Đề tài Hoàn thiện mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND và UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện Vạn Ninh

ân nộp đơn khiếu nại, tố cao cho cơ quan này. Nhằm tăng cường hơn nữa chế độ thông tin báo cáo, trong thời gian qua, huyện Vạn Ninh đã tiến hành xây dựng mạng nội bộ trong từng cơ quan và hệ thồng mạng diện rộng trên phạn vi toàn huyện. Việc sử dụng mạng tin học để khai thác và truyền nhận thông tin giữa các cơ quan đã có những kết quả rõ rệt. Công tác thông tin đa chiều từng bước được bảo đảm. Văn phòng HĐND & UBND huyện còn thường xuyên tổ chức các cuộc họp báo cung cấp và trao đổi thông tin với các báo đài trong tỉnh. Bên cạnh đó, việc xây dựng trang thông tin điện tử của tỉnh đẫ giúp cho các cơ quan thuận lợi hơn trong việc cập nhật những văn bản mới nhất của chính phủ, của Ủy ban nhân dân tỉnh, phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Phó chủ tịch UBND huyện cũng như việc giải quyết công việc của Văn phòng,phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện. Tồn tại: Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong thời gian qua đã thực hiện khá đầy đủ những qui định về chế độ thông tin báo cáo. Tuy nhiên một số Phòng ban còn chưa chấp hành tốt qui định, thường gởi báo cáo chậm hơn so với qui định (báo cáo tháng qui định là ngày 18 nhưng thường là ngày 22 mới nhận được). Nhiều báo cáo nhiều thông tin quá nghèo nàn hoặc chưa được xử lí gây khó khăn cho lãnh đạo trong quá trình giải quyết công việc. Bên cạnh đó, báo cáo về kết quả quá trình triển khai công việc còn rất hạn chế, chậm trễ, có những Phòng ban phải được nhắc nhở mới nộp báo cáo. Thông tin, số kiệu giữa các báo cáo tháng, 6 tháng, năm của một số Phòng ban còn chưa thống nhất. www.HanhChinhVN.com Việc áp dụng mạng tin học diện rộng đã được triển khai theo quyết định số 50/2005/QĐ-UBND ngày 10/03/2005 của UBND huyện Vạn Ninh. Tuy nhiên, việc sử dụng mạng tin học trong công tác thông tin báo cáo còn nhiêu hạn chế, việc khai thác thông tin mạng phục cho hoạt động quản lí còn chưa mang lại hiệu quả cao. 2.3 Phối hợp trong việc xây dựng và thực hiện trương trình công tác của UBND tỉnh. Chương trình là các công việc được sắp xếp theo một trình tự nhất định, liên kết nhau chặt chẽ, kết quả của công việc trước là tiền đề của công việc sau. Chương trình công tác là sự định hình công việc của cơ quan, là định hướng, mục tiêu đặt ra cho cơ quan trong mọi thời gian nhất định. Chương trình công tác là công cụ giúp cho nhà nước quản lí có thể điều hành công việc một cách bao quát, toàn diện, mang lại cho hoạt động quản lí. Trong các cơ quan hành chính nhà nước, việc lập chương trình công tac là một vấn đề không thể thiếu. Ngay trong Quy chế làm việc của UBND huyện Vạn Ninh, sự phối hợp giữa các cơ quan thuộc UBND huyện trong việc xây dựng và thực hiện chương trình công tác được quy định rõ. Triển khai việc thức hiện quy chế làm việc, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện tiến hành xây dựng chương trình , kế hoạch hoạt động cho cơ quan mình. Bên cạnh đó, các cơ quan còn tiến hành xây dựng công tác tuần, công tác tháng, công tác quí, công tác nhằm gửi cho UBND huyện thông qua Văn phòng HĐND & UBND huyện, cụ thể như sau: Chương trình công tác năm: www.HanhChinhVN.com Chậm nhất vào ngày 15 tháng 11 hàng năm, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn gửi Văn phòng HĐND & UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện trong năm tới. Danh mục cần phải thể hiện rõ tên đề án, văn bản dự thảo cơ quan chủ trì soạn thảo, quyết định, cơ quan phối hợp soạn thảo, thời hạn trình. Trên cơ sở đó, Văn phòng HĐND & UBND huyện tổng hợp xây dựng dự thảo. Chương trình công tác năm của UBND huyện chậm nhất vào ngày 25 thang 11 gửi lại cho các cơ quan liên quan để tham gia ý kiến. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo chương trình công tác của UBND huyện, các cơ quan phải có ý kiến chính thức bằng văn bản gửi cho Văn phòng HĐND & UBND huyện để hoàn chỉnh, trình Chủ tịch UBND huyện xem xét. Trong thời gian không qúa 10 ngày làm việc, kể từ ngày UBND huyện thông qua chương trình công tác năm, Văn phòng HĐND & UBND huyện trình Chủ tịch UBND huyện quyết định việc ban hành và gửi các thành viên UBND huyện , thủ trưởng các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND xã, thị trấn, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức liên quan biết thực hiện. Chương trình công tác quý: Trong tháng cuối của mỗi quý, các cơ quan phải đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác của quý đó, rà soát lại các cấn đề cần trình UBND Chủ tịch UBND huyện vào quý tiếp theo đã ghi trong chương trình năm và bổ sung các vấn đề phát sinh để xây dựng chương trình cho công tác sau. Chậm nhất là ngày 20 của tháng cuối quý, các cơ quan gửi dự kiến chương trình công tác quý sau cho Văn phòng HĐND & UBND huyện. Trên cơ sở đó, Văn phòng HĐND & UBND huyện tổng hợp, xây dựng dự thảo chương trình công tác quý của www.HanhChinhVN.com UBND huyện trình Chủ tịch UBND huyện quyết định. Chậm nhất vào ngày 25 của tháng cuối quý phải gửi chương trình công tác quý sau cho các cơ quan liên quan biết, thực hiện. Chương trình công tác tháng: Hàng tháng, các cơ quan căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các đề án. Văn bản dự thảo đã ghi trong chương trình quý, những vấn đề tồn đọng, vấn đề phát sinh mới để xây dựng chương trình tháng sau. Văn bản đề nghị phải gửi Văn phòng HĐND & UBND huyện vào ngày 20 tháng trước. Văn phòng HĐND & UBND huyện tổng hợp, xây dựng dự thảo chương trình công tác tháng của UBND huyện có phân theo lĩnh vực Chủ tịch và từng Phó Chủ tịch xử lý, trình Chủ tịch UBND huyện quyết định. Chậm nhất là ngày 25 hàng tháng, Văn phòng HĐND & UBND huyện phải gửi chương trình công tác tháng sau cho các cơ quan biết thực hiện. Chương trình công tác tuần: Căn cứ chương trình công tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, Văn phòng HĐND & UBND huyện dự thảo chương trình công tác tuần của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện quyết định và thông báo cho các cơ quan biết chậm