Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

đều phải ghi đầy đủ trên hoá đơn GTGT, nếu khách mua lẻ yêu cầu có hoá đơn thì mậu dịch viên sẽ phải viết hoá đơn GTGT giao cho khách. Trên hoá đơn phải ghi rõ ràng và đầy đủ các tiêu chí, hoá đơn GTGT sẽ làm căn cứ để cuối tháng kế toán tính và kê khai thuế GTGT phải nộp của hàng tiêu thụ. Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng 02-B Ngày 03 tháng 02 năm 2003 DM 034538 Đơn vị bán hàng: Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ Địa chỉ: Số 5 đường Lê Duẩn Số TK: 3110034781 Điện thoại: Mã số: 0100106592-1 Họ tên người mua hàng: Anh Minh Đơn vị: Cửa hàng Minh Lan Địa chỉ: Số 10 Giang Văn Minh Số TK: Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số:. STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 3 4 5 Bột giặt Omo 800g đỏ Bột giặt Omo 400g đỏ Pin tiểu con thỏ Pin đại con thỏ Dầu gội Clear 100 ml gói gói cục cục chai 50 50 200 200 50 11.000 5.000 550 1.200 14.500 550.000 250.000 110.000 240.000 725.000 Cộng tiền hàng: 1.875.000 Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 187.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 2.062.500 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu không trăm sáu mươi hai nghìn năm trăm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Mẫu số 4: Thẻ quầy hàng Thẻ quầy hàng là một bản chứng từ do mậu dịch viên ghi chép, dùng để phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hoá tại quầy bán, dùng để kiểm tra và xác định chính xác lượng hàng nhập, xuất, tồn trong một tháng đối với từng mặt hàng cụ thể. Định kỳ (10 ngày) kế toán bán hàng tổng kết một lần để cuối tháng xác định tổng số tiền giá bán chưa có thuế, tổng số tiền thuế đầu ra, tổng giá thanh toán. Hàng ngày, sau khi hết ca bán hàng mậu dịch viên tiến hành kiểm kê hàng hoá, xác định lượng bán của từng mặt hàng và số hàng tồn tại quầy. Mỗi mặt hàng được mở riêng một thẻ quầy. Căn cứ để ghi vào thẻ quầy hàng là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. C.ty bách hoá số 5 Nam bộ thẻ quầy hàng Mã số : 0100106592-1 Gian hàng : 1 Tháng 2 năm 2003 Quầy : Gia dụng Tên hàng: Khay men tròn hoa Ký mã hiệu: 280199 Đơn vị tính: chiếc G.Mua: 10.000 G.Bán CT: 11.818 G.T.Toán: 13.000 Ngày tháng Số chứng từ Tên người bán hàng Nhập của kho quầy Nhập khác Tồn cuối ca Xuất bán giá thanh toán Xuất khác Ghi chú Lượng Tiền Tồn đầu tháng 15 1 10 Cộng 10 ngày 15 20 Cộng 20 ngày 15 21 22 Ngọc 2 13 169.000 31 Cộng cả tháng 2 13 169.000 Tổng số tiền giá bán chưa có thuế: 153.634 VNĐ Tổng số tiền thuế đầu ra: 15.366 VNĐ Tỷ suất thuế %: 10% Mẫu số 5: Thẻ kho Thẻ kho được mở để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại hàng hoá trong kho, làm căn cứ để xác định hàng tồn kho. Căn cứ ghi vào thẻ kho là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT (trường hợp bán buôn tại kho). C.Ty Bách hoá số 5 Nam bộ Địa chỉ: Số 5 đường Lê Duẩn Tên kho: Kho bán buôn thẻ kho Ngày lập thẻ:.. Tờ số: Mẫu số: 06-VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của BTC Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Bột giặt Omo 800g đỏ Đơn vị tính: gói Mã số: Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu kỳ 75 24 3/2/2003 Xuất bán 50 Cộng Mẫu số 6: Báo cáo bán hàng Công ty bách hoá số 5 Nam bộ Báo cáo bán hàng Gian hàng: 1 Ngày 22 tháng 2 năm 2003 Quầy: Gia dụng Nhóm: Hàng kinh doanh Tên người bán hàng: Ngọc Nhóm hàng Số thẻ Số tiền Nhóm hàng Số thẻ Số tiền Men-nhôm 6 169.000 Máy sấy 1 555.000 1 210.000 3 350.000 7 467.000 9 170.000 Giá bán chưa thuế: Thuế GTGT %: Giá thanh toán: Số giấy Số tiền Doanh thu: 1.921.000 nộp tiền nộp Tiền nộp: 1.906.000 1.906.000 C.L thừa (+): 0 C.L thiếu (-): 15.000 Kế toán Bán hàng (ký tên) (ký tên) Căn cứ vào thẻ quầy hàng, nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng. Nếu hàng hoá bán ra có hoá đơn thì nhân viên bán hàng sẽ để báo cáo bán hàng kèm theo hoá đơn rồi nộp cho kế toán. Trường hợp hàng hoá bán lẻ không lập hoá đơn thì nhân viên bán hàng phải lập bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ (Mẫu số 05/GTGT). Cuối ngày tổng hợp lập hoá đơn chung cho số hàng bán lẻ theo bảng kê. Trong báo cáo bán hàng ngày 22/2/2003 nhân viên bán hàng đã viết hoá đơn GTGT số 092192 giao cho khách mua máy sấy Na 520 trị giá 550.000 (bao gồm cả thuế GTGT). Số còn lại chưa viết hoá đơn thì nhân viên bán hàng phải lập bảng kê bán lẻ hàng hoá. Mẫu số 7: Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ (Mẫu số 05/GTGT) Mẫu số 05/GTGT Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ Ngày 22 tháng 2 năm 2003 Tên cơ sở kinh doanh: CTy Bách hoá số 5 Nam bộ Mã số: 0100106592-1 Địa chỉ: Số 5 đường Lê Duẩn Họ tên người bán hàng: Ngọc Địa chỉ người bán hàng: Quầy Gia dụng TT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 Thùng trà men Nồi nhôm Khay men tròn hoa Máy sấy Philip 4818 Máy sấy National chiếc chiếc chiếc chiếc chiếc 3 1 13 2 1 70.000 467.000 13.000 175.000 170.000 210.000 467.000 169.000 350.000 170.000 Tổng số tiền (bằng chữ): 1.366.000đ (Một triệu ba trăm sáu mươi sáu nghìn đồng). Người bán (ký tên) Ngọc Căn cứ vào bảng kê 05/GTGT nhân viên bán hàng viết hoá đơn chung cho số hàng bán lẻ. Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTKT-3LL Liên 1: Lưu KB/01-B Ngày 22 tháng 02 năm 2003 No 092193 Đơn vị bán hàng: Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ Địa chỉ: Số 5 đường Lê Duẩn Số TK: 3110034781 Điện thoại: Mã số: 0100106592-1 Họ tên người mua hàng: Bán lẻ Đơn vị: Địa chỉ: Số TK: Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá T.tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Bán lẻ hàng gia dụng ngày 22/2/2003 1.241.818 Cộng tiền hàng: 1.241.818 Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 124.182 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.366.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu ba trăm sáu mươi sáu nghìn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Mẫu số 8: Giấy nộp tiền Giấy nộp tiền dùng để phản ánh số tiền nộp cho thủ quỹ theo từng loại tiền khác nhau, giấy này do mậu dịch viên lập hàng ngày sau mỗi ca bán hàng. Giấy nộp tiền Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ Tổ: Gian hàng 1 Quầy: Gia dụng Người nộp tiền: Ngọc Loại tiền Số tờ Số tiền Ghi chú 100.000 7 700.000 50.000 8 400.000 20.000 11 220.000 10.000 35 350.000 5.000 28 140.000 2.000 15 30.000 1.000 56 56.000 500 20 10.000 200 Cộng: 1.906.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu chín trăm linh sáu nghìn đồng. Ngày 23 tháng 2 năm 2003 Thủ quỹ Người nộp Mẫu số 9: Phiếu thu Cuối ngày, mậu dịch viên bán hàng sẽ kiểm toàn bộ số tiền bán hàng thu được trong ngày (doanh thu theo giá thanh toán) và sẽ ghi vào sổ nộp tiền. Ngày hôm sau, mậu dịch viên sẽ đại diện ngồi chứng kiến thủ quỹ đếm và thu số tiền bán hàng ngày hôm trước. Nếu phát hiện thừa hoặc thiếu thì cộng hoặc trừ dưới số tiền thực thu và mậu dịch viên phải ký nhận vào đó. Thủ quỹ viết một phiếu thu ghi toàn bộ số tiền thu được và có chữ ký của các bên liên quan. Phiếu thu là căn cứ ghi vào sổ quỹ tiền mặt doanh thu bán hàng gồm thuế GTGT của một ngày toàn Công ty. C.Ty Bách hoá số 5 Nam bộ Gian hàng: 1 Quầy hàng: Gia dụng Phiếu thu Ngày 23 tháng 2 năm 2003 Mẫu số 01-TT (QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính) Họ tên người nộp tiền: Chị Ngọc Địa chỉ: Quầy gia dụng Lý do nộp tiền: Tiền bán hàng có thuế GTGT ngày 22/02/2003 Số tiền: 1.906.000 (Viết bằng chữ: Một triệu chín trăm linh sáu nghìn đồng) Kèm theo 6 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu chín trăm linh sáu nghìn đồng. Ngày 23 tháng 2 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ Mẫu số 10: Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (Mẫu số 02/GTGT). Mẫu số 02/GTGT Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế kê khai hàng tháng) Tháng 2 năm 2003 Tên cơ sở kinh doanh: CTy Bách hoá số 5 Nam bộ Mã số: 0100106592-1 Địa chỉ: Số 5 đường Lê Duẩn Số thứ tự Hoá đơn, chứng từ bán Tên người mua Mã số thuế người mua Mặt hàng Doanh số bán chưa có thuế Thuế suất Thuế GTGT Ký hiệu hoá đơn Số hoá đơn Ngày 24 KB/01-B 092192 22/2 A. Vinh Máy sấy Na 520 504.545 10% 50.455 25 KB/01-B 092193 22/2 Bán lẻ Gia dụng 1.241.818 10% 124.182 ...  ... Cộng 8.784.600 10% 878.460 Hà nội, ngày 28 tháng 2 năm 2003 Người lập biểu Kế toán trưởng 2.2.2. Hạch toán tổng hợp: 2.2.2.1. Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình hạch toán quá trình bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ, kế toán sử dụng các tài khoản sau đây: - Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” TK 511 - Khoản giảm trừ doanh thu: hàng bán bị trả lại. - Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp tính theo doanh thu thực tế. - Kết chuyển doanh thu thuần sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh 911. - Doanh thu bán hàng hoá và dịch vụ thực tế trong kỳ hạch toán của doanh nghiệp. Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư và được mở chi tiết thành các tài khoản sau: + Tài khoản 5111“Doanh thu bán hàng” + Tài khoản 5113 “Doanh thu dịch vụ” - Tài khoản 156 “Hàng hoá”: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại hàng hoá trong Công ty. Tài khoản 156 được mở chi tiết thành 2 tài khoản sau: + Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hoá” + Tài khoản 1562 “Chi phí thu mua hàng hoá” - Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” Tài khoản này chủ yếu được dùng trong kế toán bán buôn phản ánh tình hình công nợ và thu hồi công nợ của khách hàng về số hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp. - Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này dùng để xác định trị giá vốn của hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Kết cấu của tài khoản 632: TK 632 - Phản ánh trị giá thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. - Các khoản ghi giảm trị giá vốn hàng bán. - Kết chuyển trị giá vốn hàng đã tiêu thụ sang tài khoản 911. - Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” - Tài khoản 111 “Tiền mặt” - Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” - Tài khoản 113 “Séc bán hàng”(chưa có giấy báo có của ngân hàng) Và các tài khoản khác có liên quan như: 531, 1381, 3381, 3331, 911 2.2.2.2. Trình tự kế toán: - Kế toán bán buôn qua kho: Theo phương thức này hàng hoá được bán buôn trực tiếp tại kho của cửa hàng. Khi xuất hàng giao cho khách, thủ kho lập hoá đơn GTGT và giao cho khách liên đỏ, sau đó căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán bán hàng sẽ vào bảng kê bán buôn (mẫu số 02/GTGT) và sổ chi tiết tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”. Tất cả các trường hợp bán buôn dù đã thu được một phần tiền trước hay chưa thu được tiền thì đều phản ánh trên TK131. Ví dụ: Ngày 03/02/2003 xuất kho bán buôn cho Cửa hàng Minh Lan một lô hàng tổng trị giá xuất kho là 1.540.600 VNĐ. Thủ kho viết hoá đơn GTGT số 034538 giao cho khách. Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt 1.062.500 VNĐ, số còn lại xin nợ. Trình tự hạch toán: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 034538 ngày 03/02/2003 kế toán ghi: Nợ TK131 (Minh Lan) : 2.062.500 Có TK5111 : 1.875.000 Có TK3331 : 187.500 Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho số 24 kế toán xác định trị giá mua của hàng xuất bán: Nợ TK632 : 1.540.600 Có TK1561 : 1.540.600 Kế toán phản ánh số tiền mặt thu được: Nợ TK111 : 1.062.500 Có TK 131(Minh Lan) : 1.062.500 + Trường hợp bán buôn khi khách hàng mua với số lượng lớn, hoặc thanh toán tiền hàng trước thời hạn thì Công ty có thể ưu đãi cho khách một khoản chiết khấu từ 1-2% chi bằng tiền mặt, kế toán sẽ phản ánh khoản chi này vào chi phí bán hàng, hạch toán như sau: Nợ TK641 :Số tiền chiết khấu cho khách hàng Có TK111: Số tiền chiết khấu cho khách hàng Ví dụ: Ngày 15/02/2003 Tổng cục hậu cần mua một lô hàng trị giá xuất kho là 4.500.000đ. Giá bán chưa thuế GTGT: 5.200.000đ (thuế GTGT 10%). Do khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt nên Công ty ưu đãi cho khách một khoản chiết khấu thanh toán là 1% và chi ngay bằng tiền mặt (phiếu chi số 37). Kế toán sẽ hạch toán như sau: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 034697, phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK131 : 5.720.000 Có TK5111 : 5.200.000 Có TK3331 : 520.000 Phản ánh số tiền đã thu được: Nợ TK111 : 5.720.000 Có TK131 : 5.720.000 Đồng thời xác định trị giá mua của hàng xuất bán: Nợ TK632 : 4.500.000 Có TK1561: 4.500.000 Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt số 37 kế toán phản ánh vào sổ chi tiết phí khoản chiết khấu thanh toán như sau: Nợ TK641 :57.200 Có TK111: 57.200 + Trường hợp bán buôn, khi hàng được xác định là tiêu thụ, nhưng bên mua thông báo là hàng gần hết hạn sử dụng yêu cầu giảm giá, thì Công ty sẽ tiến hành thương lượng giảm giá cho khách bằng cách trả cho họ một khoản tiền mặt tương đương với khoản giảm giá, khoản chi này kế toán cũng phản ánh vào chi phí bán hàng. Nợ TK641 Số tiền trả cho khách Có TK111 Ví dụ: Ngày 9/2/2003 xuất kho bán cho Cửa hàng Phương Soát một lô hàng trị giá xuất kho 13.000.000đ. Giá bán chưa thuế 14.300.000đ, VAT10% (hoá đơn GTGT số 034625). Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt 9.000.000đ, số còn lại xin nợ. Khi kiểm nhận có một số hàng gần hết hạn sử dụng nên khách hàng yêu cầu giảm giá 1%. Công ty đã chấp nhận và trừ vào khoản nợ phải thu. Kế toán hạch toán như sau: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 034625, phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK131(P.Soát) : 15.730.000 Có TK5111 : 14.300.000 Có TK3331 : 1.430.000 Phản ánh số tiền đã thu được: Nợ TK111 : 9.000.000 Có TK131(P. Soát) : 9.000.000 Đồng thời xác định trị giá mua của hàng xuất bán: Nợ TK632 : 13.000.000 Có TK1561: 13.000.000 Phản ánh khoản giảm giá hàng bán: Nợ TK641 :157.300 Có TK131(P.Soát) : 157.300 + Trường hợp bán buôn phát sinh hàng bị trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất mặc dù rất ít phát sinh bởi khi giao hàng đều có sự kiểm tra của bên mua và Công ty luôn giữ uy tín với khách. Tuy nhiên nếu có phát sinh hàng bị trả lại Công ty sẽ thuyết phục khách đổi lô hàng khác thì việc hạch toán vẫn giữ nguyên, nếu khách hàng không đồng ý thì Công ty nhận lại hàng và trả cho họ bằng tiền mặt hoặc trừ vào khoản phải thu của khách hàng đó. Ví dụ: Công ty Trường Sinh trả lại cho Công ty một lô hàng theo hoá đơn GTGT ngày 5/2/2003, trị giá hàng bị trả lại gồm cả thuế GTGT 10% là 605.000đ (thặng số 10%). Công ty nhận lại lô hàng đó và nhập lại kho, trả lại cho họ bằng tiền mặt. Kế toán hạch toán như sau: Phản ánh trị giá hàng hoá bị trả lại: Nợ TK531 : 550.000 Nợ TK3331 : 55.000 Có TK111: 605.000 Phản ánh hàng bị trả lại nhập kho: Nợ TK1561 : 500.000 Có TK632: 500.000 Đồng thời phản ánh giảm doanh thu bán hàng: Nợ TK5111 : 550.000 Có TK531: 550.000 + Trường hợp hàng mua về đã lâu chưa bán được nay đã quá hạn sử dụng hoặc hàng kém phẩm chất thì phải huỷ hàng. Kế toán phản ánh khoản thiệt hại này vào chi phí bán hàng. Nợ TK641 Trị giá số hàng đã huỷ. Có TK1561 Ví dụ: Ngày 27/2/2003 tiến hành huỷ số bánh kẹo trong kho bị chuột ăn trị giá mua vào 120.000đ. Kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK641 : 120.000 Có TK1561 : 120.000 - Kế toán bán lẻ tại các quầy hàng: + Bán lẻ đa số phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng hàng ngày của các tầng lớp dân cư nên số lượng bán ít, tiền bán hàng thu trực tiếp bằng tiền mặt hoặc séc, thông thường bán lẻ thì không có hoá đơn nhưng nếu khách yêu cầu thì nhân viên bán hàng phải viết hoá đơn cho khách. + Để theo dõi tình hình bán lẻ tại quầy hàng thì mậu dịch viên phải sử dụng thẻ quầy hàng. Sau đó, nhân viên bán hàng sẽ lên bảng kê 05/GTGT phản ánh toàn bộ số hàng hoá đã bán được tại quầy mà chưa viết hoá đơn. Căn cứ vào bảng kê 05/GTGT nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT bán lẻ tổng hợp. Căn cứ vào hoá đơn GTGT và bảng kê 05/GTGT, kế toán ghi: Nợ TK111, 113: Tổng số tiền thu được theo giá thanh toán. Có TK5111: Tổng số tiền thu được theo giá chưa có thuế. Có TK3331: Thuế GTGT đầu ra. Đồng thời xác định trị giá mua của hàng bán: Nợ TK632 Có TK1561 Khi phát sinh tiền bán hàng thừa hoặc thiếu, căn cứ vào phiếu nộp tiền của mậu dịch viên, kế toán phản ánh số tiền thiếu vào bên nợ TK1381, số tiền thừa vào bên có TK3381. Ví dụ: Ngày 23/3/2003 nhận được báo cáo bán hàng, hoá đơn GTGT và bảng kê bán lẻ hàng hoá ngày 22/3/2003 của quầy gia dụng: Doanh thu bán hàng theo giá thanh toán 1.921.000đ, thuế GTGT 10%, thu bằng tiền mặt, thực nộp của mậu dịch viên có 1.906.000đ, kế toán phản ánh như sau: Phản ánh doanh thu bán lẻ: Nợ TK111 : 1.906.000 Nợ TK1381 : 15.000 Có TK5111: 1.746.363 Có TK3331: 174.637 Đồng thời xác định trị giá mua của hàng bán: Nợ TK632 : 1.478.600 Có TK1561 : 1.478.600 Số tiền thiếu xác định nguyên nhân là do nhân viên bán hàng nên Công ty sẽ trừ vào lương của họ: Nợ TK334 : 15.000 Có TK1381: 15.000 - Cuối tháng, kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho hàng đã tiêu thụ. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK632 Chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã tiêu thụ. Có TK1562 Ví dụ: Cuối tháng, kế toán phân bổ chi phí thu mua 152.386.515đ cho hàng đã tiêu thụ. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK632 : 152.386.515 Có TK1562 : 152.386.515 sơ đồ kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ TK156 TK632 TK911 TK511 TK131 111,112 Thu được tiền bán hàng K/c giá vốn hàng bán X/đ giá vốn hàng bán DT bán buôn chưa thuế K/c doanh thu thuần TK333 VAT đầu ra TK641 Huỷ hàng K/c chi phí bán hàng VAT đầu ra của hàng bán lẻ TK111,131 Chiết khấu, giảm giá hàng bán Doanh thu bán lẻ chưa thuế TK531 Trị giá hàng trả lại Giảm trừ doanh thu TK333 Thuế giảm 2.2.3. Sổ sách kế toán: Hệ thống sổ kế toán tại Công ty có liên quan đến khâu bán hàng gồm các sổ sau: - Bảng kê số 4 (TK1561) - Tờ kê chi tiết số 4 ghi có TK511 từng quầy, tập trung - Nhật ký chứng từ số 8 - Sổ Cái TK511, TK632 - Sổ chi tiết theo dõi TK131 - Sổ chi tiết quỹ tiền mặt TK111 - Sổ chi tiết chi phí bán hàng TK641 Sổ kế toán được mở theo từng niên độ kế toán, theo mẫu quy định của Bộ Tài chính. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ gốc, các bảng kê chi tiết có liên quan. Biểu 1: Bảng kê số 4: Phản ánh tình hình xuất nhập hàng hoá của cả một tháng, tập trung tất cả các đơn vị kinh doanh tại Công ty. Cơ sở ghi chép là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Cuối tháng kế toán cân đối số phát sinh, tính số dư cuối kỳ và căn cứ vào vế có TK1561 kế toán lên NKCT số 8. Biểu 2: Tờ kê chi tiết số 4 ghi có TK511 (quầy) phản ánh toàn bộ doanh thu bán hàng, giá vốn, thuế GTGT đầu ra chi tiết cho từng quầy hàng. Tờ kê này được mở chi tiết cho cả tháng, được ghi theo trình tự thời gian sau mỗi ngày kiểm kê, cuối tháng kế toán tổng hợp doanh số bán của cả tháng để lên tờ kê chi tiết ghi có TK511 (đơn vị kinh doanh). Biểu 3: Tờ kê chi tiết số 4 ghi có TK511 (đơn vị KD): Cuối tháng kế toán tập hợp từ các tờ kê chi tiết tại các quầy hàng, tại kho để phản ánh doanh thu bán ra của từng đơn vị kinh doanh. Biểu 4: Tờ kê chi tiết số 4 ghi có TK511 (toàn Công ty): Cuối tháng kế toán tập hợp từ các tờ kê chi tiết của từng đơn vị KD để phản ánh vào doanh thu tổng hợp bán ra toàn Công ty trong một tháng. Căn cứ vào sổ tổng hợp kế toán đối chiếu với các bảng kê, chứng từ tài khoản có liên quan, nếu khớp đúng số liệu thì sẽ lên NKCT số 8. Biểu 5: Nhật ký chứng từ số 8 mở cho cả một tháng. Cuối tháng căn cứ vào sổ tổng hợp ghi có TK511 tập trung, bảng kê số 4, các sổ chi tiết chuyên dùng cho các tài khoản như TK131, TK632, TK531để ghi vào cột có của các tài khoản trên sau đó khoá sổ xác định số tổng cộng để ghi vào sổ Cái. Biểu 6: Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho một năm được mở riêng cho từng tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư cuối tháng của tài khoản đó. Căn cứ ghi vào sổ cái là NKCT số 8 sau khi đã đối chiếu, kiểm tra số liệu trên các sổ tổng hợp. Biểu 7: Sổ chi tiết theo dõi TK131 “Phải thu của khách hàng”. Sổ chi tiết này được mở cho từng đối tượng khách hàng khác nhau để theo dõi tình hình công nợ phải thu trong bán buôn. Căn cứ ghi sổ là hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có. Cuối tháng kế toán lên số tổng cộng để ghi vào NKCT số 8. Biểu 8: Sổ chi tiết quỹ tiền mặt TK111 – Tiền bán hàng. Sổ này được mở cho cả tháng, hàng ngày căn cứ vào phiếu nộp tiền của mậu dịch viên, thủ quỹ sẽ ghi vào sổ quỹ tiền mặt để theo dõi chi tiết số tiền đã thu được của các đơn vị kinh doanh (bao gồm cả thuế GTGT). Cuối tháng, thủ quỹ cộng tổng số tiền thu toàn Công ty đối chiếu với NKCT số 1 rồi lên NKCT số 8. Biểu 9: Sổ chi tiết chi phí bán hàng TK641. Sổ này dùng để theo dõi toàn bộ các khoản chi phí bán hàng phát sinh trong tháng. Căn cứ ghi sổ là phiếu chi, bảng thanh toán lương, bảng tính trích khấu hao TSCĐ, hoá đơn GTGT, hoá đơn đặc thù III. Đánh giá khái quát về hoạt động kinh doanh và công tác tổ chức hạch toán kế toán bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ 3.1. Đánh giá khái quát về hoạt động kinh doanh của Công ty Kể từ khi thành lập đến nay, để đứng vững và phát triển trong cơ chế thị trường thì phải kể đến sự nỗ lực, cố gắng của Ban Giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty. Hiện nay, Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ là một doanh nghiệp thương mại tương đối lớn. Công ty đã không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh với phương châm “Khách hàng là thượng đế”. Hàng năm Công ty luôn đóng góp đầy đủ các khoản phải nộp cho ngân sách Nhà nước, không nợ đọng thuế, đảm bảo việc làm và mức lương tương đối cho người lao động. Có được sự phát triển như ngày hôm nay, Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô kinh doanh, tăng cường các mối quan hệ buôn bán với các doanh nghiệp sản xuất, các doanh nghiệp thương mại nhằm khai thác triệt để nguồn mua hàng, cố gắng mua tận gốc, giảm bớt những chi phí ở khâu trung gian để giá bán được rẻ hơn, tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Công ty đã sử dụng khá hợp lý và có hiệu quả nguồn vốn kinh doanh trong đó gồm cả vốn do Nhà nước cấp và vốn huy động được từ phía cán bộ công nhân viên của Công ty. Công ty đã đầu tư đúng mức vào trang thiết bị, cơ sở hạ tầng để nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh tốt nhất. Công ty đã đầu tư lớn vào việc kinh doanh “đa ngành hàng”, cải tiến bán hàng dưới hình thức siêu thị với số lượng hàng hoá phong phú, đa dạng về mẫu mã, chủng loại, phù hợp với mọi lứa tuổi, giá cả hợp lý, chất lượng hàng hoá luôn được đảm bảo, thái độ phục vụ tận tình. Do đó, Công ty đã thu hút được một lượng khách đông đảo đến mua sắm. Bên cạnh những thành tựu đạt được Công ty còn có mặt tồn tại: Do thừa hưởng một số cơ sở vật chất cũ nên hệ thống kho bãi của Công ty mặc dù đã nâng cấp, cải tiến song vẫn có một số kho cũ làm ảnh hưởng đến việc bảo quản, dự trữ hàng hoá, gây khó khăn trong quá trình vận chuyển. Song nhìn chung kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty khá cao, mức lợi nhuận tăng rõ rệt qua các năm, thu nhập của người lao động được cải thiện. 3.2. Đánh giá về công tác tổ chức kế toán bán hàng của Công ty Qua tìm hiểu thực tế, tôi nhận thấy công tác kế toán nói chung và công tác tổ chức kế toán bán hàng nói riêng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ đi vào nề nếp khá ổn định, đội ngũ kế toán đã đóng góp to lớn vào sự phát triển của Công ty, công tác tổ chức kế toán đã không ngừng hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nền kinh tế. Trong bộ phận kế toán, các nhân viên đều được bố trí một công việc cụ thể, không có sự chồng chéo mà chỉ có sự phối hợp giữa các khâu nhằm cung cấp đầy đủ nhất các thông tin cho ban lãnh đạo Công ty để kịp thời chỉ đạo kinh doanh. Việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty đảm bảo được tính thống nhất, số liệu kế toán phản ánh một cách trung thực, hợp lý, rõ ràng dễ hiểu, dễ đối chiếu giữa các bộ phận kế toán. Mặc dù, Công ty có quy mô kinh doanh không lớn nhưng số lượng mặt hàng rất phong phú, đa dạng tập trung chủ yếu để bán buôn qua kho và bán lẻ tại quầy nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rất nhiều, do vậy công tác hạch toán đòi hỏi phải chi tiết, cụ thể. Với hình thức kế toán tập trung thì tất cả các chứng từ đều được tập trung về phòng kế toán để kiểm tra, hạch toán chi tiết, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm soát, đối chiếu của kế toán trưởng và ban lãnh đạo Công ty. Việc vận dụng hình thức Nhật ký – chứng từ rất phù hợp và thuận lợi cho công tác quản lý, làm cho công việc kế toán không bị dồn dập vào cuối kỳ, mà được giàn trải đều trong kỳ nên việc lập Báo cáo tài chính tương đối nhanh chóng. Bên cạnh những ưu điểm thì công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng còn có một số hạn chế tồn tại: Thứ nhất, việc bố trí nhân viên kế toán và phân định theo từng công việc cụ thể mang tính chuyên môn hoá cao cũng có những ưu và nhược điểm khác nhau. Nếu như tất cả các nhân viên đều làm việc đầy đủ tập trung, liên tục thì hiệu quả làm việc rất cao, nhưng nếu có một nhân viên thuộc bộ phận kế toán nào đó nghỉ làm trong một thời gian dài thì công tác kế toán sẽ gặp khó khăn, bởi phần công việc của nhân viên này sẽ bị gián đoạn vì không có người thay thế nên buộc nhân viên ở bộ phận kế toán khác phải kiêm thêm công việc này. Do sự chuyên môn hoá quá lâu nên bản thân họ xử lý công việc chậm hơn ảnh hưởng đến tiến độ, hiệu quả chung của công việc, thậm chí còn gây nên những thiếu sót không đáng có. Để khắc phục nhược điểm này Công ty nên có sự trao đổi vị trí của từng nhân viên sau một thời gian làm việc để tránh sự nhàm chán trong công việc, từ đó có thể phát huy tính sáng tạo của mỗi nhân viên. Thứ hai, về tài khoản sử dụng: Công ty chưa mở các tài khoản chi tiết trong kế toán bán hàng để theo dõi tình hình tiêu thụ của từng đơn vị kinh doanh. Thứ ba, về phần hạch toán kế toán và hệ thống sổ sách: + Đối với các khoản giảm giá hay chiết khấu cho khách kế toán lại hạch toán vào chi phí bán hàng, làm sai bản chất của TK641. + Công ty vẫn sử dụng một số loại sổ theo chế độ kế toán của Bộ Thương mại ban hành từ những năm 90. Thứ tư, việc ghi chép kế toán còn thủ công, khối lượng ghi chép còn phức tạp. Hiện nay, Công ty mới chỉ trang bị một số máy vi tính để làm nhiệm vụ in các bảng kê chi tiết, các sổ chi tiết, các bảng tổng hợp chứ chưa khai thác triệt để ứng dụng phần mềm tin học trong công tác hạch toán kế toán. Qua những phân tích nêu trên, có thể đánh giá công tác tổ chức kế toán của Công ty nói chung cũng phát huy hết khả năng để góp phần đẩy nhanh quá trình tiêu thụ hàng hoá, cung cấp những thông tin có ích nhất cho việc đưa ra quyết định kinh doanh của ban lãnh đạo. Tuy nhiên, việc hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức kế toán đặc biệt là kế toán bán hàng rất cần thiết đối với Công ty nhằm nâng cao chất lượng công việc. chương iii: phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty bách hoá số 5 nam bộ I. Sự cần thiết hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng đối với các DNTM nói chung và Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ nói riêng 1.1. Sự cần thiết hoàn thiện Trong nền kinh tế thị trường, kế toán là công cụ quan trọng để quản lý vốn, tài sản và hoạt động sản xuất kinh doanh của bản thân các doanh nghiệp đồng thời là nguồn thông tin số liệu tin cậy để Nhà nước điều hành vĩ mô nền kinh tế và kiểm soát hoạt động của các ngành, các lĩnh vực. Do đó việc đổi mới và hoàn thiện không ngừng công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ thành phẩm nói riêng nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý trong cơ chế kinh tế hiện nay là việc làm rất cần thiết. Song song với quá trình giao lưu học hỏi các nước đòi hỏi không chỉ nền kinh tế nói chung tham gia vào các tổ chức mà việc hội nhập hệ thống kế toán quốc tế nói riêng cũng rất cần thiết do vậy hội kế toán Việt Nam phải xây dựng hệ thống chuẩn mực kế toán cho riêng mình. Đầu năm 2002, Bộ Tài chính đã ban hành 4 chuẩn mực kế toán như sau: chuẩn mực số 02- Hàng tồn kho; chuẩn mực số 03- Tài sản cố định hữu hình; chuẩn mực số 04- Tài sản cố định vô hình; chuẩn mực số 14 - Doanh thu và thu nhập khác; đó là bước tiến quan trọng đối với ngành kế toán. Do đó hoàn thiện kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng theo thông lệ kế toán phổ biến là điều tất yếu. Đối với các doanh nghiệp thương mại thì hoạt động bán hàng mang tính quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy, kế toán nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải không ngừng hoàn thiện hơn nữa, một mặt đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác kế toán, một mặt cung cấp thông tin về tình hình và sự biến động của quá trình tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp. Trên cơ sở những thông tin do kế toán bán hàng cung cấp, các nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định và biện pháp đúng đắn, kịp thời nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ từ đó đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao, đẩy mạnh quá trình tiêu thụ và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.2. Yêu cầu hoàn thiện Hoạt động bán hàng tại doanh nghiệp thương mại là hoạt động chiếm vị trí hết sức quan trọng, vì vậy mà việc quản lý hoạt động bán hàng đặt ra đối với bộ phận kế toán tiêu thụ cũng hết sức cần thiết. Kế toán tiêu thụ hàng hoá cần hạch toán chi tiết tình hình biến động từng mặt hàng tiêu thụ, nắm chắc sự vận động của từng loại hàng hoá trong quá trình nhập, xuất, tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị. Đồng thời phải theo dõi chi tiết công nợ của từng khách hàng. Ngoài ra, kế toán tiêu thụ cần nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phương thức thanh toán, phương thức bán hàng có hiệu quả nhất đồng thời phải thúc đẩy, đôn đốc thu hồi vốn nhanh và đầy đủ. Việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng là cần thiết, song việc hoàn thiện cũng phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Tính thống nhất: Đây là một yêu cầu cơ bản nhằm đảm bảo tạo ra sự thống nhất về chế độ kế toán trong toàn bộ nền kinh tế cũng như trong ngành thương mại. Sự thống nhất nhằm đảm bảo cho các quy định về thể lệ, chế độ kế toán được thực hiện một cách đầy đủ và đúng đắn. Hoàn thiện kế toán bán hàng phải đảm bảo sự tập trung quản lý từ lãnh đạo đến các bộ phận chức năng. Doanh nghiệp phải vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt vừa đảm bảo sự tuân thủ những chính sách, chế độ, thể lệ về tài chính, kế toán do Nhà nước ban hành, vừa phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm của hoạt động kinh doanh. Trong công tác kế toán phải thực hiện sự thống nhất về mặt tài khoản vận dụng, về phương thức đánh giá hàng tồn kho, về hệ thống sổ sách kế toán toàn doanh nghiệp. + Tính phù hợp: Trong kế toán tính phù hợp đã trở thành chuẩn mực của mỗi doanh nghiệp, với đặc điểm kinh doanh khác nhau. Do vậy mà mỗi một doanh nghiệp nên lựa chọn cho đơn vị mình một chế độ kế toán phù hợp nhất. + Tính hiệu quả và tiết kiệm: Mục đích của bất kỳ một doanh nghiệp thương mại là kinh doanh có hiệu quả và mang lại lợi nhuận cao. Một trong các giải pháp tăng lợi nhuận kinh doanh là phải tiết kiệm chi phí. Tổ chức công tác kế toán trong từng doanh nghiệp cũng như xây dựng các chính sách, chế độ thể lệ kế toán cũng phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm. + Tính chính xác và kịp thời: Xuất phát từ nhiệm vụ của kế toán là cung cấp những thông tin chính xác, trung thực, khách quan đúng với bản chất của nghiệp vụ, giúp cho các cơ quan quản lý Nhà nước, nhà quản lý doanh nghiệp nhận thức đúng thực trạng hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp để có thể đưa ra những chủ trương, quyết định sát thực tế. Hơn nữa, thông tin kế toán được cung cấp một cách kịp thời sẽ giúp cho các nhà quản lý đưa ra quyết định đúng đắn với thực tế và tương lai phát triển của doanh nghiệp. Do đó yêu cầu này càng trở nên quan trọng trong quá trình hoàn thiện kế toán giúp cho doanh nghiệp phát triển và đứng vững trên thị trường trong điều kiện cạnh tranh gay gắt. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động sản xuất kinh doanh luôn có những thay đổi và biến động đòi hỏi kế toán phải theo dõi và phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ để giúp lãnh đạo Công ty đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn. Bên cạnh đó mặc dù làm tốt nhiệm vụ được giao nhưng công tác kế toán cũng không tránh khỏi những nhược điểm tồn tại. Vì vậy việc đổi mới hoàn thiện công tác kế toán nhằm thích nghi với cái mới, với sự biến động của nền kinh tế, khắc phục những tồn tại đó là việc làm rất cần thiết. Trong thời gian thực tập tìm hiểu tình hình thực tế về kế toán bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ em nhận thấy rằng: Về cơ bản kế toán đã đi vào nề nếp, đảm bảo tuân thủ mọi chế độ, phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty, đáp ứng được yêu cầu quản lý, giám đốc tài sản, tiền vốn của Công ty. Việc lập các báo cáo tài chính đầy đủ, kịp thời. Mặc dù vậy, không thể tránh khỏi những sai sót trong công tác kế toán. Xuất phát từ những hạn chế đó em xin mạnh dạn đưa ra những ý kiến sau: ý kiến thứ nhất: Về hệ thống tài khoản Công ty nên xây dựng danh mục tài khoản chi tiết trong kế toán tiêu thụ để thuận tiện cho việc theo dõi và ứng dụng phần mềm kế toán sau này. Cụ thể: TK5111: Doanh thu bán hàng toàn Công ty. TK51111: Doanh thu bán hàng của kho bán buôn. TK51112: Doanh thu bán hàng của siêu thị. TK51113: Doanh thu bán hàng của gian hàng 1. TK632: Giá vốn hàng bán toàn Công ty. TK6321: Giá vốn hàng bán của kho bán buôn. TK6322: Giá vốn hàng bán của siêu thị. TK6323: Giá vốn hàng bán của gian hàng 1. Các tài khoản khác có liên quan cũng được chi tiết thành các tiểu khoản tương tự như trên. ý kiến thứ hai: Về trình tự hạch toán kế toán - Về khoản chiết khấu: + Chiết khấu thanh toán là khoản Công ty chấp thuận trả cho khách khi họ thanh toán ngay hoặc trước thời hạn. Khi đó Công ty sẽ ưu đãi cho họ một khoản chiết khấu từ 1-2% và hạch toán vào chi phí bán hàng TK641, như vậy là không đúng với quy định (theo thông tư số 89/2002/TT-BTC) do Bộ Tài chính ban hành thì khoản chiết khấu này được hạch toán vào tài khoản 635 “Chi phí tài chính”. Cụ thể: @ Trường hợp khách hàng thanh toán ngay sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 1-2% tuỳ vào số tiền thanh toán ít hay nhiều. Sau khi khách hàng thanh toán tiền hàng, Công ty sẽ xuất tiền để thanh toán khoản chiết khấu. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK635 Tổng số tiền chiết khấu cho khách. Có TK111 @ Trường hợp khách hàng nợ nhưng họ thanh toán trước thời hạn thì sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán 1% và Công ty trừ luôn vào số nợ phải thu. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK635 Tổng số tiền chiết khấu cho khách. Có TK131 Cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK911 Tổng số tiền chiết khấu cho khách. Có TK635 Vậy Công ty nên sử dụng TK635 để theo dõi khoản chi phí này là hợp lý nhất, sẽ phản ánh đúng khoản chi phí hoạt động tài chính phát sinh và khoản chi phí hoạt động bán hàng, từ đó xác định đúng kết quả hoạt động bán hàng. + Để khuyến khích khách hàng mua hàng, thúc đẩy quá trình tiêu thụ Công ty nên thực hiện chính sách mua hàng với số lượng lớn thì sẽ được giảm giá. Theo như thông tư số 89/2002/TT-BTC ban hành thì khoản giảm giá đó chính là chiết khấu thương mại. Chiết khấu thương mại là khoản chiết khấu mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho khách hàng do việc mua hàng với khối lượng lớn và được hạch toán vào tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại”. Trình tự hạch toán như sau: @ Trường hợp khách hàng mua hàng với khối lượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại, giá bán trên hoá đơn là giá đã giảm giá (đã trừ chiết khấu thương mại) thì khoản chiết khấu thương mại này không được hạch toán vào TK521. Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu thương mại. Nợ TK111, 112, 131: Tổng giá thanh toán. Có TK5111: Doanh thu bán hàng theo giá trên hoá đơn. Có TK3331: VAT phải nộp. @ Trường hợp khách hàng mua với khối lượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại nhưng không thể hiện trên hoá đơn mà thể hiện trên hợp đồng mua bán thì khoản chiết khấu thương mại này sẽ được hạch toán vào TK521. Nợ TK521: Số chiết khấu thương mại cho khách hàng. Nợ TK3331: Thuế GTGT tương ứng với số chiết khấu thương mại. Có TK111, 112,131: Tổng số tiền chiết khấu cả thuế. @ Trường hợp khách hàng mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thương mại thì khoản chiết khấu thương mại này được ghi giảm trừ vào giá bán trên “Hoá đơn GTGT” lần cuối cùng. Trường hợp khách hàng không tiếp tục mua hàng, hoặc số chiết khấu thương mại họ được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên hoá đơn lần cuối cùng thì Công ty phải chi tiền chiết khấu thương mại cho người mua. Khoản chiết khấu thương mại trong các trường hợp này được hạch toán vào TK521. Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho khách hàng sang tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ: Nợ TK511 Tổng số chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ. Có TK521 Vậy Công ty nên áp dụng biện pháp đó và mở TK521 để theo dõi khoản chiết khấu này, từ đó có thể xác định một cách chính xác doanh thu thuần thực hiện trong kỳ. - Về khoản giảm giá hàng bán: Đối với hàng hoá khi được xác định là tiêu thụ nhưng khách hàng yêu cầu giảm giá do hàng kém chất lượng (ví dụ như gần hết hạn sử dụng) thì Công ty nên theo dõi trên tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán” để cuối kỳ kết chuyển làm giảm doanh thu bán hàng, xác định chính xác doanh thu thuần trong kỳ, Công ty không nên đưa vào khoản chi phí bán hàng sẽ làm sai lệch doanh thu thuần dẫn đến thông tin cung cấp không chính xác. Kế toán cần phải hạch toán lại như sau: Nợ TK532: Số tiền giảm giá chưa có thuế. Nợ TK3331: Thuế GTGT được giảm trừ. Có TK111: Nếu trả bằng tiền mặt tổng số tiền giảm giá gồm thuế. Có TK131: Nếu trừ vào khoản phải thu tổng số tiền giảm giá gồm thuế. Cuối kỳ, kết chuyển số tiền giảm giá đã chấp thuận cho khách hàng sang tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ: Nợ TK511 Tổng số giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ. Có TK532 ý kiến thứ ba: Về hệ thống sổ kế toán Một số sổ kế toán của Công ty hiện nay không phù hợp với quy định hiện hành. Công ty nên sử dụng những mẫu sổ do Bộ Tài chính ban hành trong những năm gần đây. Cụ thể: - Công ty nên thay Bảng kê số 4 (TK1561) bằng “Bảng kê số 8 – Nhập, xuất, tồn kho hàng hoá TK156”. Bảng kê số 8 dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá. Kết cấu của bảng kê số 8 được thể hiện ở biểu số 10. Phương pháp ghi sổ: + Cơ sở để lập bảng kê số 8 là các chứng từ, hoá đơn nhập, xuất và các chứng từ có liên quan. + Số dư đầu tháng phản ánh số tồn kho đầu tháng được lấy từ số dư đầu tháng của TK156 (chi tiết theo từng loại hàng, nhóm hàng). + Số phát sinh Nợ TK156 đối ứng Có với các TK phản ánh số nhập trong tháng của hàng hoá. + Số phát sinh Có đối ứng với các TK ghi Nợ phản ánh số xuất trong tháng của hàng hoá. + Số dư cuối tháng phản ánh số tồn kho cuối tháng = Số dư đầu tháng + Số phát sinh Nợ trong tháng – Số phát sinh Có trong tháng. Số liệu tổng hợp của bảng kê số 8 sau khi khoá sổ cuối tháng được dùng để ghi vào NKCT số 8. - Công ty nên thay Tờ kê chi tiết số 4 ghi Có TK511 bằng các sổ sau: + Sổ chi tiết tiêu thụ từng quầy. Kết cấu của sổ được thể hiện trên biểu 11. Phương pháp ghi sổ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ có liên quan, hàng ngày kế toán phản ánh vào sổ chi tiết tiêu thụ theo từng quầy. + Sổ chi tiết tiêu thụ từng đơn vị kinh doanh. Kết cấu của sổ được thể hiện trên biểu 12. Phương pháp ghi sổ: Căn cứ vào sổ chi tiết tiêu thụ từng quầy, cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu theo từng đơn vị kinh doanh. + Sổ tổng hợp tình hình tiêu thụ toàn Công ty. Kết cấu của sổ được thể hiện trên biểu 13. Phương pháp ghi sổ: Căn cứ vào sổ chi tiết tiêu thụ từng đơn vị kinh doanh, cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu ghi vào sổ tổng hợp tình hình tiêu thụ toàn Công ty. Số liệu tổng hợp của sổ tổng hợp tiêu thụ sau khi khoá sổ cuối tháng được dùng để ghi vào NKCT số 8. - Cuối tháng Công ty không lập bảng kê số 11 nên khi cần thông tin tổng hợp phải mất thời gian để cộng lại từ các sổ chi tiết. Do vậy, Công ty nên mở thêm bảng kê số 11 “Phải thu của khách hàng” để theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán tiền hàng của người mua. Kết cấu của bảng kê số 11 thể hiện ở biểu số 14. Phương pháp ghi sổ: + Cơ sở để ghi bảng kê số 11 là căn cứ vào số liệu tổng cộng cuối tháng của sổ chi tiết theo dõi thanh toán TK131 mở cho từng người mua và ghi một lần vào một dòng của bảng kê số 11. + Cuối tháng khoá sổ bảng kê số 11, xác định số phát sinh bên Có TK131 và lấy số tổng cộng của bảng kê số 11 để ghi vào NKCT số 8. ý kiến thứ tư: áp dụng phần mềm máy vi tính vào công tác tổ chức hạch toán kế toán Hiện nay, khoa học kỹ thuật phát triển rất mạnh mẽ, một loạt các phần mềm máy vi tính được ứng dụng rất nhiều trong việc điều hành quản lý doanh nghiệp nói chung và công tác hạch toán kế toán nói riêng. Thực tế tại Công ty có một số máy vi tính chủ yếu để in các bảng tổng hợp, còn việc hạch toán, ghi chép trên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp vẫn còn thủ công. Với một loạt các sổ sách có cấu trúc phức tạp nên nhiều khi việc cung cấp các thông tin không được kịp thời và chính xác. Để khắc phục điều này Công ty nên cố gắng đầu tư hơn nữa vào việc ứng dụng phần mềm kế toán để công việc đơn giản hơn, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Việc áp dụng máy vi tính đồng nghĩa với việc cập nhật chứng từ ban đầu tức là kế toán sẽ theo dõi một cách liên tục ngay từ khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nắm bắt được sát sao tình hình tiêu thụ hàng hoá tại Công ty, giảm bớt việc ghi chép và số lượng sổ kế toán. Máy vi tính sẽ giúp cho việc khai thác số liệu của từng khâu kế toán được thuận lợi, mỗi nhân viên kế toán có thể nắm bắt được số liệu, thông tin ở tất cả các khâu kế toán có liên quan. Trên máy vi tính, kế toán cũng có thể tổ chức các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp được đầy đủ, cụ thể và thuận tiện hơn. Máy vi tính đảm bảo cho việc lưu trữ thông tin và khả năng truy cập thông tin nhanh nhất, tiết kiệm thời gian lục tìm trên các sổ sách, nhất là việc tìm lại những số liệu, thông tin đã xảy ra từ lâu rồi. Công ty tổ chức các phần kế toán riêng biệt trên máy gồm kế toán vốn bằng tiền, kế toán mua hàng và công nợ phải trả nhà cung cấp, kế toán bán hàng và công nợ phải thu từ phía khách hàng, kế toán chi phí, kế toán hàng tồn kho; sau đó sẽ thực hiện kế toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính. Đối với từng khoản mục kế toán thì nhân viên kế toán phải tiến hành sắp xếp, phân loại các chứng từ ban đầu, rồi tiến hành nhập vào các sổ, thẻ, bảng kê chi tiết; cuối tháng kế toán lên các sổ, bảng tổng hợp có liên quan. Như vậy việc áp dụng máy tính vào công tác hạch toán kế toán tại Công ty có ý nghĩa rất lớn lao, bởi những ưu điểm của nó sẽ giúp cho những người làm công tác kế toán xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất cho Ban lãnh đạo và là một bước tiến lớn để Công ty có thể theo kịp sự phát triển của khoa học kỹ thuật hiện đại. III. ý nghĩa của việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ Việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng là một sự cần thiết và có ý nghĩa to lớn đối với Công ty. - Đối với công tác quản lý: Hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng sẽ giúp cho Công ty quản lý chặt chẽ hơn hoạt động tiêu thụ hàng hoá, việc thanh toán tiền hàng của các khách hàng, theo dõi chi tiết từng khoản nợ để có biện pháp thu hồi vốn nhanh, tăng vòng quay của vốn cho doanh nghiệp. Hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng không những giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp có được những thông tin kinh tế kịp thời và đầy đủ phục vụ cho hoạt động kinh doanh, mà còn đem lại sự thuận tiện cho các nhà quản lý, từ đó giúp cho việc định hướng kinh doanh một cách đúng đắn. Mặt khác, việc hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng cho phép quản lý hàng hoá và tiền hàng tốt hơn, tránh thất thoát hàng và thiếu hụt tiền hàng từ đó giảm được chi phí cho doanh nghiệp như chi phí bảo quản hàng hoá... xác định đúng đắn kết quả kinh doanh, phân phối thu nhập một cách chính xác, kích thích người lao động nhiệt tình trong công viêc để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. - Đối với công tác kế toán: Việc hoàn thiện công tác kế toán hoạt động bán hàng góp phần nâng cao hiệu quả công việc trong công tác kế toán của doanh nghiệp, giúp cho công tác kế toán tiến hành một cách thuận lợi, nhanh chóng, chính xác và có độ tin cậy cao. Thông qua số liệu kế toán phản ánh, ban lãnh đạo thấy được những thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp từ đó đề ra các biện pháp giải quyết kịp thời. Kế toán bán hàng được thực hiện trung thực và khoa học ngay từ khâu đầu tiên và phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp sẽ giúp cho các bộ phận kế toán nối tiếp được diễn ra hợp lý, khoa học và lôgic. Vậy kế toán bán hàng góp phần làm cho công tác kế toán thực sự là một công cụ quản lý kinh tế có hiệu quả trong nền kinh tế thị trường. Kết luận Quá trình tiêu thụ hàng hoá tại các doanh nghiệp thương mại là vô cùng quan trọng. Nó là cầu nối giữa quá trình sản xuất và tiêu dùng. Một trong những công cụ thúc đẩy nhanh quá trình tiêu thụ hàng hoá là việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nói chung và tiêu thụ hàng hoá nói riêng để nhằm phát huy hết vai trò của kế toán thông qua việc phản ánh, giám đốc chặt chẽ về tài sản, nguồn vốn nhằm cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời cho nhà quản lý, từ đó có thể đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp với điều kiện nguồn lực tài chính của doanh nghiệp. Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ là một đơn vị kinh doanh trực thuộc Sở thương mại, trong những năm gần đây Công ty đã tìm được một chỗ đứng vững chắc trên thị trường, đó là nhờ sự cố gắng nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ, nhân viên trong Công ty. Trong thời gian thực tập ngắn ngủi tại Công ty, đặc biệt là trong việc nghiên cứu tình hình thực tế về công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng, em nhận thấy các mặt mạnh Công ty đã phát huy song cũng còn những hạn chế cần được khắc phục. Do điều kiện thời gian nghiên cứu có hạn và chưa có được kinh nghiệm thực tiễn nhiều nên luận văn của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp nhiệt tình của các thầy cô và bạn đọc để bản luận văn đầy đủ, chính xác và hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trường Đại học Thương mại đã truyền đạt kiến thức cho em trong thời gian qua, đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Tuấn Duy đã hướng dẫn tận tình để em có thể hoàn thành bản luận văn này. Em xin cảm ơn Ban lãnh đạo, phòng kế toán cùng toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập tại quý Công ty. Mục lục Lời nói đầu 1 Chương I: Lý luận chung về hoạt động bán hàng và kế toán nghiệp vụ bán hàng tại các DNTM 3 I. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại các DNTM 3 1.1. Vai trò của hoạt động bán hàng đối với các DNTM 3 1.1.1. Doanh nghiệp thương mại trong nền kinh tế thị trường 3 1.1.2. Vai trò của hoạt động bán hàng trong các DNTM 5 1.2. Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng tại các DNTM 7 1.2.1. Đối tượng phục vụ 7 1.2.2. Phương thức và hình thức bán hàng 8 1.2.3. Giá cả hàng bán 10 1.2.4. Phương thức và hình thức thanh toán tiền bán hàng 11 II. Yêu cầu của quản lý và tổ chức hạch toán nghiệp vụ bán hàng 13 2.1. Yêu cầu của quản lý nghiệp vụ bán hàng 13 2.2. Yêu cầu của kế toán nghiệp vụ bán hàng 19 2.3. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng 19 III. Phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng tại các DNTM 20 3.1. Hạch toán ban đầu 20 3.2. Hạch toán tổng hợp 21 3.2.1. Tài khoản sử dụng 21 3.2.2. Trình tự kế toán 26 3.2.2.1. Trường hợp bán buôn 26 3.2.2.2. Trường hợp bán lẻ 30 3.2.2.3. Kế toán bán hàng trả góp 30 3.2.2.4. Trường hợp bán hàng đại lý 31 3.3. Sổ sách kế toán 33 3.3.1. Hình thức nhật ký chung 34 3.3.2. Hình thức Nhật ký - Sổ Cái 37 3.3.3. Hình thức Nhật ký chứng từ 38 3.3.4. Hình thức Chứng từ ghi sổ 40 Chương II: Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng tại Công ty bách hoá số 5 Nam Bộ 42 I. Tổng quan về Công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ 42 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 42 1.2. Mô hình tổ chức và quản lý kinh doanh của Công ty 43 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 43 1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 43 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 45 II. Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ 48 2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại Công ty 48 2.2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty 50 2.2.1. Hạch toán ban đầu 50 2.2.2. Hạch toán tổng hợp 60 2.2.3. Sổ sách kế toán 65 III. Đánh giá khái quát về hoạt động kinh doanh và công tác tổ chức hạch toán kế toán bán hàng tại Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ 67 3.1. Đánh giá khái quát về hoạt động kinh doanh của Công ty 67 3.2. Đánh giá về công tác tổ chức kế toán bán hàng tại Công ty 67 Chương III: Phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ 70 I. Sự cần thiết hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng đối với các DNTM nói chung và Công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ nói riêng 70 1.1. Sự cần thiết hoàn thiện 70 1.2. Yêu cầu hoàn thiện 70 II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ 72 III. ý nghĩa của việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ 77 Kết luận 79 Tài liệu tham khảo. Tài liệu tham khảo 1. Hạch toán kế toán trong các DNTM – Chủ biên TS. Nguyễn Văn Công - NXB Tài chính 6/2001. 2. Hướng dẫn thực hành ghi chép chứng từ và sổ kế toán trong các loại hình doanh nghiệp – Tác giả Nguyễn Văn Nhiệm – Xuất bản năm 1999. 3. 201 sơ đồ kế toán doanh nghiệp – PGS. TS. Nguyễn Văn Công – NXB Tài chính 2003. 4. Hướng dẫn hạch toán kế toán và lập báo cáo tài chính – Tác giả Nguyễn Văn Nhiệm – Xuất bản năm 1999. 5. Hàng hoá lưu thông trên thị trường cần hoá đơn, chứng từ gì. 6. Giáo trình Kế toán doanh nghiệp thương mại – Trường Đại học Thương mại. 7. Giáo trình Kế toán quản trị – Trường Đại học Kinh tế quốc dân. 8. Thông tư số 89/2002/TT-BTC hướng dẫn thực hiện bốn chuẩn mực kế toán.