Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Thăng Long - Bộ Quốc Phòng

số liệu tổng cộng cuối tháng của sổ chi tiết theo dõi công nợ khách hàng và số liệu tổng cộng cuối tháng của khách hàng đó được ghi một lần vào một dòng của bảng kê số 11. Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ bảng kê số 11, xác định số phát sinh bên Có TK 131 và lấy số tổng cộng của bảng kê số 11 để ghi NKCT số 8 phần ghi Có TK 131 ghi Nợ các TK liên quan. * Biểu 18: Nhật ký chứng từ số 8. Nhật ký chứng từ số 8 gồm có các cột: số thứ tự, số hiệu TK ghi Nợ và các cột phản ánh số phát sinh bên Có của các TK 156a, 156b, 156c, 131, 5111, 5113, 5114, 632, 641, 711, 911. Các dòng ngang phản ánh số phát sinh bên Nợ của các TK liên quan với các TK ghi Có ở cột dọc. Cơ sở và phương pháp ghi nhật ký chứng từ số 8: Căn cứ vào bảng kê theo dõi TK 156 phần ghi Có để ghi vào các cột ghi Có TK 156a, 156b, 156c. Căn cứ vào bảng kê số 11 phần ghi Có TK 131 ghi Nợ các TK liên quan để ghi và cột ghi Có TK 131. Căn cứ vào sổ chi tiết tiêu thụ dùng chung cho các TK 632, 641, 711, 911 phần ghi Có để ghi vào cột ghi Có các TK 632, 641, 711, 911. Cuối tháng khoá sổ NKCT số 8, xác định tổng số phát sinh bên Có của các TK 156a, 156b, 156c, 131, 5111, 5113, 5114, 632, 641, 711, 911 đối ứng Nợ các TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 8 để ghi sổ cái. * Biểu 19: Nhật ký chứng từ số 10. Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có và bên Nợ của các TK 136, 333, ... cơ sở để ghi là các sổ chi tiết, và lấy số tổng cộng của NKCT số 10 để ghi sổ cái. * Biểu 20: Sổ cái. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho một niên độ kế toán. Mỗi tờ sổ dùng cho một TK kế toán trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng. Số phát sinh Có của mỗi TK được phản ánh trên sổ cái theo tổng số lấy từ nhật ký chứng từ ghi Có TK đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng TK đối ứng Có lấy từ các nhật ký chứng từ có liên quan. Sổ cái chỉ ghi một lần vào ngay cuối tháng sau khi đã khoá sổ và kiểm kê đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ. Sổ cái TK 511: biểu 20 a Sổ cái TK 632: biểu 20 b Sổ cái TK 3331: biểu 20 c Biểu 9 Đơn vị : Công ty Thăng Long – BQP Thẻ chi tiết doanh thu hàng hoá Tháng 08 năm 2001 Hóa đơn Diễn giải Doanh thu TK đối ứng Số Ngày ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 12580 012585 13945 01/08 02/08 31/08 Doanh thu phải thu ở người mua Doanh thu bằng tiền mặt Doanh thu phải thu ở người mua Thùng Thùng Thùng 10 5 15 180.000 180.000 180.000 1.800.000 900.000 2.700.000 131 111 131 cộng 320 57.600.000 Biểu 10 Đơn vị: Công ty Thăng Long – BQP Sổ doanh thu bán hàng Tháng 08 năm 2001 ĐVT: 1000 đồng STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Ghi Nợ TK 632 – Có TK khác Doanh thu + thuế GTGT/ ghi Nợ các TK khác Thuế Có 3331 Cộng Có TK 5111 156a 156b 156c 331 Cộng Nợ TK 632 1111a 1111b 1121 1122 131 Tổng 1 2 3 Snack 14 gr Bơ hộp 300 gr Sogood 150 gr - - - gói gói gói 1.034 14 1 59.866 1.176 2.493 585.769 4.624 4.748 20.084 23.526 1.484 665.720 29.327 8.725 89.432 3.036 1.705 126.552 630 1.080 207.864 10.840 2.988 342.173 17.480 4.200 766.022 31.987 9.973 69.638 2.907 906 696.383 29.079 9.067 Cộng 346.018 2.184.178 334.365 2.864.561 430.567 194.040 148.976 82.073 2.698.683 3.554.341 323.121 3.231.219 Biểu 11 Đơn vị: Công ty Thăng Long – BQP Cửa hàng Ngô Quyền Bảng cân đối kho hàng hoá - 156 c Tháng 08 năm 2001 ĐVT:đồng STT Hàng hoá ĐVT Đơn giá Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối L T 164 Thịnh Hào 99 Lê Duẩn 164 Thịnh Hào 99 Lê Duẩn L T L T L T L T 1 2 3 Snack 14 gr snack 60 gr Bánh gói 14 gr - - - gói gói gói 643,73 2.028,18 5.936 4.900 1.500 250 3.154..277 3.042.270 1.484.000 26.500 10.600 0 17.058.845 21.498.708 0 3.000 1..200 - 1.931.190 2.433.816 - 31.000 11.600 250 19.955.630 23.526.888 1.484.000 - - - - - - 3.400 1.700 0 2.188.682 3.447.906 0 Cộng 20.988.988 352.433.296 11.520.000 355.880.102 29.062.182 Biểu 12 Đơn vị: Công ty Thăng Long – BQP Bảng cân đối kho hàng hoá - 156 b Tháng 08 năm 2001 ĐVT: đồng STT Mặt hàng ĐVT Quy cách Đơn giá Tồn đầu Mua vào Nhập khác Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 2 3 4 - - - Bánh Snack 14 gr Bánh Snack 60 gr Bánh gói 400 gr Kẹo hộp 350 gr gói gói gói gói 100 40 30 12 643,73 2.028,18 5.936 30.000 480.066 7.920 800 - 309.032.886 16.063.186 4.748.800 - 1.053.700 19.200 0 2.160 678.298.301 38.941.056 0 64.800.000 0 0 0 - 0 0 0 - Tổng cộng 880.606.599 2.632.916.291 Xuất Tồn cuối Xuất bán Cửa hàng Ngô quyền Cửa hàng Lê Duẩn Xuất trả lại Xuất khác Tổng xuất Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 909.965 2.280 800 716 - - - 585.771.769 4.624.250 4.748.800 21.480.000 26.500 10.600 0 572 17.058.845 21.498.708 0 17.160.000 92.100 440 0 312 59.287.533 892.399 0 9.360.000 0 0 0 - 0 0 0 0 215 1 0 - 138.401 2.028 0 0 1.028.780 13.321 800 1.600 662.256.549 27.017.385 4.748.800 48.000.000 504.986 13.799 0 560 325.074.637 27.986.856 0 16.800.000 2.184.178.351 352.433.296 324.241.869 237.178 2.861.090.694 652.432.196 Biểu 13 Đơn vị: Công ty Thăng Long – BQP Bảng kê theo dõi TK 156 Tháng 08 năm 2001 ĐVT: đồng Tồn đầu Ghi Nợ TK 156 ghi Có các TK khác Ghi Có TK 156 ghi Nợ các TK khác Tồn cuối 311 156a 156b 156c - Cộng Nợ 156a 156c 632 641 - Cộng Có TK 156a 61.628.404 324.241.869 - 1.325.664 - 387.195.937 - 11.520.000 346.018.037 - - 357.538.037 92.258.500 62.600.600 TK156b 2.632.916.291 - - - - 2.632.916.291 324.241.869 352.433.296 2.184.178.351 237.178 - 2.861.090.694 652.432.196 880.606.599 TK 156c - 352.433.296 11.520.000 - - 363.953.296 1.325.664 - 334.365.042 189.396 - 355.880.102 29.062.182 20.988.988 Biểu 14 Đơn vị : Công ty Thăng Long – BQP Sổ chi tiết theo dõi công nợ khách hàng ( TK 131 ) Tháng 08 năm 2001 Trang số 5: Công ty thực phẩm Hà Nội – 61 Lương Ngọc Quyến ĐVT: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 131 ghi Nợ các TK khác Ghi Nợ TK 131 ghi Có các TK khác Số dư Số Ngày tháng 1111a 1111b 112 1111a 1111b 5111 3331 Nợ Có HĐ 012584 HĐ 012632 Phiếu thu 103 02/08 08/08 20/08 1.Số dư đầu kỳ Phải thu về bán hàng hoá Phải thu về bán hàng hoá Khách hàng trả nợ - Cộng số phát sinh - Số dư cuối kỳ 3.876.000 25.721.000 15.000.000 5.076.000 4.200.000 33.610.000 507.600 420.000 