nhất vào chiều thứ sáu tuần trước. Các cơ quan, đơn vị khi có yêu cầu làm việc với Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND huyện để giải quyết công việc phải có văn bản đăng ký với Văn phòng HĐND & UBND huyện chậm nhất vào thứ tư tuần trước. www.HanhChinhVN.com Văn phòng HĐND & UBND huyện là cơ quan quản lý chương trình công tác của UBND huyện, có trách nhiệm tham mưu UBND huyện trong việc xây dựng điều chỉnh và đôn đốc thực hiện chương trình công tác của UBND huyện. Khi có sự điều chỉnh chương trình công tác, Văn phòng HĐND & UBND huyện phải thông báo kịp thời cho thành viên UBND huyện và Thủ trưởng các cơ quan liên quan biết. Bên cạnh việc phối hợp xây dựng chương trình công tác, Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện còn có sự phối hợp trong việc theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện chương trình đó. Hàng thàng, quý, sáu tháng và năm, các cơ quan chuyên môn rà soát, kiểm điểm việc thực hiện các đề án đã ghi trong chương trình công tác, thông báo với Chủ tịch UBND huyện tiến độ, kết quả xử lí các đề án, công việc do cơ quan mình chủ trì, các đề án, công việc còn tồn đọng, hướng xử lí tiếp theo, đồng thời điều chỉnh, bổ sung các đề án, công việc trong chương trình công tác tháng tới. Văn phòng HĐND & UBND huyện giúp UBND huyện thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc chuẩn bị các đề án của các cơ quan chuyên môn, UBND xã, thị trấn và các cơ quan, tổ chức khác, định kì sáu tháng và năm báo cáo UBND huyện biết kết quả thực hiện chương trình công tác của UBND huyện. Kết quả đạt được: Trong thời gian vừa qua, giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện đã có sự phối hợp khá nhịp nhàng trong việc xây dựng chương trình công tác của Ủy ban. Nhờ đó, các chương trình công tác của Ủy ban đã bám sát với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, www.HanhChinhVN.com Nghị quyết của Quốc Hội, chương trình công tác của UBND tỉnh và ngày càng phù hợp với thực tế của địa phương. Ví dụ: việc ban hành kế hoạch cải cách chình năm 2007 phù hợp với tình hình của địa phương và kế hoạch cải cách hành chính giai đoạn 2006-2010 của Chính phủ. Những đề án do các cơ quan đăng ký và được đưa vào chương trình công tác tập trung vào những vấn đề nhằm thực hiện chức năng quản nhà nước thuộc phạm vi của cơ quan mình, các cơ quan đã tham gia với trách nhiệm ngày càng cao trong việc xây dựng chương trình công tác của Ủy ban. Công tac theo dõi, giám sát việc thực hiện chương trình công tác cũng được chú trọng, giúp UBND huyện khắc phục kịp thời những sai sót trong quá trình thực hiện chương trình, đồng thời bổ sung những vấn đề cần thiết vào chương trình công tác. Bên cạnh đó, các cơ quan đã có sự phối hợp trong công việc xây dưng kế hoạch thực hiện chương trình. Từ đó, nâng cao tính khả thi, tính hiệu quả của công tác xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động của Ủy ban. Tồn tại: Ngoài những kết quả nêu trên, việc phối hợp xây dựng chương trình công tác vẫn còn những hạn chế cần phải kịp thời khắc phục. Mối quan hệ liên ngành, liên cơ quan trong việc đăng kí và xây dựng chương trình công tác chưa được xử lí, dẫn đến tình trạng chồng chéo lẫn nhau trong việc trình đề án. Có những đề án thuộc phạm vi của ngành này nhưng ngành khác lại trình, có những chủ trương, chính sách cần đặt ra nhưng không có ngành nào trình. Văn phòng HĐND & UBND huyện là cơ quan quản lí chương trình công tác, nhưng vai trò tham mưu, nghiên cứu đề xuất, tổng hợp và theo dõi việc thực hiện chương trình công tác còn rất hạn chế. Việc xây dựng và thực hiện chương www.HanhChinhVN.com trình công tác còn chưa được quan tâm đúng mức, công tác kiểm tra theo dõi quá trình thực hiện còn chưa được chú trọng. Do đó, nhiều đề án mắc sai sót, hoặc thiếu tính khả thi, không thiết thực và không thực hiện được. Việc đăng kí chương trình công tác của các cơ quan vẫn còn mang tính liệt kê công việc, là sự cộng ý kiến của đội ngũ cán bộ công chức trong cơ quan, thiếu tính chọn lọc, xác định mức độ quan trọng, cấp thiết của từng công vệc. 2.4 Phối hợp trong công việc thực hiện chủ trương của UBND huyện về việc hoàn thiện nghiệp vụ hành chính Văn phòng. Nghiệp vụ hành chính được hiểu là các tác nghiệp và thủ tục hành chính. Các cơ quan hành chính nhà nước khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lí nhà nược của mình cũng phải thực hiện các tác nghiệp và thủ tục hành chính nhất định về công tác văn thư; Công tác lưu trữ ; giao tiếp đối nội, đối ngoại; xây dựng và thực hiện quy chế làm việc của cơ quan; công tác hậu cần, quản lí công sở… + Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, là toàn bộ các công việc quản lý văn, tiếp nhận, chuyển giao và xử lý văn bản trong hoạt động của cơ quan đơn vị . Công tác văn thư có vai trò rất quan trọng, đảm bảo thông tin cho cho hoạt động của cơ quan, giúp cho việc giải quyết mọi công việc được nhanh chông, chính xác hiệu quả cao, bảo đảm bảo đúng pháp luật đúng nguyên tắc, chế độ. Công tác văn thư sẽ đảm bảo giữ bí mật cho Đảng, nhà nước, ngăn chặn việc sử công văn giấy tờ con dấu của cơ quan để làm việc phi pháp. www.HanhChinhVN.com Công tác văn thư có nề nếp sẽ góp phần làm giảm bớt những công văn giấy tờ không cần thiết, tiết kiệm công sức và tiền của cơ quan để làm việc phi pháp . Công tác Văn thư có nề nếp sẽ góp phần làm giảm bớt công văn, giấy tờ không cần thiết, tiết kiệm công sức tiền của của nhà nước và nhân dân. Công tác văn thư còn giúp cho việc lưu trữ tài kiệu cần thiết phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt cũng như lâu dài. Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 thì nội dung của công tác văn thư gồm các công tác sau: -Tổ chức quản lý và xử lý văn bản đến. -Tổ chức quản lý và chuyển giao văn bản đi. -Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và công văn mật. -Tổ chúc quản lý và sử dụng con dấu. -Công tác hồ sơ và danh mục hồ sơ. +Công tác lưu trữ là toàn bộ hoạt động nhằm giữ gìn, bảo quản văn bản tài kiệu. Công tác lưu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị trong hoạt động của cơ quan tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. www.HanhChinhVN.com Lưu trữ gồm có: - Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc các cơ quan tổ chức. -Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác. Công tác lưu trữ được thức hiện theo Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ. Những nội dung chủ yếu của công tác lưu trữ: Phân loại tài liệu lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Bổ sung, thu thập tài liệu lưu trữ. Thống kê tài liệu lưu trữ. .Chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Kết quả đạt được: www.HanhChinhVN.com Trong thời gian qua UBND huyện Vạn Ninh đã ban hành nhiều văn bản nhằm hoàn thiện công tác văn thư, công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả và tác dụng công tác này như chỉ thị số 07/CT-UBND ngày 08/03/2005 của UBND huyện về việc đẩy manh triển khai thực hiện Nghị định số 110/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, chỉ thị số 08/CT-UBND ngày 08/03/2005 của UBND về việc đẩy mạnh triển khai thực hiện Nghị định số 110/NĐ-CP của Chính phủ về công tác lưu trữ… Đồng thời chỉ đạo Văn phòng HĐND & UBND huyện cùng các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện phối hợp trọng việc hoàn thiện các công tác này. Trong công tác văn thư việc soạn thảo và ban hành văn bản quản lí nhà nước được chú trọng. Để đảm bảo các văn bản ban hành đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền, UBND huyện Vạn Ninh đã đẩy mạnh việc thực hiện luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2002 và Luật Ban hành văn bản quy phạm của HĐND và UBND năm 2004 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện đã phối hợp thực hiện góp phần làm cho công tác ngày càng hoàn thiện, giúp giảm thiểu lượng văn bản trong quá trình công tác, thi hành ngày càng tốt hơn Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, bảo đảm lượng thông tin cung cấp hàng ngày… Năm 2006, UBND huyện Vạn Ninh đã ban hành 150 văn bản thuộc các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện (trong đó có 25 văn bản quy phạm pháp luật). Công tác rà soát văn bản cũng được đẩy mạnh. Phòng Tư pháp phối hợp với Văn phòng UBND huyện và các phòng ban có liên quan rà soát lại hệ thống văn bản của UBND huyện. Kết qủa là số văn bản còn hiệu lực là 36 văn bản ( 31 quyết định, 5 Chỉ thị), văn bản không còn phù hợp cần bãi bỏ là 7, văn www.HanhChinhVN.com bản sai sót về hình thức, nội dung, thẩm quyền, báo cáo UBND huyện xử lí là 4 văn bản (1 chỉ thị, 3 quyết định). Qua công tác rà soát văn bản quy phạm pháp luật, UBND huyện đã khắc phục những qui định chồng chéo, không còn phù hợp với thực tế, góp phần đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế xã hội ở địa phương. UBND còn qui định các đề án hay các văn bản quy phạm pháp luật thuộc về các Phòng ban nào thì do Thủ trưởng các Phòng ban đó làm chủ, chuẩn bị mọi mặt và kí tắt trên văn bản kèm theo Tờ trình gởi đến UBND huyện. Nếu là đề án có liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thì chủ đề án chủ động đến trao đổi với cơ quan hữu quan trước khi trình UBND huyện. Các cơ quan hữu quan có trách nhiệm trả lời bằng văn bản nói về quyền hạn của mình trong thời gian 10 ngày. Các dự án được giao cho Văn phòng UBND huyện phối hợp với Phòng Tư pháp thẩm định. Như vậy trước khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật UBND đã có sự kiểm tra về mặt nội dung cũng như hình thức, do đó tình trạng văn bản ban hành sai thủ tục, thẩm quyền là rất ít. Hàng tháng Văn phòng phối hợp với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện để kiểm tra công tác văn thư, triển khai các văn bản hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ văn thư, do Trung ương ban hành; đồng thời mở lớp đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho công chức làm công văn thư. Tiếp nhận và giải quyết văn bản đi, văn bản đến nhìn chung khá tốt. Viết vào các sổ công văn giấy tờ được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, đảm bảo cho công việc được giải quyết nhanh chóng. www.HanhChinhVN.com Để đảm bảo sự phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc trình văn bản, đề án tránh sự chông chéo thẩm quyền chức năng, UBND huyện Vạn Ninh đã ban hành quyết định số 02/2007/QĐ-UBND ngày 13/03/2007 về việc định ra chương trình xây dựng Quyết định, Chỉ thị của Chủ tịch UBND huyện Vạn Ninh năm 2007. Việc sử dụng mạng tin học diện rộng để ứng dụng trong quá trình tiếp nhận, quản lí và sử lí văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ đã được Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện quan tâm, phối hợp xây dựng. Bước đầu thực hiện tin học hóa đã được nâng cao một bước đáng kể trình độ quản trị mạng, tin học chuyên trách và kĩ năng sử dụng tin học của đội ngũ cán bộ công chức nói chung, nâng cao hiệu quả của công tác soạn thảo và quản lí văn bản. Điều kiện làm việc của cán bộ công chức hoạt động trong công tác văn thư cũng được cải thiện. Mỗi công chức được trang bị một máy tính riêng để thuận tiện việc tìm kiếm thông tin, tư liệu qua mạng, trao đổi văn bản qua hệ thống thư điện tử… Việc sử dụng TCVN ISO 9001-2000 trong quản lí văn bản cũng được triển khai. Việc áp dụng hệ thông quản tiên tiến đã giúp các cơ quan nhà nước xây dựng hệ thống tài liệu phục vụ cho công tác một cách khoa học, xác định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng đơn vị, cá nhân, phát huy tính chủ động sáng tạo, cải tiến phương thức làm việc và nâng cao hiệu quả lao động. Công tác lưu trữ cũng được chú trọng. Phòng lưu trữ tỉnh đã không ngừng hoàn thiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ, thực hiện ngày càng tốt hơn vai trò, chức năng của mình, bảo vệ được nhiều văn bản tài liệu có giá trị. www.HanhChinhVN.com Việc nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công chức làm công tác lưu trữ cũng đã được Văn phòng HĐND & UBND huyện và các Phòng ban chú trọng. Hàng tháng, Văn phòng HĐND & UBND huyện phối hợp với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện mở các lớp tập huấn, triển khai các văn bản pháp luật mới nhất về công tác lưu trữ, đồng thời nhấn mạnh các tiêu chuẩn phân