Đề tài Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc

Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng số 113 Tờ số:…… Thẻ kho Tên hàng hóa: Mogas 90 Ký mã hiệu Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số chuyển tiếp ……. ……… ……… 15/01/2005 Xuất bán cho khách vãng lai 400 Kế toán trưởng Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng số 113 Tờ số:…… Thẻ kho Tên hàng hóa: Mogas 92 Ký mã hiệu Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số chuyển tiếp ……. ……… ……… 15/01/2005 Xuất bán cho khách vãng lai 2600 Kế toán trưởng Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng số 113 Tờ số:…… Thẻ kho Tên hàng hóa: Diezel Ký mã hiệu Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số chuyển tiếp ……. ……… ……… 15/01/2005 Xuất bán cho khách vãng lai 500 Kế toán trưởng Cứ 5 ngày các cửa hàng bán lẻ nộp Hóa đơn GTGT và Bảng kê hàng hóa bán ra lên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh sau khi đã cập nhật số liệu sẽ chuyển những tài liệu này cho phòng Kế toán – Tài chính để làm căn cứ ghi sổ sách. Tại phòng Kế toán sẽ tiến hàng ghi chép sổ sách như sau: Tính toán giá vốn hàng bán ra theo giá hạch toán rồi cập nhật số liệu lên Sổ chi tiết thống kê theo phương thức xuất giá vốn Sổ chi tiết thống kê theo phương thức xuất giá vốn Tháng 1 năm 2005 Phương thức tiêu thụ Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Giá vốn Thành tiền Phương thức bán lẻ Mogas 90 Mogas 92 Diezel ……….. Lít Lít Lít 400 2600 500 5500 5700 4050 2,200,000 14,820,000 2,025,000 Tổng Phương thức bán buôn trực tiếp ………. ……….. Tổng cộng 4,514,871 27,174,065,980 Cuối mỗi tháng kế toán tiền hành lập + Bảng phân bổ chênh lệch giá, tính toán ra số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế theo từng loại hàng hóa. + Cộng tổng giá hạch toán của từng loại hàng hóa trên sổ chi tiết thống kế theo phương thức xuất giá vốn. Sau đó, tiến hành vào NKCT số 7A (ghi có TK 156112, TK 156122), NKCT số 7B (ghi Có TK 15621, TK 15631, TK 15651), NKCT số 7E (ghi Có TK 15622, TK 15632, TK 15652) Nhật ký chứng từ số 7A Ghi Có cho TK 156112, 156122 Trang: TK Có TK Nợ Tổng cộng TK 156112 TK 156122 13811 632111 641114 ………. ………. 27,285,242,610 ………….. 26,834,175,110 ……….. 451,067,500 Tổng cộng …………. xxxx xxx Việc ghi nhận doanh thu sẽ được phán ánh trên NKCT số 8A Nhật ký chứng từ số 8A Ghi Có TK 511111, 511112,511114,511115,….. Trang: TK Có TK Nợ Tổng cộng TK 511111 TK 511112 TK511114 TK 511115 51112 51113 51115 131111 1312 ……… ………. ………….. ……….. ………… 19,722,732 …… …. Tổng cộng 27,761,629,440 2,368,313,162 4,859,235,005 6,449,059,840 13,635,337,220 237,426,643 2,331,767 409,925,807 Còn việc ghi nhận thuế GTGT đầu ra và khoản lệ phí xăng dầu sẽ được cập nhật trên NKCT số 10 Nhật ký chứng từ số 10 Ghi Có cho TK 33311, TK 33392…. Diễn giải số dư đầu tháng Ghi có TK 33311 Nợ TK Số dư cuối tháng Nợ Có 111 13111 ……. Cộng Có TK 33311 Nợ Có Dư đầu tháng 290,316 bán hàng cho khách ……. 1,972,273 Cộng 33,557,647,448 0 Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi có TK 33392 Nợ TK Số dư cuối tháng Nợ Có 111 13111 ……. Cộng Có TK 33311 Nợ Có Dư đầu tháng 4,407,986,440 bán hàng cho khách …. 1,750,000 Cộng 1,832,369,892 2,150,304,500 Đối với khoản tiền cửa hàng bán lẻ tuy đã gửi vào ngân hàng nhưng phòng Kế toán chưa nhận được Giấy báo có của ngân hàng nên vẫn hạch toán trên TK 13111. Sổ chi tiết phát sinh công nợ TK 131 Từ ngày 01/01/2005 đến ngày 31/01/2005 TK Nợ: 1312 PT cửa hàng số 113 Dư đầu kỳ Nợ :96,250,000 Phát sinh Nợ :852,817,000 Có: 821,767,000 Dư cuối kỳ: Nợ : 127,300,00 chứng từ Ngày Diễn giải Số tiền Nợ Số tiền Có Mã Số 4/1/2005 Nhận được giấy báo của ngân hàng ngày gửi 31/12/2004 96,250,000 4/1/2005 Total - 96,250,000 5/1/2005 Nộp tiền hàng nhưng chưa có Giấy báo Có của ngân hàng 117,225,000 5/1/2005 Total 117,225,000 0 9/1/2005 Nhận được Giấy báo Có của ngân hàng ngày gửi 05/01/2005 117,225,000 9/1/2005 Total - 117,225,000 ………… ………………… 15/1/2005 Chưa có Giấy báo Có của hàng 127,225,025 15/1/2005 Total 127,225,025 0 ………. ………………….. 30/1/2005 Nộp tiền hàng nhưng chưa có giấy báo Có của ngân hàng 127,300,000 30/1/2005 Total 127,300,000 0 Cuối tháng, các cửa hàng căn cứ vào định mức hao hụt lập Bảng kê xuất khác để xác định lượng hao của các hàng hóa theo từng phương thức tiêu thụ. Căn cứ vào Bảng kê xuất khác này kế toán sẽ tiến hành tính giá vốn theo gía hạch toán sau đó phản ánh vào NKCT số 7A( ghi có TK 15611 và ghi Nợ TK641114) và Bảng chi tiết bán hàng (sẽ được phán ánh trong phần sau). Đối với phương thức bán buôn trực tiếp, bán đại lý, bán Tổng đại lý Hàng ngày, căn cứ vào số lượng hàng hóa bán ra phòng Kinh doanh sẽ tiến hành lập Hóa đơn GTGT. Sau khi cập nhập số liệu trên phần mềm, Hóa đơn này sẽ được chuyển về phòng Kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Trình tự ghi sổ tương tự như trong trường hợp bán lẻ hàng hóa. Tuy nhiên, đối với phương thức bán đại lý Chi nhánh sẽ được hưởng phần chiết khấu do Công ty cấp (khoản chiết khấu này đúng bằng khoản thù lao mà Chi nhánh trả cho khách hàng là các đại lý bán lẻ. Hàng tháng, kế toán lập Bảng kê chiết khấu đại lý bán lẻ và sẽ tiến hàng định khoản như sau: Nợ TK: 3363 Có TK: 632111 Sau khi số liệu đã được phán ánh hết lên các NKCT và các sổ chi tiết, Kế toán sẽ tiến hành cộng số liệu từ NCKT và các sổ chi tiết để ghi chép lên Sổ cái của từng tài khoản. Sổ cái được mở chi tiết cho các tài khoản TK 156,632,511. Số dư đầu năm Nợ Có Sổ cái TK 632111 Ghi có TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 …….. 156112 26,834,175,110 156122 451,067,500 Cộng Nợ 27,285,242,610 Cộng Có 27,285,242,610 Số dư Nợ 0 Số dư Có Số dư đầu năm Nợ Có 2,997,917,450 Sổ cái TK 15611 Ghi có TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 …….. 33631 14,666,597,500 33811 824,250 Cộng Nợ 14,667,421,750 Cộng Có 14,166,471,700 Số dư Nợ 3,498,867,500 Số dư Có 0 Số dư đầu năm Nợ Có Sổ cái TK 511115 Ghi có TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 …….. 