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi, đại lý," điều này gây khó khăn cho việc giám sát, quản lý đối với những hàng hoá này. Đặc biệt khi xảy ra mất mát, hao hụt rất khó quy kết trách nhiệm. để hoàn thiện kế toán phản ánh trị giá hàng hoá nhận uỷ thác xuất khẩu em xin đưa ra kiến nghị sau: Khi nhận hàng hoá của đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu nếu hàng chưa được chuyển đi xuất khẩu ngay mà Tổng công ty phải nhập kho thì hai bên giao nhận phải tiến hành cân đo, kiểm tra chất lượng hàng hoá, bên uỷ thác phải giao phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Khi nhập kho thủ kho lập chứng từ nhận hàng đối với hàng uỷ thác, khi xuất hàng thì lập chứng từ giao hàng uỷ thác và yêu cầu nhân viên cung tiêu nhận hàng ký, sau đó ghi thẻ kho riêng cho những hàng hoá này và chuyển chứng từ lên phòng kế toán. Trên cơ sở đối chiếu với hợp đồng uỷ thác kế toán phản ánh trị giá hàng hoá này trên TK 003 và chi tiết theo từng mặt hàng, từng đơn vị giao uỷ thác kết cấu như sau: TK 003 " hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi, đại lý" Bên nợ: Trị giá hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi, đại lý Bên có: Trị giá hàng hoá đã bán hoặc đã trả lại cho người bán Dư nợ: Trị giá hàng hoá còn nhận bán hộ, ký gửi, đại lý Trình tự hạch toán như sau: + Khi nhập kho hàng hoá do đơn vị giao uỷ thác giao: Ghi đơn bên nợ TK 003: trị giá hàng hoá + khi hàng hoá được xuất kho chuyển đi xuất khẩu Ghi đơn bên có TK 003: trị giá hàng hoá Kiến nghị thứ ba: Về hệ thống sổ chi tiết phục vụ yêu cầu quản lý hoạt động xuất khẩu Công tác quản trị Tổng công ty không những yêu cầu nắm bắt thông tin về tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh xuất khẩu nói chung mà còn cần nắm bắt những thông tin cụ thể về tình hình, kết quả kinh doanh của từng thương vụ hoặc từng nhóm mặt hàng xuất khẩu. Điều này đặt ra cần có một hệ thống sổ chi tiết phù hợp hỗ trợ cho hệ thống sổ tổng hợp trong việc cung cấp thông tin cho ban quản trị Tổng công ty. Để bổ sung hệ thống sổ sách chi tiết phục vụ cho lãnh đạo Tổng công ty trong việc đánh giá hiệu quả kinh doanh, ra quyết định kinh doanh đúng đắn, em xin đưa ra ý sau: Kế toán Tổng công ty nên mở sổ chi tiết theo dõi đối với từng thương vụ xuất khẩu theo mẫu sau: Sổ chi tiết kết quả hợp đồng xuất khẩu Tứ ngày đến ngày STT Chứng từ liên quan Diễn giải SL D. Thu Giá vốn CP. Bán hàng CP. QLDN LN hợp đồng Loại Số Ngày ĐG T. tiền Giá mua CP thu mua phân bổ ĐG T. tiền Trong đó: CP thu mua phân bổ cho hợp đồng = CP thu mua phân bổ cho hàng XK tiêu thụ trong kỳ * Trị giá mua hàng của hợp đồng Trị giá hàng XK tiêu thụ trong kỳ CP bán hàng (QL) phân bổ cho hợp đồng = CP bán hàng (QL) p/bổ cho hàng XK tiêu thụ trong kỳ * DT của hợp đồng DT bán hàng XK trong kỳ Sổ chi tiết này cho phép kế toán theo dõi kết quả của từng thương vụ XK. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo Tổng công ty thực hiện việc phân tích nhằm đưa ra quyết định phù hợp với từng mặt hàng XK hay từng thị trường XK nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh hoạt động XK trong Tổng công ty Kiến nghị thứ tư: về chứng từ kế toán Đối với theo dõi và xử lý chứng từ kế toán, phòng kế toán nên quy định đối với chứng từ gốc bắt buộc phải vào sổ kế toán chi tiết, sổ quỹ và phải có bảng tổng hợp chứng từ gốc hàng ngày. Hàng ngày hoặc tối đa 1 tuần là phải lập chứng từ ghi sổ và vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái. Như vậy sẽ khắc phục được tình trạng chứng từ để lưu cữu, báo cáo kế toán không kịp thời , đặc biệt là vào cuối kỳ kế toán. Đối với nghiệp vụ XK thì bộ chứng từ xuất rất quan trọng, nó là bằng chứng chứng tỏ người bán đã hoàn thành nghĩa vụ của mình, là cơ sở để thanh toán với người mua qua ngân hàng và cùng với hợp đồng xuất khẩu nó là căn cứ để giải quyết các tranh chấp phát sinh. Kế toán Tổng công ty không nên phân loại bộ chứng từ theo từng loại chứng từ và lưu trữ theo từng tháng như hiện nay, như vậy khi cần kiểm tra, đối chiếu sẽ phải lục tìm từng chứng từ một rất mất thời gian. Kế toán nên tập hợp từng bộ chứng từ đính kèm với từng hợp đồng để lưu giữ, như vậy tiện cho việc bảo quản, kiểm tra, đối chiếu. Kiến nghị thứ năm: về ngoại tệ: Hiện nay Tổng công ty chỉ theo dõi số ngoại tệ thu vào và chi ra trên TK 007 " nguyên tệ" như vậy chưa phản ánh được chi tiết sự thay đổi về tỷ giá ngoại tệ ảnh hưởng đến qúa trình thanh toán bằng ngoại tệ. Để hoàn thiện hơn nữa việc theo dõi qúa trình thanh toán bằng ngoại tệ em xin đưa ra đề xuất sau: Tổng công ty nên mở sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ đối với từng loại ngoại tệ cụ thể như sau: Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ ( dùng cho các tài khoản 138, TK 338) Từ ngày đến ngày Tài khoản: Đối tượng: Loại ngoại tệ: NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Tỷ giá Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Ngoại tệ VNĐ Ngoại tệ VNĐ Ngoại tệ VNĐ Ngoại tệ VNĐ Dư ĐK Số phát sinh Công phát sinh Dư CK Kiến nghị thứ sáu: về hạch toán các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nợ phải thu khó đòi Tổng công ty chè việt Nam kinh doanh xuất khẩu là chủ yếu, việc thu mua hàng xuất khẩu phần lớn căn cứ vào các hợp đồng xuất khẩu nên hiện tượng tồn kho hàng hoá ít xảy ra. Nhưng số nợ phải thu cuối năm tại Tổng công ty lại tương đối nhiều, điều này ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Tổng công ty. Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong việc phản ánh chính xác giá trị thực tế của tài sản trên báo cáo tài chính, phản ánh đúng thu nhập và chi phí phát sinh trong kỳ. Tổng công ty nên trích lập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi vào cuối năm. Việc trích lập các khoản dự phòng phải thoả mãn điều kiện không vượt quá 20% số nợ phải thu. Phương pháp hạch toán như sau: Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào các khoản nợ phải thu xác định là không chắc chắn thu được để tính số dự phòng cần trích lập: Nợ TK 642 (6426) Có TK 139 Cuối năm sau: - nếu các khoản nợ phải thu khó đòi này mà đòi được thì kế toán tiến hành hoàn nhập số dự phòng đã trích lập: Nợ TK 139 Có TK 642 (6426) - Nếu các khoản nợ phải thu khó đòi xác định thực sự không đòi được và được phép xoá nợ, kế toán ghi: Nợ Tk 642 (6426) Có TK 131, 138 Đồng thời ghi đơn bên nợ TK 004" nợ khó đòi đã xử lý" - Nếu sau khi đã xoá nợ rồi mà vẫn đòi được, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được ghi: Nợ Tk 111,112 Có TK 711- Thu nhập khác Đồng thời ghi đơn bên có TK 004 "nợ khó đòi đã xử lý" Kiến nghị thứ bảy: về việc áp dụng các biện pháp thúc đẩy, hỗ trợ xuất khẩu. Trong nền kinh tế thị trường việc áp dụng các biện pháp hỗ trợ bán hàng là rất cần thiết không phải chỉ trong xuất khẩu mà đối với tất cả các hoạt động kinh doanh. Tổng công ty chè việt Nam xuất khẩu chè là chủ yếu mà uy tín của chè Việt Nam trên thị trường thế giới không cao và có rất nhiều đối thủ cạnh tranh. Do đó Tổng công ty nên áp dụng các biện pháp marketting như quảng cáo, khuyến mại, thăm dò ý kiến người tiêu dùng và đặc biệt là nên tích cực hơn nữa đưa chè của Việt Nam đi tham dự các hội chợ triển lãm quốc tế để giới thiệu sản phẩm và tìm kiếm khách hàng. Muốn vậy Tổng công ty phải mạnh dạn đầu tư lớn hơn nữa khoảng 8% đến 10% doanh thu cho hoạt động marketting, đối với các công ty nước ngoài thì khoản này là nhỏ bởi lẽ hàng năm họ thường đầu tư khoảng 12% đến 18% doanh thu cho hoạt động marketting. Kết luận Có thể nói kết quả thu được từ thời gian thực tập vừa qua tại Tổng công ty chè Việt Nam là rất nhiều và bổ ích đối với em. Em không chỉ hiểu được mô hình, cơ cấu bộ máy quản lý của Tổng công ty mà còn tìm hiểu được công tác hạch toán kế toán tại Tổng công ty. Đặc biệt khi em lựa chọn nghiên cứu đề tài" Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu tại Tổng công ty chè Việt Nam" thì đó là cả một sự mở mang kiến thức, ngoài những kiến thức trong chuyên ngành kế toán còn là sự hiểu biết về hoạt động xuất khẩu của Tổng công ty nói riêng và của Việt Nam nói chung. Không chỉ đối với em mà đối với các bạn khác em tin chắc rằng thời gian thực tập vừa qua cũng là thời gian học tập thực tế bổ ích và cần thiết. Kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu ở Tổng công ty chè Việt Nam dù đã thường xuyên được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tế và chế độ kế toán mới, song vẫn không khỏi còn hạn chế. Bằng những kiến thức đã học tại trường em cũng đã đề xuất một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu tại Tổng công ty chè Việt Nam. Do chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế nên em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy, các cô, và các cô chú trong Tổng công ty. Em xin chân thành cảm ơn các cô, các chú, các bác trong Tổng công ty Chè Việt Nam đã nhiệt tình hướng dẫn, tạo mọi điều kiện để em hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu này. Em xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Phạm Thị Bích Chi người đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo tận tình cho em trong suốt giai đoạn thực tập vừa qua và giúp em hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày 26 tháng 4 năm 2003