Đề tài Hoàn thiện phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty TNHH An Hưng Phát BT trong điều kiện vận dụng chuẩn mực kế toán số 14 Doanh thu và thu nhập khác

ý I năm 1999, công ty đã áp dụng hệ thống sổ sách mới vào công tác hạch toán của đơn vị mình và áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Trong nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ sử dụng cho việc hạch toán ban đầu tại công ty bao gồm: + Hoá đơn GTGT : Hoá đơn GTGT sử dụng theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành và được lập thành 3 liên có nội dung hoàn toàn giống nhau, chỉ khác là: Liên 1: Được lưu tại quyển hoá đơn Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán Biểu 1: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1:Lưu Mẫu số: 01GTKT - 3LL HL/2006B 0017478 Đơn vị bán hàng: Công ty An Hưng Phát BT Địa chỉ: 25-Lạc Trung- P. Vĩnh Tuy- Q.Hai Bà Trưng- HN Số tài khoản: Điện thoại: 04.2147368 MS: 0100108529 -1 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Nhất Nam Địa chỉ: 17 – Tông Đản Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: 0100236312 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 2 Bình sữa DB02 Bình sữa DB01 Cái Cái 12 12 16.227 14.681 194.724 176.182 Cộng tiền hàng: 370.906 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 37.090 Tổng cộng tiền thanh toán: 407.996 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm linh bảy nghìn chín trăm chín mươi sáu đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, Ghi rõ họ tên) (Ký, Ghi rõ họ tên) (Ký, Ghi rõ họ tên) + Phiếu thu : Khi khách hàng nhận hàng và thanh toán tiền hàng ngay bằng tiền mặt, ngân phiếu thì chứng từ hạch toán ban đầu là phiếu thu. Phiếu thu do kế toán thanh toán lập và được lập thành 3 liên ( đặt giấy than viết một lần). Sau đó chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sauk hi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ đối chiếu số tiền thu thực tế với số tiền ghi trên phiếu trước khi kí tên. Một liên ghi tại quyển phiếu thu của công ty Một liên giao cho khách hàng Một liên giao cho thủ quỹ Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Biểu 2: Đơn vị: Công ty TNHH An Hưng Phát BT Địa chỉ: 25-Lạc Trung- Vĩnh Tuy Tel: 04.2147368 / Fax: 04.5659482 Mẫu số 01-TT Ban hành theo quyết định mã số số 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính PHIẾU THU Ngày 25 tháng 8 năm 206 Số CT 50 TK Nợ TK Có Người nộp tiền: Công ty cổ phần Nhất Nam Địa chỉ: 17 Tông Đản Lý do: Thanh toán tiền hàng Số tiền: 407.996 Bằng chữ: Bốn trăm linh bảy nghìn chín trăm chín mươi sáu đồng./. Kèm theo: chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ): Thủ trưởng Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người nộp tiền Thủ quỹ (Ký, Ghi rõ họ tên) (Ký, Ghi rõ họ tên) (Ký, Ghi rõ họ tên) (Ký, Ghi rõ họ tên) + Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho dùng để theo dõi số lượng hàng hoá xuất kho bán cho các đơn vị khác. Ngoài ra phiếu xuất kho còn dùng để theo dõi số lượng công cụ dụng cụ làm căn cứ để hạch toán chi phí. Biểu 3: Đơn vị: Công ty TNHH An Hưng Phát BT Tel: 04.2147368 / Fax: 04.5659482 Địa chỉ: 25-Lạc Trung- Vĩnh Tuy PHIẾU XUẤT KHO Ngày 05 tháng 02 năm 2006 Mã số khách hàng Tên khách hàng Ngày giờ đặt hàng BBST - 009 HANG VUI -SHOP 04/02/2005 Nhân viên bán hàng Nhân viên giao hàng Ngày giờ giao hàng Phan Thị Thanh Thuỷ Hiếu Sáng 05/02/6 Mã hàng Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền WTP -011 BINH 250ML 3 26.350 79.050 WTP -060 CAN NUOU 6 8.920 53.520 HFL -206 BINH EO 3 24.230 72.690 WTP -03 BINH SUA CONG Bằng chữ: Hai trăm sáu mươi ba nghìn tám trăm mười đồng./. 3 17.850 53.550 Khuyến mại: 0.00 Tổng cộng: 263.810 Người lập phiếu Duyệt Thủ kho Kế toán công nợ Khách hàng + Thẻ kho Thẻ kho dùng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho của từng mặt hàng đồng thời xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng. Cuối ngày tính số tồn kho. Theo định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Biểu 4: Đơn vị: Công ty TNHH An Hưng Phát BT Địa chỉ: 25-Lạc Trung- Vĩnh Tuy Tel: 04.2147368 / Fax: 04.5659482 Mẫu số: 06-VT Tờ số: THẺ KHO Ngày lập thẻ: 30/08/2005 Tên hàng: Bình sữa eo 225ml WTP007 Đơn vị: cái Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 01/08 20/08 1.Tồn đầu - Nhập kho - Xuất kho bán cho công ty thực phẩm Hà Nội - Xuất bán cho siêu thị Sao HN - - 2. Cộng tháng 8 70 204 179 10 80 74 25 1.2 . Tài khoản sử dụng: Công ty An Hưng Phát BT kinh doanh rất nhiều mặt hàng khác nhau và để quản lý tốt tình hình tiêu thụ hàng hoá thì công ty không những sử dụng đúng tài hoản kế toán do Bộ Tài Chính quy định mà công ty còn vận dụng rất linh hoạt, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty phân loại mặt hàng kinh doanh theo nhiều tiêu chí khác nha như là theo nguồn hàng, theo mặt hàng,Vì vậy mà ngoài những tài khoản cấp một do Bộ Tài Chính quy định, công ty còn sử dụng các tài khoản cấp hai, ba chi tiết cho từng đối tượng kế toán. Với cách sử dụng các loại tài khoản chi tiết giúp cho kế toán được thuận lợi trong việc quản lý, kiểm tra, giám sát hàng hoá cũng như việc thông tin do kế toán cung cấp được chính xác, kịp thời. Để hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng, kế toán ở công ty đã sử dụng các tài khoản sau để hạch toán: * Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Để quản lý doanh thu bán hàng của từng loại hàng hoá khác nhau, TK511 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: TK511G: Doanh thu bán hàng gia dụng TK511B: Doanh thu bán hàng Baby * Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” Tài khoản này cũng được chi tiết thành những tài khoản cấp hai tương ứng với những tài khoản cấp hai phản ánh doanh thu bán hàng của công ty. TK632G: Giá vốn hàng gia dụng TK632B: Giá vốn hàng Baby *Tài khoản 156 “Hàng hoá” TK1561 “ Trị giá mua hàng hoá” TK1562 “ Chi phí thu mua hàng hoá” Công ty sử dụng tài khoản 1561”Trị giá mua hàng hoá” và chi tiết thành những tài khoản cấp 2 tương ứng với những tài khoản chi tiết phản ánh doanh thu cả hàng bán. TK1561G: Giá mua hàng Gia dụng TK1561B : Giá mua hàng Baby *Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” : Được sử dụng để tập hợp chi phí bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ. + Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh + Bên Có: Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả cuối kỳ TK 641 không có số dư cuối kỳ, TK 641 có 7 tài khoản cấp 2: TK 6411: chi phí nhân viên bán hàng TK 6412: chi phí vật liệu, bao bì TK 6413: chi phí công cụ, đồ dùng TK 6414: chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: chi phí bảo hành sản phẩm TK 6417: chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418: chi phí bằng tiền khác *Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”: được sử dụng để phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. TK 642 không có số dư cuối kỳ, TK 641 có 8 tài khoản cấp 2: TK 6421: chi phí nhân viên quản lý TK 6422: chi phí vật liệu quản lý TK 6423: chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424: chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425: thuế, phí và lệ phí TK 6426: chi phí dự phòng TK 6427: chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428: chi phí bằng tiền khác *Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”: là một tài khoản tạm thời được sử dụng để so sánh giữa doanh thu của các hoạt động với chi phí tương ứng nhằm mục đích xác định lỗ, lãi. + Bên Nợ: Chi phí của các hoạt động kinh doanh và hoạt động khác Trị giá vốn của hàng hoá, dịch vụ Kết chuyển lãi + Bên Có: Doanh thu của các hoạt động được kết chuyển từ tài khoản liên quan Kết chuyển lỗ Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số tài khoản khác để phản ánh kế toán nghiệp vụ bán hàng: TK111 “Tiền mặt” TK112 “Tiền gửi ngân hàng” TK131 “Phải thu của khách hàng” TK133(1331) “Thuế GTGT đầu vào” TK333(3331) “Thuế GTGT đầu ra” 1.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ bán hàng chủ yếu: Công ty An Hưng Phát BT áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1.3.1. Kế toán nghiệp vụ bán buôn qua kho: * Khi phát sinh nghiệp vụ bán buôn hàng hoá qua kho của công ty, căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng đã kí kết. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu thu(nếu có) hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá như sau: Giá vốn hàng xuất bán: Nợ TK632: Trị vốn hàng bán Có TK156: Trị giá mua hàng bán Đồng thời ghi bút toán kết chuyển giá vốn: Nợ TK111, 112, 131: Tổng giá thanh toán Có TK156 : Doanh thu bán hàng chưa thuế Có TK 33311: Thuế GTGT của hàng xuất bán Nếu phát sinh chi phí bán hàng (chi phí vận chuyển bốc dỡ ) kế toán căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ khác ghi: Nợ TK641 Giá phí chưa thuế Nợ TK133 Thuế GTGT Có TK111,112,: Giá thanh toán chi phí VD: Ngày 30/2/06 công ty bán hàng cho công ty Cổ phần Nhất Nam tại kho Hà Nội, hoá đơn GTGT số 0038526 như sau: 06Bình sữa em bé 125ml, giá bán 19.500đ/1bình, giá mua 16.575đ/1bình, 06 cọ rửa bình sữa, giá bán 25.000đ/cái giá mua là 21.250đ/cái , 02 máy vắt cam KB1, giá bán là 420.000đ/cái, giá mua là 357.000đ/cái, thuế GTGT 10%, phương thức thanh toán trả chậm, thời hạn thanh toán là 11/3/06. Theo hợp đồng, chi phí vận chuyển do công ty chịu. Kế toán công ty định khoản số lượng hàng bán như sau: Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK131: 1.217.700 Có TK511(511B): 267.000 Có TK511 (511G): 840.000 Có TK 333(33311): 110.700 Giá vốn hàng xuất bán: Nợ TK632 (632G): 714.000 Nợ TK632 (632B): 226.950 TK156(156G): 714.000 TK1561(156B): 226.950 Ngày 11/03/06 Công ty cổ phần Nhất Nam thanh toán 1.217.700đ tiền hàng bằng tiền mặt. Căn cứ vào phiếu thu, kế toán ghi: Nợ TK111 1.217.700đ Có TK 131 * Trường hợp phát sinh chiết khấu thanh toán: Chiết khấu thanh toán là khoản giảm trừ dành cho người mua được hưởng tính theo tỉ lệ % theo số phải thu khi khách hàng thanh toán sớm nằm trong điều kiện cho phép: Nợ TK 111, 112: Số tiền thực thu Nợ TK635: Chiết khấu thanh toán Có TK 131: Công nợ khách hàng VD: Công ty xuất kho bán cho công ty SX & TM Bảo Quang hoá đơn GTGT số 0030176 ngày25/08/06 02 máy vắt cam trị giá chưa thuế là 745.180đ, thuế suất 10%, tổng giá thanh toán 819.698đ. Công ty Bảo Quang thanh toán ngay sau khi nhận được hàng. Chiết khấu thanh toán mà công ty Bảo Quang được hưởng do thanh toán ngay là 3% trên giá trị lô hàng. Trị giá xuất kho là 732.000đ. Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK111: 795.107 Nợ TK 635: 24.591 Có TK511(511G): 745.180 Có TK 333(33311): 74.518 Đồng thời phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán: Nợ TK632 (632G) 732.000 TK1561(156G) * Trường hợp phát sinh hàng bán bị trả lại: + Phản ánh doanh thu hàng bị trả lại: Nợ TK 521(5212): Doanh số bị trả lại Nợ TK 3331: Giảm VAT đầu ra Có TK 111, 112, 131: Giá thanh toán hàng trả lại + Các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hàng bị trả lại ( nếu có ): Nợ TK 641 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 141 + Phản ánh trị giá hàng bị trả lại: Nợ TK 156, 157 Giá vốn thực tế Có TK632 + Cuối kỳ, kết chuyển doanh số bị trả lại để xác định doanh thu thuần: Nợ TK 511 Giảm trừ doanh thu Có TK 521(5212) VD: Trong lô hàng xuất giao cho công ty cổ phần Nhất Nam ngày 30/2/06 hoá đơn GTGT số 0038526 có 06 bình sữa 125ml bị sai Barcode, công ty cổ phần Nhất Nam không nhập mà xuất trả lại cho công ty. Kế toán hạch toán như sau: Phản ánh doanh thu hàng bị trả lại: Nợ TK 521 (5212): 117.000 Nợ TK 3331: 11.700 Có TK 111: 128.700 Phản ánh trị giá hàng bị trả lại: Nợ TK 156( 156B) 99.450 Có TK632 (632B) Cuối kỳ, kết chuyển doanh số bị trả lại để xác định doanh thu thuần: Nợ TK 511(5111B) 117.000 Có TK 521(5212) * Trường hợp giảm giá hàng bán: Căn cứ vào chứng từ chấp thuận giảm giá, kế toán phản ánh: Nợ TK 521( 5213): Giảm giá phát sinh chưa thuế GTGT Nợ TK 3331: Thuế GTGT Có TK11, 112, 131: Giá thanh toán khoản giảm trừ Cuối kỳ, kết chuyển giảm giá hàng bán để xác định doanh thu thuần: Nợ TK 511: Giảm trừ doanh thu Có TK 521(5213): Giảm giá hàng bán VD: Trong lô hàng xuất giao cho công ty Bảo Quang hoá đơn GTGT số 0030176 ngày25/08/06 có 01 máy vắt cam bị vỡ nắp, công ty Bảo Quang yêu cầu giảm giá 30% cho máy đó và được công ty chấp nhận. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 532: 111.777 Nợ TK 3331: 11.178 Có TK111: 122.955 Cuối kỳ, kết chuyển giảm giá hàng bán để xác định doanh thu thuần: Nợ TK 511 111.777 Có TK 532 1.3.2. Kế toán nghiệp vụ bán lẻ: Khi doanh nghiệp gửi hàng cho cơ sở đại lý: * Khi xuất kho hàng hoá chuyển giao cho bên nhận đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 157 Trị giá xuất kho Có TK 156 * Khi cơ sở đại lý thanh toán: - Th1: Nếu cơ sở đại lý thanh toán toàn bộ tiền hàng sau đó nhận hoa hồng: + Khi cơ sở đại lý thanh toán: Nợ TK 111, 112, 131: Giá thanh toán Có TK 511 : Giá bán chưa thuế Có TK 33311: Thuế GTGT phải nộp + Trả hoa hồng cho cơ sở đại lý: Nợ TK 641: Hoa hồng đại lý Nợ TK 133 : VAT đầu vào Có TK 111, 112 : Giá thanh toán - Th2: Cơ sở đại lý thanh toán sau khi khấu trừ hoa hồng được hưởng: Nợ TK 111, 112, 131: Giá thanh toán Nợ TK 641: Hoa hồng đại lý Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào hoa hồng Có TK 511 : Giá bán chưa thuế Có TK 33311: Thuế GTGT phải nộp * Kết chuyển giá vốn của hàng đại lý đã bán: Nợ TK 632 Có TK 157 VD: Công ty xuất kho gửi bán cho công ty Siêu thị Hà Nội – Tổng công ty Thương mại Hà Nội hoá đơn GTGT số 00841140 ngày 09/09/06, giá bán lô hàng gia dụng chưa thuế là 3.450.000đ, giá mua là 2.860.000đ thuế suất 10%. Hoa hồng mà công ty Siêu thị Hà nội được hưởng là 15%. Ngày 12/10/06 Công ty Siêu thị Hà nội thanh toán cho công ty bằng chuyển khoản, công ty Siêu thị Hà Nội đã trừ hoa hồng được hưởng. Kế toán hạch toán như sau: Khi xuất kho hàng hoá chuyển giao cho bên nhận đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 157 (157G) 3.450.000đ Có TK 156(1561G) Cơ sở đại lý thanh toán sau khi khấu trừ hoa hồng được hưởng: Nợ TK 112: 3.168.825 Nợ TK 641: ` 569.250 Nợ TK 133: 56.925 Có TK 511(511G) : 3.450.000 Có TK 33311: 345.000 Kết chuyển giá vốn của hàng đại lý đã bán: Nợ TK 632 2.860.000 Có TK 157 Cuối kỳ kế toán, phòng kế toán phải thực hiện các bút toán: Kết chuyển doanh thu thuần sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK511 Doanh thu thuần Có TK911 Kết chuyển giá vốn , chi phí của hàng hoá đã tiêu thụ: Nợ TK911 Có TK632, 641, 642 Nếu có lãi, kế toán ghi: Nợ TK911 Số tiền lãi Có TK421 Nếu bị lỗ, kế toán ghi: Nợ TK421 Số tiền lỗ Có TK911 SƠ ĐỒ: HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY TNHH AN HƯNG PHÁT BT TK156 TK632 TK 911 TK511, 512 TK 111, 112 TK157 TK521 (1) (3a) (5) ( 7) (3b) (4) (3) TK 3331 TK 111, 112, 131 TK 641 TK133 (8) (6) (6a) TK133 TK 642 (2) (9) (6b) TK 421 TK 421 (10a) (10b) (1) Khách hàng trả tiền (6a) Kết chuyển chi phí bán hàng (2) Thuế GTGT đầu ra (6b) Kết chuyển chi phí quản lý (3) giá vốn hàng bán (7) Kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu (3a) Hàng gửi đi bán (8) Thuế GTGT phải nộp (3b) Giá vốn hàng gửi đi bán (9)VAT đầu vào của dịch vụ v/chuyển (4) Kết chuyển doanh thu thuần (10a) Kết chuyển lãi (5) Kết chuyển giá vốn hàng bán (10b) Kết chuyển lỗ (6) Chi phí bán hàng 1.4. Sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng: Công ty An Hưng Phát BT áp dụng hình thức Nhật ký chung, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty đều được ghi vào sổ kế toán theo trình tự thời gian. Công ty sử dụng sổ kế toán theo chế độ ban hành và một số mẫu sổ chi tiết do công ty tự thiết kế cho phù hợp với đặc điểm của công ty. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, hàng hoá được xác định là tiêu thụ và được ghi nhận doanh thu thì kế toán phải mở các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp để phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Kế toán bán hàng sử dụng các sổ sau để phản ánh: - Sổ chi tiết công nợ phải thu TK131 ( Biểu 11) : Sổ này được mở chi tiết cho từng đối tượng mua hàng. Trên sổ chi tiết TK131 kế toán theo dõi tình hình công nợ phải thu theo từng nghành hàng. Cơ sở ghi chép vào sổ này là các hoá đơn GTGT, phiếu thu, - Báo cáo công nợ phải thu TK 131 ( Biểu 12) : Tuỳ theo yêu cầu của công ty có thể mở cuối tháng hoặc nửa tháng 1 lần để tổng hợp công nợ phải thu theo từng ngành hàng. Cơ sở ghi chép là sổ chi tiết công nợ phải thu TK131. - Sổ doanh thu bán hàng( Biểu 15): Sổ này được mở để theo dõi doanh thu bán hàng của từng ngành hàng. Cơ sở ghi chép là hoá đơn GTGT của từng ngành hàng. - Sổ chi tiết chi phí bán hàng, sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp (Biểu 16,17): dùng để theo dõi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Cơ sở ghi chép là phiếu chi, hoá đơn dịch vụ, - Bảng kê số 6( Biểu 18): theo dõi tình hình nhập, xuất , tồn kho hàng hoá. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan để ghi vào bảng kê này. - Sổ cái tài khoản 511, 512( Biểu 20): Dùng để phản ánh số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối tháng của tài khoản 511. - Sổ cái tài khoản 632 ( Biểu 21): Dùng để phản ánh số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối tháng của tài khoản 632. Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán Nghiệp vụ bán hàng ở công ty TNHH An Hưng Phát BT thể hiện qua sơ đồ sau : Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Chứng từ gốc ( Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, ) Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK632, TK511, 131 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK511, TK 632, Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Sổ nhật ký chuyên dùng ( nhật ký bán hàng) Mẫu sổ phản ánh kế toán nghiệp vụ bán hàng của công ty TNHH An Hưng Phát BT: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm ... Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Cộng (+) (+) Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) SỔ CÁI Tháng 01 năm 2005 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: TK 632 Đơn vị tính : Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 12/04/05 15/04/05 PC27Q07 PC28Q07 12/04/05 15/04/05 Chi phí mua văn phòng phẩm Cước điện thoại tháng 111 111 432.000 3.125.000 Tổng cộng Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ chi tiết TK 1561: Kế toán sử dụng sổ chi tiết theo dõi TK 1561G để theo dõi số hàng gia dụng tồn kho. Cơ sở để ghi vào sổ này là các chứng từ hóa đơn nhập - xuất và các chứng từ khác có liên quan. SỔ CHI TIẾT SẢN PHẨM GIA DỤNG Tháng 01 năm 2005 Tên tài khoản: Hàng gia dụng Số hiệu: TK 1561G Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Số dư đầu năm Cộng Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bên cạnh những sổ mở theo mẫu quy định chung của Bộ tài chính, cán bộ phòng kế toán còn tự thiết kế một số mẫu phục