Đề tài Hoàn thiện mô hình giao dịch một cửa tại Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt chi nhánh 302 Trần Khát Chân

hời điểm khác nhau trong ngày giao dịch. Ngân hàng Nhà nước là Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Pháp luật có nghĩa là tất cả các luật, pháp lệnh, nghị định, quy định, thông tư, quyết định và các văn bản pháp luật khác được các cơ quan Nhà nước Việt Nam ban hành theo từng thời kỳ liên quan đến các hoạt động Ngân hàng. 4.2 Quyền hạn và trách nhiệm các bộ phận khi tham gia 4.2.1 Giao dịch viên. Giao dịch trực tiếp với khách hàng, hướng dẫn, giải đáp, tiếp nhận và xử lý nhu cầu của khách hàng theo thẩm quyền của mình trong việc lập, kiểm soát, phê duyệt (ký) chứng từ. Thực hiện các giao dịch trong phạm vi hạn mức được uỷ quyền. Nhận tiền đầu ngày từ quỹ phụ hoặc quỹ chính để giao dịch với khách hàng, cuối ngày có trách nhiệm chuyển toàn bộ tiền mặt tồn quỹ về quỹ phụ hoặc quỹ chính. Tùy theo nội dung giao dịch Giao dịch viên có thể thu, chi tiền mặt trực tiếp với khách hàng. Nhập các số liệu trên chứng từ giao dịch vào Hệ thống điện toán. Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và tính chính xác của nội dung các giao dịch do mình thực hiện, phân biệt tiền thật, tiền giả, đảm bảo thu, chi chính xác. In báo cáo cuối ngày, kiểm tra, xử lý các sai lệch và ký vào báo cáo. Kiểm tra, sắp xếp, đối chiếu giữa chứng từ giao dịch với số liệu trên Hệ thống điện toán của tất cả các giao dịch do mình thực hiện bảo đảm tính chính xác, đầy đũ và hợp pháp. Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ có liên quan. Bảo mật các mật khẩu truy cập trương trình được giao, chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản. 4.2.2 Kiểm soát viên. Kiểm tra, phê duyệt trực tiếp trên Hệ thống điện toán các giao dịch do các Giao dịch viên thực hiện theo hạn mức, thẩm quyền được ủy quyền và theo mật khẩu truy cập được cấp. Kiểm tra, ký xác nhận trên báo cáo giao dịch của giao dịch viên trong ngày. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung các giao dịch liên quan đến nghiệp vụ được phân công phụ trách. Giám sát các hoạt động của giao dịch viên để bảo đảm an toàn đối với các giao dịch. Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ có liên quan. Bảo mật các mật khẩu truy cập chương trình được giao, chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản. 4.2.3 Kế toán tổng hợp. Kiểm tra, đối chiếu chứng từ giao dịch với báo cáo của các phân hệ nghiệp vụ và báo cáo kế toán tổng hợp, nếu có sai sót báo cáo cho Trưởng bộ phận kế toán tổng hợp, phối hợp với giao dịch viên và các bộ phận có liên quan tìm rõ nguyên nhân, đề xuất biện pháp xử lý. Hạch toán kế toán các giao dịch thu chi nội bộ. Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ có liên quan. Bảo mật các mật khẩu truy cập trương trình được giao, chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản. 4.2.4 Quỹ chính. Giao và nhận tiền mặt giữa Ngân hàng với Ngân hàng Nhà nước và các ngân hàng khác có quan hệ giao dịch. Giao và nhận tiền với các quỹ phụ và giao dịch viên trong Ngân hàng. Thực hiện các giao dịch thu chi tiền mặt vượt hạn mức giao dịch của quỹ phụ và giao dịch viên, và các giao dịch thu chi khác theo nhiệm vụ được phân công (thu chi nội bộ…). In báo cáo cuối ngày, kiểm tra, xử lý các sai lệch và ký vào báo cáo. Kiểm tra đối chiếu số tiền tồn quỹ thực tế với số tiền trên sổ sách (trên Hệ thống điện toán), tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày phải đảm bảo số tiền trên sổ sách và số tiền thực tế tại quỹ của mình khớp đúng. Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ có liên quan. Bảo mật các mật khẩu truy cập trương trình được giao, chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản. 4.2.5 Quỹ phụ. Giao và nhận tiền với quỹ chính và các giao dịch viên. Thực hiện các giao dịch thu chi tiền mặt vượt hạn mức giao dịch của các giao dịch viên. In báo cáo cuối ngày, kiểm tra, xử lý các sai lệch và ký vào báo cáo. Kiểm tra đối chiếu số tiền tồn quỹ thực tế với số tiền trên sổ sách (trên Hệ thống điện toán), tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày phải đảm bảo số tiền trên sổ sách và số tiền thực tế tại quỹ của mình khớp đúng. Cuối ngày chuyển toàn bộ tiền mặt tồn quỹ về quỹ chính. Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ có liên quan. Bảo mật các mật khẩu truy cập trương trình được giao, chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản. 4.3 Quy định chung về mô hình giao dịch một cửa 4.3.1 Mô hình giao nhận tiền mặt nội bộ. (1) (2) (3) Quỹ chính Khách hàng Quỹ phụ Quỹ phụ Giao dịch viên Giao dịch viên Khách hàng Khách hàng Giao dịch viên Giao dịch viên Khách hàng 4.3.1.1 Phương thức giao nhận tiền mặt qua quỹ chính, quỹ phụ và các giao dịch viên. Trong phương thức này, quy trình giao nhận tiền mặt được thực hiện tuần tự qua quỹ chính, quỹ phụ, các giao dịch viên. Đầu ngày, quỹ chính giao tiền mặt cho quỹ phụ, quỹ phụ giao tiền mặt cho các giao dịch viên, quỹ phụ cũng có thể giao dịch trực tiếp với khách hàng như các giao dịch viên. Cuối ngày khi kết thúc giao dịch với khách hàng, các giao dịch viên nộp hết tiền mặt về cho quỹ phụ, quỹ phụ nộp hết tiền mặt về cho quỹ chính. Trong quá trình giao dịch với khách hàng nếu giao dịch viên hoặc quỹ phụ nào thừa hoặc thiếu tiền mặt thì cũng tiến hành việc giao và nhận tiền như quá trình giao nhận tiền đầu và cuối ngày nói trên. Nghiêm cấm quỹ phụ và giao dịch viên có tồn quỹ tiền mặt vào cuối ngày. 4.3.1.2 Phương thức giao nhận tiền mặt giữa quỹ chính và các giao dịch viên. Trong phương thức này, quy trình giao nhận tiền mặt được thực hiện trực tiếp từ quỹ chính đến các giao dịch viên. Đầu ngày, quỹ chính giao tiền mặt trực tiếp cho các giao dịch viên. Cuối ngày khi kết thúc giao dịch với khách hàng, các giao dịch viên nộp hết tiền mặt về cho quỹ chính. Trong quá trình giao dịch với khách hàng nếu giao dịch viên hoặc quỹ phụ nào thừa hoặc thiếu tiền mặt thì cũng tiến hành việc giao và nhận tiền như quá trình giao nhận tiền đầu và cuối ngày nói trên. Nghiêm cấm giao dịch viên có tồn quỹ tiền mặt vào cuối ngày. 4.3.1.3 Phương thức quỹ chính giao dịch trực tiếp với khách hàng. Trong phương thức này, Quỹ chính thực hiện giao dịch trực tiếp với khách hàng. Quỹ chính thực hiện các giao dịch thu chi tiền mặt vượt hạn mức giao dịch của quỹ phụ và giao dịch viên, và các giao dịch thu chi khác theo nhiệm vụ được phân công (thu chi nội bộ…). 