Đề tài Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH nhà nước 1 thành viên cấp nước Phú thọ

sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt cuối ngày, thủ quỹ đối chiếu với sổ cái kế toán. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào hóa đơn nhập xuất kho vào thẻ kho để nắm được số vật tư nguyên liệu công cụ dụng cụ có tại kho mình quản lý. Cụ thể được khái quát qua (sơ đồ 1.4) 1.5 Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty TNHH nhà nước 1 thành viên cấp nước Phú thọ. 1.5.1 Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt nam Hệ thống tài khoản áp dụng: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Sơ đồ 1.4 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH nhà nước 1 thành viên cấp nước Phú thọ. Kế toán NMCB Rác thải Kế toán XN Thi công Kế toán XN Phú thọ Thủ quỹ kiêm thủ kho Kế toán trưởng Kế toán vật tư Kế toán thanh toán Kế toán Chế độ chứng từ kế toán: Thực hiện theo đúng quy định của luật kế toán và nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của chính phủ Chế độ chứng từ kế toán: Thực hiện theo đúng quy định của luật kế toán và nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của chính phủ. Hình thức kế toán áp dụng: kế toán máy Chế độ sổ kế toán: Thực hiện đúng các quy định về sổ kế toán trong luật kế toán và nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của chính phủ. Hình thức sổ kế toán công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ. 1.5.2 Các chính sách kế toán áp dụng * Tiền và các khoản tương đương tiền Trong kỳ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển đổi sang VNĐ theo tỉ giá thực tế tại ngày phát sinh. Ngày kết thúc kỳ kế toán, các tài sản dưới dạng tiền và công nợ bằng ngoại tệ được đánh giá lại theo tỉ giá bình quân liên ngân hàng tại ngày lập bảng cân đối kế toán. Trong đó, lãi (lỗ) chênh lệch tỉ giá phát sinh hoặc đánh giá lại trong trường hợp này được phản ánh vào doanh thu hoặc chi phí tài chính. * Hàng tồn kho Hàng tồn kho được tính theo gia gốc, giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho. * Tài sản cố đinh và khấu hao tài sản cố định Tài sản cố định đươck trình bày theo nguyên gia và hao mòn luỹ kế. Nguyên giá TSCĐ hữu hình được tính theo giá gốc. Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình: - Nguyên giá TSCĐ mua sắm bao gồm: giá thực tế phải trả, các chi phí bốc dỡ, vận chuyển, lắp đặt, chạy thử, thuế. - Nguyên giá TSCĐ đầu tư xây dựng: là quyết toán công trình xây dựng Trích khấu hao TSCĐ gồm: - Nhà xưởng, vật kiến trúc: 05-50 năm - Máy móc, thiết bị: 05-15 năm - Thiết bị dụng cụ: 03-10 năm - Phương tiện vận tải: 06-10 năm +Chi phí trả trước dài hạn Là những chi phí có gia trị còn lại của dồ dùng quản lý, công cụ dụng cụ và chênh lệch tỉ giá do đánh giá lại các khoản công nợ phải trả dài hạn. + Vốn chủ sở hữu Vốn đầu tư của CSH của công ty bao gồm nguồn vốn đầu tư của nhà nước cấp + Các loại thuế Những loại thuế mà công ty phải nộp là: Thuế suất thuế GTGT được khấu trừ Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Các loại thuế và các khoản khác phải thu nhà nước. + Chế độ báo cáo tài chính Báo cáo tài chính được trình bày bằng đồng Việt Nam. Báo cáo tài chính của công ty được lập theo hướng dẫn của chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo quyết định số15/2006/QQĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính và chuẩn mực kế toán Việt Namdo Bộ tài chính ban hành. Công ty có các báo cáo kế toán được lập hàng quý, bao gồm: Bảng cân đối kế toán ( mẫu B01- DN), báo cáo kết quả kinh doanh ( mẫu B02-DN), thuyết minh báo cáo tài chính ( mẫu B09-DN) và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Ngoài ra còn có báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt, báo cáo kiểm kê chi tiết, báo cáo tăng giảm TSCĐ. PHẦN 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC 1 THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC PHÚ THỌ. 2.1 Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Nhà nước 1 thành viên câp nước Phú thọ 2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu: Do đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH nhà nước 1 thành viên cấp nước Phú thọ là sản xuất và phân phối nước, thi công lắp đặt đường ống phi 400 nên nguyên vât liệu chính của công ty bao gồm nước thô zaven, keo tụ, phèn phế liệu và các loại vật tư phụ trợ khác. Nước được bơm từ dòng sông Lô và nước sông Hồng lên bể lọc thô. Sau đó dùng các hoá chất như phèn làm sơ lắng cặn, rồi nước được đưa sang hệ thống bể lọc. Hệ thống này được xử lý bằng các loại hoá chất đặc biệt để làm trong và sạch nước như zaven, sau đó nước được chuyển sang hệ thống bể chứa được xử lý bằng hệ thống clo tự động và một số hoá chất đặc biệt khác, sau đó được cung cấp đi các mạng sư dụng nước toàn thành phố và khu vực liên quan . Ngoài những vật liệu chính trên công ty còn sử dung một số vât liệu khác phục vụ cho sản xuất như vật phụ liệu nhiên liệu, loại phụ tùng thay thế. Đồng thời công ty còn sử dụng các loại công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất, quản lý như: quạt hút gió, điều hoà nhiệt độ...Danh mục nguyên vật liệu toàn công ty thông qua (Biểu số 2.1 ) 2.1.