Đề tài Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Tổng Công ty thép Việt Nam

Tổng cụng ty cú 12 đơn vị thành viờn và 16 đơn vị liờn doanh với nước ngoài. II. Hình thức kế toán và tổ chức công tác kế toán ở tổng công ty thép Việt Nam 1.Hình thức tổ chức kế toán. Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Tổng công ty, hiện nay Tổng công ty áp dụng hình thức: Nhật ký chứng từ. Theo đó sổ sách Tổng công ty gồm có: - Sổ thẻ kế toán chi tiết:Tập hợp số liệu từ các chứng từ gốc,làm căn cứ để lên bảng kê sẽ được ghi vào NKCT. - Bảng kê gồm có 10 bảng được lập từng tháng,cuối tháng số liệu được lập từ bảng kê sẽ được ghi vào NKCT. - Nhật ký chứng từ: Gồm 10 nhật ký chứng từ được lập vào từng tháng,cuối tháng số liệu tổng hợp trên NKCT sẽ là cơ sở để lên sổ cái. - Sổ cái là sổ tổng hợp mở cho cả năm, sổ cái chỉ ghi một lần vào cuối tháng. trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKCT Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Ghi chú: Đối chiếu điều tra Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày 2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty. 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Hạch toán kế toán có vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế. Để phát huy vai trò quan trọng đó vấn đề có tính chất quyết định là phải biết tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác kế toán. Sơ đồ phòng kế toán của Tổng công ty Kế toán trưởng Phó phòng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán K.T T.L và BH XH K.T C.P giá vốn T.Thụ Kế toán Thuế Kế toán công nợ Kế toán vật tư hàng hoá T.Q quỹ kiêm thông kê K.T TSCĐ XDCB nguồn vốn K.Toán các đơn vị thành viên Phòng kế toán có nhiệm vụ tham mưu giúp cho giám đốc về mặt thống kê kế toán tài chính,quản lý chi phí phát sinh trong quá trình sản xuât kinh doanh. *Kế toán trưởng:Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và nhà nước về toàn bộ hoạt động tài chính của công ty đồng thời kiểm tra việc thực hiện chính sách của nhà nước về lĩnh vực kế toán. *Kế toán phó:Là người chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về công việc được giao,có nhiệm vụ điều hành hoạch toán từ công ty đến các đơn vị thành viên và thay kế toán trưởng khi có uỷ quyền. *Kế toán tổng hợp:Giúp kế toán trưởng trong việc trong việc lập các báo cáo lên cấp trên. *Kế toán thanh toán:có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu,phải trả và lập báo cáo lên cấp trên. *Kế toán chi phí giá vốn tiêu thụ:Có nhiệm vụ tổng hợp các chi phí phát sinh tại công ty,tính kết quả sản xuất tiêu thụ trong kỳ. *Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội:Có nhiệm vụ tính lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty và các khoản trích theo lương. *Kế toán thuế:có nhiệm vụ tập hợp các hoá đơn, chứng từ mua bán hàng và lập báo cáo thuế lên cấp trên. *Kế toán vật tư sản phẩm hàng hoá:Theo dõi việc nhập, xuất vật tư, sản phẩm hàng hoá. *Kế toán công nợ:có nhiệm vụ theo dõi các khoản nợ của công ty. *Thủ quỹ kiêm thống kê:Có nhiệm vụ theo dõi việc nhập,xuất của ròng tiền và lập báo cáo thu chi. *Kế toán TSCĐ,XDCB, nguồn vốn: có nhiệm vụ theo dõi sự tăng giảm của TSCĐ, tính giá thành và tính khấu hao TSCĐ. 2.2 Tổ chức chứng từ kế toán. Hiện nay Tổng công ty vẫn sử dụng hệ thống chứng từ kế toán bặt buộc đối với doanh nghiệp nhà nước,ban hành theo quyết định số 1141, bao gồm các chứng từ về:Thu chi tiền mặt,tiền lương,hàng hoá, hàng tồn kho,hàng bán, TSCĐ.Việc quản lý các hoá đơn chứng từ được quy định như sau:Tại phòng kế toán của công ty chỉ quản lý các hoá đơn chứng từ tại công ty còn các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm quản lý chịu trách nhiệm quản lý chứng từ phát sinh ở đơn vị mình.Cuối tháng, các đơn vị gửi về phòng kế toán các bảng kê chứng từ.Nội dung tổ chức chứng từ kế toán được thực hiện theo đúng chế độ ban hành từ khâu xác định danh mục chứng từ,tổ chức lập chứng từ,tổ chức kiểm tra chứng từ cho đến bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ. 2.3 Hệ thống tài khoản sử dụng. Hệ thống tài khoản sử dụng được quy định chi tiết tại Quyết định số 1027/QĐ/KTTCTK-KT của Tổng công ty Thép Việt Nam bao gồm tất cả các tài khoản ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính. Các tài khoản cấp II,III được mở chi tiết thêm một số tài khoản cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh tại công ty. Phần II thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại tổng công ty thép Việt Nam I. Kế toán tiền lương tại Tổng Công ty thép Việt Nam 1. Lao động và phân loại lao động - Do đặc điểm của Tổng công ty nên chế độ tiền lương của Tổng công ty bao gồm: - Lương chính. - Các khoản phụ cấp - Trích các quỹ 19% BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định của nhà nước, trong đó: + BHXH được trính vào giá thành: 15% trên tổng tiền lương cấp bậc. + BHYT trích vào giá thành: 2% trên tổng tiền lương cấp bậc + KPCĐ được trích vào giá thành: 2% trên tổng tiền lương thực tế phải trả. Tổng công ty Thép Việt Nam gồm nhiều đơn vị thành viên sản xuất theo quy mô lớn . Cụ thể phân tích Xí nghiệp Thép Hải Hà gồm nhiều phân xưởng trong đó có 4 phân xưởng chính: - Phân xưởng 1: Sản xuât Thép D1 - Phân xưởng 2: Sản xuât Thép D2 - Phân xưởng 3: Sản xuất Thép D3 - Phân xưởng 4: Sản xuất Thép D4 Vì vậy, tiền lương của công nhân sản xuất của mỗi phân xưởng được tính theo đơn giá Tổng Công ty giao dựa vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi phân xưởng.Đơn giá được tính trên 1000đ doanh thu Tổng công ty hoạch toán theo tháng do đó đơn giá Tổng công ty giao cho các xí nghiệp là khác nhau do vậy mà có thể thay đổi theo tháng. Tiền lương = Lương chính + Phụ cấp Lương cấp bậc = 310.000 x Hệ số lương Trong Tổng công ty thì nhân viên quản lý phân xưởng như quản đốc, tiếp liệu, thủ kho phân xưởng, tiền lương được tính theo cấp bậc quy định của Nhà nước, đồng thời được điều chỉnh theo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty và phụ thuộc vào trình độ tay nghề và thời gian công tác của mỗi người cộng với phụ cấp trách nhiệm. 2. Các hình thức trả lương & Chế độ tiền lương Hiện tại, Tổng công ty đang áp dụng hai hình thức trả lương: + Hình thức trả lương theo thời gian + Hình thức trả lương theo sản phẩm 2.1 Lương thời gian: Là lương trả cho người lao động theo thời gian làm việc thực tế cùng với công việc và trình độ thành thạo của người lao động.Mỗi ngành thường quy định các thang lương cụ thể cho các công việc khác nhau.Trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp thường có các tháng lương như tháng lương của công nhân cơ khí, tháng lương lái xe, tháng lương nhân viên đánh máy...Trong từng tháng lương lại chia thành các bậc lương căn cứ vào trình độ thành thạo kỹ thuật, ngiệp vụ hoặc chuyên môn của người lao động.Mỗi bậc lương ứng với mức tiền lương nhất định. - Lương tháng: Được quy định sẵn đối với từng bậc lương trong các thang lương.Lương tháng thường được áp dụng để trả lương cho nhân viên làm công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính và nhân viên các ngành hoạt dộng không có tính chất sản xuất. Mức lương = Lương cơ bản + Các khoản phụ cấp (nếu có) - Lương tuần: Là tiền lương trả cho một tuần làm việc trên cơ sở hợp đồng đã ký. Tiền lương tháng x 12 tháng Tiền lương tuần = 52 tuần - Lương ngày: Là tiền lương trả cho người lao động theo mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng.Lương ngày thường được áp dụng để trả lương cho lao động trực tiếp hưởng lương thời gian, tính lương cho người lao động trong từng ngày học tập, làm nghĩa vụ khác và làm căn cứ để tính trợ cấp bảo hiểm xã hội.Hình thức này có ưu điểm là thể hiện được trình độ kỹ thuật và điều kiện của người lao động, nhược điểm là chưa gắn kết lương với sức lao động của từng người để động viên người công nhân tận dụng thời gian lao động nhằm nâng cao năng suất và hạ giá thành sản phẩm. Tiền lương phải trả = Mức lương ngày x Số ngày làm việc thức tế trong tháng trong tháng Mức lương tháng x Hệ số các loại phụ cấp theo cấp bậc hoặc chức vụ (nếu có) Mức lương ngày = Số ngày làm việc trong tháng theo chế độ (22 ngày) - Tiền lương giờ:Là tiền lương trả cho một giờ làm việc, thường được áp dụng để trả lương cho lao động trực tiếp tròn thời gian làm việc không hưởng lương theo sản phẩm.Hình thức này có ưu điểm tận dụng được thời gian lao động nhưng nhược điểm là không gắn kết được tiền lương với kết quả lao động, hơn nữa việc theo dõi cũng hết sức phức tạp. Tiền lương ngày Tiền lương giờ = Số giờ làm việc theo quy định Tiền lương thời gian tính theo đơn giá tiền lương cố định còn được gọi là tiền lương thời gian giản đơn.Hình thức tiền lương này phù hợp với lao động gián tiếp.Tuy nhiên, nó không phát huy được đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vì chưa chú ý đến kết quả và chất lượng công việc thực tế.Tiền lương thời gian đơn giản nếu kết hợp thêm tiền thưởng (vì đảm bảo ngày công, giờ công...) tạo nên dạng tiền lương có thưởng.Tiền lương theo thời gian có thưởng có tác dụng thúc đẩy người lao động tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư và đảm bảo chất lượng sản phẩm.Hình thức này thường áp dụng cho các công nhân phụ làm việc ở nơi có mức độ cơ khí hoá,tự động hoá cao.Để tính lương thời gian phải trả cho công nhân viên phải theo dõi ghi chép được đầy đủ thời gian làm việc và phải có đơn giá tính tiền lương thời gian cụ thể. 2.2 Hình thức tiền lương theo sản phẩm. Đây là hình thức phổ biến mà hiện nay các đơn vị áp dụng chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất vật chất. Tiền lương công nhân sản xuất phụ thuộc vào đơn giá tiền lương của một đơn vị sản phẩm và số sản phẩm sản xuất ra.Hình thức này phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, khuyến khích người lao động hăng hái làm việc,góp phần tăng năng suất lao động. Tiền lương = Số lượng, khối lương x Đơn giá tiền lương sản phẩm sản phẩm công việc hoàn thành hay công việc Các hình thức trả lương theo sản phẩm bao gồm: - Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế:Hình thức này dựa trên cơ sở đơn giá quy định,số lượng sản phẩm của người lao động càng nhiều thì sẽ được trả lương càng cao và ngược lại. Lương sản phẩm = Số lượng sản phẩm x Đơn giá trực tiếp hoàn thành lương Đây là hình thức trả lương phổ biến trong các doanh nghiệp vì có ưu điểm dễ tính, quán triệt nguyên tắcphân phối theo lao động.Tuy nhiên, hình thức này dễ nảy sinh khuynh hướng công nhân chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân mà không quan tâm đến lợi ích chung của tập thể. - Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp:Thường được áp dụng để trả lương cho lao động gián tiếp ở các bộ phận sản xuất như lao động làm nhiệm vụ vận chuyển vật liệu,thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị... Tiền lương của = Mức lương cấp bậc x Tỷ lệ hoàn thành định mức sản CNSX phụ của CNSX phụ lượng BQ của CNSX chính Ưu điểm của hình thức này là khuyến khích công nhân phụ quan tâm đến kết quả lao công của công nhân SX chính, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm tuy nhiên lại không phản ánh chính xác kết quả lao động của công nhân phụ vì nó còn phụ thuộc vào kết quả lao động của công nhân chính. - Tiền lương theo sản phẩm có thưởng, có phạt:Theo hình thức này,ngoài lương tính theo sản phẩm trực tiếp người lao động còn được thưởng trong sản xuất như thưởng về chất lượng sản phẩm tốt, thưởng về tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư... Trong trường hợp làm ra sản phẩm hỏng, lãng phí vật tư trên định mức quy định hoặc không đảm bảo đảm ngày công...thì có thể phải chịu tiền phạt trừ vào thu nhập của họ. - Hình thức tiền lương sản phẩm thưởng luỹ tiến:Ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp còn căn cứ vào mức độ hoàn thành vượt định mức lao động để tính thêm một phần tiền thưởng theo tỷ lệ luỹ tiến quy định.Tỷ lệ hoàn thành vượt định mức càng cao thì năng suất luỹ tiến tính thưởng càng nhiều. Trả lương theo hình thức này có tác dụng kích thích mạnh mẽ tinh thần lao động, khuyến khích tăng năng suất, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ, kế hoạch đề ra của doanh nghiệp nhưng chỉ nên áp dụng ở những khâu quan trọng cần thiết để đẩy nhanh tốc độ sản xuất, đảm bảo cho sản xuất cân đối, đồng bộ hoặc thực hiện công việc có tính đột xuất như phải thực hiện gấp một đơn đặt hàng nào đó.Việc tổ chưc squản lý tương đối phức tạp, nếu xác định biểu luỹ tiến không hợp lý sẽ làm tăng giá thành sản phẩm, giảm hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp. - Hình thức khoán khối lượng hoặc khoán từng công việc:Hình thức này áp dụng cho những công việc đơn giản, có tính chất đột xuất như bốc dỡ nguyên vật liệu, thành phẩm, sửa chữa nhà của...Trong trường hợp này, doanh nghiệp xác định mức tiền lương trả theo từng công việc mà người lao động phải hoàn thành. - Hình thức khoán quỹ lương:Hình thức này là dạng đặc bịêt của tiền lương sản phẩm hoặc sử dụng để trả lương cho những người làm việc tại các phòng ban của doanh nghiệp.theo hình thức này, căn cứ vào khối lượng công việc của từng phòng ban, doanh nghiệp tiến hành khoán quỹ lương.Quỹ lương thực tế của từng phòng ban phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được giao.Tiền lương thực tế của từng nhân viên vừa phụ thuộc vào quỹ lương thực tế của phòng ban, vừa phụ thuộc vào số lượng nhân viên của phòng ban đó. Tóm lại,hình thức tiền lương theo sản phẩm nói chung có nhiều ưu điểm như quán triệt được nguyên tắc phân phối theo lao động, tiền lương gắn chặt với số lượng, chất lượng lao động.Do đó, kích thích người lao động quan tâm đến kết quả và chất lượng lao động của mình, thúc đẩy tăng năng suất lao động, tăng sản phẩm xã hội nhưng để hình thức này phát huy được tác dụng, doanh nghiệp phải có định mức lao động cụ thể cho từng công việc, phù hợp với điều kiện của từng doanh nghiệp.Có như vậy mới đảm bảo được tính chính xác, công bằng, hợp lý. * Cỏc hỡnh thức tiền thưởng: Thưởng giảm tỷ lệ sản phẩm hỏng: + Chỉ tiờu xột thưởng: hoàn thành hoặc giảm số sản phẩm hỏng so với quy định. + Điều kiện thưởng: phải cú mức sản lượng, kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm. + Nguồn tiền thưởng: Trỡnh tự số tiền do giảm sản phẩm hỏng so với qui định. Thưởng nõng cao chất lượng sản phẩm + Chỉ tiờu xột thưởng: hoàn thành và hoàn thành vượt mức sản phẩm loại I và loại II trong thời gian nhất định + Điều kiện thưởng: Xỏc định rừ tiờu chuẩn chất lượng kỹ thuật cỏc loại sản phẩm, kiểm tra nghiệm thu sản phẩm. + Nguồn tiền thưởng: Dựa vào chờnh lệch giỏ trị giữa sản phẩm cỏc loại đạt được so với tỷ lệ sản lượng từng mặc hàng qui định. * Thưởng hoàn thành vượt mức năng suất lao động + Chỉ tiờu xột thưởng: Thưởng hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất và đảm bảo chỉ tiờu số lượng, chủng loại chất lượng sản phẩm theo qui định. + Nguồn tiền thưởng: Là bộ phận tiết kiệm được từ chi phớ sản xuất - Thưởng tiết kiệm vật tư, nguyờn liệu: + Chỉ tiờu thưởng: Hoàn thành và hoàn thành vượt mức chỉ tiờu về tiết kiệm vật tư. + Điều kiện thưởng: tiết kiệm vật tư nhưng phải đảm bảo qui phạm kỹ thuật, tiờu chuẩn chất lượng sản phẩm, an toàn lao động, làm tốt cụng tỏc thống ke hoạchtoỏn số lượng và giỏ trị vật tư tiết kiệm được. + Nguồn tiền thưởng: Lấy từ nguyờn vật liẹu tiết kiệm, đựơc trớch một phần cũn lại dựng để hạ giỏ thành sản phẩm. Ngoài cỏc hỡnh thức tiền thưởng trờn cũn cú một số hỡnh thức thưởng sau: - Thưởng đột xuất: Phần tiền thưởng khụng nằm trong kế hoạch khen thưởng của Tổng cụng ty, được ỏp dụng một cỏch linh hoạt. Nguồn này lấy từ quỹ khen thưởng của Tổng cụng ty. - Thưởng của Tổng cụng ty: Hỡnh thức này được ỏp dụng trong cỏc trường hợp mà lợi nhuận của Tổng cụng ty tăng lờn. Khi đú Tổng cụng ty sẽ trớch ra một phần để thưởng cho người lao động. - Thưởng sỏng kiến ỏp dụng khi người lao động cú cỏc sỏng kiến, cải tiến kỹ thuật, tỡm ra phương phỏp làm việc mới cú tỏc dụng làm nõng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. - Thưởng về lũng trung thành, tận tõm với doanh nghiệp ỏp dụng khi người lao động cú thời gian phục vụ trong doanh nghiệp vượt quỏ một thời gian nhất định, vớ dụ 25 năm hoặc 30 năm; hoặc khi người lao động cú những hoạt động rừ ràng đó làm tăng uy tớn của doanh nghiệp. - Quỹ tiền thưởng của Tổng Công ty: Là khoản tiền được trích lập từ quỹ lương còn lại của năm kế hoạch, trích từ lãi của sản xuất kinh doanh, dịch vụ, sau khi đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước theo chế độ tài chính hiện hành theo quy định. - Phần quỹ khen thưởng của Tổng Công ty: Do giám đốc công ty quyết định phân phối sau khi đã có sự trao đổi thống nhất với ban lãnh đạo và các Phòng ban nghiệp vụ Lợi ích vật chất và lợi ích tinh thần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thường thì khi thoả mãn một nhu cầu vật chất sẽ dẫn đến thoả mãn nhu cầu về tinh thần và ngược lại. Hàng năm, Tổng công ty đều tổ chức đi tham quan nghỉ mát, nhằm tạo ta sự thoải mái, vui tươi cho ngưòi lao động, thể hiện sự quan tâm của công ty tới đời sống tinh thần của cán bộ, nhân viên. 3. Kế toán chi tiết tiền lương 3.1. Chứng từ, sổ sách sử dụng tại Tổng công ty Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động được thực hiện tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp của Tổng công ty.Để tiến hành hoạch toán công ty sử dụng đầy đủ các chứng từ Kế toán theo quy định số15/2006 /QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán gồm có: + Bảng chấm công (Mẫu số 01 - LĐTL) + Bảng thanh toán tiền lương ( Mẫu số 02 - LĐTL) + Phiếu nghỉ hưởng BHXH (Mẫu số 03 - LĐTL) + Bảng thanh toán BHXH (Mẫu số 04 - LĐTL) +Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số 05 - LĐTL) + Biên bản điều tra tai nạn (Mẫu số 09 - LĐTL) Thời gian để tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động theo tháng.Căn cứ để tính là các chứng từ hoạch toán thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan (giấy nghỉ ốm, biên bản ngừng việc).Tất cả các chứng từ trên phải được kế toán kiểm tra trước khi tính lương, tính thưởng và phải đảm bảo các yêu cầu của chứng từ kế toán. Sau khi kiểm tra các chứng từ, kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, trợ cấp phải trả cho người lao động theo hình thức trả lương, trả thưởng đang áp dụng tại công ty và lập bảng thanh toán tiền lương, thnah toan stiền thưởng. 3.2. Tổ chức sổ sách kế toán. Công ty thực hiện hoạch toán thời gian lao động bằng bằng việc chấm công theo từng phòng ban, bộ phận công tác theo một mẫu biểu nhất định: Mẫu số 01- ĐTL ban hành theo quyết định QĐ số 1141 - TC - CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính ban hành.Công việc đầu tiên của kế toán tiền lương là kiểm tra chứng từ abn đầu như Bảng chấm công, bảng công tác của tổ do nhân viên các đội đưa lên.Nội dung kiểm tra chứng từ abn đầu là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ.Sau khi kiểm tra xong sẽ là căn cứ tính lương, tínhthưởng và các khoản phải trả cho từng người lao động. Cuối tháng căn cứ vào chứng từ tính lương và các khoản trích theo lương mà kế toán tiền lương lập bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương cho từng phân xưởng, từng bộ phận sau đó đưa vào các sổ chi tiết có liên quan. quy trình hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Bảng chấm công Chứng từ kết quả lao động Giấy nghỉ phép, ốm Bảng thanh toán lương phân xưởng Bảng thanh toán lương phòng ban Bảng tổng hợp thanh toán lương toàn công ty Bảng phân bổ số 1 Sổ chi tiết TK 334, 338 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 4. Tài khoản sử dụng và trình tự hoạch toán. 4.1 Tài khoản sử dụng. Để hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán công ty sử dụng các tài khoản sau đây: * TK 334: Phải trả công nhân viên 3341: Tiền lương theo đơn giá 3342: Thu nhập khác TK này để theo dõi tình hình thanh toán lương và các khoản phụ cấp khác cho người loa động.Kế toán tiền lương sử dụng tài khoản này để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân các phân xưởng và nhân viên trong công ty.Bao gồm: tiền lương, tiền phụ cấp, BHXH và các khoản khác. Bên Nợ: - Tiền lương, tiền công và cvác khoản khác đã trả cho người lao động. - Các khoản khấu trừ vào lương của người lao động Bên Có: - Các khoản tiền lương, phụ cấp, BHXH và các khoản phụ khác thực tế phải trả cho người lao động Số dư Nợ: Phản ánh số tiền đã trả quá số tiền thực tế công nhân viên được nhận Số dư Có: Phản ánh các khoản tiền lương, BHXH và các khoản khác còn phải trả người lao động. * TK 338: Phải trả, phải nộp khác 3382: Kinh phí công đoàn 3383: Bảo hiểm xã hội 3384: Bảo hiểm y tế Căn cứ vào chế độ tính và quy định của công ty về các khoản trích theo lương mà hàng tháng nhân viên kế toán tiền lương thực hiện tính các khoản trích theo lương cho người lao động. Khi người lao động được hưởng BHXH, kế toán lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người và từ các phiếu này kế toán lập bảng thanh toán BHXH. TK 3382: Trích 2% trên tổng tiền lương Bên nợ: Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị Bên Có: Trích KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh Dư Nợ: Vượt chi Dư có: Chưa nộp, chưa chi TK3383: Trích 15% trên tổng tiền lương Bên Nợ:BHXH phải trả người lao động BHXH đã nộp cho cơ quan quản lý BHXH Bên Có:Trích BHXH vào chi phí sản xuất kinh doanh Trích BHXH vào thu nhập của người lao động Dư Nợ: Vượt chi Dư có: Chưa nộp * TK 3384: BHYT Bên Nợ: Nộp BHYT cho cơ quan quản lý quỹ Bên Có: Trích BHYT trừ vào thu nhập của người lao động Trích BHYT tính vào chi phí sản xuất kinh doanh Dư Có: Số tiền BHYT chưa nộp Để tập hợp chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng TK 622 "chi phí nhân công trực tiếp" TK này được theo dõi riêng vào sổ chi tiết TK 622 cho từng phân xưởng: TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp cho phân xưởng 1 - Sản xuât Thép T1. TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp cho phân xưởng 2 - Sản xuất Thép T2 TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp cho phân xưởng 3 - Sản xuất Thép T3 TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp cho phân xưởng 4 - Sản xuất Thép T4c 4.2 Trình tự hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo tiền lương của Tổng công ty. 4.2.1 Hình thức trả lương theo sản phẩm. Xí nghiệp đang áp dụng tính tiền lương sản phẩm theo lương khoán.có nghĩa là trong tháng xí nghiệp quy định tiền lương cho mỗi công việc hoặc khối lượng sản phẩm hoàn thành.Người loa động căn cứ vào mức lương ngày có thể tính được tiền lương của mình thông qua khối lượng công việc hoàn thành.Để minh hoạ cho hình thức trả lương theo sản phẩm của xí nghiệp, ta nghiên cứu các chứng từ, bảng ảng chấm công, bảng thanh toán lương... của phân xưởng sản xuất Thép T1. Đối với người lao động trực tiếp sản xuất ra sản phẩm thì căn cứ vào từng công việc cụ thể để lập phiếu giao khoán công việc cho mỗi phân xưởng sản xuất. Phiếu báo khoán công việc Ngày: 25/3/2006 Bên giao: Ông Vũ Văn tiến - Quản đốc phân xưởng Nguyên vật liệu Bên nhận: Ông Nguyễn Ngọc Thiện - Quản đốc phân xưởng sản xuất Thép T1. Nội dung: Căn cứ vào kế hoạch xí nghiệp giao cho đơn vị, nay giao cho phân xưởng sản xuất Thép T1 hoàn thành 1.000 kg Thép D1.Thời gian tính từ ngày 25/3/2006 đến 25/11/2006 Quản đốc phân xưởng có trách nhiệm đôn đốc phấn xưởng sản xuất đúng kế hoạch. Người nhận việc Bên giao việc Căn cứ vào phiếu báo khoán công việc, quản đốc tiến hành chỉ đạo các thành viên trong phân xưởng hoàn thành công việc được giao.Sau khi công việc hoàn thành sẽ có xác nhận của cán bộ kỹ thuật. Phiếu xác nhận hoàn thành công việc Phân xưởng sản xuất Thép T1 Từ ngày 25/3/2006 đến ngày 25/11/2006 ĐVT: 1000 đồng Ngày/tháng Tên công việc ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ký 1 Sản xuất Thép T1 kg 10 191 1.910 2 15 191 2.865 ... ... ... ... 25/10 110 191 21.036 Bằng chữ: Hai mốt triệu không trăm ba mươi sáu nghìn đồng chẵn Người giao việc Người nhận việc Người kiểm tra Người duyệt Phiếu này do quản đốc phân xưởng lập 2 bản, 1 bản giao cho đội trưởng đội sản xuất, tờ còn lại chuyển về phòng kế toán đơn vị để làm thủ tục thanh toán lương cho người lao động. Việc theo dõi các sản phẩm làm ra được của công nhân sản xuất được thực hiện ở từng phân xưởng, mỗi phân xưởng có 1 bảng chấm công (Theo mẫu 01 - LĐTL) được lập mỗi tháng một lần.Hàng ngày căn cứ vào sự có mặt của từng thành viên trong phân xưởng, người phụ trách bảng chấm công đánh dấu vào bảng chấm công, ghi nhận sự có mặt của từng người trong ngày, tương ứng từ cột 1 đến cột 31 của bảng.Bảng chấm công được công khai tại nơi làm việc của mỗi phân xưởng và quản đốc phân xưởng là người có trách nhiệm kiểm tra sự chính xác của bảng chấm công. Trong trường hợp người lao động nghỉ việc do ốm đau, thai sản... phải có các chứng nhận của cơ quan y tế, bệnh viện cấp và nộp cho cho phòng kế toán để làm căn cứ tính lương. Ví dụ vào ngày 4/03/2006 trên bảng chấm công phân xưởng sản xuất thép T1 ghi công ốm của công nhân Đỗ Thị Minh có chứng từ kém theo là "phiếu khám chữa bệnh dịch vụ Phiếu khám chữa bệnh dịch vụ Họ và tên: Đỗ Thị Minh Địa chỉ: Xí nghiệp sản xuất Thép T1 - Tổng Công ty Thép Việt Nam Khoa khám bệnh: Chuẩn đoán: ốm vi rút Đã thanh toán: 1. Tiền viện phí : 200.000 2. Tiền thuốc :150.000 3. Tiền khám : 50.000 Tổng cộng: 400.000 (Bằng chữ: Bốn trăm nghìn đồng chẵn) Ngày 04/3/2006 G.Đ bệnh viện Bệnh nhân ký Bác sĩ khám Bảng chấm công Tháng 3 năm 2006 Phân xưởng 2 - Sản xuất Thép T2 TT Họ tên Cấp bậc, chức vụ Ngày trong tháng Cộng hưởng lương Cộng hưởng BHXH Nghỉ khác Kí hiệu chấm công 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 29 30 31 1 Trần Văn Nam CN + + TB CN + + + + + + + TB 22 Ngày làm việc + 2 Đỗ Thị Thơm CN + + TB CN + + Ô + + + + TB 21 Điều dưỡng Ô 3 Nguyễn Công CN + + TB CN + + + S + + + TB 23 Nghỉ phép S 4 Phạm Lê Thịnh CN + + TB CN + + + + H + + TB 26 H.Nghị,học tập H 5 Lê Văn Trọng CN + + TB CN + + + + NB + + TB 26 Nghỉ bù NB 6 Nguyễn Văn An CN + + TB CN + + + + + + + TB 25 7 ... ... .. .. ... ... .. ... Cuối tháng các bảng chấm công của từng phân xưởng được chuyển về phòng kế toán làm căn cứ tính lương, phụ cấp.Ngoài việc căn cứ vào bảng chấm công được gửi đến từ các phân xưởng, kế toán còn phải căn cứ vào đơn giá sản phẩm và số ngày công làm việc của mỗi công nhân sản xuất. Bảng thanh toán lương Tháng 3 năm 2006 Phân xưởng 2 - Sản xuất Thép T2 TT Họ tên Hệ số lương Ngày công Lương ngày Tiền lương và các khoản Sản phẩm Thời gian Lễ phép Kinh doanh Sản phẩm Thời gian Lễ phép Kinh doanh Năng xuất Lương SPBB Thời gian Lễ phép Kinh doanh Bù C.Lệch Phụ cấp TN Tổng 1 Nam 3,48 23 23 41.127 33.218 6.327 945921 75.410 145.521 90.000 1.182.442 2 Thơm 1,58 16 2 5 22 25.081 18.673 15.082 2.873 175.860 336.576 37.346 51.714 21.000 700.852 3 Công 3,05 22 1 23 25.081 29.545 29.114 5.545 73.626 462.792 29.545 127.536 187.198 880.696 11 Thịnh 2,55 21 2 23 25.081 29.545 24.341 4.636 23.346 441.756 59.090 106.628 178689 1.017.559 Tổng cộng 1.935.312 4.196.682 2210581 174303 990046 901.454 111.000 10519878 Phương pháp lập bảng thanh toán lương phân xưởng sản xuât Thép T1: Cơ sở lập: Dựa vào bảng chấm công trong tháng của từng người trong phân xưởng, dựa vào đơn giá sản phẩm mà xí nghiệp áp dụng cho năm 2005, hệ số lương. Kết cấu: Cột 1: Ghi thứ tự Cột 2: Ghi họ tên của từng người trong phân xưởng. Cột 3: Ghi hệ số lương tương ứng với từng người trong phân xưởng Cột 4 đến cột 7: Ghi ngày công chi tiết theo từng khoản: sản phẩm, thời gian, lễ phép, kinh doanh. Cột 8 đến cột 11: Ghi mức lương ngày chi tiết theo từng khoản sản phẩm, thời gian, lễ phép, kinh doanh. Cột 12 đến cột 19: Ghi tiền lương và các khoản trích theo từng khoản: Năng suất, lương sản phẩm bao bì, thời gian, lễ phép, kinh doanh, bù chêch lệch, phụ cấp trách nhiệm, tổng. Phương pháp lập: Để tiện cho việc theo dõi của phương pháp lập bảng thanh toán lương ta đi kết hợp, nghiên cứu ví dụ cho anh Công. Cột 1: Ghi thứ tự của từng người trong phân xưởng Cột 2: Ghi họ tên của từng người trong phân xưởng Cột 3: Ghi hệ số lương tương ứng với từng người trong phân xưởng. Cột 4 đến cột 7: Ghi ngày công chi tiết Căn cứ vào bảng chấm công, kế toán ghi một dòng vào từng cột tương ứng với từng người. VD: Anh Công Ngày công theo sản phẩm: 22 công Ngày công theo thời gian: 1 công Ngày công nghỉ lễ phép: 0 công Ngày công kinh doanh: 23 công Cột 8 đến cột 11: Ghi lương ngày Kế toán căn cứ vào đơn giá sản phẩm của xí nghiệp áp dụng năm 2006, lương trả theo đơn giá và số ngày làm việc theo chế độ (22 ngày công), hệ số lương, mức lương tối thiểu của Nhà nước áp dụng cho năm 2006. Trong cột lương ngày chi tiết cho từng khoản mục như sau: Sản phẩm: chính là đơn giá sản phẩm mà xí nghiệp áp dụng cho phân xưởng Thép T1 tháng 3/2006 dựa vào lương trả theo đơn giá, hệ số lương của phân xưởng, ngày công chế độ, cụ thể như của anh Công. Lương ngày theo sản phẩm (A.Công) = 310.000x 1,78 =25.081đ/sp 22 Thời gian: Dựa vào lương trả theo đơn giá, hệ số lương và ngày công chế độ để ghi một dòng vào cột phù hợp, cụ thể như: Lương sản phẩm(A.Công) = 310.000x2,50 = 35.227 đ/ngày 22 Lễ phép: Dựa vào mức lương tối thiểu năm 2006, hệ số lương và ngày công chế độ để ghi một dòng vào cột phù hợp cụ thể: Lương ngày nghỉ phép(A.Công) = 310.000x3,05 = 40.205đ/ngày 22 Kinh doanh: Dựa vào lương kinh doanh áp dụng năm 2006 -Hệ số lương và ngày công chế độ để ghi một dòng vào cột phù hợp cụ thể như: Lương ngày theo kinh doanh(A.Công) = 40.000x3,05 = 5.545 đ/ngày 22 Cột 12 đến cột 19: Ghi tiền lương và các khoản chi tiết như: Năng suất: Là cột mà người lao động làm thừa trong tháng vượt mức kế hoạch mà xí nghiệp đưa ra. Đơn giá là: 21.036đ/sản phẩm là đơn giá sản phẩm tính theo công Lương thời gian: Ta lấy ngày công làm việc thực tế theo thời gian nhân với lương ngày theo thời gian để ghi một dòng vào cột phù hợp, cụ thể: Lương thời gian của anh Công = 1 x 29.545 = 29.545 đ/tháng Lương lễ phép và lương kinh doanh: Ta tính tương tự như lương thời gian. Lương lễ phép: Do anh Công không nghỉ buổi nào nên cột lương phép của anh không có. Lương kinh doanh: 5.545 x 23 = 127.535 đ/tháng Bù chênh lệch: ta lấy cộg lương ngày chi tiết cho lương thời gian trừ đi đơn giá lương sản phẩm xong nhân với ngày công làm việc thực tế theo sản phẩm cụ thể như: Bù chêch lệch của anh Công = (29.545 - 21.036) x 22 = 187.198 đ/tháng. Chú ý: Khoản bù lương này chỉ áp dụng với những người có số lương thấp hơn đơn giá xí nghiệp trả thì được hưởng theo lương đơn giá sản phẩm ở phân xưởng bao bì này, bù lương có 5 người đó là: Công, Hiền, Hiệp, Thinh, Linh thì được bù lương bởi vì hệ số lương của họ nằm trong khoản mà xí nghiệp quy định để bù lương cho công nhân viên. Phụ cấp trách nhiệm: Ta lấy mức lương tối thiểu mà xí nghiệp quy định nhân với tỷ lệ được hưởng. Ví dụ: ở phân xưởng chỉ có anh Nam (quản đốc) thì được hưởng phụ cấp trách nhiệm là: 300.000 x 0,3 = 90.000đ. Còn phụ cấp an toàn viên được áp dụng cho chị Thơm là: 21.000đ Như vậy vừa nghiên cứu phương pháp lập của bảng thanh toán lương phân xưởng zecnô kết hợp với ví dụ để minh hoạ ta có tiền lương của Anh Công như sau: Theo công thức: Tiền lương tháng của anh công = 73.626 + 462.792 + 29.545 + 127.535 + 187.198 = 880.696 đ/tháng. Vậy tiền lương của anh Công là: 880.696 đ/tháng nhưng bên cạnh đó anh Công phải trích các khoản khấu trừ như BHXH 5%, BHYT 1% theo mức lương Nhà nước quy định năm 2006 : 21.000 x hệ số lương của anh Công. Vậy hai khoản khấu trừ đó là: 38.430 đ/tháng. Vậy tiền lương thực lĩnh trong tháng của anh Công là: 842.266 đ/tháng 4.2.2 Hình thức trả lương theo thời gian. - Phòng kế toán, căn cứ vào bảng chấm công để xác định rõ số ngày làm việc thực tế của người lao động, mức lương tối thiểu, hệ số lương và chế độ phụ cấp để xác định lương trong tháng phải trả. Hình thức này áp dụng đối với những người lao động gián tiếp. Phương pháp tính lương thời gian: Lương tháng = Lương T.Gian + Lương phép + Lương KD + Phụ cấp Trong đó: Lương ngày theo thời gian = 260.000 x H/Số lương 22 Mức lương ngày nghỉ phép = 310.000 x H/Số lương 22 Lương ngày theo kinh doanh = 40.000 x H/Số lương 22 Các khoản phụ cấp: Phụ cấp chức vụ áp dụng đối với trưởng phòng, quản đốc với tỷ lệ là 0,3 phó phòng, phó quản đốc với tỷ lệ là 0,2 theo lương tối thiểu của xí nghiệp (300.000đ). Phụ cấp trách nhiệm: áp dụng đối với tổ trưởng sản xuất, thủ quỹ với tỷ lệ 0,1 theo lương tối thiểu của xí nghiệp. Phụ cấp an toàn viên: Được áp dụng đối với tổ trưởng sản xuất, thủ quỹ với tỷ lệ 0,07 theo lương tối thiểu của xí nghiệp. Các loại phụ cấp đoàn thể khác: Những người làm công tác kiêm nhiệm: Bí thư chi bộ, bí thư thanh niên, chủ tịch công đoàn được áp dụng theo quy định của Công ty Hoá Chất Mỏ. Các khoản phụ cấp = 300.000 x tỷ lệ được hưởng Tổ chức hạch toán tiền lương theo thời gian được tiến hành áp dụng cho nhân viên văn phòng. Nói cách khác, đối tượng áp dụng hình thức trả lương theo thời gian ở xí nghiệp là cán bộ công nhân ở các bộ phận phòng ban trong xí nghiệp. Việc theo dõi thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên được thực hiện ở từng phòng ban. Mỗi phòng có một bảng chấm công. Mỗi tháng 1 lần. Hàng ngày căn cứ vào sự có mặt của từng thành viên trong phòng, người phụ trách bảng chấm công đánh dấu lên bảng chấm công ghi nhận sự có mặt của từng người trong ngày tương ứng từ cột 1 đến cột 31. Bảng này được công khai trong phòng và trưởng phòng là người chịu trách nhiệm kiểm tra sự chính xác của bảng chấm công. Ví dụ: Bảng chấm công tháng 3 năm 2006 của phòng kế toán: Cuối tháng các bảng chấm công ở từng phòng được chuyển về phòng kế toán để làm căn cứ tính lương, tính phụ cấp và tổng hợp thời gian lao động trong xí nghiệp ở mỗi bộ phận. Thời hạn nộp bảng chấm công là trước ngày 02 của tháng sau. Kế toán căn cứ vào đó để tính công cho nhân viên văn phòng. Trường hợp cán bộ công nhân viên chỉ làm một phần thời gian lao động theo quy định trong ngày, vì lý do nào đó vắng mặt trong thời gian còn lại của ngày, thì trưởng phòng căn cứ vào thời gian làm việc của người đó để xem xét tính công ngày đó cho họ hay không? Nếu công nhân nghỉ việc do ốm, thai sản phải có các chứng từ nghỉ việc của cơ quan y tế, bệnh viện cấp và được bảng chấm công ký hiệu: Con ốm (Cô), Học tập (H), các chứng từ này. Căn cứ vào bảng chấm công của từng phòng chuyển sang phòng kế toán. Ta có bảng thanh toán lương tháng 3/2006 của phòng kế toán như sau: Bảng chấm công Phòng Kế toán Tháng 3/2006 Họ và tên Cấp bậc lương Ngày trong tháng Số công hưởng lương theo sản phẩm Số công hưởng lương theo thời gian 1 2 3 4 5 6 7 8 31 26 Nguyễn Thị Hoa 1,5 x x x x x x x 27 Lê Thị Hải 2 x x x x x x x Nguyễn Thị Vân 1 x x x x x x x 25 Ký hiệu trong bảng chấm công Lương sản phẩm: K Nghỉ phép: P Lương thời gian: x Hội nghị, học: H ốm, điều dưỡng: Ô Nghỉ bù: NB Con ốm: Cô Nghỉ không lương: Ro Thai sản: TS Ngừng việc: N Tai nạn: Lao động nghĩa vụ: LĐ Bảng thanh toán lương Phòng kế toán Tháng 3/2006 TT Họ tên Hệ số lương Lương ngày Tiền lương và các khoản Lương thời gian Lương phép Lương KD Lương thời gian Lương phép Lương KD Phụ cấp trách nhiệm Tổng 1 Nguyễn Thị Hoa 4,60 27,5 54.364 43.909 8.364 1.495.010 230.010 90.000 1.815.020 2 Lê Thị Hải 2,50 29 29.545 23.864 4.545 856.805 131.805 60.000 1.048.610 5 Nguyễn Thị Vân 2,82 26 33.209 26.283 5.109 863.434 132.834 30.000 1.026.268 Tổng cộng 4.614.143 709.843 180.000 5.503.986 Phương pháp lập bảng thanh toán theo thời gian: Cơ sở lập: Dựa vào bảng chấm công của từng phòng, hệ số lương tiếp giữ của từng người Kết cấu gồm: Cột 1: Ghi thứ tự của từng người Cột 2: Ghi họ tên của từng người trong phòng Cột 3: Hệ số lương của từng người Cột 4: Ghi Cột 5: Ghi lương ngày chi tiết cho từng khoản như: Lương thời gian, lương phép, lương kinh doanh. Cột 6: Ghi tiền lương và các khoản chi tiết cho từng khoản như: Lương thời gian, lương phép, lương kinh doanh, phụ cấp chức vụ và tổng. Phương pháp lập: Để tiện cho việc theo dõi của phương pháp lập bảng thanh toán lương ta đi kết hợp nghiên cứu ví dụ cho chị Nguyễn Thị Hoa - Trưởng phòng kế toán. Cột 1: Ghi thứ tự bằng số của mỗi người trong phòng. Cột 2: Ghi họ tên của từng người trong phòng Cột 3: Ghi hệ số lương Căn cứ vào thời gian làm việc trong xí nghiệp và chức vụ của từng người để áp dụng hệ số lương và ghi vào cột phù hợp. Ví dụ: Chị Hoa - Chức vụ trưởng phòng có hệ số lương là 4,60. Cột 4: Kế toán căn cứ vào bảng chấm công của phòng tài vụ chấm công cho từng người và lương cấp bậc của từng người được hưởng để ghi vào cột phù hợp. Cột 5: Cột lương ngày chi tiết theo từng khoản mục Lương thời gian: Ta lấy lương trả theo đơn giá mà xí nghiệp áp dụng năm 2002 nhận với hệ số lương hiện giữ của từng người rồi chia cho số ngày làm việc theo chế độ để ghi một dòng vào cột phù hợp, cụ thể: Mức lương ngày theo thời gian(C.Hoa)=260.000x4,60 = 54.364đ/ngày 22 Lương phép: Là những ngày lương của công nhân viên được nghỉ theo quy định lao động và được hưởng lương tối thiểu của Nhà nước hiện hành theo hệ số lương để ghi một dòng vào cột phù hợp: Mức lương nghi phép(C.Hoa) = 310.000 x 4,60 = 64.818đ/ngày 22 Lương kinh doanh: Lương ngày theo KD = 40.000 x 4,60 = 8.364đ/ngày 22 Cột 6: Ghi tiền lương và các khoản chi tiết theo từng khoản mục Lương phép: Do tháng 3 năm 2006 ở phòng kế toán không có ai nghỉ phép nên cột lương phép trong tháng không có số liệu. Lương kinh doanh: Lương kinh doanh của chị Hoa = 27,5 x 8.364 = 230.010 đ/tháng Phụ cấp chức vụ: Ta lấy mức lương tối thiểu của xí nghiệp nhân với tỷ lệ quy định để ghi một dòng vào cột phù hợp. Ví dụ: Mức lương tối thiểu của xí nghiệp áp dụng năm 2006là 300.000đ/tháng. Phụ cấp của chị Hoa được hưởng là phụ cấp chức vụ là 0,3. Vậy phụ cấp mỗi tháng của chị Hoa là: 300.000 x 0,3 = 90.000đ/tháng. Tổng: Ta lấy các khoản chi tiết ở cột tiền lương và các khoản cộng lại với nhau cụ thể: Như trên ta đã nghiên cứu lương thời gian, lương kinh doanh, phụ cấp của chị Hoa. Tiền lương T3 của C.Hoa= 1.495.010+230.010+90.000=1.815.020đ Nhưng bên cạnh đó chị Hoa còn phải trích các khoản khấu trừ như: BHXH 5%, BHTY 1% theo mức lương tối thiểu Nhà nước quy định và hệ số lương. Vậy 2 khoản khấu trừ là 57.960đ/tháng. Tiền lương thực tế của chị Hoa là:1.815.020 - 57.960 = 1.757.060đ 4.2.3 Hạch toán các khoản trích theo lương: Việc trích BHXH, BHYT khấu trừ vào lương của người lao động toàn xí nghiệp không phụ thuộc vào mức tiền lương tháng mà mỗi lao động có thể nhận được trong tháng, mà nó phụ thuộc vào mức lương tối thiểu Nhà nước quy định năm 2002 và hệ số lương hiện giữ của từng người. Ví dụ: Trong bảng thanh toán lương của nhân viên kế toán tháng 10/2005 vì cột tiền lương không dùng để trích BHXH, BHYT khấu trừ vào lương mà nó được tính theo lương cố định thể hiện dưới đây. Bảng tính bhxh, bhyt theo lương cố định (Tháng 3/2006) TT Họ và tên Tiền lương tháng 3/2006 Lương cố định Khấu trừ vào lương 5% BHXH 1% BHYT Cộng 1 Ng. Thị Hoa 1.815.020 966.000 48.300 9.660 57.960 2 L. Thị Hải 1.048.610 525.000 26.250 5.250 31.500 5 Ng. Thị Vân 1.026.268 623.700 31.185 6.237 37.422 Cộng 5.503.986 2.912.700 145.637 29.217 174.762 Khi người lao động trong Công ty bị ốm hay nghỉ con ốm ban y tế xí nghiệp thấy cần thiết cho nghỉ điều trị hoặc nghỉ trông con ốm thì lập phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, để làm căn cứ xác nhận số ngày được nghỉ của người lao động. Để tính trợ cấp BHXH trả thay lương: Phiếu nghỉ hưởng bhxh Số: 27 Họ tên: Nguyễn Thị Thông Tên cơ quan y tế Ngày tháng năm Lý do Số ngày nghỉ Y, bác sỹ ký Số ngày thực nghỉ Xác nhận của quản đốc Tổng số Từ ngày Đến ngày Y tế xí nghiệp 10/3/2006 Lao phổi 10 10/3 20/3 10 Phần phía sau trang phiếu này là phần thanh toán do kế toán thực hiện khi phiếu được gửi lên bảng chấm công của phân xưởng có người nghỉ hưởng BHXH đó. phần thanh toán Số ngày nghỉ BHXH Lương bình quân 1 ngày % tính BHXH Số tiền BHXH 10 ngày 10 ngày 34.509 75% 258.818 Cuối tháng kế toán tổng hợp các phiếu nghỉ hưởng BHXH tại phòng kế toán, và đến cuối quý tiến hành lập bảng tổng hợp ngày nghỉ và trợ cấp BHXH để thanh toán BHXH cho người lao động. Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công và bảng thanh toán lương của các bộ phận. Kế toán lập bảng thanh toán lương toàn xí nghiệp như sau: Phương pháp lập của bảng thanh toán lương toàn xí nghiệp Cơ sở lập: Căn cứ vào bảng thanh toán lương của từng bộ phận và các khoản khấu trừ vào lương. Kết cấu: Cột 1: Ghi bộ phận sử dụng Cột 2: Lương sản phẩm Cột 3: Lương thời gian Cột 4: Lương kinh doanh Cột 5: Lương phép Cột 6: Năng suất Cột 7: Bù chênh lệch Cột 8: Phụ cấp trách nhiệm Cột 9: Tổng cộng Cột 10: Các khoản khấu trừ chi tiết theo từng khoản: BHXH 5%, BHYT 1%, Cột 11:Thực lĩnh Bảng thanh toán lương toàn xí nghiệp Tháng 3/2006 Bộ phận Lương sản phẩm Lương TG Lương KD Lương phép Năng xuất Bù C.lệch Phụ cấp TN Tổng cộng Các khoản khấu trừ Thực lĩnh 5% BHXH 1% BHYT Cộng TK622 16.750.400 7.110.450 2.119.452 412.103 4.937.213 2.118.230 410.000 33.857.848 929.250 185.850 1.115.100 32.742.748 PX D1 4.196.682 2.210.581 990.046 174.303 1.935.312 901.954 111.000 10.519.878 288.750 57.750 346.500 10.173.378 PX D2 11.118.500 309.750 61.950 371.700 10.746.800 PX D3 12.219.470 330.750 66.150 396.900 11.822.570 TK 627 16.750.320 2.117.120 2.117.120 4.173.520 7.140.350 37.579.430 806.400 161.280 967.680 36.611.750 PX D1 4.120.456 2.118.452 817.138 1.118.350 317.000 8.491.396 267.750 53.550 321.300 8.170.096 PX D2 12.459.320 277.200 55.440 332.640 12.126.680 PX D3 16.628.714 261.450 52.290 313.740 16.314.974 TK641 2.100.000 689.100 2.789.100 37.590 7.518 45.108 2.743.992 TK642 15.130.000 3.120.450 1.450.300 3.149.230 22.849.980 235.200 47.040 282.240 22.567.740 Cộng 16.750.400 41.090.770 13.387.122 3.979.523 4.973.213 6.231.750 10.699.580 97.076.358 2.008.440 401.688 2.410.128 9.466.320 Phương pháp lập: Cột 1: Ghi bộ phận sử dụng Cột 2: Ghi lương sản phẩm, căn cứ vào bảng thanh toán lương của từng bộ phận ta lấy cột như sản phẩm để ghi một dòng vào cột phù hợp. Cột 3 đến cột 8: Căn cứ vào các bảng thanh toán lương của từng bộ phận, cột lương thời gian ta lấy cột lương thời gian, lương kinh doanh, lương phép, năng suất, bù chênh lệch, phụ cấp, trách nhiệm tương ứng từ cột 3 đến cột 8 để ghi một dòng vào cột phù hợp. Cột 9: Tổng cộng ta lấy cột lương sản phẩm + lương thời gian + lương kinh doanh + lương phép (nếu có) + năng xuất + bù chênh lệch + phụ cấp trách nhiệm để ghi một dòng vào cột phù hợp. Cột 10: Ghi các khoản khấu trừ chi tiết cho BHXH 5%: trích 5% vào BHXH theo lương cố định BHYT 1%: Trích 1% và BHYT theo lương cố định VD: Phân xưởng bao bì Tổng hệ số lượng của phân xưởng Thép T1 là 27,5 mức lương tối thiểu (310.000đ) vậy lương cố định = 5.775.000đ/tháng. BHXH 5% = 5.775.000 x 0,05 = 288.750 BHYT 1% = 5.775 x 0,01 = 57.750 Tổng cộng: Ta lấy cột BHXH cộng BHYT. VD: Phân xưởng bao bì các khoản khấu trừ là: 346.500đ/tháng Cột 11: Thực lĩnh Ta lấy cột 9: Tổng cộng trừ đi cột cộng của các khoản khấu trừ để ghi một dòng vào cột phù hợp. Cụ thể: Phân xưởng Thép D1: tổng thu nhập 10.519.878 các khoản khấu trừ: 346.500 Vậy số tiền thực lĩnh của cả phân xưởng là: 10.173.378 Khi đã lập được bảng thanh toán lương toàn xí nghiệp tháng 3/2006. Kế toán tiếp tục lập bảng phân bổ số 1 hay còn gọi là bảng phân bổ tiền lương và BHXH. bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Tháng 3/2006 STT Ghi có TK Ghi nợ TK TK 334 TK 338 TK 335 Tổng cộng Lương Phụ cấp Cộng KPCĐ 2% BHXH 15% BHYT 2% Cộng 1 TK 622 33.447.848 410.000 33.587.848 677.157 5.078.678 677.157 6.432.992 40.290.840 PX D1 10.408.878 111.000 10.519.878 210.398 1.577.982 210.398 1.998.778 12.518.656 PX D2 11.118.500 222.370 1.667.775 222.370 2.112.515 13.231.015 PX D3 12.219.470 244.389 1.832.921 244.389 2.321.699 14.541.169 2 TK 627 30.439.080 7.140.350 37.579.430 751.583 5.636.914 751.588 7.140.090 44.719.520 PX D1 8.174.396 317.000 8.491.396 169.828 1.273.709 169.828 1.613.365 10.104.761 PX D2 12.459.320 249.186 1.868.898 249.186 2.367.270 14.826.590 PX D3 16.628.714 332.574 2.494.307 332.574 3.159.455 19.788.169 3 TK 641 2.789.100 2.789.100 55.782 418.365 55.782 529.929 3.319.029 4 TK 642 19.700.750 3.149.230 22.849.980 457.000 3.427.497 457.000 4.341.497 27.191.477 5 TK 334 2.008.440 401.688 2.410.128 2.410.128 Cộng 86.376.778 10.699.580 97.076.358 1.941.527 16.569.894 2.343.215 20.854.636 117.930.994 Sau khi lập được bảng phân bổ số 1 kế toán định khoản: Nợ TK 622: 33.857.848 Nợ TK 627: 37.579.430 Nợ TK 641: 2.789.100 Nợ TK 642: 22.148.980 Có TK 334: 97.076.358 Nợ TK 622: 6.432.922 Nợ TK 627: 7.140.090 Nợ TK 641: 529.929 Nợ TK 642: 4.341.497 Có TK 338: 18.444.508 Nợ TK 334: 2.410.128 Có TK 338: 2.410.128 * Phương pháp lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH Cơ sở lập: Dựa vào bảng thanh toán lương toàn xí nghiệp Kết cấu: Cột 1: Ghi thứ tự tài khoản Cột 2: Ghi tên tài khoản bên nợ: TK 622, TK 627 chi tiết theo từng phân xưởng, TK 641, TK 642, TK 334. Cột 3: Ghi có tài khoản: 334: Chi tiết cho cột lương, phụ cấp và cộng Cột 4: Ghi có tài khoản 338: Chi tiết cho cột KPCĐ, BHXH, BHYT và cộng Cột 5: Có TK 335 Cột 6: Tổng cộng Phương pháp lập: Cột TK 334 Dòng TK 622: Căn cứ vào bảng thanh toán lương toàn xi nghiệp, lấy dòng tổng cộng TK 622 của công nhân trực tiếp sản xuất để ghi một dòng vào cột phù hợp tương ứng với cột lương và phụ cấp. Dòng TK 627, TK 641, TK642: Căn cứ vào bảng thanh toán lương toàn xí nghiệp mấy dòng tổng cộng TK chi tiết cho cột lương và phụ cấp của từng bộ phận quản lý phân xưởng, nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý xí nghiệp ghi một dòng vào cột phù hợp. VD: Tổng tiền lương TK 627 là: 37.579.430 trong đó lương là: 30.439.080 và phụ cấp là: 7.140.350 Cột TK 338: Dòng TK 622 căn cứ tiền lương của dòng cộng TK 622 nhân với tỷ lệ quy định 19% chi tiết BHXH 15%, BHYT 2%, KPCĐ 2%, để ghi vào cột phù hợp. Dòng TK 627, TK 641, TK 642: Ta lấy dòng cộng của từng bộ phận nhân với tỷ lệ quy định 19%. Dòng TK 334 phản ánh số khấu trừ vào lương trong bảng thanh toán lương để ghi một dòng vào cột phù hợp Sau khi lập được bảng phân bổ tiền lương và BHXH kế toán tiếp tục mở sổ chi tiết tài khoản 334 và TK 338. Sổ chi tiết TK 334 Tháng 3/2006 Dư nợ đầu kỳ: 0 Dư có đầu kỳ: 0 Phát sinh nợ: 8.432.336 Phát sinh có: 19.011.274 Dư nợ cuối kỳ: Dư có cuối kỳ: 10.578.738 TK 334: phân xưởng Thép lá Ngày Số chứng từ Diễn giải Đối ứng P/S nợ P/S có Bảng phân bổ số 1 Tiền lương phải trả CNTTSX 622 10.519.878 Tiền lương phải trả NVQLPX 627 8.491.396 19.011.274 Sổ chi tiết TK 334 Tháng 3/2006 Dư nợ đầu kỳ: 0 Dư có đầu kỳ: 0 Phát sinh nợ: 12.457.320 Phát sinh có: 23.577.820 Dư nợ cuối kỳ: Dư có cuối kỳ: 111.205.000 TK 334: Phân xưởng Thép Tấm Ngày Số chứng từ Diễn giải Đối ứng P/S nợ P/S có Bảng phân bổ số 1 Tiền lương phải trả CNTTSX 622 11.118.500 Tiền lương phải trả NVQLPX 627 12.459.320 23.577.820 Sổ chi tiết TK 334 Tháng 3/2006 Dư nợ đầu kỳ: 0 Dư có đầu kỳ: 0 Phát sinh nợ: 20.456.100 Phát sinh có: 28.848.184 Dư nợ cuối kỳ: Dư có cuối kỳ: 8.392.084 TK 334: Phân xưởng Thép D1 Ngày Số chứng từ Diễn giải Đối ứng P/S nợ P/S có Bảng phân bổ số 1 Tiền lương phải trả CNTTSX 622 12.219.470 Tiền lương phải trả NVQLPX 627 16.628.714 28.848.184 Sổ chi tiết TK 338 Tháng 3/2006 Dư nợ đầu kỳ: 0 Dư có đầu kỳ: 0 Phát sinh nợ: 2.132.450 Phát sinh có: 3.612.143 Dư nợ cuối kỳ: Dư có cuối kỳ: 1.479.693 TK 338: phân xưởng Thép D2 Ngày Số chứng từ Diễn giải Đối ứng P/S nợ P/S có Bảng phân bổ số 1 Tiền lương phải trả CNTTSX 622 1.998.778 Tiền lương phải trả NVQLPX 627 1.613.365 3.612.143 Sổ chi tiết TK 338 Tháng 3/2006 Dư nợ đầu kỳ: 0 Dư có đầu kỳ: 0 Phát sinh nợ: 3.975.463 Phát sinh có: 4.479.785 Dư nợ cuối kỳ: Dư có cuối kỳ: 504.322 TK 338: phân xưởng Thép D3 Ngày Số chứng từ Diễn giải Đối ứng P/S nợ P/S có Bảng phân bổ số 1 Tiền lương phải trả CNTTSX 622 2.112.515 Tiền lương phải trả NVQLPX 627 2.367.270 4.479.785 Sổ chi tiết TK 338 Tháng 3/2006 Dư nợ đầu kỳ: 0 Dư có đầu kỳ: 0 Phát sinh nợ: 3.828.450 Phát sinh có: 5.481.154 Dư nợ cuối kỳ: Dư có cuối kỳ: 1.652.704 TK 338: phân xưởng Thép D4 Ngày Số chứng từ Diễn giải Đối ứng P/S nợ P/S có Bảng phân bổ số 1 Tiền lương phải trả CNTTSX 622 2.321.699 Tiền lương phải trả NVQLPX 627 3.159.455 5.481.154 Kết luận Công tác kế toán tiền lương là một vấn đề lớn đối với doanh nghiệp, với mọi người lao động và toàn xã hội. Đối với doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp dịch vụ, chi phí lương chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh.Một sự biết động nhỏ trong tiền lương cũng có thể làm ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.Bởi vậy hoạh toán tiền lương cần hết sức quan tâm. Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động do đó hoạch toán tổ chức tiền lương và các khoản trích theo lương là một phần hành kế toán quan trọng, giúp nhà lãnh đạo quản lý được số lượng, chất lượng lao động góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả lao động. Em xin chân thành cảm TS: Lê Thị Hồng Phương& Ths Nguyễn Bình Yến, các anh chị trong phòng kế toán của Tổng công ty Thép Việt Nam trong thời gian qua đã giúp đỡ em hoàn thiện chuyên đề tốt nghiệp này. Chuyên đề của em có thể còn nhiều thiếu sót, rất mong sự quan tâm, đóng góp ý kiến của thầy giáo và các anh chị trong phòng ban Tổng công ty Thép để chuyên đề được hoàn chỉnh và chất lượng hơn. Hà Nội, tháng 12 năm 2006 Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Hoạch toán kế toán trong các doanh nghiệp - Khoa kế toán trường ĐH Kinh tế quốc dân. 2. Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - Khoa Kế toán Trường ĐH Kinh tế quốc dân. 3. Kế toán doanh nghiệp theo chuẩn mực Kế toán Việt Nam - TS Nghiêm Văn Lợi. 4. Hướng dẫn thực hành Kế toán tại các đơn vị sản xuất - NXB Thống kê năm 1993. 5. 162 Sơ đồ kế toán doanh nghiệp - NXB Thống kê năm 2001. 6. Lý thuyết và thực hành Kế toán tài chính - NXB Tài chính năm 2003. 7. Một số tài liệu tham khảo tại Tổng công ty Thép Việt Nam.