4.3.2 Hạn mức giao dịch với khách hàng. 4.3.2.1 Giao dịch viên Mỗi giao dịch viên được ủy quyền thực hiện giao dịch với một hạn mức nhất định theo sự phê duyệt của Tổng Giám đốc/Giám đốc và tuân thủ theo các quy trình giao dịch liên quan tới nghiệp vụ của giao dịch viên. Nếu số tiền trong từng giao dịch của giao dịch viên nhỏ hơn hoặc bằng hạn mức được uỷ quyền thì trên chứng từ sẽ không cần chữ ký của kiểm soát viên, chỉ cần chữ ký của giao dịch viên. Nếu số tiền của từng giao dịch vượt quá hạn mức được uỷ quyền thì trên chứng từ yêu cầu có cả chữ ký của kiểm soát viên và giao dịch viên. 4.3.2.2 Kiểm soát viên Mỗi kiểm soát viên được quyền phê duyệt giao dịch của giao dịch viên với một hạn mức nhất định. Khi số tiền giao dịch của giao dịch viên vượt quá hạn mức phê duyệt của kiểm soát viên thì chuyển giao dịch đó sang cho kiểm soát viên khác có hạn mức thẩm quyền cao hơn. 4.3.2.3 Quỹ chính, quỹ phụ Hạn mức trong giao dịch của quỹ chính và quỹ phụ tuân theo quy định như đối với các giao dịch viên. 4.3.2.4 Phân quyền giao dịch Việc phân quyền hạn mức, định mức cho các giao dịch viên, kiểm soát viên, quỹ chính, quỹ phụ do Tổng Giám đốc/Giám đốc phê duyệt trên cơ sở đề xuất của Trưởng các Bộ phận giao dịch, Bộ phận điện toán, Bộ phận nhân sự. 4.3.3 Ấn chỉ và giấy tờ có giá Sử dụng ấn chỉ, giấy tờ giao dịch theo mẫu quy định của Ngân hàng phù hợp với các nghiệp vụ ngân hàng đã được quy định trong các quy trình cụ thể. Giao dịch ứng tiền mặt liên quan đến nghiệp vụ Ngân hàng làm đại lý cho các tổ chức khác sử dụng chứng từ của tổ chức đó. 4.4 Nội dung quy trình 4.4.1 Tiếp nhận nhu cầu của khách hàng Người thực hiện: Giao dịch viên. Mở tài khoản của khách hàng, thực hiện theo quy định mở tài khoản khách hàng. Thanh toán qua tài khoản thanh toán, phát hành séc của Ngân hàng, thực hiện theo quy trình nghiệp vụ tiền gửi không kỳ hạn. Huy động vốn: nhận tiền gửi, kỳ phiếu, trái phiếu…, thực hiện theo quy trình nghiệp vụ tiền gửi có kỳ hạn. Chuyển tiền, mua bán thu đổi ngoại tệ, séc du lịch…, thực hiện theo quy trình nghiệp vụ thanh toán. Phát vay, thu nợ,…của nghiệp vụ tín dụng, thực hiện theo quy trình cho vay. Thu, chi tiền mặt theo yêu cầu của khách hàng cho các nghiệp vụ trên. Các giao dịch bằng tiền mặt và chuyển khoản khác. 4.4.2 Kiểm tra chứng từ của khách hàng Người thực hiện: Giao dịch viên. Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ, chứng từ do khách hàng xuất trình theo đúng hướng dẫn đối với từng loại nghiệp vụ. Nếu chứng từ khách lập có thiếu sót, giao dịch viên hướng dẫn khách hàng ghi bổ sung hoặc hướng dẫn khách lập lại chứng từ. Nếu chấp nhận chứng từ và yêu cầu giao dịch của khách hàng, chuyển thực hiện bước 3. 4.4.3 Thu tiền mặt Người thực hiện: Giao dịch viên. Căn cứ vào chứng từ do khách hàng lập, thực hiện thu tiền mặt (nếu có) theo hướng dẫn thu tiền mặt tại các quy trình nghiệp vụ (tiền gửi, tiền vay, chuyển tiền…), kiểm tra phát hiện tiền giả. Chuyển sang bước 4 4.4.4. Xử lý giao dịch Người thực hiện: Giao dịch viên. Tiến hành việc nhập dữ liệu theo từng màn hình giao dịch tuỳ theo nghiệp vụ vào Hệ thống điện toán. Nếu trong hạn mức giao dịch của Giao dịch viên, chuyển thực hiện bước 6. Nếu vượt hạn mức giao dịch của Giao dịch viên, chuyển thực hiện bước 5. 4.4.5 Kiểm soát và duyệt giao dịch Người thực hiện: Kiểm soát viên. Căn cứ các chứng từ kiểm tra các chi tiết giao dịch trên màn hình. Nếu chấp nhận, ký duyệt giao dịch, chuyển sang bước 6. Trường hợp không chấp nhận giao dịch, trả lại chứng từ cho GDV làm lại kèm lý do. 4.4.6 In chứng từ Người thực hiện: Giao dịch viên. In các thông tin lên chứng từ của khách hàng . Ký chứng từ giao dịch. Chuyển các chứng từ thanh toán cho bộ phận thực hiện đi các kênh thanh toán Nếu giao dịch liên quan đến chi tiền mặt thì chuyển sang bước 7. 4.4.7 Chi tiền mặt Người thực hiện: Giao dịch viên. Tiến hành chi tiền mặt theo từng quy trình nghiệp vụ (tiền gửi, tiền vay, chuyển tiền…). Chuyển sang bước 8 4.4.8 Phân phối chứng từ và công việc cuối ngày Người thực hiện: Giao dịch viên. Trả khách hàng liên thứ 2, chuyển chứng từ cho bộ phận thanh toán (nếu có) Cuối ngày thực hiện : Thực hiện các công việc cuối ngày, in các báo cáo giao dịch trong ngày, kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ giao dịch và báo cáo khớp đúng – thực hiện theo quy trình vận hành Hệ thống điện toán. Kiểm soát viên ký báo cáo của giao dịch viên sau khi đã chấm khớp đúng. Nộp báo cáo có chữ ký của kiểm soát kèm giao dịch trong ngày cho kế toán viên. 4.5 Trách nhiệm các thành viên khi tham gia vào quy trình 4.5.1 Trách nhiệm của giao dịch viên Tuân thủ đúng các bước xử lý chứng từ được quy định tại quy trình nghiệp vụ của loại nghiệp vụ đó. Tuân thủ các bước kiểm soát, luân chuyển chứng từ được quy định tại quy trình này. Chịu trách nhiệm chính về tính chính xác, hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ giao dịch do mình thực hiện. Trực tiếp xử lý các sai sót phát sinh trên cơ sở đề xuất khắc phục sai sót đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. 4.5.2 Trách nhiệm của Kiểm soát viên. Phân công và chỉ đạo các Giao dịch viên thực hiện các quy định trong quy trình này. Kiểm soát và chịu trách nhiệm về tính chính xác trong xử lý giao dịch, tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ do mình phê duyệt. Phát hiện sai sót trong quá trình xử lý giao dịch, phối hợp và chỉ đạo các Giao dịch viên trong việc tìm nguyên nhân và khắc phục sai sót. 4.5.3 Trách nhiệm của Bộ phận tập hợp chứng từ phòng nghiệp vụ. Chịu trách nhiệm tập hợp đủ các chứng từ của Giao dịch viên thuộc phòng đã xử lý xong trong ngày; Kiểm tra đủ số lượng chứng từ, đủ chữ ký qui định trên chứng từ; Kiểm tra việc sắp xếp và đánh số chứng từ của Giao dịch viên đảm bảo theo đúng quy định. Nộp và theo dõi việc giao nộp chứng từ cho bộ phận tập hợp chứng từ toàn đơn vị. 4.5.4 Trách nhiệm của Bộ phận tập hợp chứng từ toàn đơn vị. Tiếp nhận chứng từ do chuyên viên tập hợp chứng từ phòng nghiệp vụ nộp. Kiểm tra, đôn đốc việc giao nộp chứng từ của các phòng nghiệp vụ, đảm bảo tập hợp đúng, đầy đủ số lượng chứng từ của đơn vị theo từng Giao dịch viên; Sắp xếp và chuyển chứng từ cho chuyên viên hậu kiểm để thực hiện kiểm soát, đối chiếu. Tập hợp chứng từ sau khi đã kiểm soát để nộp kho chứng từ. 4.5.5 Trách nhiệm của Bộ phận hậu kiểm. Thực hiện kiểm soát lại tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ, kiểm tra tính chính xác của các giao dịch đã được các phòng nghiệp vụ xử lý; kiểm tra tính chính xác của các bút toán hạch toán tự động. Phát hiện kịp thời những sai sót, những điểm chưa phù hợp trong quá trình xử lý giao dịch. Phối hợp với các thành viên, bộ phận nghiệp vụ khác trong việc tìm rõ nguyên nhân, đề xuất biện pháp khắc phục. 4.5.6 Trách nhiệm của Trưởng phòng Tài chính - Kế toán. Trợ giúp Tổng Giám đốc (Giám đốc) trong việc tổ chức, chỉ đạo và điều hành việc thực hiện quy trình này. Trực tiếp giám sát việc tuân thủ quy trình và thực hiện chế độ chứng từ của đơn vị. Phân công, chỉ đạo các chuyên viên Phòng Tài chính - Kế toán thực hiện nghiệp vụ của phòng và các bước của quy trình. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời và đầy đủ của các báo cáo kế toán; Tham mưu hoặc trực tiếp ra quyết định các biện pháp khắc phục sai sót trong phạm vi được ủy quyền. Báo cáo kịp thời các trường hợp sai sót, vi phạm các quy định trong xử lý giao dịch làm sai lệch về tài sản, công nợ vốn quĩ của đơn vị. 4.6 Luân chuyển và kiểm soát chứng từ 4.6.1 Luân chuyển và kiểm soát chứng từ của Giao dịch viên. Khi tiếp nhận chứng từ để xử lý giao dịch, Giao dịch viên thực hiện: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ, đặc biệt đối chiếu mẫu chữ ký, mẫu dấu của khách hàng); Xác định và thực hiện đúng các thao tác trên máy theo đúng hướng dẫn trong qui trình nghiệp vụ và hướng dẫn sử dụng màn hình. Đây là các yếu tố quan trọng bảo đảm tính chính xác của các giao dịch, các biện pháp phòng ngừa và ngăn chặn các sai sót trong giao dịch chủ yếu được thực hiện tại bước này. Khi kết thúc các giao dịch xử lý trong ngày, in báo cáo cuối ngày sau để phục vụ cho công tác kiểm tra - kiểm soát: Nhật ký giao dịch: Giao dịch viên in liệt kê các giao dịch tiền tệ và sắp xếp theo số thứ tự phát sinh của giao dịch. Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ đơn vị. Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ toàn ngành. Báo cáo kết quả đối chiếu giữa máy chủ chi nhánh và máy chủ toàn hệ thống. Nhật ký quỹ. Báo cáo nhật ký các điện thanh toán trong ngày đối với các Giao dịch viên thực hiện các giao dịch chuyển tiền hoặc các giao dịch tài trợ thương mại có liên quan tới việc lập điện thanh toán. Kiểm tra, kiểm soát chứng từ: Nội dung kiểm tra - kiểm soát: Để bảo đảm lần cuối việc thực hiện chính xác các giao dịch và tuân thủ chế độ chứng từ kế toán, các Giao dịch viên trước khi sắp xếp và nộp chứng từ cho bộ phận hậu kiểm phải thực hiện kiểm tra - kiểm soát chứng từ, nội dung kiểm tra - kiểm soát gồm: Kiểm tra giữa chứng từ thực tế với Nhật ký giao dịch nhằm kiểm tra sự khớp đúng về số lượng giao dịch thực tế với giao dịch đã được thực hiện trên máy. Kiểm tra kết quả đồng bộ dữ liệu giữa máy chủ chi nhánh và máy chủ toàn hệ thống, trường hợp phát sinh chênh lệch, Giao dịch viên thực hiện điều chỉnh. Kiểm soát lại giao dịch đã nhập đúng chức năng của chương trình đảm bảo đúng nghiệp vụ, tránh việc trùng lắp trong thực hiện giao dịch. Kiểm tra đảm bảo tính chính xác của các số liệu trên chứng từ, đặc biệt là số tài khoản khách hàng, số tiền giao dịch, loại tiền tệ giao dịch. Kiểm tra tính pháp lý của chứng từ: chữ ký khách hàng, chữ ký Giao dịch viên, chữ ký kiểm soát và chữ ký phê duyệt của cấp có thẩm quyền đối với các giao dịch vượt hạn mức của Kiểm soát viên. Đối chiếu tổng số tiền trên các chứng từ theo từng nghiệp vụ với số trên Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ trung tâm. Trường hợp các giao dịch có sử dụng các tài khoản trung gian của kế toán tổng hợp, Giao dịch viên phải có trách nhiệm kiểm tra lại việc hạch toán vào các tài khoản trung gian này bảo đảm khớp đúng giữa các giao dịch, nếu còn số dư phải báo cáo với Kiểm soát viên để tổng hợp báo cáo theo qui định. (b) Trường hợp phát sinh sai sót, Giao dịch viên xử lý như sau: Nếu giao dịch sai có thể điều chỉnh lại bằng cách thực hiện chức năng Hủy giao dịch thì sau khi hủy giao dịch, Giao dịch viên phải thực hiện lại giao dịch đúng và phải bảo đảm lập đầy đủ các chứng từ, kể cả chứng từ của giao dịch hủy. Chứng từ in từ máy của giao dịch sai được đính kèm chứng từ của giao dịch hủy, được kiểm soát và lưu trữ như các chứng từ kế toán khác. Nếu việc điều chỉnh các giao dịch sai không thể thực hiện bằng chức năng trên mà phải thực hiện bằng các giao dịch điều chỉnh thì diễn giải của giao dịch điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh cho giao dịch số ..... ngày ........Nguyên nhân điều chỉnh:….”. Trường hợp giao dịch sai có liên quan đến các bộ phận khác đặc biệt là các giao dịch chuyển tiền thì phải thông báo ngay lập tức cho các bộ phận này và lập đề nghị xin điều chỉnh để các bộ phận liên quan kịp thời có biện pháp khắc phục. © Trường hợp khớp đúng các nội dung kiểm tra - kiểm soát: Giao dịch viên ký xác nhận trên các báo cáo, chuyển Trưởng phòng hoặc chuyên viên phụ trách kiểm tra lại và ký xác nhận. Sắp xếp chứng từ giao dịch. Chứng từ trên Phân hệ giao dịch chi nhánh: Các chứng từ gốc do khách hàng lập phải được ghim cùng với các chứng từ in từ hệ thống. Các chứng từ của giao dịch sai và của giao dịch hủy được ghim cùng với Nhật ký giao dịch. Các chứng từ được tập hợp sắp xếp theo từng loại giao dịch theo các mã nghiệp vụ tổng hợp trên báo cáo tổng hợp các giao dịch trong ngày của Giao dịch viên và được sắp xếp theo số thứ tự của giao dịch do hệ thống tự động phát sinh khi nhập vào hệ thống. Chứng từ và báo cáo được sắp xếp như sau: Nhật ký giao dịch Nhật ký quỹ Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ chi nhánh. Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ trung tâm. Báo cáo kết quả đối chiếu giữa máy chủ chi nhánh và máy chủ trung tâm. Chứng từ giao dịch đã được sắp xếp theo thứ tự các giao dịch. Chứng từ của Phân hệ tài trợ thương mại: Mọi giao dịch liên quan đến hạch toán xuất nhập ngoại bảng, thu phí, giải ngân, thu nợ trong Phân hệ tài trợ thương mại đều phải có chứng từ. Các chứng từ này được sắp xếp theo Nhật ký chứng từ của Phân hệ tài trợ thương mại. Chứng từ Phân hệ chuyển tiền: Bao gồm các chứng từ giao dịch in từ Phân hệ giao dịch chi nhánh và các điện thanh toán in từ các phân hệ thanh toán như thanh toán nội bộ, SWIFT, thanh toán bù trừ, thanh toán điện tử liên ngân hàng... Các chứng từ giao dịch in ra từ Phân hệ giao dịch chi nhánh được sắp xếp cùng các chứng từ giao dịch khác theo quy định tại mục 4a. Các điện thanh toán được sắp xếp theo các quy định như sau: Các điện thanh toán nội bộ, SWIFT, các giao dịch bù trừ đến được sắp xếp theo Nhật ký điện thanh toán của Giao dịch viên trong ngày. Các điện thanh toán đến hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng được sắp xếp theo thứ tự điện thanh toán và theo loại sản phẩm báo cáo điện thanh toán đi và đến . Các bảng kê trong thanh toán bù trừ. Chứng từ Phân hệ quản lý nội bộ: Các chứng từ của Phân hệ quản lý nội bộ như quản lý tài sản cố định, các khoản phải thu/ phải trả…được sắp xếp và đóng theo Báo cáo liệt kê giao dịch của Phân hệ quản lý nội bộ. Đánh số chứng từ: Chứng từ và báo cáo sau khi được sắp xếp thành tập phải được đánh số chứng từ trong tập. Giao dịch viên không được đánh số chứng từ bằng bút chì, bút phủ hay các loại mực dễ phai và phải ghi rõ số lượng tờ trên góc phải tờ đầu tiên của tập chứng từ. Giao nộp tập chứng từ: Tập chứng từ được giao nộp cho chuyên viên tập hợp chứng từ của phòng và phải bảo đảm các thủ tục ký nhận giữa 2 bên. 4.6.2 Luân chuyển và kiểm soát chứng từ của Bộ phận tập hợp chứng từ phòng nghiệp vụ. Chuyên viên tập hợp chứng từ phòng nghiệp vụ thực hiện tiếp nhận toàn bộ chứng từ và báo cáo của các Giao dịch viên đã được kiểm tra và sắp xếp. Kiểm tra chứng từ: ghi rõ nguyên nhân và có xác nhận của Giao dịch viên. Kiểm tra sự đầy đủ các chữ ký quy định trên chứng từ, trường hợp thiếu phải đề nghị Giao dịch viên bổ sung đầy đủ các chữ ký. Kiểm tra về mặt số lượng chứng từ, mọi trường hợp thiếu chứng từ đều phải Kiểm tra việc đánh số và sắp xếp tập chứng từ của Giao dịch viên. Kiểm tra việc ký xác nhận tính đúng đắn trên các báo cáo của Giao dịch viên, gồm chữ ký của Giao dịch viên và Trưởng/Phó phòng. Sắp xếp và nộp chứng từ, báo cáo của phòng cho Bộ phận tập hợp chứng từ toàn đơn vị. Các tập chứng từ của Giao dịch viên được sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn của mã Giao dịch viên trong phòng. Giao nộp các tập chứng từ và báo cáo cho bộ phận tập hợp chứng từ toàn đơn vị trước 8 giờ của ngày làm việc kế tiếp. Luân chuyển và kiểm soát chứng từ của Bộ phận tập hợp chứng từ toàn đơn vị. In báo cáo tổng hợp nghiệp vụ toàn đơn vị: Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ chi nhánh. Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ toàn ngành. Báo cáo quỹ chính. Tiếp nhận chứng từ và báo cáo của các phòng nghiệp vụ. Trong quá trình giao nhận, hai bên phải mở sổ theo dõi: tên người giao, người nhận, số lượng chứng từ theo từng Giao dịch viên,.... và phải ký xác nhận việc giao nhận chứng từ. Kiểm tra - đối chiếu: Kiểm tra việc tập hợp đủ số lượng tập chứng từ của các Giao dịch viên tham gia giao dịch trong ngày. Đối chiếu sự khớp đúng giữa báo cáo tổng hợp số lượng các loại giao dịch trong ngày giữa các báo cáo của Giao dịch viên với báo cáo của chi nhánh. Tổng các báo cáo theo từng mã nghiệp vụ của tất cả các Giao dịch viên bằng mã nghiệp vụ đó trên báo cáo về số tiền và số lượng chứng từ. Ký chữ ký xác nhận trên báo cáo tổng hợp toàn đơn vị. Sắp xếp, chuyển chứng từ và báo cáo cho Bộ phận hậu kiểm: Các tập chứng từ của Giao dịch viên được sắp xếp theo phòng nghiệp vụ và theo thứ tự từ nhỏ đến lớn. Việc giao nộp các báo cáo và chứng từ cho Bộ phận hậu kiểm phải có sổ theo dõi và tuân thủ chặt chẽ các quy định giao nộp chứng từ. Luân chuyển và kiểm soát chứng từ của Bộ phận hậu kiểm. 3 2 1 Báo cáo liệt kê giao dịch Báo cáo tổng hợp giao dịch Báo cáo kế toán tổng hợp Chứng từ gốc In các báo cáo nghiệp vụ và báo cáo kế toán tổng hợp nhằm phục vụ cho mục đích kiểm tra - kiểm soát khi kết thúc ngày. Tiếp nhận chứng từ và báo cáo của các phòng nghiệp vụ toàn đơn vị từ bộ phận tập hợp chứng từ toàn đơn vị. Hậu kiểm chứng từ: Hậu kiểm chứng từ tiền gửi: Loại giao dịch kiểm tra: các giao dịch tiền gửi không kỳ hạn bao gồm cả các giao dịch với tài khoản tiền gửi thanh toán và tiền gửi tiết kiệm; các giao dịch tiền gửi có kỳ hạn gồm cả các giao dịch vào các tài khoản tiền gửi có kỳ hạn, kỳ phiếu và chứng chỉ tiền gửi. Nội dung kiểm tra: Báo cáo liệt kê giao dịch được in theo các nhóm tài khoản kế toán tổng hợp và tổng hợp theo các mã giao dịch (gửi tiền, rút tiền gửi, thanh toán lãi…) do Phân hệ tiền gửi quy định. Căn cứ vào mã giao dịch viên và số thứ tự giao dịch trên báo cáo, chuyên viên hậu kiểm thực hiện kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ gốc và báo cáo liệt kê giao dịch về nội dung nghiệp vụ, số tài khoản khách hàng, số tiền giao dịch và loại tiền tệ…Sau khi kiểm soát các giao dịch do các Giao dịch viên thực hiện, bộ phận hậu kiểm tiến hành kiểm soát các giao dịch được hạch toán tự động thể hiện trên các báo cáo này. Báo cáo tổng hợp giao dịch cung cấp các số liệu tổng hợp về tiền gửi theo các nhóm tài khoản kế toán tổng hợp bao gồm số dư đầu ngày, số dư cuối ngày, số lượng giao dịch và số tiền ghi có, số lượng giao dịch và số tiền ghi nợ. Việc đối chiếu giữa báo cáo liệt kê giao dịch với báo cáo tổng hợp giao dịch nhằm mục đích bảo đảm tính khớp đúng giữa số lượng, số tiền giao dịch do Giao dịch viên thực hiện và số lượng, số tiền đã được cập nhật vào dữ liệu của Phân hệ tiền gửi. Báo cáo kế toán tổng hợp thể hiện việc hạch toán ghi có/ghi nợ của các giao dịch tiền gửi trong ngày vào các tài khoản kế toán tổng hợp thuộc các hóm tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng. Bộ phận hậu kiểm đối chiếu và chấm số liệu trên báo cáo tổng hợp giao dịch với báo cáo kế toán tổng hợp nhằm bảo đảm tất cả số tiền giao dịch trong ngày (gốc và lãi tiền gửi) đều được phản ánh và hạch toán đầy đủ vào các tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng. Hậu kiểm chứng từ tiền vay: Loại giao dịch kiểm tra: các giao dịch hạch toán nợ gốc và nợ lãi, các giao dịch xuất nhập tài sản thế chấp, cầm cố tiền vay. Kiểm tra các giao dịch hạch toán nợ gốc và nợ lãi: Báo cáo liệt kê giao dịch được in theo các nhóm tài khoản kế toán tổng hợp và tổng hợp theo các mã giao dịch (giải ngân, thu nợ gốc, thu nợ lãi, giao dịch điều chỉnh gốc, giao dịch