Đề tài Hoàn thiện một bước quy trình xây dựng và ban hành văn bản nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Tổng công ty Thép Việt Nam

p 1. Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp 1.1. Khái niệm văn bản Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định trên một chất liệu nhất định. Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ. Theo nghĩa hẹp, văn bản còn được hiểu là những tài liệu giấy tờ được sử dụng trong hoạt động của các cá nhân, tổ chức xã hội và các cơ quan Nhà nước ghi nhận mục đích, hành vi hoạt động của các chủ thể tham gia các quan hệ xã hội khác nhau. 1.2. Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp Hiện nay, các văn bản dùng trong việc quản lý doanh nghiệp chưa có nên các doanh nghiệp vẫn áp dụng các văn bản quản lý của Nhà nước để điều hành doanh nghiệp của mình. Vì vậy, khái niệm văn bản quản lý trong doanh nghiệp và văn bản quản lý Nhà nước giống nhau: Là sản phẩm và phương tiện hoạt động của giao tiếp, văn bản ngày càng đóng vai trò không thể tách rời với mọi hoạt động của con người. Đặc biệt trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, trong giao dịch giữa các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước với nhau, cơ quan doanh nghiệp với các tổ chức, công dân... Hơn thế nữa, văn bản là một trong những yếu tố quan trọng, nhất thiết để kiến tạo thể chế của nền hành chính của doanh nghiệp 1.3. Phân loại văn bản Văn bản được phân loại theo các tiêu chí khác nhau tuỳ theo mục đích và nội dung phân loại. Việc phân loại theo hiệu lực pháp lý và loại hình quản lý chuyên môn hình thức văn bản quản lý Nhà nước bao gồm các loại sau đây: 1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật là một hệ thống các văn bản được ban hành theo thẩm quyền của hệ thống các cơ quan Nhà nước và hình thức văn bản theo luật định. Theo quy định Luật ban hành văn bản quản lý Nhà nước (1996) và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật này văn bản quản lý Nhà nước là “những văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa” và tạo thành một hệ thống bao gồm: Văn bản luật - Hiến pháp (bao gồm: hiến pháp và các luật định về bổ sung hay sửa đổi hiến pháp): văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao nhất quy định những vấn đề cơ bản nhất của Nhà nước như: hình thức và bản chất của Nhà nước; chế độ chính trị, chế độ kinh tế, chế độ văn hoá và xã hội; quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân; hệ thống tổ chức; nguyên tắc hoạt động và thẩm quyền của các cơ quan Nhà nước. Hiến pháp là bộ Luật cơ bản của Nhà nước, là cơ sở căn cứ để hình thành một hệ thống pháp luật hoàn chỉnh. - Luật, bộ luật: Văn bản quản lý pháp luật do Quốc hội ban hành nhằm cụ thể hoá hiến pháp, điều chỉnh các loại quan hệ xã hội trong các lĩnh vực hoạt động của Nhà nước. Văn bản dưới luật mang tính chất luật - Nghị quyết của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội. Văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành để ghi lại và chuyển đạt những kết luận và quyết định tại các kỳ họp của mình về những vấn đề thuộc chủ trương, chính sách, kế hoạch, biện pháp. - Pháp lệnh: Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật, sau luật do uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành để đặt ra các quy phạm pháp luật điều chỉnh những quan hệ xã hội quan trọng tương đối ổn định nhưng chưa có luật điều chỉnh. - Lệnh của Chủ tịch nước: Văn bản quy phạm pháp luật do Chủ tịch ban hành để thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo luật định. - Quyết định của Chủ tịch nước: Văn bản quy phạm pháp luật do Chủ tịch nước ban hành để thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Luật định. Văn bản dưới luật lập quy - Nghị quyết của Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án Nhân dân tối cao, Hội đồng Nhân dân các cấp. - Nghị định của Chính phủ - Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, uỷ ban nhân dân các cấp. - Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc chính phủ, UBND các cấp. - Thông tư của Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, bộ trưởng, Thủ tướng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính Phủ, Uỷ Ban liên tịch giữa các cơ quan Nhà nước tổ chức chính trị - xã hội. 1.3.2. Văn bản cá biệt Văn bản cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ. - Lệnh: Một trong những hình thức văn bản do nhiều chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới. - Quyết định: Một trong những hình thức văn bản do nhiều chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới. - Chỉ thị: Một trong những hình thức văn bản do nhiều chủ thể ban hành theo Luật định, có tính đặc thù nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới có quan hệ trực tiếp về tổ chức với chủ thể ban hành. - Điều lệ, quy chế, quy định: văn bản trình bày những vấn đề có liên quan đến các quy định về hoạt động của một tổ chức, cơ quan nhất định. Có thể ban hành kèm theo một văn bản khác như quyết định, song cũng có thể ban hành một cách độc lập. 1.3.3. Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường dùng để chuyền đạt thông tin như: công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết qủa hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công dân. Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó không dùng để thay thế cho văn bản quản lý Nhà nước hoặc văn bản cá biệt. Đây là một hệ thống cơ bản đa dạng và phức tạp (ví dụ: công văn, thông báo, tờ trình...). 1.3.4. Văn bản chuyên môn - kỹ thuật Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan Nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy định của các cơ quan nói trên, không được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẫu hoá. - Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực như tài chính, tư pháp, ngoại giao... - Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực như xây dựng, kiến trúc... 2. Chức năng của văn bản 2.1. Chức năng thông tin Chức năng thông tin của mọi văn bản, nó tạo nên giá trị thực tế của văn bản. Văn bản chứa đựng và chuyển tải từ đối tượng này sang đối tượng khác nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin của mọi đối tượng. Các hình thức ghi tên và truyền tin hiện nay phong phú. Tuy thế, nhưng trong hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, văn bản vẫn là phương tiện chủ yếu. 2.2. Chức năng quản lý Chức năng phục vụ cho quá trình điều hành, tổ chức, kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của doanh nghiệp. Chức năng này xuất hiện khi văn bản được sử dụng để thu thập thông tin, ban hành tổ chức thực hiện các quyết định quản lý. Các bộ phận quản lý khi sử dụng các văn bản để điều hành công việc là dựa trên chức năng quản lý của chúng. 2.3. Chức năng pháp lý Chức năng này quan trọng, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các tổ chức cá nhân khi hoạt động cho doanh nghiệp và thực hiện các nội quy của doanh nghiệp đề ra. Chức năng này được thể hiện qua những việc sau: ghi lại các quy phạm pháp luật và các về mặt luật pháp tồn tại trong xã hội; là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các doanh nghiệp; là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phản ánh quá trình sản xuất kinh doanh theo quy định của pháp luật hiện hành. Ban hành văn bản theo hướng này, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thực hiện mục đích bảo vệ trật tự pháp lý của các quan hệ xã hội, bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động. Về phương diện pháp lý, văn bản và hệ thống văn bản quản lý có tác dụng rất quan trọng trong việc xác định quan hệ pháp lý giữa người lãnh đạo và người - vị lãnh đạo trong doanh nghiệp. 2.4. Chức năng văn hoá Chức năng này tạo nền nếp sinh hoạt, học tập, lao động của mọi người cùng hoạt động trong doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp phát triển. Văn bản góp phần quan trọng trong việc ghi lại và truyền bá cho mọi người, mọi lớp người về truyền thống của doanh nghiệp, gương lao động sáng tạo, lề lối quản lý trong từng thời kỳ... Văn bản được hình thành với chất lượng cao xem như biểu mẫu văn hoá có ý nghĩa đối với đời sống con người. 2.5. Các chức năng khác Ngoài các chức năng cơ bản trên, văn bản còn có những chức năng khác như: chức năng thống kê, kinh tế... 3. Các yêu cầu và thể thức của văn bản 3.1. Những yêu cầu của văn bản Là phương tiện, công cụ để lãnh đạo điều khiển quá trình sản xuất kinh doanh và quản lý trong một doanh nghiệp. Vì vậy, văn bản phải đáp ứng các yêu cầu sau: 3.1.1. Tính mục đích Các loại văn bản về quản lý phải thể hiện được tính mục tiêu, giới hạn của nó. Phải trả lời được các câu hỏi như: Văn bản này làm ra để làm gì? Mức độ giải quyết đến đâu? Văn bản có thống nhất với các văn bản khác hay không?... Tính mục đích của văn bản quản lý phải quán triệt đầy đủ chủ trương, chính sách và các văn bản pháp quy của Nhà nước hay trong doanh nghiệp, đồng thời phải phán ánh một cách đúng đắn và đầy đủ những lợi ích và nguyện vọng của doanh nghiệp, cán bộ, công nhân trong doanh nghiệp. Văn bản ban hành trái với pháp luật, với văn bản của cấp trên sẽ bị huỷ bỏ hay đình chỉ thực hiện. 3.1.2. Tính khoa học Văn bản về quản lý bao giờ cũng phải chứa đựng tính khoa học, nó thể hiện ở chỗ văn bản phải có đủ thông tin cần thiết chính xác, rõ ràng. Văn bản phải có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết. Các sự kiện, các số liệu phải chính xác, khách quan, kịp thời, nếu thận trọng phải ghi rõ ngày tháng thu nhập số liệu ở phần ghi chú. Nội dung các mệnh lệnh, các ý tưởng phải hiện rõ ràng, rành mạch, không làm cho người đọc hiểu theo nhiều nghĩa. 3.1.3. Tính khả thi Đây là một yêu cầu quan trọng. Văn bản yêu cầu được thực hiện phải phù hợp với yêu cầu, năng lực, khả năng vật chất, hợp lý về tổ chức... với người thi hành. Đó là vấn đề cốt lõi để xác lập trách nhiệm của họ trong các vấn đề cụ thể. 3.1.4.Tính đại chúng Văn bản viết phải dễ hiểu, ai đọc cũng hiểu, trình độ nào đọc cũng hiểu - tức là mọi người đọc văn bản chỉ có thể hiểu theo một cách như nhau. Văn bản phải có nội dung thiết thực, rõ ràng, dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, bảo đảm tính phổ cập, phổ biến, ngắn gọn, có sức thuyết phục. 3.1.5. Tính quy phạm Văn bản có nhiệm vụ chủ yếu là truyền đạt ý nhà quản lý tới các phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp, hay tới từng cá nhân trong doanh nghiệp. ý chí đó thường là mệnh lệnh, yêu cầu, cấm đoán, hướng dẫn buộc các chủ thể phải thi hành. Văn bản pháp quy phải quán triệt tính quy phạm, nó có thể bao gồm 3 phần: quy định, giả định và chế tài. Văn bản có cấu tạo nội dung theo từng quy phạm thì mới dễ hướng dẫn, dễ thực hiện, dễ nhớ, dễ hiểu và dễ thể hiện được tính nghiêm túc, chặt chẽ của văn bản. 3.2. Thể thức của văn bản Văn bản quản lý hành chính Nhà nước phải được xây dựng và ban hành đảm bảo những yêu cầu về thể thức. Thể thức của văn bản là những yếu tố nội dung và hình thức đã được thể chế hoá. Các yếu tố thể thức tuỳ theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể được bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau tạo thành cơ cấu văn bản. Cơ cấu văn bản được hiểu là bố cục các phần, các ý, và các yếu tố hình thức liên kết với nhau theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên chính thể thống nhất của văn bản. Về tổng thể, văn bản có bố cục các yếu tố thể thức sau đây: 3.2.1. Tiêu đề (quốc hiệu và tiêu ngữ) - Thể hiện thể chế chính trị (chính thể) và mục tiêu của đất nước; - Tên cơ quan ban hành văn bản, nếu không có cơ quan cấp trên thì để tên cơ quan ban hành văn bản ngang với Quốc hiệu; - Đặt phía trái trang đầu (ngang với Quốc hiệu); - Khi có cơ quan cấp trên thì tác giả phải đề tên cơ quan cấp trên rồi đến cơ quan sinh sản ra văn bản ở dưới. Tên cơ quan cấp trên in bằng chữ thường, tên cơ quan sinh sản ra văn bản in bằng chữ in hoa. 3.2.2. Số ký hiệu - Đặt dưới tên cơ quan ban hành; 3.2.3. Thời gian, địa danh ban hành văn bản: đặt dưới Quốc hiệu. 3.2.4. Tên gọi và trích yếu văn bản - Đối với văn bản có tên gọi (Luật, Nghị định...) bao giờ cũng viết tên văn bản liền với trích yếu; - Vị trí đặt dưới địa danh và thời gian; - Riêng đối với công văn thì ta có một dòng trích đặt dưới số và ký hiệu (trích yếu phải ngắn gọn, phản ánh đúng nội dung của công văn). 3.2.5. Dấu mật - khẩn - Dấu khẩn có 3 mức: khẩn, thượng khẩn và hoả tốc. - Dấu mật có 3 mức độ mật: mật, tối mật và tuyệt mật. 3.2.6. Mẫu trình bày nội dung - Theo tiêu chuẩn Nhà nước TCVN - 5700 - 1992; - Nội dung văn bản là phần quan trọng nhất của văn bản. Nội dung phải ngắn gọn, rõ ràng, xúc tích, chính xác và đầy đủ; - Nội dung văn bản phải được viết dưới tên loại trích yếu, tuỳ từng hình thức văn bản mà có cách trình bày khác nhau. 3.2.7. Chữ ký - Bên dưới chức danh, dưới chữ ký là họ tên người ký; - Không được ký một văn bản rồi tự ý phô tô ra hàng trăm bản, đóng dấu gửi đi; - Người ký văn bản phải có đủ thẩm quyền và phải chịu trách nhiệm và nội dung văn bản mình ký; - Việc ký văn bản phải được quy định rõ trong chế độ công tác văn thư của doanh nghiệp, được thực hiện hết sức nghiêm túc, không thể có sự linh động, linh hoạt ngoài quy định. 3.2.8. Con dấu - Mỗi doanh nghiệp có thể có 2 con dấu: dấu doanh nghiệp và dấu văn phòng. Những văn bản lấy nghĩa doanh nghiệp ban hành thì phải đóng dấu doanh nghiệp. Những văn bản lấy nghĩa văn phòng ban hành thì phải đóng dấu văn phòng. - Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản, không được cho người khác mượn, khi đi vắng phải bàn giao cho người khác được thủ trưởng chỉ thị. Con dấu phải giao cho văn thư lưu trữ; - Con dấu phải được giữ gìn cẩn thận, bảo vệ nghiêm ngặt, không được mang về nhà, theo người đi công tác. Người ký văn bản và người giữ đóng dấu không thể là một người; - Việc khắc dấu mới và thu hồi con dấu phải theo quy định của Bộ Công an, mực đóng dấu phải đúng loại quy định là mực màu đỏ quốc kỳ; - Vị trí đóng dấu: đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái theo đúng kiểu chữ khắc trên dấu. 3.2.9. Nơi nhận - Là thành phần chỉ rõ cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm thi hành văn bản; - Đối với văn bản có tên loại cụ thể (Quyết định, Chỉ thị...) thì nơi nhận ghi ở góc trái, phía dưới, tờ cuối cùng của văn bản (mục “nơi nhận” đối với các tổ chức cá nhân để báo cáo, phối hợp thực hiện, để lưu.); - Nơi nhận phải viết rõ ràng, chính xác; - Nếu là công văn thường thì có hàng chữ “Kính gửi” đơn vị nhận văn bản ngay dưới địa danh và ngày tháng năm. 4. Văn phong Văn phong phải thích hợp, điều đó dẫn đến việc sử dụng hiệu quả các văn bản vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Ngoài ra còn có thành phần khác như trạng ngữ, định ngữ... Thể văn pháp luật (văn phong hành chính) là thể văn nghiêm túc, dứt khoát, khác với thể văn nghị luận, tả cảnh... Văn viết trong văn bản pháp lý phải rất gọn nhưng rõ ràng, chính xác, dễ hiểu, dễ nhớ để mọi người hiểu và không hiểu khác nhau, phải đúng ngữ pháp làm cho nội dung được mạch lạc, không dùng các từ ngữ đa nghĩa, tránh dài dòng, sáo rỗng... Ngoài ra văn bản phải có tính đại chúng, tính dân tộc và có sức truyền cảm. Tính khách quan của văn bản quản lý, thể hiện nội dung hay sự việc được nói đến với lối trình bày trực tiếp, không thiên vị hay cảm xúc cá nhân. Văn phong phải có tính khuôn mẫu, điển hình và tiêu chuẩn hoá các thuật ngữ, được sử dụng với cách diễn đạt trong sáng. 5. Ngôn ngữ - Dùng ngôn ngữ chính thức của cả nước, không dùng tiếng riêng của địa phương hoặc những từ cổ ít dùng; - Dùng ngôn ngữ dân tộc, chỉ dùng những từ nước ngoài khi nào từ ấy chưa phiên dịch ra tiếng Việt; - Chỉ dùng từ chuyên môn khi đối tượng thi hành là nhà chuyên môn (nếu trong văn bản hành chính rộng rãi thì phải có định nghĩa, giải thích.); - Khi sử dụng tên các tổ chức quốc tế thông dụng thì viết tên chữ tiếng Việt và để dấu ngoặc đơn tên viết tắt tiếng nước ngoài. II. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp 1. ý nghĩa, tầm quan trọng của văn bản trong việc quản lý Văn bản vừa là phương tiện vừa là công cụ quản lý của doanh nghiệp, một công cụ quan trọng để thực thi quyền lãnh đạo của giám đốc, là sợi dây liên hệ giữa các bộ phận quản lý trong một doanh nghiệp. Văn bản chứa đựng tính quy phạm pháp lý, thẩm quyền và hiệu lực thi hành. Văn bản là nguồn thông tin quy phạm, là sản phẩm hoạt động của quản lý. Nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của doanh nghiệp có hiệu lực và hiệu quả. 2. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản 2.1. Soạn thảo - Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản (đặc biệt là đối với các văn bản quy phạm pháp luật, một số loại văn bản cá biệt nhất định.) - Quyết định cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo; - Thành lập ban soạn thảo hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo; - Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo. 2.2. Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo - Có thể thực hiện bằng cách tổ chức cuộc hội thảo, lấy ý kiến tham gia trực tiếp. - Đây không phải bước bắt buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành tất cả mọi văn bản. 2.3. Thẩm định dự thảo Cơ quan, đơn vị, bộ phận, cá nhân thẩm định tiến hành thẩm định dự thảo văn bản theo luật định hoặc tuỳ theo tính chất và nội dung của văn bản trên các phương diện sau đây: - Sự cần thiết ban hành văn bản; - Sự phù hợp của hình thức văn bản với vấn đề cần được giải quyết; - Đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản; - Tính hợp hiến - pháp, tính thống nhất của văn bản trong hệ thống pháp luật; - Tính khả thi của văn bản; - Kỹ thuật soạn thảo văn bản. 2.4. Xem xét, thông qua - Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên để xem xét thông qua; - Thông qua và ký ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật định; - Đóng dấu văn bản. 2.5. Công bố Văn bản không thuộc mục bí mật doanh nghiệp tuỳ theo tính chất và nội dung phải được công bố, yết thị và đưa trên các phương tiện thông tin trong doanh nghiệp. 2.6. Gửi và lưu trữ văn bản Văn bản sau khi được ký và ban hành phải được làm thủ tục gửi đi kịp thời và lưu trữ theo quy định. Chương II thực trạng về quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty Thép Việt Nam I. Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty 1. Quá trình hình thành và phát triển Thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VII của Đảng: “sắp xếp lại các liên hiệp xí nghiệp, Tổng công ty phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường”, ngày 07-03-1994, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 91/TTg về thí điểm thành lập Tập đoàn kinh doanh. Tổng công ty Thép Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 344/TTg, ngày 04-07-1994 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở hợp nhất Tổng công ty Thép và Tổng công ty kim khí thuộc Bộ Công nghiệp. Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về tiếp tục đổi mới, sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà nước, đặc biệt là Tổng công ty nắm giữ các ngành then chốt của nền kinh tế, ngày 29-04-1995, Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 25/TTg thành lập lại Tổng cônsg ty Thép Việt Nam tổ chức hoạt động theo mô hình Tổng công ty Nhà nước - Tổng công ty 91. Tổng công ty Thép Việt Nam có tên giao dịch đối ngoại: VIETNAM STEEL CORPORATION. Tên viết tắt:VSC. Địa chỉ: 91 Láng Hạ. Tổng công ty Thép Việt Nam là một pháp nhân kinh doanh, hoạt động theo luật Doanh nghiệp Nhà nước, Điều lệ Tổ chức và hoạt động được Chính phủ phê duyệt tại Nghị định số 03/CP, ngày 25-01-1996 và Giấy phép đăng ký kinh doanh số 109621 ngày 25-02-1996 do Bộ Kế hoạch và đầu tư cấp. Tổng công ty Thép Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nước được Thủ tướng Chính phủ xếp hạng đặc biệt. Tổng công ty có vốn do Nhà nước cấp, có bộ máy quản lý, điều hành và các đơn vị thành viên, có con dấu theo mẫu quy định của Nhà nước, tự chịu trách nhiệm tài sản hữu hạn trong phạm vi số vốn do Nhà nước giao cho quản lý và sử dụng, được mở tài khoản đồng Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật. Tổng công ty Thép Việt Nam chịu sự quản lý Nhà nước của Chính phủ, trực tiếp là các Bộ Công nghiệp, Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Lao động và thương binh xã hội và các Bộ, Ngành, cơ quan thuộc Chính phủ do Chính phủ phân cấp quản lý theo Luật doanh nghiệp Nhà nước. Các cơ quan Nhà nước ở địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) với tư cách là cơ quan quản lý Nhà nước trên địa bàn lãnh thổ được Chính phủ quy định và phân cấp quản lý một số mặt hoạt động của Tổng công ty theo quy định của pháp luật hiện hành. Hiện nay, Tổng công ty Thép Việt Nam có 14 đơn vị thành viên và 14 liên doanh với nước ngoài. Tổng công ty được Nhà nước giao cho quản lý và sử dụng hơn 1.400 tỷ đồng. Lao động bình quân 17.500 người, doanh thu hơn 7.500 tỷ đồng, sản lượng Thép cán đạt 650.000 tấn/năm. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty Hiện nay, mục tiêu của Tổng công ty Thép Việt Nam là xây dựng và phát triển mô hình tập đoàn kinh doanh đa ngành trên cơ sở kinh doanh thép làm nền tảng. Một trong 17 Tổng công ty Nhà nước được Thủ tướng Chính phủ thành lập và hoạt động theo mô hình Tổng công ty 91 - mô hình tập quán kinh tế lớn của Nhà nước có Tổng công ty Thép Việt Nam. Các thị trường trọng điểm ở Việt Nam mà Tổng công ty Thép Việt Nam hoạt động kinh doanh rất lớn. Tổng công ty sản xuất kinh doanh bao trùm hết các công đoạn từ khai thác nguyên liệu, vật liệu, sản xuất thép cho đến khâu phân phối, tiêu thụ sản phẩm. Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty: - Khai thác quặng sắt, than mỡ, nguyên liệu trợ dung phục vụ cho công nghệ luyện kim; - Sản xuất gang, thép và các kim loại, sản phẩm thép; - Kinh doanh xuất, nhập khẩu thép, vật tư thiết bị và các dịch vụ liên quan đến công nghệ luyện kim như nguyên vật liệu đầu vào, các sản phẩm thép, trang thiết bị luyện kim, chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật; - Thiết kế, chế tạo, thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim và xây dựng dân dụng; - Kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống, xăng, dầu, mỡ, gas, dịch vụ và vật tư tổng hợp khác; - Đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ công nghệ ngành luyện kim và lĩnh vực sản xuất kim loại, vật liệu xây dựng; - Đầu tư, liên doanh, liên kết kinh tế với các đối tác trong nước và nước ngoài; - Xuất khẩu lao động. Tổng công ty Thép Việt Nam là một trong những tập đoàn kinh doanh quan trọng của nước ta nên ngoài phạm vi chức năng, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh mà được Nhà nước giao cho, Tổng công ty còn có một nhiệm vụ quan trọng không kém đó là cân đối sản xuất thép trong nước với tổng nhu cầu tiêu dùng của nền kinh tế, xã hội kết hợp nhập khẩu các mặt hàng thép trong nước chưa sản xuất được để bình ổn giá cả thị trường thép trong nước, bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước giao, tạo việc làm và đảm bảo đời sống lao động cho Tổng công ty. 3. Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành Cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành Tổng công ty được tổ chức theo quy định của Luật doanh nghiệp Nhà nước và Điều lệ Tổng công ty do Chính phủ phê chuẩn. Tổng công ty Thép Việt Nam có bộ máy quản lý, điều hành rất lớn. Tổng công ty có 14 đơn vị thành viên được phân bố trên mọi miền trong cả nước như: Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, Thái Nguyên, Nghệ An, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Khánh Hoà, Quảng Ngãi, Tây Nguyên, Thành phố Hồ Chí Minh, Bà Rịa - Vũng Tàu, Cần Thơ, Bình Dương, Biên Hoà và các khu công nghiệp khác. Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp của Tổng công ty Thép Việt Nam theo mô hình trực tuyến chức năng - cơ cấu quản trị này đang được áp dụng phổ biến hiện nay. Theo cơ cấu này, người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của tập thể lãnh đạo để chuẩn bị ra các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định đối với cấp dưới. Người lãnh đạo doanh nghiệp chịu trách nhiệm về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp. Việc truyền lệnh, ra các quyết định chỉ thị theo hướng đã quy định, người lãnh đạo ở các bộ phận chức năng (phòng, ban chuyên môn) Tổng công ty không ra mệnh lệnh trực tiếp, chỉ thị cho đơn vị thành viên cấp dưới. Bên cạnh mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng, để linh hoạt, chủ động trong điều hành công việc và phát huy được trí tuệ, năng lực của đội ngũ chuyên gia, Tổng công ty còn vận dụng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp theo dạng ma trận, tập hợp đội ngũ chuyên gia của nhiều đội ngũ chức năng nhằm nghiên cứu, xây dựng dự án, hướng án chiến lược hay chương trình cho từng lĩnh vực cụ thể. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy và điều hành trong Tổng công ty Thép Việt Nam: Tổng giám đốc Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh - XNK Phòng kế hoạch - đầu tư Phòng tài chính - kế toán Phòng tổ chức lao động Văn phòng Phó Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Ban kiểm soát Hội đồng quản trị TT hợp tác LĐ với NN 3.1. Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị Tổng công ty thực hiện chức năng quản lý hoạt động của Tổng công ty theo quy định của Điều lệ Tổng công ty, Luật doanh nghiệp Nhà nước và chịu trách nhiệm trước Thủ tướng Chính phủ, trước pháp luật về hoạt động và phát triển của Tổng công ty theo chức năng, nhiệm vụ được Nhà nước giao. 3.2. Ban kiểm soát Ban kiểm soát do Hội đồng quản trị Tổng công ty thành lập để giúp Hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát các hoạt động điều hành của Tổng giám đốc Tổng công ty, giám đốc các đơn vị thành viên Tổng công ty và Bộ máy giúp việc của Tổng giám đốc theo nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị Tổng công ty. 3.3. Tổng giám đốc Tổng giám đốc Tổng công ty là uỷ viên Hội đồng quản trị do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm. Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng công ty, có quyền điều hành cao nhất trong Tổng công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Tổng công ty, trước Thủ tướng Chính phủ và pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng công ty. 3.4. Bộ máy giúp việc của Tổng công ty 3.4.1. Phòng tổ chức lao động Tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vực về tổ chức quản lý, đổi mới doanh nghiệp; cán bộ và đào tạo nhân lực; lao động và tiền lương; tư vấn pháp luật; thanh tra; cử cán bộ đi học tập, công tác nước ngoài và làm thủ tục cho khách nước ngoài và Tổng công ty công tác ở cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên Tổng công ty. 3.4.2. Phòng tài chính - kế toán Tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vực tài chính, kế toán, đầu tư, kiểm toán nội bộ và thống kê ở cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên Tổng công ty. 3.4.3. Phòng kinh doanh và XNK (xuất nhập khẩu) Tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vực nghiên cứu thị trường, giá cả hàng hoá, tiêu thụ sản phẩm, cân đối sản lượng và xuất, nhập khẩu của Tổng công ty và các đơn vị thành viên Tổng công ty. 3.4.4. Phòng kế hoạch và đầu tư Tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vực xây dựng và tổng hợp kế hoạch sản xuất, kinh doanh; đầu tư, liên doanh liên kết kinh tế, xây dựng cơ bản, theo dõi và quản lý liên doanh của các cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên Tổng công ty. 3.4.5. Phòng kỹ thuật Thamh mưu, giúp việc Tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vựcnghiên cứu khoa học công nghệ luyện kim, tiêu chuẩn đo lường, chất lượng sản phẩm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, môi trường của cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên Tổng công ty. 3.4.6. Văn phòng Tham mưu, giúp việc Tổng giám đốc Tổng công ty trong các lĩnh vực tổng hợp báo cáo, tiếp nhận và phân phối công văn, tài liệu đi và đến Tổng công ty; tiếp và đón khách tại Tổng công ty, bố trí và sắp xếp chương trình, lịch làm việc, hội họp của Tổng công ty; thi đua khen thưởng; y tế và quản trị văn phòng cơ quan Tổng công ty. 3.4.7. Trung tâm hợp tác và lao động nước ngoài Nghiên cứu thị trường lao động trong nước và nước ngoài để tổ chức đào tạo, tuyển chọn đưa lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài. 4. Cơ chế hoạt động (những quy định chung) Các phòng, Văn phòng tổng công ty (các phòng chức năng Tổng công ty) do Tổng giám đốc Tổng công ty Thép Việt Nam (gọi tắt là Tổng giám đốc) quyết định thành lập, giúp Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị Tổng công ty Việt Nam (gọi tắt là Hội đồng quản trị) thực hiện chức năng quản lý đều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh thuộc thẩm quyền của Tổng công ty theo Điều lệ Tổng công ty, Luật doanh nghiệp Nhà nước và quy định của pháp luật Nhà nước Việt Nam. Các phòng chức năng Tổng công ty chịu sự quản lý và điều hành trực tiếp của Tổng giám đốc hoặc phó tổng giám đốc được Tổng giám đốc phân công theo từng lĩnh vực công tác chuyên môn. Trưởng phòng, Chánh văn phòng (gọi tắt là trưởng phòng) được Tổng giám đốc giao phụ trách từng lĩnh vực trong quy chế này, được chủ động tổ chức trong công việc và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước pháp luật (khi cần thiết Tổng giám đốc có thể giao trưởng phòng giải quyết các công việc khác ngoài phạm vi nhiệm vụ được giao). Trong mỗi lĩnh vực chuyên môn, có một Phòng chức năng chủ trì, các trưởng phòng có trách nhiệm thường xuyên phối hợp chặt chẽ, tôn trọng chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, tạo điều kiện để cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ được giao. Nếu nội dung công việc giải quyết có liên quan đến nhiều phòng, phòng chủ trì được quyền yêu cầu các phòng chức năng liên quan tham gia ý kiến trước Tổng giám đốc phụ trách. Không được đơn phương trình nếu chưa có ý kiến tham gia của phòng chức năng liên quan. Khi giải quyết các vấn đề chuyên môn thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng quản trị thì các phòng chức năng Tổng công ty phải báo cáo Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị quyết định các vấn đề do Tổng giám đốc trình theo nguyên tắc biểu quyết đa số quy định tại Điều lệ Tổng công ty. Các Phòng chức năng Tổng công ty có trách nhiệm thuyết minh, giải trình về mặt nghiệp vụ theo yêu cầu của Hội đồng quản trị. Việc quyết định sửa đổi, bổ sung hành chính rút tờ trình thuộc thẩm quyền của Tổng giám đốc. Trường hợp Tổng giám đốc đi công tác hành chính nghỉ việc riêng, Tổng giám đốc uỷ quyền cho Phó Tổng giám đốc phụ trách điều hành và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc. Nếu Phó Tổng giám đốc phụ trách lĩnh vực được phân công đi công tác hoặc nghỉ việc riêng thì trình Tổng giám đốc quyết định. Tuyệt đối không được trình Phó Tổng giám đốc phụ trách lĩnh vực khác giải quyết các lĩnh vực không được phân công phụ trách. Các Phòng chức năng Tổng công ty có trách nhiệm xây dựng nội dung, yêu cầu chế độ báo cáo định kỳ (tháng, quý, năm) hoặc đột xuất áp dụng trong Tổng công ty. Được chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp thực hiện nhiêm vụ được giao hoặc đổi mới công tác hoạt động trong lĩnh vực chuyên môn do Phòng đảm nhiệm. Các Phòng chức năng Tổng công ty có trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả nguồn nhân lực và trang thiết bị văn phòng được Tổng công ty giao. Chủ động bố trí, phân công công việc cho lãnh đạo, chuyên viên, nhân viên trong phòng theo đúng chức danh, tiêu chuẩn để phát huy năng lực, nghiệp vụ chuyên môn của mỗi người phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Phòng. Chấp hành pháp luật Nhà nước, Điều lệ, Quy chế và các quy định của Tổng công ty. II. Thực trạng về quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty 1. Hoạt động của văn phòng Tổng công ty hiện nay Tham mưu giúp Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị theo dõi, phối hợp các mặt hoạt động của Tổng công ty; công tác văn thư lưu trữ, thư viện; thi đua khen thưởng, bảo vệ, y tế, tự vệ, phòng cháy chữa cháy và quan hệ với các cơ quan đại chúng, bảo đảm điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên cơ quan Tổng công ty. 2. Nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng Tổng công ty Xây dựng các báo cáo tổng hợp tình hình (đột xuất hoặc định kỳ tháng, quý năm) về các lĩnh vực hoạt động hội nghị giao ban sơ kết, tổng kết của Tổng công ty. Phối hợp với các phòng chức năng về công tác pháp chế, quy định quản lý nội bộ của Tổng công ty; tham gia ý kiến về các dự án luật, Pháp lệnh mà cơ quan Nhà nước gửi đến yêu cầu Tổng công ty đóng góp ý kiến. Phối hợp với các phòng chức năng rà soát các văn bản quản lý do Tổng công ty ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó. Làm đầu mối giúp Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị quan hệ, phối hợp với các cơ quan thông tin đại chúng tuyên truyền, quảng cáo về hoạt động của Tổng công ty. 3. Thực trạng quy trình xây dựng và ban hành văn bản Tổng công ty Thép Việt Nam là một tập đoàn kinh doanh lớn, một doanh nghiệp lớn của Nhà nước và có nhiều đơn vị thành viên (14 đơn vị thàmh viên và 14 đơn vị liên doanh) nên việc quản lý, điều hành rất phức tạp. Hàng năm, Tổng công ty Thép Việt Nam ban hành gần 5000 văn bản (nhận văn bản đến khoảng 2500 và gửi văn bản đi khoảng 2000 văn bản). Trong đó: - Quyết định của Hội đồng quản trị Tổng công ty được ban hành hơn 500 văn bản/năm. - Quyết định của Tổng giám đốc Tổng công ty được ban hành gần 1.000 văn bản/ năm (ví dụ: Quyết định bổ nhiệm cán bộ, Quyết định cử cán bộ đi học, Quyết định nâng bậc lương...). - Thông báo, báo cáo và các loại công văn khác của Tổng công ty được ban hành hơn 1000 văn bản/năm (ví dụ: Thông báo về việc giới thiệu chữ ký của Tổng giám đốc mới của Tổng công ty, báo cáo về sơ kết hoạt động hàng quý của Tổng công ty và các đơn vị thành viên Tổng công ty...). - Và hàng loạt các văn bản khác của Tổng công ty về việc quản lý quyết định nội bộ trong: + Lĩnh vực đầu tư + Lĩnh vực kế hoạch + Lĩnh vực tổ chức bộ máy + Lĩnh vực kinh doanh + Lĩnh vực tài chính... Điều này cho thấy, văn bản là một trong những phương tiện quan trọng để giúp Tổng công ty quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của mình một cách có hiệu quả, theo đúng chủ trương, chính sách của Đảng, Tổng công ty Thép Việt Nam và pháp luật của Nhà nước, phục vụ mục tiêu kinh doanh sinh lợi của Tổng công ty ngày càng phát triển. 3.1. Quy trình các bước xây dựng văn bản - Bước 1: Khi có đề xuất văn bản thì ban soạn thảo hoặc chuyên viên soạn thảo (gọi chung là ban soạn thảo) sẽ bản dự thảo sau khi đã xác định được nội dung, mục đích, yêu cầu của loại văn bản định soạn thảo. - Bước 2: Khi bản soạn thảo dự thảo thì ban soạn thảo sẽ tiến hành sửa chữa bản dự thảo xem đã đúng với các yêu cầu về việc lựa chọn tên loại, thể thức, nội dung… của Tổng công ty đề ra đã đúng hay chưa và đánh máy thành văn bản. - Bước 3: Văn bản được đưa đến người thẩm quyền, trách nhiệm ban hành văn bản để trình duyệt lại xem đã đạt yều cầu hay chưa, nếu cần thì có thể chỉnh lý lại và đánh máy lại lần nữa. - Bước 4: Sau khi văn bản được hoàn tất thì người có thẩm quyền ban hành xem xét kỹ, kiểm tra lại thể thức và nội dung văn bản đạt yêu cầu rồi thì sẽ ký và đóng dấu. - Bước 5: Văn bản ban hành được lưu trữ vào phòng văn thư của Tổng công ty. Sơ đồ quy trình xây dựng văn bản ở Tổng công ty Thép Việt Nam Chương trình xây dựng hoặc từ yêu cầu thực tiễn Chuẩn bị soạn thảo cần xác định: - Mục đích văn bản - Nội dung văn bản - Thể loại văn bản - Lựa chọn thông tin. Soạn thảo văn bản: - Lập đề cương - Soạn thảo - Kiểm tra và sửa chữa bản thảo -Đánh máy. Duyệt và kiểm tra lại lần cuối. Ban soạn thảo hoặc chuyên viên soạn thảo Ký và ban hành văn bản. Nguời có thẩm quyền ban hành Gửi và lưu trữ vào phòng văn thư Lãnh đạo 3.2. Thủ tục ban hành văn bản 3.2.1.Thủ tục soạn thảo Chuyên viên soạn thảo hoặc ban soạn thảo được bầu ra sẽ tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo sau khi đã thu thập, xử lý các thông tin cần thiết (bằng cách lấy ý kiến tham gia xây dựng) cho việc soạn thảo văn bản và biên tập, tổ chức đánh máy văn bản dự thảo và văn bản sẽ được thẩm định. 3.2.2. Thủ tục trình ký Ban soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên (tập thể hoặc cá nhân) để xem xét thông qua. Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ: - Tờ trình dự thảo văn bản; - Bản dự thảo; - Bản tập hợp ý kiến tham gia; - Các văn bản, giấy tờ có liên quan (nếu có). Văn bản phải có chữ ký tắt của chánh hoặc phó chánh văn phòng vào văn bản trình ký. 3.2.3. Thủ tục ký duyệt văn bản Văn phòng giúp cấp trên (Thủ trưởng) xem xét trước các yêu cầu và nội dung, thể thức và các yêu cầu khác của văn bản trước khi thủ trưởng ký. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản mình ký, trách nhiệm đó liên quan đến cả nội dung lẫn thể thức của văn bản, do đó trước khi ký họ thực hiện 2 yêu cầu: xem xét kỹ nội dung và mặt thể thức rồi mới ký. 3.2.4. Thủ tục ban hành văn bản Văn bản được ban hành, người chịu trách nhiệm phải ký từng văn bản. Nếu có nhiều văn bản (từ 50 văn bản trở nên) thì người ký văn bản được phép đóng dấu chữ ký để đảm bảo chữ ký giống nhau, đề phòng trường hợp ký quá nhiều dẫn đến chữ ký không còn chính xác nữa. Trong mọi trường hợp, văn bản của Tổng công ty phải được ký hay đóng dấu chữ ký trước rồi mới được đóng dấu của Tổng công ty. 3.2.5. Thủ tục sao văn bản Văn bản sau khi được ký và đóng dấu thì văn phòng sao thành nhiều bản vừa đủ số lượng theo yêu cầu và quy định của cấp trên có thẩm quyền. Khi sao y văn bản trong Tổng công ty thì sẽ giao cho văn phòng sao, ghi rõ ngày tháng, thẩm quyền ký của người sao và đóng dấu của Tổng công ty. 3.2.6. Gửi và lưu trữ văn bản Văn bản sau khi được ký ban hành sẽ phải được làm thủ tục gửi đi kịp thời và lưu trữ tại văn thư theo quy định của Tổng công ty: - Tất cả các văn bản đều phải được qua văn thư của Tổng công ty để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất; - Khi nhận được văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của nhân viên văn thư; - Văn bản phải được chuyển qua thủ trưởng của Tổng công ty, chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho cá nhân giải quyết; - Văn bản sau khi giải quyết xong phải được lập hồ sơ và lưu trữ theo đúng quy định của Tổng công ty. Chương III Một số kiến nghị nhằm nâng cao quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty thép Việt Nam I. Nhận xét về quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty 1. Ưu điểm Tổng công ty Thép Việt Nam là một tập đoàn kinh doanh lớn nên đa số đội ngũ cán bộ, nhân viên làm việc trong Tổng công ty phần lớn đều có trình độ học vấn từ cao đẳng, đại học trở nên. Khi ban hành các văn bản trong Tổng công ty thì các thông tin sử dụng để đưa vào văn bản đã được xử lý cẩn thận và đảm bảo tính chính xác. Điều này đã giúp cho Tổng công ty điều hành, quản lý có hiệu quả. Nội dung văn bản thiết thực, đáp ứng được tối đa các yêu cầu thực tế đòi hỏi, phù hợp với pháp luật hiện hành. Các phương thức quy định nhằm giải quyết công việc nêu trong văn bản rõ ràng, cụ thể, mức độ công khai hoá các vấn đề trên văn bản thích hợp. Việc lựa chọn các kiểu mẫu câu dùng cho văn bản quản lý rất linh hoạt, không mang tính gay gắt. Các trang thiết bị, máy móc của văn phòng dùng cho công tác soạn thảo văn bản của Tổng công ty hiện đại, phù hợp với công việc. Các phòng ban đều có ít nhất từ 1 chiếc máy vi tính trở lên, cũng có những phòng ban quan trọng có từ 3 - 5 chiếc máy vi tính trở lên. 2. Hạn chế Quy trình soạn thảo văn bản ở Tổng công ty chưa được quan tâm đúng mức, thiếu những tiêu chuẩn và những hướng dẫn cụ thể, làm cho các tồn tại trong quá trình soạn thảo văn bản chưa được khắc phục. Cách trình bày văn bản và số, ký hiệu của văn bản còn tuỳ tiện, chưa đúng; văn bản chưa phù hợp giữa tên gọi với nội dung của văn bản. Nhiều văn bản vẫn còn xảy ra tình trạng dùng một số từ ngữ mơ hồ làm cho người thi hành mệnh lệnh bị bối rối. Tình trạng văn bản, giấy tờ trong Tổng công ty vừa thừa, vừa thiếu. Nhiều văn bản được gửi đi trong trường hợp người ký văn bản không đúng thẩm quyền ban hành văn bản. Đây là một trong những lỗi mà không chỉ Tổng công ty Thép Việt Nam đôi khi xảy ra mà nhiều doanh nghiệp khác cũng không tránh khỏi. Một trong những lỗi mà các doanh nghiệp đều phạm phải, đó là khi ban hành văn bản đôi khi thiếu sự thống nhất về tên loại và chức năng thực tế của văn bản trong quản lý doanh nghiệp làm cho việc quản lý gặp khó khăn. Hiện tại, nhiều văn bản (như thông cáo, công văn, báo cáo…) được ban hành rất dài mà thông tin trong đó lại quá ít, không cân đối và tương xứng dẫn đến sự lãng phí người viết, người đọc, lãng phí giấy. Văn bản vẫn phạm phải lỗi rất đơn giản như ngày ban hành văn bản không có số “0” ở đằng trước. Con dấu đóng không đúng theo quy định là phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký mà thường đóng ra bên ngoài chữ ký. II. Một số kiến nghị nhằm nâng cao quy trình xây dựng và ban hành văn bản Soạn thảo văn bản là một việc làm quan trọng trong những khâu công tác hành chính của các cơ quan Nhà nước. Văn bản có chất lượng tốt hay xấu đều có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực và hiệu quả công tác của doanh nghiệp. Do đó, việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách thận trọng và tỉ mỷ. Tổng công ty cần phải xem xét công tác này như một công tác khoa học thực thụ, không thể làm đại khái, thiếu trách nhiệm. Muốn đảm bảo công tác soạn thảo văn bản có hiệu quả thì theo em cần phải thực hiện những công việc sau: 1. Đội ngũ chuyên viên soạn thảo văn bản Đào tạo thêm về chuyên môn nghiệp vụ cho chuyên viên soạn thảo bằng cách mở thêm các lớp học chuyên sâu về văn bản để qua đó họ có thể nắm được những kiến thức cơ bản về soạn thảo văn bản, sự thành thạo cần thiết về chuyên môn. Thành thạo tốc ký và đánh máy vi tính của chuyên viên soạn thảo: tốc ký 180 vần/phút, đánh máy 300 ký tự/phút. Chuyên viên soạn thảo văn bản phải có kinh nghiệm thực tiễn về công tác quản lý, có các nguồn thông tin đầy đủ về tình hình lĩnh vực quản lý, chủ trương, chính sách của cấp trên, điều này giúp cho họ soạn thảo văn bản một cách có hiệu quả cao trong hoạt động quản lý doanh nghiệp của mình. Phải có năng lực bút pháp làm tiền đề cho các giai đoạn soạn thảo văn bản. Đây là yếu tố thiết yếu nhất của người biên soạn, soạn thảo văn bản. Phải có thái độ khách quan, trung thực để nắm bắt và phản ánh đúng ý đồ của người lãnh đạo để soạn thảo văn bản, giải thích văn bản với nội dung biểu quyết của tập thể hoặc là mệnh lệnh của thủ trưởng. Nâng cao khả năng nắm bắt và xử lý các văn bản một cách tốt nhất khi văn bản không đạt yêu cầu. Chuyên viên phải nắm rõ nội dung khi soạn thảo văn bản: nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng được nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không mâu thuẫn với các văn bản khác khi giải quyết các công việc của Tổng công ty. 2. Kỹ thuật soạn thảo văn bản Việc phân ra các bước soạn thảo chỉ là tương đối phụ thuộc vào tính chất của công việc của Tổng công ty, nội dung của văn bản quan trọng, phức tạp hay đơn giản để phân ra các bước thích hợp, làm sao công việc được xử lý nhanh chóng, tránh quá nhiều tầng nấc làm chậm việc, nhưng việc truyền đạt quyết định quản lý qua văn bản như thế nào không thể đơn giản hoá theo một con đường quen thuộc. ở đây, không cần chú ý đến phạm vi gửi văn bản sao cho thích hợp mà cần phải xem xét đầy đủ các mối quan hệ trong quản lý để đảm bảo cho các văn bản được sự tiếp nhận đúng đắn, tự giác. Việc ban hành văn bản phải được tiến hành trước thời hạn có hiệu lực của văn bản một khoảng thời gian phù hợp để có thể tổ chức, tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn các chủ thể cách thức thực hiện những quy định và mệnh lệnh trong văn bản. Tại văn phòng, khi banh hành văn bản nhân viên có nhiệm vụ phát hành kịp thời và đúng quy định như: ghi số, ghi ngày ban hành, đóng dấu... đây là công cụ thiết thực để theo dõi việc thực hiện văn bản. Để giúp cho việc nghiên cứu và sử dụng văn bản được thuận lợi người soạn thảo văn bản cần phân loại chúng một cách hợp lý. Phân loại văn bản còn giúp cho khi soạn thảo có thể xác định chính xác mục tiêu biên soạn phù hợp (ví dụ: rất dễ nhận thấy rằng nếu không phân biệt được thông tư với chỉ thị, quyết định với thông báo sẽ khó đạt được chất lượng cao và quá trình sử dụng mỗi loại văn bản nói trên cũng không thể thuận lợi). Để tránh tình trạng văn bản dài mà thông tin trong đó lại ít và để tránh lãng phí các nguồn lực như sức người hay nguyên liệu, người soạn thảo có thể sử dụng những câu trừu tượng, tổng hợp hoá để diễn tả vấn đề theo lối tổng quát. Cũng có thể khi viết phải viết câu văn cụ thể nhằm cho người đọc chú ý đối tượng, vấn đề, sự việc cần nhấn mạnh (ví dụ: trong Dự án hay trong Đề nghị). Khi soạn thảo văn bản cần chú ý đến những văn bản hiện hành để đảm bảo tính nhất quán của pháp luật. Nếu sửa đổi hoặc bãi bỏ những quy định của văn bản trước thì cần ghi rõ điều khoản văn bản cần sửa đổi hoặc bãi bỏ; tránh ghi chung chung gây khó khăn cho người thi hành. Việc tổ chức soạn thảo văn bản, đặc biệt là những văn bản có nội dung quan trọng, phức tạp (Nghị định, Điều lệ, Quy chế, Tờ trình, Đề án) lãnh đạo Tổng công ty cần bố trí cán bộ có kiến thức cơ bản về quản lý Nhà nước, pháp luật để soạn thảo. Quy trình soạn thảo văn bản cần có sự tham gia của cán bộ chuyên môn pháp luật và trước khi trình ký, cán bộ này phải thẩm tra và chịu trách nhiệm về nội dung pháp lý và hình thức văn bản trước lãnh đạo của mình. Văn bản phải có sự lôgic về nội dung: sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ. Trong văn bản cần triển khai những sự việc có quan hệ mật thiết với nhau. Như vậy, vừa tránh được tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các văn bản. Nội dung và các ý tưởng phải rõ ràng, không để người đọc hiểu nhiều cách khác nhau. Chuyên viên soạn thảo văn bản cần phải chú ý đến thể thức của văn bản, vì nó đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong hoạt động quản lý của Tổng công ty. Không những thế, nó còn mang tính nội dung liên quan đến giá trị thông tin của văn bản. Nếu sai về thể thức văn bản thì sẽ làm cho giá trị của văn bản bị hạ thấp, việc sử dụng chúng sẽ gặp nhiều khó khăn vì văn bản thiếu độ tin cậy cần thiết. Cần tăng cường mối quan hệ giữa các phòng chức năng trong Tổng công ty cũng như giữa Tổng công ty với các đơn vị thành viên để thông tin đưa vào văn bản được truyền đạt nhanh nhất và chính xác nhất. 3. Quy trình ban hành văn bản Người soạn thảo văn bản cần thực hiện đầy đủ các bước trình và ký văn bản để người ký văn bản nắm được nội dung, cơ sở khoa học của việc ra văn bản cụ thể, đây là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quy trình ban hành văn bản. Khi trình ký văn bản để xét duyệt và đề nghị ký ban hành cần có hồ sơ trình ký kèm theo. Người ký văn bản là người phải chịu trách nhiệm về hình thức và nội dung của văn bản cho nên trước khi ký cần có sự kiểm tra toàn diện để hạn chế những rắc rối có thể xảy ra cho người ký cũng như với người thực hiện. Nếu văn bản ban hành không đúng thẩm quyền hay có nội dung không thích hợp, cần phải bãi bỏ hoặc sửa đổi. Cán bộ phòng pháp chế cần đệ trình cho người có đủ thẩm quyền để xem xét. Kết luận Soạn thảo văn bản là một việc làm quan trọng trong những khâu công tác hành chính của các cơ quan Nhà nước nói chung và trong Tổng công ty Thép Việt Nam nói riêng. Văn bản có chất lượng tốt hay xấu đều có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực và hiệu Vuả công tác của Tổng công ty. Do đó, việc xây dựng và ban hành văn bản phải được tiến hành một cách thận trọng và tỷ mỷ, Tổng công ty cần phải xem xét công tác này như một công tác khoa học thực thụ và không thể làm đại khái. Hoạt động quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất là yêu cầu cấp thiết đối với một doanh nghiệp như Tổng công ty Thép Việt Nam - một tập đoàn kinh doanh lớn của Việt Nam rất quan trọng. Một trong những khâu quan trọng giúp cho việc quản lý có hiệu quả của Tổng công ty chính là quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Xu hướng chung trong giai đoạn hiện nay là ngày càng nâng cao kỹ năng nghiệp vụ này nhằm đảm bảo yêu cầu về mặt tiến độ trong việc thi hành các văn bản được ban hành ra để tránh gây mất nhiều thời gian đi vào hiệu lực của văn bản. Việc soạn thảo và ban hành văn bản trong các doanh nghiệp đã trở thành một đòi hỏi cấp thiết để giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp theo đúng chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, phục vụ mục tiêu kinh doanh sinh lợi của doanh nghiệp ngày càng phát triển. Do đó các kiến nghị trong báo cáo thực tập của em đều xoay quanh các vấn đề nâng cao kỹ năng xây dựng và ban hành văn bản trong Tổng công ty Thép Việt Nam một cách căn bản trên nguyên tắc chú trọng sự thống nhất về thể thức và các bước ban hành của văn bản trên quan điểm, trong tư duy trước khi đề cập đến biện pháp cụ thể. Đó cũng chính là phương hướng mà người soạn thảo văn bản cần hướng tới để có những đóng góp thiết thực cho hoạt động quản lý của Tổng công ty. Tài liệu tham khảo Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính - TS. Lưu Kiếm Thanh - NXB Thống kê - 1999. Hành chính doanh nghiệp: Tạo lập và vận hành - TS. Đinh Văn Tiến - NXB Chính trị Quốc gia - 1998. Những vấn đề cải cách hành chính - TS. Đinh Văn Tiến, TS. Lương Minh Việt - NXB Thống kê - 1997. Cải cách hành chính doanh nghiệp - TS. Vũ Huy Từ, TS. Đinh Văn Tiến, TS. Trần Đình Huỳnh, TS. Lương Minh Việt - NXB Giáo dục - 1997. Giáo trình về quản lý Nhà nước và hành chính doanh nghiệp - TS. Tạ Hữu ánh -NXB Chính trị Quốc gia - 1997. Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý Nhà nước - TS. Nguyễn Văn Thâm - NXB Chính trị Quốc gia - 1997. Hướng dẫn soạn thảo văn bản pháp quy, hành chính, tư pháp, hợp đồng - TS. Hồ Quang, TS. Nguyễn Huy - NXB Thống kê - 1999. Hướng dẫn soạn thảo văn bản - Trần Hà - NXB Trẻ - 1996. Kỹ thuật soạn thảo văn bản trong quản lý và kinh doanh - NXB Lao động - 1997. Giáo trình Hành chính doanh nghiệp - Trường ĐH Quản lý và Kinh doanh Hà Nội - 2000. Văn bản quản lý Nhà nước và công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước - Học viện Hành chính Quốc Gia - 2000.