Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công ty TNHH Thương Mại Phú Đức

h tế đã ký kết, Công ty cử cán bộ đơn vị mua hàng mang giấy giới thiệu nhận hàng đến đơn vị bán hàng để nhận theo quy định trong hợp đồng hay mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp. + Phương thức chuyển hàng là bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho bên mua hàng tại địa điểm do bên mua quy định. * Phương thức thanh toán: + Thanh toán trực tiếp sau khi nhận hàng Công ty thanh toán tiền ngay cho khách hàng bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc trả bằng hàng đổi hàng. + Thanh toán sau một thời gian giao hàng (thường theo hợp đồng kinh tế) * Phương thức bán hàng + Phương thức bán buôn hàng hóa qua kho Bán buôn hàng hóa qua kho là phương thức bán hàng mà trong đó hàng bán phải được xuất từ kho của công ty việc bán buôn hàng hóa phải được thực hiện dưới hai hình thức sau: + Bán buôn hàng qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp, theo phương thức này bên mua cử đại diện của mình đến kho của công ty để nhận hàng. Công ty xuất hàng tại kho giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện của bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ lúc đó hàng hóa được xác định là tiêu thụ. + Phương thức bán buôn hàng hóa chuyển thẳng không qua kho: hình thức này được căn cứ vào hợp đồng đó ký kết hoặc theo đơn đặt hàng công ty xuất kho hàng hóa đến địa điểm nào đó bên mua quy định. Vận chuyển thẳng, theo phương thức này công ty sau khi mua hàng nhận hàng không đưa về kho mà chuyển đến các đại lý ký gửi bán thẳng. E. Đối tượng khách hàng Theo quan điểm định hướng khách hàng và quan điểm marketing thương mại thì khách hàng là người có vai trò quan trọng, quyết định đến mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Do đó Công ty cần phải tìm mọi cách tiếp cận và chinh phục khách hàng. Khách hàng của Công ty hiện nay là những khách hàng ở miền Bắc chủ yếu tập trung ở Hà Nội chiếm khoảng 80% thị trường kinh doanh của Công ty ngoài ra còn phân bổ rải rác các tỉnh Nam Định, Hà Tây, Cao Bằng, Hải Phòng, Thái Nguyên... 1.4. Tổ chức Công tác kế toán tại Công ty TNHH TM Phú Đức Hiện nay bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến. Kế toán trưởng là người điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Kế toán trưởng là người điều hàng mọi công việc và chịu mọi trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc về điều hành công tác kế toán, kiểm soát toàn bộ quá trình lưu thông tiền tệ, đảm bảo đủ nguồn vốn kinh doanh, kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện trong phòng, giám sát hợp đồng mua bán của Công ty, chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính. Với việc tổ chức này làm cho mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản. Phòng kế toán của Công ty là bộ máy kế toán duy nhất của đơn vị thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán từ khâu thu nhận, ghi sổ đến khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo. Dưới quyền kế toán trưởng là các nhân viên kế toán có chức năng nhiệm vụ và quyền hạn riêng về khối lựơng công tác kế toán được giao. Họ có trách nhiệm quản lý trực tiếp, thực hiện ghi chép, phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phần hành mà họ đảm nhiệm cụ thể như sau: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH Phú Đức Kế toán trưởng Kế toán ở các cửa hàng trực thuộc Kế toán tổng hợp Kế toán nội bộ Kế toán tiền mặt và tiền gửi Kế toán chi phí Kế toán công nợ Kế toán mua hàng Kế toán kho Kế toán bỏn hàng *Nhiệm vụ của từ nhân viên kế toán : - Kế toán trưởng: Phụ trách chung về Công tác kế toán, tài chính. - Kế toán tổng hợp:Chịu trách nhiệm tổng hợp, lập báo cáo quyết toán cuối kỳ. - Kế toán mua hàng: Theo dõi chi tiết Công nợ mua hàng và vào nhật ký tài khoản 331. - Kế toán hàng tồn kho: Theo dõi tài khoản 156, tổng hợp tất cả các mặt hàng tồn trong kho, ở cửa hàng. - Kế toán Công nợ: Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu khách hàng. - Kế toán Chi phí: Theo dõi và tổng hợp Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp và phân bổ Chi phí thu mua hàng hoá. - Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: trực tiếp thu và chi tiền mặt tại quỹ, đồng thời cũng theo dõi khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại ngõn hàng. - Kế toán nội bộ: Theo dõi các khoản thu chi nội bộ tại doanh nghiệp. A. Chính sách kế toán chung - Niên độ kế toán : Từ 1/1/N đến 31/12/N - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép : VND - Kỳ hạch toán : do quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty với khối lượng lớn đòi hỏi cung cấp thông tin nhanh chóng và hiệu quả nên kỳ hạch toán xác định là tháng. - Kỳ lập báo cáo : Các báo cáo tổng hợp và lập vào cuối mỗi quý . - Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên . - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp FIFO. - Phương pháp tính khấu hao TSCD theo phương pháp khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Hình thức kế toán : Chứng từ ghi sổ. Các loại sổ sử dụng gồm: + Chứng từ ghi sổ + Sổ cái các tài khoản + Sổ kế toán chi tiết: Để phù hợp với hoạt động tại Công ty kế toán chi tiết tiến hành mở một sổ kế toán chi tiết sau: * Sổ chi tiết thanh toán với người bán * Sổ chi tiết phải thu của khách hàng * Sổ chi tiết thanh toạn tạm ứng .... B. Tổ chức vận dụng chứng từ và tài khoản kế toán - Hệ thống tài khoản sử dụng: Do đặc điểm quy trình công nghệ với sản xuất kinh doanh của Công ty cho nên Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1141. Nhìn chung Công ty áp dụng tài khoản cấp 1,2 do Nhà nước ban hành. Các tài khoản thanh toán cũng được chi tiết theo từng đối tượng thanh toán. - Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng các loại chứng từ theo chế độ Nhà nước ban hành. Đối với từng phần hành Công ty tổ chức chứng từ phù hợp, chặt chẽ cho từng phần hành. Nếu khách hàng hay nhà cung cấp thanh toán thì chứng từ hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi được lập, biên lai thu tiền. Còn giấy đề nghị thanh toán tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng được dùng khi tạm ứng thanh toán cho cán bộ công nhân viên. C. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán. - Hệ thống sổ kế toán Do áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nên tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi sổ mà trọng tâm là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó là sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Các loại sổ sử dụng bao gồm: + Chứng từ ghi sổ : là sổ tổng hợp phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế có của các tài khoản + Sổ cái : là sổ kế toán tổng hợp ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản. Mỗi tài khoản mở một sổ cái với tổng số phát sinh nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng có lấy từ sổ chứng từ ghi sổ có liên quan. Sổ cái chỉ mở một lần vào ngày cuối tháng sau khi đối chiếu số liệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Trình từ ghi sổ như sau: Chứng từ thanh toán với khách hàng Sổ chi tiết TK131,331 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK131,331 Bảng cân đối TK Báo cáo tài chính Quy trình ghi sổ thanh toán với khách hàng theo hình thức chứng từ ghi sổ Trong đó: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu Chương 2 Thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH TM Phú Đức Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại nờn trong quá trình kinh doanh luôn phát sinh nhiều nghiệp vụ thanh toán với người mua cũng như với người bán. Với nhiều mối quan hệ mua bán có cả nhà cung cấp thường xuyên như: Công ty ống thép Hoà Phát, Việt Đức, Vinapipe, Việt Thanh... Tuỳ thuộc vào nhóm nhà cung cấp cũng như các loại hàng hóa, dịch vụ mua vào mà công ty có phương thức thanh toán khác nhau như trả chậm hoặc trả trước, trả ngay với hình thức thanh toán khác nhau bao gồm : - Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt khi mua hàng hóa, dịch vụ .... - Thanh toán không dùng tiền mặt như thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi, thanh toán bù trừ (phát sinh giữa nhà cung cấp và công ty trong đó nhà cung cấp lại là khách hàng) ngoài ra, công ty thanh toán theo hình thức thư tín dụng khi Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu tuy nhiên hình thức này chi phí cao. Công ty phân chia khách hàng thành hai nhóm đối với khách hàng có thể áp dụng cho khách hàng theo phương thức thanh toán theo định kỳ hoặc thanh toán trả chậm trừ những hợp đồng mua hàng bán hàng không thường xuyên hoặc khách hàng mới thì phải thanh toán trực tiếp, thanh toán ngay. 2.1 Kế toán thanh toán với người mua 2.1.1 Chứng từ thanh toán với khách hàng Quan hệ thanh toán với khách hàng nảy sinh khi Công ty bán hàng húa, dịch vụ của mình theo phương thức bán chịu hoặc theo phương thức trả trước. Thông thường việc bán buôn hàng hóa hoặc bán hàng theo phương thức nêu trên chỉ xảy ra trong các nghiệp vụ bán buôn hàng hóa hoặc bán qua các đại lý của Công ty. Kế toán thanh toán với khách hàng do công ty lập và hoàn thành các thủ tục pháp lý theo phương thức mua bán đã thoả thuận. Các chứng từ sử dụng thường gồm : Các chứng từ bán hàng: + Hóa đơn bán hàng ghi nhận khoản nợ phải thu đối với khách hàng. Vì muốn gây dựng thương hiệu, uy tín nên doanh nghiệp đó quyết định dùng hoá đơn tự in được Cục thuế Hà Nội phê duyệt và được in tại Công ty in Bộ Tài Chính. Hóa đơn đặc thu kiêm phiếu xuất kho này được lập thành 4 liên: ( liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển cho Phòng kế toán, liên 4 giao cho thủ kho ). Trên hóa đơn có ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng giá trị thanh toán, chủng loại, phương thức thanh toán.(Mẫu biểu 1) Chứng từ thanh toán : + Phiếu thu phản ánh số tiền đó thu của khách hàng. Khi khách hàng trả bằng tiền mặt kế toán tiền mặt lập phiếu thu trên cơ sở kiểm tra hóa đơn GTGT. Phiếu thu trên cơ sở kiểm tra hóa đơn giao cho khách hàng kế toán công ty căn cứ vào chứng từ này để ghi sổ. Ngoài ra còn có giấy thanh toán bự trừ. Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ Khách hàng Phòng Kế toán thủ quỹ Kế toán Thủ Kế hoạch Tiền mặt tiêu thụ kho Lưu Trữ Hợp đông Lập hóa Lập phiếu Thu Ghi Xuất Mua hàng đơn kiêm thu tiền sổ hàng Phiếu XK Mẫu biểu số 01. Hoá đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu xuất kho Công Ty TNHH Thương Mại Phú Đức Trụ sở chính : Phòng 1707, Toà nhà 27, Đường Huỳnh Thúc Kháng, P. Láng Hạ, Q. Đống Đa, Hà Nội Địa chỉ giao dịch : Nhà 2, Dóy A1, Ngừ 217, Đê La Thành, P. Ô Chợ Dừa, Q.Đống Đa Hà Nội Tel : (04) 5.142361 - 5.146208 - 5.146553 - 6362330 Fax: (04) 5.143120 Tài khoản : 006704060002293 tại Ngân hàng Quốc tế VIBank, CN Ba Đình, HN Mó số thuế : 0100967400 Email: phuducsteel@vnn.vn Phuduc steel Mẫu số 01 GTKT - 4LL - 01 Ký hiệu: AA/2006T Số: 0001064 HOÁ ĐƠN (GTGT) Kiêm phiếu xuất kho (Liên 1: Lưu) Ngày 04 tháng 06 năm 2007 Tên khách hàng: Anh Tuấn Hưng Đơn vị: Công ty CP đầu tư và phát triển Vạn Xuân Địa chỉ: Số 4 ngừ 87 Đức Giang, Hà Nội Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0102253384 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền In tại Cụng ty in Tài chớnh A B C 1 2 3 Thép 42.5 x 3.0 x 6m Cây 749 242.096 181.329.904 60.3 x 4.0 x 6m Cây 270 460.00 124.200.000 Cộng tiền hàng: 305.529.904 Tiền thuế GTGT( Thuế suất 05%): 15.276.495 Tổng cộng tiền hàng: 320.806.399 Bằng chữ: Ba trăm hai mươi triệu tám trăm linh sáu ba trăm chín chín đồng./ Người mua hàng Thủ kho Người lập hoá đơn Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Phát hành theo CV số 27690/CT-AC ngày 16 tháng 11 năm 2004 của Cục thuế TP Hà nội Mẫu Biểu số: 02 Phiếu thu PHIẾU THU Số :86 Mấu số : 01- TT Ngày 04 tháng 06 năm 2007 (QĐ số 1141-TC/QĐKĐT Ngày 1 tháng11 năm 1995 Nợ: 111 Của Bộ Tài Chính) Có: 131 Họ và tên người nộp tiền: Công ty CP đầu tư và phát triển Vạn Xuân Địa chỉ : Số 4 ngõ 87 Đức Giang, HN Lý do nộp: Thu tiền hàng Số tiền nộp : 90.000.000đ ( Viết bằng chữ: Chín triệu đồng chẵn ) Kèm theo 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền : ( Chín mươi triệu đồng ) Ngày 04 tháng 06 năm 2007 Thủ trưởng đv (Ký tên đóng dấu ) Kế toán trưởng ( Ký tên ) Người lập phiếuu (Ký tên ) Thủ quỹ (ký tên ) Người nộp (Ký tên ) * Tài khoản sử dụng Do đặc điểm kinh doanh của công ty thị trường tiêu thụ hoạt động lớn, số lượng khách hàng đa dạng, nghiệp vụ bán hàng diễn ra phong phú do đó để theo dõi hết khách hàng một cách khoa học và chính xác trong quá