Đề tài Hoàn thiện một bước tổ chức bộ máy văn phòng của công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn

à nơi soạn thảo công văn giấy tờ, tổ chức và sử dụng hồ sơ, giao tiếp đối nội đối ngoại của doanh nghiệp và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các bộ phận khác hoạt động. Vơi chức năng tham mưu văn phòng có nhiệm vụ cung cấp thông tin, tham mưu tư vấn cho cấp lãnh đạo trong quá trình hoạch định tổ chức, ra quyết định quản lý. Bên cạnh đó, văn phòng còn là chiếc cầu nối mọi hoạt động giữa các bộ phận trong tổ chức, tạo sự thống nhất, ăn khớp trong việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Ngày nay, hoạt động hành chính đang không ngừng được mở rộng, các nghiệp vụ văn phòng ngày càng gia tăng và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp, khẳng định một bộ phận không thể thiếu trong các doanh nghiệp. 2. Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng. Yêu cầu tổ chức. Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng nào, các nhà quản trị luôn quan tâm đến một văn phòng được tổ chức, xây dựng một cách khoa học, hợp lý nhằm đáp ứng yêu cầu một bộ máy văn phòng tinh gọn, hiệu lực, tính ổn định tương đối, có độ tin cậy cao, tính kinh tế, linh hoạt và đúng chức năng. Ngược lại, một bộ máy văn phòng được tổ chức cồng kềnh, thiếu tính linh hoạt hoặc hoạt động không đúng chức năng sẽ dẫn đến văn phòng đó không những hoạt động kém hiệu quả, lãng phí mà còn cản trở, gây ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động của văn phòng, nhà quản trị phải có sự nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ, khách quan về những nguyên nhân dẫn đến hoạt động của văn phòng kém hiệu quả, từ đó tìm biện pháp khắc phục kịp thời. Như vậy, vị trí, vai trò của nhà quản trị trong tổ chức bộ máy văn phòng rất quan trọng, có tính quyết định đến hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng, đòi hỏi nhà quản trị phải có những phẩm chất nhất định về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm công tác, đạo đức... Yêu cầu cơ cấu, cơ chế phù hợp. Tổ chức quản lý gồm ba yếu tố tạo thành: chức năng, cơ cấu và cơ chế vận hành. Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng để đạt hiệu quả, các nhà quản trị cần xác định cơ cấu tổ chức, cơ chế vận hành phải phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Cơ cấu của tổ chức bộ máy văn phòng là kết quả tổng thành của sự bố trí các bộ phận, các cá nhân gắn bó với nhau một cách hợp lý, tạo thành một hệ thống. Cơ chế là phương thức vận hành để cơ cấu hoạt động đúng chức năng, cơ chế vận hành bao gồm từ trách nhiệm, quyền hạn, chế độ làm việc đến các mối quan hệ hữu cơ bên trong bộ máy văn phòng và các mối quan hệ bên ngoài. Có những nguyên tắc và phương pháp để xác lập cơ cấu, cơ chế vận hành, song cần được điều chỉnh qua thực tế để luôn phù hợp với từng điều kiện cụ thể. Hiệu quả hoạt động của tổ chức bộ máy văn phòng phụ thuộc cả ba yếu tố trên, nếu chức năng không rõ ràng sẽ không phục vụ đúng mục tiêu chung của doanh nghiệp, cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng, cơ chế không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành của cơ cấu. Vì vậy, khi tiến hành xây dựng tổ chức văn phòng cần xác định cơ cấu, cơ chế phù hợp với mục tiêu chung của cơ quan, doanh nghiệp. Các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng. Sự phân chia một tổ chức quản lý thành các cấp và các khâu thể hiện sự phân công, sự chuyên môn hoá các bộ phận đó bao giờ cũng nằm trong những mối quan hệ nhất định nhằm tạo ra sự liên kết chặt chẽ, hài hoà trong tổ chức. Khi xác lập các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng, cần xác định rõ các mối quan hệ theo sự phân công hay theo chuyên môn như: quan hệ dọc (theo thứ bậc quản lý) hay quan hệ ngang (theo chức năng); quan hệ lâu dài, thường xuyên hay quan hệ đột xuất; quan hệ chính thức hay quan hệ không chính thức... được khái quát qua hai loại quan hệ cơ bản: quan hệ điều khiển - phục tùng và quan hệ phối hợp - công tác. Quan hệ điều khiển - phục tùng: là quan hệ chủ yếu, bảo đảm kỷ cương thể hiện tác động qua lại giữa cấp trên với cấp dưới, giữa người phụ trách và người thừa hành. Quan hệ phối hợp - cộng tác: là mối quan hệ mang tính hiệp thương giữa các bộ phận có trách nhiệm liên đới, nó làm tăng hiệu lực quản lý, bổ trợ cho các mối quan hệ điều khiển phục tùng, tạo tính đồng bộ và toàn diện. Phối hợp vừa có tính tổ chức vừa mang tính tự giác. Quan hệ cộng tác là quan hệ không chính thức, dựa trên các giao tiếp ứng xử xã hội không mang tính hành chính. 3- Những hình thức tổ chức bộ máy văn phòng. Bộ máy văn phòng có thể tổ chức theo nhiều mô hình khác nhau. Nhưng qua thực tiễn, các nhà quản lý hành chính thường áp dụng một số mô hình tổ chức cơ bản sau: a. Mô hình tập trung: Theo mô hình này chức năng xử lý thông tin hành chính hỗ trợ của văn phòng đều tập trung về văn phòng. Các bộ phận của văn phòng được phân công phụ trách từng mảng công việc theo từng loại dịch vụ hay từng nhóm dịch vụ. Mô hình này thường áp dụng ở các tổng công ty và hãng lớn. Ưu điểm của mô hình này là tiết kiệm khi sử dụng thiết bị văn phòng và mặt bằng. Nói một cách khác, khi áp dụng mô hình này người ta có thể tận dụng hết các trang thiết bị chuyên biệt và cho phép hoạch định thời gian biểu tốt cho máy móc nhằm đáp ứng cho những thời kỳ cao điểm, cũng như sự tiết kiệm trong việc sử dụng nhân viên văn phòng. Đặc biệt là tránh được việc trùng lặp nhân sự, chức năng rõ ràng và các nhân viên được chuyên môn hoá cao. b. Mô hình phân tán: Các dịch vụ có tính chuyên môn được tách thành các phòng ban chức năng riêng như: Phòng Kế toán, Phòng Tổ chức.... các dịch vụ như: quy trình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp do phòng Hành chính chịu trách nhiệm. Mô hình này thường được áp dụng trong cơ quan, doanh nghiệp vừa và nhỏ, các phòng ban chức năng làm tham mưu cho lãnh đạo. c. Mô hình hỗn hợp: Đây là mô hình tổ chức vừa tập trung vừa phân tán, thường được áp dụng ở các cơ quan chính phủ, các doanh nghiệp lớn có quy mô tổ chức phức tạp. Với mô hình này, việc tổ chức và điều hành văn phòng kết hợp được các ưu điểm của mô hình tập trung và phân tán, song vẫn có mặt hạn chế nhất định như chồng chéo về chức năng, khó quản lý điều hành... Mỗi cơ quan, doanh nghiệp tuỳ theo quy mô tổ chức, điều kiện sản xuất kinh doanh của mình mà áp dụng mô hình tổ chức bộ máy văn phòng phù hợp nhất, năng động, tinh gọn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Có thể áp dụng nhiều mô hình tổ chức trong một cơ quan, doanh nghiệp, song tuỳ theo năng lực của nhà quản trị, sự quan tâm của lãnh đạo về công tác văn phòng và khả năng tài chính của mình mà xây dựng bộ máy văn phòng cho phù hợp. Những nội dung cần thiết tổ chức bộ máy văn phòng. Một trong những nội dung tổ chức bộ máy văn phòng là việc căn cứ vào các thể chế, pháp luật, các chính sách, các quy định của nhà nước, các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên để tiến hành xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng. Đây là cơ sở quan trọng nhằm xác định các đặc trưng cần có (cơ bản nhất) đảm bảo việc tổ chức và hoạt động của văn phòng theo đúng đường lối chính sách của Đảng và Chính phủ, đảm bảo nguyên tắc tập quyền xã hội chủ nghĩa. Trên cơ sở các quy định của Nhà nước, nội dung tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng gồm: xác định mục tiêu của tổ chức; xây dựng các phân hệ chức năng nhằm đảm bảo mục tiêu; phân cấp trách nhiệm và quyền hạn cho từng cấp quản lý; xác lập các mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận với cấp trên và với các đơn vị đối tác; xác định nhu cầu về cán bộ và thông tin. Xác định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu tổ chức và các mối quan hệ giữa các bộ phận. Xác định thành phần các bộ phận của cơ cấu là sự chuyên môn hoá hoạt động quản lý qua sự phân cấp và phân chia chức năng, quyền hạn cho các bộ phận (khi xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy văn phòng cần phải chú ý các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức). Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ; giao quyền hạn và quyết định số lượng cán bộ, nhân viên cần thiết cho từng bộ phận. Xây dựng và ban hành điều lệ, những quy định, quy chế hoạt động, xây dựng môi trường làm việc ( nề nếp, tác phong làm việc). Một yếu tố không thể thiếu trong quá trình tổ chức một văn phòng là hiện đại hoá bộ máy văn phòng. ở đây, hiện đại hoá phải bao quát tất cả các mặt như: tư duy, tổ chức quản lý, con người, trang thiết bị... Các yếu tố ảnh hưởng tổ chức bộ máy văn phòng. Có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới việc tổ chức bộ máy văn phòng như: thể chế, pháp luật, các chính sách, tổ chức lao động, nhân lực, tài chính, khoa học công nghệ, văn hoá công sở... trong đó chủ yếu gồm hai yếu tố: Yếu tố khách quan: + Các yếu tố ảnh hưởng từ chế độ kế hoạch tập trung quan liêu bao cấp, trình độ phát triển kinh tế thấp... là nhân tố cản trở sự phát triển nền hành chính của nước ta, sự thiếu thống nhất giữa các văn bản pháp luật về tổ chức và hoạt động văn phòng và nhiều nguyên nhân khác dẫn đến việc tổ chức bộ máy và hoạt động của văn phòng kém hiệu quả. + Chưa có nhiều bước đột phá trong việc nghiên cứu và áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào tiến trình cải cách nền hành chính hiện nay; + Sự bùng nổ thông tin, xu thế toàn cầu hoá diễn ra nhanh chóng gây khó khăn trong việc xây dựng, tổ chức một bộ máy văn phòng đáp ứng đầy đủ các chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ và dịch vụ hỗ trợ. Yêu tố chủ quan: + Tổ chức lao động: là sự phân công, bố trí, sử dụng lực lượng lao động với cách làm việc khoa học nhằm đạt năng suất, hiệu quả cao nhất. Việc tổ chức lao động có hiệu quả phải dựa trên trình độ, kinh nghiệm của nhà quản trị và đặc biệt là nhà quản trị phải có sự hiểu biết, nắm rõ năng lực, đạo đức, trình độ chuyên môn của từng thành viên, số lượng nhân viên trong phòng, từ đó có sự phân công nhiệm vụ phù hợp với trình độ, năng lực của từng cá nhân. Ngoài ra, vấn đề trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các nhà quản trị văn phòng, các nhân viên làm ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức lao động và hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng cũng như các bộ phận khác của doanh nghiệp. + Tài chính: Tài chính có tác động mạnh mẽ đến việc tổ chức bộ máy văn phòng và có tính quyết định đến quy mô, sự hiện đại hoá thiết bị văn phòng. Khi thực hiện tổ chức văn phòng nhà quản trị luôn phải căn cứ trên tình hình tài chính của cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn phương án tổ chức tối ưu nhất, sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực với chi phí thấp nhất. + Khoa học công nghệ: Một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả khi văn phòng thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ. Để thực hiện chức năng này, văn phòng phải được trang bị đầu tư đúng mức các máy móc, thiết bị phục vụ cho việc quản lý và khai thác thông tin có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu thông tin để quản lý và điều hành của doanh nghiệp. Song cũng cần phải căn cứ vào tình hình tài chính của mình để lựa chọn phương án đầu tư mua thiết bị phù hợp. + Môi trường văn hoá: do mỗi dân tộc có những đặc điểm về truyền thống, văn hoá, đều trải qua một quá trình phát triển lịch sử của riêng mình, với những giá trị truyền thống có tính đặc thù, có ảnh hưởng đến sự phát triển nói chung. Ngoài ra, trong quá trình hình thành và phát triển mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều tạo một bản sắc riêng, đặc trưng riêng và chỉ tồn tại trong tổ chức, doanh nghiệp đó, nó là sợi dây vô hình kết nối mọi thành viên trong cơ quan, doanh nghiệp, đó là văn hoá doanh nghiệp. Cho nên, khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng cần chú ý đến yếu tố truyền thống văn hoá, dân tộc và văn hoá doanh nghiệp để tạo ra sự hợp tác trong công vụ, củng cố quyền lực trong hoạt động công vụ, tạo được mối liên hệ mật thiết và tinh thần đoàn kết giữa các thành viên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như năng suất lao động. Chương II Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của công ty cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản sóc sơn. Quá trình hình thành và phát triển. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn. Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn trước đây là xí nghiệp Cao lanh sứ gốm Sóc Sơn, là doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc UBND huyện Sóc Sơn quản lý, Xí nghiệp được UBND thành phố Hà Nội và Bộ Công nghiệp nặng cho phép thành lập doanh nghiệp Nhà Nước theo quyết định số 44/CNN – TC ngày 09/3/1993. Đầu năm 2000, thực hiện việc đổi mới quản lý và sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà Nước, từ doanh nghiệp Nhà Nước, Xí nghiệp đã được cổ phần hoá doanh nghiệp theo quyết định số 8382/QĐ - UB ngày 31/12/2001 thành Công ty cổ phần trực thuộc sự quản lý của UBND huyện Sóc Sơn. Công ty có chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại Ngân hàng và có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước. Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn. Trụ sở: Thị trấn Sóc Sơn – huyện Sóc Sơn – Hà Nội. Điện thoại: 04.8843473. Fax: 04.8843473. Hiện tại, công ty có 60 cán bộ, công nhân viên, trong đó có 20 cán bộ nhân viên hành chính và 40 lao động trực tiếp khác (công nhân kỹ thuật). Trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên từ trung cấp, cao đẳng, đại học và trên đại học chiếm tỷ lệ 18%. Tổng giá trị tài sản cố định của công ty là hơn 02 tỷ đồng, tổng vốn cố định là 2.020.000.000 đồng, tổng vốn lưu động là 676.700.000 đồng và nhiều máy móc, thiết bị hiện đại và có giá trị khác. 2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty. Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn có các chức năng và nhiệm vụ chính là: Chức năng khai thác và vận chuyển đất trắng, từ các mỏ khai thác chuyển cho các phân xưởng chế biến. Chức năng chế biến: chế biến đất trắng thành cao lanh tinh (đưa cao lanh vào máy, loại bỏ các tạp chất và cát, lấy cao lanh dẻo phơi và sấy khô, dùng máy búa đập nhỏ, đóng bao để giao cho khách hàng). Chức năng kinh doanh: tổ chức kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra. Với sản phẩm Cao lanh tinh chất lượng cao, là mặt hàng có uy tín trong lĩnh vực cung ứng nguyên vật liệu cho ngành sản xuất gạch ốp lát, đồ sứ cao cấp được các khách hàng tin tưởng và đặt hàng thường xuyên. Điều này thể hiện khả năng sản xuất, tiêu thụ và kinh doanh sản phẩm sản xuất ra có nhiều ưu thế trên thị trường, đồng thời cũng đặt ra những thách thức trong việc duy trì quản lý và phát triển công ty trong thời kỳ mới. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn. Là công ty cổ phần quy mô nhỏ, công tác quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Bộ máy gọn nhẹ, quản lý theo chế độ một thủ trưởng. Đứng đầu công ty là Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc là hai Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực tài chính và kỹ thuật, các trưởng, phó phòng ban tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc về các mặt: Công tác Hành chính. Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương. Công tác kế hoạch kinh doanh của công ty. Công tác tài chính, thống kê kế toán. Công tác tư vấn đầu tư của công ty. Các hoạt động khác của công ty. 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn. Giám đốc Các phó giám đốc Phòng HC - TC Phòng KH - KT Phòng kế toán Phân xưởng Chế biến Phân xưởng Khai thác 3.2. Giám đốc. Giám đốc: Là người đại diện cho doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty, bảo đảm thu nhập cho người lao động, thu nộp ngân sách và các mặt khác của công ty. 3.3. Các Phó giám đốc. Công ty có hai Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc về hai mảng lĩnh vực sản xuất và kinh doanh của công ty: Một Phó giám đốc phụ trách và chỉ đạo các mặt kỹ thuật trong lĩnh vực khai thác và chế biến cao lanh. Tham mưu, tư vấn cho Giám đốc về đầu tư kỹ thuật công nghệ. Một Phó giám đốc phụ trách và chỉ đạo các hoạt động tài chính và kinh doanh của công ty, tính toán, tổng hợp các số liệu về tình hình tài chính của công ty, báo cáo, tham mưu và tư vấn cho Giám đốc về vốn, giá cả... 3.4. Các phòng ban chức năng. 3.4.1. Phòng Hành chính Tổ chức.(phòng HC - TC) Có chức năng và nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ cho ban lãnh đạo công ty về các mặt: Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương. Soạn thảo các loại công văn giấy tờ của công ty. Điều động tuyển dụng lao động. Giải quyết các chế độ chính sách. Công tác hồ sơ nhân sự. 3.4.2. Phòng Kế toán. Phòng Kế toán có chức năng quản lý và tham mưu cho Giám đốc về công tác kế toán, thống kê và tài chính, cung cấp thông tin cho việc ra các quyết định của Ban lãnh đạo công ty. 3.4.3. Phòng Kế hoạch - Vật tư Kỹ thuật mỏ.( phòng KH - KT) Tham mưu cho Giám đốc và xây dựng các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn, dài hạn và kế hoạch tác nghiệp về lĩnh vực kỹ thuật công nghệ. 4. Xu hướng phát triển trong những năm tới của công ty. Xu hướng phát triển trong những năm tới của công ty là: Tiếp tục đẩy mạnh việc khai thác, chế biến và kinh doanh khoáng sản Cao lanh tinh chất lượng cao, bằng nội lực kết hợp sự giúp đỡ của các cấp, các ngành để đổi mới công nghệ, đầu tư chiều sâu, mở rộng sản xuất theo định hướng sản xuất hàng hoá chất lượng cao, đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng thị trường, duy trì mức tăng trưởng bình quân hàng năm từ 15 - 20%, ổn định việc làm, nâng cao đời sống người lao động tiến tới công nghiệp hoá hiện đại hoá. Đẩy mạnh công tác tiếp thị, mở rộng thị trường tiêu thụ ra các nước trong khu vực, phát huy hết khả năng, tiềm năng sẵn có của địa phương, ổn định tình hình sản xuất. Đẩy mạnh hợp tác liên doanh liên kết, phát huy chất xám và mọi thành phần kinh tế để thu hút vốn đầu tư mở rộng sản xuất. Đầu tư các máy móc phục vụ khai thác và chế biến khoáng sản hiện đại, nâng cao năng suất lao động. Ngoài ra, công ty còn lập kế hoạch đầu tư các trang thiết bị chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ cho người lao động, vệ sinh lao động( bảo hộ lao động), vệ sinh môi trường. Rà soát lại quy chế làm việc giữa Ban giám đốc với tổ chức Công đoàn và các đoàn thể khác để tạo sự nhất quán. Hoàn thiện nội quy, quy chế, quy ước dân chủ ở công ty, tạo mọi điều kiện để mọi thành viên trong công ty thực hiện tốt quy chế dân chủ. Đầu tư nhân lực đào tạo công nhân có tay nghề, cử đi học, khuyến kích mọi người tham gia học tập để năng cao trình độ và chuyên môn nghiệp vụ. tổ chức bộ máy văn phòng tại công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn. Việc tổ chức bộ máy văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp bị chi phối bởi nhiều yếu tố khác nhau, tuỳ theo nhận thức của nhà lãnh đạo và quy mô hoạt động của doanh nghiệp mà bộ máy văn phòng được tổ chức theo những cơ cấu khác nhau, cách gọi tên khác nhau. Tại công ty Cổ phần đầu tư thượng mại khoáng sản Sóc Sơn, văn phòng được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng với tên gọi là phòng Hành chính tổ chức. Khái quát chung về phòng Hành chính Tổ chức công ty. a. Chức năng phòng Hành chính tổ chức Công ty. Phòng Hành chính tổ chức công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn là một bộ phận chức năng trong hệ thống bộ máy quản lý điều hành của công ty. Là một bộ phận tham mưu và giúp việc cho Giám đốc trong công tác Hành chính và Tổ chức, có các chức năng cơ bản như sau: Chức năng quản lý và điều hành công tác công văn giấy tờ. Chức năng quản lý công tác hậu cần. Chức năng tổ chức quản lý nhân sự. Quản lý tổ chức công tác đối nội, đối ngoại, lễ tân. b. Nhiệm vụ cụ thể của phòng Hành chính tổ chức công ty. Phòng Hành chính tổ chức công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn có những nhiệm vụ cụ thể như: Nhiệm vụ truyền đạt, đôn đốc và nhắc nhở các phòng ban trong công ty thực hiện chương trình công tác cũng như chỉ thị, quyết định của Giám đốc, Ban giám đốc, chấp hành các kế hoạch, quyết định công việc của cấp trên cũng như những công việc mang tính phối hợp các bộ phận. Tổ chức thực hiện chặt chẽ, thống nhất các hoạt động hành chính, soạn thảo văn bản phục vụ cho điều hành của Ban giám đốc, xử lý các văn bản đi, văn bản đến một cách nhanh chóng, chính xác, bí mật đúng quy trình và thủ tục thuộc lĩnh vực được giao. Quản lý và xử lý văn bản, tài liệu, đảm bảo tính thông suốt của thông tin, thực hiện công tác quản lý con dấu, công tác lập hồ sơ, công tác lưu trữ và bảo mật theo quy định của Nhà nước. Công tác quản lý trang thiết bị cho các phòng ban, phân xưởng, quản lý phương tiện đi lại, lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa các trang thiết bị và giám sát thực hiện. Tổ chức công tác lễ tân, đối nội, đối ngoại, đón tiếp khách, tổ chức các cuộc họp, quan hệ giao dịch với các đơn vị trong và ngoài công ty. Tổ chức và quản lý nhân sự của công ty, tuyển dụng, đào tạo nhằm đảm bảo nguồn nhân lực, giải quyết chế độ chính sách lao động, chế độ tiền lương… Tạo điều kiện giúp đỡ các đoàn thể tổ chức như công đoàn, phụ nữ, thanh niên hoạt động. Các nhiệm đột xuất khác theo yêu cầu của lãnh đạo. Thực trạng tổ chức bộ máy phòng hành chính tổ chức tại công ty. 2.1. Tổ chức bộ máy phòng hành chính tổ chức. Thực hiện chính sách sắp xếp lại các doanh nghiệp của Nhà nước, từ một doanh nghiệp Nhà nước, công ty đã tiến hành cổ phần hoá doanh nghiệp với rất nhiều khó khăn như: cơ sở vật chất và vốn nghèo nàn, thiếu cán bộ có trình độ cao, còn nhiều vấn đề bất cập và hạn chế khi chuyển đổi sang cơ chế mới (hình thức công ty cổ phần), việc luôn thay đổi của các chính sách phát triển kinh tế của nhà nước… dẫn đến việc tổ chức, quản lý phòng Hành chính tổ chức chưa thích ứng kịp thời, không xác định được phương hướng hoạt động. Song, với sự cố gắng của Ban giám đốc và cán bộ, nhân viên phòng hành chính tổ chức, việc tổ chức, xây dựng bộ máy văn phòng đã được chú trọng, từng bước hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động khoa học hiệu quả. a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy phòng Hành chính tổ chức. Trưởng phòng Phó phòng Lái xe -Thủ kho Văn thư - Lưu trữ Bảo vệ - Tạp vụ Với cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng này đã đảm bảo được các yêu tố của một phòng Hành chính tổ chức về: Tính tinh gọn: với số lượng cấp và các bộ phận chức năng của phòng Hành chính tổ chức như hiện nay đã tạo điều kiện cho trưởng phòng đi sâu, đi sát hơn trong việc quản lý và điều hành các nhân viên, tiết kiệm chi phí, tạo điều kiện cho các nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Tính hiệu lực: với cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng đảm bảo tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng tạo được sự thống nhất mệnh lệnh, trách nhiệm rõ ràng trong tổ chưc. Tính linh hoạt: Phòng hành chính tổ chức với cơ cấu tổ chức linh hoạt đã luôn nắm bắt và ứng phó kịp thời trước các diễn biến của thị trường cùng với sự thay đổi của các yếu tố chính trị, xã hội, thực hiện tốt chức năng tham mưu cho Ban giám đốc trong hoạt động quản lý và điều hành công ty. Tổ chức lao động. Phòng Hành chính tổ chức được thiết kế năng động, nhân viên được tinh giảm tối đa với cơ cấu nhân sự gồm 06 người. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi người được quy định rõ ràng gắn với từng chức danh cụ thể: Trưởng phòng Tổ chức Hành chính: là người chịu trách nhiệm và chỉ đạo chung toàn bộ các hoạt động của phòng. Ngoài ra, Trưởng phòng còn kiêm chức vụ Trưởng phòng Kế toán, là người phụ trách các mặt về hoạt động tài chính của công ty. Phó phòng Tổ chức Hành chính: là người giúp Trưởng phòng giải quyết những công việc thuộc lĩnh vực tổng hợp như: Giúp Trưởng phòng theo dõi, báo cáo nhanh tình hình thực hiện công tác tuần, tháng, quý, năm. Thực hiện chế độ, chính sách cho cán bộ, nhân viên và công nhân trong công ty. Chỉ đạo nhân viên thực hiện các công tác: tạp vụ, lễ tân, bảo vệ. Triển khai công việc được Trưởng phòng phân công. Đón tiếp khách, tổ chức hội nghị, các cuộc họp của lãnh đạo. Ngoài các nhiệm vụ trên, phó phòng còn đảm nhiệm công việc Thủ quỹ của phòng Kế toán. Các nhân viên giúp việc. Nhân viên văn thư - lưu trữ: Nhân viên văn thư - lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ cụ thể: Đánh máy các loại công văn giấy tờ theo yêu cầu của lãnh đạo Tiếp nhận công văn giấy tờ đi và đến vào sổ theo dõi (hai sổ riêng biệt, sổ công văn đến, sổ công văn đi ). Chuyển giao văn bản, tài liệu và điện tín, Fax nhanh. Sắp xếp công văn tài liệu, hồ sơ có khoa học, hợp lý để tra tìm nhanh, phục vụ nhu cầu công việc. Lưu trữ tài liệu, hồ sơ cơ quan để dễ nhớ, dễ thấy, dễ kiểm tra. Thực hiện quy chế bảo mật tài liệu. Sử dụng và quản lý các con dấu theo đúng quy định. Bảo vệ – Tạp vụ: bao gồm 02 người thay phiên thường trực bảo vệ công ty 24/24; vệ sinh các phòng làm việc... Lái xe - Thủ kho: Đảm bảo việc đi lại của Ban lãnh đạo; quản lý và thống kê kho. c. Mối quan hệ các bộ phận trong và ngoài phòng Hành chính tổ chức. Khi xây dựng bộ máy văn phòng, Ban lãnh đạo công ty đã rất chú trọng đến việc thiết lập các mối quan hệ về tổ chức giữa các phòng, ban trong toàn công ty nói chung, giữa các bộ phận trong phòng Hành chính tổ chức nói riêng. Với mô hình tổ chức trực tuyến chức năng, quản lý theo chế độ một thủ trưởng, Trưởng phòng Hành chính tổ chức ra các quyết định quản lý, điều hành (mang tính hành chính) thông qua các hình thức như quyết định, mệnh lệnh, thông báo (bằng văn bản hoặc truyền miệng). Căn cứ trên các chỉ thị, quyết định, kế hoạch của Ban giám đốc, Giám đốc, dựa trên quyền hạn và trách nhiệm của mình điều kiển các nhân viên triển khai thực hiện. Đây là đặc trưng của quan hệ điều kiển - phục tùng, là quan hệ chủ yếu nhất, quan hệ theo chiều dọc trong hệ thống tổ chức bộ máy các cơ quan, doanh nghiệp ở Việt Nam. Ngoài quan hệ điều kiện - phục tùng, phòng Hành chính tổ chức còn có các mối quan hệ không thể thiếu là quan hệ phối hợp – cộng tác, là các quan hệ theo chiều ngang giữa phòng Hành chính tổ chức với các phòng chức năng khác như: phòng Kế toán, phòng Kế hoạch - Vật tư kỹ thuật mỏ, Các phòng có trách nhiệm phối hợp với phòng hành chính tổ chức trong việc cụ thể hoá và hướng dẫn cấp dưới (các phân xưởng sản xuất) thực hiện các quyết định của Giám đốc. Các nhân viên trong phòng hoặc trưởng phòng có thể phối hợp chung, hỗ trợ nhau trong các công việc mang tính sự vụ hành chính. Tạo được mối liên kết chặt chẽ, mật thiết trong quan hệ công việc cũng như quan hệ xã hội trong nội bộ công ty, làm tăng hiệu quả hoạt động của phòng, thúc đẩy sản xuất kinh doanh. d. Bố trí các phòng ban. Do cơ sở vật chất sử dụng lại của Xí nghiệp Cao lanh sứ gốm Sóc Sơn trước đây, nên việc tổ chức bố trí các phòng ban bị hạn chế, bó hẹp: các phòng làm việc diện tích nhỏ, hẹp, đặt qua gần khu sản xuất gây nhiều tiếng ồn, khó áp dụng các biện pháp kỹ thuật về không gian, ánh sáng... để tạo môi trường làm việc kích thích năng suất lao động. Ngoài ra, do chưa nắm rõ các nguyên tắc tổ chức, bố trí khoa học các phòng làm việc, nên khi sắp xếp đã vi phạm nguyên tắc tương quan giữa các bộ phận và nguyên tắc luồng công việc. Với cách bố trí này, cán bộ, nhân viên sẽ mất nhiều thời gian cho việc di chuyển theo luồng công việc khi có việc liên quan trực tiếp đến Giám đốc, trong khi phòng Kế hoạch vật tư kỹ thuật mỏ là phòng chuyên nghiên cứu các đề án, các kế hoạch khai thác cần một không gian yên tĩnh để làm việc được bố trí nơi nhiều người qua lại. Sơ đồ bố trí các phòng, ban của công ty. Khu nhà xưởng sản xuất Phòng KH - KT Phòng Giám đốc Hội trường Phòng Kế toán Phòng HC- TC Chú ý: hướng đi e. Hiện đại hoá bộ máy văn phòng. Để theo kịp tiến trình hiện đại hoá văn phòng, thực hiện các chính sách cải cách hành chính của Nhà nước, phòng hành chính tổ chức đã và đang từng bước hiện đại hoá các trang thiết bị văn phòng. Hiện tại, công ty có một hệ thống các trang thiết bị khá hiện đại, tuy chưa đầy đủ song đã phục vụ tốt và có hiệu quả trong việc xử lý, cung cấp thông tin như: máy vi tính, máy in, máy Fax, điện thoại...và ứng dụng các công nghệ phần mềm vào quản lý như phần mềm kế toán, kiểm tra chất lượng sản phẩm. 2.2 Những ưu điểm. Lãnh đạo công ty đã rất chú trọng đến một bộ máy văn phòng đáp ứng đầy đủ tính tinh gọn, tính hiệu lực và tính linh hoạt khi xây dựng bộ máy văn phòng tại công ty, đây là ưu điểm có tính quyết định đến hiệu quả hoạt động của phòng hành chính tổ chức. Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động hợp lý với cơ cấu nhân sự tinh giảm tối đa, tạo ra giữa cán bộ và các nhân viên sự linh hoạt trong xử lý công việc, tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phát huy hết năng lực bản thân.Việc giải quyết các mối quan hệ (chính thức và không chính thức) giữa cán bộ và các nhân viên trong phòng nói riêng, giữa phòng hành chính tổ chức với các bộ phận khác nói chung được giám đốc và trưởng phòng hành chính chú trọng, phối hợp cùng xây dựng môi trường làm việc văn minh, lịch sự, tạo sự gắn bó, đoàn kết trong toàn công ty. Ngoài ra, lãnh đạo công ty đã chú trọng công tác đào tạo nguồn nhân lực, tăng cường các chức năng của văn phòng, tạo điều kiện tốt hỗ trợ cho các bộ phận chức năng hoàn thành tốt nhiệm vụ, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển và ổn định. Thành công của công ty được khẳng định kết quả kinh doanh qua các năm: Doanh thu năm 2001 là 10.850 trđ, thu nhập bình quân 750.000 đồng người/tháng; năm 2002 là 9.305 trđ, thu nhập bình quân 961.000 đồng người/ tháng; năm 2003 là 9.900 trđ, thu nhập bình quân 970.000 đồng/ tháng; năm 2004 doanh thu đạt 11.385 trđ, thu nhập bình quân 980.000 đồng, đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty được quan tâm và được cải thiện hơn, hàng năm giải quyết được hàng trăm lao động tại các khu khai thác nguyên liệu, đem lại nguồn thu nhập đáng kể cho người lao động trong công ty, nộp ngân sách cho Nhà nước mỗi năm đều vượt chỉ tiêu giao. 2.3. Một số tồn tại. Bên cạnh những mặt đã đạt được, do tác động của các yếu tố khách quan và chủ quan nên còn một số mặt hạn chế. Nhận thức về đổi mới tổ chức bộ máy văn phòng còn hạn chế, cơ cấu tổ chức chưa hợp lý, cơ chế hoạt động chưa khoa học, còn rời rạc, hầu như thiếu hẳn khâu kiểm tra, phối hợp các hoạt động hành chính của phòng Hành chính tổ chức với các hoạt động của phòng khác, hoặc thực hiện một cách không đầy đủ, các nhân viên được tinh giảm tối đa làm cho việc bố trí nhân lực thường có sự chồng chéo về các chức năng, nhiệm vụ, tính chuyên môn hoá chưa cao, quá nhiều các sự vụ hành chính, chưa đi sát vào phục vụ sản xuất, khả năng thích ứng linh hoạt với các tình huống xẩy ra trong doanh nghiệp cũng như do tác động của môi trường bên ngoài chưa cao... đặc biệt khi chuyển sang hình thức công ty cổ phần còn nhiều bỡ ngỡ và thiếu kinh nghiệm hoạt động trong cơ chế mới, gây nhiều khó khăn trong việc tổ chức văn phòng, quản lý và điều hành các hoạt động của văn phòng hành chính. Ngoài ra, trình độ chuyên môn của cán bộ, nhân viên chưa đồng đều, hiện đại hoá các trang thiết bị văn phòng chưa được đầu tư đúng mức... là các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động văn phòng. 2.4. Nguyên nhân. a. Nguyên nhân thành công. Cùng với chính sách đổi mới quản lý và sắp xếp lại doanh nghiệp của nhà nước, sự ra đời của bộ luật doanh nghiệp đã tạo một môi trường thuận lợi, thông thoáng hơn cho công ty Cổ phần đầu tư thượng mại khoáng sản Sóc Sơn mở rộng quy mô sản xuất, đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng thị trường tiêu thụ và nâng cao năng suất lao động. Đây là yếu tố tác động tích cực đến các hoạt động của phòng hành chính tổ chức, nâng vị trí, vai trò của phòng lên một tầm cao mới. Cùng sự quan tâm của lãnh đạo, sự giúp đỡ của các tổ chức đoàn thể, cán bộ và nhân viên phòng hành chính tổ chức đã lỗ lực khắc phục những khó khăn, phát huy những thế mạnh, không ngừng xây dựng và hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng góp phần vào sự phát triển của công ty. b. Nguyên nhân tồt tại. Nguyên nhân chủ quan là do lãnh đạo công ty nhận thức về tầm quan trọng, vị trí, vai trò của văn phòng trong các hoạt động của công ty chưa đầy đủ, còn thiếu kinh nghiệm thực tiễn trong việc tổ chức bộ máy văn phòng. ý thức chấp hành nội quy, quy chế hoạt động và kỷ luật chưa cao. Quy mô sản xuất nhỏ, gặp nhiều khó khăn trong việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, nên công ty chỉ chú trọng vào phát triển sản xuất, chưa có nhiều điều kiện đầu tư, mở rộng hoạt động của văn phòng, nguồn kinh phí đầu tư cho công tác quản lý, mua sắm các trang thiết bị văn phòng mới eo hẹp là nguyên nhân dẫn đến những tồn tại trong việc tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính tổ chức. Nguyên nhân khách quan là do các thể chế về giám sát, kiểm tra, thanh tra... ở lĩnh vực tổ chức, nhân sự và hoạt động công vụ yếu kém, chậm thay đổi, sửa chữa nhưng bất cập, lạc hậu trong hệ thống thể chế Việt Nam, các văn bản pháp luật cũng như chủ trương chính sách của Nhà Nước quá nhiều chồng chéo, hay thay đổi, do đó các doanh nghiệp khó phân biệt loại nào còn hiệu lực, loại nào hết hiệu lực. Còn nhiều vấn đề bất cập trong cơ chế quản lý và điều hành của nhà nước, như chưa có những quy định cụ thể và thống nhất cách tổ chức văn phòng cũng như các hoạt động của văn phòng. Ngoài ra, do đặc điểm sản xuất của công ty phụ thuộc vào thời tiết dẫn đến doanh thu không ổn định, đời sống cán bộ công nhân viên vẫn còn nhiều khó khăn nên việc đầu tư đổi mới các trang thiết bị văn phòng bị hạn chế, đây là một trong số nguyên nhân dẫn đến việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ của phòng hành chính tổ chức kém hiệu quả. Chương Iii Một số giảI pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng tạI công ty cổ phần đầu tư thương mạI khoáng sản sóc sơn. Bất kỳ tổ chức nào được hình thành cũng nhằm thực hiện những mục tiêu nhất định, công ty có thể có một hệ thống các mục tiêu nhưng mục tiêu tổng quát nhất là lợi nhuận. Để thực hiện mục tiêu đó, mỗi bộ phận trong công ty đều phải có sự lãnh đạo thống nhất, phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, đó chính là vai trò tổng quát và quan trọng của bộ máy văn phòng công ty. Xuất phát từ thực tế tại công ty, từ khả năng có thể. Em xin đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng tại công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn. Bổ sung và thực hiện quy chế tập trung dân chủ. Quy chế tập trung dân chủ được xem là quy chế cơ bản, nền tảng và quan trọng nhất trong tổ chức và hoạt động của công ty nhằm phát huy quyền làm chủ, tạo động lực mạnh mẽ để phát triển doanh nghiệp trên cơ sở gắn bó chặt chẽ trách nhiệm giữa giám đốc và công nhân, viên chức. Thực hiện dân chủ ở công ty phải đi đôi với nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước của cơ quan Nhà nước và quản lý kinh doanh của công ty, thực hiện phân công, phân cấp cụ thể trong công ty, khuyến khích và tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động quản lý của giám đốc được chủ động sáng tạo phù hợp với yêu cầu của cơ chế thị trường. Người sử dụng lao động và người lao động trong công ty có nghĩa vụ phải thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, thực hiện đúng hợp đồng lao động, thoả ước lao động đã ký kết, chấp hành đúng các nội quy, quy chế của công ty; thực hiện đầy đủ quyền dân chủ, giữ gìn kỷ luật, đấu tranh chống các biểu hiện tham nhũng, lợi dụng dân chủ gây mất đoàn kết nội bộ; nỗ lực vì sự phát triển của doanh nghiệp khi thuận lợi cũng như lúc gặp khó khăn trong công ty. Tăng cường sự lãnh đạo của tổ chức Đảng ở doanh nghiệp với toàn thể người lao động, đối với Hội đồng quản trị ( ở những doanh nghiệp Nhà nước có Hội đồng quản trị), Giám đốc, tổ chức Công đoàn, Đoàn Thanh niên Công sản Hồ Chí Minh trong thực hiện đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước nhằm phát triển công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả và xây dựng Đảng ngày càng vững mạnh. Ban lãnh đạo công ty phải lắng nghe ý kiến, phản ánh, phê bình của cán bộ, nhân viên và không được có hành vi trù dập đối với cán bộ, nhân viên đã góp ý, phê bình mình. Khi cán bộ, nhân viên đề nghị được gặp thì Thủ trưởng công ty gặp và trao đổi các vấn đề liên quan. Ban lãnh đạo công ty phối hợp với Công đoàn cơ sở tổ chức hội nghị cổ đông mỗi năm một lần vào cuối năm để kiểm điểm việc thực hiện nghị quyết của Đảng, pháp luật của Nhà nước, đánh giá việc thực hiện kế hoạch công tác hàng năm và thoả thuận, bàn biện pháp thực hiện kế hoạch công tác năm tới của cơ quan, doanh nghiệp; tiến hành khen thưởng cá nhân, tập thể của công ty có thành tích trong công tác. Trong khi thi hành nhiệm vụ, công vụ, cán bộ nhân viên phải phục tùng sự chỉ đạo và hướng dẫn của cấp trên. Cán bộ, nhân viên có quyền trình bầy ý kiến, đề xuất việc giải quyết những vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm của mình, khác với ý kiến của người phụ trách trực tiếp, nhưng vẫn phải chấp hành sự chỉ đạo của người phụ trách trực tiếp, đồng thời có quyền bảo lưu ý kiến và báo cáo nên cấp trên. Cán bộ, nhân viên phải tự phê bình nghiêm túc, phát huy ưu điểm, sửa chữa khuyết điểm để không ngừng tiến bộ, phải thẳng thắn phê bình, đấu tranh để xây dựng nội bộ công ty trong sạch, vững mạnh, kể cả góp ý kiến, phê bình Thủ trưởng cơ quan; khi được yêu cầu, cán bộ, nhân viên có trách nhiệm đóng góp ý kiến vào việc xây dựng các văn bản, các đề án của công ty. Bố trí sắp xếp lại nhân sự phòng Hành chính tổ chức. Từ thực trạng tổ chức nhân sự phòng Hành chính tổ chức công ty với biên chế nhân sự gồm 06 người: 01 Trưởng phòng, 01 Phó phòng, 01 Nhân viên Văn thư - lưu trữ, 02 bảo vệ - tạp vụ và 01 lái xe - thủ kho đã đảm bảo các hoạt động của phòng Hành chính tổ chức được trôi chẩy, thông suốt và có hiệu quả, giữa các nhân viên có sự linh hoạt cao trong công việc. Tuy nhiên, Trưởng phòng Hành chính tổ chức vừa đảm nhiệm công việc của một nhà quản trị văn phòng còn “kiêm” công việc của Trưởng phòng Kế toán nên có sự chồng chéo về chức năng và nhiệm vụ. Bên cạnh đó, Phó phòng hành chính tổ chức do nhân viên thủ quỹ của phòng kế toán phụ trách, nên hoạt động của phòng hành chính tổ chức cũng gặp nhiều khó khăn như: thiếu nhân lực, thiếu những cán bộ có trình độ cao trong khi khối lượng công việc ngày càng nhiều và tính phức tạp cao, đòi hỏi người quản lý và nhân viên văn phòng cần những kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm và nhiều thời gian để thực hiện công việc thuộc chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính tổ chức. Xuất phát từ thực trạng, để giải quyết những mặt còn hạn chế trong điều hành và hoạt động cần có sự tổ chức, sắp xếp lại nhân sự của phòng là yêu cầu bức thiết nhằm củng cố và phát huy hơn nữa chức năng và vai trò của phòng Hành chính tổ chức trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Nội dung tổ chức, sắp xếp lại nhân sự phòng hành chính tổ chức cần đảm bảo những yêu cầu: Cần một cán bộ chuyên trách chịu trách nhiệm quản lý chung được đào tạo chính quy về quản lý và hành chính văn phòng, có kinh nghiệm làm việc. Hội tụ đầy đủ các phẩn chất của người quản lý văn phòng như: có khả năng kỹ thuật, khả năng quản lý, khả năng ra quyết định và khả năng quản lý hành chính để có thể thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, tạo tấm gương trong công việc, duy trì kỷ luật để dành được sự tôn trọng của cấp dưới; cùng tham gia công việc mang tính thời hạn, cố vấn khắc phục khó khăn, biết ra quyết định một cách có phương pháp để giải quyết kịp thời, hợp lý... Phó phòng và các nhân viên trong phòng với nhu cầu hiện tại của công ty đã đảm bảo sự hợp lý về số lượng, nhưng cần có sự phối hợp, công tác giữa các nhân viên trong công việc, nên có kế hoạch phân công công việc cụ thể, rõ ràng để hạn chế sự chồng chéo trong công việc. Sắp xếp, bố trí lại vị trí các phòng ban. Sơ đồ bố trí lại các phòng ban công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn. Khu nhà xưởng sản xuất Phòng Giám đốc Hội trường Phòng KH - KT Phòng Kế toán Phòng HC- TC Ghi chú: hướng đi Với cách sắp xếp này có thể làm giảm thời gian di chuyển theo luồng công việc giữa phòng hành chính tổ chức, phòng kế toán với phòng giám đốc, tạo sự thuận lợi trong quy trình giải quyết các thủ tục hành chính cũng như giám đốc có thể bao quát, quản lý sát các hoạt độnh của các phòng trong công ty. Phòng Kế hoạch - Vật tư kỹ thuật mỏ ( phòng KH - KT) được tách xa nơi nhiều tác động qua lại sẽ tạo đước môi trường yên tĩnh hơn, thuậm lợi cho việc nghiên cứu các kế hoạch, vẫn đảm bảo tính tương quan giữa các bộ phận. 4. Tăng cường công tác kiểm tra. Tăng cường công tác kiểm tra nhằm kiểm tra, đánh giá và thúc đẩy hoạt động của văn phòng, từ đó rút ra những kinh nghiệm để hoàn thiện bộ máy văn phòng của công ty. Tuỳ theo cấp quản lý mà mỗi cấp áp dụng những phương pháp kiểm tra riêng. Kết quả kiểm tra sẽ cho phép các nhà lãnh đạo, quản lý đánh giá về mặt hình thức, về mức độ hiệu quả, nguyên nhân thành công và khuyết điểm của công việc từ đó đưa ra biện pháp loại bỏ những tồn tại. Các phương pháp kiểm tra gồm: 4.1. Thanh tra: Cấp trên(cấp quản lý) phải thanh tra định kỳ đơn vị theo sáng kiến của mình và chỉ thanh tra thường xuyên khi có đặc điểm kỹ thuật mới hoặc tình thế thay đổi nhanh chóng và bất ngờ. 4.2. Kiểm tra ngân sách: Ngân sách là một công cụ tốt cho việc kiểm tra, kiểm tra ngân sách bao hàm các công việc phân tích số liệu, tỉ lệ phần trăm. Nó là công cụ thường được sử dụng cho kiểm tra toàn bộ cơ quan tổ chức và từng bộ phận chuyên môn. 4.3. Kiểm tra tập trung: Kiểm tra được tiến hành tại một địa đIểm, được gọi là tập trung theo địa bàn, Loại kiểm tra khác gọi là kiểm tra tập trung theo chức năng. 4.4. Kiểm tra biểu mẫu: Kiểm tra biểu mẫu là việc kiểm tra các biểu mẫu được thiết kế sẽ đảm bảo tính chất hợp lý của số liệu hay công việc. Kiểm tra chính sách. 4.5. Kiểm tra thủ tục: Thủ tục, còn gọi là tiến trình, là kết quả của một sự hoạch định cụ thể và chi tiết. Thủ tục được xem như kiểu mẫu để theo đuổi, là cầu nối giữa hành động, các cá nhân và hồ sơ văn thư. Thủ tục thường diễn tả chính sác thành ngôn ngữ hành chính chi tiết, mô tả cách thức mà mỗi cá nhân phải tuân thủ theo. 4.6. Kiểm tra qua hồ sơ văn bản: Hồ sơ văn thư ghi lại các sự kiện, tình huống sẩy ra dưới dạng văn bản. là một phần không thể tách rời khỏi chương trình, kế hoạch kiểm tra. 4.7. Kiểm tra bằng tiêu chuẩn: là phương pháp kiểm tra chính xác nhất. Tiêu chuẩn có thể chủ quan ( đặt cơ sở trên sự suy luận) hoặc khách quan ( dựa trên các sự kiện ). 4.8. Kiểm tra bằng lịch công tác: Công việc văn phòng được quy định bằng một lịch công tác, nó là sự kết hợp có hiệu quả giữa các tiêu chuẩn, năng lực của nhân viên và công việc cần phải thực hiện hoặc kế hoạch hành động. Kiểm tra lịch công tác sẽ kiểm soát được mức bình quân phân phối công việc giữa các nhân viên. Để việc kiểm tra có hiệu quả cần phải tuân thủ những nguyên tắc: + Nguyên tắc kiểm tra toàn diện; + Nguyên tắc kiểm tra khách quan; + Nguyên tắc kiểm tra kịp thời; + Nguyên tắc kiểm tra cụ thể. Xây dựng sơ đồ phân phối công việc. Kế hoạch hoá công việc là biện pháp quan trọng để tổ chức khoa học lao động của nhà lãnh đạo, quản lý. Muốn kế hoạch hoá công việc được tốt cần có sự phân loại công việc. Có nhiều cách phân loại công việc như: phân theo nội dung ( kinh tế, văn hoá...); phân theo quan hệ; phân theo tính chất ( phức tạp, trước mắt, lâu dài...). Việc lựa chọn công việc để giải quyết phải phù hợp với yêu cầu thực tế, kịp thời và chính xác, phải đặt ra những câu hỏi để lựa chọn: Cần giải quyết việc gì? Tại sao phải giải quyết việc đó? Giải quyết như thế nào? Cách nào tốt nhất? Nơi giải quyết là đâu? Khi nào phải giải quyết xong? Có thể kéo dài công việc không? Giao việc cho ai là hợp lý? v.v... Song, với sơ đồ phân phối công việc các nhà lãnh đạo, quản lý có thể giải quyết tất cả các vấn đề trên. Sơ đồ phân phối công việc thể hiện một cách tổng thể các công việc, hoạt động của một đơn vị hay các bộ phận phòng ban theo từng cá nhân.( Tuy nhiên do khổ giấy có giới hạn, em chỉ kẻ hai ô tương ứng cho hai người) Sơ đồ phân phối công việc Tên bộ phận Ngày tháng duyệt: Họ và tên Họ và tên Người thiết kế: Người duyệt: Chức vụ Chức vụ STT Hoạt động giờ /tuần Công việc cụ thể Giờ /tuần Công việc giờ cụ thể /tuần 1 2 3 4 Tổng số giờ trong tuần 80 40 40 Từ góc độ quản lý hành chính, các nhà quản lý hành chính có thể kiểm soát được các công việc thực hiện, thời gian thực hiện của mỗi công việc cụ thể. Từ đó có thể nghiên cứu các phương án phân phối công việc hiệu quả nhất, tiết kiệm chi phí nhất và với thời gian ít nhất. Từ góc độ nhà quản lý doanh nghiệp, sơ đồ phân phối công việc cũng có thể được Giám đốc sử dụng tại cuộc họp giao ban định kỳ để đánh giá việc thực hiện công việc thời gian qua, lắng nghe đóng góp của cán bộ, nhân viên và định ra những công việc chủ yếu phải thực hiện trong thời gian tới của cơ quan, doanh nghiệp thông qua sơ đồ phân phối công việc, và là công cụ hữu ích để kiểm tra, đánh giá kết quả các hoạt động trong toàn công ty. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ văn phòng. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng và kiện toàn bộ máy văn phòng, việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên văn phòng cần được quan tâm đúng mức nhằm xây dựng một đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ có đạo đức, có thể áp dụng nhiều hình thức đào tạo như: - Đối với cán bộ chuyên môn đào tạo lại nhằm mở rộng kiến thức và trình độ chuyên môn, nâng cao trình độ hiểu biết và trình độ học vấn. - Có thể đào tạo nâng cao chất lượng cán bộ dưới hai hình thức: Đào tạo tại chỗ; là hình thức đào tạo vừa học vừa làm, người có trình độ cao hướng dẫn, giúp đỡ người kém. Đào tạo ngoài doanh nghiệp: là hình thức cử cán bộ, nhân viên đi học hoặc gửi đến doanh nghiệp đối tác học hỏi kinh nghiệm. - Nâng cao nhận thức của họ đối với việc học tập và nâng cao trình độ, xác định yêu cầu thực tế đối với mỗi cá nhân. Ngoài ra, phòng hành chính tổ chức nên thực hiện một số chính sách ưu đãi đối với những công nhân có tay nghề cao, tạo điều kiện cho con em họ vào làm việc tại công ty nhằm xây dựng và phát triển lực lượng “công nhân truyền thống” cho công ty. Tăng cường các biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công ty. Tăng cường các biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công ty là biện pháp cần thiết đảm bảo các hoạt động được diễn ra theo đúng kế hoạch, sự chỉ đạo của lãnh đạo phải chú ý các yêu cầu: + Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp với thực tế và được truyền đạt kịp thời, chính xác. + Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng, dễ áp dụng. + Tránh vi phạm thẩm quyền. + Xây dựng nội quy, quy chế theo những nội dung được pháp luật quy định và theo tính chất cá biệt của doanh nghiệp. Để đảm bảo việc thực hiện tốt những nội dung các nội quy, quy chế hoạt động của phòng hành chính tổ chức cũng như của công ty, Ban giám đốc và các nhà quản lý cần kết hợp với các tổ chức khác như tổ chức Đảng, Công đoàn, Hội thanh liên, Hội phụ nữ ... tuyên truyền, giáo dục các nội quy, quy chế hoạt động, đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các nội quy, quy chế. Ngoài ra, thực hiện việc động viên, khen thưởng, biểu dương những người thực hiện tốt các nội quy, quy chế và người có thành tích tốt trong công tác. Đây chính là những tác động tích cực nhằm thúc đẩy cán bộ, nhân viên làm việc tích cực hơn. Đầu tư trang thiết bị văn phòng và cải tiến môi trường làm việc. Để văn phòng hoạt động hiệu quả hơn việc lập kế hoạch đầu tư thêm các trang thiết bị hiện đại, cải tiến môi trường làm việc hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng cũng như các bộ phận khác trong doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu: + Phương tiện làm việc trong cơ quan, doanh nghiệp phải thích hợp với từng loại công việc, được sử dụng một cách có hiệu quả để góp phần giảm bớt những công việc nặng nhọc trong cơ quan, doanh nghiệp. + Xây dựng môi trường làm việc thuận lợi, có khả năng phát triển năng lực cá nhân. Đáp ứng yêu cầu này các phương tiện làm việc được bố trí theo trật tự lôgích, sử dụng các máy móc hay công cụ nào để thay thế công việc tay chân tốn thời gian, chú ý các yếu tố môi trường tác động đến tâm lý nhân viên. + Đầu tư tiết kiệm; có nghĩa là không phải thiết bị nhiều thì công việc của cơ quan, doanh nghiệp sẽ luôn luôn tốt. Cần tránh xu thế phô trương, lãng phí. Phải chú ý nâng cao năng xuất sử dụng thiết bị trong từng bộ phận cũng như toàn cơ quan, doanh nghiệp. + Luôn không ngừng đổi mới và hiện đại hoá các thiết bị văn phòng, thay thế kịp thời các thiết bị lạc hậu. Nâng cao vai trò, trách nhiệm của phòng hành chính tổ chức. Cần có các biện pháp tuyên truyền, giáo dục để cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức đầy đủ về vai trò, chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính tổ chức. Chọn các cán bộ có năng lực, có đạo đức đáng tin cậy làm công tác văn phòng. Có cơ chế, chính sách đãi ngộ, động viên và biểu dương những cán bộ, nhân viên có thành tích công tác tốt. Mặt khác cũng có quy chế rõ ràng để xác định trách nhiệm, nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên trong toàn công ty. Thực hiện được điều này, tức phòng hành chính tổ chức đã thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình. Kết luận Hoạt động văn phòng là các hoạt động quan trọng diễn ra hàng ngày ở tất cả các cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp. Nó không chỉ đơn thuần là công việc soạn thảo, đánh máy, quản lý văn bản. đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, mà còn là nơi xử lý, tổng hợp và chuyền tải các thông tin nhằm phục vụ các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Để các hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả cao thì việc hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng đóng vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động của văn phòng và cả bộ máy hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp. Hiện nay, việc hoàn thiện tổ chức văn phòng đã được Chính phủ, các cơ quan, các doanh nghiệp chú trong quan tâm và đã có những giải pháp hiệu quả, nhiều cơ quan, doanh nghiệp dần hoàn thiện tổ chức văn phòng của mình, thích ứng với mọi tình huống, ổn định và phát triển, góp phần vào sự tăng trưởng của nền kinh tế nước nhà đưa Việt Nam từng bước hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới. Em xin chân thành cảm ơn công ty và PGS. TS Đinh Văn Tiến đã giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành bài luận văn này. Do thời gian ngắn, kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên không tránh khỏi sai sót rất mong được sự góp ý, chỉ bảo của thầy cô, cùng bạn đọc để bài viết được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Tài liệu tham khảo Giáo trình “Tổ chức quản lý văn phòng doanh nghiệp” trương đại học Quản lý và kinh doanh Hà nội, khoa hành chính doanh nghiệp, năm 2001. Giáo trình “ Tổ chức quản lý” trường đại học quản lý và kinh doanh Hà nội, khoa đào tạo ngắn hạn, năm 2000. Các giải pháp thúc đẩy cải cách hành chính tại Việt Nam, nhà xuất bản chính trị quốc gia, năm 2001. Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở, NXB chính trị quốc gia, năm 1999. Quy chế thực hiện dân chủ ở các doanh nghiệp Nhà nước, NXB Thông kê, 4/2000. Quản trị hành chánh văn phòng. Nguyễn Hữu Thân. NXB Thống kê. Một số tài liệu tham khảo khác.