Đề tài Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cao su Sao Vàng

ệm về phần kỹ thuật. Phòng kỹ thuật cơ năng: Phụ trách các hoạt động cỏ khí … Phòng xây dựng cơ bản: Tổ chức thực hiện các dự án đầu tư xây dựng cơ bản. Phòng kiểm tra chất lượng: Kiểm tra chất lượng vật tư, hàng hoá. Phòng đIũu độ sản xuất: Phòng đời sống: Khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên. Phòng quân sự bảo vệ: Bảo vệ tàI sản,vật tư, hàng hoá của công ty. 3. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty cao su sao vàng . Công ty cao su sao vàng được ttổ chức thực hiện ở bốn xí nghiệp sản xuất chính, chi nhánh cao su TháI Bình, nhà máy Pin cao su Xuân Hoà, xí nghiệp huyện cao su Xuân Hoà, nhà máy cao su Nghệ An và một số xí nghiệp phụ trợ. Xí nghiệp cao su số 1: Sản xuất chủ yếu xăm lốp xe máy … Xí nghiệp cao su số 2: Chuyên sản xuất lốp xe đạp các loại. Xí nghiệp cao su số 3: Sản phẩm chủ yếu là săm, Yừm, lốp ô tô … Xí nghiệp cao su số 4: Chuyên sản xuất xăm xe đạp xe máy. Xí nghiệp năng lượng: Cung cấp hơI nén, hơI nóng. Xí nghiệp cơ đIửn: Tạo một số phụ tùng thay thế. Các đơn vị sản xuất phụ: + Phòng tiếp thị – bán hàng. + Xưởng thiết kế bao bì. + Nhà máy Pin cao su Xuân Hoà. + Chi nhánh cao su TháI Bình. + Xí nghiệp luyện cao su Xuân Hoà. + Nhà máy cao su nghệ An. II.Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán tại Công ty cao su sao vàng . 1.Tổ chức bộ máy kế toán. Hiện nay công ty đã áp dụng hình thức kế toán nữa tập trung nữa phân tán. Tức là ngoàI bộ phận kế toán của công ty, dưới mỗi xí nghiệp thành viên đều có bộ phận kế toán riêng. TạI công ty: công ty tổ chức bộ máy kế toán tập trung tạI Công ty cao su sao vàng (trụ sở tạI Hà Nội). Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tạI phòng tàI chính kế toán của công ty. TạI các xí nghiệp: Không tổ chức bộ máy kế toán riêng. Hiện nay, bộ máy kế toán của công ty (không kể các chi nhánh) gồm có 17 người, mỗi người thực hiện một phần kế toán cụ thể: Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán tàI chính: là người phụ trách chung công tác kế toán, chịu trách nhiệm cao nhất về công tác tàI chính- kế toán của công ty. Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi sử lý sổ sách tổng hợp và lập báo cáo tàI chính vào cuối quý. Phó phòng kế toán kiêm kế toán phụ trách tiêu thụ. Kế toán tiền mặt: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi tiền mặt. Kế toán tiền gửi ngân hàng. Kế toán huy động vốn: theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ của công ty. Kế toán lương và bảo hiểm xã hội. Kế toán tàI sản cố định. Hai kế táon nguyên vật liệu. Hai kế toán giá thành: Một kế toán tổng hợp chi phí và một kế toan tính giá thành. Hai kế toán tiêu thụ. Một kế toán xây dựng cơ bản dỏ dang Một thủ quỹ thực hiện việc quản lý quỹ, quản lý thu chi và làm chứng từ báo cáo quỹ. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sơ đồ 1 Hình thức ghi sổ. Công ty sử dụng hình thức nhật ký chứng từ để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hình thức thể hiện qua sơ đồ 2 III.Tình hình hạch toán nguyên vật liệu tạI công ty Công ty cao su sao vàng . 1.Đặc điiểm và phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố vật chất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tổ chức kế toán nguyên vậ liệu là một trong những bộ phận chủ yếu của việc tổ chức kế toán tạI moọt doanh nghiệp vì vậy trước hết phảI tìm hiểu đặec đIúm của nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm. a. Đặc điểm của nguyên vật liệu: Công ty cao su sao vàng Hà nội là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có quy mô lớn, chuyên sản xuất các loạI xăm, lốp, ủng lao động, pin các loạI … trong mỗi loạI có nhiều các quy cách sản phẩm khác nhau như lốp xe đạp, lốp xe máy lốp máy bay … Vì vậy, công ty phảI sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu tương đối lớn, có nhiều loạI nguyên vật liệu khác nhau sử dụng trong quá trình sản xuất sản xuất sản phẩm như các loạI cao su, các loạI vảI mành các loạI hoá chất, than, bột tan, chống dính cao su .. Do đó công ty phảI tổ chức thu mua và sử dụng nguyên vật liệu cho phù hợp trong đó, có những vật liệu tương đối khan hiếm trong nước chưa thể cung cấp được mà phảI nhập từ các nước như Trung Quốc, nhật, Hàn Quốc như cao su tổng hợp SBR1712, cao su Pren Nhật… Các loạI nguyên vật liệu chính của công ty như cao su thiên nhiên, các loạI hoá chất đều là những loạI rất dễ hư hỏng trong đIũu kiện khí hậu ở nước ta. Do đó tổ chức hệ thống kho tàng rất được coi trọng và cần thiết. Sản phẩm của công ty là những sản phẩm phục vụ cho người tiêu dùng trong nước và xuất khẩu sang một số nước. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm (chiếm khoảng 60-70%) do đó, chỉ cần có sự thay đổi nhỏ về số lượng thì cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Một sản phẩm được cấu thành từ nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau và sản xuất ra nhiều loại sản phẩm khác nhau về kích cỡ, chủng loại cho nên phải xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm phải hợp lý. Công ty có hệ thống kho dữ trữ sau: Kho chứa nguyên vật liệu: Kho cao su, kho hoá chất, kho vảI mành, kho dây thép tanh. Kho chứa nguyên liệu: Xăng dầu than đốt lò. Kho cơ năng: bao gồm phụ tùng thay thế, vòng bi, đồ điện… Kho tạp phẩm: bao bì đóng gói… Để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng nguyên vật liệu, giám đốc công ty đã ký duyệt bảng quy định về định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho mỗi loạI sản phẩm, định mức này do phòng kỹ thuật cao su lập ra. Xây dựng hệ thống định mức tiêu hao cho 1 sản phẩm và hạn mức sử dụng nguyên vật liệu để tạo đIêù kiện cho bộ phận sản xuất chủ động lập kế hoạch mua và cung cấp nguyên vật liệu kịp thời cho quá trình sản xuất sản phẩm. Đồng thời để quản lý, giám sát việc suỉ dụng nguyên vật liệu của từng bộ phận sản xuất, từng xí nghiệp nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm và tiết kiệm nguyên vật liệu góp phần hạ giá thành sản phẩm một cách hợp lý. Biểu số 1: Bộ công nghiệp Công ty cao su sao vàng định mức tiêu hao nguyên vật liệu Tên sản phẩm: Lốp xe đạp 650 2M Nguyên vật liệu Đơn vị tính Định mức tiêu hao A. Nguyên vật liệu chính Cao su L1 Kg 0,171900 Cao su tổng hợp SBR1712 Kg 0,0543350 Lưu huỳnh Kg 0,006161 Xúc tiến DM Kg 0,003084 Mành PA vảI phin (0,001 kg/m) Kg 0,0089 ằ 0,00890m Vật liệu dệt Kg 0,6189 Vật liệu kim khí Kg 0,0357 . . . . . . . . . Cộng nguyên vật liệu chính Kg 2,06 B. Vật liệu phụ Kg 0,0001 Người lập biểu (Chữ ký, họ tên ) Phòng kỹ thuật cao su (Chữ ký, họ tên) Giám đốc công ty (Chữ ký, họ tên) b. Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của công ty rất nđa dạng và phong phú về chủng loạI cũng như số lượng của từng loại. Do đó, việc phân loạI dựa trên các tiêu thức khác nhau phù hợp với quy mô sản xuất sản phẩm. Đồng thời kế toán và thủ kho cần có cả các kiến thức nhất định về tính chất cơ lý hoá cuả các loạI nguyên vật liệu. Do vậy, công ty tiến hành phân loạI nguyên vật liệu dựa trên công dụng của từng loạI nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Nguyên vật liệu được chia thành các loạI như sau: nguyên vật liệu chính bao gồm: các loạI cao su ( cao su L1, L2, cao su Buna, cao su tổng hợp BSR 1712), các loạI hoá chất ( xúc tiến DM, CaCO3, lưu huỳnh), các loạI vảI mành ( vảI mành polvamit, vảI lót PA) tanh các loạI( tanh xe đạp, tanh xe máy, tanh ôtô ). Vật liệu phụ: bao gồm bao bì hàng mỏng, bột tan chống dính cao su, băng dán, cuộn giấy chống ẩm ... Nhiên liệu: Xăng A72, A92,dầu diezel, các loạI than đốt lò Phụ tùng thay thế sửa chữa: bánh răng... Vật liệu khác: Van xe đạp, van xe máy ... 2.Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệutheo nhuững nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu trân thực và thống nhất. Trong kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, nguyên tắc cơ bản là đánh giá theo giá vốn thực tế. TạI Công ty cao su sao vàng nguyên vật liệu được đánh giá theo giá vốn thực tế. Nguyên vật liệu của công ty được nhập từ nhều nguồn khác nhau như nhập trong nước, nhập từ nước ngoàI hoặc tự gia công chế biến. Công ty sử dụng giá vốn thực tế để đánh giá vật liệu làm cho việc hoạch toán chính xác, giảm bớt khối lượng ghi chép sổ sách song bên cạnh đó cũng làm cho việc hoạch toán thường chậm chưa phát huy được vai trò kế toán trong quản lý. a.Giá thực tế của vật liệu nhập kho. Giá thực tế của vật liệu nhập kho do mua ngoàI: Giá vốn thực tế mua ngoàI nhập kho Giá mua ghi trên hoá đơn (Không có thuế GTGT) Chi phí vận chuyển bốc dỡ Ví dụ: Theo hoá đơn 42982 ngày 1/10/2002 công ty mua 4 chiếc bạc đồng fi 350´ 300 ´ 155 của công ty cổ phần FORMACH với đơn giá 3.320.000 đồng thành tiền 13.280.000 đồng, chi phí vận chuyển về đến công ty do công ty cổ phần FORMACH chịu. Công ty cao su sao vàng Hà Nội nhập khẩu vật liệu từ các nước như: Trung Quốc, Nhật . . . Khối lượng nguyên vật liệu nhập khẩu chiếm khoảng 30% tổng khối lượng nguyên vật liệu cung cấp cho toàn công ty. Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu thông qua môI giới, các đơn vị ở Việt Nam. Vật liệu nhập khẩu ở công ty được miễn thuế nhập khẩu vì đó là những nguyên liệu trong nước chưa sản xuất được. Đối với vật liệu nhập khẩu từ nước ngoàI như các loạI cao su CBR vảI mành Poly amit Trung Quúc 840 D/2 … thì giá trị thực tế nhập kho được tính như sau: Giá trị thực tế của Vật liệu xuất kho Giá mua ghi Trên hoá đơn Chi phí thu mua b.Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho Giá thực tế của vật liệu xuất kho Số Lượng Nhập kho Giá thực tế của vật Liệu tồn kho đầu tháng Giáthực tế của vật nhập trong tháng Số lượng tồn đầu tháng Số lượng nhập trong tháng Công ty sản xuất với quy mô lớn ncó nhiều chủng loạI sản phẩm cho nên sử dụng nhiều loạI vật liệu khác nhau. Do đó để theo dõi cụ thể từng loạI nguyên vật liệu xuất kho, kế toán nguyên vật liệu àp dụng phương pháp bình quân gia quyền. Công ty lập bảng giá bình quân gia quyền cho từng kho và chi tiết cho từng thứ vật liệu. Biên bản giá trị bình quân nguyên vật liệu trong kỳ Kỳ hạch toán: tháng 10/ 2002 KHO CAO SU Tên vật liệu Tồn đầu Đơn giá tồn Tiền tồn Nhập thêm Tiền nhập Chi phí CS Bu na EPT4969 Cao su L1 Cao su L2 Cao su L3 CS THSBR1502 CS tổng hợp BR01 CS tổng hợp SBR1712 1.404,600 13.539,690 20.000,001 2.6263,160 735,000 3.955,000 30.967,4566425 7.972,1191549 8.841,2910079 8.188,2683577 11.973,0244898 11.906,3307738 11.051,1620733 43.509.531 107.940.022 176.825.829 215.049.802 8.800.173 43.707.346 55.500,000 38.440,000 178.000,000 16.800,000 68.075,000 439926000 308859984 1457464000 199906056 708971221 1122527 916573 9736600 120301 451128 30976,45664 7951,78612 8326,52939 8235,70144 11973,02448 11906,33077 10455,77807 Tổng cộng 65.879,451 595.815.000 356.815,000 3115127261 12347429 Số lượng tồn đầu tháng Đơn giá tồn kho Lượng tồn kho đầu tháng chính bằng số lượng tồn kho cuối tháng 09 chuyển sang và lấy đơn giá là gía xuất kho tháng trước chuyển sang tháng 10/ 2002 để tính ra số tiền tồn tháng 10/2002. Số tiền tồn đầu tháng 3.Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu và chứng từ hạch toán ban đầu. a.Thủ tục nhập kho Công ty cao su sao vàng là đơn vị sản xuất các sản phẩm cao su nên nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất là mua ngoài (mua ở trong nước hoặc ở nước ngoài). Phòng kế hoạch căn cứ vào tình hình thực tế sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua nguyên liệu hoặc xí nghiệp tự mua. Mua nguyên vật liệu thực hiện qua hợp đồng mua bán do giám đốc ký. Trước khi viết “ Phiếu nhập kho” thì nhuyên vật liệu phảI được phòng RCS kiểm tra chất lượng, quy cách chủng loạI có đúng theo yêu cầu hay không. Sau đó lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Đối với những nguyên vật liệu không đủ tiêu chuẩn để nhâpợ kho thì phòng KCS báo lạI để trả lạI vật tư hay giảm giá bán để bán lạI khi nguyên vật liệu tiến hành nhập kho trên cơ sở hoá đơn do ngươì bán cung cấp, phảI có báo cáo chi tiết theo từng khách kàng, đồng thời phảI kèm phiếu xác nhận của phòng KCS để kế toán vật tư tiến hành ghi sổ. Thủ kho sau khi nhận được hàng tiến hành ghi vào thẻ kho đến cuối tháng gửi cho kế toán vật tư. Căn cứ vào các chứng từ liên quan phòng kế hoạch vật tư làm thủ tục nhập. Phiếu nhập kho được chia làm 03 liên. 01 liên giao cho người nhập hàng để gim cùng hoá đơn đưa cho kế toán vật tư để thanh toán. 01 liên do phòng vật tư lưu. 01 liên để thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho đến cuối tháng gửi cho kế toán vật tư để đối chiếu. Ví dụ: ngày 1/10/2002 công ty mua bạc đồng fi 350´ 300´ 