911111 13,635,337,220 Cộng Nợ Cộng Có 13,635,337,220 Số dư Nợ 0 Số dư Có Theo thường kỳ, thường là vào cuối tháng kế toán sẽ tiến hành tổng hợp số liệu lên các báo cáo nộp về cho Công ty Báo cáo tiêu thụ Báo cáo tiêu thụ Tháng 1/2005 Tên chỉ tiêu Đơn vị tính Số lượng Giá vốn hàng bán chưa được chiết khấu Chiết khấu thừa thiếu Giá vốn hàng bán Doanh thu thuần Lợi nhuận gộp 1.Tổng số 4,464,881 26,591,246,650 (160,447,641) 26,430,799,009 27,311,936,896 881,137,887 -Xăng Lít 1,871,570 13,431,243,646 (34,076,209) 13,397,167,437 13,862,207,612 465,040,175 - Nhiên liệu bay Lít - - - - - -Dầu hỏa Lít 13,894 70,934,400 70,934,400 73,079,749 2,145,348 Diezel Lít 2,292,839 11,946,319,252 (126,371,432) 11,819,947,820 12,216,733,557 396,785,737 Mazut Lít 286,579 1,142,749,352 1,142,749,352 1,159,915,979 17,166,627 1.1 Bán buôn trực tiếp 502,449 2,320,633,420 2,320,633,420 2,368,313,162 47,679,742 -Xăng Lít 1,064 8,367,134 8,367,134 8,674,226 307,093 - Nhiên liệu bay Lít - - - - - -Dầu hỏa Lít 3,601 18,963,267 18,963,267 19,265,219 301,952 Diezel Lít 211,205 1,150,553,668 1,150,553,668 1,180,457,738 29,904,070 Mazut Lít 286,579 1,142,749,352 1,142,749,352 1,159,915,979 17,166,627 1.2. Bán Tổng đại lý 793,693 4,831,785,549 4,831,785,549 4,859,226,671 27,441,122 -Xăng Lít 351,506 2,523,356,993 2,523,356,993 2,553,070,236 29,713,243 - Nhiên liệu bay Lít - - - - - -Dầu hỏa Lít - - - - - Diezel Lít 442,187 2,308,428,556 2,308,428,556 2,306,156,435 (2,272,121) Mazut Lít - - - - - 1.3. Đại lý bán lẻ 1,048,262 6,401,572,380 6,401,572,380 6,449,059,840 47,487,460 -Xăng Lít 482,153 3,483,080,103 (34,076,209) 3,449,003,894 3,527,349,248 78,345,355 - Nhiên liệu bay Lít - - - - - -Dầu hỏa Lít - - - - - Diezel Lít 566,109 2,918,492,277 (126,371,432) 2,792,120,845 2,921,710,592 129,589,747 Mazut Lít - - - - - 1.4.Bán lẻ 2,119,317 13,037,255,301 13,037,255,301 13,635,337,224 598,081,922 -Xăng Lít 1,036,294 7,416,439,417 7,416,439,417 7,773,113,902 356,674,485 - Nhiên liệu bay Lít - - - - - -Dầu hỏa Lít 10,294 51,971,134 51,971,134 53,814,529 1,843,396 Diezel Lít 1,072,730 5,568,844,751 5,568,844,751 5,808,408,792 239,564,042 + Căn cứ vào bảng kê theo phương thức xuất giá vốn để tính tổng cộng số lượng theo đơn giá hạch toán của từng mặt hàng. Sau khi lập Bảng phân bổ chênh lệch giá theo từng phương thức tháng 1 năm 2005 của từng mặt hàng. Kế toán sẽ tính chính xác giá vốn thực tế của từng loại mặt hàng rồi tiến hành điền số liệu vào cột số lượng và giá vốn hàng bán chưa chiết khấu. + Căn cứ vào Bảng tính chiết khấu thừa thiếu để tính giá trị chiết khấu của hình thức đại lý bán lẻ. + Giá vốn hàng bán là tổng của giá vốn chưa chiết khấu và chiết khấu thừa thiếu. + Số liệu trên cột doanh thu chính sẽ được lấy ra từ Nhật ký chứng từ số 8A và căn cứ vào cả Bảng kê theo phương thức xuất giá vốn. + Lợi nhuận gộp là thương doanh thu thuần và giá vốn hàng bán. *Phụ biểu báo cáo xuất hàng hóa Tên hàng hóa ĐVT Tổng số Bán buôn trực tiếp Bán Tổng đại lý Đại lý bán lẻ Bán lẻ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tổng lít 4,463,721 26,591,246,650 502,449 2,320,633,420 793,693 4,831,785,549 1,048,262 6,401,572,380 2,119,317 13,037,255,301 1.Xăng lít 1,871,017 13,431,243,646 1,064 8,367,134 351,506 2,523,356,993 482,153 3,483,080,103 1,036,294 7,416,439,417 1.1 Mogas 90 lít 169,254 1,124,452,526 - - 29,597 196,387,005 18,359 122,479,678 121,298 805,585,843 1.2.Mogas 92 lít 1,700,329 12,295,123,380 1,064 8,367,134 321,909 2,326,969,987 463,795 3,360,600,425 913,562 6,599,185,835 1.3. Xăng 95 lít 1,434 11,667,739 - - - - - - 1,434 11,667,739 1.4..Xăng khác lít - - - - - - - - - - 2. N. liệu bay lít - - - - - - - - - - 3.Dầu hỏa lít 13,894 70,934,400 3,601 18,963,267 - - - - 10,294 51,971,134 4. Diezel lít 2,292,231 11,946,319,252 211,205 1,150,553,668 442,187 2,308,428,556 566,109 2,918,492,277 1,072,730 5,568,844,751 4.1. Diezel 0.5s lít 2,292,231 11,946,319,252 211,205 1,150,553,668 442,187 2,308,428,556 566,109 2,918,492,277 1,072,730 5,568,844,751 4.2 Diezel 0.25s lít - - - - - - - - - - 4.3 Diezel khác lít - - - - - - - - - - 5. Marut kg 286,579 1,142,749,352 286,579 1,142,749,352 - - - - - - 5.1. Marut 3.5s kg 286,579 1,142,749,352 286,579 1,142,749,352 - - - - - - 5.2. Marut 3s kg - - - - - - - - - - 5.3. Marut khác kg - - - - - - - - - - PHụ biểu báo cáo xuất hàng hóa Tháng 1/2005 Mặt hàng: Xăng dầu chính 2.6.4.4. Hạch toán chi phí kinh doanh. Đối với doanh nghiệp thương mại, chi phí kinh doanh phát sinh chủ yếu là chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí thu mua hàng hóa. Nhưng việc tách rời những chi phí này tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc gặp rất nhiều khó khăn. Chính vì vậy, Chi nhánh chỉ sử dụng tài khoản 641- Chi phí bán hàng dùng để phản ánh cả ba loại chi phí trên. Chi phí kinh doanh tại đơn vị bao gồm những khoản chi phí sau: + Chi phí tiền lương: là toàn bộ những khoản tiền lương, phụ cấp có tính chất lương theo quy định hiện hành của nhà nước. Các cán bộ, công nhân viên trong Chi nhánh được hưởng bao gồm: những người trong bộ máy điều hành công ty (giám đốc, trưởng phòng, phó phòng, nhân viên các phòng ban), những người lao động bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ (trưởng cửa hàng, nhân viên bán hàng), thủ kho, bảo vệ…. Hàng tháng, căn cứ vào bảng thanh toán lương và các chứng từ khác (giấy báo nghỉ ốm,…) kế toán tiến hành kiểm tra, ghi chép sổ sách và được tập hợp trên TK641 (chi tiết cho từng nhóm hàng hóa) + Chi phí BHXH,BHYT,KPCĐ: là khoản tiền mà người sử dụng lao động phải trích trên cơ sở quỹ tiền lương của đơn vị để nộp BHXH(15%), BHYT(2%), KPCĐ(2%) cho người lao động trong đơn vị + Chi phí công cụ, dụng cụ, bao bì: Bao gồm toàn bộ số tiền phân bổ các loại công cụ , dụng cụ, bao bì trực tỉếp sử dụng vào hoạt động kinh doanh. + Chi phí khấu hao: là khoản chi phí sử dụng TSCĐ được trính trên tỷ lệ khấu hao theo quy định của nhà nước. Đối với những TSCĐ dùng cho hoạt động kinh doanh nào thì được hạch toán cho hoạt động kinh doanh đó, còn đối với những tài sản dùng chung cho nhiều hoạt động kinh doanh thì sẽ đựơc tập hợp và thực hiện phân bổ cho từng loại hoạt động kinh doanh theo những tiêu thức cụ thể. + Chi phí sửa chữa TSCĐ: Là những chi phí sửa chữa tài sản phát sinh trong quá trình kinh doanh. Do đặc điểm của loại sản phẩm xăng dầu nên chi phí sửa chữa chủ yếu là chi phí