Đề tài Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

lời nói đầu Với sự chuyển đổi từ nền kinh tế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lí của nhà nước ở nước ta hiện nay thì đòi hỏi các yếu tố thực hiện đồng bộ các biện pháp quản lí các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh và trong các yếu tố đó thì kế toán nguyên vật liệu giữ vai trò quan trọng xét riêng về mặt giá trị thì nguyên vật liệu là một khoản chi phí lớn trong giá thành sản phẩm, sự thay đổi nguyên vật liệu là một phần quan trọng để doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh. Nguyên vật liệu vừa là sản phẩm của lao động nhưng đồng thời cũng là đầu vào của quá trình sản xuất cũng như quá trình xuất kho sử dụng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy kế toán nguyên vật liệu mà tốt thì sẽ đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu, tránh tình trạng lãng phí nguyên vật liệu và góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành đồng thời cải thiện đời sống người lao động, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Như vậy nhận thức được mức độ quan trọng của kế toán nguyên vật liệu em đã quyết định chọn đề tài: "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất". Để thấy được những mặt tích cực và những mặt còn hạn chế. Đồng thời qua đó em sẽ có một số ý kiến đóng góp trên cơ sở phân tích về lí luận và thực trạng. Em tin rằng bài viết của em sẽ đóng góp một phần nào đó trong việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu. Ngoài phần mở đầu, kết luận thì bố cục chuyên đề sẽ có hai phần. Phần 1: Những vấn đề lí luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu. Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh và một số ý kiến đề suất nhằm hoàn thiện công tác kế toán. phần I. Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu I. Sự cần thiết của việc hoàn thiện Đáp ứng yêu cầu phát triển ngày càng cao của nền kinh tế, đảm bảo được nhiệm vụ được giao, yêu cầu đặt ra cho các doanh nghiệp là phải hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lí, trong đó có hoàn thiện công tác kế toán đặc biệt là hoàn thiện kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất. Đặc biệt trong điều kiện kinh tế nước ta hiện nay khi chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lí của nhà nước với những điểm mạnh trong cơ chế quản lí kinh tế tài chính thì việc hoàn thiện công tác kế toán cho phù hợp với tình hình ở nước ta hiện nay là một tất yếu và cần thiết. Và kế toán NVL là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán nói chung vì vậy việc hoàn htiện kế toán NVL cũng cần thiết và tất yếu trong bối cảnh nước ta hiện nay. Mặt khác hoàn thiện được kế toán NVL trong điều kiện mới có luật thuế GTGT từ ngày 1/1/1999 sẽ đảm bảo cho việc tính giá nhập - xuất NVL được chính xác. Và đặc biệt hơn nữa là nó có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. II. Một số nét chung về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò và nhiệm vụ của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất 1.1. Khái niệm Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được biểu hiện dưới hình thái vật chất khi tham gia vào quá trình sản xuất. Trị giá nguyên vật liệu được chuyển một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Nhưng theo mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con người mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con người đều là đối tượng lao động. nguyên vật liệu nào cũng có khả năng là đối tượng lao động, song không phải bất cứ đối tượng nào cũng là nguyên vật liệu. Mọi đối tượng lao động có khả năng biến đổi do lao động của con người mới là nguyên vật liệu. 1.2. Đặc điểm. Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao tàon bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu từ khâu tính giá, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. 1.3. Yêu cầu quản lí nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp. Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất - kinh doanh. Vì vậy, quản lí tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lí và hạch toán nguyên vật liệu, trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho nguyên vật liệu. Hệ thống danh điểm và số danh điểm của nguyên vật liệu phải rõ ràng, chính xác, tương ứng với qui cách, chủng loại của nguyên vật liệu. Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp phải dự trữ nguyên vật liệu ở một mức độ hợp lí. Do vậy, các doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên vật liệu nào đó. Định mức tồn kho của nguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kĩ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lí nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư. 1.4. Nhiệm vụ hạch toán. Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin, cho công tác quản lí nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện được các nhiệm vụ chủ yếu sau. - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu - Phân bổ hợp lí giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lí kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. 2. Phân loại nguyên vật liệu nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì việc quản lý mới tốt. 2.1. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp được chia thành các loại sau đây: - Nguyên vật liệu chính - Vật liệu phụ - Nhiên liệu - Phụ tùng thay thế - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản - Phế liệu và các loại vật liệu khác. * nguyên vật liệu chính Là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy khái niệm nguyên vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ Không đặt ra khái niệm vật liệu chính, vật liệu phụ. nguyên vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra sản phẩm, hàng hoá. * Vật liệu phụ. Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm, hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật; phục vụ cho quá trình lao động. * Nhiên liệu. Về thực chất là một loại vật liệu phụ, nhưng tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí. * Phụ tùng thay thế. Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất * Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm với thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. * Phế liệu và các loại vật liệu khác. Phế liệu là những loại vật liệu không còn tác dụng đối với qui trình công nghệ sản xuất. Doanh nghiệp thu hồi được do thanh lí tài sản cố định, báo hỏng công cụ dụng cụ, sản phẩm hỏng trong sản xuất và các nguyên nhân khác. Vật liệu khác bao gồm bao bì, vật đóng gói. 2.2. Theo nguồn nhập nguyên vật liệu có thể chia thành các loại. - nguyên vật liệu được cấp - nguyên vật liệu mua vào - nguyên vật liệu tự sản xuất gia công - nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh - nguyên vật liệu được viện trợ không hoàn lại hoặc được biếu tặng. 3. Đánh giá nguyên vật liệu 3.1. Định nghĩa. Đánh giá nguyên vật liệu là sử dụng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá của nguyên vật liệu theo chế độ kế toán hiện hành đánh giá nguyên vật liệu phản ánh theo giá gốc. Nguyên tắc chung là nhập vào giá nào thì xuất ra giá đó. 3.2. Tính giá nguyên vật liệu nhập vào. Giá gốc của nguyên vật liệu nhập vào được tính phân biệt theo từng nguồn nhập như sau: - Đối với nguyên vật liệu được cấp là: = - Đối với nguyên vật liệu mua vào sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì. = + - Đối với nguyên vật liệu mua vào sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp thì. = + - Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất gia công thì = Giá thực tế bao gồm giá xuất nguyên vật liệu đưa đi gia công và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ. - Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh thì. = Giá thực tế của nguyên vật liệu là giá trị nguyên vật liệu được các bên tham gía góp vốn thừa nhận trên nguyên tắc tương đương tiền mặt. - Đối với nguyên vật liệu được viện trợ biếu tặng thì: = Ngoài ra tính giá nguyên vật liệu nhập vào, người ta còn sử dụng giá hạch toán và vật liệu nhập kho chỉ được tính theo giá hạch toán khi có những vật liệu xuất sử dụng ngay trong kinh doanh nhưng chưa biết giá thực tế vật liệu nhập. Giá hạch toán còn được gọi là giá tạm tính hay giá kế hoạch giá hạch toán = số lượng thực nhập x đơn giá hạch toán. Vật liệu nhập trong kì vẫn được tính theo giá thực tế, đến cuối kì trên cơ sở ghi số giá hạch toán và giá thực tế nhập đã biết, ta tính hệ số giá, tính gái trị vật liệu xuất sử dụng. 3.3. Tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập- xuất NVL. Trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp, các phương pháp trích quá thực tế của NVL xuất kho thường dùng là: - Phương pháp giá thực tế đích danh Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo đảm riêng từng lô NVL nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì trích theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Ưu điểm của phương pháp này: công tác trích giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL nhập kho - Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này, NVL nhập vào trước xuất sử dụng trước và kế toán tính trị giá thực tế của nguyên liệu theo từng lần xuất. Do vậy giá trị vật liệu tồn kho sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng. Đặc điểm này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định và có xu hướng giảm. Ưu điểm của phương pháp này. Là cho phép kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời. Nhược điểm của phương pháp này: là phải tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu và phải hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với gái cả thị trường của nguyên vật liệu. Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp ít danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. - Phương pháp nhập sau xuất trước. Theo phương pháp này nguyên liệu nhập sau xuất ra trước và kế toán tính chỉ giá thực tế của nguyên liệu theo từng lần xuất. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát về cơ bản thì ưu và nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp nhập sau xuất trước cũng giống như phương pháp nhập trước xuất trước, nhưng sử dụng phương pháp nhập sau xuất trước giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu. - Phương pháp giá thực tế bình quân cả kì dự trữ. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kì và nhập trong kì, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu. Căn cứ vào lượng nguyên vật liệu xuất trong kì và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kì. = x Ưu điểm: Giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu so với phương pháp nhập trước xuất trước và nhập sau xuất trước không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu Nhược điểm: Dồn công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho vào cuối kì hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khoản kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu. - Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập. Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của tưng danh điểm nguyên vật liệu. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng nguyên vật liệu xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Ưu điểm: Cho phép kế toán tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời nhược điểm: Khối lượng công việc tính toán nhiều và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Phương pháp này chỉ sử dụng được ở những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. - Phương pháp giá bình quân đơn vị. Theo phương pháp này trước hết kế toán phải tính giá bình quân đơn vị theo công thức = = x - Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kì: Theo phương pháp này doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kì trước sau đó mới xác định được giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kì. = x = + - Phương pháp theo giá hạch toán: Đối với doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp do đó nên sử dụng giá hạch toán. Ưu điểm: Giá hạch toán ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập xuất vật liệu hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán. = GTTT nguyên vật liệu xuất kho = hệ số giá nguyên vật liệu x GHT nguyên vật liệu xuất kho. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. III. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 1. đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) 1.1. Khái niệm Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên thì các tài khoản hàng tồn kho nói chung và TK nguyên vật liệu nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hoá. Vì vậy, giá trị vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kì hạch toán. Cuối kì hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn. Ưu điểm: Ghi chép phản ánh kịp thời tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu tăng cường công tác quản lí nguyên vật liệu. Nhược điểm: ghi chép nhiều và đòi hỏi điều kiện kho bảo quản phải thuận tiện cho việc theo dõi tình tình nhập xuất. 1.2. Hạch toán tình hình biến động nguyên vật liệu ở các đơn vị. 1.2.1. hạch toán tình hình biến động t ăng nguyên vật liệu * Tài khoản sử dụng - TK 152: "Nguyên vật liệu" phản ánh sự biến động nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo giá thanh toán. Nợ TK 152 Có - Trị giá thực tế VL nhập kho Dư nợ: Giá thực tế VL tồn kho Khi nhập kho nguyên vật liệu kế toán ghi nợ TK 152 Tuỳ theo từng nguồn nhập mà sử dụng TK có liên quan như TK 111, 112, 133, 331, 141 - TK 151 "Hàng mua đang đi trên đường" phản ánh tình hình biến động giá thực tế hàng mua đang đi trên đường đã có hoá đơn. Nợ TK 151 Có Trị giá NVL Trị giá NVL đã nhập kho đang đi trên đường Dư nợ: Trị giá NVL đang đi trên đường * Trình tự hạch toán: - Nhập kho nguyên vật liệu được cấp, kế toán ghi Trị giá nguyên liệu nhập kho Nợ TK 152 Có Tk 411 - Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu sử dụng sản xuất kinh doanh sản phẩm chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khâu trừ Có Tk 111, 112, 141,331: số tiền theo giá thanh toán . Trị giá nguyên liệu theo giá thanh toán - Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu sản xuất kinh doanh sản phẩm không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi TK 152 Có TK 111, 112, 141, 331 - Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu tự sản xuất gia công, kế toán ghi: Trị giá nguyên liệu nhập kho Nợ Tk 152 Có TK 154 - Nhập kho nguyên liệu nhận vốn góp liên doanh kế toán ghi: Trị giá nguyên liệu nhập kho Nợ TK 152 Có Tk 411 - Trường hợp nhận lại vốn góp liên doanh bằng nguyên vật liệu Trị giá nguyên liệu nhập kho Nợ Tk 152 Có TK 128, 222 - Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu được viện trợ không hoàn lại hoặc được nếu tặng ghi. Trị giá NVL nhập kho Nợ Tk 152 Có Tk 711 - Trường hơpọ doanh nghiệp được người bán triết khấu tiền khi thanh toán kế toán ghi như sau: Nợ Tk 111, 112,331 Có Tk 515 - Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu hoá đơn đã về nhưng vật liệu chưa về nhập kho còn đang đi đường, kế toán căn cứ vào háo đơn của người bán ghi. Nợ Tk 151: hàng mua đang đi đường ghi theo giá thực tế) Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào CóTk 111, 112, 331: tổng số tiền - Sang tới kì sau khi số hàng đi đường về nhập kho kế toán căn cứ vào giá thực tế nhập kho của vật liệu ghi Trị giá NL nhập kho Nợ TK 152 Có Tk 151 - Trường hợp nguyên vật liệu mua về đã nhập kho nhưng chưa có hoá đơn của người bán. Kế toán tạm tính giá của nguyên vật liệu nhập kho theo giá hạch toán. Số tiền tạm ghi theo giá hạch toán Nợ TK 152 Có Tk 331 Sau đó căn cứ vào giá ghi trên hoá đơn để điều chỉnh NVL nhập kho. 1.2.2. Hạch toán tình hình biến động giảm NVL * Tài khoản sử dụng - TK 621: Chi phí NVL trực tiếp - TK 627: Chi phí sản xuất chung - TK 641: chi phí bán hàng - TK 642: chi phí quản lí doanh nghiệp - TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Khi xuất kho NVL kế toán ghi có TK 152. Tuỳ theo từng trường hợp xuất mà kế toán ghi nợ TK có liên quan. -Xuất kho NVL sử dụng phục vụ cho sản xuất kinh doanh, kế toán ghi: Trị giá NVL xuất dùng Nợ Tk 621, 627, 641, 642 Có Tk 152 - Xuất NVL đem góp vốn liên doanh + Nếu trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng Quản Trị lớn hơn trị giá thực tế của NVL, kế toán ghi: Nợ Tk 128, 222 : Trị giá vốn góp Có Tk 152 : Trị giá thực tế NVL Có Tk 412 : chênh lệch + Nếu trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng Quản trị nhỏ hơn trị giá thực tế của NVL, kế toán ghi: Nợ Tk 128, 222 : Trị giá vốn góp Nợ TK 412 : chênh lệch Có TK 152 : Trị giá thực tế NVL - Kiểm kê kho nguyên liệu phát hiện thiếu tổn thất chưa rõ nguyên nhân kế toán ghi. Trị giá NVL thiếu tổn thất chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 1381 Có Tk 152 - Khi xác định được nguyên nhân: + Nếu qui được trách nhiệm bắt người phạm lỗi phải bồi thường, kế toán ghi Nợ TK 1388: Số tiền theo giá thành khi mua NVL Có TK 1381: Giá mua NVL chưa thuế GTGT Có TK 133: Thuế GTGT của NVL thiếu + Nếu NVL thiếu trong định mức: Theo qui định hiện hành - ghi vào chi phí quản lí doanh nghiệp Trị giá NVL thiếu Nợ Tk 642 Có Tk 1381 + Nếu do nguyên nhân khách quan ngoài khả năng khắc phục của người chịu trách nhiệm thì ghi vào chi phí bất thường Trị giá NVL thiếu Nợ Tk 821 Có Tk 1381 - Xuất vật liệu mang đi gia công chế biến, kế toán ghi Nợ TK 154 Có Tk 152 2. Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kì (KKĐK) 2.1. Khái niệm. Phương pháp kiểm kê định kì là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục tình hình biến động các loại vật tư hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho. Giá trị vật tư hàng hoá mua và nhập kho được phản ánh trên một tài khoản riêng (TK "mua hàng") Công tác kiểm kê vật tư, hàng hoá được tiến hành cuối mỗi kì hạch toán để xác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho thực tế, trên cơ sở đó kế toán phản ánh vào các tài khoản hàng tồn kho. Như vậy, khi áp dụng phương pháp KKĐK, các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kì hạch toán và cuối kì hạch toán (để kết chuyển số dư đầu kì và số dư cuối kì). Phương pháp kiểm kê định kì thích hợp với các doanh nghiệp qui mô nhỏ, sản xuất kinh doanh những mặt hàng giá trị thấp, sử dụng NVL ít tiền, chủng loại phức tạp. Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lí tại kho, quầy, bến, bãi. 2.2. Tài khoản sử dụng - Theo phương pháp KKĐK tình hình nhập xuất NVL được phản ánh trên TK 611 "mua hàng" TK 611 - Trị giá NVL còn lại đầu kì - Trị giá NVL còn lại cuối kì - Trị giá NVL nhập trong kì - Trị giá NVL xuất sử dụng trong kì - TK 611 không có số dư cuối kì và được chi tiết thành các TK cấp 2 TK 6111: Mua NVL TK 6112: Mua hàng hoá - TK 152: "nguyên vật liệu" dùng để phản ánh thực tế NVL tồn kho TK 152 - Trị giá thực tế NVL - Khoảng cách giá thực tế tồn kho cuối kì NVL tồn đầu kì Trị giá thực tế NVL tồn kho TK 152 có thể mở thành các TK cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lí của doanh nghiệp, thông thường các doanh nghiệp ghi chi tiết TK này theo vai trò và công dụng của NVL như TK 1521 - Nguyên vật liệu chính TK 1522 - Vật liệu phụ TK 1523 - Nhiên liệu - TK 151 "hàng mua đang đi đường" TK 151 - Trị giá thực tế hàng - Khoảng cách giá thực tế hàng đang đi đường cuối kì đi đường đầu kì - Giá thực tế hàng đi đường chưa về nhập kho 2.3. Quá trình hạch toán - Đầu kì Kết chuyển trị giá NVL còn lại đầu kì, kế toán ghi Trị giá NVL còn lại đầu kì Nợ Tk 6111 Có TK 151, 152 - Trong kì + Mua NVL sử dụng sản xuất kinh doanh sản phẩm chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi Nợ TK 6111: Giá mua NVL chưa có thuế GTGT Nợ Tk 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331: Số tiền theo giá thanh toán + Mua NVL sử dụng sản xuất kinh doanh sản phẩm không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp. Trị giá NVL theo giá thanh toán Nợ TK 6111 Có Tk 111, 112, 141, 331 + Trường hợp nhập NL từ các nguồn khác Trị giá NVL nhập kho Nợ TK 6111 Có TK 411, 711, 128, 222 - Cuối kì: + Kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá NVL còn lại cuối kì, kế toán ghi: Trị giá NVL còn lại cuối kì Nợ TK 152, 151 Có Tk 611 + Kế toán tính và kết chuyển trị giá NVL xuất sử dụng trong kì. = + - Trị giá NVL xuất dùng trong kì Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có Tk 6111 Phần ii thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất và một số ý kiến đề xuất để hoàn thiện công tác kế toán I. Thực trạng công tác kế toán NVL ở các doanh nghiệp sản xuất Qua nghiên cứu ta thấy từ năm 1996, với sự trợ giúp của Liên Minh Châu Âu Bộ Tài chính đã tổ chức nhiều khoá huấn luyện chuẩn mực kế toán quốc tế giúp các chuyên gia kế toán của VN hiểu được những nội dung cơ bản quy định trong từng chuẩn mực kế toán quốc tế và tư duy về khả năng áp dụng chuẩn mực kế toán quốc tế phù hợp với VN. Vì vậy nhà nước vn cũng đã chính thức công bố đã hoàn thành việc công bố chuẩn mực kế toán vào cuối năm 2003. Việc áp dụng được các chuẩn mực như vậy nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp ở nước ta trong các hoạt động sản xuất kinh doanh. Và đối với các doanh nghiệp sản xuất thì sẽ chọn được những hình thức kinh doanh phù hợp với đặc tính của doanh nghiệp, việc sử dụng các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất cũng hiệu quả hơn - đặc biệt là đối với yếu tố NVL. Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, ứng với những vai trò và công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất. Vì vậy việc sử dụng vật liệu mà tốt thì sẽ đạt được hiệu quả sản xuất cao. Tuy nhiên cũng có trường hợp cùng 1 loại vật liệu ở cùng 1 doanh nghiệp nhưng có lúc lại được sử dụng như vật liệu chính và có lúc lại được sử dụng như vật liệu phụ. Như vậy để thuận tiện và tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá đối với từng vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu, xác định thống nhất tên gọi thứ vật liệu, quy cách của vật liệu, mã ký hiệu đơn vị tính và giá hạch toán của mỗi loại vật liệu. Căn cứ vào quy mô và tình hình cụ thể tại các doanh nghiệp Bộ tài chính đã nghiên cứu và ban hành luật thuế GTGT mới vào 1/1/1999, mặc dù mới nhưng công tác hạch toán mua và nhập kho NVL dùng để sản xuất sản phẩm thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cũng như phương pháp trực tiếp đã dần được áp dụng theo luật mới này. Tuy nhiên còn một số khó khăn khi áp dụng luật thuế GTGT mới tại các doanh nghiệp khi liên quan đến các hoá đơn chứng từ thuế GTGT và việc mua NVL. Vì việc thực hiện những qui định về hoá đơn chưa đồng bộ đã gây khó khăn cho các doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Và các doanh nghiệp này phải chọn doanh nghiệp đối tác cung ứng vật tư cho doanh nghiệp mình nhưng phạm vi lựa chọn doanh nghiệp cung ứng lại hạn chế như thế sẽ gây ra những khó khăn nhất định. Ngoài ra còn có thể có những hoá đơn chứng từ khống, không đúng, mà như ta đã biết các hoá đơn là cơ sở pháp lý để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như vậy sẽ gây khó khăn cho kế toán mua NVL. Vậy việc áp dụng luật thuế mới của bộ Tài chính ban hành có những thuận lợi nhưng cũng có những khó khăn. Trong công tác kế toán NVL ở các doanh nghiệp hiện nay, quản lí tốt NVL là một yêu cầu quan trọng và vật liệu thường được tính theo giá thực tế trên cơ sở các chứng từ hợp lệ. Đối với doanh nghiệp có ít danh điểm NVL thì số lần nhập - xuất ít, áp dụng phương pháp nhập trước - xuất trước hoặc phương pháp nhập sản xuất trước. Còn doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL, số lần xuất nhập nhiều thì thường áp dụng phương pháp hệ số giá để tính giá thực tế NVL xuất kho. Ngoài ra việc áp dụng các chuẩn mực kế toán quốc tế vào Việt Nam nảy sinh nhiều bất cậ chính sách tài chính và thuế và các chính sách này sẽ ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến việc sử dụng các yếu tố đầu vào trong các doanh nghiệp sản xuất trong đó có yếu tố NVL. II. Một số ý kiến đề xuất. Trước hết từ thực trạng công tác kế toán NVL tại các doanh nghiệp ta có thể đưa ra các ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán. Về vấn đề các chuẩn mực kế toán áp dụng vào Việt Nam và việc ban hành các chính sách thuế mới trong khi chưa chuẩn bị đầy đủ cho việc đón nhận nó sẽ gây ra những xáo trộn không nên có trên thị trường và gây khó khăn cho doanh nghiệp. Vì vậy trước khi ban hành và áp dụng thì các cơ quan có thẩm quyền ban hành sửa đổi phải: - Nắm bắt được thực trạng nền kinh tế của các doanh nghiệp - Hướng dẫn cụ thể đối với từng doanh nghiệp để tránh tình trạng áp dụng các chính sách không đồng bộ. - Xử phạt đối với các cơ sở kinh doanh sử dụng hoá đơn chứng từ giả. Nếu thực hiện tốt được các yêu cầu trên thì việc sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp sẽ đạt được hiệu quả cao hơn. Còn về phía các doanh nghiệp còn mắc phải sai sót: Có lúc NVL dự trữ quá thừa nhưng cũng có lúc không đủ NVL để phục vụ cho quá trình sản xuất. Phân phối không đồng đều NVL cho quá trình sản xuất. Mặt khác khi ta hạch toán NVL. Sử dụng Tk 152 thì TK 621 cũng có liên quan đến quá trình hạch toán TK 621 là chi phí NVL trực tiếp dùng để phản ánh toàn bộ chi phí NVL trực tiếp (bao gồm cả NVL chính và NVL phụ). Sử dụng trực tiếp để sản xuất sản phẩm. Với nội dung này, cuối kì, kế toán sẽ rất khó khăn trong việc xác định giá trị sản phẩm dở dang bởi vì NVL là đối tượng chế biến còn vật liệu khác lại là chi phí chế biến. Do đó, khi tính giá trị sản phẩm dở dang, bắt buộc kế toán phải tách rời giá trị vật liệu chính ra khỏi chi phí về NVL trực tiếp. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ, tiết kiện công sức của kế toán, có 2 phương án để hoàn thiện TK 621 sau đây: - Mở thêm TK cấp 2 của TK 621 Theo phương án này TK 621 sẽ được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 là TK 6211 "chi phí về nguyên vật liệu chính" và TK 6212 "chi phí về vật liệu khác" phương án này hoàn toàn tôn trọng chế độ tài khoản kế toán hiện hành, áp dụng phương pháp này kế toán sẽ không mất thời gian vào việc tách đối tượng chế biến (NVL chính) và chi phí chế biến ra khỏi chi phí NVL trực tiếp. từ đó việc xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kì sẽ nhanh và chính xác, tạo điều kiện cho việc xác định giá thành sản phẩm được kịp thời. - Thay đổi nội dung phản ánh của TK 621 Theo phương án này, TK 621 "chi phí NVL trực tiếp" Chỉ phản ánh giá trị NVL chính trực tiếp trên hao liên quan đến việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ mà không bao gồm giá trị các loại vật liệu khác. Giá trị các loại vật liệu khác tiêu hao liên quan trực tiếp đến việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ được tập hợp vào chi phí sản xuất chung, cuối kì sẽ phân bổ cho các đối tượng trích giá có liên quan. Phương án này dựa trên sự khác biệt giữa đối tượng chế biến (NVL) và chi phí chế biến (vật liệu khác) để tách hai loại chi phí này ra khỏi chi phí NVL trực tiếp. Hơn nữa, trên thực tế, giá trị vật liệu khác tiêu hao có liên quan trực tiếp đến việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ thường không đáng kể, chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí NVL trực tiếp. Ngoài ra như trong phần cơ sở lí luận ta đã đề cập các phương pháp tính giá NVL xuất kho. Nếu như thị trường mà ổn định thì lựa chọn phương pháp nào để tính không quan trọng vì nó đều cho kết quả như nhau. Nhưng trong một thị trường mà không ổn định tức giá thay đổi liên tục thì mỗi phương pháp lại cho kết quả khác nhau. Như vậy tuỳ thuộc vào mục đích kinh doanh của doanh nghiệp mà nên có những cách chọn lựa khác nhau. Và như đã trình bày trong phần I về 2 phương pháp hạch toán là hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và theo phương pháp kiểm kê định kì, 2 phương pháp này khác nhau cơ bản trong việc theo dõi như đã trình bày. Theo em phương pháp kiểm kê định kì mà mọi biến động của NVL không được theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho - các tài khoản tồn kho này chỉ dùng để phản ánh giá trị NVL tồn kho đầu kì thì sẽ làm mất đi tính đặc trưng và cơ bản của phương pháp kế toán, và mất đi nội dung cơ bản của tài khoản kế toán, vì vậy không nên có sự phân biệt cho hai trường hợp kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Tóm lại việc hoàn thiện hạch toán kế toán nói chung và hoàn thiện hệ thống tài khoản NVL nói riêng trong các doanh nghiệp là một trong những nội dung quan trọng và cần thiết trong quá trình hoàn thiện hệ thống quản lý doanh nghiệp, việc hoàn thiện này góp phần tiết kiệm chi phí hạch toán và quan trọng hơn là nó góp phần khẳng định chức năng của hệ thống quản lý doanh nghiệp, góp phần tiết kiệm chi phí hạch toán thúc đẩy quá trình hoàn thiện hệ thống kế toán doanh nghiệp Kết luận Qua chuyên đề này ta thấy rằng yếu tố nguyên vật liệu cũng là một phần rất quan trọng để quyết định đến sự thành bại của các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất. Vật liệu chiếm một phần lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp. Việc sử dụng NVL nó có ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng, chất lượng và đặc biệt là để đạt được mục đích kinh doanh của các doanh nghiệp là thu được lợi nhuận lớn. Và ta cũng thấy được rằng NVL là yếu tố không thể thiếu được như vậy việc hoàn thiện công tác kế toán NVL là việc rất cần thiết trong điều kiện mới của nước ta hiện nay với sự thay đổi một số chính sách tài chính và nhịp sống mới của cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước để tránh tình trangh sử dụng vật liệu không đồng đều, ngăn ngừa mất mát, sử dụng không triệt để NVL vào quá trình sản xuất kinh doanh. Chuyên đề này em viết để nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NVL. Vì kiến thức chưa thể toàn vẹn để có thể không mắc những sai sót. Vì vậy em mong sẽ được đóng góp ý kiến cho chuyên đề này để việc hoàn thiện mang lại kết quả tốt hơn. Tài liệu tham khảo 1. Hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế 2. Tạp chí kế toán số 28 tháng 1 - 2001 3. Tập chí kế toán số 32 tháng 8 - 2003 4. Tạp chí kế toán số 34 tháng 1 - 2002 5. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp NXB Giáo dục 6. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính VAT NXB Tài chính 7/2001 7. Hệ thống kế toán doanh nghiệp NXB Tài chính - 1995 8. Hệ thống kế doanh nghiệp vụ chế độ kế toán - NXB Tài chính - 2000 9. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán NXB giáo dục mục lục Lời nói đầu 1 Phần I. Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu 2 I. Sự cần thiết của việc hoàn thiện 2 II. Một số nét chung về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 2 1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò và nhiệm vụ của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất 2 2. Phân loại nguyên vật liệu 4 3. Đánh giá nguyên vật liệu 6 III. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 10 1. Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên 10 2. Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kì 15 Phần II. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất và một số ý kiến đề xuất để hoàn thiện công tác kế toán 18 I. Thực trạng công tác kế toán NVL ở các doanh nghiệp sản xuất 18 II. Một số ý kiến đề xuất 19 Kết luận 22 Tài liệu tham khảo 23