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm vật liệu và tầm quan trọng của quản lý nguyên vật liệu, có thể thấy để làm tốt công tác quản lý vật liệu thì trước hết thực hiện đầy đủ những yêu cầu sau: Xây dựng nội dung quy chế bảo quản nguyên vật liệu có đủ kho tàng bảo quản nguyên vật liệu tối thiểu, tối đa định mức sử dụng hao hụt hợp lý trong quá trình bảo quả Biểu số 2.1: DANH MỤC NGUYÊN VẬT LIỆU TOÀN CÔNG TY (Tháng 01/2008) STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn gía Thành tiền 1 Bộ máy số ĐH 15 Việt pháp Bộ 70 66.667 4.666.690 2 BU gang MĐ 200 BE Chiếc 12 422.900 5.074.800 3 BU gang MĐ200 BU Chiếc 12 422.900 5.314.800 4 C ôn BHB 80/50 gang xám C ái 7 119.000 833.000 5 C út gang M Đ 100-90EE Chiếc 1 342.900 342.900 6 Cút gang MĐ 100-90BB Chiếc 3 242.900 728.700 7 Côn gang M Đ 150/50BB Chiếc 1 680.952 680.952 8 Côn gang M Đ 150/200BB Chiếc 2 714.286 1.428.572 9 Côn gang M Đ 300/250BB Chiếc 1 680.925 680.925 10 Cút E E 200-11 độ C ái 21 671.300 14.097.300 11 C út E E 200-22 đ ộ C ái 30 984.000 984.000 12 C út E E 200-90 đ ộ C ái 6 1.244.000 7.464.000 13 D ây ch ì M 2.000 1.987 3.974.000 14 C ầu dao các loại Chiếc 2 82.500 165.000 15 B út bi Chiếc 1.232 989 1.218.700 16 B út ch ì đ en Chiếc 137 950 130.150 17 B ìa s ách T ờ 233 106 24.698 18 B ìa A4 T ờ 1.756 144 253.100 19 B ìa Mica T ờ 257 820 210.648 20 Gi ấy gam A4 (th ư ờng) Gam 5 21.376 106.880 22 Giấy A4 Bãi bằng Gam 33 23.968 190.944 23 Giấy gam A3 Gam 10 36.000 360.000 24 Hoá đơn vi tính Tờ 72.000 130 9.360.000 25 Phấn Hộp 2 1.500 3.000 26 Biên bản số nhảy Quyển 77 20.000 1.540.000 27 Phiếu nghiệm thu đồng hồ Tờ 900 122 109.800 28 Quyết toán KP đồng hồ Quyển 191 10.000 1.910.000 29 Gi ấy đ ục lỗ bé H ộp 6 210.000 1.260.000 30 Gi ấy đ ục lỗ to H ộp 3 358.269 1.074.807 31 Giao ca hệ thống điện Quyển 8 17.460 139.680 32 Giao ca lắng lọc Quyển 28 17.460 488.880 33 Giao ca vận hành trạm bơm Quyển 44 18.000 792.000 34 Gi ấy than hộp Hộp 3 38.949 116.847 35 Mực phô tô Hộp 9 79.797 718.173 36 Mực in kim Hộp 4 200.359 801.436 37 Túi hồ sơ Chiếc 92 1.989 182.988 38 C ặp 3 d ây Chiếc 197 2.255 444.235 39 C ặp h ộp t ài li ệu Chiếc 1 16.174 16.174 40 B ăng d ính nh ỏ H ộp 92 1.000 92.000 41 H ồ d án Cu ốn 13 1.000 13.000 42 B ăng d ính nh ỡ Cu ốn 6 5.000 30.000 43 B ăng d ính to Cu ốn 43 8.000 344.000 44 Gim c ài + d ập H ộp 119 2.178 259.182 45 Gim d ập Đ ài Loan H ộp 180 2.959 532.620 46 T úi nilon 1 khuy C ái 165 715 117.975 47 S ổ gi ao ca b ảo v ệ Quyển 125 11.642 1.455.250 48 Dự toán KP lắp đặt đồng hồ Quyển 7 10.000 70.000 49 Phiếu kiểm tra khách hàng Quyển 3 5.000 15.000 50 Bảng kê nộp tiền Tờ 1.500 160 240.000 51 BB giao ca hoá nghiệm Quyển 106 12.830 1.359.980 52 BB giao ca v ận h ành Quyển 460 14.848 6.830.080 53 BB giao ca điều phối Quyển 200 13.000 2.600.000 54 Giao ca sử l ý Quyển 46 18.000 828.000 55 Giao ca VH- BL nhanh Quyển 45 18.000 810.000 56 Stato b ơm ph èn Chi ếc 4 2.340.375 9.361.500 57 Zaven Kg 280 950 266.000 58 Ph èn cao c ấp Kg 4.500 9.500 42.750.000 59 Clo l ỏng Kg 508 9.503 4.827.524 60 Tê gang 250250 BBB Chi ếc 1 1.557.143 1.557.143 61 Trụ cứu hoả TN 125 KVA C ái 10 7.143.000 71.143.000 62 Ty van In ox Chi ếc 3 572.300 1.716.900 63 Vòng bi 312 V òng 3 146.217 438.651 64 M ỡ Kg 2 9.582 19.164 65 D ầu m áy SAE 30 RMX L ít 33 15.190 501.270 66 Sợi Ami ăng Kg 26 35.344 918.944 C ộng 277.723.618 Xây dựng định mức nguyên vật liệu cần thiết, định mức nguyên vật liệu tối thiểu, tối đa định mức sử dụng và hao hụt hợp lý trong quá trình bảo quản. Tổ chức khâu hạch toán ban đầu và các chứng từ, luân chuyển chứng từ hợp lý có kế hoạch. Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê thường xuyên, đối chiếu nhập-xuất-tồn. Phân tích vật tư và những thông tin kinh tế cần thiết phục vụ cho công tác quản lý vật liệu đạt hiệu quả cao. Trên cơ sở các yêu cầu chung đặt ra đối với toàn doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý vật liệu được tiến hành chi tiết hơn cho từng khâu, giai đoạn vận động của vật liệu. Khâu thu mua: Vật liệu phải được quản lý về khối lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách giá mua, chi phí mua, tình hình thực hiện kế hoạch thu mua theo thời gian đã xây dựng, phải thường xuyên tìm kiếm nguồn hàng nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có nguồn hàng dự trữ và có được nguồn hàng với chi phí thu mua thấp nhất Khâu vận chuyển: doanh nghiệp phải có những phương tiện vận chuyển phù hợp với tính chất lý hoá học của vật liệu và đảm bảo công tác an toàn cho vật liệu bị hư hỏng, mất mát do quá trình vận chuyển Khâu bảo quản: doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, phải có những phương tiện cân đo phù hợp với từng loại vật liệu, có phương pháp bảo quản khoa học hợp lý đối với từng loại vật liệu Khâu sử dụng: vật liệu phải được sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức chi phí đã xây dựng nhằm hạ thấp chi phí, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp Khâu dự trữ: doanh nghiệp phải có các định mức dự trữ thích hợp đối với từng loại thứ vật liệu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, tránh tình trạng dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn 2.2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu tại công ty TNHH nhà nước 1 thành viên cấp nước Phú thọ 2.2.1 Phân loại nguyên vật liêu: Để tạo ra sản phẩm là nước sạch công ty TNHH Nhà nước 1 thành viên cấp nước Phú Thọ đã sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công ty để tạo ra sản phẩm là nước sạch, gồm những chi phí về nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, thành phẩm mua ngoài sử dụng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm. - Nguyên lệu chính dùng vào là nước thô bơm từ Sông Lô cho vào bể xử lý, phèn chua, zaven, clo, cát thạch anh - Vật liệu phụ dùng vào là dầu nhờn, hồ keo, thuốc tẩy, xà phòng. giẻ lau - Nhiên liệu dùng vào là điện, xăng dầu, khí đốt - Phụ tùng thay thế như máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải 2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để bỉểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất, hạch toán nguyên vật liệu chính xác và đầy đủ. Kế toán nhập, xuất tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá thực tế. Tuy nhiên trong thực tế không ít doanh nghiệp để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất nguyên vật liệu. *. Tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Giá trị thực tế NVL, CCDC mua ngoài nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn _ Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng (nếu có) + Chi phí thu mua và gia công, hoàn thiện + Các loại thuế không được hoàn lại (nếu có) Giá trị thực tế NVL, CCDC tự sản xuất nhập kho = Giá thành sản xuất thực tế của NVL, CCDC sản xuất ra. Giá thực tế nhập kho trong trường hợp mua ngoài giá trên hoá đơn, nếu chi phí vận chuyển bốc dỡ cho bên bán