Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty thương mại dịch vụ thời trang Hà Nội

ác chỉ tiêu tài chính, kết quả kinh doanh trình Sở Thương mại. - Một kế toán thanh toán: theo dõi các khoản công nợ kiêm hạch toán tiền mặt tại công ty. Hàng tháng căn cứ vào bảng kê của đơn vị tiến hành vào nhật ký chứng từ số 5 và số 1, viết phiếu thu, phiếu chi khi có chứng từ hợp lệ, kiểm tra phát hiện sai sót và yêu cầu kế toán đơn vị sửa đổi - Một kế toán chi phí: hạch toán toàn bộ các khoản chi phí tại công ty; hàng tháng tính giá thành sản phẩm, phân bổ chi phí,lên NKCT số 6, 7; ngoài ra còn phụ trách mảng thanh toán bảo hiểm xã hội. - Một kế toán ngân hàng: phụ trách các nghiệp vụ liên quan tới ngân hàng, tập hợp bảng kê của các đơn, lên bảng kê doanh thu giá vốn, cuối tháng lên các NKCT số 2, 3 sau khi đối chiếu với các bộ phận liên quan. - Một thủ quỹ: có trách nhiệm thu chi tiền mặt, ngân phiếu khi có chứng từ hợp lệ. Hàng ngày ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào sổ quỹ tiền mặt, kiểm kê số lượng tồn quỹ và đối chiếu với số trên sổ sách, thực hiện đúng nguyên tắc về quản lý quỹ do nhà nước ban hành. Ngoài ra tại mỗi đơn vị trực thuộc đều có tổ kế toán được bố trí từ 2 đến 4 nhân viên trong đó có 1 tổ trưởng kế toán. Họ tiến hành ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình. Cuối táng tổ trưởng kế toán tổng hợp số liệu, lập bảng kê chuyển về phòng kế toán công ty. Nhìn chung công ty có đội ngũ cán bộ kế toán có năng lực, tận tâm với công việc, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý tài chính của công ty. Bộ máy kế toán của công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Thương mại Dịch vụ Thời trang Hà nội Trưởng phòng kế toán Phó phòng kế toán Kế toán thanh toán Kế toán chi phí Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Tổ trưởng kế toán cửa hàng TMDVTT Hàng Gai Tổ trưởng kế toán cửa hàng TMDVTT Hàng Ngang… Kế toán quầy 13 Hàng Gai Kế toán quầy 70 hàng Trống… Kế toán viên các cửa hàng II. Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty Thương mại Dịch vụ Thời trang Hà nội Để thoả mãn tối đa nhu cầu của người dân, công ty có nhiều cửa hàng, trung tâm xuất nhập khẩu cùng hoạt động với quy mô, tính chất khác nhau và tổ chức các phương thức bán hàng phong phú, đa dạng như bán buôn, bán lẻ, đại lý, ký gửi, gia công, hàng đổi hàng... Một trong những điểm kinh doanh hiệu quả nhất là cửa hàng Thương mại Dịch vụ Thời trang 13 Hàng Gai. Do vận dụng được lợi thế kinh doanh là nằm ở trung tâm Thủ đô Hà nội, cửa hàng thương mại này luôn đi đầu về số lượng khách tham quan và mua hàng, chủng loại hàng hoá nhưng quan trọng hơn là đã đạt chỉ tiêu doanh thu về lãi gộp khá cao.Trung tâm thương mại này đã khẳng định được vị trí của mình đối với hiệu quả chung của toàn công ty, là tấm gương sáng để các đơn vị khác học tập cả về trình độ tổ chức, công tác kế toán, kết quả kinh doanh... Cửa hàng có một đội ngũ quản lý năng động, có kinh nghiệm và một đội ngũ mậu dịch viên chăm chỉ, nhanh nhẹn, được bố trí vào vị trí phù hợp với năng lực cá nhân. Do vậy, cách thức sắp xếp từng gian hàng, từng mặt hàng rất khoa học, đẹp mắt và dễ dàng quản lý. Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh, đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá, cửa hàng TMDVTT 13 Hàng Gai đã áp dụng nhiều phương thức bán hàng linh hoạt nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng. Nhưng nhìn chung phương thức bán hàng chủ yếu của cửa hàng là bán buôn qua kho và bán lẻ tự chọn. - Bán buôn qua kho: Đây là hình thức bán hàng chủ yếu của cửa hàng được áp dụng với các khách hàng lớn và lâu năm của công ty. Khi khách hàng có nhu cầu mua buôn sẽ liên hệ với cửa hàng, nhân viên bán hàng tiến hành lập Hoá đơn GTGT thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) sau đó chuyển cho tổ trưởng kế toán ký duyêt, đóng dấu, trong đó 1 liên để lưu sổ gốc, 1 liên dùng làm chứng từ thanh toán và ghi sổ còn 1 liên thì giao cho khách hàng. Đồng thời kế toán lập phiếu xuất kho thành 3 liên(đặt giấy than viết 1 lần), liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho nhân viên kế toán ghi sổ. - Bán lẻ tự chọn: Theo hình thức này, khách hàng đến mua sẽ tự lựa chọn mặt hàng mà mình ưng ý sau đó sẽ thanh toán tiền tại quầy cho nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng có nhiệm vụ thu tiền và ghi sổ bán hàng. Đối với trường hợp bán lẻ này thông thường khách hàng không yêu cầu viết hoá đơn GTGT do đó cuối ngày nhân viên bán hàng sẽ kiểm kê quầy và cùng thủ kho tính ra số lượng hàng xuất bán trong ngày theo công thức cân đối: Số lượng hàng = Số lượng hàng + Số lượng hàng - Số lượng hàng xuất bán trong ngày tồn đầu ngày nhập trong ngày tồn cuối ngày Sau khi đối chiếu sổ bán hàng với kết quả kiểm kê, nhân viên bán hàng sẽ lập Báo cáo bán hàng hàng ngày và chuyển báo cáo bán hàng cùng với tiền bán hàng lên phòng kế toán. Kế toán sẽ lập phiếu thu và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục thu tiền. Tại phòng kế toán: khi nhận được Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho do thủ kho chuyển lên, kế toán sẽ tiến hành lập thẻ quầy. Hiện nay, cửa hàng thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp FIFO. Trị giá vốn của hàng xuất kho bao gồm cả trị giá mua và chi phí thu mua của hàng xuất kho: - Trị giá mua của hàng nhập kho được xác định: + Đối với hàng mua có hoá đơn GTGT: là giá chưa có thuế trên hoá đơn + Đối với hàng mua có hoá đơn bán hàng: là giá thanh toán ghi trên hoá đơn trừ đi số thuế GTGT được khấu trừ cho số hàng đó (Từ tháng 10/2002, đối với những hàng hoá mua vào có hoá đơn bán hàng thì được khấu trừ thuế với thuế suất 1%) + Đối với hàng mua không có hoá đơn: là giá thanh toán trên bảng kê mua hàng Thẻ quầy được mở cho từng mặt hàng và là căn cứ để kế toán tính ra đơn giá xuất kho. Trên cơ sở đơn giá tính được kế toán sẽ lập báo cáo bán hàng hàng ngày. Trình tự ghi sổ kế toán hoạt động bán hàng của cửa hàng được phản ánh qua sơ đồ sau: Hoá đơn GTGT Bảng kê bán lẻ hàng hoá Phiếu xuất kho Báo cáo bán hàng (ngày) Thẻ quầy Báo cáo bán hàng (tháng) Bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá (quầy) Bảng kê kho hàng hoá TK 156 Bảng kê TK 511 Bảng kê TK 632 Bảng kê TK 3331 Sổ chi tiết phải thu khách hàng Bảng kê thanh toán với người mua Bảng kê HĐ, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra Tờ khai thuế GTGT - Bảng kê 632 toàn công ty - Bảng kê 511 toàn công ty - Bảng kê 156 toàn công ty - Bảng kê 3331 toàn công ty Nhật ký chứng từ số 8 Sổ cái TK632, 511 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khác nhau kế toán sẽ lập các chứng từ tương ứng do Bộ tài chính quy định Đối với trường hợp bán buôn kế toán sử dụng Hoá đơn GTGT Biểu mẫu số 01: Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT -3LL Liên 2 (Giao khách hàng) 02-B Ngày 1 tháng 3 năm 2003 AC 056263 Đơn vị bán hàng:........Cửa hàng TMDVTT Hàng Gai............................................... Địa chỉ : ......13 Hàng Gai.......................Số tài khoản:....................................... 