loại tài liệu lưu trữ cho cán bộ công chức làm công tác lưu trữ. Phòng nội vụ được UBND huyện giao nhiệm vụ nắm bắt tình hình sinh viên của huyện, thu hút đội ngũ sinh viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ trong công tác lưu trữ vào làm việc trong các cơ quan, tổ chức trên địa bàn huyện cũng đã góp phần cũng cố công tác tiếp nhận, xử lí và lưu trữ văn bản. Tồn tại: Bên cạnh những mặt được kể trên, việc phối hợp giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ cũng những tồn tại cần phải khắc phục. +Công tác văn thư: Ở các Sở, qua tìm hiểu thực tế cho thấy, việc hình thành các văn bản quản lí nhà nước thống nhất, chưa tuân theo một qui trình cụ thể của việc soạn thảo và ban hành văn bản quản lí nhà nước… Việc tiếp nhận và xử lí nhiều văn bản từ các đầu mối khác nhau, số lượng văn bản lớn đã làm cho công tác giải quyết còn chậm trễ, gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các cơ quan. www.HanhChinhVN.com Việc áp dụng quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản trong đề án 112 chưa được thường xuyên, các cơ quan thường thực hiện việc tiếp nhận văn bản còn nhiều sai sót về nội dung cũng như hình thức. + Công tác lưu trữ : Tuy nhiên, các phương tiện thiết bị và điều kiện làm việc phục vụ cho công tác lưu trữ ở các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện còn rất nhiều hạn chế gây ảnh hưởng đến hoạt động lưu trữ của cơ quan. Việc lưu trữ chủ yếu thực hiện trên sổ sách nên gây khó khăn cho việc tra cứu thông tin, tài liệu. Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện không cập nhật các văn bản mới nhất về công tác lưu trữ, dẫn đến việc thực hiện công tác này còn mắc nhiều sai sót. Ở các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện văn bản không được lưu trữ và lập hồ sơ hàng năm vẫn còn tồn tại. Do đó, gặp nhiều khó khăn trong việc tra cứu thông tin, tài liệu là việc không tránh khỏi. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các cán bộ công chức làm công tác lưu trữ còn hạn chế, do đó việc phân loại tài liệu lưu trữ gặp khó khăn. Phòng lưu trữ huyện mới được xây dựng nên những tài liệu lưu trữ trước đó một số không được bảo toàn vì những yếu tốt ngoại cảnh tác động. + Công tác hội họp là một khâu quan trọng của nghiệp vụ hành chính . Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó, thủ trưởng các cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành trong việc giả quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật. www.HanhChinhVN.com Việc tổ chức hội họp có ý nghĩa thiết thực trên các phương diện sau: Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc nâng cao tinh thần tập thể và tạo năng suất lao động cao. Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan đơn vi. Khai thác trí tuệ tập thể tạo cơ họi cho mọi người đóng góp ý kiến sáng tạo của bản thân để xât dựng tổ chức vũng mạnh. Phổ biến những tư tưởng quan điểm mới bàn bạc tháo gỡ những khó khăn, uốn nắn sữa chữa những lệch lạc trong quá trình thức hiện nhiệm vụ. Nếu tổ chức tốt, trông nhiền trường hợp hội họa cũng có thể đem lại những lợi ích đáng kể. Nếu tổ chức tốt, trong nhiều trường hợp, hội hợp cũng có thể đem lại những lợi ích đáng kể. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh được tôt chức các loại cuộc họp sau : Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp đề thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đù thông tin, có thêm các cơ sở trước khi ra quyết định theo chức năng thẩm quyền. Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan đơn vị cấp dưới để giả quyết những công việc có tính chất quan trọng vựt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp, tại chổ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới. Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác, trao đổi ý kiến và thực hiện công tác chỉ đạo thường xuyên www.HanhChinhVN.com Họp tập huấn, triển khai là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan đơn vị hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác, trao đổi ý kiến và thực hiện công tác chỉ đạo thường xuyên . Họp tập huấn, triển khai là cuộc họp để quán triệt thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế xã hội. Họp sơ kế hoặc tổng kết chuyên đề là cuộc ọp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương chính sách quan trọng. UBND tỉnh tổ chức họp thường kỳ mỗi tháng hai lần từ 1 đến 2 ngày, trong khoản thời gian từ ngày 10 đến ngày 15 của tháng. Chủ tịch UBND huyện triệu tập phiên họp thường kì của UBND huyện. Trường họp xét thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của ít nhất 1/3 tổng số thành viên UBND, Chủ tịch UBND triệu tập phiên họp bất thường. Việc triệu tập chuẩn bị, tổ chức họp và các nội dung khác liên quan đến phiên họp bất thường, được thực hiện như đối với phiên họp thường kỳ. Trường họp đặc biệt do Chủ tịch UBND huyện quyết định. Văn phòng HĐND & UBND huyện có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần, của Chủ tịch UBND, các Phó Chủ tịch UBND huyện trình Chủ tịch UBND huyện quyết định. Đồng thời, tiến hành thẩm tra về sự cần thiết và nội dung tổ chức các cuộc họp để giả quyết những vấn quan trọng liên ngành vượt quá thẩm quyền của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện. Ví dụ: Phòng tài chính- kế hoạch muốn tổ chức phiên họp triển khai kế hoạch đầu tư phát triển vùng kinh tế thì phải có sự đồng ý của Chủ tịch UBND huyện trên cơ sở thẩm tra nội dung và sự cần thiết tổ chức phiên họp của Văn phòng bởi vì nội dung phiên họp liên quan đến nhiều phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện khác như Phòng tài nguyên môi trường sở tài chính… Văn phòng HĐND & UBND huyện có trách nhiệm bố trí, sắp xếp các cuộc họp một cách hợp lý trình chủ tịch UBND, phó chủ tich UBND huyện www.HanhChinhVN.com quyết định, gửi giấy mời họp liện quan đến các cơ quan, các cá nhân đúng thành phần mời họp theo chỉ đạo của lãnh đạo của lãnh đạo UBND huyện. Các sở ban ngành được phân công phải chuẩn bị đúng yêu cầu, đầy đủ các tài liệu, văn bản thuộc nội dung của cuộc họp và gửi đến Văn phòng HĐND & UBND huyện thẩm tra các đề án, dự án hoặc vấn đề, công việc thuộc nội dung cuộc họp, xác định những vấn đề còn có những ý kiến khác nhau và đề xuất hướng xử lý. Chánh văn phòng có trách nhiệm tham gia hoặc cử cấp dưới tham gia cuộc họp .Sau cuộc họp, văn phòng thông báo bằng văn bản ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp, đồng thời tiến hành việc kiểm tra, đôn đốc các cơ quan thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo tại cuộc họp. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện triệu tập cuộc họp tập huấn, triển khai được sự đồng ý của Chủ tịch UBND huyện có thể mời thủ trưởng các cơ quan chuyên môn cùng cấp tham dự. Hiện nay, số lượng và chất lượng của phiên họp là vấn đề được đặt ra hàng đầu trong các cơ quan hành chính nhà nước. UBND huyện Vạn Ninh đã ban hành nhiêu văn bản, xây dựng các đề án nhằm giảm các phiên họp không cần thiết, từ đó nâng cao chất lượng của các phiên họp. Trên cơ sở quyết định số 114/2006/QĐ-TT ngày 25-5-2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành chế độ họp trong cơ quan hành chính nhà nước, này 13/02/2007, UBND huyện Vạn Ninh đã ban hành quy chế về chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan ở các cấp, các ngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp, nâng cao hiệu lực, hiệu quả chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính. Kết quả đạt được: www.HanhChinhVN.com Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện đã có sự phối hợp trong việc thực hiện chế độ hội họp. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về tổ chức hội họp trong hoạt động của cơ quan đơn vị mình, của cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Chánh văn phòng có trách nhiệm kiểm tra đôn đốc các cơ quan chuyên môn thực hiện những quy định về hội họp. Nhờ đó, trong thời gian qua số lượng phiên họp đã giảm, góp phần giảm sự lãng phí nguồn ngân sách nhà nước cho các phiên họp. Các cơ quan chuyên môn đã có sự chuẩn bị khá tốt về nội dung và tài liệu phục vụ cho cuộc họp. Văn phòng thực hiện tốt công tác hậu cần, chuẩn bị cho phiên họp nên chất lượng phiên họp được nâng cao, hiệu quả của hoạt động lãnh đạo được tăng cường thông qua phiên họp. Tồn tại: Việc thực hiện quy chế tổ chức cuộc họp của UBND huyện đã mang lại những kế quả đáng kể. Tuy nhiên, việc triệu tập các phiên họp không cần thiết vẫn còn tồn tại . Ví dụ: họp sơ kết kiểm điểm, đánh giá tình hình 6 tháng thực hiện chương trinh, kế hoạch. Nhiều phiên họp, nội dung chưa được chuẩn bị kỹ lưỡng dẫn đến chất lượng các phiên họp rất thấp. Việc kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về hội họp chưa được chú trọng đến tình trạng các cơ quan chuyên môn triệu tập các phiên họp không được cho phép hoặc vượt quá thẩm quyền,chức năng của cơ quan mình. 2.5 Nguyên nhân của những tồn tại trong mối quan hệ phối hợp giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện www.HanhChinhVN.com Những phân tích trên đây cho thấy mối quan hệ giữa văn phòng và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện chưa thật sự nhịp nhàng, quan hệ công tác còn nhiều mặt chưa thực hiện đúng quy chế làm việc của UBND huyện. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này có rất nhiều, có thể kể đến các nguyên nhân cơ bản sau: Về khách quan: những nguyên nhân chung của nền tài chính. -Quá trình cải cách hành chính của nước ta đang được thực hiện chưa có kinh nghiệm, sai sót là điều không thể tránh khỏi -Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chưa hoàn thiện, còn chồng chéo trong việc quy định chức năng, thẩm quyền của các cơ quan. -Đội ngũ cán bộ công chức còn thiếu và yếu. -Thu nhập của công chức thấp, do đó không đủ thúc đẩy người công chức gắn bó nhiệt tình với công việc -Quy chế làm việc được ban hành nhưng chế tài của nó chưa đủ mạnh, việc thực hiện chưa có hiệu quả. Về chủ quan: + Phía văn phòng UBND huyện -Văn phòng còn nể nang, không mạnh dạn đề xuất, trả lại những hồ sơ Tờ trình của các đơn vị chưa thực hiện đầy đủ các quy định theo Quy chế làm việc của Ủy ban, nhất là việc phối hợp lấy ý kiến của phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện liên quan trước khi trình UBND huyện, dẫn đến phối hợp lấy ý kiến của các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện chưa sát, dẫn đến việc phải tổ chức họp lấy ý kiến của các Phòng ban dồn việc nhiều, gây mấy thời giân, chậm trễ. www.HanhChinhVN.com -Chuyên viên văn phòng ít đi khảo sát ở cơ sở, có một số chuyên viên ít gắn bó với đơn vị mình được phân công, theo dõi. Vì vậy, thông tin thu thập được của các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện chưa sát , dẫn đến ý kiến tham mưu thiếu thực tế, không xuất phát từ thực tiễn công việc. -Lãnh đạo Văn phòng có lúc ít quan tâm theo dõi việc thực hiện Quy chế làm việc của Ủy ban, chậm cải tiến quy trình tham mưu xủ lý công việc của Văn phòng cho phù hợp, tình trạng công việc tồn đọng là điều không tránh khỏi. -Thiếu đội ngũ cán bộ công chức vừa có trình độ tin học. vừa am hiểu công tác văn phòng để đẩy mạnh việc thực hiện học hóa công tác đầu vào “ một cửa” tại văn phòng. Do đó, việc tiếp nhận và xử lý văn bản thông tin, báo cáo từ các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện gửi đến còn chậm trễ. + Phía phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện : -Tâm lý xem văn phòng là “Siêu phòng” vẫn còn tồn tại, do đó các báo cáo, thông tin gửi đến Văn phòng chưa được tinh lọc vì cho rằng văn phòng là nơi tổng hợp tấc cả mọi việc. -Một số lãnh đạo các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện còn chưa quan tâm đến việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND huyện, dẫn đến tình trạng nộp báo cáo trễ hạn. -Trình độ đội ngũ cán bộ công chức ở các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện còn hạn chế. Trên đây là những nguyên nhân dẫn đến sự phối hợp giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện còn chưa được nhịp nhàng, đồng bộ. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để khắc phục được những tồn tại, đưa ra được những giải pháp cần thiết để Văn phòng HĐND & www.HanhChinhVN.com UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện có sự phối hợp nhịp nhàng hơn, nâng cao hiệu quả quản lý của UBND huyện. Chương III: Hoàn thiện mối quan hệ giữa Văn phòng UBND huyện Vạn Ninh với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện 3.1 Mục tiêu và nội dung hoàn thiện: 3.1.1 Mục tiêu Việc hoàn thiện mối quan hệ giữa Văn phòng UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện Vạn Ninh nói riêng, các địa phương trong cả nước nói chung sẽ góp phần quan trọng trong việc đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính nhà nước. Mục tiêu chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001- 2010 là “ xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vưng mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại hóa, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả theo nguyên tắc nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa dưới sự lãnh đạo của Đảng; xây dựng đội ngũ cán bộ công chức có phẩm chất, năng lực, đáp ứng yêu cầu của công cuộc xây dựng, phát triển đất nước. Đến năm 2010, hệ thống hành chính về cơ bản được cải cách phù hợp với yêu cầu quản lý nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa.” Trên cơ sở mục tiêu nói chung của công cuộc cải cách hành chính, từ thực tế mối quan hệ giữa Văn phòng UBND huyện Vạn Ninh với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện, việc hoàn thiện mối quan hệ này được đặt ra với các mục tiêu như sau: www.HanhChinhVN.com -Mối quan hệ giữa Văn phòng UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong quá trình giải quyết công việc ngày càng nhịp nhàng, thực hiện đúng các quy định trong Quy chế làm việc cảu Ủy ban. -Tiếp tục đổi mới quy trình xây dựng và ban hành văn bản nhằm khắc phục tính cục bộ trong việc chuẩn bị, soạn thảo các văn bản, nâng cao trách nhiệm của từng cơ quan trong việc soạn thảo va trình văn bản, đề án. -Trách nhiệm và trình độ của độ ngũ cán bộ công chức ngày càng được nâng cao. -Việc ứng dụng tin học trong quá trình giải quyết công việc của từng cơ quan nói riêng và giải quyết công việc chung của Ủy ban được đẩy mạnh. Các cơ quan có trang thiết bị tương đối hiện đại phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước kịp thời và thông suốt. -Xóa bỏ các thủ tục hành chính rườm rà, phức tạp, gây khó khăn trong quá trình giải quyết công việc, hoàn thiện các thủ tục hành chính mới theo hướng công khai, đơn giản và thuận tiện. -Các cơ quan được xác định chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm rõ ràng. -Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện cần được tổ chức gọn nhẹ, thực hiện đúng chức năng quản lý nhà nước theo nhiệm vụ và thẩm quyền được xác định trong Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ( sửa đổi) và Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. 3.1.2 Nội dung. www.HanhChinhVN.com Để thực hiện được các mục tiêu nói trên, trong thời gian tới Văn phòng UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện cần thực hiện tốt hơn các nội dung sau: Văn phòng UBND huyện nên: -Làm tốt vai trò đầu mối, chủ động phối hợp với các cơ quan trong huyện để giúp UBND huyện xây dựng chương trình công tác của UBND huyện cho phù hợp. -Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, bảo đảm thực hiện đúng tiến độ và thủ tục chuẩn bị cac đề án trình UBND huyện, UBND tỉnh đã ghi trong các chương trình công tác của Ủy ban. - Bố trí lịch hợp lý và chuẩn bị hố sơ, tài liệu để Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh văn phòng và Thủ trưởng các cơ quan chuyện môn tham dự các cuộc họp nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng của các phiên họp, đồng thời sau các cuộc họp giúp UBND huyện triển khai thực hiện các công việc có liên quan. - Theo dõi quá trình thực hiện chương trình công tác của UBND huyện để có thể kiến nghị sửa đổi, bổ sugn kịp thời. - Chuẩn bị tài liệu, ý kiến phát biểu của Chủ tịch UBND huyện tại phiên họp, thẩm định các đề án, văn bản quy phạm pháp luật trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện. - Văn phòng HĐND & UBND huyện giúp Chủ tịch huyện rà soát, tổ chức sắp xếp, củng cố lại công tác thông tin báo cáo giữa các cấp chính quyền ở địa phương, từng bước bảo đảm thông tin đa chiều, thực hiện tốt chế độ thông tin theo Quy định của UBND tỉnh. Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện nên: www.HanhChinhVN.com -Nghiêm chỉnh chấp hành Quy chế làm việc của UBND huyện nhằm đảm bảo thực hiện đúng chế độ thông tin báo cáo, chế độ xây dựng chương trình công tác, phối hợp… - Thực hiện tốt chức năng quản lý ngành và lĩnh vực, xây dựng bộ máy quản lý ngày càng tinh gọn, bố trí hợp lý đội ngũ cán bộ công chức nhằm sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực hiện có. - Tạo điều kiện cho đội ngũ cán booj công chức trong cơ quan được học tập nâng cao trình độ chuyên môn. - Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, đề án trình UBND huyện và phải nêu ra được tầm quan trọng và khả năng thực thi đè án. - Lãnh đạo các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện phải tham dự đầy đủ các phiên họp do lãnh đạo UBND huyện triệu tập và xem xét tài liệu, chuẩn bị ý kiến phát biểu tại phiên họp. - Trách nhiệm chung của Văn phòng UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện : - Văn phòng UBND huyện và bộ phận văn thư của các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện cần thường xuyên tổ chức các cuộc họp để trao đổi, cùng nhau tìm biện pháp cũng cố hệ thống thông tin đa chiều phục vụ cho công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo UBND huyện. - Nâng cao trình độ tin học cho đội ngũ cán bộ công chức nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng mạng tin học diện rộng vào quá trình giải quyết công việc. - Hoàn thiện hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng cơ quan, gắn quyền hạn với trách nhiệm cụ thể. - Xây dựng cơ cấu tổ chức của cơ quan theo hướng tinh gọn bằng cách giao cho các chuyên viên nghiên cứu, xây dựng mô hình phù hợp. www.HanhChinhVN.com - Thực hiện trao đổi thông tin thường xuyên cho nhau, bảo đảm thông tin kịp thời bằng nhiều hình thức và phương tiện. - Khi xây dựng chương trình công tác cho lãnh đạo UBND huyện, Văn phòng UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện cần để dành một quỹ thời gian nhất định để lãnh đạo giải quyết các công việc đột xuất mang tính tình thế. 3.2 Các giải pháp: Trong thời gian qua UBND huyện Vạn Ninh cũng đã ban hành nhiều chủ trương, chính sách nhằm hoàn thiện quan hệ trong quá trình công tác của các cơ quan như việc ban hành Quyết định số 45 /QĐ - UBND Quyết định ban hành quy chế làm việc cảu Văn phòng HĐND & UBND huyện huyện Vạn Ninh. Nhằm tạo ra sự phối hợp giữa cơ quan trong việc ban hành văn bản; chính sách khuyến khích cán bộ công chức nghỉ hưu sớm nhằm trẻ hóa đội ngũ cán bộ công chức, đưa cán bộ công chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vào hoạt động; đẩy mạnh việc ứng dụng TCCVN ISO 9001-2000… Việc thực hiện chủ trương chính sách của UBND huyện đã góp phần không nhỏ vào việc củng cố mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện. Tuy nhiên, như đã đề cập ở các phần trước, trong quá trình công tác giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện có những tồn tại cần khắc phục. Trên cơ sở mục tiêu, nội dung hoàn thiện tôi xin đề xuất một số giải pháp sau: Giải pháp chung: www.HanhChinhVN.com Chuẩn hóa Quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND huyện, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện. Từ trước đến nay, quy chế làm việc của cơ quan chuyên môn được xây dựng theo quy chế của Bộ quản lý ngành dọc, hoặc quy chế làm việc mẫu của UBND huyện, hoạc quy chế làm việc theo ý riêng của từng cơ quan do đó thiếu tính đồng bộ và không có cơ sở kiểm soát việc thực hiện. Do đó cần thống nhất trong việc xây dựng quy chế làm việc của từng cơ quan và tạo ra cơ chế thực hiện. Cần đặt ra tiêu chuẩn cụ thể cho các chức danh Chánh văn phòng HĐND & UBND, tiêu chuẩn nghiệp vụ cho các cán bộ làm công tác văn thư tại các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện. Giải pháp cụ thể: + Về công tác thông tin báo cáo: Sự phối hợp giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo thời gian qua vẫn còn hạn chế như: báo cáo nộp không đúng thời hạn quy định, nội dung báo cáo vẫn còn chưa chuẩn xác….Do đó, để sự phối hợp giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện được tốt hơn, tôi xin đề xuất các giải pháp sau: Một là,lãnh đạo các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện cần đôn đốc nhắc nhở cán bộ công chức của cơ quan mình nộp báo cáo về Văn phòng HĐND & UBND huyện kịp thời theo đúng quy định thời gian trong Quy chế làm việc. Hai là, về nội dung báo cáo, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện phải rà soát kỹ nội dung, số liệu báo cáo nhằm đảm bảo tính chính xác cao nhất cho báo cáo. Số liệu tổng hợp báo cáo tháng, báo cáo 6 tháng, báo cáo www.HanhChinhVN.com hằng năm phải thống nhất với nhau . Có như vậy với tạo điều kiện thuận lợi cho Văn phòng HĐND & UBND huyện khi làm báo cáo tổng hợp. Ba là, Văn phòng HĐND & UBND huyện cần tăng cường các biên pháp đôn đốc, nhắc nhở, phối hợp chặt chẽ với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện nắm bắt kịp thời đầy đủ thông tin để làm cơ sở tham mưu cho lãnh đạo tốt hơn. Bốn là, Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện cần phối hợp để tổ chức các lớp tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công chức nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ công chức thấy được tầm quan trọng của thông tin báo cáo để cán bộ công chức nhận thấy trách nhiệm hơn trong việc thực hiện công tac này, đồng thời tăng cường khả năng thu thập thông tin, soạn thảo văn bản thông tin, báo cáo, sử dụng công nghệ thông tin vào việc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, sử dụng công nghệ thông tin vào việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo cho cán bộ công chức. Năm là, Văn phòng HĐND & UBND huyện cần phối hợp với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện rà soát các cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác thông tin báo cáo của từng cơ quan, tham mưu với lãnh đạo UBND huyện để tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật cho công tác thông tin trên tất cả các mặt: tính toán và xử lý thông tin, ấn loát và truyền thông tin. + Về xây dựng và thực hiện chương trình công tác: Việc phối hợp trong xây dựng và thực hiện chương trình công tác giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện như đã trình bày ở trên vẫn còn một số tồn tại như: Văn phòng HĐND & UBND huyện chưa thực hiện đạt hiệu quả cao nhất công tác tham mưu, quản lý việc xây dựng và thực hiện chương trình công tác; việc đăng ký chương trình công tác của các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện còn mang tính chất liệt ke, cộng dồn các công việc, chưa có sự chon lọc nên nhiều công việc chưa thực hiện được…Do đó, tôi xin đề xuất một số giải pháp sau để hoàn thiện: www.HanhChinhVN.com Một là, Văn phòng HĐND & UBND huyện cần phối hợp với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện cần phối hợp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công chức trong việc xây dựng chương trình công tác nhằm tạo ra chương trình công tác hợp lý, tiết kiệm được thời gian cho lãnh đạo. Hai là, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện khi xây dựng chương trình công tác cần lấy ý kiến tập thể về tầm quan trọng của từng công việc, xác định mức độ ưu tiên để giải quyết công việc. Ba là, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện cần tiếp thu có chọn lọc ý kiến đóng góp của Văn phòng HĐND & UBND huyện về các đề án do mình trình nhằm xây dựng chương trình công tác hợp lý. Bốn là, nâng cao chức năng tham mưu của Văn phòng HĐND & UBND huyện bằng cách tạo điều kiện về thời gian và kinh phí, sắp xếp đội ngũ cán bộ công chức đi học tập nâng cao trình độ chuyên môn, tăng cường khả năng tham mưu, nghiên cứu của đội ngũ chuyên viên, tạo điều kiện cho đội ngũ chuyên viên đi nắm bắt thực tế ở cơ sở nhằm thu nhập thông tin của phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện, từ đó đưa ra ý kiến tham mưu sát tình hình thực tế. Năm là, Văn phòng HĐND & UBND huyện cần tăng cường việc theo dõi đôn đốc thực hiện chương trình công tác, kịp thời điều chỉnh chương trình công tác khi có tình huống bất ngờ xảy ra. + Về công tác văn thư: Do sự phối hợp giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc thực hiện công tác văn thư chưa tốt nên việc thực hiện công tác này của các cơ quan vẫn còn hạn chế như: việc hình thành văn bản quản lý nhà nước chưa thống nhất, chưa tuân theo một quy định cụ thể của việc soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước; việc xử lý các www.HanhChinhVN.com văn bản còn nhiều thiếu sót về nội dung và hình thức…Do đó tôi xin đề xuất các giải pháp sau: Một là, Văn phòng HĐND & UBND huyện phối hợp với phòng Tư pháp huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện đẩy mạnh việc rà soát lại các văn bản pháp luật, loại bỏ kịp thời, khắc phục những quy định không còn phù hợp. Hai là, các cơ quan cần căn cứ vào tiêu chuẩn ngạch công chức hành chính văn thư để bố trí cán bộ làm công tác văn thư hợp lý, phù hợp với tình hình hoạt động của cơ quan. Ba là, tổ chức lại việc tiếp nhận, chuyển giao giải quyết các thủ tục hành chính văn thư trong cơ quan, áp dụng mạng diện rộng trong việc thực hiện các bước tiếp nhận, quản lý và giải quyết văn bản. + Về công tác lưu trữ: Lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc lưu giữ thông tin tư liệu cần thiết cho hoạt động cảu cơ quan. Việc phối hợp giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc thực hiện công tác này chưa được nhịp nhàn, dẫn đến các hạn chế sau: ở các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện văn bản không được lưu trữ và lập hồ sơ hàng năm vẫn còn tồn tại; các văn bản mới nhất về công tác lưu trữ không được các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện cập nhật kịp thời…Để hoàn thiện mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc thực hiện công tác này, tôi xin đề xuất các giải pháp sau: www.HanhChinhVN.com Một là, Văn phòng HĐND & UBND huyện cần hướng dẫn, phổ biến kịp thời các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ để các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện tiếp cận và thực hiện tốt công tác này. Hai là, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện thường xuyên liên lạc với kho lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND & UBND huyện để xin ý kiến về nghiệp vụ lưu trữ. Ba là, các cơ quan cần đẩy mạnh ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ, ngoài lưu trữ trên sổ sách cần lưu trữ trên máy tính phục vụ cho việc tra cứu thông tin tư liệu. Bốn là, Văn phòng HĐND & UBND huyện tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ về công tác lưu trữ, triệu tập các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện tham gia đầy đủ nhằm nâng cao trình dộ chuyên môn của đọi ngũ cán bộ công chức trong việc thực hiện công tác lưu trữ. Năm là, Văn phòng UBND huyện cần tham mưu cho UBND huyện việc phân bổ cho cá nhân, tổ chức xây dựng các đề tài nghiên cứu khoa học tập trung vào nghiên cứu các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ nhằm hoàn thiện công tác này cũng như trang bị các điều kiện làm việc và các phương tiện kỹ thuật hiện đại phục vụ cho công tác lưu trữ ở các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện. + Về công tác phối hợp: Hội họp là một khâu quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý, tác động rất lớn đến hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, trong thời gian qua, sự phối hợp giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc thực hiện công tác này còn có những hạn chế cần khấc phục. Tôi xin đề xuất các giải pháp sau: www.HanhChinhVN.com Một là, Văn phòng HĐND & UBND huyện phải đẩy mạnh hơn việc thực hiện chức năng hậu cần của mình trong việc chuẩn bị phòng họp, giấy mời họp, thư ký cho phiên họp… Hai là, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện phải chuẩn bị sớm và tốt nội dung cũng như các tài liệu cần thiết cho phiên họp. Ba là, Văn phòng HĐND & UBND huyện phối hợp với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện rà soát thành phần tham dự cuộc họp, thời gian, kinh phí trước khi tham mưu cho lãnh đạo để nâng cao hiệu quả của việc tham mưu và tiết kiệm kinh phí. Trên đây là những giải pháp nhằm hoàn thiện mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện Vạn Ninh với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện Vạn Ninh ở các lĩnh vực: công tác báo cáo, xây dựng và thực hiện chương trình công tác, công tác văn thư, lưu trữ, hội họp. Nhìn chung để hoàn thiện mối quan hệ này vấn đề nhân lực được đặt lên hàng đầu. Do đó, việc xây dựng đội ngũ cán bộ công chức có năng lực trình độ, phẩm chất đạo đức là vấn đề cấp thiết cần phải đẩy mạnh thực hiện nhằm hoàn thiện mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện nói riêng, đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính nhà nước, tăng cường hiệu quả cho công tác lãnh đạo, nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước nói chung. www.HanhChinhVN.com KẾT LUẬN Từ thực tế hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trên địa bàn huyện Vạn Ninh, thông qua quá trình nghiên cứu ,về cơ bản Báo cáo đã giải quyết được một số vấn đề sau: Trình bày một cách hệ thống về vị trí, chức năng, cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện. Trên cơ sở đó đã nghiên cứu các mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện Vạn Ninh. Trình bày thực trạng mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện, đánh giá các kết quả đạt được cũng như xác định các vấn đề còn tồn tại, tìm ra nguyên nhân để trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện Vạn Ninh. Báo cáo cũng nêu ra các mục tiêu, nội dung của việc hoàn thiện mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND & UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện. Do hạn chế về trình độ và kinh nghiệm, chắc chắn Báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô, các Đ/c lãnh đạo, hướng dẫn tại cơ quan thực tập và bạn bè để nội dung Báo cáo được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn.