Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại trong điều kiện nền kinh tế thị trưòng - Lấy ví dụ tại công ty Vật Liệu Điện - Dụng Cụ Cơ Khí

c sự biến động về doanh thu giữa các thời kỳ, giữa các mặt hàng mà biết được nhu cầu của thị trường về các mặt hàng trong các thời kỳ khác nhau để từ đó có các định hướng, kế hoạch cho kỳ kinh doanh tiếp theo. Hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ giúp hoàn thiện các hệ thống sổ sách, chứng từ về kế toán bán hàng.Mà hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán có tính đồng bộ.Do đó khi một bộ phận trong tổng thể đã được hoàn thiện thì sẽ thúc đẩy tổng thể phải hoàn thiện theo. Chính vì thế mà có thể nói việc hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ thúc đẩy việc hoàn thiện hệ thống kế toán chung toàn doanh nghiệp làm cho việc quản lý kinh tế tài chính đạt hiệu quả cao. Hoàn thiện kế toán bán hàng giúp cho tài liệu kế toán mang tính pháp lý cao, tăng độ chính xác của các tài liệu mà kế toán cung cấp tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng. Chương II : thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty vật liệu điện và dụng cụ cơ khí ( vlđ - dcck ) I/ Đặc điểm tổ chức kinh doanh & công tác kế toán tại công ty vlđ - dcck 1. đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty Vật liệu điện & dụng cụ cơ khí có tên giao dịch là ELMACO, trụ sở chính đặt tại 240 - 242 Tôn Đức Thắng - Hà Nội với tổng diện tích 2052 m2 . Công ty Vật liệu điện & dụng cụ cơ khí là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ Thương Mại thực hiện việc sản xuất kinh doanh theo quyết định số 366TN - TCCB ngày 19/07/1971 của Bộ Thương Nghiệp ( nay là Bộ Thương Mại ). Công ty được thành lập ngày 22/12/1971 theo quyết định 820/VTQĐ của Bộ Vật Tư. Sau sát nhập Bộ Vật Tư và Bộ Thương Nghiệp theo nghị định số 388/HĐBT của Hội đồng bộ trưởng, Công ty được thành lập lại theo quyết dịnh số 6/3TM- TCCB ngày 28/05/1993 Bộ trưởng Bộ Thương mại. Công ty tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo pháp luật Nước CHXHCN Việt Nam. Công ty là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, mở tài khoản tiền gửi và tiền vay ở ngân hàng Công Thương khu vực Đống Đa, ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam ( EXIMBANK)... Công ty được phép sử dụng con dấu riêng, được phân cấp quản lý cán bộ và áp dụng các hình thức trả lương theo chế độ chính sách qui định. Về thực chất, Công ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khí là một đơn vị kinh doanh thương mại là chủ yếu, hoạt động trong lĩnh vực lưu thông hàng hóa, cung cấp các loại vật tư thiết bị, dụng cụ về ngành điện. Tuy nhiên trong nguồn hàng vật tư cung cấp tỷ trọng hàng nhập rất nhiều so với hàng thu mua trong nước vì thế Công ty tự xác định không được ỷ lại vào hàng nhập mà phải tổ chức tốt việc thu mua vật tư trong nước, xem nó như một nhiệm vụ chiến lược của mình. Một mặt tích cực củng cố duy trì những mặt hàng truyền thống, mặt khác rất coi trọng việc phát triển các mặt hàng mới. Với phương châm như vậy nên trong suốt những năm bao cấp ELMACO luôn được khách hàng đánh giá là một đơn vị làm tốt công tác cung ứng vật tư, không cửa quyền, không gây những khó khăn cho khách hàng. Tuy nhiên trong năm đầu thực hiện cơ chế mới - cơ chế thị trường cũng như tất cả các đơn vị kinh tế khác, công ty đã vấp phải không ít những khó khăn từ nhiều phía nhưng trước đòi hỏi cấp bách về sự sống còn của Công ty, những người lãnh đạo và toàn bộ cán bộ công nhân viên đã tìm được con đường đi cho mình. Với phương châm “Thương mại phải gắn liền với sản xuất và phải đi lên bằng chính đôi chân của mình”, ELMACO đã khẳng định mình với mô hình kinh doanh “Phát triển chuyên doanh theo hướng đa dạng hoá mặt hàng” đồng thời đẩy mạnh việc thay đổi cơ cấu kinh doanh từ kinh doanh thương mại thuần tuý sang sản xuất và kinh doanh thương mại, cải tiến phương thức kinh doanh, mở rộng mạng lưới kinh doanh, đặc biệt quan tâm đến việc tổ chức bán hàng nhằm đáp ứng đòi hỏi của thị trường và đáp ứng mọi nhu cầu của xã hội. Năm năm trở lại đây ( 1991-1995) ELMACO hoạt động kinh doanh trong cơ chế thị trường trên tinh thần: Nhà buôn phải dành lấy khách hàng; nắm vững ngành hàng; phát triển chuyên doanh đa dạng hóa mặt hàng; thực hiện khoán quản lý hợp lý bảo đảm hài hòa lợi ích kinh tế; huy động và sử dụng hợp lý nguồn vốn kinh doanh với nhiệm vụ chủ yếu là bán buôn và bán lẻ các mặt hàng dụng cụ điện và thiết bị điện cho khách hàng thường xuyên và khách hàng tức thời. Nhờ đó Công ty đã khẳng định rõ vị thế của mình trên thị trường trong nước và quốc tế. Việc xác định một chiến lược bán hàng phù hợp với sự vận động của môi trường chắc chắn sẽ đảm bảo hiệu quả kinh doanh của Công ty một cách lâu dài, bền vững, đặc biệt trong lĩnh vực tiêu thụ những mặt hàng chủ chốt. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty: 1.2.1. Chức năng: Công ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khí được thành lập để thực hiện các hoạt động kinh doanh, xuất khẩu các mặt hàng vật liệu điện, dụng cụ cơ khí, vật tư thiết bị có liên quan để phục vụ nhu cầu toàn nền kinh tế. Sản xuất hàng vật liệu điện phục vụ nhu cầu nền kinh tế. 1.2.2. Nhiệm vụ: +Thực hiện đúng các chế độ, chính sách pháp luật của Nhà nước có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. +Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế, hợp đồng ngoại thương đã ký kết. +Xây dựng, tổ chức và thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty theo qui định hiện hành. +Khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn do Nhà nước cấp và tự tạo ra nguồn vốn đảm bảo tự trang trải và đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ nhà nước giao, phục vụ phát triển kinh tế. +Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu thị trường trong nước và thế giới nhằm nâng cao chất lượng hàng hóa đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất trong nước và xuất khẩu. +Quản lý, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc theo qui định hiện hành. 1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh: Công ty ELMACCO có bề dầy lịch sử sản xuất kinh doanh ngành hàng vật liệu điện trên 30 năm nay. Đặc điểm ngành hàng vật liệu điện ảnh hưởng rất nhiều đến chiến lược kinh doanh ngành hàng này. Do sự tham gia rất đa dạng của ngành hàng này vào các lĩnh vực sản xuất kinh doanh cho nên cơ cấu