Đề tài Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Viễn thông và In Bưu điện

n vị: Công ty cổ phần dÞch vô viÔn th«ng vµ in Bưu Điện Địa chỉ: 564 Nguyễn Văn Cừ - Gia Lâm -Hà Nội. Số tài khoản:.................................................... Hình thức thanh toán:.............................MS:........ STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Giấy Galgo 24 kg 400 15.000 6.000.000 Giấy Galgo 23 kg 1.500 5.500 8.250.000 Giấy Galgo 22 kg 1.000 8.500 8.500.000 Cộng tiền hµng: 22.750.000 Thuế suất GTGT: 2.275.000 tổng cộng thanh toán: 25.025.000 Số tiền bằng chữ: Hai năm triệu không trăm hai mươi năm nghìn đồng Người mua hàng Ng­êi b¸n hµng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 2 CÔNG TY CỔ PHẦN DVVT VA IN BƯU ĐIỆN 564 NGUYỄN VĂN CỪ, GIA LÂM, HÀ NỘI BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ban kiểm nghiệm gồm: 1: Anh Giang......................................là trưởng ban 2: Cô Tần............................................là thủ kho 3: Tổng công ty phát hành sách.........là giao hàng Đã kiểm nghiệm vật tư, ấn phẩm sau: tên quy cách, ký hiệu vật tư hàng hoá Số phiếu SX Đơn vị tính Số lượng Chất lượng Tên khách hàng Theo phiếu SX Thực tê Giấy Galgo22 kg 1.000 Giấy Galgo23 kg 1.500 Giấy Galgo24 kg 400 Ngày 19 tháng 1 năm 2007 Giao hàng Thủ kho Trưởng ban - Thủ tục xuất kho vật liệu tại công ty Giống như các đơn vị sản xuất kinh doanh khác khi xuất kho vật liệu cho sản xuất hay với bất kỳ mục đích gì để phản ánh kịp thời tính toán và phân bổ chính xác cho các đối tượng cua vật liệu xuất dùng đều phải thực hiện đầy đủ các chứng từ đúng theo quy định . Để phục vụ cho hoạt động san xuất kinh doanh Công ty Cổ phần DÞch vô ViÔn th«ng vµ In Bưu điện sử dụng nhiều loại vật liệu, các loại vật liệu này được bảo quản ở nhiều kho khác nhau, trong đó vật liệu chính được sử dụng nhiều nhất là giấy. Một loại vật liệu thấm ẩm nhanh, dễ cháy, khó bảo quản. Nên việc bảo quản và tình hình sử dụng vật liệu ở Công ty phải theo dõi chặt chẽ dựa trên cơ sở chứng từ vật liệu.Tại Công ty Cổ phần DÞch vô ViÔn th«ng vµ In Bưu điện sử dụng các chứng từ vật liệu sau . Phiếu nhập kho Tuy nhiên, việc sử dụng loại phiếu xuất trên phụ thuộc vào mục đích xuất kho vật liệu. Viết phiếu xuất vật tư cho sản xuất giao cho phân xưởng hoàn chỉnh sản phẩm, thủ kho xuất giấy. Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kế hoạch lập phiếu sản xuất để ra quyết định sản xuất cho các bộ phận liên quan. Bộ phận tài chính căn cứ vào phiếu xuất sản xuất để xuất vật tư cho phân xưởng hoàn chỉnh lấy giấy và thủ kho cấp giấy. Bộ phận hoàn chỉnh sản phẩm: Căn cứ vào phiếu sản xuất để biết in sản phẩm như thế nào. Trường hợp xuất nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất thì công ty sử dụng mẫu "Phiếu xuất kho" Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, người phụ trách các phòng ban, phân xưởng sẽ viết vào giấy những vật liệu cần thiết sử dụng ( số lượng, chủng loại...) rồi đem lên cho cán bộ phụ trách duyệt. Nếu là vật liệu có giá trị lớn thì phải qua giám đốc công ty xét duyệt. Nếu là vật liệu xuất theo định kỳ thì không cần qua kiểm duyệt của lãnh đạo công ty. Khi đó yêu cầu xuất vật liệu được chuyển phiếu xuất kho được duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất vật liệu (biểu 4A, 4B). Phiếu này được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu gốc Liên 2: Mang xuống phân xưởng, phân xưởng đưa cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng, chủng loại vật tư trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho để tiến hành cấp phát. Phiếu này làm căn cứ để thủ kho vào thẻ kho. Liên 3: Gắn vào bảng kê xuất vật tư cuối tháng 2.1.2 Quy trình ghi sổ chi tiết của công ty Công ty Cổ phần DÞch vô ViÔn th«ng vµ In Bưu điện hiện đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ cho công tác hạch toán tổng hợp vật liệu và chi tiết vật liệu. Kế toán chi tiết vật liệu ở công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để phản ánh tình hình biến động vật liệu. Được tiến hành trên cơ sở các chứng từ như: Phiếu nhập, phiếu xuất để từ đó lập thẻ - Kế toán chi tiết vật liệu tại kho của công ty Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình nhập- xuất- tồn của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Số liệu của thẻ kho lấy từ các chứng từ nhập xuất hàng ngày. Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng và được thủ kho sắp xếp theo từng loại để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong công tác kiểm tra, ghi chép đối chiếu số liệu và phục vụ cho yêu cầu quản lý. Hàng ngày khi nhận các chứng từ kế toán về nhập- xuất- tồn kho vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý rồi tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho, tính ra số tồn kho cuối ngày, cuối tuần để ghi vào thẻ kho. Sau khi sử dụng các chứng từ để ghi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp lại chứng từ, chuyển chứng từ đó cho phòng kế toán. - Kế toán chi tiết vật liệu tại phòng kế toán của công ty Kế toán vật liệu mở thẻ kho để theo dõi tình hình nhập- xuất vật liệu hàng ngày. Cuối tháng khi nhận được các chứng từ nhập- xuất vật liệu do chuyển đến kế toán tiến hành phân loại chứng từ theo dõi từng loại do thủ kho viết phiếu nhập, phiếu xuất của từng kho riêng. Sau đó kế toán vật liệu sử dụng giá thực tế để ghi vào phiếu xuất. Hàng ngày kế toán cộng luỹ kế các số liệu ghi trên thẻ kho. Định kỳ cuối tháng kế toán và thủ kho tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu các loại vật liệu. Sau đó kế toán tổng hợp số liệu từ thẻ kho để lập bảng kế toán nhập- xuất- tồn (cuối tháng ). CÔNG TY CỔ PHẦN DVVT VA IN BƯU ĐIỆN 564 NGUYỄN VĂN CỪ, GIA LÂM, HÀ NỘI THẺ KHO tháng 1/2007 Kho: Kho vật tư chính Mã số; BA58 K84 Tên vật tư, hàng hoá: Giấy Galgo24 chứng từ Diễn giải SL nhập SL xuất SL tồn Số CT N Tồn đầu kỳ 215 9/1C 19/1 Nhập kho giấy Galgo24 400 12/1C 22/1 Xuất vật liệu 550 Tồn cuối kỳ 400 550 65 Trên thực tế kế toán vật liệu ở C«ng ty Cæ phÇn DÞch vô ViÔn th«ng vµ In B­u ®iÖn đã được ứng dụng tin học vào tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. Phần mềm kế toán được viết trên cơ sở dữ liệu kế toán MISA gồm các Menu sau: Tệp, Soạn thảo, Khai báo, Giao dịch, Quản trị, Trợ giúp. Trong đó tổ chức công tác kế toán được thực hiện trên các Menu "Khai báo", " Giao dịch" và "tệp", trong Menu gồm các phần kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền lương, vật tư, công nợ... Sau khi thực hiện các thao tác ở Menu "Giao dịch", tiến hành in báo cáo qua Menu "tệp", trong bài báo cáo tốt nghiệp này chúng ta chủ yếu nghiên cứu về tổ chức kế toán vật liệu tại công ty nên ta giới thiệu cụ thể về công tác kế toán vật liệu trên các Menu "Giao dịch" và "tệp". Sơ đồ kế toán chi tiết ở Công ty Cổ phần DÞch vô ViÔn th«ng vµ in Bưu Điện Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ ( xuất kho vật tư ) Tập hợp chứng từ theo mã thống kê chứng từ ( nhập kho vật tư) Báo cáo tồn kho Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chi 2.2 Thùc tr¹ng kÕ to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty. Bên cạnh công tác kế toán chi tiết vật liệu, thì công tác kế toán tổng hợp nhập- xuất vật liệu là một bộ phận không thể thiếu. Vì vậy mọi trường hợp nhập vật liệu đều phải hạch toán chặt chẽ thông qua các tài khoản đối ứng có liên quan. 2.2.1 Tài khoản sử dụng Hiện nay công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần DÞch vô ViÔn th«ng vµ in Bưu Điện được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152: " nguyên liệu, vật liệu" Xí nghiệp mở các tài khoản cấp 2 sau: TK 1521 - Vật liệu chính TK 1522 - Vật liệu phụ TK 1523 - Nhiên liệu TK 1524 - Phụ tùng thay thế - Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. Cùng với sự phát triển của tin học ứng dụng trong phần mềm kế toán, để đảm bảo công tác quản lý nguyên vật liệu tốt, công ty cũng đã áp dụng phần mềm kế toán MISA.Kế toán tổng hợp nhập vật liệu được thực hiện trên máy theo quy trình sau: Kế toán nhập kho vật tư, hàng hoá được thực hiện trong mục "Nhập kho vật tư hàng hóa" của tệp "giao dịch". Khi có phát sinh các nghiệp vụ nhập kho, kế toán phải xác định các vật tư, hàng hóa đã được khai báo trong danh sách vật tư, hàng hoá hay chưa. Trong trường hợp nếu chưa thì phải khai báo vật tư, hàng hoá, phải xác định tiếp kho quản lý và loại vật tư, hàng hóa nhập đã khai báo chưa để có thể khai báo thêm mới từ kho đến loại rồi mới đến vật tư hàng hoá chi tiết. Sau khi khai báo thêm mới vật tư, hàng hoá chi tiết phải đăng ký kho cho vật tư, hàng hóa đó. Vào "Giao dịch" để nhập các thông tin về phập kho ở tệp "Nhập kho vật tư, hàng hoá". Gồm các cột cần phải nhập sau: Mã số: Mã số chứng từ Ghi chú: Chú ý về chứng từ Mã VT: Mã số của vật tư, hàng hoá Số HĐ: Số hoá đơn Lý do: Lý do nhập vật tư hàng hoá Mã kho: Mã số của kho vật tư hàng hóa Mã NCC: Mã nhà cung cấp Số lượng: Số lượng vật tư hàng hoá Đơn giá: Đơn giá vật tư hàng hoá Thành tiền: Tổng thành tiền của vật tư Trước tiên là mã số, ngày tháng, ghi chú. Điều này có ý nghĩa là xác định được ngày tháng nhập, nhập hay là xuất kho, trong một tháng có thể mở một số chứng từ ghi sổ tuỳ từng mục đích sử dụng thực tế để theo dõi nhập kho phát sinh trong một thời điểm nhất định. Thao tác nhập trên một dòng là kế toán thêm mục để rồi nhập các số liệu vào: tài khoản Nợ - Có, mã vật tư, số liệu sản xuất ( nếu có ), ngày nhập, mã kho, mã khách hàng cung cấp, số lượng, đơn giá nhập kho, thuế suất VAT (nếu có), mã thống kê. Cột "Mã số" sẽ tự động nhảy theo số thứ tự nhập vào máy. Các cột "Mã nhà cung cấp" và "Mã thống kê" nếu không nhớ ta có thể nhập bằng cách nháy đúp chuột vào cột đó sẽ xuất hiện hộp thoại cho phép chọn một cách trực quan chính xác. Nếu trong một chứng từ có nhiều vật tư của một nhà cung cấp thì thực hiện cắt dán, rồi thay mã vật tư. Khi kế toán vật liệu nhận các hoá đơn mua hàng, kế toán sẽ tiến hành nhập các số liệu đó vào máy theo trình tự như trên. Sau đó máy sẽ tự động lập ra loại chứng từ, mẫu sổ. Để xem xét, kiểm tra các loại chứng từ, mẫu sổ nhập vật tư, hàng hoá đã được thực hiện và in ra, kế toán vào Menu "Tệp" để in ra các báo cáo: Phiếu nhập kho, tập hợp các chứng từ theo mã số thống kê chứng từ, thẻ kho, báo cáo tồn kho, sổ cái chứng tư, bảng cân đối phát sinh..... Các nghiệp vụ thu mua và nhập vật liệu được thực hiện vào các tài khoản kế toán tổng hợp trên máy theo từng trường hợp sau : Nhập vật liệu tư nguồn thu mua bên ngoài: Tại Công ty vật liệu nhập kho chủ yếu là nguồn thu bên ngoài như mua các nhà máy trong nước, mua của các Công ty cung cấp in, mua trên thị trường tự do, còn vật liệu thuế ngoài công chế biến hầu như không có . Khi vật liệu về nhập kho, kế toán căn cứ vào "Hoá đơn GTGT", "Biên bản kiểm nghiệm vật tư","phiếu nhập kho" nhập vào máy. Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT của công ty in và văn phòng hoá phẩm ngày 18/1/2007 công ty nhập giấy Couche 150 khổ 79*109 số lượng 904 kg, đơn giá 11800, thành tiền 10.667.200. Kèm theo hoá đơn của công ty in và văn hoá phẩm thì số tiền mà doanh nghiệp phải trả là 11.733.920. Kế toán tiến hành nhập vào máy theo định khoản như sau: Nợ TK 1521 10.667.200 Nợ TK 133 (1331) 1.066.720 Có TK 331 11.733.920 Đó là trường hợp hàng và hoá đơn cùng về, còn trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về nhập kho ( xảy ra ở công ty). Khi có trường hợp này kế toán công ty chỉ lưu lại hoá đơn mà khong tiến hành. Do vậy công ty không sử dụng TK 151 "Hàng mua đang đi đường". Ngoài việc dùng tiền của ngân hàng hay tiền mặt để thanh toán tiền mua vật liệu công ty còn sử dụng hình thức thanh toán bằng tiền tạm ứng . - Trường hợp tạm ứng tiền mua nguyên vật liệu: Công ty Cổ phần DÞch vô ViÔn th«ng vµ in Bưu điện thường áp dụng hình thức thanh toán này đối với việc mua nguyên vật liệu của các công ty cung cấp vật tư ngành in. Khi có nhu cầu về vật tư, phòng kế toán sản xuất sẽ tham khảo thị trường, trình giám đốc duyệt, trên cơ sở đó phòng lập ra chứng từ tạm ứng tiền mua vật liệu. Khi tạm ứng tiền mua kế toán thực hiện việc định khoản trên máy. Ví dụ: Ngày 25/01/2007 kế toán tạm ứng cho anh Bình phòng kỹ thuật vật tư mua vật tư là 1.000.000 - phiếu chi số 22. Kế toán phản ánh vào máy như sau: Nợ TK 141: 1.000.000 Có TK 111: 1.000.000 Khi số vật liệu mua bằng tiền tạm ứng đã về nhập kho, kế toán căn cứ vào hoa đơn mua hàng, phiếu nhập, biên bản kiểm nhận vật tư, giấy thanh toán tiền tạm ứng để nhập vào máy: Nợ TK 152: 720.0000 Nợ TK 133(1331): 72.000 Có TK 141: 792.000 Số tiền tạm ứng thừa nhân viên thu mua phải nộp lại cho phòng kế toán, kế toán sẽ viết phiếu thu, phản ánh vào máy như sau: Nợ TK 111: 208.000 Có TK 141: 208.000 Nếu số tiền tạm ứng mà thiếu , kế toán sẽ viết phiếu chi cho nhân viên đi thu mua ứng với số tiền thiếu. Nợ TK 141 Có TK 111 - Đối với vật liệu mua ngoài kế toán tổng hợp vật liệu ngoài việc phản ánh giá mua thực tế còn phải phản ánh chi phí thu mua thực tế vật liệu để phản ánh cho chính xác, đầy đủ giá thực tế của vật liệu. Tại công ty chi phí vận chuyển vật liệu mua ngoài do cán bộ đi mua vật liệu tạm ứng thì kế toán tiến hành tổng hợp trên tài khoản 141 để định khoản trên máy: Nợ TK 152 ( số tiền vận chuyển) Có TK141 Nếu chi phí vận chuyển được thanh toán trực tiếp thì cán bộ thu mua sẽ tập hợp các hoá đơn, giấy biên nhận có liên quan đến cước phí vận chuyển để đưa lên phòng kế toán, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy. Nợ TK 152 (số tiền vận chuyển) Có TK 111,112 - Đối với vật liệu mua về nhập kho, khi kiểm kê phát hiện thừa vật liệu so với số lượng ghi trên hoá đơn. Giữa thủ kho va nhân viên tiếp liệu cần lập biên bản. Nếu công ty chấp nhận mua theo số lượng nhập kho kế toán dựa vào phiếu nhập kho ghi vào máy. - Đối với vật liệu mua về nhập kho, khi kiểm kê phát hiện thiếu vật liệu so với số lượng ghi trên hoá đơn. Giữa thủ kho và nhân viên tiết liệu cần lập biên bản. Nếu công ty chấp nhận mua theo số lượng nhập kho kế toán dựa vào phiếu nhập kho ghi vào máy như sau: Nợ TK 152 ( Trị giá vật liệu nhập kho) Có TK 111,112,141,331 Nếu công ty chấp nhận mua số lượng ghi trên hoá đơn thì kế toán ghi: Nợ TK 152 ( Trị giá vật liệu nhập kho) Nợ TK 1381 (Trị giá vật liệu chưa rõ nguyên nhân) Có TK 111,112,141,331( Trị giá vật liệu xí nghiệp mua) Sau này tuỳ theo quyết định mà xử lý tài khoản 1381 vào các tài khoản có liên quan. Ngoài việc nhập vật liệu từ nguồn thu mua ngoài , công ty còn nhập vật liệu từ các nguồn sau: - Trường hợp nhập vật liệu từ phế liệu thu hồi: Trong quá trình sản xuất, công ty có những loại vật liệu bị thải ra từ quá trình sản xuất , những loại vật liệu này không có giá trị sử dụng ban đầu song vẫn sử dụng được cho các nhu cầu khác. Chẳng hạn như giấy rách và giấy lề. Trong đó giấy lề là loại phế liệu được thải hồi trong quá trình sản xuất không thể sử dụng được nữa. Khi có phế liệu thu hồi công ty tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu. Còn giấy rách là loại giấy bị loại trong quá trình in do bị bẩn, nhăn, rách mép v..v..do quá trình cắt xén không đảm bảo. Khác với giấy lề, giấy rách còn có thể tiếp tục sử dụng được để in các loại ấn phẩm thích hợp như in giấy mời, sổ liên lạc... Giấy rách khi đem nhập kho thì sẽ đem ra phân loại có thể cắt thành những khổ giấy thích hợp để in các loại ấn phẩm trên. Giá trị phế liệu thu hồi là giá ước tính hoặc lấy theo giá hiện hành của thị trường nhập kho về phế liệu. Khi nhập vật tư, kế toán chỉ nhập theo giá chưa có thuế, còn phần thuế đã được máy tự động tính khi kế toán nhập dữ liệu suất theo từng loại vật tư, hàng hoá khác nhau mà có thuế suất khác nhau. Do đó mà số thuế GTGT đầu vào sẽ được tính riêng vào "Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào". Để xem phần báo cáo về "Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào", kế toán vào tệp "In báo cáo" rồi vào Menu "Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào", nhập các yêu cầu cần thiết như: Thời gian từ ngày nào đến ngày nào. Máy sẽ tự động hiển thị bảng kê trên giao diện màn hình và để in kế toán thực hiện lệnh in và cho ta bảng kê tháng 1/2007 (Biểu 5) tại công ty như sau: Về đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là nhập vật liệu từ các nguồn khác nhau, do đó mà công ty hàng tháng cần theo dõi tình hình công nợ với nhà cung cấp nguyên vật liệu, công việc này được thực hiện trên máy . Trong quá trình thực hiện nhập các số liệu về nhập vật tư hàng hoá kế toán đã khai báo một cách chi tiết về mã vật tư, loại vật tư, mã nhà cung cấp. Kế toán vật tư về báo cáo công nợ xử lý trong các phần hành kế toán khác như: Kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng.... Với một số lượng lớn về vật liệu được nhập từ các nguồn khác nhau, do đó cần phải khai thác báo cáo chi tiết về từng khác hàng để máy sẽ tự động cất chuyển phần phải cho nhà cung cấp cùng với các số liệu trong kế toán TM, kế toán TGNH, để theo dõi tình hình công nợ. Trong một tháng có thể có nhiều lần nhập khác nhau nhưng cùng một nhà cung cấp, kế toán chỉ cần khai báo một lần và máy sẽ tự động cất chuyển sang. Khi khai báo sai thì máy sẽ không cho cất giữ thông tin, yêu cầu cần phải khai báo là: Mã khách hàng, nhà cung cấp, địa chỉ.... Hàng tháng kế toán có thể kiểm tra và xem xét tình hình thanh toán công nợ trên sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp, báo cáo tổng hợp công nợ, sổ cái tài khoản công nợ. Sau đây là "Báo cáo tổng hợp công nợ " về phần phải trả cho khách hàng trong tháng 1/2007 ( Biểu 6) - Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Cũng như trường hợp nhập kho vật tư, kế toán xuất kho vật tư, hàng hoá được thực hiện trong Menu "Giao dịch". Trong tháng kế toán có thể mở một số chứng từ ghi sổ xuất kho nhất định và thao tác thực hiện việc xuất kho vật tư được thực hiện trên máy như sau: Nhập mã, ngày tháng, ghi chú về xuất vật liệu. Để thực hiện nhập vào máy xuất vật liệu kế toán thêm mục mới, sau đó nhập các thông tin cần thiết: tài khoản Nợ/Có, mã vật tư, số phiếu sản xuất, ngày tháng xuất kho, lý do xuất kho, mã kho, số lượng, đơn giá, mã phòng ban sử dụng mã thống kê chứng từ. Trong khi xuất có thể có nhiều vật tư được xuất trên cùng một chứng từ, khi đó kế toán thực hiện việc cắt dán thêm dòng và thay đổi mã vật tư, số lượng. Do công ty áp dụng việc tính giá xuất vật tư theo phương pháp bình quân gia quyền nên phần giá xuất đã được máy tính sẵn. Khi kế toán muốn tính giá xuất thì vào phần "tự động cập nhật giá xuất" tại Menu giao dịch. Lúc đó hệ thống sẽ tự động tính giá xuất dùng ( Đơn giá xuất dùng) theo phương pháp bình quân gia quyền cho các vật tư khi lý do xuất kho ở cột "Lý do" là " Xuất sử dụng". Do vậy ở cột "Đơn giá" trong phần xuất kho không cần phải vào khi xuất kho. Vật liệu xuất dùng chủ yếu là phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, quá trình đó ở công ty có các nghiệp vụ phát sinh sau: Nợ TK 621,627,642 Có TK 152 Ví dụ: Theo phiếu xuất kho giấy Couche 210 khổ 79*109 số X51B ngày 10/1/2007 cho phân xưởng hoàn chỉnh sản phẩm. Tổng giá trị ghi trên phiếu xuất kho là 327.400 Nợ TK 621: 327.400 Có TK 152: 327.400 Từ các chứng từ nhập xuất vật tư đã nhập vào máy, kế toán muốn kiểm tra sổ chi tiết vật tư, hàng hoá. Bước đầu tiên là kế toán vào phần in báo cáo rồi vào tệp "Báo cáo kho" để mở Menu "Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa", từ các số liệu ở phiếu nhập, phiếu xuất, máy sẽ tự động khởi tạo mẫu sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. Kế toán khai báo: chọn kho vật tư, chọn tên vật tư, hàng hoá, ngày tháng cần xem xét máy sẽ hiển thị trên màn hình mẫu "Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá", muốn in ra chỉ cần lệnh in và máy xẽ thực hiện việc in ấn ra mẫu sổ: Ví dụ: Sau khi nhập kho vật tư, hàng hoá là giấy Bãi Bằng tháng 1/ 2007. Từ các phiếu nhập kho, xuất kho đã khai báo, máy sẽ tự động tạo lập vào sổ chi tiết vật tư hàng hoá. Vào cuối tháng để đối chiếu kiểm tra các số liệu, kế toán vào Menu "Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá" của tệp " Báo cáo kho", " Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá" sẽ hiển thị lên màn hình, kế toán chọn ngày tháng cần xem và thực hiện lệnh in để in mẫu sổ ra. Ta có mẫu sổ sau (Biểu 7): Từ các phiếu nhập kho, xuất kho, các sổ chi tiết vật tư, hàng hoá. Các số liệu mà kế toán nhập vào máy, theo mã thống kê chứng từ các loại vật tư hàng hoá sẽ được tập hợp lại theo mã thống kê chứng từ khai báo về vật tư nhập kho, xuất kho, phải trả cho nhà cung cấp...máy sẽ tổng hợp lại trên bảng " Tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ" bao gồm tên nghiệp vụ nhập hoặc xuất vật liệu và gồm các cột sau: số chứng từ, ngày tháng, diễn giải nhập, xuất, tài khoan ghi Nợ- Có, số tiền. Để hiện thị mẫu bảng "Tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ" trên màn hình, kế toán vào mục cần xem trên trong tệp "Liệt kê chứng từ", đòi hỏi kế toán phải khai báo thời gian cần xem, nhập vật liệu chính hay phụ, cũng như xuất kho vật liệu chính hoặc phụ, máy sẽ ngầm định tạo lập được bảng "Tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ" hiển thị trên màn hình. Và muốn in ra, kế toán thực hiện lệnh in trên màn hình. Trong tháng 1/2007, tại công ty đã thực hiện các nghiệp vụ nhập kho và xuất kho vật tư hàng hoá và đã được tập hợp các loại vật tư nhập, xuất theo mã thống kê chứng từ như sau (biểu 8A, 8B): Biểu 8A CÔNG TY CỔ PHẦN DVVT VA IN BƯU ĐIỆN 564 NGUYỄN VĂN CỪ, GIA LÂM, HÀ NỘI TẬP HỢP CÁC CHỨNG TỪ THEO Mà THỐNG KÊ CHỨNG TỪ Tên nghiệp vụ: Nhập kho vật liệu chính Số CT Ngày DIỄN GIẢI NỢ CÓ SỐ TIỀN 1/1C 2/1 Nhập giấy viện CN Giấy & Xenlulo hđ 19675 1521 3311 77.237.800 2/1C 3/1 Nhập giấy viện CN Giấy & Xenlulo hđ 19960 1521 3311 34.816.640 3/1C 3/1 Nhập giấy HTX CN Tiến Bộ hđ 19781 1521 3311 63.898.950 4/1C 5/1 Nhập giấy HTX CN Tiến Bộ hđ 19795 1521 3311 14.076.760 5/1C 5/1 Cty thương mại Đại Sơn hđ 526 1521 3311 282.758.800 6/1C 11/1 Cty thương mại Đại Sơn hđ 531 1521 3311 226.078.200 7/1C 14/1 Cty Giấy Tân Mai 1521 3311 791.401.860 8/1C 14/1 Cty TNHH Duy Hoà 1521 3311 32.835.620 9/1C 18/1 Cty thương mại Đại Sơn hđ 541 1521 3311 432.590.000 10/1C 19/1 Cty phát hành sách hđ 28860 1521 3311 26.740.920 11/1C 22/1 Cty in và VHP hđ 52021 1521 3311 290.451.700 12/1C 24/1 Cty Nam Phương hđ 24614 1521 3311 89.193.700 13/1C 25/1 Cty giấy & bao bì hđ 24614 1521 3311 510.774.000 14/1C 27/1 Cty Hồng Tuân hđ 1256 1521 3311 86.745.800 15/1C 30/1 Nhập giấy xanh blue 60 khổ 61 1521 3311 367.140.170 Người lập biểu Kế toán trưởng (họ tênvà chữ ký) (họ tênvà chữ ký) Biểu 8B CÔNG TY CỔ PHẦN DVVT VA IN BƯU ĐIỆN 564 NGUYỄN VĂN CỪ, GIA LÂM, HÀ NỘI TẬP HỢP CÁC CHỨNG TỪ THEO Mà THỐNG KÊ CHỨNG TỪ Tên nghiệp vụ: Xuất kho vật liệu chính Số CT Ngày DIỄN GIẢI NỢ CÓ SỐ TIỀN 1/1C 3/1 Xuất vật tư 621 1521 9.337.863 2/1C 4/1 Xuất vật tư 621 1521 14.875.540 3/1C 4/1 Xuất vật tư 621 1521 892.950 4/1C 5/1 Xuất vật tư 621 1521 10.056.860 5/1C 6/1 Xuất vật tư 621 1521 22.458.600 6/1C 8/1 Xuất vật tư 621 1521 216.028.300 7/1C 11/1 Xuất vật tư 621 1521 91.481.660 8/1C 14/1 Xuất vật tư 621 1521 163.403.236 9/1C 15/1 Xuất vật tư 621 1521 38.340.230 10/1C 19/1 Xuất vật tư 621 1521 864.862.381 11/1C 22/1 Xuất vật tư 621 1521 644.871.429 12/1C 23/1 Xuất vật tư 621 1521 460.000.000 13/1C 25/1 Xuất vật tư 621 1521 70.678.211 14/1C 226/1 Xuất vật tư 621 1521 64.936.861 Người lập biểu Kế toán trưởng (họ tên và chữ ký) (họ tên và chữ ký) Cuối tháng tứ các bảng "Tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ" mà máy đã thực hiện tổng hợp từ các phiếu nhập kho, xuất kho. Để theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, hàng hóa, trên máy kế toán thực hiện việc tổng hợp nhập xuất vật liệu trong tháng để làm số dư cho tháng tiếp theo. Thao tác này kế toán thực hiện các lệnh ở Menu "Báo cáo kho" trong tệp "In báo cáo". Sau khi vào mục này , kế toán chọn kho vật tư, chọn loại vật tư, mã vật tư chọn thời gian tổng hợp tồn kho để lập Báo cáo tồn kho trong tháng. Ở đây giá nhập là giá chưa có thuế GTGT, còn giá xuất được máy tự động tính ở mục "Tự động cập nhật tính giá xuất" trong tệp "Giao dịch" theo phương pháp bình quân gia quyền. Sau khi chọn xong, trên màn hình sẽ hiển thị bảng "Báo cáo tồn kho" với các dữ kiện: kho, loại vật tư hàng hoá, mã vật tư hàng hoá, đầu kỳ, nhập kho, xuất kho, cuối kỳ với số lượng và giá tiền khác nhau. Để in ra Báo cáo tồn kho, kế toán thực hiện lệnh in trên màn hình để in ra bảng mẫu. Vì là doanh nghiệp sản xuất cần nhiều nguồn vật liệu khác nhau, và tình hình nhập xuất vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn do đó công ty phải quan tâm đến tình hình nhập xuất kho vật liệu, phải theo dõi tình hình tồn kho vật liệu để trtánh tình trạng thừa hay thiếu nguyên vật liệu, xác định được giá xuất của từng laọi vật liệu đm lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao. Cho nên công ty cần có báo cáo về tồn kho vật tưc cụ thể ở đay là Báo cáo tồn kho tháng 1/2007 tại công ty về các kho vật tư chính, kho vật tư phụ và vật tư ở các kho đó (Biểu 9A, biểu 9B). Tại công ty cổ phần dÞch vô viªn th«ng vµ in Bưu Điện hiện nay áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Cuối tháng cùng với phiếu nhập, phiếu xuất, các báo cáo tồn kho, sổ chi tiết vật tư hàng hoá. Để xem xét và đối chiếu, kế toán có thể mở sổ " Chứng từ ghi sổ ". Kế toán khai báo tài khoản Nợ-Có, thời gian mở sổ, sau đó máy sẽ tự động chạy chương trình và cho mẫu biểu hiển thị lên màn hình. Muốn in ra kế toán thực hiện lệnh in trên màn hình. Sau đây là bảng "Chứng từ ghi sổ" trong tháng 1/2007 tại công ty với tài khoản Nợ 1521, Có TK 3311 (Biểu 10) Biểu 10 CÔNG TY CỔ PHẦN DVVT VA IN BƯU ĐIỆN 564NGUYỄN VĂN CỪ, GIA LÂM, HÀ NỘI CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 152-331 Tháng 1/2007 TK Nợ: 1521 Nguyên vật liệu TK Có: 3311 Phải trả người bán Số CT Ngày DIỄN GIẢI NỢ CÓ SỐ TIỀN Tổng số phát sinh: 3.326.740.920 1/1C 2/1 Nhập giấy viện CN Giấy & Xenlulo hđ 19675 1521 3311 77.237.800 2/1C 3/1 Nhập giấy viện CN Giấy & Xenlulo hđ 19960 1521 3311 34.816.640 3/1C 3/1 Nhập giấy HTX CN Tiến Bộ hđ 19781 1521 3311 63.898.950 4/1C 5/1 Nhập giấy HTX CN Tiến Bộ hđ 19795 1521 3311 14.076.760 5/1C 6/1 Cty thương mại Đại Sơn hđ 526 1521 3311 282.758.800 6/1C 11/1 Cty thương mại Đại Sơn hđ 531 1521 3311 226.078.200 7/1C 14/1 Cty Giấy Tân Mai 1521 3311 791.401.860 8/1C 14/1 Cty TNHH Duy Hoà 1521 3311 32.835.620 9/1C 18/1 Cty thương mại Đại Sơn hđ 541 1521 3311 432.590.000 10/1C 19/1 Cty phát hành sách hđ 28860 1521 3311 26.740.920 11/1C 22/1 Cty in và VHP hđ 52021 1521 3311 290.451.700 12/1C 24/1 Cty Nam Phương hđ 24614 1521 3311 89.193.700 13/1C 25/1 Cty Giấy & bao bì hđ 24614 1521 3311 510.774.000 14/1C 27/1 Cty Hồng Tuân hđ 1256 1521 3311 86.745.800 15/1C 30/1 Nhập giấy xanh blue 60 khổ 61 1521 3311 367.140.170 Người lập biểu Kế toán trưởng (họ tên và chữ ký) (họ tên và chữ ký) Sổ cái tài khoản 1521 ở công ty sử dụng để theo dõi tình hình thu mua vật liệu với khách hàng, cuối tháng mở sổ cái để đối chiếu số liệu nhập mua trong tháng. Thao tác mở sổ cái tài khoản 152 là kế toàn và tệp "in báo cáo" để mở Menu "Sổ cái", sau đó kế toán khai báo tài khoản Nợ- Có, thời gian cần in. Từ chứng từ ghi sổ máy sẽ tự động thực hiện lập sổ cái và hiện thị lên màn hình bảng sổ cái, để in kế toán thực hiện lệnh in trên màn hình. Sau đây là bảng "Sổ cái tài khoản 1521" ở công ty tháng 1/2007 (Biểu 11) Biểu 11A CÔNG TY CỔ PHẦN DVVT VA IN BƯU ĐIỆN 564NGUYỄN VĂN CỪ, GIA LÂM, HÀ NỘI SỔ CÁI Tài khoản 1521 "Nguyên liệu, vật liệu chính" Tháng 1/2007 Số CT Ngày DIỄN GIẢI TK đối ứng PS NỢ PS CÓ Số dư đầu kỳ: 2.289.104.540 1/1C 2/1 Nhập giấy viện CN Giấy & Xenlulo 19675 3311 77.237.800 2/1C 3/1 Nhập giấy viện CN Giấy & Xenlulo 19960 3311 34.816.640 3/1C 3/1 Xuất vật tư 621 9.337.863 ... ... ..... ... ... 5/1C 6/1 Nhập giấy cty thương mại Đại Sơn hđ 526 3311 282.758.800 6/1C 11/1 Nhập giấy cty thương mại Đại Sơn hđ 531 3311 226.078.200 7/1C 14/1 3311 791.401.860 8/1C 14/1 Nhập giấy cty Giấy Tân Mai 3311 32.590.000 ... ... ..... ... ... ... 10/1C 19/1 Xuất vật tư 621 864.862.381 1/1C 22/1 Xuất vật tư 621 644.871.429 14/1C 25/1 xuất vật tư 621 70.678.211 13/1C 25/1 Cty Giấy & bao bì hđ24614 3311 86.745.800 15/1C 27/1 xuất vật tư 621 59.598.560 ... ... ..... ... ... ... 15/1C 30/1 Nhập Giấy xanh Blu60 3311 432.590.000 Cộng số phát sinh: 3.326.740.920 2.672.225.076 Số dư cuối kỳ: 2.943.620.384 Người lập biểu Kế toán trưởng (họ tên và chữ ký) (họ tên và chữ ký) Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản Sổ cái Chứng từ ghi sổ Tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ (xuất vật tư) Tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ( nhập vật tư) Nhập chứng từ gốc vào máy Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: PhÇn III Mét sè gi¶I ph¸p nh»m hoµn thiÖn kÕ to¸n Nvl t¹i c«ng ty cæ phÇn dÞch vô viÔn th«ng vµ in b­u ®iÖn 3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán vật liệu tại công ty Trong điều kiện còn nhiều khó khăn, thị trường có nhiều biến động, sức ép cạnh tranh ngày càng cao, các doanh nghiệp phải tự chèo lái con thuyền kinh doanh của mình để có thể đứng vững và không ngừng phát triển. Cũng chính trong cơn lốc thị trường đó, qua các năm công ty cổ phần dÞch vô viÔn th«ng vµ in Bưu ®iện đã tự khẳng định vị trí năng lực kinh doanh của mình bằng cách mở rộng quy mô sản xuất, tạo uy tín trên thương trường ...Như năm 2007 Công ty đã đạt được các kết quả sau: * Hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, tốc độ tăng trưởng cao * Từng bước nâng cao trình độ quản lý, điều hành sản xuất * Đẩy mạnh công tác đầu tư công nghệ kỹ thuật cao, quy mô và năng lực sản xuất tăng cao * Nâng cao chất lượng sản phẩm, chất lượng phục vụ khách hàng, mở rộng thị trường và đa dạng hoá sản phẩm kinh doanh * Thực hiện tốt chủ trương chính sách, pháp luật nhà nước * Chăm lo, từng bước nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho CBCNVC * Đẩy mạnh công tác đào tạo nâng cao trình độ và tay nghề cho CBCNVC, đặc biệt là kiến thức về tin học, ngoại ngữ * Thực hiện tốt quy chế của Nghành và của Công ty đề ra Với các số liệu cụ thể được tổng kết như sau: - Công ty đã bàn giao toàn bộ mặt bằng khu vực Gia Thụy, mở đại lý bưu điện Gia Thụy - Mở rộng 1.200m2 nhà xưởng gồm 800m2 nhà lắp ghép liên hợp và 400m2 nhà bê tông kiên cố cho phân xưởng in, phân xưởng thẻ viễn thông. Bổ xung 1 xe tải có trọng tấn 1,5 tấn. -Trong năm 2007, được sự cho phép đầu tư và giúp đỡ của Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam, công ty đã đầu tư hoàn thiện dây chuyền sản xuất thẻ viễn thông Việt Nam với công suất là 15 triệu thẻ/ năm với công nghệ sản xuất hiện đại của CHLB Đức, tạo ra bước đột phá mới về công nghệ in mã hoá bảo mật Thành lập mới phân xưởng sản xuất thẻ viễn thông. Ngay sau khi thành lập , phân xưởng đã đi vào hoạt động và đã sản xuất 1.800.000 thẻ cung cấp cho mạng lưới. Sản phẩm sản xuất được khách hàng đánh giá là tốt - Năng lực in offset: Tăng 600 triệu trang in ( tăng 20% so với năm 2006) do đã được đầu tư thêm thiết bị in và thiết bị gia công hoàn chỉnh sản phẩm. - Công ty mở phòng bán hàng tại TPHCM để cung cấp hàng cho khu vực phía Nam và văn phòng đại diện tại Hà Nội - Trung tâm kinh doanh thường xuyên tổ chức đi khảo sát thị trường, chăm sóc khách hàng trên 3 miền đất nước. Sản phẩm của xí nghiệp đã có mặt trên 61 bưu điện tỉnh, thành phố và các đơn vị khác trong và ngoài nghành. Để đạt được những thành tựu nói trên có phần đóng góp không nhỏ của việc tổ chức tốt công tác kế toán của công ty, mà đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu. Trên cơ sở kết hợp giữa lý thuyết và thực hành cùng với sự giúp đỡ tận tình của cán bộ phòng kế toán đã tạo điều kiện giúp tôi đi sâu nghiên cứu tình hình thực tế tề công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần dÞch vô viÔn th«ng vµ in Bưu Điện. Qua đó tôi rút ra một số nhận xét sau: -Công ty cổ phần dÞch vô viÔn th«ng vµ in Bưu Điện là một doanh nghiệp nhà nước có quy mô vừa , cơ cấu bộ máy kế toán của công ty bao gồm các cán bộ kế toán lâu năm có trình độ nghiệp vụ cao, dầy dặn kinh nghiệm. Bên cạnh đó là các cán bộ kế toán trẻ tuổi mới tuyển dụng, tuy có thời gian công tác chưa lâu nên kinh nghiệm đúc kế chưa nhiều, nhưng đây là một đội ngũ kế cận đầy tiềm năng với nghiệp vụ cơ bản vững vàng và sự nhanh nhậy trong việc tiếp cận và làm chủ các phương tiện kỹ thuật thông tin hiện đại , cũng như công tác hạch toán vật liệu được thực hiện tự động hoá bằng chương trình phần mềm kế toán MISA. Nên việc hạch toán, theo dõi vào sổ sách ( thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, sổ cái, báo cáo tồn kho, bảng kê nhập xuất trong tháng...) đã được phản ánh kịp thời chính xác đầy đủ yêu cầu thông tin, giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt và giám sát kiểm tra được các hoạt động kinh doanh của công ty. Ngoài ra còn cung cấp thông tin trong nội bộ công ty cũng như ngoài công ty về vật liệu cũng như các phần hành kế toán khác được đội ngũ kế toán tổ chức thực hiện một cách khoa học và tương đối hoàn thiện. * Những ưu điểm - Về hệ thống tổ chức kho được thực hiện một cách hệ thống và phù hợp với cách phân loại mà công ty áp dụng, việc phân chia thành các kho cụ thể giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán. Mặt khác việc kiểm tra quá trình thu mua, dự trữ , bảo quản, sử dụng cũng dễ dàng hơn. Từ đó có thể cung cấp đầy đủ , kịp thời tình hình vật tư cho lãnh đạo công ty. - Bên cạnh đó công ty đang từng bước xây đựng đội ngũ xe vận chuyển chuyên vận chuyển vật liêu mua về nhằm đảm bảo chất lượng hàng mua về và đồng thời phục vụ cho những khách có nhu cầu nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng - Luôn có sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ giữa thủ kho và phòng kế toán giúp cho công tác ghi chép nhanh chóng, chính xác và đầy đủ - Hệ thống sổ kế toán: Do công ty áp dụng phần mềm kế toán nên việc lưu trữ thông tin được chặt chẽ, việc cộng số phát sinh trong tháng ít nhầm lẫn như làm kế toán thủ công, dễ dàng kiểm tra số liệu khi cần, thống nhất được từ khâu nhập đến khâu xuất - Về phân loại vật liệu: Để sản xuất ra sản phẩm công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ vật liệu với tính chất công dụng khác nhau. Dựa vào công dụng kinh tế của vật liệu công ty đã chia vật liệu chính thành từng lại vật liệu như vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu bằng việc mã hoá vật tư, mã hoá kho vật tư...Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ và hạch toán vật liệu chính xác. * Những nhược điểm: Nói chung tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần dÞch vô viÔn th«ng vµ in Bưu Điện được thực hiện hợp lý đầy đủ trung thực trong công tác quản lý cũng như trong công tác kế toán. Mặc dù vậy vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục. +/ Về mặt quản lý - Do đặc điểm của công ty cổ phần dÞch vô viÔn th«ng vµ in Bưu Điện là một doanh nghiệp sản xuất ấn phẩm phục vụ chủ yếu trong nghành Bưu chính viễn thông, mà sản phẩm của công ty được thể hiẹn dưới dạng tờ hoặc quyển nên nguồn cung cấp vật liệu hình thành nên sản phẩm chủ yếu là sản phẩm giấy trong và ngoài nước, cũng như nguyên vật liệu giấy là vật liệu chính chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (70-80%) nên tình hình quản lý và tìm nguồn nhập nguyên vật liệu còn khó khăn ở công ty như: Do biến động của thị trường trong nước và ngoài nước dẫn đến việc cung cấp giấy bị hạn chế và giá cả biến động làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. - Do đặc điểm của công ty chia làm 2 địa điểm dẫn tới vật liệu được hình thành từ hai kho ( Kho Đặng Xá và kho Gia Thụy) Dẫn tới công tác vận chuyển và bảo quản giấy không được tốt làm thất thoát nguyên vật liệu và ảnh hưởng tới sản phẩm in. - Các thủ kho là các công nhân có tuổi đời lâu năm, trình độ còn hạn chế , dẫn đến sai sót trong quá trình nhập - xuất,giấy cho các bộ phận liên quan như; các loại giấy Ram, Couche có mác ký hiệu quốc tế, chất lượng phẩm chất khác nhau mà thủ kho không phân biệt được dẫn tới tình trạng nhập thiếu, nhập thừa so với hoá đơn, xuất khuôn khổ định hướng kích thước dẫn tới công tác hạch toán bị sai sót. - Để tiết kiệm vật liệu, giảm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm thì phải sử dụng vật liệu hết sức khoa học, hợp lý, tránh sử dụng bừa bãi, lãng phí trong sản xuất. Khi vật liệu sử dụng cũng như thu mua bảo quản dự trữ vật liệu bao giờ cũng bị hao hụt hư hỏng một lượng nhất định. Do vậy cần có định mức hao hụt cho phép. Hiện nay công ty chưa xây dựng được định mức tiêu hao cho vật liệu, nên chưa tiết kiệm được vật liệu. +/ Về mặt hạch toán -Vấn đề đánh giá nguyên vật liệu: Hiện nay ở công ty đang áp dụng hình thức tính giá xuất kho vật liệu theo phương pháp bình quân gia quyền, do đó khi xuất kho đến cuối tháng mới xác định được giá xuất. Mặt khác nguồn vật liệu nhập lại nhiều và giá của vật liệu trên thị trường luôn luôn có sự biến động nên giá bán khó xác định. - Về hạch toán ban đầu ở công ty còn nhiều vấn đề cần khắc phục, nhất là việc ghi chứng từ xuất kho cho vật liệu chính: Giấy. Khi cần một lượng giấy bộ phận sản xuất chỉ cần thông báo miệng cho phòng vật tư, thủ kho xuất kho và ghi vào sổ cá nhân số lượng giá trị xuất, đến cuối tháng mới cộng dồn và viết phiếu xuất kho vật liệu. Ngoài ra đối với vật liệu có giá trị nhập thấp phòng kế hoạch không lập phiếu vật tư mà vẫn cho phép nhập kho, đến cuối tháng mới viết phiếu nhập kho cho toàn bộ số vật tư đã nhập kho trong trường hợp trên gộp vào một phiếu nhập, hoặc lượng xuất ít các bộ phận sử dụng không thông qua phòng vật tư viết phiếu xuất kho mà xuống lĩnh luôn ở thủ kho, đến cuối tháng phòng vật tư mới gộp các khoản vật tư nhỏ này để viết phiếu xuất kho. Như vậy sẽ gây khó khăn cho công ty nắm bắt tình hình xuất vật liệu ở kho, đồng thời rất khó kiểm tra và quy trách nhiệm vật chất với các sai phạm sảy ra, không giám sát được vật tư có sử dụng đúng mục đích hay không, không kiểm soát được việc xuất kho lúc này chỉ mang tính hình thức, để làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán. - Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Tại công ty cæ phÇn dÞch vô viÔn th«ng vµ in Bưu điện đang áp dụng phương pháp thẻ song song. Phương pháp này chỉ phù hợp ở các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ xuất nhập và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Với các nguồn lực hiện tại và nguồn nguyên vật liệu đa dạng do vậy phương pháp này không phù hợp với doanh nghiệp. Hơn nữa việc ghi chép giữa kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty cổ phần dÞch vô viÔn th«ng vµ in Bưu Điện không sử dụng tài khoản 151 " hàng mua đang đi đường" nên công ty chỉ theo dõi số hàng mua đã thực nhập kho, có phiếu nhập kho (cơ sở lập phiếu nhập kho là biên bản kiểm kê vật tư), Trong trường hợp công ty mua vật liệu trong tháng đã nhận được hoá đơn và chứng từ thanh toán của bên bán. Công ty đã trả tiền hoặc chưa chấp nhận thanh toán, lúc này số hàng mua trên đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Nhưng cuối tháng, cuối quý hàng chưa về hoặc đã về đến kho nhưng vì một lý do nào đó mà phòng kỹ thuật sản xuất chưa kiểm nhận kịp về số vật liệu trên. Do đó vật liệu chưa được nhập kho. Số vật liệu này không được phản ánh theo dõi trên tài khoản nào cho thấy tính chính xác đầy đủ của công tác vật liêun chưa được quán triệt. 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty Cổ phần DÞch vô ViÔn th«ng vµ in Bưu Điện Gia Lâm - Hà Nội. - Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty Để cho công tác hoàn thiện kế toán vật liệu được đúng hướng và có cơ sở khoa học thì phải tuân thủ các yêu cầu sau: - Yêu cầu tuân thủ chế độ kế toán nhà nước và áp dụng chế độ thanh toán doanh nghiệp một cách hợp lý phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, khả năng và trình độ của cán bộ kế toán. - Yêu cầu này đòi hỏi các doanh nghiệp trong công tác hoàn thiện phải biết vận dụng chế độ kế toán trong doanh nghiệp của mình một cách mềm dẻo sáng tạo và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Tuy nhiên vẫn phải tuân thủ kế toán hiện hành. - Yêu cầu thống nhất: Đây là một yêu cầu rất quan trọng giúp cho nhà nước có thể quản lý được tình hình sản xuất kinh doanh của tất cả các ngành, các đơn vị, các thành phần kinh tế. Tính thống nhất đòi hỏi trong công tác kế toán phải thống nhất trên nhiều mặt. Ví dụ: Mẫu sổ, trình tự và một số nghiệp vụ kế toán chủ yếu phải thống nhất về mặt xây dựng hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2. Thống nhất nội dung phản ánh tài khoản và thống nhất về tên gọi mã kho hàng hoá Yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời thì kế toán mới giúp cho bộ mãy lãnh đạo đưa ra được quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh. Từ đó đem lại lợi nhuận cao hơn cho các daonh nghiệp và tiết kiệm được các chi phí trong công tác quản lý cũng như trong quá trình sản xuất. - Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần DÞch vô ViÔn th«ng vµ In Bưu Điện. Trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp tìm hiểu về công tác kế toán nguyên vật liệu của doanh nghiệp, sau đây tôi xin có một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp trong góc độ nghiên cứu của mình: Giải pháp 1: Về công tác quản lý Giá cả vật liệu trên thị trường không phải lúc nào cũng ổn định, việc đó dẫn đến các khách hàng thường xuyên không đáp ứng đúng yêu cầu thoả thuận. Dẫn đến để quá trình sản xuất kinh daonh diễn ra liên tục không có dự phòng. Do vậy công ty cần lập kế hoạch dự trữ vật tư đến chi tiết từng loại để tránh tình trạng biến động thị trường giấy các loại. Ta biết rằng giá nguyên vật liệu luôn có những biến động song là công ty có nhiều năm sản xuất trong ngành, việc xác định chu kỳ lên xuống của giá cả nguyên vật liệu là điều có thể làm được . Công ty có thể tham gia kí kết các hợp đồng dài hạn đối với các bạn hàng về cung cấp nguyên vật liệu. Để tránh tình trạng mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển vật liệu công ty nên thống nhất địa điểm tập kết thành một. Để quản lý tốt nguyên vật liệu trong kho, công ty cần phải nâng cao trình độ nghiệp vụ ở bộ phận kho. Giải pháp 2: Xây dựng định mức tiêu hao Để từng bước phấn đấu giảm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm, công ty nên nhanh chóng xây dựng đinh mức tiêu hao cho các loại vật liệu đang sử dụng tại công ty. Hệ thống định mức tiêu hao đó phải được xây dựng trên yêu cầu kỹ thuật, công nghệ của sản phẩm kết hợp với thực tế và kinh nghiệm sản xuất. Việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu sẽ giúp người công nhân có trách nhiệm cao, ý thức bảo quản, tiết kiệm chi phí sản xuất và phạt nặng đối với những người cố tình làm sai, ẩu lãng phí vật liệu. Khi đã xây dựng được mức tiêu hao của các loại nguyên vật liệu, công ty nên tiến hành khoán chi phí nguyên vật liệu cho từng vộ phận sản xuất. Thực hiện cơ chế khoán căn cứ vào định mức kinh tế, kỹ thuật sẽ khuyến khích người công nhân sản xuất tiết kiệm chi phí, hạn chế phế liệu. Cụ thể nên sử dụng chứng từ vật liệu chia làm ba loại: Loại phiếu nhập xuất thông thường theo định mức Loại phế liệu xuất kho vượt định mức chi phí nguyên vật liệu Loại nhập kho do tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu Giải pháp 3: Hạch toán ban đầu Việc vận chuyển giấy cho bộ phận sản xuất như bộ phận sản xuất như hiện nay là không hợp lý kế toán không nắm rõ được tình hình xuất vật liệu ra có sử dụng đúng mục đích hay không, đồng thời việc này đã vi phạm nguyên tắc tài chính, khi có sai phạm xảy ra không có chứng cớ để truy cứu trách nhiệm. Việc ghi chép vào sổ cá nhân của thủ kho xuất kho về cuối tháng được. Công ty nên dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, cùng lệch điều động nội bộ trong trường hợp vận chuyển giấy xuống bộ phận in để sản xuất. Giải pháp 4: Hạch toán hàng đang đi đường Công ty không thực hiện hạch toán hàng đang đi đường mặc dù trường hợp này có thể xảy ra tại công ty. Vậy kế toán thiếu thông tin chính xác về tình hình hiện có vật liệu. Do vậy công ty nên sử dụng tài khoản 151 để hạch toán hàng mua đang đi đường nhưng cuối tháng, cuối quý chưa về nhập kho, hoặc hàng đã về kho nhưng phòng kỹ thuật sản xuất chưa kiểm nghiệm để nhập kho. Tài khoản này cũng nên mở TK cấp hai: TK 1511 "Giá mua vật tư, hàng hoá" , TK 1252 "Chi phí mua vật tư , hàng hoá" Như vậy thì mua vật tư, hàng hoá của xí nghiệp được theo dõi và quản lý chặt chẽ, đầy đủ. Trong tháng nếu hoá đơn về nhưng hàng hoá chưa về thì kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ "hàng mua đang đi đường". Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường, nhưng nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì hạch toán Nợ vào TK 151, sang tháng sau hàng về hạch toán Nợ vào TK 152 Khi cuối tháng hàng chưa về, căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 Sang tháng sau khi hàng về kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 Giải pháp 5: Áp dụng chÕ ®é b¸o c¸o: nhËp- xuÊt-tån,kiÓm kª kho,hÖ thèng chøng tõ, sæ s¸ch. * VÒ c«ng t¸c lËp b¸o c¸o vµ ph©n tÝch t×nh h×nh nhËp – xuÊt – tån kho. S¶n xuÊt cña c«ng ty cã chi phÝ vËt t­ chÝnh chiÕm tû träng lín tõ ( 70-> 80%) gi¸ thµnh s¶n phÈm. Nªn viÖc qu¶n lý th«ng qua hÖ thèng b¸o c¸o rÊt quan träng cÇn ®­îc quan t©m xem xÐt ®óng møc c¶ vÒ ph­¬ng diÖn c¸c gãc ®é tµi chÝnh, vèn, ®Þnh møc tiªu hao.. HÖ thèng kho cña c«ng ty ®­îc chia lµm 2 ®Þa ®iÓm dÉn tíi vËt liÖu ®­îc h×nh thµnh tõ 2 kho ( kho¶ng c¸ch kho kh¸ xa kho¶ng 12km) dÉn tíi c«ng t¸c theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt cÇn ®­îc kiÓm so¸t nghiªm ngÆt. Nguyªn vËt liÖu cña c«ng ty kh«ng nh÷ng nhËp trong n­íc mµ nhiÒu NVL ®­îc nhËp tõ n­íc ngoµi. Do vËy c¸c lo¹i m¸c ký m· hiÖu quèc tÕ, chÊt l­îng s¶n phÈm kh¸c nhau mµ kh«ng ph©n biÖt ®­îc th× thñ kho ph¶i ®èi chiÕu ngay víi kÕ to¸n tr¸nh ®Ó dÉn tíi c«ng t¸c h¹ch to¸n bÞ sai sãt. Trong tr­êng hîp NVL cÇn s¶n xuÊt cña lo¹i s¶n phÈm nµy ch­a vÒ mµ ph©n x­ëng ph¶i s¶n xuÊt ngay ®Ó kÞp tiÕn ®é giao hµng. Trong tr­êng hîp nµy thñ kho ph¶i ®iÒu chuyÓn vËt t­ ®ång thêi ph¶i bæ sung phiÕu ®iÒu chuyÓn vËt t­ vµ theo dâi xem bé phËn ®ã sö dông cã ®óng môc ®Ých kh«ng cïng phÇn vËt liÖu thõa ( nÕu cã) th× ®Ò nghÞ cÊp trªn cã h­íng sö dông vµo vµo c«ng viÖc hîp lý. VÒ chøng tõ sæ s¸ch kh«ng ®­îc cËp nhËt th­êng xuyªn, hµng ngµy vµo thÎ kho mµ chØ ®èi chiÕu víi kÕ to¸n vµo cuèi th¸ng. Do vËy rÊt mÊt thêi gian mµ hiÖu qu¶ kh«ng cao. Thñ kho vËt t­ nªn tËp hîp phiÕu nhËp - xuÊt kho gñi kÕ to¸n hµng ngµy vµ thùc hiÖn viÖc ®èi chiÕu 10ngµy/ tuÇn tøc 3lÇn/1th¸ng.Cßn tr­êng hîp chuyÓn ®èi vËt t­ th× ph¶i lËp ngay phiÕu ®iÒu chuyÓn vËt t­ tr¸nh ®Ó t×nh tr¹ng ghi sæ c¸ nh©n nh­ tr­íc. Khi cã sù qu¶n lý chÆt chÏ nh­ vËy th× cuèi th¸ng viÖc kiÓm kª kho còng rÊt thuËn lîi cho thñ kho vµ ®èi víi bé phËn kÕ to¸n. Tãm l¹i do ®Æc thï cña c«ng ty ph¶i s¶n xuÊt nhiÒu ®¬n ®Æt hµng gÊp, sè l­îng lín nªn rÊt khã kh¨n trong viÖc phôc vô chuÈn bÞ ®Çu vµo s¶n xuÊt. Do vËy nªn ch¨ng c«ng ty cÇn trang bÞ cho hÖ thèng thñ kho ®Æc biÖt lµ kho NVL m¸y vi tÝnh ®Ó thñ kho ®­îc cËp nhËt ngay trong ngµy gióp cho ng­êi qu¶n lý kiÓm so¸t ®­îc sè liÖu vµ cã h­íng chØ ®¹o kÞp thêi. KẾT LUẬN Trong điều kinh tế thị trường, nhất là trong bối cảnh hiện nay nhu cầu toàn cầu hoá không còn là vấn đề mới mẻ đối với cac quốc gia, xu thế hội nhập ngày càng tăng. Mỗi nước khi tham gia các khối kinh tế ngoài việc được ảnh hưởng những ưu đãi do hiệp hội mang lại thì cũng phải chịu những áp đặt từ phía hiệp hội. Việt Nam sắp tới theo hiệp định WTO xoá bỏ hàng rào thuế quan, đây cũng la một thách thức đối với các Doanh nghiệp trong nước. Đứng trước tình hình đó, Công ty cổ phần dÞch vô viÔn th«ng vµ in Bưu Điện đã tìm ra con đường nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hiệu sử dụng vốn nhằm tăng tích luỹ, mở rộng và phát triển sản xuất. Đây là phương hướng chiến lược để công ty tồn tại và đương đầu với những thách thức mới . Toàn thể cán bộ công nhân viên công ty đã nỗ lực vượt lên những khó khăn cùng nhau chèo lái con thuyền kinh doanh từng bước khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Để đảm bảo hoàn thành kế hoạch vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch năm 2008. Những thành tích đã đạt được trong năm 2007: đó là kết quảcủa sự lãnh đạo trực tiếp và đi đúng mục tiêu đề ra. Đó là kết quả của sự đoàn kết nhất trí cao từ lãnh đạo xí nghiệp đến CBCN trong công ty với mục tiêu: Xây dựng công ty từng bước lớn mạnh trở thành một doanh nghiệp có cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, lực lượng lao động có tay nghề giỏi, không ngừng cải tiến điều kiện làm việc và nâng cao đời sống CBNV. Qua thời gian thực tập tại công ty em thấy công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã được thực hiện tương đối hoàn thiện. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại cần được xem xét, giải quyết .Trong phạm vi bài báo cáo này em đã mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện phần hành kế toán của kế toán nguyên vật liệu. Nhưng do thời gian tìm hiểu thực tế không dài, trình độ lý luận và thực tiễn còn nhiều hạn chế, nên chắc bài báo cáo này không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong được sự đóng góp, giúp đỡ của các thầy giáo, cô giáo trong bộ môn và cán bộ kế toán trong công ty để chuyên đề tốt nghiệp này được hoàn thiện hơn. Qua đây em xin cảm ơn Thầy giáo Phạm Quang và ban lãnh đạo, các cán bộ phòng kế toán của công ty đã nhiệt tình giúp đỡ em trong việc hoàn thiện bài chuyên đề tốt nghiệp này với đề tài: "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần DÞch vô ViÔn th«ng vµ In Bưu Điện Gia Lâm - Hà Nội" Tôi xin chân thành cảm ơn và xin chúc Công ty cổ phần DÞch vô ViÔn th«ng vµ In Bưu Điện ngày càng thành công hơn trên con đường kinh doanh. Hà Nội, 8/2008 Sinh viên Hoàng Thị Thanh Bình TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Giáo trình hạch toán kế toán 2. Giáo trình kế toán sản xuất ` 3. Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp - Nhà xuất bản Tài Chính 4. Thuế và kế toán thuế GTGT 5. Hệ thống tài khoản và sổ kế toán - Nhà xuất bản Tài Chính 6. Kế toán- Kiểm toán và phân tích tài chính doanh nghiệp- Nhà xuất bản TC 7. Kế toán quản trị - Nhà xuất bản Thống Kê 8. Phần hành kế toán MISA 4.5 9. Qui định cụ thể áp dụng chế độ kế toán doanh nghiêp - Tổng Công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam. 10. Một số tài liệu liên quan: - Tạp chí tài chính - Tạp chí kế toán - Thời báo kinh tế - Các chuẩn mực kế toán mới