Đề tài Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu vơí việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty bánh kẹo Hải Châ

kg 4.000 4.000 4.000 0 Kết luận của Ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban Nếu nguyên vật liệu không đúng quy cách phẩm chất thì trả lại người bán, hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường. Khi nguyên vật liệu được chấp nhận nhập kho thì phòng Kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho. Phiếu được lập thành 2 liên, 1 liên phòng Kế hoạch vật tư giữ, 1 liên người lập giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển về phòng Kế toán để ghi sổ. Biểu số 3: Đơn vị: Công ty bánh kẹo Hải Châu Phiếu nhập kho Ngày 17/12/2000 Số: 135 Nợ TK 1521 Có TK 1111 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Cường Nhập của: Nhà máy đường Lam Sơn Theo hợp đồng số: 1034 ngày 24/12/2000 của hai bên Nhập tại kho: Chị Lan STT Tên quy cách sản phẩm hàng hoá Đơn vị tính Mã số Theo CT Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Đường trắng kg 4.000 4.000 5.275 22.860.000 Cộng 4.000 4.000 22.860.000 Tổng số tiền: Hai mươi hai triệu tám trăm sáu mươi ngàn đồng Phụ trách cung tiêu Người nhập Thủ kho Biểu số 4: Hoá đơn GTGT Liên: 2 Ngày 17 tháng 12 năm 2000 Mẫu số 01/GTKL 3LL Số: 005538 Đơn vị bán hàng: Nhà máy đường Lam Sơn Địa chỉ: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Cường Đơn vị: Công ty bánh kẹo Hải Châu Địa chỉ: Hà Nội Hình thức thanh toán: tiền mặt MS: STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Đường trắng kg 4.000 5.715 22.860.000 Cộng tiền hàng: 22.860.000 Thuế suất GTGT: 10%. Tiền thuế GTGT: 2.286.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 25.146.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi lăm triệu một trăm bốn mươi sáu ngàn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Liên 1: lưu Liên 2: giao khách hàng Liên 3: dùng thanh toán 4.2. Khi xuất kho nguyên vật liệu: Tại Công ty, nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Ngoài ra nguyên vật liệu có thể xuất bán, cho vay... Chứng từ sử dụng để xuất kho nguyên vật liệu là "Phiếu xuất kho". Phiếu do bộ phận xin lĩnh nguyên vật liệu lập. Phiếu được lập cho một hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu tại cùng một kho, cùng sử dụng để sản xuất một loại sản phẩm. Phiếu được lập thành 3 liên, 1 liên người lĩnh giữ, 1 liên gửi lên phòng Kế hoạch vật tư, 1 liên thủ kho chuyển cho phòng Kế toán. Biểu số 5: Đơn vị: Công ty bánh kẹo Hải Châu Phiếu xuất kho Ngày 23/12/2000 Số 90 Nợ TK 6211 Có TK 1521 Họ tên người nhận: Nguyễn Thị Loan Bộ phận: Bánh Hải Châu - phân xưởng bánh 1 Lý do xuất kho: Xuất tại kho: Chị Lan STT Vật tư, nguyên liệu Đơn vị tính Mã số Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Đường trắng kg 010002 550 550 Cộng 550 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Trường hợp xuất nguyên vật liệu vật tư liên tục cho một bộ phận nào đó để sản xuất một loại sản phẩm thì Công ty sử dụng "Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức". Hàng tháng căn cứ vào sản lượng định mức, định mức tiêu hao nguyên vật liệu phòng Kế hoạch vật tư lập ra "Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức". Phiếu được lập thành 3 liên: 1 liên người lĩnh giữ, 1 liên giao cho thủ kho, còn một liên phòng Kế hoạch vật tư giữ. Phiếu chỉ ghi tổng số số lượng từng loại nguyên vật liệu, vật tư xuất dùng trong tháng vào cuối tháng hoặc khi kết thúc hạn mức trên phiếu. Biểu số 6: Đơn vị: Công ty bánh kẹo Hải Châu Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Tháng 12 năm 2000: Định mức 40 tấn Số 48 Nợ TK 6212 Có TK 1521 Họ tên người lĩnh: Nguyễn Văn Hải Bộ phận: Phân xưởng bánh II Lĩnh tại kho: Anh Niên STT Vật tư, nguyên liệu Mã số ĐV tính Hạn mức được lĩnh SL HN SL KN 1 Bột mì 010001 kg 7870 7870 2 Đường trắng 010002 kg 1550 1470 3 Dầu Neptuyn 010008 1 45 45 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho Trường hợp bộ phận sử dụng nguyên vật liệu muốn dùng bổ sung thêm loại nguyên vật liệu nào đó thì yêu cầu với phòng Kế hoạch vật tư. Phòng Kế hoạch vật tư sau khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu của phân xưởng đó, nếu thấy hợp lý sẽ lập "Phiếu xuất kho". III. Hạch toán chi tiết quá trình nhập, xuất kho nguyên vật liệu tại công ty: Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm về sản phẩm của Công ty, theo yêu cầu quản lý kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Về mặt lý tưởng phương pháp này phù hợp với tình hình của Công ty hiện nay. Phương pháp này được sử dụng đòi hỏi Công ty xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu hoàn thiện. Thực tế công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và phòng Kế toán được tiến hành như sau: 1. Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để tiến hành ghi chép phản ánh hàng ngày về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ nguyên vật liệu sử dụng một thẻ kho. Thẻ kho được sắp xếp theo loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu để tiện cho việc sử dụng, ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý. Khi nhận được chứng từ về nhập xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ. Sau khi nhập kho hoặc xuất kho nguyên vật liệu xong thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho và ký vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Các chứng từ nhập, xuất hàng ngày được thủ kho giao cho kế toán nguyên vật liệu phụ trách theo dõi kho. Mỗi thẻ kho có thể được mở trong một năm, chi tiết theo từng tháng, mở trên một tờ hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho đó. Thẻ kho được dùng cho một thứ vật tư, sản phẩm, hàng hoá, nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Thẻ kho do phòng Kế toán lập và giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho (mỗi chứng từ ghi một dòng), sau đó tính số tồn kho. Riêng đối với phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức thì hàng ngày xuất kho thủ kho không ghi vào phiếu mà có sổ theo dõi riêng. Thủ kho vẫn ghi vào thẻ kho và cuối ngày chuyển số liệu cho kế toán, đến cuối tháng hoặc đến khi hết hạn mới ghi tổng số vào phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. Tuỳ theo tính chất của kho và tính chất của từng bộ phận định kỳ 3 đến 5 ngày kế toán nguyên vật liệu xuống kho nhận chứng từ do thủ kho chuyển giao và kiểm tra tại chỗ tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và đồng thời kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho. Sau khi kiểm tra kế toán ký xác nhận trên thẻ kho. Việc giao nhận chứng từ được ký nhận trên sổ tay giao nhận chứng từ, không có phiếu giao nhận chứng từ. Thẻ kho là chứng từ để thủ kho đối chiếu số liệu với kế toán trên sổ chi tiết. Biểu số 7: Công ty bánh kẹo Hải Châu Mẫu số 06 - VT Tên kho: Kho chị Lan Thẻ kho Ngày lập thẻ: 1/12/2000 Tờ số: Tên, quy cách, nhãn hiệu vật tư: Đường trắng Đơn vị tính: kg Mã số: 010002 STT SH NT Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ký x.n của k.t Tồn đầu tháng 12: 249.560,6 1 64 3/12/2000 Xuất cho bánh HC 1.600 85.103,6 2 2222 3/122000 Xuất cho bánh HD 1.100 84.003,6 3 135 17/12/2000 Nhập của công ty đường Lam Sơn 4.0040 88.003,6 11 1111 25/12/2000 Xuất cho PX bánh I 30.000 166.678 12 1112 25/12/2000 Xuất cho PX bánh II 7.000 159.678 Tồn cuối tháng 12 298.176 225.201,6 322.535 Từ các thẻ kho này thủ kho sẽ lập báo cáo tồn kho vào cuối tháng. 2. Tại phòng kế toán: Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn mua hàng..., kế toán vào sổ chi tiết trên máy tính. Trình tự vào sổ trên máy hoàn toàn giống thủ công. Dựa vào số lượng, giá trị nguyên vật liệu nhập trong ngày và số tồn đầu ngày, áp dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn đã được cài đặt sẵn, máy tính sẽ tính ra đơn giá xuất và sau đó là giá trị nguyên vật liệu xuất trong ngày trên sổ chi tiết. Số tồn đầu kỳ của số tổng hợp trên sổ chi tiết lấy từ số tồn của báo cáo Nhập - xuất - tồn vật liệu tháng trước. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết về nguyên vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Mỗi sổ chi tiết được mở để theo dõi riêng một loại nguyên vật liệu ứng với một mã số cụ thể. Do chương trình kế toán cài đặt trên máy, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu vào sổ chi tiết cả lượng và tiền, máy sẽ tự động vào báo cáo nhập - xuất - tồn ngay tại thời điểm đó. Số tồn trên sổ chi tiết cũng chính là số tồn trên báo cáo Nhập - xuất - tồn vật liệu. Từ các sổ tổng hợp trên sổ chi tiết kế toán lập Báo cáo Nhập - xuất - tồn vật liệu trên máy tính. Báo cáo này phản ánh tất cả tình hình các loại nguyên vật liệu đã sử dụng, có số cộng nhóm theo nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu... Cuối tháng kế toán in báo cáo Nhập - xuất - tồn vật liệu, số liệu trên báo cáo là tại thời điểm cuối tháng với thời kỳ là 1 tháng. Báo cáo này dùng để đối chiếu số liệu trên sổ cái. Có thể khái quát trình tự nội dung phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty như sau: Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập sss Sổ kế toán chi tiết Báo cáo N - X - T vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng IV. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Kế toán sử dụng thước đo tiền tệ là thước đo chủ yếu. Đề cập tới hạch toán kế toán là đề cập tới sự phản ánh số liệu hiện có, tình hình biến động toàn bộ tài sản của doanh nghiệp theo chỉ tiêu giá trị kế toán. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu chưa đảm bảo đáp ứng được yêu cầu này do đó kế toán tổng hợp sẽ thay kế toán chi tiết để ghi chép phản ánh các đối tượng kế toán theo chỉ tiêu giá trị trên các tài khoản, các sổ kế toán tổng hợp. 1. Tài khoản sử dụng: Công ty bánh kẹo Hải Châu là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn, với chủng loại nguyên vật liệu sử dụng đa dạng, luôn luôn biến động. Để phù hợp với đặc điểm riêng của mình và nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong Công ty, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Mặt khác, Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, Công ty sử dụng các tài khoản sau: - TK 152 "Nguyên vật liệu" Tài khoản này được chi tiết thành các tiền khoản: TK 1521: nguyên vật liệu chính TK 1522: vật liệu phụ TK 1523: nhiên liệu TK 1524: phụ tùng thay thế TK 1525: thiết bị XDCB TK 1526: bao bì TK 1527: vật liệu khác - TK 621 "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản: TK 6211: Chi phí NVLTT cho PX bánh I TK 6212: Chi phí NVLTT cho PX bánh II TK 6213: Chi phí NVLTT cho PX bánh III TK 6214: Chi phí NVLTT cho PX kẹo TK 6215: Chi phí NVLTT cho PX bột canh Và số tài khoản khác như: - TK 6272: chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất chung - TK 6424: chi phí nguyên vật liệu cho quản lý doanh nghiệp - TK 1111: tiền Việt Nam - TK 112: tiền gửi ngân hàng - TK 1331: thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ - TK 241: xây dựng cơ bản dở dang - TK 141: tạm ứng - ... Đặc biệt, Công ty không sử dụng tài khoản 151 "Hàng mua đang đi trên đường" để hạch toán. 2. Hạch toán tổng hợp quá trình nhập nguyên vật liệu: Kế toán Công ty bánh kẹo Hải Châu hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo đúng những quy định, hướng dẫn của Bộ Tài chính về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Trường hợp mua nguyên vật liệu thanh toán ngay cho người bán. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn bán hàng (GTGT) định khoản như sau: + Nợ TK 152 (chi tiết cho tiểu khoản) - giá thực tế của nguyên vật liệu Có TK 111 (112, 141) (giá chưa có thuế) + Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT đầu vào Có TK 111 (112, 141) VD1: (Mua nguyên vật liệu bằng tiền mặt): kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho số 135 ngày 17/12/2000 và hoá đơn GTGT số 005538 ghi như sau: Nợ TK 1521: 22.860.000đ Có TK 1111: 22.860.000đ và Nợ TK 1331: 2.860.000đ Có TK 1111: 2.860.000đ VD2: (Mua nguyên vật liệu bằng tiền gửi ngân hàng): căn cứ vào phiếu nhập kho số 160 ngày 20/12/2000 và hoá đơn GTGT của người bán số 24736 kế toán định khoản như sau: Nợ TK 1522: 56.780.000đ Có TK 112: 56.780.000đ và Nợ TK 1331: 5.678.000đ Có TK 112: 5.678.000đ VD3: (Mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng): căn cứ vào phiếu nhập kho số 172 ngày 21/12/2000 và hoá đơn thuế GTGT số 37079 của người bán kế toán định khoản: Nợ TK 1522: 25.000.000đ Có TK 141 (chi tiết): 25.000.000đ và Nợ TK 1331: 2.500.000đ Có TK 141 (chi tiết): 2.500.000đ - Trường hợp mua nguyên vật liệu nhập kho nhưng chưa thanh toán cho người bán, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT của người bán ghi sổ: + Nợ TK 152 (chi tiết cho tiểu khoản) - giá thực tế của nguyên vật liệu Có TK 331 (giá chưa có thuế) + Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 Ví dụ, căn cứ vào phiếu nhập kho số 127 ngày 10/12/2000 và hoá đơn GTGT số 3014 kế toán ghi: Nợ TK 1522: 5.586.000đ Có TK 331 (Công ty XNK Vi San - 00005): 5.586.000đ và Nợ TK 1331: 558.600đ Có TK 331 (Công ty XNK Vi San - 00005): 558.600đ Phần chi tiết của TK 141 và 331 được mã hoá cho từng đối tượng. Đối với trường hợp trên khi có phiếu nhập kho nguyên vật liệu cùng hoá đơn GTGT được chuyển đến phòng kế toán, kế toán nguyên vật liệu sau khi vào sổ chuyển sang cho kế toán công nợ tiến hành lập sổ chi tiết thanh toán với người bán theo từng đối tượng. 3. Hạch toán tổng hợp quá trình xuất nguyên vật liệu: Tại Công ty nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên liên tục, nguyên vật liệu sau khi xuất phải vài ngày sau mới có chứng từ gửi lên phòng Kế toán. Vì vậy Công ty đã thống nhất quy định tất cả các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất diễn ra hàng ngày trong tháng sẽ được ghi chung về ngày 30 hàng tháng để tính toán, ghi sổ kế toán phù hợp trên máy vi tính. - Trường hợp xuất trực tiếp cho sản xuất: kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho hoặc phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức ghi sổ như sau: Nợ TK 621 (chi tiết): - Giá thực tế xuất kho Có TK 152 (chi tiết) Ví dụ: Nghiệp vụ xuất kho đường trắng cho PX bánh I. Căn cứ vào phiếu xuất kho số 90 ngày 23/12/2000 kế toán định khoản: Nợ TK 6211: 3.159.860đ Có TK 1521: 3.159.860đ - Trường hợp xuất kho cho các đối tượng sử dụng khác kế toán ghi: Nợ TK 641, 642 - Giá thực tế xuất kho Có TK 152 (chi tiết) Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 93 ngày 26/12/2000 kế toán ghi: Nợ TK 6412: 310.000đ Có TK 1521: 310.000đ Các trường hợp nhập, xuất nguyên vật liệu khác Công ty cũng hạch toán theo đúng quy định của Bộ Tài chính. 4. Tổ chức ghi sổ tổng hợp quá trình nhập, xuất nguyên vật liệu: Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất cùng các hoá đơn chứng từ khác có liên quan nạp số liệu vào máy vi tính. Với có thể đã được cài đặt sẵn máy tự động ghi vào sổ Nhật ký chung theo những định khoản tương ứng do kế toán nguyên vật liệu gõ lệnh yêu cầu. Từ sổ Nhật ký chung cùng với chương trình kế toán được cài đặt máy tự động chuyển số liệu vào sổ cái và các báo cáo khác. Biểu số 10 Công ty bánh kẹo Hải Châu Tháng 12 năm 2000 Phòng Tài vụ: Đơn vị: đồng Nhật ký chung (trích) Chứng từ diễn giải Số hiệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có 10 02/12/2000 Nhập giấy lót thùng - Việt 1522 1111 6.500.000 2463 02/12/2000 Thuế giấy lót thùng theo PN10 1331 1111 650.000 16 04/12/2000 Tuấn mua hoá chất 1522 1111 4.545.000 3117 04/12/2000 Thuế mua hoá chất PN16 1331 1111 454.000 17 04/12/2000 Ông Tuyên nhập tinh bột sắn 1521 1111 17.234.563 3481 04/12/2000 Thuế nhập tinh bột sắn PN17 1331 1111 1.723.456 .... ........ ............. .... .... .... 1111 30/12/2000 Xuất vật tư PX bánh I (HThảo 0,5kg) 6211 1521 41.274.191 1111 30/12/2000 Xuất vật tư PX bánh I (hoa quả) 6211 1521 84.933.489 .... ............. .................. ......... .... ..... 93 30/12/2000 Xuất bơm mỡ xe lam 6412 1522 310.000 140 30/12/2000 Xuất vật tư làm đường ống nước 6424 1522 400.000 Biểu số 11: Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ: Đơn vị: đồng Số cái tài khoản 1521 (nguyên vật liệu chính) - (trích) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 15 04/12/2000 Ông Minh muối Nam Hà nhập 1111 21.536.628 17 04/12/2000 Ông Tuyên nhập tinh bột sắn 1111 17.234.563 128 11/12/2000 Anh Tuấn nhập bột ngọt 112 567.800 129 11/12/2000 Anh Thắng nhập đường 112 219.736.000 140 17/12/2000 Việt mua mì chính Vedan CO201 331 55.181.000 147 18/12/2000 Hằng nhập dầu CatLam CO175 331 210.000.000 1111 30/12/2000 Xuất vật tư PX bánh I (H. Thảo 0,5kg) 6211 41.274.191 1111 30/12/2000 Xuất vật tư PX bánh II (Hoa quả) 6211 84.933.489 1111 30/12/2000 Xuất vật tư cho bánh kem xốp 470g 6212 5.443.981 1111 30/12/2000 Xuất vật tư cho bánh kem xốp 320g 6212 8.469.492 1111 30/12/2000 Xuất vật tư làm nhân kẹo Socola 6213 13.785.698 1111 30/12/2000 Xuất vật tư làm kẹo cứng 6213 46.724.906 1111 30/12/2000 Xuất vật tư cho bột canh 6214 84.816.832 1111 30/12/2000 Xuất vật tư cho bột canh Iốt gà 75g 6214 166.216.406 36993 30/12/2000 Bán bột mì cho Hải 199 Kim Ngưu 632 7.031.500 37917 30/12/2000 Bán bột mì cho Hưng Sơn Tây 632 21.099.500 Cộng phát sinh tháng 12 8.147.737.159 6.557.212.472 Dư đầu tháng 2.895.913.069 2.895.913.069 Dư cuối tháng 4.486.673.756 4.486.673.756 Biểu số 12 Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ:`Đơn vị: đồng Sổ cái tài khoản 1522 (nguyên vật liệu phụ) - (trích) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 10 02/12/2000 Nhập giấy lót thùng - Việt 1111 6.500.000 16 04/12/2000 Tuấn mua hoá chất 1111 4.545.000 133 11/12/2000 Nhập vật tư - Thái (KHVT - HĐ24/20001) 141 22.500.000 131 11/12/2000 Nhập vật tư - Thái (KHVT - HĐ26/2001) 141 25.000.000 18 05/12/2000 Thuế nhập khẩu tinh dầu HĐ216 3333 4.205.733 232 07/12/2000 Thuế nhập khẩu tinh dầu HĐ405 3333 6.205.158 1111 30/12/2000 Xuất vật tư cho ba via lương khô 1,7t 6211 1.939.257 1111 30/12/2000 Xuất vật tư cho bánh Hải Châu 6211 22.553.151 1111 30/12/2000 Xuất vật tư cho bánh kem xốp 6212 733.224 1111 30/12/2000 Xuất vật tư cho PX kẹo mềm Socola 10.436.212 1111 30/12/2000 Xuất vật tư cho bột canh Iốt bò 6214 127.800 36962 27/12/2000 Bán bột mì cho Chinh - VProverter 632 1.395.386 121 30/12/2000 Xuất vật tư 18/1 - kho bánh I 641 70.000 Cộng phát sinh tháng 12 345.352.809 344.977.980 Dư đầu tháng 1.607.060.042 Dư cuối tháng 1.607.434.871 Biểu số 13: Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ:`Đơn vị: đồng Sổ cái tài khoản 6211`(chi phí NVLTT của PX bánh I) - (trích) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 1111 30/12/2000 Xuất vật tư cho bánh opera 1521 1.090.800 1111 30/12/2000 Xuất vật tư - H.Thảo 0,333iêng 1521 148.812.336 1111 30/12/2000 Xuất vật tư cho bánh hoa quả 1521 7.698.571 1111 30/12/2000 Xuất vật tư cho bánh opera 1522 15.489 1111 30/12/2000 Xuất vật tư - H.Thảo 1522 425.591 1111 30/12/2000 Xuất vật tư cho bánh lương khô 1523 12.896.211 1111 30/12/2000 Xuất vật tư cho bánh hoa quả 1523 720.000 1111 30/12/2000 Xuất vật tư - H.Thảo 0,333kg 1526 40.949.103 1111 30/12/2000 Xuất vật tư cho bánh hoa quả 1526 577.729.936 1111 30/12/2000 Phế liệu thu hồi 1528 4.725.000 8702 30/12/2000 Kết chuyển CPNVLTT - H. Thảo 0,333kg 1541 872.960.210 8702 30/12/2000 Kết chuyển CPNVLT - H. Thảo 420g cacao 1541 5.228.182 8702 30/12/2000 Kết chuyển CPNVLTT - LK cacao 1541 178.872.162 8702 30/12/2000 Kết chuyển CPNVLTT - LK. D D 1541 11.169.540 Cộng phát sinh tháng 12 1.541.336.489 1.541.336.489 Biểu số 14: Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ: Sổ cái tài khoản 331 (phải trả cho người bán) - (trích) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 140 17/12/2000 Việt mua mì chính Vedan Co201 1521 55.181.000 147 18/12/2000 Hằng nhập dầu Cát Lâm 1521 210.000.000 18 05/12/2000 Nhập tinh dầu HĐ216 CO143 1522 84.103.950 126 10/12/2000 Nhập bột tan của xưởng T. Thành CO 005 1522 5.586.000 17/12/2000 Thuế mua mì chính Vedan PN 140CO 0005 133 5.518.100 321 02/12/2000 Trả tiền cho muối Nam Hà 1111 30.451.000 176 03/12/2000 Thanh toán tiền cho đại lý Hoa Hồng 1111 17.109.210 Cộng phát sinh tháng 12 21.362.108.500 20.993.310.434 Dư đầu tháng 3.193.386.250 Dư cuối tháng 2.824.588.180 Biểu số 15: Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ Bảng phân bổ nguyên vật liệu tháng 12 năm 2000 Đơn vị: đồng S TT Ghi có TK TK 152 (1521) TK 152 (1522) TK 152 (....) Đối tượng sử dụng HT TT HT TT HT TT 1. TK 621 - CPNVLTT 6.528.771.472 338.605.345 - TK 6211-PX bánh I 1.203.402.573 215.111.302 - TK 6212-PX bánh II 1.317.861.647 33.018.288 - TK 6213-PX bánh III 409.102.219 22.220.214 - TK 6214-PX kẹp 801.791.617 68.127.741 - TK 6215-PX bột canh 2.796.613.416 127.800 2. TK 627 - chi phí sản xuất chung 570.000 3. TK 641 - chi phí bán hàng 310.000 127.000 4. TK 642 - chi phí quản lý DN 400.000 5. TK 632 - giá vốn hàng bán 28.131.000 5.275.835 Cộng 6.557.212.472 344.977.980 V. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty: Kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu nhằm xác định một cách chính xác số lượng từng thứ nguyên vật liệu hiện có trong kho của Công ty. Đồng thời công tác kiểm kê nguyên vật liệu còn có mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt, hư hỏng... nguyên vật liệu tại các kho. Trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản và sử dụng vật tự, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty, đề cao cong tác đối chiếu chéo giữa thủ kho và kế toán nguyên vật liệu, giữa kế toán các thành phần khác. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu được thực hiện mỗi năm 12 lần vào thời điểm cuối tháng 6 và cuối năm do Ban kiểm kê tài sản của Công ty tiến hành. Việc kiểm kê được tiến hành một cách toàn diện, không những kiểm tra về mặt số lượng mà còn kiểm tra về mặt chất lượng của từng loại nguyên vật liệu có trong kho. Mọi kết quả kiểm kê đều được ghi vào "Biên bản kiểm kê". Biên bản này được lập cho từng kho bảo quản và theo từng loại (danh điểm) nguyên vật liệu. Trong đó ghi rõ mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng tồn kho trên sổ sách, số lượng tồn kho thực tế, chênh lệch, số lượng kém phẩm chất, thành tiền của từng thứ nguyên vật liệu. Sau khi kiểm kê kế toán nguyên vật liệu tập hợp kết quả và nhập số liệu vào máy vi tính. Máy vi tính dựa vào số liệu trên sổ sách của nguyên vật liệu tính ra số lượng thừa thiếu, thành tiền của nguyên vật liệu và in ra "Biên bản kiểm kê". Trong đó: Số lượng thừa hoặc thiếu = Số lượng thực tế tại thời điểm kiểm kê - Số lượng theo sổ sách tại thời điểm kiểm kê Thành tiền = Giá đơn vị bình quân gia quyền liên hoàn x Số lượng Căn cứ vào "Biên bản kiểm kê", hội đồng kiểm kê của Công ty sẽ đưa ra biện pháp xử lý, tuỳ thuộc vào số lượng hao hụt... kế toán nguyên vật liệu dựa vào quyết định trên để ghi sổ. Ví dụ minh hoạ:  Căn cứ vào biên bản họp xử lý: - Tinh dầu cam thiếu 4,9kg trong đó 2kg không đúng quy cách nhập kho phế liệu (không đúng quy cách là do nguyên nhân khách quan) 2kg thủ kho phải bồi thường quyết định trừ vào lương, còn 0,9kg là hao hụt trong định mức ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 1527: 149.994 Nợ TK 642: 243.454 Nợ TK 334: 271.344 Có TK 1522: 664.792 - Tinh dầu dứa thiếu 0,2kg là hao hụt trong định mức ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642: 14.626 Có TK 1522: 14.626 - Bột tan thiếu 100kg do mất cắp chờ bảo vệ điều tra. Nợ TK 1381: 369.600 Có TK 1522: 369.600 - Bột Iốt thừa quyết định nhập kho: Nợ TK 1522: 7.392 Có TK 3381: 7.392 Đặc biệt, hiện nay Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. VI. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty 1. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động: ở Công ty bánh kẹo Hải Châu, vốn lưu động luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn (hơn 40%). Vì vậy, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nói chung thì vấn đề cần thiết và tất yếu là phải nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. 1.1. Hệ số sức sản xuất của vốn lưu động Biểu số 17: Đơn vị: 1.000đồng Các chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Chênh lệch 1. Tổng doanh thu thuần 120.181.000 130.910.000 10.279.000 2. Vốn lưu động bình quân 45.628.000 47.001.000 1.373.000 3. Hệ số sức sản xuất của vốn lưu động ((1): (2)) 2,63 2,79 0,16 Trong năm 1999 cứ 1đ vốn lưu động của Công ty thì tạo ra 2,63đ doanh thu thuần, còn năm 20000 là 2,9đ. Hệ số sức sản xuất của vốn lưu động tăng 0,16đ doanh thu thuần cho mỗi đồng vốn lưu động. Có được kết quả như vậy là do Công ty mở rộng quy mô sản xuất, cải tiến mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm, đẩy mạnh các hình thức khuyến mại, chiết khấu cho khách hàng nên đã tiêu thụ được nhiều sản phẩm hơn. Vốn lưu động hoạt động có hiệu quả hơn. 1.2. Hệ số sức sinh lợi của vốn lưu động: Biểu số 18: Đơn vị: 1.000đồng Các chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Chênh lệch 1. Lợi nhuận thuần 2.530.000 2.900.000 370.000 2. Vốn lưu động bình quân 45.628.000 47.001.000 1.373.000 3. Hệ số sức sản xuất của vốn lưu động ((1): (2)) 0,055 0,062 0,007 Năm 1999 cứ 1đ vốn lưu động tạo ra 0,055đ lợi nhuân thuần và năm 2000 là 0,062đ. Vậy là 1đ vốn lưu động năm 2000 đem lại mức lợi nhuận cao hơn năm 1999 là 0,007đ. Đó là kết quả khả quan về hiệu quả hoạt động của vốn lưu động. Công ty cần phải duy trì và phát huy hơn nữa. 1.3. Chỉ tiêu tốc độ chu chuyển của vốn lưu động. Biểu số 19: Đơn vị: 1.000đồng Các chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Chênh lệch 1. Doanh thu thuần 120.181.000 130.910.000 10.279.000 2. Vốn lưu động bình quân 45.628.000 47.001.000 1.373.000 3. Hệ số sức sản xuất của vốn lưu động ((1): (2)) 2,63 2,79 0,16 4. Thời gian 1 vòng luân chuyển VLĐ (ngày) (360: (3)) 137 129 -8 5. Hệ số đảm nhiệm của VLĐ ((2): (1)) 0,38 0,36 -0,02 Qua bảng trên ta thấy tốc độ chu chuyển của vốn lưu động năm 2000 nhanh hơn năm 1999. Năm 1999 vốn lưu động quay được 2,63 vòng; năm 2000 là 2,79 vòng, tăng 0,16 vòng. Năm 1999 thời gian một vòng luân chuyển của vốn lưu động là 137 ngày; năm 2000 là 129 ngày, giảm 8 ngày. Do đó mà hệ số đảm nhiệm của vốn lưu động cũng giảm theo; Năm 1999 là 0,38; năm 2000 là 0,36; giảm 0,02. - Số vốn lưu động tiết kiệm tuyệt đối: Giả sử năm 2000 tốc độ chu chuyển của vốn lưu động vẫn như năm 1999 (2,63 vòng/năm) thì để tạo ra doanh thu thuần 130.910.000 (ngàn đồng) doanh nghiệp cần một lượng vốn lưu động là: 130.910.000`=`49.775.665 (ngàn đồng) 2,63 Nhưng trên thực tế doanh nghiệp chỉ cần 47.001.000 (ngàn đồng) vốn lưu động đã có thể tạo ra doanh thu thuần là 130.910.000 (ngàn đồng). Vậy do tốc độ chu chuyển của vốn lưu động năm 2000 nhanh hơn so với năm 1999 là 0,16 vòng/năm, doanh nghiệp đã tiết kiệm tuyệt đối số vốn lưu động là: 49.775.665 - 47.001.000 = 2.774.665 (ngàn đồng) tiết kiệm tương đối VLĐ: Giả sử năm 2000 tốc độ chu chuyển vốn lưu động vẫn như năm 1999 (2,63 vòng/năm) thì ứng với lượng vốn lưu động 47.001.000 (ngàn đồng) có thể tạo ra doanh thu thuần là: 47.001.000 x 2,63 = 123.612.630 (ngàn đồng). Nhưng trên thực tế năm 2000 tạo ra được danh thu thuần là 130.910.000 (ngàn đồng). Như vậy chênh lệch: 130.910.000 - 123.612.630 = 7.297.370 (ngàn đồng): doanh thu thuần tăng lên do tốc độ chu chuyển vốn lưu động năm 2000 tăng lên so với năm 1999 là 0,16 vòng/năm. 2. Chỉ tiêu đánh giá tình hình dự trữ nguyên vật liệu: Là một doanh nghiệp sản xuất, Công ty bánh kẹo Hải Châu có giá trị ,nguyên vật liệu tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn lưu động (hơn)0%). Do vậy, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động thì vấn đề tất yếu là phải quản trị tốt tình hình dự trữ nguyên vật liệu. Biểu số 20: Đơn vị: 1.000đồng Chỉ tiêu Giá trị nguyên vật liệu . Số dư đầu năm 2000 14.686.206 2. Nhập trong năm 2000 158.935.216 3. Xuất sử dụng trong năm 2000 157.298.697 4. Số dư cuối năm 2000 16.322.725 5. Lượng dự trữ bình quân: {(4) + (1)}: (2) 15.504.465 Hệ số quay kho nguyên vật liệu = = Số ngày dự trữ trung bình = = 35,47 (ngày) Hệ số đảm nhiệm nguyên vật liệu = = = = 1,10 Như vậy, trong năm 2000, nguyên vật liệu luân chuyển được 10,15 vòng, thời gian luân chuyển là hơn 1 tháng. Để ổn định sản xuất thì tình hình sự trữ như thế này là đảm bảo. Nhưng xét về việc tăng vòng quay của vốn lưu động để tránh tình trạng ứ đọng vốn thì Công ty cần giảm số ngày dự trữ trung bình thấp hơn nữa, khoảng 25 ngày là hợp lý với đặc điểm của Công ty. Hệ số đảm nhiệm về nguyên vật liệu của Công ty là 1,10. Đây là con số biểu hiện trong kỳ sản xuất Công ty luôn đáp ứng được nhu cầu thường xuyên về nguyên vật liệu. Tuy nhiên do tình hình nguyên vật liệu của Công ty có một số loại mua từ nước ngoài và chiếm giá trị lớn như bột mì nên hệ số đó là hợp lý.  Phần III Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty bánh kẹo hải châu I. Những kết quả đã đạt được 1. Về công tác kế toán nói chung: Qua hơn 35 năm hình thành và phát triển đến nay Công ty bánh kẹo Hải Châu đã có bề dày thành tích đáng kể, giải quyết việc làm cho gần 1.000 người, phục vụ nhu cầu của toàn dân trong chiến tranh cũng như trong hoà bình hiện nay, đóng góp một số lớn vào ngân sách Nhà nước hàng năm... Cùng với sự phát triển của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty ngày càng hoàn thiện hơn và có những đóng góp rất lớn cho Công ty về vấn đề tài chính, giúp cho Công ty đứng vững và có sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. Công ty đã kịp thời áp dụng và thực hiện tốt chế độ kế toán mới, sổ sách, báo cáo của Công ty luôn hoàn thành đúng thời gian quy định. Công tác hạch toán kế toán được thực hiện trên cơ sở vận dụng linh hoạt nhưng vẫn tuân thủ nguyên tắc kế toán, nhờ đó vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời nhu cầu thông tin cho quá trình quản lý. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty bánh kẹo Hải Châu tôi thấy công tác kế toán tại Công ty đã có những thành công: - Về chế độ ghi chép ban đầu: từ việc lập chứng từ luân chuyển chứng từ (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho...) được Công ty quy định rõ ràng, hợp lý theo đúng chế độ ban hành. - Về tổ chức kho: Hệ thống kho được tổ chức hợp lý phù hợp với phương pháp phân loại nguyên vật liệu mà Công ty áp dụng. Việc phân chia thành các kho cụ thể giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán, thu mua, dự trữ bảo quản, sử dụng cũng dễ dàng hơn. Từ đó có thể cung cấp đầy đủ kịp thời về tình hình vật tư cho khâu sử dụng cho lãnh đạo Công ty. - Về phương pháp kế toán: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung để hạch toán kế toán rất phù hợp với việc sử dụng máy vi tính phục vụ công tác kế toán. Hiện nay Công ty hạch toán kế toán hoàn toàn trên máy vi tính. Cùng với việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên cho kế toán tổng hợp, phương pháp thẻ song song cho hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán của Công ty luôn theo dõi chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh thực tế của Công ty, cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho lãnh đạo Công ty để từ đó có những quyết định hợp lý và kịp thời. Hệ thống kế toán của Công ty hoàn thành sổ sách ngày nào xong ngày đó, không để đến cuối tháng bị dồn dập công việc như một số Công ty khác. Tuy nhiên bên cạnh những thành tích đã đạt được công tác kế toán của Công ty còn có một số hạn chế nhất định như sau: - Về vấn đề trang bị máy vi tính phục vụ công tác kế toán: Một số máy vi tính đời cũ (năm 1996) tốc độ chậm, dữ liệu lưu trữ lại nhiều. Công ty cần đầu tư thêm để hiện đại hoá số máy này, nhằm tiện cho việc quản lý, sử dụng, đảm bảo tính an toàn cho số liệu kế toán. - Về việc sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt: Công ty không sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt để theo dõi riêng các loại nghiệp vụ thường xuyên phát sinh. Do nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt của Công ty hàng ngày rất lớn nên tổ chức Nhật ký thu tiền và chi tiền. Ngoài ra, nghiệp vụ mua hàng và bán hàng phát sinh với số lượng lớn hàng ngày, khối lượng thanh toán chậm hơn, Công ty phải mua nguyên vật liệu, vật tư đầu vào từ nhiều nguồn. Vì vậy, Công ty nên mở sổ Nhật ký mua hàng và Nhật ký bán hàng. - Về vấn đề bảo hộ lao động và bồi dưỡng độc hại cho nhân viên phòng Kế toán: Do điều kiện hạch toán kế toán hoàn toàn trên máy vi tính, nhân viên phòng kế toán sử dụng máy vi tính nhiều gây ảnh hưởng xấu đến thị lực cần được tính bồi dưỡng độc hại. Thủ quỹ cần được trang bị thêm bảo hộ lao động (ví dụ khẩu trang) vì hàng ngày phải tiếp xúc với tiền bụi, bẩn. 2. Về công tác kế toán nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu Công ty đã theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn từng loại nguyên vật liệu cụ thể, giúp cho phòng Kế hoạch vật tư có thông tin chính xác để ra quyết định thu mua nguyên vật liệu, cung cấp số liệu cho kế toán gia thành tính đúng, tính đủ chi phí cho từng đối tượng để tính ra giá thành sản phẩm. Hơn nữa việc hạch toán chặt chẽ nguyên vật liệu nâng cao tinh thần trách nhiệm bảo quản của thủ kho, sử dụng hợp lý, tránh lãng phí của người sử dụng, tạo điều kiện kết hợp để sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu. Ví dụ như phân xưởng kẹo thủ công giải tán thì tiến hành kiểm kê kịp thời, bố trí các loại nguyên vật liệu đang sử dụng dở dang sang các phân xưởng khác. Hạch toán khoa học nguyên vật liệu là nền tảng căn bản giúp Công ty sử dụng vốn đạt hiệu quả cao. Vốn lưu động của Công ty chủ yếu từ các nguồn vốn vay ngân hàng, hàng năm có nguồn bổ sung của Công ty nhưng nguồn này không đủ đóng góp cho nhu cầu sử dụng vốn của Công ty. Vì vậy, công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán kế toán của Công ty nói chung đã giúp Công ty trang trải lãi vay ngân hàng, các khoản chi phí và còn có lãi bổ sung vào vốn lưu động. Nhờ có hệ thống kế toán Công ty tổ chức khoa học, quy củ nên việc kiểm tra của các cơ quan chức năng được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đạt được thì kế toán nguyên vật liệu tại Công ty còn có những hạn chế nhất định. Là một sinh viên thực tập tôi xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị tham khảo nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty. II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu: 1. Về vấn đề hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: - Thực trạng: Phòng Kế toán của Công ty đã mở thẻ chi tiết như lý thuyết phương pháp thẻ song song mà mở sổ chi tiết vật liệu. Về cơ bản thì sổ chi tiết vật liệu giống với thẻ chi tiết quy định. Sổ chi tiết vật liệu của Công ty có hai hệ thống khác so với thẻ chi tiết là: Sổ chi tiết có thêm cột tài khoản nợ và tài khoản có, cột này dùng để kế toán định khoản luôn khi vào sổ, thực chất là thực hiện hạch toán tổng hợp trên sổ chi tiết. Làm như vậy sẽ rất tiện lợi cho việc vào sổ Nhật ký chung và sổ cái sau này. Đó là ưu điểm khi vận dụng mẫu sổ của Công ty. Nhưng nhược điểm trong cấu tạo sổ của Công ty là không có cột số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho hàng ngày cùng với các cột nhập và xuất. Có thể biết được lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn ở sổ tổng hợp trên sổ chi tiết. Sổ tổng hợp này được cộng luỹ kế lên từng ngày ở trên máy. Nếu ngày nào muốn xem số liệu nguyên vật liệu tồn ngày đó thì xem trên máy còn sang ngày sau muốn xem số liệu nguyên vật liệu tồn ngày trước thì đã bị cộng dồn lên. Vì cuối tháng kế toán mới in sổ chi tiết nên sổ tổng hợp trên sổ chi tiết in ra chỉ là số tồn của ngày cuối tháng cùng với tổng phát sinh nhập, tổng phát sinh xuất toàn bộ tháng. Điều này gây khó khăn cho kiểm tra hoặc thông tin kế toán nếu cần số liệu tồn kho nguyên vật liệu của một ngày nào đó trong tháng thì không có trong sổ sách. - Kiến nghị: Mẫu sổ chi tiết vật liệu của Công ty nên cấu tạo như sau: Sổ chi tiết vật liệu Từ ngày..... đến ngày..... Tên quy cách vật liệu: Mã vật tư: Chứng từ//Diễn giải/Tài khoản//Đơn giá/Nhập//Xuất//Tồn// Số/Ngày//Nợ/Có//SL/TT/SL/TT/SL/TT 1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12 //Cộng phát sinh/ ý nghĩa các cột trên sổ: + Cột 1: Là ngày tháng ghi sổ cũng là ngày phát sinh nghiệp vụ kinh tế vì ngày nào ghi ngày đó. + Cột 2: Là số hiệu chứng từ. + Cột 3: Diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Cột 4 và 4: Số hiệu hai tài khoản ghi nợ và ghi có khi kế toán định khoản nghiệp vụ kinh tế đó, dùng để vào sổ Nhật ký chung và Sổ cái sau đó trên máy vi tính. + Cột 6: Là đơn giá nguyên vật liệu. Nếu là nguyên vật liệu xuất kho thì dựa vào số lượng, giá trị nguyên vật liệu nhập trong ngày và số tồn đầu ngày, áp dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn đã được cài đặt sẵn, máy tự xử lý và tính ra đơn giá xuất. + Cột 7: Số lượng nguyên vật liệu nhập vào theo từng nghiệp vụ kinh tế. + Cột 8: Giá trị nguyên vật liệu nhập, cột (8) = cột (6) x (7) + Cột 9: Số lượng nguyên vật liệu xuất kho + Cột 10: Giá trị nguyên vật liệu xuất, cột (10) = (6) x (9) + Cột 11: Số lượng nguyên vật liệu tồn kho + Cột 12: Giá trị nguyên vật liệu tồn kho Còn phần sổ tổng hợp nguyên vật liệu trên sổ chi tiết thì không cần thay đổi gì. 2. Về thời gian vào sổ các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu: - Thực trạng: Tại Công ty nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên liên tục. Nguyên vật liệu sau khi xuất phải vài ngày sau mới có chứng từ gửi lên phòng Kế toán. Vì vậy Công ty đã thống nhất quy định tất cả các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất diễn ra hàng ngày trong tháng sẽ được ghi chung về ngày 30 hàng tháng để tính toán, ghi sổ kế toán phù hợp trên máy vi tính. Như vậy là đã làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán, đồng thời không phát huy được ưu điểm của phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn trong tính giá xuất kho nguyên vật liệu. - Kiến nghị: Cách khoảng từ 3 đến 5 ngày, kế toán vào sổ các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu là phù hợp với đặc điểm của Công ty. 3. Về việc sử dụng Sổ Nhật ký đặc biệt: - Thực trạng: Công ty không sử dụng các Sổ Nhật ký đặc biệt để theo dõi riêng các loại nghiệp vụ thường xuyên phát sinh, đặc biệt là Sổ Nhật ký mua hàng. Mặt khác, Công ty phải mua nguyên vật liệu từ nhiều nguồn, thường xuyên và thanh toán chậm. - Kiến nghị: Để theo dõi cụ thể quá trình thu mua nguyên vật liệu và tiện cho việc vào Sổ Cái, Công ty nên mở Sổ Nhật ký mua nguyên vật liệu. Mẫu sổ như sau: Sổ nhật ký mua nguyên vật liệu Ngày ghi sổ/Chứng từ//Diễn giải/TK ghi nợ/Ghi có/TK ghi có khác/ /Số/Ngày///TK 331/Số hiệu/Số tiền 1/2/3/4/5/6/7/8 ý nghĩa các cột trên sổ: + Cột 1: Là ngày tháng ghi sổ + Cột 2: Là số hiệu chứng từ (phiếu nhập kho, hoá đơn mua hàng...) + Cột 3: Ngày lập chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ + Cột 4: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh + Cột 5: Số hiệu của tài khoản chi tiết ghi nợ (ví dụ: TK 1521, 1522...) + Cột 6: Số tiền phải trả người bán trong nghiệp vụ đó + Cột 7: Số hiệu tài khoản ghi có khác như TK 111, TK 112 + Cột 8: Số tiền tương ứng của ghi có tài khoản ở cột 7. Sổ này nên ghi hàng ngày khi thu chứng từ về để dễ theo dõi đối chiếu với sổ cái TK 331... 4. Về việc sử dụng TK 151: - Thực trạng: Mặc dù trong cơ chế thị trường hiện nay, hàng hoá dễ mua, thường là hàng và hoá đơn về cùng một thời điểm. Nhưng ở Công ty vẫn xảy ra trường hợp hoá đơn về trước, đến cuối tháng hàng vẫn chưa về. Do không sử dụng TK 151 "Hàng mua đang đi đường" nên trong trường hợp này Công ty thừ phải để riêng hoá đơn chờ hàng về rồi mới ghi sổ. Như vậy là không phản ánh đúng bản chất của kế toán. - Kiến nghị: Để hạch toán đúng trong những trường hợp này, Công ty nên sử dụng TK 151 "Hàng mua đang đi đường". Tài khoản này dùng theo dõi các nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá,... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Kết cấu TK 151: Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng, Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường. 5. Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: - Thực trạng: Do đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty một số lớn phải nhập khẩu, theo thời vụ, dễ hư hỏng nên giá cả luôn biến động theo thời vụ và tỷ giá ngoại tệ. Khi giá thị trường của nguyên vật liệu giảm làm chi phí nguyên vật liệu cao hơn so với giá thực tế của nó kéo theo giá thành sản phẩm cao ảnh hưởng tới giá bán làm giảm sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Tuy nhiên hiện tại Công ty không lập dự phòng giảm giá tài sản trong đó có dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Kiến nghị: Để tránh rủi ro khi dự trữ nguyên vật liệu và không ảnh hưởng tới quá trình tiêu thụ giữ thế bình ổn giá bán trên thị trường, Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cách lập như sau: + Cuối niên độ kế toán, nếu có những chứng cứ chắc chắn về giá thực tế của nguyên vật liệu (hàng tồn kho) thấp hơn giá thị trường, kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Nợ TK 6426: chi phí dự phòng Có TK 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho. + Cuối niên độ kế toán sau, căn cứ vào số dự phòng đã lập và tình hình biến động giá nguyên vật liệu trên thị trường: Hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng Có TK 721: Thu nhập bất thường Lập dự phòng cho năm sau: Nợ TK 6426: chi phí dự phòng Có TK 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là công cụ hữu hiệu để bảo toàn vốn lưu động trong điều kiện giá cả biến động. Về mặt tài chính việc lập dự phòng làm giảm lãi niên độ đó nhưng tạo ra nguồn bù đắp nếu giảm giá hàng tồn kho thực sự phát sinh. 6. Về công tác kiểm nghiệm nguyên vật liệu: - Thực trạng: Công ty đã lập ra Ban kiểm nghiệm vật tư nhập kho nhưng công tác kiểm nghiệm tuy được tiến hành thường xuyên nhưng phần nhiều chỉ kiểm nghiệm được về mặt số lượng chưa xem xét kỹ về mặt chất lượng. Vì vậy nguyên vật liệu nhập kho vẫn tồn tại một số kém phẩm chất. Mặt khác, sản phẩm của Công ty có đặc điểm là chất lượng bị ảnh hưởng rất lớn bởi chất lượng nguyên vật liệu đầu vào. - Kiến nghị: Công ty nên thường xuyên tiến hành kiểm nghiệm đối với từng lô hàng một, chi tiết từng thứ, loại nguyên vật liệu không chỉ về mặt số lượng mà cả về mặt chất lượng để có quyết định xử lý kịp thời. Hơn nữa, thủ kho và các đơn vị sử dụng cần theo dõi sát sao chất lượng nguyên vật liệu nếu kém phẩm chất thì báo cáo ngay để lãnh đạo xử lý, không để tình trạng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. 7. Về công tác kiểm kê nguyên vật liệu: - Thực trạng: nguyên vật liệu của Công ty có đặc điểm dễ hư hỏng, chất lượng nguyên vật liệu tồn kho phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện bảo quản như hệ thống kho tàng, điều kiện thời tiết (nhiệt độ, độ ẩm...), động vật phá hoại (chuột, gián, kiến...). Tuy nhiên hiện nay công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện mỗi năm hai lần vào thời điểm cuối tháng 6 và cuối năm. Như vậy là quá ít. - Kiến nghị: Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty nên được thực hiện thường xuyên hơn (3 tháng một lần) là phù hợp với đặc điểm của Công ty. III. Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty bánh kẹo Hải Châu: 1. Đối với khâu dự trữ: Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, điều quan trọng là Công ty phải nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Phòng Kế hoạch vật tư kết hợp với phòng Kế toán luôn kiểm tra tình hình dự trữ nguyên vật liệu, hàng hoá, vốn bằng tiền, nợ phải trả... có tương ứng với nguồn vốn lưu động và các nguồn vốn khác dùng để trang trải cho tài sản lưu động hay không. Xây dựng định mức dự trữ vật tư hợp lý vừa bảo đảm kịp thời cho sản xuất, vừa không gây ứ đọng vốn lưu động. Đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng với người bán, đồng thời để có hiệu quả trong việc tăng tốc độ chu chuyển của vốn lưu động, Công ty nên tổ chức mua vật tư nhiều lần, mỗi lần với số lượng vừa phải nhằm làm cho số lượng vật tư tồn kho giảm đi, có điều kiện đầu tư vốn vào mục đích khác. Mặt khác cần đưa ra định mức hao hụt nguyên vật liệu hợp lý, theo dõi sát sao tình hình thực hiện các định mức này. Có biện pháp xử lý, phê bình kịp thời các đối tượng sai phạm và có khen thưởng động viên đối với các bộ phận thực hiện tốt. Đồng thời, phòng Kế hoạch vật tư cần thường xuyên thu thập thông tin, nhậy bén với sự thay đổi của giá cả thị trường để có quyết định hợp lý điều chỉnh nguyên vật liệu dự trữ. Loại vật liệu nào phải nhập ngoại, phụ thuộc vào mùa vụ, như bột mì thì có kế hoạch dự trữ nhiều hơn, thời gian gối đầu nhiều hơn. Các loại nguyên vật liệu mua trong nước giá cả ổn định như dầu ăn, đường, muối... thì dự trữ ít hơn, thời gian gối đầu ngắn hơn. Các loại nguyên vật liệu dễ bị hư hỏng kém phẩm chất, thời gian sử dụng ngắn như trứng gà thì tiến hành thu mua thường xuyên với số lượng mỗi lần mua ít... như thế mới vừa đảm bảo cho sản xuất được tiến hành bình thường lại không làm ứ đọng vốn. Ngoài ra, tổ chức công tác bốc dỡ, kiểm nhận nguyên vật liệu một cách hiệu quả để tránh số lượng nhập kho và trên hoá đơn khác nhau hoặc chất lượng nguyên vật liệu nhập kho không đạt yêu cầu. Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đánh giá lại toàn bộ vật tư, đối chiếu lại số liệu giữa kế toán và thủ kho. Cần xử lý nghiêm minh các trường hợp hao hụt ngoài định mức bằng cách quy trách nhiệm cụ thể cho từng người và từng cá nhân có liên quan. Đối với vật tư ứ đọng lâu năm chất lượng kém, Công ty cần phải tiến hành bán ngay, có thể chấp nhận bán với giá thấp để thu hồi vốn và giải phóng kho tàng. Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty đa dang, đòi hỏi điều kiện bảo quản cẩn thận, ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm nên Công ty phải luôn quan tâm, chú trọng nâng cấp hệ thống kho tàng, những người quản lý và sử dụng nguyên vật liệu phải báo cáo kịp thời nguyên vật liệu hư hỏng để lãnh đạo Công ty có quyết định xử lý đúng đắn, kịp thời. Hiện tại, tỷ trọng nguyên vật liệu nhập ngoại trong tổng số nguyên vật liệu của Công ty là khá lớn. Công ty cần phải nghiên cứu thay thế các loại nguyên vật liệu nhập ngoại đắt tiền như các loại bao bì... bằng các nguyên vật liệu sản xuất trong nước. Bởi vì giá cả nguyên vật liệu trong nước rẻ hơn, chi phí mua ít hơn, hơn nữa nó còn góp phần làm cho các ngành kinh tế khác trong nước phát triển. Tuy nhiên Công ty cũng cần phải chọn lọc loại nguyên vật liệu và nơi cung ứng để không ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra. Để thực hiện tốt các công việc trên Công ty phải: - Tuyển chọn tốt các nhân viên kế toán, cung ứng vật tư có trình độ thực sự, năng đọng, có kinh nghiệm và trách nhiệm trong công tác theo dõi nguyên vật liệu và các loại vật tư khác. Thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho họ. - Lãnh đạo Công ty thường xuyên quan tâm nhắc nhở, khen thưởng và kỷ luật thích đáng. 2. Đối với khâu sản xuất: Cần phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu bằng cách: xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm cụ thể, quan tâm điều chỉnh sao cho có được định mức phù hợp nhất. Trên cơ sở đó mới có căn cứ để cấp phát nguyên vật liệu hợp lý cho từng phân xưởng. Dựa vào số liệu trên sổ sách của kế toán để tính ra số liệu nguyên vật liệu thực dùng cho một sản phẩm, sau đó so sánh với định mức xem xét nguyên vật liệu sử dụng có hợp lý không hoặc có cần điều chỉnh định mức không. Nếu được ta có thể hạ định mức tối thiểu để tạo điều kiện hạ giá thành sản phẩm. Mặt khác, cần có biện pháp vật chất đối với những trường hợp sử dụng tiết kiệm hoặc lãng phí nguyên vật liệu. Đối với phế liệu, phế phẩm trong quá trình sản xuất cần phải hạn chế ở mức thấp nhất. Những loại phế liệu, phế phẩm này có thể đưa vào tái sử dụng hoặc bán ra ngoài nên cần tận dụng triệt để. Nghiên cứu chế thử sản phẩm mới ngoài các mặt hàng truyền thống mà phù hợp với thị trường và không trái với ngành nghề kinh doanh. 3. Đối với khâu lưu thông: Công ty nên thành lập phòng marketing để có thể mở rộng thị trường tiêu thụ bằng nhiều biện pháp khác nhau như: quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, triển lãm... Hiện tại sản phẩm của Công ty xuất khẩu ra nước ngoài còn rất ít. Công ty nên tích cực tìm hướng xuất khẩu sản phẩm thu ngoại tệ, mở rộng thị trường và tăng lợi nhuận. Bên cạnh các sản phẩm bánh kẹo và bột canh luôn chịu sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường, sản phẩm bánh lương khô của Công ty dường như ít chịu sự cạnh tranh của các Công ty khác hơn. Công ty nên chú trọng đẩy mạnh tiêu thụ mặt hàng này. Hiện nay Công ty vẫn thường xuyên tổ chức các Hội nghị khách hàng. Qua các hội nghị này Công ty nên tổ chức sao cho có thể lấy được nhiều ý kiến từ phía khách hàng. Từ đó có biện pháp thích hợp hơn đối với chất lượng sản phẩm, giá bán, phương thức thanh toán... Trong điều kiện có lạm phát, khi phân phối lợi nhuận cho các mục đích tích luỹ, Công ty phải để dành số lợi nhuận để bù đắp cho số vốn lưu động bị hao hụt vì lạm phát. Kết luận Trên đây là lý thuyết và thực tế về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu. Kế toán nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng đối với công tác kế toán của Công ty nói riêng và sự tồn tại phát triển của Công ty nói chung. Với việc áp dụng lý thuyết vào thực tế một cách khoa học sáng tạo, kế toán nguyên vật liệu giúp Công ty giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm tới mức có thể, giúp những người quản lý có quyết định đúng đắn hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động để đưa Công ty đạt tới mục đích cuối cùng đó là thu được nhiều lợi nhuận. Tuy nhiên để sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn nữa Công ty cần phải hoàn thiện và ngày càng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và các phần hành kế toán khác, phát huy hết vai trò của kế toán để phục vụ Công ty. Với điều kiện thời gian thực tập và trình độ còn hạn chế, luận văn tốt nghiệp sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được ý kiến nhận xét của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô giáo trong khoa kế toán, các cô chú phòng Kế toán - tài vụ của Công ty và tất cả những ai quan tâm tới vấn đề này. Tôi hy vọng những ý kiến của mình sẽ đóng góp phần nào trong phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty. Tôi xin trân trọng cảm ơn thầy giáo - TS. Nguyễn Năng Phúc và các cô chú trong phòng Kế toán - tài vụ của Công ty đã tận tình giúp đỡ tôi tìm hiểu thực tế cũng như hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, ngày tháng năm 2001