Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vân Hương

góp, do một cá nhân và một số người góp vốn . Vốn điều lệ của công ty là: 1.860.000.000đ. Trong đó: - Bằng tiền : 1.550.000.000đ - Bằng tài sản : 310.000.000đ Điều hành hoạt động công ty là Giám đốc Công ty do hội đồng thành viên bổ nhiệm. Địa bàn và phạm vi hoạt động của Công ty là ở trong và ngoài tỉnh theo luật định. Công ty đã được thành lập và chính thức đi vào hoạt động được gần 6 năm, công ty có đội ngũ kỹ sư chuyên ngành công nhân có tay nghề bậc cao. Bằng những kinh nghiệm lâu năm trong nghề và những trang thiết bị, phương tiện đặc chủng tiên tiến phục vụ cho quá trình SXKD của công ty. Từ khi chuyển sang cơ chế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước, Công ty Vân Hương đã không ngừng phát huy năng lực của mình trong thời kỳ đổi mới. Công ty đã tổ chức sản xuất với phương châm năng động, sáng tạo và hiệu quả. Trong những năm gần đây công ty đã không ngừng phát triển và trưởng thành để tạo chỗ đứng trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh và xây dựng của tỉnh, góp phần vào công cuộc xây dựng đất nước, không ngừng xây dựng Công ty ngày càng lớn mạnh. 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ ngành nghề sản xuất kinh doanh của công ty. a, Chức năng - Sản xuất, mua, bán, gia công các sản phẩm bằng kim loại. - Sản xuất và kinh doanh các vật liệu xây dựng - Mua, bán, lắp giáp gia công điện tử điện lạnh - Xây dựng các công trình dân dụng, công trình công nghiệp, công trinh giao thông. công trình thuỷ lợi, công trinh điện và san lấp mặt bằng. - Kinh doanh thương mại đồ dùng cá nhân và gia đình. b, Nhiệm vụ - Công ty có nhiệm vụ giám đốc chặt chẽ trong quá trinh thi công,. quá trình hoàn thành sản phẩm theo đúng tiến độ thời gian nhằm mục đích thu hồi vốn nhanh. - Tạo công ăn việc làm và mức thu nhập ổn định cho cán bộ quản lý doanh nghiệp cũng như công nhân trực tiếp sản xuất 1.2. Tổ chức bộ máy hoạt động của công ty. 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Với hình thức sở hữu vốn là vốn góp, công ty Vân Hương hoạt động dưới sự chỉ đạo và chịu trách nhiệm trực tiếp là giám đốc công ty cùng sự trợ giúp của các phòng ban. Hàng tháng, giám đốc trả lương cho các phòng ban, nhân viên cụ thể theo mức lương đã thoả thuận hoặc hợp đồng đã ký kết trước đó. Các cổ đông khác có vốn góp trong công ty cùng đóng góp ý kiến để phát triển công ty và hưởng lợi nhuận theo số vốn góp. Sơ đồ tổ chức Công ty Vân hương Giám đốc phụ trách chung PGĐ kinh doanh PGĐ Vật tư Phòng tổ chức Phòng tài chính – Kế toán Phòng vật tư Phòng kỹ thuật PGĐ Thi công Đội thi công xây lắp 1 Đội sản xuất số 2 Đội sản xuất số 1 Cửa hàng số 2 Cửa hàng số 1 Đội thi công xây lắp 2 Sơ đồ1: Sơ đồ tổ chức Công ty Vân Hương 1.2.2. Nhiệm vụ của các phòng ban: * Giám đốc: Chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình và là người điều hành mọi hoạt động của Công ty. Quyền và nghĩa vụ của Giám đốc: - Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên; - Tuyển dụng lao động, cho thôi việc lao động; - Ban hành quy chế quản lý nội bộ, quyết định việc liên doanh, liên kết, giải thể; - Tổ chức kiểm tra và xử lý các vi phạm Điều lệ Công ty; - Xem xét việc tham gia hoặc rút lui của các thành viên sau khi bàn bạc với các thành viên sáng lập; - Không được lạm dụng chức vụ và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công ty để thu lợi riêng của bản thân, cho người khác; Không được tiết lộ bí mật của Công ty trừ trường hợp được Hội đồng thành viên chấp thuận. * Các phó giám đốc: - Tham mưu cho Giám đốc về mọi mặt trong đơn vị và trực tiếp chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc mà mình phụ trách; - Được quyền ký kết các văn bản giấy tờ và thực hiện các công việc theo sự uỷ quyền của Giám đốc; - Báo cáo lại cho Giám đốc những việc đã thực hiện. Ngoài ra còn có các phòng ban nghiệp vụ như: + Phòng tài chính kế toán: Phụ trách toàn bộ hoạt động nghiệp vụ tài chính kế toán trong Công ty. + Phòng Kế hoạch – Tổ chức – Vật tư. + Phòng hành chính.... Và các đội thi công, các đội sản xuất, các cửa hàng: + Đội thi công xây lắp 1 + Cửa hàng số 2 + Đội thi công xây lắp 2 + Đội sản xuất số 1 + Cửa hàng số1 + Đội sản xuất số 2 * Các cửa hàng: Là nơi cung cấp sản phẩm cho khách hàng cả nhỏ lẻ hoặc các đại lý, đồng thời cũng là nơi nhận làm đại lý mua, bán và ký gửi hàng hoá. * Các đội thi công, sản xuất: Là những người trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm của Công ty... 1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Vân Hương. 1.3.1 Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty: Từ khi được thành lập và đi vào hoạt động, Công ty Vân Hương đã và đang không ngừng hoàn thiện và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của mình cũng như ngày càng chú trọng đầu tư quy mô sản xuất để nâng cao chất lượng sản phẩm. Bên cạnh đó Công ty còn mở rộng các cửa hàng phân phối sản phẩm không chỉ trong huyện mà còn khắp trong và ngoài tỉnh để giới thiệu sản phẩm một cách sâu, rộng, có thể đến với các đại lý nhỏ, thậm chí là đến tận người tiêu dùng. Doanh thu của Công ty liên tục tăng đảm bảo và nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên của Công ty và đóng góp đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước. Cụ thể là trong 3 năm gần đây Công ty đã đạt được một số chỉ tiêu sau: (đvt:1000đ) STT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1 Doanh thu thuần 1.251.000 1.516.000 2.114.000 2 Giá vốn 1.253.000 1.502.100 2.070.213 3 Số lao động bình quân/ năm 60 72 91 4 Thu nhập bình quân của 1 lđ/tháng 1.100.000 1.150.000 1.510.000 5 Thuế nộp NSNN 700.000 4.892.000 13.470.360 6 Lợi nhuận trước thuế (2.000.000) 1.529.900 2.157.787 7 Lợi nhuận sau thuế (2.000.000) Như vậy, trong 3 năm liên tục: năm 2004, 2005, 2006 Doanh thu thuần của Công ty có sự tăng lên, năm 2006 tăng 598.000(ngđ) so với năm 2005 và tốc độ tăng cao hơn so với mức tăng 265.000(ngđ) của năm 2005 so với năm 2004. Điều đó phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty đang trên đà phát triển và mở rộng. Điều đó càng được chứng minh qua sự tăng lên của một số các chỉ tiêu khác như: Giá vốn: Năm 2005 tăng so với năm 2004 là 249.100(ngđ) và đến năm 2006 là 568.113(ngđ); Thuế nộp ngân sách có sự tăng vượt bậc, sự phát triển của Công ty đã góp phần voà công cuộc xây dựng đất nước ngày một giầu mạnh. Bên cạnh sự phát triển của Công ty không những đã làm cho lợi nhuận của Công ty tăng mà nó còn giúp ổn định và nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty, thu nhập bình quân của 1 lao động/1 tháng luôn tăng lên đáng kể trong 3 năm đã giúp cho mọi người yên tâm lao động và cố gắng hết sức mình vì sự phát triển của công ty. Đó cũng chính là sự thành công và cần phát huy tốt hơn của Ban lãnh đạo Công ty trong thời gian tới. Đến nay, Công ty Vân Hương có đội ngũ cán bộ, công nhân viên tổng số là 136 người, trong đó: - Ban lãnh đạo Công ty: 04 người - Kỹ sư chuyên ngành: 14 người - Trình độ Đại học, Cao đẳng: 04 người - Trình độ trung cấp: 03 người - Công nhân chuyên ngành: 78 người - Lao động khác: 33 người 1.3.2. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty: Công ty Vân Hương chuyên bán buôn, bán lẻ các loại vật liệu xây dựng như: gạch, đá, thép, xi măng.......; Mua bán gia công các sản phẩm bằng kim loại như: xà gồ, cửa xếp...; Kinh doanh thương mại đồ dùng cá nhân và gia đình như: bàn, ghế, tủ... 1.3.3. Đối tượng khách hàng của Công ty: Khách hàng của Công ty có thể là các đơn vị hành chính sự nghiệp, các Doanh nghiệp, các Công ty hoặc cũng có thể là các cá nhân, hộ gia đình....trong và ngoài tỉnh. Và mục tiêu của Công ty là đưa snả phẩm của mình đến với mọi đối tượng khách hàng. 1.4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty Vân Hương. Đây là một đơn vị hạch toán độc lập nên bộ máy kế toán chủ yếu có 3 người: 1 kế toán trưởng và 2 kế toán phó. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vân Hương Kế toán phó Kế toán trưởng KÕ to¸n tr­ëng Kế toán tiền mặt, tiền gửi Kế toán thanh toán Kế toán chi phí, giá thành Kế toán TSCĐ Kế toán vật tư Kế toán vốn bằng tiền Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vân Hương Kế toán trưởng là người điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Kế toán trưởng là người điều hành mọi công việc và chịu mọi trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc về điều hành công tác kế toán, kiểm soát toàn bộ quá trình lưu thông tiền tệ, đảm bảo đủ nguồn vốn kinh doanh, kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện hiện trong phòng, giám sát hợp đồng mua bán của Công ty, chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính. Với việc tổ chức này làm cho mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản. Phòng kế toán của Công ty là bộ máy kế toán duy nhất của đơn vị thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán từ khâu thu nhận, ghi sổ đến khâu sử lý thông tin trên hệ thống báo cáo. Dưới quyền kế toán trưởng là các nhân viên kế toán có chức năng nhiệm vụ và quyền hạn riêng về khối lượng công tác kế toán được giao. Họ có trách nhiệm quan lý trực tiếp, thực hiện ghi chép, phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phân hành mà họ đảm nhiệm cụ thể như sau: * Nhiệm vụ cụ thể: - Kế toán trưởng: Có trách nhiệm về mọi hoạt động tài chính của công ty trước giám đốc và các cơ quan chức năng, chỉ đạo kiểm tra công tác hạch toán, công tác kế toán của công ty. - Kế toán phó: Có nhiệm vụ trợ giúp kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp công tác kế toán ở các bộ phận gồm 6 vận hành trên. - Kế toán vốn bằng tiền: Phụ trách theo dõi việc thu chi tiền mặt, TGNH, công nợ và các khoản phải trả, các khoản tạm ứng, thanh toán lương, thanh toán tạm ứng, ... - Kế toán vật liệu: Theo dõi phân bổ vật tư xuất – nhập – tồn kho. Cuối tháng tiến hành phân bổ và chuyển cho kế toán trưởng. - Kế toán TSCĐ: Theo dõi việc tăng giảm TSCĐ để tính khấu hao tháng, quý, năm và lập bảng tính khấu hao TSCĐ. - Kế toán thanh toán: Theo dõi quỹ lương và các khoản thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gưỉ ngân hàng. - Kế toán chi phí, giá thành: Tiến hành tổng hợp số liệu nên bảng cân đối số chi và lập bảng tổng kết tài sản, tập hợp chi phí và lập báo cáo quyết toán theo định kỳ hàng tháng. - Kế toán tiền mặt, tiền gửi: Trực tiếp thu, chi tiền mặt tại quỹ, đồng thời cũng theo dõi khoản tiền gửi của Doanh nghiệp tại Ngân hàng. 1.4.1. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán vận hành tại công ty Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Công ty Vân Hương đã tuân thủ những quy định sau trong việc tổ chức công tác kế toán: - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 năm dương lịch và kết thúc vào 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ ghi chép kế toán là Việt Nam đồng. - Phương pháp khấu hao tài sản cố định áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng theo QĐ số 206/2003/QĐ-BTC. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá trị thực tế Phương pháp xác định giá hàng xuất kho: Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Phương pháp khấu trừ. - Kỳ hạch toán: Để phù hợp với quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty và cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả, kỳ hạch toán xác định là tháng. - Kỳ lập báo cáo: Các báo cáo tổng hợp được lập vào cuối mỗi quý. 1.4.2. Hệ thống chứng từ kế toán: Công ty căn cứ vào yêu cầu quản lý, quy mô và tình hình biến động của tài sản để lựa chọn và sử dụng chứng từ phù hợp. Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng theo mẫu của Bộ tài chính ban hành. Mỗi phần hành có các chứng từ sử dụng khác nhau: - Chứng từ về tiền bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, bảng kê nộp tiền mặt, biên bản kiểm kê quy, Uỷ nhiệm chi, Uỷ nhiệm thu, Bảng kê nộp séc, Giấy báo nợ, Giấy báo có....... - Chứng từ vật tư hàng hoá bao gồm: Phiếu nhập kho, đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá.... - Chứng từ lao động tiền lương: Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, bảng chấm công, bảng thanh toán lương...... - Chứng từ tài sản cố định bao gồm: Hoá đơn mua TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ..... 1.4.3. Hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty đăng ký sử dụng hầu hết các tài khoản theo quy định của Bộ tài chính. Ngoài ra một số tài khoản được mở chi tiết cho phù hợp với nội dung kinh tế của từng phần hành kế toán trong Công ty. 1.4.4. Hệ thống sổ sách kế toán: Công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp đó là: Chứng từ ghi sổ. Các loại sổ bao gồm: - Chứng từ ghi sổ: Là sổ tổng hợp phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế Có của các tài khoản. - Sổ cái các tài khoản: Là sổ kế toán tổng hợp ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán trong theo tài khoản. Mỗi tài khoản mở một sổ cái với tổng số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo tứng tài khoản đối ứng Có lấy từ sổ chứng từ ghi sổ có liên quan. - Sổ kế toán chi tiết được mở cho tất cả các TK cấp 2, 3, 4 mà doanh nghiệp sử dụng: Sổ chi tiết hàng hoá mở cho từng kho, từng mặt hàng Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán mở chi tiết cho từng khách hàng, nhà cung cấp. Sổ chi tiết giá vốn hàng bán, sổ chi tiết doanh thu bán hàng. Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay Sổ chi tiết TSCĐ Sổ chi tiết thanh toán với người lao động. .... 1.4.5. Quy trình ghi sổ: Quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ thanh toán với khách hàng Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 131, 331 Bảng cân đối TK Sổ chi tiết TK 131, 331 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu Sơ đồ 3: Sơ đồ quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ 1.4.6. Hệ thống báo cáo bao gồm: - Các loại báo cáo sử dụng theo quy định chung: Thuyết minh báo cáo tài chính Báo cáo kết quả kinh doanh Bảng cân đối kế toán Báo cáo luân chuyển tiền tệ - Báo cáo dùng trong quản trị nội bộ Báo cáo bán hàng Báo cáo chi phí Báo cáo các khoản phải thu Báo cáo các khoản phải trả Báo cáo hàng tồn kho Báo cáo quỹ Báo cáo về tổng lợi nhuận Báo cáo về sử dụng vốn Báo cáo tổng hợp Chương 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VÂN HƯƠNG * Đặc điểm thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vân Hương: + Phương thức thanh toán: Công ty sử dụng hai phương thức thanh toán đó là: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Phương thức thanh toán dùng tiền mặt: Đây là phương thức thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Phương thức này được sử dụng phổ biến trong các nghiệp vụ thanh toán và nó phù hợp với các nghiệp vụ có quy mô nhỏ, còn với những nghiệp vụ có quy mô lớn thì hình thức này tỏ ra không thuận tiện. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm: Thanh toán bằng tiền VNĐ. Thanh toán bằng ngoại tệ. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt: Thực chất phương thức này là thanh toán qua Ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính trung gian khác. Khi sử dụng phương thức thanh toán này sẽ khắc phục được nhược điểm của phương thức thanh toán dùng tiền mặt, nó phù hợp với các nghiệp vụ có quy mô lớn. Trong giao dịch nội địa phương thức thanh toán này có nhiều hình thức, chủ yếu là các hình thức sau: thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi (thu), thanh toán bù trừ. + Đối tượng thanh toán: Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh có nguồn gốc trong nước vì vậy khách hàng và nhà cung cấp của Công ty chủ yếu là nhà cung cấp, khách hàng trong nước như: Công ty CP XD Việt Đức ( Từ Sơn – Bắc Ninh); Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống (Từ Sơn); Công ty TNHH Hoàng Quân ( Bắc Giang).... + Thời hạn thanh toán: Thời hạn thanh toán là khoảng thời gian từ khi diễn ra nghiệp vụ mua, bán hàng đến khi tiền hàng được khách hàng thanh toán hoặc trả cho người bán. Với những hợp đồng không quá lớn hoặc hợp đồng với nhà cung cấp không thường xuyên Công ty thu tiền ngay và cũng thanh toán ngay tiền hàng với nhà cung cấp. Với những hợp đồng với nhà cung cấp thường xuyên thì Công ty được nhà cung cấp cho phép trả chậm lại các khoản thanh toán. Thời hạn của những khoản nợ nhà cung cấp hay những khoản nợ của khách hàng này tuỳ thuộc vào quy định của từng nhà cung cấp hoặc trong từng hợp đồng. 2.1. Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua * Nguyên tắc hạch toán Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp được ghi chép hàng ngày trên cơ sở lấy thông tin từ các chứng từ có liên quan. Sổ chi tiết được mở cho từng khách hàng thường xuyên, các khách hàng không thường được ghi chép trên cùng một sổ. Số liệu của các sổ chi tiết hoàn toàn độc lập, không được bù trừ giữa các khoản trả trước và các khoản chưa trả của các khách hàng khác nhau, chỉ được bù trừ công nợ của cùng một khách hàng. 2.1.1 Chứng từ sử dụng Thị trường tiêu thụ hàng hoá của Công ty chủ yếu diễn ra trong nước, khách hàng của Công ty là các đơn vị, các cơ quan hành chính sự nghiệp, các công ty, hộ gia đình.......Trong quá trình bán hàng và thanh toán với khách hàng, các chứng từ mà Công ty sử dụng bao gồm: - Hợp đồng bán hàng: Là hợp đồng được ký kết giữa Công ty và bên mua. Trong hợp đồng quy định quyền và trách nhiệm của mỗi bên và là căn cứ để xác minh tính có thực và hợp lý của nghiệp vụ thanh toán với người mua. Hợp đồng quy định rõ số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hoá, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và các vấn đề khác có liên quan; - Hoá đơn bán hàng ( Theo mẫu của Bộ tài chính ban hành): Hoá đơn bán hàng được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Trên hoá đơn có ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng giá trị thanh toán, mặt hàng, phương thức thanh toán; - Phiếu xuất kho: Do phòng kinh doanh lập thành 3 liên, có chữ ký của người có nhu cầu và phụ trách cung ứng ký. Người có nhu cầu cầm phiếu xuất kho xuống nhận hàng hoá, thủ kho ghi số lượng hàng hoá vào cột số lượng thực xuất. Kế toán dựa vào phiếu xuất kho để làm căn cứ ghi sổ; - Phiếu thu tiền: Là phiếu do kế toán tiền mặt lập khi phát sinh nghiệp vụ nộp tiền vào quỹ tiền mặt. Phiếu thu được lập thành 3 liên, có chữ ký của người lập phiếu và kế toán trưởng. Một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu tại cuống, liên còn lại thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán; - Giấy báo có (hoặc giấy chuyển khoản): Khi có nghiệp vụ chuyển tiền vào Ngân hàng, ngân hàng sẽ phát hành giấy báo có và gửi về Công ty để thông báo cho Công ty về khoản tiền đã được nhập vào tài khoản của Công ty. Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ: Khách hàng Phòng Kế toán Thủ quỹ Kế toán Thủ kho Kinh doanh tiền mặt tổng hợp Lưu trữ Hợp đồng Lập hoá đơn, Lập phiếu Thu Ghi Xuất mua hàng phiếu XK thu tiền sổ hàng + Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 131 – Phải thu của khách hàng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Đối với các khách hàng thường xuyên, TK này được chi tiết như sau: - TK 1311: Phải thu Công ty CP TMại DV vận tải Giang Sơn. - TK 1312: Phải thu Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc Đuống. - TK 1313: Phải thu Công ty Vĩnh Thịnh. - TK 1314: Phải thu Công ty dịch vụ thương mại Quang Minh. - ... - ... Còn đối với khách hàng không thường xuyên được ghi chung cho một khách lẻ để thuận lợi cho việc theo dõi công nợ của khách hàng như: - TK 131_KL: Phải thu khách lẻ 2.1.2 Kế toán chi tiết với người mua tại Công ty Vân Hương. 2.1.2.1. Sổ theo dõi chi tiết: Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng kế toán Công ty mở sổ chi tiết theo dõi đối với từng đối tượng khách hàng. Để giảm bớt khối lượng công việc của kế toán và sổ chi tiết phải thu khách hàng Công ty chia khách hàng ra thành 2 nhóm để tiện theo dõi, đó là: Nhóm khách hàng thường xuyên và nhóm khách hàng không thường xuyên mở chung trên một sổ chi tiết. 2.1.2.2. Thực tế hạch toán chi tiết nghiệp vụ toán với khách hàng tại Công ty Vân Hương. Hàng ngày dựa vào Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu...., mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến khách hàng sẽ được theo dõi trên danh sách chứng từ phát sinh của chi tiết TK 131 – Chi tiết cho từng khách hàng. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu rồi lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng, bao gồm: Số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuuoí kỳ cho tất cả khách hàng. Ví dụ: Trong tháng 7 năm 2007 phát sinh một số nghiệp vụ thanh toán với khách hàng như sau: (1) Ngày 03/07/2007 Công ty xuất kho bán cho Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc Đuống phản ánh trên hoá đơn số 0035128 với tổng giá toán là: 14.850.000đ (Trong đó VAT: 10%). Kế toán định khoản: Nợ TK 131 14.850.000 Có TK 511 13.500.000 Có TK 333 1.350.000 (2) Ngày 10/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty CP thương mại DV vận tải Giang Sơn tổng số tiền hàng là 14. 399.990đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn 0035137. Kế toán định khoản: Nợ TK 131 14.399.990 Có TK 511 13.090.900 Có TK 333 1.309.090 (3) Ngày 15/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống với tổng số tiền hàng là 33. 660.000đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn 0035138. Kế toán định khoản: Nợ TK 131 33.660.000 Có TK 511 30.600.900 Có TK 333 3.060.000 (4) Ngày 23/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty CP thương mại DV vận tải Giang Sơn tổng số tiền hàng là 11. 220.000đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn 0035141. Kế toán định khoản: Nợ TK 131 11.220.000 Có TK 511 10.200.000 Có TK 333 1.020.000 Các chứng từ được sử dụng trong các nghiệp vụ trên như sau: - Khi xuất bán hàng kế toán lập hoá đơn GTGT , đồng thời phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho. Các phiếu này có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. - Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, kế toán tiền mặt lập phiếu thu và lấy đó làm căn cứ ghi sổ quỹ. HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG LQ/2006B Liên 2: Giao khách hàng 0035128 Ngày 3 tháng 07 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty Vân Hương Địa chỉ: Hiên vân - Tiên Du - Bắc Ninh Số tài khoản: Điện thoại: (0241) 837 331 Họ tên ngời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống Địa chỉ: Km16, xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: 2300267375 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Hoa sắt cửa + Rào Tấn 1,5 9 000 000 13 500 000 Cộng tiền hàng: 13 500 000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1. 350 000 Tổng cộng tiền thanh toán: 14. 850 .000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu, tám trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký, ghi rõ họ tên) (Đã ký, ghi rõ họ tên) (Đã ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 1: Hoá đơn GTGT ` PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 02GTKT Ngày 3 tháng 07 năm 2007 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thanh Dung Địa chỉ: Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc Đuống Lý do xuất: Bán hàng cho công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống Xuất tại kho: Kho Công ty STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4=2*3 1 Hoa sắt cửa + Rào Tấn 1,5 1,5 9 900 000 14 850 000 Cộng tiền hàng: 14. 850 000 Ngày 03- tháng 07 năm 2007 Phụ trách vật tư Người nhận hàng Thủ kho (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Biểu 2: Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty Vân hương Địa chỉ: Tiên Du – Bắc Ninh Mã số thuế: 2300223829 Tel: 90241) 837 331 Mẫu số: 01 – TT (Ban hành theo QĐ số: 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC PHIẾU THU Ngày 03 tháng 07 năm 2007 Số: 25/07 Nợ: 111 Có: 131 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Thanh Dung Địa chỉ: Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống Lý do nộp: Thanh toán tiền hàng Số tiền: 18. 000. 000đ (Viết bằng chữ: Mười tám triệu đồng chẵn) Kèm theo 01 Chứng từ kế toán Ngày 03 tháng 07 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nộp Thủ quỹ ( Đã ký và đón dấu ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) Biểu 3: Phiếu thu tiền khách hàng Căn cứ vào Hoá đơn, phiếu xuất kho, phiếu thu....kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải thu khách hàng . Sau đó kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải thu khách hàng cuối tháng lập bảng chi tiết cho tất cả các đối tượng khách hàng như sau: SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tháng 07 năm 2007 TK 1311 - Phải thu khách hàng - Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư NT KH Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 14.250.000 3/7 3/7 HĐ 0035128 Xuất bán hàng 511 13.500.000 3/7 3/7 HĐ 0035128 Xuất bán hàng 333 1.350.000 3/7 3/7 PT 25/07 Thu tiền hàng 111 18.000.000 12/7 12/7 BC52 Thu tiền hàng 112 25.256.334 15/7 15/7 HĐ 0035138 Xuất bán hàng 511 30.600.000 15/7 15/7 HĐ 0035138 Xuất bán hàng 333 3.060.000 Cộng phát sinh 48.510.000 43.256.334 Dư cuối kỳ 19.503.666 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Biểu 4: Bảng chi tiết của khách hàng - Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tháng 07 năm 2007 TK 1311 - Phải thu khách hàng - Công ty TMDV vận tải Giang Sơn NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư NT KH Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 1.350.000 10/7 10/7 HĐ 0035137 Xuất bán hàng 511 13.090.900 10/7 10/7 HĐ 0035137 Xuất bán hàng 333 1.309.090 20/7 20/7 PT 42/07 Thu tiền hàng 111 15.000.000 23/7 23/7 HĐ 0035141 Xuất bán hàng 511 10.200.000 23/7 23/7 HĐ 0035141 Xuất bán hàng 333 1.020.000 23/7 23/7 BC 56 Thu tiền hàng 112 10.000.000 Cộng phát sinh 25.619.990 25.000.000 Dư cuối kỳ 1.969.990 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Biểu5: Bảng chi tiết của khách hàng - Công ty TMDV vận tải Giang Sơn Công ty Vân Hương SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG TK:131- Phải thu của khách hàng Tháng 07 năm 2007 ĐVT: 1.000đ NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có 1/7 BC 38 1/7 Thu tiền 112 50.000.000 - - 2/7 PT 24 2/7 Thu tiền 111 41.568.000 3/7 0035128 3/7 Xuất bán 511 13.500.000 3/7 0035128 3/7 Xuất bán 333 1.350.000 3/7 PT25/07 3/7 Thu tiền 111 18.000.000 6/7 0035134 6/7 Xuất bán 511 62.475.236 6/7 0035134 6/7 Xuất bán 333 3.123.762 10/7 0035137 10/7 Xuất bán 511 13.090.900 10/7 0035137 10/7 Xuất bán 333 1.309.090 12/7 BC 52 12/7 Thu tiền 112 25..256.334 15/7 0035138 15/7 Xuất bán 511 30.600.000 15/7 0035138 15/7 Xuất bán 333 3.060.000 20/7 PT 42/7 20/7 Thu tiền 111 15.000.000 23/7 0035141 23/7 Xuất bán 511 10.200.000 23/7 0035141 23/7 Xuất bán 333 1.020.000 23/7 BC56 23/7 Thu tiền 112 10.000.000 31/7 0035148 31/7 Xuất bán 511 28.659.128 31/7 0035148 31/7 Xuất bán 333 1.432.956 Cộng phát sinh trong tháng 169.821.072 159.824.334 Dư cuối tháng 9.996.738 Biểu 6: Bảng tổng hợp chi tiết của khách hàng 2.1.3. Kế toán tổng hợp với người mua tại Công ty Vân Hương: Đối với hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng Công ty sử dung Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng được mở cho tất cả các khách hàng, trong đó tổng hợp số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng khách hàng; Sử dụng sổ cái TK 131. Để hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng, kế toán tập hợp số liệu từ danh sách chứng từ chi tiết TK 131 và Bảng chi tiết TK 131. Hàng tháng, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu danh sách chứng từ và bảng chi tiết TK 131, sau đó tổng hợp số dư để cuối tháng ghi sổ cái TK 131. SỔ CÁI Tên TK: Phải thu khách hàng Tháng 07 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT SH Nợ Có Dư đầu kỳ - - 1/7 BC 38 Thu tiền 112 50.000.000 2/7 PT 24 Thu tiền 111 41.568.000 3/7 0035128 Xuất bán 511 13.500.000 3/7 0035128 Xuất bán 333 1.350.000 3/7 PT25/07 Thu tiền 111 18.000.000 6/7 0035134 Xuất bán 511 62.475.236 6/7 0035134 Xuất bán 333 3.123.762 10/7 0035137 Xuất bán 511 13.090.900 10/7 0035137 Xuất bán 333 1.309.090 12/7 BC 52 Thu tiền 112 25..256.334 15/7 0035138 Xuất bán 511 30.600.000 15/7 0035138 Xuất bán 333 3.060.000 20/7 PT 42/7 Thu tiền 111 15.000.000 23/7 0035141 Xuất bán 511 10.200.000 23/7 0035141 Xuất bán 333 1.020.000 23/7 BC56 Thu tiền 112 10.000.000 31/7 0035148 Xuất bán 511 28.659.128 31/7 0035148 Xuất bán 333 1.432.956 Cộng phát sinh 169.821.072 158.824.334 Dư cuối kỳ 9.996.738 Biểu 7: Sổ cái TK 131 2.2. Kế toán thanh toán với người bán. * Nguyên tắc hạch toán: Các nghiệp vụ mua hàng diễn ra hàng ngày, khi các nghiệp vụ phát sinh kế toán ghi chép đầy đủ vào sổ chi tiết trên cơ sở các thông tin từ chứng từ có liên quan. Mỗi nhà cung cấp thường xuyên được theo dõi trên một sổ chi tiết riêng, các nhà cung cấp không thường xuyên được theo dõi chung trên một sổ. Các khoản công nợ của từng nhà cung cấp không được bù trừ cho nhau, chỉ được bù trừ giữa các khoản trả trước và các khoản chưa trả của cùng một nhà cung cấp. 2.2.1.Chứng từ sử dụng: Các chứng từ sử dụng trong quá trình mua hàng, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, TSCĐ, dịch vụ mua ngoài........bao bồm: Các chứng từ về mua hàng: + Hợp đồng mua bán hàng hoá. + Hoá đơn GTGT ( hoặc hoá đơn bán hàng thông thường): Là hoá đơn do người bán lập và giao cho Công ty làm căn cứ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá + Phiếu nhập kho: Do phòng vật tư lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho người nhập kho, liên 3 giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. + Biên bản giao nhận TSCĐ... Các chứng từ thanh toán tiền hàng: + Phiếu chi khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp được lập thành 2 liên, liên 1 lưu, liên 2 giao thủ quỹ ghi sổ rồi chuyển cho kế toán.. + Uỷ nhiệm chi, Báo nợ của Ngân hàng....... 2.2.2. Tài khoản sử dụng: Khi hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331 “Phải trả người bán”. TK 331 được chi tiết như sau: TK 3311 – Phải trả Công ty TNHH Hoàng Quân TK 3312 – Phải trả Công ty CP XD Việt Đức ... 2.2.2. Kế toán chi tiết với người bán tại Công ty Vân Hương. 2.2.2..1. : Sổ sử dụng: - Sổ chi tiết: Công ty sử dụng sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán và bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với từng người bán. - Sổ tổng hợp: Công ty sử dụng sổ chứng từ ghi sổ, sổ dăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 331, trong đó: Sổ cái tổng hợp số liệu theo từng tháng phản ánh số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ, sau đó được đối chiếu với các sổ chi tiết. 2.2.2.2. Hạch toán chi tiết thanh toán với người bán tại Công ty Vân Hương. Căn cứ vào các chứng từ kế toán khi mua hàng như: Hoá đơn GTGT do bên bán cung cấp, phiếu nhập kho, phiếu chi, biên bản kiểm nghiệm hàng hoá...kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 331. Đối với nhà cung cấp thường xuyên, mỗi nhà cung cấp được ghi trên một trang sổ chi tiết riêng, còn đối với các nhà cung cấp không thường xuyên sẽ được mở chung trên một tang sổ. Căn cứ vào sổ chi tiết, cuối tháng kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán. Ví dụ: Trong tháng 07 năm 2007, phát sinh các nghiệp vụ liên quan tới thanh toán với người bán như sau: (1) Ngày 2/07/2007 Công ty mua hàng của Công ty TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh toán là 38 148 000đ (VAT 10%). Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 165 34.680.000 Nợ TK 133 3.468.000 Có TK 331 38.148.000 (2) Ngày 6/07/2007 Công ty mua hàng của Công TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh toán là 10 799 992đ (VAT 10%). Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 165 9.818.175 Nợ TK 133 981.817 Có TK 331 10.799.992 (3) Ngày 12/07/2007 Công ty mua hàng của Công ty TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh toán là 25 296 829đ (VAT 10%). Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 165 24.092.218 Nợ TK 133 2.409.222 Có TK 331 26.501.440 (4) Ngày 25/07/2007 Công ty mua hàng của Công ty TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh toán là 15. 708. 000đ (VAT 10%). Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 165 14.280.000 Nợ TK 133 1.428.000 Có TK 331 15.708.000 Một số biểu mẫu được sử dụng cho các ví dụ ở trên như sau: HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG CU/2007B Liên 2: Giao khách hàng 0036535 Ngày 2 tháng 07 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hoàng Quân Địa chỉ: 140 Lê Lợi – P. Lê Lợi – TP Bắc Giang, tỉnh Bắc Giang Số tài khoản: Điện thoại: Họ tên ngời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Vân Hương Địa chỉ: Hiên vân - Tiên Du - Bắc Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK MS: 2300223829 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Gạch xây Viên 85.000 408 34 680 000 Cộng tiền hàng: 34 680 000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3 468 000 Tổng cộng tiền thanh toán: 38 148 000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tám triệu, một trăm bốn mươi tám nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký, ghi rõ họ tên) (Đã ký, ghi rõ họ tên) (Đã ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu8: Hoá đơn GTGT PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 – TT Ngày 2 tháng 07 năm 2007 (Ban hành theo QĐ số: 1141TC/QĐ/CĐKT Số: 102 Ngày 1/11/1995 của BTC) Nợ: 156 Có: 331 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Hoàng Quân Địa chỉ: 140 Lê Lợi, P.Lê Lợi – TP Bắc Giang, tỉnh Bắc Giang. Xuất hàng theo Hoá đơn GTGT số 0036535 ngày 2 tháng 7 năm 2007 của Công ty TNHH Hoàng Quân Nhập kho: Kho Công ty STT Tên hàng hoá Đơn vị tính S.lg theo chứng từ S.lg thực nhập ĐG Thành tiền 1 Gạch xây Viên 85.000 85.000 448,8 38.148.000 Thành tiền (bằng chữ): Ba mươi tám triệu, một trăm bốn mươi tám nghìn đồng chẵn. Ngày 02 tháng 07 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Người giao hàng Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 9: Phiếu nhập kho Đơn vị: Công ty Vân hương Địa chỉ: Tiên Du – Bắc Ninh Mã số thuế: 2300223829 Tel: (0241) 837 331 Mẫu số: 02 – TT (Ban hành theo QĐ số: 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC PHIẾU CHI Ngày 16 tháng 07 năm 2007 Số: 35/07 Nợ: 331 Có: 111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Thuỳ Dương Địa chỉ: Công ty TNHH Hoàng Quân Lý do chi: Thanh toán tiền hàng Số tiền: 80 000 000đ (Viết bằng chữ: Tám mươi triệu đồng chẵn) Kèm theo 01 Chứng từ kế toán Ngày 02 .tháng 07 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nộp Thủ quỹ ( Đã ký và đóng dấu) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) Biểu 10: Phiếu chi tiền UỶ NHIỆM CHI Ngày 28 tháng 07 năm 2007 ĐỀ NGHỊ GHI NỢ TÀI KHOẢN SỐ TIỀN: 50,000,000 đ Số TK: 102010000230902 Bằng số: Tên tài khoản: Công ty Vân Hương Năm mươi triệu đồng chẵn./ Địa chỉ : Hiên Vân – Tiên Du – Bắc Ninh Bằng chữ: Ngân hàng: NH Công thương – CN Bắc Ninh VÀ GHI CÓ TÀI KHOẢN Số TK: 106040000601702 Tên tài khoản: Công ty TNHH Hoàng Quân Nội dung: Thanh toán tiền hàng Địa chỉ: 14 Lê Lợi – TP Bắc Giang – Bắc Giang Ngân hàng: NH Công thương – CN Bắc Giang KẾ TOÁN TRƯỞNG CHỦ TÀI KHOẢN KÝ VÀ ĐÓNG DẤU Biểu 11: Uỷ nhiệm chi Căn cứ vào Hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi, uỷ nhiệm chi kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả người bán cho Công ty TNHH Hoàng Quân. Sau đó kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải trả người bán lập Bảng chi tiết phải trả người bán cho tất cả các đối tượng vào cuối tháng như sau: SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Tháng 07 năm 2007 TK 3311 - Phải trả khách hàng - Công ty TNHH Hoàng Quân NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư NT đã TT NT KH Nợ Có Nợ Có Dư  ĐK 65.725.338 2/7 2/7 PN86 Mua hàng 1561 34.680.000 2/7 2/7 PN86 Mua hàng 133 3.468.000 6/7 6/7 PN87 Mua hàng 1561 9.818.175 6/7 6/7 PN87 Mua hàng 133 981.817 12/7 12/7 PN90 Mua hàng 1561 24.092.218 12/7 12/7 PN90 Mua hàng 133 2.409.222 16/7 16/7 PC 35 T. toán tiền hàng 111 80.000.000 25/7 25/7 PN 98 Mua hàng 1561 14.280.000 25/7 25/7 PN 98 Mua hàng 133 1.428.000 28/7 28/7 UNC T. toán tiền hàng 112 50.000.000 Cộng PS 130.000.000 91.157.432 Dư 31/7/07 26.882.770 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Biểu 12: Sổ chi tiết phải trả cho người bán BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Tháng 07 năm 2007 Tên đối tượng Số dư đầu kỳ Số PS trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... Công ty TNHH Hoàng Quân 65.725.338 130.000.000 91.157.432 26.882.770 Công ty CP XD Việt Đức 48.365.466 112.253.321 89.233.451 25.345.596 Công ty Vĩnh Thịnh 15.632.589 110.000.000 112.456.213 18.088.802  Công ty CP TMDV Quang Minh 35.278.563  80.258.334  68.125.449  23.145.678  Tổng cộng 165.001.956 432.511.655 360.972.545 93.462.846 Ngày 31 tháng 07 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Biểu 13: Sổ tổng hợp chi tiết phải trả người bán 2.2.3. Kế toán tổng hợp thanh toán với người bán tại Công ty Vân Hương Để hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người bán, kế toán dựa vào các chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Đây là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. + Sổ Cái TK331: Được mở một lần vào ngày cuối tháng sau khi đã khoá sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các chứng sổ chi tiết và chứng từ ghi sổ. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu trên sổ cái để lập báo cáo kế toán . Sử dụng các ví dụ đã nêu ở trên, trong những trường hợp này kế toán đã ghi sổ tổng hợp như sau: CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 07 năm Số: 25 STT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có 1 Kết chuyển giá vốn 632 331 98.468.800 2 Kết chuyển giá vốn 632 331 23.257.000 3 Mua hàng 156 331 125.568.337 4 Mua hàng 133 331 6.278.417 5 Mua hàng 156 331 103.436.658 6 Mua hàng 133 331 6.931.928 7 Mua hàng 156 331 24.280.000 8 Mua hàng 133 331 1.214.000 Cộng 389.435.140 Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Biểu 14: Chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 07 năm Số: 26 STT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có 1 Thanh toán tiền hàng 331 111 90.000.000 2 Thanh toán tiền hàng 331 112 10.000.000 2 Thanh toán tiền hàng 331 111 15.000.000 4 Thanh toán tiền hàng 331 112 25.000.000 5 Thanh toán tiền hàng 331 112 100.000.000 Cộng 240.000.000 Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Biểu15: Chứng từ ghi sổ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 07 năm 2007 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 1 2 25 31/07/2007 389.435.140 26 31/07/2007 240.000.000 Cộng 629.435.140 Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Biểu16: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ SỔ CÁI TK 331 - Phải trả người bán Tháng 07 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền NT KH Nợ Có Dư đầu kỳ 125.563.542 1/7 P16 T. toán tiền hàng 111 90.000.000 2/7 PN86 Mua hàng 156 125.568.337 2/7 PN86 Mua hàng 133 6.278.417 2/7 P17 T. toán tiền hàng 112 10.000.000 5/7 Giá vốn 98.468.800 6/7 P22 T. toán tiền hàng 111 15.000.000 6/7 PN90 Mua hàng 156 103.436.658 Mua hàng 133 6.931.928 12/7 PN98 Mua hàng 156 24.280.000 12/7 PN98 Mua hàng 133 1.214.000 25/7 P29 T.toán tiền hàng 112 25.000.000 30/7 P32 T.toán tiền hàng 112 100.000.000 Cộng phát sinh 240.000.000 389.435.140 Dư cuối kỳ 274.998.682 Ngày 31 tháng 07 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 17: Sổ cái TK 331 Chương 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VÂN HƯƠNG 3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vân Hương Nhìn chung, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức khoa học và hợp lý, đảm bảo được vai trò quản lý tài chính và thực hiện công tác hạch toán kế toán tại Công ty. 3.1.1. Những ưu điểm mà phòng kế toán đã đạt được trong thời gian qua. - Phương pháp hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. - Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, cán bộ kế toán được đào tạo nghiệp vụ qua trường lớp đa số đã làm việc lâu năm nên có trình độ sâu, cao, nắm bắt được quy trình hạch toán. Vì vậy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được cập nhật chính xác, phản ánh đầy đủ tình hình biến động tài chính của Công ty. - Về nhân sự: Đại đa số cán bộ công nhân viên của Công ty đều đã qua các trường lớp đào tạo, cán bộ quản lý đã học qua các trường quản lý, công nhân lao động đều đã qua các khoá đào tạo về tay nghề được cấp chứng chỉ. Vì vậy, cả đội ngũ cán bộ và công nhân của Công ty luôn hoàn thành công việc được giao đúng tiến độ, đảm bảo cho bộ máy Công ty luôn hoạt động tốt, hiệu quả. - Về hệ thống chứng từ: Để thực hiện tốt các nhiệm vụ đã đặt ra, bộ phận kế toán trong Công ty đã xây dựng một hệ thống chứng từ tương đối hoàn chỉnh và hợp lý đảm bảo phản ánh các thông tin kế toán được chính xác và phù hợp với những quy định của chế độ kế toán tài chính hiện hành. Quá trình lập và luân chuyển chứng từ cũng tương đối hợp lý tuân theo đúng thủ tục đảm bảo sự phù hợp về mặt pháp lý cho các nghiệp vụ phát sinh. - Về tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng để theo dõi các khoản nợ phải thu và nợ phải trả được cho tiết một cách khoa học và dễ hiểu, phù hợp với các đối tượng thanh toán của Công ty. - Về việc tuân thủ các nguyên tắc và quy trình hạch toán: Việc hạch toán được thực hiện hàng ngày, các thông tin hạch toán được cập nhật chính xác từ các chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh. Phương pháp hạch toán được vận dụng linh hoạt. - Về sổ sách sử dụng: Sổ sách kế toán được phản ánh, ghi chép đầy đủ, khoa học. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kế toán kiểm tra kỹ lưỡng trước khi vào sổ. 3.1.2. Những tồn tại: - Việc cập nhật chứng từ được thực hiện hàng ngày, tuy nhiên nguyên tắc này chỉ được thực hiện với các chứng từ phát sinh với giá trị lớn, còn đối với các giá trị nhỏ lẻ, kế toán thường dồn lại đến cuối kỳ mới nhập. Như vậy sẽ ảnh hưởng đến mức độ kịp thời và chính xác của việc cung cấp thông tin và việc khắc phục các sự cố xảy ra sẽ khó khăn. - Việc hạch toán tổng hợp kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp : Tất cả các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng dù thanh toán ngay hay trả chậm đều được hạch toán thông qua TK trung gian là TK 131 – “Phải thu khách hàng”. Tất cả các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp đều được hạch toán thông qua TK 331 – “Phải trả người bán”. Việc hạch toán như vậy sẽ làm tăng khối lượng của kế toán, gây khó khăn cho việc tập hợp và cung cấp thông tin chính xác về tình hình công nợ thực tế phát sinh tại mọi thời điểm trong kỳ và cuối kỳ kế toán. - Về chính sách đối với người lao động trong Công ty: Đại đa số công nhân lao động chưa được đóng bảo hiểm theo đúng chế độ, kể cả những công nhân đã lâu năm hay mới vào Công ty, điều đó khiến cho nhiều người công nhân không yên tâm làm việc hoặc chỉ xác định làm tạm thời, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. - Về chế độ tiền lương, thưởng: Công ty chưa có những chính sách rõ ràng mà thông thường vẫn trả theo tháng, ngoài ngày nghỉ được phép còn lại các ngày nghỉ khác đều bị trừ tiền lương. Chế độ tiền thưởng dường như là chưa có. 3.2. Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vân Hương Đối với bất cứ một đơn vị, tổ chức nào, kế toán là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong việc quản lý vốn, tài sản và các quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra trong đơn vị. Một đơn vị có bộ máy kế toán hoạt động tốt và có hiệu quả thường đảm bảo tình hình tài chính lành mạnh, đạt được hiệu quả cao với việc quản lý mọi hoạt động cũng như cung cấp được một phương tiện đo lường chính xác cho các nhà quản lý, đồng thời cung cấp được những thông tin kinh tế đáng tin cậy cho các co quan quản lý Nhà nước thực hiện tốt chức năng điều hành nền kinh tế vĩ mô của mình. Do những ý nghĩa hết sức to lớn của kế toán thanh toán nói chung và kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nói riêng nên sự cần thiết phải hoàn thiện phần hành kế toán này là một yêu cầu bức thiết và có ý nghĩa quan trọng cả về mặt lý luận lẫn thực tiễn. 3.2.1. Kiến nghị về chứng từ kế toán: - Việc cập nhật chứng từ phải được làm thường xuyên hơn, không nên để dồn các chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có giá trị nhỏ vào cuối tháng nhằm tránh sự chậm trễ, bỏ sót nghiệp vụ. Các hợp đồng mua bán phải được ký kết cẩn thận nhằm dảm bảo quyền lợi của các bên khi có sự cố xảy ra. - Việc lưu trữ chứng từ kế toán cần đảm bảo đúng nguyên tắc kế toán như: các chứng từ cần có đủ chữ ký của các bên có liên quan, có đóng dấu của cơ quan, để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần có chứng từ gốc đi kèm. 3.2.2. Kiến nghị về tài khoản: Trong quá trình hạch toán tổng hợp, đối với các nghiệp vụ mua hàng và bán hàng thanh toán ngay bằng tiền thì không cần phải thông qua tài khoản trung gian là TK 131 và TK 331 nhằm giảm nhẹ công tác kế toán. Các nghiệp vụ đó sẽ hạch toán như sau: Mua hàng trả tiền ngay: Nợ TK 156 Nợ TK 133 Có TK 111,112,311... Bán hàng thu tiền ngay: Nợ TK 111,112... Có TK 511 Có TK 333 3.2.3. Kiến nghị về sổ kế toán: - Phương pháp hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty. Các sổ chi tiết và sổ tổng hợp mà Công ty sử dụng là tương đối tốt và dễ hiểu, dễ đối chiếu. - Sổ sách kế toán được phản ánh, ghi chép đầy đủ, khoa học, nhất là các sổ chi tiết phải thu hay phải trả của khách hàng. Kế toán cần mở các sổ chi tiết đối với từng khách hàng để có thể theo dõi được cả số dư đầu kỳ,ôsoos phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ và có thể cung cấp số liệu tổng hợp bất cứ khi nào cần chứ không phải đến cuối tháng mới tổng hợp được. 3.2.4. Kiến nghị về báo kế toán dưới góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị: Để đáp ứng nhu cầu thông tin cho các nhà quản trị về tình hình tài chính của Công ty, Công ty nên có sự chuyên biệt giữa kế toán quản và kế toán tài chính nhằm phân tích kịp thời , chính xác, khách quan về tình hình tài chính và khả năng thanh toán của Công ty. Từ đó các nhà quản trị mới có được các biện pháp kịp thời, sáng suốt trong việc đưa ra các quyết định đầu tư, kinh doanh. Các phần mềm kế toán phục vụ cho kế toán quản trị cũng cần được nghiên cứu và khai thác, nó không chỉ phục vụ cho chức năng cung cấp thông tin tài chính mà còn thực hiện cả chức năng dự báo, phân tích sự biến động về tình hình tài chính trong tương lai. Bên cạnh đó, kế toán tài chính ngoài việc cung cấp các số liệu một cách chính xác, kịp thời sau khi đã tổng hợp cũng cần đưa ra những nhận xét, đánh giá, phân tích và có sự so sánh với tình hình trong và ngoài Công ty để góp phần cho công tác kế toán quản trị được chính xác, kịp thời hơn nữa. 3.2.5. Các kiến nghị khác: Hoàn thiện công tác kế toán được thực hiện trên cơ sở khắc phục các nhược điểm mà Công ty đã mắc phải và phát huy những ưu điểm đã đạt được của Công ty. Ngoài những kiến nghị nêu trên, em nhận thấy để hoàn thiện công tác kế toán kế toán với khách hàng và nhà cung cấp được tốt hơn nữa, Công ty có thể có một số chính sách khác như: - Về mặt nhân sự: Công ty nên bổ sung thêm nguồn nhân lực, nhất là đội ngũ lao động trẻ – những người hăng hái tiếp cận với khoa học hiện đại sẽ tạo ra một phong cách làm việc mới góp phần đẩy mạnh và nâng cao trình độ của nhân viên kế toán để phù hợp với sự phát triển của Công ty. Bên cạnh đó Công ty cũng cần có chính sách đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn của các cán bộ công nhân cũ đã lao động lâu năm trong công ty để bắt kịp với sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay như: Đưa đi đào tạo, tổ chức các lớp, các khoá học nghiệp vụ ngắn ngày ngay tại Công ty hoặc liên hệ nơi đào tạo và Công ty đầu tư về kinh phí. - Để thuận tiện cho các nhà quản trị theo dõi các thông tin tài chính, hàng tháng, hàng quý kế toán nên thực hiện việc phân tích các chỉ tiêu về tình hình và khả năng thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, không nên để đến cuối năm mới làm việc này. - Công ty nên có các chính sách khuyến khích người lao động bằng các chính sách về chế độ tăng lương theo định kỳ hoặc theo kết quả hoạt động kinh doanh, lương theo sản phẩm giúp cho người lao động hăng hái làm việc hơn. - Đối với những cán bộ làm việc lâu năm trong Công ty hay những công nhân xác định gắn bó với Công ty cũng cần có sự hỗ trợ, khuyến khích đóng bảo hiểm theo đúng chế độ. Điều đó làm cho cán bộ công nhân viên thêm gắn bó và hết mình vì sự phát triển của Công ty. .......... KẾT LUẬN Việc tổ chức tốt công tác kế toán tại Công ty Vân Hương đã góp phần không nhỏ vào thành công chung của Công ty. Do nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán các nghiệp vụ thnah toán nên phần hành kế toán này luôn được quan tâm, chú trọng và phát huy khá hiệu quả, nhờ đó mà đảm bảo được tình hình thanh toán và xử lý công nợ, đóng góp vào sự phát triển của Công ty. Những thành tựu mà phòng kế toán đạt được là sự động viên khích lề rất lớn đối với các anh chị trong phòng kế toán. Tuy nhiên không thể đảm bảo vững chắc cho sự tăng trưởng và phát triển bền vững trong tương lai của Công ty. Vì vậy tích cực hoàn thiện công tác hạch toán kế toán trong thanh toán, đảm bảo sự phù hợp giữa thực tế làm việc với chế độ kế toán là sự cần thiết cho sự phát triển của Công ty. Trong quá trình thực tập tại Công ty, em đã có cơ hội tìm hiểu những đặc thù riêng về công tác kế toán trong Công ty và công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, trên cơ sở đó nhận thức được những ưu điểm và những tồn tại của Công ty. Em hy vọng những ý kiến của em sẽ phần nào giúp công tác kế toán của Công ty hoàn thiện hơn nữa. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo, PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang cùng các anh chị trong phòng kế toán của Công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Đề tài: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại công ty Vân Hương Sinh viên: Dương Thị Phê Lớp: Kế toán A4 Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quang Hà Nội, ngày….tháng…..năm 2008 Giáo viên hướng dẫn