Đề tài Hoàn thiện kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty cổ phần Hà Đô 1

ụ hạch toán và kiểm tra tình hình thực hiện quỹ lương, phân tích tình hình sử dụng lao động và định mức lao động ,lập bảng chấm công,lập bảng thanh toán tiền lương, thanh toán BHXH …. *Kế toán TSCĐ và CCDC( đồng thời là kế toán trưởng):Lập sổ, thẻ TSCĐ,sổ chi tiết theo dõi CCDC; theo dõi sự tăng giảm của các loại tài sản hiện có tại công ty; tính và phân bổ khấu hao từng kỳ hợp lý, chính xác *Kế toán vốn bằng tiền và thuế:Giúp giám đốc công ty về chế độ chi tiêu, thanh toán với các đơn vị thành viên, tình hình thanh toán và thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước. Phản ánh ghi chép đầy đủ mọi khoản vốn bằng tiền và quỹ công ty để đối chiếu với thủ quỹ hàng ngày về thu chi tiền tại công ty. Đồng thời thực hiện tính đúng, tính đủ số thuế các loại mà công ty phải nộp theo quy định. *Kế toán thanh toán công nợ: +Theo dõi doanh thu thực hiện của doanh nghiệp ,thực hiện thanh toán các khoản nợ của công ty với bên ngoài và theo dõi các khoản nợ của khách hàng đối với công ty . +Theo dõi các khoản tạm ứng,ký quỹ, ký cược của cán bộ công nhân viên và các đối tượng khác. *Kế toán tổng hợp: Căn cứ vào các sổ nhật ký chung, kèm theo các bảng kê,chứng từ gốc để ghi vào sổ cái. Hàng quý tiến hành tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm ,xác định kết quả kinh doanh , lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác. Kế toán tổng hợp là người giúp việc chính cho kế toán trưởng. *Các nhân viên thống kê kế toán ở các đơn vị trực thuộc: Nhiệm vụ của họ là tiến hành thu thập chứng từ và nộp về phòng tài chính kế toán, đứng ra ứng tiền cho công trình mà đơn vị họ đang thi công,giúp kế toán thánh toán công nợ đòi tiền ở các đơn vị chủ đầu tư. Do đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp :thời gian thi công dài, giá trị công trình lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, do đó khối lượng công việc của kế toán rất lớn. Chính vì vậy, để giảm bớt khối lượng công việc của kế toán, đảm bảo việc thu thập và xử lý chứng từ nhanh, chính xác, cung cấp các thông tin kịp thời cho việc theo dõi hoạt động kinh doanh của công ty, công ty đã trang bị máy vi tính và ứng dụng công tác kế toán máy vào công tác kế toán của công ty. Công ty đã đặt hàng công ty phần mềm víêt cho công ty một phần mềm kế toán theo yêu cầu của công ty. Việc ứng dụng kế toán máy vào trong công tác kế toán đã bổ trợ đắc lực cho công tác kế toán của công ty, đảm bảo cho việc quản lý và cung cấp thông tin nhanh, chính xác, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng của bộ máy kế toán. 2.1.5.4. Hình thức tổ chức sổ kế toán tại Công ty . a. Tổ chức chứng từ. Mang đặc thù của một doanh nghiệp kinh doanh xây lắp ,công ty sử dụng một lượng lớn các loại chứng từ nên việc tổ chức chứng từ rất được chú trọng để đảm bảo tính chính xác ,kịp thời của thông tin kế toán đồng thời cũng để phục vụ tốt cho việc thi công đúng tiến độ. Chứng từ kế toán phát sinh tại công ty và các công trường thi công đều được tập hợp quản lý tại công ty . Chứng từ phát sinh tại chi nhánh do chi nhánh tự quản lý . b.Hệ thống tài khoản kế toán. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998- Chế độ kế toán cho các doanh nghiệp xây lắp , được áp dụng từ ngày 1/2/1999. Quy định chi tiết hệ thống tài khoản: công ty sử dụng tài khoản 3 số, tài khoản 4 số. c.Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty. Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh , quy mô của các nghiệp vụ kinh tế, đồng thời căn cứ vào yêu cầu, trình độ quản lý , trình độ kế toán, công ty áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức sổ Nhật ký chung. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính ở công ty đều được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Các loại sổ kế toán chủ yếu sử dụng ở công ty khi áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung: Sổ Nhật ký chung; Sổ Cái; Sổ, thẻ kế toán chi tiết; Sổ quỹ Nhờ việc áp dụng hình thức sổ này mà giúp cho việc lập báo cáo tài chính được thuận lợi, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán và cung cấp số liệu kịp thời cho quản lý . Chứng từ Sổ nhật ký chung Sổ cái Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sơ đồ 2.4 :Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty cổ phần Hà Đô I Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu d. Chính sách kế toán của công ty. - Niên độ kế toán từ ngày 01/01/N đến 31/12/N. - Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam đồng. - Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: kê khai thường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp kế toán TSCĐ: Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp kế tóan TSCĐ theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài Chính. Công ty đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại bằng hiệu số giữa nguyên giá và số hao mòn luỹ kế. Để trích khấu hao TSCĐ hàng năm Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đều. 2.2.Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hà Đô I. 2.2.1. Phân loại vật liệu và công tác quản lý vật liệu ở công ty: 2.2.1.1. Phân loại vật liệu: Là Công ty chuyên thi công các công trình xây lắp hoàn chỉnh trong phạm vi cả nước, lĩnh vực tiến hành sản xuất kinh doanh là xây dựng cơ bản. Các công trình thường có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài do vậy giá trị vật liệu xuất dùng vào công trình phải sử dụng với khối lượng lớn, phong phú và đa dạng về chủng loại, quy cách và có những đặc điểm riêng khác nhau. Do có nhiều chủng loại vật tư nên để phục vụ cho quản lý và hạch toán kế toán cần phải phân loại vật tư. Thực tế tại Công ty cổ phần Hà Đô I vật liệu được phân loại như sau: - Nguyên vật liệu không phân thành vật liệu chính, vật liệu phụ mà được coi chung là vật liệu chính do chi phí vật liệu phụ nhỏ, không có ảnh hưởng lớn trong khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất. Đây là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu tạo nên sản phẩm xây lắp. Nó bao gồm hầu hết các chủng loại nguyên vật liệu như: xi măng, cát, sắt thép, gạch, sỏi... - Nhiên liệu: được sử dụng để cung cấp nhiệt lượng cho các loại xe vận chuyển, máy móc thi công như: xăng, dầu... - Phụ tùng thay thế: dùng để thay thế phụ tùng hỏng cho máy móc, cẩu. - Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thép, gỗ, cốt pha thừa. Để tiện cho việc theo dõi vật tư, công ty sử dụng sổ danh điểm nguyên vật liệu. Biểu số 2.2: Sổ danh điểm vật tư : loại NVL chính Ký hiệu: tài khoản 1521 Ký hiệu nhóm Danh điểm Tên vật tư Đơn vị tính Ghi chú Mã số 1521.01 1521.06 1521.15 1521.01.01 1521.01.02 1521.06.01 1521.06.02 1521.15.01 1251.15.02 Xi măng P300 Hoàng Thạch Xi măng P300 Bỉm Sơn ...... Thép vằn 022 Công ty 3 Thép tròn trơn 06 Việt úc ....... Cát đen Cát vàng ....... Kg Kg Kg Kg M3 M3 01 01 06 06 15 15 2.2.1.2.Tổ chức công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cp Hà Đô 1. Chí phí vật tư chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm xây lắp. Do đặc điểm của ngành và yêu cầu của công tác quản lý thì vật tư dùng cho công trình nào thì được xuất dùng cho công trình đó.Kế toán tiến hành hạch toán chi tiết từng loại vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình . Trước khi thi công các công trình thường các cán bộ kỹ thuật lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Khi tiến hành thi công người ta sẽ dựa vào định mức này để cung cấp nguyên vật liệu cho công trình, tránh sự lãng phí, thất thoát nguyên vật liệu . Do phần lớn các công trình mà Công ty thi công đều ở xa trụ sở công ty và trụ sở của các xí nghiệp, bên cạnh đó thì khoảng cách giữa các công trình lớn nên vật liệu dùng cho thi công được các bộ phận chức năng phối hợp cùng đội thi công tiến hành mua sắm và vận chuyển trực tiếp tới từng công trình. Chính vì vậy công ty luôn chú ý đến công tác quản lý nguyên vật liệu đặc biệt quản lý kho tàng, giám sát khâu thu mua, tăng cường tổ chức sản xuất để giảm mọi hư hỏng, mất mát, hao hụt tiến tới xoá bỏ mất mát, hư hỏng nguyên vật liệu, hạ chi phí sản xuất. - Khâu thu mua: Việc thu mua nguyên vật liệu do cán bộ phụ trách cung tiêu của công ty đảm nhiệm. Nguyên vật liệu được thu mua theo kế hoạch đáp ứng nhu cầu thi công công trình theo đúng tiến độ. Vật liệu được thu mua theo đúng yêu cầu sử dụng, giá mua hợp lý, giảm chi phí vận chuyển. - Khâu tiếp nhận nguyên vật liệu: Khi nguyên vật liệu đến điểm tập kết thì thủ kho của công trường phải đứng ra nhận nguyên vật liệu. Sau đó thủ kho phải tiến hành cân, đo, đong đếm, đối chiếu về số lượng, chất lượng. Nếu thấy điều gì không phù hợp phải báo cáo với kế toán để bộ phận quản lý công trình có biện pháp xử lý. Số lượng nguyên vật liệu đã kiểm tra được vào sổ kế toán chi tiết cho từng nguyên vật liệu, sau đó tiến hành nhập kho. - Khâu bảo quản nguyên vật liệu: sau khi tiếp nhận nguyên vật liệu thủ kho phải tiến hành nhập kho những nguyên vật liệu ít có khả năng chịu tác động của thiên nhiên như xi măng, sắt thép... Đối với nguyên vật liệu trong kho phải sắp xếp hợp lý sao cho dễ tìm, dễ lấy. Trong kho phải có bảng nội quy theo quy theo quy định của ông ty. - Khâu cấp phát nguyên vật liệu: thủ kho phải cấp phát nguyên vật liệu cho các tổ, đội theo ngày, giao trực tiếp cho người có trách nhiệm trong tổ sản xuất. Các tổ, đội dựa trên yêu cầu của công việc sản xuất mà đề xuất ra số lượng nguyên vật liệu cần dùng trong ngày. Đối với nguyên vật liệu tập kết ngoài trời, thủ kho phải kiểm kê định kỳ và giao định kỳ cho các tổ sản xuất theo khối lượng lớn. - Khâu tổ chức theo dõi việc sử dụng nguyên vật liệu và thanh quyết toán: trên công trường thi công, các kỹ sư thi công và công nhân kỹ thuật là những người chịu trách nhiệm chínhvề việc theo dõi và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Các kỹ sư thi công nắm bắt được định mức kỹ thuật của công tác sản xuất thi công kết hợp điều chỉnh lượng nguyên vật liệu sử dụng một cách hợp lý, kịp thời tránh lãng phí nguyên vật liệu, loại bỏ mọi tác nhân ảnh hưởng tới chất lượng công trình. Khi công trình hoàn thành đúng tiến độ, chỉ huy trưởng công trình thông báo với lãnh đạo để tổ chức thanh quyết toán công trình. - Khâu thu hồi phế liệu: trong nội quy của công ty ở mỗi công trình quy định: “ Triệt để thu hồi mọi phế liệu có thể dùng lại trong thi công ”, công nhân sản xuất trực tiếp được quán triệt ý thức tiết kiệm nguyên vật liệu. 2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của công ty, gồm nhiều chủng loại với quy cách, đặc điểm khác nhau. Để phản ánh kịp thời giá trị nguyên vật liệu trong công tác nhập, xuất bộ phận kế toán nguyên vật liệu của công ty sử dụng giá thực tế để ghi chép vào sổ sách. 2.2.2.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu ở công ty được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau. Do đó giá cả thu mua từng loại vật liệu cũng khác nhau. Nguyên vật liệu của công ty phục vụ thi công công trình chủ yếu là mua ngoài. - Nếu nguyên vật liệu được cung cấp theo hợp đồng thì giá thực tế tính theo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng . - Nếu nguyên vật liệu có nguồn cung cấp ổn định thì giá biến động không nhiều. Giá thực tế của nguyên vật liệu sẽ dược tính theo giá mua ghi trên hoá đơn của nơi cung ứng . Ngoài ra trong giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho còn cộng thêm thuế nhập khẩu (nếu có) đối với các nguyên vật liệu Công ty mua từ nước ngoài Còn chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, kế toán tiến hành hạch toán vào ”Chi phí sản xuất chung”. Trong kỳ, nếu có các khoản giảm giá, thì trừ khoản này khỏi giá thực tế nhập kho. 2.2.2.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Khi xuất dùng vật liệu, công ty áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này, giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất dùng và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô nguyên vật liệu xuất kho đó và lô nguyên vật liệu nào nhập kho trước thì xuất kho trứơc. Trị giá thực tế của NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho X Đơn giá thực tế của từng lô hàng VD : Ngày 1/ 12/ 2005 tồn kho xi măng: 3 tấn, đơn giá 800.000/ tấn. Ngày 2/ 12/ 2005 nhập kho 9 tấn xi măng, đơn giá: 820.000/ tấn. Ngày 5/ 12/ 2005 xuất kho 5 tấn xi măng thi công trình. Trị giá thực tế của xi măng xuất kho được tính như sau: = 3 x 800.000 + 2 x 820.000 = 4.040.000 đ 2.2.3 . Công tác tổ chức kế toán NVL tại Công ty cổ phần Hà Đô I 2.2.3.1. Chứng từ kế toán và hạch toàn ban đầu 2.2.3.1.1.Tổ chức kế toán ban đầu tại công ty. Tại các đội thi công công trình, công việc hạch toán ban đầu là ghi chép, lập các chứng từ ban đầu. Tại đây việc cấp phát và nhận nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất thi công và kế hoạch cung cấp vật liệu của công ty cho các công trình. Các công nhân điều khiển máy thi công hàng ngày theo dõi tình hình hoạt động của máy móc, tình hình cung cấp nhiên liệu cho máy để vào nhật trình sử dụng máy. Định kỳ gửi chứng từ này phòng kế toán làm cơ sở cho việc hạch toán chi phí sử dụng máy thi công. Các đội trưởng, tổ trưởng sản xuất quản lý và theo dõi tình hình lao động trong đội, lập bảng chấm công, bảng thanh toán tiền công theo khối lượng thi công ... sau đó gửi lên phòng kế toán làm căn cứ hạch toán chi phí và tính giá thành. Tại phòng kế toán của Công ty, sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, kế toán kiểm tra, phân loại, xử lý và lập các nhật ký chứng từ, ghi sổ chi tiết và tổng hợp, lập báo cáo tài chính và quản trị, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý. 2.2.3.1.2. Chứng từ sử dụng . Tại Công ty cổ phần Hà Đô I, các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu được thực hiện tại các đội sản xuất, thi công. Các chứng từ sử dụng là: + Phiếu nhập kho- mẫu 01-VT + Phiếu xuất kho- mẫu 02-VT + Biên bản kiểm nghiệm vật tư- mẫu 05-VT + Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá- mẫu 08-VT a. Thủ tục nhập kho nguyên liệu, vật liệu: Căn cứ vào giấy báo nhận hàng và hợp đồng nhận hàng nếu xét thấy cần thiết phải kiểm nghiệm vật tư thu mua về số lượng, chất lượng, quy cách, và chủng loại, công ty kết hợp với các phòng ban liên quan tổ chức ban kiểm nghiệm để làm thủ tục trước khi nhập kho. Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư. Trên cơ sở hoá đơn bán hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, thủ kho lập phiếu nhập kho nguyên vật liệu rồi chuyển cho nhân viên kế toán công ty làm căn cứ ghi sổ, tính toán, thanh toán và báo sổ lên phòng tài chính. Các trường hợp kiểm kê thừa, thiếu, sai quy cách, chủng loại nguyên vật liệu được phản ánh ngay cho bộ phận có liên quan để tiến hành xác minh và lập biên bản làm căn cứ, công ty có biện pháp xử lý sau. Kho, phòng cung ứng Sơ đồ 2.5: Sơ đồ thủ tục nhập kho nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần Hà Đô I NVL về Nhập kho NVL Phiếu nhập Hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm Phòng kế toán Ta có mẫu hoá đơn GTGT như sau: Biểu số 2.3: Hoá đơn giá trị gia tăng Mẫu số 01- GTKT- 3LL Liên 2 : (Giao khách hàng) AX /2003 - B Ngày 5 tháng 10 năm 2005. Số : 106 Đơn vị bán hàng : Công ty vật liệu xây dựng Gia Lộc. Địa chỉ : Đông Anh – Hà nội. Số tài khoản : Điện thoại : Mã số : Họ tên người mua hàng : Nguyễn Văn Quyền. Đơn vị : Công ty cổ phần Hà Đô I Địa chỉ : Phố Hoàng Sâm Cầu Giấy Hà Nội Số tài khoản :7301- 0097H- Ngân hàng đầu tư và phát triển Hà nội. Hình thức thanh toán: Mã số : 0100110461-1. STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) 1. Xi măng PC 30 Hoàng Thạch Tấn 10 770.000 7.700.000 Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT : 10%. Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán : 7.700.000 700.000 8.400.000 Số tiền viết bằng chữ : Tám triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) ( Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi họ, tên) Biểu số 2.4: Hoá đơn giá trị gia tăng Mẫu số 01- GTKT- 3LL Liên 2 : (Giao khách hàng) AY/2003 - B Ngày 5 tháng 10 năm 2005. No : 105 Đơn vị bán hàng : Trung tâm kinh doanh VLXD Thành Công. Địa chỉ : Láng Trung – Hà nội. Số tài khoản : Điện thoại : Mã số : Họ tên người mua hàng : Nguyễn Thị Hoà. Đơn vị : Công ty cổ phần Hà Đô I. Địa chỉ :Phố Hoàng Sâm Cầu Giấy Hà Nội. Số tài khoản :7301- 0097H- Ngân hàng đầu tư và phát triển Hà nội. Hình thức thanh toán : Mã số : 0100110461-1. STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) 1. Đá 4 x 6 M3 105 95.000 9.975.000 2. Đá 1 x 2 M3 135 120.000 16.200.000 Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT : 5%. Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán : 26.175.000 1.308.750 27.483.750 Số tiền viết bằng chữ : Hai mươi bảy triệu bốn trăm tám mươi ba nghìn bảy trăm năm mươi đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) ( Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Trên cơ sở hoá đơn bán hàng thủ kho công trình tiến hành nhập kho nguyên vật liệu . Trong phiếu nhập kho đơn giá nhập kho chính là đơn giáthực tế của nguyên vật liệu (không bao gồm thuế GTGT vì Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên; liên 1: thủ kho công trường giữ để theo dõi trên sổ kho của mình, sau đó đến cuối tháng (từ ngày 28 đến ngày 31 hàng tháng) chuyển lên phòng kế toán công ty theo quy định của kế toán trưởng kèm theo chứng từ gốc của người bán,liên 2: được lưu lại nơi lập phiếu, liên 3: người lập giữ. Biểu số 2.5: Đơn vị : Công ty cổ phần Hà Đô I Mẫu số 01-VT Địa chỉ: Phố Hoàng Sâm Cầu Giấy Hà Nội 1141- TC/ QĐ/ CĐKT Phiếu nhập kho Ngày 5 tháng 10 năm 2005 Số: 08 Nợ:152 Họ tên người giao hàng: Phạm Mạnh Hùng. Có: 141 Theo biên bản kiểm nghiệm vật tư ngày....... tháng....... năm....... Nhập tại kho vật liệu :Công trình N1A-TTKHKTQS Stt Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền ( đ) Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. 2. 3. Xi măng PC 30 HT Đá 4x6 Đá 1x2 Cộng Tấn M3 M3 10 105 135 10 105 135 770.000 95.000 120.000 7.700.000 9.975.000 16.200.000 33.875.000 Cộng thành tiền (bằng chữ) : Ba mươi ba triệu tám trăm bảy năm nghìn đồng chẵn. Nhập ngày 5/ 10/ 2005 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,đóng dấu,họ tên) b. Thủ tục xuất kho nguyên liệu, vật liệu: Tại Công ty cổ phần Hà Đô 1, việc xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu ở kho ngay tại chân công trình và chủ yếu xuất cho sản xuất xây dựng. Việc xuất kho nguyên vật liệu được căn cứ vào tiến độ thi công công trình . Khi có nhu cầu sử dụng vật tư , căn cứ vào các định mức nguyên vật liệu do cán bộ kỹ thuật đã xác định , tính toán cho các giai đoạn thi công, các bộ phận sản xuất thi công tiến hành lập phiếu xin lĩnh vật tư, sau đó giao cho người lĩnh vật tư đem đến kho để nhận nguyên vật liệu . Thủ kho viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành ba liên; liên 1: lưu lại xí nghiệp, liên 2 :lưu tại bộ phận quản lý vật tư, liên 3:thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó đến cuối tháng (từ ngày 28 đến 31) chuyển lên phòng kế toán công ty. Phiếu xuất kho phải có đủ chữ ký của những người có liên quan. Biểu số 2.6: Phiếu xin lĩnh vật tư Người xin lĩnh : Nguyễn Xuân Tú. Bộ phận : Xí nghiệp TCCG & Xây Dựng Lý do sử dụng : Xuất để thi công phần thô Các loại vật tư : STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Thực xuất 1. 2. 3. 4. 5. Xi măng PC 30 Hoàng Thạch Cát Đá 1x2 Thép Gạch chỉ Tấn M3 M3 Kg Viên 8 20 15 250 450 8 20 15 250 450 Ngày1 8 tháng 10 năm 2005. Phụ trách cung tiêu Người xin lĩnh Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư của các bộ phận sản xuất thủ kho viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành ba liên; liên 1 :lưu tại bộ phận quản lý vật tư, liên 2:thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó đến cuối tháng (từ ngày 28 đến 31) chuyển lên phòng kế toán công ty, liên 3 :giao cho người nhận vật tư. Phiếu xuất kho phải có đủ chữ ký của những người có liên quan. Do Công ty tính giá vật tư theo phương pháp nhập trước, xuất trước, nên khi tiến hành xuất kho cho các bộ phận sử dụng thì lô vật tư nào nhập trước thì sẽ được thủ kho xuất trước và đơn giá xuất kho cũng chính là giá thực tế của lô nguyên vật liệu nhập kho đó (không bao gồm thuế GTGT ) Biểu số 2.7: Đơn vị:Công ty Hà Đô Mẫu số 02-TT Địa chỉ: Hoàng Sâm - Cầu Giấy - Hà Nội -Hà Nội QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 Bộ Tài Chính Phiếu xuất kho số:120 Nợ :TK621 Ngày 18 tháng 10 năm 2005 Có:TK152 Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Xuân Tú, địa chỉ (bộ phận):Xí nghiệp TCCG & Xây Dựng Lý do xuất kho : Xuất để thi công phần thô Xuất tại kho : Công trình N1A-TTKHKTQS STT Tên, nhãn hiệu,quycách, phẩm chất Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng 1 Tấn 8 8 770,000 6,160,000 2 Thép 6 Kg 250 250 8,000 2,000,000 3 Gạch chỉ 11 Viên 450 450 370 166,500 4 Cát 15 M3 20 20 55,000 1,100,000 5 Đá 1X 2 14 M3 15 15 120,000 1,800,000 Cộng 11,226,500 Cộng thành tiền: Mười một triệu hai trăm hai mươi sáu nghìn năm trăm nghìn đồng chẵn. Xuất ngày 18 tháng 10 năm 2005 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên ) (Ký,họ tên) 2.2.3.2.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hà Đô 1. Tại Công ty vật tư được phản ánh chi tiết đến từng thứ nguyên liệu theo cả hai chỉ tiêu: số lượng và giá trị. Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song trong quản lý nguyên vật liệu và ghi chép sổ sách kế toán nhằm đơn giản cho việc ghi chép và thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết hoặc vào cuối kỳ. Nguyên tắc hạch toán của phương pháp này là tại kho ghi chép về mặt số lượng, phòng kế toán ghi chép về số lượng và giá trị từng thứ nguyên vật liệu. Phương pháp kế toán chi tiết vật tư được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Sơ đồ 2.6: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho NVL Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp N VL Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết NVL Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi chép ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh và ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng thứ, loại vật liệu riêng và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, ký tên và tiến hành nhập, xuất kho nguyên vật liệu. Sau đó thủ kho phản ánh số thực nhập hoặc thực xuất vào thẻ kho và chứng từ. Cuối ngày thủ kho tính ra số nguyên vật liệu tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ cuối tháng, thủ kho mang các chứng từ nhập, xuất lên phòng kế toán nộp, các chứng từ này đã được thủ kho phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu. Để đảm bảo tính chính xác của vật liệu tồn kho cũng như tình hình nhập xuất hàng kỳ, tháng thủ kho phải đối chiếu số thực tồn kho và số tồn trên thẻ kho, công ty thường kiểm tra vào cuối tháng . Biểu số 2.8: Đơn vị: Công ty cổ phần Hà Đô I Mẫu số 06-VT Kho vật liệu 1141/ TC/ QĐ/ CĐKT Thẻ kho Ngày lập thẻ:1/01/2005 Tên vật liệu: Đá 1x2 Mã số:14 Quy cách phẩm chất: Đơn vị tính: m3 Chứng từ Diễn giải Ngày nhập,xuất Số lượng Xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 25 01 1/10 Nhập đá 1x2 1/10 100 08 5/10 Nhập đá 1x2 5/10 135 100 9/10 Xuất thi công 9/10 120 105 15/10 Xuất thi công 15/10 115 120 18/10 Xuất đá 1x2 18/10 15 ……………….. Tồn kho b. Trình tự ghi chép của kế toán nguyên vật liệu Công ty: Kế toán nguyên vật liệu của công ty sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu từ thủ kho thì phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Sau đó kế toán vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, bảng kê nhập, bảng kê xuất, sổ tổng hợp và sổ Cái. Căn cứ vào các phiếu nhập kho, kế toán vào bảng kê nhập vật tư. Biểu số 2.9: Bảng kê chi tiết nhập : vật tư Công trình :Nhà N1A- TTKHKTQS. Tháng 10/ 2005 Số Ngày nhập Diễn giải Đơn vị tính Số lượng Thành tiền Ghi chú 01 05 08 08 08 09 09 09 10 10 10 19 20 22 24 1/10 4/10 5/10 5/10 5/10 6/12 6/12 6/12 8/10 8/10 8/10 20/10 22/10 27/10 28/10 Nhập đá hộc Nhập gạch xây Nhập xi măng Nhập đá 4x6 Nhập đá 1x2 Nhập thép Nhập sỏi Nhập cát đen ......... Nhập xi măng Đá 4x6 Đá 1x2 ………… Nhập thép Nhập đá mạt Nhập xi măng Nhập đá hộc M3 Viên Tấn M3 M3 Kg M3 M3 Tấn M3 M3 Kg M3 Tấn M3 100 10.000 10 105 135 800 300 215 16 125 175 350 200 10 256 7.250.000 3.700.000 7.700.000 9.975.000 16.200.000 6.400.000 16.500.000 10.750.000 12.230.000 11.875.000 21.000.000 2.800.000 12.000.000 8.000.000 18.560.000 Cộng 465.320.000 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán lập bảng kê xuất vật tư: Biểu số 