nghành hàng, qui cách ngành hàng rất phức tạp. Phần lớn mặt hàng này không phải là vật tư chủ yếu của sản xuất, không có định mức tiêu dùng nên đòi hỏi phải có tính khoa học cao trong kinh doanh cũng như trong sản xuất. Nhiều mặt hàng không có trong danh mục quản lý của nhà nước mà do đơn vị tự động nghiên cứu, cân đối thông qua hợp đồng mua - bán. Đặc điểm này đòi hỏi công việc tìm cách bán hàng, nắm bắt nhu cầu khách hàng phải đặc biệt chú ý. Trong những năm gần đây, Công ty đã có nhiều nỗ lực, cố gắng nhờ đó đã đạt được mức tăng trưởng nhanh, có thể đứng vững trên thị trường như hiện nay. Các mặt hàng kinh doanh của Công ty bao gồm: a) Ngành hàng vật liệu điện: • Nhóm vật liệu truyền dẫn và truyền tải điện • Nhóm thiết bị chiếu sáng • Nhóm thiết bị đo đếm • Vật liệu cách điện và cách nhiệt • Quạt và phụ kiện quạt b) Ngành hàng dụng cụ cơ khí: • Nhóm cắt gọt kim loại • Nhóm thiết bị vật liệu cắt gỗ • Nhóm kiểm đo cơ khí • Nhóm vật liệu hàn nấu • Nhóm dụng cụ cầm tay • Nhóm cao su và sản phẩm cao su • Nhóm thiết bị xếp dỡ. c) Nhóm ngành hàng khác; • Nhóm vật liệu xây dựng • Nhóm thiết bị phụ tùng • Nhóm hoá chất • Nhóm nông - lâm - ngư nghiệp • Nhóm kim khí. Tình hình kinh doanh của công ty : Công ty VLĐ- DCCK là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong cơ chế thị trường mặc dù phải chịu sự cạnh tranh quyết liệt của các thành phần kinh tế khác nhưng doanh nghiệp cùng đội ngũ cán bộ công nhân viên nỗ lực không ngừng và đã đạt được những kết quả tốt đẹp. Do đó mà công ty luôn được cấp trên khen thưởng vì những thành tích đạt được. Đặc biệt trong những năm gần đây, do chính sách mở cửa nước ngoài đầu tư vào Việt Nam ngày càng nhiều, diều đó đã làm cho công ty gặp không ít khó khăn thách thức. Song với sự lãnh đạo tài tình của ban giám đốc cùng với sự nhiệt tình của cán bộ công nhân viên Công ty đã vượt qua được hết những khó khăn thách thức và ngày một khẳng định vị thế của mình trên thương trường. Sau đây là một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt dộng kinh doanh của công ty: (Đơn vị tính: Triệu đồng) STT Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Số tuyệt đối (%)Số tương đối 3 Doanh thu thuần từ hoạt động kinh doanh 120.129 148.568,3 28.439,3 123,7 4 Giá vốn hàng bán 110.576 136.212,3 25.636,3 123,2 5 Lợi tức gộp 9.553 12.356 2.803 129,3 6 Chi phí bán hàng 3.005 5.672 2.667 188,8 7 Chi phí quản lý 6.406,69 6.279, 875 -126,833 98,02 8 Lợi tức thuần từ hoạt động 141,310 404,125 262,815 286 9 Thuế lợi tức phải nộp 45,2192 129,32 84,1008 286 10 lợi tức sau thuế 96,0908 274,805 178,7142 286 1.4. tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Bộ máy quản lý của Công ty được chỉ đạo thống nhất từ trên xuống dưới theo kiểu trực tuyến thể hiện qua sơ đồ 1 1.4.1 Ban giám đốc : Bao gồm: +Giám đốc là người đứng đầu Công ty do Bộ trưởng Bộ thương mại bổ nhiệm. Giám đốc là người phải chịu trách nhiệm toàn diện và điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty, là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của toàn Công ty trước cơ quan quản lý cấp trên và trước pháp luật. Giúp việc cho giám đốc là 3 phó giám đốc do giám đốc Công ty giới thiệu đề nghị và Bộ trưởng Bộ thương mại bổ nhiệm, miễn nhiệm: +Phó giám đốc 1 ( Kiêm giám đôc trung tâm kinh doanh ) • Có quyền thay mặt giám đốc điều hành công ty khi giám đốc đi vắng • Trực tiếp quản lý các phòng kinh doanh( phòng kinh doanh những mặt hàng chiến lược của công ty) +Phó giám đốc 2 : Giám đốc trung tâm kinh doanh ngành hoá chất và xuất khẩu +Phó giám đốc 3 : Phụ trách sản xuất 1.4.2 Các phòng ban : có nhiệm vụ hoàn thành mọi công việc của công ty mà ban giám đốc giao cho. Bao gồm: +Phòng tổ chức: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về việc sắp xếp, bố trí cán bộ đào tạo và phân loại lao động để bố trí đúng người, đúng ngành nghề công việc, thanh quyết toán chế độ người lao động theo chính sách, chế độ của nhà nước và quy chế của Công ty. +Phòng tài chính kế toán: Ghi chép phản ảnh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trong đơn vị, qua đó giám đốc tình hình tài chính của Công ty cũng như việc sử dụng có hiệu quả tiền vốn, lao động, vật tư; giám đốc việc chấp hành chế độ hạch toán, các chỉ tiêu kinh tế tài chính theo qui định của nhà nước; lập báo cáo tổng hợp, xác định kết quả tiêu thụ, kết quả tài chính và hiệu quả kinh doanh của Công ty. +Các phòng sản xuất kinh doanh và chi nhánh : Là đơn vị trực thuộc sản xuất kinh doanh theo ngành hàng được phân công. Thực hiện các chế độ ghi chép ban đầu, thực hiện chế độ thông tin báo cáo, tiếp thị và cung ứng trực tiếp hàng hóa cho mọi đối tượng quản lý tiền, cơ sở vật chất do công ty giao. Mọi hoạt động của các phòng sản xuất kinh doanh và chi nhánh được tiến hành theo phương pháp hạch toán kinh tế. Sơ đồ 1 sơ đồ tổ chức của công ty elmaco giám đốc Phó giám đốc I Phó giám đốc I Phó giám đốc I Phòng tổ chức Phòng TCKT Phòng KD cáp, dây điện từ Phòng kinh doanh nguyên liệu Phòng KD vòng bi, cao su, đo kiểm Phòng kinh doanh hoá chất Phòng kinh doanh xuất khẩu XNSX thiết bị điện Nhà máy cáp điện Chi nhánh Đà Nẵng Chi nhánh Đông Hà Chi nhánh TP HCM Chi nhánh Thái Nguyên Xí nghiệp kinh doanh kho vận Xí nghiệp KD tổng hợp I Xí nghiệp KD tổng hợp II Xí nghiệp KD dụng cụ cơ khí Xí nghiệp KD thiết bị hàn xí nghiệp KD CS đống ngắt Xí nghiệp KD thiết bị điện Cửa hàng động cơ, máy bơm Quan hệ thông báo Quan hệ chỉ đạo 2. đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở công ty 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán: sơ dồ tổ chức bộ máy kế toán của elmaco Kế toán trưởng Phó phòng kế toán tổng hợp Phó phòng phụ trách kiểm tra Phó phòng phụ trách vốn, ngân hàng Kế toán kiểm tra kế toán vốn, quỹ tiền mặt Kế toán thanh toán Bộ phận giao dịch ngân hàng Bộ phận quỹ Kế toán công nợ Kế toán TSCĐ xây dựng CB Kế toán chi phí bảo hiểm Kế toán phòng KD VLĐ Kế toán phòng KD DCCK Kế toán Phòng KD XNK Kế toán phòng KD tổng hợp Kế toán nhà máy dây cáp và dây điện từ Kế toán XNSX thiết bị điện Kế toán chi nhánh Đà Nẵng - Đông Hà Kế toán chi nhánh TP HCM Kế toán phòng kho vận Quan hệ chỉ đạo Quan hệ thông báo Cơ cấu bộ máy kế toán như sau : +Trưởng phòng tài chính kế toán do cô Vũ Thị Thịnh đảm nhận có nhiệm vụ tổ chức công tác và đào tạo kế toán, thống nhất các kế hoạch kế toán tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước ban giám đốcvà pháp luật