vụ cho công tác hạch toán trên cơ sở thực tế các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty đòi hỏi. Cụ thể, để phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa, công ty đã sử dụng Sổ theo dõi TK 511 để theo dõi doanh thu bán hàng của công ty trong tháng, kế toán dở sổ theo dõi TK 511. Doanh thu của mỗi mặt hàng sẽ được phản ánh một dòng trên sổ theo dõi và được đối chiếu trên sổ theo dõi hóa đơn bán hàng. SỔ THEO DÕI TÀI KHOẢN 511 Chứng từ Diễn giải Giá mua Giá bán (chưa có thuế) Thuế GTGT Số Ngày Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty còn mở nhật ký chuyên dùng là “Nhật ký bán hàng” để theo dõi nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá. Hàng ngày hoặc định kỳ tổng hợp số liệu ở nhật ký chuyên dùng để ghi vào sổ cái. Mẫu sổ nhật ký bán hàng như sau: NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 131 Ghi Có các TK Số tiền Số Ngày TK156 TK511 Cộng 2. Đánh giá thực trạng về kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty TNHH An Hưng Phát BT 2.1. Về ưu điểm: 2.1.1.Về công tác tổ chức hạch toán ban đầu: Các chứng từ ban đầu được lập tại công ty đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. Việc mua bán hàng hoá đều có hoá đơn tài chính, các chứng từ được lập ở tất cả các khâu đều có đầy đủ chữ ký đại diện của các bên liên quan và sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài chính đã quy định. Những thông tin kinh tế về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép đầy đủ, chính xác vào chứng từ. Việc xác định các chứng từ bên ngoài được giám sát, kiểm tra rất chặt chẽ và được xử lý kịp thời. Công ty có kế hoạch luân chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, theo trình tự thời gian, sau đó được lưu trữ gọn gàng, khoa học, thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu. 2.1.2.Về tài khoản sử dụng: Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo qquyết định số 1141/TC/QĐ-CĐKT Ngày 1/11/1995 Và bổ sung thêm một số tài khoản theo thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ tài chính, cùng với thông tư số 89/22/TT-BTC hướng dẫn thực hành bốn chuẩn mực kế toán mới ban hàng theo quyết định số 149/201/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Dựa trên hệ thống tài khoản đó để phù hợp với tình hình và đặc điểm hoạt động kinh doanh, công ty đã mở thêm một số tài khoản cấp II, Cấp III, để thuận tiện cho việc theo dõi hạch toán, tăng hiệu quả công tác kế toán của công ty. 2.1.3. Phương pháp hạch toán: Nghiệp vụ kinh tế của công ty chủ yếu là bán buôn và bán lẻ, ít phát sinh các nghiệp vụ bất thường nên công việc hạch toán cũng không mấy khó khăn vì có sự trùng lặp, lặp đi lặp lại. Do khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, liên tục trong tháng nên định kỳ giữa tháng kế toán tiến hành tập hợp số liệu. Và để hạch toán tình hình biến động của hàng hoá, công ty áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là rất hợp lý. Trong nền kinh tế thị trường, việc bán hàng đã trở thành một nghệ thuật kinh doanh, bán hàng như thế nào để thu hút được khách hàng là một nhu cầu cấp bách đối với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là đối với doanh nghiệp thương mại. Và công ty TNHH An Hưng Phát BT đã thực hiện các biện pháp để nâng cao hiệu quả của công tác bán hàng như: chiết khấu thanh toán đối với các khách hàng thanh toán ngay, giảm giá hàng bán, 2.1.4. Về công tác tổ chức hệ thống sổ sách kế toán: Công ty hạch toán kế toán theo hình thức nhật ký chung, các loại sổ sách tổng hợp và chi tiết được mở đầy đủ, rõ ràng, có sự thống nhất về mẫu sổ kế toán trong toàn công ty. Công ty đã áp dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính cho toàn công ty. Mọi công việc đều do máy thực hiện từ khâu nhập chứng từ, phân loại chứng từ, tính toán xử lý dữ liệu trên chứng từ cho đến khâu in sổ kế toán và báo cáo tài chính, đã đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin nhanh, chất lượng thông tin cao, giảm bớt được chi phí và thuận tiện cho việc lưu trữ và bảo quản số liệu. Hệ thống báo cáo tài chính của công ty được lập đúng thời hạn quy định của Bộ tài chính, số lượng báo cáo và biẻu mẫu báo cáo của công ty là đầy đủ, số liệu phản ánh đúng thực tế tình hình tài chính của đơn vị. Tất cả các tài liệu kế toán được đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, được phân loại sắp xếp thành từng bộ hồ sơ ( Hồ sơ chứng từ kế toán, hồ sơ sổ kế toán, báo cáo tài chính) Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ ké toán, đảm bảo hợp lý, dễ tra cứu khi cần thiết. Nhân viên kế toán được phân công quản lý phần hành kế toán nào thì có trách nhiệm phải bảo quản và lưu tữ tài liệu kế toán phát sinh liên quan đến phần hành đó. Và phải trịu trách nhiệm trước kế toán trưởng và giám đốc công ty, trước pháp luật về sự mất mát hư hỏng hoặc sự cố khác đối với tài liệu kế toán đang lưu giữ do chủ quan mình gây ra. 2.2. Hạn chế : Cùng với những ưu điểm trên, công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty còn tồn tại một số vấn đề hạn chế đòi hỏi phải đưa ra giải pháp cụ thể, có tính thực thi cao nhằm khắc phục và hoàn thiện hơn nữa để kế toán ngày càng thực hiện tốt hơn chức năng và nhiệm vụ vốn có của mình phục vụ cho yêu cầu quản lý trong điều kiện hiện nay. 2.2.1. Về việc lập và luân chuyển chứng từ: Công ty chưa thống nhất về biểu mẫu, nội dung, cách ghi chép đối với các chứng từ hướng dẫn, điều đó sẽ gây khó khăn trong công tác hạch toán, thống kê của toàn công ty. Mặt khác, việc luân chuyển chứng từ công ty chưa quy định rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân cho mỗi loại chứng từ khác nhau. Vì thế khi xảy ra mất mát không biết quy trách nhiệm về ai. 2.2.2. Về tài khoản sử dụng: Công ty ngoài việc sử dụng các tài khoản do Bộ tài chính ban hành đã có sử dụng thêm một số tài khoản cấp II, III do công ty tự lập để phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình. Nhưng việc lập tài khoản thêm mới chỉ dừng lại ở ngành hàng thì vẫn chưa đủ, tại vì trong ngành hàng còn có rất nhiều các mặt hàng khác nhau nữa. 2.2.3. Về phương pháp hạch toán: Công ty tuy đã có tính đến việc chiết khấu thanh toán đối với các khách hàng thanh toán ngay, và giảm gía hàng bán đối với các hàng sai quy cách trong hợp đồng hoặc bị lỗi kĩ thuật, bị vỡ, nứt trong quá trình vận chuyển. Nhưng các khách hàng thanh toán trước thời hạn và mua hàng với số lượng nhiều công ty vẫn chưa có chính sách gì dành riêng cho họ. Điều này sẽ tạo khó khăn trong việc kích thích khách hàng mua hàng với số lượng lớn và không thu hồi được vốn nhanh. 