Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Việt Tuấn

ủa Công ty: + Kế toán trưởng: Phụ trách chung trực tiếp công tác hạch toán kế toán, công tác tài chính và nhân sự . + Kế toán TSCĐ: Theo dõi về quản lý tài sản cố định đồng thời đảm nhiệm việc nhập dữ liệu vào máy vi tính. + Kế toán hàng mua: Theo dõi hàng mua tại Công ty + Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp, làm kế toán Công ty. + Kế toán bán hàng: Theo dõi hàng bán trên địa bàn kinh doanh. + Kế toán hàng hoá: Theo dõi N - X, tồn kho hàng hoá toàn Công ty. + Ngoài ra còn có thủ quỹ đảm nhiệm các công việc riêng :1 thủ quỹ chính phụ trách quỹ tiền mặt của Công ty, các thủ quỹ ở các Công ty. 1.4.2 vận dụng chế độ kế toán tại Công ty. * Các chính sách kế toán chung: Tổ chức công tác kế toán của Công ty được quy định như sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có tình hình luân chuyển tài sản vật tư tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng chi phí hợp lý của Công ty. - Lập báo cáo và cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ cho việc phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ Giám đốc để chỉ đạo kinh doanh kịp thời. + Niên độ kế toán của Nhà máy bắt đầu từ ngày 01/01/N đến 31/12/N. + Nhà máy áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp hạch toán này tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu được phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và kế toán có thể xác định giá trị vật liệu tồn kho trên sổ kế toán ở bất kỳ điểm nào trong kỳ kế toán. Từng tháng xác định giá trị tồn kho cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền và hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Công ty áp dụng phương pháp tính Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kỳ kế toán là Việt Nam đồng. Tính và trích khấu hao TSCĐ thưo phương pháp đường thẳng. + Chế độ kế toán áp dụng theo QĐ 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài Chính. * Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: Công ty Việt Tuấn áp dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán cho Công ty theo QĐ15/2006/QĐ-BTC. * Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết Định 15/ 2006 / QĐ - BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Công ty sử dụng 70 tài khoản và không sử dụng một số tài khoản sau: TK 161, TK221, TK222 , TK223 , TK3336, TK3337 , TK343, TK631 và một số tài khoản khác. * Tổ chức vận dụng sổ sáchkế toán: Từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình Công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chung theo quyết định QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. (*) Hệ thống sổ sách sử dụng - Sổ kế toán chi tiết - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ quỹ tiền gửi - Sổ cái tài khoản - Sổ theo dõi công nợ - Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán theo hình thức sổ nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ thẻ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập chung, việc lập báo cáo Tài chính chỉ có Công ty có quyền công bố ra ngoài Công ty, và có giá trị pháp lý. * Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáokế toán: Hàng tháng,hàng quý, hàng năm phòng kế toán phải lập báo cáo về hoạt động sản xuất,kinh doanh của Nhà máy mình với ban giám đốc, công ty chủ quản và báo cáo với các cơ quan chức năng. Các báo cáo đều được lập theo chế độ quy định chung và theo yêu cầu quản lý của cấp trên. Bao gồm các báo cáo sau: +) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Được lập vào cuối niên độ kế toán. +) Bản thuyết minh báo cáo tài chính: Được lập vào cuối niên độ kế toán. +) Bảng cân đối kế toán: phản ánh tổng quát toàn bộ tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản của nhà máy. +) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Báo cáo này được lập hàng quý và lập theo phương pháp trực tiếp. Báo cáo này được lập nhằm cung cấp thông tin về dòng tiền vốn vào ra; các nhân tố tác động đến sự tăng(vào) và sự giảm (ra) của dòng tiền như thế nào. +) Báo cáo thuế GTGT: Hàng tháng kế toán lập tờ khai thuế kèm theo bảng kê thuế GTGT mua vào và bán ra để nộp cho phòng kế toán của công ty và báo cáo với cơ quan thuế.  chương II thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty CPTM và XNK Việt tuấn 2.1. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và quản lý nghiệp vụ mua hàng tại Công ty: 2.1.1. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng tại Công ty : * Tổ chức tìm kiếm và khai thác nguồn hàng: Chức năng chủ yếu của Công ty là tổ chức lưu thông hàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua trao đổi mua bán. Mua hàng là nghiệp vụ đầu tiên trong các hoạt động kinh doanh của Công ty. Thực hiện nghiệp vụ này, vốn của Công ty chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hiện vật là hàng hoá. Đối với Công ty, việc tổ chức tìm kiếm và khai thác nguồn hàng là một nghiệp vụ quan trọng đảm bảo cho lưu thông hàng hoá một cách bình thường. Nguồn hàng chủ yếu của Công ty là do mua lại từ nhà sản xuất, các bạn hàng hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Việc tổ chức nguồn hàng được coi là nhiệm vụ hàng đầu của Công ty nhằm tạo ra nguồn hàng dồi dào về số lượng, cơ cấu đảm bảo, thời gian phù hợp, giá cả hợp lý để đáp ứng nhu cầu thị trường. * Các phương thức mua hàng: a. Mua hàng trong nước: - Phương thức mua hàng trực tiếp: Công ty cử cán bộ cung ứng mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo qui định trong hợp đồng kinh tế đã ký với bên cung cấp. Các chứng từ mua hàng do bên cung cấp lập trong đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiền thanh toán để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho Công ty. - Phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký với Công ty, bên cung cấp định kỳ chuyển hàng cho Công ty tại địa điểm qui định ghi trong hợp đồng. Khi chuyển hàng, bên cung cấp phải chuyển cho bên mua chứng từ bán hàng, trong đó ghi rõ chất lượng, số lượng từng mặt hàng và tổng số tiền phải thanh toán đã thoả thuận. Công ty sau khi nhận được chứng từ do bên cung cấp gửi đến chuyển cho phòng nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng đã ký và chuẩn bị nhập hàng. Sau đó, chuyển chứng từ cho phòng kế toán để kiểm tra ghi sổ kế toán và tiến hành thanh toán tiền hàng với bên cung cấp. b. Nhập khẩu hàng hoá: 2.1.2. Đặc điểm quản lý nghiệp vụ mua hàng tại Công ty : * Yêu cầu quản lý nghiệp vụ mua hàng: Quản lý nghiệp vụ mua hàng trong Công ty thương mại chính là quá trình quản lý hàng hoá về số lượng, chất lượng, giá trị hàng hoá trong quá trình vận động mua vào - dự trữ - bán ra. Nội dung của việc quản lý nghiệp vụ này là quản lý hàng hoá về số lượng, chất lượng hàng hoá, quản lý tiền hàng mua theo các nguồn hình thành, quản lý theo mặt hàng, nguồn hàng, quản lý về giá cả hàng hoá, quản lý chặt chẽ các khoản công nợ của Công tytheo từng chủ nợ, từng lần mua. Để thoả mãn yêu cầu quản lý hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, kết hợp giữa hạch toán nghiệp vụ với hạch toán kế toán, hạch toán thống kê phải phản ánh cả chỉ tiêu chi tiết. Để thực hiện được yêu cầu này cần kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị. - Các thông tin mà kế toán cung cấp phải đầy đủ, chính xác và có ích cho người sử dụng thông tin. Để số liệu kế toán được chính xác, đồng bộ nhằm phục vụ yêu cầu quản lý nghiệp vụ mua hàng, phải tuân thủ một số nguyên tắc: + Tổ chức hạch toán theo từng nguồn hàng, từng bộ phận chịu trách nhiệm vật chất. Phản ánh một cách chính xác, chi tiết sự vận động của vốn trong từng thời điểm và theo từng bộ phận. + Tổ chức hạch toán phải đảm bảo sự nhất quán về nội dung, phương pháp ghi chép và tính toán theo giá thống nhất. * Nhiệm vụ kế toán: Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác và có hệ thống các thông tin về hoạt động mua hàng và thanh toán tiền hàng của Công ty. Từ đó, kiểm tra, xử lý thông tin để cung cấp cho bộ phận quản lý nhằm phục vụ công tác quản lý chung của Công ty. Một số nhiệm vụ cụ thể của kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng: - Phản ánh và giám sát tình hình mua hàng về tổng trị giá, từng nguồn hàng, từng mặt hàng, phản ánh tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế. - Phản ánh và giám đốc tình hình tiếp nhận hàng hoá, đảm bảo cho hàng hoá an toàn về số lượng và chất lượng. - Phản ánh và giám đốc tình hình thanh toán tiền hàng, đôn đốc Công ty thanh toán đầy đủ, kịp thời tiền hàng cho người cung cấp. - Phản ánh và giám đốc các khoản chi phí trong quá trình mua hàng. Từ đó, giảm bớt chi phí bất hợp lý, tạo điều kiện tăng thu nhập cho Công ty. Khi kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng thực hiện tốt các nguyên tắc kế toán, các nhiệm vụ của mình sẽ góp phần giúp nhà quản lý Công ty đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn và kịp thời, tránh tình trạng tham ô, lãng phí, vi phạm các chế độ chính sách của Nhà nước. 2.2. Thủ tục, chứng từ nghiệp vụ mua hàng tại Công ty: 2.2.1 Thủ tục, chứng từ hạch toán ban đầu Nhận thức được tầm quan trọng của hạch toán ban đầu đối với việc ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, trung thực các số liệu kế toán nên việc hạch toán ban đầu ở Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn rất được chú trọng. ở công ty, việc hạch toán ban đầu gồm có: - Xác định các loại chứng từ cần sử dụng trong từng bộ phận. Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng được sử dụng và ghi chép theo đúng qui định của Bộ tài chính. - Yêu cầu: người ghi chép các chứng từ phải đầy đủ, đúng nội dung và phải có tính pháp lý. - Qui định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán. - Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn là Công tykinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho nên trong khâu hạch toán ban đầu, kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT: + Giá bán (chưa có thuế GTGT). + Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT. + Tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT). - Hoá đơn bán hàng: Được sử dụng trong trường hợp Công ty mua hàng tại các cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Khi đó, giá bán hàng là giá đã bao gồm thuế GTGT. - Phiếu nhập kho: lập thành 04 liên: + 01 liên lưu tại phòng kinh doanh. + 01 liên giao cho kế toán kho. + 01 liên giao cho kế toán thanh toán (đính kèm với hoá đơn GTGT). + 01 liên giao cho thủ kho. Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào. Đồng thời với quá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ mua hàng, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo từng hoá đơn vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào. - Biên bản kiểm nghiệm: Công ty lập “Biên bản kiểm nghiệm” đối với một số trường hợp như nhập kho với số lượng lớn, nhập kho các loại vật tư có tính chất lý hoá phức tạp, nhập kho vật tư quí hiếm, nhập kho hàng hoá nhập khẩu, nhập kho hàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất, số lượng so với hợp đồng,... - Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Mẫu số 03/GTGT). Đồng thời với quá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ mua hàng, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo từng hoá đơn vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào. - Một số chứng từ thanh toán: + Giấy báo nợ của ngân hàng. + Phiếu chi tiền mặt. + Giấy thanh toán tạm ứng. + Chứng từ nộp thuế ở khâu mua. 2.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng: Việc mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh của đơn vị. Ngoài việc thực hiện nghiêm ngặt các trình tự nghiệp vụ và thủ tục chứng từ để đảm bảo cho công tác giao nhận được tốt, còn phải tổ chức việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ này vào các tài khoản liên quan cho phù hợp với yêu cầu theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua hàng và thanh toán tiền hàng. Do vậy, công ty đã lựa chọn một số tài khoản cần thiết như: TK 156 “Hàng hoá”. TK 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ”. TK 331 “Thanh toán với người bán”. TK 111 “Tiền mặt”. TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”. - Tài khoản 156 “Hàng hoá”: được sử dụng để phản ánh sự biến động của toàn bộ số hàng hoá ở trong kho của Công ty. + Bên Nợ: . Trị giá hàng mua vào theo hoá đơn. . Chi phí thu mua hàng hoá. . Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công chế biến. . Trị giá hàng hoá phát hiện thừa, trị giá hàng hoá bị người mua trả lại. . Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ. + Bên Có: . Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, ký gửi, thuê ngoài gia công chế biến. . Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. . Chiết khấu mua hàng được hưởng. . Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu, hỏng, mất, kém phẩm chất. + Số dư bên Nợ: . Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho. . Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho, hàng đã bán nhưng chưa được chấp nhận tiêu thụ, hàng giao đại lý, ký gửi. + Tài khoản 156 có 2 tài khoản cấp 2: . Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hoá”. . Tài khoản 1562 “Chi phí thu mua”. - Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng chưa về nhập kho mà còn đang trên đường vận chuyển hoặc đã về đến Công ty nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. + Bên Nợ: . Trị giá hàng hoá, vật tư đang đi trên đường. . Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật tư đang đi trên đường cuối kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ). + Bên Có: . Trị giá hàng hoá, vật tư đang đi trên đường đã về nhập kho hoặc giao bán. . Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi trên đường đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ). + Số dư bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường. - Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (đã khấu trừ và còn khấu trừ). Tài khoản này chỉ sử dụng đối với những Công tynộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. + Bên Có: . Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. . Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. . Số thuế GTGT của hàng mua trả lại. . Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại. + Số dư bên Nợ: . Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ. . Số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng ngân sách Nhà nước chưa hoàn trả. + Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2: . Tài khoản 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ”. . Tài khoản 1332 “Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ”. - Tài khoản 331 “Phải trả người bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của Công ty cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết. + Bên Nợ: . Số tiền đã trả cho người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản. . Số tiền ứng trước cho người cung cấp nhưng chưa nhận được hàng hoá, dịch vụ. . Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng. . Số kết chuyển về phần giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và giao trả lại người bán. . Chiết khấu mua hàng được người bán chấp thuận cho Công ty giảm trừ vào nợ phải trả. + Bên Có: . Số tiền phải trả người bán vật tư, hàng hoá. . Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số hàng hoá, vật tư, lao vụ, dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. + Số dư bên Nợ: phản ánh số tiền Công ty đã ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận vật tư, hàng hoá. + Số dư bên Có: phản ánh số tiền Công ty còn phải trả cho người bán, người nhận thầu xây dựng cơ bản. - Tài khoản 111: Phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ, tiền mặt tại quỹ của đơn vị. - Bên Nợ: Các khoản tiền mặt nhập quỹ. - Bên Có: Các khoản tiền mặt đã xuất quỹ để trả tiền hàng. - Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt còn tồn quỹ đến cuối kỳ. - Tài khoản 112: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi ngân hàng của Công ty. - Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào ngân hàng. - Bên Có: Các khoản tiền rút ra khỏi ngân hàng. - Số dư bên Nợ: Số tiền hiện còn tại ngân hàng. - Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: + Tài khoản 141 “Tạm ứng” 2.3. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng tại Công ty: 2.3.1. Tính giá hàng hóa mua vào: Giá cả hàng mua là phạm trù trung tâm của kinh tế hàng hoá, của cơ chế thị trường. Giá cả biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá. Giá trị hàng hoá được xác định bằng chi phí lao động xã hội cần thiết để sản xuất ra nó. Mặc dù giá trị là cơ sở của giá cả nhưng trên thị trường, giá cả luôn biến động xoay quanh giá trị hàng hoá. Theo chế độ kế toán, tất cả hàng hoá phải phản ánh trên sổ kế toán theo nguyên tắc giá phí. Đó là toàn bộ số tiền Công ty phải bỏ ra để có được hàng hoá đó. - Đối với Công ty Việt Tuấn áp dụng phương pháp khấu trừ thuế thì giá mua được xác định như sau: Giá mua thực tế của hàng hoá = Giá thanh toán với người bán (không gồm VAT) + Chi phí thu mua Trong đó, chi phí thu mua gồm: vận chuyển, lưu kho, lưu bãi. 2.3.2. Kế toán nghiệp vụ mua hàng: Sơ đồ 5: Kế toán nghiệp vụ mua hàng Hàng hoá mua ngoài nhập kho Chi phí thu mua hàng hoá Hàng hoá được giảm giá Hàng mua trả lại người bán Thuế GTGT đầu vào 111, 112, 331 338 156 331 138, 334 1331 Hàng hoá thừa phát hiện khi kiểm kê Hàng hoá thiếu phát hiện khi kiểm kê * Trình tự hạch toán: - Khi mua hàng về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561) Nợ TK 133 (1331) Có TK 111, 112, 331,... -Các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh liên quan đến thu mua hàng hóa: Nợ TK 156 (1562) Nợ TK 133 (1331) Có TK 111, 112, 331,... - Cuối kỳ tính và xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên cơ sở doanh thu bán hàng: Nợ TK 333 (3331) Có TK 133 (1331) - Mua hàng cuối tháng chưa về nhập kho: + Trường hợp chứng từ lô hàng đến trước, hàng trên đường vận chuyển: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331,... + Sang kỳ sau, hàng đi đường về nhập kho: Nợ TK 156 Có TK 151 Ví dụ : Ngày 5/1/2006 Công ty mua một lô hàng của Công ty THHH TM & Thiết bị y tế Nam Anh thanh toán ngay bằng tiền mặt Loại Số luợng Đơn giá Thành tiền Máy đo huyết áp 20 cái 650.000 13.000.000 Đệm hơi nước 10 Chiếc 400.000 4.000.000 Mẫu số 01/GTGT-3LL Hoá đơn GTGT Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 5 tháng 1 năm 2006 Ký hiệu:CX/2006A Số : 0052311 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM & Thiết bị y tế Nam Anh Địa chỉ: Số 26/415 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – HN Điện thoại Họ Tên người mua: Đơn vị : Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn Địa chỉ: Số 51/228 phố Lê trọng Tấn Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0102034625 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1´ 2 1 Máy đo huyết áp Cái 20 650.000 13.000.000 2 Đệm hơi nước Chiếc 10 400.000 4.000.000 Cộng tiền hàng 17.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 850.000 Tổng cộng thanh toán 17.850.000 Số tiền viết bằng chữ : Mười bẩy triệu, tám trăm năm mươi ngàn đồng chẵn ./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị + Phiếu nhập kho:Phiếu nhập kho do thủ kho của công ty lập trên cơ sở hoá đơn GTGT, làm căn cứ nhập hàng. Đơn vị : Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn Mẫu số: 01-VT Bộ phận : Phiếu nhập kho Ngày 5 tháng 1 năm 2006 Số: 0075436 Nợ TK 156 Có TK 111 - Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH TM & Thiết bị y tế Nam Anh. - Theo hoá đơn CX/2006A số 0052311 ngày 5 tháng 1 năm 2006. - Nhập tại kho : Công ty. STT Tên nhãn hiệu Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền quy cách,phẩm chất,vật tư,sản phẩm Yêu cầu Thực xuất A B 1 Máy đo huyết áp Cái 20 10 650.000 13..000.000 2 Đệm hơi nước Chiếc 10 10 400.000 4.000.000 Cộng 17.000.000 Tổng số tiền (bằng chữ): Mười bẩy triệu đồng chẵn./. Ngày 5 tháng 1 năm 2006 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu Cầu nhập) Mẫu số: 03 – GTGT Bảng 2: Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai, khấu trừ thuế hàng tháng) Đơn vị: Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn Địa chỉ: Số 51/228 phố Lê trọng Tấn Chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ Tên Công tybán Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số Ngày 1 2 3 4 5 0052311 05/01/2006 Công ty TNHH TM & Thiết bị y tế Nam Anh. 850..000 Tổng cộng 850..000 Ngày 05 tháng 01 năm 2006 2.3.3.Kế toán các khoản chiết khấu thanh toán và giảm trừ hàng mua: - Khi Công ty mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại (nếu có), kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 331: Nợ TK 336: Tổng số CKTM., giảm giá hàng Nợ TK 111: mua, hàng mua trả lại Nợ TK1388: Có TK 156(1561): Số CKTM, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Có TK 133(1331): thuế GTGT đầu vào tương ứng - Các khoản chiết khấu thanh toán Công ty được hưởng khi mua hàng: Nợ TK 331: Nợ TK 336: Tổng số chiết khấu Nợ TK 111: Nợ TK1388: Có TK 515: tăng doanh thu hoạt động tài chính 2.3.4.Kế toán thừa thiếu hàng mua: - Trường hợp phát hiện thừa, ghi: Nợ TK 156 (1561): Có TK 338(3381): phải trả phải nộp khác. Khi có quyết định xử lý của Công ty, ghi: Nợ TK 338 (3381): Có TK 156: Có TK 721 : Có TK 331 : - Thuế GTGT của hàng thừa Công ty mua: Nợ TK 133 : CóTK 331: Nợ TK338(3381): phải trả phải nộp khác. Có TK liên quan. - Trường hợp phát hiện hàng thiếu, ghi: Nợ TK 156(1561): Nợ TK 138(1381): phải thu khác Nợ TK 133(1331): Có TK 156 (1561): Khi có quyết định xử lý của Công ty, ghi: Nợ TK 111: Thu bồi thường bằng tiền mặt Nợ TK 334: Trừ vào thu nhập của người lao động Nợ TK1388: Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi. Nợ TK 632: Phần thiếu hụt,mất tính vào giá vốn. Có TK 1381: 2.3. Kế toán nghiệp vụ thanh toán tiền hàng tại Công ty: Một số hình thức thanh toán được áp dụng ở Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn : - Thanh toán bằng tiền mặt: - Thanh toán bằng séc: Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản được lập trên mẫu do Ngân hàng qui định, yêu cầu Công ty thanh toán trích một số tiền gửi thanh toán của mình để trả cho người thụ hưởng có ghi trên séc hoặc người cầm séc. - Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi. - Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C). a. Thanh toán bằng tiền mặt: Cán bộ mua hàng của Công ty viết giấy chi tiền rồi chuyển kế toán trưởng duyệt. Sau đó, kế toán thanh toán sẽ viết phiếu chi tiền mặt. Cán bộ mua hàng mang phiếu chi xuống thủ quỹ lấy tiền trả nhà cung cấp. ở Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn , phiếu chi được lập thành 2 liên: - 1 liên giao cho cán bộ mua hàng. - 1 liên kế toán thanh toán lưu để theo dõi chi tiết cho tài khoản 331. Ví dụ: Ngày 05/01/2006, Công ty mua 1 lô hàng trị giá 17.850.000 (thuế GTGT 5%) của Công ty TM & Thiết bị y tế Nam Anh, thanh toán bằng tiền mặt. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------ăĐă------ Giấy đề nghị Thanh toán Kính gửi: - Ban giám đốc Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn . - Phòng Tài chính – Kế toán Công ty. Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn có mua của chúng tôi một số hàng theo các chứng từ sau: TT Số hoá đơn Ngày Thành tiền Ghi chú 1 0052311 05/01/2006 17.850.000 Tổng cộng: 17.850.000 Bằng chữ: Mười bẩy triệu, tám trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Vậy đề nghị quý Công ty trả cho chúng tôi số tiền trên bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Tên Công ty được hưởng: Công ty TM & Thiết bị y tế Nam Anh. Tài khoản số: 0001.000005.258 Tại ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam – CN Tây Hà Nội. Rất mong quý Công ty chuyển sớm. Xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, ngày 20 tháng 01 năm 2006 Phòng kế toán (đã ký) Phòng kinh doanh (đã ký) Người đề nghị (đã ký) Căn cứ vào hoá đơn GTGT, hàng thực nhập và giấy đề nghị thanh toán của Công ty Nam Anh, Kế toán tiến hành lập phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt để chi trả cho Công ty Nam Anh. Đơn vị : Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn Mẫu số: 02-TT Bộ phận Phiếu chi Ngày 5 tháng 1 năm 20046 Quyển số: Số Nợ TK 331 Có 156 Họ tên người nhận tiền : Công ty TNHH TM & Thiết bị y tế Nam Anh Địa chỉ: Số 26/415 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – HN. Lý do chi: Trả tiền mua hàng theo hoá đơn số 0052311 Số tiền : 17.850.000đ Viết bằng chữ: Mười bẩy triệu, tám trăm năm mươi nghìn đồng chẵn./. Kèm theo: 01 chứng từ gốc Ngày 5 tháng 1 năm 2006 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền b. Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Hình thức này thường áp dụng cho trường hợp mua hàng của các Công ty cùng (thành phố). Khi nhận được “Giấy đề nghị thanh toán” của bên bán, kế toán kiểm tra số tiền đó có đúng với số trên hoá đơn tương ứng không. Nếu đúng sẽ viết giấy “Uỷ nhiệm chi” nộp cho ngân hàng phục vụ mình để ngân hàng trích tiền trả cho người cung cấp. Uỷ nhiệm chi thường được lập thành 04 liên: - 1 liên lưu kế toán của Công tyxuất tiền khi có sổ phụ. - 1 liên giao cho bên bán cộng với số phụ đã trả tiền. - 1 liên nộp cho ngân hàng bên trả tiền. - 1 liên ngân hàng bên nhận tiền giữ. Ví dụ: Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn có mua 450 hộp cao dán Salonpas của Công ty CP Dược phẩm Hải Phòng với số tiền hàng là 43.714.286 đồng, thuế GTGT 5%, tổng giá thanh toán là 45.900.000 đồng. VIETCOMBANK uỷ nhiệm chi Vietcombank Hanoi Ngày 13/03/2002 Đề nghị ghi nợ tài khoản Số tiền Phí NH Số TK: 0021 00 000 1361 Bằng số: 45.900.000 Phí trong... Bằng chữ: Bốn mươi lăm triệu Phí ngoài... chín trăn ngàn đồng. Tên TK: Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn Địa chỉ: Tại NH: Vietcombank Nội dung: Trả tiền mua hàng Cty Dược phẩm HP & ghi có tài khoản Số TK: 0011 00 002 8544 Kế toán trưởng (Đã ký) Chủ tài khoản (Đã ký, đóng dấu) Tên TK:Cty CP Dược phẩm Hải Phòng Địa chỉ: 71 Điện Biên Phủ Tại NH: Vietcombank TW Dành cho ngân hàng 0 - 002 - 1 - 00 - 000136 - 1/ 04311 Tiền ghi nợ: VND 45.903.300 Thanh toán viên (Đã ký) Kiểm soát (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) Tiền ghi có: VND 45.900.000 Phí NH: VND 4.000 Thuế VAT: VND 400 c. Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng nhập khẩu: Sơ đồ 6: Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng nhập khẩu 111, 112 311, 331 156 Thuế GTGT của vận chuyển Chi phí vận chuyển Chi phí vận chuyển Thanh toán tiền hàng nhập khẩu Trị giá hàng hoá nhập khẩu 413 Chênh lệch tỷ giá Chênh lệch tỷ giá 3333 Nộp thuế nhập khẩu Thuế nhập khẩu 3331 133 Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế GTGT Hàng nhập khẩu c. Ví dụ: * Ví dụ1: Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn nhập một lô hàng của Công ty Dược phẩm trung ương I. Hoá đơn GTGT mua hàng ghi: - Giá mua chưa thuế : 42.600.000 đ - Thuế suất : 5% - Tiền thuế GTGT : 2.130.000 đ - Tổng giá thanh toán: 44.730.000 đ Thanh toán bằng tiền mặt, hàng nhập kho đủ. Kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561) : 42.600.000 đ Nợ TK 133 (1331) : 2.130.000 đ Có TK 111 (1111): 44.730.000 đ * Ví dụ 2: Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn nhập một lô hàng của Công ty Dược phẩm Thiên Thảo. Hoá đơn GTGT ghi: - Giá mua chưa thuế : 50.000.000 đ - Thuế GTGT (thuế suất 5%): 2.500.000 đ - Tổng giá thanh toán : 52.500.000 đ Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi, hàng nhập kho đủ. Kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561) : 50.000.000 đ Nợ TK 133 (1331) : 2.500.000 đ Có TK 112 (1121): 52.500.000 đ * Ví dụ 3: Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn nhập một lô hàng của Công ty ZULIGG PHARMA. Hoá đơn GTGT ghi: - Giá mua chưa thuế : 416.700.000 đ - Thuế GTGT (thuế suất 5%): 20.835.000 đ - Tổng giá thanh toán : 437.535.000 đ Tiền hàng chưa thanh toán, hàng nhập kho đủ. Chi phí vận chuyển 100.000 đ, Công ty chịu, chi bằng tiền mặt. Kế toán ghi: - Nợ TK 156 (1561) : 416.700.000 đ Nợ TK 133 (1331) : 20.835.000 đ Có TK 331 : 437.535.000 đ - Nợ TK 156 (1562) : 100.000 đ Có TK 111 (1111): 100.000 đ * Ví dụ 4: Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn nhập khẩu một lô hàng của Công ty Hisamitsu. - Giá nhập khẩu : 47.000 USD - Tỷ giá thực tế : 15.190đ/USD - Thuế suất thuế NK : 10 % - Thuế GTGT : 5 % Hàng đã nhập kho đủ, tiền hàng chưa thanh toán. (Tỷ giá hạch toán: 15.000 đ/USD). Kế toán ghi: - Nợ TK 156 (1561) : 785.323.000 đ Có TK 413 : 8.930.000 đ Có TK 333 (3333): 71.393.000 đ Có TK 331 : 705.000.000 đ - Nợ TK 133 : 39.266.150 đ Có TK 3331 : 39.266.150 đ 3. Sổ sách kế toán: Đối với kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng, kế toán sử dụng hai loại sổ kế toán là: Sổ tổng hợp và sổ chi tiết. - Sổ tổng hợp gồm: các sổ nhật ký, sổ cái. - Sổ chi tiết gồm: các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Do áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ” nên kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn phản ánh trên: “Sổ theo dõi chi tiết TK 331”, “Bảng kê số 8”, “Nhật ký chứng từ số 1”, “Nhật ký chứng từ số 2”, “Nhật ký chứng từ số 5” và “Sổ cái”. Từ chứng từ gốc, kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng mở sổ theo dõi chi tiết cho tài khoản 331. Sổ được chia thành 2 phần: bên nợ và bên có. - Bên Nợ: phản ánh số tiền mà Công ty đã thanh toán cho người cung cấp hàng hoá. Cơ sở ghi của phần này là phiếu chi tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng. - Bên Có: phản ánh số tiền phải trả cho người cung cấp. Cơ sở ghi của phần này là phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT của bên bán. * Ví dụ: Số liệu về tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng ở Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn trong tháng 1 năm 2006: - Số dư đầu tháng: + TK 111: 3.500.000.000 đ + TK 112: 4.016.200.000 đ + TK 156: 5.340.000.000 đ + TK 331: 938.400.000 đ Trong đó: . Công ty Dược phẩm Trung ương I: 500.300.000 đ . Công ty Dược phẩm Thiên Thảo : 96.400.000 đ . Công ty Dược phẩm Hữu Nghị : 61.125.000 đ . Công ty Thương mại Thăng Long : 76.734.000 đ . Công ty Dược liệu Trung ương I : 13.440.000 đ . Công ty ZULIGG PHARMA : 48.130.000 đ . TTTM Dược mỹ phẩm : 52.093.000 đ . Xí nghiệp Dược phẩm I : 90.088.000 đ Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 01/2006: + Ngày 07/01/2006, nhập 1 lô hàng của Xí nghiệp DPI, tiền hàng chưa thanh toán. Giá mua chưa thuế : 25.000.000 đ Thuế GTGT (5%) : 1.250.000 đ Tổng giá thanh toán: 26.250.000 đ + Ngày 08/01/2006, nhập 1 lô hàng của Công ty Dược phẩm Thiên Thảo, chưa thanh toán. Giá mua chưa thuế : 7.600.000 đ Thuế GTGT (5%) : 380.000 đ Tổng giá thanh toán : 7.980.000 đ + Ngày 11/01/2006, xuất quỹ tiền mặt trả Xí nghiệp Dược phẩm I tiền hàng mua ngày 07/01/2006; trả Công ty Dược phẩm Thiên Thảo tiền hàng mua ngày 08/01/2006. Cơ sở ghi chép cuả bảng tổng hợp chi tiết TK 331 như sau: - Cột số dư đầu kỳ: + Bên Có: Kế toán tổng hợp tất cả các số tiền đầu kỳ của những lần mua hàng mà Công ty còn phải trả cho các đơn vị. + Bên Nợ: Những lần Công ty ứng trước tiền cho các Công tynhưng chưa nhận được hàng. - Cột số phát sinh trong kỳ: + Bên Có: Kế toán tập hợp tổng số tiền hàng mà Công ty phải trả cho các Công tytrong tháng. + Bên Nợ: Ghi tổng số tiền mà Công ty đã trả cho các Công tytrong tháng. - Cột số dư cuối kỳ: + Bên Có: Kế toán tổng hợp số tiền Công ty còn phải trả cho các đơn vị. + Bên Nợ: Số tiền Công ty ứng trước cho các Công tynhưng chưa nhận được hàng. Đồng thời, cũng từ đó chứng từ gốc, kế toán lập bảng kê số 8 để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá. Bảng kê số 8 được mở cho bên nợ của TK 156. Cơ sở ghi bảng kê số 8 là phiếu nhập kho. Bên cạnh đó, kế toán nghiệp vụ mua hàng phải lập bảng kê khai khấu trừ thuế GTGT hàng tháng. Bảng kê này được mở cho bên nợ TK 1331. Cơ sở ghi bảng kê khai khấu trừ thuế GTGT là hoá đơn GTGT của nhà cung cấp. - Đến cuối tháng, kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng chuyển bảng kê vào sổ nhật ký chứng từ để kế toán tổng hợp lấy số liệu vào các sổ cái. - Trong quá trình thanh toán tiền hàng, kế toán mở các sổ nhật ký chứng từ số 1 và số 2. + Nhật ký chứng từ số 1 phản ánh các nghiệp vụ mua nếu thanh toán bằng tiền mặt. Cơ sở ghi sổ này là các phiếu chi tiền mặt. + Nhật ký chứng từ số 2 phản ánh các nghiệp vụ mua nếu thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi. Cơ sở ghi sổ này là giấy báo nợ của ngân hàng. Chương III Một số đề xuất nhằm Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước đã đề ra nhiều chủ trương, đường lối, chính sách phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, đa dạng hoá các loại hình sở hữu, mở rộng quan hệ kinh tế với nước ngoài nên các Công ty được quyền tự chủ trong kinh doanh nhiều hơn. Mỗi Công ty sẽ tự tổ chức công tác kế toán trong Công ty sao cho đáp ứng tốt nhất các điều kiện thực tế ở Công ty nhưng vẫn tuân thủ nghiêm các quy định của Nhà nước. Vì thế, Công ty phải không ngừng hoàn thiện công tác kế toán để phù hợp với yêu cầu quản lý và tình hình mới. Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng cũng không ngừng được đổi mới và thuận tiện nên đã đáp ứng được tốt yêu cầu về thông tin của nhà quản lý. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn áp dụng theo hình thức nửa tập trung, nửa phân tán nên kế toán vừa có thể nắm được tình hình chi tiết của các Công tytrực thuộc, vừa có số liệu tập trung đầy đủ, thống nhất trong một hệ thống sổ sách, giải quyết các yêu cầu của các cửa hàng trực thuộc một cách kịp thời, phù hợp với nguyên tắc, đảm bảo tính pháp lý về sổ sách. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức ghi chép ban đầu của kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty là tương đối đầy đủ và hợp lý. Các chứng từ sử dụng như hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho đều theo mẫu của Bộ Tài chính. Các chứng từ này đảm bảo đầy đủ nội dung ghi sổ, tính pháp lý, chứng minh được các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Bộ chứng từ cũng được sử dụng đồng bộ, chặt chẽ, tránh được rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hoá. Trình tự luân chuyển chứng từ của Công ty được tổ chức hợp lý, phù hợp với hình thức “Nhật ký chứng từ” đang áp dụng trong Công ty. Các loại chứng từ được lập theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Chứng từ sử dụng xong đều được lưu trữ theo quy định. Ngoài ra, các chứng từ nội bộ cũng được lập tương đối đầy đủ, hợp lý, đảm bảo cả về nội dung lẫn tính pháp lý. Quá trình hạch toán tổng hợp tại Công ty bao gồm việc xác định các tài khoản sử dụng và nội dung phản ánh trên các tài khoản đó. Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng đã sử dụng các tài khoản theo đúng qui định hiện hành, nội dung phản ánh trên các tài khoản đúng với hướng dẫn của Nhà nước. Việc vận dụng các tài khoản vào hạch toán tổng hợp tại Công ty là tương đối hợp lý, đảm bảo phản ánh đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Quá trình tổng hợp số liệu đượcthực hiện đầy đủ, chính xác, đảm bảo độ tin cậy. Việc tổ chức và xây dựng hệ thống sổ sách kế toán tại Công ty thực hiện theo hình thức “nhật ký chứng từ”. Các loại chứng từ, bảng kê được sử dụng theo biểu mẫu sổ sách kế toán hiện hành của Nhà nước về “hình thức nhật ký chứng từ”. Trên mỗi sổ kế toán, trình tự và nội dung ghi sổ được kế toán thực hiện theo đúng qui định. Hệ thống sổ sách kế toán trong Công ty được sử dụng nhằm cung cấp các báo cáo tài chính cho cơ quan thuế, cơ quan chủ quản và các báo cáo chi tiết cho Ban giám đốc. Hình thức kế toán “nhật ký chứng từ” có nhiều thuận lợi nhưng cũng có một số hạn chế. Với hình thức này, kế toán phải ghi sổ nhiều, phải theo dõi nhiều nên đòi hỏi cán bộ kế toán phải có chuyên môn vững vàng. Nếu không sẽ không thể phát hiện và khắc phục được những thiếu sót trong quá trình ghi sổ và theo dõi chặt chẽ công tác lưu chuyển hàng hoá. Mặc dù việc lập và quy trình luân chuyển chứng từ là phù hợp với những quy định hiện hành nhưng thời gian luân chuyển chứng từ từ bộ phận này sang các bộ phận khác là chậm nên đôi khi kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng không kịp thời cập nhật thông tin. Nguyên nhân chính của tình trạng này là do sự cách xa về địa lý giữa phòng tài vụ, phòng kinh doanh với kho. Để khắc phục tình trạng này, mỗi bộ phận phải tự hoàn thiện để khi chứng từ đến sẽ thu thập thông tin ngay rồi chuyển qua bộ phận kế tiếp. Trong điều kiện kỹ thuật hiện nay, công nghệ tin học phát triển mạnh mẽ và được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực. Trong khi đó, công tác kế toán đòi hỏi một khối lượng tính toán lớn, độ chính xác cao cho nên việc sử dụng tin học trong công tác kế toán Công ty là một yêu cầu cấp thiết. Vì thế, hầu hết các Công ty hiện nay đều áp dụng điện toán kế toán trong đó có Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn . Mặc dù các Công ty đều áp dụng hệ thống kế toán thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế nhưng khi đưa điện toán kế toán vào sử dụng lại không có sự thống nhất tương ứng. Mỗi Công ty tự thuê thiết kế, xây dựng phần mềm kế toán riêng. Điều này chắc chắn sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm tra, kiểm soát và không thể so sánh giữa các Công ty với nhau. Như vậy, yêu cầu đặt ra là Bộ tài chính cần xây dựng một phần mềm kế toán áp dụng chung cho tất cả các Công ty. 3.2. sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn . *Hoàn thiện sổ kế toán phản ánh nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán đều phải phản ánh vào sổ kế toán. Đây chính là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán. Nó vừa là công cụ đúc kết tập trung những tài liệu cần thiết, vừa là cầu nối liên hệ giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán. Vì thế, cần thiết phải tổ chức hợp lý hệ thống sổ sách kế toán. Hiện nay, sổ sách kế toán vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại cần giải quyết. Đó là việc ghi sổ còn phức tạp; mở và ghi chép sổ kế toán không đúng với nguyên tắc dẫn đến số liệu kế toán nhiều khi không đầy đủ. Để khắc phục tình trạng này, cần phải thực hiện một số việc sau: - Phải áp dụng một hệ thống sổ đơn giản, gọn nhẹ, tiện lợi cho công việc ghi chép, giảm thiểu công việc ghi chép của kế toán nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về các mặt đáp ứng yêu cầu quản lý. - Tuỳ theo điều kiện thực tế mà kế toán mở thêm các sổ chi tiết để theo dõi cho chặt chẽ. - Ghi chép sổ phải kịp thời, kế toán đảm bảo ghi chép vào sổ kế toán toàn bộ số liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng nguyên tắc. Trong điều kiện hiện nay, mỗi Công ty có thể tự chọn cho mình một trong các hình thức kế toán sau để áp dụng: ý nghĩa của việc hoàn thiện: Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong Công ty thương mại hiện nay có một số ý nghĩa nhất định. Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng được hoàn thiện sẽ đảm bảo cho sự vận động tiền - hàng được ăn khớp nhịp nhàng. Hàng mua sẽ đáp ứng được đúng cả về số lượng lẫn chất lượng để phục vụ cho việc bán ra. Vì thế, hàng hoá không bị ứ đọng, giúp Công ty giảm được chi phí dự trữ, chi phí bảo quản, ... Bên cạnh đó, kế toán cũng sẽ kiểm soát được tình hình thừa, thiếu hàng hoá. Từ đó xác định nguyên nhân dẫn đến việc thừa, thiếu hàng và có biện pháp xử lý kịp thời theo từng nguyên nhân cụ thể. Đối với kế toán mua hàng, nếu được hoàn thiện sẽ góp phần xác định đúng giá mua hàng hoá. Giá mua hàng hoá rất quan trọng vì nó liên quan trực tiếp tới giá vốn hàng bán, ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của Công ty. Mua hàng và thanh toán tiền hàng liên quan đến toàn bộ hoạt động của Công ty bởi vì nó là khâu đầu của quá trình lưu chuyển hàng hoá. Do đó, nếu hoàn thiện được công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sẽ giảm nhẹ được công việc của kế toán, hiệu quả làm việc sẽ cao hơn. Kế toán sẽ theo dõi, giám đốc được tốt tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản và dự trữ hàng hoá. Từ đó, kiểm tra được tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và bán hàng hoá nhằm đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hoá. Mặt khác, vì kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng có liên quan đến nhiều phần hành kế toán khác trong Công ty nên trong quá trình hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng sẽ phát hiện được những tồn tại ở những phần hành kế toán liên quan. Như vậy, hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng sẽ góp phần hoàn thiện toàn bộ công tác kế toán trong Công ty. Từ đó, kế toán sẽ cung cấp thông tin nhanh chóng cho nhà quản lý với độ chính xác cao, giúp nhà quản lý ra được những quyết định đúng đắn, kịp thời. 3.3. một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn . 1. Phương hướng hoàn thiện hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng: 1.1. Hoàn thiện chứng từ kế toán: Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng ở mỗi Công ty đều không tránh khỏi trường hợp hàng nhập kho bị thừa, thiếu, không đúng quy cách, phẩm chất so với hợp đồng đã ký. Do vậy, để phản ánh nghiệp vụ hàng hoá thừa, thiếu, không đúng quy cách, phẩm chất, ... và quy trách nhiệm, kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng nên sử dụng “Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho”. Mẫu: Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho Số: Căn cứ:.................................... số.............ngày.........tháng........năm........... Bản kiểm nhận gồm: .................................................................................... Phó phòng nghiệp vụ: .................................................................................. Kế toán mua hàng: ....................................................................................... Thủ kho: ....................................................................................................... Người giao nhận: .......................................................................................... STT Tên, nhãn hiệu, Quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Chất lượng Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập A B C D E F G H Ngày ..... tháng ..... năm ..... Phòng nghiệp vụ Người giao hàng Kế toán Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biên bản này được sử dụng cho từng lần nhập hàng. Cách ghi như sau: - Cột A: Ghi theo số tự nhiên. - Cột B: Ghi tên từng mặt hàng tương ứng với hoá đơn GTGT bên bán chuyển đến. - Cột C: Ghi mã số tương ứng với mặt hàng ở cột B. - Cột D: Ghi theo hoá đơn GTGT. - Cột E: Ghi theo số lượng tiền hoá đơn GTGT. - Cột F: Ghi số lượng từng mặt hàng thực nhận. - Cột G: Đánh giá chung về tình hình chất lượng từng mặt hàng như: hạn sử dụng, màu sắc thuốc, ... - Cột H: Ghi cụ thể số lượng từng mặt hàng thừa, thiếu (nếu có) hoặc các yếu tố khác chưa có ở các cột A, B, C, D, E, F, G. Từ “Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho”, kế toán sẽ theo dõi chi tiết hàng thừa, thiếu, trên “Bảng kê theo dõi TK 3381 (1381)”. Bảng kê này được mở cho từng tháng. Mẫu: Bảng kê theo dõi TK 3381 (1381) Từ ngày ..... đến ngày ..... tháng ..... năm ..... STT Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Cộng: Ngày ..... tháng ..... năm ..... Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Để theo dõi hàng thừa, thiếu và xử lý, kế toán sử dụng 2 tài khoản: - TK 1381 “Tài sản thiếu chờ xử lý”. - TK 3381 “Tài sản thừa chờ giải quyết”. * Trình tự hạch toán: - Trường hợp phát sinh thiếu: + Hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 1381 - Giá mua hàng thiếu chưa thuế. Nợ TK 1331 - Thuế GTGT hàng thiếu. Có TK 111, 112, 331 - Giá thanh toán hàng thiếu. + Khi xác định được nguyên nhân của số hàng thiếu: . Nợ TK 1388 - Bắt bồi thường. Nợ TK 1562 - Hao hụt tự nhiên. Nợ TK 821 - Công ty chịu. Có TK 1381 - Số hàng thiếu. . Số thuế: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 1331 - Trường hợp phát sinh thừa: + Hàng thừa chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 1561 - Trị giá hàng hoá nhập kho. Có TK 3381 - Trị giá hàng hoá thừa. Có TK 111, 112, 331 - Giá thanh toán. + Khi xử lý: . Nếu Công ty đồng ý nhập cả lô hàng: Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 111, 112, 331 . Nếu từ chối, trả lại và đang bảo quản hộ: Nợ TK 002 1.2. Hoàn thiện sổ sách kế toán: Hệ thống sổ sách kế toán, phương pháp ghi chép trên sổ sách và quy trình hạch toán ở Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn là phù hợp với tình hình phân cấp hạch toán cũng như các mối quan hệ kinh tế phát sinh trong quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng. Đối với kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng, để phản ánh tình hình thanh toán công nợ ở khâu mua hàng, ngoài sổ chi tiết tài khoản 331, bảng kê số 8, nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2, Công ty nên mở thêm nhật ký chứng từ số 5. Cơ sở ghi là sổ theo dõi chi tiết cho TK 331. Như vậy, kế toán có thể theo dõi và cập nhật nhanh chóng các thông tin về tình hình công nợ đối với người cung cấp để đối chiếu. Cuối tháng, kế toán lấy số công nợ của từng sổ chi tiết mở cho từng đối tượng để ghi vào sổ nhật ký chứng từ số 5. Mẫu: Nhật ký chứng từ số 5 Tháng ..... năm ..... Tên Công tybán Số dư đầu kỳ Ghi có TK 331, nợ TK khác Ghi nợ TK 331, có TK khác Số dư cuối kỳ TK 156 TK khác Cộng có TK 331 TK 111 TK khác Cộng nợ TK 331 Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có 2. Hiệu quả và biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng: Do có sự phân công trách nhiệm một cách hợp lý giữa các bộ phận kế toán trong việc sử dụng và luân chuyển chứng từ giúp cho việc cung cấp số liệu và đối chiếu kiểm tra một cách nhanh chóng. Tuỳ theo khối lượng công việc và trình độ nghiệp vụ của mỗi cán bộ mà tiến hành phân công nên có thể sử dụng đầy đủ khả năng của cán bộ kế toán và đảm bảo cho tiến độ công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng nói riêng và việc hạch toán kế toán của công ty nói chung được tiến hành nhịp nhàng. Cùng với việc phân công trách nhiệm trong công việc, ở công ty có sự thống nhất về lãnh đạo từ trên xuống dưới nên công tác hướng dẫn và kiểm tra, tổ chức quá trình hạch toán được thông suốt, giúp cho ban giám đốc công ty có thể nắm bắt được tình hình hạch toán ở từng bộ phận. Thủ trưởng công ty cần nắm vững và tổ chức tốt việc thi hành các chế độ, thể lệ, chính sách, nguyên tắc quản lý chế độ kế toán hiện hành. Đồng thời, quan tâm đúng mức tới công tác đào tạo cán bộ, đầu tư và tạo điều kiện thuận lợi cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ, tinh thần tự chủ và trách nhiệm của đội ngũ cán bộ kế toán. Việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn là hợp lý. Hệ thống chứng từ sổ sách kế toán được thiết lập theo đúng chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty. Vì thế đã tạo được sự thống nhất trong hạch toán kế toán, tránh được sự trùng lặp, chồng chéo, đảm bảo hạch toán chính xác và trung thực nhất. Vì vậy, kế toán của Công ty đã thực hiện được tốt các chức năng của mình là thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho công tác quản lý của công ty. Nhìn chung, mô hình hạch toán kế toán ở Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn là hợp lý với tình hình thực tế kinh doanh, phù hợp với quy định, hướng dẫn của Bộ tài chính. Quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty được đảm bảo tiến hành một cách thông suốt, chính xác, kịp thời. Các thông tin này sẽ giúp cho ban giám đốc công ty nắm bắt được các thời cơ thuận lợi, xác định chính xác các nguồn hàng và nhu cầu tiêu dùng, tạo điều kiện kinh doanh một cách hiệu quả nhất. Hiện nay, kế toán được xem là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi Công ty. Nó là công cụ có hiệu lực nhất để nhà quản lý tiến hành quản lý hoạt động kinh doanh cũng như giám sát, kiểm tra, ra quyết định. Kết luận Toàn bộ nội dung được trình bày ở trên là những lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong Công ty thương mại cùng với những phương hướng, biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng ở Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn . Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, mọi Công ty đều phải không ngừng hoàn thiện mình, trong đó hoàn thiện công tác hạch toán kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng đóng vai trò rất quan trọng vì công tác này không những là khâu mở đầu mà nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình và kết quả kinh doanh của Công ty. Tóm lại, với những kiến thức đã học được trong 4 năm, khi ra thực tế đã giúp em phần nào nhận biết được về nghiệp vụ chuyên môn - những việc em sẽ phải trực tiếp làm sau này. Đây chính là nền tảng vững chắc giúp em nâng cao được nhận thức và thực hiện tốt công tác kế toán sau khi tốt nghiệp ra trường. Để hoàn thành bản chuyên đề này, em đã được sự chỉ bảo, góp ý, hướng dẫn tận tình của các cô, chú, bác, anh, chị trong Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn và thầy giáo hướng dẫn. Do thời gian, kiến thức có hạn và không có kinh nghiệm thực tiễn nên bản chuyên đề này chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Kính mong được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy, các cô trong khoa Kế toán - Tài chính - Trường Đại học Thương mại . Em xin chân thành cảm ơn ! Tài liệu tham khảo Giáo trình Lý thuyết và thực hành Kế toán tài chính – Trường Đại hoc KTQD – NXB Đại họcKTQD – Năm 2007. Hướng dẫn thực hành Chế độ kế toán cho DN nhỏ và vừa, cơ sở ngoài công lập – Bộ tài chính – NXB Tài Chính - Năm 2007 Hệ thống văn bản pháp luật hiện hành về thuế – Tổng cục thuế – NXB Tài Chính – Năm 2008. Đề cương bài giảng Kế toán Tài chính – Trường ĐH Kinh tế quốc dân. Chuyên đề thực tập tham khảo của sinh viên trường ĐH Kinh tế quốc dân. Giáo trình Quản trị lực lượng mua– Trường Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán Công ty Thương mại và Dịch vụ Các số liệu tài chính của phòng kế toán công ty CP XNK Việt Tuấn Danh sách sản phẩm, tài liệu tham khảo về công ty ở phòng kinh doanh công ty CP XNK Việt Tuấn. Mục lục Trang Danh mục sơ đồ, bảng biểu Sơ đồ 1: Tổ chức kinh doanh của công ty. 7 Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy công ty Việt Tuấn 7 Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán. 9 Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán theo hình thức sổ nhật ký chung 12 Sơ đồ 5: Kế toán nghiệp vụ mua hàng 24 Sơ đồ 6: Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng nhập khẩu 34 Bảng 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm 2006 - 2007. 5 Bảng 2: Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào 28