Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn thép Thành Đô

ơn vị có mối quan hệ tốt trong mua bán và cung cấp dich vụ. Đối với nghiệp vụ thu mua hàng hoá xuất khẩu thì công ty thanh toán cho nhà cung cấp thông qua uỷ nhiệm chi do ngân hàng Đầu tư mà công ty mở tài khoản thực hiện * Ngoài hình thức thanh toán bằng tiền mặt còn có nhiều hình thức khác, mỗi loại hình thanh toán có lợi thế riêng phù hợp với phương thức kinh doanh của công ty như: - Thanh toán bằng séc: Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản, được lập theo mẫu do ngân hàng Nhà nước quy định, yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền gửi thanh toán của mình để trả cho người thụ hưởng ghi trên séc hoặc người cầm séc. - Thanh toán nhờ thu: là phương thức mà bên bán sau khi đã bàn giao hàng hoá cho người chuyên chở hoặc cho bên mua thì phát hành phiếu nhờ thu để thông qua ngân hàng của mình thu tiền từ bên mua. Có hai phương thức nhờ thu: + Phương thức nhờ thu phiếu trơn: người bán phát hành ra một phiếu thu, ngân hàng căn cứ vào phiếu nhờ thu để thu hồi. + Nhờ thu kèm chứng từ: là phương thức người bán phát hành ra phiếu nhờ thu nhưng có kèm bộ chứng từ của hàng hoá, người mua chỉ nhận được các chứng từ sau khi đã chấp nhận phiếu nhờ thu. - Thanh toán bù trừ: là hình thức thanh toán mà định kỳ hai bên phải tiến hành đối chiếu giữa số tiền được thanh toán với số tiền phải thanh toán rồi tính ra khoản chênh lệch. Các bên tham gia thanh toán bù trừ chỉ việc thanh toán tiền chênh lệch sau khi đã bù trừ. - Thanh toán bằng mở tài khoản: là phương thức mà người bán mở tài khoản chuyên thu để ghi sổ các nghiệp vụ mua – bán sau đó định kỳ căn cứ vào các nghiệp vụ mua bán trong kỳ để phát hành một thông báo đòi nợ tới người mua, sổ tiền thanh toán sẽ được chuyển vào tài khoản chuyên thu của người bán. - Thanh toán bằng L/C (tín dụng chứng từ): thư tín dụng là một sắc lệnh của ngân hàng bên mua, yêu cầu ngân hàng bên bán tiến hành trả tiền cho đơn vị về hàng hoá và dịch vụ đã được cung cấp cho đơn vị mua theo hợp đồng. Ở đây ngân hàng đóng vai trò cam kết thanh toán, vì vậy đảm bảo khả năng chi trả, tranh được rủi ro trong thanh toán của doanh nghiệp, chống được lạm phát, ổn định giá cả góp phần thúc đẩu nền kinh tế phát triển. Tuy nhiên, việc phát huy được các thế mạnh của phương thức này còn phụ thuộc rất nhiều vào phong cách phục vụ của hệ thống ngân hàng. Cần phải đảm bảo cho việc thanh toán giữa các bên không cản trở lẫn nhau, phải diễn ra nanh chóng chính xác và đầy đủ nhất. 2.3- Thủ tục, chứng từ Công ty đã xây dựng hệ thống chứng từ sử dụng theo quyết định số 1141 với biểu mẫu phù hợp với chế độ kế toán và đáp ứng được nhu cầu hạch toán của công ty. Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo mẫu của Bộ tài chính, ngoài ra cũng có một số chứng từ có những sửa đổi cho phù hợp với hoạt động của công ty. Các hoá đơn, chứng từ phải được lập ngay khi cung cấp hàng hoá, dịch vụ, và các khoản thu chi phát sinh theo quy định; hoá đơn phải cung cấp đầy đủ các thông tin in sẵn trên mẫu hoá đơn, nội dung trên cả 3 liên của hoá đơn phải giống nhau; hoá đơn dùng để khấu trừ thuế, hoàn thuế, tính chi phí hợp lý, hợp lệ phải là liên 2 còn nguyên vẹn, không tảy xoá, nếu ghi sai phải sửa lại và có xác nhận của bên bán. Các chứng từ được sử dụng chủ yếu là: Phiếu chi, phiếu thu, uỷ nhiệm chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn hoá GTGT, hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội, hợp đồng mua bán TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao, bảng tổng hợp thanh toán với người bán…Với từng phần hành cụ thể các chứng từ được lập đầy đủ và luân chuyển theo đúng trình tự, đảm bảo việc ghi sổ đôí chiếu kiểm tra dễ dàng. Cô thÓ : - Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng đơn vị, từng cöa hàng. Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng được sử dụng và ghi chép theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Tuy nhiên, từng đơn vị, từng cöa hàng có thể xây dựng thêm một số chứng từ cho phù hợp. - Quy định cụ thể cho những người ghi chép các chứng từ phải đầy đủ cả nội dung lẫn tính hợp pháp. - Quy định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ bộ phận lên phòng kế toán. Do Công ty TNHH thÐp Thµnh §« nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khấu trừ thuế nên ngoài các chứng từ thông thường Công ty còn sử dụng các chứng từ hoá đơn GTGT do Bộ Tài Chính phát hành theo quyết định số 855/1998 - QĐ/BTC ngày 10 tháng 07 năm 1998 của Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ phát hành, quản lý, sử dụng hoá đơn GTGT. Cụ thể trong khâu hạch toán ban đầu kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sử dụng các chứng từ sau: + Hợp đồng kinh tế: là văn bản kí kết giữa Công ty và nhà cung cấp được lập thành 2 bản, mỗi bên giữa 1 bản : Sau khi Bộ phận Kinh doanh tổng hợp ký hợp đồng kinh tế với nhà nhập khẩu, thì sẽ tiến hành lập kế hoạch thu mua xin Ban giám đốc phê duyệt. Cán bộ Kinh doanh –Tổng hợp sẽ được uỷ quyền trực tiếp xuống các đơn vị thành viên tìm kiếm nguồn hàng và ký kết hợp đồng thu mua với nhà cung cấp. CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ Số: 01/HĐMB -HT07 CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********* HỢP ĐỒNG MUA BÁN Căn cứ Bộ luật dân sự năm 2005 của nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam. Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên. Hôm nay ngày 02 tháng 01 năm 2007, Chúng tôi gồm: BÊN BÁN: CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ (TĐS CO., LTD) - Gọi tắt là bên A Do ông : Lờ Van H?ng Chức vụ: Giám đốc làm đại diện Địa chỉ : Số 02, Phan Văn Trường, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại : 04.7912439 Fax: 04.7912440 Tài khoản số: 220.10.00.0019328 tại Phòng GD II NH ĐT & PT chi nhánh Thăng Long Mã số thuế : 0101592553 BÊN MUA: CÔNG TY TNHH NAM PHÁT - Gọi tắt là bên B Do ông : Cao Duy Chung Chức vụ: Giám đốc làm đại diện Địa chỉ : 392 - Lê Hồng Phong - Nha Trang - Khánh Hoà Điện thoại : 058. 885020 Fax: 058.885020 Tài khoản số: 42110100.1055 tại Ngân hàng No & PTNT Khánh Hoà Mã số thuế : 4200471067 Sau khi bàn bạc và thoả thuận, Bên bán đồng ý bán và Bên mua đồng ý mua hàng hoá theo các điều khoản và điều kiện sau: ĐIỀU 1: Tên hàng - Số lượng - Giá cả: Tên hàng: Thép xây dựng Nhà máy sản xuất: Công ty thép Miền Nam Số lượng: Theo đơn đặt hàng của Bên B và khả năng cung cấp của Bên A Khả năng cung cấp của Bên A: Bên A cung cấp hàng cho Bên B lượng hàng tương ứng với tổng giá trị dư nợ trên một tháng không vượt quá 4.000.000.000 đồng (Bốn tỷ đồng chẵn). Chất lượng: theo tiêu chuẩn Nhật (JIS), Việt Nam (TCVN), Mỹ (ASTM). Đơn giá: tuỳ thuộc vào tình hình thị trường tại thời điểm đặt hàng hai bên sẽ thống nhất giá cả và được thể hiện trong phụ lục hợp đồng. ĐIỀU 2: Giao nhận hàng: - Địa điểm giao hàng: Hàng được giao trên phương tiện Bên B tại các nhà máy của Công ty thép Miền Nam theo yêu cầu của bên B. - Thời gian giao hàng: Ngay sau khi có đơn đặt hàng (từ tháng 01 – tháng 03/2007) - Trọng lượng hàng hoá được xác định qua cân Nhà máy Thép Miền Trung ĐIỀU 3: Thanh toán: Hình thức thanh toán: Bằng séc, tiền mặt, hoặc chuyển khoản. Thời hạn thanh toán: Bên B được thanh toán trong vòng 60 ngày kể từ ngày nhận hàng. Nếu quá thời hạn trên Bên B chịu lãi suất 1,5%/tháng /số tiền trả chậm nhưng không quá 15 ngày tiếp theo. ĐIỀU 4: Trách nhiệm của các bên: Bên A: - Giao hàng theo đúng quy định về chủng loại, số lượng, quy cách, chất lượng, kích cỡ, thời hạn theo đơn đặt hàng của Bên B. - Xuất hoá đơn GTGT theo đúng biên bản giao nhận hàng giữa hai bên. Bên B: - Thanh toán đầy đủ và đúng hạn theo quy định tại điều 3 Bên B phải mua, bên A phải bán, nếu bên nào đơn phương từ bỏ hợp đồng thì phải chịu phạt 5% tổng trị giá hợp đồng. ĐIỀU 5: Điều khoản chung: Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản ghi trong hợp đồng này. Nếu một trong hai bên thay đổi hoặc bổ sung hợp đồng thì phải thông báo kịp thời cho bên kia biết và hai bên gặp nhau bàn bạc giải quyết. Mọi thay đổi bổ sung đều phải được làm thành văn bản. Mọi tranh chấp phát sinh từ hợp đồng này sẽ được giải quyết bằng thương lượng. Trường hợp tranh chấp không giải quyết được bằng thương lượng thì bên nào có quyền lợi bị vi phạm sẽ đưa ra Toà án kinh tế Thành Phố Hà Nội giải quyết. Mọi phí tổn do bên vi phạm thanh toán (theo phán quyết của toà án). Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, có hiệu lực kể từ ngày ký đến khi ký thanh lý Hợp đồng. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Trong hợp đồng thu mua, Công ty yêu cầu nhà cung cấp phải chuyển hàng hoá xuất khẩu đến thẳng cảng để xếp vào container không qua kho, do hàng hoá không phải nhập kho nên kế toán không phải sử dụng đến phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Khi hàng hoá thu mua được chuyển đến cảng theo đúng thời hạn hợp đồng thì sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng… và lập biên bản giao nhận đồng thời lúc đó cũng nhận luôn cả hoá đơn GTGT của nhà cung cấp. Bộ phận Kinh doanh tổng hợp sẽ tập hợp và chuyển bộ chứng từ về phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ và tiến hành thanh toán cho bên bán hàng theo hợp đồng đã kí. Kế toán hàng hoá lập một chứng từ ghi sổ để quản lý hoá đơn GTGT mua hàng Kế toán thanh toán viết giấy uỷ nhiệm chi cho ngân hàng thanh toán và nhận giấy báo Nợ của ngân hàng. Khi thực hiện xong hợp đồng, cán bộ thu mua phải tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng. + Hoá đơn GTGT do bên bán lập, trong đó phải ghi dõ giá chưa có thuế GTGT, các khoản phụ thu và thuế tính thêm nếu có, thuế GTGT và tổng giá thanh toán. + Nếu mua hàng của cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp tính thuế trực tiếp hoặc mua hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì chứng từ mua hàng là hoá đơn bán hàng của người bán. Giá bán hàng hoá, dịch vụ ghi trên hoá đơn chính là giá thanh toán đã có thuế GTGT. + Nếu mua hàng ở thị trường tự do thì chứng từ mua hàng là bảng kê mua hàng do cán bộ mua hàng lập và phải ghi dõ họ tên địa chỉ người bán, số lượng, đơn giá mua của từng mặt hàng và tổng giá thanh toán. + Phiếu nhập kho: căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký với người cung cấp, khi hàng hoá được vận chuyển đến kho của công ty, bộ phận nghiệp vụ đối chiếu hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) của bên bán với hợp đồng kinh tế đã ký với người bán, nếu thấy phù hợp sẽ tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nhập kho,. Sau khi nhập kho xong, thủ kho ký nhận vào hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) của bên bán, giao trả người đưa hàng một bên và đồng thời một liên gửi cho bộ phận nghiệp vụ làm công tác thanh toán. Phiếu nhập kho được lập thành hai liên: Một liên giao cho thủ kho và một liên giao cho kế toán thanh toán với người bán để kế toán ghi vào sổ kế toán và làm căn cứ để thanh toán với người bán. + Biên bản kiểm nhận hàng hoá được sử dụng trong trường hợp phát sinh hàng thừa, thiếu trong quá trình mua hàng. Trong trường hợp khi mua hàng Công ty thanh toán ngay cho người bán hàng thì kế toán mua hàng sẽ ký xác nhận vào hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) sau đó chuyển cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán sẽ viết phiếu chi rồi chuyển cho thủ quỹ rút tiền đó trả cho người bán hàng. + Các chứng từ phản ánh thanh toán tiền mua hàng như phiếu chi, giấy báo nợ, giáy thanh toán tạm ứng … +Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào. Đồng thời với quá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, dịch vụ, căn cứ vào các hoá đơn chứng từ mua hàng hoá dịch vụ, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đều vào được khoán trừ theo từng hoá đơn vào bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào. Một số biểu mẫu thường dùng trong công ty : Biểu 1 : Hoá đơn GTGT HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 27 tháng 10 năm 2007 Mẫu số: 01GTKT –3LL EM/2007B 0090341 Tên người bán: Tổng công ty thép Việt Nam chi nhánh Miền trung Địa chỉ: 393 Lê Hồng Phong – Nha Trang - Khánh hoá Số tài khoản : 31310000003708 Họ tên người mua hàng: công ty TNHH thép Thành Đô Địa chỉ: Số 2 – Phan Văn Trường - Cầu Giấy - Hà Nội Tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thăng Long Số tài khoản: 22010000019328 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Thép tấm Kg 53,000 10,000 530,000,000 Cộng tiền hàng: 530,000,000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 53,000,000 Tổng cộng tiền thanh toán: 583,000,000 Số tiền viết bằng chữ: (năm trăm tám mươi ba