3.361.000 4.500.000 3.750.000 Biểu 15 a Đơn vị: Công ty Thăng Long – BQP Bảng kê số 1 Ghi Nợ TK 1111, ghi Có TK khác Tháng 08 năm 2001 Chứng từ Diễn giải Nợ 1111 Ghi Có các TK khác STT Ngày 131 bán buôn 131 Ngô Quyền 131 HHT 3112 1 2 3 4 5 - 01/0801/0801/0801/0801/08 - Anh Nguyễn Minh Đức trả tiền hàng Tiến Hạnh – Vĩnh Yên Cửa hàng Ngô Quyền nộp tiền hàng Hằng trả tiền Nam cho công ty vay tiền 13.069.300 625.800 1.964.800 189.200 50.000.000 13.069.300 625.800 189.200 1.964.800 50.000.000 Cộng 311.489.900 227.954.200 21.935.700 50.000.000 Biểu 15 b Bảng kê ghi Có TK 1111 Nợ TK khác Chứng từ Diễn giải Nợ 1111 Ghi Có các TK khoản STT Ngày 131 bán buôn 131 Ngô Quyền 131 HHT 3112 1 2 3 - - - 01/08 01/08 01/08 Vân trả tiền Công ty Kinh Đô tại HN Lý nộp tiền vào ngân hàng Bình trạm bia vay tạm ứng 50.000.000 20.000.000 30.000.000 50.000.000 20.000.000 30.000.000 Cộng 280.000.000 76.000.000 107.997 40.000.000 395.530.400 Biểu 16 Đơn vị: Công ty Thăng Long – BQP Bảng kê số 2 Ghi Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng 08 năm 2001 Số dư đầu tháng: 115.253.000 STT Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 112, ghi Có các TK khác Cộng Nợ TK 112 Số dư cuối ngày Số hiệu Ngày tháng 111 113 121 128 131 136 138 - 311 511 02/08 10/08 Vay tiền Công ty Nhất Nam thanh toán tiền hàng 25.000.000 70.000.000 Số dư cuối tháng................... Ngày ....tháng....năm 2001 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu 17 Đơn vị: Công ty Thăng Long – BQP Bảng kê số 11 Tháng 08 năm 2001 Phải thu của khách hàng ĐVT: 1000 đồng STT Tên ngưòi mua Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK 131 ghi Có các TK Ghi Có TK 131 ghi Nợ các TK Số dư cuối tháng 331 5114 5111 5113 3331 Cộng Nợ TK 131 1111a 1121 1111b - Cộng Có TK 131 1 2 3- - - Cửa hàng HĐ Công ty Jampoo Trạm bia HHT 22.253 400 11.569 7.900 22.974 15 2.297,4 11.584 25.271,4 8.300 10.093 8.300 22.253 32.346 1.491 25.271.4 Cộng 880.725 716.797 30.546 2.698.683 24.034 265.005 3.698.683 22.953 74.516 2.904.203 - 3.001.672 1.577.736 Biểu 18: Đơn vị: Công ty Thăng Long – BQP Nhật ký chứng từ số 8 Tháng 08 năm 2001 ĐVT: 1000 đồng STT Số hiệu TK ghi nợ Các TK Có Các TK Nợ 156a 156b 156c 131 5111 5113 5114 632 641 711 911 1 1111a Tền mặt 22.953 430.567 83.436 2 1121 Tiền gửi NH 74.516 148.976 19.713 3 1111b 2.904.203 194.040 1.245 4 131 2.698.683 24.034 30.546 5 5111 Các TK có 3.554.341 6 632 376.018 2.184.178 334.365 7 911 2.864.561 230.996 8 1122 82.073 2.500 9 641 237 189 10 331 9.887 11 156a 324.241 1.325 12 156c 11.520 352.433 13 5113 107.470 Cộng 17.039.251 357.538 2.861.090 335.880 3.001.672 3.554.341 107.470 41.678 2.864.561 230.996 22.213 3.661.811 Biểu 19 Đơn vị: Công ty Thăng Long – BQP Nhật ký chứng từ số 10 Tháng 08 năm 2001 STT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK 136 – Ghi Có các TK Ghi Có TK 136 – ghi Nợ các TK Số dư cuối tháng Nợ Có 511 3331 111 Cộng Nợ Cộng Nợ TK 113 111 - Cộng Có Cộng Có TK Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1 2 Cửa hàng Lê Duẩn Quầy HHT 2.430.000 7.500.000 980.000 Đã ghi sổ cái ngày... tháng... năm 2001 Ngày...tháng...năm 2001 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu 20 a Đơn vị: Công ty Thăng Long – BQP Sổ cái TK 5111 – doanh thu bán hàng Số dư đầu năm Nợ Có STT Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 - Tháng 8 Tháng 12 Cộng 1 2 3 4 5 1 2 3 1111a 1111b 1121 1122 131 Cộng số phát sinh Nợ Cộng số phát sinh Có Số dư cuối tháng Nợ.... Có.... 430.567.432 194.040.900 148.976.511 82.073.268 2.698.683.000 3.554.341.111 3.554.341.111 Biểu 20 b Đơn vị: Công ty Thăng Long – BQP Sổ cái TK 632 – giá vốn hàng bán Số dư đầu năm Nợ Có STT Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 - Tháng 8 Tháng 12 Cộng 1 2 3 1 2 3 156a 156b 156c Cộng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Số dư cuối tháng Nợ.... Có.... 346.018.037 2.184.178.351 334.365.042 2.864.561.430 2.864.561.430 Biểu 20 c Đơn vị : Công ty Thăng Long – BQP Sổ cái TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp Số dư đầu năm Nợ Có STT Ghi Có các TK đối ứng Nợ với các TK này Tháng 1 Tháng 2 - Tháng 8 Tháng 12 Cộng 1 2 1 2 3 1331 1121 Cộng số phát sinh Nợ Cộng số phát sinh Có Số dư cuối tháng Nợ .... Có.... 239.425.151 48.800.242 288.225.393 288.225.393 Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Bảng kê bán lẻ hàng hoá hoá đơn GTGT Phiếu thu Giấy báo nợ của ngân hàng Thẻ kho Thẻ chi tiết doanh thu Sổ chi tiết theo dõi công nợ khách hàng Bảng kê số 1 Bảng kê số 2 Bảng cân đối kho hàng hoá Sổ doanh thu bán hàng Bảng kê số 11 Bảng kê theo dõi TK 156 NKCT số 8 ghi Có các TK 131, 511, 531, 632 NKCT số 10 ghi Có các TK 333, 3331, 141,133 Sổ cái các TK 511, 131, 632,3331 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Trình tự hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty Thăng Long – BQP TK 156( chi tiết) TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,112 Trị giá vốn hàng bán xuất kho Kết chuyển trị giá vốn TK 111,112,131 TK 532 DT bán buôn, bán lẻ HH TK 111,112,131 hàng bán Trị giá vốn HH chuyển DTBH bị Kết chuyển TK 131 bán thẳng trả lại DTHB bị DTBH Khách hàng TK 1331 trả lại chưa thu trả nợ Thuế GTGT TK 3331 tiền TK 3331 đầu vào của HH Thuế GTGT Thuế GTGT TK 111,112,131 TK 641 đầu ra đầu ra Chi phí BH và CPQLDN TK 334 Kết chyển CPBH Kết chuyển doanh thu thuần Trả lương cho TK 1331 và CPQLDN NV bằng HH Thuế GTGT đầu vào của TK 331 dịch vụ vận chuyển Hoa hồng đ/l Số tiền phải TK 5111 TK 421 TK 421 trả cho người DT hàng hoá trả lương, biếu tặng Kết chuyển Kết chuyển gửi đ/l hội nghị lãi lỗ Số tiền thực tế thanh toán TK 3331 cho người gửi đại lý Thuế GTGT đầu ra Đồng thời Có: TK 003 Chương III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hoạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty Thăng Long – BQP. Nội dung hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng. 1.Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng: Kế toán là hệ thống thông tin kiểm tra tình hình và sự biến động tài sản của doanh nghiệp, các thông tin kinh tế dù ít hay nhiều đều phải biểu hiện bằng giá trị tiền tệ. Do đó kế toán trở thành một công cụ quản lý quan trọng để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, để tổ chức, phản ánh và giám đốc các loại tài sản, vật tư tiền vốn. Từ đây các nhà quản lý kinh tế căn cứ vào số liệu kế toán để lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Đối với doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu là lưu thông hàng hoá, thì nghiệp vụ bán hàng là khâu vận động cuối cùng của hàng hoá. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, phản ánh kết quả kinh doanh trong một thời kỳ. Vì thế, kế toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại là một công việc phức tạp và chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán. Kế toán bán hàng có vai trò quan trọng trong quá trình xử lý, thu thập, cung cấp thông tin và tài liệu về quá trình tiêu thụ cho chủ doanh nghiệp, giúp cho việc đánh giá chất lượng toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, kế toán bán hàng còn giám đốc quản lý việc kinh doanh mặt hàng, nhóm hàng, địa điểm kinh doanh nào có hiệu quả, bộ phận kinh doanh nào thực hiện tốt công tác tiêu thụ, nhờ đó doanh nghiệp có thể phân tích, đánh giá, chọn lựa phương án kinh doanh, phương án đầu tư sao cho có hiệu quả nhất. Xuất phát từ vai trò quan trọng đó mà kế toán bán hàng luôn đòi hỏi thực hiện đổi mới, hoàn thiện cho phù hợp với doanh nghiệp, với cơ chế quản lý kinh tế mới. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng chứa đựng cả nhân tố khách quan và chủ quan. 1.1.Về mặt khách quan Trải qua một thời gian dài đi theo cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, nền kinh tế nước ta gặp rấy nhiều khó khăn. Hoạt động sản xuất kinh doanh đều do nhà nước phát lệnh, hướng dẫn, doanh nghiệp cứ theo đó mà làm, lãi doanh nghiệp hưởng, lỗ Nhà nước chịu. Như vậy, các doanh nghiệp đã tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh một cách thụ động, không thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp, từ đó cũng dẫn đến sự kìm hãm nền kinh tế vốn đã khó khăn nay càng khó khăn hơn. Nhưng sau những năm đổi mới, nền kinh tế nước ta đang vận hành theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Đây là một nền kinh tế rất năng động, mọi doanh nghiệp tham gia đều có thể phát huy hết những khả năng vốn có của mình để phát triển, khẳng định vị trí trên thương trường, tạo động lực thúc đẩy nền kinh tế đất nước theo kịp các nước trong khu vực cũng như trên thế giới. Như đã nói ở trên, kế toán chính là công cụ quản lý quan trọng để các nhà quản lý đưa ra được quyết định và kế hoạch kinh doanh có hiệu quả, do đó khi chuyển sang cơ chế quản lý kinh tế mới đòi hỏi phải hoàn thiện kế toán sao cho phù hợp với cơ chế kinh tế của đất nước đang vận hành. Vì vậy, để phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế mới, trong những năm qua, Nhà nước đã thực hiện nhiều biện pháp quan trọng để cải cách và hoàn thiện hệ thống kế toán. Ngày 1/11/1995 được phép của Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Tài Chính đã ra quyết định số 1141 – TC/QĐCĐKT ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp và áp dụng thống nhất trong cả nước từ 1/1/1996. Ngày 25/10/1997, tại kỳ họp Quốc hội khoá IX, Quốc hội đã thông qua luật thuế giá trị gia tăng thay luật thuế doanh thu hiện hành và áp dụng từ ngày 1/1/1999. Các thành phần kinh tế trong nền kinh tế thị trường có hoạt động qua lại với nhau để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của đất nước, chúng ta phải gấp rút hoàn thiện hệ thống kế toán cho mọi thành phần kinh tế để áp dụng được, tạo ra sự quản lý thống nhất cho toàn bộ nền kinh tế. 1.2.Về mặt chủ quan Do thực trạng kế toán tại các doanh nghiệp nước ta chưa thể hiện hết nhiệm vụ của mình trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và trong công tác bán hàng nói riêng còn thụ động chỉ dừng lại ở mức ghi chép, cung cấp thông tin mà chưa nêu được bản chất của hoạt động kinh doanh và chưa có tác động tích cực tới quá trình tiêu thụ hàng hoá. Trước yêu cầu quản lý của nền kinh tế thị trường, công việc của những người làm kế toán doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc ghi chép, tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán, vào sổ kế toán và trình bày các thông tin trên các báo cáo kế toán mà còn đòi hỏi phải biết phân tích các báo cáo kế toán. Thông qua phân tích các báo cáo kế toán để có những kiến nghị, đề xuất với lãnh đạo doanh nghiệp để họ có thể đưa ra các giải pháp hữu hiệu, các quyết định thích hợp cho việc điều hành, quản lý và định hướng phát triển cho doanh nghiệp trong thời gian trước mắt cũng như chiến lược lâu dài. Việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng nói riêng và kế toán nói chung cũng xuất phát từ yêu cầu quản lý nghiệp vụ tiêu thụ nhằm mục đích duy nhất là ngày càng hoàn thiện tốt chức năng phản ánh, giám đốc các hoạt động cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp để quản lý hoạt động kinh doanh ngày càng có hiệu quả 2.Nội dung hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng là công việc quan trọng, cấp thiết, đòi hỏi doanh nghiệp phải quan tâm đúng đắn để thúc đẩy nhanh quá trình bán hàng. Thực hiện tốt việc hoàn thiện sẽ giúp cho kế toán bán hàng hoàn thành tốt nhiệm vụ, chức năng vốn có của mình. Hoàn thiện kế toán bán hàng bao gồm các nội dung sau: 2.1.Hoàn thiện hạch toán bán đầu: Trước tiên, để hoàn thiện hạch toán ban đầu cần phải xây dựng một hệ thống chứng từ kế toán ban đầu cho phù hợp và hợp pháp. Tuỳ thuộc vào mỗi phương thức bán hàng, vào nội dung của mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các doanh nghiệp phải chọn mẫu chứng từ cho phù hợp. Hiện nay, chứng từ được lập trong kế toán bán hàng là khá nhiều, do đó sẽ tốn kém thời gian cho nhân viên kế toán trong việc xử lý các chứng từ. Việc đơn giản hoá nội dung của chứng từ và tiêu chuẩn hoá mẫu chứng từ bán hàng có nghĩa là phải xem xét nội dung các chứng từ đó, giảm bớt những chi tiết không cần thiết nhằm nâng cao hiệu suất công tác kế toán. Cần phải giảm bớt số lượng chứng từ trong nghiệp vụ bằng cách sử dụng các chứng từ liên hợp vừa có tính chất mệnh lệnh, vừa có tính chất chấp hành như hoá đơn kiêm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ... Việc tổ chức hợp lý chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng sẽ tạo điều kiện giảm bớt chi phí lao động trong hạch toán, nâng cao chất lượng lao động, đảm bảo giám đốc chặt chẽ hơn, chính xác hơn nghiệp vụ bán hàng. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải xây dựng con đường vận động của chứng từ một cách khoa học, hợp lý, tạo điều kiện cho việc tổng hợp số liệu và ghi sổ kế toán, từ đó giúp cho công tác kế toán bán hàng được tiến hành hiệu quả và chính xác. Bên cạnh việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán ban đầu nghiệp vụ bán hàng thì việc tổ chức quá trình hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết cũng hết sức quan trọng. Nó giúp cho kế toán theo dõi chặt chẽ quá trình luân chuyển hàng hoá và tiền vốn, từ đó rút ra những biện pháp nhằm hoàn thiện tốt hơn nhiệm vụ của mình. 2.2.Hoàn thiện hạch toán tổng hợp. Căn cứ vào hệ thống tài khoản doanh nghiệp mới do Bộ Tài chính ban hành, để hạch toán đúng đắn các nghiệp vụ bán hàng thì tuỳ thuộc vào tình hình thực tế, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và các phương thức bán hàng hiện đang sử dụng. Các doanh nghiệp thương mại cần phải nghiên cứu để có thể vận dụng các tài khoản cần thiết vào nghiệp vụ bán hàng sao cho việc hạch toán luôn luôn giám sát tình hình thực tế, đáp ứng được yêu cầu quản lý kinh tế của nhà nước và của doanh nghiệp. 2.3.Hoàn thiện sổ kế toán. Hoàn thiện sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng bao gồm hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Kế toán cần xây dựng hệ thống sổ kế toán tổng hợp đầy đủ, chính xác vì sẽ nâng cao được hiệu quả của công tác kế toán trong doanh nghiệp. Đối với công tác bán hàng thì hoàn thiện hệ thống sổ tổng hợp giúp cho việc theo dõi và quản lý hàng hoá bán ra một cách đầy đủ và chính xác. Ngoài việc hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp còn phải hoàn thiện sổ kế toán chi tiết để giúp cho việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết được hiệu quả hơn. Đối với nghiệp vụ bán hành, trên cơ sở đánh giá hoạt động bán hàng theo từng đối tượng kinh doanh, từng ngành hàng kinh doanh, từng khách hàng mà mở sổ chi tiết để theo dõi cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Nói chung để hoàn thiện sổ kế toán thì phải có thời gian vì sổ kế toán hiện nay vẫn còn nhiều tồn tại. Trong các doanh nghiệp, việc thực hiện sổ kế toán và chế độ ghi sổ kế toán vẫn còn phức tạp, nhiều khi không đúng nguyên tắc dẫn đến số liệu kế toán không chính xác. Vì vậy hoàn thiện sổ kế toán làm sao phải áp dụng một hệ thống số đơn giản, gọn nhẹ, thuận tiện cho công việc ghi chép mà vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, đáp ứng yêu cầu quản lý và trình độ của nhân viên kế toán. 2.4.ứng dụng khoa học ký thuật vào công tác kế toán. Trong những năm gần đây, khoa học kỹ thuật không ngừng phát triển, công nghệ kỹ thuật cao đã được áp dụng vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó đặc biệt là việc sử dụng máy tính. Đối với công tác văn phòng, máy tính không chỉ làm thay công việc của máy chữ mà còn phục vụ rất đắc lực trong công tác tính toán nói chung. Vì vậy, việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác kế toán sẽ giảm bớt một phần sự vất vả, căng thẳng của nhân viên kế toán, nâng cao khả năng tự động hoá, giảm bớt nhiều lỗi toán học, cho phép cập nhật thông tin nhanh nhạy, liên tục, dễ dàng trong công việc kiểm tra, đánh giá. Tuy nhiên, nó đòi hỏi một sự đầu tư lớn về cơ sở vật chất, đội ngũ nhân viên kế toán phải có trình độ cao về chuyên môn và về khoa học kỹ thuật. 3.Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Hệ thống kế toán Việt nam đã không ngừng được đổi mới cho phù hợp với quá trình phát triển kinh tế, với sự đổi sâu sắc của cơ chế quản lý nhưng do tính chất công việc cải cách hệ thống kế toán rất phức tạp, lại diễn ra rất khẩn trương nên chắc chắn co nhiều khiếm khuyết và có những qui trình chưa hoàn toàn phù hợp. Mặc dù hệ thống kế toán doanh nghiệp được xây dựng thích ứng, phù hợp với đặc điểm kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý của các doanh nghiệp Việt nam hiện nay và những năm sắp tới, nhưng trong quá trình nền kinh tế vận động và đổi mới có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh mà khi xây dựng hệ thống kế toán mới các nhà kinh tế đã không lường hết được. Thêm nữa, khi áp dụng vào từng mô hình doanh nghiệp cụ thể lại phát sinh rất nhiều vấn đề đòi hỏi phải hoàn thiện dần hệ thống kế toán cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Do đặc thù kinh doanh của loại hình doanh nghiệp thương mại mà với hầu hết các doanh nghiệp thương mại đang hoạt động kinh doanh trên thị trường thì bán hàng là khâu quan trọng nhất, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Khi đẩy mạnh được quá trình bán hàng thì doanh số của doanh nghiệp ngày càng tăng, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện. Chính vì vậy mà kế toán bán hàng là một công việc quan trọng và chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán. Để thực hiện được mục tiêu lợi nhuận thì đòi hỏi công tác hạch toán kế toán, nghiệp vụ bán hàng phải được tổ chức khoa học và hợp lý, luôn đổi mới và ngày càng hoàn thiện. Xuất phát từ những lý luận trên và tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán tại công ty Thăng Long-BQP cho thấy yêu cầu hoàn thiện là hết sức quan trọng và cần thiết. Do đó, việc đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán bán hàng đạt kết quả cao, các doanh nghiệp thương mại nói chung và Công ty Thăng Long-BQP nói riêng cần quán triệt các yêu cầu cơ bản sau: 3.1.Yêu cầu phù hợp. Do mỗi doanh nghiệp có loại hình hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh riêng, cũng như yêu cầu quản lý riêng nên mỗi doanh nghiệp cần vận dụng hình thức tổ chức và hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm, lĩnh vực mà công ty đang kinh doanh. 3.2.Yêu cầu thống nhất. Yêu cầu thống nhất là một yêu cầu rất cơ bản nhằm tạo ra một sự thống nhất về chế độ kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân cũng như trong ngành thương mại nói riêng. Sự hạch toán thống nhất nhằm đảm bảo cho các quy định về thể lệ, chế độ kế toán được thực hiện đầy đủ và đúng đắn trong doanh nghiệp. Hoàn thiện kế toán bán hàng phải đảm bảo sự tập trung quản lý từ lãnh đạo doanh nghiệp đến cơ sở, doanh nghiệp phải vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt để vừa đảm bảo sự tuân thủ những chính sách, chế độ, thể lệ về tài chính, kế toán do Nhà nước ban hành, vừa phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, yêu cầu thống nhất đòi hỏi trong công tác kế toán phải thực hiện thống nhất về nhiều mặt như: Hệ thống tài khoản, hình thức ghi sổ kế toán, trình tự hạch toán cũng như việc áp dụng hình thức kế toán thủ công hay kế toán mạng máy vi tính giữa các bộ phận kế toán trong doanh nghiệp, giữa đơn vị chính và đơn vị phụ thuộc. 3.3.Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả: Doanh nghiệp nào bỏ vốn ra kinh doanh cũng đều mong muốn đồng vốn của mình được sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả cao. Mục đích của mọi hoạt dộng kinh doanh là lợi nhuận cao nhất và chi phí thấp nhất mà việc hoàn thiện kế toán bán hàng cũng không nằm ngoài mục đích đó. Một mặt kế toán bán hàng phải giúp kế toán giảm nhẹ công việc tổ chức, hợp lý ghi chép, lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ kế toán mà vẫn đảm bảo tính kịp thời, độ chính xác cao của thông tin kế toán. Mặt khác, nhằm nâng cao hiệu qủa của công tác kế toán trong việc giám đốc, quản lý, sử dụng tài sản và tiền vốn của doanh nghiệp. 3.4.Yêu cầu chính xác và kịp thời. Xuất phát từ nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin một cách kịp thời và chính xác cho ban lãnh đạo phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp. Cần tổ chức, trang bị và ứng dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép và xử lý thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác để từng bước cơ giới hoá, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Hơn nữa trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay và sư cạnh tranh ngày càng gay gắt thì yêu cầu này ngày càng trở nên quan trọng. 4.ý nghĩa của việc hoàn thiện: Trong cơ chế thi trường hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng phải tìm ra cho mình hướng đi riêng, độc đáo, hấp dẫn để tồn tại và phát triển. Đối với một doanh nghiệp thương mại, kết quả của việc tiêu thụ hàng hoá quyết định sự sống còn của doanh nghiệp nên doanh nghiệp cần đầu tư và dần dần hoàn thiện quá trình này. Một trong những yếu tố cần hoàn thiện là kế toán bán hàng vì kế toán là công cụ không thể thiếu khi xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vây, hoàn thiện kế toán bán hàng có ý nghĩa trên cả hai mặt. 4.1.Đối với công tác quản lý: Hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn tình hình tiêu thụ hành hoá, phản ánh đúng đắn kịp thời doanh thu bán hàng, tình thình thanh toán tiền hàng của khách hàng, theo dõi chi tiết các khoản nợ, có biện pháp thu hồi nhanh, tăng vòng quay của vốn. Hoàn thiện hoá quá trình hạch toán bán hàng giúp cho doanh nghiệp quản lý hàng hoá và tiền hàng tốt hơn, đảm bảo sự vận động của tiền hàng trong khâu bán ăn khớp hơn, tránh thất thoát hàng và thiếu hụt tiền hàng. Từ đó giảm chi phí giảm chi phí cho doanh nghiệp, tăng lợi nhuận, phản ánh đúng doanh thu làm cơ sở cho việc xác định kết quả kinh doanh chính xác, đồng thời giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định điều hành hoạt động kinh doanh kịp thời, đúng đắn, giúp doanh nghiệp phân phối thu nhập chính xác cho người lao động cũng như thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. 4.2.Đối với công tác kế toán: Hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ làm cho tài liệu mà kế toán cung cấp có độ chính xác cao giúp lãnh đạo phân tích, đánh giá đúng đắn toàn bộ hoạt động kinh doanh, thấy được toàn bộ tình hình tiêu thụ của hàng hoá, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Thông qua đó, tài liệu kế toán cung cấp sẽ mang tính pháp lý cao, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kiểm tra kiểm soát của cơ quan Nhà nước. II.Nhận xét đánh giá tình hình tổ chức thực hiện công tác kế toán tại công ty Thăng Long-BQP. 1.Ưu điểm: Qua thời gian nghiên cứu thực tế công tác kế toán tại Công ty Thăng Long-BQP, em nhận thấy công tác hạch toán nói chung và hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nói riêng được tổ chức và thực hiện tương đối hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty, có khả năng đáp ứng yêu cầu quản lý, kinh tế của công ty trong giai đoạn hiện nay. Để đạt được điều đó, công ty đã nhanh nhạy bắt nhịp với sự đổi mới của cơ chế quản lý, cơ chế kinh tế, tổ chức sắp xếp lại đội ngũ cán bộ gon nhẹ, lựa chọn những người có trình độ nghiệp vụ vững vàng, có tinh thần trách nhiệm cao. Thực tế là tại phòng kế toán công ty, có trên 83% nhân viên kế toán đã tốt nghiệp đại học, số ít còn lại được đào tạo tại các trường trung học chuyên nghiệp. Họ là những người hiểu biết sâu sắc và nắm bắt vận dụng kịp thời chế độ kế toán tài chính hiện hành để có thể đảm đương tốt nhiệm vụ được giao. Hiện tại, công ty còn tổ chức cho nhân viên của mình đi học các lớp đào tạo hệ tại chức tại các trường đại học để nâng cao trình độ chuyên môn. Mỗi nhân viên ở bộ phận kế toán được giao phụ trách một mảng công việc cụ thể và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng, trước ban lãnh đạo về kết quả của công việc được giao. Chính vì vậy, công tác hạch toán kế toán nói chung và hạch toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng luôn cung cấp kịp thời, chính xác đầy đủ thông tin số liệu cho các cấp lãnh đạo và các đối tác kinh doanh. Việc công ty áo dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán là đúng đắn và phù hợp. Về hình thức tổ chức kế toán, công ty áp dụng là hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Đây là hình thức kế toán phù hợp với qui mô kinh doanh của công ty và chức năng mà nó đảm nhận là hạch toán cá thể công ty và từng đơn vị phụ thuộc, từ đó tổng hợp toàn công ty. Do có sự kết hợp chặt chẽ giữa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế và kết hợp với việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán trong cùng một quá trình ghi chép nên tiện cho việc kiểm tra đói chiếu số liệu, việc lập báo cáo được kịp thời. Hệ thống chứng từ kế toán mà công ty sử dụng phục vụ cho cong tác hạch toán ban đầu là tương đối hoàn thiện. Khi phát sinh các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá kế toán phản ánh tương đối đầy đủ nội dung vào các chứng từ theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính ban hành. Do mạng lưới tiêu thụ của công ty còn nhỏ hẹp chỉ trong phạm vi một số quận nội thành nên quá trình luân chuyển hoá đơn, chứng từ từ lúc phát sinh các nghiệp vụ bán hàng đến khi về đến phòng kế toán không bị chậm trễ giúp cho kế toán phản ánh kịp thời tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty. Mọi chứng từ kế toán đã sử dụng được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo đúng quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước. Trên cơ sở hệ thống tà khoản kế toán doanh nghiệp hiện hành và những nghiệp vụ bán hàng thực tế phát sinh, kế toán công ty đã lựa chọn một số tài khoản phù hợp để phục vụ cho hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty còn tồn tại một số vấn đề hạn chế đòi hỏi phải đưa ra giải pháp cụ thể, có tính thực thi cao nhằm khắc phục và hoàn thiện hơn nữa để kế toán ngày càng thực hiện tốt hơn chức năng và nhiệm vụ vốn có của mình, phục vụ cho yêu cầu quản lý trong điều kiện hiện nay. 2.Những vấn đề còn tồn tại: + Thứ nhất: Trong điều kiện luật thuế giá trị gia tăng mới chính thức áp dụng, có nhiều vấn đề nảy sinh còn đang được xem xét hoàn thiện thì việc theo dõi cụ thể thuế giá trị gia tăng phải nộp là hết sức cần thiết. Song hiện tại công ty chưa sử dụng sổ chi tiết phản ánh thuế giá trị gia tăng phải nộp. + Thứ hai: Công ty chưa sử dụng sổ chi tiết để theo dõi với người mua bởi việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thanh toán đều ở trên cùng một quyển sổ cá nhân của kế toán thanh toán làm cho nhiều kế toán khác muốn xem tình hình thanh toán liên quan đến nghiệp vụ của mình thì thường phải chờ đợi làm ảnh hưởng đến việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. Đồng thời, việc ghi chép này thường không khoa học và làm tăng khối lượng vào cuối tháng trong khi vẫn không theo dõi được thường xuyên tình hình thanh toán với từng người mua trong tháng. + Thứ ba: Kế toán công ty sử dụng TK641 để phản ánh chung chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp như vậy sẽ không tiện cho công tác quản lý chi phí, chưa đảm bảo phản ánh đúng nội dung kinh tế của các chi phí. + Thứ tư: Công ty chưa sử dụng các tài khoản phản ánh chi tiết khâu bán hàng và giảm giá hàng bán. Khi phát sinh các khoản giảm trừ cho khách hàng cũng như khi xuất hàng dùng để biếu tặng, kế toán công ty phản ánh vào TK641 chi phí bán hàng và coi đó như một khoản chi phí bán hàng. Theo thông tư số 63 của Bộ Tài Chính ban hành thì việc hạch toán như vậy là chưa hợp lý, không đúng với quy định tài chính hiện hành. Từ đó sẽ gây khó khăn cho công tác theo dõi phân tích và quản lý chi phí, chưa hoàn thành nhiệm vụ của kế toán là phản ánh đúng nội dung kinh tế của các nghiẹp vụ kinh tế phát sinh. + Thứ năm: Công tác kế toán còn mang nặng tính thủ công, rất nhiều sổ kế toán được làm bằng tay, khối lượng công việc nhiều, chi phí cho bảo quản lưu trữ lớn. Hiện tại, công ty chưa đưa máy tính ứng dụng vào công tác kế toán trong khi sự thành công trong kinh doanh phụ thuộc ngày càng nhiều vào công nghệ thông tin, vào khả năng ứng dụng các thành tựu của tin học vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, vào sự vận dụng triển khai một cách nhanh chóng những khả năng mới mà tin học mang lại. Vì vậy, việc ứng dụng tin học vào kế toán là hết sức cần thiết. III.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty Thăng Long-BQP. Sau một thời gian thực tập, tìm hiều thực tế công tác kế toán bán hàng tại công ty Thăng Long-BQP, trên cơ sở nhận xét đánh giá vừa nêu trên, em nhận thấy công tác kế toán bán hàng ở công ty còn một số vấn đề chưa thật hợp lý, cần tìm hiểu xem xét để hoàn thiện hơn. Dưới góc độ là một sinh viên thực tập, em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán bán hàng. + Thứ nhất: Theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính, kể từ quý I năm 1999, công ty đã áp dụng hệ thống sổ mới vào công tác hạch toán tại đơn vị mình và áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ kê khai hàng tháng. Trên thực tế, cuối mỗi tháng, kế toán công ty sử dụng bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra kèm theo tờ khai tính thuế GTGT để ghi chép, tính toán, kê khai số thuế phải nộp. Như vậy, trong kỳ kế toán phần thuế GTGT không dduowcj phản ánh, theo dõi thường xuyên, chi tiết, gây khó khăn cho việc quản lý, theo dõi thông tin, số liệu chi tiết về tình hình thuế GTGT trong kỳ hạch toán. Tuy nhiên, để công việc kế toán được tiến hành khẩn trương, đều đặn, cần có sự phối hợp chạt chẽ giữa các phần, tránh những sai sót trong ghi chép thì công ty nên có riêng một nhân viên kế toán theo dõi chi tiết thuế GTGT đầu vào và đầu ra để nộp cho cơ quan thuế, đồng thời kế toán cần mở thêm sổ chi tiết TK3331 để tiện theo dõi. Do đó, việc theo dõi thuế sẽ chính xác hơn, tránh nhầm lẫn trong việc kê khai thuế, nộp thuế với cơ quan thuế. Mẫu sổ như sau: Sổ chi tiết TK3331 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 1.Số dư đầu tháng 2. Số phát sinh trong tháng Cộng số phát sinh 3. Số dư cuối tháng Cơ sở và phương pháp ghi: + Cơ sở số liệu để ghi sổ chi tiết TK3331 là các hoá đơn GTGT, hoá đơn, chứng từ thuế GTGT đã nộp. Cuối kỳ, căn cứ vào sổ này kết hợp bảng kê, hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra( có kèm theo tính thuế GTGT ) kế toán vào sổ cái TK3331. Sổ này được mở theo từng tháng. + Phương pháp ghi như sau: Cột ngày tháng ghi sổ: phản ánh ngày tháng vào sổ. Cột chứng từ: ghi số liệu và ngày thánh của chứng từ liên quan đến thuế GTGT đầu ra. Cột diễn giải: Phản ánh nội dung nghiệp vụ phát sinh. Cột TK đối ứng: phản ánh số liệu các tài khoản đối ứng với TK3331 trong các nghiệp vụ phát sinh. Cột số phát sinh: ghi số liệu phát sinh trong tháng. Cột số dư: ghi số dư đầu, dư cuối tháng. Trong đó: số dư đầu tháng lấy từ số dư cuối tháng của tháng trước chuyển sang. Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Số phát sinh. + Thứ hai: Công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ là hoàn toàn phù hợp. Mặc dù vậy, công ty nên sử dụng sổ chi tiết để theo dõi với người mua, bởi nếu cùng theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thanh toán đều ở trên cùng một quyển sổ sẽ làm cho công việc bị trì trệ, không thường xuyên và kém hiệu quả. Về nguyên tắc, trong sổ thanh toán chi tiết với người mua thì mỗi người mua dù thường xuyên hay không thường xuyên, kế toán cũng cần mở một trang sổ riêng để tránh nhầm lẫn, khó tập hợp vào cuối tháng. Khi công ty lập sổ chi tiết theo dõi người mua sẽ tạo điều kiện cho việc ghi chép vào nhật ký chứng từ được thuận tiện, tránh sai sót, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác khoa học. Mẫu sổ như sau: Sổ chi tiết theo dõi người mua Tháng-năm Tên khách hàng: Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK131 Ghi Có các tài khoản Ghi Có TK131 Ghi Nợ các tài khoản SH ngày TK TK - Cộng nợ TK131 TK TK - Cộng Có TK131 Cơ sở và phương pháp ghi: + Cơ sở để ghi số liệu và sổ chi tiết theo dõi người mua là các phiếu thu, phiếu xuất kho, bảng kê bán le hàng hoá. Cuối kỳ căn cứ vào sổ này kết hợp với các hoá đơn chứng từ thuế GTGT, kế toán vào sổ. Sổ này được mở theo từng tháng. + Phương pháp ghi như sau: Cột chứng từ: ghi số liệu ngày tháng của chứng từ dùng để ghi sổ. Cột diễn giải: phản ánh nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột ghi nợ TK131, ghi có các TK: ghi số phát sinh bên nợ (có) của tài khoản. Cột ghi nợ TK131, ghi có các TK: ghi số phát sinh bên nợ (có) của tài khoản. + Thứ ba: Công ty nên sử dụng thêm TK642-chi phí quản lý doanh nghiệp thay vì chỉ sử dụng TK641 phản ánh cả hai chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Bởi TK641 chỉ phản ánh những khoản chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hoá còn TK 642 lại phản ánh những chi phí gián tiếp sản xuất kinh doanh. Trong quá trình lưu thông-tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ công ty phải bỏ ra các chi phí bao gói sản phẩm, bảo quản hàng hoá, chi phí vận chuyển, tiếp thị, quảng cáo gọi chung là chi phí bán hàng. Còn những chi phí phục vụ cho quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động chung của cả công ty gọi là chi phí quản lý. Vì vậy, công ty nên phản ánh trên TK641 các khoản chi phí sau: Chi phí nhân viên ở bộ phận bán hàng, chi phí vật liệu bao bì, chi phí bảo hành sản phẩm hàng hóa, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu tiêu thụ sản phẩm hàng hoá dịch vụ... Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng TK334,338 tk641 Chi phí tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên bán hàng TK152, 153 TK911 Xuất nguyên liệu, vật liệu bao bì, công cụ Cuối kỳ kế toán dụng cụ cho bộ phận bán hàng kết chuyển chi phí bán hàng TK214 Khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng TK111,112,331 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK142,335 Chi phí khác Phân bổ hoặc trích bằng tiền trước chi phí sửa chữa TSCĐ Còn các khoản chi phí được phản ánh trên TK 642 bao gồm: chi phí nhân viên quản lý, vật liệu quản lý, đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng... thuế và lệ phí. Chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác phục vụ cho công tác quản lý. Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK334,338 tk642 Chi phí tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên bán hàng TK152, 153 TK911 Xuất nguyên liệu, vật liệu bao bì, công cụ Cuối kỳ kế toán dụng cụ cho bộ phận bán hàng kết chuyển chi phí bán hàng TK214 Khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng TK111,112,331 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK142,335 Chi phí khác Phân bổ hoặc trích bằng tiền trước chi phí sửa chữa TSCĐ TK 333 ( 7,8 ) Các khoản thuế nộp cho NS Nhà nước + Thứ tư: Công ty nên đưa vào sử dụng hai tài khoản: TK 881: Chi phí hoạt động tài chính TK 532: Giảm giá hàng bán. Trong hoạt động kinh doanh, chính sách chiết khấu, giảm giá cho mỗi mặt hàng ở công ty thực sự là một đòn bẩy cho quá trình tiêu chóng thanh toán tiền hàng. Thực tế cho thấy để khuyến khích khách hàng mua với số lượng lớn và thanh toán tiền hàng trước thời hạn thì công ty thường trích trước một khoản % trên tổng trị giá lô hàng. Nếu khách mua với khối lượng lớn sau khi tính số tiền giảm thuế trừ, kế toán hạch toán số tiền khách hàng được giảm giá trừ vào TK 641 và hạch toán vào TK111, 112 số tiền thực tế thu của khách hàng. Nếu khách hàng thanh toán tiền hàng trước thời hạn, kế toán hạch toán giảm công nợ cho khách hàng và hạch toán vào TK 641 số tiền giảm trừ. Khi hạch toán như vậy công ty sẽ phải nộp thuế nhiều hơn thực tế ( khoản thuế GTGT nhiều hơn thực tế ) không đảm bảo đúng doanh thu hiện nay. Trình tự hạch toán như sau: Khi phát sinh các khoản chiết khấu bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 811: khoản chiết khấu do thanh toán tiền hàng trước thời hạn Nợ TK 333(1): thuế GTGT đầu ra khoản chiết khấu Có TK 131: phần giảm trừ cho khách hàng. Sơ đồ hạch toán chiết khấu bán hàng TK 131,111,112 TK 3331 Giảm thuế GTGT đầu ra TK 811 TK 911 Khoản chiết khấu thanh toán Kết chuyển chi phí hoạt dộng tài chính Để phản ánh những khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu của việc bán hàng trong kỳ hạch toán, kế toán sử dụng TK 532. Trình tự hạch toán như sau: Khi phát sinh doanh số bị giảm giá, căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK 532: Doanh số bị giảm giá ( không bao gồm thuế GTGT) Nợ TK 333(1): Giảm thuế GTGT đầu ra. Có TK 111, 112, 131: Giảm giá theo tổng giá thanh toán. Cuối kỳ kinh doanh, kết chuyển doanh số bị giảm giá để xác định doanh thu thuần, kế toán ghi: Nợ TK511 Kết chuyển khoản giảm giá Có TK 532 Sơ đồ hạch toán giảm giá hàng bán TK 111,112,131 TK 532 TK 511 Khoản giảm giá hàng bán Cuối kỳ kết chuyển số tiền giảm, bớt giá ... TK 3331 Thuế GTGT của khoản giảm giá Đồng thời, khi xuất hàng hoá dùng để biếu tặng, công ty không nên hạch toán vào tài khoản 641 bởi như vậy sẽ không chính xác, sai nguyên tắc kế toán mà nên sử dụng TK 4312-quỹ phúc lợi. Tình tự hạch toán như sau: Khi xuất hàng hoá để biếu tặng, căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK 4312: Giá thực tế của hàng hoá xuất biếu tặng (có thuế) Có TK 511: Giá bán của hàng hoá xuất biếu tặng ( không thuế GTGT) Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra. Kết chuyển giá vốn của hàng xuất biếu tặng: Nợ TK 632 Giá xuất kho Có TK 156 + Thứ năm: Do đề xuất với công ty sử dụng thêm tài khoản phản ánh giảm giá bán hàng bán, cộng thêm với việc ở công ty có phát sinh hàng bán bị trả lại nên trên thẻ chi tiết doanh thu hàng hoá cần bổ xung thêm hai cột là thuế, các khoản giảm trừ khác 531, 532. Cụ thể như sau: Thẻ chi tiết doanh thu hàng hoá Quầy:................ Hoá đơn Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản giảm trừ Số Ngày ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế TK 531,532 Cộng Hiện nay, mọi việc ghi chép, tính toán của công ty vẫn thực hiện thủ công, mất thời gian và không chính xác. Máy tính ở đây chỉ làm nhiệm vụ tạo những văn bản chính thức, còn công việc kế toán vẫn phải làm bằng tay vì chưa có phần mềm kế toán riêng cho việc ghi chép hạch toán. Yêu cầu trang bị máy tính cho công tác kế toán, đặc biệt là công tác kế toán bán hàng là rất cần thiết trong điều kiện vi tính hoá như hiện nay, giúp cho việc tính toán phản ánh số liệu kịp thời và đầy đủ. Theo tính toán, nếu sử dụng máy tính trong quản lý và trợ giúp hạch toán kế toán thì khối lượng công việc sẽ giảm được từ 40-50%. Công ty có thể xem xét lựa chọn các phần mềm kế toán của nhiều hãng khác nhau: QUICKBOOK, ACCOUNTING, AC-NET. Gần đây có phần mềm kế toán 2000 do trường Đại học Bách Khoa thực hiện, công ty có thể áp dụng rất phù hợp với kế toán tại Việt nam. Các chương trình có nhiều tính năng ưu việt như: có thể tự động chuyển số dư, số phát sinh và các tài khoản kế toán tương ứng một cách nhanh chóng, hệ thống sổ được lập sẵn. Chính vì vậy, cùng với việc trang bị máy tính, cài đặt phần mềm thì công tác đào tạo các kỹ năng sử dụng các chương trình kế toán trên máy tính của công ty là hết sức cần thiết. Việc đầu tư này đòi hỏi chi phí đầu tư khá lớn, song đây là một xu thế khách quan trong cơ chế thị trường kinh tế mới luôn đòi hỏi phải có thông tin kịp thời chính xác về tính tài chính của công ty, để có thể ra các quyết định tài chính nhanh chóng nắm bắt thời cơ kịp thời, tăng khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường. IV.Hiệu quả của một số giải pháp: Trên cơ sở kết hợp những lý luận đã được học cùng với thực tế công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại công ty Thăng Long-BQP và với vốn kiến thức của mình, em đã nêu lên một số giải pháp, kiến nghị không năm ngoài mục đích là hoàn thiện nữa công tác kế toán, nghiệp vụ bán hàng tại công ty. Nhờ đó kế toán nghiệp vụ bán hàng sẽ giúp cho công tác kế toán tại công tythực hiện trôi chảy, đúng tiến độ, giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ quá trình tiêu thụ hàng hoá, phát hiện ngăn ngừa kịp thời những hành động gian lận thương mại, tham ô lãng phí. Qua đó, phản ánh đúng đắn kịp thời doanh thu bán hàng, tình hình thanh toán với người mua, tránh được những mất mát tổn thất tron kinh doanh để từ đó đánh giá và xác định đúng đắn hiệu quả kinh doanh, giúp doanh nghiệp phân phối chính xác thu nhập và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Với qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ của nhân viên kế toán công ty như hiện nay thì những đề xuất trên là hoàn toàn có tính khả thi. Hy vọng công ty sẽ xem xét đưa vào thực tế và sẽ đem lại hiệu quả trong thời gian tới. Biểu 21 a Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Thăng Long – BQP ( Theo hướng đề xuất ) Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Bảng kê bán lẻ hàng hoá Hoá đơn thuế GTGT Phiếu thu, giấy báo nợ của ngân hàng Thẻ kho Thẻ chi tiết doanh thu hàng hoá Sổ chi tiết TK 3331 Sổ chi tiết theo dõi công nợ khách hàng Sổ chi tiết theo dõi người mua - Bảng kê số 1 - Bảng kê số 2 Bảng cân đối kho hàng hoá Sổ doanh thu bán hàng Bảng kê số 11 NKCT số 8 ghi Có các TK 131, 511, 531,632... NKCT số 10 ghi Có các TK 333, 3331, 141, 133... Sổ cái các TK 511, 131, 632, 3331 Bảng kê theo dõi TK 156 Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Biểu 21 b Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Thăng Long – BQP ( Theo phương hướng đề xuất ) TK 156( Chi tiết ) TK 632 TK 911 TK 5111 TK 111, 112 Trị giá vốn hàng bán xuất kho Kết chuyển trị giá vốn BH TK 111,112,131 TK 531,532 DT bán buôn, bán lẻ hàng hoá TK 111,112,131 DTBH bị trả lại, TK 131 Trị giá vốn hàng chuyển bán thẳng giảm giá hàng bán DTBH Khách hàng trả nợ TK1331 TK 3331 chưa thu Thuế GTGT đầu vào của Thuế GTGT đầu ra tiền TK 3331 hàngbán TK 641 Thuế GTGT TK5111 đầu ra DTHH trả thưởng, biếu tặng, hội nghị Kết chuyển chi phí BH Kết chuyển doanh thu thuần TK 334 TK3331 Trả lương cho NV bán hàng TK111,112,131 Thuế GTGT đầu ra Chi phí bán hàng TK 331 TK 1331 Số tiền phải thanh toán cho người gửi đại lý Hoa hồng đại lý TK 421 TK 642 Thuế GTGT đầu vào của K/c lỗ K/c lãi Kết chuyển CF hoạt động TC Kết chuyển CFQLDN Chi phí QLDN ở bộ phận bán hàng dịch vụ vận chuyển Đồng thời: Có TK 003 Số tiền thực tế thanh toán cho người gửi đại lý TK 811 Chi phí hoạt động TC (chiết khấu thanh toán) TK 131 Kết luận Những năm qua cùng với quá trình phát triển kinh tế với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế, Công ty Thăng Long – BQP đã không ngừng trưởng thành phát triển, bắt nhịp với sự biến động của nền kinh tế dần dần từng bước làm ăn có hiệu quả khẳng định được vị trí của mình trên thị trường cũng như giữ vững chữ tín đối với khách hàng trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán nói chung và bộ phận kế toán bán hàng nói riêng. Công tác kế toán tại Công ty áp dụng tuy có những ưu điểm nhất định song không thể tránh khỏi những hạn chế cần khắc phục. Qua thời gian nghiên cứu và thực tập tại công ty em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất trên nhằm hoàn thiện nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại công ty. Những ý kiến đề xuất này mang tính chất cá nhân có thể đúng hoặc không phù hợp với công ty nhưng chúng rất có ích trong việc tìm ra cách xây dựng một tổ chức kế toán tốt hơn. Do thời gian thực tập không nhiều cùng với kinh nghiệm thực tế chưa có nên bản luận văn của em còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của các nhân viên kế toán trong công ty cũng như các thầy, cô giáo và bạn bè để bản luận văn này thực sự có ý nghĩa trên phương diện lý luận và thực tiễn. Một lần nữa qua bản luận văn này em xin gửi lời cảm ơn đến các cô chú trong phòng kế toán của công ty, các thầy giáo, cô giáo và em xin gửi lời biết ơn sâu sắc tới cô Nguyễn Thị Hà đã giúp em hoàn thành bản luận văn này. Hà nội, ngày... tháng...năm 2001 Sinh viên Lê Thị Thanh