2.2.4. Về hệ thống sổ sách kế toán: Do đặc điểm các mặt hàng kinh doanh của công ty rất phức tạp và đa dạng nên kế toán chi tiết tiêu thụ hàng hóa cần có hệ thống sổ chi tiết hơn. Hiện nay doanh thu của toàn công ty được phản ánh trên bảng kê TK511, số liệu trên bảng kê này tương đối tổng hợp, nó theo dõi tất cả các loại hàng hoá và tất cả các phương thức bán. Điều này sẽ tạo ra hạn chế trong việc cung cấp thông tin cho công tác quản trị. Với thông tin tổng hợp như vậy, nhà quản lý sẽ không biết được doanh số của từng loại hàng hoá, từng phương thức bán, do đó cũng sẽ gây khó khăn trong qúa trình các nhà quản trị lựa chọn phương án đầu tư kinh doanh các mặt hàng, lựa chọn phương thức bán nhằm đem lại lợi ích tối đa cho công ty. 2.2.5. Những mặt hạn chế khác: Hệ thống danh điểm hàng tồn kho Tuy thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hóa nhưng công ty vẫn chưa xây dựng được hệ thống danh điểm hàng tồn kho thống nhất toàn công ty. Hàng hóa của công ty đa dạng, phong phú về chủng loại, quy cách, nguồn gốc, . . . mà thủ kho mới chỉ phân chia các loại hàng hoá thành từng nhóm, điều này gây nhiều khó khăn cho công tác quản lý hàng hoá và kế toán kho, kế toán giá vốn, việc theo dõi, hạch toán trên sổ cũng sẽ phức tạp, rắc rối và dễ phát sinh sai sót. Khi đối chiếu từng loại hàng trong một nhóm, thủ kho và kế toán phải đối chiếu từng tên hàng, chủng loại, quy cách, nguồn gốc rất mất thời gian và công sức. Như vậy, nếu xây dựng được hệ thống danh điểm hàng tồn kho thống nhất toàn công ty sẽ giảm được khối lượng công việc cho thủ kho, kế toán, công việc quản lý hàng tồn kho sẽ đạt hiệu quả cao hơn. - Công ty áp dụng tính giá vốn hàng bán theo phương pháp đích danh sẽ làm tăng khối lượng công việc ghi sổ kế toán chi tiết và khó khăn trong hạch toán kế toán cũng như trong tập hợp số liệu. - Công ty chưa thực hiện việc lập dự phòng phải thu khó đòi có thể là mạo hiểm đối với công ty vì “thương trường như chiến trường” con người không thể lường trước được mọi điều xảy đến với mình. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý Chi phí bán hàng trong kỳ tập hợp được bao nhiêu phân bổ hết cho hàng bán ra, điều này là hoàn toàn không hợp lý. Kế toán cần phải phân bổ chi phí bán hàng cho hàng hóa bán ra và hàng còn lại. Tuy nhiên, chỉ phân bố cho hàng còn lại những khoản chi phí dự trữ, bảo quản hàng hoá. Chi phí quản lý doanh nghiệp tập hợp trong kỳ phân bổ hết cho hoạt động tiêu thụ hàng hóa làm ảnh hưởng đến việc thanh toán, xác định kết quả kinh doanh cho từng hoạt động vì công ty còn có hoạt động dịch vụ, góp vốn kinh doanh. CHƯƠNG 3 - PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY I . SỰ CẦN THIẾT VÀ YÊU CẦU CỦA VIỆC HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TRONG CÔNG TY TNHH AN HƯNG PHÁT BT: 1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng: Hoàn thiện công tác kế toán nói chung và hoàn thiện công tác tiêu thụ thành phẩm nói riêng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường. Bởi hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính Nhà nước, đảm bảo chức năng cung cấp thông tin có ích cho mọi đối tượng, quan tâm trong việc đưa ra quyết định kinh tế. Tổ chức tốt công tác kế toán bán hàng tại mỗi doanh nghiệp là cơ sở giúp ích cho nhà quản lý trong hoạch định chiến lược sản xuất kinh doanh sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời kết quả của quá trình hoạch toán này liên quan trực tiếp đến lợi ích của các đối tượng liên quan như: Nhà nước, người đầu tư, chủ nợ,Do vậy, nếu một doanh nghiệp nào đó chưa tổ chức tốt khâu này để thực sự phù hợp với chế độ kế toán hiện hành thì dẫn đến nhiều hậu quả đáng kể mà trong một số trường hợp không thể khác phục được. Chính vì vậy, mà hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại mỗi đơn vị là việc làm cấp thiết hiện nay. 2. Yêu cầu của việc hoàn thiện: Do đặc thù kinh doanh của loại hình doanh nghiệp thương mại mà với hầu hết các doanh nghiệp thương mại đang hoạt động kinh doanh trên thị trường thì tiêu thụ hàng hóa là khâu quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Khi đẩy mạnh được quá trình bán hàng thì doanh thu ngày càng tăng, bù đắp chi phí và tạo ra khoản lợi nhuận ngày càng nhiều và đời sống cán bộ công nhân viên được cải thiện dần, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đang trên đà phát triển. Chính vì vậy, mà kế toán nghiệp vụ bán hàng là một bộ phận công việc phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán. Để thực hiện được mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp thì đòi hỏi công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phải được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, luôn đổi mới và ngày càng hoàn thiện. Để theo kịp với sự phát triển của nền kinh tế đất nước, Nhà nước ta thường xuyên ra các thông tư nhằm ngày càng hoàn thiện hơn nữa chế độ kế toán - tài chính, mà gần đây nhất là 4 chế độ kế toán mới về hàng tồn kho, TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình và chế độ chuẩn mực kế toán về doanh thu và thu nhập khác đã được áp dụng vào các doanh nghiệp. Từ thực tế cho thấy yêu cầu hoàn thiện hơn nữa bộ máy kế toán ở các doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH An Hưng Phát BT nói riêng là hết sức quan trọng và cấp thiết. Muốn thực hiện được điều này chúng ta cần phải làm tốt các yêu cầu sau: - Yêu cầu phù hợp: Mỗi một doanh nghiệp cần vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt sao cho phù hợp với chế độ hiện hành, với loại hình hoạt động, đặc điêm kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý riêng của doanh nghiệp mình. Ngoài ra, nó cần đòi hỏi phải phù hợp giữa doanh thu và chi phí . - Yêu cầu thống nhất Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phải đảm bảo sự tập trung quản lý từ lãnh đạo công ty đến cơ sở, doanh nghiệp phải vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt để vừa đảm bảo sự tuân thủ những chính sách, chế độ, thể lệ về tài chính kế toán do Nhà nước ban hành , vừa phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, yêu cầu thống nhất đòi hỏi trong công tác kế toán phải thực hiện thống nhất về nhiều mặt như về đánh giá hàng tồn kho, trích khấu hao TSCĐ, thống nhất về sử dụng tài khoản , về nội dụng, tên gọi và mẫu sổ . . . - Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả: Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường, mọi hoạt động của doanh nghiệp đều hướng tới việc sử dụng đồng vốn một cách tiết kiệm và có hiệu quả và mục đích cuối cùng là đạt được lợi nhuận kinh doanh cao nhất với chi phí hợp lý nhất. Do đó việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng cũng không nằm ngoài mục đích đó. Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng một mặt giúp giảm nhẹ công việc tổ chức, xử lý, ghi chép lưu trữ bảo quản chứng từ, sổ kế toán mà vẫn đảm bảo tính kịp thời , độ chính xác cao của thông tin kế toán. - Yêu cầu chính xác và kịp thời: Xuất phát từ nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin một cách kịp thời và chính xác cho ban lãnh đaọ phục vụ công tác quản lý của doanh nghiệp. Cần tổ chức trang bị và ứng dụng các phương tiện kỹ thuật và tính toán, ghi chép và xửlý thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác để từng bước nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Hơn nữa, trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay và sự cạnh tranh ngày càng ngay gắt thì yêu cầu này càng trở nên quan trọng. II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH AN HƯNG PHÁT BT Sau một thời gian khảo sát, tìm hiểu tình hình thực tế tại công ty TNHH An Hưng Phát BT, tôi nhận thấy nhìn chung công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng khá khoa học, chính xác, tuân thủ nghiêm ngặt mọi quy định hiện hành. Đảm bảo được tính trung thực, khách quan của các chi tiêu tài chính. Tuy nhiên để phục vụ tốt cho công tác quản lý, để nang cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán và chấp hành đúng chế độ kế toán thì ngoài việc phát huy những mặt mạnh sẵn có công ty cần thực hiện thêm một số biện pháp hữu hiệu nữa. Dựa vào những kiến thức được trang bị tại trường và tình hình thực tế tại công ty, tôi mạnh dạn đưa ra một số giải pháp, hy vọng rằng nó sẽ giúp ích phần nào cho các anh chị, cô chú trong quá trình hoàn thiện công tác kế toán tại công ty. 1. Các giải pháp: 1.1. VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Đối với các chứng từ về kế toán bán hàng: Ngoài các chứng từ bắt buộc của Nhà nước, còn các chứng từ có tính chất hướng dẫn cần phải được thống nhất về biểu mẫu, nội dung, cách ghi chép. Có như vậy, mới tạo được điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi và dễ dàng trong công tác hạch toán thống kê của toàn công ty. Về trình tự luân chuyển chứng từ kế toán: Kế toán công ty cần quy định rõ ràng trách nhiệm của mỗi cá nhân trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán. Khi luân chuyển chứng từ kế toán cần quy định cụ thể cho từng loại chứng từ: chứng từ tiền mặt, chứng từ về doanh thu bán hàng, chứng từ thanh toán, Rồi quy định rõ người lập chứng từ, số thứ tự chứng từ cần lập, các yếu tố trên chứng từ, người kí duyệt chứng từ, thời gian luân chuyển chứng từ, Mục đích cuối cùng là làm sao cho trình tự luân chuyển chứng từ đựơc thực hiện một cách khoa học, hợp lý và có hiệu quả. 1.2. Về tài khoản sử dụng: Trong quá trình kinh doanh công ty có rất nhiều ngành hàng, mỗi ngành hàng lại có rất nhiều các chủng loại khác nhau. Để phục vụ cho yêu cầu quản lý công ty cần mở các tài khoản chi tiết cấp 3 để theo dõi doanh thu của từng mặt hàng. Nguyên tắc xây dựng tài khoản cấp 3: Nghành hàng gia dụng: Ký hiệu chữ G Trong ngành hàng gia dụng còn có rất nhiều nhãn hiệu, vì thế công ty cũng cần quy định rõ đối với từng nhãn hiệu như: + Sản phẩm Moulinex: Ký hiệu số 1 + Sản phẩm Cornel: Ký hiệu số 2 + Sản phẩm Sanyo: Ký hiệu số 3 + Sản phẩm Krup: Ký hiệu số 4 Nghành hàng baby: Ký hiệu chữ B + Sản phẩm bình sữa: Ký hiệu số 1 + Sản phẩm phụ trợ: Ký hiệu số 2 + Sản phẩm giầy: Ký hiệu số 3 + Bộ quà tặng: Ký hiệu số 4 Từ đó kế toán mở các tài khoản cấp 3 như: * TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” TK 511G Doanh thu bán hàng gia dụng TK 511G1 Doanh thu bán hàng Moulinex TK 511G2 Doanh thu bán hàng Cornel TK 511G3 Doanh thu bán hàng Sanyo TK 511G4 Doanh thu bán hàng Krup TK 511 B Doanh thu bán hàng baby TK 511 B1 Doanh thu sản phẩm bình sữa TK 511 B2 Doanh thu sản phẩm phụ trợ TK 511 B3 Doanh thu sản phẩm giầy TK 511 B4 Doanh thu sản phẩm quà tặng * TK 157 “Hàng gửi bán ” TK 157G Hàng gia dụng gửi bán TK 157G1 Moulinex gửi bán TK 157G2 Cornel gửi bán TK 157G3 Sanyo gửi bán TK 157G4 Krup gửi bán TK 157 B Hàng baby gửi bán TK 157 B1 Sản phẩm bình sữa gửi bán TK 157 B2 Sản phẩm phụ trợ gửi bán TK 157 B3 Sản phẩm giầy gửi bán TK 157 B4 Sản phẩm quà tặng gửi bán . Việc hạch toán trên là rất quan trọng và cần thiết vì nó tạo điều kiện để công ty có thể quản lý chặt chẽ doanh thu bán hàng phát sinh ở từng nghành hàng. 1.3. Về công tác ké toán: - Xây dựng chiết khấu thanh toán: Để khuyến khích khách hàng than toán nợ nhanh, giúp công ty mau chóng thu hồi vốn, tránh tình trạng ứ đọng vốn công ty nên có chính sách chiết khấu thanh toán với những khách hàng trả nợ sớm. Khoản chiết khấu thanh toán này sẽ được tính vào chi phí hoạt động tài chính (theo thông tư 89/202/TT-BTC ngày 9/10/2002) và được kế toán định khoản như sau: Nợ TK 635 Có TK131 - Chiết khấu thương mại: Công ty nên có chính sách chiết khấu thương mại đối với những khách hàng mua hàng với số lượng nhiều. Điều này giúp công ty khuyến khích khách hàng mua với số lượng lớn. Khi thực hiện chiết khấu thương mại, kế toán ghi: Nợ TK 521( 5211): Chiết khấu thương mại Nợ TK 1333: Thuế GTGT phải nộp Có TK111,112,131:Phải trả khách hàng Cuối kỳ, kết chuyển sang TK 511 để xác định doanh thu thuần: Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK521(5211): Chiết khấu thương mại 1.4. Về sổ sách kế toán: Doanh thu là một chỉ tiêu kinh tế quan trọng, đặc biệt là đối với công tác quản lý. Việc theo dõi chi tiết doanh thu không chỉ giúp chúng ta quản lý doanh thu mà nó còn là cơ sở để xác định kết quả tiêu thụ của từng loại hàng hoá, từng phương thức bán lỗ hay lãi, lỗ lãi bao nhiêu,từ đó sẽ giúp cho các nhà quản trị công ty có cơ sở để đưa ra những quyết định đúng đắn về việc sẽ tiếp tục đầu tư kinh doanh hay kinh doanh cầm chừng đối với những mặt hàng, lựa chọn những phương thức bán đem lại doanh số và hiệu quả cao, lựa chọn những phương hướng kinh doanh có lợi nhất. Bởi vậy, nhằm đáp ứng những yêu cầu của việc cung cấp thông tin, kế toán công ty, ngoài việc theo dõi chi tiết doanh thu như trên thì nên theo dõi chi tiết doanh thu hơn nữa. Để phục vụ cho công tác quản trị, kế toán có thể theo dõi chi tiết doanh thu từng nhóm, từng loại hàng hoá. Việc theo dõi như vậy sẽ giúp kế toán xác định được doanh thu của từng loại, từng nhóm hàng hoá, từ đó sẽ cung cấp thông tin giúp các nhà quản trị biết được mặt hàng nào tiêu thụ tốt, doanh số cao để từ đó lựa chọn mặt hàng cần chú trọng đầu tư kinh doanh. Để theo dõi doanh thu theo từng nhóm hàng, kế toán có thể mở sổ chi tiết theo từng nhóm hàng. Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán phan loại chứng từ và vào các sổ chi tiết doanh thu. Từ các sổ chi tiết này, cuối tháng kế toán có thể lập bảng tổng hợp doanh thu để đoói chiếu với sổ cái. BẢNG TỔNG HỢP DOANH THU BÁN HÀNG (TK 511) Tháng 12 năm 2005 STT Tài khoản SDĐT Số phát sinh Nợ Số phát sinh Có SDCT Mã tài khoản Nội dung tài khoản Nợ Có Nợ Có 1 TK 5111 Doanh thu bán hàng - - - - 2 TK 511G Doanh thu bán hàng gia dụng - - - - 3 TK 511G1 Doanh thu bán hàng Moulinex - - - - 4 TK 511G2 Doanh thu bán hàng Cornel - - - - 5 TK 511G3 Doanh thu bán hàng Sanyo - - - - 6 TK 511G4 Doanh thu bán hàng Krup - - - - 7 TK 511 B Doanh thu bán hàng baby - - - - 8 TK 511 B1 Doanh thu sản phẩm bình sữa - - - - 9 TK 511 B2 Doanh thu sản phẩm phụ trợ - - - - 10 TK 511 B3 Doanh thu sản phẩm giầy - - - - 11 TK 511 B4 Doanh thu sản phẩm quà tặng - - - - 1.5. Các giải pháp khác: 1.5.1. Việc xây dựng hệ thống danh điểm hàng hoá Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại nhằm thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng nên số lượng, chủng loại hàng hoá của công ty rất đa dạng. Tuy nhiên công ty An Hưng Phát BT lại chưa xây dựng được hệ thống danh điểm hàng hoá, điều này gây khó khăn cho công tác quản lý hàng hoá. Vì vậy, công ty cần xây dựng hệ thống danh điểm hàng hóa thống nhất toàn công ty để đảm bảo quản lý hàng hóa được chặt chẽ thống nhất, phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng và dễ phát hiện khi có sai sót giữa kho và phòng kế toán, . . . Danh điểm hàng hóa gắn liền với chủng loại , quy cách, kích cỡ của hàng hóa. Khi nhìn vào danh điểm của một loại hàng hóa nào đó có thể nêu tên cũng như đặc điểm chính của hàng hóa đó. Việc lập danh điểm có thể được thực hiện như sau: DANH ĐIỂM CÁC MẶT HÀNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY Ngành hàng Nhóm hàng Loại hàng Tên hàng Danh điểm Gia dụng 01 Moulinex 01.01 Máy xay sinh tố KB1 01.01.01 Máy xay đa chức năng KB2 01.01.02 Máy hút bụi EP3 01.01.03 Cornel 01.02 Lò vi sóng P103 01.02.01 Bàn Là PL102 01.02.02 Sanyo 01.03 Quạt nước Q34 01.03.01 Nồi cơm điện NĐ12 01.03.02 Krup 01.04 Nồi chiên K302 01.04.01 Baby 02 Bình sữa 02.01 Bình sữa 125ml DB 02.01.01 Bình sữa 225ml WTP 02.01.02 Phụ trợ 02.02 Cắn răng W060 02.02.01 Hệ thống danh điểm này được dùng thống nhất trong toàn công ty. Tuy thời gian đầu sử dụng, do bao quát khá nhiều các thông số kỹ thuật sẽ gây ra một số khó khăn, nhất là với bộ phận kế toán, nhưng về lâu dài nó sẽ phát huy được hiệu quả vì tạo được sự thống nhất dễ mở rộng danh điểm, dễ kiểm tra đối chiếu với tên, chủng loại, quy cách hàng hóa, nhất là khi tin học đang xâm nhập vào lĩnh vực kế toán ngày càng sâu thì quản lý hàng hóa trên cơ sở danh điểm sẽ thuận tiện, hợp lý hơn. 1.5.2. Việc tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý bán hàng: Chi phí bán hàng là một trong những yếu tố để tính toán kết quả bán hàng. Tính toán chính xác chi phí bán hàng cho hàng bán ra trong kỳ là một trong những yêu cầu quan trọng để tính toán chính xác kết quả bán hàng. Từ những chứng từ chi phí liên quan đến hàng tiêu thụ kế toán tập hợp trên các sổ chi tiết của chi phí bán hàng theo từng nội dung chi phí cuối kỳ (cuối tháng, cuối quý, cuối năm), trên cơ sở các sổ chi tiết này, kế toán tập hợp theo mẫu sổ sau: SỔ TỔNG HỢP VÀ PHÂN BỔ CHI PHÍ BÁN HÀNG Quý. . . Năm . . . Chỉ tiêu Nội dung chi phí Chi phí nhân viên Chi phí vật liệu Công cụ dụng cụ Cộng 1.Chi phí còn đầu kỳ 2. Chi phí phát sinh trong kỳ 3.Chi phí phân bổ cho hàng còn lại 4. Chi phí phân bổ cho hàng bán ra Người ghi biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Chi phí bán hàng liên quan trực tiếp tới hàng trong nước và hàng nhập khẩu (chủ yếu là hàng nhập khẩu). Đối với chi phí chung cần được phân bổ cho hàng còn lại và hàng bán ra ở các khoản như chi phí dự trữ, bảo quản hàng hóa, còn các khoản chi phí khác tập trung được bao nhiêu phân bổ hết cho hàng bán ra bấy nhiêu và phân bổ các chi phí này cho hàng đã bán theo công thức: CP bán hàng phân bổ cho hàng đã bán Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đầu kỳ + Trị giá vốn của hàng còn đầu kỳ + Trị giá vốn của hàng nhập trong kỳ x Trị giá vốn của hàng bán ra trong kỳ Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng phát sinh trong kỳ = 1.5.3. Về công tác kế toán thanh toán với khách mua: Trong tổng số doanh thu bán hàng hiện nay của công ty thì doanh thu chậm trả chiếm tỷ lệ tuy không cao nhưng cũng có ảnh hưởng phần nào đến hoạt động kinh của công ty. Cùng với việc tăng doanh số bán chịu cũng tăng khiến cho công ty bị chiếm dụng một khoản vốn nhất định, ảnh hưởng tới tình hình tài chiónh của công ty. Bởi vậy , công ty cần có những biện pháp tích cực để cải thiện và giải quyết tình trạng nợ nần tồn đọng. Để quản lý tốt các khoản nợ, kế toán có thể thực hiện theo phương hướng sau: Kế toán phải thường xuyên theo dõi chặt chẽ các khoản nợ, đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng và đốc thu khi đến hạn trả. Đối với các khoản nợ quá hạn phảI có các biện pháp cứng rắn để thu hồi như quy định tỷ lệ lãi quá hạn đối với khách hàng trả chậm, ngừng cung cấp hàng nếu không thanh toán nợ cũ, nhờ sự can thiệp của toà án kinh tế nếu như thấy có nguy cơ khách hàng trốn nợ, đặc biệt là đối với các khoản nợ lớn. Nếu các khoản nợ quá hạn đủ điều kiện lập dự phòng thì công ty phải tập hợp các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó đòi là lập dự phòng cho năm tới. Mức dự phòng tối đa chỉ bằng 20% tổng số nợ phải thu vào thời điểm lập báo cáo tài chính( Thông tư 107/2001/TT-BTC) và được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp theo định khoản: Nợ TK 642 Có TK 139 Việc lập dự phòng này sẽ giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp những tổn thất về nợ khó đòi có thể xảy ra trong năm tới, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, dảm bảo cho việc phản ánh các khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. 