sửa chữa thường xuyên: trùng tu TSCĐ, sơn quét, bảo dưỡng, thay thế phụ tùng…. + Chi phí bảo quản: Là những khoản chi phí nhằm đảo bảo chất lượng của hàng hóa đã nhập kho, chở tiêu thụ như chi phí chống cháy nổ, chi phí vệ sinh kho hàng, rửa bồn bể, chi phí chống hư hao hàng hóa, chi phí vệ sinh môi trường, chi phí độc hại…. + Chi phí vận chuyển: là những khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa: Chi phí thuê xe chuyên chở xăng dầu … + Chi phí hao hụt: là những chi phí hao hụt tự nhiên , không thể tránh khỏi trong quá trình vận chuyển, giao dịch, bảo quản dự trữ xăng dầu, hàng hóa… + Chi phí bảo hiểm: Là những khoản chi phí nhằm tránh những rủ ro đáng tiếc xảy ra. + Chi phí dịch vụ thuê ngoài: là những chi phí mua ngoài sử dụng cho hoạt động kinh doanh trong kỳ của Chi nhánh như: Chi phí điện thoại, chi phí điện nước và chi phí khác. + Chi phí thuế, phí, lệ phí: Đây là những khoản chi phí bắt buộc phải nộp ngoài ý muốn chủ quan của Chi nhánh như: Phí qua cầu, thuế môn bài, thuế nhà đất… + Chi phí văn phòng, công tác: là những chi phí phát sinh cho công tác kinh doanh, chi phí văn phòng: chi phí tiếp khách, hội nghị, tàu xe, công tác phí….. + Chi phí lãi vay: là các khoản chi phí về tiền vay, là khoản tiền Chi nhánh phải trả cho ngân hàng, các tổ chức tín dụng tài chính về các khoản vay ngăn hạn, khoản tiền lãi vay phải trả cho Tổng công ty về các khoản nhận thanh toán tiền hàng nội bộ và khoản lãi vay vốn để đầu tư XDCB mà tổng công ty đã cho vay. Ngoài ra, các chi phí kể trên Chi nhánh còn nhiều các chi phí khác cũng được coi là chi phí kinh doanh trong kỳ như chi phí hoa hồng mô giới, chi phí đào tạo tuyển dụng, chi phí dự phòng… Tài khoản sử dụng TK 641: Chi phí bán hàng TK 6411: Hàng hóa + TK 64111: Xăng dầu TK 641113: Chi phí quản lý doanh nghiệp chung TK 641114: Chi phí khâu bán lẻ trực tiếp TK 641115: Chi phí bán buôn, đại lý + TK 64112: Dầu mỡ nhờn + TK 64113: Hóa chất + TK 64115: Gas, bếp và phụ kiện Chứng từ sử dụng + Phiếu chi + Bảng theo dõi khấu hao TSCĐ + Phiếu xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ + Bảng thanh toán lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp và nhân viên bán hàng + Hóa đơn mua dịch vụ mua ngoài như tiền mua điện, nước…. + Giấy báo Nợ và số phụ của ngân hàng ………………………………………… Căn cứ vào các Hóa đơn, chứng từ như Phiếu chi, Hóa đơn mua dịch vụ mua ngoài (điện, nước) phục vụ cho hoạt động bán hàng và hoạt động quản lý doanh nghiệp, Phiếu xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, Bảng tính khấu hao TSCĐ… Kế toán tiến hành ghi số liệu vào sổ chi tiểt chi phí bán hàng, Bảng tổng hợp chi phí bán hàng, Bảng kê chi phí bán hàng và cuối tháng ghi số liệu tổng cộng vào Sổ cái TK641. Chăng hạn chi phí bán hàng của Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc của mặt hàng xăng dầu trong tháng 1/2005 như sau: Sổ chi tiết bán hàng TK 64111 Tháng 1/2005 chứng từ Diễn giải Chi phí quản lý chung Chi phí bán buôn, ĐL Chi phí bán lẻ SH NT Chi phí tiền lương - 63,599,592 191,029,195 Tiền lương - 63,599,592 191,029,195 Chi phí bảo hiểm 3,555,961 6,022,782 18,996,127 Bảo hiểm xã hội 2,324,931 3,937,769 12,419,902 Kinh phí công đoàn 927,124 1,570,284 4,952,746 Bảo hiểm Y tế 303,905 514,729 1,623,479 Chi phí công cụ, ngyên vật liệu 18,918,646 18,918,646 5,104,759 Công cụ, NVL đồ điện dân dụng 12,238,460 12,238,460 3,302,265 các loại bao bì 6,680,186 6,680,186 1,802,494 Chi phí khấu hao TSCĐ 26,811,189 26,811,189 80,116,256 Khấu hao nhà cửa vật kiến trúc 6,147,074 6,147,074 18,368,472 Khấu hao máy móc thiết bị 5,062,149 5,062,149 15,126,535 Khấu hao phương tiện vận tải 686,241 686,241 2,050,603 Khấu hao dụng cụ quản lý 1,510,130 1,510,130 4,512,518 Chi phí sửa chữa TSCĐ 13,373,954 101,250 26,584,649 Chi phí sửa chữa TSCĐ thuê ngoài 371,198 2,810 737,864 Chi phí sửa chữa nhà cửa vật kiến trúc 11,527,764 87,273 22,914,805 Chi phí sửa chữa máy móc, thiết bị 708,337 5,363 1,408,027 chi phí sửa chữa khác 766,656 5,804 1,523,953 Chi phí bảo quản 1,742,853 505,686 20,475,904 Chi phí bảo quản thuê ngoài 745,726 216,371 8,761,156 Chi phí bảo quản khác 745,726 216,371 8,761,156 Chi phí bảo quản tự làm 125,701 36,472 1,476,796 Chi phí đo lường kiến định 658 191 7,731 Chi phí bốc xếp 17,862 5,183 209,854 Chi phí bảo quản khác 107,181 31,098 1,259,211 Chi phí vận chuyển 1,085,516 106,945,330 96,518,631 Chi phí vận chuyển thuê ngoài 447,003 44,038,908 39,745,308 Cớc phí vận chuyển 447,003 44,038,908 39,745,308 Chi phí vận chuyển tự làm 95,754 9,433,758 8,514,008 Cớc phí vận chuyển 95,754 9,433,758 8,514,008 Chi phí hao hụt - - - Hao hụt theo dự kiến kế hoạch - 14,037 43,910,584 Chi phí ĐT, TD và khuyến học 70,225 - 1,080,083 Chi phí đào tạo, tuyển dụng 35,113 - 540,042 Chi phí đào tạo đại học 850 - 13,070 Chi phí đào tạo nghiệp vụ nâng bậc 11,846 - 182,203 Chi phí đào tạo khác 22,416 - 344,769 Chi phí dịch vụ mua ngoài khác 17,117,409 1,482,591 15,994,187 Chi phí điện, nớc 6,746,957 584,374 6,304,230 Chi phí điện thoại viễn thông, Fax 2,245,981 194,531 2,098,603 Chi phí mua ngoài 5,505,727 476,868 5,144,448 Chi phí khác 2,618,745 226,817 2,446,906 Chi phí văn phòng và chi phí công tác 15,965,359 215,083 2,800,700 Chi phí văn phòng phẩm 6,564,451 88,435 1,151,559 Chi phí bảo vệ cơ sở kinh doanh 56,282 758 9,873 Chi phí văn phòng khác 6,508,138 87,677 1,141,681 Chi phí công tác 1,476,694 19,894 259,047 Chi phí phụ cấp lu trữ, tu dỡng 622,139 8,381 109,138 Chi phí tàu xe, máy bay công tác 17,342 234 3,042 Chi phí tiện nghi khách sạn 282,513 3,806 49,559 Chi phí xăng dầu xe con 437,799 5,898 76,800 Chi phí người lao động 10,440,977 - 47,160,781 Chi phí tiền ăn ca 6,413,825 - 28,970,564 Chi cho người lao động nữ theo quy định 48,816 - 220,496 Chi mua trang phục bảo hộ 3,459,277 - 15,625,186 Chi bồi thường thiệt hại 519,059 - 2,344,536 Chi phí quảng cáo, tiếp thị, 20,813,687 4,678,488 2,949,121 Chi phí quảng cáo 3,533,164 794,182 500,619 Vật phẩm quảng cáo 1,978,165 444,651 280,289 Quảng cáo trên đài báo, truyền hình 670,887 150,802 95,059 Các hình thức quảng cáo khác 895,121 201,205 126,831 Chi phí tiếp thị 1,108,964 249,272 157,131 Chi phí tiếp khách 85,895 19,307 12,171 Chi phí hội nghị khách hàng 981,936 220,719 139,132 Chi phí tiếp thị khác 41,133 9,246 5,828 Chi phí tiếp khác, hội nghị, đối ngoại 4,208,633 946,014 596,327 Chi phí tiếp khách giao dịch 3,986,843 896,160 564,902 Chi phí hội nghị đối chiếu 221,790 49,854 31,426 Chi phí khác 3,101,157 697,076 439,407 Chi phí thuế, phí, lệ phí 10,701,129 1,755,801 15,361,695 Chi phí thuế, phí, lệ phí 5,350,569 877,901 7,680,854 Thuế đất 1,049,311 172,167 1,506,308 Tiền thuế điểm kinh doanh 4,059,340 666,041 5,827,268 Lệ phí chuyển tiền qua ngân hàng 241,908 39,691 347,265 Chi phí bảo hiểm 496,792 - - Chi phí hoa hồng mô giới - 1,153,346 283,333 Tổng cộng 141,093,696 232,189,784 524,455,422 Sau khi lên các Sổ chi tiết chi phí bán hàng kế toán tiến hành vào các bảng kê ghi Nợ các tài khoản 641(chi tiết từng đối tượng). Sau đây là ví dụ bảng kê của TK641113, TK 641114, TK 641115 trong tháng 1/2005 Bảng kê ghi nợ TK64111 Tháng 1/2005 TK Nợ TK Có TK 641113 TK 641114 TK641115 Cộng 3411 - 63,599,592 191,029,195 245,628,787 3383 2,324,931 3,937,769 12,419,902 18,682,602 3382 927,124 1,570,284 4,952,746 7,450,154 3384 303,905 514,729 1,623,479 2,442,113 152 18,918,646 18,918,646 5,104,759 42,942,051 21412 6,147,074 6,147,074 18,368,472 30,662,620 21413 5,062,149 5,062,149 15,126,535 25,250,833 21414 686,241 686,241 2,050,603 3,423,085 21415 1,510,130 1,510,130 4,512,518 7,532,778 ……………… ……………….. ……………….. ……………. Tổng cộng 141,093,696 232,189,784 524,455,422 897,738,902 Số dư đầu năm Nợ Có Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê và sổ chi tiết của tài khoản chi phí bán hàng. Đây là Sổ cái TK 641114 Sổ cái TK 641114 TK 641114 Ghi có các TK ghi nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 ………… 3411 63,599,592 3383 3,937,769 3382 1,570,284 3384 514,729 152 18,918,646 21412 6,147,074 21413 5,062,149 21414 686,241 21415 1,510,130 ……………… ……………….. Cộng số phát sinh Nợ 232,189,784 Cộng số phát sinh Có 232,189,784 Số dư cuối tháng 0 Theo định kỳ, kế toán sẽ phải lập Báo cáo chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Báo cáo Chi phí bán hàng và QLDN STT Tên chỉ tiêu Tổng cộng Xăng dầu Hóa dầu Gas Giá trị %DT Giá trị %DT Giá trị %DT Giá trị %DT Tổng chi phí bán hàng và QLDN 959,329,935 100 895,933,688 100 27,943,610 100 35,452,637 100 1 Chi phí tiền lương 302,199,368 31.50 254,628,787 28.42 20,490,029 73.33 27,080,552 76.39 2 Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ 33,105,241 3.45 28,574,871 3.19 1,944,126 6.96 2,586,245 7.29 3 Chi phí công cụ. NVL 24,236,897 2.53 24,023,405 2.68 25,500 0.09 187,992 0.53 4 Chi phí khấu hao TSCĐ 107,643,069 11.22 106,927,445 11.93 - - 715,624 2.02 5 Chi phí sửa chữa TSCĐ 40,108,686 4.18 40,059,852 4.47 25,000 0.09 23,833 0.07 6 Chi phí bảo quản 29,600,569 3.09 22,724,443 2.54 4,988,890 17.85 1,887,237 5.32 7 Chi phí vận chuyển 204,549,477 21.32 204,549,477 22.83 - - - - 8 Chi phí hao hụt 43,924,621 4.58 43,924,621 4.90 - - - - 9 Chi phí bảo hiểm 496,792 0.05 496,792 0.06 - - - - 10 Chi phí hoa hồng mô giới 1,781,737 0.19 1,436,679 0.16 - - 345,058 0.97 11 Chi phí đào tạo tuyển dụng 1,150,308 0.12 1,150,308 0.13 - - - - 12 Chi phí mua ngoài 34,629,794 3.61 34,594,188 3.86 - - 35,606 0.10 13 Chi phí văn phòng và CP công tác 19,238,264 2.01 18,981,142 2.12 257,122 0.92 - - 14 Chi phí theo chế độ cho người lao động 60,000,009 6.25 57,601,759 6.43 212,944 0.76 2,185,307 6.16 15 Chi phí quảng cáo tiếp thị, giao dịch 28,441,296 2.96 28,441,296 3.17 - - - - 16 Chi phí thuế, phí, lệ phí 28,223,808 2.94 27,818,625 3.10 - - 405,183 1.14 Tháng 1/2005 Phần III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc. 3.1. Đánh giá khái quát hạch toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh. 3.1.1 Ưu điểm. Sau gần 10 năm thành lập Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc đã xác định được vai trò và vị trí của mình trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu. Với đặc điểm kinh doanh những sản phẩm có tính nhạy cảm với những biến động của giá cả trên thị trường thế giới, mặt khác lại dễ cháy nổ, gây thiệt hại lớn cả người và của. Song với những chính sách quản lý chặt chẽ và sự phân công trách nhiệm rõ ràng, Ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh chưa để một tai nạn đáng tiếc nào xảy ra cả người và của đồng thời hoàn thành tổt nhiệm được giao trong việc tiếp nhận, cung ứng những sản phẩm xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu và đặc biệt là bình ổn giá cả trên thị trường. Thêm vào đó, Chi nhánh ra đời trong thời kỳ nền kinh tế nước ta đã chuyển sang nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN nên không thể tránh khỏi sự cạnh tranh khốc liệt của các đối thủ cạnh tranh. Tuy đối với mặt hàng xăng dầu Chi nhánh vẫn độc quyền trong phân phối, nhưng đối với những sản phẩm khác: Các sản phẩm hóa dầu, Gas đã và đang bị cạnh tranh. Để tồn tại và khẳng định địa thế của mình trên thị trường không còn cách nào khác là Chi nhánh phải tìm hiểu, nắm bắt những quy luật của nền kinh tế thị trường, nâng cao năng lực quản lý của các cán bộ, công nhân viên trong đơn vị đồng thời tiên phong trong việc áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao năng xuất lao động, tăng sức cạnh tranh. Dưới sự chỉ đạo của Tổng công ty xăng dầu khu vực I, Ban Giám đôc đơn vị và toàn thể cán bộ công nhân viên trong đơn vị trong thời gian vừa qua đã đạt được những thành tích đáng được tuyên dương, khích lệ cụ thể như sau: * Về bộ máy quản lý Với bộ máy quản lý phân theo chức năng nên chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban trong đơn vị được quy định cụ thể, rõ ràng, tạo điều kiện cho việc thực hiện tốt các nhiệm vụ và mục tiêu của đơn vị đặt ra tránh tình trạng chồng chéo hoạt động không hiệu quả. * Phòng kế toán Tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc có riêng một phòng kế toán tách biệt với các phòng khác trong đơn vị, lại có chức năng và nhiệm vụ được quy định cụ thể trong các quyết định phân công phân nhiệm cho từng phòng ban. Mặt khác nhân viên trong phòng kế toán đều có trình độ đại học về kế toán lại có nhiều kinh nghiệm thực tế. Chính những điều này đã giúp cho công tác kế toán được thực hiện một cách nghiêm túc, khách quan đúng với quy định của nhà nước, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh đúng bản chất. * Chứng từ sử dụng Trong thời gian thực tập tại Chi nhánh, em thấy rằng Chi nhánh không những sử dụng những chứng từ bắt buộc theo quy định của nhà nước (Hóa đơn bán hàng, tờ khai thuế….) mà còn sử dụng cả những chứng từ được thiết kế thống nhất toàn Công ty như Bảng kê khác, Bảng phân bổ giá vốn hàng bán…. Hóa đơn tự in, chứng từ Chi nhánh quy định được in và gửi tới cho các cửa hàng đã giúp cho quá trình hạch toán đảm bảo tính thống nhất đồng thời cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết cho nhà quản lý. Việc phân bổ chênh lệch giá vốn, chiết khấu thừa thiếu, tính khoản hao hụt đều được thực hiện trên các mẫu bảng biểu và theo những quy định của Công ty giúp cho việc hạch toán giá vốn, các khoản chiết khấu, hao hụt được tính chính xác cho từng mặt hàng, từng phương thức bán hàng trong kỳ theo đúng quy định. Mặc dù, Chi nhánh có 19 cửa hàng bán lẻ xăng dầu nằm rải rác khắp trên địa bàn của tỉnh, số lượng chứng từ (đặc biệt là hóa đơn bán hàng) phát sinh trong ngày nhiều. Nhưng với tinh thần làm việc nghiêm túc cùng với sự quản lý chặt chẽ nên mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi nhận trên các chứng từ, các yếu tố bắt buộc của chứng từ đều được phản ánh đầy đủ. Các chứng từ kế toán đều phải tập trung tại phòng Kế toán trong thời gian ngắn nhất. Sau khi ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh những chứng từ này đều được chuyển đến bộ phận lưu trữ, bảo quản chứng từ. * Tài khoản sử dụng Căn cứ vào hệ thống tài khoản của nhà nước ban hành và căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị. Đơn vị đã vận dụng linh họat hệ thống tài khoản đồng thời còn chi tiết tài khoản thành tài khoản cấp II, câp III, cấp IV đã tạo điều kiện cung cấp những thông tin chi tiết cho nhà quản lý. Chẳng hạn đối với mặt hàng kinh doanh chính là xăng dầu, hệ thống tài khoản phản ánh được chi tiết hóa thành nhiều cấp như tài khoản doanh thu của mặt hàng xăng dầu được chi tiết nhỏ để theo dõi doanh thu của từng phương thức bán hàng qua đó có thể thấy ngay được khả năng đem lại doanh thu của từng phương thức tiêu thụ từ đó tìm nguyên nhân và có hướng giải quyết phù hợp. * Sổ sách kế toán Ngoài việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các sổ tổng hợp chúng còn được theo dõi chi tiết trên các Sổ chi tiết, Bảng chi tiết giúp cho việc cung cấp chi tiết thông tin. Mặt khác những sổ sách kế toán này được thiết kế theo mẫu quy định sẵn của Công ty phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh tại đơn vị, nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán, ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thống nhất trong toàn Công ty. Thêm vào đó, tiêu thụ là quá trình quan trọng trong một đơn vị thương mại. Đây là quá trình cuối cùng của quy trình luân chuyển hàng hóa. Chính vì vậy, quá trình tiêu thụ tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc được theo dõi một cách rất chặt chẽ ngay từ những nhân viên ghi chép tại các cửa hàng bán lẻ, tại đây ngoài việc ghi Hóa đơn GTGT tăng hàng ngày còn phải ghi chép riêng từng loại hàng hóa bán ra vào Bảng kê hàng hóa và vào Thẻ kho. Sau đó định kỳ chuyển những tài liệu này lên cho phòng Kế toán làm căn cứ ghi nhận vào sổ sách kế toán. Việc theo dõi chi tiết hàng hóa này giúp cho Ban giám đốc có được những thông tin chi tiết về quá trình tiêu thụ, đồng thời cũng quản lý chặt chẽ được quá trình bán hàng. Cộng thêm vào, những nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận trên các loại sổ sách khác nhau, ở các địa điểm khác nhau vừa tránh được tình trạng gian lận vừa giúp đơn vị có được những kết quả chính sách khách quan về tình hình tiêu thụ, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp với tình hình thực tế. 3.1.2. Một số tồn tại Bên cạnh những thành quả đạt được Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc còn một số tồn tại cụ thể như sau: * Đối với phòng kế toán Vì khối lượng công việc kế toán ngày càng nhiều mà số lượng nhân viên kế toán chỉ có 4 người, nên một nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Đặc biệt vào thời điểm cuối tháng, cuối quý, nhân viên kế toán thường phải làm tăng ca, làm thêm giờ thậm trí phải làm việc cả đêm để hoành thành công việc tổng hợp số liệu,lên báo cáo. Điều này ít nhiều sẽ ảnh hưởng tới chất lượng kế toán. * Chứng từ sử dụng Mặc dù theo quy định cứ 5 ngày các cửa hàng phải chuyển toàn bộ Hóa đơn GTGT và Bảng kê hàng hóa về Chi nhánh nhưng do các cửa hàng bán lẻ nằm rải rác ở khắp nơi trên địa bàn tỉnh nên quá trình luân chuyển chứng từ diễn ra chậm không đảm bảo đúng theo quy định. Chính điều này đã ảnh hưởng tới việc cập nhật thông tin không kịp thời. Đôi lúc, các Hóa đơn chứng từ tập hợp về phòng Kế toán vào thời điểm cuối tháng với số lượng lớn nên gây ra tình trạng giữa tháng thì rỗi mà cuối tháng thì làm không hết việc. Theo quy định của Nhà nước và của Bộ tài chính trên các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Nhưng do khối lượng hóa đơn xuất bán hàng hóa trong ngày lớn nên không thể đảm bảo được có đầy đủ chữ ký của Kế toán và của Thủ trưởng đơn vị hoặc của người được ủy nhiệm ký thay Thủ trưởng. Đây là một trong những khó khăn cần được tháo gỡ tại đơn vị. Mặt khác, tại các cửa hàng bán lẻ khách hàng thường mua với khối lượng hàng nhỏ, nghiệp vụ mua hàng phát sinh nhiều nên không thể lập mỗi một nghiệp vụ một hóa đơn bán hàng mà chỉ có thể lập một lần cho tất các các nghiệp vụ bán hàng vào thời điểm cuối mỗi ca làm việc. Điều này vẫn chưa đảm bảo đúng với quy định của nhà nước vế sử dụng chứng từ. * Hệ thống tài khoản sử dụng Nhìn chung, đơn vị đã vận dụng linh hoạt hệ thống tài khoản theo quy định của Nhà nước. Song do đặc điểm riêng của ngành nên việc tách rời 3 khoản mục phí (chi phí bán hàng, chi phí QLDN, chi phí mua hàng) gặp rất nhiều khó khăn, nên chỉ dùng một TK641- Chi phí bán hàng để phản ánh chung cho cả 3 loại chi phí trên. Việc phản ánh trên dẫn đến + Chi phí thu mua là một trong những yếu tố cấu thành nên giá vốn của hàng hóa. Việc không tách được chi phí thu mua này đã làm giảm giá vốn hàng bán của hàng hóa bán ra, dẫn tới làm tăng lợi nhuận gộp trên bảng BCKQKD khiến cho người sử dụng thông tin tài chính lầm tưởng, không xác định được chính xác được giá vốn của hàng bán. Hơn nữa, toàn bộ chi phí thu mua phát sinh trong kỳ đều được tính là chi phí thu mua phát sinh ngay trong kỳ đó ngay cả phần chi phí thu mua của số lượng hàng tồn kho cuối kỳ. Nếu chi phí thu mua của số hàng tồn kho cuối kỳ không lớn thì sẽ không ảnh hưởng nhiều tới lợi nhuận trược thuế và giá trị thực tế của hàng hóa tồn cuối kỳ. Nhưng nếu chi phí thu mua lớn thì sẽ làm giảm đáng kể lợi nhuận trước thuế của kỳ kinh doanh đó. + Đối với việc gộp cả 3 loại chi phí như vậy sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới việc phân tích các khoản mục phí phát sinh trong kỳ trong việc để ra các giải pháp nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh. Đối với hệ thống tài khoản, Chi nhánh đã vận dụng linh hoạt, các tài khoản được chi tiết hóa nhầm cung cấp những thông tin cho nhà quản như tài khoản doanh thu của mặt hàng xăng dầu được chi tiết theo từng phương thức bán hàng, nhưng tài khoản giá vốn của mặt hàng xăng dầu thì lại không chi tiết theo từng phương thức bán mà chỉ sử dụng TK632111 để phản ánh cho toàn bộ giá vốn của mặt hàng xăng dầu tiêu thụ trong kỳ. Nên khi nhà quản lý yêu cầu cung cấp kết quả tiêu thụ của mặt hàng xăng dầu theo từng phương thức bán kế toán sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Việc chi tiết tài khoản như vậy chỉ có thể cho biết được doanh thu riêng biệt của từng phương thức, giá vốn chung của mặt hàng xăng dầu và lợi nhuận gộp chung của mặt hàng này, còn lợi nhuận gộp riêng cho từng phương thức bán thì lại không thể cung cấp đươc- Một chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh quan trọng. Với quan niệm mặt hàng xăng dầu là mặt hàng kinh doanh chính, các mặt hàng còn lại là các mặt hàng kinh doanh phụ nên các mặt hàng: DMN, Gas, Hóa chất không được chi tiết tài khỏan để theo dõi mà chỉ theo dõi trên phương diện tổng cộng. Nhưng nhìn dưới bảng phân tích dưới đây (số liệu phân tích là số liệu trong một tháng trong năm 2005) Chỉ tiêu Xăng dầu DMN, Gas, Hóa chất Số lượng % so với doanh thu Số lượng % so với doanh thu Doanh thu thuần 27,318,360,030 100% 649,684,168 100% Giá vốn thuần 26,424,972,320 96.73% 576,394,434 87.72% Lãi gộp 893,387,710 3.27% 73,289,734 12.28% Ta thấy trên 100 đồng doanh thu kiếm được thì mặt hàng DMN, Gas, Hóa chất sẽ đem lại 12.28 đồng, còn mặt hàng xăng dầu chỉ đem lại 3.27 đồng lãi gộp. Như vậy kinh doanh DMN, Gas, Hóa chất sẽ đem lại hiệu quả cao hơn. Theo xu hướng phát triển thì ngày càng có nhiều nhu cầu về các mặt hàng DMN, Gas, Hóa chất nên chi nhánh cũng cần phải chi tiết các tài khoản phản ánh nhóm hàng này nhằm cung cấp những thông tin tìm hiểu nguyên nhân tại sao doanh số bán của các mặt hàng này lại giảm qua các năm, đồng thời tìm ra giải pháp để nâng cao doanh số bán của mặt hàng này. * Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và sổ sách kế toán Như đã nói ở trên ngoài 4 phương thức tiêu thụ còn có thêm phương thức tiêu thụ thông qua Phiếu bán xăng dầu lưu động. Thực chất của phương thức này là khách hàng hàng trả trước tiền hàng mua nhưng hàng lấy ra không phải là một thời điểm mà là trong các thời điểm khác nhau. Nhưng kế toán ghi nhận ngay doanh thu và giá vốn hàng bán của số lượng hàng bán theo phương thức đó. Tuy việc hạch toán này không ảnh hưởng tới số lượng hàng mà khách hàng đã mua, nhưng sẽ dẫn tới việc không xác định được chính xác số lượng hàng mà khách hàng đã nhận theo phương thức này. Hiện nay, tại các cửa hàng bán lẻ việc ghi chép vẫn là ghi chép thủ công. Hiện tại thì cách ghi chép này vẫn còn phù hợp, nhưng nếu nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng thì việc ghi chép này sẽ gây ra nhầm lẫm, sai xót không đáp ứng được yêu cầu về cung cấp thông tin. * Đối với báo cáo quản trị Thực tế hàng tháng, hàng quý Chi nhánh đều phải lập các báo cáo bắt buộc nhưng chỉ nhằm mục đích nộp lên Công ty còn việc phát huy của những báo cáo này tại đơn vị với mục đích quản trị vẫn chưa được phát huy hiệu quả. * Đối với trang thiết bị máy móc phục vụ cho công việc kế toán Mặc dù, Chi nhánh đã trang bị máy tính, nối mạng nội bộ nhưng việc sử dụng phần mền kế toán để hạch toán và việc sử dụng những thông tin kế toán vẫn chưa đem lại hiệu quả cao. Vì kế toán chỉ sử dụng phần mềm để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn việc sử dụng phần mềm này để lên các báo cáo quản trị vẫn chưa được coi trọng đúng mức. 3.2. Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ bán hàng tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc. 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện Kế toán được coi là một trong những công cụ quản lý – tài chính, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động kinh tế mà còn là công cụ giúp các nhà quản lý đưa ra những kế hoạch, đồng thời xem xét việc thực hiện kế hoạch trong thực tế. Đồng thời căn cứ vào số liệu thực tế, kế toán cung cấp, những nhà quản trị có thể đưa ra những phương hướng, giải pháp để tháo gỡ kịp thời những khó khăn tăng hiệu quả kinh doanh. Để đưa ra những quyết định đúng đắn, những nhà quản lý cần có được những thông tin chính xác phản ánh tình hình thực tế thực hiện. Ngứơi quản lý có thể lấy thông tin bằng nhiều cách khác nhau nhưng một trong những công cụ được chú trọng nhất là công cụ kế toán. Vì kế toán có thể cung cấp những thông tin chi tiết, cụ thể trong khoản thời gian ngắn, độ tin cậy và tính chính xác cao vì những thông tin này đều dựa trên những căn cứ là các chứng từ, các Bảng kê, Bảng biểu theo quy định. Mặt khác, quá trình tiêu thụ là một trong những quá trình quan trọng trong một doanh nghiệp thương mại, nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận thu được, đồng thời ảnh hưởng cả đến tính liên tục của quá trình luân chuyển hàng hóa cũng như quá trình luân chuyển vốn trong một đơn vị. Do vậy cần phải chú trọng tới việc hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hóa, trước hết phải quản lý chặt chẽ các yếu tố về phương thức bán hàng, giá cả, phương thức thu tiền, phương thức thanh toán, phương