triệu đồng chẵn) Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 2 : Sổ cái tài khoản SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/10/2007 TK15612- Xuất khẩu Chứng từ Diễn giải Nợ Có SL Số tiền SL Số tiền Số Ngày tháng Dư đầu tháng 0 0 0090341 27/10 Thu mua thép tấm 53,000 583,000,000 … … … Cộng phát sinh Dư cuối tháng … … Biểu 3 : Sổ chi tiết tài khoản SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/10/2007 TK 331- TCTTVNCNMT Chứng từ Diễn giải Nợ Có Số Ngày tháng Dư đầu tháng 0 0090341 27/10 Thu mua thép tấm 583,000,000 21/BN 31/10 Trả tiền hàng bằng chuyển khoản 583,000,000 Cộng phát sinh 583,000,000 583,000,000 Dư cuối tháng 0 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/10/2007 TK 1121-Đầu tư và phát triển Thăng Long Chứng từ Diễn giải Nợ Có Số hiệu Ngày tháng Dư đầu tháng 5.000.000.000 … … … 21/CT-BĐ 31/10 Trả tiền hàng bằng chuyển khoản 583,000,000 … … … Cộng phát sinh … … Dư cuối tháng CHỨNG TƯ GHI SỔ CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ: 500 Ngày 27 tháng 10 năm2007 Kèm theo:…………01…………………………………..chứng từ gốc TRÍCH YẾU SỐ HIỆU TÀI KHOẢN SỐ TIỀN NỢ CÓ NỢ CÓ 1. Thu mua thép tấm 1561- NP 331 530 000 000 530 000 000 2. Thuế GTGT đầu vào của lô hàng 1331 331 53 000 000 53 000 000 Cộng 583 000 000 583 000 000 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP Quá trình luân chuyển chứng từ trong công ty TNHH thép Thành Đô Các bộ phận phát sinh nghiệp vụ Lập các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh như: hợp đồng mua hàng, giấy thanh toán tạm ứng, khế ước vay, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đi đường. -Kế toán phần hành -Thủ quỹ Lập các chứng từ đặc trưng cho phần hành Giám đốc Ký duyệt các chứng từ Kế toán trưởng Ký duyệt các chứng từ Kế toán phần hành Lập chứng từ ghi sổ Kế toán tổng hợp Tập hợp các chứng từ và ghi sổ kế toán tổng hợp Bộ phận bảo quản, lưu trữ 2.4- Tài khoản sử dụng Hạch toán tổng hợp chính là việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm căn cứ để đưa vào các sổ tổng hợp. Vì vây, hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải xác định được các tài khoản cần dùng, phân biệt được nội dung phản ánh trên tài khoản một cách đầy đủ chính xác. Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp được Bộ Tài Chính ban hành ngày 01 tháng 11 năm 1995 theo quyết định 1141/QĐ/CĐKT và thống nhất chính thức dùng trong cả nước từ ngµy 01 tháng 01 năm 1996. Tuy nhiên theo doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ và phương pháp tính thuế GTGT mà kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng trong các danh nghiệp thương mại sử dụng các tài khoản sau. * Tài khoản 156: Hàng hoá Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá nhập kho, bao gồm hàng hoá tại kho hàng và quầy hàng. Nội dung và kêt cấu của tài khoản này như sau: Bên nợ: + Trị giá hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ. + Chi phí thu mua hàng hoá. + Trị giá hàng hoá thuê gia công chế biến nhập kho. + Trị giá hàng hoá phát hiện thừa. + Trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ (theo phương pháp KKĐK). Bên có: + Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho để bán , giao đại lý, ký gửi, sử dụng … + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. + Chiết khấu, giảm giá hàng mua được hưởng. + Trị giá hàng hoá tiêu thụ. + Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ đã kết chuyển (theo phương pháp KKĐK). Số dư bên nợ: +Trị giá thực tế mua vào của hàng hoá tồn cuối kỳ. + Chi phí mua hàng tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 156 có hai tài khoản cấp 2: + Tài khoản 1561: Giá mua hàng hoá. + Tài khoản 1562: Chi phí thu mua. Nguyên tắc hạch toán của tài khoản 156: tất cả hàng hoá mua vào phản ánh trên tài khoản 156 theo giá mua thực tế (khong bao gồm thuế GTGT đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế và bao gồm cả thuế GTGT đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp). Các trường hợp sau đây không được phản ánh vào tài khoản 156: Hàng hoá nhận giữ hộ cho cá nhân. Hàng hoá nhận bán hộ cho cá nhân. Hàng mua chuyển bán lại luôn. Trường hợp hàng mua về có bao bì đi kèm tính giá riêng thì trị giá bao bì không được phản ánh vào tài khoản 156 (mà phản ánh vào tài khoản 153- công cụ dụng cụ). * Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường. Tài khoản này phản ánh giá trị của hàng hoá, vật tư mua vào đã được xác định thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho mà còn đang trên đường vận chuyển hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nghiệm nhập kho. Nội dung và kết cấu của tài khoản này như sau: Bên nợ: + Giá trị hàng hoá vật tư đang đi trên đường. + Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá đang đi trên đường cuối kỳ (theo phương pháp KKĐK). Bên có: + Giá trị hàng hoá vật tư đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng + Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá vật tư đang đi đường đầu kỳ (theo phương pháp KKĐK) Số dư bên nợ: + Giá trị hàng hoá vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường chưa về nhập kho đơn vị. * Tài khoản 133: Thuế GTGT được khấu trừ (áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ). Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Nội dung và kết cấu tài khoản này như sau: Bên có: + Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. + Số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại. Bên nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Số dư bên nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào đựơc hoàn lại nhưng ngân sách Nhà nước chưa hoàn trả. Tài khoản 133 có hai tài khoản cấp hai: + Tài khoản 1331 dùng để phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của vật tư hàng hoá dịch vụ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh, hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT của cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Tài khoản 1332 thuế GTGT đựơc khấu trừ của tổng số TSCĐ. Tài khoản này dùng để tính thuế GTGT đầu vào của quá trình đầu tư, mua sắm TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT của cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. * Tài khoản 331: Phải trả người bán. Tài khoản này dùng để phản ánh thuế GTGT đầu vào của quá trình đầu tư mua sắm TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dich vụ theo hợp đồng đã ký kết. Kết cấu nội dung của tài khoản này như sau: Bên nợ: + Sổ tiền đã trả cho người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, người nhận thầu cơ bản. + Số tiền ứng trước cho người cung cấp, nhưng chưa nhận được hàng hoá, dịch vụ. + Số tiền được bán chấp nhận giảm giá hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng. +Số kết chuyển về phần giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt kém phẩm chất khi kiểm nhận và giao lại người bán. + Chiết khấu mua hàng được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả. Bên có: + Số tiền phải trả cho người bán vật tư hàng hoá … + Điều chỉnh giá tạm tính về giá trị thực tế của số hàng hoá, vật tư lao động dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc không thông báo giá chính thức. Số dư bên có: + Số tiền còn phải trả bên bán, người cung cấp, người nhận thầu xây dựng cơ bản. + Tài khoản này có thể có cả số dư bên nợ. Số dư bên nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số tiền phải trả. Ngoài các tài khoản nói trên, kế toán mua hàng còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như: + Tài khoản 111: tiền mặt. + Tài khoản 112: tiền gửi ngân hàng. + Tài khoản 141: tạm ứng. + Tài khoản 311: vay ngắn hạn. + Tài khoản 341: vay dài hạn …. 2.5- Phương pháp kế toán nghiệp vụ mua hàng 2.5.1. Các tài khoản sử dụng Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng đóng vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh của đơn vị. Ngoài việc thực hiện nghiêm ngặt các trình tự nghiệp vụ và thủ tục chứng từ để đảm bảo cho công tác giao nhận được tốt còn phải tổ chức việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ này vào các tài khoản liên quan cho phù hợp với yêu cầu theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua hàng và thanh toán tiền hàng. Đối với kế toán nghiệp vụ này, Công ty đã lựa chọn các tài khoản cần thiết như: TK 151: Hàng mua đang đi đường. TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. TK 153: Công cụ dụng cụ. TK 156: Hàng hoá. TK 133: Ngoài các tài khoản trên, kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 111: Tiền mặt. Tk 112: Tiền gửi ngân hàng. TK 113: Tiền đang chuyển. Và để phản ánh kịp thời trường hợp mua hàng có sai sót, mất mát sẩy ra, kế toán sẽ phản ánh trên TK 138 và TK 338, chi tiết: TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý. TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý. 2.5.2. Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu của Công ty như sau: - Khi mua nguyên vật liệu, hàng hoá căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152,156: Giá mua nguyên vật liệu, hàng hoá. Nợ TK 133(1): Thuế GTGT của nguyên vật liệu, hàng hoá. Có TK 111,112,331 …: Tổng giá thanh toán - Nếu mua công cụ, kế toán ghi: Nợ TK 153: Giá mua công cụ dụng cụ. Nợ TK 133(1): Thuế GTGT của công cụ dụng cụ. Có TK 111,112,331 …: Tổng giá thanh toán - Trường hợp nguyên vật liệu chưa về nhập kho nhưng đã thuộc quyền sở hưu của Công ty, thì căn cứ vào bộ chứng từ cuối tháng, kế toán ghi: Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK 111.112,331 …: Tổng giá thanh toán - Khi về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu. Có TK 151: Hàng mua đang đi đường. - Trong quá trình mua nguyên vật liệu, phát hiện thừa thiếu, kế toán ghi: + Đối với trường hợp thừa nguyên vật liệu, kế toán ghi: Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu thừa. Có TK 338(1): + Nếu thiếu do nhà cung cấp chuyển nhầm, kế toán ghi: Nợ TK 111,112,331 …: Có TK 138(1): Tài sản thiếu chờ xử lý. + Nếu thiếu do hao hụt tự nhiên, kế toán ghi: Nợ TK 631: Giá thành sản xuất. Có Tk 138(1): Tài sản thiếu chờ xử lý. + nếu thiếu bắt người chịu trách nhiệm vật chất bồi thường, kế toán ghi: Nợ TK 138(8): Phải thu khác. Có TK 138(1): Tài sản thiếu chờ xử lý. Khi thu tiền bồi thường, kế toán ghi: Nợ TK 111,112,334 …: Trị giá bồi thường. Có TK 138(8): Phải thu khác. 2.6- Phương pháp kế toán nghiệp vụ thanh toán tiền hàng 1381 156 111,112 711 3381 133 157 632 133 111,112,331 (5) (7) (6) (2) (3) (8) (1) (4) 151 (8) Với: – Phản ánh hàng hoá mua về nhập kho, gửi bán thẳng hoặc bán ngay theo phương thức bán giao tay ba. – Phản ánh hàng mua đang đi đường cuối tháng chưa về nhập kho. – Phản ánh hàng mua đang đi đường cuói tháng về nhập kho, gửi bán thẳng hoặc bán ngay trên đường đi. – Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá. – Phản ánh trị giá hàng thiếu. – Phản ánh trị giá hàng thừa – Khoản chiết khấu được hưởng do thanh toán sớm tiền mua hàng. (8)– Số hàng mua được giảm giá, số hàng mua trả lại bên bán và thuế GTGT tạm ứng. CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP VÀ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ 3.1- Nhận xét về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty Công ty TNHH thÐp Thµnh §« từ khi thành lập đến nay đã trải qua nhiều biến động thăng trầm.Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể:Thị trường ngày càng được mở rộng,doanh thu tăng hàng năm, ngày càng đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Để có được thành công đó Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ có sự phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng là phù hợp, đảm bảo sự thống nhất của cấp trên đối với cấp dưới, tránh sự trùng lập trong khâu tổ chức. Kế toán là một công cụ quản lý kinh tế góp phần vào sự phát triển của công ty nhất là trong cơ chế thị trường hiện nay mà các doanh nghiệp đã có quyền tự chủ nhiều hơn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy mà doanh nghiệp đã tự tìm cho mình một cơ cấu tổ chức kế toán riêng để đáp ứng được tốt nhất các điều kiện thực tế của doanh nghiệp mà vấn phù hợp với các quy định và hệ thống các chính sách quản lý của Nhà nước. Trong quá trình áp dụng chế độ kế toán mới, tuy còn gặp nhiều khó khăn do phải tiếp cận với những khái niệm mới, quan điểm mới nhưng bộ máy kế toán của Công ty đã biết vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo có hiệu quả các quy định kế toán mới vào điều kiện cụ thể của công ty mình. 3.1.1- Ưu điểm Hệ thống công tác tổ chức kế toán của công ty phù hợp với điều kiện thực tại của công ty và tuân thủ đầy đủ các chế độ, chuẩn mực ban hành của Bộ Tài Chính cũng như luật pháp Việt Nam. Không những thế, cùng với quá trình đổi mới đất nước, hệ thống các chính sách quản lý của Nhà nước có nhiều thay đổi do đó các chính sách về quản lý kế toán của công ty cũng phải luôn luôn không ngừng đổi mới và hoàn thiện hệ thống hạch toán của mình sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý và tình hình đổi mới của Nhà nước. Bộ máy kế toán của công ty bao gồm các nhân viên có trình độ chuyên môn, nắm vững chế độ kế toán hiện hành và chuẩn mực kế toán. Vì vậy mà phản ánh nhanh chóng, chính xác kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ, sổ sách có liên quan, giúp cho việc hạch toán chính xác, cung cấp đầy đủ thông tin cho ban giám đốc cũng như cho các cơ quan chủ quản để giúp cho ban giám đốc đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác. Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, trình tự luân chuyển chứng từ cũng như trình tự ghi sổ được ghi theo hình thức chứng từ ghi sổ là rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô, yêu cầu quản lí, trình độ của kế toán; các báo cáo tài chính được lập theo đúng quy định của Bộ Tài chính về cả mặt hình thức và thời gian.Nhìn chung bộ máy kế toán của công ty khá hoàn thiện vối tổ chức phân công hợp lí đã góp phần tích cực vào sự ph¸t triển công ty. Trong cơ chế thị trường hiện nay, mặc dù có sự cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế công ty TNHH thép Thành Đô đã khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường trong và ngoài nước, là một doanh nghiệp uy tín và hoạt động có hiệu quả, vừa góp phần đóng góp vào ngân sách Nhà nước vừa góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế, giải quyết được công ăn việc làm cho người lao động và là môi trường để phát triển các tài năng của đất nước. Đó là kết quả của sự cố gắng, nỗ lực của tất cả các nhân viên trong công ty cũng như sự đóng góp đáng kể của đội ngũ nhân viên kế toán: Trong lĩnh vực hoạt động của mình, bộ phận kế toán đã hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác trong công ty đã cung cấp các thông tin chính xác những biện pháp, phương hướng kinh doanh tối đa để đạt được lợi nhuận và ngày càng phát triển hơn. Công ty không những đã hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, công tác quản lý tài chính mà còn không ngừng nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên toàn công ty, chấp hành tốt các quy định của Nhà nước. Hơn nữa quá trình hạch toán của công ty cũng không cứng nhắc, dập khuôn mà được cải tiến cho phù hợp với điều kiện, đặc điểm kinh doanh của công ty trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành. Nghiệp vụ kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng là một nghiệp vụ quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng của Công ty cũng không ngừng được đổi mới, hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu về thông tin của nhà quản lý. Công tác này tại Công ty đã được thực hiện một c¸ch chính xác, đầy đủ, hiệu quả, tuy nhiên nó vẫn không tránh khỏi nh÷ng hạn chế cần phải khắc phục. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu và tổ chức luân chuyển chứng từ của kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty là tương đối đày đủ và hợp lý. Các chứng từ được sử dụng như hoá đơn GTGT, phiếu chi … đều theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành. Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty phù hợp với hình thức Nhật ký chứng từ đang áp dụng tại Công ty. Các loại chứng từ được lập theo đúng chế độ kế toán hiện hành, đầy đủ số liệu, đầy đủ các yếu tố quy định. Chứng từ sau khi sử dụng được Công ty lưu lại theo quy định lưu chữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công ty thÐp Thµnh §« áp dụng theo hình thức phân tán tập chung cho nên kế toán có thể vừa nắm được tình h×nh chi tiết của các đơn vị trực thuộc võa có số liệu tập trung, đầy đủ, thống nhất trong một hệ thống sổ sách, giải quyết kịp thời của các đơn vị trực thuộc phù hợp với tính nguyên tắc, tổ chức đồng thời đảm bảo tính pháp lý về sổ sách. Mọi nghiệp vụ phát sinh ở các đơn vị đều được phản ánh một cách kịp thời tránh được tình trạng ứ đọng các chứng từ. Công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản để hạch toán tổng hợp kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng theo quy định kế toán hiện hành và các quy định về nội dung phản ánh trên các tài khoản đó tuân theo quy định của Nhà nước. Việc vận dụng các tài khoản vào hạch toán tổng hợp tại Công ty là tương đối hợp lý, đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống tài khoản được mở đầy đủ và dựa trên hệ thống tài khoản của chế độ kế toán đồng thời có chi tiết thêm các tiểu khoản cho phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý và đặc điểm kinh doanh. Tổ chức và xây dựng hệ thống sổ sách kế toán tai Công ty được thực hiện theo hình thức Nhật ký chứng từ. Các sổ Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, các sổ kế toán chi tiết được sử dụng theo mẫu sổ kế toán hiện hành của Nhà nước. Trên mỗi sổ kế toán trình tự và nội dung ghi sổ được kế toán thực hiện theo đúng quy định. Hệ thống sổ sách kế toán trong Công ty được sử dụng nhằm cung cấp các báo cáo tài chính cho cơ quan thuế, cơ quan chủ quản và các báo cáo chi tiết cho ban giám đốc. 3.1.2- Những mặt hạn chế Bên cạnh những thuận lợi của hình thức Nhật ký chứng từ thì hình thức này cũng còn một số hạn chế như: do đặc điểm của hình thức nhật ký chứng từ là khối lượng sổ sách nhiều, việc theo dõi ghi chép tương đối phức tạp đòi hỏi cán bộ kế toán của Công ty phải có chuyên môn vững vàng, có trình ®é thì mới phát hiện và khắc phục được những thiếu sót trong quá trình ghi sổ và theo dõi chặt chẽ kịp thời nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. Hiện nay mọi chi phí hoạt động của công ty được tập hợp trên tài khoản 642 – Chi phí quản lí doanh nghiệp, kể cả các khoản chi phí thu mua hàng trong nước. Việc tập hîp này mặc dù giảm bớt được công việc kế toán trong việc ghi chép và phân loại chi phân loại chi phí, tổng lợi nhuận thuần trước thuế là không thay đổi, nhưng làm cho lãi gộp sẽ thay đổi. Việc này sẽ làm ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh, điều chỉnh các khoản chi phí trong quá trình hoạt động của công ty. Chi phí cán bộ thu mua hàng hoá xuất khẩu được hạch toán vào chi phí quản lý, điều này là không hợp lý bởi vì đây là chi phí phục vụ cho việc mua lô hàng xuất khẩu do đó phải được hạch toán vào trị giá hàng mua tức là vào TK1561- Hàng hoá. - Việc thanh toán với đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu công ty không mở sổ theo dõi thanh toán theo nguyên tệ. - Tổng công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nhưng trong thực tế rất ít khi kế toán lập chứng từ ghi sổ để bảo quản các chứng từ gốc. Về hạch toán chi tiết: Hiện nay kế toán Công ty không lập bảng tổng hợp Nhập –Xuất –Tồn hàng hoá. Do vậy các thông tin chi tiết về tình hình hàng hoá mới chỉ được theo dõi riêng trên sổ chi tiết hàng hoá mà chưa được tổng hợp lại để giúp người quản lý có cái nhìn bao quát khi đưa ra những quyết định. Trong công ty, số lượng hàng hoá rất nhiều,các mã hàng hoá xây dựng còn thiếu tính gợi nhớ và chưa thể hiện được mục đích quản lý hàng hoá theo các tiêu thức khác nhau ,từ đó gây khó khăn cho việc nhận diện và hạch toán Trong điều kiện kỹ thuật hiện nay, công nghệ tin học ngày càng phát triển rộng rãi và được sử dụng trong nhiều ngành nghề lĩnh vực khác nhau, trong khi đó công tác kế toán đòi hỏi khối lượng tính toán lớn, độ chính xác cao, cho nên việc sử dụng tin học trong công tác kế toán là một yêu cầu cần thiết. Có như vậy mới đáp ứng kịp thời và chính xác nhu cầu về thông tin cho các nhà quản lý bên trong và bên ngoài Công ty. Hiện nay hầu hết các Công ty đều áp dụng kế toán trên máy vi tính. Hiện nay Công ty TNHH thÐp Thµnh §« đã đổi mới phương thức kinh doanh, mở rộng quy mô và đa dạng hoá hình thức kinh doanh để đáp ứng với cơ chế mới, đã áp dụng công nghệ hiện đại vào quá trình quản lý kinh doanh như sử dụng chương trinh kế toán trên máy vi tính. 3.2- Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH thép Thành Đô 3.2.1. Sự cần thiết và yêu cầu của công tác hoàn thiện Sự tồn tại lâu dài của một doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều nhân tố nhưng điều kiện tiên quyết là: doanh nghiệp phải biết ứng xử giá cả một cách linh hoạt, biết tính toán chi phí bỏ ra, biết khai thác khả năng của mình, giảm chi phí tới mức thấp nhất để sau một chu kỳ sản xuất kinh doanh theo lợi nhuận tối đa. Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý doanh nghiệp, kế toán vận dụng một cánh hợp lý hệ thống tài khoản và lựa chọn hình thức kế toán cho phù hợp. Việc hoàn thiện phải phù hợp với chính sách kinh tế tài chính, chế độ kế toán hiện hành và tính đến hướng phát triển trong tương lai. Bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải có đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao, am hiểu luật pháp, quy chế quản lý tài chính về công việc, phần hành kế toán đặc biệt là kế toán mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng. Cần hoàn thiện khâu hạch toán ban đầu nhằm mục đích kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ nhằm ngăn chặn kịp thời những hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ kế toán tài chính, ảnh hưởng đến giá mua sản phẩm và kết quả kinh doanh của doanh nghiÖp. Mặt khác các biện pháp hoàn thiện phải tuân theo nguyên tắc và thể lệ chung của kế toán do Bộ tài chính ban hành, được áp dụng thống nhất trong cả nước và toàn ngành. Những cải cách này phải phải có khả năng thực thi trong một thời gian dài, tránh sửa đổi bổ sung liên tục làm ảnh hưởng đến chất lượng của công tác kế toán và phù hợp khi có sự thay đổi về chế độ, nghiệp vụ kinh tế ở tương lai. 3.2.2. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác mua bán và thanh toán tiền hàng Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nói chung và công tác hạch toán mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng nói riêng, Công ty TNHH thÐp Thµnh §« cần phát huy những ưu điểm và tìm ra c¸c giải pháp khắc phục những mÆt h¹n chÕ còn tồn tại. Để góp phần hoàn thiện công tác hạch toán mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng tại công ty, t«i xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến sau: Ngày nay, cùng với sự phát triển của Khoa học và kĩ thuật,các phương tiện quảng cáo cũng đa dạng và thuận tiện hơn.Công ty có thể quảng cáo bằng cách lập một trang web riêng trên mạng internet, sử dụng hai thứ tiếng: Anh và tiếng Việt .Đây là một phương thức quảng bá hình ảnh đơn giản và mạng lại hiệu quả, giúp người có nhu cầu có thể tiếp cận được thông tin về hàng hoá của công ty. VÒ c«ng t¸c lu©n chuyÓn chøng tõ: Chứng từ ban đầu là chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh. Nó là cơ sở, căn cứ pháp lý cho việc ghi chép các sổ kế toán. Chứng từ ban đầu có hợp pháp, hợp lý, chính xác thì mới quyết định tính chính xác hợp lý của các bước công việc tiếp theo. Việc lập chứng từ ban đầu tại công ty đã tuân theo các nguyên tắc chế độ kế toán đã đề ra, tuy nhiên trong một số trường hợp ở khâu kế tiếp thì vẫn còn những tồn tại: Vẫn còn tình trạng chứng từ ban đầu hạch toán ở tháng này nhưng đã phát sinh ở tháng trước, kế toán vẫn có cách giải quyết được song không đảm bảo tính kịp thời của kế toán. Đặc biệt là đối với Công ty đang áp dụng một loại giá đó là giá thực tế, bởi vì giá cả ở từng thời kỳ khác nhau, biến động liên tục do đó việc tập hợp chi phí rất dễ thiếu chính xác, nguyên nhân do điều kiện đường xá xa xôi viÖc mua b¸n diÔn ra ë nhiÒu n¬i kh¸c nhau, do vậy mà gây ra sự chậm trễ trong việc luân chuyển chứng từ ban đầu. Để giải quyết vấn đề này, theo t«i phải bắt đầu từ: - Phân loại chứng từ: Cần phổ biến, hướng dẫn tổ chức phân loại chứng từ một cách chặt chẽ. - Định kỳ, phòng kÕ to¸n nên chủ động cử nh©n viªn chuyên trách xuống các kho hoÆc phèi hîp víi bé phËn kinh doanh ®Ó cËp nhËt chøng tõ mét c¸ch chÝnh x¸c vµ nhanh nhÊt ®Ó xử lý, phân loại, thu nhận chứng từ nhằm giúp công tác kế toán phản ánh, cung cấp thông tin được kịp thời, trung thùc vµ chính xác. Trong qu¸ tr×nh mua hµng c«ng ty cÇn ph¶i ®Çy m¹nh phÇn chiÕt khÊu th­¬ng m¹i hoÆc gi¶m gi¸ hµng mua khi mua mét l­îng hµng lín, ®iÒu nµy sÏ gãp phÇn gióp doanh nghiÖp gi¶m nhÑ chi phÝ, t¨ng ®­îc sè l­îng hµng mua. Qu¸ tr×nh mua hàng và thanh toán tiền hàng có thể x¶y ra những trường hợp như: Khi hàng mua về đơn vị tiến hành nhập kho thì không phải lúc nào số hàng thùc nhËn cũng khớp với số hµng ghi ở trong hoá đơn bên bán vÒ số lượng, chất lượng, do đó gây khó khăn trong việc thanh toán tiền mua hàng. Để khắc phục được những tình trạng trên đồng thời giúp cho việc quản lý tiền hàng ở đơn vị được chặt chẽ và khớp thì kế toán nên sử dụng thêm chứng từ “Biên bản kiểm nhận nhập kho hàng hoá”. Công ty TNHH Thép Thành Đô Số: … BIÊN BẢN KIỂM NHẬN NHẬP KHO HÀNG HOÁ Ngày … tháng …. Năm …. Căn cứ vào chứng từ số … ngày … tháng … năm …. Của … Ban kiểm nhận gồm: Phó phòng nghiệp vụ: Kế toán hàng hoá: Thủ kho: Người giao nhận: STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất HH Mã số Đơn vị tính Theo chứng từ giao nhận Thực tế khi nhận Kết quả kiểm nhận Số lượng hàng thiếu Số lượng hàng thừa PP nghiệp vụ Người giao hàng Kế toán Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biên bản kiểm nhận nhập kho được lập thành ba bản: 1 liên thủ kho giữ. 1 liên giao cho kế toán hàng hoá. 1 lên gửi cho bên bán kèm theo hoá đơn chứng từ liên quan để bên cung cấp giải quyết. Để phản ánh kịp thời hàng mua có sai sót, mất mát sẩy ra, kế toán sẽ phản ánh trên TK 138 và TK 338. TK 138(1): Tài sản thiếu chờ xử lý. Tk 338(1): Tài sản thừa chờ xử lý. * Trình tự hạch toán: Trường hợp phát sinh hàng thiếu: + Hàng thiếu chưa dõ nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 138(1): Gia hàng mua chưa có thuế. Nợ TK 133: Thuế GTGT hàng mua. Có TK 111,112,331…: Giá thanh toán số hàng thiếu. + Khi xác định được nguyên nhân số hàng thiếu, kế toán ghi: Nợ TK 156(2): Hao hụt tự nhiên. Nợ 821: Chi phí bất thường (do nguyên nhân khách quan mà doanh nghiệp phải chịu tổn thất) Nợ TK 138(8): Bắt bồi thường. Có TK 138(1): Trị giá hàng thiếu. Có TK 133(1): Thuế GTGT của số hàng thiếu. - Trường hợp mua hàng nhập kho pháy hiện thừa, kế toán ghi: Nợ TK 002: Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ, gia công (trị giá hàng thừa)  Khi trả hàng thừa cho người bán, kế toán ghi: Có TK 002: Trị giá hàng thừa. + Khi phát hiện thừa nhưng chưa dõ nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 156(1): Trị giá hàng nhập kho. Có TK 338(1): Trị giá hàng thừa. + Khi doanh nghiệp quyết định mua lại số hàng thừa và thanh toán thêm cho bên bán, kế toán ghi: Nợ TK 156(1): Số hàng mua thực tế nhập kho. Nợ TK 133(1): Thuế GTGT của hàng nhập kho. Có TM 111,112,331 …: Tổng giá thanh toán. Đồng thời với việc theo dõi hàng thừa thiếu kế toán nên lập bảng kê theo dõi TK 1338(1) và TK 338(1). Cơ sở ghi của hai bảng kê này căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hoá, hai bảng kê này được mở cho từng tháng. * Sơ đồ hạch toán 111,112,331 151,152,156 111,112,331 1331 1331 641 331 BẢNG KÊ THEO DÕI TÀI KHOẢN 1381( TK 3381) Từ ngày … đến ngày … STT Ngày Số chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có 1 2 3 4 5 6 7 Tổng cộng phát sinh: Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tê - Khi hàng hoá được vận chuyển đến kho của Công ty, cán bộ của các đơn vị tiến hành kiểm tra hàng mua, đối chiếu với các chứng từ, hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng của bên bán với hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên. Sau đó nếu phát sinh trường hợp có số hàng mua thực tế nhập kho thừa hoặc thiếu so với hoá đơn của bên bán thì cũng tiến hành lập “Biên bản nhập kho hàng hoá”. Trong biên bản này cần ghi rõ từng trường hợp phát sinh khi kiểm nhận hàng mua, sau đó xem xét, tìm ra nguyên nhân cụ thể của từng trường hợp để quy trách nhiệm vật chất cho bên bán. Biên bản này phải ghi rõ số lượng, chất lượng, quy c¸ch phẩm chất của các loại hàng hoá nhập kho. PHỤ LỤC I. Các chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng tại công ty TNHH thép Thành Đô Chuẩn mực Kế toán Việt Nam: Chuẩn mực số 02 Hàng tồn kho Chuẩn mực số 03 Tài sản cố định hữu hình Chuẩn mực số 04 Tài sản cố định vô hình Chuẩn mực số 14 Doanh thu và thu nhập khác Chuẩn mực Kế toán Việt Nam đợt II ban hành theo Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2003: Chuẩn mực số 01 Chuẩn mực chung Chuẩn mực số 06 Thuê tài sản Chuẩn mực số 10 Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái Chuẩn mực số 15 Hợp đồng xây dựng Chuẩn mực số 16 Chi phí đi vay Chuẩn mực số 24 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Chuẩn mực Kế toán Việt Nam đợt III ban hành theo Quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 30/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2004: Chuẩn mực số 05 Bất động sản đầu tư Chuẩn mực số 07 Kế toán các khoản đầu tư vào Công ty liên kết Chuẩn mực số 08 Thông tin tài chính về các khoản góp vốn liên doanh Chuẩn mực số 21 Trình bày báo cáo tài chính Chuẩn mực số 25 Báo cáo tài chính hợp nhất và kế toán các khoản đầu tư Công ty con Chuẩn mực số 26 Thông tin về các bên liên quan Chuẩn mực Kế toán Việt Nam đợt IV ban hành theo Quyết định số 12/2005/QĐ-BTC ngày 15/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và có hiệu lực kể từ ngày 01/03/2005: Chuẩn mực số 17 Thuế thu nhập doanh nghiệp Chuẩn mực số 22 Trình bày bổ sung báo cáo tài chính của các ngân hàng và tổ chức tài chính tương tự Chuẩn mực số 23 Các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm Chuẩn mực số 27 Báo cáo tài chính giữa niên độ Chuẩn mực số 28 Báo cáo bộ phận Chuẩn mực số 29 Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót Luật Kế toán và các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam mới này được đánh giá là không có ảnh hưởng trọng yếu đến số liệu trình bày trong Báo cáo tài chính năm nay cũng như năm trước. Ngày 28/12/2005, Bộ Tài chính đã ban hành (04) Chuẩn mực Kế toán Việt Nam mới (đợt 5) theo Quyết định số 100/2005/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các Chuẩn mực này có hiệu lực kể từ ngày 20/03/2006, bao gồm: Chuẩn mực số 11 Hợp nhất kinh doanh Chuẩn mực số 18 Các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng Chuẩn mực số 19 Hợp đồng Bảo hiểm Chuẩn mực số 30 Lãi trên cổ phiếu. II. Báo cáo kết quả kinh doanh tại công ty TNHH thép Thành Đô năm 2006 Mẫu số B02-DN Kết quả hoạt động kinh doanh Cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2006 Đơn vị tính: triệu đồng CHỈ TIÊU Mã số Thuyết minh Năm 2006 Năm 2005 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ Doanh thu hoạt động tài chính Chi phí tài chính Trong đó: Chi phí lãi vay Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh Thu nhập khác Chi phí khác Lợi nhuận khác Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế Chi phí thuế TNDN hiện hành Chi phí thuế TNDN hoãn lại Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp Lãi cơ bản trên cổ phiếu 01 03 10 11 20 21 22 23 24 25 30 31 32 40 50 51 52 60 70 10 10 11 12 13 14 75.394 - 75.394 72.133 3.261 64 2.328 1.970 33 884 78 0,008 4 (4) 74 20 - 53 - 27.421 - 27.421 26.694 727 75 199 199 54 512 37 - - - 37 10 - 27 - Hà Nội, ngày 08 tháng 01 năm 2007 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc III. Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01- DN BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Tại ngày 31/12/2006 Đơn vị tính: triệu đồng STT CHỈ TIÊU Mã số Thuyết minh 31/12/2006 31/12/2005 A. I. 1. 2. II. 1. 2. III. 1. 2. 3. 4. 5. 6. IV. 1. 2. V. 1. 2. 3. 4. TÀI SẢN TÀI SẢN NGẮN HẠN Tiền và các khoản tương đương tiền Tiền Các khoản tương đương tiền Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn Đầu tư ngắn hạn Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn (*) Các khoản phải thu ngắn hạn Phải thu khách hàng Trả trước cho người bán Phải thu nội bộ Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng Các khoản phải thu khác Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi (*) Hàng tồn kho Hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (*) Tài sản ngắn hạn khác Chi phí trả trước ngắn hạn Thuế GTGT được khấu trừ Thuế và các khoản khác phải thu Nhà nước Tài sản ngắn hạn khác 100 110 111 112 120 121 129 130 131 132 133 134 138 139 140 141 149 150 151 152 154 158 1 1 2 4 5 3 38.285 1.742 1.742 - - - - 7.798 7.791 - - - 7 - 27.151 27.151 - 1.595 - 1.220 3 372 28.261 124 124 - - - - 4.044 4.040 - - - 4 - 22.956 22.956 - 1.136 - 1.133 4 - Mẫu số B 01 - DN BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN ( TIẾP) Tại ngày 31/12/2006 Đơn vị tính: triệu đồng STT TÀI SẢN Mã số Thuyết minh 31/12/2006 31/12/2005 B. I. 1. 2. 3. 4. 5. II. 1. 2. 3. 4. III. IV. 1. 2. 3. 4. V. 1. 2. 3 TÀI SẢN DÀI HẠN Các khoản phải thu dài hạn Phải thu dài hạn của khách hàng Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc Phải thu dài hạn nội bộ Phải thu dài hạn khác Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi (*) Tài sản cố định Tài sản cố định hữu hình Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế (*) Tài sản cố định thuê tài chính Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế (*) Tài sản cố định vô hình Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế (*) Chi phí xây dựng cơ bản dở dang Bất động sản đầu tư Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế (*) Các khoản đầu tư tài chính dài hạn Đầu tư vào Công ty con Đầu tư vào Công ty liên kết, liên doanh Đầu tư dài hạn khác Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính dài hạn (*) Tài sản dài hạn khác Chi phí trả trước dài hạn Tài sản thuế thu nhập hoãn lại Tài sản dài hạn khác 200 210 211 212 213 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 240 241 242 250 251 252 258 259 260 261 262 268 6 42 - - - - - - 12 12 23 (11) - - - - - - - - - - - - - - - 29 29 - - 93 - - - - - - 20 20 23 (3) - - - - - - - - - - - - - - - 73 73 - - TỔNG CỘNG TÀI SẢN 270 38.327 28.353 Mẫu số B 01- DN BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN ( TIẾP) Tại ngày 31/12/2006 Đơn vị tính: triệu đồng STT NGUỒN VỐN Mã số Thuyết minh 31/12/2006 31/12/2005 A. I. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. II. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. NỢ PHẢI TRẢ Nợ ngắn hạn Vay và nợ ngắn hạn Phải trả người bán Người mua trả tiền trước Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Phải trả người lao động Chi phí phải trả Phải trả nội bộ Phải trả theo tiến độ kết hoạch hợp đồng xây dựng Các khoản phải trả, phải nộp ngắn hạn khác Dự phòng phải trả ngắn hạn Nợ dài hạn Phải trả dài hạn người bán Phải trả dài hạn nội bộ Phải trả dài hạn khác Vay và nợ dài hạn Thuế thu nhập hoãn lại phải trả Dự phòng trợ cấp mất việc làm Dự phòng phải trả dài hạn 300 310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 320 330 331 332 333 334 335 336 337 7 8 33.252 33.252 30.323 1.042 295 1.590 - 2 - - - - - - - - - - - - 23.327 23.327 21.510 1.814 - - - 3 - - - - - - - - - - - - Mẫu số B 01 – DN BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN ( TIẾP) Tại ngày 31/12/2006 Đơn vị tính: triệu đồng STT NGUỒN VỐN Mã số Thuyết minh 31/12/2006 31/12/2005 B. I. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. II. 1. 2. 3. VỐN CHỦ SỞ HỮU Vốn chủ sở hữu Vốn đầu tư của chủ sở hữu Thặng dư vốn cổ phần Vốn khác của chủ sở hữu Cổ phiếu quỹ Chênh lệch đánh giá lại tài sản Chênh lệch tỷ giá hối đoái Quỹ đầu tư phát triển Quỹ dự phòng tài chính Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối Nguồn vốn đầu tư XDCB Nguồn kinh phí và quỹ khác Quỹ khen thưởng, phúc lợi Nguồn kinh phí Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 400 410 411 412 413 414 415 416 417 418 419 420 421 430 431 432 433 9 5.075 5.075 5.000 - - - - - - - - 75 - - - - - 5.026 5.026 5.000 - - - - - - - - 26 - - - - - TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 440 38.327 28.353 KẾT LUẬN Trong cơ chế thị trường hiện nay, nền kinh tế nước ta mặc dù có sự điều chỉnh của Nhà nước, nhưng các doanh nghiệp trong và ngoài quốc doanh vẫn không thể tránh khỏi sự tác động của nền kinh tế thị trường. Một doanh nghiệp có thể tồn tại và thành công khi có những điều kiện phù hợp với sự thay đổi của thị trường. Ngược lại, doanh nghiệp có thể thất bại khi không còn thích ứng với điều kiện thị trường nữa. Vì vậy, để tồn tại và phát triển doanh nghiệp không chỉ có hướng đi hợp lý mà cón phải không ngừng hoàn thiện đổi mới mình trong tất cả mọi lĩnh vực, trong đó hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng nói riêng đóng vai trò quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do trình độ còn hạn chế, kinh nghiệm thực tế ít, thời gian thực tập có hạn nên báo cáo của tôi không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong được sự đóng góp ý kiến của các cô chú, anh chị phòng kế toán cũng như của cô giáo TS. Phạm Thị Thuỷ để báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn nữa. Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trường đại học Kinh Tế Quốc Dân, các cô chú, anh chị phòng kế toán và đặc biệt giáo viên hướng dẫn TS. Phạm Thị Thủy đã tạo điều kiện và tận tâm giúp đỡ tôi hoàn thành được nhiệm vụ của mình. Tôi xin chân thành cảm ơn!