chịu thì bên bán đã cộng vào giá mua và phản ánh vào trị giá hàng bán trên hoá đơn, đối với chi phí do bên mua chịu thì được cộng vào giá thực tế nhập kho. VD: Ngày 4/3/2008 nhập Đất cao lanh của Công ty địa chất và khai thác khoáng sản, theo phiếu nhập kho số 192 số lượng theo hoá đơn GTGT mua của Công ty địa chất và khai thác khoáng sản là 600 tấn, đơn giá là 60.000đ/tấn, Công ty đã trả bằng chuyển khoản. Do chi phí vận chuyển bên bán chịu trách nhiệm nên trong trường hợp này thì giá thực tế vật liệu chính nhập kho là: 600 x 60.000 = 36.000.000đ Thuế GTGT là: 1.800.000đ Tổng giá thanh toán là: 37.800.000 Kế toán đã nhập kho theo gía thực tế là 36.000.000đ * Tính giá thực tế NVL xuất kho: Do đặc điểm là những vật liệu sử dụng tại Công ty có giá trị không lớn và có biến động tăng giảm trong kỳ nên công ty đã áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước. Phương pháp áp dụng ở doanh nghiệp mà theo dõi riêng được từng lô hàng nhập xuất. Khi xuất kho vật liệu ở lô hàng nào sẽ lấy giá nhập đích danh của lô hàng đó làm gía xuất. Giá trị thực tế NVL, CCDC xuất kho = Số lượng NVL, CCDC xuất kho x Đơn giá bình quân Theo phương pháp này, vật liệu xuất dùng tính toán theo đơn giá bình quân Trong đó đơn giá bình quân lại được tính theo 1 trong 3 phương pháp sau + Phương pháp ĐGBQ cả kỳ dự trữ NVL ĐGBQ cả kỳ dự trữ NVL,CCDC = Trị giá NVL,CCDC tồn kho đầu kỳ + Trị giá NVL,CCDC nhập trong kỳ Khối lượng NVL,CCDC tồn kho đầu kỳ + Khối lượng NVL,CCDC nhập trong kỳ + Phương pháp ĐGBQ sau mỗi lần nhập ĐGBQ sau mỗi lần nhập = Trị giá NVL,CCDC tồn kho trước khi nhập + Trị giá NVL,CCDC thực tế nhập kho Khối lượng NVL,CCDC tồn kho trước khi nhập + Khối lượng NVL,CCDC nhập kho + Phương pháp ĐGBQ đầu kỳ (cuối kỳ trước) ĐGBQ đầu kỳ (cuối kỳ trước) = Trị giá NVL,CCDC tồn kho đầu kỳ Khối lượng NVL,CCDC tồn kho đầu kỳ VD: Ngày 10/3/2008 xuất 481,25 tấn phèn phối liệu phục vụ cho việc xử lý nước vơí giá 640.000đ/tấn Giá thực tế xuất kho là 481,25 x 640.000 = 308.000.000đ Vậy kế toán ghi giá thực tế xuất kho là 308.000.000d 2.3. Thủ tục, chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu tại Công ty TNHH nhà nước 1 thành viên cấp nước Phú thọ 2.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng - Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Bảng kê mua hàng Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Hoá đơn giá trị gia tăng 2.3.2. Trình tự luân chuyển các chứng từ Luôn chuyển chứng từ nhập Thủ tục nhập kho ở công ty TNHH nhà nước một thành viên cấp nước Phú Thọ khá chặt chẽ. Cụ thể: hoá đơn mua hàng có giá trị từ 100.000đ trở lên phải có hoá đơn GTGT của bộ tài chính. Hoá đơn không được tẩy xoá, chữa số, ngày, cách tính thuế phải đúng, hợp lý, không chênh lệch tăng, giảm so với số liệu trên phiếu nhập kho về giá trị hàng nhập kho. Phiếu nhập kho do phòng kế toán lập và được viết thành ba liên: Liên 1: Lưu tại gốc Liên 2: Giao cho cán bộ vật tư để thanh toán Liên 3: Đính trên hoá đơn mua hàng, kế toán vật tư giao trả kho để vào thẻ kho. Cuối tháng chuyển trả kế toán vật tư để vào thẻ kho chi tiết vật tư và lưu giữ. Vật tư của công ty nhập vào chỉ có 2 nguồn là mua ngoài và tự gia công chế biến a/ Đối với vật tư nhập kho mua ngoài Căn cứ vào kế hoạch định mức sản xuất hoặc nhằm mục đích để chu trình sản xuất của công ty được diễn ra liên tục, bình thường thì hàng tháng hoặc với thời gian định kỳ công ty TNHH nhà nước một thành viên cấp nước Phú Thọ luôn cử những cán bộ có chuyên môn, có hiểu biết và kỹ thuật sản xuất, am hiểu giá cả thị trường đi mua vật tư về cho công ty. Khi đi mua vật tư về cán bộ vật tư cần phải xuất trình hoá đơn GTGT của bên bán hoặc biên bản kiểm nghiệm vật tư lên phòng kế toán Công ty cử cán bộ vật tư là ông Hà Kiều Hưng đi mua các vật liệu là: cao lanh, củi đốt lò, than cám. Sau khi mua về, ông Hưng phải trình hoá đơn GTGT bán hàng của công ty địa chất và khai thác khoáng sản số 850298 ngày 04/03/2008 lên phòng kế toán. Sau khi thông qua ý kiến của kế toán trưởng (chị Bùi Thị Minh Thanh) thì kế toán vật tư (Đoàn Diệu Hương) sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho thành 3 liên. Liên 1 sẽ lưu tại gốc. Liên 2 sẽ giao cho ông Hưng để làm căn cứ thanh toán tiền cho bên bán. Liên 3 của phiếu nhập kho, chị Hương sẽ giao cho thủ kho công ty (cô Bùi Thị Bính) để làm căn cứ vào thẻ kho. Sau khi lên thẻ kho xong, thủ kho sẽ bàn giao lại cho kế toán vật tư sẽ vào sổ chi tiết vật tư cho từng loại vật liệu (Biểu số 2.2) b/ Đối với vật tư tự gia công, chế biến xong, nhập kho : Căn cứ vào chứng từ gốc như: Biên bản kiểm nghiệm (Biểu số 3.3)do phòng kỹ thuật lập, giấy đề nghị nhập kho của phân xưởng sản xuất, kế toán vật tư sẽ lập phiếu nhập kho. Trình tự lập phiếu nhập kho cũng giống như trường hợp nhập kho vật tư do mua ngoài. Biểu số 2.2: HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số” 01GTKT-3LL Liên 2 (giao khách hàng) BM/2008 B Ngày 04 tháng 03 năm 2008 N0:850298 Đơn vị bán hàng: Công ty địa chất và khai thác khoáng sản Địa chỉ: Gia Cẩm- Việt Trì Số tài khoản: 458279B Điện thoại: MST: 2600134861-222 Họ và tên người mua hàng : Hà Kiều Hưng Đơn vị : Công ty TNHH NN một thành viên cấp nước Phú Thọ Địa chỉ: Phường Tân Dân - Việt Trì Số tài khoản :710A-00027 Hình thức thanh toán : chuyển khoản MST: 2600117081-353 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Đất Cao Lanh Tấn 600 60.000 36.000.000 2 Củi đốt lò M3 50 130.000 6.500.000 3 Than cám Tấn 10 280.000 2.800.000 Cộng tiền hàng: 45.300.000 Thuế suất GTGT: 5% tiền thuế GTGT 2.265.000 Tổng cộng tiền thanh toán 47.565.000 Số tiền viết bằng chữ ( Bốn mươi bảy triệu năm trăm sáu mươi lăm nghìn đồng chẵn) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 2.3.: PHIẾU NHẬP KHO Ngày 04/03/2008 Nợ:152 Số : 192 Có: 331 Họ và tên người mua hàng: Hà Kiều Hưng Theo hoá đơn GTGT số: 850298 ngày 04/03/2008 Của công ty địa chất và khai thác khoáng sản Nhập tại kho: Công ty (bà Bính ) STT Tên nhãn hiệu quy cách, SP, vật tư (SP, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập Đất Cao Lanh Tấn 600 600 60.000 36.000.000 Củi đốt lò M3 50 50 130.000 6.500.000 Than cám Tấn 10 10 280.000 2.800.000 Cộng 45.300.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bốn mươi lăm triệu ba trăm nghìn đồng chẵn Nhập, ngày 04 tháng 03 năm 2008 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biẻu số 2.4: XÍ NGHIỆP SẢN XUẤT NƯỚC SẠCH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM XƯỞNG SẢN XUẤT PHÈN ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC GIẤY ĐỀ NGHỊ NHẬP KHO Ngày 08/03/2008 Kình gửi: Ban giám đốc công ty TNHH nhà nước một thành viên cấp nước Phú Thọ (Qua phòng kế toán tài vụ) Căn cứ kế hoạch vật tư và yêu cầu sản xuất của công ty, xưởng sản xuất phèn đã gia công chế biến xong số lượng lớn phèn phối liệu. Xí nghiệp nước sạch Việt Trì xin đề nghị với ban giám đốc công ty và phòng tài vụ cho nhập kho số vật tư sản phẩm này về kho của công ty để phục vụ kịp tiến độ sản xuất và bảo quản tốt hơn số vật tư sau: Tên vật tư gia công chế biến: phèn phối liệu Số lượng: 700 tấn (bảy trăm tấn ) Giá thành gia công chế biến hoàn thành nhập kho: 448.000.000đ Ngày 8 tháng 03 năm 2008 Giám đốc xí nghiệp Cao Ngọc Văn Giấy đề nghị nhập kho của xí nghiệp nước sạch Việt Trì (trực thuộc công ty) do ông Cao Ngọc Văn lập được chuyển lên cho giám đốc công ty xem xét. nếu giám đốc đồng ý cho nhập kho số vật tư thành phẩm này về kho công ty thì sẽ chuyển giấy đề nghị nhập kho lên phòng kế toán. Từ đó kế toán vật tư lập phiếu nhập kho 700 tấn phèn phối liệu đã gia công chế biến xong.( Biểu số 2.4) Biểu số 2.5: CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH Mẫu số: 01 - VT VIÊN CẤP NƯỚC PHÚ THỌ Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng bộ tài chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày 08/03/2008 Nợ: 152 Số:195 Có: 154 Họ và tên người mua hàng: Cao Ngọc Văn Theo giấy đề nghị nhập kho ngày 8/03/2008 của xí nghiệp nước sạch Việt Trì Nhập kho tại : công ty ( bà Bính) STT Tên nhãn hiệu quy cách, SP, vật tư (SP, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 phèn phối liệu Tấn 700 700 640.000 448.000.000 Cộng 448.000.000 Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Bốn trăm bốn mươi tám triệu đồng chẵn. Nhập, ngày 08 tháng 03 năm 2008 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Luôn chuyển chứng từ xuất Căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh, các bộ phận kê sổ xin lĩnh vật tư(Biểu số 2.6), có chữ ký của người phụ trách bộ phận, rồi trình lên giám đốc công ty để xin duyệt cho xuất vật tư đó. Rồi gửi phiếu xin lĩnh vật tư lên phòng kế toán tài vụ. Kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư để viết phiếu xuất kho (Biểu số 2.7) và thủ kho sẽ làm thủ tục xuất kho. Kế toán viết phiếu xuất kho thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại gốc - Liên 2: Giao cho khách hàng - Liên 3: Kế toán vật tư giao trả kho để vào thẻ kho Khi xuất nguyên vật liệu chính: Phèn phối liệu, za ven, clo dùng cho sản xuất kinh doanh chính (xử lý nước) Nợ TK 621: Giá thực tế xuất kho Có TK 152: Giá thực tế xuất kho VD: Ngày 10/3/2008 Xuất 481.25 tấn phèn phối liệu để xử lý nước, đơn giá 640.000đ : 481.25 x 640.000 = 308.000.000đ. Kế toán định khoản: Nợ TK 621: 308.000.000 Có TK 152: 308.000.000 Khi xuất vật liệu phụ: Đất Cao Lanh, than cám, củi đốt lò, axit kỹ thuật cho gia công chế biến phèn. Nợ TK 154: Giá thực tế xuất kho Có TK 152: Giá thực tế xuất kho VD: Xuất 600 tấn đất cao lanh cho xử lý nước, đơn giá 60.000đ: 600 x 60.000 = 36.000.000đ. Kế toán định khoản: Nợ TK 154: 36.000.000 Có TK 152: 36.000.000 Khi xuất phụ tùng thay thế cho phân xưởng, kế toán ghi Nợ TK 627: Giá thực tế xuất kho Có TK152: Giá thực tế xuất kho Tại công ty TNHH nhà nước một thành viên cấp nước Phú Thọ năm 2008 theo kế hoạch và yêu cầu thực tế sản xuất kinh doanh, các bộ phận phân xưởng sản xuất lập phiếu xin lĩnh vật tư để trình lên giám đốc công ty duyệt. Nội dung phiếu xin lĩnh vật tư như sau(Biểu số 2.6): Biểu số 2.6: PHIẾU XIN LĨNH VẬT TƯ Ngày 09 tháng 03 năm 2008 Kính gửi: Ban giám đốc công ty TNHH nhà nước một thành viên cấp nước Phú Thọ Căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh và yêu cầu thực tế của quá trình hoạt động sản xuất. Xí nghiệp sản xuất nước sạch xin đề nghị giám đốc công ty cho xuất kho một số vật tư sau: TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú: Mục đích sử dụng 1 phèn phối liệu Tấn 481,25 Xử lý nước 2 Zaven Tấn 3,725 Xử lý nước 3 Clo Tấn 0,500 Xử lý nước Ngày 09 tháng 03 năm 2008 Phụ trách bộ phận Thủ trưởng đơn vị (ký tên) (ký tên) Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư của xí nghiệp sản xuất nước sạch, đã được ban giám đốc duyệt, kế toán vật tư lập phiếu xuất kho và thủ kho tiến hành làm thủ tục xuất kho Biểu số 2.7: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10/03/2008 Nợ: 621 Số: 345 Có: 152 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Tuyến- xí nghiệp nước sạch VT Lý do xuất: xử lý nước Xuất tại kho: Công ty (bà Bính) TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư( SP, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 phèn phối liệu Tấn 481,25 481,25 640.000 308.000.000 2 Zaven Tấn 3,725 3,725 810.000 3.017.250 3 Clo Tấn 0,50 0,50 10.247.000 5.123.500 Cộng 316.140.750 Viết bằng chữ: (Ba trăm mười sáu triệu, một trăm bốn mươi nghìn, bảy trăm năm mươi đồng chẵn) Xuất, ngày 10 tháng 03 năm 2008 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu chỉ tiêu số lượng, thẻ kho được mở hàng tháng thuộc loại thẻ dời, mỗi loại vật liệu được theo dõi riêng trên một thẻ kho để tiện việc đối chiếu và kiểm tra. Kế toán vật tư sử dụng sổ chi tiết vật tư để phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo chỉ tiêu về mặt số lượng và cả giá trị, chất lượng. Cuối quý cộng sổ để xác định số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập xuất trong quý và tồn cuối quý và đối chiếu thẻ kho (do thủ kho giữ ). Mỗi sổ chi tiết vật tư cũng được theo dõi riêng cho một loại vật tư. Trên cơ sở sổ chi tiết vật liệu để kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu. Trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho (cô Bính ) phải theo dõi khá thường xuyên tình hình tăng, giảm từng loại nguyên vật liệu để tiến hành lên thẻ kho cho từng loại đối tượng vật tư cụ thể. Mỗi loại vật tư được theo dõi trên một tờ thẻ kho. Biểu số 2.8: THẺ KHO Lập thẻ ngày: 01 tháng 03 năm 2008 Tờ số: 08 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Phèn phối liệu Đơn vị: Tấn STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn đầu tháng 250 1 195 8/3 Nhập phèn phối liệu đã gia công chế biến xong 8/3/2008 700 950 2 345 10/3 Xuất kho phèn phối liệu để xử lý nước 10/3/2008 481,25 468,75 Cộng số phát sinh 700 481,25 Tồn cuối tháng 468,75 Ngày 31 tháng 03 năm 2008 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4. Quy trình k ế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH nhà nước 1 thành viên cấp nước Phú thọ Kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên cấp nước Phú Thọ được phản ánh cả về giá trị và số lượng từng danh điểm vật tư. Ở kho: Thủ kho dùng thẻ để phản ánh tình hình nhập xuất tồn vật tư về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho, thẻ được mở cho từng danh mục vật tư. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập xuất tính ra số tồn kho về mặt lượng. Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng danh mục vật tư tương ứng với thẻ kho ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị.Hàng ngày, hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vât tư phải kiểm tra, đối chiếu, ghi đơn giá hạch toán vào và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối tượng với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ và phát thẻ chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật tư còn mở sổ đăng ký thẻ kho khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Để thực hiện kế toán chi tiết nguyên vật liệu công ty áp dụng phương pháp thẻ song song(Sơ đồ 2.5) 2.5 Quy tr ình kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở công ty TNHH nhà nước một thành viên cấp nước Phú Thọ * Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Ví dụ 1: Ngày 4/03/2008 công ty mua đất Cao lanh của công ty địa chất và khai thác khoáng sản tổng số tiền là 55.230.000đ bao gồm cả thuế GTGT 5%. Công ty trả bằng tiền mặt, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho Sơ đồ 2.5: Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho thẻ kho Phiếu xuất kho thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu và hoá đơn GTGT ghi: Nợ TK152: 52.600.000 Nợ TK 133: 2.630.000 Có TK 111: 55.230.000 Ví dụ 2: Khi nhập kho vật tư tự gia công chế biến. Kế toán vật tư căn cứ vào phiếu nhập kho số 195 ngày 8/03/2008 để lên sổ kế toán có liên quan, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152: 448.000.000 Có TK 154: 448.000.000 * Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Ví dụ 1: Căn cứ vào phiếu xuất kho 345 ngày 10/03/2008 kế toán sẽ tiến hành định khoản để lên các sổ kế toán có liên quan: Nợ TK 621: 316.140.750 Có TK 152: 316.140.750 Ví dụ 2: Xuất nguyên vật liệu cho quản lý doanh nghiệp. Ngày 10/3/2008 xuất 60 kg thép cho xây dựng văn phòng công ty với giá 54.000đ/kgL: Nợ TK 627: 3.240.000 Có TK 152: 3.240.000 * Sổ sách kế toán: Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho số195ngày8/03/2008 về nhập kho phèn phối liệu đã gia công chế biến xong hoàn thành nhập kho. Và căn cứ vào phiếu xuất kho số 345 ngày 10/03/2008 về xuất kho phèn phối liệu để xử lý nước. Từ đó thủ kho lập thẻ kho cho loại vật tư là phèn phối liệu. Thủ kho chỉ theo dõi sự biến động của vật tư về mặt số lượng mà không theo dõi về mặt giá trị vật tư. Tồn đầu kỳ phèn phối liệu là 448.000.000đ và xuất là 308.000.000đ, tồn cuối kỳ phèn phối liệu là 300.000.000đ Biểu số 2.9: SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tên vật tư: Phèn phối liệu Số thẻ: 08 Nhãn hiệu, quy cách: Số tờ: 08 Đơn vị tính: Tấn Kho: Nguyên liệu Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền Số dư đầu kỳ tháng 3 250 160.000.000 8/03/2008 195 nhập kho phèn phối liệu 700 448.000.000 950 608.000.000 10/03/2008 345 Xuất kho phèn phối liệu để xử lý nước 481,25 308.000.000 468,75 300.000.000 Cộng số phát sinh tháng 3 700 448.000.000 481,25 308.000.000 Số dư cuối tháng 3 468,75 300.000.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau đó đến cuối quý, kế toán vật tư sẽ lập các bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu (Biểu số 2.10). Số liệu tồn kho vật tư cuối kỳ trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn phải bằng số liệu trên các sổ chi tiết vật tư cộng lại. Biểu số 2.10: BẢNG TỔNG HỢP NHẬP-XUẤT-TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 03/2008 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số lượng Thành tiền Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số lượng Thành tiền Số Hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng I. Tồn đầu tháng 169.305.500 II. Nhập trong tháng III. Xuất trong tháng 191 1/03 Nhập clo lỏng Nhập zaven 331 331 2,6 4,8 26.637.000 3.888.000 344 6/03 Xuất đất cao lanh Củi đốt lò 154 154 583 40 34.980.000 5.200.000 192 4/03 Nhập đất Cao Lanh Củi đốt lò Than cám 331 331 331 600 50 10 36.000.000 6.500.000 2.800.000 345 10/03 Xuất than cám Axit kỹ thuật phèn phối liệu 154 154 621 5 0,5 481,25 1.400.000 786.000 308.000.000 195 8/03 Nhập phèn phối liệu 154 700 448.000.000 Zaven 621 3,725 3.017.500 Clo 621 0,5 5.123.500 Tổng nhập 523.825.000 Tổng xuất 358.506.750 Tồn kho cuối tháng(I+II+III) 334.713.750 Ngày 31 tháng 03 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký tên) ( Ký tên ) Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty TNHH nhà nước một thành viên cấp nước Phú Thọ Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán vật tư ghi các nghiệp vụ phát sinh về tăng, giảm vật tư vào nhật ký chứng từ. Để cuối tháng làm căn cứ lên sổ cái TK 152. Biểu số 2.11: BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 03 năm 2008 STT TK 152 – Nguyên vật liệu NVL chính Vật liệu phụ Nhiên liệu 1 TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp - phèn phối liệu 308.000.000 - Zaven 3.017.250 -clo lỏng 5.123.500 2 TK 154 – Chi phí SXKD dở dang - đất cao lanh 34.980.000 - củi đốt lò 5.200.000 - Than cám 1400.000 - axít kỹ thuật 786.000 Cộng 316.140.750 40.180.000 2.186.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2008 Người ghi sổ kế toán trưởng (ký tên) ( ký tên ) Cuối quý, kế toán căn cứ vào sổ nhật ký chứng từ Biểu số 2.12). sẽ ghi vào sổ cái TK 152 và các sổ cái TK có liên quan (Biểu số 2.13). Số liệu trên sổ cái của các tài khoản sẽ làm căn cứ cho kế toán trưởng lập các báo cáo tài chính cho công ty. Biểu số 2.12: NHẬT KÝCHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi Có TK 331 Tháng 3 năm 2008 S TT NT Diễn giải Dư đầu tháng Ghi Nợ TK 331 - Ghi có các TK Ghi Có TK 331 - Ghi Nợ các TK Dư cuối tháng Nợ Có 152 154 621 Cộng Nợ TK 331 152 133 154 Cộng Có TK 331 Nợ Có 1 1/3 Nhập kho NVL chính của Công ty Hoá chất Việt Trì 30.525.000 1.526.250 32.051.250 32.051.250 2 4/3 Nhập kho VL phụ của Công ty Địa chất và khai thác khoáng sản. 45.300.000 2.265.000 47.565.000 47.565.000 3 7/3 Xuất kho VL phụ cho phân xưởng sản xuất để gia công chế biến phèn. 42.366.000 42.366.000 42.366.000 4 8/3 Nhập kho phèn đã gia công chế biến. 448.000.000 448.000.000 448.000.000 5 10/3 Xuất NVL chính để xử lý nước 316.140.750 316.140.750 316.140.750 Cộng: 42.366.000 316.140.750 358.506.750 523.825.152 3.791.383 527.616.250 358.506.750 527.616.250 Đã ghi sổ cái ng ày 31 tháng 3 năm 2008 Ng ày 31 th áng 3 n ăm 2008 Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngoài ra khi đến cuối quý, kế toán còn phải lập các bảng phân bổ NVL (Biểu số 2.11). Mục đích để tập hợp giá trị vật tư xuất dùng cho từng đối tượng, làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm. Biểu số 2.13: SỔ CÁI TK 152-“ NGUYÊN VẬT LIỆU “ Tháng 03/2008 ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang NKC Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ tháng 03 169.395.500 31/03/08 191 1/03 Nhập kho NVL chính của công ty hoá chất Việt Trì 01 331 30.525.000 31/03/08 192 4/03 Nhập kho VLP của công ty địa chất và khai thác khoáng sản 01 331 45.300.000 31/03/08 344 7/03 Xuất kho vật liệu phụ để gia công chế biến phèn 01 154 42.366.000 31/03/08 195 8/03 Nhập kho phèn đã gia công chế biến xong 01 154 448.000.000 31/03/08 345 10/03 Xuất NVL chính để xử lý nước 01 621 316.140.750 Cộng số phát sinh tháng 03 523.825.000 358.506.750 Số dư cuối kỳ tháng 03 334.713.750 Ngày 31 tháng 03 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký tên ) (ký tên) (ký tên) Biểu số 2.14: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 đối tượng: Công ty địa chất và khai thác khoáng sản Loại tiền: VNĐ Tháng 03/2008 NTGS Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ tháng 03 2. Số phát sinh trong kỳ tháng 03 4/03/2008 850298 4/03 Mua vật liệu phụ của công ty địa chất và khai thác khoáng sản 152 1331 45.300.000 2.265.000 Cộng phát sinh tháng 03 47.565.000 3. Số dư cuối kỳ tháng 03 47.565.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.6 Kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty TNHH nhà nước 1 thành viên cấp nước Phú thọ: - Khi kiểm kê phát hiện thấy vật liệu bị thiếu kế toán phản ánh Nếu trị giá thiếu được ghi tăng giá vốn hàng bán, kế toán sẽ ghi Nợ TK 632 Có TK 152 (2) Nếu trị giá thiếu chưa xác định được nguyên nhân Nợ TK 1381 – TS thiếu chờ xử lý Có TK 152 Sau đó kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh Nợ TK 1388 – bắt bồi thường Nợ TK 632 – tính vào giá vốn hàng bán Có TK 1381 – “TS thiếu chờ xử lý” - Khi kiểm kê phát hiện thấy vật liệu thừa, kế toán phản ánh (1) Nếu thừa do nhầm lẫn trong tính toán ghi chép thì kế toán căn cứ vào tình hình thực tế được xác định để ghi Nợ Tk 152 Có các TK liên quan (2) Nếu thừa nhưng chưa xác định được nguyên nhân kế toán căn cứ trị giá thừa để ghi Nợ TK 152 Có TK 3381 – TS thừa chờ xử lý Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh Nợ TK 3381 Có TK 632 PHẦN 3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HÒAN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC PHÚ THỌ 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công TNHH nhà nước 1 thành viên cấp nước Phú Thọ 3.1.1. Những thành tựu * Về tổ chức hạch toán ban đầu Hệ thống chứng từ sử dụng theo đúng mẫu biểu của bộ tài chính. Các chứng từ được lập hợp lý, hợp lệ, hợp pháp theo đúng chế độ kế toán hiện hành đảm bảo tính chính xác, rõ ràng thuận lợi trong công tác hạch toán kế toán. chứng từ đã phản ánh đúng nội dung, bản chất và quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ kế toán phản ánh đúng mẫu biểu quy định, ghi chép rõ ràng và đầy đủ các yếu tố cơ bản. Trình tự luân chuyển chứng từ đã áp dụng theo đúng quy định: Kiểm tra chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, chuyển giao và sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán; đưa chứng từ vào lưu trữ bảo quản. * Về tài khoản sử dụng Nhìn chung kế toán đã sử dụng đúng hệ thống tài khoản kế toán theo quy định của hệ thống tài khoản kế toán của bộ tài chính và đã mở thêm một số tài khoản chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu chính để tiện theo dõi và đối chiếu. Nhờ có hệ thống tài khoản mà công ty đã thu thập được thông tin tổng hợp về tình hình và sự biến động của nguyên vật liệu. Bên cạnh đó hệ thống tài khoản này giúp công ty hệ thống hoá được thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinh tế tài chính của nhà nước, các ngành, các đơn vị. Đồng thời có thể hệ thống hoá được số liệu theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính để lập các báo cáo định kỳ. * Trình tự hạch toán Công ty đã tuân thủ đúng trình tự hạch toán ghi chép đầy đủ rõ ràng tình hình biến động của nguyên vật liệu. * Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán Hệ thống sổ sách tổng hợp, chi tiết được tổ chức ghi chép hợp lệ, hợp pháp theo đúng chế độ kế toán hiện hành đảm bảo tính chính xác, rõ ràng trong công tác hạch toán kế toán. 3.1.2. Những tồn tại và nguyên nhân * Về tổ chức hạch toán ban đầu Phương pháp thẻ song song đơn giản, dễ thực hiện và tiện lợi khi được xử lý bằng máy tính. Tuy nhiên công ty chưa cập nhật phần mềm kế toán máy mới về cho nhân viên kế toán mà đa số vẫn chủ yếu là kế toán tự làm thủ công. Bên cạnh đó chưa có biên bản kiểm nghiệm vật tư. * Về tài khoản sử dụng Do mở quá nhiều tài khoản chi tiết nên đôi khi việc kiểm tra đối chiếu gặp nhiều khó khăn. * Trình tự hạch toán Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay, giá cả của nhiều mặt hàng thường xuyên biến động vậy mà công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này sẽ có ảnh hưởng xấu tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty khi giá cả nguyên vật liệu trên thị trường luôn biến động lớn. * Về công tác tổ chức hệ thống sổ sách kế toán Chưa có sổ kế toán chi tiết Những tồn tại trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau: - Nhà máy chưa áp dụng đúng chế độ kế toán hiện hành nên việc phản ánh, ghi chép còn một số thiếu xót. - Do nguyên vật liệu của nhà máy tương đối đa dạng , thị trường luôn có sự biến động nên công tác quản lý, hạch toán gặp nhiều khó khăn. - Trình độ của cán bộ kế toán không đồng đều, sự bồi dưỡng cập nhật kiến thức, chế độ còn nhiều hạn chế. - Hướng dẫn của chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán còn chưa phù hợp, khó hiểu và khó tiếp cận. 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH nhà nước 1 thành viên cấp nước Phú thọ Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất. Trong tình hình hiện nay khi nền kinh tế hoạt động theo cơ chế thị trường có sự quản lý và điều tiết vĩ mô của nhà nước, là xuất phát từ quy luật khách quan của nền sản xuất Xã Hội luôn có sự vận động và phát triển không ngừng do sự phát triển của lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất thay đổi. Cùng với sự phát triển ngày một tiến bộ thì đòi hỏi cơ chế quản lý cũng phải thay đổi để phù hợp với sự phát triển của nền sản xuất hàng hoá. Hạch toán kế toán là một bộ phận của hệ thống quản lý nhà nước trong việc chỉ đạo các doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường. Khi nhà nước chuyển đổi từ cơ chế kinh tế cũ sang cơ chế thị trường, thay đổi cơ chế quản lý kinh tế, nhà nước đã cho phép các doanh nghiệp tự do lựa chọn ngành nghề kinh doanh theo khuôn khổ pháp luật Việt Nam. Chính vì thế mà hạch toán càng trở nên có vai trò quan trọng – là nguồn cung cấp các số liệu về kinh tế tài chính để làm nền tảng cho việc ra quyết định kinh doanh và có liên quan trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp. Cơ chế quản lý kinh tế thay đổi nên hạch toán kinh tế cũng phải đổi mới hoàn thiện cho phù hợp với nền kinh tế mới. Hạch toán nguyên vật liệu tốt sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra kịp thời, đồng bộ, đáp ứmg được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Kiểm tra giám sát việc chấp hành định mức nguyên vật liệu, tiêu hao nguyên vật liệu, tránh hiện tượng mất mát, lãng phí, hạ giá thành sản xuất mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Hiện nay trên thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu vẫn còn phức tạp, chưa có sự thống nhất. Vì vậy các doanh nghiệp tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình và tuỳ theo yêu cầu quản lý, hạch toán theo hướng dơn giản hoá nhưng vẫn đảm bảo theo đúng chế độ kế toán quy định. Tuy nhiên trong quá trình áp dụng vào thực tế tại những doanh nghiệp đã không tránh khỏi những sai xót, do vậy việc hoàn thiện tổ chức hạch toán là vô cùng cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. Các doanh nghiệp phải gia sức hoàn thiện công tác kế toán của doanh nghiệp mình cho phù hợp với điều kiện mới, với nền kinh tế mới. Mọi hoạt động kinh doanh suy cho cùng đều nhằm mục đích tối đa hoá lợi nhuận, hay chính là mang lại lợi nhuận tối đa thông qua việc tiết kiệm được chi phí. Bởi xuất phát từ công thức: LN = DT- CP. Chi phí càng thấp thì lợi nhuận thu được càng cao. Lợi nhuận tăng sẽ mang lại nhiều kết quả kéo theo như lương công nhân viên được tăng, cải thiện đời sống cho họ và gia đình họ nhưng quan trọng là lợi nhuận tăng giúp doanh nghiệp có thể khẳng định được vị thế của mình trên thương trường và ngày càng mở rộng được thị phần của doanh nghiệp tạo một chỗ đứng vững chắc cho doanh nghiệp hoạt động. Chính vì vậy hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu là một trong những yêu cầu cần thiết để giảm tối thiểu chi phí và đem lại lợi nhuận tối đa. Công ty TNHH nhà nước một thành viên cấp nước Phú Thọ muốn hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phải dựa trên các chế độ kế toán, các chuẩn mực kế toán mới ban hành và thông tư hướng dẫn sử dụng chuẩn mực của bộ tài chính về hệ thống tài khoản sử dụng, phương pháp thực hiện, chứng từ và sổ sách kế toán đang sử dụng. 3.3. Một số ý kiến đề xuất 3.3.1. Về hạch toán ban đầu Có thể tải phần mềm kế toán từ mạng về hoặc mua đĩa phần mềm kế toán về cài có thể là những phần mềm như: FAST 2005, FAST 2006 thường dùng FAST 2006 hơn vì phần mềm kia hay gặp lỗi. Khi sử dụng phần mềm kế toán sẽ nhanh chóng và chính xác, cung cấp thông tin cho các bộ phận kịp thời, nó giúp cho công ty nắm bắt được cơ hội kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đầy những cạnh tranh. Biên bản kiểm nghiệm vật tư được lập như sau: Biểu số 3.3: CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH Mẫu số 05 _ VT VIÊN CẤP NƯỚC PHÚ THỌ BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 04 tháng 03 năm 2008 Căn cứ vào hoá đơn số 850298 của công ty địa chất và khai thác khoáng sản. Ban kiểm nghiệm gồm có: Ông: Nguyễn Tuấn Dũng – Phòng kỹ thuật – Trưởng ban Bà: Trương Kiều Oanh – Phòng kỹ thuật – Uỷ viên Bà: Bùi Thị Bính – Thủ kho – Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm loại vật tư sau STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT SL theo hoá đơn Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng QCPC SL không đúng QCPC 1 Đất Cao Lanh Cân Tấn 600 600 0,0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt chất lượng, đúng quy cách phẩm chất Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 3.3.2. Tài khoản sử dụng Công ty mở thêm tài khoản 151, 1381, 3381, 1388 3.3.3. Trình tự hạch toán * Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty mở tài khoản 151 theo dõi hàng đang đi đường. Khi nhận được hoá đơn của người bán nhưng hàng vẫn chưa về đến nơi, kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “ hàng đang đi đường “. Nếu trong tháng hàng về thì làm thủ tục nhập kho như bình thường, cuối tháng hàng vẫn chưa về, kế toán căn cứ vào hoá đơn, hợp đồng mua hàng ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 331,111,112 Sang tháng sau khi hàng về nhập kho, kế toán ghi Nợ TK 152 ( chi tiết ) Có TK 151 Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Cuối niên độ khi tiến hành lập dự phong giảm giá hàng tồn kho: Nợ TK 632 Có TK 159 Cuối niên độ sau: Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 Ngược lại thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi: Nợ TK 159 Có TK 632 3.3.4. Các giải pháp khác Trình độ nguồn nhân lực là yếu tố vô cùng quan trọng. Chính con người tạo nên tất cả. Muốn cho công ty lớn mạnh thì ngoài việc đồng vốn của công ty đủ lớn để có thể có đầy đủ nguồn lực vật chất tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh có thể diễn ra thường xuyên liên tục được. Nhưng chính nguồn nhân lực lại là quan trọng nhất. Chính vì vậy muốn cho công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty đạt được kết quả cao thì việc bồi dưỡng nguồn lực con người cần phải được chú trọng đặc biệt đối với nhân viên kế toán. Bên cạnh việc bồi dưỡng nguồn lực con người thì còn phải cải tiến trang thiết bị làm việc của cán bộ kế toán, đưa phần mềm kế toán vào sử dụng. Điều này làm giảm bớt công việc ghi chép của kế toán, tăng độ chính xác của số liệu kế toán, tiết kiệm thời gian và lao động cho công ty. Kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đều phải được kiểm tra thường xuyên liên tục, có hệ thống. Mọi thời kỳ hoạt động của đơn vị đều phải được kiểm tra kế toán. Mỗi đơn vị kế toán cấp cơ sở phải được cơ quan chủ quản kiểm tra kế toán ít nhất mỗi năm một lần và nhất thiết phải được tiến hành trước khi xét duyệt quyết toán năm của đơn vị. Các cuộc thanh tra kiểm tra kinh tế, tài chính phải bắt đầu từ kiểm tra kế toán. Việc kiểm tra kế toán chính là kiểm tra việc tính toán, ghi chép phản ánh của các chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán, kiểm tra việc chấp hành các thể lệ kế toán về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán trưởng. Trong Quản Trị Nhân Sự có nói về đãi ngộ nhân sự. Đây là yếu tố hết sức quan trọng trong việc tạo động lực thúc đẩy người lao động cống hiến năng lực của mình để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Chính vì vậy mà những đơn vị và cá nhân có thành tích trong công tác kế toán sẽ được khen thưởng theo chế độ nhà nước quy định. Người nào có vi phạm các chế độ kế toán, lợi dụng công tác kế toán, lợi dụng chức vụ quyền hạn làm trái các điều quy định về kế toán thì sẽ bị xử phạt hành chính theo chế độ hiện hành. Nếu hành vi vi phạm gây hậu quả nghiêm trọng thì bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo bộ luật hình sự. KẾT LUẬN Trong quá trình thực tập tại Công ty Cấp nước Phú thọ em đã tìm hiểu và nắm bắt được nhiều điều bổ ích để 1 lần nữa khảng định rằng, kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cấp nước Phú thọ là rất cần thiết đối với sự tổn tại và phát triển của Doanh nghiệp nói riêng, các Doanh nghiệp khách nói chung trong mọi nền kinh tế. Qua tìm hiểu thực tế kết hợp với lý thuyết một lần nữa khẳng định lại tầm quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán nguyên vật liệu giúp cho các đơn vị sản xuất kinh doanh theo dõi được chặt chẽ cả về số lượng và giá trị từng loại vật liệu nhập – xuất – tồn kho, từ đó đưa ra những biện pháp hữu hiệu nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho đơn vị mình tạo thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Qua quá trình ngiên cứu thực tế tại công ty TNHH nhà nước một thành viên cấp nước Phú Thọ cùng với lý thuyết được giảng dạy em thấy việc vận dụng phương pháp thẻ song song tại công ty là hoàn toàn hợp lý tuy nhiên cần có sự bổ sung và đưa ra các biện pháp để công tác kế toán tại công ty có hiệu quả hơn vì vậy em hy vọng những biện pháp mà em mạnh dạn đề xuất ở trên có thể được vận dụng vào thực tế. Do thời gian có hạn và vốn kiến thức còn hạn chế nên chắc chắn chuyên đề này còn nhiều thiếu xót. Bên cạnh đó cũng không thể tránh khỏi những sai xót trong in ấn dù đã kiểm tra kỹ lưỡng. Nhưng với hy vọng rằng qua đó nâng cao được kiến thức lý luận, kinh nghiệm thực tế cho bản thân để phục vụ công việc kế toán của mình sau này, một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân đã truyền đạt cho em những kiến thức quý báu. Đặc biệt xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn: TS Phạm Thị Bích Chi. Cảm ơn Ban Lãnh Đạo Công ty TNHH nhà nước một thành viên cấp nước Phú Thọ đã tạo điều kiện giúp đỡ trong thời gian thực tập vừa qua để em có thể hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp này. Việt Trì 07/2008 Sinh viên thực hiện Phan Thị Thanh Hà Tài liệu tham khảo 1.Giáo trình kế toán tài chính, NXB Tài chính năm 2007 của GS-TS NgôThế Chi, TS Trương Thị Thuỷ. 2. Hệ thống văn bản hướng dẫn 03 luật thuế mới và kế toán thuế năm 2004 Tổng cục Thuế tạp chí thuế nhà nước - NXB Tài chính. 3. Kế toán tài chính - TS Võ Văn Nhị - Trần Anh Hoa - Th.s Nguyễn Ngọc Dung - Giảng viên trường đại học kinh tế TPHCM - Th.s Trần Thị Duyên - Giảng viên trường cao đẳng tài chính kế toán 4 - NXB thống kê . 4. Lý thuyết hạch toán kế toán - NXB đại học quốc gia Hà Nội 5. 26 chuẩn mực kế toán Việt Nam năm 2006- NXB Thống kê. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Ngày tháng năm 2008 CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC PHÚ THỌ NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN