Đề tài Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xe dập, xe máy Đống Đa Hà Nội

vật liệu là bán thành phẩm: Giá thực tế được xác định là chi phí chế tạo ra bán thành phẩm đó, bao gồm: Chi phí vật liệu, tiền lương,… 2. Đối với vật liệu xuất kho: - Vật liệu là bán thành phẩm thì giá xuất là giá nhập vật liệu. - Vật liệu khác tính theo giá bình quân gia quyền của những lần nhập trước và được xác định như sau: Đơn giá bình quân những lần nhập trước đó = Trị giá hàng tồn + Trị giá hàng nhập đầu kỳ những lần trước đó Số lượng hàng + Số lượng hàng nhập tồn đầu kỳ những lần trước đó Trị giá vốn Thực tế xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Đơn giá bình quân gia quyền những lần nhập trước đó * Ví dụ: trong tháng 2/ 2003 loại thép 9c x 50ặ có tài liệu sau: Đơn vị tính : 1.000 đồng NT Nhập Xuất Tồn SL (kg) ĐG TT SL (kg) ĐG TT SL (kg) ĐG TT 1/2 126,2 25,2 3.180,24 2/2 110 25,2 2.772 16,2 25,2 408,24 6/2 65 26 1.690 8/2 35 25.84 904,4 46,2 25,84 1.193,808 10/8 40 25,3 1.012 13/2 40 25,589 1.023,56 46,2 25,589 1.182,21 …. …. …. …. …. …. … …. …. ….. 28/2 10,49 25,36 266,0264 Biểu 2: Bảng tính giá IV.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 1. Chứng từ kế toán sử dụng - Phiếu nhập vật tư ( Mẫu số 01 - VT) - Phiếu xuất vật tư ( Mẫu số 02 - VT) - Thẻ kho ( Mẫu số 02 - thẻ kho) và một số chứng từ khác như: phiếu chi, giấy tạm ứng,… 2. Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu ở Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa việc thu mua nguyên vật liệu là do phòng kinh doanh chịu trách nhiệm. Phòng kinh doanh phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng tháng hoặc từng quí do phòng kỹ thuật sản xuất gửi lên để tính ra khối lượng, chủng loại từng loại vật tư cần mua trong tháng, trong quí. Công ty xe đạp - xe máy đông đa Phòng kinh doanh Kế hoạch thu mua vật tư và bán thành phẩm Quý I năm 2003 STT Tên vật tư, bán thành phẩm ĐVT Số lượng tính Thành tiền I Vật tư 1 2 … 32 33 34 Thép tấm 4 ly Thép 8 ………….. Than cám Taro M6 Mũi khoan các loại Kg Kg … Kg Cái Cái 8.000 2.000 … 2.000 20 200 II Bán thành phẩm 1 2 3 … Ecu Lò xo chân chống Đai ốc M6x5 ………… Cái Cái Cái …. 40.000 40.000 400.000 …. III Phát sinh 10.000.000 IV Tổng số 151.200.000 Biểu số2: Kế hoạch thu mua vật liệu và bán thành phẩm Khi có nhu cầu về vật liệu phòng kinh doanh tổ chức cán bộ đi thu mua. Việc mua vật liệu được tiến hành theo hợp đồng mua hoặc cán bộ thu mua tạm ứng tiền để mua ngoài thị trường. 2.1 Thủ tục nhập kho: Khi vật liệu về, căn cứ vào hoá đơn của người bán hàng phòng kinh doanh kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hoá đơn và đối chiếu với mọi nội dung hợp đồng đã ký về số lượng, chủng loại, chất lượng, đồng thời cán bộ kỹ thuật kiểm nghiệm vật liệu. Sau khi đối chiếu kiểm tra thấy đầy đủ, hợp lệ phòng kinh doanh đồng ý cho nhập và viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 4 liên. Liên 1: Lưu ở phòng kinh doanh vào tập chứng từ gốc. Liên 2:Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho Liên 3: Chuyển cho kế toán vật liệu để ghi vào sổ chi tiết. Liên 4:Giao cho người bán dùng để thanh toán. Cán bộ kỹ thuật chỉ kiểm nghiệm vật liệu chứ không lập biên banr kiểm nghiệp vật liệu. Ví dụ: Ngày 14/ 2/ 2003: Công ty mua thép của phòng kim khí Du Hạnh, nhận được hoá đơn bán hàng phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra tính hợp lệ thì viết phiếu nhập kho Hoá đơn bán hàng Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 14/ 2/ 2003 Đơn vị bán : Cửa hàng kim khí Du Hạnh Địa chỉ : 62 Đê La Thành Mã số thuế : 00100303769 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Tuấn Đơn vị : Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa Địa chỉ : 181 Nguyễn Lương Bằng Hình thức thanh toán: Tiền mặtMã 01 - 00100946 – 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Thép 9 x c ặ30 Kg 12 26.000 312.000 2 Thép 9 x c ặ80 Kg 28 26.000 728.000 3 Thép 9 x c ặ120 Kg 11 26.200 288.200 4 Đồng vàng ặ180 Kg 26 28.000 728.000 Cộng x x x 2.056.200 Số tiền bằng chữ: Hai triệu không trăm năm sáu nghìn hai trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu) Biểu 3: Hoá đơn bán hàng Đơn vị:……… phiếu nhập kho Mẫu số 01 – VT Ngày 15/02/2003 Số : 27 Họ và tên người giao hàng: Cửa hàng kim khí Du Hành 62 Đê La Thành Theo hợp đồng số 95090 ngày 14/ 2/ 2003 Nhập tại kho: Kim khí Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép 9 x c ặ30 3013 Kg 12 12 24.000 288.000 2 Thép 9 x c ặ80 3012 Kg 28 28 26.000 728.000 3 Thép 9 x c ặ120 3011 Kg 11 11 26.200 288.200 4 Đồng vàng ặ180 3019 Kg 26 26 28.000 728.000 Cộng x x x x x 2.032.200 Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai triệu không trăm năm mươi sáu nghìn hai trăm đồng. Nhập, ngày 15 tháng 2 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Biểu số 4: Phiếu nhập kho *Trường hợp tạm ứng tiền mua: Khi có nhu cầu cán bộ phòng kinh doanh viết phiếu tạm ứng gửi lên phòng tài vụ, kế toán tạm ứng viết phiếu chi tiền cho nguời tạm ứng, thủ tục về nhập kho như trên. * Trường hợp nhập kho bán thành phẩm: Do đặc điểm qui trình công nghệ nên ở Công ty một số bán thành phẩm ở phân xưởng này khi chuyển sang phân xưởng khác để tiếp tục gia công chế biến thì lại chuyển thành vật liệu chính. Khi bán thành phẩm hoàn thành nhập kho sẽ được sự kiểm tra của cán bộ phòng kỹ thuật, với sự có mặt của thủ kho, nhân viên kinh tế phân xưởng sản xuất ra bán thành phẩm đó. Phiếu nhập kho được ghi theo giá tực tế sản xuất ra chúng, thủ tục nhập kho tương tự như trên. 2. Thủ tục xuất kho: Nguyên vật liệu sau khi mua về được sử dụng cho sản xuất hoặc quản lý sản xuất. Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu các phân xưởng, bộ phận sản xuất làm phiếu xin lĩnh vật liệu gửi lên phòng kinh doanh và phòng kinh doanh tuỳ thuộc vào tình hình hiện có và kiểm tra việc sử dụng vật liệu sẽ viết phiếu xuất vật liệu. Phiếu xuất được lập làm 4 liên. Liên 1: Lưu ở phòng kinh doanh, Liên 2: Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho, Liên 3: Chuyển cho kế toán nguyên vật liệu để ghi vào sổ chi tiết, Liên 4: Bộ phận sử dụng vật liệu giữ. Đơn vị:…………. Địa chỉ:……….. phiếu xuất kho Mẫu số : 02 - VT Ngày 16 tháng 2 năm 2003 Số : 37 Nợ: Họ và tên người nhận hàng: Anh Duy Địa chỉ: phân xưởng Đôt Có: Lý do xuất: Làm khuôn cối Xuất tại kho: Kim khí Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép 9 x c ặ30 Kg 21 21 2 Thép 9 x c ặ80 Kg 17 17 3 Thép 9 x c ặ120 Kg 29 29 4 Đồng vàng ặ180 Kg 120 120 Cộng PTBP sử dụng PT cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)  3. Kế toán chi tiêt nguyên vật liệu Để theo dõi chặt chẽ tình hình Nhập - Xuất - Tồn theo từng vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa đã sử dụn phương pháp ghi sổ số dư phù hợp với tình hình thực tế vật liệu tại Công ty Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư và được khái quát qua sơ đồ dưới đây: Thẻ kho Bảng luỹ kế nhập Bảng kê nhập Chứng từ nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng kê xuất Chứng từ xuất Sổ số dư Bảng tổng hợp N - X - T Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu tại công ty Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Tại kho: Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho. Hàng ngày các phiếu nhập, phiếu xuất vật tư sau khi đã đối chiếu với số lượng thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho. Thẻ kho được thủ kho lập và sắp xếp theo từng loại, thứ vật tư để tiện cho việc theo dõi, quản lý, kiểm tra, đối chiếu. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn trên thẻ kho và chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất (phiếu nhập, phiếu xuất được sắp xép theo từng nhóm vật tư) cho kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán. Công ty chỉ thực hiện tổng kiểm kê vào cuối năm. Bảng luỹ kế nhập, xuất tồn do thủ kho ghi. Thủ kho không sử dụng sổ số dư mà sổ số dư hoàn toàn do kế toán vật liệu ở phòng kế toán đảm nhận. Thẻ kho được theo dõi về mặt số lượng. - Tại phòng kế toán: Định kỳ 4 - 5 ngày kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép thẻ kho và thu nhận chứng từ. Sau đó kế toán định khoản - tính giá trên chứng từ theo giá thực tế. Tiếp kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất. Căn cứ vào bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất vật tư và từ đó kế toán ghi và tính ra để ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật tư, được lập theo từng tháng và từng kho. + Số liệu ở bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được dùng để đối chiếu, kiểm tra với số liệu ghi chép ở sổ số dư về chỉ tiêu giá trị, nếu thấy khớp nhau tức là việc hạch toán đã đảm bảo chính xác. + Kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối tháng của thẻ kho để ghi vào cột số lượng trên sổ số dư. Sổ số dư được mở cho cả năm và được mở cho từng kho. Phần giá trị trên sổ số dư được tính bằng cách lấy số lượng nhân với đơn giá và đơn giá này được xác định bằng cách lấy giá bình quân tồn cuối kỳ trước để xác định. Ví dụ : Kế toán lấy số tồn kho tháng 2 năm 2003 trên từng thẻ kho của tháng vào sổ số dư và đơn giá tồn cuối kỳ trước là 25.200đ của thép 9 x c x ặ50 - để tính ra số tiền và ghi vào sổ số dư cột thành tiền là 264.348đ. Với việc lập sổ số dư như vậy của kế toán thì có thể nói chưa được chính xác cả về phương pháp lập và cách thức xác định giá thành của vật liệu tồn kho, khi đó việc xác định giá là rất phức tạp và tốn nhiều công sức. Việc sử dụng sổ số dư để hạch toán chi tiết vật tư là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm vật tư tại công ty là có nhiều chủng loại, vật tư phong phú, khối lượng lớn, việc nhập, xuất diễn ra khá thường xuyên. Tuy nhiên công ty thực hiện phương pháp này để hạch toán chi tiết vật liệu là chưa đúng chế độ quy định. Phải sử dụng giá hạch toán để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho. Mặt khác sổ số dư phải cả thủ kho lập mới có sự đối chiếu. Đơn vị : Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa Tên kho: Kho kim khí Mẫu số : 06 - VT Bộ Tài Chính Thẻ kho Ngày lập thẻ 1- 2 - 2003 Tờ số : 17 - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư : Thép 9 x cặ50 - Đơn vị tính : Kg - Mã số : 26 Chứng từ Trích yếu Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn kho 31-1- 2003 126,2 25 Công ty kim khí HN 10/2/2003 300 426,2 45 Xuất kho px cơ khí 27/2/2003 295 131,2 ……………….. …… …. …. ……… Tồn kho 28/2/2003 10,49 Biểu số 6: Thẻ kho Bảng kê nhập Tháng 2/2003 ĐVT: Đồng Kho: Kim khí Chứng từ Thép 9 x cặ50 Thép 9 x cặ60 Số hiệu Ngày tháng 25 10/02 7.560.000 27 15/02 288.000 … …………. ………………… Cộng 25.152.348 15.024.000 Người lập Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 7 : Bảng kê nhập Bảng kê Xuất Tháng 2/2003 ĐVT: Đồng Kho: Kim khí Chứng từ Thép 9 x cặ50 Thép 9 x cặ60 Số hiệu Ngày tháng 45 27/02 7.434.000 37 16/02 264.000 … …………. ………… …………… Cộng 28.068.240 15.024.000 Người lập Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 8 : Bảng kê xuất Bảng luỹ kế nhập Tháng 2 năm 2003 Kho: kim khí Vật tư Từ 1-6 Từ 7 - 14 Từ 15 - 22 Từ 23 - 31 Tổng 1 2 3 4 5 6 Thép 9 x cặ50 ……… 7.560.000 ………… ……… 25.152.348 Thép 9 x cặ60 ……. …….. 288.000 ……… 15.024.000 …………… ……… ………… ………… ……….. ………. Người lập Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 9: Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Tháng 2 năm 2003 Vật tư Từ 1-6 Từ 7 - 14 Từ 15 - 22 Từ 23 - 31 Tổng Thép 9 x cặ50 ……… …………. ………… 7.434.000 28.068.240 Thép 9 x cặ60 ……. …….. 264.000 …….. 15.024.000 …………… ……… ………… ………… ……….. ………. Người lập Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 10: Bảng luỹ kế xuất Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Tháng 2/2003 ĐVT: Đồng Danh điểm Tên vật tư Số dư đầu tháng Nhập Xuất Tồn 26 Thép 9 x cặ50 3.180.240 25.152.348 28.068.240 264.348 27 Thép 9 x cặ60 491.760 15.024.000 15.024.000 491.760 ……….. ……… ……. …….. …….. ….. Người lập Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 11: Bảng tổng hợp nhập - xuất – tồn tháng 2 Cuối mỗi quí căn cứ vào bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn của từng tháng kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồng của cả quí để đối chiếu với sổ tổng hợp Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Qúi I năm 2003 Danh điểm Tên vật tư Số dư đầu quí Nhập Xuất Tồn 01 Thép lá 1,2 ly 17.978.400 32.000.000 49.978.400 0 ….. ……. ……….. …….. ………. ……….. 10 Lò xo 2 ly 3.324.300 12.050.000 15.374.000 0 11 Thép tròn4kặ16 419.270.400 4.000.000 126.870.400 260.400.000 ….. ………. ………. ………. ………. ………… 26 Thép 9cặ50 4.793.040 75.457.044 79.884.936 365.148 27 Thép 9cặ60 539.760 45.072.000 44.999.760 612.000 ….. ………… …..….. …..….. …..….. …..….. Cộng 524.670.155 1.597.825.919 1.600.800.716 521.695.358 Bảng số 12 : Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn quí I năm 2003 V. Hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty: Kế toán tổng hợp vật liệu là việc ghi chép về tình hình nhập xuất vật tư trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo chỉ tiêu giá trị. Qua việc hạch toán kế toán tổng hợp thì mới phản ánh được chính xác sự biến động của toàn bộ vật tư. Do đặc điểm về vật tư cũng như về yêu cầu quản lý, tính chất ngành sản xuất nên công ty đã áp dụng hạch toán vật liệu tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế gía trị gia tăng. * Tài khoản sử dụng: - TK 152 chi tiết thành: TK 1521 KK : Nguyên vật liệu chính kho kim khí. TK 1521 mộc : Bán thành phẩm mộc TK1521 mạ : Bán thành phẩm mạ Bán thành phẩm mộc và bán thành phẩm mạ là bán thành phẩm của phân xưởng mạ đồng thời là nguyên vật liệu chính của các phân xưởng khác. TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế - Kế toán còn sử dụng một số tài khoản: TK 133(1331), 141, 331, 154, 155, 141, 111, 112, 621, … 1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: Vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài, ngoài ra một số vật liệu công ty thuê gia công, một số bán thành phẩm của phân xưởng này khi chuyển sang phân xưởng khác thì là vật liệu chính. 1.1.Đối với vật liệu mua từ bên ngoài: Công ty thường mua theo hợp đồng cung cấp, công ty có thể trả tiền ngay hoặc là trả chậm đối với một số khách hàng thường xuyên và khối lượng lớn. Công ty có thể thanh toán bằng tiền mặt, séc, hoặc trả trước đối với mọi khách hàng. - Trường hợp công ty trả tiền ngay cho nhà cung cấp: Ví dụ : Căn cứ vào hoá đơn ngày 14/2/2003 kế toán ghi: Nợ TK 152(1521) : 2.056.200 Nợ TK 133(1331) : 205.620 Có TK 111 : 2.261.820 Sau đó nghiệp vụ này được ghi vào sổ nhật ký chung. - Trường hợp công ty trả tiền chậm cho nhà cung cấp: Nợ TK 152(1521) : 2.056.200 Nợ TK 133(1331) : 205.620 Có TK 331 : 2.261.820 Để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với người bán. 1.2.Đối với vật liệu mua bằng tiền tạm ứng: Khoản tạm ứng này được theo dõi như là một khoản thanh toán với người bán và lập theo quý. Kế toán định khoản như sau: + Nợ TK 152 - chi tiết Nợ TK 133(1331) (Giá mua thực tế) Có TK 331 - chi tiết + Nợ TK 152 - chi tiết Có TK 141: chi phí vận chuyển + Nợ TK 331 (giá hoá đơn) Có TK 111 Việc theo dõi thanh toán tạm ứng được kế toán tạm ứng lập cho từng quý. Bảng thanh toán tạm ứng có mẫu như sau: Biểu số 13: Bảng thanh toán tạm ứng quý I/2003 Bảng thanh toán tạm ứng Quý I/2003 S TT Diễn giải Dư nợ đầu kỳ Phát sinh Nợ Ghi Có TK 141 - Nợ các TK Dư Nợ cuối kỳ 152 627 … Cộng Có TK 141 1 Tuấn V/c+ CP 2.000.000 8.560.000 300.000 2 Hùng V/c 500.000 5.000.000 3 ái S/c máy 100.000 760.000 50.000 …………… Cộng 5.730.199 20.390.000 350.000 100.699 … 550.699 25.569.500 Ví dụ : Ngày 5/3/2003 vận chuyển hàng về nhập kho bằng tiền tạm ứng, kế toán ghi: Nợ TK 152 : 300.000 Có TK 141 : 300.000 1.3.Đối với vật liệu thuê ngoài gia công và là các bán thành phẩm: Kế toán sử dụng tài khoản 154 để phản ánh. - Khi thuê ngoài gia công kế toán định khoản : Nợ TK 154 Có TK 152 : Chi phí vật liệu Có TK 331, 111 : Chi phí gia công vận chuyển - Khi thuê ngoài gia công nhập kho là nguyên vật liệu chính của phân xưởng khác, kế toán định khoản : Nợ TK 152 - chi tiết Có Tk 154 : Gia công - Khi thuê gia công nhập kho thành phẩm: Nợ TK 155 : Có TK 154 : Ví dụ : Ngày 5/01/03 nhập kho thành phẩm nhờ gia công, kế toán ghi : Nợ TK 155 : 6.480.000 Có TK 154 : 6.480.000 2. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu: Công ty xuất kho vật liệu chủ yếu cho việc quản lý và sản xuất sản phẩm còn một số được tiêu thụ ra ngoài thị trường. Căn cứ vào phiếu xuất kho đã được phân loại cho từng đối tượng sử dụng, nhân viên kinh tế phân xưởng không lập ra bảng phân bổ vật liệu cho xưởng của mình theo từng loại sản phẩm được sản xuất mà kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để định khoản. - Xuất dùng trực tiếp cho sản phẩm kế toán ghi: Nợ TK 621 621phanh 621bàn đạp 621chân chống 621pê đan Có TK 152 - chi tiết - Xuất cho gia công, kế toán ghi: Nợ TK 154(1547) Có TK 152 - chi tiết - Một số nguyên vật liệu đem đi bán được ghi: Nợ TK 632 Có TK 152 Ví dụ: Ngày 8/2/2003 xuất 25 kg thép 9 x cặ50 cho sản xuất phanh, đơn giá xuất theo phương pháp bình quân những lần nhập trước là 25.840 đồng. Kế toán ghi: Nợ TK 621(621phanh) : 904.400 Có TK 152(1521) : 904.400 Sau đó kế toán ghi vào sổ nhật ký chung: VI. Hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu sau kiểm kê: Cuối năm công ty mới kiểm kê sự hao hụt, mất, thiếu, thừa nguyên vật liệu. 1. Hạch toán tăng vật liệu sau kiểm kê: Khi kiểm kê phát hiện thừa - Nếu xác định số vật liệu thừa là của doanh nghiệp: + Còn chờ giải quyết, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 338(3381): Tài sản thừa chờ giải quyết + Khi có quyết định xử lý thì ghi giảm chi phí hay tính vào thu nhập bất thường, kế toán ghi: Nợ TK 338(3381) Có TK 621, 627, 721, … + Nếu xác định xử lý ngay, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 621, 627, 721,… - Nếu xác định số thừa khi kiểm kê không phải là của doanh nghiệp thì giá trị vật liệu thừa được phản ánh vào tài khoản ngoài bảng cân đối - Tài khoản 002 “Vật liệu, hàng hoá nhận giữ hộ hoặc gia công”. 1.2. Hạch toán giảm vật liệu sau kiểm kê: Vật liệu mất mát, thiếu hụt trong kho phải được xác định nguyên nhân và trách nhiệm vật chất đối với những người chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng, rồi tuỳ theo nguyên nhân mà quyết định xử lý. Khi kiểm kê phát hiện thiếu - Nếu đã rõ nguyên nhân: + Nếu thiếu hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 Có TK 152 + Nếu thiếu hụt ngoài định mức do người chịu trách nhiệm vật chất gây nên: Nợ TK 111: Bồi thường bằng tiền Nợ TK 138(1388), 334, 642 Có TK 152 - Nếu chưa rõ nguyên nhân thiếu hụt, mất mát kế toán ghi: Nợ TK 138(1388) Có TK 152 + Khi có quyết định xử lý tuỳ từng trường hợp kế toán ghi: Nợ TK 642, … Có TK 152 Chú ý: Nếu nguyên nhân thừa, thiếu vật liệu là do sai sót trong ghi chép thì kết quả xử lý được điều chỉnh trên sổ sách theo phương pháp cải chính (xoá bỏ), phương pháp ghi sổ còn có thể ghi theo phương pháp bổ sung. VII.Trình tự ghi sổ: - Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký chung Quý I/2003 Ngày Số C/từ Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền 1/1/2003 06 Nhập kho thành phẩm 155 154 92.967.155 2/1/2003 19782 Phí lưu Cont B/L 354236500 6277 331 639.500 3/1/2003 01 Chí 26- xuất đổi hàng 6211 1521 159.200 4/1/2003 04 Chí 47 - xuất đổi hàng 6211 1521 22.000 5/1/2003 1GC Nhập kho thành phẩm 155 154 6.480.000 … … … … … … 5/2/2003 02 Nhập kho thành phẩm:ruột phanh 155 154 27.280.000 6/2/2003 05 Nhập kho thép 9cxặ50 1521 111 1.690.000 8/2/2003 07 Xuất thép 9cxặ50 6211 1521 904.400 10/2/2003 09 Mua thép 9cxặ50 1521 1331 331 1.012.000 101.200 1.113.200 13/2/2003 08 Xuất thép 9cxặ50 6211 1521 1.023.560 14/2/2003 HĐBH01 Mua NVLcủa cửa hàng kim khí 1521 1331 111 2.056.200 205.620 2.271.200 15/02/03 PC01 Trả tiền mặt cho người bán khi mua hàng ngày 10/2 được hưởng chiết khấu 1% 331 111 711 1.113.200 1.102.068 11.132 17/02/03 PT01 Công ty xe đạp thống nhất trả bằng TM cho hưởng chiết khấu 1% 111 811 131 9.900.000 100.000 10.000.000 …….. ….. ………………………. ……. …… …….. 01/03/03 HĐBH02 Mua thép 9cxặ60 chưa trả tiền 1521 1331 331 260.000 26.000 286.000 02/03/03 12 Chí 47 – xuất đổi hàng 6211 1521 20.000 03/03/03 13 Chí 26 – xuất đổi hàng 6211 1521 150.000 04/03/03 14 Xuất thép 9cxặ60 6211 1521 120.000 5/3/2003 03 Tuấn vc hàng về NK bằng tiền t/ư 1522 141 300.000 6/3/2003 10 Tái sửa chữa máy bằng tiền t/ư 627 141 100.000 7/3/2003 11 Mua phụ tùng chưa thanh toán 1524 1331 331 1.500.000 150.000 1.650.000 9/3/2003 PXK01 Xuất dầu cho PXSX 627 1522 500.000 15/3/2003 HĐ01 Mua than cám chưa thanh toán 1523 1331 331 750.000 75.000 825.000 17/3/2003 PXK02 Xuất than cám cho PXSX 627 1522 650.000 … … … … … … 22/3/2003 HĐMH02 Mua phụ tùng chưa trả tiền 1524 1331 331 100.000 10.000 110.000 25/3/2003 PXK05 Xuất phụ tùng SCM hỏng cho PX 627 154 120.000 Tổng 113.542.876.480 Biểu số 14: Sổ Nhật ký chung Sau đó, kế toán ghi vào sổ Cái tài khoản 152 chi tiết theo 1521, 1522, 1523, 1524 Sổ cái Tên tài khoản: nguyên vật liệu chính Số hiệu: 1521 Quí I - 2003 NTGS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 1/1 Số dư đầu quí 518.046.743 5/1 01 3/1 Chí 26- xuất đổi hàng 6211 159.200 04 4/1 Chí 47 - xuất đổi hàng 6221 22.000 10/2 05 6/2 Mua thép 9xcặ50 bằng TM 111 1.690.000 07 8/2 Xuất thép 9xcặ50 cho SX 6211 904.400 09 10/2 Mua thép 9xcặ50 chưa TT 331 1012.000 15/2 08 13/2 Xuất thép 9xcặ50 cho SX 6211 1.023.560 HĐBH 01 14/2 Mua NVL của cửa hàng DH bằng TM 111 2.056.200 5/3 HĐBH 02 1/3 Mua thép 9xcặ 60chưa TT 331 260.000 12 2/3 Chí 47- Xuất đổi hàng 6211 20.000 13 3/3 Chí 26- Xuất đổi hàng 6211 150.000 14 4/3 Xuất thép 9xcặ60 chưa TT 6211 120.000 … … … … … … … Cộng phát sinh x 1.570.603.998 1.571.887.886 Số dư cuối quí x 516.762.875 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Biểu số 16: Sổ Cái tài khoản 1522 Sổ Cái Tên tài khoản: nguyên vật liệu Số hiệu: 1522 Quí I - 2003 NTGS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu quí 2.169.472 …. … … … … … … 5/3 03 5/3 V/c hàng về nhập kho bằng tiền TƯ 141 300.000 PXK01 9/3 Xuất dầu cho PXSX 627 800.000 … … … … … … …. Cộng phát sinh x 17.329.957 18.509.714 Số dư cuối tháng X 989.715 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Biểu số 17: Sổ Cái tài khoản 1523 sổ Cái Tên tài khoản: nguyên vật liệu Số hiệu: 1523 Quí I - 2003 NTGS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu quí 1.500.000 …. … … … … … … HĐ01 15/3 Mua than cám chưa TT 331 750.000 … … … … … … … PXK02 17/3 Xuất than cám cho PXSX 627 650.000 … … … … … … …. Cộng phát sinh x 9.570.514 10.050.100 Số dư cuối tháng X 1.020.414 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Biểu số 18: Sổ Cái tài khoản 1524 Sổ Cái Tên tài khoản: nguyên vật liệu Số hiệu: 1524 Quí I - 2003 NTGS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu quí 2.953.940 …. … … … … … … HĐ02 22/3 Mua phụ tùng chưa TT 331 100.000 … … … … … … … PXK05 25/3 Xuất phụ tùng cho PXSX 627 120.000 … … … … … … …. Cộng phát sinh x 321.450 353.036 Số dư cuối tháng X 2.922.354 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Biểu số 19: Sổ Cái tài khoản 152 Sổ Cái Tên tài khoản: nguyên vật liệu Số hiệu: 152 Quí I - 2003 NT GS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu quí 524.670.155 01 3/1 Chí 26 - xuất đổi hàng 6211 159.200 04 4/1 Chí 47 - xuất đổi hàng 6211 22.000 … … … … … … 05 6/2 Mua thép 9xc ặ50 bằng TM 111 1.690.000 07 8/2 Xuất thép 9xc ặ50 cho sx 6211 904.400 09 10/2 Mua thép 9xc ặ50 chưa TT 331 1.012.000 08 13/2 Xuất thép 9xc ặ50 cho sx 6211 1.023.560 … … … … … … … 03 5/3 V/c hàng bằng tiền t/ư 141 300.000 PXK01 9/3 Xuất dầu cho pxsx 627 800.000 … … … … HĐBH02 1/3 Mua thép 9xc ặ60 chưa TT 331 260.000 12 2/3 Chí 47- Xuất đổi hàng 6211 20.000 13 3/3 Chí 26- Xuất đổi hàng 6211 180.000 14 4/3 Xuất thép 9xc ặ60 6211 120.000 HĐ01 15/3 Mua than cám chưa TT 331 750.000 PXK02 17/3 Xuất than cám cho PXSX 627 650.000 … … … … HĐ02 22/3 Mua phụ tùng chưa TT 331 100.000 PXK05 25/3 Xuất phụ tùng sửa chữa máy PX 627 120.000 … … … … … … Cộng phát sinh 1.597.825.919 1.600.800.716 Số dư cuối quí 521695358 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Phần III một số ý kiến đề xuất nhằm nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty I Nhận xét đánh giá chung 1. Nhận xét chung 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty ảnh hưởng đến công ty Tuy phải sát nhập và tách ra nhiều lần không khỏi gây khó khăn cho hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như khâu về quản lý, về tổ chức tài chính nói riêng của công ty nhưng công ty ngày càng cố gắng để ổn định sản xuất và phát huy các sản phẩm chủ yếu của mình trong bối cảnh phải cạnh tranh với hàng ngoại nhập tràn lan, bằng uy tín chất lượng việc các sản phẩm chíng của công ty được tiêu thụ ở thị trường ngoài nước đã khẳng định được vị trí, tiềm năng của công ty. Tên gọi của công ty đăng ký kinh doanh chưa được phù hợp cho lắm. Vì đây là công ty sản xuất phụ tùng xe đạp được bổ sung một số nhiệm vụ sản xuất phụ tùng xe máy. Do đó công ty nên đổi tên là: "Công ty sản xuất phụ tùng xe đạp, xe máy Đống Đa" cho khách hàng tiềm ẩn khi đọc tên công ty cũng gợi biết được công ty sản xuất, bán gì. Mặc dù tách sát nhập nhiều lần nhưng công ty chưa thay đổi nhiều cơ cấu quản lý vẫn thuộc quản lý nhà nước. Do đó công ty có phát triển, đời sống cán bộ công nhân viên có được tăng lên, sản phẩm được bán trên thị trường nhưng không nhiều. Lãng phí giờ công ngày công còn có xảy ra. Vì vậy công ty nên chuyển thành công ty cổ phần, đánh trực tiếp vào lợi ích của từng cá nhân cho công ty ngày càng vững mạnh, tránh xảy ra lãng phí ngày công, giờ công. Công ty thành lập lâu lăm có đội ngũ công nhân viên giàu kinh nghiệm, tay nghề cao công ty cần phát huy điểm mạnh này. Bên cạnh đó cần khắc phục hạn chế là bộ máy quản lý cũ, vẫn còn một số công nhân viên còn ỷ lại, tác phong của thời bao cấp. 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh ảnh hưỏng đến thị trường kinh doanh công ty Tuy số lượng, chủng loại nhiều và đạt được tiêu chuẩn chất lượng quy định nhưng có những sản phẩm không đều gây ảnh hưởng đến công tác thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty. Vì công ty sản xuất phụ tùng xe đạp là chủ yếu. Do đó thị trường tiêu thụ chủ yếu là trong nước. Ngoài ra các sản phẩm hợp doanh với nước ngoài chủ yếu là cộng hoà liên bang Đức. Do đó chỉ xuất sang thị trường liên bang Đức. Tuy thị trường xe máy hiện nay đang sốt trên thị trường. Nhưng Việt Nam là nước có cơ cấu dân số trẻ nên xe đạp vẫn chiếm tỷ trọng lớn. Do đó công ty nên luôn luôn thay đổi mẫu mã phù hợp với trong nước và nghiên cứu thị trường quốc tế, phát huy ưu điểm của nước ta là chi phí nhân công rẻ so với các nước nên giá thành sản phẩm hạ. Nhưng không vì thế mà công ty coi nhẹ nhiệm vụ sản xuất phụ tùng xe máy, ô tô. Công ty nên sớm thực hiện nhiệm vụ này. Nước ta chưa có điều kiện cho mỗi gia đình có một ô tô riêng. Nhưng tương lai mỗi gia đình sẽ có ô tô riêng để đi du lịch. Vì vậy phụ tùng ô tô, xe máy là rất quan trọng. Nhưng để bổ sung dây truyền công nghệ mới nhà nước phải bổ sung vốn cho công ty hoặc hỗ trợ vay vốn với lãi suất ưu đãi. Vì bất kỳ một sản phẩm mới ra đời cũng phải tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm thị trường tiêu thụ. Do đó phải có thời gian mới khẳng định được vị trí sản phẩm mới trên thị trường. 1.3. Mô hình tổ chức quản lý ảnh hưởng đến công ty Tuy mô hình quản lý công ty đã xây dựng cho mình bộ máy quản lý kết hợp cả hai cơ cấu, đó là cơ cấu trực tuyến và chức năng nhằm phát huy những ưu điểm và hạn chế những nhược điểm để đảm bảo cho bộ máy quản lý vừa tinh giảm, vừa gọn nhẹ, lại vừa hiệu quả. Nhưng công ty vẫn chưa có đầy đủ các phòng ban. Công ty còn thiếu phòng maketing riêng biệt. Các hoạt động marketing của công ty chủ yếu do sự phối hợp giữa các phòng ban cùng ban giám đốc xúc tiến và đảm nhiệm dẫn đến thị trường tiêu thụ của công ty chưa rộng lớn. Công tác nghiên cứu thị trường chưa mang tính hệ thống. Vì vậy biện pháp đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường là một vấn đề hết sức quan trọng nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Kinh tế thị trường càng phát triển thì hoạt động marketing càng giữ vai trò quyết định sự thành công hay thất bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên thị trường. Do đó việc nâng cao hiệu quả hoạt động marketing và nghiên cứu thi trường là mục tiêu mà các doanh nghiệp hướng tới. Vì vậy công ty cần thành lập phòng marketing riêng biệt để đáp ứng thời kỳ mới. 1.4. Chế độ kế toán công ty đang áp dụng ảnh hưởng đến công ty Tuy chế độ kế toán tại công ty đang áp dụng theo đúng quy định của nhà nước. Song cũng còn một số chưa theo chế độ tài chính mới. Do đó ảnh hưởng đến việc theo dõi, xem xét của các cơ quan liên quan. Công ty áp dụng hình thức bộ máy kế toán gọn nhẹ ( 5 người ) đảm bảo chất lượng 100% có trình độ đại học tài chính kế toán, đã dùng phần mềm kế toán để hạch toán kế toán. Thực hiện nghiêm túc pháp lệnh kế toán, thống kê, nộp nghĩa vụ với ngân sách nhà nước đầy đủ kịp thời. Đảm bảo thời gian lập số lượng và chất lượng kế toán theo đúng quy định. Công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm kịp thời, đúng đối tượng tâp hợp chi phí và đối tượng tính giá thành sản phẩm hoàn thành và sản phẩm làm dở cuối kỳ. Công việc ghi chép và luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong công ty đảm bảo kịp thời mang tính thông tin tích cực cao từ khâu lập chứng từ ban đầu như phiếu nhập - xuất kho, thu - chi, thanh quyết toán vật tư, sổ sách của kế toán và thẻ kho của thủ kho được thực hiện thường xuyên hàng ngày có đối chiếu lẫn nhau (3-5 ngày/ lần). Vì tổ chức hạch toán kế toán trên máy vi tính đòi hỏi mỗi nhân viên trong phòng phải cố gắng hơn nữa trong việc cập nhật chứng từ ban đầu và xử lý số liệu sao cho phù hợp, khoa học, đồng bộ. 2. Nhận xét về kế toán nguyên vật liệu 2. Nhận xét về kế toán nguyên vật liệu: 2.1. Những mặt ưu: Trong quá trình hình thành và phát triển, trãi qua những khó khăn về cơ chế quản lý và điều kiện thị trường, đến nay công ty đã đạt được những chuyển đổi mang tính chất quyết định ở công ty là những cải tiến trong công tác kế toán tài chính đặc biệt là kế toán vật liệu. - Thứ nhất: Công tác kế toán được tổ chức chặt chẽ, thống nhất mỗi kế toán viên được phân bổ nhiệm vụ hợp lý, mỗi phân xưởng đều có nhân viên kinh tế thực hiện tốt việc theo dõi tình hình cung cấp và sử dụng vật liệu của phân xưởng mình, cung cấp đầy đủ chứng từ cho kế toán vật liệu. - Thứ hai: Công tác quản lý vật liệu ngày càng được hoàn thiện và quản lý chặt chẽ tất cả các khâu từ mua, dự trữ, bảo quản đến sử dụng. Với khối lượng vật liệu sử dụng tương đối lớn, chủng loại đa dạng mà công ty vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho quá trình sản xuất, đó là sự nỗ lực cố gắng và tinh thần trách nhiệm rất cao của các phòng ban trong công ty. Hệ thống kho tàng được phân chia theo đối tượng sử dụng rất phù hợp cho việc kiểm tra, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán. - Thứ ba: Về hình thức kế toán, hệ thống chứng từ, phương pháp kế toán. + Công ty đã áp dụng hình thức Nhật ký chung để hạch toán. Đây là hình thức ghi sổ thuận tiện, phù hợp đối với việc áp dụng kế toán máy. + Công ty sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành. Công ty lập đủ 4 báo cáo tài chính, các chỉ tiêu báo cáo tài chính được lập theo một số chỉ tiêu chủ yếu phù hợp với đặc điểm của công ty và các báo cáo được lập theo đúng thời gian, đúng chế độ của báo cáo tài chính. + Đặc biệt trong hạch toán chi tiết vật liệu công ty đã sử dụng phương pháp sổ số dư phù hợp với đặc điểm vật liệu cũng như trình độ của cán bộ kế toán góp phần nâng cao hiệu suất công tác kế toán. - Thứ tư: Về đánh giá vật liệu công ty đánh giá vật liệu theo giá thực tế bình quân đảm bảo cho gía trị vật liệu được tính toán khá chính xác và sát thực tế. 2.2. Nhược điểm: Để đáp ứng đứng vững trên thị trường công ty luôn tìm cách để hoàn thiện, luôn tìm tòi sáng tạo, phát huy những ưu điểm của mình để đảm bảo cho công tác quản lý hạch toán được tốt. Nhưng trong việc sử dụng các công cụ kinh tế nói chung cũng như trong công tác kế toán vật liệu nói riêng còn có những hạn chế nhất định đòi hỏi phải được cải tiến hoàn thiện cho phù hợp với yêu cầu quản lý. Những mặt hạn chế là: - Thứ nhất: Về phân loại vật liệu. Công ty dựa vào nội dung kinh tế của từng loại vật liệu để chia thành: Nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, vật liệu khác. Việc phân loại như vậy chỉ mang tính khái quát. Trong thực tế chưa hạch toán chi tiết vật liệu dựa trên phân loại tài khoản cấp 1, cấp 2,… Điều đó gây khó khăn cho doanh nghiệp khi đi vào theo dõi chi tiết nhóm. - Thứ hai: Về quản lý nguyên vật liệu, vì công ty đã thành lập lâu năm, các kho chứa nguyên vật liệu đã cũ, cần sửa, do đó nguyên vật liệu để lâu dễ gây kém phẩm chất, chế độ bảo quản nguyên vật liệu chưa tốt. - Thứ ba: Về tính giá vật liệu: Tại công ty, đối với cùng một loại vật liệu sử dụng theo hai loại giá khác nhau là giá trên sổ số dư (là giá bình quân tồn cuối kỳ trước) và giá xuất (là giá bình quân của những lần nhập trước) nên không đảm bảo sự thống nhất. - Thứ tư: Về đánh giá chi tiết vật liệu. Sổ số dư chỉ do kế toán vật tư lập, do đó không mang tính khách quan chính xác, không còn giá trị đối chiếu giữa kế toán và thủ kho. II. Sự cần thiết phải hòan thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty: Nguyên vật liệu có vai trò quan trọng đối với công ty (chi phí nguyên vật liệu chiếm 70 - 80% giá thành sản phẩm). Do đó chỉ có sự biến động nhỏ về nguyên vật liệu đều ảnh hưởng đến sản phẩm. Mặt khác hạch toán kế toán nguyên vật liệu một cách chính xác giúp cho doanh nghiệp quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Đồng thời hạch toán nguyên vật liệu cung cấp kịp thời và đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra, giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao nguyên vật liệu, ngăn ngừa các hiện tượng hư, hao hụt, mất mát, lãng phí trong quá trình sản xuất. Qua đó, góp phần giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm,… Đây là một phương pháp để tồn tại trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt và hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu là một yếu tố để đáp ứng yêu cầu đó. Bên cạnh đó mặc dù công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty ngày càng hoàn thiện hơn nhưng vẫn còn những khuyết điểm cần khắc phục, do đó việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu là cần thiết. Với xu hướng hội nhập của nền kinh tế nước ta với nền kinh tế khu vực và kinh tế quốc tế đòi hỏi hệ thống kế toán trong đó có kế toán nguyên vật liệu ở Việt nam ngày càng hoàn thiện. III. Nguyên tắc và yêu cầu hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty: 1. Nguyên tắc: Việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu phải tuân theo đúng chế độ hiện hành và áp dụng phù hợp với công ty sao cho hạch toán nguyên vật liệu một cách chính xác, hợp lý, số liệu một cách trung thực: Nếu có ý kiến đề xuất hạch toán khác với chế độ quy định (để phù hợp với công ty) thì phải được sự đồng ý của Bộ tài chính mơí được thực hiện. 2. Yêu cầu: - Về phân loại và tính giá: Phải phân loại để đảm bảo theo dõi, quản lý được khoa học, chính xác. Tính giá phải chính xác, sát với thực tế, đảm bảo sự thống nhất, sự so sánh đối chiếu. - Về hạch toán chi tiết vật liệu: Do đặc điểm của công ty nên khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên, kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng quan trọng. Do đó kế toán chi tiết nguyên vật liệu phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho theo từng thứ, loại vật liệu về số lượng, chất lượng nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình về vật tư và đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu. - Về kế toán tổng hợp: Mặc dù công tác kế toán đã có sự cố gắng song vẫn còn một số hạn chế, hệ thống tài khoản, sử dụng hệ thống sổ kế toán đôi chỗ còn không đúng theo quy định. Vì vậy cần tuân thủ chế độ tài khoản sử dụng, chế độ sổ sách theo đúng quy định. Kế toán phải phản ánh được giá trị đích thực của vật tư nhập vào, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng loại, từng thứ mặt hàng bằng chỉ tiêu giá trị. IV. Một số đề xuất: 1. Đề xuất chung: Với số vốn lưu động hạn hẹp đòi hỏi công ty phải tổ chức sản xuất sản phẩm tiêu thụ sao cho phù hợp, hạn chế mức thấp nhất tồn kho sản phẩm làm dở trên dây chuyền bằng cách lập kế hoạch sản xuất, tổ chức sản xuất thu mua nguyên vật liệu, bán thành phẩm, đơn giá tiền lương hợp lý, đảm bảo đồng bộ để số lượng sản phẩm hoàn thành đạt tiêu chuẩn về chất lượng, số lượng nhập kho hết, cuối chu kỳ sản xuất đưa ra tiêu thụ để thu hồi vốn và đẩy mạnh. Công tác quản trị nhân lực trong công ty cần phải khắt khe hơn nữa, nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân. Công ty mới áp dụng kế toán máy do đó các nhân viên kế toán cần phải đào tạo thêm về trình độ vi tính. Công ty nên áp dụng chế độ kế toán mới để cho các cơ quan, bộ tài chính dễ quản lý. Công ty nên khắc phục phế liệu thu hồi, cố gắng chế biến lại phế liệu thu hồi. Công tác quản lý và bảo quản tài sản cố định công ty cần quản lý chặt chẽ hơn nữa, nên thường xuyên sữa chữa và đầu tư thêm tài sản cố định. Vì công ty thành lập lâu năm nên máy móc, thiết bị tương đối củ kỷ cần phải thanh lý. Công ty chưa thu hút được các nhà đầu tư vì tình hình tài chính chưa được lành mạnh cho lắm, công ty cần có những biện pháp thu hút các nhà đầu tư vào công ty. Chi phí bán hàng của công ty tương đối cao so với tổng doanh thu. Do đó công ty cần xem xét lại bỏ chi phí ra sao cho hợp lý. Chi phí quản lý doanh nghiệp rất lớn chứng tỏ bộ máy quản lý còn cồng kềnh, công ty nên giảm bớt nhân viên quản lý, nên có chính sách khuyến khích nhân viên gần đến tuổi về hưu để họ về sớm hơn. 2. Đề xuất về kế toán nguyên vật liệu: - ý kiến 1: Về phân loại vật liệu. Để cho công tác quản lý vật liệu được thuận tiện, chặt chẽ, thống nhất việc hạch toán liên tục, thuận lợi công ty cần lập sổ danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu được mở và ký hiệu mỗi loại vật liệu, mỗi nhóm, mỗi thứ vật liệu bằng hệ thống các chữ số để thay thế tên gọi, nhãn hiệu vật liệu trên cơ sở kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán. Sổ danh điểm vật liệu được lập thống nhất giữa các phòng ban và phải đảm bảo tính khoa học, cụ thể: + Tài khoản 1521 (Nguyên vật liệu chính), TK 1522 (Nguyên vật liệu phụ), là ký hiệu cho từng loại vật liệu. + TK 1521-1, TK 1521-2 là ký hiệu của từng nhóm vật liệu trong nhóm nguyên vật liệu chính. + TK 1521-1.01, TK 1521-1.02 là ký hiệu của từng thứ vật liệu trong nhóm 1 của nguyên vật liệu chính. - ý kiến 2: Về đánh giá vật liệu. Để phù hợp với đặc điểm của công ty đã lập sổ số dư và tuân theo đúng quy định của Bộ tài chính thì công ty nên sử dụng giá hạch toán nhập, xuất vật liệu. Công ty nên sử dụng giá hạch toán để tính giá nhập xuất nguyên vật liệu để thuận tiện cho việc thực hiện kế toán máy. Công thức: Giá vốn thực tế vật tư xuất trong kỳ = Giá hạch toán vật tư xuất kho x Hệ số giá Hệ số giá = Giá thực tế vật tư + Giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Giá hạch toán vật tư + Giá hạch toán vật tư tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Hệ số giá tính theo từng loại của nhóm vật tư. Ví dụ: Số liệu như ở ví dụ trên 3.180,24 + 2.702 3.180,24 + 2.640 Tính từ ngày 2/2 đến 13/2 Hệ số giá = = 1,01 Trị giá xuất tính đến ngày 13/2 là: 185 x 25,2 x 1,01 = 4.708,62 (ngàn đồng) - ý kiến 3: Công ty chỉ kiểm kê hàng tồn kho vào cuối năm. Vì thế phát hiện thiếu hụt, mất mát rất khó nên công ty cần kiểm kê hàng tháng để phát hiện thừa, thiếu nguyên vật liệu kịp thời. - ý kiến 4: Các kho bãi đã xây dựng lâu năm nên bảo quản nguyên vật liệu chưa được tốt. Do đó cần sửa sang lại các kho chứa nguyên vật liệu. Vì chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm. - ý kiến 5: Chi phí nguyên vật liệu chiếm 70 - 80% giá thành sản phẩm nên chỉ một sự biến động nhỏ về giá cả của nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến gía thành sản phẩm. Do đó công ty cần lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu theo nguyên tắc thận trọng sau: + Kế toán tiến hành lập dự phòng giảm giá khi căn cứ vào giá cả thị trường cuối năm nếu thấy nguyên vật liệu tồn kho có thể bị giảm giá. + Kế toán chỉ tiến hành lập dự phòng giảm giá căn cứ vào giá cả thị trường cuối năm nếu thấy nguyên vật liệu tồn kho có thể bị giảm giá. Việc trích lập phải được thực hiện theo đúng chế độ quy định về lập dự phòng giảm gía của cơ quan tài chính Nhà nước. + Phương pháp lập dự phòng theo đúng chế độ mới: Dự phòng vào cuối năm tài chính. Sang cuối năm sau tính ra số dự phòng cần lập so sánh số dự phòng đã lập. Nếu không tăng, không giảm so với năm trước thì không ghi sổ. Tăng dự phòng hạch toán theo số chênh lệch. Giảm dự phòng hoàn nhập theo số chênh lệch. Lập dự phòng: Nợ TK 632 : giá vốn hàng bán Có TK 159 : dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Hoàn nhập: Nợ TK 159 Có TK 632 Ví dụ: Cuối năm 2002 thép lá 3li đơn giá hạch toán 9.600 đ/kg, tồn cuối năm là 1.274,6 kg, trong khi đó tại thời điểm ngày 31/12/2002 giá thực tế của thép là 9.000 đ/kg kế toán nên trích lập dự phòng như sau: Mức dự phòng giảm giá của thép lá 3li = = 1.274,6 x (9.600 – 9.000) 764.760 Cuối niên độ sau nếu thép lá 3li lại có khả năng giảm giá thì so sánh với mức dự phòng đã lập năm 2002 để ghi bổ sung nếu mức dự phòng lớn hơn hoặc hoàn nhập số chênh lệch: - ý kiến 6: Kế toán cần sửa đôỉ tài khoản sử dụng. + Thu nhập tài chính nên hạch toán vào TK 515 + Chi phí tài chính nên hạch toán vào TK 635 + Thu nhập hoạt động bất thường hạch toán vào TK 711 + Chi phí hoạt động bất thường hạch toán vào TK 811 Để đúng theo chế độ hiện hành. Ví dụ: khi kiểm kê cuối năm 2002 phát hiện thừa loại lò xo 2li trị giá 21.000, khi có quyết định xử lý tính vào thu nhập bất thường, phát hiên thiếu thép lá 4li trị giá 20.000 xử lý cho vào chi phí bất thường kế toán nên định khoản: Nợ TK 152 : 21.000 Có TK 711: 21.000 Nợ TK 811 : 20.000 Có TK 152: 20.000 Ví dụ: Ngày 15/2/2003 trả tiền cho người bán mua hàng 10/2/2003 bằng tiền mặt được hưởng chiết khấu 1% kế toán cần định khoản Nợ TK 331 : 1.113.200 Có TK 111 : 1.102.068 Có TK 515 : 1.132 Ví dụ: Ngày 17/2/2003 công ty xe đạp Thống Nhất trả tiền hàng trị giá 10 tỷ bán ngày 11/2 công ty cho hưởng chiết khấu 1% kế toán cần định khoản: Nợ TK 111 : 9.900.000 Nợ TK 635 : 100.000 Có TK 131: 10.000.000 Kết luận Nước ta chuyển từ nền kinh tế tập trung, quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước đã tạo điều kiện cho nhiều ngành, nhiều lĩnh vực tham gia kinh doanh, nghiên cứu để tìm ra hướng đi đúng và thích hợp là một vấn đề phức tạp. Trong đó ngành sản xuất hàng tiêu dùng đang phát triển một cách chóng mặt ở nước ta. Ngành sản xuất vật chất là ngành mũi nhọn của nước ta, là ngành trực tiếp sản xuất ra của cải vật chất cho toàn xã hội, đất nước càng phát triển thì nhu cầu hàng tiêu dùng càng cao nên nó được toàn xã hội quan tâm. Kế toán là một công cụ quan trọng mang tính toàn diện giúp các doanh nghiệp có thể có được kết quả kinh doanh tất cả ở hiện tại và tương lai, đặc biệt là công tác hạch toán nguyên vật liệu giúp cho doanh nghiệp hạ được giá thành, tiết kiệm nguyên vật liệu, giúp cho các nhà quản trị ra được các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh. Vì vậy kế toán nguyên vật liệu phải luôn được cải tiến và hoàn thiện để phản ánh một cách đầy đủ, chính xác. Công ty xe đạp - xe máy Đống Đa Hà Nội là công ty sản xuất hàng tiêu dùng (phụ tùng xe đạp, xe máy), chi phí nguyên vật liệu chiếm 70 - 80% giá thành sản phẩm. Thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu công ty đã đáp ứng kịp thời nguyên vật liệu, đảm bảo sản xuất được diễn ra liên tục. Đặc biệt phòng kế toán luôn luôn coi trọng hạch toán nguyên vật liệu, từng bước đổi mới công tác hạch toán nhằm hạch toán nguyên vật liệu một cách đầy đủ, chính xác. Trong thời gian thực tập tại công ty, em đã cố gắng đi sâu vào tìm hiểu và phân tích tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu. Em mạnh dạn nêu ra những ưu điểm, khuyết điểm một cách trung thực, đầy đủ, đồng thời đề xuất một số ý kiến xuất phát từ quá trình nghiên cứu được trình bày trên cơ sở lý luận cơ bản và được vận dụng vào thực tế tại công ty nên không tránh khỏi những hạn chế về mặt kinh nghiệm. Nhưng đề tài là tâm huyết của em. Em kính mong nhận được ý kiến của thầy giáo, cô giáo và các cô, chú trong phòng kế toán để em tìm hiểu sâu hơn về đề tài. Em xin chân thành cảm ơn Th.s Phạm Thị Bích Chi và các chú, các cô trong cơ quan đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo, tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này. Phụ lục Biểu số 1 Phân loại NVL NVL chính NVL phụ Nhiên liệu Phụ tùng thay thế Thép lá 1,2 ly Dầu Than cám Vòng bi Thép tấm 2 ly Mỡ bôi trơn Than đá Đai thang Thép tròn Mùn cưa các loại Dầu Diezen Tôn Xăng Thép CT3 Điện sản xuất Thép 9xC F 45 Bán thành phẩm vít cáp, vít càng … … … …  Biểu số 2 Danh điểm vật tư kho kim khí. KH nhóm vật tư Số danh điểm Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính 152 Kim khí 01 Thép lá 1,2 ly Kg 02 Thép lá 2 ly Kg 03 Thép lá 3 ly Kg 04 Thép tấm 1,2 ly Kg 05 Thép tấm 2 ly Kg 06 Thép tấm 3 ly Kg 07 Thép tấm 4 ly Kg 08 Thép tấm 4,5 ly Kg 09 Thép tấm 5 ly Kg 10 Lò xo 2 ly Kg Thép tròn 4 K F 16 Kg Thép tròn F 4,35 Kg Thép tròn F 5 Kg Thép tròn F 5,5 Kg Thép tròn F 10,6 Kg Thép tròn F 11 Kg Thép tròn F 12 Kg Thép lò so F 2,5 Kg Thép lò so F 2 Kg Thép 20 F 16 Kg Thép 20 F 20 Kg Thép CT3 F 6 Kg Thép CT3 F 16 Kg Thép CT5 F 5,2 Kg Thép 9 x C F 45 Kg Thép 9 x C F 50 Kg Thép 9 x C F 60 Kg Thép 9 x C F 70 Kg Thép 9 x C F 80 Kg Thép 9 x C F 90 Kg Thép 9 x C F 110 Kg … … … Tài liệu tham khảo Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính. Chủ biên : PGS .TS . Nguyễn Văn Công 2. Kế toán quản trị. Chủ biên : PGS .TS . Nguyễn Minh Phương 3. Kế toán quốc tế. Chủ biên : PGS .TS . Nguyễn Minh Phương Chủ biên : PGS .TS . Nguyễn Thị Đông 4. Phân tích kinh doanh. 5. Tạp chí kế toán, kiểm toán. 6. Luận văn các khoá K38, K39, K40. mục lục Lời nói đầu 1 Phần I: Tổng quan về công ty xe đạp xe máy đống đa Hà Nội 3 I- Đặc điểm chung tại công ty xe đạp-xe máy đống đa Hà Nội 3 1- Lịch sử hành thành và phát triển 3 2- Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại công ty 5 2.1- Ngành nghề và sản phẩm kinh doanh của công ty 5 2.2- Thị trường kinh doanh và chiến lược phát triển kinh doanh của công ty 5 2.3- Quan hệ với các bên liên quan 8 2.4- Kết quả hoạt động qua các thời kỳ 9 3- Bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh ở công ty 10 3.1- Đặc điểm lao động và cơ cấu lao động ở công ty 10 3.2- Mô hình tổ chức quản lý 11 3.3- Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận 12 3.4- Mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy quản lý 16 3.5- Quy trình về công nghệ sản xuất và đặc điểm về máy móc thiết bị, vốn sản xuất 17 II- Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty 21 1- Đặc điểm quản lý tài chính và phân cấp quản lý tài chính tại công ty 21 2- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 21 2.1- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán 22 2.2- Số lượng lao động kế toán và cơ cấu lao động kế toán 22 3. Vận dụng kế toán tại công ty 23 3.1. Chế độ chứng từ. 23 3.2. Chế độ tài khoản kế toán 23 3.3. Sổ sách và chế độ báo cáo tài chính 24 3.4. Sự khác biệt chế độ kế toán tại công ty so với chế độ kế toán hiện hành 27 Phần II: Kế toán nguyên vật liệu tại công ty 28 I. Đặc điểm nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu tại công ty 28 1. Đặc điểm nguyên vật liệu 28 2. Quản lý nguyên vật liệu 29 II. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty 30 III. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty 31 1. Đối với vật liệu nhập kho 31 2. Đối với vật liệu xuất kho 31 IV. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 32 1. Chứng từ kế toán sử dụng 32 2. Thủ tục nhập-xuất kho nguyên vật liệu 33 2.1. Thủ tục nhập kho 33 2.2. Thủ tục xuất kho 37 3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 38 V. Hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty 45 1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu 45 1.1 Đối với vật liệu mua từ bên ngoài 45 2.2.Đối với vật liệu mua bằng tiền tạm ứng 46 3.3. Đối với vật liệu thêu gia công và là các bán thành phẩm 47 2. Hạch toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu 47 VI. Hạch toán thừa thiếu nguyên vật liệu sau kiểm kê 48 1. Hạch toán nguyên vật liệu sau kiểm kê 48 2.Hạch toán giảm nguyên vật liệu sau kiểm kê 49 VII. Trình tự ghi sổ 50 Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật tại công ty 57 I- Nhận xét đánh giá chung 57 1. Nhận xét chung 57 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty ảnh hưởng đến công ty 57 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh ảnh hưởng đến thị trường hoạt động kinh doanh công ty 58 1.3. Mô hình tổ chức quản lý ảnh hưởng đến công ty 58 1.4. Chế độ kế toán công ty đang áp dụng ảnh hưởng đến công ty 59 2. Nhận xét về kế toán nguyên vật liệu 60 2.1. Những mặt ưu 60 2.2. Nhược điểm 61 II. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty 62 III.Nguyên tác và yêu cầu hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty 62 1. Nguyên tắc 62 2. Yêu cầu 63 IV. Một số đề xuất 63 1. Đề xuất chung 63 2. Đề xuất về kế toán nguyên vật liệu 64 Kết luận 67 Phụ lục 69 Tài liệu tham khảo 71