2.10: Bảng kê chi tiết xuất: vật tư Công trình : Nhà N1A-TTKHQS Tháng 10/ 2005 Số Ngày xuất Diễn giải Đơn vị tính Số lượng Thành tiền (đồng) Ghi chú 85 100 104 120 5/10 9/10 14/10 18/10 21/10 Xuất xi măng Xuất đá hộc Xuất cát vàng Xuất gạch xây ……….. Xuất xi măng Xuất thép Xất gạch xây Xuất cát Xuất đá ......... Đá 1x2 Xuất gạch xây Xuất cát đen …… Tấn M3 M3 viên Tấn kg viên M3 M3 M3 viên M3 9 120 120 6.000 8 250 450 20 15 50 1.000 30 6.930.000 8.700.000 6.600.000 2.220.000 6.610.000 2.000.000 166.500 1.100.000 1.800.000 6.000.000 370.000 1.500.000 Cộng 375.455.000 Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) Với các chứng từ nhập, xuất vật liệu , sau khi kiểm tra tính chính xác , hợp lệ kế toán sẽ sử dụng các chứng từ này để ghi vào sổ chi tiết vật liệu theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị . Sổ này được ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh các nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu. Mỗi chứng từ phát sinh sẽ được ghi vào một dòng của sổ. Biểu số2.11: Sổ chi tiết vật liệu : Xi măng Hoàng Thạch Tháng 10/ 2005 Đơn vị: 1000đ CT Diễn giải Nhập Xuất Tồn S N SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 08 85 10 120 22 5/10 5/10 8/10 18/10 27/10 Dư ĐK Nhậpkho Xuất TC Nhậpkho Xuất TC Nhập kho ……… 10 16 10 770 770 800 7.700 12.320 8.000 9 8 770 770 6.930 6.610 3 770 2.310 Dư cuối kỳ 14 800 11.200 Ngày 30 tháng 10 năm 2005. Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.3.3.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hà Đô I Để phản ánh tình hình nhập, xuất tồn nguyên vật liệu Công ty sử dụng TK152” nguyên vật liệu “. Sau khi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, kế toán tiến hành vào sổ tổng hợp, sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 152. Tại Công ty cổ phân Hà Đô I kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán và phiếu nhập kho số 08 lập ngày 5/ 10/ 2005 khi nguyên vật liệu về kho, kế toán ghi: + Nợ TK 152 (Xi măng HT): 7.700.000 Nợ TK 133 (Thuế GTGT): 385.000 Có TK 141(Nguyễn Hà -N1A TTKHKTQS): 8.085.000 + Nợ TK 152 (Đá 4x6): 9.975.000 Nợ TK 152 (Đá 1x2): 16.200.000 Nợ TK 133 : 1.308.750 Có TK141(Nguyễn Hà - N1ATTKHQS): 27.483.750 * Phương pháp xác định trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho : Trị giá thực tế của = Số lượng NVL x Đơn giá NVL xuất kho xuất kho thực tế Để phản ánh kịp thời giá trị nguyên vật liệu trong công tác xuất kho, bộ phận kế toán nguyên vật liệu của Công ty sử dụng giá thực tế để ghi chép vào sổ sách, theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Kế toán phản ánh nguyên vật liệu xuất kho thi công công trình: theo phiếu xuất kho số 120 ngày 18/ 10/ 2005: + Nợ TK 621 : 6.610.000 Có TK 152 (xi măng HT) : 6.610.000 + Nợ TK 621: 5.066.500 Có TK 152 (Thép): 2.000.000 Có TK 152 (Gạch chỉ) : 166.500 Có TK 152(Cát): 1.100.000 Có TK 152(Đá): 1.800.000 Biểu số 2.12: Sổ Nhật ký chung Tháng 10/ 2005 Trang số: Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có 106 105 105 120 133 5/10 5/10 5/10 18/10 25/10 ………… Mua xi măng Nhập đá 4x6 Nhập đá 1x2 ………… Xuất kho xi măng cho sản xuất Xuất thép Xuất gạch xây Xuất cát Xuất đá Xuất kho xi măng cho sản xuất chung ............ Cộng chuyển sang 152 133 152 152 133 621 621 621 621 621 627 141 141 141 141 141 152 152 152 152 152 152 7.700 385 9.975 16.200 1.308,75 6.610 2.000 166,5 1.100 1.800 8.470 Ngày 30 tháng 10 năm 2005. Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký tên, đóng dấu) Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi Sổ cái các tài khoản liên quan theo đúng nội dung các khoản mục tương ứng. Biểu số2.13: Sổ cái TK152- Nguyên vật liệu Tháng 10 năm 2005 Đơn vị : 1000 đ Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Số Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng ……… 106 5/10 Mua xi măng nhập kho 152 141 7.700 7.700 120 18/10 Xuất xi măng cho thi công 621 152 6.610 6.610 133 25/10 Xuất xi măng cho sản xuất chung 627 152 8.470 8.470 ……. Số dư cuối tháng Ngày 30 tháng 10 năm 2005. Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký tên, đóng dấu) Biểu số 2.14: Sổ Cái Tài khoản 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tháng 10 năm 2005 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Nội dung Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư Số phát sinh 100 9/10 Xuất đá hộc 621 152 8.700 8.700 104 14/10 Xuất cát vàng 621 152 6.600 6.600 Xuất gạch xây 621 152 2.220 2.220 120 18/10 Xuất xi măng 621 152 6.610 6.610 Xuất thép 621 152 2.000 2.000 Xuất gạch xây 621 152 166,5 166,5 Xuất cát 621 152 1.100 1.100 Xuất đá 621 152 1.800 1.800 ……… Cộng phát sinh 375.455 375.455 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký tên, đóng dấu) Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu. Biểu số 2.15: Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Nguyên vật liệu Đơn vị: 1000đ STT Tên vật tư ĐV tính Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL TT SL TT SL TT SL T T 1 2 3 4 5 6 Xi măng Đá hộc Đá 4x6 Đá 1x2 Cát vàng Sỏi ....... Tấn M3 M3 M3 M3 M3 3 25 2310 1812,5 41 356 125 275 150 300 32.020 25810 11.875 23375 8250 16500 30 320 115 250 120 280 23.220 23200 10.925 21250 6600 15400 14 61 10 25 30 20 11.200 4422,5 950 2125 1650 1100 Ngày 30 tháng 10 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngoài việc theo dõi giá trị của nguyên vật liệu thu mua nhập ,xuất kho trong kỳ, kế toán còn phải theo dõi tình hình thanh toán với người bán. Cuối tháng khi thủ kho công trường chuyển các hoá đơn chứng từ lên phòng kế toán công ty ,kế toán công ty sẽ căn cứ vào các phiếu nhập, hoá đơn của người bán…lập Bảng kê hoá đơn, chứng từ mua vào. Biểu số 2.16: Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) Tháng 10/ 2005. Tên cơ sở kinh doanh : Công ty cổ phần Hà Đô I Mã số : 0100110461-1. Địa chỉ :Hoàng Sâm - Cầu Giấy - Hà Nội- Hà Nội Chứng từ mua hàng hoá, d.vụ Tên đơn vị, Người bán Giá trị vật tư, Hàng hoá mua vào chưa có Thuế VAT (đ) Thuế VAT đầu vào (đ) Tổng giá thanh toán Ghi chú Số Ngày 090438 1 – 10 Công ty KDPT nhà Thanh Trì 6.280.000 314.000 6.594.000 106 5 -10 Công ty VLXD Gia Lộc 7.700.000 385.000 8.085.000 105 5 – 10 T T kinh doanh VLXD Thành Công 26.175.000 1.308.750 27.483.750 ...... ........ ....................... .......... ......... ............. 080586 28 – 10 TT TBVT khoa học 8.400.000 420.000 8.820.000 Cộng 465.320.000 23.266.000 488.586.000 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký tên, đóng dấu) Khi nhận được các chứng từ nhập vật liệu do cán bộ cung tiêu chuyển sang, kế toán ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở cho từng loại vật liệu. Biểu số 2.17: Sổ chi tiết thanh toán với người bán TK 331 - Phải trả người bán Đối tượng: Công ty Xi măng Hoàng Thạch Loại tiền: VNĐ Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được CK Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 2 3 4 5 6 7 8 9 10 02 156 158 .... 24/09 15/10 21/10 .......... 1.Dư đầu tháng 2.Số phát sinh Trả người bán Trả người bán Mua xi măng ..................... 111 111 152 133 ...... 7040 9.240 12.000 600 ........ 7040 Cộng P/s Số dư cuối kỳ Ngày 30 tháng 10 năm 2003. Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.18: Sổ Cái Tài khoản 331 - Thanh toán với người bán Tháng 10 năm 2005 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 17.040 156 15/10 Trả tiền mua xi măng 331 111 9.240 9.240 158 21/10 Mua xi măng 152 331 12.000 12.000 133 331 600 600 …….. Số dư cuối tháng Ngày 30 tháng 10 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký tên, đóng dấu) 2.2.3.4. Kế toán thừa, thiếu nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hà Đô I Tại Công ty cổ phần Hà Đô việc cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất thi công được dựa vào tiến độ thi công trên cơ sở các định mức nguyên vật liệu đã được các cán bộ kỹ thuật xác định. -Đối với trường hợp số nguyên vật liệu về nhập kho nhiều hơn so với ghi trong hoá đơn thì thủ kho chỉ tiến hành nhập theo đúng hoá đơn -Đối với trường hợp nguyên vật liệu về nhập kho ít hơn so với hoá đơn thì thủ kho cũng tiến hành nhập theo số thực về nhập kho, nhưng phải nói rõ số thực nhập và số thiếu trong biên bản kiểm nghiệm vật tư và theo hạn định gửi những biên bản ,chứng từ này về phòng kế toán công ty .Tuỳ theo từng trường hợp mà công ty có những biện pháp xử lý cụ thể. Với những nguyên vật liệu đã xuất kho cho thi công,nếu thiếu thì tiến hành cung cấp tiếp số thiếu cho thi công, nếu thừa thì thủ kho phải tiến hành nhập lại kho (nhưng trên thực tế việc này rất ít sảy ra vì khi tiến hành xuất kho vật tư các cán bộ kỹ thuật dựa vào các định mức, tiến độ thi công mà yêu cầu cung cấp nguyên vật liệu .Việc cung cấp này phải đảm bảo chính xác, đủ tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vật tư). 2.2.3.5. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Do phần lớn các công trình mà Công ty thi công đều ở xa trụ sở công ty bên cạnh đó khoảng cách giữa các công trình là lớn ,nên nguyên vật liệu phục vụ cho thi công công trình được tiến hành mua sắm và vận chuyển đến chân công trình .Hơn nữa việc mua sắm và cấp phát nguyên vật liệu cho thi công dựa trên kế hoạch, định mức, tiến độ thi công công trình . Trị giá của nguyên vật liệu nhập xuất, kho đều căn cứ vào giá thực tế ghi trên hoá đơn( không bao gồm chi phí vần chuyển). Chính vì đặc điểm quá trình sản xuất kinh doanh đó mà tại Công ty cổ phần Hà Đô I không tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mọi sự biến động về giảm giá hàng tồn kho , nếu thi công tại công trình nào thì sẽ tính vào chi phí sản xuất của công trình đó. Chương 3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Hà Đô 1 3.1. Sự cần thiết hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hà Đô 1. Như chúng ta đã biết, hạch toán nguyên vật liệu là một phần hành kế toán không thể thiếu được trong các doanh nghiệp xây lắp bởi vì ở những doanh nghiệp này, nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do đó, việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một vấn đề mà các doanh nghiệp rất quan tâm và chú trọng đến. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu giúp cho việc hạch toán nguyên vật liệu được chính xác, kịp thời, ngăn ngừa được rủi ro do sự giảm giá nguyên vật liệu trên thị trường mang lại. Đồng thời, nó cũng góp phần làm cho việc tính giá thành sản phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được chính xác hơn. Không những thế, việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu còn góp phần thúc đẩy công tác kế toán ở doanh nghiệp hòa nhập với xu hướng tiến bộ chung của thế giới nhằm hiện đại hoá công tác kế toán nguyên vật liệu, đảm bảo công tác thông tin một cách chính xác, kịp thời, phục vụ đắc lực cho chỉ đạo sản xuất. 3.2. Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hà Đô 1. Kể từ ngày thành lập đến nay Công ty cổ phần Hà Đô I đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường xây dựng Việt Nam với sự phát triển lớn mạnh không ngừng về quy mô và chất lượng thi công .Thể hiện ở việc không ngừng mở rộng mối quan hệ với các đối tác làm ăn thuộc mọi thành phần kinh tế và ngày càng ký kết được nhiều hợp đồng. Ban lãnh đạo công ty đã rất năng động trong việc tìm kiếm thị trường để ngày càng tăng sản lượng từ các hợp đồng ngoài các chỉ tiêu, hợp đồng được giao theo kế hoạch.Trong chính sách phát triển của mình thì công ty khuyến khích việc mỗi cán bộ công nhân viên trở thành một nhân viên marketing. Tất cả mọi công trình nhận thầu đều phải được ký kết hợp đồng kinh tế giữa công ty và chủ đầu tư (Bên A) và có thể có nhiều gói thầu cho một công trình ,các loại thuế phải được nêu rõ trong hồ sơ mời thầu.Vì vậy mà công ty thực hiện đưa bộ phận kế toán tài chính tham gia vào công tác chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu nhằm tăng khả năng cạnh tranh về gía trên cơ sở tính toán lợi ích kinh tế. Trong nền kinh tế thị trường đầy thời cơ và thách thức thì hướng đi của công ty hiện nay là phù hợp: làm ăn kinh doanh phải có hiệu quả, thực hiện tự chủ về tài chính. Nhận thức được vấn đề này ban lãnh đạo công ty luôn biết kết hợp sức sáng tạo cá nhân, nỗ lực của bản thân công ty và sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo Trung tâm khoa học quân sự để không ngừng xây dưng uy tín của công ty trên thị trường và tạo ra sự gắn bó của người lao động với công ty . Do vận dụng sáng tạo quy luật kinh tế thị trường đi đội với việc nắm bắt công nghệ kỹ thuật mới, kịp thời cập nhật chính sách quản lý của Nhà Nước nên công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể, hoàn thành nhiệm vụ với Nhà Nước , cấp trên, không ngừng nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên. Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Hà Đô 1 với việc nghiên cứu chuyên đề “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu qủa sử dụng vốn lưu động tại Công ty cổ phần Hà Đô 1 ” Em xin đưa ra một số nhận xét cụ thể sau về công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hà Đô 1. 3.2.1. Những ưu điểm. 3.2.1.1.Về tổ chức bộ máy kế toán . Trước hết công ty đã xây dựng được một mô hình quản lý và hạch toán khoa học, hợp lý. Nó phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường Tổ chức quản lý và phân công phân nhiệm trong bộ phận kế toán rất phù hợp với tổ chức quản lý chung của Công ty. Đó là phương thức quản lý trực tuyến. Mặc dù là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, số lượng nghiệp vụ diễn ra nhiều và với quy mô lớn nhưng cơ cấu tổ chức của phòng tài chính kế toán lại rất gọn nhẹ. Do tổ chức hoạt động một cách khoa học mà phòng đã đảm bảo thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ, chính xác, trợ giúp đắc lực cho việc ra quyết định của Ban Giám đốc. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ nên tính chuyên môn hoá khá cao, điều này tạo thuận lợi lớn cho các phòng ban, bộ phận có liên quan khi có nhu cầu liên hệ với phòng kế toán. Phòng kế toán có 6 người mỗi người phụ trách một phần hành khác nhau thực hiện theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa phê chuẩn và thực hành nhiệm vụ, giữa thực hiện và kiểm tra...tạo ra sự kiểm soát lẫn nhau khá chặt chẽ trong việc ghi chép và thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, hạn chế gian lận và sai sót. Trong hoàn cảnh phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin: việc cập nhật và xử lý thông tin nhanh nhạy, chính xác là vô cùng quan trọng.Nhận thức được điều đó công ty đã tiến hành ứng dụng máy tính vào công tác kế toán của công ty. Việc thực hiện kế toán máy được áp dụng từ năm 2002 , nó đã bổ trợ đắc lực cho công tác kế toán trong điều kiện khối lượng công việc nhiều. Công tác kế toán được trang bị máy vi tính đáp ứng yêu cầu làm việc và quản lý ngày càng nhanh chóng góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng lao động của bộ máy kế toán. Tóm lại về tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cũng như chi nhánh khá tốt, hợp lý và kiểm soát được các hoạt động SXKD của đơn vị. Việc phân công, phân cấp các bộ phận kế toán rõ ràng, phù hợp. 3.2.1.2. Về việc cung cấp nguyên vật liệu tới công trình: Hiện nay, tại công ty, nguyên vật liệu sẵn bán trên thị trường như xi măng, cát, sỏi, sắt, thép có đường kính nhỏ.....sử dụng cho thi công công trình chủ yếu là do các đội thi công mua và chuyển tới tận công trình không qua kho xí nghiệp, công ty. Theo cách này, công ty có thể giảm chi phí vật tư phục vụ thi công vì hầu hết các công trình do công ty thực hiện đều ở xa công ty. 3.2.1.3. Về phương pháp hạch toán nguyên vật liệu: - Đối với hạch toán chi tiết: Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song nên việc ghi chép rất đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu và nó giúp cho kế toán nguyên vật liệu có thể phát hiện sai sót trong ghi chép một cách nhanh chóng, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của từng loại nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị. - Đối với hạch toán tổng hợp: Công ty hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phù hợp với yêu cầu về công tác quản lý nguyên vật liệu cũng như phù hợp với trình độ cán bộ kế toán tại Công ty cổ phần Hà Đô I. 3.2.1.4.Về việc lập sổ danh điểm vật liệu: Công ty đã mở sổ chi tiết vật liệu để theo dõi tên, qui cách, chủng loại nguyên vật liệu đang sử dụng thi công công trình cũng như giá cả nguyên vật liệu trên thị trường khi mua nguyên vật liệu. Nhìn vào sổ chi tiết vật liệu, nguyên vật liệu được chi tiết tỷ mỉ ,được chia thành loại, nhóm, thứ cụ thể. Do đó, công tác quản lý vật liệu được thuận tiện nhiều trong công ty. 3.2.2. Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm đó, công tác nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Hà Đô I vẫn còn một số nhược điểm sau: 3.2.2.1.Về việc tính giá vật tư nhập kho Công ty cho phép các công trường chỉ tính giá nhập kho bằng giá ghi trên hoá đơn: Việc này tạo ra tính không chính xác của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong giá thành công trình .Trong khi đó những chi phí đáng lẽ được tính vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp lại phải đưa vào chi phí sản xuất chung: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật tư... 3.2.2.2.Cách thức tổ chức và quản lý nhân lực trong công tác kế toán Về bộ máy kế toán công ty chỉ có 6 người trong đó kế toán trưởng kiêm kế toán TSCĐ, một kế toán tổng hợp kiên tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành .Công ty ngày càng phát triển, số lượng công tác nghiệp vụ phát sinh nhiều nên công tác của cán bộ kế toán công ty rất vất vả nhất là vào cuối mỗi kỳ kế toán kết thúc. Công ty chỉ có một nhân viên kế toán tổng hợp nên công việc thường bị quá tải. Hơn nữa trong công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty thì việc nhập xuất nguyên vật liệu thường xuyên diễn ra, số lượng hoá đơn, chứng từ phát sinh nhiều nhưng tại mỗi công trường thi công công ty chỉ có một nhân viên thống kê mà không có nhân viên kế toán, tất cả các chứng từ khi phát sinh đều được tập hợp chuyển về phòng tài chính kế toán công ty vào cuối mỗi tháng, điều này chưa thật hợp lý vì nó tạo ra sự chậm chế trong việc nắm bắt các thông tin cho nhà quản lý .Chính sự thiếu hụt nhân viên kế toán nhiều khi làm cho hiệu quả công tác kế toán không được như ý muốn, không kịp thời theo yêu cầu lãnh đạo của công ty 3.2.2.3.Về việc sử dụng TK 152: Công ty chưa sử dụng tài khoản cấp hai của TK 152. Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế....công ty đều hạch toán vào TK 152. Mà không qua các tài khoản cấp hai của TK 152. Do đó, khi hoàn thành công trình thì công ty không hạch toán được nguyên vật liệu chính chiếm chính xác bao nhiêu phần trăm trong giá thành. 3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hà Đô 1 Qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu thực tế công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại Công ty cổ phần Hà Đô I, em nhận thấy bên cạnh những ưu điểm mà công ty đã đạt được về công tác kế toán nguyên vật liệu thì vẫn còn có một số nhược điểm nhất định. Vậy em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến riêng của mình với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hà Đô 1. 3.31..Về việc tính giá vật tư nhập kho Công ty không để tồn tại việc nhập xuất vật tư theo hoá đơn như hiện nay : có nghĩa là chỉ tính vào giá nhập vật tư theo đúng giá ghi trên hoá đơn. Khó khăn của công việc này là chứng từ phụ cho vận chuyển, bốc dỡ vật tư thường tập hợp bị chậm hoặc không thể tập hợp được . Vì vậy những chi phí phụ đó công ty nên cho phép tập hợp chứng từ vào cuối tháng nhưng yêu cầu các đối tượng liên quan xác định luôn chi phí đó ngay khi nhập kho hàng hoá để kế toán dễ dàng hơn trong việc tổng hợp giá vật liệu nhập kho Giá trị thực tế vật tư = Giá mua theo hoá đơn + chi phí vận chuyển bốc dỡ Cuối kỳ kế toán có thể tiến hành xác định giá trị thực tế xuất kho vật liệu chính xác tránh được tình trạng như hiện nay : khoản mục chi phí sản xuất chung của công ty bị đội lên làm cho báo cáo tài chính của công ty không thể hiện được thực chất hoạt động và các loại chi phí phát sinh trong kỳ. 3.3.2.Về quản lý nhân lực trong công tác kế toán. Công ty cổ phần Hà Đô 1 có quy mô hoạt động lớn bao gồm nhiều xí nghiệp thành viên, công trình thi công rộng khắp cả nước công ty lại hạch toán kế toán theo hình thức tập trung nên mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinhđược hạch toán tại phòng kế toán công ty. Do đó việc bổ xung thêm cán bộ kế toán có năng lực cho phòng tài chính kế toán công ty là việc làm cần thiết và đây sẽ là yếu tố nâng cao năng lực hoạt động của phòng kế toán công ty .Mặt khác do trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty ,số lượng chứng từ phát sinh nhiều, hiện nay công ty không tổ chức bộ máy kế toán tại các đôi, công trường mà quy đinh tất cả các chứng từ phát sinh tại các đơn vị cuối tháng mới chuyển về phòng kế toán tại công ty để ghi chép vào các sổ kế toán.Theo em điều này chưa thật hợp lý vì khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh , phải sau một thời gian mới tiến hành ghi sổ kế toán như vậy sẽ làm cho việc nắm bắt thông tin của các nhà quản lý bị chậm, không theo sát được thực tế diễn ra tại nơi phát sinh nghiệp vụ.Theo em công ty nên tiến hành tổ chức bộ máy kế toán tại các công trường tổ, đôi sản xuất kinh doanh để đảm bao việc ghi chép chứng từ được thuận lợi, nhanh chóng , chính xác đáp ứng được việc cung cấp thông tin cho việc theo dõi hoạt động kinh doanh của công ty . 3.3.3.Về việc sử dụng TK 152 Như chúng ta đã biết, công ty cổ phần Hà Đô I có rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu, thì theo em công ty nên sử dụng các tài khoản cấp hai của TK 152 để có thể quản lý một cách chặt chẽ hơn tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu trong công ty. Việc phân loại một cách cụ thể, tỉ mỉ nguyên vật liệu như trên có thể cung cấp thông tin một cách đầy đủ và rõ ràng cho ban giám đốc cũng như các bộ phận có liên quan. Đồng thời, khi phân loại nguyên vật liệu như vậy thì khi xác định kết quả và tính giá thành của công trình rất rõ ràng, cụ thể. Trên cơ sở nghiên cứu thực tế công tác quản lý của công ty các ý kiến đề xuất được nêu ra ở trên nhằm mục đích khắc phục những hạn chế, phát huy những ưu điểm trong công tác quản lý vật liệu đảm bảo theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Việc hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu sẽ cung cấp những điều kiện cụ thể thuận lợi giúp cho Giám đốc và các phòng ban trong công ty đề ra những mục tiêu phấn đấu nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. Đem lại lợi ích cho nền kinh tế quốc dân, lợi ích cho công ty, nâng cao mức sống cho cán bộ công nhân viên của toàn công ty. Kết luận Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ Phần Hà Đô I em nhận thấy tầm quan trọng của việc quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Việc kế toán nguyên vật liệu khá phức tạp, do phải theo dõi từng loại vật liệu khác nhau cũng như tình hình nhập xuất của từng loại. Nhìn chung công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty đã tương đối có nề nếp, đã đáp ứng được yêu cầu cần thiết trong công tác quản lý. Tuy nhiên vẫn còn những hạn chế nhất định nếu tiếp tục hoàn thiện hơn nữa thì vai trò của kế toán nguyên vật liệu sẽ có hiệu quả hơn. Công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu là một công tác quan trọng do điều kiện thời gian và trình độ hiểu biết còn hạn chế nên chuyên đề thực tập này mới chỉ nghiên cứu được một số vấn đề, em đã cố gắng phản ánh đầy đủ, trung thực những ưu khuyết điểm và những cố gắng của công ty, đồng thời nêu nên một số biện pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu . Qua đây em cũng thấy rằng giữa lý thuyết và thực tế có một khoảng cách, do đó trên góc độ là sinh viên kế toán em thấy rằng cần phải nhận thức đầy đủ cả về lý luận lẫn thực tiễn sao cho phù hợp với đơn vị mình nhưng phải đảm bảo phương pháp, nguyên tắc nội dung kế toán. Tuy nhiên do trình độ và thời gian có hạn, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng việc nghiên cứu và tìm hiểu về công tác kế toán nguyên vật liệu từ lý luận đến thực tế không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các cô chú, các anh chị trong phòng kế toán và toàn thể các bạn để chuyên đề thực tập này được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo PGS - TS Nguyễn Năng Phúc cùng toàn thể cán bộ phòng kế toán của Công ty cổ phần Hà Đô 1 đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này.