155 của công ty cổ phần FORMACH nhận được các chứng từ sau: hoá đơn GTGT (liên 02) (Biểu số 2) Sau khi hoá đơn và hàng cùng về trước khi vật liệu nhập kho phòng RCS kiểm tra chất lượng đúng vơí hợp đồng mua bán sau đó phòng KSC lập: “ Biên bản kiểm nghiệp vật tư” (Biểu số 3)  Biểu số 2: Mẫu số 01- GTGT Hoá đơn gtgt Liên 02 (Giao khách hàng) Ngày 1/ 10/ 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần FORMACH SHĐ: 42982 Địa chỉ: Số tài khoản : Điện thoại: MS: Họ và tên người mua hàng: Công ty cao su sao vàng Đơn vị: Xí nghiệp cao su Địa chỉ: Đường Nguyễn TrãI – Thanh Xuân Số tài khoản: Hình thức thanh toán: HĐKT MS: STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1*2 1 Bạc đồng bi 350´ 300´ 155 Chiếc 4.000 3320000,00 13.280.00 đ Cộng tiền hàng: 13.280.000 đ Tiền thếu GTGT (thếu suất GTGT: 10%) 1.328.000 đ Tổng tiền thanh toán: 14.608.000 đ (viết bằng chữ : Mười bốn triệu sáu trăm linh tám nghìn đồng ) Biểu số 3: Biên bản khám nghiệm vật tư Ngày 5/10/2002 Công ty cổ phần FORMACH Theo hợp đồng số: 42982 ngày 1/10/2002 Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Ông (bà): Đại diện cung tiêu: Trưởng ban. Ông (bà) KCS. Đại diện kỹ thuật: Uỷ viên. Ông (bà) vật tư – thủ kho: Đại diện kỹ thuật: Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư. Phương thức kiểm nghiệm. STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Theo TC TT kiểm nghiệm Đúng quy cách phẩm chất Không đúng quy cách phẩm chất A B C 1 2 3 4 1 Bạc đồng fi 350´ 300´ 155 ... Chiếc ... 4,000 ... 4,000 ... 4,000 ... 0 ... Kết luận của ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn: Uỷ viên: Uỷ viên: Uỷ viên: (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) căn cứ vào biên bản và hoá đơn, phòng kế hoạch kinh doanh lập phiếu nhập kho. Biểu số 4: Phiếu nhập kho Ngày 1/10/2002 M027 TK Nợ TK Có Người giao: Công ty cổ phần FORMACH Theo hoá đơn số 42982 ngày 1/10/2001 Nhập vào kho: Công ty. STT Tên hàng và quy cách, phẩm chất vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bạc đồng fi 350´300´155 . . . Chiếc . . . 4,000 . . . 3.320.000,00 . . . 1.3.280.000 . . . Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 1.328.000 Tổng giá trị thanh toán: 14.608.000 Đối với vâtl liệu không dùng hết ở các xí nghiệp cuối tháng trả lại kho công ty thì bộ phận thống kê xí nghiệp phải làm thủ tục nhập lại về công ty. Phòng vật tư làm phiếu nhập (Nhập lại vật tư) được chia làm 03 liên: 01 liên kẹp cùng chứng từ của xí nghiệp để chuyển cho phòng kế toán. 01 liên phòng vật tư lưu. 01 liên giao cho thủ kho làm căn cứ ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên cho phòng kế toán để đối chiếu Biểu số 5: Phiếu trả lại vật tư Ngày 31/10/2002 Xí nghiệp: Số 3. Nhập lại kho: Công ty. STT Chứng từ Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành Tiền TK đối ứng TK chính (Nợ) Số Ngày 13 14 15 800 800 800 31/10 31/10 31/10 Cao su L2 Cao su L3 FCao suEP 10 10 10 Kg Kg Kg 3.270 200 360 8.547 8.197 35.000 27.948.590 1.639.400 12.600.000 621 621 621 1522 1522 1522 Cộng Trong trường hợp thiếu vật tư đột xuất cho sản xuất, các nhân viên kinh tế ở dưới các xí nghiệp chủ động tìm nguồn hàng, ứng hàng và các chứng từ có liên quan kế toán cũng làm tương tự như trên và kết toán tiền hàng cho xí nghiệp như các khách hàng. Công ty không có vật liệu tự chế biến nhập kho. b. Thủ tục xuất kho vật liệu. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu xuất kho với nhiều mục đích khác nhau: Có thể xuất kho vật liệu để sản xuất, xuất bán, xuất kho vật liệu nội bộ. Do yêu cầu sản xuất của từng xí nghiệp xin lĩnh vật tư ở các thời điểm khác nhau cán bộ vật tư ở phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư do xí nghiệp viết gửi lên để lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập làm 03 liên: 01 liên ở phòng kế hoạch vật tư. 01 liên do người lĩnh vật tư ở xí nghiệp giữ để hạch toán ở xí nghiệp 01 liên do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho cuối tháng chuyển lên phòng kế toán để hạch toán cho đơn vị lĩnh. Do sản phẩm sản xuất của công ty có nhiều loại, mỗi loại cần có một khối lượng vật liệu nhất định, cho nên phòng kỹ thuật cao su xây dựng ra định mức tiêu hao cho một sản phẩm cũng khác nhau.Trên cơ sở định mức tiêu hao và sản phẩm sản xuất ra để lập kế hoạch cho từng xí nghiệp các loại vật liệu thường xuyên phát sinh sẽ được các xí nghiệp lập “ phiếu xin lĩnh vật tư theo hạn mức”. Phiếu này do phòng kinh doanh duyệt cho từng loại, từng thứ vật liệu của từng xí nghiệp.” Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức ” được lập thành 02 liên: 01 liên giao cho thủ quỹ giữ. 01 liên giao cho xí nghiệp lĩnh vật tư giữ. Khi xuất vật liệu thủ kho ghi số thực xuất vào “ thẻ kho” và số lượng xuất và cột số lượng “ thực tế lĩnh”. Cuối tháng hoặc hết hạn mức kgi trên phiếu, thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh đối chiếu với thẻ kho, sau đó chuyển liên cho phòng kế toán và một liên chuyển lên phòng kinh doanh. Kế toán kiểm tra lại chứng từ tính thành tiền cho từng phiếu trên cơ sở đơn giá và số lượng vật tư thực lĩnh. Trong trường hợp chưa hết tháng mà phiếu lĩnh vật tư theo thực lĩnh đã tính hết, xí nghiệp muốn lĩnh thêm để sản xuất thì công ty cho phép ghi thêm phía dưới phiếu đó để lĩnh hoặc lập phiếu xuất kho. Đối với vật liệu sử dụng không hết phải lập phiếu trả lại vật tư. Đối với vật liệu vận chuyển giữa các kho hoặc chuyển đến các chi nhánh xí nghiệp thì kế toán vật liệu sử dụng “ Phiếu xuất kho kiên vận chuyển nội bộ”. Ví dụ: Trong thang 10/2002 xí nghiệp số 1 lập phiếu xin lĩnh vật tư theo hạn mức gửi lên phòng kế hoạch vật tư duyệt. Phiếu số 6 phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Tháng 10/2002 Tên đơn vị: XN cao su 3 Tên vật tư: Cao su L1 Mã vật tư : Đơn vị tính: Kg Ngày Nhu cầu Thực lĩnh Ký nhận Số lượng Đơn giá Thành tiền 01/10 01/10 500,000 15.000,000 7.951,78612 7951,78612 Phụ trách phòng kế toán vật tư: Giám đốc xí nghiệp Biểu số 7: Phiếu xuất kho Ngày 31/10/2001 M028 Nợ: Có: Họ và tên người nhận hàng: XN năng lượng. Xuất tại kho: Công ty cao su sao vàng. Đơn vị tính: VNĐ STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, hàng hoá Mã số ĐV T Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 550 551 Dầu diezel Xăng ôtô 16 16 Lit Lit 350 5 350 5 3755 4881 1.314.250 24.405 Cộng 355 355 1.338.655 Người nhận: Thủ trưởng đơn Phòng kỹ thuật Thủ kho Thủ trưởng vị nhập đơn vị xuất Biểu số 8 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 31/10/2002 Liên3: Dùng thanh toán nội bộ. Căn cứ lệnh điều đông 13, 14 ngày 31/10/2002 của phòng kế hoạch vật tư về viếc xuất vật tư. Họ tên người vận chuyển xe: 29K 92-30 Xuất tại kho công ty: Nhập tại kho: Xưởng luyện cao su Xuân Hoà Đơn vị tính: VNĐ STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư,hàng hoá Mã số Đ VT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 Xúc tiến CZ CaCO3 45 45 Kg Kg 10.000 10.000 36937,6795 784,946118 369376795 14129030 Cộng 383505825 Xuất ngày 31/10/2002 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 4.