Đề tài Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội

tháng hoặc định kỳ : quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.5: HÌNH THỨC GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Phần mềm kế toán Máy vi tính Ghi chú: : Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trong phần mềm kế toán. Các chứng từ thu – chi tiền mặt, các phiếu nhập – xuất kho được sử dụng để ghi vào sổ quỹ, sổ kho để theo dõi và là cơ sở để đối chiếu, sau đó được nhập số liệu vào máy vi tính. Cuối tháng (hoặc thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động. Sau khi đã in ra giấy, người làm kế toán có thể đối chiếu, kiểm tra lại số liệu giữa sổ chi tiết, sổ tổng hợp với tài chính hay báo cáo kế toán quản trị. 1.4.4. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống chứng từ ban đầu, thông tin đầu vào là dữ liệu của toàn bộ công tác kế toán, công ty đã xây dựng lên một hệ thống chứng từ ban đầu theo quy định của Bộ Tài chính, bao gồm các chúng từ kế toán có tính chất bắt buộc (như: hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho – phiếu xuất kho, phiếu thu – phiếu chi, ) và các chứng từ có tính chất đặc thù của công ty như phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm, Đồng thời, Công ty cũng tổ chức được một quy trình lập và luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý, bao gồm các bước: Tiếp nhận chứng từ bên ngoài và lập chứng từ. Kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Tổ chức luân chuyển chứng từ. Ghi sổ chứng từ. Bảo quản và lưu trữ chứng từ. 1.4.5. Hệ thống tài khoản kế toán. Công ty áo dụng hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam, bao gồm 9 loại tài khoản. Tài khoản cấp 1, 2 mang tính chất bắt buộc. Ngoài ra, Công ty không xây dựng thêm một tài khoản đặc trưng nào theo ngành nghề kinh doanh của mình. 1.4.6. Hệ thống Báo cáo kế toán. Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 dương lịch hàng năm. Là đơn vị thành viên của Tổng công ty Thương mại Hapro nên Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội có nhiệm vụ tự hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại công ty. Định kỳ, phòng tài vụ - kế toán phải lập các báo cáo để nộp cho các đơn vị có liên quan. * Báo cáo tháng: Tờ khai thuế GTGT Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào Báo cáo sơ bộ về kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ * Báo cáo quý, năm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước Tờ khai quyết toán thuế TNDN Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập Cuối mỗi quý, trong Báo cáo thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan Thuế, doanh nghiệp phải nộp thêm: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tài chính. Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp phải nộp tờ khai Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính cho niên độ kế toán sau. * Nơi gửi Báo cáo: Chi cục thuế TP Hà Nội Sở kế hoạch và đầu tư TP Hà Nội Cục thống kê TP Hà Nội Hội đồng quản trị của công ty Tổng công ty Thương mại Hapro Lưu văn thư 1.4.7. Giới thiệu về phần mềm kế toán Công ty áp dụng. Để đáp ứng được các yêu cầu đòi hỏi của thời đại, tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội hiện nay đang áp dụng phần mềm kế toán CADS 2005 vào quá trình hạch toán tại doanh nghiệp. Chương trình này được thiết kế tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh tại Công ty. Nội dung của phần mềm kế toán CADS 2005 gồm: Chức năng hệ thống. Thiết lập hệ thống ban đầu. Phân loại các chứng từ kế toán và các nghiệp vụ kế toán. Cập nhật số dư ban đầu. Xử lý số liệu kế toán cuối tháng. Lên các báo cáo cuối tháng. Các loại vật tư, hàng hóa, dịch vụ và các tài khoản mà Công ty sử dụng đã được mã hóa nên khi nhập số liệu vào máy tính, kế toán viên chỉ cần đánh mã vật tư, hàng hóa. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán viên nhập dữ liệu vào máy tính, cuối tháng chương trình sẽ in ra các bảng kê, sổ chi tiết và các báo cáo kế toán khác có liên quan. Phần mềm kế toán CADS 2005 có giao diện chính như sau: 1.4.8. Nhận xét khái quát về hệ thống kế toán tại đơn vị. 1.4.8.1. Ưu điểm. - Bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, phòng kế toán với những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, làm việc nhiệt tình, trung thực, được bố trí với những công việc cụ thể, phù hợp, đã góp phần giải quyết nhanh chóng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kế toán cập nhật kịp thời, đầy đủ; đồng thời giữa các bộ phận luôn có sự kiểm tra, đối chiếu sổ sách, cung cấp số liệu có liên quan nên các thông tin kế toán luôn được chính xác, nhanh chóng, đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý của công ty. - Sử dụng và tuân thủ đúng chuẩn mực, chế độ kế toán theo quy định của Bộ tài chính, như phiếu thu tiền, chi tiền, có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan, như vậy số liệu ngoài thực tế và trên sổ sách luôn đúng, công tác kế toán thêm thuận lợi hơn. - Việc hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, nắm bắt rõ tình hình nhập – xuất – tồn sản phẩm, hàng hóa hay sự biến động về giá cả sẽ giúp cho ban lãnh đạo có được những thông tin kịp thời và chính xác về tình hình biến động của của các loại vật tư, hàng hóa, để từ đó có những hướng giải quyết thích hợp. - Bên cạnh đó, việc mã hóa các sản phẩm hàng hóa, mỗi đối tượng khách hàng với các khoản thanh toán công nợ giúp cho kế toán tránh được những sai xót, nhầm lẫn có thể xảy ra. 1.4.8.2. Nhược điểm. - Trong điều kiện công nghệ thông tin như hiện nay thì máy vi tính trở thành một công cụ cần thiết, đắc lực của quá trình quản lý cũng như hạch toán kế toán. Trong khi đó tại công ty, số lượng máy vi tính vẫn chưa được trang bị đầy đủ cho công nhân viên, dẫn đến tình trạng hai người phải sử dụng chung một máy tính. - Hệ thống sổ sách kế toán còn chưa đồng bộ, nhất quán. Công ty vừa sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ, vừa sử dụng hình thức nhật ký chung (các sổ chi tiết TK 621, TK 622, TK 627 và TK 154 và các bảng tổng hợp phát sinh khác). CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THỦY TINH HÀ NỘI 2.1. ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THỦY TINH HÀ NỘI. Bộ máy tổ chức quản lý của công ty tương đối gọn nhẹ, đảm bảo có sự chỉ đạo trực tiếp từ trên xuống, có sự liên hệ giữa các phòng ban với nhau nhằm mục đích giám sát và quản lý có hiệu quả công tác kinh doanh. Công nhân viên của công ty được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh cơ bản gồm: lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Lao động trực tiếp trong các đội, các phân xưởng sản xuất. Lao động gián tiếp trong các phòng ban và công nhân viên thuộc loại lao động như: bảo vệ, lái xe, Trong từng loại lao động lại chia thành các cấp bậc, ngành nghề, từng tổ chức sản xuất tùy thuộc vào trình độ, khả năng làm việc hay quá trình làm việc tại công ty. Việc phân loại trên giúp cho việc quản lý và sử dụng lao động được hợp lý và đúng mục đích, đúng ngành nghề. Mỗi phòng ban thuộc khối văn phòng đều có một người chịu trách nhiệm chấm công, theo dõi đầy đủ thời gian làm việc của bộ phận mình. Còn tại phân xưởng, quản đốc có nhiệm vụ chấm công, theo dõi số lao động, theo dõi chất lượng công nhân viên làm việc. Ngoài ra, phận KCS có nhiệm vụ theo dõi chất lượng sản phẩm, từ đó giúp cho việc tính lương sản phẩm của công nhân được chính xác hơn. Việc tính lương đúng với công sức lao động bỏ ra tạo điều kiện kích thích người lao động không ngừng nâng cao tay nghế, tạo cảm giác hứng thú và thoải mái trong khi làm việc, chất lượng của ngày công được tăng lên. Biểu 1 Thống kê lao động tại công ty STT Phân loại Đầu năm 2008 Số lượng (người) Tỉ lệ Tổng số lao động 72 100% 1 Theo giới tính Nam Nữ 54 18 75% 25% 2 Theo trình độ học vấn Đại học và trên đại học Cao đẳng, trung cấp Phổ thông trung học, dạy nghề 15 13 44 21% 18% 61% 3 Theo hình thức làm việc Lao động gián tiếp Lao động trực tiếp 23 49 32% 68% 2.2. CÁC HÌNH THỨC TRẢ LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THỦY TINH HÀ NỘI. 2.2.1. Phân loại tiền lương. Tiền lương của công nhân viên trong công ty bao gồm: - Lương chính: lương sản phẩm, lương thời gian và các khoản phụ cấp khác. - Lương phụ: lương ngừng việc, lương học, họp, lễ, tiền thưởng có tính chất như lương và khoản nghỉ hưởng 100% lương (nghỉ phép của công nhân viên theo chế độ của công ty). - Khoản khác: tiền ăn ca, ăn trưa, BHXH trả thay lương. 2.2.2. Hình thức trả lương. Trong thời gian gần đây, do sự biến động của giá cả trên thị trường, Chính Phủ đã thay đổi mức lương cơ bản, tăng từ 450.000đ lên đến 540.000đ. Ban lãnh đạo Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội đã áp dụng mức lương tối thiểu là 540.000đ vào công tác tính toán lương. Công ty áp dụng chủ yếu 2 hình thức trả lương: - Hình thức trả lương theo thời gian: được áp dụng đối với nhân viên làm hành chính, khối văn phòng, phục vụ. Đơn vị để tính lương thời gian tại công ty là lương ngày, được dùng để tính cho những ngày thực tế được hưởng lương theo quy định. - Hình thức trả lương theo sản phẩm: áp dụng đối với những công nhân trực tiếp sản xuất tại phân xưởng. Tại công ty áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế (áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất tạo ra sản phẩm) và trả lương theo sản phẩm gián tiếp (áp dụng cho những công nhân làm nhiệm vụ vận chuyển vật liệu, thành phẩm hay bảo dưỡng máy móc, ). Hình thức trả lương khoán doanh thu: được áp dụng cho các nhân viên marketting. Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội trả lương làm 2 kỳ: Kỳ 1: tạm ứng lương vào giữa tháng (khoảng ngày 15 hàng tháng). Kỳ 2: thanh toán nốt số tiền lương trong tháng này vào cuối tháng hoặc vào đầu tháng sau Số tiền = Số thực lĩnh – số đã lĩnh kỳ 1 2.2.3. Các khoản phải thanh toán với công nhân viên trong đơn vị. Các khoản phải trả cho công nhân viên trong công ty bao gồm: - Lương phải trả cho công nhân viên. - Lương nghỉ phép thực tế phải trả. - Tiền trợ cấp cho nhân viên tạm ngừng việc vì chưa có việc làm. - Tiền thưởng cho công nhân viên. 2.3. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN KHÁC VỚI CÔNG NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THỦY TINH HÀ NỘI. 2.3.1. Quy chế trả lương: 2.3.1.1. Công nhân viên làm việc tại Hà Nội. * Quy định trả lương đối với khối văn phòng và phục vụ: Nhân viên khối văn phòng và phục vụ tại công ty được áp dụng 2 hình thức lương: Lương cấp bậc (cơ bản): dùng để tính lương cho những ngày nghỉ lễ, phép, ngày nghỉ được hưởng 100% lương. Lương do công ty quy định: dùng để tính lương cho những ngày làm việc bình thường (biểu 1) Phụ cấp: Trưởng phòng, phó phòng : 200.000đ/tháng Tổ trưởng tổ sản xuất : 100.000đ/tháng Nhân viên bảo vệ trông ô tô : 100.000đ/tháng Biểu 2 Bảng quy định trả lương đối với khối văn phòng và phục vụ STT CHỨC DANH CÔNG VIỆC MỨC LƯƠNG (đ/tháng) 1 Giám đốc 6.000.000 2 Phó giám đốc 4.200.000 3 Các trưởng phòng 3.000.000 4 Phó phòng, Quản đốc 2.400.000 5 Đốc công 2.160.000 6 Phụ trách vật tư – Tổ chức hành chính 1.800.000 7 Nhân viên nghiệp vụ chính (kỹ sư, công nghệ) 1.680.000 8 Nhân viên nghiệp vụ thường (tài vụ, kỹ sư điện, điều độ, lái xe) 1.440.000 9 Thủ kho, KCS công ty 1.320.000 10 Đội trưởng bảo vệ, nấu ăn chính, công nhân sửa chữa 1.200.000 11 Nhân viên bảo vệ, vệ sinh công nghiệp 1.080.000 * Quy định trả lương đối với phân xưởng: Thợ thổi, mồi: - Đạt định mức 100% trở lên: hưởng mức lương theo quy định của công ty (biểu 2) - Nếu đạt từ 95% - 99%: làm bao nhiêu hưởng bấy nhiêu của đơn giá 100%. - Nếu đạt dưới 95%: làm bao nhiêu hưởng bấy nhiêu của đơn giá 80%. Thợ nấu, gia công: Trong tháng nếu để xảy ra sự cố do nồi vơi, chất lượng thủy tinh xấu ảnh hưởng đến gia công, không đạt năng suất thì: 1 sự cố: trừ 200.000đ. 2 sự cố: hưởng 70% lương quy định của công ty. Nếu để xảy ra sự cố hỏng hoàn toàn không sản xuất được, Công ty sẽ xem xét tinh thần làm việc và ý thức trách nhiệm: Hưởng 50% lương quy định của công ty. Thợ mài hoa: - Đạt định mức 100% trở lên: Chất lượng đạt: B ≤ 5% và tỉ lệ loại ≤ 3%, hưởng