Đề tài Hoàn thiện kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty TNHH Trí Hường

.537.805.148 6.408.250.640 3.062.573.930 5.883.481.858 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.3: Mẫu Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu được dùng để đối chiếu với số liệu trên Sổ Cái tài khoản 152 do kế toán tổng hợp lập. 2.3 Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường 2.3.1 Tài khoản sử dụng Hệ thống tài khoản sử dụng của Công ty được xây dựng trên cơ sở những quy định về hệ thống tài khoản chung cho các doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. Hiện nay, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu. Theo phương pháp này các nghiệp vụ xuất, nhập, tồn vật liệu được phản ánh thường xuyên, liên tục, thuận lợi cho công tác kiểm tra trên tài khoản và sổ kế toán. Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” có các tài khoản cấp 2 152.1 Nguyên vật liệu chính 152.4 Phụ tùng thay thế 152.2 Vật liệu phụ 152.5 Phế liệu và vật liệu khác 152.3 Nhiên liệu - Tài khoản 331 “Phải trả người bán” Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản: 111, 112, 131, 133, 141, 621, 627, 641, 642.... 2.3.2 Thực trạng kế toán các nghiệp vụ tăng nguyên liệu, vật liệu Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các loại vải, để sản xuất ra sản phẩm cần sử dụng khối lượng nguyên vật liệu rất lớn. Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài từ các nhà cung cấp nội địa, việc thu mua nguyên vật liệu do Phòng kế hoạch-vật tư đảm nhiệm. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao nguyên vật liệu và giá cả thị trường, cán bộ phòng kế hoạch-vật tư sẽ tiến hành thu mua từ các nhà cung cấp có nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng và giá thành, chi phí thấp nhất. Khi vật liệu về đến Công ty, nhân viên phòng kế hoạch-vật tư báo cáo cho Hội đồng kiểm nghiệm biết để tiến hành kiểm nghiệm. Hội đồng kiểm nghiệm bao gồm đại diện phòng kỹ thuật-KCS, phòng kế hoạch-vật tư và thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra quy cách, chất lượng, chủng loại vật liệu mua về. Nếu vật liệu đảm bảo chất lượng, quy cách, chủng loại với yêu cầu trong hợp đồng thì sẽ được nhập kho và đưa vào sử dụng. Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải thông báo ngay cho nhà cung cấp để xử lý. Trong quá trình kiểm nghiệm, Hội đồng kiểm nghiệm sử dụng Biên bản kiểm nghiệm. Ví dụ: Ngày 03/12/2008, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường nhập mua các loại sợi của Công ty dệt Hà Nam. Trước khi nhập kho, Hội đồng kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu. Biên bản nghiệm thu vật tư, thiết bị được lập theo mẫu ở trang bên: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: 03-VT Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Ngày 03 tháng 12 năm 2008 Số: 02 Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế số 12 ngày 15 tháng 11 năm 2008 của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Biên bản kiểm nghiệm gồm: Ông: Trần Việt Kỳ Chức vụ: Trưởng phòng Kỹ thuật-KCS Ông: Đỗ Đức Long Chức vụ: Trưởng phòng kế hoạch-vật tư Bà: Nguyễn Thị Hương Chức vụ: Thủ kho Ông: Phạm Thế Anh (người giao hàng) Đã kiểm nghiệm các loại: TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D 1 2 3 E Ne 10/1OE Slub Đo Kg 4.735,8 4.735,8 Ne 20/1 CD lô 16 Đo Kg 3.913,6 3.913,6 Ne 30/1 CD lô 4 Đo Kg 2.659,4 2.659,4 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Các loại vật liệu trên phù hợp với yêu cầu của hợp đồng, đạt tiêu chuẩn để phục vụ sản xuất Đại diện kỹ thuật Thủ kho Giám đốc công ty (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.4: Mẫu Biên bản kiểm nghiệm vật tư Tuỳ theo từng nguồn cung cấp nguyên vật liệu và hình thức thanh toán (trả chậm hoặc trả trực tiếp bằng tiền mặt, tiền tạm ứng hoặc bằng chuyển khoản...) kế toán tổng hợp sẽ thực hiện theo các phương thức khác nhau, cụ thể: a) Đối với nguyên liệu, vật liệu mua ngoài nhập kho Công ty chưa thanh toán với người bán. Trong trường hợp những lô hàng có giá trị lớn, công ty chưa thanh toán cho người bán ngay thì để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán với các nhà cung cấp thường xuyên, kế toán mở riêng một sổ cho mỗi nhà cung cấp là Sổ chi tiết thanh toán với người bán (tài khoản 331), sổ này được kế toán mở để phản ánh và theo dõi tình hình thanh toán với các nhà cung cấp. Đầu mỗi tháng, kế toán chuyển số dư cuối tháng trước sang đầu tháng này, căn cứ ghi sổ là các Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho.Cuối tháng, kế toán lấy số liệu từ Sổ chi tiết thanh toán với người bán để ghi vào Chứng từ ghi sổ, mỗi nghiệp vụ phát sinh được ghi vào một dòng của Chứng từ ghi sổ. Ví dụ: Ngày 03/12/2008, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường nhập mua các loại sợi của Công ty dệt Hà Nam (Hoá đơn GTGT số 0017859), bao gồm: Ne 10/1 OE Slub với số lượng 4.735,8kg đơn giá 28.500đ/kg; Ne 20/1 CDlô16 với số lượng 3.913,6kg đơn giá 31.800đ/kg; Ne 30/1 CDlô4 số lượng 2.659,4kg đơn giá 32.000đ/kg; thuế GTGT 10% tiền hàng chưa thanh toán. Hội đồng kiểm nghiệm đã kiểm tra chất lượng, số lượng và cho phép nhập kho, đưa vào sử dụng. Nhân viên phòng tài chính-kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho (căn cứ vào Hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm). Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152.1: 344.523.580 Nợ TK 133: 34.452.358 Có TK 331: 378.975.938 Căn cứ vào Hoá đơn GTGT (do bên bán lập) kế toán viết Phiếu nhập kho được trình bầy như sau: HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2 (giao cho khách hàng) BY/2008B Ngày 03 tháng 12 năm 2008 Số 0017859 Đơn vị bán hàng: Công ty dệt Hà Nam Địa chỉ: Châu Sơn-Kim Bảng-Hà Nam Số tài khoản: Điện thoại: Mã số thuế: 0101025402 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Nam Phong Đơn vị: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Địa chỉ: KCN Đồng Văn-Duy Tiên-Hà Nam Hình thức thanh toán: Mã số thuế: 0700101363 TT TÊN HÀNG HOÁ DỊCH VỤ ĐƠN VỊ TÍNH SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN A B C 1 2 3 = 1 x 2 Ne 20/1 CD lô 16 Kg 3.913,6 31.800 124.452.480 Ne 10/1 OE Slub Kg 4.735,8 28.500 134.970.300 Ne 30/1 CD lô 4 Kg 2.659,4 32.000 85.100.800 Cộng tiền hàng 344.523.580 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 34.452.358 Tổng cộng tiền thanh toán 378.975.938 Số tiền bằng chữ: Ba trăm bảy tám triệu, chín trăm bẩy năm nghìn, chín trăm ba tám đồng Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc công ty (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.5: Mẫu Hoá đơn GTGT Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: 01-VT Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 03 tháng 12 năm 2008 Nợ TK: 152.1; 133 Số: 06 Có TK: 331 Họ tên người giao hàng: Phạm Thế Anh (Xe 90T-1189) Theo HĐ số 0017859 ngày 03 tháng 12 năm 2008: Công ty dệt Hà Nam Nhập tại kho: Sợi TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 Ne 20/1 CD lô16 Kg 3.913,6 3.913,6 31.800 124.452.480 Ne 10/1 OE Slub Kg 4.735,8 4.735,8 28.500 134.970.300 Ne 30/1 CD lô4 Kg 2.659,4 2.659,4 32.000 85.100.800 10% VAT 34.452.358 Tổng cộng 378.975.938 Tổng số tiền (bằng chữ): Ba trăm bẩy tám triệu, chín trăm bẩy năm nghìn, chín trăm ba tám đồng. Ngày 03 tháng 12 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu sổ 2.6: Mẫu Phiếu nhập kho Định kỳ 15 ngày, kế toán căn cứ vào số liệu trên Hoá đơn GTGT và Phiếu nhập kho để ghi vào Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được mở cho từng tháng để theo dõi các nghiệp vụ như sau: Công ty Trách nhiện hữu hạn Trí Hường Mẫu số: S02a-DN Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 01 Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nhập mua nguyên vật liệu chính 152.1 331 344.523.580 Thuế GTGT 10% 133 331 34.452.358 .......................... ...... ...... ........ Cộng 3.817.631.466 Kèm theo 08 chứng từ gốc Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) b) Đối với nguyên liệu, vật liệu mua ngoài nhập kho Công ty thanh toán trực tiếp với người bán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng: v Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt Tiền mặt tại Công ty được bảo quản tập trung tại quỹ do thủ quỹ quản lý. Khi phát sinh nghiệp vụ mua nguyên liệu, vật liệu nhập kho trả tiền ngay cho người bán bằng tiền mặt kế toán căn cứ vào Hoá đơn GTGT do bên bán lập, Phiếu nhập kho để viết Phiếu chi tiền mặt và ghi Sổ chi tiết tiền mặt. Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt được kế toán phản ánh vào cột ghi Nợ TK152, ghi Nợ TK 133 và bên Có TK111 của Chứng từ ghi sổ. Ví dụ: Ngày 10/12/2008, Công ty nhập mua sợi của Công ty dệt Hà Nam (Hoá đơn số 0017873) bao gồm: Ne 16/1 CD Cotton với số lượng 1.975kg đơn giá chưa thuế 27.606đ/kg; Ne 20/1 CD lô16 số lượng 2.046,5kg đơn giá 31.800đ/kg, toàn bộ tiền hàng đã thanh toán bằng tiền mặt. Sau khi Hội đồng kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng đạt yêu cầu, thủ kho đã cho nhập kho vật liệu trên, cán bộ cung ứng viết Phiếu nhập kho số 30, kế toán thanh toán viết Phiếu chi số 16 thanh toán cho Công ty dệt Hà Nam. Căn cứ vào Hoá đơn số 0017873, Phiếu nhập kho số 12 và Phiếu chi số 16, kế toán tiến hành định khoản và ghi vào Chứng từ ghi sổ như sau: Nợ TK 152.1: 119.600.550 Nợ TK 133: 11.960.055 Có TK 111: 131.560.605 Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: S02a-DN Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 02 Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Trích yếu SH tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1. Nhập mua nguyên vật liệu chính 152.1 111 119.600.550 Thuế GTGT 10% 133 111 11.960.055 .......................... ............ Cộng 989.724.549 Kèm theo 05 chứng từ gốc Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) v Trường hợp thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Việc thanh toán qua ngân hàng được hạch toán tương tự như thanh toán bằng tiền mặt, kế toán căn cứ vào Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho và Giấy báo Nợ của ngân hàng (do kế toán gửi UNC đến ngân hàng của Công ty mình mở tài khoản), lấy số liệu ghi vào cột ghi Có TK 112, ghi Nợ TK 133 và Nợ TK 152 của Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được mở cho từng tháng để theo dõi thanh toán các nghiệp vụ phát sinh bằng tiền gửi ngân hàng. Ví dụ: Ngày 15/12/2008, Công ty nhập mua than của Công ty than Hà Nam, Hoá đơn số 0085249, với khối lượng 4.398,5kg đơn giá chưa thuế 22.700đ/kg, thuế GTGT 10% toàn bộ tiền hàng thanh toán bằng tiền gửi. Vật liệu sau khi được Hội đồng kiểm nghiệm kiểm tra đã cho nhập kho. Căn cứ vào Hoá đơn số 0085249, Phiếu nhập kho số 16 và Giấy báo Nợ của ngân hàng số 37, kế toán tiến hành định khoản và vào Chứng từ ghi sổ (trang 34) như sau: Nợ TK 152.3: 99.845.950 Nợ TK 133: 9.984.595 Có TK 112: 109.830.545 Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: S02a-DN Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 03 Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nhập mua than 152.3 112 99.845.950 Thuế GTGT 10% 133 112 9.984.595 ............................ .................... Cộng 1.978.673.213 Kèm theo 07 chứng từ gốc Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) v Trường hợp thanh toán bằng tiền tạm ứng Khi công ty có nhu cầu mua vật liệu, nhân viên cung ứng sẽ viết Giấy đề nghị tạm ứng hoặc giấy báo giá vật liệu đã được Trưởng phòng kế hoạch-vật tư duyệt, kế toán viết phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ để chi tiền tạm ứng cho nhân viên cung ứng đi mua vật tư. Số tiền này sẽ được theo dõi trên Sổ chi tiết TK141 mở cho từng đối tượng nhận tạm ứng. Công việc thu mua hoàn thành sẽ tiến hành thanh toán, kế toán căn cứ vào Sổ thanh toán tiền tạm ứng, Phiếu nhập kho để ghi vào Chứng từ ghi sổ, Ví dụ: Ngày 13/12/2008 tạm ứng cho anh Hạnh số tiền 1.700.000đồng (Phiếu chi số 18) để mua các phụ tùng thay thế. Ngày 15/12/2008 anh Hạnh đã hoàn thành việc thu mua và thanh toán (Giấy thanh toán tạm ứng) như sau: Số tiền đã chi: 1.496.000đồng , trong đó: - Mua vòng bi 8031 (số lượng 8 hộp, đơn giá 65.000đ/hộp) và đầu kiếm giao (số lượng 24cái, đơn giá 35.000đ/cái, hàng đã về nhập kho. - Thuế GTGT 10% Số tiền không chi hết: 204.000đồng được nhập lại quỹ Giấy thanh toán tiền tạm ứng được lập như sau: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Bộ phận: Mẫu số: 04-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Số: 28 Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 141 - Họ tên người thanh toán: Nguyễn Văn Hạnh - Bộ phận: Phòng kế hoạch-vật tư - Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giải Số tiền I. Số tiền tạm ứng 1. Số tạm ứng đợt trước chưa chi hết 2. Số tạm ứng kỳ này - Phiếu chi số: 18 ngày 13 II. Số tiền đã chi: III. Chênh lệch 1. Số tạm ứng chi không hết (I-II) 1.700.000 1.700.000 1.496.000 204.000 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) Người đề nghị thanh toán (Ký, họ tên) Ngày 13/12/2008 anh Hạnh tạm ứng tiền, kế toán định khoản Nợ TK 141: 1.700.000 Có TK 111: 1.700.000 Ngày 15/12/2008 kế toán thanh toán cho anh Hạnh Nợ TK 152.4: 1.360.000 Nợ TK 133: 136.000 Có TK 141: 1.496.000 Khoản tạm ứng chi không hết ghi Nợ TK 111: 204.000 Có TK 141: 204.000 Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 17, Giấy thanh toán tạm ứng số 28, kế toán ghi vào Chứng từ ghi sổ như sau: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: S02a-DN Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 04 Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nhập mua phụ tùng thay thế (vòng bi 8031, đầu kiếm) 152.4 141 1.360.000 Thuế GTGT 10% 133 141 136.000 .................................... ............... Cộng 199.875.687 Kèm theo 12 chứng từ gốc Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngoài nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài Công ty còn nhập lại kho từ sản xuất do không sử dụng hết. v Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ sản xuất Trường hợp nguyên liệu, vật liệu xuất kho cho sản xuất nhưng sử dụng không hết được nhập lại kho theo giá thực tế xuất kho (vì vật liệu này vẫn còn giá trị sử dụng). Tổng giá trị nguyên vật liệu được ghi vào cột Nợ TK 152 và Có TK 621 của Chứng từ ghi sổ. Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 46 ngày 27/12/2008, nhập kho 326,5kg Ne7/1OElô27 từ việc sản xuất vải 0759, giá thực tế xuất kho 27.000đ/kg, kế toán định khoản và ghi vào Chứng từ ghi sổ như sau: Nợ TK 152.1: 8.815.500 Có TK 621: 8.815.500 Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: S02a-DN Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 05 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nhập lại kho từ sản xuất vải 0759 152.1 621 8.815.500 ................................... ............... Cộng 57.427.990 Kèm theo 04 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.3 Thực trạng kế toán các nghiệp vụ giảm nguyên liệu, vật liệu Vật liệu xuất kho của Công ty chủ yếu được sử dụng phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm. Ngoài ra nguyên liệu, vật liệu còn được xuất kho cho các nhu cầu khác của doanh nghiệp như: chi phí sản xuất chung.... Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá nguyên vật liệu xuất kho nên hạch toán giá trị nguyên vật liệu được thực hiện vào cuối mỗi tháng. Khi phát sinh nhu cầu sử dụng vật liệu để phục vụ sản xuất, thủ kho kiểm tra phiếu xin cấp vật tư nếu có đủ chữ ký hợp lệ cuả trưởng bộ phận sản xuất thì tiến hành xuất vật tư. Sau đó tổng hợp số lượng hàng ngày đưa lên Phòng kế hoạch-vật tư để viết Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho chỉ được ghi cột số lượng, đến cuối tháng căn cứ vào số liệu tồn đầu tháng và nhập trong tháng, kế toán xác định giá bình quân 1 đơn vị NVL mới ghi đơn giá và tính thành tiền trên Phiếu xuất kho và tiến hành định khoản. a) Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất Tại phòng kế toán khi nhận được các chứng từ liên quan đến việc sử dụng nguyên liệu, vật liệu cho sản xuất (phiếu xuất kho...) sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ kế toán tiến hành định khoản và ghi vào Chứng từ ghi sổ. Ví dụ: Cuối tháng 12/2008, kế toán tính ra đơn giá bình quân 1kg sợi Ne 20/1CD lô 16 là 31.800đ/kg, PVA 540 là 34.314đ/kg, căn cứ vào Phiếu xuất kho số 34 và số 35 (ngày 28/12/2008 với số lượng 6.509,3kg Ne 20/1CDlô16 và 50kg PVA 540 để sản xuất vải 6721), kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 621: 208.711.440 Có TK 152.1: 206.995.740 Có TK 152.2: 1.715.700 Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: 02-VT Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 28 tháng 12 năm 2008 Nợ TK: 621 Số: 34 Có TK: 152.1 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn thị Thanh. Bộ phận: Phân xưởng sản xuất Lý do xuất: Phục vụ sản xuất vải 6721 Xuất tại kho: Sợi TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 Ne 20/1 CD lô16 Kg 6.509,3 Cộng 6.509,3 31.800 206.995.740 Tổng số tiền (bằng chữ): Hai trăm linh sáu triệu, chín trăm chín mươi năm nghìn, bẩy trăm bốn mươi đồng. Ngày 28 tháng 12 năm 2008 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.7: Mẫu Phiếu xuất kho b) Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu dùng cho phân xưởng và quản lý doanh nghiệp Cuối tháng 12, kế toán tính ra đơn giá bình quân 1kg than là 22.700đ/kg, vòng bi 8031là 67.320đ/hộp. Căn cứ vào Phiếu xuất kho số 36 và số 37 (ngày 29/12/2008): xuất 835,6 kg than; 3 hộp vòng bi 8031 dùng cho phân xưởng chuẩn bị để hồ sợi và sửa chữa máy, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 627: 19.170.080 Có TK 152.3: 18.968.120 Có TK 152.4: 201.960 Ngoài ra Công ty còn xuất vòng bi, nấm nhựa, đầu kiếm giao.... để sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế máy móc ở phân xưởng. Căn cứ vào các Phiếu xuất kho trong tháng, kế toán tiến hành lập Bảng phân bổ nguyên vật liệu như sau: Đơn vị: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Địa chỉ: KCN Đồng Văn Mẫu số: 07-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU Tháng 12 năm 2008 TT Tài khoản 152.1 Tài khoản 152.2 Tài khoản 152.3 Tài khoản 152.4 Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT 1 TK 621: Chi phí NL,VL trực tiếp 2.023.189.800 640.592.965 Vải 6721 624.013.850 82.051.852 Vải 0253 491.385.924 59.384.010 Vải 0548 286.407.830 45.039.175 ......................... ............... .............. 2 TK 627: Chi phí sản xuất chung 186.902.549 211.888.616 Vải 6721 94.161.550 45.374.928 Vải 0759 68.091.500 98.948.040 Vải 8031-1 40.264.782 62.507.914 .............................. ............. .............. Cộng 2.023.189.800 640.592.965 186.902.549 211.888.616 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 2.8: Mẫu Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu Cuối tháng, căn cứ vào các Phiếu xuất kho số 34, số 35, số 36, số 37 (Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu), kế toán lấy số liệu ghi vào Chứng từ ghi sổ số 06 và 07 như sau: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: S02a-DN Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 06 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Trích yếu SH tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất nguyên VLC, VLP phục vụ sản xuất 621 152 208.711.440 ......................................... ................ Cộng 2.663.782.765 Kèm theo chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 07 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Trích yếu SH tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất nhiên liệu, phụ tùng thay thế phục vụ ở phân xưởng 627 152 19.170.080 ............................... ................ Cộng 398.791.165 Kèm theo chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào các Chứng từ ghi sổ lập ở trên để vào Số đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được mở lần lượt theo tháng của cả năm Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: S02b-DN Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2008 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT A B 1 A B 1 ..... ..... ............. 04 15/12 199.875.687 01 15/12 3.817.631.466 05 31/12 57.427.990 02 15/12 989.724.549 06 31/12 2.663.782.765 03 15/12 1.978.673.213 07 31/12 398.791.165 Céng th¸ng 12 6.786.029.228 Céng th¸ng 12 3.319.877.607 Céng luü kÕ tõ ®Çu quý .................. Céng luü kÕ tõ ®Çu quý ............... Sổ này có 04 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 04 Ngày mở sổ: 01/01/2008 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.9: Mẫu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Cuối tháng kế toán căn cứ vào Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi số liệu vào Sổ cái Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: S02c1-DN Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Năm 2008 Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu: 152 NT Ghi sổ Ctừ ghi sổ Diễn giải TK đ.ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 2.537.805.148 01 15/12 Nhập kho nguyên vật liệu chưa T.toán 331 3.470.574.060 02 15/12 Mua nguyên vật liệu T.toán bằng tiền mặt 111 899.749.590 03 15/12 Nhập mua các loại NVL T.toán bằng TGNH 112 1.798.793.830 04 15/12 Nhập kho phụ tùng thay thế bằng tiền T.ứng 141 181.705.170 05 31/12 Nhập lại kho sợi từ sản xuất 621 57.427.990 06 31/12 Xuất kho VLC, VLP để phục vụ sản xuất 621 2.663.782.765 07 31/12 Xuất kho nhiên liệu, phụ tùng thay thế 627 398.791.165 Cộng số phát sinh 6.408.250.640 3.062.573.930 Số dư cuối tháng 12 5.883.481.858 Sổ này có 06 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 06 Ngày mở sổ 01/01/2008 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) Biểu số 2.10: (Ký, họ tên) Mẫu Sổ cái tài khoản 152 (Ký, họ tên, đóng dấu) Cuối mỗi tháng, sau khi kiểm tra chính xác số liệu của Bảng phân bổ nguyên vật liệu, kế toán sẽ kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp và chi phí sản xuất chung sang TK 154 để tính giá thành sản phẩm, ghi bút toán kết chuyển như sau. Nợ TK 154: 3.062.573.930 Có TK 621: 2.663.782.765 Có TK 627: 398.791.165 Cuối năm tài chính, số liệu trên Sổ Cái tài khoản 152 được dùng để lên chỉ tiêu về nguyên vật liệu trên Báo cáo tài chính PHẦN 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TRÍ HƯỜNG 3.1 Đánh giá thực trạng kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Qua thời gian thực tập tại Phòng kế toán của Công ty, đi sâu tìm hiểu về công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu em nhận thấy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty có những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại như sau: 3.1.1 Đánh giá về tổ chức bộ máy kế toán Về công tác kế toán nói chung của Công ty là tương đối tốt, bộ máy kế toán được tổ chức và phân nhiệm rõ ràng, mỗi kế toán có trách nhiệm làm một phần hành cụ thể, việc này đã tạo điều kiện cho nhân viên kế toán phát huy được tính chủ động, sáng tạo, chuyên môn hoá trong công việc...các phần hành kế toán được phối hợp khéo léo tạo điều kiện thúc đẩy quá trình phát triển, khai thác nghiệp vụ đạt hiệu quả chính xác, đúng chế độ hiện hành. Về hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Phòng kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung là phù hợp với yêu cầu quản lý và quy mô hoạt động. Vì thế tạo điều kiện rất thuận lợi cho việc áp dụng phương tiện kỹ thuật trong tính toán, áp dụng phương pháp kế toán hiện đại từ đó làm giảm nhẹ bộ máy kế toán nâng cao năng suất lao động. Hình thức này giúp cho việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo cho sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của ban lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên hình thức này chỉ phù hợp khi quy mô hoạt động của Công ty chưa mở rộng, hiện nay Công ty đang lỗ lực phát triển thị trường mở rộng quy mô hoạt động. Như vậy nếu quy mô ngày càng mở rộng hơn thì việc tập hợp chứng từ tại phòng kế toán Công ty ngày càng khó khăn. Mô hình tổ chức và phân công lao động trong bộ máy kế toán của Công ty là phù hợp, tuy nhiên vẫn còn một số điểm hạn chế: Thứ nhất: Đội ngũ nhân viên kế toán của Công ty đều là những người ít tuổi, tuổi trẻ tuy năng động, nhiệt tình, sáng tạo trong công việc nhưng kinh nghiệm làm việc trong công tác kế toán chưa nhiều lên hạn chế trong việc xử lý các tình huống. Do đó, Công ty nên tuyển một số nhân viên giàu kinh nghiệm hơn, đảm bảo việc thành thạo trong công việc và có thể hướng dẫn cho các nhân viên trẻ. Thứ hai: Việc kiêm nhiệm trong phân công lao động kế toán làm cho khối lượng công việc của một nhân viên khá nhiều, khó đảm bảo về mặt thời gian cũng như việc chuyên môn hoá về nghiệp vụ. 3.1.2 Đánh giá công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp chiếm 70-75% trong tổng chi phí chính vì vậy mà công ty rất coi trọng việc quản lý nguyên liệu, vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ và sử dụng, tổ chức hạch toán kế toán sao cho thực hiện một các khoa học có hiệu quả. Hàng ngày thủ kho phải báo cáo số lượng tồn kho của các loại nguyên vật liệu cho Phòng kế hoạch-vật tư biết để điều chỉnh phù hợp với quá trình sản xuất, chỉ đạo của Công ty: - Về công tác thu mua nguyên vật liệu: Công ty đã thực hiện tốt việc phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu. Việc cung cấp thu mua những nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng nhằm tiết kiện chi phí, công tác thu mua được kiểm tra chặt chẽ về số lượng cũng như chất lượng trước khi nhập kho. Việc thu mua của Công ty được dựa trên kế hoạch cho quá trình sản xuất, khi phát sinh nhu cầu nguyên vật liệu theo đơn đặt hàng thì phòng kế hoạch lập kế hoạch cung ứng vật liệu để mua nguyên liệu, vật liệu về sử dụng theo đơn đặt hàng đó. Điều này tránh bị hao hụt, mất mát nguyên vật liệu của công ty đồng thời không gây ứ đọng vốn. - Về công tác tính giá nguyên vật liệu: Công ty thực hiện tính giá nguyên vật liệu theo nguyên tắc giá gốc quy định trong chuẩn mức kế toán số 02 “Hàng tồn kho”. Đối với nguyên vật liệu xuất kho, giá gốc được xác định là giá bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ công việc hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập-xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu. Tuy nhiên phương pháp này đến cuối tháng kế toán mới xác định được đơn giá nguyên vật liệu xuất kho gây ảnh hưởng tới công tác kế toán nói chung. - Về công tác phân loại, bảo quản : Nguyên liệu, vật liệu của Công ty rất đa dạng về chủng loại nhưng đã được phân loại hợp lý theo công dụng của từng loại, Công ty có hệ thống kho tàng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, đội ngũ thủ kho có phẩn chất đạo đức, có trình độ chuyên môn đảm bảo quản lý tốt nguyên liệu, vật liệu tránh hư hỏng, thất thoát. - Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu: Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đây là phương pháp đơn giản, dễ tìm, dễ đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý. - Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Kế toán hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình xuất-nhập-tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Vì vậy kế toán có thể tính chính xác số tồn kho trên sổ kế toán từ đó đối chiếu với số tồn kho thực tế để phát hiện sai sót, từ đó Công ty có thể quản lý chặt chẽ số lượng nguyên liệu, vật liệu trên kho. Việc lập bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu vật liệu cho tất cả các sản phẩn trong tháng tạo điều kiện cho kế toán ghi sổ nhanh chóng, dễ dàng. Bên cạnh đó còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sánh tỷ trọng vật liệu xuất dùng cho sản xuất từng loại sản phẩm. Tuy nhiên việc tính giá nguyên liệu, vật liệu xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân thì công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung. Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế mà Công ty nên xem xét: Thứ nhất: Trong việc quản lý hàng tồn kho Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho các loại nguyên liệu, vật liệu điều này gây bất lợi cho Công ty khi giá nguyên liệu, vật liệu biến động trên thị trường, gây khó khăn trong việc xác định giá thực tế của vật liệu. Thứ hai: Việc nhập kho nguyên liệu, vật liệu thừa, sử dụng không hết (nhất là nguyên vật liệu chính) khi hoàn thành còn chậm, có những đơn đặt hàng đã hoàn thành rồi mà kế toán chưa nắm được số liệu về số lượng nguyên liệu, vật liệu thừa nhập kho gây cản trở việc hạch toán chi phí sản xuất. Thứ ba: Hiện nay, khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất, các phân xưởng viết phiếu xin cấp vật tư, phiếu này được duyệt mới mang xuống kho để thủ kho xuất. Do đó, mỗi lần có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu các phân xưởng lại phải thực hiện thủ tục trên, để giảm bớt được thủ tục rườm rà này công ty có thể lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho từng phân xưởng. Thứ tư: Hiện nay Công ty chưa xây dựng định mức tồn kho tối thiểu cũng như tối đa cho từng loại nguyên vật liệu nhất là nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ, từ đó có thể dẫn đến việc dự trữ nguyên vật liệu không hợp lý. Khi có sự biến động của thị trường về giá cả hoặc khan hiếm nguyên vật liệu…có thể sẽ ảnh hưởng đến chi phí và giá thành của sản phẩm. 3.1.3 Tài khoản, sổ sách sử dụng Hệ thống chứng từ của Công ty đã được thực hiện đầy đủ và đúng quy định của Bộ Tài chính. Các chứng từ liên quan đến nguyên liệu, vật liệu được luân chuyển theo đúng chế độ, đầy đủ các chữ ký bắt buộc và được bảo quản, lưu trữ cẩn thận. Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục và được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi sổ, đảm bảo các yếu tố cần thiết cũng như hiệu lực của chứng từ. Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được phân loại theo từng phần hành và tổ chức bảo quản. Việc lập các chứng từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra đối chiếu lẫn nhau. Các chứng từ luân chuyển nội bộ được thiết kế khá phù hợp và cung cấp được những thông tin cần thiết, đáp ứng cho việc quản lý của Công ty. Hệ thống tài khoản của Công ty được vận dụng linh hoạt theo những sửa đổi, bổ xung trong Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Công ty đã xây dựng những tài khoản cấp 1, cấp 2 sử dụng phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Điều này giúp cho công tác hạch toán kế toán tại Công ty được thực hiện thuận tiện. Tuy nhiên trong kế toán nguyên liệu, vật liệu Công ty không sử dụng Tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa và nhỏ nên việc lựa chọn hình thức Chứng từ ghi sổ là phù hợp với kế toán lao động thủ công và kế toán máy. Các loại sổ của Công ty được sử dụng đầy đủ, đáp ứng được yêu cầu quản lí, từ các loại sổ chi tiết đến các sổ tổng hợp. Cách trình bày sổ dễ hiểu, được ghi chép một cách đầy đủ. Quy trình ghi sổ được kế toán thực hiện theo đúng chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành. Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế mà Công ty nên xem xét: Thứ nhất, về mẫu Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, Công ty chỉ có cột “thành tiền” đối với nguyên vật liệu mà không có cột “số lượng”. Điều này sẽ khó khăn trong việc đối chiếu, kiểm tra số liệu với kế toán tổng hợp. Thứ hai, việc vào Sổ chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện bởi kế toán nguyên liệu, vật liệu, theo quy định là phải ghi hàng tuần, tuy nhiên có thể do khối lượng công việc quá nhiều nên đến thời điểm cuối tháng, nhiều nghiệp vụ nhập, xuất vật tư đã phát sinh nhưng vẫn chưa được viết vào Sổ chi tiết vật liệu. 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Từ những hạn chế nêu trên, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty: 3.2.1 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hiện nay, Công ty không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trong thực tế Công ty sử dụng nhiều loại nguyên liệu, vật liệu có đặc tính lý hoá rất phức tạp, mặt khác giá cả nguyên liệu, vật liệu trên thị trường thường xuyên biến động gây ảnh hưởng đến kết quả sản xuất. Theo nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ở Công ty là hết sức cần thiết vì lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho giúp cho công ty có được nguồn vốn tài chính để bù đắp những tổn thất có thể xảy ra do vật tư tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hoạch toán. Đồng thới đảm bảo cho công ty dự tính trước phần giá trị vật tư, hàng hoá khi đưa vào chi phí sản xuất phần giá trị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc trích lập dự phòng được thực hiện vào cuối niên độ kế toán. Để hạch toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán cần sử dụng thêm tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 3.2.2 Về việc lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo hạn mức Để giảm bớt được thủ tục rườm rà về việc xuất kho nguyên vật liệu công ty có thể lập phiếu xuất kho nguyên liệu, vật liệu theo hạn mức cho từng phân xưởng. Tác dụng của phiếu này là có thể theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất kho một lần theo định mức nhưng xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng vật liệu theo định mức. Phiếu này do phòng kế hoạch-vật tư lập và quy định rõ số lượng vật tư được xuất theo định mức sau đó chuyển cho thủ kho để theo dõi. Phương pháp ghi phiếu này như sau: Phiếu này có thể dùng cho một hay nhiều loại vật tư. Hạn mức được duyệt trong tháng là số lượng nguyên liệu, vật liệu được duyệt trên cơ sở kế hoạch khối lượng sản xuất sản phẩm trong tháng và định mức nguyên vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm. Hạn mức Số lượng sản phẩm Định mức sử dụng được duyệt = sản xuất theo kế x vật tư cho một trong tháng hoạch trong tháng đơn vị sản phẩm Số lượng thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần, thực xuất từng lần. Cuối tháng (kế hoạch) dù hạn mức vật tư còn hay hết, thủ kho cộng số thực xuất trong tháng để ghi vào thẻ kho rồi gửi lên phòng kế toán để viết phiếu xuất. 3.2.3 Về công tác tổ chức chứng từ, sổ sách Công ty sử dụng Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu nhằm theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn của từng loại vật liệu theo giá trị mà không có số lượng, để thuận tiện trong việc đối chiếu, kiểm tra số liệu với kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu nên có cột số lượng. Bảng tổng hợp chi tiết có thể thiết kế lại theo mẫu ở Biểu số 3.1 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Tháng 12 năm 2008 Tên, qui cách vật liệu ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền Ne 7/1OE lô 27 Kg 3.784,2 102.173.400 326,5 8.815.500 2.638,5 71.239.500 1.472,2 39.749.400 Ne 10/1OE Slub Kg 4.735,8 134.970.300 3.073,5 87.594.750 1.662,3 47.375.550 Ne 16/1 CD Cotton Kg 1.247,5 34.056.750 12.756,5 352.155.939 9.027,8 248.975.358 4.976,2 137.237.331 Ne 20/1 CD lô 16 Kg 6.643,4 211.260.120 43.759,4 1.391.548.920 37.928,6 1.206.129.480 12.474,2 396.679.560 Ne 20/2 CD Kg 8.720,8 296.507.200 8.720,8 296.507.200 ......... ................ ........ ................ .......... ................... .......... .............. Cộng kho Sợi 81.417,7 1.256.954.157 131.761,8 3.404.168.720 123.440,4 1.693.601.252 89.739,1 2.967.521.625 PVA 540 Kg 750 26.220.000 4.750 162.507.000 1.125 38.603.250 4.375 150.123.750 Chất chống sủi bọt Lít 280 3.360.000 5 60.000 275 3.300.000 ........... ................ ........... .................. .......... ............. ....... ................. Cộng kho hoá chất 20.414,9 573.490.708 30.100 1.090.461.073 14.331 592.674.908 36.183,9 1.071.276.873 Nấm nhựa Cái 50 150.000 2.350 8.065.200 1.600 5.476.800 800 2.738.400 Vòng bi 8031 Hộp 4 280.000 8 527.840 7 471.240 5 336.600 ............ .................... ............... ................... ........ ............. ......... ........... Cộng kho vật tư 48.720 707.360.283 33.421 1.913.620.847 37.501 776.297.770 44.640 1.844.683.360 Số dư cuối tháng 150.552,6 2.537.805.148 195.282,8 6.408.250.640 175.272,4 3.062.573.930 170.563 5.883.481.858 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập (Ký, họ tên) Biểu số 3.1: Mẫu Bảng tổng hợp chi tiết vât liệu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Việc tổ chức chứng từ còn chậm, khâu hạch toán ban đầu chưa được tốt. Để đảm bảo cho khâu hạch toán ban đầu tốt thì Công ty lên nối mạng Internet cho phòng kế toán tạo điều kiện cho kế toán tiếp cận công nghệ mới, cập nhật nhanh chóng các thông tin liên quan đến kế toán. Để giải quyết tình trạng chứng từ quá tải vào cuối tháng (năm) công ty lên có hình thức khen thưởng và kỷ luật đối với kế toán viên hoàn thành tốt hoặc chưa tốt nhiệm vụ được giao. 3.2.4. Về xây dựng định mức tồn kho nguyên vật liệu Để sản xuất ra một mặt hàng, Công ty cần sử dụng khối lượng nguyên vật liệu khá nhiều. Vì vậy, Công ty nên tiến hành xây dựng hệ thống định mức tồn kho tối đa cũng như tối thiểu cho các loại nguyên vật liệu chủ yếu và có giá trị cao nhằm giúp cho công tác thu mua nguyên vật liệu được tốt hơn, đảm bảo luôn cung cấp một cách kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, hoàn thành các đơn hàng đúng theo kế hoạch. 3.2.5 Xây dựng hợp đồng với các nhà cung cấp Công ty phải tạo mối quan hệ hợp tác với nhiều nhà cung cấp nguyên liệu, vật liệu để khi cần có thể lựa chọn những nhà cung cấp gần nhất, đáp ứng kịp thời, đầy đủ nguyên liệu, vật liệu theo yêu cầu về số lượng, chất lượng của Công ty, giảm cước chi phí vận chuyển, tiết kiệm chi phí lưu kho.... Trên đây là một số kiến nghị của em nhằm hoàn thiện kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường. Em mong rằng khâu tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện và hiệu quả hơn. KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường đã giúp em học hỏi được nhiều kinh nghiệm mới mẻ, được ứng dụng trong thực tế về công tác kế toán, nó bổ trợ cho em những kiến thức lý luận ở trường em đã được học. Như vậy đây là điều kiện thuận lợi để giúp ích cho em trong công tác sau này, tránh những bỡ ngỡ giữa lý luận và thực tiễn. Với chuyên đề nghiên cứu: “Hoàn thiện kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường” một lần nữa em có thể khẳng định kế toán nguyên liệu, vật liệu có vai trò quan trọng không nhỏ trong quản lý kinh tế. Kế toán nguyên liệu, vật liệu giúp cho họ có được những biện pháp quản lý và hướng điều chỉnh thích hợp trong sản xuất. Công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu còn giúp cho công ty có thể bảo quản tốt và nâng cao việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu, phấn đấu để tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ và tốc độ chu chuyển vốn kinh doanh. Qua thực tế tại công ty, em đã nghiên cứu, tìm hiểu những mặt mạnh và những điểm còn hạn chế cần khắc phục nên em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến với mong muốn góp một phần nào đó để hoàn thiện công tác quản lý kế toán nguyên vật liệu của công ty trong điều kiện hiện nay. Từ đó em hiểu rằng một cán bộ tài chính kế toán không chỉ am hiểu những lý luận mà còn phải biết vận dụng sáng tạo, linh hoạt những lý luận đó vào trong thực tế. Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS. Nguyễn Văn Công, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường nói chung và các nhân viên phòng Tài chính - Kế toán của Công ty nói riêng đã hướng dẫn và tạo điều kiện cho em hoàn thành đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Họ và tên người nhận xét: Hoàng Thị Tươi Chức vụ : Kế toán trưởng Nhận xét chuyên đề thực tập chuyên ngành của: Sinh viên : Tạ Thị Bích Liên Lớp : HCKT K8 Như Quỳnh-Trường Đại học Kinh tế quốc dân ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. Ý KIẾN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ và tên người nhận xét: PGS.TS Nguyễn Văn Công NHẬN XÉT CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH CỦA: Sinh viên: Tạ Thị Bích Liên Lớp : HCKT K8 Như Quỳnh - Trường Đại học Kinh tế quốc dân ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình “ Kế toán tài chính Doanh nghiệp” – ĐH Kinh tế Quốc dân Chủ biên: PGS, TS Nguyễn Năng Phúc TS Nguyễn Ngọc Quang Nhà xuất bản tài chính 2. Hệ thống kế toán Doanh Nghiệp Nhà xuất bản tài chính – Hà Nội năm 2005 3. Giáo trình Kế toán quản trị - Học viện tài chính Chủ biên : PGS, TS Vương Đình Huệ TS Đào Xuân Tiên Nhà xuất bản tài chính năm 2002 4.Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính Nhà xuất bản tài chính – Hà Nội năm 2006 5.Báo cáo tài chính và một số tài liệu về tình hình tài chính của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường năm 2006,2007,2008 MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU........................................................................................... PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TRÍ HƯỜNG 1.1 Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường có ảnh hưởng đến kế toán nguyên liệu, vật liệu............................................................... 3 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển........................................................ 3 1.1.2 Đặc điển tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty............... 7 1.1.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm............................ 10 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và sổ kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường........................................................................ 11 1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty................................. 11 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán......................................................... 14 PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TRÍ HƯỜNG 2.1 Đặc điểm-phân loại và tính giá nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường............................................................. 16 2.1.1 Đặc điểm-phân loại nguyên liệu, vật liệu.......................................... 16 2.1.2 Tính giá nguyên liệu, vật liệu............................................................ 17 2.2 Thực trạng kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường........................................................................ 19 2.2.1 Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu tại kho..................................... 20 2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu tại phòng kế toán.................... 22 2.3 Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường............................................................. 25 2.3.1 Tài khoản sử dụng............................................................................. 25 2.3.2 Thực trạng kế toán các nghiệp vụ tăng nguyên liệu, vật liệu............ 25 a) Đối với nguyên liệu, vật liệu mua ngoài nhập kho Công ty chưa thanh toán với người bán...................................................................................... 28 b) Đối với nguyên liệu, vật liệu mua ngoài nhập kho Công ty thanh toán trực tiếp với người bán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng 31 2.3.3 Thực trạng kế toán các nghiệp vụ giảm nguyên liệu, vật liệu........... 38 a) Trường hợp xuất kho nguyên liệu, vật liệu để phục vụ sản xuất............ 38 b) Trường hợp xuất kho nguyên liệu, vật liệu dùng cho phân xưởng và quản lý doanh nghiệp.................................................................................. 40 PHẦN 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TRÍ HƯỜNG 3.1 Đánh giá thực trạng kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường............................................................. 46 3.1.1 Đánh giá về tổ chức bộ máy kế toán.................................................. 46 3.1.2 Đánh giá công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu................................ 47 3.1.3 Tài khoản, sổ sách sử dụng................................................................ 49 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường............................................... 51 3.2.1 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho........................................ 51 3.2.2 Về việc lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo hạn mức................ 51 3.2.3 Về công tác tổ chức chứng từ, sổ sách.............................................. 52 3.2.4 Về xây dựng định mức tồn kho nguyên vật liệu................................ 54 3.2.5 Xây dựng hợp đồng với các nhà cung cấp......................................... 54 KẾT LUẬN............................................................................................... 55 DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU Trang Biểu số 1.1: Một số chỉ tiêu doanh nghiệp đã đạt được trong những năm vừa qua........................................................................................................... 5 Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường......................................................................................... 9 Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty................... 11 Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường 13 Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường 15 Biểu số 2.1: Mẫu Thẻ kho....................................................................................... 21 Biểu số 2.2: Mẫu Sổ chi tiết vật liệu....................................................................... 23 Biểu số 2.3: Mẫu Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu................................................... 24 Biểu số 2.4: Mẫu Biên bản kiểm nghiệm vật liệu.................................................. 27 Biểu số 2.5: Mẫu Hoá đơn GTGT.......................................................................... 29 Biểu số 2.6: Mẫu Phiếu nhập kho........................................................................... 30 Biểu số 2.7: Mẫu Phiếu xuất kho............................................................................ 39 Biểu số 2.8: Mẫu Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu........................................... 41 Biểu số 2.9: Mẫu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ....................................................... 43 Biểu số 2.10: Mẫu Sổ Cái tài khoản 152 44 Biểu số 3.1: Mẫu Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu................................................... 53