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệulà một bộ phận quan trọng không thể thiếu được trong tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. TạI Công ty cao su sao vàng Hà Nội khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu trong tháng phát sinh nhiều., do đó hạch toán chi tiết vật liệu rất phức tạp. Kế toán nguyên vật liệu của công ty áp dụng phương pháp “sổ số dư” nhưng thực chất nó mang hình thức của hình thức ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu . ở kho: Thủ kho mở thẻ kho để tiến hành ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho của từng loạI nguyên vật liệu về mặt số lượng. Mỗi loạI, thứ nguyên vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho thủ kho xắp xếp thẻ kho theo từng loạithứ vật liệu để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu và quản lý. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất thủ kho ghi vào thẻ kho của mỗi ngày cộng số tiền tồn kho ghi trên thẻ kho. Mỗi thẻ kho có thể mở một tờ hoặc một số tờ. Sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho tập hợp các chứng từ nhập xuất, định kỳ 5-8 ngày kế toán xuống từng kho để nhận chứng từ về phòng kế toán. Biểu số 9: Thẻ kho Lập thẻ ngày 06/10/2002 Tên nhãn hiệu, quy định vật tư: Cao su L2. Đơn vị tính: Kg Mã số: 13 Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Xác nhận của KT Số phiếu Ngày Tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất A B C D E 1 2 3 4 Tồn đầu tháng 20.000,001 236 05/10 Xuất cho xưởng luyện 1576 05/10 Nhập của CT cao su Đà Nẵng 6000 8500 1578 10/10 Nhập của CT cao su Mai Anh 20.000 242 29/10 Xuất cho XN cao su số 1 9000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng 38.440 50.483,33 7956,67 ở phòng kế toán: Về chi tiết nhập nguyên vật liệu: Căn cứ vào phiếu nhập và hoá đơn kèm theo kế toán vật tư tiến hành định khoản trên chứng từ và ghi số liệu vào sổ chi tiết thanh toán với người bán theo giá trị thực tế ghi trên hoá đơn và chi phí vận chuyển nếu có đồng thời nhập cả thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Sau khi nhập cả hết chứng từ trong tháng kế toán kiểm tra lạI đã chính xác và đầy đủ số lượng, giá, đơn vị bán hàng. Sau đó tiến hành tính giá vật tư cho bộ phận xuất vật tư là giá bình quân gia quyền. Giábình quân gia quyền Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Về chi tiết xuất vật tư: Định kỳ, kế toán nguyên vật liệu xuống kho hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép hàng ngày của thủ kho vào thẻ kho kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Saukhi kiểm tra, đối chiếu số liệu trên chứng từ với thẻ kho nếu phù hợp kế toán ký xác nhận vào thẻ kho và thu nhận chứng từ về phòng kế toán, kế toán kiểm tra phân loạI, định khoản cho từng chứng từ, theo đối tượng sử dụng. Bộ phận kế toán xuất nguyên vật liệu tiến hành ghi số liệu vào kế toán vật tư theo từng đơn vị và đối tượng sử dụng như đã ghi trong phiếu. Sau đó kế toán vật tư kiểm tra lạI tính chính xác của chứng từ và tiến hành áp giá vào phần xuất. Giá xuất là giá bình quân gia quyền của từng loạI nguyên vật liệu. Cuối tháng đối chiếu tồn kho trên sổ nhập – xuất- tồn (đồng thời là sổ số dư) của từng kho, từng loạI nguyên vật liệu với tồn trên thẻ kho của thủ kho xm có đúng hay không . Nừu hai số liệu chênh lệch nhau thì phảI kiểm tra lạI. Giá trị tồn cuối tháng trên bảng sổ số dư Số Lượng Đơn giá bình quân gia quyền “ Sổ số dư” được lập để theo dõi về mặt số lượng và giá trị tồn kho vật liệu của từng kho, từng tàI khoản cấp 1. Số liệu trên sổ số dư thực chất có giá trị đối chiếu với thẻ kho (về mặt số lượng) của thủ kho. Số thứ tự trên số được đánh giá từ 01 đến hết sổ. Các chứng từ nhập xuất được đối chiếu trực tiếp với thẻ kho, đIũu này gây phức tạp và mất nhiều thời gian của kế toán, đồng thời việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán có trùng lặp (biểu số 10). 5.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. a.Phương pháp hạch toán và tàI khoản sử dụng: Phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu được kế toán sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty cao su sao vàng là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Kế toán tổng hợp vật liệu là việc sử dụng các tàI khoản kế toán để phản ánh kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung ở dạng tổng quát. Kế toán tổng hợp vật liệu sử dụng các tàI khoản chủ yếu sau: TK 1521 - Bán thành phẩm. TK 1522 – Nguyên liệu, vật liệu chính TK 1523 – Vật liệu phụ TK 1524 – Nhiên liệu TK 1525 – Phụ tùng thay thế TK 1527 – Van các loại TK 1528 – Phế liệu, phế phẩm Một số tàI khoản liên quan: TK 111 – Tiền Mặt TK 112 – Tiền gửi ngân hàng TK 133 – Thuế GTGT TK 331 – PhảI trả cho người bán TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 627 – Chi phí sản xuất chung TK641 – Chi phí bán hàng TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 632 – Giá vốn hàng bán TK 1368 – PhảI thu nội bộ b.Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. Mua nguyên vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu là mua ngoàI có thể mua trong nước (hoặc nhập khâủ từ nước ngoàI ). Phòng kế hoạch kinh doanh căn cứ vào tình hình thực tế sản xuất và dữ trữ nguyên vậtliệu của toàn cồng ty để lập kế hoạch mua vật liệu nhập kho. Phòng kế hoạch vật tư có thể cử người trong phòng đI mua vật liệu nhập kho hoặc các xí nghiệp truực tiếp mua về nhập kho. Đối với vật liệu mua trong nước (ở các tỉnh lân cận) chỉ đều do người cung cấp vận chuyển đến tận kho của công ty. Còn những vật liệu mua ở những tỉnh xa hoặc nhập khẩu thì hoá đơn và hàng cùng về nên công ty có rất ỉttường hợp hàng đang trên đường, công ty không sử dụng tàI khoản 151 hàng mua đang đI đường. Khi vật liệu về nhập kho, kế toán căn cứ vào háo đơn GTGT và phiếu nhập kho để ghi bút toán sau: Nợ TK 152: Trị giá vốn thực tế Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có tàI khoản 331: Tổng giá thanh toán Khi thanh toán căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 331 Có tàI khoản 111, 112. Sau khi định khoản, kế toán vật liệu ghi sổ nguyên vật liệu thực tế nhập kho và số tiền thanh toán với người bán- Toàn bộ số tiền thanh toán với người bán được theo dõi qua sổ theo dõi thanh toán với người bán. Số thanh toán ngay chuyển cho kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng (kể cả những vật liệu được thanh toán ngay thì vẫn theo dõi qua tàI khoản 331). để thuận lợi cho việc theo dõi qua trình mua nguyên vật liệu và thanh toán với khách hàng, kế toán nguyên vật liệu mở “ báo cáo chi tiết tàI khoản 331 theo từng khách hàng” biểu số 11. Hàng ngày kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, các chứng từ thanh toán do kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng gửi lên để ghi vào số phát sinh bên nợ và bên có của “ báo cáo chi tiết TK331 theo từng khách hàng” tương ứng với từng chứng từ. Số dư đầu kỳ lấy từ sổ chi tiết thanh toán với người bán tháng trước ở phần ghi nợ hoặc ghi có cuả khách hàng. Cuối tháng kế toán cộngk báo cáo chi tiết TK331 của từng khách hàng để tính ra số dư cuối tháng. Số dư cuối tháng thể hiện số tiền công ty còn nợ người bán và được chuyển sang tháng sau để thanh toán. Sau đó tổng hợp vào “Sổ chi tiết thanh toán với người bán” tương ứng với mỗi người bán một dòng trên cơ sở dòng cộng của “Báo cáo chi tiết TK331”. Việc ghi chép và theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán do kế toán chi tiết vật liệu đảm nhiệm. “Sổ chi tiết thanh toán với người bán” của công ty khác với mẫu số 02/SCT của bộ tàI chính ban hành ở chỗ: Sổ chi tiết thanh toán với người bán không theo dõi thanh toán giá trị theo hai mảng:giá trị thực tế và giá hạch toán mà chỉ theo dõi giá thực tế. Mặt khác sổ chi tiết thanh toán với người bán được lập bằng tay rồi tổng hợp số liệu cho kế toán tổng hợp nhập số liệu vào sổ. Bảng tập hợp hoá đơn nhập vật liệu: Căn cứ vào các phiếu nhập vật liệu và hoá đơn trong tháng ta sẽ được sổ tổng hợp nhập vật liệu của tháng đó cả về số lượng và giá trị, bảng này dùng để đối chiếu với báo cáo chi tiêt TK331, sổ chi tiết thanh toán với người bán. Nhật ký chứng từ số 5: Ghi có TK331: PhảI trả cho người bán Nội dung: Nhật ký chứng từ số 5 dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty với các đơn vị vật tư, hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ, lao vụ cho công ty. Căn cứ lập; Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 5 tháng trước và báo cáo chi tiết TK331, tập hoán đơn nhập nguyên vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với người bán để jghio vào nhật ký chứng từ ssó 5. Phương pháp lập: Mỗi đơn vị bán được theo dõi trên một dòng. Cột số dư đầu tháng: Căn cứ vào cột số dư cuối tháng trước của NKCT số 5 đẻ ghi vào cột số dư. Số phát sinh; Phần ghi TK331 – Nợ các TK 1522, TK1523 . . . Căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người bán tương ứng với đơn vị bán đó trên NKCT số 5 tương ứng với từng cột. Phần ghi nợ TK331 – Có TK111, TK112 . . . là phần theo dõi thanh toán. Căn cứ voà phần phát sinh nợ ở sổ chi tiêt thanh toán với người bán đẻ ghi vào từng cột của NKTC số 5 cho phù hợp với hình thức thanh toán. Căn cứ váo bảng tổng hợp định khoản Tk111, dòng ghi có TK111, ghi nợ TK331 để ghio vào cột the0o dõi thanh toán trên NKTC số 5. Căn cứ váo bảng tổng hợp định khoản Tk112, dòng ghi có TK112, ghi nợ TK331 để ghi vào cột theo dõi thanh toán trên NKTC số 5. Số dư cuối tháng = số dư có đấu tháng + số phát sinh có TK331 – số phát sinh nợ TK331 – số dư nợ đầu tháng. Ví dụ: Theo phiếu nhập kho (Mẫu 02 - VT) trong tháng công ty nhập kho: Phiếu nhập kho Ngày 1 tháng 10 năm 2002 TK nợ TKcó Người giao : Công ty cổ phần FORMACH Đơn vị tính: VNĐ Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn gía Thành tiền Bạc đồng fi 350´300´155 Bạc đồng fi 270´240´135 Bạc đồng fi 270´240´105 Nắp ĐHLH 63,5 PhôI bạc đồng fi 70´160´300 Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 4 4 8 2 5 3.320.000 2.100.000 1.870.000 750.000 2.280.000 13.280.000 8.400.000 14.960.000 1.500.000 11.400.000 Cộng tiền hàng 49.540.000 Thuế GTGT ( thuế suất 10%) 4.954.000 Tổng tiền thanh toán 54.494.000 Người viết phiếu Người nhập Kế toán Thủ kho Phòng KHVT Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi bút toán. Nợ TK1525 49.540.000 Nợ TK1331 4.954.000 Có TK 331 54.494.000 Trong tháng kế toán lập báo cáo chi tiết TK331 theo từng khách hàng để theo dõi thanh toán giữa công ty với công ty cổ phần FORMACH. Giấy báo nợ của ngân hàng ngày 10/10/2002 chi tiền gửi ngân hàng để trả tiền nguyên vật liệu kỳ trước với số tiền là 509.299.447đ. Biểu số11: Báo cáo chi tiết TK331 theo từng khách hàng Từ ngày 01/10/2002 đến ngày 31/10/2002 Đơn vị bán : Công ty Dệt vảI công nghiệp Hoá đơn Diễn giải TK đối xứng Phát sinh nợ Số Ngày Số dư đầu kỳ 182.278.128 834 03/10 Cao su BTP33 Thuế GTGT 1522 13311 2.841.000 284.100 821 UNC 09/10 10/10 Túi xăm xe máy 225-16 Thuế GTGT CT dệt vảI CN-mua mành 1522 13311 1121 509.299.447 8.408.050 840.805 ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 509.299.447 1.568.042.755 Số dư cuối kỳ 1.241.021.430 Cuối tháng kế toán chi tiết căn cứ vào dòng tổng cộng của báo cáo chi tiết TK331 để lập “Sổ chi tiết thanh toán với người bán” (Biểu số 12) (Biểu số 13, biểu số 14). Khi phát sinh mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán vật liệu chuyển cho kế toán tiền mặt theo dõi. Kế toán tiền mặt căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi để ghi vào báo cáo chi tiết TK111 + Báo cáo chi tiết TK111 (Biểu số 15) được mở theo từng ngày, cuối ngày cộng số liệu để ghi vào dòng cộng. Tổng hợp số liệu trên báo cáo chi tiết TK111 để cuối tháng máy in ra bảng tổng hợp định khoản TK111 – Tiền mặt (Biểu số 16). + bảng tổng hợp định khoản TK111 được mở vào cuối tháng do kế toán tiền mặt lập. Bảng này phản ánh các khoản thu chi bằng tiền mặtphát sinh trong tháng của công ty. Kết cấu: Bao gồm cột TK đối ứng, cột phản ánh số phát sinh nợ và số phát sinh có của TK liên quan. Cơ sở ghi: Căn cứ vào báo cáo chi tiết TK111 hằng ngày, hàng tháng kế toán tiền mặt tập hợp các phiếu thu,chi về số tiền mua vật liệu tổng hợp lạI để ghi vào bảng tổng hợp định khoản TK111 tương ứng với các TK 1522, TK 1523 . . Biểu số 12: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 10/2002 Mã TK chính Đơn vị tính: VNĐ STT Tên khách hàng Số dư đầu tháng Phát sinh Số dư cuối tháng Nợ Có Công nợ Công có Nợ Có 1 2 3 4 Cty KDTB công nghiệp Cty non nước CTy Đông bắc Phòng quân sự bảo vệ . . . 52.000.000 . . . 182.278.128 998.650.950 496.852.025 . . . 509.299.447 2.850.597.328 70.000.000 496.852.025 . . . . . .. Cộng TK 331 8.406.182.249 6.260.615.220 13.482.038.951 22.098.865.177 5.714.145..261 12.185.404.458 Biểu số 13: Tập hợp hoá đơn nhập nguyên vật liệu Từ ngày 01/10/2002 đến ngày 31/10/2002. ĐVT : VNĐ STT Chứng từ Tên vật tư Mã số ĐVT Kho Số lượng Đơn giá Thành tiền TK đối ứng TKchính Số Ngày 1 2 3 4 834 834 821 1051 03/10 03/10 09/10 24/10 Vải mành 840D/2 Vải mành 1260D/2 Vải mành 1260D/2 VảI bạt 840D/1´ 840D/1-K93cm 10 10 10 10 Kg Kg Kg Kg 10 10 10 10 6.000 12.500 15.000 10.000 10.000 15.000 7.856 6.736.362 7.090.910 6.736.363 7.090.909 6.736.363 47.136 84.204.537 106.363.650 67.363.630 70.909.090 101.045.445 331 331 331 331 1522 1522 1522 1522 … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng theo sản phẩm Mã SP 1.915.732.817 Cộng theo TK1522 15.614.311.474 Cộng theo đơn vị : Công ty Dệt vảI CN 1.915.732.817 Biểu số 15: Báo cáo chi tiết TK111 Ngày 15 / 10 /2002 ĐVT : VNĐ TK đối ứng Phiếu thu Phiếu chi PS nợ PS có Diễn giải Tên đơn vị 1522 120 153.097.120 Mua vải phin trắng Tổ HTX Thanh Trang 133 120 47.136.000 Thanh toán tiền mua cao su L2 Công ty Cao Su Sao Mai Cộng Biểu số 16: Bảng tổng hợp định khoản TK111 – tiền mặt Từ ngày 01/10/200 đến ngày 31/10/2002 ĐVT: VNĐ Tk đối ứng Số phát sinh Nợ Có TK 1331 45.2257.000 TK 1522 8.442.004.403 TK 1523 456.462.535 TK 1527 905.542.000 TK 331 3.884.527.321 TK 3333 TK 5112 6.280.300.590 Cộng 11.790.500.150 12.828.251.259 Số dư đầu kỳ: 1.256.680.150 Số dư cuối kỳ: 118.928.891 Căn cứ vào số liệu trên NKCT số 5 cột ghi nợ TK331, ghi có TK111 để ghi vào bảng tổng hợp định khoản TK111 với dòng tương ứng. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT ngày 03/10/2002 công ty mua vảI mành 1260D/2 V1 = 100 CTYDVCN của công ty dệt vảI công nghiệp: Số lượng: 5.045,5 Kg. Đơn giá : 45186,12 VNĐ. Thành tiền: 227.986.568 VNĐ. Thuế xuất thuế GTGT: 10%. Căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 1522: 227.986.568 Nợ TK: 22.798.656,8 Có TK 111: 250.785.224,8 Căn cứ vào phiếu chi, hoá đơn GTGT để ghi vào báo cáo chi tiết TK111 Căn cứ vào bảng tổng hợp định khoản TK111 để ghi vào sổ cáI TK. + Đối với những vật liệu thanh toán bằng TGNH thì TGNH cũng theo dõi tương tự như tiền mặt: cũng mở báo cáo chi tiết TK112 và bảng tổng hợp định khoản TK112. (Biểu số 17, Biểu số 18). + Bảng tổng hợp định khoản TK112- TGNH: Dùng để phản ánh số phát sinh nợ và số phát sinh có của TK112 với các tàI khoản liên quan. Kết cấu: Bao gồm cột tàI khoản đối ứng, cột phản ánh bên nợ và cột phản ánh bên có của TK112. Cỏ sở ghi: Căn cứ vào giấy báo nợ và giấy báo có ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc có liên quan để ghi vaò báo cáo chi tiết tàI khoản 112 để cuối tháng căn cứ vào số liệu trên báo cáo để in ra bảng tổng hợp định khoản TK112. C, Kế toán tổng hợp xuất vật liệu. Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu xuất dùng cho sản xuất, ngoàI ra còn xuất bán, xuất nội bộ. Đối với những nguyên vật liệu chính căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu tính toán theo định mức và kế hoạch sử dụng cán bộ đặt ra để phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất kho vật tuư. Cuối tháng căn cứ vào phiếu xuất kho, kt tổng hợp lạI và phân loạI phiếu xuất cho từng xí nghiệp. Kế toán tổng hợp vật liệu tổng hợp các phiếu xuất kho, phiếu vận chuyển nội bộ, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức … kiểm tra số liệu để ghi vào bảng tổng hợp hoá đơn xuất kho vật tư theo từng xí nghiệp, từng kho, từng loạI vật tư. Các xí nghiệp nhận nguyên vật liệu về sản xuất trong tháng nếu sử dụng không hết phảI lập báo cáo gửi lạI kho, thủ kho sử dụng “Phiếu trả lạI vật tư” là căn cứ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán, kế toán vật liệu tổng hợp số liệu để ghi vào “ Bảng tập hợphoá đơn trả lạI vật liệu”. Cuối tháng căn cứ vào tập hoán đơn trả lạI vật liệu tháng này để ghi vào bảng phân bố số 2. NgoàI ra, các xí nghiệp gửi lên cho phòng kế toán “Báo cáo sử dụng vật tư” kkế toán tính ra số vật liệu thực tế sử dụng trong tháng làm căn cứ để ghi vào bảng phân bố số 2. Biểu số 17: Báo cáo chi tiết 112 Ngày 15 /10/2002 ĐVT: VNĐ TK đối ứng Giấy báo có Giấy báo nợ PS nợ PS có Diễn giải Tên đơn vị 1522 152 825.520.000 Mua hoá chất Công ty hoá chất Vĩnh thịnh 1331 120 8..255.000 331 180.452.136 Thanh toán tiền kỳ trước Công ty thương nghiệp Hà tĩnh . . . Cộng 327.895.856 Biểu số 18: Bảng tổng hợp định khoản TK112 – tiền gửi ngân hàng Từ ngày /10/2002 đến ngày 31/10/2002 TK Đối ứng Số phát sinh Nợ Có TK111 1.030.500.000 TK131 1.345.023.300 TK13682 30.000.000 TK133 82.520.000 TK1522 825.200.000 TK331 4.526.667.236 . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng 16.524.986.725 17.287.159.366 Số dư đầu kỳ: 1.329.562.600 Số dư cuối kỳ: 567.389.959 Biểu số 19: Công ty cao su sao vàng báo cáo sử dụng vật tư XN cao su số 1 Tháng 10/2002 Tên vật tư ĐVT Tồn đầu tháng Lĩnh Sử dụng Tồn cuối tháng Cao su L1 Kg 200 0 100 100 Cao su L2 Kg 430 0 100 330 Xúc tiến DM Kg 20 0 20 0 Xúc tiến TMTD Kg 14 0 14 0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bảng phân bố số 2 – Bảng phân bố nguyên vật liệu ( Biểu số 20) Nội dung: Phản ánh giá trị thực tế của nguyên vật liệu được phân bố vào đối tượng sử dụng Cột dọc: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất dùng thực tế. Cột ngang: Phản ánh đối tượg sử dụng nguyên vật liệu Cơ sở và cách lập: Căn cứ vào tập hợp hoá đơn xuất, tập hợp hoá đơn trả lại vật liệu, báo cáo vật tư của từng xí nghiệp để lấy số thực sử dụng để ghi vào cột TK621. Căn cứ vào phiếu xuất kho cho sản xuất chung để ghi vào cột tương ứng TK627. Và căn cứ vào phiếu xuất kho cho quản lý để ghi vào cột tương ứng TK642. Cột đơn giá lấy theo giá trị thực tế xuất kho. Tác dụng của bảng phân bố: Căn cú vào bảng phân bố số 2 để ghi vào bảng kê số 4, làm cơ sở để ghi vào sổ cáI TK152. Giá tri vật liệu chính phân bổ cho một loạI sản phẩm trong tháng 10/2002 Giá trị vật liệu chính tập hợp hoá đơn trả lạI vật liệu trong tháng 09/2002 Giá trị vật liệu chính tập hợp hoá đơn xuất vật liệu trong tháng 10/2002 Giá trị vật liệu chính tập hợp hoá đơn trả lạI vật liệu trong tháng 10/2002 Sổ cái TK152 được mở cho từng loại nguyên vật liệu. Mỗi loại được mở trong số riêng cho cả năm. Căn cứ vào bảng tổng hợp định khoản TK111 dòng tương ứng cột ghi có TK 111, ghi nợ TK152 để ghi vào sổ cái TK152. Căn cứ vào NKCT số 5 dòng tương ứng cột ghi có TK331, ghi nợ TK152 để ghi vào sổ cái TK152. Biểu số 21: Sổ cáI tk152 Số dư đầu năm Nợ Có 26.798.748.325 Ghi có các TK đối ứng ghi nợ với TK này . . . Tháng 10 . . . Tháng 12 TK 111 . . . 4.477.744 . . . … TK 1121 . . . . . . … TK 331 . . . 15.614.311.474 . . . … TK 627 . . . 19.959.343 . . . … . . . . . . . …. . . . … Cộng phát sinh Nợ . . . 16.291.656.482 . . . . … Có . . . 15.626.485.417 . . . . … Số dư cuối tháng Nợ . . . . . . … Có . . . . . . … Phần III Phương hướng hoàn thiện hạch toán Nguyên vật liệu tạI công ty cao su sao vàng I. Nhận xét, dánh giá ưu nhược điểm về quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Công ty cao su sao vàng Hà nội là một doanh nghiệpp nhà nước trực thuộc tổng công ty hoá chất Việt Nam hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là sản phẩm các loại săm lốp xe đạp ,xe máy , ô tô, máy bay phục vụ cho người tiêu dùng trong nước và nước và nước ngoài .Vật liệu của Công ty hầu hết là mua ngoài ,có một số loại cao su ,hoá chất trong nước chưa thể đáp ứng được nên công ty phải nhập khẩu. Kế toán vật liệu theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị. Vì vậy việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán vật lliệu là một vấn đề quan trọng để góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, tránh mât mát hư hỏng, hao hụt vật liệu trong quá trình sản xuất nhưng vẫn đảm bảo các thông số kỹ thuật của sản phẩm sản xuất. Tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã được củng cố và hoàn thiện đáp ứng yêu cầu khách quan của nền kinh tế. Công ty là một đơn vị rất nhạy bén trong quản lý kinh tế để phát huy những ưu điểm vốn có. Chính vì vậy, song song với việc đổi mới mẫu mã sản phẩm, nâng cao chất lượng và tăng cường công tác quản lý là tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành, do đó việc tổ chức quản lý tốt khoản mục chi phí này sẽ góp phần thực hiện được mục tiêu hạ giá thành sản phẩm của công ty. Qua một thời gian tìm hiểu công tác quản lý vât liệu ở công ty, em nhận thấy công tác quản lý và hạch toán vật liệu có một số ưu điểm, nhược điểm sau: 1. Ưu điểm: - Khâu thu mua: Công ty đã tổ chức được đội ngũ cán bộ cung ứng có chuyên môn để mua vật tư, mỗi người được phân công chuyên môn một loại vật liệu. Do đó việc quản lý chứng từ hoá đơn về thu mua cũng rất thuận tiện, hợp lý đảm bảo cung cấp vật liệu trong quá trình sản xuất đúng tiến độ và kế hoạch. - Khâu dự trữ và bảo quản: Công ty luôn dự trữ vật liệu ở mức hợp lý đủ đảm bảo cho quá trình sản xuất. Hệ thông kho tàng rộng rãi, thuận tiện cho việc nhập xuất vật liệu. - Khâu dự trữ: Mọi nhu cầu sử dụng vật liệu đều được thông qua phòng kế hoạch vật tư. Vật liệu được quản lý theo định mức và kế hoạch đã phần nào tiết kiệm được chi phí. Ngoài ra hàng năm công ty còn tiến hành kiểm kê vật tư tồn kho để có biện pháp xử lý đối với những vật tư hao hụt, mất mát hư hỏng, kém phẩm chất. - Việc luân chuyển chứng từ: Công ty đã thực hiện đầy đủ thủ tục nhập kho và xuất kho. - Phân loại vật liệu: Công ty đã dựa vào công dụng của vật liệu để chia thành nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, nhiên liệu, vật liệu khác. Việc phân loại này rất thuận tiện cho việc hạch toán chi tiết. - Việc sử dụng hệ thống sổ kế toán: Công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Đây là hình thức đang được các doanh nghiệp áp dụng, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô lớn. 2. Những hạn chế: - Về hạch toán chi tiết vật: Công ty áp dụng không hoàn toàn là phương pháp “sổ số dư” nó mang hhình thức của phương pháp “ghi thẻ song song” nhiều hơn. “Sổ số dư” do kế toán lập, cuối kỳ để thủ kho căn cứ vào để ghi cột số lượng trên sổ số dư, sau đó chuyển lên phòng kế toán, kế toán căn cứ vào số lượng tồn kho và đơn giá để tính ra số tiền ghi vào cột giá trị. Nhưng tại côgn ty, kế toán không thực hiện như thế mà kế toán ghi cả cột số lượng và cột số giá trị của sổ số dư. Như vậy kkhông làm giảm mớt khối lượng ghi chép mà còn bị trùng lặp rất nhiều. - Sổ chi tiết vật liệu của công ty do kế toán vật liệu lập, mẫu số không có cột theo dõi thời gian ghi hoá đơn, phiếu nhập kho. Nếu trong một ngày mà mua nhiều đợt nguyên vật liệu thì các hoá đơn đó được tập hợp lại rồi tính tổng ghi vào một dòng trên sổ cho nên ở cột hoá đơn rất khó ghi. _ Hàng đang đi đường: Đối với vật liệu mua ngoài trong tháng hoá đơn về nhưng hàng chưa về thì kế toán tổng hợp không sử dụng tài khoản 151-hàng đang đi đường, để theo dõi mà chỉ theo dõi trên vật ký chứng từ số 5. II. Phương hướng hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cao su Sao Vàng - Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp “sổ số dư”: Phương pháp “sổ số dư” công ty đang sử dụng chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý. Để đảm bảo có sự phối hợp chặt chẽ giữa thủ kho và kế toán nhằm tránh việc ghi chép trùng lặp, tiết kiệm hao phí lao động và giúp cho việc quản lý nuyên vật liệu có hiệu quả thì công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty nên tổ chức như sau: + Tại kho: Hàng ngày ghi nhận đầy đủ các chứng từ nhập kho vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào thẻ kho số lượng nhập xuất trong ngày, tính ra tồn kho cuối ngày. Định kỳ, thủ kho tập hợp, phân loại các chứng từ nhập xuất kho vật liệu, lập phiếu giap nhận chứng từ, trong đó ghi rõ số lượng chứng từ, số loại chứng từ của từng nhóm, loại vật liệu. Cuối thàng, thủ kho căn cứ vào lượng vật liệu tồn kho trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư, sau đó gửi lên cho phòng kế toán. Sổ số dư được mở cho từng kho . +Tại phòng kế toán : Định kỳ kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho và thu nhận chứng từ nhập xuất vật liệu. Sau đó kế toán vật liệu hoàn chỉnh chứng từ ,tổng cộng số tiền của các chứng từ theo từng nhóm ,thứ vật liệu và ghi vào phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng nhận từ kế toán nhập số vật liệu để ghi vào “Bảng luỹ kế nhập xuất tồn “ theo chỉ tiêu giá trị . Đến cuối tháng ,khi nhận “Sổ số dư “do thủ kho chuyển lên kế toán tính giá trị vật liệu tồn kho và ghi vào cột giá trị . Số liệu ở “Bảng luỹ kế nhập –xuất –tồn” còn được dùng để đối chiếu,kiểm tra với số liệu ghi chép vào sổ số dư về mặt giá trị đồng thời số liệu ở “Bảng luỹ kế nhập –xuất –tồn” được đối chiếu với các sổ kế toán tổng hợp. Để đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác quản lý nguyên vật liệu kế toán cần sử dụng “Phiếu giao nhận chứng từ nhập –xuất vật liệu “, “Bảng luỹ kế nhập –xuất kho vật liệu “,”Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu”. Sổ số dư Danh điểm vật liệu Tên vật tư sản phẩm hàng hoá Đơn vị tính Định mức dự trữ Số dư đầu năm Số dư cuối tháng Người lập biểu Ngày...tháng...năm2002 Kế toán trưởng Phiếu giao nhận chứng từ nhập vật liệu Sổ danh điểm vật liệu Tên quy cách vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ nhập kho Số lượng Thành tiền Cộng Chữ ký thủ kho Ngày...tháng...năm Kế toán trưởng Phiếu giao nhận chứng từ xuất vật liệu Sổ danh điểm vật liệu Tên quy cách vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ xuất kho Số lượng Thành tiền Cộng Chữ ký thủ kho Ngày...tháng...năm Chữ ký kế toán Bảng luỹ kế nhập kho vật liệu Tháng ...năm... Sổ danh điểm vật liệu Tên quy cách vật liệu Tồnkho đầu tháng Nhập trong tháng Cộng 01-10 11-20 21-30 Cộng Chữ ký của thủ kho Chữ ký của kế toán Bảng luỹ kế xuất kho vật liệu Tháng ...năm... Sổ danh điểm vật liệu Tên quy cách vật liệu Tồnkho đầu tháng Xuất trong tháng Cộng 01-10 11-20 21-30 Cộng Chữ ký của thủ kho Chữ ký của kế toán -Hoàn thiện việc gọi tên một số loại sổ sách đang sử dụng tại Công ty. Việc sử dụng các sổ “Tập hợp hoá đơn nhập vật liệu “,”Tập hợp hoá đơn xuất vật liệu”,”Tập hợp hoá đơn trả lại vật liệu”,để theo dõi tình hình nhập xuất và trả lại hàng tháng là rất phù hợp và đạt hiệu quả cao. Như đã trình bày ở trên ,cách gọi tên các sổ này chưa phù hợp với nội dung ghi sổ .Vì vậy,kế toán công ty nên sửa lại tên gọi cho thật chính xác và khoa học hơn như: +Bảng tổng hợp nhập kho vật liệu trong tháng +Bảng tổng hợp xuất kho vật liệu trong tháng +Bảng tổng hợp trả lại vật liệu trong tháng Cách gọi tên như trên sẽ phù hợp với nội dung ghi sổ hơn vì nếu gọi “Tập hợp hoáđơn nhập (xuất hoặc trả lại) vật liệu”sẽ khiến người sử dụng liên tưởng tới một tậphợp riêng rẽ các hoá đơn nhập,xuất và trả lại vật tư của công ty chứ không phải là tổng hợp các hoá đơn của kế toán nguyên vật liệu.Khi gọi là “Bảng tổng hợp nhập, xuất và trả lại vật tư trong tháng “ sẽ phản ánh được sự tham gia của công tác kế toán nguyên vật liệu vào việc sắp xếp ,phân loại và tổng hợp các hoá đơn nhập xuất và trả lại vật liệu không chỉ trên hoá đơn thuần tuý mà còn phản ánh được cả số lượng, đơn giá và giá trị của các loại vật liệu nhập ,xuất kho ,phản ánh đầy đủ địa điểm ,tài khoản đối ứng và tài khoản chính . -Hoàn thiện phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức : Để công tác kiểm tra ,quản lý tình hình lĩnh vật tư theo hạn mức của các xí nghiệp được thuận tiện và đạt hiệu quả cao,công ty có thể thiết kế : “Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức “ như sau: Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Số thứ tự Tên nhãn hiệu quy cách vật liệu Mã số Đơn vị tính Hạn mức được duyệt trong tháng Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 Cộng Người nhận ký -Hoàn thiện sổ chi tiết thanh toán với người bán :Công ty đang sử dụng gây khó khăn trong công tác theio dõi các chứng từ nhập kho nguyên vật liệu ,đồng thời không phản ánh được thời hạn chiết khấu được hưởng .Do đó ,công ty nên áp dụng mẫu sổ quy định trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ ban hành ngày01/11/1995 của Bộ tài chính .Mẫu sổ này mang tính tổng quát và khoa học hơn Sổ chi tiết thanh toán với người bánTk331 Đối tượng : Loại tiền: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn chiết khấu Số phát sinh Số dư 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1.Số dư đầu kỳ 2.Số phát sinh ... Cộng số phát sinh 3.Số dư cuối kỳ Người ghi sổ Ngày ...tháng...năm... Kế toán trưởng kết luận Công ty Cao Su Sao Vàng là một doanh nghiệp Nhà nước,trong những năm đầu mới thành lập gặp nhiều khó khăn,từ một nhà máy Cao Su Sao Vàng với 262cán bộ công nhân viên,cơ sở vật chất nghèo nàn lạc hậu ,ngày nay đã trở thành Công ty Cao Su Sao Vàng tương đối lớn mạnh ,là một mắt xích quan trọng trong kinh doanh cung ứng săm lốp ... Mặc dù khó khăn như sức ép thị trường ,sự cạnh tranh ...,nhưng công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng của Công ty đã không ngừng củng cố và hoàn thiện ,thực sự đã trở thành công cụ kinh tế đắc lực trong quản lý kinh tế và hạch toán kinh doanh của công ty ,góp phần khẳng định vị trí của công ty trong nền kinh tế . Công tác kế toán tại công ty được tổ chức theo mô hình nửa tập trung, nửa phân tán và công ty áp dụng hinhg thức kế toán Nhật ký chứng từ để hạch toán, điều này nhìn chung phù hợp với đặc điểm cụ thể của công ty:Trình độ kế toán vững vàng,các phương tiện kỹ thuật được trang bị tương đối hiện đại ,tạo nhiều việc làm ,nâng cao thu nhập và chăm lo cải thiện đời sống vật chất lẫn tinh thần cho tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty Qua thời gian thực tập vừa qua tại phòng kế toán tài chính ở công ty ,được sự hướng dẫn của cô giáo: Trần hồng mai cũng như sự giúp đỡ tạo điều kiện của phòng kế toán –tài chính tại Công ty Cao Su Sao Vàng,em đã nắm bắt cơ bản tình hình công tác kế toán trong thực tế nói chung và tại Công ty nói riêng. Mặc dù có nhiều cố gắng song do lần đầu tiếp xúc với thực tế ,thời gian thực tập có hạn .Vì vậy chuyen đề tốt nghiệp khó tránh khỏi một số thiếu sót và hạn chế nhất định em rất mong được sự chỉ bảo của các thầy cô ,các các bộ kế toán. Em xin chân thành cảm ơn!