về những thông tin, số liệu, báo cáo,... +Phó phòng kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các số liệu bảng biểu, báo cáo của các kế toán viên ở các đơn vị hạch toán phụ thuộc và của các kế toán viên ở tại phòng Công ty. Sau đó đến cuối kỳ quyết toán, lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính. +Phó phòng phụ trách kiểm tra cùng hai người khác tạo thành một tổ kiểm tra gồm 3 người : Có nhiệm vụ kiểm tra các số liệu dữ liệu, bảng biểu, báo cáo quyết toán của Công ty, nhằm tìm ra những sai sót, gian lận để từ đó hướng dẫn kế toán điều chỉnh lại cho phù hợp, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về nhiệm vụ của mình. +Phó phòng phụ trách vốn ngân hàng: trực tiếp phụ trách về vốn ngân hàng của Công ty có nhiệm vụ lập các kế hoạch về tài chính. +Các kế toán viên: Có nhiệm vụ thu thập xử lý thông tin kế toán phát sinh hàng ngày một cách chính xác, đảm bảo đúng chế độ kế toán hiện hành, gồm có: Kế toán quỹ, thủ quỹ, kế toán ngân hàng kiêm kế toán TSCĐ, kế toán công nợ, kế toán thu chi tiền lương - BHXH, kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp... Do hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên và đa dạng nên chứng từ sử dụng cũng nhiều, nội dung và đặc điểm khác nhau. Tùy theo nội dung kinh tế, yêu cầu quản lý, việc sử dụng và luân chuyển chứng từ sao cho phải phù hợp với tình hình hoạt động và đặc điểm của Công ty. 2.2. Hình thức sổ kế toán: Các báo biểu, sổ sách của Công ty thống nhất theo chế độ hiện hành theo qui định chung của ngành và của nhà nước, đồng thời có sổ chi tiết theo dõi theo yêu cầu quản lý của Công ty. Hình thức kế toán công ty áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ. Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, đòi hỏi yêu cầu trình độ kế toán của các nhân viên phải cao, sử dụng nhiều sổ sách. Theo hình thức này thì khó vi tính hoá công tác kế toán. Các loại sổ kế toán áp dụng: • Nhật ký chứng từ • Bảng kê, bảng phân bổ • Sổ cái • Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán ở Công ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khí được khái quát theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, phiếu nhập kho, xuất kho. Kế toán tại Chi nhánh Kế toán tại Công ty Sổ theo dõi công nợ với Công ty, sổ chi tiết và tổng hợp các TK. Sổ quỹ, bảng kê các ngành hàng, sổ theo dõi TK 136, sổ hoặc thẻ chi tiết Nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tổng hợp Nhật ký chứng từ theo từng ngành hàng Nhật ký chứng từ chung toàn Công ty Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tổng hợp toàn công ty Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu Bộ máy Kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình nửa tập trung, nửa phân tán. Các đơn vị trực thuộc lớn có bộ phận kế toán riêng có trách nhiệm tập hợp, thu thập chứng từ, ghi chép sổ sách, lập báo cáo để cuối kỳ nộp về phòng kế toán của Công ty. Còn ở các đơn vị trực thuộc nhỏ không tổ chức kế toán riêng mà bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, kiểm tra hạch toán ban đầu và làm một số phần hành kê chi tiết theo sự phân công của kế toán trưởng công ty, hàng ngày hay định kỳ chuyển chứng từ ban đầu, các bảng kê, báo cáo và tài liệu liên quan về phòng kế toán công ty để kiểm tra và ghi sổ kế toán. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên tồn kho lấy theo số thực tế tại phòng kế toán và nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Các loại báo cáo Tài chính: Bảng cân đối kế toán, kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính... do kế toán tổng hợp của Công ty lập vào ngày 31/12 của năm Tài chính. Còn báo cáo lưu hành nội bộ thường được lập sau mỗi tháng. II. Thực trạng kế toán bán hàng ở công ty vlđ - dcck. 1. Tình hình tổ chức bán hàng và quản lý bán hàng ở công ty. Công ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khí đã áp dụng hệ thống kế toán mới từ ngày 1/1/1996 theo nghị quyết số 1141/TC/CĐKT của Bộ Tài Chính theo mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Mọi đơn vị phụ thuộc đều có tổ chức bộ máy kế toán riêng. Định kỳ gửi số liệu về phòng kế toán của Công ty để tổng hợp lên báo cáo. Riêng các phòng kinh doanh do Công ty trực tiếp quản lý và hạch toán. Mỗi nhân viên kế toán của công ty sẽ phụ trách việc hạch toán của một hoặc hai phòng kinh doanh để lên báo cáo. Từ các báo cáo của từng nhân viên kế toán trong công ty cung cấp với báo cáo do các đơn vị phụ thuộc nộp lên kế toán tổng hợp sẽ làm nhiệm vụ tổng hợp số liệu và lập báo cáo toàn công ty. Công ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khí là đơn vị chuyên kinh doanh vật tư thiết bị như cáp điện, cầu dao, dây dẫn trần, dây điện từ, cầu chì Automar, sứ cách điện, thiết bị hàn... Nói chung là những mặt hàng có giá trị không nhỏ nên công ty rất quan tâm đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường với hàng loạt các công ty thương mại lớn nhỏ như hiện nay thì cạnh tranh để tiêu thụ hàng hoá diễn ra rất khốc liệt. Đứng trước một thực tế đó, Công ty cần có biện pháp tiêu thụ sao cho thuận tiện và có hiệu quả nhất đối với khách hàng và cũng phần nào thuận tiện cho công ty. Trong quá trình tiêu thụ Công ty có quan hệ với nhiều khách hàng, vì thế việc phân loại khách hàng để có phương thức thanh toán tiền hàng hợp lý và hết sức cần thiết. Đối với khách hàng là công ty lớn, các doanh nghiệp có quan hệ thường xuyên liên tục, có tín nhiệm với công ty thì được phép nợ lại. Đối với khách hàng không thường xuyên trước khi nhận được hàng thì phải thanh toán đầy đủ tiền hàng theo hoá đơn. Nếu muốn nợ lại phải ký cược tại Công ty một tài sản có giá trị tương. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay sản xuất ra sản phẩm đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng đã là khó nhưng để sản phẩm ấy đến tay người tiêu dùng lại càng khó hơn. Từ đó đòi hỏi các phương thức bán hàng tại Công ty phải phù hợp với ngành nghề, mặt hàng kinh doanh, đồng thời thuận tiện, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Đứng trước thực trạng đó, Công ty đã và đang từng bước đa dạng hoá phương thức bán hàng và thanh toán tiền hàng. Trong phương thức bán buôn công ty chỉ áp dụng phương thức bán buôn qua kho, đây là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty bởi vì phương thức này giúp cho công ty tiêu thụ hàng hoá với số lượng lớn, tránh hiện tượng thất thoát và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tượng ứ đọng vốn hay khách hàng nợ nần dây dưa chiếm dụng vốn của công ty. Bán buôn qua kho thường dựa vào chứng từ là hợp đồng kinh tế đã ký hoặc đơn đặt hàng của khách hàng vì theo hình thức này, hoạt động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp lý, mặt khác công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tại điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty. Quá trình bán buôn của công ty có thủ tục đơn giản thuận tiện cho khách hàng. Sau khi hai bên đã thoả thuận và đồng ý bên phía công ty VLĐ-DCCK là người đứng ra lập hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, đến thời điểm giao hàng đã ghi trong hợp đồng Công ty chuẩn bị giao hàng cho khách. Khi giao hàng cho khách, nhân viên bán hàng phải lập hoá đơn GTGT. Đối với nghiệp vụ thanh toán chậm kế toán phải mở sổ chi tiết TK 131 để theo dõi. Hiện nay công ty không áp dụng chiết khấu bán hàng. Mức gía bán giới hạn trong khoảng nhất định do bộ phận nghiên cứu thị trường ( phòng kinh doanh đưa ra). Khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn thì có thể áp dụng phương pháp giảm giá để khuyến khích khách hàng mua nhiều. Công ty sử dụng phương pháp đích danh để xác định giá vốn hàng bán. Về phương thức thanh toán : Công ty sẵn sàng chấp nhận mọi phương thức thanh toán của khách hàng, thanh toán bằng tiền mặt, séc, chuyển khoản, ngân phiếu, và ngoại tệ. Về phương thức giao hàng : Hiện nay hầu hết khách hàng đến với công ty đều tự lo phương tiện vận chuyển, việc giao hàng diẽn ra ngay tại kho. Tuy nhiên nếu khách hàng có nhu cầu vận chuyển công ty sẽ kịp thời đáp ứng và chi phí vận chuyển sẽ hạch toán vào chi phí bán hàng. Thủ tục giao hàng nhanh chóng thuận tiện tránh phiền hà cho khách. Trong khâu bán lẻ : Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Do khối lượng hàng bán thường nhỏ nên nhân viên bán hàng không lập hoá đơn bán và phiếu thu cho từng nghiệp vụ mà ghi vào một cuốn sổ cá nhân sau đó cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm hàng và tiền, vào thẻ bán hàng lượng hàng đã bán ra trong ngày. Cứ 5 ngày nhân viên bán hàng vào thẻ kho để kiểm kê lượng hàng nhập, xuất, tồn. đồng thời kiểm kê tiền hàng và lập giấy nộp tiền cho kế toán. Trước khi nộp tiền cho thủ quỹ nhân viên bán hàng phải kê lượng tiền hàng và giá trị lượng hàng xuất ra để đối chiếu xem có cân bằng hay không. Về bán đại lý:Công ty nhận làm đại lý cho mọi thành phần kinh tế về các mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của công ty. Khi nhận làm đại lý công ty thu về một khoản hoa hồng được coi là doanh thu bán hàng. 2.Kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty VLĐ - DCCK. 2.1. Chứng từ sử dụng. Công ty VLĐ - DCCK sử dụng các chứng từ sau trong quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng : • Hoá đơn GTGT (biểu 01,02 ) : là chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dùng để theo dõi, giám sát số lượng, chất lượng trị giá hàng hoá xuất bán. Đây là căn cứ để xuất hàng, ghi thẻ kho và các sổ sách có liên quan trong quá trình bán hàng và kiểm tra khi cần thiết. Do đó hoá dơn GTGT phải ghi rõ số hoá đơn, ngày, tháng, năm, tên đơn vị, ten, qui cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT, tổng cộng... Hoá đơn được lập làm 3 liên và được luân chuyển như sau: +Một liên đen lưu lại quyển hoá đơn +Một liên đỏ giao cho khách hàng +Một liên xanh dùng để thanh toán • phiếu thu ( biểu 03) : Khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kế toán thanh toán sẽ viết phiếu thu. Phiếu thu được lập làm hai liên: +Một liên giao cho khách hàng +Một liên giao cho kế toán quĩ • Thẻ hàng, thẻ kho (biểu 04,05 ): Do nhân viên bán hàng giữ và ghi hàng ngày, dùng để theo dõi số lượng và giá trị hàng hoá trong quá trình nhận và bán hàng tại quầy hàng, giúp người bán hàng thường xuyên nắm được tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá tại quầy. Thẻ kho là căn cứ để kiểm tra, quản lý hàng hoá và lập báo cáo bán hàng. • Báo cáo bán hàng (biểu 06): Do nhân viên bán hàng lập và cuối tháng nộp cho phòng kế toán của Công ty dể kế toán viên vào sổ sách kế toán có liên quan. • Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra ( kèm theo tờ khai thuế GTGT ) ( biểu 07) : Nội dung tờ khai này phải ghi rõ tên khách hàng, Doanh số bán chưa thuế, thuế GTGT... để làm căn cứ tính thuế và khấu trừ thuế đầu vào. • Bảng kê thanh toán đại lý ( biểu 08 ) : Phản ánh loại hàng hoá, số lượng, thành tiền hàng hoá nhập bán đại lý, số tiền phải thanh toán cho bên giao đại lý, hoa hồng được hưởng... • Lệnh điều động hàng hoá ( biểu 09 ) : đi kèm theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ dùng để điều chuyển hàng hoá trong nội bộ Công ty. Lệnh điều động hàng hoá do nhân viên bán hàng( Mậu dịch viên) hoặc thủ kho lập sau đó lấy dấu của thủ trưởng đơn vị, lập làm hai liên : +Một liên giao cho bên nhận hàng +Một liên bên giao giữ để chuyển lên cho kế toán của công ty • Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( biểu 10) : kèm theo lệnh điều động hàng hoá dùng để diều chuyển hàng hoá từ kho này sang kho khác, từ cưả hàng này sang cửa hàng khác, từ kho ra quầy... Hàng hoá vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty. Thủ kho hoặc nhân viên bán hàng sẽ lập làm 3 liên : +Một liên giao cho bên nhận hàng +Một liên giao cho phòng kế toán của công ty +Một liên làm thủ tục thanh toán 2.2. Tài khoản sử dụng Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng kế toán công ty sử dụng một số tài khoản: • Tài khoản 511 “ doanh thu bán hàng” • Tài khoản 157 " Hàng gửi bán " • Tài khoản 512 " Doanh thu nội bộ " • Tài khoản 136 " Phải thu nội bộ " • Tài khoản 156 “ hàng hoá” • Tằi khoản 632 “ giá vốn hàng bán " • Tài khoản 641 “ chi phí bán hàng " • Tài khoản 3331” thuế GTGT đầu ra " • Tài khoản 131 “ phải thu ở người mua " Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như : TK 111,112,.... 2.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ bán hàng chủ yếu 2.3.1. kế toán nghiệp vụ bán buôn tại ELMACO Trong phương thức bán buôn hiện nay Công ty chỉ áp dụng phương thức bán buôn qua kho. 2.3.1.1. Trường hợp xuất bán trực tiếp tại kho xí nghiệp: Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi : (1) giá vốn hàng xuất bán : Nợ TK 632 trị giá vốn hàng Có TK 1561 xuất kho ( 2) Phản ánh doanh thu bán hàng : Nợ TK 111,112 : Tổng giá thanh toán ( thu tiền ngay) Nợ TK 131 : Tổng giá thanh toán ( khách hàng nợ ) Có TK 511 : Doanh thu chưa thuế Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra (3) Chi phí vận chuyển hàng cho khách được tính vào chi phí bán hàng: Nợ TK 641 Có TK 111 chi phí vận chuyển Ta xem xét một số nghiệp vụ bán dây điện từ xảy ra trong tháng 2/2001 ở công ty như sau : Ví dụ : Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 20 ngày 21/2 bán cho Công ty điện cơ Hà Nội (Biểu 01), kế toán ghi : (1) Căn cứ vào hoá đơn mua hàng để kế toán phản ánh giá vốn hàng bán : Nợ TK 632 : 303.990.201 Có TK 1561: 303.990.201 (2) Phản ánh doanh thu : Nợ TK131 (Công ty chế tạo điện cơ HN): 355.330.800 Có TK 511 : 323.028.000 Có TK 33311: 32.302.800 (3) Chi phí vận chuyển đến kho Công ty ĐCHN, Công ty chi bằng tiền mặt : Số tiền 100.000 Nợ TK 641 : 100.000 Có TK 111 :100.000 Ví dụ : Căn cứ vào hoá đơn bán hàng số 19 ngày 19/2 bán cho chị Hạnh (biểu 02), đã thanh toán bằng tiền mặt, kế toán ghi : (1) Căn cứ vào hoá đơn mua hàng để kế toán phản ánh giá vốn hàng bán : Nợ TK 632 : 58.654.348 Có TK 1561: 58.654.348 (2) Phản ánh doanh thu : Nợ TK111: 65.705.090 Có TK 511 : 59.731.900 Có TK 33311: 5.973.190 (3) Chi phí vận chuyển đến cửa hàng chị Hạnh, Công ty đã chi bằng tiền mặt số tiền 50.000đ Nợ TK 641 : 50.000 Có TK 111 :50.000 2.3.1.2. Trường hợp xuất kho chuyển cho chi nhánh Khi giao hàng cho các chi nhánh, nhân viên bán hàng phải lập hoá đơn GTGT, hoá đơn được lập làm 3 liên và được luân chuyển như sau:Một liên đen lưu lại quyển hoá đơn, một liên đỏ giao cho chi nhánh, một liên xanh dùng để thanh toán. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi: (1) Giá vốn : Nợ TK 632 Trị giá vốn hàng xuất kho Có TK 1561 (2) Giá bán : Nợ TK 111 : Thu tiền mặt Nợ TK 136(cụ thể) : Phải thu nội bộ Có TK 512 : Doanh thu nội bộ Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra Ví dụ: Trong tháng 2/2001 có nghiệp vụ bán hàng như sau: Ngày 10/2 căn cứ hoá đơn số 15, Công ty xuất nội bộ cho chi nhánh Thái Nguyên 1000kg dây điện từ tròn loại 1PEW-155 f0,70 Giá vốn : 30.000đ/1chiếc Giá bán : 40.000đ/1chiếc Chi nhánh Thái Nguyên thanh toán 50% bằng tiền mặt, số còn lại tháng sau nộp hết Kế toán ghi : (1) Giá vốn: Nợ TK 632: 30.000.000 Có TK 1561: 30.000.000 (2) Giá bán : Nợ TK 111: 22.000.000 Nợ TK 136(CNTN): 22.000.000 Có TK 512: 40.000.000 Có TK 33311: 4.000.000 2.3.2. Kế toán nghiệp vụ bán lẻ tại ELMACO: Khi nhận báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng gửi lên kế toán ghi: (1) Giá vốn : Nợ TK 632 Có TK 1561 Trị giá vốn hàng bán (2) Giá bán : Nợ TK 111: Giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu chưa thuế Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra Ví dụ: Trong tháng 2/2001 có các nghiệp vụ bán hàng phát sinh Ngày 25/2 bán cho chị Hoà ở Hàng Bông 200m dây điện nội Giá vốn : 240.000đ (200m ´ 1.200) Giá bán : 400.000đ (200m ´ 2.000) Thuế GTGT 10%, đã thanh toán bằng tiền mặt Khi nhận được báo cáo bán hàng gửi lên phòng kế toán, kế toán ghi: (1) Giá vốn : Nợ TK 632: 240.000 Có TK 1561: 240.000 (2) Giá bán : Nợ TK 111: 440.000 Có TK 511: 400.000 Có TK 33311: 40.000 2.3.3. Kế toán nghiệp vụ nhận bán hàng đại lý: Khi nhận hàng hoá uỷ thác, gửi đại lý kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi : Nợ TK 003 : “ Hàng gửi bán “ Trong quá trình bán hàng phải lập hoá đơn bán hàng theo đúng giá bên giao đại lý quy dịnh, định kỳ lập bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi, xác định số lượng hàng hoá đã bán, số tiền phải thanh toán cho bên giao đại lý, số hoa hồng được hưởng... Khi bán hàng thu tiền kế toán ghi : Nợ TK 111 Có TK 331 Tổng giá thanh toán Đồng thời ghi : Có TK 003 : Trị giá hàng bán Khi trả tiền cho bên giao đại lý kế toán căn cứ vào phiếu chi, phiếu báo có và bảng thanh toán hàng đại lý, kí gửi ghi : Nợ TK 331 Có TK 111, 112 Tổng giá thanh toán Khi nhận được tiền hoa hồng kế toán ghi : Nợ TK 111 Có TK 511(5112) Số hoa hồng được hưởng Ví dụ: Theo hợp đồng số 02 ĐL/HĐ ngày1/02/2001 về việc bán đại lý cho tổ hợp tác Thành Công : (1)Khi công ty nhận được hàng về nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 003 : 2.187.791 (2)Khi bán hàng thu tiền về kế toán ghi : Nợ TK 111 Có TK 331 2.481.000 Đồng thời ghi : Có TK 003 : 2.187.791 (3)Cuối tháng căn cứ vào hợp đồng giao đại lý, kế toán lập bảng kê hoá đơn bán đại lý xác định số lượng hàng hoá đã tiêu thụ, số tiền trả cho bên giao đại lý, số hoa hồng được hưởng : • Khi trả tiền cho bên giao dại lý kế toán ghi : Nợ TK 331 : 2.481.000 Có TK 111 : 2.481.000 • Khi nhận tiền hoa hồng kế toán ghi : Nợ TK 111 : 74.430 Có TK 5112 : 74.430 ở các chi nhánh của Công ty cũng có bộ phận kế toán riêng và nghiệp vụ bán hàng cũng được hạch toán như tại văn phòng Công ty, cuối tháng kế toán các đơn vị này lập và gửi báo cáo doanh thu, nhật ký chứng từ và sổ cái tài khoản lên phòng kế toán Công ty để kế toán của Công ty tiến hành kiểm tra đối chiếu. Cuối kỳ kế toán phải xác định kết quả hoạt động bán hàng : • Kết chuyển doanh thu thuần : Nợ TK 511 Có TK 911 Kết chuyển doanh thu • Kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ TK 911 Có TK 632 Kết chuyển giá vốn • Kết chuyển chi phí : Nợ TK 911 : Kết chuyển chi phí Có TK 641 : chi phí bán hàng Có TK 642 : chi phí quản lý doanh nghiệp • Nếu lãi : Nợ TK 911 Có TK 421 Kết chuyển lãi • Nếu lỗ : Nợ TK 421 Có TK 911 Kết chuyển lỗ sơ đồ hạch toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng ở công ty vật liệu điện - dụng cụ cơ khí. 511,512 131,136 111,112 911 156 632 641 642 3331 421 421 157 (1) (2) (3) (3b) (3a) (4) (5) (6a) (6b) (7a) (7b) (1) Khách hàng trả tiền ngay (2) Khách hàng nợ (3) Giá vốn hàng bán (3a) Hàng gửi đi bán (3b) Giá vốn hàng gửi đi bán (4) Kết chuyển doanh thu (5) Kết chuyển giá vốn hàng bán (6a)Kết chuyển chi phí bán hàng (6b) Kết chuyển chi phí quản lý (7a) Kết chuyển lãi (7b) Kết chuyển lỗ 2.4. Sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng : Kế toán công ty áp dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty đều được ghi vào sổ kế toán theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế. Công ty sử dụng sổ kế toán theo chế độ ban hành và một số mẫu sổ chi tiết do Công ty tự thiết kế cho phù hợp với đặc điểm của Công ty. Một số loại sổ kế toán sử dụng để phản ánh nghiệp vụ bán hàng : • Sổ chi tiết công nợ phải thu TK131 (Biểu 11) : Sổ này được mở chi tiết cho từng đối tượng mua hàng. Trên sổ chi tiết TK 131 kế toán theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng. Cơ sở ghi vào sổ này là các hoá đơn GTGT, phiếu thu... • Báo cáo công nợ phải thu TK131 (Biểu 12) : Tuỳ theo yêu cầu của công ty có thể mở cuối tháng hoặc nửa tháng 1 lần để tổng hợp công nợ phải thu theo từng ngành hàng. Cơ sở ghi chép là sổ chi tiết công nợ phải thu TK131. • Sổ chi tiết phải thu nội bộ (Biểu 13) : Dùng để theo dõi tình hình công nợ của từng chi nhánh. Cơ sở ghi vào sổ này là các hoá đơn GTGT, phiếu thu... • Sổ theo dõi xuất hàng điều nội bộ bằng hoá đơn GTGT (Biểu 14): Sổ này phải ghi theo từng đơn vị phụ thuộc, phải ghi rõ giá vốn, giá giao chưa thuế, thuế GTGT, tổng giá thanh toán.Cơ sở ghi chép là hoá đơn GTGT. • Sổ doanh thu bán hàng ( biểu 15 ) : Sổ này được mở để theo dõi doanh thu bán hàng của từng ngành hàng. Cơ sở ghi chép là hoá đơn GTGT của từng ngành hàng. • Sổ chi tiết chi phí bán hàng, sổ chi tiết chi phí QLDN (Biểu 16,17): Dùng để theo dõi CPBH và CPQLDN phát sinh trong kỳ. Cơ sở ghi chép là phiếu chi, hoá đơn dịch vụ,... • Bảng kê số 8 ( Biểu 18) Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng hoá. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan để ghi vào bảng kê này. • Nhật ký chứng từ số 8 (Biểu 19): Dùng để tập hợp các số liệu trên sổ kế toán bán hàng và các bảng kê, cuối tháng căn cứ vào đó để lên sổ cái tài khoản 511, 156, 632 • Sổ cái tài khoản 511,512 ( Biểu 20 ) : Dùng để phản ánh số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối tháng của tài khoản 511. • Sổ cái tài khoản 632 ( Biểu 21 ) : Dùng để phản ánh số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối tháng của tài khoản 632 Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty thể hiện qua sơ đồ sau: Thẻ kho Bảng kê số 8 (Bảng cân đối nhập - xuất - tồn ) Nhật ký - chứng từ (Số 8 ) Sổ cái ( TK 511,512 ,632,...) Ghi chú Sổ chi tiết tài khoản131 Sổ chi tiết tài khoản 136 Sổ theo dõi xuất hàng điều nội bộ bằng hoá đơn GTGT Chứng từ gốc (Hoá đơn bán hàng, báo cáo bán hàng; phiếu xuất kho,nhập kho; phiếu thu, phiếu chi; giấy báo có,báo nợ của ngân hàng; hợp đồng giao nhận đại lý,...) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Sổ doanh thu bán hàng TK 511,512 Chương III : HOàN THIệN kế toán bán hàng ở công ty vlđ - dcck I. đánh giá thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty vlđ - dcck 1. Đánh giá công tác kế toán của công ty Công ty VLĐ - DCCK là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ thương mại. Công ty có quy mô rất lớn với các chi nhánh và các xí nghiệp kinh doanh ở khắp các tỉnh, thành phố trong cả nước. Công ty có hệ thống kho tàng cửa hàng rộng lớn. Phạm vi hoạt động của công ty tương đối rộng. Là một doanh nghiệp hoạt động trong ngành thương mại với chức năng chủ yếu là tiêu thụ hàng hoá, đưa hàng hoá ra lưu thông và đến tay người tiêu dùng, Công ty luôn hoàn thành tốt chức năng kinh doanh của mình cũng như nghĩa vụ đối với Nhà nước. Công ty đã triển khai nhanh chóng thực hiện hệ thống tài khoản mới ngay từ quý I năm 1996 đồng thời thực hiện chuyển sổ kế toán của năm 1995 theo đúng quy định mới. Công ty đã triển khai đúng đắn và triệt để các quy chế và thông tư của Bộ tài chính. Công tác kế toán của công ty được tổ chức quy củ từ khâu lập chứng từ ban đầu đến các khâu tiếp theo đều sắp xếp tuần tự hợp lý. Công ty có áp dụng các hình thức sổ sách kế toán theo QĐ 114/TC/CĐKT đồng thời có điều chỉnh một số nội dung nhằm giảm nhẹ công việc ghi chép kế toán mà vẫn đảm bảo theo dõi đầy đủ kịp thời các hoạt động kinh tế phát sinh. Từ những đặc điểm trên, Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát của kế toán với hoạt động kinh doanh tại mỗi xí nghiệp, chi nhánh cũng như toàn công ty. Công tác kế toán của Công ty được tổ chức khá khoa học, hợp lý, có kế hoạch sắp xếp chỉ đạo từ trên xuống. Bên cạnh đó là bộ máy nhân viên kế toán có trình độ vững vàng về chuyên môn nên mặc dù có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng công ty vẫn tiến hành hạch toán, quyết toán nhanh chóng đảm bảo cung cấp số liệu đầy đủ, kịp thời, chính xác giúp cho ban lãnh đạo công ty đưa ra được những quyết định đúng đắn để hoạt động của công ty đạt kết quả cao. Hơn nữa cũng giúp cho việc thanh tra, giám sát của Nhà nước đối với công tác kế toán của công ty được đễ dàng thuận lợi. Hình thức kế toán công ty áp dụng là hình thức kế toán nhật ký chứng từ, hình thức này rất phù hợp với quy mô và chức năng của công ty. Hình thức này kết hợp chặt chẽ giữa ghi chép theo thời gian và ghi chép theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu, tránh được việc ghi chép trùng lắp. Do là công ty lớn có nhiều xí nghiệp kinh doanh do đó công ty tổ chức phân công cho mỗi nhân viên kế toán phụ trách việc hạch toán kế toán của một hoặc hai xí nghiệp kinh doanh tư khâu thu thập chứng từ cho đến khâu lập báo cáo. Cách tổ chức này sẽ giúp xác định rõ trách nhiệm của mỗi người tạo điều kiện cho công tác quản lý được dễ dàng, thuận lợi và việc hạch toán sẽ chính xác đồng thời cũng nâng cao được trình độ của nhân viên kế toán trong công ty. Tuy nhiên, công tác kế toán ở công ty vẫn tồn tại một số mặt hạn chế chưa phù hợp với việc hiện đại hoá công tác kế toán trong điều kiện hiện nay. Trong điều kiện hiện nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, yêu cầu của nền kinh tế thị trường đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần phải thu thập xử lý thông tin một cách nhanh chóng và kịp thời. Do vậy, việc hiện đại hoá công tác kế toán bằng máy vi tính là một yêu cầu rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ công ty áp dụng đòi hỏi khối lượng sổ sách sủ dụng rất lớn, cấu tạo sổ phức tạp,...nên rất khó vận dụng máy vi tính vào việc xử lý số liệu kế toán. 2. đáNh giá kế toán nghiệp vụ bán hàng Nhìn chung kế toán bán hàng ở công ty VLĐ - DCCK được tổ chức khá khoa học và hợp lý, đáp ứng được phần nào yêu cầu quản lý cũng như việc cung cấp thông tin trong quản lý kinh tế. Về ưu điểm : Kế toán bán hàng ở công ty đã thực hiện tốt việc kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của các chứng từ kế toán, xây dựng quá trình luân chuyển chứng từ hợp lý, bảo quản chứng từ theo đúng yêu cầu của nhà nước quy định. Bên cạnh kế toán tổng hợp, kế toán công ty đã mở các tài khoản chi tiết, sổ kế toán chi tiết để phục vụ cho kế toán quản trị đảm bảo theo dõi được quá trình bán hàng, thanh toán tiền hàng giữa khách hàng với công ty đầy đủ, rõ ràng.Việc ghi nhận doanh thu bán hàng được kế toán thực hiện theo đúng yêu cầu kế toán mới đồng thời phản ánh đầy đủ doanh thu, chi phí, xác định thuế tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán kết quả hoạt động bán hàng. Bên cạnh đó công tác bán hàng của công ty còn một số hạn chế: +Công ty không thực hiện việc bán hàng có tính chất đến chiết khấu bán hán hàng, hàng bán bị trả lại,giảm giá hàng bán, mà đây là một trong các phương pháp để quá trình bán hàng, nâng cao hiệu qủa kinh doanh. +Công ty áp dụng phương pháp tính giá vốn hàng bán theo phương pháp đích danh sẽ làm tăng khối lượng công việc ghi sổ kế toán chi tiết và khó khăn trong công tác quản lý. +Sổ sách kế toán của công ty còn viết tay, kẻ bằng tay vì vậy hạn chế phần nào tính thống nhất, gây khó khăn trong hạch toán kế toán cũng như trong tập hợp số liệu. II. Phương hướng và biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty VLĐ - DCCK: Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng là yêu cầu rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp , nhằm tăng doanh thu và hiệu qủa kinh doanh. Trên cơ sở nghiên cứu về lý luận và thực tiễn tại công ty VLĐ - DCCK em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến sau: 1. Về công tác tổ chức chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ kế toán. Công ty VLĐ - DCCK tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, vì thế khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì mỗi đơn vị phụ thuộc tự tổ chức hạch toán theo qui định của nhà nước. Đôí với các chứng từ về kế toán bán hàng: ngoài các chứng từ bắt buộc của Nhà nước, còn có các chứng từ có tính chất hướng dẫn cần phải được thống nhất về biểu mẫu, nội dung, cách ghi chép. Từ các cửa hàng, xí nghiệp, chi nhánh và cả văn phòng công ty đều phải tuân theo một chứng từ thống nhất. Có như vậy mới tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu được tiện lợi và dễ dàng trong công tác hạch toán thống kê của toàn công ty. Về trình tự luân chuyển chứng từ kế toán: Kế toán công ty cần quy định rõ ràng chế độ trách nhiệm của mỗi đơn vị, cá nhân trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán. Khi luân chuyển chứng từ kế toán cần quy định cụ thể cho từng loại chứng từ : chứng từ về tiền mặt, chứng từ về doanh thu bán hàng, chứng từ về thanh toán... Rồi quy định rõ người lập chứng từ, số thứ tự chứng từ cần lập, các yếu tố trên chứng từ, người ký duyệt chứng từ, thời gian luân chuyển chứng từ... Mục đích cuối cùng là làm sao cho trình tự luân chuyển chứng từ được thực hiện một cách khoa học, hợp lý và có hiệu quả. 2. Về tài khoản sử dụng Trong quá trình kinh doanh Công ty có rất nhiều loại mặt hàng khác nhau. Mỗi mặt hàng lại có các chủng loại khác nhau. Mặt khác công ty còn kinh doanh ở nhiều lĩnh vực như buôn bán hàng hoá, cung cấp lao vụ dịch vụ, cho thuê kho hàng... Để phục vụ cho yêu cầu quản lý công ty cần mở các tài khoản chi tiết cấp 3 để theo dõi doanh thu của từng xí nghiệp kinh doanh, từng mặt hàng. Nguyên tắc xây dựng tài khoản cấp 3 là : tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số, chữ số thứ 4 chỉ loại hình hoạt động kinh doanh chữ số thứ 5 chỉ ngành hàng kinh doanh. Ví dụ : Công ty có thể ký hiệu : • Ngành hàng dụng cụ cơ khí : ký hiệu số 1 • Ngành hàng vật liệu điện : ký hiệu số 2 • Ngành hàng khác(Vật liệu xây dựng,...) : ký hiệu số 3 Từ đó kế toán mở các tài khoản cấp 3 như : • TK 51111 : Doanh thu bán hàng dụng cụ cơ khí • TK 51112 : Doanh thu bán hàng vật liệu điện • TK 51113 : Doanh thu bán hàng khác(Vật liệu xây dựng,...) Việc hạch toán trên là rất quan trọng và cần thiết vì nó tạo điều kiện để công ty có thể quản lý chặt chẽ doanh thu bán hàng phát sinh ở từng ngành hàng. 3. Về hạch toán tổng hợp Trong nền kinh tế thị trường, việc bán hàng đã trở thành một nghệ thuật kinh doanh, bán hàng như thế nào để thu hút được khách hàng là một nhu cầu cấp bách đối với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là đối với doanh nghiệp thương mại. Vì vậy, Công ty VLĐ - DCCK cần thực hiện các biện pháp để nâng cao hiệu quả của công tác bán hàng như :có chiết khấu thanh toán đối với khách hàng thanh toán sớm, chiết khấu thương mại đối với khách hàng mua hàng hoá với số lượng lớn... Như vậy kế toán công ty sẽ hạch toán khi phát sinh triết khấu như sau : Nợ TK 811 : Chiết khấu thanh toán Nợ TK 111,112 : Số tiền thực thu Có TK 131 : Tổng giá thanh toán phải thu ở người mua Đối với giảm giá hàng bán : cũng tương tự như là chiết khấu bán hàng Công ty có thể dựa vào một lý do nào đó để thực hiện giảm giá cho khách hàng, chẳng hạn như hàng kém phẩm chất, do khách hàng mua với số lượng lớn... Khi đó kế toán sẽ hạch toán như sau : Nợ TK 532 : Giảm giá hàng bán Có TK 111,112 : Số tiền giảm giá trả lại cho khách Có TK 131 : Ghi giảm nợ phải thu của khách ( nếu khách hàng chưathanh toán ) Đối với hàng trường hợp hàng bán bị trả lại : Công ty có thể chấp nhận hàng bán bị trả lại trong một số trượng hợp : hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách theo hợp đồng... Trong trường hợp này kế toán hạch toán như sau : (1) Nợ TK 531 Có TK 111,112,131 Theo giá bán chưa thuế GTGT (2) Số tiền thuế GTGT của hàng bị trả lại trả cho khách : Nợ TK 33311 Có TK 111,112,131 (3) Các khoản chi phí liên quan đến hàng bị trả lại (nếu có ) chẳng hạn như chi phí nhận hàng về, được hạch toán vào chi phí bán hàng, kế toán ghi : Nợ TK 641 Có TK 111,112,141 (4) Phản ánh trị giá hàng bị trả lại : Nợ TK 156 ( hàng về nhập kho ) Nợ TK 157 ( hàng chưa về nhập kho ) Trị giá xuất kho Có TK 632 Cuối kỳ kết chuyển để tính doanh thu thuần : Nợ TK 511 : giảm trừ doanh thu Có TK 532 : giảm giá hàng bán Có TK 531 : doanh thu hàng bán bị trả lại Như vậy, nếu công ty thực hiện bán hàng có tính đến các khoản giảm trừ một cách hợp lý thì sẽ thu hút thêm nhiều khách hàng đồng thời tính chính xác đựoc doanh thu thuần của doanh nghiệp trong hoạt động bán hàng. 4. Về giá vốn hàng bán Công ty nên tính giá vốn hàng bán theo phương pháp kế toán tổng hợp hàng hoá theo giá mua thực tế và kế toán chi tiết hàng hoá theo giá hạch toán. Đến cuối tháng tính trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho trong kỳ theo công thức : Hệ số chênh giữa giá thực tế với giá hạch toán Trị giá mua thực tế của hàng hoá tồn đầu kỳ Trị giá mua thực tế của hàng hoá nhập kho trong kỳ Trị giá hạch toán của hàng hoá tồn đầu kỳ Trị giá hạch toán của hàng hoá nhập kho trong kỳ trong kỳ + + = Sau khi tính được hệ số chênh lệch giữa giá thực tế với giá hạch toán, tính trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho bằng công thức: Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho Trị giá hạch toán của hàng hoá xuất kho Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế với giá hạch toán ´ = áp dụng cách tính giá này sẽ làm giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán chi tiết và tính toán giá vốn hàng bán. 5. Về sổ sách kế toán Công ty VLĐ - DCCK áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ là phù hợp với quy mô hoạt động. Tuy nhiên sổ sách kế toán về nghiệp vụ bán hàng ở công ty còn viết, kẻ bằng tay chưa được thống nhất trên công ty và các đơn vị trực thuộc. Công ty cần in sẵn các biểu mẫu sổ kế toán cho các đơn vị áp dụng để dễdàng trong việc ghi chép cũng như kiểm tra, đối chiếu số liệu. Kết luận Chuyển đổi sang kinh tế thị trường, kinh doanh trong một môi trường mới các doanh nghiệp không tránh khỏi những bỡ ngỡ đôi khi còn không thích ứng được. Do đó hoàn thiện phương thức kinh doanh, hoàn thiện công tác quản lý, hoàn thiện bộ máy kế toán là những yêu cầu tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp trên thị trường. Đối với doanh nghiệp thương mại thì bán hàng là chức năng kinh doanh chính của doanh nghiệp, có bán được hàng thì doanh nghiệp mới có thể tiếp tục kinh doanh và tồn tại. Vì vậy mà việc hoàn thiện kế toán bán hàng có ý nghĩa hết sức to lớn đối với doanh nghiệp thương mại. Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng sẽ góp phần thúc đẩy việc hoàn thiện bộ máy kế toán của doanh nghiệp đảm bảo kế toán là công cụ quản lý kinh tế hữu hiệu. Công ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khí cũng đã gặp khó khăn khi chuyển sang cơ chế mới nhưng do sự phấn đấu nỗ lực không ngừng của cán bộ công nhân viên toàn công ty góp sức đưa công ty từng bước di lên phát triển lớn mạnh. Công ty luôn chú trọng đến việc hoàn thiện công tác kế toán do đó mà công ty quản lý tốt tình hình kinh doanh của mình. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khí, cùng với sự hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo Nguyễn Thiện Đạt và các cô chú phòng kế toán của Công ty em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình về đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại trong điều kiện nền kinh tế thị trường - Lấy ví dụ tại công ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khí”. Với kiến thức còn hạn chế và khả năng thực tế chưa nhiều, do đó bản luận văn của em không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót. Em rất mong được sự xem xét đánh giá và chỉ bảo của các thầy cô giáo và các bạn.  Mục lục lời mở đầu 1 chương I : Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ bán hàng 3 ở các doanh nghiệp thương mại trong điều kiện kinh tế thị trường. I. đặc điểm nghiệp vụ bán hàng và nhiệm vụ kế toán 3 1.đặc điểm của kinh tế thị trường và hoạt động của doanh 3 nghiệp thương mại trong nền kinh tế thị trường. 2. Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng 6 2.1. Các phương thức bán hàng 6 2.2. Các phương thức thanh toán 8 2.3. Phạm vi thời diểm xác định hnàg bán 11 2.4. Giá cả hàng bán 12 3. Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng 12 4. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng 13 II. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng 14 trong các doanh nghiệp thương mại 1. Sự cần thiết 14 2. Nội dung hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng 15 trong các doanh nghiệp thương mại 2.1. Hoàn thiện hạch toán ban đầu 15 2.2. Vận dụng đúng đắn tài khoản kế toán 16 vào quá trình hạch toán 2.3. Phương pháp tính giá vốn hàng bán 28 2.4. Tổ chức khoa học hệ thống sổ kế toán để hạch toán 31 3. ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng 36 Chương II : thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng 38 tại công ty vật liệu điện và dụng cụ cơ khí ( VLĐ - DCCK ) I/ Đặc điểm tổ chức kinh doanh & công tác kế toán 38 tại công ty VLĐ _ DCCK 1. đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty 38 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 38 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty 40 1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty 40 1.4. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 42 2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở công ty 45 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 45 2.2. Hình thức sổ kế toán 46 II. Thực trạng kế toán bán hàng ở công ty VLĐ - DCCK 48 1. Tình hình tổ chức bán hàng và quản lý bán hàng ở công ty 48 2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công tyVLĐ - DCCK 51 2.1 Chứng từ sử dụng 51 2.2. Tài khoản sử dụng 53 2.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ bán hàng chủ yếu 53 2.4 sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng 60 Chương III : Hoàn thiện kế toán bán hàng 63 ở công tyVLĐ -DCCK I. Đánh giá thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng 63 ở công ty VLĐ - DCCK 1. Đánh giá công tác kế toán của công ty 63 2. Đánh giá kế toán nghiệp vụ bán hàng 64 II. Phương hướng và biện pháp nhằm hoàn thiện công tác 65 tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công tyVLĐ -DCCK 1. Về công tác tổ chức chứng từ kế toán 66 2. Về tài khoản sử dụng 66 3. Về hạch toán tổng hợp 67. 4.Về giá vốn hàng bán 69 5. Về sổ sách kế toán 69 Kết luận 70  Tài liệu tham khảo 1. Kế toán doanh nghiệp thương mại dịch vụ - Trường đại học Thương Mại 2. Sách kế toán tài chính- Nhà xuất bản thống kê năm 2000 3.Hướng dẫn thực hành ghi chép chứng từ và sổ sách kế toán trong các loại hình doanh nghiệp - Nhà xuất bản thống kê năm 1999 4. Hướng dẫn thực hành hạch toán kế toán bài tập và lập báo cáo tài chính- Nhà xuất bản thống kê năm 1999 5. Kế toán tài chính doanh nghiệp - Trường đại học Kinh tế Quốc Dân năm 1996 6. Giáo trình phân tích kinh tế - Trường đại học Thương Mại 7. Giáo trình tài chính doanh nghiệp Thương Mại- Nhà xuất bản giáo dục - 1999 8.Hỏi Đáp về sổ kế toán và hoá dơn bán hàng - Nhà xuất bản thống kê năm 1996 9. Hướng dẫn nghiệp vụ kế toán - tài chính - Nhà xuất bản thống kê năm 1998 10. Việt Nam 10 năm đổi mới kinh tế - Nhà xuất bản thống kê năm 1998