điều chỉnh lãi) do Phân hệ tiền vay quy định. Căn cứ vào mã giao dịch viên và số thứ tự giao dịch trên báo cáo, chuyên viên hậu kiểm thực hiện kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ gốc và báo cáo liệt kê giao dịch về nội dung nghiệp vụ, số tài khoản khách hàng, số tiền giao dịch và loại tiền tệ…Sau khi kiểm soát các giao dịch do các Giao dịch viên thực hiện, bộ phận hậu kiểm tiến hành kiểm soát các giao dịch được hạch toán tự động thể hiện trên các báo cáo này. Báo cáo tổng hợp giao dịch cung cấp các số liệu tổng hợp về tiền gửi theo các nhóm tài khoản kế toán tổng hợp bao gồm số dư đầu ngày, số dư cuối ngày, số lượng giao dịch và số tiền ghi có, số lượng giao dịch và số tiền ghi nợ. Việc đối chiếu giữa báo cáo liệt kê giao dịch với báo cáo tổng hợp giao dịch nhằm mục đích bảo đảm tính khớp đúng giữa số lượng, số tiền giao dịch do Giao dịch viên thực hiện và số lượng, số tiền đã được cập nhật vào dữ liệu của Phân hệ tiền vay. Báo cáo kế toán tổng hợp thể hiện việc hạch toán ghi có/ghi nợ của các giao dịch tiền gửi trong ngày vào các tài khoản kế toán tổng hợp thuộc các nhóm tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng. Bộ phận hậu kiểm đối chiếu và chấm số liệu trên báo cáo tổng hợp giao dịch với báo cáo kế toán tổng hợp nhằm bảo đảm tất cả số tiền giao dịch trong ngày (gốc và lãi tiền vay) đều được phản ánh và hạch toán đầy đủ vào các tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng. Kiểm tra các giao dịch xuất nhập tài sản thế chấp, cầm cố tiền vay. 2 1 Báo cáo liệt kê giao dịch nhập/xuất tài sản thế chấp, cầm cố Báo cáo kế toán tổng hợp ngoại bảng giao dịch nhập xuất tài sản thế chấp, cầm cố Chứng từ gốc nhập/xuất tài sản thế chấp, cầm cố Đối chiếu giữa chứng từ gốc và báo cáo liệt kê giao dịch nhập/xuất tài sản thế chấp cầm cố nhằm bảo đảm các giao dịch được nhập vào hệ thống khớp đúng với chứng từ gốc phát sinh. Đối chiếu giữa báo cáo liệt kê giao dịch và báo cáo kế toán tổng hợp các giao dịch nhập/xuất tài sản thế chấp cầm cố nhằm bảo đảm việc hạch toán kế toán tổng hợp đúng và chính xác. Ngoài ra, bộ phận hậu kiểm phải thực hiện đối chiếu báo cáo chi tiết phát sinh nhập xuất tài sản cầm cố thế chấp với bộ phận kho quỹ trực tiếp nhập, xuất tài sản cầm cố thế chấp để đảm bảo sự khớp đúng giữa tài sản hạch toán kế toán và tài sản thực tế đang quản lý tại kho quỹ. Các báo cáo yêu cầu phải có xác nhận của bộ phận kho quỹ. Hậu kiểm chứng từ giao dịch thanh toán: Căn cứ chứng từ gốc và các báo cáo của Phân hệ thanh toán, việc kiểm tra kiểm soát của Bộ phận hậu kiểm được thực hiện trên các nội dung sau: Kiểm soát các điện đi, kịp thời phát hiện sai sót trong lập điện, nhất là trường hợp điện thanh toán 2 lần. Kiểm soát điện đến và trạng thái xử lý. Đặc biệt chú ý các điện đến chưa được xử lý, đang được hạch toán trên tài khoản phải trả trong thanh toán bằng điện. Kiểm soát việc xử lý và hạch toán các điện thanh toán thông qua các tài khoản trung gian của Phân hệ thanh toán và các phân hệ có liên quan. Đối chiếu chứng từ gốc với báo cáo hạch toán kế toán tổng hợp các giao dịch thanh toán bảo đảm mọi giao dịch thanh toán đều được hạch toán đầy đủ. Kiểm soát các tài khoản nostro và hạch toán tài khoản nostro. Hậu kiểm chứng từ giao dịch tài trợ thương mại: Bộ phận hậu kiểm thực hiện kiểm tra các điện thanh toán của Phân hệ tài trợ thương mại và đối chiếu chứng từ chi tiết với báo cáo hạch toán kế toán tổng hợp các giao dịch tài trợ thương mại để kiểm tra việc hạch toán đúng, đủ các nghiệp vụ phát sinh vào tài khoản. Mỗi nhóm nghiệp vụ khi hạch toán vào tài khoản kế toán tổng hợp thể hiện lên báo cáo tổng cả 2 vế nợ - có luôn bằng nhau, nếu có sự sai lệch thì phải tìm hiểu nguyên nhân phối hợp cùng bộ phận kế toán tổng hợp để xử lý kịp thời. Hậu kiểm chứng từ giao dịch quản lý nội bộ: 2 1 Báo cáo liệt kê giao dịch Sổ phụ kế toán tổng hợp Chứng từ gốc Loại giao dịch kiểm tra: các giao dịch liên quan đến quản lý tài sản cố định, công cụ lao động, các khoản phải thu, phải trả liên quan đến chi tiêu nội bộ… Nội dung kiểm tra: Đối chiếu chứng từ chi tiết khớp đúng với báo cáo liệt kê giao dịch. Đối chiếu số liệu trên báo cáo liệt kê giao dịch với sổ phụ kế toán tổng hợp. Hậu kiểm chứng từ kế toán tổng hợp: Đối chiếu nhật ký quỹ thu chi của các Giao dịch viên với tài khoản tiền mặt, bảo đảm khớp đúng giữa số tiền mặt tồn quỹ thực tế với số dư trên báo cáo của quỹ chính và sổ phụ tài khoản tiền mặt. Kiểm soát các khoản hạch toán treo, hạch toán vào tài khoản trung gian. Kiểm soát các tài khoản hạch toán lỗi của hệ thống. Đối chiếu các tài khoản tiền gửi của chi nhánh tại Hội sở chính dựa trên báo cáo đối chiếu tiền gửi liên chi nhánh. Đối chiếu các tài khoản tiền gửi thanh toán tại tổ chức tín dụng khác. Đối chiếu, kiểm soát số dư của các tài khoản hạch toán tự động của Phân hệ tiền gửi dựa trên báo cáo đối chiếu số dư cuối ngày giữa Phân hệ tiền gửi và Kế toán tổng hợp. Đối chiếu, kiểm soát số dư của các tài khoản hạch toán tự động của Phân hệ tiền vay dựa trên báo cáo đối chiếu số dư cuối ngày giữa Phân hệ tiền vay và Kế toán tổng hợp. Đối chiếu, kiểm soát các báo cáo cân đối tài khoản kế toán (ngày, tháng, năm) bao gồm: đối chiếu và xử lý không cân dọc (tổng nợ ¹ tổng có của số dư đầu kỳ, phát sinh và số dư cuối kỳ); đối chiếu và xử lý các tài khoản không cân ngang (số dư đầu + phát sinh tăng – phát sinh giảm ¹ số dư cuối); đối chiếu và xử lý các tài khoản dư ngược tính chất quy định dựa trên báo cáo các tài khoản vi phạm. 4.6.5 Lưu trữ chứng từ và báo cáo. Cách thức đóng tập chứng từ được quy định sau: Các tập chứng từ sau khi được sắp xếp phải được đánh số trang bằng bút đỏ. Các tập chứng từ phải có bìa trước và bìa sau. Trên mặt bìa trước phải ghi rõ số của tập chứng từ. Trường hợp một tập chứng từ có nhiều quyển thì phải ghi rõ số thứ tự trên tổng số quyển của tập. Ghi rõ tổng số trang của tập và ngày phát sinh. Chứng từ và báo cáo được đóng thành các tập như sau: Tập 1: Các chứng từ và báo cáo của Giao dịch viên, đóng theo thứ tự: Các tập chứng từ và báo cáo của Giao dịch viên được sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ tới lớn. Các báo cáo tổng hợp nghiệp vụ toàn đơn vị được đặt ở trên cùng của tập 1. Tập 2 : Các báo cáo và chứng từ thuộc phân hệ chuyển tiền, đóng theo thứ tự: Các báo cáo của Phân hệ thanh toán (in theo danh sách trên) . Các chứng từ thanh toán bù trừ: các bảng kê theo quy định kèm chứng từ gốc. Các tập chứng từ thanh toán nội bộ, SWIFT, thanh toán bù trừ đến của Giao dịch viên sắp xếp theo liệt kê điện thanh toán. Các chứng từ chuyển tiền đến của thanh toán điện tử liên ngân hàng sắp xếp theo Báo cáo điện đi - điện đến. Các chứng từ chuyển tiền đi các tổ chức tín dụng khác (không thuộc các hình thức thanh toán trên). Các chứng từ chuyển tiền đến từ các tổ chức tín dụng khác (không thuộc các hình thức thanh toán trên). Tập 3 : Báo cáo hạch toán và các báo cáo khác của Phân hệ tiền vay. Tập 4 : Báo cáo hạch toán và các báo cáo khác của Phân hệ tiền gửi. Tập 5 : Báo cáo và các chứng từ của phân hệ tài trợ thương mại. Tập 6 : Báo cáo và chứng từ Phân hệ kinh doanh tiền tệ. Tập 7 : Liệt kê giao dịch và chứng từ của Phân hệ Quản lý nội bộ. Tập 8 : Báo cáo liệt kê giao dịch và chứng từ hạch toán thủ công tại kế toán tổng hợp lưu trữ cùng với các chứng từ và báo cáo sau (nếu có): Báo cáo liệt kê bút toán định kỳ. Báo cáo các giao dịch đi liên chi nhánh. Báo cáo các giao dịch đến liên chi nhánh. Tập 9 : Báo cáo cân đối tài khoản (ngày, tháng, năm) gồm các báo cáo và sắp xếp theo thứ tự sau: Cân đối nội bảng: cân đối nội bảng nguyên tệ chi tiết, cân đối nội bảng cộng quy đổi chi tiết. Cân đối ngoại bảng: cân đối ngoại bảng nguyên tệ chi tiết, cân đối ngoại bảng cộng quy đổi chi tiết. Lưu trữ chứng từ. Chứng từ và báo cáo được lưu trữ tập trung tại kho của đơn vị do Phòng Tài chính - Kế toán quản lý. Việc lưu trữ các chứng từ và báo cáo kế toán phải tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và các quy định nội bộ của Ngân hàng về bảo quản, lưu trữ chứng từ, báo cáo kế toán 5. Đánh giá về mô hình 5.1 Những kết quả đạt được Sau hơn 2 năm đi vào hoạt động Nam Việt đã có những bước tiến đáng kể trong giao dịch Khách hàng được thuận tiện hơn khi giao dịch với ngân hàng. Khách hàng có thể lựa chọn bất kì một quầy giao dịch nào tại ngân hàng để giao dịch mà không phải thông qua nhiều quầy hoặc phải chờ đợi mất thời gian để gặp đúng giao dịch viên mình đã làm việc cùng trước đây. Trên cơ sở ngày càng hiện đại hoá hệ thống ngân hàng, khách hàng ngày càng có thể yên tâm hơn về các dịch vụ do ngân hàng cung cấp nhằm tạo sự thuận tiện và thoải mái nhất cho khách hàng khi đến giao dịch. Mô hình giao dịch một cửa áp dụng những công nghệ tiên tiến nhất trong quá trình làm việc, nhân viên ngày càng phải trau dồi, nâng cao trình độ của bản thân về mọi lĩnh vực như : khả năng giao tiếp, trình độ ngoại ngữ và vi tính thành thạo để vận hành bộ máy ngày càng tốt hơn . Trong quá trình làm việc có sự gắn bó lẫn nhau giữa các cán bộ, quá trình giao dịch với khách giúp cán bộ nâng cao trình độ của mình và đề cao trách nhiệm của các cán bộ ngân hàng trong qui trình xử lý nghiệp vụ bởi mỗi công việc của một cán bộ là một mắt xích quan trọng của bộ máy làm việc hoàn hảo. Giao dịch một cửa giúp rút ngắn tối đa qui trình xử lý và luân chuyển chứng từ do áp dụng công nghệ hiện đại nên quá trình duyệt, kí và xử lý chứng từ diễn ra nhanh chóng, giảm bớt những phiền hà, rắc rối cho cán bộ ngân hàng. Mặc dù bước đầu áp dụng đã đem lại những thành công đáng kể nhưng mô hình giao dịch một cửa vẫn đang được ngân hàng hoàn thiện hơn nhằm thu hút khách hàng đến với mình và đạt được mục tiêu đề ra. Mô hình đã đem lại nhiều lợi ích cho ngân hàng như : qui trình xử lý nghiệp vụ đã được tiêu chuẩn hoá và tiếp cận gần hơn với công nghệ hiện đại trên thế giới; tạo điều kiện cho ngân hàng hoà nhập với các ngân hàng quốc tế. Điều này giúp cho ngân hàng có thể mở rộng thị trường của mình và tăng khả năng cạnh tranh của ngân hàng. Áp dụng mô hình giao dịch một cửa, mọi thông tin đều được ngân hàng cập nhật thường xuyên, nhanh chóng, các giao dịch được xử lý tức thì giúp cho ngân hàng tránh được những rủi ro trong quá trình hoạt động. 5.2 Những tồn tại và nguyên nhân 5.2.1 Những tồn tại Áp dụng mô hình giao dịch một cửa, sự chuyển biến đột ngột khi đưa vào những công nghệ ngân hàng hiện đại nên cán bộ ngân hàng phải vừa làm vừa học hỏi. Hơn nữa do chưa có sự trải nghiệm thực tế và rút ra kinh nghiệm từ những ngân hàng trong nước do có sự áp dụng đồng loạt nên mô hình này còn có một số chức năng chưa phù hợp với khách hàng Việt Nam vì thế ngân hàng vẫn còn gặp một số khó khăn trong quá trình phục vụ khách hàng. Các giao dịch viên vẫn còn bỡ ngỡ và chưa có nhiều kinh nghiệm để có thể đáp ứng tối đa yêu cầu của khách hàng. Ngân hàng áp dụng công nghệ mới đã có sự chuyển biến về cả nội dung và cơ sở vật chất, tất cả những thiết bị hiện đại nhất được lắp đặt nhằm phục vụ cho công việc được tốt hơn. Tuy nhiên hiệu quả đạt được chưa cao, số liệu thông tin vẫn còn chậm, còn có sai sót, xử lý thông tin còn hạn chế. 5.2.2 Những nguyên nhân Nguyên nhân khách quan: Hiện nay cơ sở thông tin của Việt Nam còn chưa đồng bộ giữa các tỉnh, thành phó trong cả nước, đường truyền dữ liệu tốc độ còn chậm. Việc chuẩn hoá thông tin còn nhiều vấn đề chưa thống nhất dẫn đến thông tin không thông suốt gây cản trở lớn đến việc truyền dữ liệu cho nhiều ngành nói chung và trong lĩnh vực ngân hàng nói riêng, rúy ngắn thời gian thanh toán. Nguyên nhân chủ quan: Mô hình giao dịch một cửa còn khá mới mẻ, chi nhánh sớm áp dụng mô hình này nên bên cạnh những thuận lợi còn có một số khó khăn trong việc vận hành, sử dụng cả về máy móc lẫn con người. Khi có nhiều khách hàng đến giao dịch cùng một lúc, chưa đáp ứng được yêu cầu khách hàng một cách nhanh chóng, khách hàng vẫn phải chờ đợi nên rất dễ làm mất lòng khách. Những nguyên nhân này có thể trực tiếp tác động làm thay đổi theo ý chủ quan của ngân hàng . CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN MÔ HÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG NAM VIỆT 1. Một số giải pháp Xác định được những khó khăn và thuận lợi của Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt trong thời gian tới, cùng với sự phát triển chung của toàn hệ thống ngân hàng Nhà nước chúng ta cần có những giải pháp để hoàn thành tốt các mục tiêu, kế hoạch đề ra. Đặc biệt là mở rộng mô hình giao dịch một cửa cho các ngân hàng trong hệ thống. 1.1 Đối với cán bộ ngân hàng Ngân hàng trước tiên phải có đội ngũ cán bộ mạnh, có đủ năng lực và kiến thức về kinh tế, xã hội để có thể thích ứng với các yêu cầu của ngân hàng trong thời đại mới. Đặc biệt, với mô hình giao dịch một cửa thì cán bộ giao dịch viên không chỉ phải giỏi về nghiệp vụ do mình quản lý, xử lý mà còn phải thực hiện theo xu hướng đa năng, có khả năng xử lý mọi nghiêp vụ để có thể phục vụ được mọi yêu cầu của khách hàng. Do đó, ngay từ khâu tuyển dụng đầu vào của ngân hàng cũng phải chọn cán bộ không chỉ giỏi về nghiệp vụ ngân hàng còn cần giao tiếp tiếng Anh thành thạo, có trình độ tin học, có văn hoá. Giao dịch viên phải xử lý nhanh, chính xác yêu cầu của khách hàng với phong cách phục vụ tận tình, chu đáo, cởi mở, thân thiện với khách hàng. Vì giao dịch một cửa mới được áp dụng nên các cán bộ phải không ngừng trau dồi thêm kiến thức. Ngân hàng nên thường xuyên tổ chức những đợt tập huấn để các cán bộ nâng cao trình độ, các cuộc thi đua và có chính sách lương, thưởng thích hợp với kết quả thi đua đó. Đối với kiểm soát viên: Phải là những cán bộ nắm chắc về chuyên môn nghiệp vụ, có khả năng xử lý nhanh những vướng mắc khi giao dịch viên gặp phải. Kiểm soát viên phải nắm rõ các chốt kiểm soát để hạn chế tối đa các sai sót do vô tình hay cố ý gian lận của giao dịch viên. Đối với đội ngũ cán bộ làm công nghệ: Ngân hàng nên cấp thêm kinh phí để tạo điều kiện tốt hơn cho đội ngũ này trong quá trình nghiên cứu và phát triển đề án nhằm khuyến khích những cán bộ giỏi, có năng lực phát huy tài năng của mình. Bên cạnh đó, ngân hàng cũng nên sớm thực hiện mô hình trung tâm đào tạo tin học nhằm bồi dưỡng và thu hút chất xám. Nên cử những cán bộ có năng lực mang trọng trách đi sang các ngân hàng khác ở nước ngoài để học hỏi, nghiên cứu thêm. Đào tạo bằng nhiều hình thức cả ngắn hạn lẫn dài hạn, cả trong nước và ngoài nước, cả tự đào tạo và đào tạo tập trung qua trường lớp … Dựa vào nhu cầu và khả năng của ngân hàng, năng lực và điều kiện của các cán bộ để lập kế hoạch đào tạo hợp lý nhằm đạt được hiệu quả cao nhất mà chi phí bỏ ra hợp lý nhất. Ban hành qui chế bắt buộc và sử dụng kết quả học tập để phân loại, nâng bậc lương hay chuyển ngạch lương của viên chức. Đây là biện pháp hữu hiệu để nâng cao hiệu quả đào tạo. Ngoài ra, ban lãnh đạo ngân hàng cần có chính sách khen thưởng bằng cách trực tiếp vận động hoặc dùng các khuyến khích vật chất.Cùng với đó phải kỷ luật thật nghiêm đối với những cá nhân phòng, ban chưa làm tốt nhiệm vụ được giao.Như thế sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực, công bằng, thoải mái, phát huy được tính sáng tạo của công nhân viên, tạo được đoàn kết và hợp tác chặt giữa các cá nhân, phòng, ban. Hỗ trợ nhau hoàn thanh tốt nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó, ngân hàng nên tổ chức giao lưu với các ngân hàng cùng hệ thống và trên cùng địa bàn để các cán bộ công nhân viên tham gia tích cực vào hoạt động đoàn thể, đoàn kết nhằm thực hiện tốt công việc. 1.2 Hiện đại hoá công nghệ ngân hàng Đối với trang thiết bị tin học, ngân hàng nên trang bị thêm một số máy tính có tốc độ xử lý nhanh, tính năng cao. Chi nhánh cũng nên thực hiện kết hợp hài hoà giữa việc tiết kiệm trong việc sử dụng với việc phải luôn luôn đổi mới, nâng cấp hoàn thiện các phần mềm, phần cứng cho phù hợp. Ngân hàng phải thường xuyên nâng cấp các phần mềm, nối mạng toàn hệ thống và có những hệ thống bảo mật khi các thông tin, các giao dịch được truyền đi hay cập nhật để tránh tình trạng bị các hacker làm rối loạn mạng dẫn đến rủi ro cho ngân hàng. 1.3 Tuyên truyền và quảng cáo Ngân hàng cần quảng bá rộng rãi những tiện ích của chương trình hiện đại hoá hệ thống thanh toán của ngân hàng thương mại đem lại với phong cách giao dịch văn minh, lịch sự, các giao dịch ngân hàng được thực hiện một cách chính xác, nhanh chóng. Ngân hàng cần quảng bá mô hình giao dịch một cửa cho khách hàng biết về các tiện ích mà khách hàng nhận được khi sử dụng dịch vụ ngân hàng này như khi đến giao dịch với ngân hàng, khách hàng chỉ cần làm việc với một giao dịch viên thay vì phải qua nhiều phòng, ban như trước đây. Ngân hàng có thể sử dụng nhiều hình thức để tuyên truyền, quảng bá các sản phẩm mới của ngân hàng đến khách hàng như : sách, báo, đài, tờ rơi … Ngoài ra ngân hàng nên thường xuyên phát triển sản phẩm dịch vụ mới để sau khi khách hàng sử dụng sẽ biết đến tên tuổi của ngân hàng. Đây phải coi là việc làm thường xuyên, liên tục và tích cực mang tính chất chiến lược phát triển chứ không thể qua loa, đại khái, mang tính hình thức theo từng đợt. 1.4 Mở rộng không gian giao dịch để đáp ứng tốt hơn nhiều yêu cầu của khách hàng tại một quầy Với những ưu thế của mô hình giao dịch một cửa, các giao dịch viên tại mỗi quầy của ngân hàng có thể đồng thời đáp ứng được nhiều yêu cầu của một khách hàng như : yêu cầu đổi tiền, yêu cầu nhận tiền và yêu cầu thanh toán séc… Ngân hàng nên tiến hành mở rộng không gian làm việc của cán bộ cho rộng rãi, thuận tiện hơn đồng thời nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật, máy móc thiết bị công nghệ để tạo hình ảnh đẹp cho các khách hàng khi đến giao dịch như lắp đặt cửa tự động, bảng điện tử thông báo tỷ giá ngoại tệ, lãi suất cũng như các biểu phí đối với từng loại dịch vụ ở sàn giao dịch, bố trí hệ thống hướng dẫn khách hàng để việc giao dịch đựoc tiến hành nhanh chóng, thuận tiện nhất và nên dành một không gian để khách hàng có thể đến đó kiểm tra lại tiền hay chứng từ giao dịch. 2. Một số kiến nghị 2.1 Với Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt Công tác huy động vốn: Đề nghị hỗ trợ, tạo điều kiện cho các ngân hàng trong hệ thống đa dạng hoá mã sản phẩm tiền gửi, mã lãi phạt đối với các sản phẩm tiền gửi, đưa ra mức lãi suất cạnh tranh. Trên cơ sở triển khai dự án hiện đại hoá, tận dụng tối đa các tiện ích của chương trình nghiên cứu cải tiến qui trình nghiệp vụ, giảm bớt thủ tục giấy tờ. Tạo niềm tin, thông qua khách hàng cũ mở rộng marketing tới các khách hàng mới. Tăng dần tỷ trọng tiền gửi thanh toán của các tổ chức kinh tế trên cơ sở nâng cao, hoàn thiện hệ thống thanh toán nội bộ trong ngân hàng. Chú trọng việc tiếp thị nhằm xác lập mối quan hệ, thu hút khách hàng mở tài khoản tiền gửi thanh toán, tạo nguồn vốn rẻ thông qua các chính sách cung cấp dịch vụ đa dạng, khép kín, dịch vụ nối mạng đến tận nhà cho khách hàng như : dịch vụ internet banking, Phone banking … làm dịch vụ chuyển tiền cá nhân, dịch vụ trả lương cho các tổ chức kinh tế thông qua thu. Chi tiền mặt tại chỗ hay máy rút tiền tự động ATM, thẻ điện tử. Công tác tín dụng: Đề nghị ban hành cơ chế uỷ quyền để tạo điều kiện cho ngân hàng sử dụng nguồn vốn trên một cách có hiệu quả và mở rộng thị phần của ngân hàng trong hoạt động kinh doanh, mở rộng các đối tượng phục vụ. Dịch vụ bảo lãnh và tài trợ thương mại: Đề nghị cho phép chi nhánh được phục vụ mọi đối tượng khách hàng đáp ứng các điều kiện qui định của ngân hàng đối với nghiệp vụ này. Công tác khách hàng: Đề nghị cho phép chi nhánh có biện pháp đảm bảo linh hoạt qua chính sách khách hàng và Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt có chỉ đạo qui hoạch các đối tượng khách hàng của chi nhánh trên địa bàn để công tác marketing đạt hiệu quả cao, tránh chồng chéo và cạnh tranh không lành mạnh. Công tác phát triển dịch vụ: Đề nghị có cơ chế để việc đưa các sản phẩm dịch vụ mới của ngân hàng vào thực tế được áp dụng một cách nhanh chóng, hoàn thiện từ việc cung cấp trang thiết bị đến hỗ trợ công tác đào tạo, vận dụng thực tiễn sản phẩm mới. Công tác nhân sự và đào tạo phát triển nguồn nhân lực: Đề nghị hỗ trợ ngân hàng trong việc tuyển dụng và đào tạo cán bộ (ngắn hạn và dài hạn; trong nước và ngoài nước) nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng của cán bộ,nhất là các khoá đào tạo nâng cao kỹ năng cung cấp các sản phẩm dịch vụ của ngân hàng theo mô hình giao dịch một cửa. Ngoài ra việc ngân hàng tự tuyển dụng và đào tạo cần hỗ trợ điều động cán bộ trong và ngoài hệ thống phù hợp với yêu cầu của công việc theo đề xuất cụ thể của ngân hàng. Công tác tiếp thị quảng cáo: Đề nghị hỗ trợ các ngân hàng trongviệc quảng bá hình ảnh mới của ngân hàng là hình thức hoạt động theo mô hình giao dịch một cửa đến với khách hàng. Quảng bá rộng rãi những ưu thế của chương trình hiện đại hoá hệ thống thanh toán của NHTM đem lại với phong cách giao dịch văn minh lịch sự, thực hiện các dịch vụ hiện có của chi nhánh một cách nhanh chóng, chính xác, cung cấp dịch vụ đa dạng, khép kín, dịch vụ nối mạng tới tận khách hàng như : Internet banking, Phone banking, Home banking. Đẩy mạnh dịch vụ bảo lãnh trên cơ sở uy tín sẵn có của ngân hàng Nhà nước với các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Nâng cao chất lượng phục vụ trong hoạt động bảo lãnh, thanh toán để tăng tỷ trọng thu của các dịch vụ này. 2.2 Với ngân hàng Nhà nước: Hoạt động của ngân hàng Thương mại Việt Nam được điều chỉnh bằng luật ngân hàng và các tổ chức tín dụng do NHNN ban hành. Luật của NHNN Việt Nam ban hành nhằm bảo vệ hoạt động kinh doanh của các NHTM Việt Nam đồng thời khuyến khích, thúc đẩy các NHTM trong nước phát triển, mở rộng quy mô.Tuy nhiên trong thời đại công nhệ thông tin ngày càng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của ngân hàng, đòi hỏi các NHTM phải tiến hành phát triển các sản phẩm dịch vụ ngân hàng mới, hiện đại như : mô hình giao dịch một cửa, ATM … thì môi trường pháp lý hay nói chính xác hơn là các văn bản qui định hiện hành vốn được xây dựng dựa trên các qui trình xử lý bằng tay, mang nặng tính giấy tờ, thủ tục cồng kềnh và phức tạp nhất là trong khâu lưu trữ, bảo quản chứng từ, tài liệu qui trình nghiệp vụ là một trong những nguyên nhân cơ bản gây khó khăn chi các NHTM khi xây dựng, áp dụng phát triển các sản phẩm dịch vụ ngân hàng hiện đại.Vì thế em cho rằng Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt cần sớm đưa ra những chính sách, những văn bản qui định phù hợp với công cuộc hiện đại hoá ngân hàng sao cho môi trường pháp lý là nền tảng, là cơ sở quan trọng cho việc phát triển các dịch vụ ngân hàng hiện đại, đặc biệt là các sản phẩm dịch vụ áp dụng mô hình giao dịch một cửa trong các NHTM hiện nay. Như vậy để áp dụng mô hình giao dịch một cửa được rộng rãi cần có sự phối kết hợp chặt chẽ giữa ngân hàng trung ương với Ngân hàng thưong mại cổ phần Nam Việt và các ban ngành có liên quan. KẾT LUẬN Để trở thành một ngân hàng kiểu mẫu, văn minh, hiện đại với công nghệ tiên tiến, sẵn sàng và hội đủ các yếu tố cần thiết để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế trong nước và hội nhập Quốc tế thì việc phát triển mô hình giao dịch một cửa là một bước đi thật cần thiết và quan trọng. Điều đó không những giúp cho ngân hàng nâng cao vị thế cạnh tranh của mình trên thương trường, tăng khối lượng khách hàng đến giao dịch và sử dụng dịch vụ, mở rộng được thị trường, nâng cao uy tín và tạo điều kiện thuận lợi để hội nhập với nền kinh tế,tài chính ngân hàng thế giới … mà còn phù hợp với quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước. Mô hình giao dịch một cửa được thực hiện theo các qui trình tiêu chuẩn Quốc tế, trên nền tảng công nghệ hiện đại cũng như đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các số liệu trong Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt được cập nhật nhanh chóng, xử lý trực tuyến và tập trung tại trung ương. Chính vì thế mà hệ thống có thể cung cấp được rất nhiều tiện lợi, hiện đại cho khách hàng làm cho quá trình giao dịch giảm thiểu được thời gian, an toàn và hiệu quả. Đồng thời góp phầp ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro cho hệ thống ngân hàng. Qua quá trình thực tập tại Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt và nghiên cứu khái quát về qui trình giao dịch một cửa, em mạnh dạn đưa ra một số giải pháp và kiến nghị nêu trên nhằm góp phần làm cho mô hình giao dịch một cửa ngày càng hoàn thiện và được áp dụng rộng rãi một cách hiệu quả nhất cho các ngân hàng trong toàn hệ thống. Trong quá trình thực hiện chuyên đề này em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Nguyễn Hữu Tài, các thầy cô trong khoa tài chính ngân hàng và các anh chị trong Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt để em hoàn thành được chuyền đề này. Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) Giáo trình nghiệp vụ Ngân hàng thương mại _ PGS.TS Phan Thị Thu Hà 3) Giáo trình kế toán ngân hàng – Học viện ngân hàng 4) Nghiệp vụ kinh doanh ngân hàng - Học viện ngân hàng 5) Các văn bản hướng dẫn thực hiện qui trình giao dịch một cửa 6) Tạp chí ngân hàng – 2006 7) Tạp chí thị trường tài chính tiền tệ 2006, 2007 8) Tạp chí tin học ngân hàng - 2007 9) Báo cáo kết quả kinh doanh của Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt 10) Một số trang web khác.