lương theo quy định của công ty, mức: 1.560.000đ/tháng. - Nếu không đạt 1 trong 2 điều kiện trên, hưởng: 1.000.000đ/tháng. Biểu 3 Bảng quy định trả lương đối với công nhân phân xưởng STT CHỨC DANH CÔNG VIỆC MỨC LƯƠNG (đ/tháng) 1 Thợ thổi, nấu 1.680.000 2 Thợ mài hoa, đánh bóng 1.560.000 3 Thợ mồi, gia công, róm lò than 1.320.000 4 Thợ viền số, mài, cắt, đốt, cân trộn phối liệu, ủ lò goòng, phụ xây lò 1.200.000 5 Thợ rửa cát, đóng gói, xá lò goòng, sửa lò than, lò goòng (thợ phụ) 1.080.000 * Quy định trả lương khoán doanh thu cho các nhân viên marketting: - Hàng sản xuất tại công ty: được hưởng 5% trên doanh thu (sau khi đã trừ chiết khấu hoa hồng môi giới khách hàng) - Hàng khai thác (hàng mua bên ngoài về để bán): hưởng 50% của lợi nhuận sau khi đã trừ 5% lãi công ty (4% lãi được tính trên doanh thu). Trường hợp lương sản phẩm không đủ 500.000đ/tháng, Công ty cho hưởng lương 500.000đ/tháng. * Quy định ăn trưa, ăn ca: Tại công ty có tổ chức nấu ăn cho công nhân viên, mỗi bữa ăn quy định là 6.000đ/suất, trong số đó, - nhân viên tự đóng : 3.000đ/suất - công ty hỗ trợ : 3.000đ/suất Ăn trưa chỉ tính cho những ngày làm việc thực tế tại công ty. Nhân viên nghỉ hoặc không ăn trưa tại công ty sẽ không được thanh toán tiền hỗ trợ 3.000đ/suất của công ty. Tiền ăn trưa cho công nhân viên sẽ được trích ra từ quỹ tiền lương của công ty. 2.3.1.2. Công nhân viên làm việc tại Thái Bình. - Mức lương được hưởng: hưởng mức lương công ty quy định + 20% phụ cấp. - Tiền ăn ca: 10.000đ/2 bữa/ ngày. 2.3.2. Thủ tục, chứng từ sử dụng. Nhân viên kế toán dựa trên những quy định về lương của công ty, và dựa vào những ngày công làm được theo dõi trên Bảng chấm công sẽ tiến hành tính lương và các khoản phải trả cho công nhân viên toàn công ty. Khi công việc đã được tiến hành xong, đã có đầy đủ chữ ký của Giám đốc và kế toán trưởng, kế toán sẽ tiến hành thanh toán lương và các khoản phải trả cho công nhân viên. Các chứng từ được sử dụng chủ yếu trong công tác kế toán tiền lương và các khoản thanh toán với công nhân viên trong công ty gồm: - Bảng chấm công: dùng để theo dõi ngày công làm việc thực tế, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ hưởng BHXH, và quản lý lao động trong công ty. Bảng chấm công làm căn cứ để lập nên bảng thanh toán lương. - Sổ KCS: là chứng từ xác nhận số lượng sản phẩm hoàn thành trong tháng, Đây là căn cứ để lập bảng thanh toán lương cho phân xưởng. - Bảng tạm ứng lương: phản ánh số tiền tạm ứng lương giữa kỳ, giữa tháng cho công nhân viên. - Bảng thanh toán lương: là chứng từ để thanh toán lương, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên trong công ty và là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương. - Bảng kê lĩnh: phản ánh số tiền mà công nhân viên thực tế được lĩnh. Bảng kê lĩnh được lập dựa trên bảng thanh toán lương của từng bộ phận. - Phiếu chi - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH: đây là căn cứ để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm trong kỳ. - Bảng kê chứng từ: dùng để kê khai, ghi lại tất cả các chứng từ, các nghiệp vụ thu – chi tiền trong tháng theo từng đối tượng sử dụng. Đây là căn cứ để vào NKCT số 1 (hoặc bảng kê số 1). - Nhật ký chứng từ số 1: phản ánh số phát sinh bên Có của TK 111 (phản ánh số tiền chi trong kỳ). - Sổ cái các tài khoản liên quan (TK 334 được sử dụng chính). Trình tự luân chuyển chứng từ: Sơ đồ 2.1 SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN VỚI CNV Bảng chấm công Bảng phân bổ TL và BHXH Phiếu TT lương Bảng tạm ứng lương kỳ 1 Bảng thanh toán lương Bảng kê lĩnh Phiếu chi Bảng kê chứng từ NKCT số 1 Sổ cái TK liên quan (TK 334) 2.3.3. Tài khoản sử dụng. Những tài khoản sử dụng chủ yếu trong hạch toán tiền lương và các khoản thanh toán cho công nhân viên là: TK 111: tiền mặt TK 334: phải trả người lao động TK 338: phải trả, phải nộp khác TK 622: chi phí nhân công trực tiếp TK 627: chi phí sản xuất chung TK 641: chi phí bán hàng TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp 2.3.4. Phương pháp hạch toán. Khi hạch toán lương gián tiếp hay trực tiếp, kế toán cần phải căn cứ vào các quy định của công ty, căn cứ vào hệ số lương và mức lương tối thiểu mà công ty áp dụng để làm cơ sở tính lương cho công nhân viên. Tại công ty, ngày công làm việc chế độ trong tháng là 26 ngày. Áp dụng mức lương tối thiểu theo quy định của nhà nước từ ngày 01/01/2008 là: 540.000đ/tháng. Biểu 4 Hệ số lương áp dụng từ ngày 01/10/2004 (trích) Cách tính: 540.000(đ) * 5.65 26 540.000đ * tổng hệ số 26 Lấy ví dụ: Ông Nguyễn Ngọc Châu. Lương (ngày) cơ bản = = = 117.346(đ) 540.000đ * tổng hệ số * 5% 26 BHXH (5%) = = = 152.550(đ) 540.000(đ) * 5.65 * 1% 26 540.000đ * tổng hệ số * 1% 26 BHYT (1%) = = = 30.510(đ) Mức lương (ngày) cơ bản, BHXH (5%) và BHYT (1%) sẽ được ghi trực tiếp vào các bảng biểu tính lương cho công nhân viên, chỉ áp dụng tính lương đối với những ngày lễ, tết, học, họp, nghỉ theo quy định được hưởng 100% lương. 2.3.4.1. Hạch toán lương gián tiếp (hình thức trả lương theo thời gian) Hình thức này được áp dụng đối với cán bộ, công nhân viên làm hành chính, khối văn phòng và phục vụ. Căn cứ vào Bảng chấm công và Bảng tạm ứng lương kỳ 1 của từng đơn vị, phòng ban, kế toán lập Bảng thanh toán lương tương ứng. Từ các Bảng thanh toán lương của các phòng ban, kế toán lập Bảng kê lĩnh tiền tháng của khối văn phòng – dịch vụ. Biểu 5 BẢNG CHẤM CÔNG VP 1 ( HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP) Tháng 01/2008 Biểu 6 BẢNG TẠM ỨNG LƯƠNG Tháng 1/ 2008 Phòng: Tổ chức - Hành chính tổng hợp STT Họ tên Số tiền Ký nhận Ghi chú 1 Nguyễn Ngọc Châu 3.500.000 2 Trần Thị Kim Oanh 900.000 3 Lê Văn Tuấn 900.000 4 Nguyễn Thị Dung 800.000 5 Nguyễn Thị Phương Anh 700.000 6 Trần Thị Lệ 600.000 7 Nguyễn Văn Toán 600.000 Cộng 8.000.000 Lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Căn cứ vào số tiền tạm ứng lương cho công nhân viên vào giữa tháng, kế toán lập phiếu chi tiền. Trên phiếu chi,bút toán định khoản như sau: Nợ TK 334VP: 8.000.000 Có TK 111: 8.000.000 Từ Bảng tạm ứng lương của phòng tổ chức – hành chính, kế toán lập Bảng tạm ứng lương của 6 đơn vị phòng ban của khối văn phòng, kết cấu cũng giống như Bảng tạm ứng lương của phòng hành chính – kế toán. Biểu 7 BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG VP 1 Cách tính: = Phụ cấp ngày cho công nhân viên khi làm việc tại Thái Bình = Lương công ty quy định * 20% 26 Lương công ty quy định 26 Lương ngày làm việc thực tế Tổng lương = (Lương ngày LV thực tế * số ngày) + (Lương ngày hưởng theo cấp bậc * số công) + (Phụ cấp ngày đi Thái Bình * số ngày) + Phụ cấp khác. Lương ngày theo cấp bậc, BHXH, BHYT của mỗi nhân viên, số liệu đều được lấy từ Bảng hệ số lương (biểu 4). Số tiền tạm ứng được lấy từ Bảng tạm ứng lương của bộ phận tương ứng (ví dụ: biểu 6). = 6.000.000 26 = 230.769(đ) Lương ngày làm việc thực tế Lấy ví dụ: Ông Nguyễn Ngọc Châu: 46.154(đ) = 6.000.000 * 20% 26 Phụ cấp ngày khi làm việc tại Thái Bình = Trong tháng, Ông Châu được hưởng 1 ngày nghỉ lễ (Tết dương lịch) theo lương hệ số, song vẫn đi làm nên được tính thêm cho ngày lễ là 2 ngày công. Cùng với 27 ngày thực tế đi làm, ông Châu sẽ có tất cả là 29 ngày công làm việc, hưởng theo lương công ty quy định trả. Tổng lương = (230.769 * 29) + (117.346 * 1) + (46.154 * 11) = 7.317.341(đ) Số còn lĩnh cuối kỳ của Ông Châu là: 7.317.341 – 3.500.000 – 152.550 – 30.510 = 3.634.281(đ) Cột 13: số tiền nộp ăn ca mà Công ty phải thu từ công nhân viên để thanh toán tiền ăn hàng tháng. Số tiền này không được tính vào trong lương. Số tiền (cột 13) = Số ngày ăn ca (cột 5) * Số tiền ăn ca (cột 6) Với những nhân viên khác cũng được tính tương tự. Bảng tính lương của tháng này thường được lập vào cuối tháng để thanh toán cho công nhân viên. Biểu 8 BẢNG KÊ LĨNH TIỀN 6 ĐƠN VỊ Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội Địa chỉ: 25 Nguyễn Huy Tưởng Mã số thuế: 0100100103 Telefax: 04.8585152 Mẫu số 01 – TT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính PHIẾU CHI Ngày 31/01/2008 334 34 975 300 Số CT: 0070 Tài khoản ghi Nợ: Người nhận tiền: 6 đơn vị phòng ban Đại diện đơn vị: Địa chỉ: Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội Về khoản: Thanh toán lương kỳ 2 tháng 01/2008 Số tiền: 34.975.300 VNĐ Bằng chữ: Ba mươi tư triệu chín trăm bảy mươi lăm ngàn ba trăm đồng Kèm theo: .. Chứng từ gốc. Giấy giới thiệu số: . Ngày: / / Nhận ngày 31/10 /2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Người nhận tiền Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội Địa chỉ: 25 Nguyễn Huy Tưởng Mã số thuế: 0100100103 Telefax: 04.8585152 Mẫu số 01 – TT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính PHIẾU THU Ngày 31/01/2008 3383 2 700 300 3384 540 100 3388 735 000 Số CT: 0044 Tài khoản ghi Có: Người nộp tiền: 6 đơn vị phòng ban Địa chỉ: Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội Về khoản: Nộp BHXH, BHYT tháng 01/2008 Số tiền: 3.975.400 VNĐ Bằng chữ: Ba triệu chín trăm bảy lăm ngàn bốn trăm đồng. Kèm theo: .. Chứng từ gốc. Giấy giới thiệu số: . Ngày: / / Nhận ngày 31/01/2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Người nhận tiền 2.3.4.2. Hạch toán lương trực tiếp (hình thức trả lương theo sản phẩm) Hình thức này được áp dụng đối với công nhân sản xuất, làm việc trực tiếp tại phân xưởng. Lương của công nhân phân xưởng được tính dựa trên bảng tạm ứng lương giữa kỳ và phiếu thanh toán lương cá nhân. Biểu 9 BẢNG TẠM ỨNG LƯƠNG Thợ thổi – Tháng 01 năm 2008 STT Họ và tên Tạm ứng BHXH BHYT Còn lĩnh Ký nhận 1 Nguyễn Ngọc Khánh 700.000 88.830 17.766 593.404 2 Hà Quang Nhã 700.000 88.830 17.766 593.404 3 Nguyễn Xuân Sơn 700.000 103.950 20.790 575.260 4 Nguyễn Văn Tưởng 700.000 103.950 20.790 575.260 5 Đoàn Mạnh Thắng 700.000 88.830 17.766 593.404 6 Đoàn Thế Vũ 700.000 88.830 17.766 593.404 7 Đỗ Đức Mạnh 400.000 88.830 17.766 293.404 8 Phạm Tài Sâm 700.000 88.830 17.766 593.404 9 Trịnh Văn Hùng 700.000 103.950 20.790 575.260 10 Đặng Văn Bảo 600.000 86.130 17.226 496.644 11 Nguyễn Thị Thiện 600.000 86.130 17.226 496.644 12 Đỗ Quang Thuân 600.000 64.800 12.960 522.240 13 Nguyễn Đình Tình 600.000 64.800 12.960 522.240 14 Nguyễn Thu Phương 600.000 86.130 17.226 496.644 15 Lê Huy Vịnh 600.000 88.830 17.766 493.404 16 Ngô Văn Quá 600.000 88.830 17.766 493.404 17 Nguyễn Văn Minh 600.000 86.130 17.226 496.644 18 Đặng Thanh Thủy 600.000 86.130 17.226 496.644 Cộng 11.400.000 1.582.740 316.548 9.500.712 TCLĐ Quản đốc PX Giám đốc Biểu 10: PHIẾU THANH TOÁN LƯƠNG Thợ thổi - Tháng 01/2008 Họ tên: Hoàng Thế Vũ TT Tên sản phẩm C. việc Sản lượng Lũy kế Dấu Ghi chú 1 Ly 0253/50 + Lễ Thổi 130 0S/3 AC 2 Ly 0253/50 Mồi 259 0S/3 AC 3 Ly 0253/50 Mồi 254 0S/3 AC 4 Ly 0253/50 Thổi 155 0S/3 AC 5 Ly 0253/50 Mồi 287 0S/3 AC 6 7 Ly 0253/50 Thổi 183 0S/3 AC 8 Ly 0253/50 Thổi 213 0S/3 AC 9 Ly 0253/50 Phụ AC 10 Ly 0253/50 Thổi 214 0S/3 AC 11 Ly 0253/50 Mồi 303 1.103 0S/3 AC 12 Ly 0253/50 Thổi 209 1.104 0S/3 AC 13 14 ∆ 250 + đế kính Thổi 54, 100 54, 100 0S/3 Đổi đơn, AC 15 ∆ 250 + đế kính Thổi 50, 82 50, 82 0S/3 AC 16 F 17 F 18 CM 100 Khều 320NC 320 AC 19 AC 20 21 Họp 22 Nghỉ 23 24 F 25 26 27 28 29 30 31 Tổng hợp thanh toán: 1lễ, 3F, 1H, 1phụ, 8 thổi, 4mồi, 1khều, 15 ăn ca Ký xác nhận Biểu 11 BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG PX Cách tính: Lấy ví dụ: Anh Hoàng Thế Vũ * Trên phiếu thanh toán lương cá nhân: Cột lũy kế: thể hiện số lượng của mỗi loại sản phẩm tương ứng với mỗi loại công việc khác nhau. Ví dụ: tổng số sản phẩm Ly 0253/50 mà anh Vũ thổi là: 130 + 155 + 183 + 213 + 214 + 209 = 1.104(sản phẩm) Số liệu này được ghi ở cột lũy kế, cùng dòng với công việc thổi ở ngày cuối cùng thổi sản phẩm Ly 0253/50. Các sản phẩm khác cũng được tính và ghi tương tự. * Bảng thanh toán lương: Theo Phiếu thanh toán lương cá nhân, trong tháng 01/2008, anh Vũ được hưởng 1 ngày lễ (01/01/08), 1 ngày đi họp và 3 ngày nghỉ phép theo quy định của công ty nên vẫn được hưởng 100% lương thời gian. Mức lương thời gian này được tính dựa theo hệ số lương cấp bậc. Tổng số công thực tế anh Vũ được hưởng theo lương thời gian là 5 công. Đơn giá của 1 ngày công thời gian được lấy từ Bảng hệ số lương (biểu 4). Số tiền được hưởng theo lương thời gian = 5 * 68.331 = 341.655(đ) Anh Vũ đi làm ngày lễ tết, mức lương được hưởng gấp 2 lần ngày thường. 1 công được tính theo lương ngày lễ ( tính ở trên) 1 công được hưởng theo đơn giá lương thợ thổi theo mức lương mà công ty trả = 1.680.000/26 = 64.615(đ) 1 công được tính bình thường theo mức sản phẩm mà anh đạt được (tính gộp vào trong 8 công thợ thổi). 1 công được hưởng lương thợ phụ, mức đơn giá = 1.080.000/26 = 41.538(đ). Mức sản lượng làm trong tháng (cột 5) được lấy từ cột lũy kế trên phiếu thanh lương cá nhân của mỗi người. Đối với từng sản phẩm mà công nhân làm sẽ có 1 mức định mức theo quy định của công ty (cột 4). Đối với những sản phẩm mới chuyển đơn (C. đơn), có nghiã là mới chuyển sang nồi mới, định mức quy định chỉ = 80% định mức của 1 nồi nấu bình thường. = Sản lượng từng loại sản phẩm (cột 5) Định mức quy định (cột 4) Số công quy (cột 6) Ví dụ: Định mức của tam giác 250 (C. đơn) = 80% * 133 = 113 Cuối cùng của các dòng sản phẩm, có 1 dòng ghi đơn giá trung bình của số công quy. Tổng công quy của ngày tính lương SP Tổng công thực tế tính lương SP = Đơn giá công quy Tuy vậy, công thức này chỉ tính cho những nồi nấu bình thường hoặc nồi chuyển đơn, còn đối với nồi chảy (N. chảy) thì công nhân làm đến đâu được hưởng đến đó. Ví dụ: sản phẩm CM 100, công quy = 320/500 = 0,64(công) Số tiền được hưởng = 0,64 * 64.615 = 41.538(đ) Tổng công quy chỉ tính cho các sản phẩm còn lại. 1,11 = 6,69 + 0,48 + 0,38 + 0,81 + 0,56 + 4,46 12 = Đơn giá công quy Trong 12 công thực tế thì có 8 công thổi, công quy = 8 * 1,11 = 8,98(công) Số tiền được hưởng = 8,91 * 64,615 = 575.909(đ) Đơn giá 1 ngày công thợ mồi công ty trả = 1.320.000/26 = 50.769(đ) 4 công thợ mồi thực tế làm, công quy = 4 * 1,11 = 4,46(công) Số tiền được hưởng = 4,46 * 50.769 = 226.250(đ) Anh Vũ giũ chức tổ trưởng tổ mài nên được hưởng thêm 100.000(đ) phụ cấp theo quy định của công ty. Do vậy, tổng lương trong tháng = 1.391.320(đ) Lương thanh toán kỳ 2 = tổng lương – tạm ứng kỳ 1 = 691.320(đ) Số còn được lĩnh cuối = 691.320 – 45.000 = 646.320(đ) Đây là căn cứ để lập Bảng kê tiền lương của Bộ phận Thợ thổi. Biểu 12 BẢNG KÊ TIỀN LƯƠNG Thợ thổi Biểu 13 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ (trích) Tài khoản: 1111 – Tiền mặt VNĐ Tháng 01/2008 Phát sinh Nợ: Phát sinh Có: Ngày Số CT Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có Phải trả công nhân viên (334) 03/01 0007 Thanh toán lương ca 3 tháng 12/2007 (tổ bảo vệ) 334 1.236.300 15/01 0026 Tạm ứng lương kỳ 1 tháng 01/2008 (6 đơn vị phòng ban) 334 27.000.000 15/01 0027 Tạm ứng lương kỳ 1 tháng 01/2008 (tổ thổi) 334 11.400.000 15/01 0028 Tạm ứng lương kỳ 1 tháng 01/2008 (tổ nấu) 334 4.200.000 15/01 0029 Tạm ứng lương kỳ 1 tháng 01/2008 (tổ mài hoa) 334 5.200.000 17/01 0032 Tạm ứng lương tháng 01/2008 (thợ phụ - Thái bình) 334 3.200.000 17/01 0033 Tạm ứng lương tháng 01/2008 (thợ nấu – Thái Bình) 334 5.613.200 31/01 0070 Thanh toán lương kỳ 2 tháng 01/2008 (6 đơn vị phòng ban) 334 34.957.300 31/01 0072 Thanh toán lương kỳ 2 tháng 01/2008 (thợ thổi) 334 4.796.800 31/01 0073 Thanh toán lương kỳ 2 (thợ nấu) 334 1.715.500 31/01 0074 Thanh toán lương ca 3 (thợ nấu – Thái Bình) 334 494.300 31/01 0075 Thanh toán lương ca 3 (thợ nấu – công ty) 334 807.700 Cộng 100.621.100 Bảo hiểm xã hội (3383) 15/01 0010 Nộp BHXH tháng 01/08 (tổ thổi) 3383 1.582.700 15/01 0011 Nộp BHXH tháng 01/08 (tổ nấu) 3383 619.100 15/01 0012 Nộp BHXH tháng 01/08 (tổ mài hoa) 3383 1.979.200 31/01 0044 Nộp BHXH tháng 12/07 (6 đơn vị phòng ban) 3383 2.700.300 Cộng 6.881.300 Tổng cộng Ngày tháng năm . Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Cuối tháng 01/2008, một số bộ phận chưa được nhận lương, do vậy trên “Bảng kê chứng từ” tháng 01/2008 không thể hiện số tiền lương phải trả của bộ phận đó (ví dụ: lương ca 3 của tổ bảo vệ tính đến cuối tháng 01/2008 chưa được nhận lương). BHXH, BHYT đối với các đơn vị phòng ban thì được khấu trừ vào cuối tháng, nhưng với bộ phận sản xuất thì được khấu trừ vào giữa tháng khi tạm ứng lương kỳ 1. Biểu 14 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 (trích) Ghi Có tài khoản: 1111 – Tiền mặt 2.3.4.3. Bảo hiểm xã hội trả thay lương. Hình thức này áp dụng đối với những nhân viên có đóng BHXH, bị ốm đau, thai sản hay tai nạn lao động, , được quỹ BHXH trả thay lương. Đối với những người bị ốm đau, thai sản, phải có giấy chứng nhận của các cá nhân, cơ quan có thẩm quyền. Đây chính là căn cứ hợp lý để vào sổ BHXH và để tính BHXH trong những ngày nghỉ ốm đau, thai sản, Trong Chuyên đề tốt nghiệp này chỉ lấy trường hợp người lao động bị ốm trong tháng 01/2008 để hạch toán, minh họa cho công tác kế toán tại công ty. Tên cơ sở y tế BV Đống Đa Ban hành theo mẫu tại CV Số 93 TC/CĐKT ngày 20/7/1999 của BTC Số KB/BA Quyển số: 128 Số: 054 GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ ỐM HƯỞNG BHXH Họ và tên: Đỗ Đức Mạnh Tuổi: 33 Đơn vị công tác: Công ty CP Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội Lý do nghỉ việc: Viêm xoang Số ngày cho nghỉ: 06 ngày (Từ ngày 14/01/2008 đến hết ngày 19/01/2008) XÁC NHẬN CỦA PHỤ TRÁCH ĐƠN VỊ Số ngày thực nghỉ: 06 ngày (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) Ngày 14/01/2008 Y bác sĩ KCB (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) Nguyễn Ngọc Châu PHẦN BHXH Số sổ BHXH: Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH: 06 ngày Lũy kế ngày nghỉ cùng chế độ: ngày Lương tháng đóng BHXH: đồng Lương bình quân ngày: 68.331 đồng Tỷ lệ % hưởng BHXH: 75 % Số tiền hưởng BHXH: 307.500 đồng Ngày tháng năm CÁN BỘ CƠ QUAN BHXH (Ký, ghi rõ họ tên) PHỤ TRÁCH BHXH CỦA ĐƠN VỊ (Ký, ghi rõ họ tên) Ghi chú: Lương bình quân ngày được lấy từ “Bảng hệ số lương” (biểu 4) Số tiền hưởng BHXH được tính = 68.331 * 75% * 6 = 307.500(đ) Biểu 15 BẢNG KÊ LƯƠNG ỐM Tháng 01/2008 STT Họ và tên Thanh toán Ký nhận 1 Nguyễn Khắc Quang 356.500 2 Đặng Thị Minh Hoa 371.400 3 Nguyễn Văn Thất 512.400 4 Đỗ Đức Mạnh 307.500 Cộng 1.547.800 Lập biểu Kế toán trưởng Dựa theo Bảng kê lương ốm, kế toán lập phiếu chi tiền để thanh toán cho công nhân viên. Định khoản trên phiếu chi: Nợ TK 141VP: 1.547.800 Có TK 111: 1.547.800 Tại Công ty, lương ốm sẽ được công ty trích tạm tiền ra tạm ứng trước, sau đấy gửi các chứng từ lên cơ quan Bảo hiểm, đợi trên cơ quan Bảo hiểm thanh toán xong thì về bù đắp vào quỹ của công ty sau. 2.4. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THỦY TINH HÀ NỘI. 2.4.1. Nguyên tắc lập các khoản trích theo lương. Các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội chỉ bao gồm: Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ). Các khoản này được trích lập đúng quy định theo chế độ tài chính hiện hành. - BHXH: được trích lập theo tỉ lệ 20% trên tổng quỹ lương áp dụng để tính các khoản trích theo lương của công ty; trong đó công ty phải trích nộp 15% trên tổng quỹ lương và được tính vào chi phí sản xuất – kinh doanh trong kỳ, còn 5% trên tổng quỹ lương thì do công nhân viên trong công ty đóng và được công ty trừ thẳng vào thu nhập của công nhân viên hàng tháng. - BHYT: được trích lập theo tỉ lệ 3% trên tổng quỹ lương của công ty; trong đó công ty phải chịu 2% (tính vào chi phí sản xuất – kinh doanh trong kỳ), còn công nhân viên nộp trực tiếp 1% và được trừ thẳng vào thu nhập. - KFCĐ: được trích theo tỉ lệ 2% trên tổng quỹ lương của công ty. Số tiền này công ty phải chịu toàn bộ và tính vào chi phí sản xuất – kinh doanh trong kỳ. Số tiền BHXH và BHYT mà công nhân viên phải nộp đã được công ty tính sẵn trong “Bảng hệ số lương” (biểu 4), được khấu trừ ngay khi nhận lương và được thể hiện ngay trên “Bảng thanh toán lương” của từng người hay của bộ phận mà công nhân viên đó làm. Quỹ lương làm cơ sở trích lập BHXH, BHYT và KPCĐ: đó là tổng số lương của toàn bộ công nhân viên được tính theo hệ số lương hay cấp bậc lương của từng nhân viên. Quỹ lương này không phụ thuộc vào mức lương mà công ty trả theo quy định của công ty. ) Lương ngày(theo hệ số lương hay cấp bậc lương) * số công làm việc theo chê độ trong tháng/ 1 nhân viên ( Quỹ lương = ∑ 2.4.2. Chứng từ, tài khoản sử dụng. Công tác hạch toán các khoản trích theo lương được tính sẵn và được thể hiện trên “Bảng hệ số lương” (biểu 4) và “Bảng phân bổ lương chi tiết” của từng người hay từng bộ phận. 2 bảng này chính là căn cứ để lập nên “Bảng phân bổ lương và BHXH”. Tài khoản sử dụng: - TK 3382: Kinh phí công đoàn - TK 3383: Bảo hiểm xã hội - TK 3384: Bảo hiểm y tế 2.4.3. Phương pháp hạch toán. Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên việc hạch toán các nghiệp vụ trích theo lương được thực hiện chủ yếu thông qua phần mềm kế toán. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán lập nên “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”. Biểu 16 BẢNG PHÂN BỔ LƯƠNG CHI TIẾT (trích) TT Họ tên Tổng lương (334) KPCĐ (3382) BHXH (3383) BHYT (3384) Bộ phận quản lý 1 Nguyễn Ngọc Châu 7.317.300 61.020 457.650 61.020 2 Trần Hồng Lâm 5.200.000 53.892 404.190 53.892 3 Đỗ Thị Hạnh 4.458.300 50.328 377.460 50.328 4 Trần Thị Kim Oanh 3.242.100 37.908 284.310 37.908 5 Lê Văn Tuấn 2.083.000 31.968 239.760 31.968 6 Nguyễn Thị Dung 1.501.000 32.184 241.380 32.184 Lương ca 3 – bảo vệ 914.300 Lương thưởng tết cho toàn công ty 105.259.100 Cộng 156.645.400 840.580 6.304.350 840.580 Bộ phận bán hàng 1 Nguyễn Thị Loan 221.500 0 0 0 2 Dương Phượng 861.700 31.752 238.140 31.752 3 Lê Vinh Quang 959.900 26.352 197.640 26.352 4 Nguyễn Trần Long 2.132.700 25.272 189.540 25.272 5 Nguyễn Thế Cường 1.941.100 25.272 189.540 25.272 Cộng 6.116.900 106.648 814.860 140.832 Tộng cộng 217.180.300 2.832.502 21.244.120 2.832.502 Biểu 17 BẢNG PHÂN BỔ LƯƠNG VÀ BHXH (trích) CHƯƠNG 3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THỦY TINH HÀ NỘI 3.1. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THỦY TINH HÀ NỘI. Là một doanh nghiệp được thành lập trong những năm kháng chiến, tuy cơ sở vật chất và kỹ thuật còn nghèo nàn, lạc hậu nhưng với truyền thống nhiều năm xây dựng phát triển, được sự đầu tư của Bộ Công nghiệp, Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội đã phát triển thành một công ty có quy mô sản xuất lớn hơn, trình độ quản lý cao hơn. Sự trưởng thành đó là cả một quá trình phấn đấu không ngừng nghỉ của toàn bộ công nhân viên trong công ty, giúp công ty nhanh chóng hòa nhập bước đi của mình với sự thay đổi của nền kinh tế. Trải qua một thời gian dài từ khi thành lập, công ty đã gặp không ít khó khăn. Tuy nhiên, công ty cũng đã từng bước dần khắc phục những khó khăn đó và luôn cố gắng vươn lên để đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh. Qua tìm hiểu thực tế công tác quản lý, công tác kế toán nói chung, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng, em nhận thấy công ty có một số ưu điểm sau: 3.1.1. Những ưu điểm mà công ty đạt được trong công tác quản lý và kế toán. - Thứ nhất: Về hình thức tổ chức quản lý và thực hiện công tác kế toán. Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung, hình thức này rất phù hợp với quy mô, đặc điểm và phạm vi hoạt động của công ty. Với hình thức kế toán này đã tạo điều kiện tốt cho công tác kiểm tra, chỉ đạo nhiệm vụ; đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng và sự chỉ đạo kịp thời của Ban Giám đốc công ty. Bên cạnh đó, có sự phân công hợp lý đối với các nhân viên và các kế toán viên đều sử dụng tốt máy vi tính trong quản lý. Tổ chức công tác kế toán của công ty được thực hiện phù hợp với tình hình thực tế sản xuất, quy trình công nghệ và đặc điểm của từng sản phẩm; phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ. Các phần hành kế toán do nhân viên kế toán thực hiện một cách chặt chẽ, thường xuyên có sự so sánh, đối chiếu để phát hiện sai xót. - Thứ hai: Hình thức sổ kế toán và phương pháp hạch toán. Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ với hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được cập nhật kịp thời. Sử dụng phần mềm kế toán máy trong công tác ghi sổ, mã hóa các loại vật tư, hàng hóa, các khách hàng giao dịch, giúp cho việc hạch toán thuận tiện hơn. Các phần hành kế toán được phân bổ theo dõi hợp lý và việc luân chuyển, ghi chép các phần hành kế toán được tiến hành tuần tự, logic, ăn khớp nhịp nhàng. - Thứ ba: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Việc xác định các đối tượng để tính lương và các khoản trích theo lương là hợp lý và có căn cứ khoa học, tuân thủ đúng chuẩn mực chế độ kế toán và các quy định của công ty, tạo điều kiện cho quá trình tính và trả lương cho công nhân viên được đúng và sớm hơn. Mức lương được trả theo từng cách tính lương phù hợp với tình hình thực tế đi làm và phù hợp với sức lao động mà mỗi công nhân viên xứng đáng được hưởng, tạo ra sự công bằng trong công tác chi trả lương. Nhìn chung công tác kế toán tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội là khoa học, hợp lý. Song bên cạnh những ưu điểm đạt được, công ty vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục. 3.1.2. Những hạn chế mà công ty cần khắc phục. - Thứ nhất: Hệ thống sổ kế toán tuy đầy đủ song chưa đồng bộ nhất quán, bên cạnh việc sử dụng sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ, vẫn còn một số loại sổ công ty sử dụng theo hình thức Nhật ký chung (ví dụ như: các sổ chi tiết TK 621, TK 622, ). - Thứ hai: Là một đơn vị sản xuất, đôi khi sản xuất bị ngừng trệ do những yếu tố chủ quan và khách quan, vì thế công nhân sẽ không có việc làm. Tuy nhiên, công ty lại không trích lập “Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm” để bù đắp cho công nhân viên khi mất việc. Trong một số trường hợp công nhân được trợ cấp mất việc làm thì khoản tiền này lại được trích từ “Quỹ tiền lương”, như vậy là không hợp lý. - Thứ ba: Các bảng biểu kế toán trong công ty lập chưa được rõ ràng, thống nhất. Tại các bảng biểu thanh toán lương không ghi ngày tháng lập hay thanh toán, như vậy sẽ khó cho việc kiểm tra, tìm kiếm khi cần thiết. Công việc giám sát không được chặt chẽ. Cùng một mẫu bảng biểu dùng cho các tổ sản xuất, các phân xưởng, song lại có những tên gọi khác nhau. Ví dụ: “Bảng kê tiền lương” thợ thổi (biểu 12), nhưng ở tổ mài hoa thì lại mang tên: “Bảng kê lĩnh tiền”, mặc dù kết cấu của 2 Bảng này giống hệt nhau. - Thứ tư: Trong một phân xưởng sản xuất có nhiều đội, tổ sản xuất, tuy nhiên việc bố trí công nhân làm việc còn chưa hợp lý. Do vậy, khi làm các chứng từ thanh toán hay tạm ứng lương, kế toán gộp các công nhân trong cùng 1 phân xưởng vào 2 bộ phận chính. Ví dụ: Phân xưởng 1 có 6 tổ, số công nhân chủ yếu tập trung và tổ thổi và tổ nấu, tuy nhiên không vì thế mà gộp số công nhân này vào 2 tổ đó để làm “Bảng tạm ứng” hay “Bảng thanh toán lương”. Trong một tháng, tại “Bảng tạm ứng lương kỳ 1” (giữa tháng), số công nhân tạm ứng của tổ thổi là 18 người (biểu 9), vậy mà đến cuối tháng, tại “Bảng thanh toán lương” và “Bảng kê tiền lương” (biểu 12) lại chỉ còn 10 người. Có thể thấy, việc theo dõi và phân bổ công nhân như vậy sẽ khó quản lý, khó giám sát và không thuận tiện cho công tác tính lương. - Thứ năm: Chế độ thưởng, phạt trong công ty Trong quá trình tham gia lao động sản xuất, người lao động được trả lương để bù đắp những hao phí đã bỏ ra. Tuy nhiên, trong thực tế việc trả lương theo thời gian mới chỉ phản ánh trình độ thành thạo và thời gian làm việc của người lao động mà chưa xét đến hiệu quả và thái độ lao động. Vào những tháng đúng vụ, nhiều đơn đặt hàng, những tháng sản xuất dồn dập để phục vụ cho Tết dương lịch, Tết Nguyên đán, công ty phải thuê thêm gia công ở ngoài, khi đó công ty áp dụng hình thức trả lương khoán cho những công nhân này. Tuy tiền lương sản phẩm đã dựa vào kết quả lao động, cụ thể là số lượng và chất lượng lao động đã hoàn thành nhưng chưa xét đến tình hình sử dụng máy móc. Do vậy, công ty nên chú ý tới các khoản tiền thưởng – phạt vì chế độ này sẽ khuyến khích công nhân viên làm việc có tinh thần trách nhiệm và ý thức tập thể cao hơn. Đồng thời tiền thưởng còn là khoản thu nhập bổ sung để quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc phân phối theo lao động. - Thứ sau: Công tác tính lương được thực hiện và thanh toán ngay khi kết thúc việc tính lương. Các phiếu chi tiền lương được ghi cho từng bộ phận. Tuy nhiên, chính vì điều này mà tại công ty không có Bảng kê tiền lương cho bộ phận sản xuất (phân xưởng), và cho toàn công ty. Số liệu này (số tổng lương) chỉ được thể hiện trên “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”. 3.2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THỦY TINH HÀ NỘI. - Thứ nhất: Công ty sử dụng phần mềm kế toán trong việc hỗ trợ hạch toán, ghi chép. Do vậy, công ty nên sử dụng thống nhất hệ thống sổ sách theo hình thức Nhật ký chứng từ, như vậy sổ sách sẽ đồng đều và thống nhất hơn trong công tác kế toán. - Thứ hai: Việc trích lập “Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm” là điều rất cần thiết đối với đặc thù sản xuất của công ty. Nếu trích lập, Quỹ này sẽ được trích lập dựa trên “Quỹ tiền lương” (có thể trích lập từ 3% - 5% của Quỹ tiền lương được tính theo hệ số lương của công nhân). Như vậy, cùng với việc trích lập “Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm”, công nhân sẽ được trợ cấp thêm một khoản tiền nho nhỏ để có thể cải thiện hơn chất lượng cuộc sống của họ. - Thứ ba: Các bảng biểu kế toán trong công ty nên được lập rõ ràng, thống nhất. Tại mỗi bảng biểu nên ghi rõ ngày tháng lập, thống nhất tên gọi chung sao cho hợp lý với nội dung từng bảng biểu. Với việc làm này giúp cho các chừng từ trở nên đáng tin cậy hơn, hợp lý hơn trong công tác hạch toán kế toán nói chung và hạch toán công tác tiền lương nói riêng. - Thứ tư: Công ty cần bố trí công nhân trong các công việc thích hợp. Trong một số trường hợp, tùy theo đặc thù và sự linh hoạt trong công tác bố trí lao động, công nhân có thể điều chuyển làm tạm thời công việc khác trong phân xưởng, song khi lên danh sách để tính lương, kế toán viên nên để tên công nhân theo đúng tổ, đúng ngành nghề, thống nhất về số lượng để dễ theo dõi. Như vậy sẽ không để xảy ra tình trạng trong Bảng tạm ứng lương giữa kỳ và Bảng thanh toán lương cuối kỳ, số công nhân có sự thay đổi (ví dụ như số liệu trong tháng 01/2008), sẽ dễ kiểm soát hơn trong công tác quản lý, công tác tính và phân bổ lương. - Thứ năm: Công ty nên chú ý tới chế độ thưởng – phạt đối với công nhân viên. Như vậy sẽ tạo ra sự công bằng trong quá trình lao động, góp phần thúc đẩy, khuyến khích mọi người làm việc tích cực và hăng say hơn, - Thứ sáu: Công ty nên lập 1 bảng theo dõi ăn ca riêng, tránh tình trạng cùng theo dõi trên “Bảng chấm công” để tránh những sai xót dù nhỏ xảy ra. Để tạo điều kiện cho công tác hạch toán được dế dàng hơn, công ty nên lập một Bảng thanh toán lương toàn công ty. Bảng này sẽ giúp cho nhà quản lý cũng như bộ phận kế toán thấy rõ hơn về các khoản phải chi, phải thu (về lương và các khoản trích theo lương) của toàn công nhân viên trong doanh nghiệp tiện hơn, dễ hơn. Có thể lập Bảng thanh toán lương toàn doanh nghiệp như sau: Biểu 18 BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG TOÀN CÔNG TY KẾT LUẬN Tiền lương là một trong những yếu tố cơ bản không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghỉệp nào. Vì vậy, trong thời gian thực tập, em đã mạnh dạn đi sâu vào tìm hiểu thực tế Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội. Nếu hạch toán kế toán nói chung là công cụ trong quản lý kinh tế thì công tác tiền lương và các khoản trích theo lương là công cụ đắc lực cho công tác quản lý cũng như lao động tại doanh nghiệp sản xuất. Việc quản lý tiền lương và lao động tốt đồng nghĩa với việc tiết kiệm được chi phí sản xuất kinh doanh, điều mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Dù đã rất cố gắng nhưng do thời gian nghiên cứu và trình độ còn hạn chế nên em chỉ đi sâu vào tìm hiểu một khâu nhỏ trong công tác hạch toán kế toán. Dựa trên kiến thức đã học ở trường và thời gian thực tế thực tập, em đã làm sáng tỏ những mặt đã đạt và đã hoàn thiện của Công ty. Đồng thời cũng mạnh dạn đưa ra một số biện pháp khắc phục những điểm yếu còn tồn tại với mong muốn góp phần hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội trong giai đoạn hiện nay. Trong quá trình thực tập, được sự hướng dẫn tận tình của cô Phạm Thị Thủy, các anh chị trong phòng kế toán tại công ty, cùng sự cố gắng của bản thân, em đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp. Trong chuyên đề này sẽ khó tránh khỏi những thiếu xót, vì vậy em rất mong nhận được sự quan tâm góp ý của các thầy cô, các anh chị cùng các bạn để Chuyên đề này hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô cùng toàn thể các anh chị phòng kế toán và tất cả mọi người đã giúp em hoàn thiện bản báo cáo. Sinh viên: Vũ Ngọc Lan TÀI LIỆU THAM KHẢO Chế độ kế toán doanh nghiệp Quyết định số 15/2003 QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Tài liệu về các quy định của Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội Chuyên đề thực tập tốt nghiệp – Sinh viên Lê Thị Thoa – KT 16B-BN. Trang web: www.hanoiglass.com NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN MỤC LỤC Lời nói đầu 1 Chương I: Tổng quan về Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thuỷ tinh Hà Nội 3 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thuỷ tinh Hà Nội 3 1.1.1 Sơ lược về công ty 3 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 3 1.1.3 Tình hình thực hiện một số chỉ tiêu tài chính qua một số năm 5 1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thuỷ tinh Hà Nội 6 1.2.1 Những mặt hàng kinh doanh chủ yếu 6 1.2.2 Đặc điểm sản phẩm 6 1.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ 7 1.2.4 Các yếu tố đầu vào và đầu ra của hoạt động kinh doanh tại công ty 8 1.2.4.1 Các yếu tố đầu vào 8 1.2.4.2 Các yếu tố đầu ra 9 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thuỷ tinh Hà Nội 9 1.3.1 Sơ đồ khái quát bộ máy quản lý công ty 9 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội 11 1.4 Tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thuỷ tinh Hà Nội 13 1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 13 1.4.1.1 Sơ đồ khái quát bộ máy kế toán 13 1.4.1.2 Đặc điểm bộ máy kế toán 15 1.4.2 Chế độ kế toán và một số chính sách kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội 15 1.4.3 Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội 15 1.4.4 Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 18 1.4.5 Hệ thống tài khoản kế toán 18 1.4.6 Hệ thống Báo cáo kế toán 18 1.4.7 Giới thiệu về phần mềm kế toán Công ty áp dụng 19 1.4.8 Nhận xét khái quát về hệ thống kế toán tại đơn vị 23 1.4.8.1 Ưu điểm 23 1.4.8.2 Nhược điểm 23 Chương II: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thuỷ tinh Hà Nội 2.1 Đặc điểm lao động tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội 25 2.2 Các hình thức trả lương tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội 26 2.2.1 Phân loại tiền lương 26 2.2.2 Hình thức trả lương 26 2.2.3 Các khoản phải thanh toán với công nhân viên trong đơn vị 27 2.3 Kế toán tiền lương và các khoản thanh toán khác với công nhân viên tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thuỷ tinh Hà Nội 28 2.3.1 Quy chế trả lương 28 2.3.1.1 Công nhân viên làm việc tại Hà Nội 28 2.3.1.2 Công nhân viên làm việc tại Thái Bình 30 2.3.2 Thủ tục, chứng từ sử dụng 31 2.3.3 Tài khoản sử dụng 33 2.3.4 Phương pháp hạch toán 33 2.3.4.1 Hạch toán lương gián tiếp (hình thức trả lương theo thời gian) 35 2.3.4.2 Hạch toán lương trực tiếp (hình thức trả lương theo sản phẩm) 43 2.3.4.3 Bảo hiểm xã hội trả thay lương 52 2.4 Kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thủy tinh Hà Nội 54 2.4.1 Nguyên tắc lập các khoản trích theo lương 54 2.4.2 Chứng từ, tài khoản sử dụng 55 2.4.3 Phương pháp hạch toán 55 Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thuỷ tinh Hà Nội 3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thuỷ tinh Hà Nội 58 3.1.1 Những ưu điểm mà công ty đạt được trong công tác quản lý và kế toán 58 3.1.2 Những hạn chế mà công ty cần khắc phục 60 3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Thuỷ tinh Hà Nội 62 Kết luận 65 Tài liệu tham khảo 66 Nhận xét của đơn vị thực tập 67 Nhận xét của giáo viên 68