Đề tài Hoàn thiện kế toán vật liệu tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải

n ®Çu kú cña hµng nhËp trong kú b×nh = qu©n Sè l­îng hµng + Sè l­îng hµng cßn ®Çu kú nhËp trong kú Sau ®ã, tÝnh trÞ gi¸ mua thùc tÕ cña hµng xuÊt kho b»ng c¸ch lÊy sè l­îng hµng ho¸ xuÊt kho nh©n víi ®¬n gi¸ b×nh qu©n cña hµng lu©n chuyÓn trong kú. TÝnh theo ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc, xuÊt tr­íc Theo ph­¬ng ph¸p nµy, gi¶ thiÕt sè hµng nµo nhËp kho tr­íc th× xuÊt kho tr­íc vµ lÊy trÞ gi¸ mua thùc tÕ cña sè hµng ®ã ®Ó tÝnh. TÝnh theo ph­¬ng ph¸p nhËp sau, xuÊt tr­íc. Theo ph­¬ng ph¸p nµy, gi¶ thiÕt sè hµng nµo nhËp kho sau th× xuÊt kho tr­íc. Hµng xuÊt thuéc l« hµng nµo th× lÊy ®¬n gi¸ mua thùc tÕ cña l« hµng ®ã ®Ó tÝnh. TÝnh theo ph­¬ng ph¸p gi¸ thùc tÕ ®Ých danh. Theo ph­¬ng ph¸p nµy c¨n cø vµo sè l­îng xuÊt kho vµ ®¬n gi¸ nhËp kho cña l« hµng xuÊt kho ®Ó tÝnh. TÝnh trÞ gi¸ mua vËt liÖu xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p c©n ®èi. 1. 5. KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu : 1.5.1. Chøng tõ sö dông: Theo chÕ ®é chøng tõ kÕ to¸n qui ®Þnh, ban hµnh theo Q§ 1141 TC/Q§/C§KT ngµy 01/11/1995 cña Bé tr­ëng bé Tµi chÝnh cïng víi c¸c v¨n b¶n qui ®Þnh bæ sung, söa ®æi kh¸c. Ngoµi ra c¸c doanh nghiÖp cßn sö dông c¸c chøng tõ kh¸c tuú thuéc vµo ®Æc ®iÓm t×nh h×nh cô thÓ cña tõng doanh nghiÖp thuéc c¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng, thµnh phÇn kinh tÕ kh¸c nhau : §èi víi c¸c chøng tõ kÕ to¸n thèng nhÊt b¾t buéc ph¶i ®­îc lËp kÞp thêi, ®Çy ®ñ theo ®óng qui ®Þnh vÒ mÉu biÓu, néi dung, ph­¬ng ph¸p lËp . Ng­êi lËp chøng tõ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ viÖc ghi chÐp, tÝnh chÝnh x¸c cña c¸c sè liÖu vÒ nghiÖp vô kinh tÕ. Mäi chøng tõ kÕ to¸n vÒ vËt liÖu ph¶i ®­îc tæ chøc lu©n chuyÓn theo tr×nh tù thêi gian do kÕ to¸n tr­ëng qui ®Þnh, phôc vô cho viÖc ph¶n ¸nh, ghi chÐp, tæng hîp kÞp thêi cña c¸c bé phËn c¸ nh©n cã liªn quan. 1.5.2. Sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu : Tuú thuéc vµo ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n ¸p dông trong doanh nghiÖp mµ sö dông c¸c sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt sau : - Sæ (thÎ) kho - Sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu - Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn - Sæ sè d­ Ngoµi ra cßn cã thÓ sö dông c¸c b¶ng kª nhËp-xuÊt, c¸c b¶ng luü kÕ tæng hîp nhËp-xuÊt-tån kho vËt liÖu phôc vô cho viÖc ghi sæ kÕ to¸n chi tiÕt ®­îc ®¬n gi¶n nhanh chãng vµ kÞp thêi. 1.5.3. C¸c ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu : ViÖc ghi chÐp, ph¶n ¸nh cña thñ kho vµ kÕ to¸n còng nh­ viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu gi÷a h¹ch to¸n nghiÖp vô ë kho vµ ë phßng kÕ to¸n ®­îc tiÕn hµnh theo c¸c ph­¬ng thøc sau: Ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song Ph­¬ng ph¸p nµy ®­îc h¹ch to¸n ë kho vµ phßng kÕ to¸n theo c¸c chØ tiªu sè l­îng, sè tiÒn cña tõng thø ( danh ®iÓm vËt t­ hµng ho¸) . * ¥ kho: thñ kho sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp ph¶n ¸nh hµng ngµy t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån kho cña tõng thø vËt liÖu theo chØ tiªu sè l­îng - ThÎ kho do phßng kÕ to¸n lËp cho tõng thø vËt liÖu vµ lËp cho tõng kho sau khi ghi ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè ë phÇn trªn nh­ tªn nh·n hiÖu, quy c¸ch danh ®iÓm, ®Þnh møc dù tr÷ tèi ®a tèi thiÓu, kÕ to¸n giao cho thñ kho, thÎ kho ph¶i ®­îc x¾p xÕp theo tõng lo¹i nhãm, thø ®Ó tiÖn cho viÖc ghi chÐp, ®èi chiÕu, qu¶n lý. - Hµng ngµy khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ vÒ nhËp xuÊt vËt liÖu thñ kho tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp lý vµ hîp ph¸p cña chøng tõ sau ®ã tiÕn hµnh nhËp - xuÊt vµ ghi sè l­îng vµo cét thùc tÕ cña chøng tõ , ph¸t l¹i chøng tõ cuèi ngµy ghi vµo thÎ kho tÝnh ra sè tån kho vµ ghi ngay vµo thÎ kho ®ã , lËp phiÕu giao nhËn chøng tõ vµ chuyÓn nh÷ng chøng tõ ®ã cho phßng kÕ to¸n. * ¥ phßng kÕ to¸n, kÕ to¸n vËt liÖu sö dông sæ chi tiÕt vËt t­ hµng ho¸ ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp xuÊt vµ tån kho hµng ngµy theo chØ tiªu sè l­îng, sæ chi tiÕt ®­îc më cho tõng thø vËt liÖu vµ më cho tõng kho. Khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ nhËp-xuÊt vËt liÖu do thñ kho göi ®Õn, kÕ to¸n tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp lý, hîp ph¸p cña chøng tõ vµ hoµn chØnh chøng tõ . Ph©n lo¹i chøng tõ vµ ghi vµo sæ chi tiÕt vËt liÖu tÝnh ra sè tån kho cuèi ngµy, cuèi th¸ng hay vµo mét thêi ®iÓm cÇn thiÕt nµo ®ã kÕ to¸n vµ thñ kho tiÕn hµnh ®èi chiÕu sè liÖu trªn thÎ kho vµ sæ chi tiÕt vËt liÖu. MÆt kh¸c, kÕ to¸n vËt liÖu cßn ph¶i lËp b¶ng tæng hîp nhËp-xuÊt-tån ®Ó ®èi chiÕu víi kÕ to¸n tæng hîp cã thÓ kh¸i qu¸t b»ng s¬ ®å sau ®©y: ThÎ kho PhiÕu nhËp PhiÕu xuÊt Sæ chi tiÕt B¸o c¸o tæng hîp N - X - T N - X - T Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu + ¦u ®iÓm: ghi chÐp sæ thÎ ®¬n gi¶n, râ rµng, rÔ hiÓu, rÔ kiÓm tra ®èi chiÕu sè l­îng vµ ph¸t hiÖn c¸c sai sãt. + Nh­îc ®iÓm: ghi chÐp trïng l¾p gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n vÒ chØ tiªu sè l­îng. ViÖc kiÓm tra ®èi chiÕu tiÕn hµnh cïng vµo cuèi th¸ng cho nªn h¹n chÕ chøc n¨ng kiÓm tra. + Ph¹m vi ¸p dông: ®­îc ¸p dông trong c¸c doanh nghiÖp cã chñng lo¹i vËt t­ hµng ho¸ Ýt, khèi l­îng c¸c nghiÖp vô (chøng tõ) nhËp - xuÊt kh«ng th­êng xuyªn, tr×nh ®é kÕ to¸n cßn h¹n chÕ. - Ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn * ¥ kho: Thñ kho sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp ph¶n ¸nh hµng ngµy t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån kho vËt liÖu theo chØ tiªu sè l­îng gièng nh­ ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song. * ¥ phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n vËt liÖu sö dông sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn ®Ó ghi chÐp ph¶n ¸nh tæng hîp sè liÖu cña vËt liÖu lu©n chuyÓn trong th¸ng vµ sè tån kho cuèi th¸ng cña tõng thø vËt liÖu theo chØ tiªu sè l­îng vµ sè tiÒn. Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn ®­îc më cho c¶ n¨m vµ më cho tõng kho vµ tõng ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vËt chÊt, mçi thø vËt t­ hµng ho¸ ®­îc ghi vµo mét dßng trong sæ vµ ®­îc ghi mét lÇn vµo cuèi th¸ng . Khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ nhËp xuÊt kÕ to¸n tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp lý hîp ph¸p cña chøng tõ, hoµn chØnh chøng tõ, x¾p xÕp ph©n lo¹i chøng tõ theo tõng thø Cuèi th¸ng hoÆc vµo thêi ®iÓm nµo ®ã kÕ to¸n vµ thñ kho tiÕn hµnh ®èi chiÕu gi÷a sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn vµ sè liÖu trªn thÎ kho. Kh¸i qu¸t sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn chøng tõ theo s¬ ®å sau: ThÎ kho PhiÕu nhËp PhiÕu xuÊt B¶ng kª nhËp Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn B¶ng kª xuÊt Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu + ¦u ®iÓm : Khèi l­îng ghi chÐp cña kÕ to¸n ®­îc gi¶m hÕt do chØ ghi mét lÇn vµo cuèi th¸ng. + Nh­îc ®iÓm : ViÖc ghi sæ vÉn cßn trïng lÆp (ë phßng kÕ to¸n vÉn theo dâi c¶ chØ tiªu hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ ) viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n chØ tiÕn hµnh vµo cuèi th¸ng nªn h¹n chÕ t¸c dông kiÓm tra trong c«ng t¸c qu¶n lý. + Ph¹m vi ¸p dông: ThÝch hîp víi c¸c doanh nghiÖp khèi l­îng nghiÖp vô nhËp xuÊt kh«ng nhiÒu, kh«ng bè trÝ riªng nh©n viªn kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu, do vËy kh«ng cã ®iÒu kiÖn ghi chÐp, theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt hµng ngµy. Ph­¬ng ph¸p sæ sè d­ §Æc ®iÓm chñ yÕu cña ph­¬ng ph¸p nµy lµ ë kho ghi chÐp theo chØ tiªu sè l­îng, phßng kÕ to¸n ghi chÐp theo chØ tiªu sè tiÒn. * ¥ kho: thñ kho sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp ph¶n ¸nh hµng ngµy t×nh h×nh nhËp - xuÊt vµ tån kho cña tõng thø vËt liÖu theo chØ tiªu sè l­îng gièng nh­ ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song, ®ång thêi sö dông sæ sè d­ ®Ó cuèi th¸ng ghi chuyÓn sè tån kho cña tõng thø vËt liÖu tõ thÎ kho vµo sæ sè d­ theo chØ tiªu sè l­îng. Sæ sè d­ do kÕ to¸n më vµ ®­îc më cho tõng kho, ®­îc dïng cho c¶ n¨m ®Ó ghi sè tån kho cuèi th¸ng cña tõng thø vËt liÖu theo chØ tiªu sè l­îng vµ sè tiÒn, thñ kho ghi cét sè l­îng, cßn phßng kÕ to¸n ghi cét sè tiÒn, sau khi ghi vµo cét sè l­îng thñ kho chuyÓn sæ sè d­ cho phßng kÕ to¸n. * ¥ phßng kÕ to¸n : kÕ to¸n vËt liÖu sö dông b¶ng kª luü kÕ nhËp vµ b¶ng kª luü kÕ xuÊt vËt liÖu ®Ó ghi chÐp hµng ngµy hoÆc ®Þnh kú t×nh h×nh nhËp xuÊt theo chØ tiªu sè tiÒn theo tõng nhãm vËt liÖu, theo tõng kho vµ sö dông b¶ng tæng hîp xuÊt tån kho cña vËt liÖu ®Ó ph¶n ¸nh tæng sè vËt liÖu lu©n chuyÓn trong th¸ng vµ sè tån kho cuèi th¸ng theo chØ tiªu sè tiÒn, theo tõng nhãm. Tr×nh tù: Khi nhËn ®­îc chøng tõ kÕ to¸n tiÕn hµnh kiÓm tra chøng tõ vµ ph©n lo¹i chøng tõ theo nhãm vµ ghi vµo b¶ng luü kÕ nhËp , luü kÕ xuÊt, cuèi th¸ng tæng hîp sè liÖu trªn b¶ng luü kÕ nhËp- xuÊt ®Ó ghi vµo b¶ng tæng hîp nh©p-xuÊt-tån, mÆt kh¸c khi nhËn ®­îc sæ sè d­ do thñ kho göi ®Õn, kÕ to¸n ph¶i tÝnh ra cét sè tiÒn theo gi¸ h¹ch to¸n, cuèi th¸ng tiÕn hµnh kiÓm tra, ®èi chiÕu sè l­îng cét sè tiÒn trªn sæ sè d­ víi b¶ng kª tæng hîp nhËp-xuÊt-tån. Kh¸i qu¸t ph­¬ng ph¸p sæ sè d­ theo s¬ ®å sau: ThÎ kho PhiÕu nhËp PhiÕu xuÊt B. kª nhËp B¶ng tæng hîp N - X - T B. kª xuÊt Sæ sè d­ B. kª luü kÕ nhËp B. kª luü kÕ xuÊt Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu + ¦u ®iÓm : Gi¶m bít sè l­îng ghi sæ kÕ to¸n, c«ng viÖc ®­îc tiÕn hµnh ®Òu trong th¸ng. + Nh­îc ®iÓm : Do kÕ to¸n chØ ghi theo gi¸ trÞ nªn qua sè liÖu kÕ to¸n kh«ng thÓ biÕt tr­íc sè l­îng cã vµ t×nh h×nh t¨ng gi¶m vÒ l­îng cña lo¹i vËt liÖu mµ ph¶i xem sè l­îng trªn thÎ kho. Ngoµi ra viÖc kiÓm tra ph¸t hiÖn sai sãt nhÇm lÉn sÏ khã kh¨n. + Ph¹m vi ¸p dông : Phï hîp trong c¸c doanh nghiÖp cã khèi l­îng c¸c nghiÖp vô kinh tÕ xuÊt nhËp vËt liÖu diÔn ra th­êng xuyªn, nhiÒu chñng lo¹i vËt liÖu vµ ®· x©y dùng ®­îc hÖ thèng danh ®iÓm vËt liÖu dïng gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n, yªu cÇu qu¶n lÝ vµ tr×nh ®é kÕ to¸n cña doanh nghiÖp t­¬ng ®èi cao. 1.6. KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu: ViÖc më c¸c tµi kho¶n tæng hîp, ghi chÐp sæ kÕ to¸n vµ x¸c ®Þnh gi¸ trÞ hµng tån kho, gi¸ trÞ hµng ho¸ b¸n ra hoÆc xuÊt dïng tuú thuéc vµo viÖc doanh nghiÖp thùc hiÖn kÕ to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn hay ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. 1.6.1. KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn: Ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn lµ viÖc nhËp, xuÊt vËt t­, hµng ho¸ ®­îc thùc hiÖn th­êng xuyªn liªn tôc c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho ®Ó ghi vµo TK nguyªn vËt liÖu t­¬ng øng. Tµi kho¶n sö dông : - TK 152 Nguyªn liÖu, vËt liÖu - TK 331 Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n Ngoµi c¸c tµi kho¶n trªn kÕ to¸n cßn sö dông c¸c tµi kho¶n liªn quan kh¸c nh­ TK 111,112, 141, 128, 222, 241 , 411, 627, 641 , 642... Tr×nh tù kÕ to¸n vËt t­, hµng ho¸ theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn TK 111,112,141,331 TK 152, 156 TK 621 T¨ng do mua ngoµi XuÊt dïng ®Ó chÕ t¹o SP nhËp kho ( Tr­êng hîp tÝnh VAT : - Trùc tiÕp : gi¸ nhËp lµ tæng gi¸ thanh to¸n. - KhÊu trõ : gi¸ nhËp kh«ng bao gåm VAT ) TK 222, 228, 411 TK 627, 632, 641, 642 T¨ng vËt t­, hµng ho¸ tõ XuÊt dïng ®Ó phôc vô nguån kh¸c n/cÇu kh¸c & xuÊt b¸n 1.6.2. KÕ to¸n vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú : Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú kh«ng ph¶n ¸nh th­êng xuyªn liªn tôc t×nh h×nh nhËp, xuÊt kho vËt t­, hµng ho¸ ë c¸c TK hµng tån kho. Tµi kho¶n sö dông : TK 152 kh¸c víi ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®èi víi c¸c doanh nghiÖp kÕ to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú th× TK 152 (151) kh«ng dïng ®Ó theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt trong kú mµ chØ dïng ®Ó kÕt chuyÓn gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu vµ hµng mua ®i ®­êng lóc ®Çu kú, cuèi kú vµo TK 611-mua hµng. Ngoµi ra kÕ to¸n còng sö dông ®­îc c¸c TK liªn quan kh¸c nh­ ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. Sæ kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu : - Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ( TK 331) - B¶ng kª sè 3 : TÝnh gi¸ thµnh thùc tÕ vËt liÖu. - NhËt ký chøng tõ sè 5. - B¶ng ph©n bæ nguyªn liÖu, vËt liÖu. Tr×nh tù kÕ to¸n vËt t­, hµng ho¸ theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú TK 152, 153, 156 TK 611 TK 627, 641, 642 KÕt chuyÓn hµng tån VËt t­, hµng ho¸ xuÊt ®Çu kú dïng cho SXKD TK 111, 112, 141, 331... TK 157, 632 NhËp kho vËt t­ VËt t­, hµng ho¸ b¸n ra hµng ho¸ ( cuèi kú ) Cuèi kú, kÕt chuyÓn hµng tån cuèi kú Ch­¬ng II thùc tr¹ng kÕ to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt VËt T­ ThiÕt BÞ GTVT 2.1. ®Æc ®iÓm chung cña C«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt VTTB.GTVT 2.1.1 LÞch sö ph¸t triÓn cña C«ng ty : C«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt vËt t­ thiÕt bÞ giao th«ng vËn t¶i tªn giao dÞch lµ: TRADING AND MANUFACTURING EQUIPMENT MATERIALS FOR TRANSPORTATION COMPANY Tªn viÕt t¾t T.M.T C«ng ty ®­îc thµnh lËp tõ n¨m 1976 theo quyÕt ®Þnh sè 410 Q§/TCCB-L§ ngµy 27/10/1976 víi tªn gäi “ C«ng ty vËt t­ thiÕt bÞ c¬ khÝ GTVT “ ho¹t ®éng theo c¬ chÕ bao cÊp. Trô së ®ãng t¹i sè 83 phè TriÒu khóc - QuËn Thanh xu©n b¾c - TP. Hµ néi. §Õn n¨m 1993 theo sù s¾p xÕp l¹i c¸c DNNN, Bé GTVT ra quyÕt ®Þnh sè 602 Q§/ TCCB-L§ ngµy 05/4/1993, thµnh lËp DNNN : C«ng ty vËt t­ thiÕt bÞ c¬ khÝ GTVT trªn c¬ së C«ng ty vËt t­ thiÕt bÞ c¬ khÝ GTVT cò vµ trùc thuéc Liªn hiÖp xÝ nghiÖp c¬ khÝ GTVT. Doanh nghiÖp ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc Quèc doanh h¹ch to¸n ®éc lËp, víi ngµnh, nghÒ kinh doanh chñ yÕu lµ s¶n xuÊt vµ cung øng vËt t­ thiÕt bÞ c¬ khÝ GTVT. N¨m 1998 víi sù ph¸t triÓn m¹nh mÏ cña c¬ chÕ thÞ tr­êng, cïng víi nh÷ng quy ®Þnh vÒ chøc n¨ng, nhiÖm vô, tr¸ch nhiÖm qu¶n lý Nhµ n­íc vµ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña Bé GTVT, ®Ó ®¸p øng kÞp thêi yªu cÇu cña mét nÒn kinh tÕ më , Bé GTVT ®· ra quyÕt ®Þnh sè 2195/1998/Q§-BGTVT ngµy 01/9/1998 ®æi tªn DNNN: “ C«ng ty vËt t­ thiÕt bÞ c¬ khÝ GTVT “ thµnh: “C«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt vËt t­ thiÕt bÞ GTVT “ trùc thuéc Tæng c«ng ty c¬ khÝ GTVT. §©y lµ thêi kú thay ®æi c¬ b¶n vÒ tæ chøc vµ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, chuyÓn ®æi tõ m« h×nh qu¶n lý “Liªn hiÖp xÝ nghiÖp“ sang m« h×nh qu¶n lý “Tæng c«ng ty” víi ngµnh, nghÒ bæ sung: Kinh doanh xuÊt nhËp khÈu vËt t­ , thiÕt bÞ, phô tïng, ph­¬ng tiÖn vËn t¶i, n«ng s¶n vµ hµng tiªu dïng; §¹i lý, kinh doanh vËt t­, thiÕt bÞ, phô tïng, vËt liÖu x©y dùng vµ dÞch vô vËn t¶i hµng ho¸. Víi chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña mét DNNN, nhÊt lµ trªn lÜnh vùc s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i trong c¬ chÕ thÞ tr­êng c¹nh tranh quyÕt liÖt, bªn c¹nh ®ã nh÷ng tån t¹i do c¬ chÕ cò ®Ó l¹i kh«ng Ýt, nh­ng C«ng ty lu«n chñ ®éng t×m kiÕm thÞ tr­êng dÇn kh¾c phôc nh÷ng khã kh¨n bÊt cËp ®Ó t×m chç ®øng trong hoµn c¶nh míi. Víi ngµnh nghÒ phong phó vµ ®a d¹ng, cïng víi sù nç lùc cña toµn thÓ ban l·nh ®¹o vµ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong toµn C«ng ty, C«ng ty ®· tõng b­íc kh¼ng ®Þnh m×nh vµ ngµy cµng ph¸t triÓn. C¸c chØ tiªu nh­ : Doanh thu, nép ng©n s¸ch vµ thu nhËp b×nh qu©n cña C«ng ty lu«n t¨ng tr­ëng, n¨m sau cao h¬n n¨m tr­íc. N¨m C¸c chØ tiªu 1999 2000 2001 KH 2002 - Doanh thu 68 tû ®ång 164 tû ®ång 333 tû ®ång 380 tû ®ång - Nép NSNN 10 tû ®ång 40 tû ®ång 58 tû ®ång 60 tû ®ång - TNBQ 1,2 tr.® 1,8 tr.® 2,0 tr.® 2,2 tr.® Nh×n chung, C«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt vËt t­, thiÕt bÞ GTVT lµ mét doanh nghiÖp cã quy m« nhá víi sè vèn kinh doanh ban ®Çu lµ: 190 triÖu ®ång. Trong ®ã: - Vèn l­u ®éng: 76 triÖu ®ång - Vèn cè ®Þnh: 114 triÖu ®ång. Theo nguån vèn: - Vèn ng©n s¸ch cÊp: 115 triÖu ®ång - Nguån vè c«ng ty tù bæ sung: 75 triÖu ®ång. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ quèc d©n, C«ng ty còng tõng b­íc ®i lªn vµ ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh c«ng rùc rì. Sau nhiÒu n¨m ho¹t ®éng, sè vèn kinh doanh cña c«ng ty t¨ng lªn ®¸ng kÓ. N¨m 1999, tæng tµi s¶n cña c«ng ty lµ 27.551.624.254 ®ång, trong ®ã: - Tµi s¶n l­u ®éng : 25.408.078.066 ®ång - Tµi s¶n cè ®Þnh : 2.143.546.188 ®ång Theo nguån vèn: - Nî ph¶i tr¶ : 25.708.607.643 ®ång - Nguån vèn chñ së h÷u : 1.843.016.611 ®ång Trong n¨m, nguån vèn kinh doanh lµ: 1.316.939.650 ®ång. Trong ®ã: - Vèn ng©n s¸ch : 524.124.510 ®ång - Vèn tù bæ sung cña c«ng ty : 792.815.140 ®ång N¨m 2000, tæng tµi s¶n cña c«ng ty lµ : 62.138.256.261 ®ång, trong ®ã: - Tµi s¶n l­u ®éng : 57.951.606.794 ®ång - Tµi s¶n cè ®Þnh : 4.186.649.467 ®ång Theo nguån vèn: - Nî ph¶i tr¶ : 60.692.752.947 ®ång - Nguån vèn chñ së h÷u: 1.445.503.314 ®ång Trong n¨m 2001, nguån vèn kinh doanh lµ : 1.205.157.442 ®ång. Trong ®ã: - Vèn ng©n s¸ch: 724.124.510 ®ång - Cßn l¹i lµ sè vèn tù bæ sung cña c«ng ty. VÒ lîi nhuËn, tõ khi b¾t ®Çu ho¹t ®éng ®Õn nay, lîi nhuËn hµng n¨m cña c«ng ty lu«n cho thÊy ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty cã hiÖu qña. N¨m 1999, con sè ®ã lµ 544.530.553 ®ång. Nép cho ng©n s¸ch nhµ n­íc: 9.671.111.166 ®ång. §Õn n¨m 2000, doanh thu cña c«ng ty t¨ng cao so víi n¨m tr­íc nh­ng lîi nhuËn l¹i gi¶m, do kho¶n chi phÝ l·i vay qu¸ cao ®· lµm cho lîi nhuËn cña c«ng ty gi¶m vµ ®¹t : 230.753.812 ®ång, song t×nh h×nh thùc hiÖn nghÜa vô víi nhµ n­íc cña c«ng ty vÉn tèt ®Ñp: 39.705.065.828 ®ång nép cho ng©n s¸ch nhµ n­íc. Cïng víi sù t¨ng tr­ëng kh«ng ngõng cña c«ng ty, ®êi sèng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn còng ngµy cµng ®­îc c¶i thiÖn. Khi míi ®i vµo ho¹t ®éng tiÒn l­¬ng th¸ng cña mét c¸n bé CNV lµ 300.000 ®ång/th¸ng. N¨m 1998 : 575.838 ®ång /th¸ng N¨m 1999 : 728.515 ®ång/th¸ng N¨m 2000 : 1.267.777 ®ång/th¸ng N¨m 2001 : 1.454.860 ®ång/th¸ng. N¨m 1999, nhê vµo sù ph¸t triÓn trªn c«ng ty ®· ®Çu t­ x©y dùng míi vµ chuyÓn trô së tíi 199B Minh Khai - Hai Bµ Tr­ng - Hµ Néi. HiÖn nay, c«ng ty vÉn tiÕp tôc ®¶y m¹nh viÖc thùc hiÖn tèt c¸c kÕ ho¹ch s¶n xuÊt do Tæng c«ng ty c¬ khÝ GTVT giao, ®ång thêi tù khai th¸c c«ng viÖc, n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn, t¨ng tû suÊt lîi nhuËn ®Ó t¸i s¶n xuÊt më réng, t¨ng thu nhËp vµ n©ng cao ®êi sèng c¸n bé c«ng nh©n viªn. 2.1.2 §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c qu¶n lý vµ bé m¸y s¶n xuÊt cña C«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt VTTB.GTVT . Sau qu¸ tr×nh nghiªn cøu vµ c¶i tiÕn bé m¸y qu¶n lý ®Õn nay C«ng ty tæ chøc bé m¸y qu¶n lý theo s¬ ®å trùc tuyÕn gåm 3 phßng ban, 2 trung t©m, 1 chi nh¸nh vµ 1 xÝ nghiÖp. S¬ ®å bé m¸y qu¶n lý s¶n xuÊt cña c«ng ty Ban gi¸m ®èc Trung t©m XKL§ Phßng kinh doanh XNK Trung t©m b¶o hµnh SP Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n XÝ nghiÖp l¾p r¸p xe m¸y Phßng tæ chøc hµnh chÝnh hîpkhîp Chi nh¸nh TP. HCM Ban Gi¸m ®èc gåm Gi¸m ®èc vµ phã Gi¸m ®èc gåm: - Gi¸m ®èc: Lµ ng­êi ®øng ®Çu trong C«ng ty, cã quyÒn ®iÒu hµnh cao nhÊt trong C«ng ty, võa ®¹i diÖn cho nhµ n­íc, võa ®¹i diÖn cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty. Gi¸m ®èc chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi ho¹t ®éng vµ kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, c¸c kho¶n giao nép nhµ n­íc, b¶o toµn vµ ph¸t triÓn vèn còng nh­ ®êi sèng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn toµn C«ng ty. Bªn c¹nh ®ã, Gi¸m ®èc chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Héi ®ång qu¶n trÞ, Tæng Gi¸m ®èc vµ ph¸p luËt vÒ ®iÒu hµnh c«ng ty, lµ ®¹i diÖn ph¸p nh©n cña c«ng ty. - Phã Gi¸m ®èc: Gióp Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh C«ng ty theo sù ph©n c«ng, uû quyÒn cña Gi¸m ®èc. ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vµ ph¸p luËt vÒ nhiÖm vô ®­îc Gi¸m ®èc giao. C¸c phßng ban kh¸c cã chøc n¨ng: - Phßng tæ chøc hµnh chÝnh: + Cã chøc n¨ng hµnh chÝnh, b¶o vÖ, ph¸p chÕ + Tæ chøc ®êi sèng, kh¸m ch÷a bÖnh cho CB CNV + Tæ chøc lao ®éng - tiÒn l­¬ng, tuyÓn dông, bè trÝ, ®µo t¹o c¸n bé qu¶n lý nh©n sù, chÕ ®é chÝnh s¸ch, ®µo t¹o båi d­ìng huÊn luyÖn CB CNV. + Thùc hiÖn thi ®ua khen th­ëng vµ b¶o hé lao ®éng. - Phßng kinh doanh XNK: + LËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, tæ chøc phèi hîp víi c¸c phßng ban kh¸c ®Ó hoµn thµnh nhiÖm vô, kÕ ho¹ch ®Æt ra. + Ký kÕt, thùc hiÖn c¸c hîp ®ång kinh tÕ ®Çu ra, ®Çu vµo theo kÕ ho¹ch. + Tæng hîp, thèng kª, b¸o c¸o t×nh h×nh s¶n xuÊt cña xÝ nghiÖp . - Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n: + Thùc hiÖn chøc n¨ng tµi chÝnh, h¹ch to¸n kÕ to¸n, thèng kª. + Thùc hiÖn chøc n¨ng kiÓm tra, ph©n tÝch kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh. - Trung t©m xuÊt khÈu lao ®éng: - Trung t©m b¶o hµnh s¶n phÈm: Mét cöa hµng b¸n lÎ hµng ho¸ xe g¾n m¸y. - XÝ nghiÖp l¾p r¸p xe m¸y: Gåm 2 ph©n x­ëng s¶n xuÊt chÝnh lµ ph©n x­ëng l¾p r¸p ®éng c¬ vµ ph©n x­ëng l¾p r¸p xe m¸y. Cã nhiÖm vô l¾p r¸p thµnh xe thµnh phÈm theo kÕ ho¹ch cña phßng kinh doanh ®Ò ra. - Chi nh¸nh TP HCM: HiÖn nay lµ 1 cöa hµng giíi thiÖu vµ b¸n hµng ho¸ cho c«ng ty t¹i TP HCM. 2.1.3. §Æc ®iÓm qui tr×nh c«ng nghÖ chÕ t¹o s¶n phÈm vµ tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt VTTB. GTVT : * NhiÖm vô chÝnh cña C«ng ty lµ kinh doanh XNK vµ l¾p r¸p xe g¾n m¸y 02 b¸nh hoµn chØnh, sau ®ã tiªu thô trªn thÞ tr­êng. C«ng ty chñ yÕu thuª ngoµi s¶n xuÊt l¾p r¸p xe, do vËy c«ng t¸c tæ chøc s¶n xuÊt cña c«ng ty kh¸ ®¬n gi¶n. Tæ chøc s¶n xuÊt ë c«ng ty gåm 2 ph©n x­ëng s¶n xuÊt chÝnh lµ ph©n x­ëng l¾p r¸p ®éng c¬ vµ ph©n x­ëng l¾p r¸p xe m¸y. Mçi ph©n x­ëng cã chøc n¨ng nhiÖm vô kh¸c nhau, kÕt hîp víi nhau trong viÖc chÕ t¹o xe m¸y thµnh phÈm. S¶n phÈm xe g¾n m¸y 2 b¸nh tr¶i qua 2 giai ®o¹n chñ yÕu: Tõ l¾p r¸p ®éng c¬ chuyÓn sang l¾p r¸p xe m¸y hoµn chØnh. M¸y mãc trang thiÕt bÞ phôc vô cho s¶n xuÊt lµ d©y chuyÒn l¾p r¸p ®éng c¬ vµ d©y chuyÒn l¾p r¸p xe m¸y. Qu¸ tr×nh ®ã cã thÓ kh¸i qu¸t nh­ sau: C¸c linh kiÖn, bé phËn cña xe ®­îc nhËp tõ 2 nguån: NhËp khÈu vµ s¶n xuÊt trong n­íc. Khi xuÊt kho ®Ó l¾p r¸p, xuÊt theo tõng l« vËt liÖu nhËp, xuÊt cho xÝ nghiÖp l¾p r¸p theo kÕ ho¹ch cña phßng KD XNK. Mäi ho¹t ®éng ë xÝ nghiÖp do c¸c tæ nhãm l¾p r¸p xe tù qu¶n lý, C«ng ty giao kho¸n cho tõng tæ, kho¸n cho 1 xe l¾p r¸p hoµn thiÖn. * VÒ trang bÞ kü thuËt : S¶n phÈm cña C«ng ty tr¶i qua hai giai ®o¹n chñ yÕu, v× vËy m¸y mãc thiÕt bÞ phôc vô cho s¶n xuÊt lµ d©y chuyÒn l¾p r¸p ®éng c¬ vµ d©y chuyÒn l¾p r¸p xe m¸y. * VÒ nguyªn vËt liÖu chÝnh : Lµ c¸c linh kiÖn xe m¸y ®­îc cung cÊp tõ hai nguån: NhËp khÈu vµ s¶n xuÊt trong n­íc. Nh­ vËy nguån cung cÊp vËt liÖu cho C«ng ty lµ rÊt phong phó cho phÐp c«ng ty chñ ®éng trong s¶n xuÊt kinh doanh. 2.1.4. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty Th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt vËt t­ thiÕt bÞ GTVT. §Ó phï hîp víi quy m«, ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh vµ qu¶n lý, phï hîp víi kh¶ n¨ng, tr×nh ®é cña nh©n viªn kÕ to¸n ®ång thêi ®Ó x©y dùng bé m¸y kÕ to¸n tinh gi¶n nh­ng ®Çy ®ñ vÒ sè l­îng, chÊt l­îng nh»m lµm cho bé m¸y kÕ to¸n lµ mét tæ chøc phôc vô tèt mäi nhiÖm vô cña c«ng t¸c kÕ to¸n còng nh­ nh÷ng nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. C«ng ty ®© lùa chän ph­¬ng thøc tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n tËp trung. Víi ph­¬ng thøc nµy, toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n trong c«ng ty ®Òu ®­îc tiÕn hµnh tËp trung t¹i phßng kÕ to¸n. ë c¸c bé phËn trùc thuéc kh¸c nhau nh­ c¸c chi nh¸nh, trung t©m, xÝ nghiÖp kh«ng tæ chøc bé phËn kÕ to¸n riªng mµ chØ bè trÝ c¸c nh©n viªn kinh tÕ lµm nhiÖm vô h­íng dÉn, kiÓm tra h¹ch to¸n ban ®Çu, thu thËp chøng tõ chuyÓn vÒ phßng kÕ to¸n tËp trung. Phßng kÕ to¸n cã chøc n¨ng thu thËp, xö lý vµ cung cÊp c¸c th«ng tin kinh tÕ phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý qua ®ã kiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch gi¸m ®èc b»ng ®ång tiÒn, viÖc sö dông vËt t­ lao ®éng tiÒn vèn vµ mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh trong C«ng ty, thóc ®Èy thùc hiÖn tèt chÕ ®é h¹ch to¸n kinh tÕ, n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh . Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty: KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n tæng hîp - KÕ to¸n VËt t­ - KÕ to¸n ZTP - Thñ quü - KÕ to¸n: TSC§ L­¬ng - KÕ to¸n T.to¸n - KÕ to¸n c«ng nî - KÕ to¸n tiªu thô - KÕ to¸n XN - KÕ to¸n CN - 01 kÕ to¸n tr­ëng qu¶n lý chung toµn bé hÖ thèng kÕ to¸n cña C«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vÒ toµn bé c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n, ®iÒu hµnh c«ng viÖc chung cña phßng kÕ to¸n, cã nhiÖm vô theo dâi tÊt c¶ c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n, xem xÐt c¸c b¶ng biÓu, chøng tõ, qu¶n lý chung mäi chi phÝ ®­îc h¹ch to¸n ®Ó lËp b¸o c¸o tµi chÝnh vµ tr×nh Gi¸m ®èc ký duyÖt. - 01 kÕ to¸n tæng hîp tæng hîp sè liÖu cña C«ng ty vµ cña c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn trong C«ng ty b¸o c¸o lªn ®Ó lËp b¶ng c©n ®èi TK, c©n ®èi kÕ to¸n, x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. - 01 thñ quü kiªm kÕ to¸n theo dâi l­¬ng, BHXH, TSC§: Cã nhiÖm vô qu¶n lý tiÒn mÆt, thùc hiÖn viÖc thu, chi tiÒn mÆt. C¨n cø vµo b¶ng chÊm c«ng tõng bé phËn göi lªn, tiÕn hµnh tÝnh l­¬ng vµ ph©n bæ c¸c kho¶n chi phÝ tiÒn l­¬ng, BHXH, BHYT, KPC§ vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh theo ®èi t­îng, lËp b¶ng thanh to¸n l­¬ng vµ thanh to¸n l­¬ng cho CB CNV C«ng ty. §ång thêi theo dâi t×nh h×nh t¨ng gi¶m TSC§, tÝnh khÊu hao TSC§. - 01 kÕ to¸n vËt t­ vµ kÕ to¸n ZTP : TËp hîp tÝnh to¸n c¸c sè liÖu ph¶n ¸nh gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu xuÊt dïng cho s¶n xuÊt kinh doanh. TËp hîp chi phÝ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. - 01 kÕ to¸n theo dâi c«ng nî vµ tiªu thô: TiÕn hµnh c¸c nghiÖp vô giao dÞch víi ng©n hµng, theo dâi, thùc hiÖn c¸c kho¶n thanh to¸n víi kh¸ch hµng, víi Tæng c«ng ty. - 01 kÕ to¸n chi nh¸nh: Lµm nhiÖm vô thu thËp chøng tõ ë chi nh¸nh chuyÓn vÒ cho phßng kÕ to¸n cña c«ng ty. - 01 kÕ to¸n xÝ nghiÖp: Lµm nhiÖm vô thu thËp chøng tõ ë xÝ nghiÖp chuyÓn lªn cho phßng kÕ to¸n cña c«ng ty. * H×nh thøc kÕ to¸n sö dông: C«ng ty vËn dông h×nh thøc sæ kÕ to¸n nhËt ký chung ®Ó ®¸p øng nhu cÇu ngµy cµng cao vÒ thu thËp xö lý th«ng tin nhanh nhËy vµ ngµy cµng ®­a ®­îc ph­¬ng tiÖn kü thuËt tÝnh to¸n th«ng tin ë møc ®é cao nhÊt. H×nh thøc nhËt ký chung bao gåm hÖ thèng sæ: Sæ kÕ to¸n tæng hîp: Sæ nhËt ký chung , sæ c¸i, c¸c b¶ng biÓu vµ chøng tõ tæng hîp cïng lo¹i. Sæ kÕ to¸n chi tiÕt S¬ ®å tr×nh tù h¹ch to¸n theo h×nh thøc nhËt ký chung ë C«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt VTTB.GTVT Chøng tõ kÕ to¸n NhËt ký chung Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o kÕ to¸n Sæ quü B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc cïng lo¹i Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng Quan hÖ ®èi chiÕu * H×nh thøc kÕ to¸n ¸p dông: §Ó kÞp thêi ph¶n ¸nh t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho nguyªn vËt liÖu C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n kª khai th­êng xuyªn. ¸p dông h×nh thøc tÝnh thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. 2.2 thùc tr¹ng kÕ to¸n vËt liÖu ë C«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt VTTB.GTVT 2.2.1. §Æc ®iÓm cña vËt liÖu vµ t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch cung øng vËt t­ Hµng n¨m ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty chñ yÕu lµ l¾p r¸p xe m¸y víi tû lÖ néi ®Þa ho¸ > 50%, sau ®ã tæ chøc tiªu thô xe nguyªn chiÕc. Víi ®Æc thï s¶n phÈm s¶n xuÊt ra lµ xe g¾n m¸y 02 b¸nh c¸c lo¹i ( NhiÒu Model kh¸c nhau ) nªn linh kiÖn ®Ó l¾p r¸p còng kh¸c nhau vµ lu«n ®¶m b¶o tû lÖ néi ®Þa ho¸ víi c¸c danh môc nh­ ®· ®¨ng ký víi Bé c«ng nghiÖp. ViÖc thu mua nguyªn vËt liÖu ®­îc thùc hiÖn trªn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt th«ng qua c¸c chØ tiªu qui ®Þnh cña C«ng ty, c¸c ®¬n vÞ ®Æt hµng vµ kh¶ n¨ng tiªu thô s¶n phÈm cña C«ng ty. Dùa trªn kÕ ho¹ch ®ã Gi¸m ®èc trùc tiÕp t×m kiÕm ®èi t¸c n­íc ngoµi ®Ó ký kÕt hîp ®ång ngo¹i th­¬ng nhËp phÇn linh kiÖn do n­íc ngoµi s¶n xuÊt, ®ång thêi Gi¸m ®èc giao cho phßng KD-XNK t×m kiÕm ®èi t¸c trong n­íc ®Ó mua linh kiÖn néi ®Þa ho¸ vµ chØ ®¹o phßng TCKT chÞu tr¸ch nhiÖm giao dÞch víi ng©n hµng xin vay vèn vµ më L/C cho hîp ®ång ngo¹i ®· ký kÕt. ViÖc giao nhËn do phßng KD-XNK trùc tiÕp ®¶m nhËn. + §èi víi linh kiÖn nhËp khÈu, sau khi cã th«ng b¸o hµng ®Õn cña h·ng tÇu vµ c¸c thñ tôc ®èi víi ng©n hµng ®· hoµn tÊt ( NhËn nî hoÆc chÊp nhËn thanh to¸n ) th× nhËn tõ ng©n hµng bé hå s¬ bao gåm: - Ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i - PhiÕu ®ãng gãi hµng ho¸ - Chøng nhËn b¶o hiÓm hµng ho¸ - Chøng nhËn xuÊt xø hµng ho¸ - Chøng nhËn chÊt l­îng hµng ho¸... vµ tiÕn hµnh më tê khai hµng ho¸ nhËp khÈu, råi bè trÝ nh©n lùc ®Ó tiÕp nhËn hµng chë vÒ kho C«ng ty. + §èi víi linh kiÖn néi ®Þa ho¸ (Mua cña c¸c c¬ së s¶n xuÊt trong n­íc), sau khi hîp ®ång ®­îc ký kÕt, c¸n bé phô tr¸ch kh©u thu mua sÏ t¹m øng tiÒn ®Ó ®Æt cäc cho c¸c ®èi t¸c. Theo qui ®Þnh trong hîp ®ång ®èi t¸c sÏ chuyÓn hµng vÒ kho cña C«ng ty. Bé phËn tiÕp nhËn còng nh­ thñ kho ®­îc phßng kinh doanh giao cho theo dâi kiÓm tra chñng lo¹i, sè l­îng vËt t­ ®Ó cã c¨n cø h¹ch to¸n vµ thanh quyÕt to¸n víi ng­êi cung cÊp. 2.2.2. Ph©n lo¹i ®¸nh gi¸ vËt liÖu : 2.2.2.1. Ph©n lo¹i vËt liÖu: Víi ®Æc thï cña linh kiÖn phôc vô cho viÖc s¶n xuÊt l¾p r¸p xe g¾n m¸y 02 b¸nh ®­îc tÝnh theo tû lÖ néi ®Þa ho¸ nh­ ®· nªu ë trªn, c¨n cø vµo ®ã ph©n lo¹i vËt liÖu thµnh c¸c lo¹i sau: - Linh kiÖn nhËp ngo¹i: bao gåm 98 chi tiÕt chiÕm kho¶ng 45% - Linh kiÖn néi ®Þa: bao gåm 26 lo¹i linh kiÖn chiÕm trªn 50% 2.2.2.2. §¸nh gi¸ vËt liÖu ë C«ng ty : VÒ nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ vËt liÖu lµ ph¶i ®¸nh gi¸ theo gi¸ mua thùc tÕ ghi trªn ho¸ ®¬n cña vËt liÖu vµ c¸c chi phÝ thu mua mµ C«ng ty ph¶i bá ra ®Ó cã ®­îc vËt liÖu ®ã. Khi tæ chøc kÕ to¸n vËt liÖu, C«ng ty sö dông gi¸ thùc tÕ ®Ých danh. Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho ®­îc tÝnh nh­ sau: + §èi víi hµng mua trong n­íc Gi¸ vèn = Gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n + Chi phÝ thùc tÕ kh«ng bao gåm thuÕ VAT thu mua + §èi víi hµng nhËp khÈu Gi¸ vèn = Gi¸ mua + ThuÕ NK + V/ chuyÓn + B/hiÓm + CF thu thùc tÕ ( CIF , FOB ...) (nÕu cã) (nÕu cã) (nÕu cã) mua - §ång thêi tÝnh to¸n trÞ gi¸ linh kiÖn xuÊt dïng trong kú c¨n cø vµo b¶ng kª chi tiÕt xuÊt kho linh kiÖn xe m¸y cña kho chuyÓn lªn theo gi¸ thùc tÕ. ViÖc tÝnh to¸n ®ã ®­îc thùc hiÖn b»ng c¸ch sau: TrÞ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu = Sè l­îng x Gi¸ T.tÕ xuÊt dïng trong kú vËt liÖu xuÊt kho trong kú ®Ých danh 2.2.3. KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu : §Ó theo dâi chi tiÕt vËt liÖu, kÕ to¸n sö dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song. T¹i kho vµ phßng kÕ to¸n cïng theo dâi vËt liÖu c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp - xuÊt. Cô thÓ nh­ sau : 2.2.3.1. PhiÕu nhËp kho : Lµ chøng tõ gèc ph¶n ¸nh t×nh h×nh nhËp kho vËt liÖu vÒ sè l­îng . Khi vËt liÖu mua vÒ ®­îc bé phËn kho kiÓm tra c¨n cø vµo ho¸ ®¬n cña nhµ cung cÊp råi x¸c nhËn chñng lo¹i, sè l­îng thùc tÕ vËt liÖu do ng­êi vËn t¶i chuyÓn ®Õn, sau ®ã nhËp vµo kho. Chøng tõ nhËp kho lµ “ PhiÕu nhËp kho “ (mÉu sè 03-vËt t­ ) do phßng TCKT lËp lµm ba liªn trªn c¬ së b¶ng kª chi tiÕt nhËp kho vËt liÖu cña kho chuyÓn lªn. Liªn 1: L­u cuèi phiÕu ë phßng TCKT. Liªn 2: Thñ kho gi÷ ®Ó lµm c¬ së ghi thÎ kho Liªn 3: Göi kÌm víi ho¸ ®¬n thanh to¸n cho kÕ to¸n thanh to¸n. h T¹i kho khi nhËn ®­îc hµng do ng­êi vËn t¶i chuyÓn ®Õn kÌm theo ho¸ ®¬n cña nhµ cung cÊp, thñ kho kiÓm tra sè l­îng, chñng lo¹i hµng, ®­a hµng vµo kho vµ lµm b¶ng kª nhËp hµng chuyÓn lªn phßng kinh doanh ®Ó lµm phiÕu nhËp kho. §ång thêi ghi thÎ kho cho tõng thø, lo¹i vËt liÖu theo sè l­îng nhËp thùc tÕ. Minh ho¹ c¸c phiÕu nhËp kho: - PhiÕu nhËp linh kiÖn nhËp khÈu T11/2001: TK sè 151 cïng bé chøng tõ nhËp khÈu 16.300 bé linh kiÖn ®éng c¬ xe T 110 vµ C100 cña CHONG QING ( TQ ) + TrÝch phiÕu nhËp kho sè 01/11 vµ 02/11 ngµy 02/11/2001: - PhiÕu nhËp linh kiÖn néi ®Þa T11/2001: XÝ nghiÖp Kim Hµ Néi xuÊt b¸n cho C«ng ty 3.000 bé gi¸ b¾t biÓn sè, 3.000 bé ch©n chèng hoµn chØnh, 3.000 bé cÇn phanh + lß xo ... xe m¸y theo ho¸ ®¬n GTGT sè 035129 ngµy 06/11 /2001. + TrÝch phiÕu nhËp kho sè 233 ngµy 06/11/2001: 2.2.3.2. PhiÕu xuÊt kho : T¹i kho khi nhËn ®­îc phiÕu xuÊt kho, thñ kho kiÓm tra tÝnh hîp lý c¸c chøng tõ råi xuÊt vËt liÖu theo yªu cÇu cña phiÕu xuÊt kho vµ c¨n cø vµo sè thùc xuÊt ®Ó ghi vµo cét thùc xuÊt bªn phiÕu xuÊt kho. Chøng tõ xuÊt kho lµ “ PhiÕu xuÊt kho “ (mÉu sè 02-vËt t­ ). §©y lµ chøng tõ ph¶n ¸nh xuÊt kho vËt liÖu dïng cho s¶n xuÊt do phßng TCKT lËp lµm 3 liªn (còng gièng nh­ phiÕu nhËp kho). Minh ho¹ c¸c phiÕu xuÊt kho: + TrÝch phiÕu xuÊt linh kiÖn phÇn nhËp khÈu vµ phiÕu xuÊt linh kiÖn phÇn néi ®Þa ngµy 30/11/2001: 2.2.3.3. Ph­¬ng ph¸p ghi sæ : KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu t¹i C«ng ty sö dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song. * ë kho : Thñ kho tiÕn hµnh ghi sè l­îng vËt liÖu theo b¶ng kª chi tiÕt nhËp, xuÊt linh kiÖn xe m¸y c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp - xuÊt, sau ®ã chuyÓn vÒ phßng TCKT C«ng ty kÌm theo ho¸ ®¬n ®Ó lµm c¬ së h¹ch to¸n t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån linh kiÖn. B¶ng kª chi tiÕt nhËp - xuÊt linh kiÖn ®­îc ghi chÐp cho tõng ®ît giao nhËn hµng c¨n cø vµo c¸c chøng tõ xuÊt - nhËp. §Þnh kú 5-10 ngµy kÕ to¸n kho (thuéc xÝ nghiÖp) chuyÓn chøng tõ nhËp-xuÊt linh kiÖn vÒ phßng TCKT C«ng ty. VÝ dô minh ho¹ b¶ng kª chi tiÕt nhËp linh kiÖn xe m¸y Ngµy 06 th¸ng 11 n¨m 2001 Theo hîp ®ång sè : 180901/TMT-KHN Bªn giao: XÝ nghiÖp kim Hµ néi Ng­êi giao: Anh TÜnh Sè ho¸ ®¬n: 035129 ngµy 06/11/2001 Bªn nhËn XÝ nghiÖp SX vµ KD xe g¾n m¸y T.M.T Ng­êi nhËn: NguyÔn Minh HiÒn STT Tªn mÆt hµng §VT Sè l­îng Ghi chó 1 Ch©n chèng hoµn chØnh Bé 3.000 Ba ngµn 2 CÇn phanh + lß xo Bé 3.000 Ba ngµn 3 Gi¸ b¾t biÓn sè chiÕc 3.000 Ba ngµn 4 Tay d¾t sau chiÕc 3.000 Ba ngµn §¹i diÖn bªn giao §¹i diÖn bªn nhËn b¶ng kª chi tiÕt xuÊt kho linh kiÖn xe m¸y Liªn 3 Ngµy 25 th¸ng 11 n¨m 2001 Bªn giao : Kho Ng­êi giao : NguyÔn Minh HiÒn Bªn nhËn : X­ëng l¾p r¸p xe m¸y Ng­êi nhËn: NguyÔn v¨n Thùc Lo¹i xe : JIULONG 100 STT Tªn mÆt hµng §VT Sè l­îng Ghi chó 1 Bé linh kiÖn NK xe m¸y TQ hiÖu JL 100 Bé 500 (N¨m tr¨m bé) 2 Gi¶m xãc sau Bé 500 3 Lèp tr­íc + sau Bé 500 4 S¨m + d©y lãt vµnh c¸i 500 5 Yªn xe c¸i 500 6 P« c¸i 500 7 Ch©n chèng hoµn chØnh c¸i 500 8 CÇn phanh c¸i 500 9 CÇn sè c¸i 500 10 Cßi c¸i 500 ... ................. ........ §¹i diÖn bªn giao §¹i diÖn bªn nhËn * ë phßng kÕ to¸n : Sau khi nhËn ®­îc b¶ng kª nhËp - xuÊt ë kho chuyÓn lªn, kÕ to¸n vËt liÖu tiÕn hµnh lËp phiÕu nhËp - xuÊt kho vµ vµo sæ chi tiÕt TK 152 t×nh h×nh nhËp - xuÊt linh kiÖn vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ theo gi¸ thùc tÕ . KÕ to¸n theo dâi thanh to¸n víi ng­êi b¸n c¨n cø vµo ho¸ ®¬n, chøng tõ ghi sæ tµi kho¶n 331 Theo vÝ dô minh ho¹ ë trªn kÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt TK 152 theo dâi tõng lo¹i linh kiÖn theo tõng l« xe : Ch©n chèng cña l« 1.000 xe JIULONG 100 Sè Ngµy DiÔn gi¶i TK §¬n NhËp XuÊt Tån hiÖu th¸ng §.¦ gi¸ SL Thµnh tiÒn SL Thµnh tiÒn SL Thµnh tiÒn 233 06/11 NhËp ch©n chèng 331 47.272,727 3.000 141.818.181 25/11 XuÊt cho SX 621 47.272,727 500 23.636.364 2.500 118.181.817 Céng PS T11 3.000 141.818.181 500 23.636.364 2.500 118.181.817 Phßng kÕ to¸n theo dâi thø, nh·n, lo¹i vËt liÖu trªn sæ chi tiÕt vËt liÖu, dông cô, s¶n phÈm, hµng ho¸. ViÖc kiÓm tra ®èi chiÕu gi÷a kho vµ kÕ to¸n sÏ ®­îc tiÕn hµnh vµo cuèi th¸ng. Sè l­îng tån kho thùc tÕ sÏ ®­îc ®èi chiÕu víi cét tån sè l­îng cña lo¹i thø vËt liÖu t­¬ng øng trong sæ cña kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu . §ång thêi c¨n cø vµo cét sè tiÒn tån kho trªn sæ chi tiÕt ®Ó ®èi chiÕu víi cét sè tiÒn, tån kho trªn b¶ng kª tæng hîp nhËp xuÊt tån vËt liÖu cña kÕ to¸n tæng hîp. + TrÝch b¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt -tån NVL th¸ng 11/2001: ( xe JL100 vµ xe JL110-A ) TrÝch sæ chi tiÕt TK 331 " XÝ nghiÖp kim Hµ néi" Chøng tõ DiÔn gi¶i TK Sè ph¸t sinh Sè d­ Sè hiÖu NT §. ¦ Nî Cã Nî Cã D­ 31/10/2001 50.000.000 035129 (PNK sè 233) 06/11 Mua ch©n chèng ... 3.000 bé ThuÕ VAT ®Çu vµo 152 133 278.181.813 27.818.187 Sè 104 21/11 Tr¶ tiÒn hµng 112.1 250.000.000 Céng PS T10 250.000.000 306.000.000 D­ 30/11/2001 106.000.000 TrÝch sæ chi tiÕt TK 331 nhËp khÈu " CHONG QING" Chøng tõ DiÔn gi¶i TK Sè ph¸t sinh Sè d­ Sè hiÖu NT §. ¦ Nî Cã Nî Cã D­ 31/10/2001 24.132.624.760 Tê khai 151 (PNK sè 01/11) 02/11 NhËp 16.300 bé linh kiÖn ®éng c¬ ( TrÞ gi¸: 1.780.100 $ ) 152 26.814.027.511 Sè 75 22/11 Thanh to¸n nèt 10% 311 144 2.547.332.613 134.070.138 Céng PS T11 2.681.402.751 26.814.027.511 D­ 30/11/2001 0 0 H×nh thøc thanh to¸n trong tr­êng hîp linh kiÖn nhËp ngo¹i th­êng lµ b»ng L/C tr¶ ngay kh«ng huû ngang 90% trÞ gi¸ hîp ®ång vµ 10% cßn l¹i thanh to¸n b»ng TTR sau 20 ngµy kÓ tõ ngµy nhËn hµng. Nguån thanh to¸n chñ yÕu b»ng tiÒn vay ng¾n h¹n ng©n hµng ( 95% trÞ gi¸ hîp ®ång ) vµ b»ng vèn tù cã ( 5% ký quü tr­íc khi më L/C ) 2.2.4. KÕ to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu : ë C«ng ty chØ x¶y ra tr­êng hîp t¨ng vËt liÖu do mua ngoµi: VËt liÖu nhËp kho c«ng ty chñ yÕu lµ tõ hai nguån chÝnh lµ nhËp khÈu vµ thu mua trong n­íc nªn viÖc nhËp xuÊt diÔn ra th­êng xuyªn, ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc theo dâi, c«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó kÕ to¸n tæng hîp nhËp xuÊt vËt liÖu . ë c«ng ty kh«ng cã tr­êng hîp hµng vÒ ho¸ ®¬n ch­a vÒ trong th¸ng hoÆc ng­îc l¹i v× vËy kÕ to¸n ghi sæ ®¬n gi¶n h¬n do chØ cã tr­êng hîp hµng vµ ho¸ ®¬n cïng vÒ. Khi mua nguyªn vËt liÖu vÒ kho th× cã hai tr­êng hîp xÈy ra lµ §èi víi hµng nhËp khÈu: nÕu gi¸ mua lµ gi¸ FOB, C«ng ty ph¶i thuª vËn chuyÓn tõ c¶ng ®i tíi c¶ng ®Õn vµ mua b¶o hiÓm cho l« hµng. C¨n cø vµo “ho¸ ®¬n c­íc phÝ vËn chuyÓn” vµ " ho¸ ®¬n b¶o hiÓm" lµm c¬ së lËp chøng tõ xin thanh to¸n, ®ång thêi tÝnh vµo gi¸ vèn vËt liÖu. TiÒn mua b¶o hiÓm ®­îc h¹ch to¸n vµo tµi kho¶n 142.2 " Chi phÝ chê kÕt chuyÓn " , khi hµng vÒ nhËp kho kÕ to¸n kÕt chuyÓn vµo gi¸ vèn cña vËt liÖu. NÕu gi¸ mua lµ gi¸ CIF hoÆc CIP th× h¹ch to¸n t­¬ng tù nh­ng kh«ng cã tiÒn vËn chuyÓn vµ tiÒn b¶o hiÓm. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ cã liªn quan kÕ to¸n x¸c ®Þnh gi¸ vèn thùc tÕ cña l« hµng theo c«ng thøc sau: Gi¸ vèn = Gi¸ mua + ThuÕ NK + V/ chuyÓn + B/ hiÓm + CF thu thùc tÕ ( CIF , FOB ...) (nÕu cã) (nÕu cã) (nÕu cã) mua vµ ghi sæ : Nî TK 152 (nhËp khÈu) : Gi¸ vèn thùc tÕ Cã TK 331 (ng­êi b¸n) : Gi¸ mua Cã TK 331 (vËn chuyÓn) : C­íc vËn chuyÓn Cã TK 333.3 (thuÕ nhËp khÈu) : ThuÕ nhËp khÈu Cã TK 142.2 (chi phÝ chê kÕt chuyÓn) : PhÝ b¶o hiÓm ®ång thêi ph¶n ¸nh sè thuÕ GTGT hµng nhËp khÈu: Nî TK 133.1: tiÒn thuÕ GTGT hµng nhËp khÈu Cã TK 333.12: tiÒn thuÕ GTGT hµng nhËp khÈu MÆt kh¸c c¨n cø vµo chøng tõ thanh to¸n kÕ to¸n ghi Nî TK 331 (thanh to¸n víi ng­êi b¸n) Nî TK 331 (thanh to¸n víi ng­êi vËn chuyÓn) Cã TK 1111 (tiÒn mÆt) Cã TK 1121 ( TGNH) Cã TK 144 (ký quü) Cã TK 311 (vay ng¾n h¹n ng©n hµng) - §èi víi linh kiÖn néi ®Þa : khi linh liÖn mua vÒ nhËp kho, nÕu nhµ cung cÊp ¸p dông ph­¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ GTGT th× c¨n cø vµo dßng céng tiÒn hµng trong ho¸ ®¬n (kh«ng bao gåm thuÕ VAT) kÕ to¸n ghi : Nî TK 152 (néi ®Þa ho¸): trÞ gi¸ tiÒn NVL Cã TK 331 : trÞ gi¸ tiÒn NVL ®ång thêi ghi: Nî TK 133.1: tiÒn thuÕ VAT Cã TK 331: tiÒn thuÕ VAT NÕu nhµ cung cÊp ¸p dông h×nh thøc tÝnh thuÕ GTGT trùc tiÕp th× gi¸ vèn linh kiÖn ®­îc tÝnh nh­ sau: Gi¸ vèn thùc tÕ = Gi¸ ho¸ ®¬n - ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ = Gi¸ ho¸ ®¬n x 3% KÕ to¸n ghi: Nî TK 152 gi¸ vèn thùc tÕ Nî TK 133.1 thuÕ GTGT Cã TK 331 tæng gi¸ thanh to¸n Trong th¸ng 11/2001 t×nh h×nh nhËp linh kiÖn cña ®¬n vÞ nh­ sau: + TrÝch b¶ng kª tæng hîp nhËp linh kiÖn phÇn nhËp khÈu th¸ng 11/2001: ViÖc ghi sæ nhËt ký chung ®­îc thÓ hiÖn: H¹ch to¸n nhËp linh kiÖn nhËp khÈu: Nî TK 152 28.151.238.511 Cã TK 331(NK) 26.814.027.511 Cã TK 333.3 1.337.211.000 ®ång thêi: Nî TK 133.1 2.808.144.000 Cã TK 333.12 2.808.144.000 + TrÝch b¶ng kª tæng hîp nhËp linh kiÖn phÇn néi ®Þa th¸ng 11/2001: ( xe JL100 vµ xe JL110-A ) TrÝch nhËt ký chung T11/2001 môc nhËp kho linh kiÖn S« Chøng tõ Néi dung §· ghi TK Sè ph¸t sinh TT SH NT sæ c¸i ®èi øng Nî Cã 113 30/11 NhËp LK nhËp ngo¹i 152 331 26.814.027.511 26.814.027.511 113 30/11 NhËp LK nhËp ngo¹i(TNK) 152 333.3 1.337.211.000 1.337.211.000 113 30/11 NhËp LK néi ®Þa 152 331 6.630.990.625 6.630.990.625 Céng 34.782.229.136 34.782.229.136 Sè liÖu ë sæ nhËt ký chung ®­îc sö dông ®Ó ghi sæ c¸i tµi kho¶n 152 vµ 331 C«ng ty sö dông h×nh thøc kÕ to¸n nhËt ký chung th× viÖc h¹ch to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu ë C«ng ty sö dông sæ c¸i TK 152 vµ TK 331 . Khi theo dâi thanh to¸n th× sö dông TK 111, 112, 141, 311. TrÝch sæ tæng hîp TK 331 T11/2001 NT Chøng tõ DiÔn gi¶i Trang TK Sè tiÒn ghi sæ Sè NT NKC §.¦ Nî Cã D­ 31/10/2001 24.132.624.760 30/11 108 30/11 Tr¶ tiÒn hµng 42 111 1.463.666.000 30/11 110 30/11 nt 42 112 2.571.345.144 30/11 111 30/11 nt 42 144 134.070.138 30/11 111 30/11 nt 43 311 2.547.332.613 30/11 113 30/11 Mua VT phôc vô SX 43 154 1.362.000 30/11 113 30/11 Mua LK néi ®Þa 43 152 6.630.990.625 30/11 113 30/11 ThuÕ VAT ®Çu vµo 43 133 941.501.108 30/11 113 30/11 Mua linh kiÖn (NK) 43 152 28.151.238.511 30/11 114 30/11 Tr¶ tiÒn hµng 44 141 128.855.000 Céng PS T11/2001 6.845.268.895 35.725.092.244 D­ 30/11/2001 4.747.198.589 2.2.5. KÕ to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu : Trong ®iÒu kiÖn thùc hiÖn s¶n xuÊt hµng ho¸ theo nguyªn t¾c cña h¹ch to¸n kinh doanh, gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu xuÊt dïng cho s¶n xuÊt s¶n phÈm ®­îc coi lµ mét yÕu tè cÊu thµnh nªn chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh vµo gi¸ thµnh s¶n phÈm. §Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh xuÊt vËt liÖu C«ng ty sö dông gi¸ thùc tÕ ®Ých danh. ViÖc nhËp xuÊt linh kiÖn diÔn ra th­êng xuyªn vµ nhiÒu chñng lo¹i theo bé xe/ lo¹i xe, do ®ã mçi lÇn xuÊt ph¶i lËp 02 b¶ng kª chi tiÕt cho tõng lo¹i xe theo - Linh kiÖn nhËp ngo¹i - Linh kiÖn néi ®Þa §Õn cuèi kú phßng TCKT C«ng ty c¨n cø vµo c¸c b¶ng kª chi tiÕt ®Ó tÝnh to¸n trÞ gi¸ cña linh kiÖn xuÊt trong kú. VÝ dô: Sè ph¸t sinh trong th¸ng 11/2001 c¨n cø vµo b¶ng tæng hîp xuÊt trong th¸ng phÇn nhËp khÈu vµ néi ®Þa B¶ng kª tæng hîp xuÊt linh kiÖn phÇn nhËp khÈu th¸ng 11/2001 ( BiÓu 1 ) STT Lo¹i xe §¬n gi¸ XuÊt (®ång) Sè l­îng Gi¸ trÞ 1 JIULONG 100 2.072.484 500 1.036.242.000 2 JIULONG 110-A 2.155.368 1.000 2.155.368.000 Céng 1.500 3.191.610.000 zzz B¶ng kª tæng hîp xuÊt linh kiÖn phÇn néi ®Þa th¸ng 11/2001 ( BiÓu 2 ) STT Lo¹i xe §¬n gi¸ XuÊt Sè l­îng Gi¸ trÞ 1 JIULONG 100 - Gi¶m xãc sau 172.727 500 86.363.500 - ¾c quy (b×nh) 71.580 500 35.790.000 - Bé ch©n chèng (bé) 47.272,727 500 23.636.364 - Bé ®å nghÒ (bé) 22.500 500 11.250.000 - Bè th¾ng (cÆp) 7.331 500 3.665.500 - CÇn sè (c¸i) 18.967 500 9.483.500 ................ .......... 500 .............. Céng 1 707.979.000 2 JIULONG 110-A - .............. .......... 1.000 ........... - Lèp (bé) 85.455 1.000 85.455.000 - Vµnh (cÆp) 62.565 1.000 62.565.000 - XÝch (sîi) 32.000 1.000 32.000.000 - Yªn (c¸i) 144.550 1.000 144.550.000 - Gi¶m xãc sau 172.727 1.000 172.727.000 Céng 2 1.152.712.979 Tæng céng 1.860.691.979  H¹ch to¸n tæng hîp trªn sæ nhËt ký chung: Nî TK 621 5.052.301.979 Cã TK 152 (biÓu 1) 3.191.610.000 Cã TK 152 (biÓu 2) 1.860.691.979 TrÝch nhËt ký chung T11/2001 môc xuÊt kho linh kiÖn S« Chøng tõ Néi dung §· ghi TK Sè ph¸t sinh TT SH NT sæ c¸i ®èi øng Nî Cã 115 30/11 XuÊt LK néi ®Þa cho SX 621 152 1.860.691.979 1.860.691.979 115 30/11 XuÊt LK nhËp ngo¹i cho SX 621 152 3.191.610.000 3.191.610.000 Céng 5.052.301.979 5.052.301.979 Sè liÖu trªn nhËt ký chung ®­îc sö dông ®Ó ghi sæ c¸i tµi kho¶n 152 vµ 621 Cuèi kú kÕt chuyÓn vµo tËp hîp chi phÝ tÝnh gi¸ thµnh xe m¸y thµnh phÈm phÇn chi phÝ nguyªn vËt liÖu chÝnh, kÕ to¸n ghi : Nî TK 154 5.052.301.979 Cã TK 621 5.052.301.979 Víi ®Æc thï cña viÖc l¾p r¸p xe m¸y, linh kiÖn chØ xuÊt cho s¶n xuÊt chÝnh. Trong kú kh«ng cã s¶n phÈm dë dang. TrÝch sæ tæng hîp TK 152 T11/2001 NT Chøng tõ DiÔn gi¶i Trang TK Sè tiÒn ghi sæ Sè NT NKC §.¦ Nî Cã D­ 31/10/2001 1.645.272.731 30/11 113 30/11 NhËp kho LK néi ®Þa 43 331 6.630.990.625 30/11 113 30/11 NhËp kho LK NK 43 331 28.151.238.511 30/11 113 30/11 ThuÕ NK linh kiÖn 43 333.3 1.337.211.000 30/11 115 30/11 XuÊt LK néi ®Þa cho SX 44 621 1.860.691.979 30/11 115 30/11 XuÊt LK NK cho SX 44 621 3.191.610.000 Céng PS T11/2001 34.782.229.136 5.052.301.979 D­ 30/11/2001 31.375.199.888 TrÝch sæ tæng hîp TK 621 T11/2001 NT Chøng tõ DiÔn gi¶i Trang TK Sè tiÒn ghi sæ Sè NT NKC §.¦ Nî Cã 30/11 115 30/11 LK néi ®Þa xuÊt cho SX 44 152 1.860.691.979 30/11 115 30/11 LK NK xuÊt cho SX 44 152 3.191.610.000 30/11 115 30/11 K/c chi phÝ NVL vµo Z 44 154 5.052.301.979 Céng PS T11/2001 5.052.301.979 5.052.301.979 Ch­¬ng III Hoµn thiÖn kÕ to¸n vËt liÖu t¹i C«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt vËt t­ thiÕt bÞ giao th«ng vËn t¶i C«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt vËt t­ thiÕt bÞ GTVT lµ mét trong nh÷ng doanh nghiÖp s¶n xuÊt l¾p r¸p xe m¸y cã nguån gèc tõ Trung quèc. Trong c¬ chÕ thÞ tr­êng hiÖn nay, nhiÒu doanh nghiÖp nhµ n­íc còng nh­ t­ nh©n cïng ho¹t ®éng trong lÜnh vùc nµy. Do vËy vÊn ®Ò c¹nh tranh vÒ chÊt l­îng vµ gi¸ c¶ rÊt gay g¾t, g©y cho C«ng ty gÆp nhiÒu khã kh¨n trë ng¹i trong viÖc tÝnh to¸n tõ kh©u thu mua ®Õn kh©u tiªu thô. Bëi vËy s¶n phÈm cña C«ng ty ®øng v÷ng trªn thÞ tr­êng lµ mét sù cè g¾ng nç lùc cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong toµn C«ng ty. Trong nh÷ng c«ng lao ®ã th× ph¶i kÓ ®Õn sù ®ãng gãp kh«ng nhá cña c¸n bé phßng tµi chÝnh lµ ng­êi thay mÆt gi¸m ®èc thùc hiÖn chøc n¨ng gi¸m ®èc b»ng tiÒn mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty . 3.1. §¸nh gi¸ thùc tr¹ng kÕ to¸n vËt liÖu ë C«ng ty : 3.1.1. Nh÷ng ­u ®iÓm c¬ b¶n : Qua thêi gian t×m hiÓu c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i C«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt vËt t­ thiÕt bÞ GTVT cã nhiÒu ­u ®iÓm cÇn ®­îc ph¸t huy . - VÒ hÖ thèng chøng tõ : ViÖc sö dông chøng tõ, tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ vµ tr×nh tù ghi chÐp ®¬n gi¶n nh­ng vÉn ®¶m b¶o chøng tõ lËp ra cã c¬ së thùc tÕ vµ c¬ së qu¶n lý gióp cho c«ng t¸c gi¸m s¸t t×nh h×nh nhËp , xuÊt , tån kho vËt liÖu ®­îc kÞp thêi , cung cÊp c¸c th«ng tin kinh tÕ cÇn thiÕt cho tõng bé phËn cã liªn quan . - VÒ ®¸nh gi¸ vµ ph©n lo¹i vËt liÖu : C«ng ty sö dông gi¸ thùc tÕ ®Ých danh vµ ph©n lo¹i vËt liÖu theo nguån h×nh thµnh lµ hîp lý bëi viÖc tÝnh to¸n gi¸ thµnh ®­îc tÝnh cho tõng l« hµng. - VÒ kh©u thu mua : C«ng ty ®· tæ chøc ®­îc mét ®éi ngò tiÕp liÖu t­¬ng ®èi linh ho¹t , am hiÓu vÒ chÊt l­îng vµ thÞ tr­êng gi¸ c¶, cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao vÒ nh÷ng nguyªn vËt liÖu m×nh mua vÒ. C«ng ty ph¶i ký hîp ®ång mua nguyªn vËt liÖu víi nh÷ng ®¬n vÞ cã mÆt hµng tèt ®¹t chÊt l­îng s¶n phÈm cao, ®¶m b¶o ®ñ, ®óng chñng lo¹i vËt liÖu mµ C«ng ty ®· yªu cÇu - Trong kh©u dù tr÷ b¶o qu¶n : C«ng ty lu«n dù tr÷ vËt liÖu ë møc cÇn thiÕt hîp lý, ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh kh«ng g©y l·ng phÝ vèn v× gi¶i phãng ®­îc mét sè vèn l­u ®éng ®¸ng kÓ do gi¶m bít sè dù tr÷ vËt liÖu tån kho kh«ng cÇn thiÕt. - VÒ kh©u sö dông vËt liÖu : VËt liÖu mua vÒ sö dông ®óng môc ®Ých s¶n xuÊt vµ qu¶n lý s¶n xuÊt ,®¸p øng vËt liÖu kÞp thêi cho s¶n xuÊt vµ ®ång thêi tr¸nh l·ng phÝ vËt liÖu . - VÒ tæ chøc hÖ thèng sæ kÕ to¸n vËt liÖu : C«ng ty ¸p dông h×nh thøc sæ kÕ to¸n nhËt ký chung vµo theo th¸ng, theo dâi ®Þnh kú cã hÖ thèng t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho vËt t­ hµng ho¸ trªn sæ kÕ to¸n theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó ph¶n ¸nh sè hiÖn cã, t×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng, gi¶m cña vËt liÖu . 3.1.2. Nh÷ng h¹n chÕ cÇn ph¶i tiÕp tôc hoµn thiÖn : Song bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm trªn còng cßn mét sè h¹n chÕ cÇn ®­îc nghiªn cøu nh»m hoµn thiÖn thªm c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n vËt liÖu cña C«ng ty nãi riªng . - Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty : VÒ ®éi ngò kÕ to¸n phÇn lín ®­îc ®µo t¹o chÝnh quy, nh­ng do cßn qu¸ trÎ nªn ch­a cã kinh nghiÖm . Do vËy ch­a ®¸p øng ®Çy ®ñ yªu cÇu c«ng t¸c kÕ to¸n vµ ch­a ®­îc trang bÞ phÇn mÒm vi tÝnh hç trî cho c«ng t¸c kÕ to¸n. MÆt kh¸c viÖc ph©n cho thñ quü kiªm kÕ to¸n lµ kh«ng phï hîp. 3.2. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu t¹i C«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt VTTB.GTVT. XuÊt ph¸t tõ thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu víi môc ®Ých hoµn thiÖn h¬n n÷a c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu, ®¶m b¶o tu©n thñ hÖ thèng kÕ to¸n doanh nghiÖp hiÖn hµnh vµ phï hîp víi ®Æc thï, yªu cÇu qu¶n lý cña C«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt VTTB.GTVT. Qua thêi gian nghiªn cøu em m¹nh d¹n ®­a ra c¸c ý kiÕn sau ®©y : Thø nhÊt : VÒ viÖc lËp sæ danh ®iÓm vËt liÖu ë C«ng ty : Muèn thùc hiÖn ®­îc c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu chÝnh x¸c vµ thuËn tiÖn cho viÖc ®­a m¸y vi tÝnh vµo sö dông, sau khi ph©n vËt liÖu thµnh tïng lo¹i tõng nhãm thø vËt liÖu th× cÇn ph¶i lËp sæ danh ®iÓm vËt liÖu . Tªn c¸c vËt liÖu ®­îc m· ho¸ ®¶m b¶o tÝnh thèng nhÊt trong lËp tr×nh còng nh­ sö dông m¸y vi tÝnh. ViÖc m· ho¸ vËt liÖu lµ viÖc g¾n cho mçi thø vËt liÖu, c«ng cô dông cô mét m· sè. §Ó dÔ nhËn biÕt th× viÖc m· sè b¾t ®Çu tõ sè hiÖu TK ph¶n ¸nh ®èi t­îng ®ã tuú thuéc vµo sè l­îng trong tõng tµi kho¶n ®Ó m· sè vËt t­ theo Ýt hay nhiÒu ch÷ sè. Cã thÓ s¾p xÕp vËt liÖu chÝnh phô ...theo nguyªn t¾c kÝch cì t¨ng dÇn ...Nh­ vËy sÏ thuËn tiÖn cho viÖc s¾p xÕp b¶o qu¶n t¹i kho vµ thuËn tiÖn cho viÖc lÊy sè liÖu hoÆc xem mét chñng lo¹i vËt liÖu nµo ®ã khi cÇn thiÕt . Thø hai : VÒ tæ chøc cña bé m¸y kÕ to¸n Do tr×nh ®é kÕ to¸n ch­a ®¸p øng ®­îc yªu cÇu c«ng t¸c kÕ to¸n vµ ch­a ®­îc trang bÞ phÇn mÒm vi tÝnh hç trî cho c«ng t¸c kÕ to¸n, khi chuyÓn sang h¹ch to¸n kinh doanh theo c¬ chÕ thÞ tr­êng, C«ng ty cÇn ph¶i cã kÕ ho¹ch båi d­ìng thªm ®Ó n©ng cao nghiÖp vô kÕ to¸n vµ ®Æc biÖt quan t©m ®Õn c¸n bé qu¶n lý tµi chÝnh. §­a tiÕn bé khoa häc vµo kh©u qu¶n lý nh­ ®­a phÇn mÒm vi tÝnh vµo ®Ó hç trî cho c«ng t¸c kÕ to¸n . Bè trÝ c«ng viÖc cho phï hîp víi chøc n¨ng cña tõng phÇn hµnh kÕ to¸n. Thø ba : VÒ viÖc hoµn tÊt thñ tôc nhËp kho §Ó ®¶m b¶o tÝnh kÞp thêi, chÝnh x¸c th× kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu nªn th­êng xuyªn kiÓm tra ®èi chiÕu víi thñ kho vÒ t×nh h×nh biÕn ®éng cña tõng lo¹i vËt liÖu, ®«n ®èc nh©n viªn tiÕp liÖu nép ho¸ ®¬n chøng tõ sang phßng tµi vô, thanh tra viÖc theo dâi viÖc nhËp hµng vµo sæ chi tiÕt nhËp vËt liÖu ®Ó nhanh chãng hoµn tÊt thñ tôc nhËp kho sau mçi lÇn ®i mua hµng. Cã thÓ nh­ vËy vËt liÖu tån kho trªn sæ kÕ to¸n míi cã thÓ x¸c ®Þnh ë bÊt kú thêi ®iÓm nµo trong kú kÕ to¸n. Cuèi kú kÕ to¸n c¨n cø vµo sè liÖu kiÓm kª thùc tÕ vËt t­ hµng ho¸ tån kho so s¸nh ®èi chiÕu víi sè liÖu vËt t­ hµng ho¸ trªn sæ kÕ to¸n. Sè tån kho thùc tÕ lu«n phï hîp víi sè tån kho trªn sæ kÕ to¸n.  kÕt luËn Qua thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt vËt t­ thiÕt bÞ GTVT, ®­îc tiÕp xóc víi bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty céng víi sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña c¸n bé phßng phßng TC-KT em nhËn thÊy r»ng lµ mét DNNN chuyªn s¶n xuÊt hµng tiªu dïng, c«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt vËt t­ thiÕt bÞ GTVT lu«n lu«n phÊn ®Êu kh«ng ngõng trong viÖc t×m kiÕm thÞ tr­êng vµ kh¸ch hµng, thu hót ®Çu t­ më réng s¶n xuÊt vµ n©ng cao tr×nh ®é kiÕn thøc chung cho toµn thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn c¶ vÒ chiÒu réng lÉn chiÒu s©u nh»m ®¸p øng kÞp víi nhu cÇu ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. Nh÷ng n¨m gÇn ®©y tr­íc sù c¹nh tranh gay g¾t cña thÞ tr­êng trong n­íc còng nh­ ngoµi n­íc, c«ng ty vÉn ®øng v÷ng vµ tù kh¼ng ®Þnh m×nh trong viÖc n¾m b¾t nhu cÇu còng nh­ thÞ hiÕu cña ng­êi tiªu dïng nh»m ®­a ra nh÷ng s¶n phÈm míi phï hîp víi thÞ tr­êng. Cïng chung víi sù ph¸t triÓn ®ã cña c«ng ty th× hÖ thèng qu¶n lý nãi chung vµ vµ qu¶n lý h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng ®· kh«ng ngõng hoµn thiÖn ®Ó ®¸p øng víi yªu cÇu qu¶n lý cña c«ng ty. ViÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu s¶n xuÊt sÏ gióp cho c«ng ty kinh doanh mét c¸ch n¨ng ®éng vµ cã hiÖu qu¶ h¬n. Do quü thêi gian häc tËp vµ nghiªn cøu cßn h¹n hÑp nh­ng víi sù cè g¾ng cña b¶n th©n vµ sù chØ b¶o tËn t×nh cña thÇy gi¸o TrÇn V¨n Dung em ®· cè g¾ng vËn dông kiÕn thøc cña m×nh ®i s©u vµo thùc tÕ c«ng t¸c vËt liÖu t¹i C«ng ty vµ m¹nh d¹n ®Ò xuÊt ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn h¬n c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë C«ng ty. Song kh«ng tr¸nh khái nh÷ng khiÕm khuyÕt trong b¶n chuyªn ®Ò vËy em xin ch©n thµnh c¶m ¬n vµ mong nhËn ®­îc sù chØ b¶o quý b¸u cña c¸c thÇy c« gi¸o vµ cña c¸n bé phßng tµi chÝnh cña C«ng ty ®· tËn t×nh gióp ®ì vµ t¹o mäi ®iÒu kiÖn cho em. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o TrÇn V¨n Dung ®· h­íng dÉn, d×u d¾t em trong suèt thêi gian thùc tËp vµ hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy.