Đề tài Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở chi nhánh Tracimexco Hà Nội

ông ty XNK và hợp tác đầu tư giao thông vận tải. Chi nhánh là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập có tư cách pháp nhân có tài khoản riêng ở ngân hàng có con dấu riêng, hoạt động tuân thủ pháp luật Việt Nam, quản lý theo chế độ một thủ trưởng và theo phương thức hạch toán kinh doanh xã hội chủ nghĩa, quản lý đúng đắn mối quan hệ giữa lợi ích tập thể và lợi ích người lao động trực tiếp. Với nguyên tắc hoạt động trên, ngày nay Tracimexco Hà nội đang vững bước trên con đường của mình. . Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chi nhánh. 1.2.2.1 Chức năng. Là một chi nhánh của Công ty XNK và hợp tác đầu tư giao thông vận tải (một Công ty lớn của Bộ giao thông vận tải) Tracimexco Hà nội có những chức năng sau: Thông qua các hoạt động kinh doanh XNK, liên doanh, hợp tác với nước ngoài để thực hiện chức năng chính là nhập khẩu vật tư máy móc thiết bị phục vụ ngành giao thông vận tải, tổ chức quá trình lưu thông hàng hóa từ nước ngoài tới các tổ chức cá nhân tiêu dùng nội địa, đáp ứng yêu cầu của các ngành trong nền kinh tế quốc dân và góp phần tạo công ăn việc làm, cũng như tăng tích lũy cho ngân sách Nhà nước (thông qua nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước). 1.2.2.2 Nhiệm vụ. Bao gồm những nhiệm vụ chủ yếu sau: Xuất nhập khẩu và kinh doanh vật tư, thiết bị phương tiện giao thông vận tải và các sản phẩm nông lâm ngư nghiệp khác. Lắp ráp, phục hồi, tân trang thiết bị, phương tiện giao thông vận tải. Vận tải đường biển, đường bộ. Dịch vụ đại lý vận chuyển hàng hóa quốc tế và đại lý hàng hải. Dịch vụ tư vấn gọi vốn nước ngoài để phục vụ xây dựng cơ sở vật chất ngành giao thông vận tải. Hợp tác xuất khẩu lao động. Sản xuất kinh doanh XNK vật liệu xây dựng, trang trí nội thất và chuyển giao công nghệ mới xây dựng công trình giao thông vận tải bằng vật liệu xây dựng mới. Dịch vụ du lịch- kinh doanh khách sạn. Dịch vụ thông tin thương mại và hợp tác quốc tế giao thông vận tải. Với các nhiệm vụ trên, Tracimexco Hà nội quản lý và sử dụng nguồn vốn kinh doanh nhà nước giao khai thác và tự tạo nguồn bằng mọi cách, hình thức hợp lý để sản xuất kinh doanh, đồng thời tự đảm bảo, trang trải về mặt tài chính, tự tạo điều kiện để thúc đẩy kinh doanh phát triển nhằm tạo hiệu quả cao. 1.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của chi nhánh. Giám đốc Phòng vận tải và giao nhận hàng hoá Trung tâm dịch vụ thương mại và vận tải Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng Kinh doanh XN khẩu 1.2.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Qua sơ đồ trên ta thấy hiện nay chi nhánh đang hoạt động với cơ cấu tổ chức như sau: Đứng đầu là giám đốc chi nhánh Tracimexco Hà nội, là người lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành chung về mọi hoạt động của Công ty. Là người đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của chi nhánh trước pháp luật và cơ quan chủ quản. Do vậy, Giám đốc phải xác định mục tiêu, nhiệm vụ và phải xác định được phương hướng, cách thực hiện thành công mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra tạo điều kiện để các phòng ban chức năng, các cửa hàng, trung tâm trực thuộc Chi nhánh thực hiện tốt nhiệm vụ, chức năng của mình. 1.2.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. * Phòng hành chính tổng hợp: Giúp giám đốc Công ty quản lý các mặt công tác như chỉ huy điều hành quản lý các mặt thuộc tổ chức nhân sự, thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước đối với người lao động, làm tốt công tác bảo vệ người lao động. Tham mưu quản lý chỉ đạo nghiệp vụ, các mặt công tác tổ chức cán bộ nhân sự lao động tiền lương, đào tạo thi đua khen thưởng, kỷ luật * Phòng tài chính kế toán: Giúp ban giám đốc thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế, thống kê tài chính, thông tin kinh tế trong Công ty, lập và thực hiện các kế hoạch tài chính và các báo cáo tài chính. Tham mưu quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ về công tác tài chính kế toán, thống kê của Công ty, chức năng nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán: Phân phối và điều hoà vốn, phục vụ cho sản xuất và kinh doanh của Công ty. Bố trí vốn cho XNK, cung ứng vật tư, XDCB, sửa chữa công trình cho Công ty. Tham mưu cho giám đốc ban hành, theo dõi và thực hiện các quy chế pháp lý về kinh tế tài chính, quyết toán và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, xử lý những tồn tại trong sản xuất kinh doanh về mặt tài chính. Đề xuất, kiến nghị, bổ sung sửa chữa những bất hợp lý trong chi phí lưu thông, giá cả hàng hoá Công ty đang thực hiện. Chịu trách nhiệm công tác thống kê của Công ty về doanh số mua vào, bán ra giá trị hàng tồn kho Giải quyết công nợ mua bán hàng hoá và các khách hàng khác của Công ty, quản lý tài sản của Công ty Tham gia dự án về ký kết hợp đồng kinh doanh * Phòng kinh doanh: Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh bao gồm: Tham mưu cho lãnh đạo về quản lý nghiệp vụ kinh doanh, XNK và thị trường, xây dựng kế hoạch XNK Tổng hợp và lập các kế hoạch của Công ty trình lên cấp trên Lo các thủ tục hạn ngạch xuất khẩu, giấy phép và các thủ tục xuất khẩu, tham mưu cho lãnh đạo Công ty ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu Trực tiếp quản lý mặt hàng kinh doanh, tìm biện pháp giải quyết hàng tồn, hướng dẫn và kiểm tra việc quản lý kho cùng phòng tài chính đánh giá tài sản Quan hệ với các Bộ, Nhà nước để Công ty tham gia các dự án * Phòng vận tải và giao nhận hàng hóa: Quản lý và thực hiện toàn bộ công tác vận tải hàng hóa, làm thủ tục xuất nhập khẩu nội địa của chi nhánh. Tiếp thị và mở rộng bạn hàng trong công tác vận tải và giao nhận hàng hóa nội địa và quốc tế. Quản lý hai đại lý vận tải quốc tế là SDV/TTA Pháp và LOHIG úc theo sự ủy quyền của giám đốc chi nhánh. * Trung tâm dịch vụ thương mại và vận tải (Hải Phòng): Là trung tâm kinh doanh của chi nhánh đại diện tại Hải Phòng, hoạt động sản xuất kinh doanh theo ủy quyền của giám đốc chi nhánh với mọi chức năng ngành nghề được giao Ngoài ra chi nhánh còn liên doanh liên kết sản xuất và lắp ráp ô tô tại Bắc cạn, có đại lý bán và giới thiệu sản phẩm tại Hà nội, Nam Định, Hà tây. Liên doanh với Thái lan để sản xuất bê tông tươi. Chi nhánh luôn chú trọng công tác đào tạo và nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên, khuyến khích người lao động tham gia phát minh sáng kiến trong công tác. Với tổng số 62 cán bộ nhân viên hầu hết tất cả đều có trình độ từ cao đẳng trở lên, trong đó nhiều người có trình độ trên đại học, thành thạo ngoại ngữ. Hầu hết những người có trình độ cao đẳng đều được cơ quan tạo điều kiện đi học tiếp để nâng cao nghiệp vụ. Bảng 1: Bảng trình độ cán bộ công nhân viên chi nhánh TRacimexco Hà nội ( đơn vị: người) Tổng số Trình độ cao đẳng Trình độ đại học Trình độ sau đại học 62 18 35 9 Qua bảng trên ta thấy nguồn lực của chi nhánh đều là những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, một số người thông thạo từ một đến hai ngoại ngữ nhất là ở phồng kinh doanh tất cả các cán bộ ở phòng ngoài việc nắm vững chuyên môn còn phải thông thạo ít nhất một ngoại ngữ. Chính vì có trong tay một đội ngũ nhân viên có trình độ, nhiệt tình với công việc nên chi nhánh ngày càng phát triển Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của chi nhánh Tracimexco Hà nội 2.1.Thực trạng nhập khẩu hàng hoá của chi nhánh Tracimexco Hà nội. 2.1.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh trong những năm qua (2002-2004). 2.1.1.1. Những kết quả Công ty đã đạt được trong ba năm qua . Mỗi một doanh nghiệp muốn hình thành, vận hành và phát triển thì điều kiện đầu tiên doanh nghiệp đó phải có một số vốn kinh doanh nhất định. Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư giao thông vận tải Hà nội trong hai năm qua đã gặt hái được những thành tựu đáng kể. Do đó trước khi xem xét tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty chúng ta hãy xem xét về tài sản, vốn và nguồn vốn đảm bảo cho Công ty hoạt động trong hai năm 2002-2003 như thế nào. Qua bảng tài sản và nguồn vốn ta thấy: Bảng 1. Khái quát tài sản và nguồn vốn của Công ty Đơn vị: Triệu đồng TT Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) I Tài sản 27.328 100 34.537 100 42.572 100 1 TSLĐ 18.824 68,9 25.256 73,1 31.423 73.81 2 TSCĐ 8.504 31,1 9.281 26,9 11.423 26.19 II Nguồn vồn 27.328 100 34.537 100 42.572 100 1 Nợ phải trả 20.152 73.74 24.752 71.15 29.687 69.73 2 Vốn CSH 7.176 26.26 9.785 28.85 12.885 30.27 (Số liệu từ báo cáo tài chính) Qua bảng số liệu trên, ta thấy năm 2002, tài sản lưu động chiếm 68,9% trong tổng tài sản, tài sản cố định chiếm 31,1% trong tổng tài sản. Điều này cho thấy Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh là chính. Ta có thể thấy rằng so với năm 2002 thì năm 2003 có sự tăng lên cả về tài sản và nguồn vốn. So sánh giữa 2 năm 2003 và 2004 thì thấy rằng: Tổng tài sản của Công ty năm 2004 so với năm 2003 tăng 8.035 triệu đồng với tỷ lệ tăng là 23,26%. Tỷ lệ tăng như vậy cho thấy tình hình tài sản của Công ty đã có sự thay đổi và có những bước phát triển đi lên. Tài sản lưu động của Công ty năm 2004 tăng 6.167 triệu đồng so với năm 2003 tương ứng với 24.42%, nhưng tài sản cố định lại tăng ít, chỉ có 2.142 triệu đồng so với năm 2003 Cơ cấu nguồn vốn cũng có sự thay đổi. Nợ phải trả năm 2003 tăng 4600 triệu đồng so với năm 2002 với tỷ lệ tăng là 22,83%. Nguồn vốn chủ sở hữu năm 2003 tăng 2.609 triệu đồng, tương ứng với 36.36%. Điều này chứng tỏ rằng Công ty đã có những khoản vay dài hạn và ngắn hạn tăng lên so với năm 2002, đặc biệt là Công ty đã có nhiều cố gắng tăng nguồn vốn chủ sở hữu. Trong nguồn vốn chủ sở hữu so với tổng nguồn vốn còn thấp (26.26% năm 2002 và 28.85% năm 2003). Nhưng vốn chủ sở hữu năm 2004 so với năm 2003 tăng đáng kể với tỷ lệ là 31.68%. Điều này có tác dụng tích cực đối với Chi nhánh trong việc chủ động trong sử dụng vốn mặt khác giảm lãi suất vay vốn. Từ bảng trên, ta nhận thấy tổng nguồn vốn của Chi nhánh đang có xu hướng tăng lên. Như vậy chi nhánh đã tìm được hướng đi đúng và có một vị trí trên thị trường. Tuy nhiên để đánh giá hiệu quả đồng vốn kinh doanh của chi nhánh, chúng ta phải xem xét kết quả sản xuất kinh doanh của chi nhánh. 2.1.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh. Trong nền kinh tế thị trường, để tồn tại và phát triển doanh nghiệp chỉ có sự lựa chọn duy nhất là sản xuất hoạt động kinh doanh phải có hiệu quả thể hiện ở chỉ tiêu lợi nhuận đạt được. Không nằm ngoài quy luật đó, mọi cố gắng nỗ lực của Công ty trong những năm qua là vì mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận. Muốn tối đa hoá lợi nhuận thì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phải rất phong phú và đa dạng. Các doanh nghiệp không chỉ tiến hành sản xuất kinh doanh các loại hàng hoá theo đúng ngành nghề đã đăng ký mà còn có thể tiến hành các hoạt động khác(hoạt động tài chính, hoạt động bất thường). Để thấy được tình hình thực hiện lợi nhuận của chi nhánh ta xem xét bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. 3 bảng kq Từ kết quả hoạt động kinh doanh của 3 năm : 2002; 2003; 2004 ta thấy doanh thu của chi nhánh tăng trưởng ổn định. Năm 2002 tổng doanh thu là 32,207,025,957 đồng, lợi nhuận sau thuế là 676,188,365 đồng. Năm 2003 tổng doanh thu là 34,247,811,304 đồng, lợi nhuận sau thuế là 519,137,411 đồng. Năm 2004 tổng doanh thu là 34,586,371,818 đồng, lợi nhuận sau thuế là 965,380,026 đồng. Năm 2003 tổng doanh thu của chi nhánh cao hơn năm 2002 là 2,040,785,347 đồng nhưng lợi nhuận sau thuế lại giảm 157,050,954 đồng vì các khoản giảm trừ như giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại của năm 2003 cao hơn năm 2002, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của năm 2003 cũng cao hơn năm 2002. Khắc phục tình trạng của năm 2003, với chiến lược kinh doanh đúng đắn và quyết tâm của cán bộ công nhân viên chi nhánh năm 2004 với tổng doanh thu không cao hơn năm 2003 là bao nhưng lợi nhuận thu về thì cao hơn rất nhiều. Đó là kết quả của sự nỗ lực, tìm tòi sáng tạo của ban lãnh đạo cũng như cán bộ nhân viên chi nhánh. Với tình hình của nhiều doanh nghiệp nhà nước đang làm ăn thua lỗ thì chi nhánh Tracimexco Hà nội vẫn đứng vững và ngày càng phát triển , đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao,điều đó thể hiện ở thu nhập bình quân hàng tháng. Bảng 5: Thu nhập bình quân/ người/ tháng của nhân viên chi nhánh Tracimexco. Năm 2002 2003 2004 2005 ( dự kiến) VND/Người/tháng 972,600 907,000 1,262,000 1,700,000 Với thu nhập tương chính tương đối ổn định trên, ngoài ra chi nhánh còn có chế độ khen thưởng bằng vật chất đối với những cá nhân có những sáng kiến trong công việc đem lại lợi ích cho chi nhánh. Do đó không khí làm việc trong chi nhánh luôn sôi nổi, khẩn trương khác hẳn với cung cách làm việc bấy lâu còn tồn tại trong các doanh nghiệp nhà nước. Sự ổn định và phát triển của chi nhánh còn thể hiện ở số tiền nộp ngân sách nhà nước. Bảng 6: Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. Nhìn vào bảng trên ta thấy chi nhánh đã thực hiện tốt nghĩa vụ của mình đối với nhà nước. Các loại thuế đều được nộp đầy đủ, tăng đều qua các năm. Phân tích thực trạng nhập khẩu hàng hoá ở chi nhánhTracimexco Hà nội. Đất nước ta đang trong thời kỳ đổi mới, hàng loạt các công trình giao thông đang được mở rộng khắp trên đất nước nhằm tạo điều kiện phát triẻn kinh tế và lưu thông hàng hoá giữa các vùng trong cả nước. Là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc bộ giao thông vận tải nên chi nhánh Tracimexco Hà nội cũng đóng góp một phần trong việc cung cấp các thiết bị, vật tư phục vụ cho ngành giao thông vận tải. Vậy những thiết bị vật tư có từ thị trường nào, qua các bảng giá chào hàng của các tập đoàn kinh tế lớn trên thế giới chi nhánh đã có một số thị trường đáng tin cậy. Bảng 7: bảng kim ngạch nhập khẩu từ các thị trường cụ thể từ năm 2002-2004 Năm Nước Kim ngạch nhập khẩu ( đơn vị: usd) Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 6 tháng đầu năm 2005 1. Nhật 452,000.00 572,000.00 582,000.00 342,000.00 2. Đức 432,000.00 542,000.00 480,000.00 432,000.00 3. Hàn Quốc 152,000.00 182,000.00 132,000.00 76,000.00 4. Thái lan 120,000.00 162,000.00 129,000.00 89,000.00 5. Nga 119,520.00 145,000.00 215,000.00 85,000.00 Qua bảng 7, ta dễ thấy hầu hết các kim ngạch đều gia tăng với góc độ khác nhau.Đối với thị trường Nhật Bản hầu hết doanh nghiệp nhập khẩu các thiết bị máy móc phục vụ ngành giao thông như máy ủi, máy xúc, ô tô chuyên dụng..Đối với nước Đức thì hầu hết chi nhánh nhập khẩu nhựa đường, phụ tùng thay thế.. bởi những năm 90 khi nhà nước ta còn có chính sách cho phép nhập khẩu những thiết bị đã qua sử dụng ( khoảng 80%) do vậy những thiết bị để thay thế cho loại thiết bị trên là rất cần thiết. Đối với thị trường Hàn Quốc Thái lan, Nga thì chi nhánh chủ yếu nhập lốp ô tô, một số các thiết bị phục vụ cho các thiết bị giao thông như biển báo, sơn, thiết bị phản quang dùng trên đường cao tốc.. Do vốn kinh doanh còn hạn chế, bị phân tán nên kim ngạch nhập khẩu của chi nhánh còn chưa cao, mặt khác ở trong nước chi nhánh đã xây nhà máy lắp ráp ô tô tại Cao Bằng nên nhu cầu nhập ô tô nhất là ô tô tải hạng nhỏ hầu như là không còn, hơn nữa một số thiết bị trong nước cũng đã sản xuất được nên số lượng cần nhập khẩu từ bên ngoài giảm nhiều. Hiện tại chi nhánh chỉ nhập những thiết bị trong nước chưa sản xuất được hoặc đã sản xuất được nhưng chất lượng còn chưa cao. Giá cả nhập khẩu bao giờ cũng là điểm quan tâm hàng đầu của mọi công ty nhập khẩu. Thực tế cho thấy giá cả các mặt hàng luôn luôn biến động mà tác động chính là do tỷ giá hối đoái của ngoại tệ. Sau đây là giá của một số sản phẩm mà chi nhánh đã nhập về và đang được tiêu thụ trên thị trường ( giá đã bao gồm cả VAT) Bảng 8: Giá vật tư, thiết bị máy móc ( ngàn USD/ Chiếc, tấn ) Mặt hàng 2002 2003 2004 6 tháng đầu năm 2005 Máy xúc Máy ủi Xan gạt đường Ô tô chở bê tông tươi Cần cẩu Phụ tùng thiết bị Nhựa đường Lốp ô tô chuyên dụng 50 41.5 32.5 75 67.5 10 1.6 0.15 52 42.3 33.2 75.2 68.2 11 1.56 0.152 51.2 43 33.5 76.2 69 9 1.72 0.155 51.6 44 34 76.8 69.5 8 1.80 0.157 Giá của các mặt hàng có xu hướng tăng là do giá dầu tăng mạnh dẫn đến giá thành sản xuất tăng, hơn nữa tỷ giá đồng ngoại tệ đặc biệt là đồng eur vào cuối năm 2004 tăng mạnh và đến 6 tháng đầu năm 2005 thì đồng đô la Mỹ tăng mạnh. Do đó hầu hết các doanh nghiệp có xu hướng sử dụng nguồn hàng trong nước thay cho nhập khẩu để tiết kiệm ngoại tệ. Về mặt hàng nhập khẩu chủ yếu chi nhánh nhập khẩu các mặt hàng sau: Bảng 9: Bảng hàng hoá nhập khẩu Tên hàng 2002 2003 2004 6 tháng đầu năm 2005 Máy xúc ( chiếc) Máy ủi Xan gạt đường ( chiếc) Ô tô chở bê tông tươi ( chiếc) Cần cẩu ( chiếc) Phụ tùng thiết bị ( chiếc) Nhựa đường ( Tấn) 10 8 4 5 2 2586 152 12 7 3 3 0 1982 165 14 15 1 6 3 2058 98.5 6 7 2 4 1 1523 75 Nhìn vào bảng trên ta có nhận xét như sau: Máy xúc: Số lượng máy xúc tăng đều qua các năm, liên tục vì máy xúc này được ứng dụng trong nhiều ngành như xúc đất, cát..., giá cả tương đối ổn định, tăng không đáng kể. Máy ủi: Số lượng tuy không nhiều bằng máy xúc nhưng lại tăng đột biến vào năm 2004, máy ủi chủ yếu phục vụ cho các công trình giao thông mở đưòng ỏ những vùng núi, vùng trũng cần san lấp. Tuy vậy chưng lợi nhuận kinh doanh mặt hàng này cao nhất vì chi nhánh có nguồn hàng tin cậy, chất lượng tốt, giá cả phải chăng. Máy san gạt đường: Mặt hàng này bán châm, rất kén khách vì thông thường chỉ những công ty xây dựng cầu đường lớn mới mua, còn lại hầu hết là thuê do đó số lượng nhập về ít. Ô tô chở bê tông tươi: Chủ yếu chi nhánh nhập về để phục vụ sản xuất cho nhà máy liên doanh sản xuất bê tông tươi với Thái lan, một phần bán cho các công ty khác. Thiết bị, phụ tùng: Đây là mặt hàng chi nhánh bán chạy nhất, chủ yếu phục vụ cho các công ty trước đây đã mua máy móc của chi nhánh nay có nhu cầu thay thế, sửa chữa. Đây là nguồn hàng công ty rất có thế mạnh, chi nhánh có bạn hàng tin cậy, lâu năm tại Đức chuyên cung cấp về thiết bị, máy móc thay thế. Đây cũng là mặt hàng mà chi nhánh có sức cạnh tranh cao. Nhựa đường: Mặt hàng này được bán chạy nhất vào năm 2002 và giảm dần vào các năm gần đây vì có rất nhiều công ty khác tham gia nhập khẩu mặt hàng này, một phần tỷ giá ngoại tệ biến động nên lợi nhuận thu được tù mặt hàng này không cao, do đó hiện nay chi nhánh chỉ nhập mặt hàng này khi có đơn đặt hàng của các công ty trong nước. Kết quả bán hàng nhập khẩu của chi nhánh Kết quả bán hàng nhập khẩu được phản ánh rất rõ trong bảng kết quả doanh thu, nó chiếm khoảng 50% tổng doanh thu của chi nhánh. Qua bảng tổng kết kết quả bán hàng nhập khẩu dưới đây sẽ cho ta hiểu rõ thêm. Bảng 10: Kết quả bán hàng nhập khẩu Đơn vị : VND Chỉ tiêu 2002 2003 2004 6 tháng đầu năm 2005 Tổng doanh thu hàng nhập khẩu Giá vốn hàng bán Chi phí bán hàng Lợi nhuận trước thuế 17.162.921.052 16.056.605,023 652.625.182 453.690.847 18.052.161.487 16.352.423.056 653.032.785 545.705.646 16.052.161.487 14.882.057.985 573.628.123 596.475.379 9.175.782.689 8.458.689.152 356.423.056 360.670.481 Qua bảng trên ta thấy lợi nhuận thu được tăng đều qua các năm, năm 2004 tuy doanh thu ít hơn hai năm 2002 và 2003 nhưng do tiết kiệm được chi phí bán hàng và tìm được nguồn hàng tốt nên lợi nhuận lại đạt cao hơn hai năm trước. Trong tình hình cạnh tranh hiện nay chi nhánh đã không những giữ vững được bạn hàng mà còn mở rộng được thị trường, tăng lợi nhuận điều đó chứng tỏ sự nỗ lực phấn đấu không ngừng của lãnh đạo và tập thể cán bộ nhân viên trong chi nhánh. Tuy hoạt động trong nhiều lĩnh vực nhưng nhập khẩu vẫn là một trong những mũi nhọn của chi nhánh chính vì thế để nâng cao hiệu quả làm việc chi nhánh rất chú trọng công tác nghiệp vụ nhập khẩu của cán bộ nhập khẩu. Phân tích thực trạng nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của chi nhánh Tracimexco Hà nội Ngiệp vụ đàm phán ký hợp đồng nhập khẩu Đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu là một trong những nghiệp vụ quan trọng của quá trình nhập khẩu, có thể nói nó quyết định đến 80% thành công của quá trình kinh doanh nhập khẩu. Xác định được tầm quan trọng này nên ở Tracimexco Hà nội có một bộ phận chuẩn bị dự án đầu tư, bộ phận nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, thông qua kinh nghiệm của các cán bộ xuất nhập khẩu để lựa chọn bạn hàng, quyết định giá cả và số lượng hàng. Thông thường bộ phận dự án của phòng kinh doanh đưa ra kế hoạch nhập một mặt hàng nào đó thì bộ phận nghiên cứu thị trường sẽ tổng hợp toàn bộ thông tin về mặt hàng đó bao gồm sức tiêu thụ của thị trường trong nước, khả năng sản xuất ỏ trong nước về mặt hàng này, mặt hàng có thể thay thế, khách hàng tiềm năng là ai? họ có thể mua với số lượng và giá cả như thế nào?. Sau đó sẽ tiến hành nghiên cứu và tìm kiếm bạn hàng có thể cung cấp loại hàng đó, đó là các thông tin về khả năng họ có thể cung cấp với số lượng bao nhiêu, giá cả như thế nào, tiềm lực tài chính của họ, diều kiện giao hàng, chế độ thanh toán.. Thông thường nghiệp vụ này được tiến hành bằng cách tra cứu trên Internet, qua các trang web, báo chí và phương tiện thông tin khác..Sau khi đã nghiên cứu các thông tin trên cán bộ nhập khẩu sẽ tiến hành liên lạc với đối tác nước ngoài để yêu cầu họ gửi bản báo giá về mặt hàng đó Hợp đồng nhập khẩu thường được ký kết theo phương thức bên nước ngoài gửi bản chào hàng hoặc chào hàng qua điện thoại, khi đã thoả thuận được giá cả và các điều kiện khác bên nước ngoài sẽ fax hợp đồng nhập khẩu đã ký sẵn sàng, nếu thấy hợp đồng này có thể chấp nhận được không cần sửa chữa thì chi nhánh sẽ ký một bên và fax lại cho bên chào hàng và hợp đồng coi như đã được ký kếtt kể từ ngày fax bản hợp đồng đó. Việc thực hiện hợp đồng được tiến hành như hợp đồng thông thường. Hợp đồng được ký thông qua đàm phán trực tiếp thường chỉ sử dụng ở những thương vụ lớn, khó khăn hoặc có giá trị lớn, các dây truyền hiện đại thì việc đàm phán trực tiếp mới diễn ra. Vì đây là hình thức tốn kém chi phí trong quá trình đàm phán. Thông thường đối với những hợp đồng đàm phán trực tiếp thì giám đốc và trưởng phòng kinh doanh sẽ là người trực tiếp đàm phán và quyết định ký hợp đồng. Nghiệp vụ thuê tàu và mua bảo hiểm Ngiệp vụ thuê tàu Vì là doanh nghiệp có làm đại lý vận tải cho hai hãng vận tải quốc tế lớn là SDV của Pháp và LOHIG của úc nên việc thuê tàu vận tải là việc rất thuận lợi. Sau khi ký kết hợp đồng tuỳ theo điều kiện giao hàng mà xác định ai sẽ là người chỉ định nhà vận tải, thông thường chi nhánh thường mua với điều kiện giao hàng là EXW hoặc FOB. Sau khi ký hợp đồng nhập khẩu, chi nhánh sẽ tiến hành đàm phán giá vận tải với nhà vận tải, sau khi thoả thuận, cán bộ nhập khẩu sẽ tiến hành thông báo nhà vận tải sẽ chở hàng hoá cho người bán hàng. Nhà vận tải sẽ tiến hành liên lạc với người bán để nhận hàng, sau khi nhận hàng nhà vận tải sẽ tiến hành thông báo lịch trình tàu vận chuyển hàng từ nơi mua hàng đến cảng đích hoặc thời gian hàng sẽ được vận tải về kho của doanh nghiệp.Sau đó nhà vận tải sẽ phát hành một bộ vận đơn đường biển trong đó ghi rõ tên người gửi- địa chỉ, tên người nhận-địa chỉ, số lượng hàng hoá, tên hàng, tên tàu vận tải, cảng đi, cảng đến, ngày lên tàu..và đưa cho người gửi hàng, người gửi hàng sẽ chuyển bộ vận đơn này cho người nhận , người nhận sẽ dùng bộ vận đơn này để nhận hàng. Thông thường việc thuê tàu do phòng giao nhận đảm nhiệm,với ưu thế có đội ngũ nhân viên giỏi nghiệp vụ cũng như có quan hệ tốt với các chủ tàu nên chi phí vận tải hàng hoá của chi nhánh được giảm đến mức tối đa. Hàng hoá được đảm bảo về đúng tiến độ, được bảo quản, bốc xếp theo đúng yêu cầu. Sau đây là mẫu vận đơn gửi hàng mà nhà vận tải sẽ phát hành cho người gửi hàng, người bán sẽ chuyển bộ vận đơn này cho người mua và người mua sẽ dùng bộ vận đơn này để nhận hàng. Nghiệp vụ mua bảo hiểm Thông thường chi nhánh mua bảo hiểm tại tổng công ty bảo hiểm Việt nam – Bảo Việt, hợp đồng bảo hiểm được ký kết và thực hiện theo từng chuyến hàng. Sau khi nhà vận tải thông báo đã nhận hàng từ người bán và thông báo lich trình của tàu vận tải hàng hoá cán bộ phòng giao nhận sẽ tiến hành điền vào mẫu ‘ Yêu cầu bảo hiểm hàng hoá’ và gửi đến phòng bảo hiểm hàng hoá của Bảo Việt. Sau đó Bảo Việt sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng và sẽ fax sang bản nháp của hợp đồng bảo hiểm. Nếu đồng ý với bản hợp đồng này thì bên Boả Việt sẽ tiến hành in và gửi bản hợp đồng gốc sang cho chi nhánh sau khi chi nhánh đã thanh toán tiền mua bảo hiểm. Tuỳ từng loại hàng hoá và giá trị hợp đồng mà chi nhánh mua bảo hiểm theo điều kiện A, B, C. Thông thường thì chi nhánh hay mua bảo hiểm điều kiện C. Nghiệp vụ làm thủ tục hải quan Sau khi nhận được thông báo tàu cập cảng của nhà vận tải, cán bộ phòng giao nhận sẽ tiến hành mở tờ khai hải quan. Nhân viên phòng giao nhận sẽ điền đầy đủ các thông tin vào mẫu tờ khai- mua ở cục hải quan, sau khi có đầy đủ chữ ký của giám đốc chi nhánh và dấu của chi nhánh sẽ tiến hành nộp tờ khai hải quan cùng với bộ hồ sơ hàng hoá bao gồm hoá đơn mua hàng, lits hàng, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, lệnh giao hàng của hãng tàu cho hải quan- thông thường là hải quan cảng Hải phòng- nếu nhận hàng ở cảng Hải phòng hoặc hải quan Gia Lâm- nếu nhận hàng ở ICD Gia Lâm. Sau khi mở xong tờ khai hải quan, cán bộ giao nhận sẽ tiến hành đưa hàng hoá về kho của hải quan để kiểm tra hoặc mời hải quan xuống bãi để kiểm tra hoặc không cần kiểm tra- đối với hàng miễn kiểm. Thông thường để thuận lợi thì doanh nghiệp thường mời cán bộ hải quan xuống bãi để kiểm tra hàng hoá. Kiểm tra hàng hoá xong cán bộ giao nhận sẽ tiến hành các quyết định của hải quan. Nghiệp vụ nhận hàng và vận chuyển Sau khi mở tờ khai hải quan xong, cán bộ giao nhận sẽ mang bộ hải quan cùng với lệnh giao hàng của hãng tàu đến cảng để nhận hàng. Trước khi nhận hàng cán bộ giao nhận sẽ tiến hành làm các thủ tục với cảng như thuê xe chuyên chở container, thanh toán phí nâng hạ container, phí khai thác hàng CFS (đối với hàng lẻ), phí bốc xếp, phí lưu kho, lưu bãi ( nếu có). Khi nhận container cán bộ giao nhận luôn chú ý xem tình trạng của container như thế nào, có còn niêm phong kẹp chì hay không, số container và số chì có khớp với vận đơn hay không, nếu bình thường thì sẽ tiến hành cho cẩu container lên xe vận tải, nếu thấy bất thường thì sẽ báo cho nhà vận tải và hải quan lập biên bản- điều này rất quan trọng đối với việc khiếu nại, bồi thường với bảo hiểm. Khi mở niêm phong kẹp chì cần có cán bộ hải quan ở đó để chứng kiến tình trạng hàng hoá có bình thường hay không, có đủ số lượng như trên lits hàng hay không, quy cách đóng gói và bảo quản hàng hoá có đúng theo yêu cầu hay không, nếu thấy bình thường thì sẽ tiến hành nhận hàng, nếu thấy thiấu hoặc không bình thường thì sẽ mời nhà vận tải và bảo hiểm đến để tiến hành lập biên bản và các thủ tục bồi thường khác. Vì đặc thù của xe chở container không được vào thành phố trong thời gian từ 6h sáng đến 22 giờ tối nên cán bộ giao nhận của chi nhánh luôn bố trí sao cho thời gian nhận hàng và chuyển hàng vào kho được tiến hành thuận lợi. Đánh giá thực trạng nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của chi nhánh Tracimexco Hà nội Những kết quả đạt được Là một doanh nghiệp chuyên về kinh doanh xuất nhập khẩu, lại là đại lý vận tải quốc tế nên Tracimexco Hà nội rất chú trọng đên nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. chính vì thế nên chi nhánh đã có trong tay một đội ngũ cán bộ xuất nhập khẩu, giao nhận hàng hoá, nghiên cứu thị trường có chuyên môn vững, nhiệt tình với công việc. Do vậy những kết quả mà chi nhánh đạt được ngày hôm nay có công rất lớn của các cán bộ này bởi kết quả kinh doanh nhập khẩu có đạt được kết quả tốt hay không thì phụ thuộc rất nhiều vào nghiệp vụ nhập khẩu. Do có một đội ngũ cán bộ có chuyên môn cao- 80%cán bộ nhập khẩu tốt nghiệp đại học và trên đại học, thông thạo ít nhất một ngoại ngữ nên hiện nay chi nhánh không những làm các nhiệm vụ nhập khẩu hàng hoá phục vụ kinh doanh của doanh nghiệp mà còn tiến hành nhập khẩu uỷ thác để thu phí uỷ thác cho những công ty không đủ năng lực và điều kiện nhập hàng, tiến hành làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nội địa trong nước- chính là nguồn thu đem lại lợi nhuận cao cho chi nhánh . Chính vì thế chi nhánh đang mở rộng dịch vụ này để đem lại nguồn thu nhập không những cho doanh nghiệp mà còn nâng cao thu nhập cho cán bộ nhân viên trong chi nhánh. Những hạn chế và nguyên nhân Bên cạnh những thành tựu đã đạt được nhưng do nguyên nhân khách quan, chủ quan chi nhánh Tracimexco Hà nội vẫn còn gặp nhiều khó khăn cần khắc phục mới có thể đứng vững trên thị trường. Nguyên nhân khách quan Tồn tại trong thị trường nhiều biến động khong những về kinh tế và cả hệ thống pháp luật nên chi nhánh không tránh khỏi sự tác động từ bên ngoài. Để có thể đứng vững trong hàng loạt những biến động khách quan liên tục ( sự tăng giảm của các đồng ngoại tệ trên thế giới) này Tracimexco chỉ còn một biện pháp duy nhất là nghiên cứu dự đoán và tự mình biến động theo sự biến đổi của môi trường chỉ như vậy mới hạn chế ảnh hưởng này đến mức tối thiểu. * Thị trường trong nước. Thị trường trong nước là nơi tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu, nó quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Thị trường tiêu thụ mặt hàng nhập khẩu uỷ thác hết sức phức tạp, trước những năm 2000 chỉ có ít doanh nghiệp xuất nhập khẩu trực tiếp nên hầu hết các công ty phải mua lại hoặc uỷ thác nhập khẩu, nhưng đến nay hàng loạt các công ty trước đay là bạn hàng của doanh nghiệp nay được cấp giấy phép nhập khẩu nên đã tự nhập khẩu do đó công ty mất đi một khối lượng bạn hàng lớn. Các công ty xây dựng công trình giao thông là bạn hàng lớn của chi nhánh trong khi đó chi nhánh đang gặp phải sự cạnh tranh gay gắt để giành phần khách hàng này. Đối với kinh doanh vật tư thiết bị, vốn lớn, khó tiêu thụ mặt khác mặt hàng này đòi hỏi kỹ thuật cao, tỷ giá ngoại tệ luôn thay đổi do đó gặp rất nhiều rủi ro trong kinh doanh. Nếu cán bộ nghiên cứu thị trường không phân tích kỹ và chính xác các thông tin về thị trường sẽ dẫn đến kết quả kinh doanh thấp và thậm chí phá sản. Do đó nhiệm vụ đặt ra đối với cán bộ phòng kinh doanh khẩu rất nặng nề. Mặt khác các nghị định của chính phủ thay đổi liên tục làm cho các mặt hàng đang được nhập khẩu trở thành bị cấm nhập cùng gây rắc rối cho các công ty xuất nhập khẩu và làm cho giá cả hàng hoá tăng vọt. * Thị trường nước ngoài Thị trường châu á Thái Bình Dương cũng như thị trường châu âu với các chính sách phát triển kinh tế năng động của chính phủ tạo cho thị trường một môi trường ổn định về pháp luật cũng như chiến lực phát triển hướng về xuất khẩu tạo điều kiện cho chi nhánh thâm nhập thị trường các nước này một cách thuận lợi Với sự phát triển về thương mại điện tử như hiện nay thì việc tìm hiểu thông tin về giá cả thị trường, đối tượng giao dịch cũng rất thuận lợi cho cán bộ phòng kinh doanh. Tuy nhiên ở đây cũng xuất hiện nhiều các công ty ma chuyên lừa đảo những doanh nghiệp ở các nước đang phát triển không có điều kiện điều tra kỹ về đôí tác làm ăn. Do đó khi giao dịch mua bán doanh nghiệp rất chú trọng đến vấn đề này, điều này đòi hỏi nhân viên nhập khẩu phải có chuyên môn cao, có kinh nghiệm trong buôn bán quốc tế, giỏi ngoại ngữ để đọc kỹ, hiểu và trả lời chính xác tất cả những yêu cầu cũng như điều kiện mua bán của mình và đối tác. Những tồn tại chủ quan Bên cạnh những tồn tại do nguyên nhân khách quan thì tại chính bản thân doanh nghiệp cũng còn có nhiều vấn đề cần giải quyết. * Vốn kinh doanh nhập khẩu còn hạn hẹp. Như đã phân tích ở trên vốn kinh doanh của chi nhánh năm 2004 mới chỉ đạt 42.572.000.000 đồng trong đó vốn lưu động là 31.423.000.000 đồng chiếm 73.81% tổng nguồn vốn, với một công ty kinh doanh xuất nhập khẩu thì đó vẫn là một số vốn còn khiêm tốn. Mặt khác vừa để hiện đại hoá, vừa nhập khẩu được các lô hàng có quy mô lớn, mở rộng thị trường trong và ngoài nước đòi hỏi một nguồn vốn lớn mà không chỉ nguồn vốn ngân sách là có đủ. Theo đánh giá của chi nhánh cần có khoảng từ 80-100 tỷ dồng muốn vay ngân hàng hay bất cứ một tổ chức tài chính nào cần phải có vốn thế chấp hoặc cầm cố nhưng toàn bộ vốn lưu động và cốn cố định của công ty cũng chỉ bằng 1/ 2 số đó. Mặt khác muốn vay được vốn còn phải phụ thuộc vào tổng công ty có chấp nhận đứng ra bảo lãnh hay không - đó cũng là một khó khăn của chi nhánh. Cũng như các công ty khác của Việt nam thiếu vốn kinh doanh khiến Tracimexco Hà nội không thực hiện được các thương vụ lớn, không dám quyết đoán trong kinh doanh. Hiện nay chi nhánh đang phải chịu trả cho ngân hành và các tổ chức tài chính khác khoảng hơn 900.000.000 đồng / năm. Bên cạnh đó chi nhánh vẫn chưa có biện pháp quản lý vốn và hạch toán chặt chẽ. * Công tác thu thập thông tin chưa có hiệu quả Mặc dù ý thức về vai trò và tầm quan trọng của thông tin nhưng công tác thu thập và xử lý thông tin ở Tracimexco Hà nội chưa được tổ chức có hệ thống, công việc này chỉ được thực hiện qua các nhân viên xuất nhập khẩu và bộ phận chuẩn bị dự án của phòng kinh doanh qua các bản chào hàng khác nhau của các bạn hàng nước ngoài gửi về hoặc một vài các công ty xây dựng công trình giao thông. Thông tin chỉ được nghiên cứu tại bàn qua một vài nguồn thông tin hạn chế mặc dù những thuận lợi của doanh nghiệp cho phép cán bộ có thể thu thập được những nguồn thông tin mà ít doanh nghiệp nào biết được. Mặt khác thông tin được thu thập không đến được người điều hành, các thông tin thường tản mạn, dừng lại ở phạm vi hẹp nên chưa được sử dụng có hiệu quả đem lại lợi nhuận trong kinh doanh. * Các hình thức nhập khẩu chưa đa dạng Hai hình thức nhập khẩu chủ yếu là nhập uỷ thác và nhập trực tiếp nhưng phần lớn trước những năm 2000 chủ yếu là nhập uỷ thác chiếm 65%, nhưng từ năm 2000 trở lại đây thì chủ yếu là nhập tự doanh do đó mặc dù những năm gần đây kim ngạch nhập khẩu có ít hơn những năm trước nhưng lợ nhuận thu được thì cao hơn vì nhập khẩu uỷ thác chi nhánh chỉ thu được từ 0,5-2% giá trị hợp đồng nhập khẩu. do đó vấn đề dặt ra ở chi nhánh là phải đa dạng hoá hình thức nhập khẩu để không những thu lại lợi nhuận cho doanh nghiệp mà từ đó còn có thể đào tạo được một đội ngũ cán bộ xuất nhập khẩu giỏi về chuyên môn nghiệp vụ. Chương 3: Phương hướng và biện pháp hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu ở chi nhánh tracimexco hà nội 3.1 phương hướng phát triển kinh doanh của chi nhánh trong những năm tới. 3.1.1 Phương hướng phát triển kinh doanh của chi nhánh trong những năm tới Để bắt kịp với sự phát triển của các nước trong khu vực và trên thế giới nhà nước ta cho phép nhập khẩu để sản xuất và táI xuất khẩu các mặt hàng thiết yếu để tạo công ăn việc làm cho người dân, nâng cao trí thức tinh thần sáng tạo học hỏi trong công việc. Nhập khẩu hàng hoá còn tạo ra sự cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước. Là một doanh nghiệp nhà nước thuộc bộ giao thông vận tảI, nắm vững những chủ trương của Đảng và nhà nước, chi nhánh Tracimexco cũng đề ra những phương hướng phát triển kinh doanh của mình trong những năm tới. Để đáp ứng nhu của thị trường và phương thức đa dạng hoá trong kinh doanh ngoài nhập khẩu những mặt hàng thiết bị, vật tư máy móc phục vụ cho ngành giao thông doanh nghiệp còn dự định sẽ nhập thêm một số loại mặt hàng dân dụng khác để đáp ứng nhu cầu trong nước. Do có hợp tác để sản xuất lắp ráp ô tô tại Cao Bằng nên chi nhánh rất chú trọng tới việc phát triển sản xuất, mở rộng mạng lưới tiêu thụ và bảo hành sản phẩm trên khắp các tỉnh thành trên cả nước và tiến tới xuất khẩu. Ngoài ra chi nhánh cũng chú ý đến việc phát triển hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế và trong nước vì đây cũng là những hoạt động bổ trợ rất đắc lực cho hoạt động xuất nhập khảu của chi nhánh. Do có điều kiện thuận lợi của một doanh nghiệp nhà nước nên mấy năm qua chi nhánh cũng phát triển loại hình xuất khẩu lao động ra các nước như Nhật bản, Hàn quốc, Malaysiatạo thêm nguồn doanh thu mới. Đồng thời chi nhánh cũng cố gắng mở rộng tìm kiếm bạn hàng về mặt hàng bột đá xây dung - đặc biệt và thị trường Thái lanvì đây là mặt hàng mà chi nhánh có nguồn hàng ổn định, giá cả hợp lý và ổn định. Sau đây là bảng chỉ tiêu doanh thu năm 2005 ,2006,2007 dự kiến sẽ đạt Bảng kế hoạch doanh thu năm 2005, 2006, 2007 Năm Chỉ tiêu Số tiền ( triệu đồng) 2005 Tổng doanh thu 75,000 Trong đó hàng nhập khẩu 45,000 Trong đó hàng xuất khẩu và các hoạt động khác 30,000 2006 Tổng doanh thu 97,000 Trong đó hàng nhập khẩu 52,000 Trong đó hàng xuất khẩu và các hoạt động khác 45,000 2007 Tổng doanh thu 120,000 Trong đó hàng nhập khẩu 45,000 Trong đó hàng xuất khẩu và các hoạt động khác 75,000 Nhìn vào bảng trên ta thấy tổng doanh thu năm 2005 dự kiến là 75 tỷ đồng trong đó doanh thu từ hàng nhập khẩu dự kiến là 45 tỷ chiếm 60% tổng doanh thu . Năm 2006 dự kiến tăng 29 % so với năm 2005, năm 2007 dự kiến tăng 60 % so với năm 2005. trong đó tổng doanh thu về nhập khẩu chiếm 37,5 % trên tổng doanh thu . Với một đội ngũ lãnh đạo và cán bộ nhân viên có trình độ, kinh nghiệm thì việc chi nhánh đạt được những kế hoạch kinh doanh trong tương lai là việc không khó. 3.1.2 Phương hướng nhập khẩu hàng hoá của chi nhánh. Đối với mọi công ty kinh doanh nhập khẩu nói chungvà Traqcimexco nói riêng hai hình thức nhập khẩu chủ yếu là trực tiếp và uỷ thác nhưng cùng với sự hợp tác lâu dài và mở rộng bạn hàng thì việc đa dạng hoá các hình thức nhập khẩu sẽ là cơ sở cho chi nhánh mở rộng thị trường, giải quyết được những khó khăn đặc biệt là khó khăn về vốn. Các hình thức nhập khẩu mới sẽ tạo ra một đội ngũ cán bộ xuất nhập khẩu am hiểu về chuyên môn nâng cao trình độ. Theo bảng kim ngạch nhập khẩu của công ty là 1,275,520.00USD năm 2002; 1,603,000.00USD năm 2003;1,538,000.00USD năm 2004 và dự kiến năm 2005 đạt 2,600,000.00USD. Để đáp ứng nhu cầu của thị trường và thực hiện phương thức đa dạng hoá ngành nghê ngoài những mặt hàng truyền thống là máy xúc, máy ủi, nhựa đường, ô tô chuyên dụng.. chi nhánh còn nhập thêm một số phụ tùng và thiết bị về điện chiếu sáng phục vụ trong ngành giao thông. Sau đây là bảng kế hoạch nhập khẩu các mặt hàng năm 2005 của chi nhánh. Số TT Tên hàng Số luợng Tổng giá trị (USD) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ô tô chuyên dụng(chiếc) Máy xúc(chiếc) Máy ủi(chiếc) Cần cẩu(chiếc) Lốp ô tô (chiếc) Nhựa đường(tấn) Thiêt bị điện(bộ) Phụ tùng thay thế(chiếc) Mặt hàng khác 10 9 8 3 3600 20 5500 5000 600,000.00 306,000.00 352,000.00 225,000.00 565,000.00 160,000.00 96,000.00 90,000.00 206,000.00 3.2 Biện pháp hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở chi nhánh Tracimexco Hà nội. 3.2.1 Hoàn thiện nghiệp vụ chuẩn bị nhập hàng Nghiệp vụ chuẩn bị nhập hàng là nhiệm vụ quan trọng nó quyết định đến trên 50% sự thành công của hoạt động kinh doanh nhập khẩu do vậy hoàn thiện và nâng cao nghiệp vụ là một trong những nhiệm vụ của cán bộ phòng kinh doanh. Trước hết đối với thị trường quốc tế do là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu nên có quan hệ với nhiều công ty nổi tiếng trên thế giới có văn phòng đại diện ở Việt nam. Trong nền kinh tế thị trường giá cả việc mua bán phụ thuộc vào sự biến động giá cả cung cầu trên thị trường bởi vậy nghiên cứu đối tác kinh doanh là nghiên cứu về vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, uy tín của họ và quan trọng hơn là phải xác định được xu hướng biến động về giá cả trong thời gian tới phải nắm bắt được các thông tin về các nhà máy sản xuất các mặt hàng có tính năng tương tự nhưng tiến tiến hơn, chu kỳ sản xuất kinh doanh của các tập đoàn lớn. Nhanh chóng nắm bắt thông tin về chính sách kinh doanh cảu các chính phủ về xuất nhập khẩu máy móc. Đối với thị trường trong nước việc nắm bắt tình hình kinh tế xã hội, chính sách pháp luật của nhà nước ta cũng như cơ sở vật chất kỹ thuật của bạn hàng cũng được cán bộ xuất nhập khẩu nghiên cứu kỹ tuy nhiên cần phải tập trung hơn nữa về dung lượng thị trường, những nhu cầu thực sự của thị trường nội địa, chu kỳ của biến động của máy móc thiết bị. Nghiên cứu nhu cầu trong nước Tracimexco Hà nội phải nghiên cứu kỹ đối thủ cạnh tranh của mình, đánh giá ưu nhược điểm của bản thân và đối thủ để khắc phục những nhược điểm của mình, biết lợi dụng những khó khăn của đối thủ để tấn công dành thắng lợi. 3.2.2 Hoàn thiện nghiệp vụ thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hoá Sau khi ký kết hợp đồng , việc thực hiện hợp đồng phải được thực hiện đúng về thời gian theo quy định. Đối với những mặt hàng ngoài danh mục việc xin giấy phép nhập khẩu hàng hoá cán bộ phòng giao nhận của chi nhánh phải cố gắng làm sớm việc này để đến khi hàng về sẽ khong gặp khó khăn trong quá trình nhận hàng còn đối với các mặt hàng trong danh mục đang ký kinh doanh thì khi hàng về tiến hành mở tờ khai bình thường. Là một doanh nghiệp là đại lý của hai hàng vận tải quốc tế lớn nên việc thuê tàu lưu cước có rất nhiều thuận lợi tuy vậy chi nhánh cũng cần phải tham khảo kỹ hơn giá cước vận tải cũng như lịch trình của tàu với các hãng khác để từ đó có những kế hoạch chuẩn bị khác tránh việc hàng chậm trễ. Việc mua bảo hiểm hàng hoá cũng phải được cân nhắc kỹ vì nó ảnh hưởng đến quyền lợi và mức đền bù thiện hại khi có sự cố xảy ra do đó cán bộ nhập khẩu phải tính toán kỹ việc này. Sau khi hàng đã được giao cho nhà vận tải thì cán bộ nhập khẩu phải đề nghị phòng tài vụ tiến hành thanh toán tiền hàng để nhận bộ vận đơn gốc – vận đơn dùng để nhận hàng tránh việc khi hàng về vẫn chưa nhận được vận đơn. Khi hàng về, chi nhánh phải tiến hành thanh toán các chi phí vận tải cho người vận tải và nhận về lệnh giao hàng của chủ tàu sau đó cán bộ phòng giao nhận tiến hành làm thủ tục hải quan và nhận hàng trong quá trình này cần phải hết sức chú ý đến tình trang của container trước khi mở niêm phong kẹp chì, sau khi mở niêm phong có sự chứng kiến của hải quan người cán bộ giao nhận phải lập biên bản xác nhận tình trạng hàng hoá có chữ ký của hải quan. Nếu có bất thường thì phải mời ngay VINACONTRON và nhân viên bảo hiểm xuống để lập biên bản. 3.2.3 Hoàn thiện nghiệp vụ khác Ngoài các nghiệp vụ chính đã nêu ở trên một số các nghiệp vụ khác như nghiệp vụ ghi chép các thông tin trong quá trình chuẩn bị nhập khẩu cũng phải hết sức khoa học, tỉ mỉ, cụ thể, chính xác..có làm tốt thì mới có thể đưa ra được các quyết định chính xác trong kinh doanh. Phải phân công rõ ai làm việc gì, thu thập những thông tin gì, phụ trách vấn đề gì đều phải rõ ràng để nâng cao tinh thần trách nhiệm của mọi người. Trong quá trình mua hàng nghiệp vụ kiểm tra vận đơn cũng rất quan trọng vì nếu không kiểm tra kỹ thì khi hàng về sẽ không lấy được hàng khi đó sẽ rất mất thời gian và tiền của.Do vậy khi kiểm tra vận đơn phải kiểm tra kỹ tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, số container, số chì, số L/C hoặc hợp dồng ( nếu có) được ghi trên vận đơn có đúng với thực tế hay không. 3.3 Biện pháp tăng cường nhập khẩu và thúc đẩy bán hàng nhập khẩu của chi nhánh Tracimexco Hà nội 3.3.1 Đa dạng hoá nguồn hàng và phương thức nhập khẩu Trong tình hình cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp nhập khẩu hiện nay thì việc đa dạng hoá nguồn hàng nhập khẩu cũng là một trong những biện pháp nhằm tăng lợi nhuận, đưa doanh nghiệp ổn định và phát triển, phân tán được rủi ro trong kinh doanh. Với chức năng của mình hiện nay Tracimexco Hà nội đang từng bước nghiên cứu và tìm ra những mặt hàng mới mà trong nước đang có nhu cầu nhập khẩu đồng thời luôn tìm tòi mở rộng các mối quan hệ với các bạn hàng để từ đó tìm được những nguồn hàng có chất lượng và giá cả ổn định nhất. Trước kia chi nhánh chỉ có hai hình thức nhập khẩu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Với tình hình ngày càng phát triển hiện nay thì chi nhánh phải đa dạng hoá các hình thức nhập khẩu để tự mình đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội. Một hình thức nhập khẩu mà Tracimexco nên lưu tâm là hình thức nhập liên doanh, hình thức này diễn ra giữa doanh nghiệp và cá công ty kinh doanh hàng nhập khẩu khác có cùng nhu cầu nhập khẩu, hoặc giữa Tracimexco với công ty nước ngoài mà tốt nhất là công ty xuất khẩu. Đây là hình thức giúp chi nhánh giải quyết được khó khăn về vốn nhưng quan trọng hơn là đảm bảo được chất lượng và tiến độ giao hàng. Hợp tác với công ty nước ngoài có uy tín sẽ là bàn đạp để giúp chi nhánh xâm nhập vào thị trường nước đó đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu. 3.3.2 Đẩy mạnh các hoạt động xúc tiến, hoạt động bán hàng nhập khẩu Các hoạt động xúc tiến bán hàng luôn là các vấn đề quan trọng vì nó quyết định doanh số bán hàng, lợi nhuận thu được của doanh nghiệp. ở đây phải tạo được hình ảnh đẹp trong con mắt của khách hàng thông qua việc giữu chữ tín lên hàng đầu- quan tâm giúp đỡ lẫn nhau trong thương vụ khó khăn, tôn trọng lợi ích của hai bên không nên vì lợi ích trước mắt mà phá vỡ mối quan hệ truyền thống. Các chế độ sau khi bán hàng sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến quyết định mua của khách hàng nhất là đối với mặt hàng thiết bị có giá trị cao. Do vậy khi chào hàng doanh nghiệp phải chú ý nhấn mạnh đến các lợi ích mà khách hàng có được sau khi mua hàng như chế độ bảo hàng, bảo trì, phụ tùng thay thế... Mặt khác Chi nhánh cũng nên có những chính sách khuyến khích vật chất đối với các đại lý bán hàng. Một nghiệp vụ quan trọng nữa đó là trình độ và tác phong của nhân viên bán hàng. Một người bán hàng giỏi sẽ thuyết phụ được khách hàng do đó cần thường xuyên kiểm tra, theo dõi, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên bán hàng. 3.3.3 Nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên về kiến thức nhập khẩu và kinh doanh Tổ chức và quản lý cán bộ phát huy nhân tố một con người có đủ vốn, đủ cán bộ năng lực, có bạn hàng nhưng hoạt động nhập khẩu chỉ có hiệu quả khi được tổ chức tốt. ở đây cần phải phân công rõ ràng phạm vi hoạt động và trách nhiệm của từng phòng ban tánh hoạt động chồng chéo kém hiệu quả, kết hợp chặt chẽ từng phòng ban với nhau thành một hệ thống hoạt động vì lợi nhuận, khách hàng và vì chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Quan tâm đến việc đào tạo đội ngũ cán bộ vì thị trường luôn biến đổi đòi hỏi người cán bộ kinh doanh phải năng động luôn biết vươn lên và thay đổi phù hợp với nhu cầu. Có thể việc tiến hành đào tạo hàng loạt và liên tục cho cán bộ trong điều kiện hiện nay là khó có thể thực hiện được vì chi phí quá lớn nhưng để có được đội ngũ cán bộ giỏi thì chi nhánh phải biết khuyến khích và đòi hỏi đội ngũ cán bộ phải cố gắng học hỏi không chỉ về kiến thức, ngoại ngữ mà còn cả kiến thức xã hội. Chi nhánh nên có những chính sách tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ nhân viên của mình học tâp nâng cao nghiệp vụ chuyên môn. Kết luận Với sự phát triển không ngừng và mạn mẽ của khoa học kỹ thuật để bắt kịp các nước tiên tiến trên thế giới đòi hỏi ngành nhập khẩu Việt nam phải có trách nhiệm nhập về những thiết bị tiên tiến và đồng bộ để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất trong nước và tái xuất khẩu. Là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc bộ giao thông vận tải chi nhánh Tracimexco Hà nội đã biết dựa vào tiềm năng của mình để tạo ra lợi nhuận bằng chính năng lực của lãnh đạo và toàn thể cán bộ trong chi nhánh, bằng chiến lược kinh doanh đúng đắn cho đến nay Tracimexco Hà nội đã đạt được những thành tựu nhất định. Tyy nhiên để có thể đứng vững trên thị trường nhập khẩu thiết bị ngành giao thông vận tải trong nước thì chi nhánh cũng còn phải nỗ lực hơn nữa. Từ nghiên cứu tình hình thực tiễn của chi nhánh tôi mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở chi nhánh Tracimexco Hà nội. Hy vọng đây sẽ là những giải pháp tích cực mà chi nhánh có thể áp dụng được trong thực tiễn trên con đường trở thành một doanh nghiệp hàng đầu về nhập khẩu máy móc thiết bị ngành giao thông vận tải ở Việt nam. Để hoàn thiện được chuyên đề này là nhờ sự giúp đỡ tận tình của ban giám đốc và toàn thể cán bộ nhập khẩu của chi nhánh Tracimexco Hà nội với những kiến thức chuyên môn và thực trạng của doanh nghiệp đã giúp tôi có những nhận xét đánh giá gợi mở những biện pháp hữu hiệu. ở đây tôi cũng bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới tất cả các thày cô trong khoa thương mại trường Đại học Kinh tế quốc dân và đặc biệt là GS.TS Hoàng Đức Thân đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành chuyên đề này. Tuy nhiên do có hạn chế về thời gian và kinh nghiệm nên bản chuyên đề này khó tránh khỏi những sai sót . Kính mong được sự góp ý của thày cô và những ai quan tâm đến vấn đề nay. Giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá insurance request on cargo Kính gửi: Tổng công ty bảo hiểm Việt nam To: Vietnam insurance corporation( Bao Viet) Head office: 35 Hai Ba Trung Street. Hanoi, Vietnam Tel: (84.4) 8246971, 8254922, 9345253 Fax: (84.4) 8257339, 8257188 Tên và địa chỉ người được bảo hiểm:.................................................................. Name and address of the insured Số điện thoại:....................................................................................................... Telephone number Tài khoản tại ngân hàng số:................................................................................ Banking account No Yêu cầu Tổng công ty Bảo hiểm Việt nam bảo hiểm hàng hoá theo kê khai và những điều kiện ghi dưới đây: Requests The Vietnam insurance compnay to insure the following goods subject to the condtions and/ or clauses as spectfied hereinafter Đơn vận tải số B/L No Số kiện Number of Picces/pachages Trọng lượng Weight Ký, mã hiệu Marks and number Tên hàng hoá được bảo hiểm Goods insured Số tiền bảo hiểm ( giá trị bảo hiểm) Amount insured ( and so valued) L/C No:............................................................................................................ Hợp đồng mua bán số- Contract No:............................................................... Tính chất bao bì- Nature of packing:............................................................... Phương thức vận chuyển- Means of transport:................................................. Tên tàu vận chuyển- Name of vessel:.............................................................. Ngày khởi hành- Sailing on or about:.............................................................. Từ- From...................Chuyển tải-Transhipment...............Đến- To................... Tổng số tiền bảo hiểm- Total amount isured:................................................... Điều kiện bảo hiểm- Condition of insurance:................................................... Thanh toán bồi thường tại- Claims payable at:................................................. .......giờ, NgàyDate............on...............200 Người được bảo hiểm- The Insured