0 1 0 0 1 0 6 8 3 5 4 Điện thoại:8.456535-8.513302 MS: Họ và tên người mua hàng:...............Chị Bảy - Hải Dương................................... Đơn vị:........................................................................................................................ 0 1 0 0 1 9 4 3 6 0 1 66 1 Địa chỉ:.................................... Số tài khoản:.............................................................. Hình thức thanh toán:TT chậm MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 áo phông in trắng Chiếc 30 28.000 840.000 Cộng tiền hàng: 840.000 Thúê suất thuế GTGT:10% Tiền thuế GTGT 84.000 Tổng cộng tiền thanh toán 924.000 Số tiền viết bằng chữ:chín trăm hai tư ngàn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký , đóng dấu, ghi rõ họ tên) Để hạch toán giá vốn thì kế toán sử dụng Phiếu xuất kho (đối với trường hợp bán buôn) Biểu mẫu số 02 Đơn vị..Trung tâm TM DV TT Hàng Gai ..... Mẫu số : 02-VT Địa chỉ.......13 Hàng Gai......... Ban hành theo QĐ số : 1441-TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bô tài chính Phiếu xuất kho Số: 23 Nợ:................... Ngày 1 tháng 3 năm 2003 Có:................... -Họ tên người nhận hàng :...Chị Bảy .....Điạ chỉ: ......Hải Dương ........................ -Lý do xuất kho:.......Xuất bán.............................................................................. -Xuất tại kho:..................13 Hàng Gai................................................................. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theochứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4=2*3 1 áo phông in trắng Chiếc 30 14 000 420 000 Cộng 420.000 Xuất ngày 1 tháng 3 năm 2003 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) VD: Ngày 1/3/2003 theo HĐGTGT số 56263 (Biểu mẫu số 01) cửa hàng bán cho chị Bảy - Hải Dương số hàng hoá sau: áo phông in trắng : 30 chiếc, Đơn giá 28.000 đ/chiếc Tổng giá bán: 840.000đ Thuế GTGT (10%): 84.000đ Tổng giá thanh toán: 924.000đ; khách hàng nợ Kế toán định khoản: Nợ TK 131 924.000 Có TK511 840.000 Có TK 3331 84.000 Căn cứ vào Phiếu xuất kho và Bảng kê bán lẻ, kế toán tiến hành lập Thẻ quầy. Biểu mẫu số 03 Đơn vị: Trung tâm thương mại dịch vụ thưòi trang Hàng Gai Địa chỉ: 13 Hàng Gai Thẻ Quầy MS 15BH Số ĐK... Tờ số 2 QĐ số:1141-CĐKT Ngày ĐK... Ngày 01/11/95 của Bộ TC Tên Hàng:áo phông in trắng Quy cách: .....ĐVT : chiếc Đơn giá : 9.864 Ngày Tên người bán Tồn đầu ca (ngày) Nhập từ kho trong ca, (ngày) Nhập khác trong ca Cộng nhập và tồn trong ca Xuất bán Xuất khác Tồn cuối ca Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền A B 1 2 3 4 5 6 7 - 8 2/12 áo - 42 - 42 - - 42 8/12 - - 0 30 ..... Cộng - 752 - 752 585 - Như vậy là số hàng trên được nhập vào kho nhưng được ghi nhận giá vốn ngay trên thẻ quầy. Thẻ quầy được phân loại rõ đối với hàng hoá mua vào của người sản xuất tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp, không có hoá đơn GTGTthì số hàng nhập vào phải bảo đảm yêu cầu là có bảng kê mua hàng hoặc là hoá đơn thông thường thì cửa hàng sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào với tỷ lệ nhất định là 1%. Thường khi mua hàng ở thị trường tự do thì thực hiện thanh toán ngay bằng tiền mặt. Còn nếu thu mua của đơn vị bạn thì theo phương pháp thanh toán trả chậm. Thẻ quầy được mở cho từng tháng và cho từng mặt hàng, trừ trường hợp hàng giống nhau về chất liệu, quy cách thì để giảm bớt số lượng Thẻ quầy, kế toán có thể ghi chung 2 loại hàng hoá trên cùng một thẻ. Thẻ quầy là căn cứ để kế toán tính ra đơn giá xuất kho. Từ đơn giá xuất kho tính được trên Thẻ quầy, kế toán sẽ hoàn chỉnh Báo cáo bán hàng. Từ các Hoá đơn GTGT và Bảng kê bán lẻ hàng hoá, kế toán lập Báo cáo bán hàng hàng ngày. Biểu mẫu số 04 Báo cáo bán hàng Ngày 1/3/2002 Đơn vị: đồng Tên hàng ĐVT SL Giá thành Giá bán chưa thuế Giá vốn Thuế GTGT Đơn giá Thành tiền Đơn giá Thành tiền Đơn giá Thành tiền áo phông in trắng 30 30.800 924.000 28.000 840.000 14.000 420.000 Tranh sơn mài 1 1.595.000 1.595.000 1.450.000 1.450.000 594.000 594.000 Tranh sơn mài 1 935.000 935.000 850.000 850.000 339.500 339.500 Khăn bàn 5 132.000 660.000 120.000 600.000 60.000 300.000 áo phông in trẻ em 10 18.150 181.500 16.500 165.000 8.000 80.000 4.2895.500 3.905.000 1.733.500 390.500 Lãi: 2.171.500 Dựa vào mục “Đơn giá” trên Thẻ quầy, kế toán ghi vào cột “Giá vốn” trong Báo cáo bán hàng. Dựa vào Hoá đơn GTGT để ghi vào các cột liên quan. Cuối ngày tính ra số lãi tiêu thụ. Vì Báo cáo bán hàng mở cho từng ngày nên thường được ghi chép toàn bộ nghiệp vụ phát sinh mà không kể bán theo phương thức bán buôn hay bán lẻ. Trường hợp khách hàng mua thanh toán theo hình thức trả chậm thì căn cứ vào Hoá đơn GTGT mà kế toán tiến hành vào “Sổ chi tiết phải thu khách hàng TK131” Biểu mẫu số 05 Mẫu số: 04/SCT Ban hành theo TT số 28 ngày 31/3/95 của BTC Sổ chi tiết phải thu khách hàng Tên khách hàng: Chị Bảy - Hải Dương Đơn vị : đồng Loại tiền : VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKđối ứng Số phát sinh Số dư SH Ngày Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 20.000.000 08/3 15 08/3 Mua trả chậm 511 3331 840.000 84.000 18/3 45 Trả tiền 111 20.000.000 Cộng Psinh 924.000 20.000.000 Dư cuối tháng 924.000 Công ty TM DV TT Hà nội Đơn vị: ........................... Bảng kê TK331 Tháng 3 năm 2003 Diễn giải Số đầu kỳ Ghi nợ TK 131 có Tk khác Ghi có TK 131 nợ Tk khác Số cuối kỳ 13 H.gai Nợ Có 111 Cộng nợ 156 133 Cộng có Nợ Có 20 H.gai 258.330.783 506.802.103 468.129.000 42.721.050 262.378.730 70 H.gai 24.105.200 139.137.800 111.666.000 10.466.600 7.100.000 33 H.Trống 5.100.000 102.045.668 89.691.772 12.353.896 5.100.000 68 H.Trống 13.596.740 35.406.628 21.628.116 2.162.812 1.981.040 Thêu ren 64.873.131 8.259.164 7.090.980 709.098 64.414.045 34.564.199 108.333.665 78.412.373 12.035.363 58.618.270 Cộng 400.570.053 899.985.028 818.558.241 80.448.819 399.592.085 Hà nội, ngày 3 tháng 4 năm 2003 Biểu mẫu số 06 Báo cáo bán hàng tháng 3/2003 Quầy 13 Hàng Gai Đơn vị: đồng Ngày Doanh số (không thuế) Giá vốn Lãi gộp Thuế GTGT 10% 1 3.905.000 1.733.500 2.171.500 390.500 2 2.954.545 2.418.600 535.945 295.455 3 1.244.600 1.000.000 244.600 125.400 4 645.546 506.400 148.156 65.454 5 164.008.500 146.490.000 17.518.500 16.400.850 6 6.500.000 6.230.000 270.000 650.000 7 645.500 500.000 145.500 64.500 8 23.409.100 23.013.500 2.395.600 2.340.000 9 331.818 300.000 31.818 32.182 10 3.920.000 2.134.000 1.786.000 392.000 11 1.652.700 1.173.700 479.000 165.300 12 12.740.000 10.098.800 2.641.200 1.274.000 13 1.000.000.000 91.135.000 8.865.000 10.000.000 14 10.072.000 9.696.000 1.024.000 1.072.000 15 18.620.000 13.084.100 5.539.900 1.862.000 16 2.316.000 17.714.500 4.897.590 2.260.910 17 22.612.090 1.976.000 349.000 234.000 18 909.090 660.000 249.090 90.910 19 4.830.000 4.158.200 671.800 483.000 20 20.450.000 16.744.625 3.705.375 2.045.000 21 180.000 145.000 35.000 18.000 22 71.520.000 68.754.400 2.765.600 7.152.000 23 15.651.000 14.128.800 1.522.200 1.565.100 24 590.900 520.000 70.900 59.100 25 12.600.000 11.563.200 1.036.800 1.260.000 26 Nghỉ 27 10.085.400 9.450.457 634.993 1.008.540 28 133.990.910 125.428.200 8.562.710 13.399.090 29 9.564.000 8.381.900 1.245.100 956.000 30 3.041.810 2.599.600 642.210 304.190 31 42.000.000 40.909.000 1.091.000 4.200.000 Cộng 517.984.948 464.081.053 53.903.895 51.798.195 Những ngày đầu tháng sau, tổ trưởng kế toán lấy số liệu tổng cộng trên báo cáo bán hàng cả tháng của tất cả các quầy rồi tập hợp vào bảng kê liên quan: Biểu mẫu số 07 Bảng kê tài khoản 632 TN Tháng 3 năm 2003 Diễn giải Ghi nợ TK632, ghi có TK khác Ghi có TK 632, ghi nợ TK khác TK 156 Công Nợ TK911 Cộng có Quầy 13 Hàng Gai 464.081.053 Quầy 20 Hàng Gai 128.671.200 Quầy 70 hàng Gai 181.9833.774 Quầy 33 Hàng Trống 33.243.816 Quầy 68 Hàng Trống 7.550.066 Quầy 19 hàng Trống 28.296.083 Quầy 23 Hàng Trống 21.690.340 Quầy 67 Hàng Trống 42.338.707 857.855.039 857.855.039 Lập bảng Kế toán trưởng Ngày 3 tháng 4 năm 2003 Số liệu trên bảng kê này lấy từ dòng tổng cộng cột “giá vốn” trên Báo cáo bán hàng cả tháng của các quầy. Bảng kê tài khoản 511 Tháng 12/2002 Tên quầy Ghi Nợ TK 511, ghi Có TK khác Ghi Có TK 511, ghi Nợ TK khác TK 911 Cộng nợ TK111 TM Cộng có Quầy 13 Hàng Gai 517.984.948 Quầy 20 Hàng Gai 138.672.800 Quầy 70 hàng Gai 141.320.344 Quầy 33 Hàng Trống 35.244.000 Quầy 68 Hàng Trống 8.100.066 Quầy 19 hàng Trống 35.700.457 Quầy 23 Hàng Trống 26.354.546 Quầy 67 Hàng Trống 47.013.364 950.996.525 950.996.525 Giám đốc TT Lập biểu Hà Nội ngày 3 tháng 4 năm 2003 Biểu mẫu số 10 Công ty thương mại dịch vụ thời trang Hà nội Đơn vị: Trung tâm thương mại dịch vụ thời trang Hàng Gai Bảng kê TK 156 Tháng 3/2003 Số dư đầu kỳ: 503.852.051 Diễn giải Ghi nợ TK156, ghi có TK khác Ghi có TK 156 , ghi nợ TK khác Số dư cuối kỳ Cộng nợ Cộng có 818.558.241 835.115.468 487.394.824 Cộng Lập bảng Kế toán trưởng Ngày 3 tháng 4 năm 2003 Kế toán thuế GTGT phải nộp Cửa hàng TMDVTT Tràng Tiền thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Theo phương pháp này thì số thuế GTGT cửa hàng phải nộp được xác định bằng số thuế GTGT đầu ra trừ số thuế GTGT đầu vào. Trong đó Mức thuế suất đối với hàng hoá bán ra của cửa hàng là 10% áp dụng cho tất cả các mặt hàng. Tài khoản kế toán sử dụng: TK 3331 để phản ánh số thuế đầu ra TK 1331 để phản ánh số thuế đầu vào Các TK khác có liên quan Chứng từ và các biểu mẫu kế toán sử dụng: Hoá đơn GTGT (MS03GTKT - 3LL) Tờ khai thuế GTGT (MS01GTGT) Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra (MS02/GTGT) Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào (MS03/GTGT) Hàng tháng kế toán tiến hành lập Bảng kê TK 3331 Biểu mẫu số 11 Bảng kê tk 333.1 Tháng 12/2002 Diễn giải Ghi Nợ TK 333.1, Ghi Có TK khác Ghi Có TK 333.1, ghi Nợ tài khoản khác Cộng Nợ TK 111 Cộng có 98.859.934 Giám đốc TT Lập biểu Ngày 3 tháng 4 năm 2003 Công ty thương mại dịch vụ thời trang Hà nội Đơn vị: TT 13 Hàng Gai Bảng kê TK911 Tháng 3 năm 2003 Diễn giải Ghi nợ TK911 có TK khác 632 641 phí Lãi vay 421 Cộng 511 D.thu thuần Cộng có 857.854.039 73.648.759 19.493.727 950.996.525 Lập bảng Kế toán trưởng Ngày 3 tháng 4 năm 2003 Tại công ty: Từ các bảng kê do các cửa hàng gửi về hàng tháng, kế toán sẽ lập bảng kê tổng hợp toàn công ty. Biểu mẫu số 14 Bảng kê số 4: Nhập xuất hàng hoá - TK 156 Tháng 12/2002 Đơn vị Dư đầu kỳ Ghi Nợ TK 156, ghi Có tài khoản khác Ghi Có TK 156, ghi Nợ TK khác Dư cuối kỳ 111 331 Cộng Nợ 632 Cộng Có Tràng Tiền 609.812.353 1.060.995.683 1.060.995.683 955.444.477 955.444.477 715.363.559 Giảng Võ 358.779.683 556.965.845 51.729.887 608.695.732 613.202.690 613.202.690 354.272.725 May LT 33.741.133 78.786.451 78.786.451 73.511.323 73.511.323 39.016.261 TT XNK Hàng Gai 60.616.214 757.962.160 757.962.160 779.958.405 779.958.405 38.619.969 Phố Huế 174.704.980 201.794.526 29.497.612 231.292.138 248.335.203 248.335.203 157.661.915 Hàng Đào 687.812.110 569.374.607 61.656.850 631.031.457 577.120.947 577.120.947 741.722.620 Hàng Ngang 799.517.716 977.454.747 5.166.875 982.621.622 1.128.992.283 1.128.992.283 653.147.055 Cộng 2.724.984.189 2.384.376.176 1.967.009.067 4.351.385.243 4.376.565.328 4.376.565.328 2.699.804.104 Biểu mẫu số 15 CTTMDVTT Hà Nội Phòng kế toán Bảng kê TK 632 Tháng 12/2002 Tên đơn vị Ghi nợ TK 632, ghi có TK khác Ghi có TK 632, ghi nợ TK khác TK156 Cộng nợ TK911 Cộng có Tràng Tiền 955.444.477 955.444.477 955.444.477 955.444.477 Giảng Võ 556.965.845 556.965.845 556.965.845 556.965.845 May LT 73.511.323 73.511.323 73.511.323 73.511.323 TTXNKH.Gai 857.854.039 857.854.039 857.854.039 857.854.039 PHố Huế 248.335.203 248.335.203 248.335.203 248.335.203 T ĐứcThắng 56.236.845 56.236.845 56.236.845 56.236.845 Hàng Đào 56.236.845 56.236.845 56.236.845 56.236.845 Hàng Ngang 577.120.947 577.120.947 577.120.947 577.120.947 Cộng 4.376.565.328 4.376.565.328 4.376.565.328 4.376.565.328 Sau khi lên bảng kê TK 632, kế toán tiếp tục lên bảng kê TK 511 của toàn công ty. Bảng kê này cũng giống như mọi bảng kê khác đều được chi tiết cho từng lĩnh vực hoạt động cá biệt Biểu mẫu số 16 Phòng kế toán Bảng kê TK 511 Tháng 12/2002 Tên đơn vị Ghi nợ TK 511,có TK khác Ghi có TK 511, ghi nợ TK khác TK 911 Công nợ 111- TM 111- Séc TK 131 Cộng có Tràng Tiền 1.056.742.841 1.056.742.841 680.812.601 115.429.240 260.501.000 10.560.742.841 Giảng Võ 597.421.167 597.421.167 578.649.349 18.771.818 597.421.167 May LT 88.839.341 88.839.341 88.839.341 88.839.341 TTXNKHgai 950.996.525 950.996.525 950.996.525 950.996.525 Phố Huế 269.931.791 269.931.791 263.881.791 6.050.000 269.931.791 T ĐứcThắng 65.268.700 65.268.700 65.268.700 65.268.700 Hàng Đào 611.664.485 611.664.485 611.664.485 611.664.485 Hàng Ngang 1.154.268.968 1.154.268.968 1.102.304.379 51.964.589 1.154.268.968 Cộng 4.677.155.945 4.677.155.945 4.202.947.389 213.707.556 260.501.000 4.677.155.945 Biểu mẫu số 17 Nhật ký chứng từ số 8 Tháng 3 năm 2003 TK 131 TK 156 TK 511 ... TK 632 ... TK 911 ... Cộng TK111 4.416.654.944 TK112 TK131 260.501.000 TK511 4.677.155.945 ... TK632 4.376.565.328 ... TK 911 4.376.565.328 ... Cộng 4.376.565.328 4.677.155.945 4.376.565.328 4.677.155.945 Biểu mẫu số 18 Trang sổ cái TK 632 TN (trích) Đơn vị: đồng Ghi Có các Tk đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng ... Tháng 3 Tháng ... Tháng 12 Cộng cả năm TK 156 3.451.173.475 4.955.337.380 Số phát sinh Nợ 3.451.173.475 4.955.337.380 Có 3.451.173.475 4.955.337.380 Số dư cuối tháng Nợ Có Biểu mẫu số 19 Trang sổ cái TK 511 (Trích ) Đơn vị: đồng Ghi Có TK khác đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng... Tháng 3 Tháng... Tháng 12 Cộng cả năm TK 911 3.729.382.048 5.277.323.286 Phát sinh Nợ 3.729.382.048 5.277.323.286 Có 3.729.382.048 5.277.323.286 Số dư cuối tháng Nợ - - - Có - - - Phần thứ ba Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại công ty thương mại dịch vụ thời trang hà nội I. Đánh giá chung về công ty Trong những năm gần đây, công ty Thương mại Dịch vụ Thời trang Hà nội luôn làm ăn có lãi. Đó là kết quả khả quan sau một quá trình chuyển đổi tư tưởng kinh doanh, phương thức quản lý và đa dạng hoá các hoạt động. Tuy nhiên để tiếp tục vững bước trong cơ chế thị trường thì ban lãnh đạo công ty cũng cần quan tâm để tiếp tục phát huy những mặt mạnh, đồng thời có những biện pháp tích cực để xoá tan những ảnh hưởng của những hạn chế hiện nay. Với một thời gian ngắn, công ty đã đầu tư nâng cấp rất nhiều cơ sở vật chất kỹ thuật từ thời bao cấp để thích ứng với nền kinh tế hiện đại. Đó là bước đi đúng đắn tạo tiền đề cho sự mở rông hoạt động kinh doanh của công ty. Do vậy mà hiện nay tỷ trọng vốn cố định trên tổng vốn kinh doanh đã lớn hơn tỷ trọng vốn lưu động mà đặc thù của doanh nghiệp kinh doanh thương mại là vốn lưu động chiếm vị trí rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì thế mà trước mắt Ban lãnh đạo công ty đang cố gắng dùng nhiều biện pháp để phát triển vốn lưu động, tăng nhanh vòng quay, tốc độ luân chuyển vốn, quản lý sử dụng và bảo toàn vốn lưu động. Đó là một điều hết sức phức tạp, nó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp không chỉ nắm vững lý thuyết mà điều cơ bản nhất là phải có đầu óc thực tế và có nghệ thuật quản lý. Công ty có một đội ngũ lao động dồi dào, có khả năng và nhiệt tình với công việc. Nhận thức được rằng con người chính là yếu tố đầu tiên quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp nên gần đây công ty rất quan tâm tới việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chủ chốt nhằm nâng cao nghiệp vụ, trình độ chuyên môn, phục vụ đắc lực trong công tác quản lý. Bên cạnh đó công ty còn tiến hành kiện toàn, sắp xếp, điều chuyện cán bộ để bố chí họ vào những công việc thực sự phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi để cho họ có thể phát huy hết khả năng bản thân, góp phần vào sự phát triển chung của toàn công . đây là một ưu điểm cần tiếp tục được duy trì trong tương lai. Bộ máy tổ chức quản lý của công ty tuân theo chế độ tập chung thống nhất một thủ trưởng đã tạo sự dễ dàngkiểm soát mọi hoạt động diễn ra tại công ty. Hiện nay công ty cũng thực hiện hình thức khoán kinh doanh đối với các đơn vị trực thuộc tạo đà ddể họ tự năng động phát huy khả năng cá nhâ. Kết quả khả quan đạt được sau nhiều cố gắng, nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty đã chứng minh rằng con đường mà ban lãnh đạo công ty đã chọ là đúng đắn và sáng suốt , thực sự phát huy được tác dụng hữu hiệu, tạo đà cho sự phát triển chung của toàn công ty. Công ty đã thành lập được phòng XNK với đội ngũ cán bộ có trình độ và năng lực chuyên môn nghiệp vụ, bước đầu đã XK thàng công lô hàng đầu tiên ra thị trường nước ngoài và đang từng bước tìm kiếm bạn hàng mở rộng thị trường quan hệ tạo đà phát triển cho công ty trong những năm tiếp theo. Mặc dù đã đạt được những thành công nhất định song vẫn nhận thấy rằng công ty đã và đang gặp không ít khó khăn trong cơ chế thị trường. Nó chính là nguyên nhân kìm hãm sự phát triển của công ty, cụ thể như sau: - Chủng loại hnàg hoá phát triển với tốc độ nhanh nhưng chủ yếu mang tính tự phát, thực hiện mua bán theo nhiều tầng cấp dẫn đến tình trạng nâng giá đầu ra ở thị trường trong nước. Thị trường xã hôị có dầu hiệu chững lại ngày càng rõ,cung tăng nhanh hơn cầu, đó là sự biểu hiện ứ đọng chậm tiêu thụ hàng hoá - Cần thiết lập được mối quan hệ lâu dài giữa công ty với các doanh nghiệp sản xuất để tạo điều kiện hình thành kênh lưu thông ổn định, thúc đẩy tiêu thụ ,hướng dẫn tiêu dùng , bình ổn giá cả ... - Chưa chú trọng đúng mức tơí áp dụng những công cụ đắc lực của Marketing hiện đại dẫn đến việc làm giảm sức tiêu thụ hàng hoá... II.Một số biện pháp cơ bản hạn chế sự ảnh hưởng của những khó khăn Cần khai thác và sử dụng triệt để , có hiệu quả hơn nữa các nguồn lực sẵn có của công ty, đảm bảo sự cân đối trong việc quản lý và sử dụng các yếu tố đó. Đẩy nhanh tốc độ quay vonhg vốn, tăng cường công tác quản lý và nâng cao hiệu quả công tác thu hồi các khoản nợ. Đẩy mạnh công tác dự báo tài chính trên cơ sở các kế hoạch tài chính ngắn hạn để nắm bắt và dự đoán được nhu cầu tài chính trong kỳ kinh doanh tiếp theo. Đề ra chiến lược dự trữ hàng hoá phù hợp, xác định và thực hiện mua bán hàng hoá chủ lực của riêng mình. Thực hiện việc mua hàng kịp thời,đúng thời có nghĩa là mua hàng vào giai đoạn phát triển của sản phẩm, mua hàng theo thời vụ... Phải có chính sách phân phối theo đúng nguyên tắc ; “đưa đúng hàng đến nơi yêu cầu của khách hàng với chi phí thấp nhất” Sử dụng các công cụ Marketing hiện đại , đề ra chính sách xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Dùng chiến thuật tiêu thụ bằng quảng cáo , tuyên truyền, Tích cực tham gia các hội chợ trong nước và quốc tế để giới thiệu, quảng bá sản phẩm và tìm kiếm khách hàng nước ngoài để đẩy mạnh XK tiến tới đưa XK là thế mạnh của công ty. III. Đánh giá chung về công tác kế toán tại công ty Sau một thời gian đi sâu tìm hiểu và học hỏi tại Công ty TMDVTT Hà Nội, tôi nhận thấy rằng công tác kế toán tại công ty có những mặt tích cực đã làm được cần phát huy trong tương lai: Công ty TMDVTT Hà nội hiện đang áp dụng mô hình tổ chức kế toán phân tán. Phòng kế công ty chủ yếu là tổng hợp cá tài liệu kế toán do các đơn vị gửi lên, thực hiện ghi chép , phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến hoạt động của toàn doanh nghiệp và lập các báo cáo tài chính. Đồng thời có trách nhiệm hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán trong toàn công ty. Còn kế toán các đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ tương đối hoàn chỉnh theo sự phân cấp của phòng kế toán, thực hiện hạch toán ban đầu , hạch toán tổng hợp, chi tiết tại đơn vị mình lập báo cáo theo quy định gửi về phòng kế toán công ty. Việc áp dụng mô hình kế toán này cho phép công tác kế toán gắn liền với các hoạt động kinh doanh tại các bộ phận, tạo cho kế toán thực hiện được chức năng thu nhận và xử lý thông tin kịp thời, kiểm tra giám sát trực tiếp tại chỗ các hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ tốt cho công tác quản lý của lãnh đạo từng đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên mô hình này đòi hỏi bộ máy kế toán cồng kềnh, gây khó khăn trong việc phân công chuyên môn hoá công tác của cán bộ kế toán , việc tổng hợp số liệu kế toán chung toàn doanh nghiệp chậm nên doanh nghiệp không thể nắm bắt kịp thời thông tin kế toán , hạn chế sự kiểm tra và chỉ đạo sát sao, kịp thời lãnh đạo đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị. Công tác tổ chức bộ máy kế toán của công ty khá hợp lý. Phòng kế toán gồm 6 cán bộ, mỗi người kiêm nhiệm hai hay một số phần thành nên đã giảm bớt được số lượng lao động gián tiếp mà vẫn đảm bảo hoàn thành xuất sắc công việc, đem lại hiệu quả cao. Họ chính là đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn, được bố trí công việc phù hợp với khả năng sở trường, có tinh thần hợp tác giúp đỡ lẫn nhau hoàn thành tốt công viẹc được giao. Đối với hệ thống sổ sách kế toán , công ty áp dụng hình thức sổ sách nhật ký chứng từ đảm bảo được tín chuyên môn hoá cao của sổ kế toán. Nó tạo điều kiện cho việc phân công lao động được dễ dàng bằng cách kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian vơí việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Để phục vụ yêu cầu phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính để phản ánh số phát sinh bên có, một số NKCT có bố trí thêm các cột phản ánh số phát sinh nợ , số dư đầu kỳ và SDCK các tài khoản. Số liệu của cột phản ánh SPS bên Nợ tài khoản trong trường hợp này chỉ dùng cho mục đích kiểm tra, phân tích , không dùng để ghi vào sổ cái. Và một ưu điểm nữa cho việc áp dụng hình thức nhật ký chứng từ là nhiều chỉ tiêu quản lý được tính toán ngay trên NKCT đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho việc lập báo cáo kế toán đúng kỳ hạn Công ty hiện nay đang sử dụng khá phổ biến hình thức sổ tờ rơi, nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động nhưng dễ gây ra thất lạc. Vì vậy công tác quản lý tờ sổ cần phải có những biện pháp hữu hiệu để không để tình trạng này xảy ra. Tuy nhiên ngoài những điểm tích cực trên, công ty cũng phải đối mặt với hạn chế lớn nhất của hình thức này là kết cấu sổ phức tạp, khó vận dụng máy tính vào công việc khi xử lý chứng từ để ghi sổ đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ cao. Toàn bộ hệ thống chứng từ đã sử dụng trong công ty đều được lập tuân thủ chặt chẽ cá quy định, nguyên tắc của bộ tài chính và chế độ kế toán. Mọi cán bộ trong công ty luôn thực hiện tốt việc ghi sổ kế toán có kỹ thuật. Tất cả các số liệu ghi trên sổ thường thể hiện được chứng từ ban đầu hoặc chú thích rõ số liệu nằm trên sổ được lấy từ sổ trung gian nào. Việc ghi sổ kế toán được thực hiện liên tục trong niên độ, khi xuất hiện sự chuyển sổ nhưng chưa kết thúc niên độ thì kế toán thường ghi rõ “cộng mang sang” ở trang trước và ghi chữ “cộng trang trước” ở trang liền kề. Điều này cho phép đảm bảo rằng số liệu ghi chép là khoa học chính xác. Các sổ kế toán ít thấy tình trạng sửa chữa sai sót chứng tỏ rằng đội ngũ kế toán làm việc có trách nhiệm, tinh thần nghiêm túc và họ có tính cách cẩn thận cao. Liên quan trực tiếp đến qúa trình bán hàng trong công ty hiện nay cũng có nhiều điểm tích cực.Tại đơn vị, việc ghi nhận giá đầu vào ngay trên thẻ quầy tạo sự dễ dàng, nhanh chóng để xác định giá vốn hàng bán khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế . Số lượng thẻ quầy được mở rất lớn do của hàng kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau nên cac nhân viên bán hàng đã tự đề ra phương thức sắp xếp, phân loại chúng một cách khoa học để đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý, đây chính là sự sáng tạo cần được tiếp tục duy trì trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Nghiệp vụ kinh tế của cửa hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ theo hình thức tự chọn, ít phát sinh các nghiệp vụ bất thường nên công việc hạch toán không mấy khó khăn vì có sự trùng lặp. Cuối mỗi tháng tổ trưởng kế toán thường tiến hành tập hợp số liệu và lên rất nhiều bảng kê khác nhau. Mỗi bảng kê chỉ phản ánh một nội dung kinh tế nên ngắn gọn, dễ kiểm soát. Tất cả số liệu liên quan đều được tìm thấy trên NKCT số 1 do tổ trưởng kế toán lập, ký tên chịu trách nhiệm đã đảm bảo được tính trung thực, hợp thức hợp lệ của các con số. Ngoài những mặt mạnh tích cực trên đây thì công ty có một số hạn chế nhất định, cụ thể như sau: - Các thương vụ bán buôn với số lượng lớn cho các bạn hàng quen thuộc, có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty diễn ra thường xuyên nhưng cho tới nay công ty vẫn chưa có chế độ ưu tiên cho họ như chiết khấu, giảm giá hay bất kỳ một khoản ưu đãi nào khác. Mà trong môi trường kinh doanh tương đối phức tạp hiện nay thì đó chính là công cụ đắc lực để duy trì bạn hàng cũ, phát triển thêm một số bạn hàng mới. - Thị trường luôn biến động, công ty thực hiện chức năng trung gian buôn bán hàng hoá là chính nên lượng hàng mua vào dự trữ tương đối lớn nhưng tính đến thời điểm này công ty vẫn chưa thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Đây chính là một điều thuận lợi mà công ty chưa tận dụng được . - Chưa thực hiện việc lập dự phòng phải thu khó đòi có thể là mạo hiểm đối với công ty vì “thương trường như chiến trường ” con người không thể lường trước được mọi điều xảy đến với mình. - Công ty không lập bảng tổng hợp doanh thu, lãi gộp đối với toàn bộ các hoạt động kinh doanh cá biệt đã gây lãng phí trong quá trình tổng hợp số liệu để ghi vào các báo cáo kế toán liên quan. IV. Một số ý kiến hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Công ty TMDVTT Hà nội 1.Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng Hoàn thiện công tác kế toán nói chung và hoàn thiện công tác tiêu thụ thành phẩm nói riêng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường. Bởi hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính nhà nước, đảm bảo nhận chức năng cung cấp thông tin có ích cho mọi đối tượng quan tâm trong việc đưa ra quyết định kinh tế. Tổ chức tốt công tác kế toán bán hàng tại mỗi doanh nghiệp là cơ sở giúp ích cho nhà quản lý trong hoạch định chiến lược sản xuất kinh doanh sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời kết quả của quá trình hạch toán này liên quan trực tiếp đến lợi ích của các đối tượng liên quan như nhà nước ,người đầu tư, chủ nợ ..Do vậy nếu một doanh nghiệp nào đó chưa tổ chức tốt khâu này để thực sự phù hợp với chế độ kế toán hiện hành thì sẽ dẫn đến nhiều hậu quả đáng kể mà trong một số trường hợp không thể khắc phục được . Chính vì vậy mà hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại mỗi đơn vị là việc làm cấp thiết hiện nay. 2.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Công ty TMDVTT Hà nội Sau một thời gian khảo sát tìm hiểu tình hình thực tế tại công ty TMDVTTHN, tôi nhận thấy nhìn chung công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng khá khoa học, chính xác, tuân thủ nghiêm ngặt mọi quy định hiện hành. Đảm bảo được tính chung thực khách quan của các chi tiêu tài chính . Tuy nhiên để phục vụ tốt cho công tác quản lý, để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán và chấp hành đúng chế độ kế toán thì ngoài việc phát huy những mặt mạnh sẵn có công ty cần thực hiện thêm một số biện pháp hữu hiệu nữa. Dựa vào những kiến thức được trang bị tại trường và tình hình thực tế tại công ty, tôi mạnh dạn đưa ra một số ý kiến, hy vọng rằng nó sẽ giúp ích phần nào cho các cô, các chú trong quá trình hoàn thiện công tác kế toán tại công tác tại công ty. 2.1.Về việc xây dựng hệ thống danh điểm hàng hoá Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, sản xuất và cung cấp dịch vụ nhằm thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng nên số lượng, chủng loại hàng hoá của công ty rất đa dạng về chủng loại, quy cách, kích cỡ. Tuy nhiên, công ty lại chưa xây dựng được hệ thống dah điểm hàng hoá, điều này gây nhiều khó khăn cho công tác quản lý hàng hoá và kế toán kho, kế toán giá vốn, việc theo dõi, hạch toán hàng hoá trên sổ cũng sẽ phức tạp, rắc rối và dễ phát sinh sai sót. Công ty nên xây dựng một hệ thống danh điểm hàng hoá, việc làm này sẽ tạo điều kiện cho công tác hạch toán, ghi chép và đối chiếu số liệu, đồng thời nó sẽ tạo thuận lợi cho công ty khi ứng dụng tin học vào công tác kế toán. Ví dụ: Công ty có thể lập danh điểm cho các mặt hàng kinh doanh như sau Nhóm hàng Loại hàng Tên hàng Quy cách Danh điểm Vải 01 OFTO 01.01 OFTO-A 01.01.01 K: 1,2 01.01.01.01 K: 1,5 01.01.01.02 OFTO-B 01.01.02 ............ Tuytsilen 01.02 ........ Quần áo 02 áo sơ mi 02.01 Sơ mi nam 02.01.01 Cỡ XL 02.01.01.01 Cỡ L 02.01.01.02 ........ Sơ mi nữ 02.01.02 Cỡ M 02.01.02.01 ........ .......... Mỹ phẩm 03 Sữa rửa mặt 03.01 Pond 03.01.01 100ml 03.01.01.01 200ml 03.01.01.02 ............ 2.2. Về việc tổ chức theo dõi chi tiết doanh thu Hiện nay doanh thu của từng cửa hàng và của toàn công ty được phản ánh trên Bảng kê TK 511. Số liệu trên bảng kê này tương đối tổng hợp, nó theo dõi tất cả các loại hàng hoá và tất cả các phương thức bán. Điều này sẽ tạo ra hạn chế trong việc cung cấp thông tin cho công tác quản trị. Với thông tin tổng hợp như vậy, nhà quản lý sẽ không biết được doanh số của từng loại hàng hoá, từng phương thức bán, do đó cũng sẽ gây khó khăn trong quá trình các nhà quản trị lựa chọn phương án đầu tư kinh doanh các mặt hàng, lựa chọn phương thức bán nhằm đem lại lợi ích tối đa cho công ty. Doanh thu là một chỉ tiêu kinh tế quan trọng, đặc biệt là đối với công tác quản lý. Việc theo dõi chi tiết doanh thu không chỉ giúp chúng ta quản lý doanh thu mà nó còn là cơ sở để xác định kết quả tiêu thụ của từng loại hàng, từng phương thức bán là lỗ hay lãi, lỗ lãi bao nhiêu,.. từ đó sẽ giúp cho các nhà quản trị công ty có cơ sở để đưa ra những quyết định đúng đắn về việc sẽ tiếp tục đầu tư kinh doanh hay kinh doanh cầm chừng đối với từng mặt hàng, lựa chọn những phương thức bán đem lại doanh số và hiệu quả cao, lựa chọn những phương hướng kinh doanh có lợi nhất. Bởi vậy, nhằm đáp ứng những yêu cầu của việc cung cấp thông tin, kế toán công ty, ngoài việc theo dõi chi tiết doanh thu như trên thì nên theo dõi chi tiết doanh thu hơn nữa. Để phục vụ cho công tác quản trị, kế toán có thể theo dõi chi tiết doanh thu từng nhóm, từng loại hàng hoá. Việc theo dõi như vậy sẽ giúp kế toán xác định được doanh thu của từng loại, từng nhóm hàng hoá, từ đó sẽ cung cấp thông tin giúp các nhà quản trị biết được mặt hàng nào tiêu thụ tốt, doanh số cao để từ đó lựa chọn mặt hàng cần chú trọng đầu tư kinh doanh. Để có thể tổ chức theo dõi chi tiết doanh thu như vậy, tôi xin đưa ra phương hướng thực hiện như sau: Hiện nay, công ty vẫn dùng kế toán thủ công, bởi vậy dựa trên sự phân loại hàng hoá sẵn có của công ty, kế toán có thể tổ chức theo dõi chi tiết doanh thu theo từng nhóm hàng như sau: + Xây dựng hệ thống TK cấp ba để theo dõi doanh thu của từng nhóm hàng hoá theo mô hình sau: Nội dung Tài khoản Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ 511 Doanh thu tiêu thụ trong nước 511.1 Doanh thu vải sợi, len dạ, tơ lụa 511.1.01 Doanh thu hàng may sẵn 511.1.02 Doanh thu hàng thêu ren 511.1.03 Doanh thu mỹ phẩm, trang sức 511.1.04 Doanh thu XK 511.2 Doanh thu hàng điện máy 511.2.01 Doanh thu hàng thủ công mỹ nghệ 511.2.02 + Xây dựng hệ thống sổ chi tiết tương ứng để theo dõi từng nhóm hàng: Để theo dõi doanh thu theo từng nhóm hàng, kế toán có thể mở sổ chi tiết theo từng nhóm hàng. Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán phân loại chứng từ và vào các sổ chi tiết doanh thu. Từ các Sổ chi tiết này, cuối tháng kế toán có thể lập Bảng tổng hợp doanh thu để đối chiếu với sổ cái. Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng (TK511) Tháng 12 năm 2002 STT Tài khoản SDĐT Số phát sinh nợ Số phát sinh có SDCT Mã Tài khoản Nội dung tài khoản Nợ Có Nợ Có 1 TK511 Doanh thu bán hàng (2 + 7) - - - - 2 TK511.1 DT tiêu thụ trong nước - - - - 3 TK511.1.01 DT vải sợi, len dạ... - - - - 4 TK511.1.02 DT hàng may sẵn - - - - 5 TK511.03 DT hàng thêu ren - - - - 6 TK511.04 DT hàng mỹ phẩm - - - - 7 TK511.2 Doanh thu xuất khẩu (8 + 9) - - - - 8 TK511.2.01 DT hàng điện máy - - - - 9 TK511.2.01 DT hàng thủ công mỹ nghệ - - - - Cộng - - 2.3. Về công tác kế toán thanh toán với khách mua Trong tổng số doanh thu bán hàng hiện nay của công ty thì doanh thu chậm trả chiếm tỷ lệ tuy không cao nhưng cũng có ảnh hưởng phần nào đến hoạt động kinh doanh của công ty. Với đặc điểm kinh doanh của công ty thì nghiệp vụ bán buôn là chủ yếu mà khách hàng mua buôn chủ yếu là khách mua chịu. Cùng với việc tăng doanh thu thì doanh số bán chịu cũng tăng khiến cho công ty bị chiếm dụng một khoản vốn nhất định, ảnh hưởng tới tình hình tài chính của công ty. Bởi vậy công ty cần có những biện pháp tích cực để cải thiện và giải quyết tình trạng nợ nần tồn đọng. Để quản lý tốt các khoản nợ, kế toán có thể thực hiện theo những phương hướng sau: - Kế toán phải thường xuyên theo dõi chặt chẽ các khoản nợ, đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng và đốc thu khi đến hạn trả. Đối với các khoản nợ quá hạn phải có các biện pháp cứng rắn để thu hồi như quy định tỷ lệ lãi quá hạn đối với khách hàng trả chậm, ngừng cung cấp hàng nếu không thanh toán nợ cũ, nhờ sự can thiệp của toà kinh tế nếu như thấy có nguy cơ khách hàng trốn nợ, đặc biệt là đối với các khoản nợ lớn. Nếu các khoản nợ quá hạn đủ điều kiện lập dự phòng thì công ty phải tập hợp các chứng cứ chứng minh khoản nợ khó đòi và lập dự phòng cho năm tới. Mức dự phòng này tối đa chỉ bằng 20% tổng số nợ phải thu vào thời điểm lập Báo cáo tài chính (Thông tư 107/2001/TT-BTC) và được tính vào Chi phí QLDN theo định khoản: Nợ TK642 Có TK139 Việc lập dự phòng này sẽ giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp những tổn thất về nọ khó đòi có thể xảy ra trong năm tới, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho việc phản ánh các khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. - Xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán: Để khuyến khích khách hàng thanh toán nợ nhanh, giúp công ty mau chóng thu hồi vốn, tránh tình trạng ứ đọng vốn công ty nên có chính sách chiết khấu thanh toán với những khách hàng trả nợ sớm. Khoản chiết khấu thanh toán này sẽ được tính vào chi phí hoạt động tài chính (theo thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002) và được kế toán định khoản như sau: Nợ TK635 Có TK131 - Công ty nên có chính sách giảm giá chiết khấu thương mại đối với những khách hàng mua hàng hoá với số lượng nhiều và thực hiện thanh toán trước. Điều này giúp công ty bảo toàn vốn và lưu thông hàng hoá nhanh chóng đồng thời khuyến khích khách hàng mua hàng hoá nhiều và thanh toán nhanh. Khi thực hiện giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, kế toán ghi: Nợ TK521 - Chiết khấu thương mại Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán Nợ TK 1333 - Thuế GTGT phải nộp Có TK 111, 112, 331 - Phải trả khách hàng Cuối kỳ kết chuyển sang TK511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Nợ TK511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 521, 532 - Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán 2.4.Về tổ chức kế toán giá vốn hàng bán * Hạn chế: Hiện nay, giá vốn hàng bán của công ty mới chỉ được phản ánh một cách tổng hợp chứ không được theo dõi một cách chi tiết. Việc theo dõi như vậy sẽ không cung cấp được những thông tin chi tiết cho công tác quản trị. Dựa trên những sổ tổng hợp mà công ty đang sử dụng, kế toán sẽ không biết được giá vốn của từng loại, từng nhóm hàng, từ đó sẽ gây khó khăn cho việc theo dõi chi tiết kết quả kinh doanh từng nhóm hàng, từng mặt hàng và việc lập các Báo cáo kế toán quản trị. * Phương hướng: Nhằm phục vụ cho công tác quản trị, kế toán có thể theo dõi chi tiết giá vốn theo từng nhóm hàng mà công ty đã phân loại như sau: + Mở các TK cấp hai, ba chi tiết theo từng nhóm hàng. VD công ty có thể xây dựng các TK theo dõi chi tiết giá vốn như sau: Nội dung Mã số Tài khoản Giá vốn nhóm hàng vải sợi, len dạ, tơ lụa 632.1 Giá vốn nhóm hàng may sẵn 632.2 Giá vốn nhóm hàng thêu ren 632.3 Giá vốn nhóm hàng mỹ phẩm, trang sức 632.4 Giá vốn nhóm hàng thủ công mỹ nghệ 632.5 Giá vốn nhóm hàng điện máy 632.6 Giá vốn nhóm hàng xuất khẩu 632.7 + Mở các sổ chi tiết tương ứng để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh: Hàng ngày, bên cạnh việc vào các Bảng, sổ tổng hợp như hiện nay, kế toán công ty có thể vào các Sổ chi tiết giá vốn theo từng TK chi tiết đã xây dựng ở trên. Cuối tháng, căn cứ số cộng của các Sổ chi tiết này, kế toán lập Bảng tổng hợp giá vốn để đối chiếu số liệu với Sổ cái. Sổ chi tiết giá vốn TK632.1- Giá vốn nhóm hàng vải sợi Tháng 12 năm 2002 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đơn vị tính TK đối ứng Giá vốn SH Ngày Sl ĐG TT - - 1/12 ................... - 8/12 Bán cho Dệt Nam định OFTO 2 trắng A-K:1,5 OFTO 2 trắng B-K: 1,5 m m 632 3000 126,4 9.864 9.373 29.592.000 1.184.747 Cộng số phát sinh Bảng tổng hợp giá vốn (TK632) Tháng 12 năm 2002 STT TK SDĐT Số phát sinh nợ Số phát sinh có SDCT Mã TK Nội dung tài khoản Nợ Có Nợ Có 1 632 Giá vốn hàng bán 2 632.1 Giá vốn nhóm hàng vải sợi, tơ lụa 3 632.2 Giá vốn nhóm hàng may sẵn 4 632.3 Giá vốn nhóm hàng thêu ren 5 632.4 Giá vốn nhóm hàng mỹ phẩm, trang sức 6 632.5 Giá vốn nhóm hàng thủ công mỹ nghệ 7 632.6 Giá vốn nhóm hàng điện máy 8 632.7 Giá vốn nhóm hàng xuất khẩu Cộng 2.5. Về việc tổ chức kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Thị trường luôn biến động, đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì việc dự đoán nhu cầu thị trường là vô cùng cần thiết nhưng thực tế đã chứng minh rằng không một doanh nghiệp nào có thể làm được việc đó một cách tuyệt đối. Mặt khác, chủng loại mặt hàng ở công ty rất đa dạng, nhiều mặt hàng có giá trị lớn mà nhu cầu tiêu dùng thì thay đổi theo thói quen, mùa vụ... không thể dự đoán trước. Vì vậy để đề phòng những tổn thất có thể xảy ra để hạn chế các đột biến trong kết quả sản xuất kinh doanh và để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, công ty cần phải tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh do giảm giá hàng tồn kho có thể xảy ra trong năm kế hoạch. Công ty có thể lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu tại thời điểm lập báo cáo tài chính những hàng hoá đó có giá trị bán trên thị truờng thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán, hàng hoá thuộc quyền sở hữu của công ty. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính và phải thực hiện theo đúng các quy định của cơ chế quản lý tài chính hiện hành. Kế toán phải tính dự phòng riêng cho từng loại hàng hoá bị giảm giá và tổng hợp vào bảng kê chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bảng kê chi tiết giảm giá hàng tồn kho STT Tên hàng Số lượng kiểm kê Giá hạch toán Giá thị trường Chênh lệch Tổng cộng tiền 1 2 3 4 5 6 = 4 - 5 7 = 6 x 3 Ngày........tháng......năm....... Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Cuối niên độ kế toán sau công ty phải hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập cuối năm trước. Đồng thời kế toán lập dự phòng cho năm tiếp theo. Sơ đồ kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 159 632 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước) Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước) 2.6. Về việc áp dụng phần mềm kế toán vào tổ chức công tác kế toán tại công ty Như trên chúng ta thấy, số lượng, chủng loại hàng hoá mà công ty hiện đang kinh doanh rất phong phú, các nghiệp vụ phát sinh nhiều, việc áp dụng kế toán thủ công ở công ty khiến cho việc tổ chức công tác kế toán quản trị gặp nhiều khó khăn, khối lượng công việc kế toán lại lớn, do đó dễ phát sinh sai sót. Để đứng vững trên thị trường, theo kịp những thay đổi nhanh chóng trong thời đại hoà nhập này, công ty nên áp dụng những thành tựu khoa học vào công tác quản lý, trong đó có việc ứng dụng phần mềm kế toán. Hiện nay, các doanh nghiệp đang dần dần áp dụng kế toán máy rất nhiều. Việc sử dụng kế toán máy sẽ làm cho công tác kế toán được đơn giản hơn, đặc biệt là đối với việc theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh và lập các Báo cáo kế toán quản trị. Kết luận Trong điều kiện nền kinh tế thị trường dưới sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước, các doanh nghiệp đang có môi trường kinh doanh thuận lợi , nhưng cũng gặp rất nhiều khó khăn từ sự tác động của quy luật canh tranh. Để có thể đứng vững, vượt qua sự chọn lọc khắt khe của thị trường, khẳng định vai trò và vị trí của mình thì các doanh nghiệp phải giải quyết tốt các vấn đề liên quan đến kinh doanh; trong đó đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá là điều kiện sống còn của doanh nghiệp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại. Tuy nhiên, đó không phải là vấn đề ngày một ngày hai mà đòi hỏi phải có sự nghiên cứu, hoàn thiện cả về mặt chính sách, chế độ cũng như khảo sát thực tế, vận dụng trong các đơn vị, cơ sở, đòi hỏi sự tham gia, phối hợp của nhiều cấp, ngành. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, sản xuất và cung cấp dịch vụ, mặc dù Công ty TMDVTT Hà nội đã gặp rất nhiều khó khăn nhất định về tổ chức hoạt động kinh doanh cũng như tổ chức công tác kế toán khi bước sang cơ chế mới nhưng với bề dầy hoạt động của mình, Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể, chính vì vậy Công ty bước đầu đã có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Cho đến nay, công tác kế toán của công ty đx tương đối hoàn thiện, tuy vẫn còn một số tồn tại cần xem xét giải quyết nhằm tổ chức hợp lý hơn nữa, thích ứng với nhu cầu quản lý trong cơ chế mới. Do thời gian thực tập ngắn và đây là bước đầu nghiên cứu tình hình thực tế kinh doanh của công ty nên các vấn đề em đưa ra trong luận văn có thể chưa có tính khái quát, giải quyết vấn đề chưa hẳn hoàn toàn thấu đáo và không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong sự góp ý của thầy cô giáo, các cô chú cán bộ tại CT TMDVTT Hà nội. Em xin được chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Phú Giang và sự giúp đỡ của các phòng ban Công ty TMDVTT Hà nội đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Hà nội, ngày 20 tháng 5 năm 2003 Sinh viên: Ngô Thị Phương Loan