thức thu hồi nợ. Nhằm đảm bảo tính chính xác cho việc tính toán quá trình tiêu thụ, tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh trong đơn vị. 3.2.2 Yêu cầu hoàn thiện Với xu thế phát triển hiện nay, kế toán càng trở lên quan trọng, nó vừa là công cụ quản lý vĩ mô (đối với Nhà nước) vừa là công cụ quản lý vi mô (đối với doanh nghiệp) nên yêu cầu kế toán phải luôn luôn phải đổi mới, cải cách để phù hợp với điều kiện mới. Nhưng việc hoàn thiện này phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Tuân thủ các quy định, chuẩn mực, chế độ kế toán do Nhà nước và Bộ tài chính ban hàng. Mỗi đơn vị có thể vận dụng các chế độ này một cách linh hoạt tránh nhập khuôn không hiệu quả. + Đảm bảo tính phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp: Do mỗi một doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng khác nhau, theo các phương thức kinh doanh khác nhau, trình độ nhân viên cũng khác nhau… nên việc hoàn thiện này cũng phải căn cứ vào đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp. + Đảm bảo tính tiết kiệm, hiệu quả: Tính hiệu quả luôn luôn được các doanh nghiệp coi trọng với mục đích đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. Do đó hoàn thiện kế tóan tiêu thụ sẽ giúp giảm nhẹ công việc tổ chức, ghi chép, bảo quản sổ sách, chứng từ nhằm đưa ra chính xác những thông tin kế toán cung cấp thông tin cho nhà quản lý. + Đảm bảo đáp ứng được những thông tin cho đối tượng sử dụng một cách trung thực và đầy đủ. 3.3 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc. * Về chứng từ sử dụng Như đã nói ở trên, các cửa hàng bán lẻ nằm rải rác ở khắp nơi trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc nên việc luân chuyển chứng từ đòi hỏi phải được tập hợp về Chi nhánh đúng thời theo quy định. Tránh tình trạng công việc kế toán dồn vào những ngày cuối tháng, đồng thời việc luân chuyển chứng từ diễn ra nhanh còn tạo điều kiện thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản lý những thông tin có tính tức thời giúp cho việc ra đưa ra những giải pháp, phương án giải quyết tối ưu. Việc chứng từ không đầy đủ các chữ ký cũng là việc nan giải của Chi nhánh. Ban giám đốc nên có những quyết định cụ thể ủy quyền cho những người có khẳ năng trong việc đảm bảo các đơn hàng có đấy đủ chữ ký, nó sẽ đảm bảo tính hợp lý hợp pháp theo quy định của pháp luật. * Tài khoản sử dụng Để theo dõi chi tiết các mặt hàng kinh doanh theo từng phương thức bán hàng cần mở chi tiết thêm những tài khoản sau: + Đối với mặt hàng xăng dầu TK632111: Giá vốn xăng dầu TK 6321111: Giá vốn – xăng dầu bán buôn trực tiếp TK 6321112: Giá vốn – xăng dầu bán Tổng đại lý TK 6321114: Giá vốn – xăng dầu bán đại lý bán lẻ TK 6321115: Giá vốn – xăng dầu bán lẻ + Đối với dầu mỡ nhờn TK 632112: Giá vốn – dầu mỡ nhờn TK 6321121: Giá vốn – dầu mỡ nhờn bán buôn TK 6321122: Giá vốn – dầu mỡ nhờn bán Tổng đại lý TK 6321124: Giá vốn – dầu mỡ nhờn bán đại lý TK 6321125: Giá vốn – dầu mỡ nhờn bán lẻ TK 51112: Doanh thu – dầu mỡ nhờn TK 511121: Doanh thu – dầu mỡ nhờn bán buôn TK 511122: Doanh thu – dầu mỡ nhờn bán Tổng đại lý TK 511124: Doanh thu – dầu mỡ nhờn bán đại lý TK 511125: Doanh thu – dầu mỡ nhờn bán lẻ + Đối với mặt hàng Hóa chất và dung môi TK 632113: Giá vốn – Hóa chất và dung môi TK 6321131: Giá vốn – Hóa chất và dung môi bán buôn TK 6321132: Giá vốn – Hóa chất và dung môi bán Tổng đại lý TK 6321134: Giá vốn – Hóa chất và dung môi bán đại lý TK 6321135: Giá vốn – Hóa chất và dung môi bán lẻ TK 51112: Doanh thu – dầu mỡ nhờn TK 511131: Doanh thu – Hóa chất và dung môi bán buôn TK 511132: Doanh thu – Hóa chất và dung môi bán Tổng đại lý TK 511134: Doanh thu – Hóa chất và dung môi bán đại lý TK 511135: Doanh thu – Hóa chất và dung môi bán lẻ + Đối với mặt hàng Gas, bếp và phụ kiện TK 632115: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện TK 6321151: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện bán buôn TK 6321152: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện bán Tổng đại lý TK 6321154: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện bán đại lý TK 6321155: Giá vốn – Gas, bếp và phụ kiện bán lẻ TK 51112: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện TK 511151: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện bán buôn TK 511152: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện bán Tổng đại lý TK 511154: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện bán đại lý TK 511155: Doanh thu – Gas, bếp và phụ kiện bán lẻ Hoặc có thể thay vì mở chi tiết các tài khoản, kế toán doanh nghiệp có thể mở thêm sổ chi tiết theo mẫu như sau chứng từ Diễn giải TKĐƯ TK 51112, 51113, 51115, 632111, 632112, 632113, 632115 Bán buôn Bán TĐL Bán ĐL Bán lẻ SH NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có cộng Cả hai cách trên đều có thể cung cấp được những thông tin về hiệu quả hoạt động kinh doanh của từng mặt hàng kinh doanh theo từng phương thức hạch toán. Mặt khác, tuy theo quy định Chi nhánh có thể được phép dùng chung TK 641 để phản ánh chi phí thu mua, chi phí bán hàng, chi phí QLDN, nhưng để đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận theo đúng bản chất Chi nhánh nên mở thêm 2 tài khỏan nữa: + TK 1568: Chi phí thu mua Có thể chi tiết như sau TK 15681: Chi phí mua xăng dầu TK 15682: Chi phí mua dầu mỡ nhờn TK 15683: Chi phí mua hóa chất và dung môi TK 15685: Chi phí mua gas, bếp và các phụ kiện + TK 1568: “ Chi phí mua hàng” với kết cấu: Bên nợ: Chi phí mua hàng thực tế phát sinh liên quan đến khối lượng hàng hoá mua vào, đã nhập kho trong kỳ. Bên có: Chi phí mua hàng hoá tính cho khối lượng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. Số dư nợ: Chi phí mua hàng hoá còn lại cuối kỳ. + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Với kết cấu tài khoản như sau: Bên nợ: Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp và số chi phí quản lý doanh nghiệp đã được kết chuyển vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”. Để đề phòng những biến động lớn về tài sản của Chi nhánh do việc không thu được nợ, thì Chi nhánh nên mở thêm TK 139: Dự phòng khoản phải thu khó đòi Với kết cấu tài khỏan như sau: Bên nợ: Số dự phòng bù đắp những thiệt hại khi các khoản phải thu khó đòi thực sự bị mất Số dự phòng phải thu khó đòi được hoàn nhập Bên có: Số dự phòng nợ phải thu khó đòi được thiết lập * Đối với việc ứng dụng máy tính vào thực tiễn hoạt động tại chi nhánh Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông và những ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động kinh doanh đã đem lại hiệu quả cao, đặc biệt công nghệ tự động hóa sẽ khiến cho công việc trở lên đơn giản. Ngày nay, trong công tác kế toán máy tính đã trở thành công cụ không thể thiếu cùng với sự ra đời của nhiều phần mềm kế toán đã trợ giúp cho kế toán không tốn nhiều công trong việc ghi chép sổ sách đồng thời với tốc độ xử lý thông tin nhanh chóng sẽ cung cấp kịp thời những thông tin nhà quản lý cần. Việc trang bị hệ thống máy tính hoàn chỉnh và phát huy hiệu quả là một trong những điều đáng phải làm tại đơn vị. Muốn hệ thống máy tính hoạt động có hiệu quả thì ngoài việc lắp đặt máy móc còn phải nâng cao trình độ tin học của nhân viên trong đơn vị trên hai khía cạnh sử dụng máy và học khả năng khai thác thông tin. Việc trang bị máy tính này sẽ giảm nhẹ công việc cho kế toán tại mọi thời điểm nhất là vào thời điểm cuối tháng. Đồng thời, ở các cửa hàng bán lẻ có thể gửi những thông tin về tình hình tiêu thụ trong ngày về cho Chi nhánh, tạo ra sự trao đổi thông tin diễn ra nhanh chóng. * Đối với các báo cáo quản trị: Hàng tháng, hàng quý Chi nhánh đều phải nộp những báo cáo tổng hợp về tình hình tiêu thụ tại Chi nhánh. Nhưng việc sử dụng các báo phục vụ cho việc ra các quyết định của nhà quản lý vẫn chưa phát huy được hiệu quả, đã dẫn đến tình trạng đưa ra các quyết định sai lầm. Chẳng hạn như do việc nhận định rằng xăng dầu là mặt hàng kinh doanh chính, còn các mặt hàng khác là mặt hàng kinh doanh phụ nên trong những năm gần đây doanh số bán của những mặt hàng phụ này giảm đáng kể. Nhưng qua phân tích thì một đồng doanh thu của mặt hàng xăng dầu chỉ tạo được 0.0327 đồng lãi gộp nhưng các mặt hàng khác thì lại đem lại con số là 0.1228 đồng lãi gộp. Đã chứng tỏ rằng việc kinh doanh mặt hàng phụ này đem lại lợi ích cao nhưng lại không được chú trọng. Sau đây là một số báo cáo quản trị về tình hình tiêu thụ mà Chi nhánh có thể lập để giúp quá trình ra quyết định. Báo cáo KQKD quản trị chỉ tiêu xăng dầu DMN Hóa chất Gas số lượng % so với doanh thu số lượng % so với doanh thu số lượng % so với doanh thu số lượng % so với doanh thu Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lãi gộp Chi phí bán hàng Lợi nhuận trước thuế Thông qua bảng cáo cáo này người quản trị sẽ thấy được trên 100 đồng doanh thu thì cần bao nhiêu đồng vốn, đồng thời cũng thấy được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Mặt khác trên bảng thiết kế nhiều mặt hàng, người quản trị có thể so sánh giữa các mặt hàng với nhau để thấy được trên 100 đồng doanh thu thì mặt hàng nào sẽ đem lại lợi nhuận nhiều hơn. Báo cáo về tình hình tiêu thụ hàng hóa Các loại mặt hàng Số lượng Chênh lệch Kế hoạch Thực tế Tuyệt đối Tương đối Xăng dầu DMN Hóa chất Gas Trên bảng báo cáo này sẽ cho người quản trị biết tình hình thực hiện kế hoạch của từng mặt hàng. Thấy được mặt hàng nào hoàn thành kế hoạch, mặt hàng nào chưa hoàn thành kế hoạch từ đó tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả thực hiện kế hoạch. Kết luận Sau gần 10 năm thành lập, Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc đã và đang khẳng định được vai trò và vị thế của mình trên thị trường trong lĩnh vực kinh doanh những mặt hàng thiết yếu, có tính nhạy cảm với sự thay đổi của thị trường. Có được những thành quả như ngày hôm nay ngoài sự cố gắng nỗ lực của Ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ, nhân viên trong đơn vị còn phải kể đến sự đóng góp, làm việc hết mình của các cán bộ, nhân viên trong phòng kế toán. Đây chính là, nơi theo dõi, kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình tăng giảm TSCĐ trong đơn vị, đồng thời cung cấp những thông tin đã qua xử lý nhanh chóng, kịp thời theo yêu cầu cuả nhà quản lý. Với nhiều phương thức tiêu thụ được áp dụng, Chi nhánh đã đáp ứng được những nhu cầu về mua hàng hóa của nhiều đối tượng mua hàng khác nhau, mặt khác số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ nhiều nên đòi hỏi công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa phải được thực hiện một cách khoa học, hợp lý. Do vậy hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa là điều cần thiết. Nó vừa tạo điều kiện cho việc phản ánh, giám sát chặt chẽ, toàn diện tài sản vừa là một công cụ quản lý tốt hoạt động tiêu thụ hàng hóa nói riêng và hoạt động kinh doanh của đơn vị nói chung. Xuất phát từ tình hình tổ chức công tác kế toán tiêu thụ, tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn quá trình hạch toán tiêu thụ. Do còn hạn chế về hiểu biết cũng như về kiến thức nên trong chuyên đề tốt nghiệp này không thể tránh khỏi những sai xót. Em rất mong có sự đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn để em hoàn thiện hơn bài viết của mình. Em xin chân thành cảm ơn các thầy, các cô trong khoa kế toán, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng Kế toán tài chính của Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc, đặc biệt là cô giáo hướng dẫn Th.S Phạm Thị Thủy đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình. Danh mục từ viết tắt Cnxh Chủ nghĩa xã hội Pccc Phòng cháy chữa cháy Sxkd Sản xuất kinh doanh Kh Kế hoạch Tt Thực tế Xdc Xăng dầu chính Dmn Dầu, mỡ, nhờn Tscđ Tài sản cố định Tk Tài khoản Nkct Nhật ký chứng từ QLDN Quản lý doanh nghiệp Kqkd Kết quả kinh doanh GTGT Giá trị gia tăng BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế KPCĐ Kinh phí công đoàn NVL Nguyên vật liệu Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp Chủ biên: PGS.TS. Đặng Thị Loan Giáo trình kế toán quản trị Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Minh Phương Hệ thống kế toán doanh nghiệp Chủ biên: Vụ chế độ kế toán Hướng dẫn kế toán doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán Việt Nam Chủ biên: TS. Nguyễn Văn Bảo Các tài liệu của Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc. 6. Tham khảo luận văn của các anh chị khóa trước