trình hạch toán kế toán sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Được chi tiết cho từng khách hàng đối với khách hàng thường xuyên còn đối với khách hàng không thường xuyên được ghi chung cho một khách hàng lẻ để theo dõi thanh toán một cách dễ dàng. Ví dụ : TK 131 – Công ty xăng dầu Quân Đội TK 131 – Công ty nhựa Đông á TK 131 – Khách hàng mua lẻ 2.1.2 Kế toán chi tiết với người mua. * Sổ chi tiết theo dõi Đối với hạch toán chi tiết phải thu khách hàng kế toán của công ty mở chi tiết từng đối tượng khách hàng. Nhưng để giảm bớt số lượng sổ chi tiết phải thu của khách hàng thì Công ty phân loại khách hàng thành hai nhóm: Khách hàng thường xuyên và khách hàng không thường xuyên mở chung một sổ chi tiết. * Hạch toán chi tiết Đối với các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đên khách hàng sẽ được theo dõi trên danh sách chứng từ phát sinh của chi tiết tài khoản 131 chi tiết cho từng khách hàng dựa trên chứng từ kế toán như: Hóa đơn GTGT, phiếu thu..... Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu rồi lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng bao gồm số phát sinh, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ cho tất cả các khách hàng. VD: +Ngày 04/06/2007 Bán hàng cho Công ty Vạn Xuân, tổng giá trị là 320,806,399 đ Nợ TK 131 : 320,806,399 Có TK 511 : 305,529,904 Có TK 333 : 15,276,495 +Ngày 10/06/2007 Bán hàng cho Công ty Xăng Dầu Quân Đội tổng giá là: 286,053,963 đ Nợ TK 131 : 286,053,963 Có TK 511 : 272,432,346 Có TK 333 : 13,621,617 +Ngày 23/06/2007 Bán hàng cho Công ty Nhựa Đông á, tổng giá trị là: 64,230,283 đ Nợ TK 131 : 64,230,283 Có TK 511 : 61,171,698 Có TK 333 : 3,058,585 +Ngày 30/06/2007 Bán hàng cho Công ty Vạn Xuõn, tổng giá trị là: 43,287,884 đ Nợ TK 131 : 43,287,884 Có TK 511 : 41,226,556 Có TK 333 : 2,061328 Căn cứ vào hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu, biên bản giao hàng kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải thu của khách hàng. Sau đó, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải thu khách hàng cuối tháng lập bảng chi tiết cho tất cả các đối tượng như sau: Mẫu biểu số 03: Bảng chi tiết phải thu của khách hàng Công ty TNHH TM Phú Đức SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Công ty CP phát triển và đầu tư Vạn Xuân Tháng 06 năm2007 NTghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ SỐ PHÁT SINH SỐ DƯ Ghi Chu SH NT Nợ Có Nợ Có Dư 01/03/06 427,988,224 HD 1064 04/06 Bán hàng thép 511 305,529,904 HD 1064 04/06 Bán hàng thép 333 15,276,495 PT86 04/06 Thu tiền hàng 111 90.000.000 CK 23/06 Thu tiền hàng 112 306,864,238 HD 1069 30/06 Bán hàng thép 511 41,226,556 HD 1069 30/06 Bán hàng thép 333 2,061,328 Cộng phát sinh 364,094,283 396,864,238 Dư 30/06/07 395,218,269 Mẫu biểu số 04: Bảng tổng hợp chi tiết phải thu của khách hàng. Công ty TNHH TM Phú Đức SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG TK:131- Phải thu của khách hàng Tháng 06 năm 2007 ĐV: 1000đ NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có 04/6 1064 04/6 Xuất bán 511 305,529,904 - - 04/6 1064 04/6 Xuất bán 333 15,276,495 04/6 Pt86 04/6 Thu tiền 111 90,000,000 10/6 1065 10/6 Xuất bán 511 272,432,346 10/6 1065 10/6 Xuất bán 333 13,621,617 23/6 CK 23/6 Thu tiền 112 306,864,238 23/6 1066 23/6 Xuất bán 511 61,171,698 23/6 1066 23/6 Xuất bán 333 3,058,585 25/6 1067 25/6 Xuất bán 511 19,297,587 25/6 1067 25/6 Xuất bán 333 964,879 27/6 1068 27/6 Xuất bán 511 31,108,687 27/6 1068 27/6 Xuất bán 333 1,555,434 29/6 Pt87 29/6 Thu tiền 111 100,000,000 30/6 Pt88 30/6 Thu tiền 111 264,500,000 30/6 1069 30/6 Xuất bán 511 41,226,556 30/6 1069 30/6 Xuất bán 333 2,061,328 Cộng phát sinh trong tháng 767,305,116 761,364,238 Dư cuối tháng 5,940,878 2.1.3 Kế toán tổng hợp với người mua. Công ty sử dụng bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng được mở cho tất cả các khách hàng nó tổng hợp số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của từng khách hàng. Đối với hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng kế toán công ty sử dụng chỉ có sổ cái tài khoản 131. Để hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng kế toán tập hợp số liệu từ danh sách chứng từ chi tiết tài khoản 131 và bảng chi tiết tài khoản 131. Hàng tháng, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu danh sách chứng từ và bảng chi tiết TK 131 rồi sau đó tổng hợp số dư phát sinh để cuối quý ghi sổ cái Tk 131. Mẫu biểu số 05: Sổ cái SỔ CÁI Tên TK 131: Phải thu khách hàng Tháng 06 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT SH Nợ Có Dư đầu kỳ - - 04/06 1064 Xuất bán 511 305,529,904 04/06 1064 Xuất bán 333 15,276,495 04/06 PT86 Thu tiền 111 90,000,000 10/06 1065 Xuất bán 511 272,432,346 10/06 1065 Xuất bán 333 13,621,617 23/06 CK Thu tiền 112 306,864,238 23/06 1066 Xuất bán 511 61,171,698 23/06 1066 Xuất bán 333 3,058,585 25/06 1067 Xuất bán 511 19,297,587 25/06 1067 Xuất bán 333 964,879 27/06 1068 Xuất bán 511 31,108,687 27/06 1068 Xuất bán 333 1,555,434 29/06 PT87 Thu tiền 111 100,000,000 30/06 PT88 Thu tiền 111 264,500,000 30/06 1069 Xuất bán 511 41,226,556 30/06 1069 Xuất bán 333 2,061,328 Cộng phát sinh 767,305,116 761,364,238 Dư cuối kỳ 5,940,878 Ngoài ra cuối mỗi quý Công ty và bên khách hàng sẽ tiến hành lập bảng đối chiếu công nợ để xác định rõ số công nợ còn phải thu của khách hàng dựa trên bảng kê chi tiết nhập hàng và thanh toán do bên khách hàng lập. Ví dụ: trong quý 2 năm 2007 Công ty và Công ty Vạn Xuân tiến hành đối chiếu công nợ như sau: Mẫu biểu số 06: Bảng kê chi tiết cho từng khách hàng Bảng kê chi tiết nhập hàng và thanh toán của Công Ty Vạn Xuân ( Từ ngày 01/06 đến ngày 30/06/2007) Dư nợ đầu kỳ: 427,988,224 đ Phần nhập hàng Phần thanh toán Ghi chú Số HĐ Ngày tháng Số tiền Số chứng từ Ngày tháng Số tiền 1064 04/06 320,806,399 1070 30/06 43,287,884 PT86 04/06 90,000,000 TM UNC 23/06 306,864,238 CK Cộng 364,094,283 396,864,238 Số dư tính đến ngày 30/06/2007: 395,218,269 đ XÁC NHẬN CỦA CÔNG TY PHÚ ĐỨC XÁC NHẬN CỦA CÔNG TY VẠN XUÂN Mẫu biểu số 07: Biên bản Công nợ với khách hàng CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY TNHH TM PHỲ ĐỨC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------***----------- -------***------- Số: 164/BBXNCN Hà Nội, ngày 30 tháng 06 năm 2007 BẢNG XÁC NHẬN CÔNG NỢ ( Từ 01/06/2007 đến 30/06/2007) Hôm nay ngày 30/06/2007 tại Công ty Vạn Xuân. Chúng tôi gồm: Đại diện Công ty Phú Đức : Ông Nguyễn Phú Thịnh GĐ Công ty Đại diện Công ty Vạn Xuân : Ông Nguyễn Tuấn Anh GĐ Công ty Hai bên cùng đối chiếu xác nhận Công nợ tính đến hết ngày 30/06/2007, cụ thể như sau : - Số dư công nợ đến hết 31/5/2007: 427.988.224 đ - Mua hàng trong tháng 06 : 364.094.283 đ - Thanh toán trong tháng : 396.864.238 đ - Tính đến hết ngày 30/06/2007 Công ty CP đầu tư và phát triển Vạn Xuân còn nợ Công ty Phú Đức số tiền là: 395.218.269 đ Bằng chữ: Ba trăm chín lăm triệu hai trăm mươi tám ngàn hai trăm sáu chín đồng./ Trong đó: số tiền nợ quá hạn: 63.893.941 đ Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị ngang nhau mỗi bên lưu 01 bản. Đại diện bên mua Đại diện bên bán ( Ký tên, đóng dấu ) ( Ký tên, đóng dấu ) 2.2 Kế toán thanh toán với người bán 2.2.1 Chứng từ thanh toán Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp thường xảy ra trong quan hệ mua bán hàng hóa, dịch vụ.... giữa công ty với các nhà cung cấp. Nghiệp vụ thanh toán chỉ phát sinh khi công ty mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm tiền hàng hoặc trả trước tiền hàng so với thời điểm thực hiện việc giao nhận hàng. Trong cả hai tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ giữa công ty với người bán, khi doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng cho người bán, khi doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán sẽ nảy sinh một khoản tiền phải thu ở người bán, khi công ty mua chịu hàng hóa, dịch vụ thì sẽ phát sinh nợ phải trả, phải thu với người bán đều dựa trên bộ chứng từ bán hàng bao gồm: * Các chứng từ mua hàng gồm: + Hóa đơn GTGT là hóa đơn do nhà cung cấp giao cho công ty là căn cứ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp ( biểu mẫu số 08) + Phiếu nhập kho do phòng cung ứng vật tư lập thành 3 liên : liên 1 lưu, liên 2 giao cho người nhập kho, liên 3 giao cho thủ kho nhập kho ghi theo thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ( biểu mẫu số 0.9) + Ngoài ra còn có hợp đồng mua hàng hóa. * Các chứng từ thanh toán như : + Phiếu chi khi thanh toán tiền hàng hoặc ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp lập thành 2 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho thủ quỹ ghi sổ rồi chuyển cho kế toán.( biểu mẫu 10) + Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ hoặc bảng sao kê báo nợ khi Công ty thanh toán qua ngân hàng.( biểu mẫu 11) Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ Viết phiếu nhập kho Hóa đơn GTGT Nhập kho P Vật tư P Tài vụ KCS Thủ kho ký Thanh toán Một số chứng từ mẫu trong nghiệp vụ mua hàng Mẫu biểu số 08: Hoá đơn GTGT HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 : Giao cho khách hàng CH/2007B Ngày 02 tháng 06 năm 2007 0016497 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Việt Thanh....................................... Địa chỉ : Gia Thượng – Quang Minh – Mê Linh – Vĩnh Phúc Số Tài khoản :.......................................................................................... Điện thoại : MST : 2500221272 Đơn vị mua hàng : Công Ty TNHH TM Phú Đức Địa chỉ : Nhà 2 dẫy A1 ngừ 217 Đê La Thành - Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản............................................................................................... Hình thức thanh toán : CK/TM MS: 0100967400 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 Thép ống hộp các loại Kg 5,098.278 12,000 61,179,335 Cộng tiền hàng : 61,179,335 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT: 3,058,967 Tổng tiền thanh toán : 64,238,302 Số tiền viết bằng chữ : Sáu tư triệu hai trăm ba tám ngàn ba trăm linh hai đồng ./ ........................................................................... Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Đóng dấu,ghihọ tên) Mẫu biểu số 09: Phiếu nhập kho. PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 – VT Theo QĐ:1141-TC/QD/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ tài chính Ngày 02 tháng 06 năm 2007 Nợ: 156 Số: 206 Có: 331 Họ, tên người giao nhận hàng: Công ty TNHH Việt Thanh Theo hoá đơn GTGT số: 16497, Ngày 02 tháng 06 năm 2007 của Việt Thanh Nhập tại kho: Số 4 Cầu Tiên, HN STT Tên hàng hóa, quy cách phẩm chất VT Đvị tính SL theo Ctừ SL thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 4 Thép ống hộp CL Kg 5,098.278 5,098 12,600 64,238,302 Thành tiền (Bằng chữ): Sáu tư triệu hai trăm ba tám ngàn ba trăm linh hai đồng./ Ngày 02 tháng 06 năm 2007 Thủ trưởng ĐV (Ký, ghi rõ họ tên) Người giao hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu biểu số 10: Phiếu chi PHIẾU CHI Số : 276 Mẫu số 02- TT(QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính) Ngày24 tháng 06 năm 2007 Nợ : 331 Có : 111 Họ và tên người nhận tiền : Nguyễn Tuấn Hùng Địa chỉ : Công Ty TNHH Việt Thanh Lý do chi : Thanh toán tiền hàng Số tiền: 100,000,000đ ( Viết bằng chữ : Một trăm triệu đồng chẵn ./) Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 24 tháng 06 năm 2007 Thủtrưởg ( Ký tên ) Kế toán trưởng (Ký tên ) Người lập ( Ký tên ) Thủ quỹ ( Ký tên ) Người nhận tiền ( Ký tên ) Mẫu biểu số 11: Uỷ nhiệm chi UỶ NHIỆM CHI Ngày 26 tháng 06 năm 2007 ĐỀ NGHỊ GHI NỢ TÀI KHOẢN SỐ TIỀN: 60,000,000 đ Số TK: 00670406002293 Bằng số: Tên tài khoản: Công ty TNHH TM Phú Đức Sáu mươi triệu đồng chẵn./ Địa chỉ:.. Bằng chữ: Ngân hàng: Quốc tế ViBank – CN Ba Đình – HN VÀ GHI CÓ TÀI KHOẢN Số TK: 006704060017512 Tên tài khoản: Công ty TNHH Việt Thanh Nội dung: Thanh toán tiền hàng Địa chỉ:.. Ngân hàng: Quốc tế ViBank – CN Ba Đình - HN KẾ TOÁN TRƯỞNG CHỦ TÀI KHOẢN KÍ VÀ ĐÓNG DẤU * Tài khoản sử dụng . Tài khoản sử dụng để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp là TK331 “ Phải trả người bán” do đặc điểm sản xuất kinh doanh nên đối tượng người bán hết sức đa dạng. Vì vậy, kế toán thanh toán mở chi tiết cho từng nhà cung cấp. Ví dụ : TK 331- Công ty Hoà Phát TK 331- Công ty Việt Đức TK 331- Công Ty Vinapipe TK 331 - Công ty Việt Thanh . 2.2.2 Kế toán chi tiết với người bán - Sổ chi tiết : Công ty sử dụng sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán và bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với từng người bán và sử dụng một số bảng đối chiếu công nợ. - Sổ tổng hợp Công ty sử dụng sổ chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 331. Sổ cái tổng hợp số liệu theo từng quý phản ánh phát sinh nợ, có, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ sau đó được đối chiếu với các sổ chi tiết. * Hạch toán chi tiết thanh toán với người bán. Căn cứ vào các chứng từ kế toán khi mua hàng như hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi, biên bản kiểm nghiệm hàng hóa, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK331. Mỗi nhà cung cấp được ghi trên một trang sổ chi tiết riêng còn đối với các nhà cung cấp không thường xuyên sẽ mở chung cho một trang sổ. Đến cuối tháng dựa vào sổ chi tiết kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán. Ví dụ + Ngày 02/06/2007 mua hàng của Công ty Việt Thanh tổng giá trị thanh toán là 64,238,302 đ ( Thuế suất 5% ) Nợ TK 1561 : 61,179,335 Nợ TK 133 : 3,058,967 Có TK 331 : 64,238,302 + Ngày 04/06/2007 mua hàng của Công ty Việt Thanh tổng giá trị thanh toán là: 108,230,781 đ Nợ TK 1561 : 103,076,934 Nợ TK 133 : 5,153,847 Có TK 331 : 108,230,781 + Ngày 06/06/2007 mua hàng của Công ty Việt Thanh tổng giá thanh toán là: 59,830,640 đ Nợ TK 1561 : 56,981,562 Nợ TK 133 : 2,849,078 Có TK 331 : 59,830,640 + Ngày 24/03/2007 mua hàng của Công ty Việt Thanh tổng giá thanh toán là: 98,670,960 đ Nợ TK 1561 : 93,972,343 Nợ TK 133 : 4,698,617 Có TK 331 : 98,670,960 Như vậy căn cứ vào hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả người bán cho Công ty TNHH Việt Thanh. Sau đó, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải trả người bán cuối tháng lập bảng chi tiết phải trả người bán cho tất cả các đối tượng như sau: Mẫu biểu số 12: Sổ chi tiết phải trả cho người bán Công ty TNHH TM Phú Đức SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN Công ty TNHH Việt Thanh Tháng 06 năm 2007 NTghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ SỐ PHÁT SINH SỐ DƯ NT ĐÃ T/TOÁN SH NT Nợ Có Nợ Có Dư 01/03/06 220,893,990 02/06 PN206 02/06 Mua hàng thép 1561 61,179,335 02/06 PN206 02/06 Mua hàng thép 133 3,058,967 04/06 PN207 04/06 Mua hàng thép 1561 103,076,934 04/06 PN207 04/06 Mua hàng thép 133 5,153,847 06/06 PN210 06/06 Mua hàng thép 1561 56,981,562 06/06 PN210 06/06 Mua hàng thép 133 2,849,078 24/06 PN224 24/06 Mua hàng thép 1561 93,972,343 24/06 PN224 24/06 Mua hàng thép 133 4,698,617 24/06 PC276 24/06 Thanh toán tiền 111 100,000,000 26/06 UNC 26/06 Thanh toán tiền 112 60,000,000 28/06 PN232 28/06 Mua hàng thép 1561 91,236,438 28/06 PN232 28/06 Mua hàng thép 133 4,561,822 30/06 PC289 30/06 Thanh toán tiền 111 50,000,000 Cộng phát sinh 210,000,000 426,768,943 Dư 30/06/07 437,662,933 , Mẫu biểu số 13: Sổ tổng hợp chi tiết phải trả cho người bán Công ty TNHH TM Phú Đức BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Tháng 06 năm 2007 Stt Tên khách hàng Dư Đầu Số Phát Sinh Dư Cuối Ghi Chú Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Công ty Việt Thanh 220,893,990 210,000,000 426,768,943 437,662,933 2 Công ty Việt Đức 624,430,980 598,390,900 640,830,232 666,870,312 3 Công ty Hoà Phát 308,237,810 200,500,000 239,983,289 347,721,099 4 Công ty Vinapipe 128,120,910 50,000,000 98,406,500 176,527,410 5 Công ty Hanisco 239,008,500 150,000,000 105,098,450 194,106,950 6 Công ty Mê Lin 83,640,223 83,640,223 7 Công ty Tràng An 492,982,440 300,000,000 230,710580 423,693,020 Tổng 2,013,674,630 1,508,890,900 1,825,438,217 2,330,221,947 2.2.3 Kế toán tổng hợp với người bán. Sổ tổng hợp Công ty sử dụng sổ chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 331. Sổ cái tổng hợp số liệu theo từng quý phản ánh phát sinh nợ, có, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ sau đó được đối chiếu với các sổ chi tiết. Mẫu biểu số 14: CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ : 23 Ngày 30 tháng 06 năm 2007 STT Trích yếu Sốhiệu TK Số tiền Nợ Có 1 Kết chuyển giá vốn (hàng bán thẳng) 632 331 698,500,600 2 Kết chuyển giá vốn (hàng bán thẳng) 632 331 832,640,080 3 Kết chuyển giá vốn (hàng bán thẳng) 632 331 126,950,583 4 Mua hàng 1561 331 223,968,700 5 Mua hàng 133 331 10,665,176 6 Mua hàng ( Giá tạm tính ) 1561 331 164,000,000 7 Mua hàng 1561 331 293,968,900 8 Mua hàng 133 331 13,998,519 9 Mua hàng 1561 331 339,968,793 10 Mua hàng 133 331 16,188,990 Cộng x x 2,720,250,341 Mẫu biểu số 15 CHỨNG TỪ GHI SỔ số:24 Ngày 30 tháng 06 năm 2007 STT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có 1 Trả tiền hàng cho nhà cung cấp 331 112 698,500,600 2 Trả tiền hàng cho nhà cung cấp 331 111 532,640,080 3 Chuyển tiền đặt cọc Nhà máy Việt Đức 331 112 300,000,000 4 Bự trừ các khoản chi hộ Cty ViệtThanh 331 138 2,600,000 5 Chuyển tiền đặt cọc Cty Hoà Phát 331 111 90,000,000 6 Trả tiền hàng cho nhà cung cấp 331 111 100,000,000 7 Trả tiền hàng cho nhà cung cấp 331 112 153,000,500 8 Trả tiền hàng cho nhà cung cấp 331 111 120,000,000 Cộng 1,996,741,180 Như vậy căn cứ vào chứng từ gốc và sổ theo dõi chi tiết phải trả người bán và số liệu tổng hợp. Ngoài ra căn cứ bảng kê có liên quan kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cho các đối tượng ghi trên một dòng cuối tháng thực hiện khóa sổ và tính ra tổng số phát sinh trên của tài khoản 331 đối ứng với nợ tài khoản có liên quan để ghi vào sổ cái tài khoản 331. Mẫu biểu số 16 SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 06 năm 2007 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 1 2 23 30/06 2,720,250,341 24 30/06 1,996,741,180 Cộng 4,716,991,521 Người lập Kế toán trưởng (Ký tên) ( Ký tên) Khi tiến hành ghi sổ cái theo quý kế toán tổng hợp số phát sinh Nợ và số phát sinh có trong 3 tháng ví dụ kế toán tổng hợp số liệu tháng 1, tháng 2, tháng 3 từ sổ đăng ký chứng từ. Mẫu biểu số 17 Sổ Cái TK: phải người bán Tháng 06 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TKĐƯNG Số Tiền NT SH Nợ Có Dư đầu kỳ 2,023,670,600 05/06 UNC Thanh toán tiền 112 698,500,600 05/06 6450 Mua hàng 1561 223,968,700 05/06 6450 Mua hàng 133 10,665,176 10/06  PC Thanh toán tiền 111 532,640,080 10/06 Giá vốn 632 698,500,600 10/06 Giá vốn 632 532,640,080 10/06 UNC Đặt cọc 112 300,000,000 10/06 Giá vốn 632 126,950,583 20/06 Mua hàng (Tạm tính) 1561 164,000,000 20/06 PC Bù trự chi hộ ViệtTha 138 2,600,000 20/06 6451 Mua hàng 1561 293,968,900 20/06 6451 Mua hàng 133 13,998,519 23/06 PC Đặt cọc 111 90,000,000 24/06 PC Thanh toán tiền 111 100,000,000 26/06 UNC Thanh toán tiền 112 153,000,500  30/06 6452 Mua hàng 1561 339,968,793 30/06 6452 Mua hàng 133 16,188,990 30/06 PC Thanh toán tiền 111 120,000,000 Cộng phát sinh 1,996,741,180 2,720,250,341 Dư cuối kỳ 2,747,179,761 Ngoài ra, công ty và phía nhà cung cấp sẽ tiến hành lập bảng đối chiếu công nợ để xác định số nợ phải trả nhà cung cấp dựa trên bảng kê mua hàng do nhà cung cấp lập. Mẫu biểu số 18: Biên bản đối chiếu công nợ với người bán Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ Hôm nayngày 30/06/2007 tại Phòng kế toán Công ty TNHH Việt Thanh. Đại diện công ty TNHH Việt Thanh Bà : Ngô Thị Hà GĐ Kinh Tế Bà : Nguyễn Thu An Trưởng Phòng kế toán Đại diện Công ty TNHH Phú Đức Bà : Lê Thanh Thuý Phó Giám Đốc Bà : Hà Mạnh Hải Kế toán trưởng Đó tiến hành đối chiếu công nợ từ ngày 01/06 đến 30/06/2007 nội dung như sau: - Số dư đến ngày 31/5/2007 là: 220,893,990 đ - Từ ngày 1/06/2007 đến ngày 30/06/2076 Công ty Phú Đức đó mua hàng với tổng số tiền là: 426,768,943 đ - Công ty Phú Đức đó thanh toán bằng chuyển khoản và tiền mặt với số tiền là là: 210,000,000 đ - Vậy tính đến hết ngày 30/06/207 Công ty Phú Đức còn nợ Công ty Việt Thanh là 437,662,933 đ (bằng chữ: Bốn trăm ba bẩy triệu sáu trăm sáu hai ngàn chín trăm ba ba đồng./) Biên bản này là cơ sở pháp lý để hai bên thanh toán Công nợ. Nếu còn phát hiện gì sai sót thì hai bên cựng nhau bàn bạc giải quyết Đại diện bên mua Đại diện bên bán ( Ký tên, đóng dấu ) ( Ký tên, đóng dấu ) * Tình hình thanh toán tại Công ty Phú Đức Để phân tích tình hình tài chính của Công ty ta tiến hành lập bảng phân tích tình hình thanh toán như sau: Mẫu biểu số 19 Bảng phân tích tình hình thanh toán quý II năm 2007 STT Chỉ tiêu Đầu quý Cuối quý Chênh lệch Giá trị % I Các khoản phải thu 2,166,428,193 2,573,439,183 407,010,990 18.787 1 Phải thu của khách hàng 2,067,868,193 2,293,969,183 226,100,990 10,934 2 Phải thu nội bộ 1,460,000 2,640,000 1,180,000 80.822 3 Phải thu khác 90,700,000 70,000,000 (20,700,000) -22.822 4 Trả trước cho người bán 0 190,000,000 190,000,000 5 Tạm ứng 6,400,000 16,830,000 10,430,000 162.97 II Các khoản phải trả 5,736,968,454 3,087,495,666 (2,649,472,788) -46,182 1 Vay ngắn hạn 1,500,000,000 0 (1.500.000.000) -100 2 Phải trả người bán 2,086,383,586 2,393,843,283 307,459,697 14.736 3 Phải nộp ngân sách 69,523,968 34,906,383 (34,617,585) -49.793 4 Phải trả CNV 980,000 5,080,000 4,100,000 418.36 5 Phải trả khác 150,000,000 120,983,000 (29,017,000) -19.344 6 Vay dài hạn 1,930,080,900 532,683,000 (1,397,397,900) -72.401 Qua bảng phân tích trên ta thấy các khoản phải thu cuối quý tăng lên so với đầu quý là : 407,010,990đ như vậy có nghĩa là công ty đó bị chiếm dụng vốn thêm 407,010,990đ trong đó số người mua chiếm dụng là 226,100,990đ nó chiếm tỷ lệ nhiều nhất trong số các khoản phải thu. Riêng các khoản phải thu nội bộ vẫn chiếm tỷ trọng nhỏ trong khoản phải thu, các khoản phải thu khác giảm đi (20,700,000đ). Như vậy công ty cần phải có phương pháp thu hồi công nợ để đảm bảo tình hình thanh toán của Công ty được tốt. Mặt khác so với đầu quý thì các khoản phải trả giảm đi 2,649,472,788đ trong khi đó ở quý II các khoản vay ngắn hạn là không có, còn các khoản phải nộp ngân sách nhà nước và phải trả khác thì lại giảm. Các khoản phải trả người bán tăng lên, như vậy Công ty đã chiếm dụng vốn, điều này là rất tôt. Nhưng nhìn chung doanh nghiệp chiếm dụng vốn của người khác giảm đi, các khoản vay dài hạn cũng giảm so với đầu quý. Vì vậy Công ty cần phải có kế hoạch tăng cường doanh thu có biện pháp thu hồi công nợ đủ để chi trả các khoản nợ ngắn hạn. Điều quan trọng là cần phải có biện pháp tài chính chặt chẽ để thu hồi các khoản phải thu từ khách hàng, giảm các khoản vay ngắn hạn, vì khi đi vay thì doanh nghiệp sẽ bị mất một khoản chi phí lãi vay điều này sẽ làm giảm lợi nhuận của khách hàng và ảnh hưởng đến khả năng thanh toán tức thời của công ty cũng như cơ hội kinh doanh của Công ty . Chương 3 Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công ty TNHH Thương mại Phú Đức 3.1. Đánh giá thực trạng về kết toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty. * Đánh giá chung: Công ty Phú Đức đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Từ điểm xuất phát ban đầu cơ sở vật chất còn lạc hậu cùng với số vốn ít ỏi đến nay công ty đã có một đội ngũ nhân viên cán bộ trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân năng động sáng tạo trong công việc. Công ty đã và đang ngày càng khẳng định vị trí cũng như uy tín của mình trên thị trường. Cùng với việc nâng cao trình độ quản lý thì cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty cũng từng bước được hiện đại hóa và không ngừng phát triển. Việc trang bị máy tính đồng bộ máy tính cho các phòng kế toán là một điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán. Giúp cho kế toán có thể tính toán, tổng hợp số liệu về bảng biểu nhanh và thuận tiện, tăng năng suất và hiệu quả làm việc của kế toán, kết quả tính toán được đầy đủ, chính xác và nhanh chóng cung cấp số liệu cho các khâu liên quan. Tuy nhiên vẫn còn những hạn chế trong việc vận dụng các phần hành cụ thể. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty được xây dựng theo mô hình tập trung là phù hợp với đặc điểm qui mô của công ty. Bộ máy kế toán của Công ty hoạt động tốt, luôn hoàn thành các nhiệm vụ được giao có sự phân công công việc hợp lý, rõ ràng giữa các phần hành kế toán, các phần hành vẫn đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng. Công tác kế toán được tổ chức tốt, đầy đủ cho các phần hành kế toán, hệ thống chứng từ, sổ sách đúng với chế độ kế toán hiện hành mà Bộ Tài Chính ban hành đồng thời cũng phù hợp với hoạt động riêng của Công ty. Những ưu điểm: Qua thời gian thực tập tại công ty em thấy công tác kế toán tất cả các nghiệp vụ và nghiệp vụ thanh toán nói riêng tại công ty được thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành. Trong thời gian ngắn thực tập em chỉ có thể đưa ra một số những ưu điểm như sau: - Về Công tác kế toán: Công ty sử dụng hệ thống kế toán theo đúng quy định của Bộ Tài Chính, bên cạnh đó do việc trang bị máy tính đầy đủ nên công việc cũng dễ dàng hơn khi tìm một khách hàng quen thuộc hay khách hàng vãng lai của Công ty, chính vì vậy công việc được nhanh chóng hơn. - Về chứng từ, sổ sách sử dụng: Mọi căn cứ ghi sổ đều được lấy từ chứng từ hợp lệ, quy trình luân chuyển chứng từ đảm bảơ đúng nguyên tắc. Các chứng từ, hóa đơn được kế toán các phần hành lưu trữ. Mỗi tháng bộ chứng từ được lưu một lần. Định kỳ công ty thường in ra các sổ chi tiết và sổ tổng hợp để ký duyết và đưa vào lưu trữ. - Về phương thức hạch toán đa số các nghiệp vụ thanh toán đều được thanh toán thông qua ngân hàng, thanh toán tiền mặt và thanh toán bự trừ lẫn nhau đảm bảo việc thanh toán được kiểm soát dễ dàng hơn. - Đối với các khoản thanh toán nội bộ thì không chỉ có kế toán thanh toán theo dõi mà được phân công đều cho các kế toán phần hành chính vì vậy việc quản lý các khoản thanh toán này được chính xác hơn. Những tồn tại: Ngoài những ưu điểm trên thì công ty cũng vẫn còn tồn tại những nhược điểm cần được khắc phục. - Khi mua hàng hóa đơn về rồi nhưng hàng thì chưa. Trong một số trường hợp đến cuối tháng hàng vẫn chưa về mà kế toán công ty lúc đó không phản ánh vào tài khoản hàng hóa đang đi đường điều này không phản ánh đúng chế độ kế toán và cũng không phản ánh được chính xác tình hình tài chính của Công ty. - Hiện nay sổ sách kế toán vẫn chưa được bảo vệ đúng mức, thực tế mỗi kế toán viên được phân công làm một phần hành nhất định nhưng do trong công ty tất cả các máy tính được nối mạng với nhau mà lại không có password riêng cho từng kế toán phần hành chính vì vậy mà bất kỳ kế toán phần hành nào cũng có thể vào mạng máy tính kế toán của Công ty bằng máy tính bất kỳ, nên có thể dễ dàng sửa đổi hay thêm bớt số liệu. - Bên cạnh đó có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh với giá trị nhỏ, một số chứng từ không được xét duyệt theo đúng chế độ quy định. Như phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng không có đầy đủ chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng. Về nguyên tắc những chứng từ là chứng từ không hợp lệ. 3.2 Hoàn thiện kết toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty. Kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là một trong những phần hành kế toán quan trọng đối với một doanh nghiệp bất kỳ, đặc biệt là doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Nó có ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nếu công việc kế toán thanh toán được thực hiện một cách khoa học, hợp lý và được quản lý một cách chặt chẽ thì sẽ giải quyết được vấn đề công nợ. Các khoản nợ phải thu sẽ được đốc thúc nhanh, không để xẩy ra tình trạng nợ khó đòi hay không thu hồi được nợ, các khoản phải trả cũng được nhanh chóng thực hiện, tránh được tình trạng nợ đọng trì trệ làm mất lòng tin của các đối tác. Khả năng thanh toán sẽ quyết định tình hình tài chính của Công ty, vì vậy kế toán thanh toán đóng vai trò khá quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Việc hoàn thiện phải tuân thủ theo đúng chế độ kế toán hiện hành mà cơ sở để hoàn thiện ở đây chính là các chuẩn mực kế toán, các thông tư hướng dẫn, nghị định làm nền tảng để hoàn thiện chế độ kế toán tại công ty. Việc tận dụng tối đa công nghệ thông tin mà máy vi tính và phần mềm kế toán mang lại để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả quản lý của công ty. 3.2.1. Kiến nghị về chứng từ kế toán: Các thông tin kế toán cung cấp cho các nhà quan tâm phải được thực hiện nhanh chóng, kịp thời. Nhưng sự kịp thời phải đi kèm với mức độ chính xác của thông tin. Các thông tin phải được cập nhật một cách chính xác từ các chứng từ gốc khi đó có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan. Tính kịp thời kết hợp với tính chính xác sẽ đảm bảo các thông tin thực sự có giá trị. Khi làm thủ tục như phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng nhất là những chứng từ có giá trị nhỏ cần phải chú ý quy trình xét duyệt chứng từ để đảm bảo hóa đơn chứng từ hợp lí và hợp lệ. Việc cập nhật chứng từ phải được làm thường xuyên hơn, không nên để dồn các chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có giá trị nhỏ vào cuối tháng nhằm tránh sự chậm trễ, bỏ sót nghiệp vụ. Các hợp đồng mua bán hàng phải được ký kết cẩn thận nhằm đảm bảo quyền lợi của các bên khi có sự cố xẩy ra. 3.2.2. Kiến nghị về tài khoản: Trong quá trình hạch toán tổng hợp, đối với các nghiệp vụ mua hàng và bán hàng thanh toán ngay bằng tiền thì không cần phải thông qua tài khoản trung gian là TK 331và TK 131 nhằm giảm nhẹ công tác kế toán. Các nghiệp vụ đó sẽ hạch toán như sau: - Mua hàng trả tiền ngay: Nợ TK 156 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 311..... - Bán hàng thu tiền ngay: Nợ TK 111, 112 ......... Có TK 511 Có TK 3331 Công ty nên mở thêm TK151 để phản ánh đúng bản chất về tài sản của công ty. Trong trường hợp hóa đơn về mà hàng chưa về điều đó sẽ giúp cho kế toán công ty phản ánh chính xác tình hình tài chính của công ty. 3.2.3. Kiến nghị về sổ kế toán: Các sổ chi tiết và sổ tổng hợp mà Công ty sử dụng là tương đối tốt, dễ hiểu, dễ đối chiếu. Đây là một lợi thế mà công ty cần phát huy. Kế toán nên mở sổ chi tiết phải thu và phải trả cho nhà cung cấp qua đó thấy rõ được nội dung nghiệp vụ phát sinh đến số dư cuối kỳ một cách chi tiết hơn. Và sổ cái nên tuân theo chế độ là sổ tổng hợp số liệu theo tháng dễ dàng kiểm soát, đối với những khách hàng thương xuyên thì nên mở sổ chi tiết để dễ dàng kiểm soát những khoản nợ. 3.2.4 Kiến nghị về báo cáo kế toán dưới góc kế toán tài chính và kế toán quản trị: Hiện nay, công tác tổ chức bộ phận kế toán quản trị của công ty được thực hiện chưa tốt, để đáp ứng nhu cầu thông tin cho các nhà quản trị về tình hình tài chính của Công ty, Công ty nên có sự chuyên biệt giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính nhằm phân tích kịp thời, chính xác khách quan về tình hình tài chính và khả năng thanh toán của công ty. Từ đó các nhà quản trị mới có được các biên pháp kịp thời, sáng suốt trong việc đưa ra các quyết định đầu tư kinh doanh. Kế toán thanh toán cần phải đảm nhận vai trò kế toán quản trị vì xuất phát từ vai trò của kế toán thanh toán. Trong nền kinh tế thị trường thì nguồn vốn là rất quan trọng mà để có được nguồn vốn kinh doanh thì điều đó là không đơn giản chính vì vậy kế toán thanh toán cần làm cho luồng tiền của công ty càng nhanh càng tốt, lấy được luồng tiền vào bù đắp cho luồng tiền ra phù hợp nhất để hạn chế được mức tối đa phải đi vay từ bên ngoài và số vồn bị chiếm dụng để từ đó tham mưu cho các nhà lãnh đạo có biện pháp tài chính có lợi nhất cho công ty. Các phần mềm kế toán phục vụ cho kế toán quản trị cũng cần được nghiên cứu và khai thác, nó không chỉ phục vụ cho chức năng cung cấp thông tin tài chính mà còn thực hiện cả chức năng dự báo, phân tích sự biến động về tình hình tài chính trong tương lai. Trong điều kiện hội nhập vào nền kinh tế thế giới như hiện nay của nước ta, thì các Công ty không thể không có sự phân tích các thông tin của thị trường. Vì vậy công việc xây dựng mô hinh kế toán quản trị đối với công ty là một yêu cầu tất yếu và khách quan. Các kiến nghị khác Việc cập nhật các chế độ và quy định kế toán cũng cần phải được chú ý nhằm thích ứng với quy luật kinh tế thị trường hiện nay và tuân thủ theo đúng pháp luật. Điều đó sẽ đóng góp một phần không nhỏ vào ngân sách nhà nước, tạo động lực cho nền kinh tế nước nhà tiến kịp với các nước khác trên thế giới. Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp phải trên cơ sở đảm bảo tính thống nhất với chế độ kế toán hiện hành cũng như với các nội quy, quy định, điều lệ của công ty. Không chỉ có vậy, việc hoàn thiện còn trên cơ sở đảm bảo tính thống nhất giữa công tác quản lý với công tác kế toán, thống nhất giữa chỉ tiêu hạch toán và chỉ tiêu quản lý, giữa phương pháp kế toán với phương pháp quản lý, phải đảm bảo được tính thống nhất giữa kế toán thanh toán với kế toán các phần hành khác: kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi, kế toán tiền vay, kế toán hàng tồn kho..., tính thống nhất giữa các kỳ kế toán. Phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Các doanh nghiệp khác nhau có mô hình tổ chức, ngành nghề kinh doanh và phương pháp quản lý khác nhau, vì vậy kế toán ở từng doanh nghiệp cũng được tổ chức một cách khác nhau để phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp đó. Hoàn thiện công tác kế toán được thực hiện trên cơ sở khắc phục các nhược điểm mà công ty đó mắc phải và phát huy những ưu điểm đã đạt được của Công ty. Công ty nên có những biện pháp thu hồi công nợ phù hợp để giảm tình hình bị chiếm dụng vốn và đảm bảo tốt tình hình thanh toán công nợ, tài chính ổn định. Công ty có thể áp dụng hình thức thanh toán cho khách hàng do mua thanh toán ngay tiền hàng như chiết khấu thanh toán, giảm gía hàng bán của những khách hàng mua với số lượng nhiều để tăng cương sức tiêu thụ hàng hoá của công ty. Những việc làm như vậy là nhằm kích thích khách hàng thanh toán ngay tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Nhưng công ty nên có một tỷ lệ chiết khấu thanh toán hấp dẫn tỷ lệ đó phải cao hơn lãi suất của ngân hàng. Để đảm bảo tính bảo mật về thông tin kế toán cho từng phần hành kế toán và tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý khi có sai sót xảy ra thì mỗi phần hành kế toán được cung cấp cho một password riêng cho một phần hành nhất định với nó, mỗi người chỉ được phép nhập hay sửa dữ liệu ở một số phần hành nhất định. Với chức năng này khi xảy ra sai sót hay gian lận có thể xác định được nguyên nhân. Cùng với sự phát triển của công ty, khối lượng công việc kế toán ngày càng nhiều, công ty có chính sách tuyển dụng thêm nhân lực tạo điều kiện để công việc được thực hiện một cách nhanh chóng và kịp thời, tránh tình trạng một nhân viên kiêm nhiệm nhiều công việc. Hơn nữa, việc bổ sung thêm nhân lực, nhất là đội ngũ lao động trẻ những người hăng hái tiếp cận với khoa học hiện đại sẽ tạo ra một phong cách làm việc mới góp phần đẩy mạnh và nâng cao trình độ của nhân viên kế toán. KẾT LUẬN Trong quá trình hoạt động kinh doanh, để luôn đứng vững trong nên kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải luôn phải không ngừng nâng cao chất lượng cũng như hạ giá thành sản phẩm. Mặt khác, sức cạnh tranh kinh tế của mỗi nước được quyết định bởi hoạt động và tính hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của mỗi Doanh nghiệp. Để tham gia hội nhập, hội nhập được với nên kinh tế khu vực và quốc tế thì doanh nghiệp phải có đủ sức cạnh tranh với quy mô lớn hơn. Để làm được điều đó Doanh nghiệp phải làm tốt công tác quản lý và điều hành vốn của mình một cách hiệu quả nhất. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã phần nào thấy được những thành tựu mà Công ty đã và đang đạt được trong những năm vừa qua cũng như những hạn chế còn tồn tại cần khắc phục trong thời gian tới để Công ty có thể nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh của mình nhằm góp phần đưa đất nước tiến vào xu thế hội nhập. Tuy nhiên, do trình độ lý luận và thời gian thực tập ít ỏi nên chắc chắn em còn nhiều thiếu sót và hạn chế. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quang và các anh chị kế toán tại Công ty TNHH Thương Mại Phú Đức để em có thể hoàn thành bài viết của mình. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên Nguyễn Thị Thu Trang TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách tham khảo: Hệ thống kế toán Doanh Nghiệp - Nhà xuất bản tài chính - Xuất bản năm 2006 Quyển I. Hệ thống kế toán Doanh Nghiệp - Nhà xuất bản tài chính - Xuất bản năm 2006 Quyển II. Giáo trình tài chính kế toán - Trường kinh tế Quốc Dân Hà Nội - Xuất bản năm 2005. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam năm 2005. Một số tài liệu do Công ty TNHH TM Phú Đức cung cấp. Trang Wed: ketoan.com Nhận xét của Công ty Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang – Lớp CĐCĐ – Khoa Kế toán - Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Hà Nội. Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương mại Phú Đức, sinh viên Nguyễn Thị Thu Trang đã có một số ưu điểm sau: 1. Về cơ bản đã nắm bắt và đáng giá được thực trạng công tác kế toán của Công ty. 2. Về ý thức tổ chức: trong thời gian thực tập đã chấp hành đúng nội quy, quy chế của Công ty, thời gian thực tập đầy đủ, có ý thức tốt trong khi thực tập. Kế toán trưởng Phó Giám Đốc Công Ty Nhận xét của giáo viên hướng dẫn Tên đề tài:Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quang Hà Nội, ngày..tháng...năm 2008.