1.5.3. Về giá vốn hàng bán: Công ty nên tính giá vốn hàng bán theo phương pháp tính trị giá mua của hàng hoá xuất kho trong trường hợp kế toán tổng hợp hàng hoá theo giá mua thực tế và kế toán chi tiết hàng hoá theo giá hạch toán. Theo phương pháp này, để tính được trị giá mua thực tế của hàng hoá bán ra trong kỳ, kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết, phản ánh sự biến động của hàng hoá nhập, xuất trong kỳ theo hạch toán và theo giá mua thực tế. Cuối tháng tính theo trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho trong kỳ theo công thức: Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế với giá hạch toán = Trị giá mua thực tế của hàng hoá tồn đầu kỳ + Trị giá mua thực tế của hàng hoá nhập kho trong kỳ Trị giá hạch toán của hàng hoá tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán của hàng hoá nhập kho trong kỳ Sau khi tính được hệ số chênh lệch giữa giá thực tế với giá hạch toán, tính trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho bằng công thức: Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho = Trị giá hạch toán của hàng hoá xuất kho x Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế với giá hạch toán Áp dụng cách tín này sẽ làm giảm nhẹ kối lượng công việc ghi sổ kế toán chi tiết và tính toán giá vốn hàng bán. 2. Hiệu quả của giải pháp: Trên cơ sở kết hợp giữa lý luận và thực tế công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH An Hưng Phát BT và với vốn kiến thức nhỏ của mình em đã nêu lên một số giải pháp, kiến nghị không nằm ngoài mục đích là hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty. Những kiến nghị nêu trên là có khả năng thực hiện trong thực tế công tác kế toán ở đơn vị bởi vì: xuất phát từ yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh ở công ty cần phân loại hoạt động kinh doanh, chi phí và thu nhập theo từng hoạt động để giám sát việc thực hiện kế hoạch kinh doanh. Đồng thời, cùng với hình thức kế toán của công ty và phục vụ việc quản lý, thực hiện công tác kế toán quản trị phức tạp thì việc ứng dụng tin học vào làm kế toán là rất cần thiết. Nó sẽ tạo ra khả năng giảm bớt được công việc của kế toán, đảm bảo tính chính xác, kịp thời của thông tin cũng như hoàn thành được báo cáo kế toán theo đúng quy định. Xuất phát từ tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán ở công ty, cán bộ kế toán đều có trình độ và kinh nghiệm trong công tác kế toán, công việc được phân công rõ ràng đồng thời có mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán với nhau, do đó nếu áp dụng thì những kiến nghị trên sẽ thực hiện được và đem lại hiệu quả trong công việc. KẾT LUẬN Đứng trước xu hướng toàn cầu hoá thương mại trên thế giới hiện nay buộc các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được thì cần phải đổi mới và hoàn thiện trên tất cả các mặt. Trong đó hoàn thiện công tác kế toán doanh nghiệp đã và đang là một trong những trung tâm của quá trình đổi mới hoàn thiện này. Việc hoàn thiện công tác kế toán tại doanh nghiệp là để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, của nền kinh tế mở, của sự hoà nhập với chuẩn mực và thông lệ phổ biến của kế toán các nước. Đối với doanh nghiệp thương mại thì bán hàng là mục đích kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, có thúc đẩy được hoạt động bán hàng thùi doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển được. Trong những năm qua, trải qua một quá trình hoạt động công ty TNHH An Hưng Phát BT đã và đang từng ngày trưởng thành và lớn mạnh không ngừng về mọi mặt, trình độ cán bộ nhân viên ngày càng được nâng cao và phát triển Tuy nhiên khi Việt Nam đã là một thành viên của tổ chức thương mại thế giới ( WTO) thì công ty cũng cần pahỉ đổi mới và hoàn thiện công tác quản lý tài chính kế toán để phù hợp với yêu cầu quản lý tài chính kế toán để phù hợp với yêu cầu quản lý của Nhà Nước và thúc đẩy nền kinh tế nước ta phát triển. Trong thời gian thực tập tại phòng kế toán tài chính của công ty TNHH An hưng Phát BT, được tòm hiểu về công tác kế toán của công ty đặc biệt là công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng, em thấy công tác kế toán được tổ chức khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số vấn đề còn hạn chế cần phải xem xét và hoàn thiện hơn. Vì vây, trong bản chuyên đề của mình em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp với mục đích hoàn thiện hơn nữa kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty. Được sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo TS. Đỗ Minh Thành và các anh chị, cô chú trong phòng kế toán của công ty TNHH An Hưng Phát BT đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình. Tuy nhiên do thời gian thực tế tại công ty và kiến thức còn hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi thiếu sót, rất mong được sự xem xét, đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và các bạn. TÀI LIỆU THAM KHẢO Kế toán doanh nghiệp thương mại dịch vụ - Trường Đại Học Thương Mại năm 2002 Sách kế toán tài chính – Nhà xuất bản thống kê năm 2004 Hướng dẫn thực hành ghi chép chứng từ và sổ sách kế toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ – Nhà xuất bản thống kê năm 2006 Kế toán tài chính doanh nghiệp – Trường Đại Học Kinh tế Quốc dân năm 2002 Giáo trình phân tích kinh tế – Trường Đại học Thương Mại năm 2004 Hỏi đáp về sổ kế toán và hoá đơn bán hàng – Nhà xuất bản thống kê năm 2002 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Họ và tên người nhận xét: Nguyễn Duy Thắng Chức vụ : Giám đốc Nhận xét báo cáo tốt nghiệp của: Sinh viên : DƯƠNG THỊ THUÝ HẰNG Lớp : 9C - Đại học bằng 2 Thời gian thực tập : Từ ngày 18/09/06 -> 8/1/07 Hà Nội, Ngày 09 tháng 01 năm 2007 Người nhận xét